時間：2022-08-19 23:25:42
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新員工是一個組織的新鮮血液，給組織帶來朝氣與生機。為了使新員工能盡快適應組織的文化、環境與要求，通常會對其進行培訓。一般說來，對新員工的系統培訓包括工作技能培訓與工作適應能力的培養，前者通常需要在短時間內完成，而后者則需要潛移默化，長時間的熏陶與磨合。
筆者認為，如果能將文書檔案整理工作統籌為新員工系統培訓內容之一，將對新員工初步認識單位的組織機構及其人員組成，了解單位的辦事流程與規范，方便日后的工作協調等起到積極而事半功倍的作用。
一、文書檔案整理工作作為新員工培訓的可行性
1.文書檔案整理工作易于接觸，易于培訓
文書檔案是在單位行政管理事務活動中形成的記錄材料，通常由通用文書轉化而來，包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。作為單位或者部門，只要有事務需要處理，就必然產生文書檔案，必然產生文書檔案整理工作。同時，隨著文書檔案現代化管理技術的應用，文書檔案正從按固定時間周期整理一次（按卷宗歸檔），轉變為及時整理的日常工作（按件歸檔）。這就使得文書檔案整理工作可以成為新員工普遍培訓的一個專項內容。
另外，雖然文書檔案整理工作是文書檔案管理工作的基礎，是形成系統、完整、有效的文書檔案的前提，但其技術要求明顯低于文書檔案整理工作。作為新員工，可以通過簡要的培訓，提高對文書檔案整理工作的重視，以高度的責任心和細心，便可以勝任文書檔案整理工作，并將繁瑣、枯燥的文書檔案整理工作化整為零。
2.直接推動單位的檔案管理工作，可以獲得文書檔案管理部門的支持
根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定，企事業單位應及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關材料整理（立卷）、歸檔，其中也對的檔案管理工作做了明確的規定和細致的要求。而檔案管理中存在最大的問題是檔案材料的及時歸檔問題，材料不能及時歸檔通常有三種原因：一是認識不足，對應該歸檔事件不敏感，沒有形成歸檔材料；二是缺乏積極性，為了部門使用方便對于該歸檔的材料不歸檔；三是沒時間歸檔，日常工作繁重，將歸檔作為緩辦事宜。
培訓新員工參與到檔案整理工作中，可以使新員工從入職開始便重視文書檔案工作，同時，由于新員工處于培訓階段，工作量不是很大，又有極大的工作熱情，可以有充分的時間對文書檔案進行收集、整理，解決文書檔案材料歸檔難的瓶頸，不僅變向的促進了各部門對檔案工作的重視，更推動了單位的文書檔案管理工作。因此，文書檔案管理部門將全力提供必要的技術支持與培訓。
二、新員工在檔案整理工作中的收獲及關注點
文書檔案整理工作看似簡單、重復，枯燥、無趣，但其內容卻從一個側面反映單位各項業務的辦理過程，乃至單位的成長與發展過程。在收文和送文簡單的工作中同樣考驗與培養著新員工的協調能力；在對文書檔案材料認真、細致的整理與觀察中，逐漸形成對單位工作流程與辦事規范的初步認識，并通過文書檔案對部門或單位的主要業務有了更為細致的了解。以下是筆者認為新員工在整理文書檔案中應該重點關注的內容：
1.時間
對于普通收文，時間包括文件的落款時間及到單位的收文時間。對于需要部署工作的收文，則需要詳細記錄收文的時間、領導批示時間、初步形成本單位工作部署文件的時間（擬稿時間）、正式發文時間等。
通過對文書檔案材料時間的分析，可以了解一件事情處理的周期與頻率，側面反映一件事情處理難易程度與復雜程度等。
2.修改與批示
文書檔案中的送審（初稿）材料與正式成文通常會有區別，送審（初稿）材料在經過領導批示或修改后才能形成最后成文。這些批示和修改則應該是新員工重點學習和揣摩的內容。因為這些批示和修改，不僅僅是用詞或語言結構上的變化，同時可能反映了領導或集體決策的傾向，對于事態思路上的變化。新員工不僅僅需要學習遣詞用句上的細微差別，更要細心體會和思考文件在修改前后所表達意思是否有差別，是否對事態的發展有著微妙的變化。
3.文件簽轉
文件簽轉是單位處理業務流程的反映，既可以反映一個部門的業務范圍，也可以反映一個單位內部的配合與協調程度。對于一個文件，無論是簽轉到別的處室還是需要由幾個部門共同簽發，都說明類似的事情在單位內部開展，如果不考慮所涉及到的部門的情況或者意見，都是不明智的。而作為新員工，則要多留意文件簽轉的順序及過程，最后發文的簽章等。關于簽章補充一點，如果一個單位既有行政章又有黨委章，則需要新員工在文書檔案整理過程中，細心留意在不同情況下簽章的使用情況。
4.行文風格
文書檔案包括公文、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，即使是統一標準格式的公文，也會因擬稿人個人的行文風格而產生區別。如果是會議記錄、工作計劃、工作總結等材料，材料的遣詞用句、行文結構將會有更大的區別。作為新員工，應該用心學習規范的行文方式，并通過文件材料的體會不同工作人員的關注點、辦事思路，協調方式等，避免日后在行文或行事過程中，產生不必要的分歧與摩擦。
三、安排新員工從事檔案管理整理工作的注意事項
1.強調文書檔案整理工作對新員工的培訓意義，統籌各部門積極參與
將文件整理工作作為新員工系統培訓的必修內容，并充分爭取各部門的支持與配合，向其說明文書檔案整理工作對新員工的培訓作用，動員各部門將一部分非保密的文書檔案整理工作交給新員工來負責，并能夠安排一名老職工進行把關。
2.統一培訓，在操作水平上達到要求，保證文書檔案整理工作的質量
