時間：2022-04-02 05:10:38
序論：速發表網結合其深厚的文秘經驗，特別為您篩選了11篇數字檔案管理論文范文。如果您需要更多原創資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯系，希望您能從中汲取靈感和知識！
關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業政策法規，執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發展，在辦公環境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業務文檔直接在計算機和信息系統撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。
1 文書檔案電子化的理論基礎
（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現從傳統的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續繁雜的辦公行為轉變為容易儲存、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。
（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現行階段、暫行保存階段和永久保存階段。
（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能，嵌入協從辦公系統（OA系統）和各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。
（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，借助計算機等現代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理，確保文件在整體運動過程中實現全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，充分發揮檔案的真正效果。
2 文書檔案電子化的管理辦法
（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄；動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。
（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。
1.1管理觀念滯后。在相當長的一段時間內，圖書館檔案的管理都是采用傳統的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認識上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務職能。正是這種管理觀念的滯后，才導致公共圖書館檔案的數字化管理工作一直未能開展。
1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個檔案管理工作的制度，以至于出現了沒有專業的檔案管理者、管理責任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時常出現檔案文件分散、檔案無法準確查詢甚至丟失的現象。
1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統的管理模式很難快速準確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價值得不到充分的體現。鑒于上述問題，隨著信息技術的不斷發展，數字化的檔案資料應運而生，它將在一段時間內逐漸取代低效率、高污染的傳統紙質檔案。數字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。
2實施圖書館檔案數字化管理的阻礙
2.1資金問題。由于我國很多地區的公共圖書館的條件相對較差，而新型檔案管理模式的運用必須依靠大量的資金投入，購進先進的技術設備。而這對于本身經費不足的公共圖書館來說，成了制約當前公共圖書館數字化建設的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發展都是空談。
2.2技術問題。實施檔案的數字化管理就是利用計算機進行信息的操作、傳輸、存儲、檢索、利用等，它能夠有效地節約時間，實現圖書館用戶的高效辦公，但是，構建這樣的數字平臺受到了相關的技術條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關的技術人才，導致數字化工作遲遲未能開展。
2.2.1紙質檔案數字化轉化的規范性問題。紙質檔案數字化加工需要掃描、處理、存儲等工序，此項工作需要有規范化且標準化的技術操作才能保證紙質檔案轉化成數字化產品的質量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等工作時，可以參照標準完成，確保紙質文件的正確轉化。