文書檔案整理工作雖然在技術上沒有文書檔案管理工作標準高，但在進行此項工作時，務必要對新員工進行基本的培訓，明確單位文書材料的歸檔范圍、歸檔原則、編號方法等，避免新員工的文書檔案整理工作流于形式，成為無用功。要求新員工以高度的責任心來對待文書檔案整理工作，并學會從檔案材料中科學的分析問題，細致、用心的揣摩，盡快在感性上對單位的各個機構、各項業務乃至工作人員有初步的認識。
3.強調保密性
企事業單位的文書檔案都有其保密級別的設定，在安排新員工進行文書檔案整理工作時，單位首先應明確哪些文書材料是新員工可以接觸或整理的，哪些是接觸后仍需要保密。一般來說，新員工通常有試用期，建議單位在與新員工簽訂保密協議的前提下，根據新員工的狀態，是實習期還是已經過實習期，來確定文書檔案的整理范圍。
綜上所述，新員工要積極參與到文書檔案整理工作中，為單位的檔案資源體系建設做貢獻，并在實踐中學會客觀、科學的利用文書檔案資源，使自身盡快適應新的工作環境、勝任新的工作崗位。
參考文獻
一、提高認識、加強領導。
為加強對檔案工作的領導，成立由分管部長任組長、有關同志任成員的的檔案工作領導小組，具體負責檔案干部人事檔案的管理工作。在縣鄉領導班子換屆工作中，縣委組織部及時安排了檔案查閱負責人，落實具體工作，配合干部任前檔案審核工作，促進干部檔案在換屆工作中充分發揮作用。同時，部門領導深入檔案室，指導檔案借閱工作，切切實實發揮干部檔案的作用，使檔案工作成為把住干部任職的一個窗口。
二、嚴格制度，強化管理，建立健全有關規章制度。
在換屆工作中，貫徹落實《黨政領導干部選拔任用工作條例》和第四次全國干部檔案工作會議精神，結合實際情況制定了《陽信縣干部任前檔案審核制度》和《陽信縣干部任前檔案借閱制度》等，使干部任前檔案審核工作的每一個環節都有章可循、有據可依。另外，檔案借查閱工作安排專門工作人員負責，確保借查閱工作的順利進行。
三、認真貫徹執行規章制度，提供服務。
開發檔案信息資源，為干部換屆服務是檔案工作的主題。在硬件設施上，配備了微機、復印機、閱檔室等，大大改善了檔案查閱條件。在軟件設施上，進行了檔案檢索、統計、編目等工作，制作規范的案卷目錄，卷內文件目錄等檢索工具，加快檔案目錄檢索的速度，提高了檔案技術的現代化水平。自換屆以來供各級組織人事部門提拔考察干部查借閱干部人事檔案120人次，有效防止干部“帶病”提拔。
干部人事檔案專項審核工作總結_2
為扎實做好干部人事檔案整理工作，按照市委組織部規范化整理相關要求，我局立即成立了工作領導小組，安排專人對我局13位干部的人事檔案進行了詳細核對、分類整理、查漏補缺和資料完善，現將檔案整理工作總結如下：
一、提高認識，增強責任感。
干部檔案工作是黨的干部工作的重要組成部分，是干部個人經歷和社會實踐的記錄，是干部思想品德、業務能力和各項工作的具體反映，是培養和考察選拔干部的重要依據。按要求做好干部人事檔案整理工作，是向黨的事業負責，向干部本人負責。
二、領導重視，責任到位。
我局成立了以黨組書記、局長陳曉為組長，黨組成員、副局長田充為副組長的工作領導小組，安排專人負責此項工作，本著高度的責任心，對干部人事檔案中缺件、缺項、缺章等問題經查證后進行了補充，對材料中前后沖突、記錄不清等問題進行了逐一核實。
三、查漏補缺，修正完善。
我局共有干部16人，除3人檔案保存在人才交流中心外，其余13位干部人事檔案均存在以下問題：
畢業生登記表、成績表缺件，入黨材料遺失，《干部履歷表》缺版，年度考核材料不齊，參加培訓無記錄，以及任職審批材料、專業技術資格材料、獲獎材料和工資材料缺失，部分材料缺章等。
關鍵詞
建構主義；高職文秘；檔案管理；課程內容設計
檔案管理課程是高職文秘專業的必修課程，隨著高職教育改革的深入，檔案管理課程改革也逐漸成為熱門話題，并且主要集中在課程內容的改革上。在課程內容體系上，有老師提出要擺脫本科為黨政檔案部門培養專職檔案管理人員的學科知識體系，而建立符合高職文秘專業培養企業行政辦公文員的檔案管理知識體系，強調必須圍繞基層企事業單位對檔案管理人員的要求，重點培養學生檔案收集、鑒定和整理能力，其次培養學生的保管與利用能力，而檔案管理檢索、編研和統計能力只做一般性訓[1]66。在課程內容的組織上，有老師提出檔案管理課程的內容要緊貼檔案管理的工作過程。樓淑君認為課程內容應根據企事業單位檔案管理工作任務來組織課程內容，每個任務作為一個學習項目，從而構建起以工作任務項目為主體的課程內容，即以工作任務來組織課程內容[2]21。林蘇則將檔案管理整個流程劃分為幾個工作環節，然后為每個工作環節歸納或創設出典型工作任務，最后通過“序化”來組織課程內容，即以工作過程來組織課程內容[3]10。以上對課程內容的改革無疑對高職檔案管理課程發展起到積極作用，打開了建構符合文秘專業培養目標的檔案管理課程內容的思路，但是這些改革也存在著重“工作”而忽視“學生”的問題，即當前的檔案管理課程內容改革只注意了依據企事業單位的檔案管理工作內容與流程來設計內容，而沒有考慮課程的學習主體—學生這一重要變量。學習心理學認為，學生的學習過程是一個心理變化的過程，要讓學生進行有效的學習必須讓學習對象、學習過程和學習方法符合學生的學習心理。因此檔案管理課程內容的改革除了要依據檔案管理的工作任務與工作過程外，還要考慮學生學習心理規律。建構主義學習理論是21世紀教育改革的重要指導理論，被譽為“當代教學心理學的一場革命”。在職業課程領域，建構主義學習理論多次被列入教育部組織精品課程評審指標當中，尤其是在2008年精品課程評審指標中，明確提出，職業課程要基于專業人才培養目標，以典型工作任務來展開，要求對課程內容進行宏觀、中觀和微觀設計。其中微觀設計就是指課程內容的組織與教學要符合學生認知建構特點，教學設計要以行動導向展開。下列以建構主義學習理論為基礎闡述檔案管理課程的內容重構與設計。
一、建構主義學習理論與課程內容的篩