2.2.2數字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術的迅猛發展，在帶給人們巨大利益的同時，也對數字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術困擾，主要表現在以下五個方面：（1）管理數字化檔案的計算機硬件出現故障問題。計算機硬件有可能會因為生產廠商、使用年限、外部環境影響等因素而出現硬盤、磁盤、光盤、服務器設備破損等故障，這就會對存儲在計算機上的數字化檔案數據造成一定的破壞或缺失，從而致使數字化檔案信息的長期安全完整存儲受到嚴重威脅。（2）檔案數字化計算機管理軟件出現故障問題。公共圖書館的檔案資源經數字化轉化之后，必須有一個生命力很強大、穩定性很好、可操作性與靈活性較強的數字化檔案管理系統軟件作為支撐。然而，目前實際管理工作中，并沒有一個統一的質量先進、接口靈活、保存數據類型一致、信息能共享的標準化軟件系統，因此，在數字化檔案數據的管理操作過程中，通常出現軟件系統崩潰等故障問題，致使數字關于公共圖書館檔案數字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數字化管理計算機遭遇網絡黑客或病毒的入侵問題。近幾年網絡安全事件發生較為頻繁，如網絡黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計算機遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會癱瘓，甚者丟失全部數據，這將是一個非常嚴峻的問題。因此，這方面專業防護的技術問題亟待解決。（4）計算機軟硬件不兼容及系統更換出現故障問題。紙質檔案數字化，是從原來的紙質載體轉移到了磁盤或光盤等新載體上，當原有數字化檔案管理計算機軟硬件或系統過時需要更新（更換）時，就很可能會出現計算機軟硬件不兼容或系統不兼容問題，從而導致計算機出現死機或藍屏等故障，進而丟失數字化檔案數據。（5）管理人員對檔案數字化管理軟件操作不當引起的故障問題。檔案數字化建設與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業的管理知識，因此，在對計算機數據安全維護的時候，可能會誤刪某些文件或誤點某些不可逆轉的操作程序而致使軟件與計算機出現故障，進而導致數字化檔案信息的缺失。
2.3人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現象較為嚴重，這些管理者在思想上對數字化建設缺乏了解，同時受到身體等原因的限制對于新知識的學習接受的效果并不明顯，對于高科技的運用能力差，因此，對數字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業化的管理人才奇缺，在人才引進的過程中，也出現了專業人才稀缺的現象，比如信息化管理的技術開發人員和維護人員。很多高校也沒有開設能滿足公共圖書館檔案現代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數職，一個人精力和專業能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時間里準確地錄入相關的檔案信息，從而造成工作失誤。
3實施公共圖書館檔案數字化管理的有效措施
3.1管理觀念與時俱進，多渠道籌集資金?，F在，構建數字化的公共圖書館是時展的必然的需求，因此必須重視數字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設法力爭上級領導對本地公共圖書館檔案數字化建設的資金支持。只有經費及時到位，檔案數字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規、政策的支持才能獲得可持續發展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應該加大對圖書館功能的宣傳，鼓勵更多的人關注圖書館的改革和創新，吸引企業和社會愛心人士的資金，進行相關系統的建設和完善。
3.2合理制定紙質檔案數字化轉化的技術規范。①紙質檔案掃描工作：應該根據幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對掃描后圖像的處理應該采用統一的圖像處理軟件進行，另一方面視原紙質檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標準格式存儲，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲格式都有區別，各地圖書館需事先統一規定好，以方便存儲管理，從而更高效地為用戶服務。
3.3多重技術保障數字檔案長期安全保存。數字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實施數字化檔案管理的過程中最重要的一項內容，必須做到以下幾點：第一，采用必要的加密技術，通過對相關信息設定的變化和編碼保障自身數據庫的安全；第二，購進先進的防火墻技術、操作系統安全內核技術、入侵檢測技術、生物識別技術，而且應該不斷實時更新，確保檔案的安全性；第三，注意計算機、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統的實時更新；第四，要注意必須嚴格挑選可靠存儲介質做好信息數據的備份工作，以防計算機癱瘓導致的數據信息缺失。
3.4重視人才培養，提高管理水平。公共圖書館檔案實施數字化管理想要得到長足發展，必須有滿足工作所需的專業技術人才。因此，對既熟悉信息技術又精通檔案管理的復合型人才的培養就顯得極為重要。首先，要加大對現有員工新觀念的養成和新技術的培訓，轉變傳統的工作思想，并能夠熟練運用相關的計算機和網絡信息技術；其次，圖書館在不斷完善的過程中應加強與當地高校的密切配合，為高校圖書館相關專業的學生提供實習基地，以期高校根據公共圖書館實際管理的需要制定培養相關人才的計劃。
二、電子文件的歸檔與接收
電子檔案的主要來源就是紙質檔案，借助于傳統的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術手段，促使庫存檔案的數字化得到實現，產生的電子文件符合相關要求。庫存檔案數字化之后，和傳統的紙質文件相比，電子原件可以作為紙質元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網絡上傳和復制文檔的過程中，人為因素發揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態和動態數據信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數據信息方面，也需要對人為干預進行減少，因此，就需要對系統自動提取產生足夠的重視，檔案管理人員如果發現了問題，可以向歸檔人發回。
三、電子檔案的存儲與備份
電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩定，主要原因是計算機的硬件和軟件產品不夠穩定，隨時都可能有意外情況出現，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據技術的發展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數據庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統的安全和穩定。需要合理有效的備份網絡備份、系統備份和數據庫備份，同時，第三方介質也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網，這樣檔案管理系統的安全性和穩定性方可以得到保證，如果有意外情況出現，借助于備份信息，系統就可以得到有效恢復。
四、電子檔案的檢索和利用
我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統數據時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優勢給充分體現出來。和傳統的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權限來限制；維護下管理包括很多方面的內容，在數據庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢瀏覽電子原件內各種動態數據信息等等。
二、方志館檔案數字化管理的基本特征
方志館檔案數字化工作是在傳統管理基礎上，引進新科技、加入創新，使之成為順應時展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數字化檔案管理與傳統檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統檔案管理主要以紙質為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現差錯。利用計算機對檔案信息進行數字化儲存和管理，能夠節省空間和人力。通過局域網、互聯網等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現信息化管理后，便可利用網絡隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現了方志館館藏檔案信息資源的共享。
二、數字檔案館知識管理的意義
首先，知識經濟時代要求檔案管理必須與時俱進，擴大知識的傳播與共享成為數字檔案館的最新職能。面對機遇與挑戰，檔案館只有實施知識管理才能促進其新的發展。數字檔案館的知識管理，是在開放式的網絡環境下，借助于網絡和高科技設備等手段，檔案館開展知識資源的獲取、整合和開發利用等服務。它將一改傳統的檔案工作結構，突破簡單的信息管理和信息利用模式，轉向知識管理和知識服務。其次，數字檔案館實質上是一種開放環境下面向用戶的網絡化數字資源體系，在這個體系里面既有整合的知識，又有參與知識整合的管理者，還有參與整個運作的知識管理模式，它一改簡單通過資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉向為用戶提供有序的、深層次的系統知識服務，這就構成了一種新的知識型實體，而知識管理就是根源于這種體系并被創造出來促進其本身發展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識型組織中實踐過。再次，傳統的數字檔案館建設已初顯成效、循序漸進，但是又很難達到另一個新的高度，服務要深化、資源要共享的設想還是遙不可及。因此，在數字檔案館建設中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數字檔案館建設中固有的思維，給數字檔案館建設以重要啟示，帶動數字檔案館的建設上到一個新的水平，實現其生存發展的又一次飛躍。
三、數字檔案館知識管理的策略
1．加強對數字檔案館知識管理的認知