建構主義學習理論認為學生不是憑空進入學習活動，學生在進入學習時，他已經獲得的知識與經驗會參與到新知識的學習過程中，即使有些問題他以前從來沒有遇到過，或者沒有現成的經驗，當問題呈現在他們面前時，他們也會用已有的知識與經驗，依靠推理與判斷，對其做出某種解釋。所以建構主義學習理論認為教師教學時不能無視學生已有的經驗，簡單地從外部將知識灌輸給學生，而是要把學生原有的經驗和知識作為新知識的生長點。依據這個理論，我們在篩選課程的內容時要與學生已有的經驗保持一定的聯系。當前文秘專業的學生普遍認為檔案課程枯燥又抽象，其中主要原因是教師對課程內容的選擇，沒有考慮到學生已有的經驗。高職學生多數是從高中直接升學而來的，對檔案管理工作多是一無所知。再者，很多教師開發課程時，直接搬用或創設工作項目作為學生學習與訓練的任務。這些項目對于一個沒有工作經驗的學生來說，肯定無法產生“共鳴”。因此，檔案管理的課程內容不宜一開始就采用企業真實任務。高職教育要求課程內容與企業的工作任務相匹配，而建構主義學習理論要求學生的學習建立在他已有的經驗與知識基礎上，我們可以通過以下兩條路徑將兩者協調起來。一是在學習之初讓學生獲得某些檔案管理工作經驗，一是利用學生已有的與檔案管理相關的生活經驗。對于前者，可以讓學生參觀校內檔案室或企業的檔案資料室；對于后者，充分挖掘學生與檔案管理核心工作能力相似的生活經驗。比如學生對自己電子文件的整理、學生對自己照片的歸類和利用、學生對自己作業的收集、整理和利用等生活經歷，都包含了檔案管理的成分，只是與真實的檔案管理相比顯得不夠規范、不夠科學罷了，但是這些經驗可以作為學生學習新知識的基礎。因此我們在篩選檔案管理課程內容時，可以將圖像檔案管理、電子文本檔案管理和紙質文件檔案管理作為課程的主要學習內容。有人會擔心，學生只學這些內容，無法“接軌”文秘職業崗位。其實這種提心是多余的，一方面，學生掌握了這些檔案管理知識與技能，可以觸類旁通了；另一方面，文秘職業崗位在各行各業都有，學生畢業后負責的檔案管理任務也不盡相同，要在有限的教學時間內（多是周課時2—4節或全學期70學時），學習所有類型檔案任務，是不現實的，也沒有必要。
二、建構主義學習理論與課程內容的組
建構主義認為個體對世界的理解是基于個體學習者自身經驗背景建構起來的，建構主義提出學習應與情境化社會實踐活動結合起來，學習者通過參與社會實踐來掌握社會規則、工具和活動程序，即所學必須與所從事活動結合起來。職業教育理論專業斯克萊本納對牛奶加工廠300名雇員關于知識的工作結構表征研究也印證這個觀點[4]232。依此，檔案管理課程學習應是讓學生置于檔案管理工作情境中，引導學生建構知識與工作任務的聯系，通過完成具體的檔案管理工作，形成檔案管理所需要的知識和技能。建構主義學習理論代表人物皮亞杰認為，學習過程是學習者通過同化與順應來達到與周圍環境平衡的過程。當學習者能用現有認知結構去同化新信息時，他處于一種平衡的認知狀態；而當現有認知結構不能同化新信息時，平衡即被破壞，為了獲得新的平衡，需要修改或創造新圖式（順應）。學習者的認知結構就是通過同化—順應—同化—順應……循環往復，從平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性發展起來的，并且每一種已經達到相對平衡狀態認知結構都會為新的不平衡創造前提，提供可能。因此，檔案管理課程的內容排列應按照從易到難，從簡單到復雜順序來排列。
三、一種基于建構主義學習理論的課程內容設計
1.課程內容設計。
依據上述建構主義學習理論，結合高職教育的特點以及文秘專業的培養目標，檔案管理課程的內容安排如下：
2.課程內容安排說明。
（1）檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案工作環節作為學習重點。高職文秘專業主要培養企事業單位的行政辦公人員，他們的檔案管理工作職責主要是收集、整理、歸檔和保管單位檔案，并為需要檔案的部門提供支持。本課程內容設計中緊緊圍繞收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案管理工作環節來訓練。（2）本課程依據建構主義學習理論，強調已有經驗對新學內容的“支架”作用。項目一安排學生參觀檔案室以及采訪檔案人員，其目的是讓學生對檔案管理工作有初步認識，為學習后面的檔案管理內容“儲備”前知識。項目二沒有直接使用企業的紙質文書檔案而是讓學生整理個人相片，其主要原因是90后的學生喜歡拍照，在電腦和手機中有大量沒有整理或整理不規范的照片，讓學生收集整理照片一方面可以激發他們興趣，另一方面可以充分利用學生已有的經驗。在項目三中，選擇“整理工學結合材料”這一訓練載體，也是考慮這些材料有相當一部分就是出自學生本人（如實訓總結、實訓成果等）。學生在完成這些任務時不會感到完全陌生。（3）本課程內容設計強調在“做中學”。整個課程內容以工作任務作為學習載體，將知識的學習安排在訓練過程中。其用意是為學生創設一個良好的學習環境，以便于學生進行“情境學習”，另外讓學生在“做中學”，容易調動學習的積極性。（4）按螺旋式上升安排檔案管理技能的訓練。職業技能是職業教育的發展核心之一，技能需要通過多次反復訓練才能獲得。因此本課程內容通過完成照片收集、整理、編目、保管和利用，紙質檔案的收集、整理、編目、保管和利用，企業客戶檔案的收集、整理和利用等工作子任務，來訓練學生職業能力，讓學生在反復訓練中獲得檔案管理的職業能力。（5）本課程安排了40學時課內學習，比較符合當前大多數文秘專業檔案管理課程周時2學時的現實，另外安排一周獨立生產性實訓，也體現了檔案管理課程作為文秘專業核心課程的地位。
作者：焦名海 單位：深圳信息職業技術學院
參考文獻
[1]王曉紅等《.文書檔案管理》課程教學模式構建研究[J].蘭臺世界，2013（6）.
__市民政局文書及業務檔案室設在民政局辦公樓的二樓、五樓，共有9間總面積達200多平方米，設庫房2間40多平方米。根據統計2003年至2014年，現藏有文書檔案 7896件(其中永久 2062 件，長期1217件 ;30年3614 件，10年 1003 件);2003年以來會計檔案 242 盒;2000年以來共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結婚登記41731 件，辦理離婚5583件;2002年以來共辦理國內收養登記56例。2005年以來共有優撫檔案311
盒 5867 件;2006年以來共有城鄉低保 3550 盒88750 件。
(一)加強檔案法規學習，夯實檔案工作基礎
為了使民政局干部職工及時了解掌握檔案法律法規知識，不斷提升自身素質。一是我局把檔案管理工作納入了五年普法規劃和年度工作計劃當中。同時落實了自查責任制，明確了各項工作職責，將檔案管理自查工作落到實處，保障了檔案自查工作的順利開展。二是加強檔案學習，提高工作人員素質。我局利用中心組理論學習平臺組織中心組成員認真學習《中華人民共和國檔案法》和《四川省 <中華人民共和國檔案法實施辦法》法律、法規知識，組織學習《中華人民共和國婚姻法》、《中華人民共和國收養法》、《四川省婚姻登記辦法實施細則》等，利用周一學習日機會組織全局干部職工學習檔案法規，形成了全局領導干部帶頭學習檔案法規的局面。三是定期或不定期地舉辦婚姻收養登記業務及婚姻收養檔案管理培訓;四是積極組織干部職工參加檔案法律法規知識有獎競賽，以熟練掌握檔案法規知識。五是我局在檔案管理工作中沒有違法行為發生，同時積極配合檔案部門進行法制宣傳活動的開展。
(二)強化組織管理，確保檔案工作落到實處
近年來，為切實加強對檔案工作的領導，一是我們成立了由黨組書記、局長任組長，黨組成員、分管副局長任副組長，相關股室負責人為成員的檔案工作領導小組，具體負責指導檔案管理工作;并把檔案管理工作貫穿于民政工作的始終，做到年初布置時有任務，大小會議上有安排，檢查工作中對照自查，年底有總結匯報。二是配備了專門文書和業務檔案工作人員，負責文書及業務檔案的歸檔管理工作。三是每年及時歸檔并錄入電腦進行微機管理。四是我們將檔案工作納入年度目標考核，制定年度檔案工作安排計劃，做到及時總結匯報。五是為有利于檔案管理，防止檔案資料損壞、丟失和泄密，進一步完善了檔案管理的各項工作規章，建立完善了檔案管理、歸檔、保管、移交、保密、崗位責任、獎懲、工作守則等一系列規章制度，在實際工作中，我們利用制度的穩定性和執行制度的嚴肅性有效規范了檔案工作。六是加強日常管理，嚴格執行各項管理制度，強化制度執行情況督促檢查，在檢查指導考核收養登記和婚姻登記工作時，重點檢查、考核檔案法規和工作制度執行情況，發現問題立即整改，確保各項檔案法規和制度貫徹落實無偏差。
(三)加強基礎設施建設，保障檔案資料安全保管
我局以婚姻檔案規范化建設為契機，加大對檔案基礎設施的投入，使檔案保管條件有了明顯改善。一是設立了專門的文書和業務檔案室，購置了鐵質檔案柜和檔案架，二是配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機、消毒設備，落實專人負責，規范操作，確保檔案信息系統安全。三是采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等防護措施，定期殺蟲，每天對檔案進行觀察、霉雨季節對檔案室進行必要的通風措施，保證檔案的完好無損和存放安全。近年來，全局檔案設施投入達5萬余元。
(四)強化檔案業務，確保檔案完整準
確
近年來，我們采取多種措施，聘請檔案管理專業人員對我局檔案進行整理歸納，加強檔案資料的收集、整理、保管、利用和移交工作，婚姻登記和收養登記檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、移交都嚴格按照《中華人民共和國檔案法》和《四川省檔案實施辦法》規定進行操作管理，做到了登記檔案即時整理歸檔，當年立卷，保障了檔案資料的完整、準確、系統?；橐龅怯?、財務、城鄉低保、優撫安置等建立了專門的業務檔案室。
1.加強檔案收集、整理。2000年至今，我們共完成了份婚姻登記檔案的整理、歸檔、立卷工作，共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結婚登記41731 件，辦理離婚5583件; 2002年以來共辦理國內收養登記46例。2005年以來共有優撫檔案311
盒 5867 件;2006年以來共有城鄉低保 3550 盒88750 件。全局2003以來財務檔案 242 盒;檔案歸檔率、完整率達到100%。在檔案收集上，嚴格檔案歸檔要求，分門別類整理組卷。在檔案保管上，建立了婚姻登記、財務、優撫等專門的業務檔案室，實行各股室統一管理，妥善保管好各類檔案。
2.加強保管、查閱利用和移交工作。局領導高度重視，在辦公經費十分緊張的情況下擠出經費，繼續加大投入，改善基礎設施，確?！坝布卉洝?，購置專門鐵制檔案柜，從硬件方面完善檔案管理，保證檔案的安全，不斷加強檔案管理信息化建設。我們實行了婚姻登記微機自動打印，檔案存儲進入了電子檔案管理中心，安排專人負責婚姻檔案的整理和微機補錄工作，實現了電子、紙質檔案雙保險，初步實行了微機化管理。
3.我局每年6月以前，將組織各股室人員對上年的檔案進行清理，歸檔等工作，做到了及時歸檔入室，完善檔案整理工作。
4.按時報送檔案統計報表及信息報送工作。
一是根據自查，在檔案管理上主要存在的問題有：對檔案法律法規學習不夠;工作經驗不足，檔案分類、立卷、歸檔不夠準確。
二是由于民政局的特殊性，涉及的業務繁多，所有檔案實行集中管理有難度。
一是繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。
二是從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《四川省檔案實施辦法》，依法開展檔案管理，健全檔案借閱等一系列制度。
三是針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。
一、電子文件檔案管理系統的設計與實現