知識經濟的快速發展強烈要求檔案館服務層次的提升，真正發揮數字檔案館知識信息中心和知識寶庫的強大作用。面對這種機遇與挑戰，如何才能使知識更為有效地發揮作用，以滿足人們對知識更迫切、更復雜的需要成為檔案部門的首要任務，而數字檔案館只有積極實施知識管理的運作模式，通過對包括檔案信息在內的所有知識資源進行整合并提供利用才能達到預期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統一思想、加強認知、達成共識。
2．創新數字檔案館知識管理的工作機制
數字檔案館的建設，不僅意味著傳統意義上的完善，而且是對現有檔案管理體制、服務體系的全面優化和深層次改革，建立與之相適應的工作機制才能有效實施數字檔案館的知識管理。數字檔案館的知識管理應強調知識資源管理、知識服務中人文因素的研究和運用，而不是僅僅強調技術。圍繞知識管理目標確定工作機制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識;二是通過對知識的整合利用，增強對用戶需求的快速反應能力;三是開發新的知識產品，以滿足更深層次的知識服務，真正實現更大范圍的知識共享。
3．獲取和轉化數字檔案館的隱性知識
知識經濟時代，隱性知識是最關鍵、最具有競爭力的資源，是數字檔案館能否成功實施知識管理的前提條件之一，數字檔案館應更加注重對隱性知識的收集、加工、提煉與服務。隱性知識主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺、知識、閱歷、情感等(如一些重要的傳統工藝、技術訣竅、專業知識和豐富經驗等)，因此知識管理強調對隱性知識的管理，實際是注重對數字檔案館中人的有效管理，鼓勵其頭腦中隱性知識的轉化與創新。數字檔案館的建設要求檔案人員能綜合運用各種資源，發揮其主觀能動性，突破傳統束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規律，以新的視角開發檔案信息資源，使其隱性知識得到更好地發揮、交流和增值并轉化。所以數字檔案館承擔著及時將隱性知識獲取出來并共享，轉化為社會記憶，縮短隱性知識顯性化周期的任務。
4．深化數字檔案館的知識服務
檔案館歷來把“為利用者服務”作為最高宗旨，但落實到行動上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務。進入知識經濟時代，這是遠遠不夠的，數字檔案館的發展需要更加強勁的動力支持和更為有力的保障，尤其在數字檔案館中引入并推行知識管理后，只有把知識服務當作數字檔案館的首要目標和最高標準來追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識需求。數字檔案館的知識服務是一種面向知識創新、知識傳播與知識應用的服務方式，是傳統的“檔案利用服務”的高級形式，服務的高知識含量是其優于傳統檔案館的主要特征，因為知識服務“是在運用館藏檔案信息的同時，大量吸收并運用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識”。從一定意義上看，數字檔案館的知識管理是通過整合館藏檔案信息等顯性知識，綜合檔案人員的隱性知識，依靠隱性知識與顯性知識的互動，發揮數字檔案館強大的知識庫作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識服務，從而充分實現數字檔案信息資源價值。同時，數字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識的過程中，要注重以用戶的知識需求為導向，對檔案信息資源進行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價值，形成知識產品，提供知識與價值服務。
本院是隸屬于武威市的三級乙等腫瘤?？漆t院，目前開放床位500余張，臨床護理單元12個，特殊護理單元11個，護理人員370人，其中本科學歷56人，大專202人，中專112人；副主任護師3人，主管護師29人，護師89人，護士249人。
1.2方法
1.2.1傳統紙質檔案管理
2010—2011年護理部將所有護士的畢業證、身份證、執業證、資格證復印件按科室裝訂成冊并定期更新，將榮譽證、進修結業證等復印件按類別分別裝訂成冊，并定期更新。
1.2.2電子技術檔案管理
2012—2014年護理部按來院時間為護理人員編寫檔案號，以護理人員的姓名及檔案號為名稱建立文件夾，將畢業證、身份證、執業證、資格證、榮譽證、進修結業證等各類證件的掃描件以子文件夾形式保存于其中；將護理人員基本情況登記表（包括護理人員的基本信息，學歷，職稱，家庭情況，獎懲記錄，科研及論文情況，每月護理部理論、操作抽考成績，進修情況等）存入文件夾內，形成電子技術檔案。護理部定期或不定期更新技術檔案并保留備份。
1.3評價指標
對比分析兩組管理方法更新、整理一次花費的時間，資料保存的完整性以及護理管理人員對兩種管理方法的滿意度。
1.4評價方法
工作人員分別記錄更新一次檔案所需時間，每月一次；每月統計科室、個人審核資料保存是否完整；采用自行設計的滿意度調查表，每季度對護理管理人員進行滿意度調查，并匯總結果。
1.5統計學方法
采用SPSS17.0統計軟件進行數據處理，計量資料采用t檢驗，以x±s表示，計數資料采用χ2檢驗，P<0.01為差異有顯著性。
2討論
2.1節省時間，提高工作效率
在電子技術檔案中，可以通過計算機搜索功能，快速查找相關人員的資料，方便護理部對全院護理人員進行培訓、考核，同時還可以客觀了解護士繼續教育以及科研論文等情況。觀察組在更新、整理技術檔案時消耗的時間較對照組明顯減少（P<0.01）。通過電子技術檔案，護理管理人員可隨時了解護士個人的工作表現及晉升情況，動態掌握護理人員資料，改變了以往因人員資料繁多查詢困難的局面，節省了時間、人力、物力，提高了管理人員的工作效率。