電子檔案管理系統的設計包括流程設計和業務流程模塊，工作人員需要對不同板塊進行相應的設計工作，確保管理系統的完善。（一）管理流程設計管理流程設計包括兩個階段內容，即流程規則設計和系統內部結構構造。流程規則的設計需要工作人員結合管理工作的要求來進行，首先，工作人員需要對系統的目標進行確定，根據管理工作要求的不同確定各子系統的功能目標，并且確定使用的優先級別。其次，工作人員需要對該系統的應用環境進行確定，根據應用環境開展相應的工作，積極應用新技術。最后，系統的信息輸入和輸出也是需要工作人員來確定的內容。系統內部結構構建需要工作人員做到以下幾方面。第一，工作人員需要對系統的活動要素進行一定的規定。設定其為包括文件收集、檔案鑒定、檔案整理、案卷編目四方面內容的活動集。該活動集的確定是確保檔案管理工作開展的基礎。第二，工作人員需要對確定的活動集進行流程安排，確定檔案管理工作的先后次序，按照先收集、鑒定，后整理、編目的順序進行檔案文件管理。第三，工作人員需要對管理工作的實現方式要素進行一定的安排。在進行文件收集階段，工作人員需要做好一定的工作方法選擇，如進行收集目的分析、收集要求解讀、收集方法選擇等，判斷電子文件檔案的內容屬性、技術屬性等多方面內容。電子文件檔案的鑒定工作也對工作人員的工作提出了一定的要求。一方面，工作人員需要利用先進的信息技術進行檔案的掃毒檢測和可讀性檢測等，確保文件的效用；另一方面，工作人員需要利用一定的鑒定工具和統計工具來進行檔案檢定。另兩項電子文件檔案的整理與編目工作也是一樣，工作人員需要結合一定的工作目標來開展工作，確保該項工作內容的科學與準確。（二）業務流程設計電子文件檔案在進行收集、整理之后，工作人員需要對其進行利用價值的挖掘，通過建立使用業務來發揮檔案的作用。這項業務流程圖包含三方面內容，其一是對電子文件檔案進行收集。其二是鑒定電子文件檔案，其三是整理電子文件檔案。三項業務需要工作人員充分結合，并且落實相關工作。首先，電子文件檔案的收集階段。管理系統通過利用相應的辦公自動化系統對工作人員的日常工作進行電子文件歸檔，結合電子文件的內容進行屬性的記錄與統計，通過一定的技術鑒別該電子文件檔案的存儲技術屬性，在這一系列工作后，工作人員自行決定是否閱覽該文件檔案，最后進行電子文件和電子檔案的區分、歸檔。其次，在開展電子文件的鑒定活動中，工作人員需要對電子文件檔案進行價值的評判，確定其是否需要進行銷毀或保管。這項工作的開展要求工作人員對電子文件檔案進行整理，羅列出需要處理的電子文件檔案，對這部分文件進行抽樣調查，判斷該電子文件檔案的價值屬性，對于有保管價值的文件檔案，工作人員需要對其進行立案，而沒有價值的電子文件檔案可以適時地進行銷毀，節約存儲空間。最后，在電子文件檔案的整理部分，工作人員需要對具有保管價值的電子文件檔案進行管理，按照文件的屬性、保管時長等進行電子文件檔案分組，方便后期檔案利用工作的開展。
二、結束語
電子文件檔案管理系統的設計流程以及業務流程等都要求工作人員能夠結合一定的專業知識和計算機技術，將管理系統的功能進行完善，確保電子文件檔案能夠得到妥善的管理與安排。推進該管理系統的使用對我國電子檔案管理工作的開展十分有利，工作人員要能夠將先進的管理理念與該管理系統融合，推動檔案工作逐漸走向科學化。
作者：王娜單位：滿洲里市人才交流服務中心
（一）檔案管理意識不強。疾控中心檔案管理工作非常繁瑣，對檔案管理人員要求很高，需要在日常工作中保持足夠的耐心，細致做好每個環節的工作。疾控中心屬于公益性機構，主要提供公共衛生防治服務，由于某些領導對檔案管理工作的不重視，認為其不能產生社會效益，因此未設立專門的檔案管理部門，也沒有安排專人負責檔案管理工作。因為檔案管理人員業務能力不強，導致檔案管理不夠規范，難以保證檔案資料的完整性和準確性。
（二）檔案管理水平不高。很多疾控中心缺乏完善的檔案管理制度，無法滿足當前形勢下檔案業務發展的要求。一些疾控中心對檔案的整理把控能力不強，未能統一、集中管理檔案，造成大量檔案被分散到各個科室。此外，一些珍貴檔案的收集、整理和歸檔工作不及時，不能充分發揮出檔案的作用，檔案得不到有效利用。
（三）檔案管理不夠規范。從當前疾控中心檔案管理工作來看，還顯得不夠規范，缺乏健全的工作制度，也沒有將相應標準明確下來。在需要使用檔案資料的時候，經常要用大量時間去翻找，從而影響了檔案的利用率，很難真正發揮出檔案的作用。不僅如此，檔案制作過程也不夠規范，書寫很隨意，未留出裝訂線，對之后檔案的裝訂造成麻煩。
（四）檔案管理信息化建設滯后。當前信息技術已經非常普及，將其運用到疾控中心檔案管理中，可以簡化工作流程，節約人力和物力，并讓檔案資料得到妥善保存?，F階段很多疾控中心已經開始應用檔案管理信息化系統，不過其功能還不多，實用性有待提升。此外，很多檔案管理人員不熟悉信息技術，工作中仍然以紙質檔案為主，需要進一步加快檔案管理信息化建設步伐。
二、疾控中心檔案管理工作的對策
（一）完善檔案管理工作制度。疾控中心檔案具備不可復制的特征，需要認真開展檔案收集與整理工作，讓檔案管理更加規范，并得到有效利用。對此，疾控中心要結合《檔案法》相關規定，從實際檔案管理工作情況入手，不斷完善檔案管理工作制度，將檔案的收集、整理和歸檔等要求明確下來。比如對檔案收集工作而言，需要及時進行收集，保證檔案資料的完整，不出現遺漏。此外，檔案管理人員還要督促各科室認真收集和整理本科室形成的檔案資料，嚴格落實各類檔案管理制度，確保檔案管理工作更加規范和科學。
（二）注重檔案管理人員的培養。疾控中心領導要充分認識到檔案管理工作的重要性，設立專門的檔案管理部門，并安排專業檔案管理人員負責。在日常工作中，要定期開展對檔案管理人員的培訓工作，讓他們掌握最新的檔案知識，提升職業道德素養。由于疾控中心檔案管理工作有著服務性與保密性等特點，還要重視思想政治工作，讓檔案管理人員具備較高的政治覺悟，能夠在工作崗位上保持高度的責任心。只有這樣，才能從整體上提升疾控中心檔案管理隊伍的素質與能力，提升檔案管理工作的水平，確保衛生防疫工作順利開展。
（三）提升?n案管理的規范性。疾控中心可以采取檔案兩級管理措施，包括中心級與科級兩種。其中中心級檔案的行政性較強，主要內容有行政文件、人事管理檔案、財務管理檔案；而科級檔案學術性較強，主要形成于日常工作中，檔案資料取決于服務對象，容易發生變化，內容有疫情流行病因分析報告、各類年度分析報告、日常監測報告、免疫規劃檔案、艾滋病患者檔案、結核病患者檔案、慢性非傳染性疾病管理檔案、健康教育工作資料和疫情調查處理材料等。疾控中心要結合實際業務的特征，將檔案兩級管理工作標準明確下來，并成立相應的管理小組，安排專人負責工作，從而讓檔案管理更加規范，便于今后的查詢與利用。