2.2資料保存完整
紙質版檔案在辦公室搬遷、借閱、保存不當等情況下可能會遺失，而電子技術檔案管理充分利用了計算機的優點，彌補了紙質版檔案管理的諸多不足，使得資料保存更完整。觀察組資料保存較對照組明顯完整（P<0.01）。護理部對全院護理人員的電子技術檔案存有備份，要求科室管理人員對科室護理人員的技術檔案也存有備份，保證了資料的完整性，減少了資料遺漏、丟失等現象。
2.3提高管理人員工作滿意度
護理部存有全院護理人員的電子技術檔案信息，并由專職人員管理，負責完善基本情況登記表，各類證件掃描件的存儲，理論、操作考核成績的錄入，并負責定期更新；各護理站及特殊護理單元均有科室護理人員電子技術檔案，由護士長或護理組長負責。電子技術檔案的實施減少了管理人員整理、更新技術檔案的時間，且方便查閱，增加了管理人員與護士、患者溝通交流的時間，提高了護理管理人員工作滿意度。表3顯示，觀察組管理人員滿意度明顯高于對照組（P<0.01）。
2.4體現人文關懷
護理人員家庭關系的建立便于緊急情況下護理管理人員查找其相關信息，了解護理人員的家庭背景，方便護理部主任、護士長與護士間的溝通，幫助護士解決生活中的困難。對護理人員的人文關懷，可激發護理人員工作積極性，提高護理質量。
2.5節約人力及資源
改變了以往各類證件復印件由各科室護理人員復印、上交護理部、護理部工作人員按類別順序排列的工作方式，電子技術檔案管理由護理人員將各類證件的掃描件通過QQ等方式傳至護理部，護理部按技術檔案號入冊，節省了護理人員復印、上交檔案所花費的時間，節約了護理部工作人員整理、更新技術檔案的時間，同時也降低了紙張的消耗，節約了人力及資源。
隨著現代科技的高速發展，檔案管理越來越多地引進了新材料和新技術，檔案載體也隨之發生了重大變化，形成了除傳統的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護和利用這些檔案、發揮其有效價值，是我們不能回避的問題。
一、高校聲像檔案數字化的概念和意義
本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學、科研、管理等各種社會活動中形成的、具有保存價值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現重大活動中的現場，真實地反映高校教學、科研、管理等工作成果以及高校的發展變化，其展現歷史的獨特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價值和現實價值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術手段轉化為計算機可識別和處理的數字形態的信息，并對其加以存儲、組織、檢索、維護的過程。這些技術手段包括計算機存儲技術、數據庫技術、數字攝影技術、多媒體技術等。聲像檔案數字化是檔案信息化的重要組成部分。數字化已經成為媒體發展的一個趨勢，其基礎就是計算機、多媒體、網絡、存儲和壓縮等技術的發展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數字化，特別是將傳統聲像檔案數字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護傳統聲像檔案的原貌；另一方面，可構建一個數字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網絡上進行傳播，實現聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數字化有利于充分發揮高校聲像檔案的價值，拓寬為高校各項管理的服務渠道。
二、高校聲像檔案數字化管理問題分析
（一）復雜多樣的聲像檔案存儲載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復制品，采錄技術復雜；聲像記錄的載體形態繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復，具有不同民族、地域、藝術特征、歷史背景等。因此，對傳統聲像檔案的數字化管理難以實現檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲介質容易受損，影響原始檔案信息質量。在聲像檔案的數字化過程中，要正確處理檔案修復措施和開發制作手段之間的矛盾，應把重視修復放在首位，以積極且慎重的態度，保持聲像檔案的原生態性。在一個兼容的容災數據存儲系統中，存放經過非壓縮的高質量轉換的音視頻計算機數據文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態”素材的長久、完整、安全保存和保護的要求，同時也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統建設。由于IT設備（包括網絡設備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統的前期設計必須慎重，避免由于計劃、設計不周而造成的重復投資和無效勞動等浪費。對管理系統、在線存儲系統以及異地的容災存儲系統、相應的網絡設施升級，必須預留充分的發展空間。同時，必須把聲像檔案數字化管理工作置于數字檔案信息管理服務的系統化與網絡化、信息編輯轉換流程的標準化與規范化軌道，始終密切關注相關學科領域的最新發展。（四）數字化處理技術的先進性和可靠性選擇?？煽啃栽礁叩穆曄駲n案信息，對諸如回放設備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強，則價值就越高，而能滿足這個條件的恰恰是成熟而可靠的技術。因此，包括模擬設備和數字設備在內，最好的不一定是最新的技術，而經得起時間考驗的普及型成熟技術才是可取的。[3]