建立和完善教學檔案，是一個學校教學工作正常有序開展的重要保障，是考察一個學校質量的重要指標，是記錄學生成長學習過程、記錄教育教學改進和提高的重要載體。
一、教學檔案管理的主要內容
1.教務管理。教務管理主要包括：各級教育主管單位對教學工作的年度安排，學校教學過程中的進度安排以及教學安排，教師隊伍集中學習及分散學習的安排計劃，各類教學活動的安排及記錄，學校年度工作總結，與學校日常管理活動有關的圖片和影像等資料，學習結合自身實際編制的教學資料，年度考核及教學測評結果等，學校教學工作相關各類資料。
2.教師管理。教師管理主要包括：教師備課筆記，教師上課情況記錄，班主任工作記錄，教師教學計劃、教學總結及學習報告等，定期組織學科教研組教學交流記錄，教師基本功、教學技能評比及獲獎情況記錄，實驗室、圖書館使用情況記錄，各種文體活動情況記錄等。
3.學生檔案。學生檔案主要包括：新生錄取情況，學生畢業升學去向記錄，畢業證、競賽證明等證件影印件留存，學籍注冊，每年學生學籍變動記錄，學生教學質量檢測成績、期中期末考試成績、學業水平測試成績等各類考試成績記錄，學生評優記錄，參加各種學科競賽及文體特長，學生干部及黨員團員名冊等。
二、教學檔案管理工作的現狀
1.思想認識不夠。很多學校在進行教學檔案管理的歸檔整理過程當中，僅僅將一些有形的資料，如教學的相關文字資料、教師備課的記錄等，簡單地進行整理，之后堆放在一個角落里面束之高閣，沒有再進行科學、系統地整理。甚至有些學校的管理者認為，教學檔案就是應付上級檢查的一個擺設，往往是在上級下發專門通知要進行檢查的時候，才匆忙補齊，很難發揮檔案管理的作用。
2.管理方式落后。目前，在教學檔案的收集、匯總、整理等各個環節，一直沿用以前的檔案管理方式，很多學校沒有結合學校自身的教學需要和教學安排，對學校的檔案管理方式進行調整。大多數情況下，為管理檔案而管理檔案。這樣的管理思想，直接導致很多學校的教學檔案管理工作停留在檔案盒加日記本的階段，一些現代的特別是信息化檔案管理技術和方式沒有在教學檔案的管理工作中得到很好的應用。
3.人員隊伍難以滿足需要。隨著檔案管理方式、方法的改進和提高，以及檔案利用要求的更加嚴格，對檔案管理人員的素質要求越來越高，專業化水平和熟練掌握程度的要求也大幅提高。但是，目前的教學檔案管理隊伍中，一方面很多檔案管理人員是從教學一線退下來的，年齡偏大，對檔案管理的專業技術、專業理論熟練程度不高，掌握內容不全面，難以勝任檔案管理工作的需要。另一方面，一些年輕的檔案管理人員受傳統檔案管理方式、方法的影響，很多時候沿用以前的方法，沒有積極地進行創新，造成檔案管理成了一成不變的工作。同時，檔案隊伍年齡結構不合理，難以形成梯隊，也是檔案管理工作沒有有效發揮作用的一個重要原因。
三、提高學校教學檔案管理水平的建議
1.管理人員要高度重視教學檔案管理工作。作為學校的管理人員，特別是學校的主要管理者，要將教學檔案管理工作放在重要位置抓，做到與學校的各項工作同部署、同安排、同考核。尤其是在檔案管理機構的設置以及檔案管理工作所需設備的保障上，一定要高度重視，確保學校教學檔案管理各項工作能夠得到有效的開展和進行。
2.推進教學檔案管理工作創新。積極學習現代檔案管理工作的新思想、新思路、新方法，對原有的管理思想、管理方式和方法進行全面、深入、細致的分析，勇于開拓、大膽創新，敢于打破條條框框，善于運用新思想分析新問題，運用新方法解決老難題。特別是與現代信息技術相結合起來，以全新的管理思想促進教學檔案管理上一個更新的臺階，以現代化信息技術的廣泛應用實現教學檔案管理工作的新提高，使教學檔案在學校的日常工作中發揮更大、更積極的作用。
3.著力提升教學檔案管理隊伍素質。隊伍素質的提高直接影響教學檔案管理水平的提升。在加強教學檔案管理工作之前，要根據學校建設需要和教育教學的需要，合理制定檔案管理人員引進培養計劃，確保學校教學檔案管理工作人員能夠勝任各項工作要求，要結合教學檔案管理工作的時代特點和技術要求，加強教學檔案管理隊伍梯隊建設，構建合理年齡結構、知識結構等，從根本上打好教學檔案服務學校管理的基礎，為學校教學水平的提升打下良好基礎。
四、結束語
教學檔案管理是強化學校管理的重要工作，是促進教學水平提高的重要基礎性工作，是記錄學生成長經歷的重要載體。學校要更加重視教學檔案的作用，采用更加高效、更加合理、更加符合學校實際的教學檔案管理方法，為教育教學工作提供系統化、科學化、規范化的檔案資料支撐體系，從根本上提高學校的競爭力。
作者:馬銀鳳 單位:新疆林業學校
參考文獻：
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人事檔案是反映個人經歷、德才能績、工作表現的歷史記錄，是考察人才，科學用人的重要依據，在干部選拔任用、人員調動、職稱評審、退休等方面發揮著非常重要的作用。高職院校現行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著高職院校建設，限制高職院校各方面工作。
一、目前高職院校人事檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理意識薄弱、管理思想陳舊
高職院校領導不重視檔案管理工作，認為檔案的管理僅僅是學校輔的工作。高職院校沒專門負責檔案管理的機構部門，只是從人事部門安排較少的人員以兼職形式管理。大多高職院校對于檔案持有“重藏輕用”的落后觀念，沒意識到檔案管理的重要性。學校對于人事檔案工作不夠重視，投入的財力、物力及人力不足，管理工作仍停留在傳統的管理模式。傳統的人事檔案管理模式是將檔案接收和保存當作主要工作內容，采用手工操作方式整理完善檔案，存在效率低，易出錯、查閱困難等缺點。對于新的信息化人事檔案管理模式，不太愿意投入資金，不愿意去嘗試，固步自封。
（二）檔案管理制度不健全
在人事檔案管理工作不被重視的情況下，大多數的高職院校沒有制定關于規范管理人事檔案的相關規章制度。檔案管理工作缺少制度的規范，導致當前檔案管理工作繁雜、混亂、無章可循。檔案管理的大部分工作需要根據規章制度開展，對于檔案進行嚴格的管理、審查，以及對檔案資料的收集、完善和歸檔。同時，很多學校沒有安排專門的檔案管理崗位，即使有專人的管理也是缺乏檔案管理知識的背景，無形中使檔案管理工作專業度不夠，檔案工作做不好。
（三）檔案管理信息化程度低
高職院校人事體制改革不斷深化，無形的加重了人事檔案的工作，傳統的管理模式已不能滿足當下新形勢的需要，高職院校檔案信息化的建設工作比較滯后。高職院校的人事檔案基礎設施落后，收集、整理、歸類等一系列的工作還需依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化的程度不高，影響了檔案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人員不夠專業
檔案管理工作的開展，歸根到底要依靠“人”來推動。高職院校的檔案管理工作人員通常都學歷不高，沒有檔案管理知識背景。工作人員不是全職的從事檔案管理工作，只是臨時安排人員負責，沒有形成長期化、延續化，專業化的管理模式。對人事檔案管理投入的經費不足，工作人員沒有太多的系統的、專業的培訓以及技術指導，使得檔案管理能力得不到提升。
二、加強高職院校人事檔案管理的幾點思考
（一）更新觀念，提高對檔案管理工作的認識
為適應高職院校人事的發展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，提高對檔案管理工作的認識。檔案的管理不僅僅是簡單的收集、整理、保管，更重要的是檔案服務。在工作中，要加強檔案服務的主動性、及時性，使檔案工作由被動存放、保管變為主動提供利用。檔案管理工作要為高職院校的人事選拔、職稱晉升、評優評獎等提供真實可靠的檔案信息。高職院校領導及檔案工作人員務必跟上發展形勢，轉換觀念，提高對檔案管理工作的認識。
（二）建立健全人事檔案管理制度
任何工作開展之前都需要制定相關制度，做到有法可依、有章可循，檔案管理工作也不例外。高職院校對檔案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作規范和章程，確保檔案管理工作制度化、規范化和標準化。人事檔案管理必須明確職責，對人事檔案工作中存在的問題，要及時研究、及時解決，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項工作得到落實。
（三）運用信息化手段進行管理
傳統的人事檔案工作以紙質為載體存儲資料，而應用計算機后，電子文件取代了紙質材料，檔案管理將進入信息化的時代。越來越多的高職院校利用現代技術手段管理人事檔案，將檔案的資料數字化、集成化、高效化，通過信息檢索系統進行人事檔案的檢索，為高職院校人事調動、科研開發、人員晉升、評優評獎等各種用途提供方便、快捷、準確的服務。檔案信息電子化實現檔案現代化管理，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息的共享，規范了檔案管理的各項工作。檔案管理工作的信息化需要提高工作人員掌握計算機能力，將檔案電子化、數字化，建立起存儲信息的數據庫。檔案管理信息化很好的將檔案資料系統地、規范地整理出來，發揮了檔案的信息作用，體現檔案的信息價值。
（四）提高工作人員的素質
加強對檔案工作人員的培養，打造一支具有高素質、高水平的專業隊伍。加大對檔案人員教育培訓力度，鼓勵支持他們參加檔案管理工作培訓、研討會、學歷教育，甚至到外地考察學習、交流經驗等。通過多種是培訓途徑，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的培訓，不斷提高檔案人員的業務素質、工作素質。人事檔案管理是一項專業程度較高的工作，工作人員應具備檔案管理的知識背景，最好是有檔案管理類的技術職稱資格。
三、結語
高職院校的人事檔案管理是為師資隊伍管理和利用提供相關人事數據和信息服務，在為學院選拔干部、職稱評聘等工作提供了真實可靠的信息。高職院校應重視檔案管理工作，明確檔案工作的服務目的，拓寬人事檔案利用領域，使人事檔案更好的服務于高職院校的發展。
參考文獻：
原先我們基層殘聯的所有工作檔案都由街道統一整理、裝訂。并沒有分類。因此鑒于在平時工作中對檔案工作的認識不足以及對檔案知識的不熟悉，所以我們在思想上、措施上做了一些努力。
1、思想準備階段
在接到建檔工作通知后，思想上十分重視，馬上將檔案管理工作納入工作日程，專門請街道負責檔案工作的人員進行專業指導，學習檔案的收集、整理和歸檔等相關知識，使我門對檔案管理有了感性認識，真正做到了認識到位。
2、資料搜集階段由于，平時我們的資料管理不太重視，一些資料分散在各村（居）委會的助殘員手中；一些資料也存在各相關的部門。如社區衛生服務中心、街道檔案室。另一些必備資料也不注意收集，因此，我們根據檔案目錄逐一進行搜集。同時派出專人向各方面索取資料，做到措施到位。
3、整理和歸檔階段
由于經驗的不足，檔案整理走過了一段彎路，在自我檢查中發現分類不符合要求，我們不畏艱難，主動請教專家并推倒重來，在專家的指點下將近五十冊資料分類準確，重新仔細裝訂，做到了基本滿足檔案管理要求。
4、檢查和完善階段
11月，根據上級殘聯的安排，我們參加了檔案的互查，發現了一些問題，包括資料的收集還存在一些問題，針對這一問題，我們馬上進行整改，向兄弟單位學習，將檔案補充完整。
經過幾個月的努力，已經建立殘疾人康復檔案五十多冊，基本涵蓋了康復的各個方面。同時我們還對殘聯聯工作的其它資料一并進行整理和歸檔。
二、檔案管理重要性的認識
檔案管理工作是加快推進殘疾人事業發展的重要基礎，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，是能否做好殘疾人工作的一個重要方面，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，能使我們的事業擴大影響，同時，所記錄的殘疾人事業發展軌跡，也為后來的殘聯工作人員留下了一份寶貴的資料，使殘疾人事業平穩、健康發展。
三、存在的不足和努力方向
（一）結合省市檔案工作會議精神，進行了檔案工作相關法規標準的學習和討論，統一業務指導標準，規范檔案裝具。參加全省機關檔案工作業務培訓班，為有針對性開展業務指導打下基礎。
（二）配合制定了工作實施方案和建檔目錄及歸檔范圍、整理標準等規范文件的擬發，協助召開了檔案管理工作培訓會議并作專題輔導講座。抽調人員全程參與創衛檔案資料的收集整理工作。
（三）做好年度歸檔文件整理工作。集中開展了歸檔文件整理活動，印發了通知，對活動進行安排部署。
（四）開展業務培訓工作。舉辦檔案“回頭看”培訓班、社區檔案工作培訓班，系統講授了檔案整理有關業務規范新標準。
（五）積極開展檔案業務指導。重點對相關單位開展歸檔文件整理指導。采用電話答疑、QQ流、現場操作、點對點講解等形式，對其他單位檔案工作進展情況及時進行指導調度。
（六）切實做好檔案科學化評估工作。根據測評辦法及測評細則，完成了科學化評估驗收工作。
二、檔案利用工作
積極采取措施，提升服務效率，全力打造群眾滿意的服務窗口。接待查檔人員時，始終堅持做到接待咨詢熱心、解答問題耐心、調閱檔案細心的“三心”服務。
三、檔案管理工作
（一）開展檔案統計年報工作，指導完成檔案情況統計匯總及上報工作。
（二）每季度對檔案庫房及計算機網絡進行安全檢查，確保了檔案實體及檔案信息的安全。
（三）完成檔案開放鑒定工作。
（四）審核館藏檔案數據庫目錄，整合各重點部門檔案目錄，協助完成檔案區域目錄中心建設數據資源的上報工作。
關鍵詞：專項；檔案；優化；整理
所謂專項工作檔案，簡單的說是在社會發展的形勢下形成了諸多的檔案，由于社會經濟水平的提升，每天出現的事物也在日益增多，這些事情的發生并不是沒有用的，某些相關部門舉辦了重要的活動，并且在每一次舉辦檔案整合的時候，都會為下一次的活動帶來參考依據，因此開展專項工作檔案管理是必要的。
1 專項工作檔案整理的必要性
隨著我國經濟水平的日益發展下，社會中各項工作都得到了蓬勃的發展，與此同時也在某些會議、活動等方面日益增加，其中某些活動的記載，開展會議的時候所下達的相關文件，都成為了主要的社會資源，對存在的疾病及其社會事故做好了詳細的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現類似的現象，那么就會對有關檔案做好整合就可以了，隨著專項檔案的不斷發展，分門別類的把檔案做好科學的分配，這樣為今后查找帶來方便，檔案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來益處，在問題剛開始出現的時候采取合理的處理手段，進而為日后社會發展帶來益處。
2 專項檔案整理存在的問題
2.1 專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題
當某些專項工作通過整理以后成為檔案以后，就會隨著時間的發展而不斷進步，出現這種案例的情況變得屢見不鮮，亦或是已經被沖破，這樣就變成了日?？梢蕴幚淼姆秶?，例如以前曾經出現過的禽流感情況，對傳染病的檔案進行編輯以后做好適當的管理，那么這一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項檔案中逐漸轉變到關于醫學的傳感疾病中還沒有做好科學的明確。
2.2 專項檔案有名無實
在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經有了規范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區別。不能給社會的發展帶來更多的幫助。
2.3 管理人員工作懈怠
正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環境與工作一直在不變的狀態，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。
3 專項檔案管理問題的解決對策
3.1 適當的壓力激勵
當前，諸多人都認為高校檔案館工作起來較為輕松，沒有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機會變得尤為激烈，在檔案館崗位上設置不恰當，忙閑出現不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進，這樣就會在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發出更多的動力，擁有適當的壓力才能夠帶來意想不到的效果。因此，相關人員應當對自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進取的現象，與此同時也要對某些愛崗敬業的館員進行適當的獎勵，進而創造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價值，為員工樹立正確的自信心。
3.2 環境激勵
由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現象，這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。
3.3 建立情感激勵機制
建立一支積極進取的隊伍是相關部門發展的關鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調動人員的工作熱情，促使他們能夠樹立正確的人生目標，端正工作態度。
3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗
站在綜合檔案^的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體。“如果文件數量龐大、獨立性強，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們。”進而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發展觀檔案”等。
3.5 文件的分類
在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。
結束語
總而言之，專項檔案的出現是緊跟時代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據社會的需要，為社會帶來更多的益處，從多個角度整理出的檔案，從而為日后開展各項活動提供重要的參考依據。與此同時，由于專項檔案的系統性管理能夠為管理的整體提供完善的升級，在社會發展的過程中，專項檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯系，并做好專項檔案的整理，將相關人員的文化素質加以提升，確保檔案可以實現準確的目的。
參考文獻
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