三、高校聲像檔案數字化管理策略
（一）存儲策略。聲像檔案數字化后需要實行多元化存儲。由于軟硬件的經常退化更新，導致數據格式也經常更換，將檔案數據從原存儲的物理存儲介質轉移到新的或穩定性更高的物理介質上就是聲像檔案數字化管理的存儲策略。這種轉移并不是簡單的數據轉移，而是將數字化的聲像檔案制作一個備份文件存放在新的儲存媒介上。檔案備份后實行遠距離異地存儲，異地存儲既可避免存儲介質因人為損壞或自然災害而危及聲像檔案的安全風險，也可避免因霉變、污跡、介質層間開裂等原因導致的聲像檔案無法讀取。存儲策略是為保證在當前的軟硬件系統中可以存取利用數據資源。[4]如此數據轉移行為具有周期性，被轉移到相關儲存介質上的數據保存直至該儲存介質技術退化后，就會經歷下一輪的數據轉移。在不斷的數據轉移過程中，特別是在格式轉換過程中，一些數據的遺失不可避免。所以，需對數據轉移過程進行必要的流程監控和質量控制，同時，為保證數據的準確性和完整性，還需對其相關的背景元數據加以保存。[5]（二）技術策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰之一是技術問題。選擇技術策略時，首先，為防范聲像檔案數字化轉換過程中數據丟失等風險，可以參考IASA制訂的TC-03技術標準、《數字音頻的產生和保存指南》、《中國數字圖書館標準規范》等，在聲像檔案數字化過程中，要注意數據的保存格式和系統選擇，以降低轉換風險。其次，聲像檔案數字化管理技術的探索并不是把聲像檔案數字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數字化后的最大優點，但最大弱點是其數字形式相當脆弱，需要探討保護技術和參考技術保護方法。因此，需要參照《電子文件管理系統通用功能要求》來設計聲像檔案數字化管理系統，并且需要進一步探索和研究系統的功能模塊設計、元數據的設計與處理流程、信息獲取環節的設計等諸多細節，以保證聲像檔案數字化管理系統的質量，最終達到聲像數據的長期應用和保存的目的。符合標準的聲像檔案數據保存系統，是實現數字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴展、標準化是在選擇保存格式時應遵循的原則。完整的格式規范應全面公布，并形成真正的國際標準。[6]（三）鑒定策略。必須根據《電子文件歸檔與管理規范》的要求，對聲像檔案進行檢驗和審核，以確保聲像檔案的真實性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內容進行嚴格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價值及持久價值進行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進行校驗，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進行鑒定。參照同類內容的紙質文書檔案的國家管理規定，根據聲像檔案所記載的內容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進行及時地更新或轉換。（四）保管策略。對聲像檔案數字化要定期檢查登記，同時注意做好聲像檔案的數據轉換工作。由于軟件和硬件技術更新快，舊的技術被淘汰，而數字聲像檔案必須在相應的系統環境中才能得以利用，所以聲像檔案數字化管理操作系統與應用軟件要進行同步保留和及時備份，最好能做到播放設備同步配置且同步維護。（五）檢索策略。建立聲像檔案數字化管理信息檢索系統，運用語音識別及人像識別技術，將既能夠全面準確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應的信息均錄入系統，如講話者的姓名、講話的時間和地點、講話底稿、內容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準確性與內容快速檢索的便捷性。（六）開發利用策略。運用科技手段對聲像檔案進行數字化處理和深層次加工，同時加強網絡化建設，實現館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網絡平臺，快速查閱并及時利用學校的發展歷史、校友名人偉績、教育教學等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學校發展的校慶、文化慶典等聲像資料進行數字化后，在網上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優秀畢業生的檔案和取得的成果及其在校時的音像資料進行數字化后，在網上建立學校名人堂、教學名師風采等專欄。通過對聲像檔案數字化及其開發與利用的現代化建設，挖掘聲像檔案內涵，展示學校發展的輝煌成就和對未來發展的展望，激發全校師生的榮譽感、使命感和責任感，為發揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺。[7]
作者:梁驍 單位:賀州學院
[參考文獻]
[1]馬麗,程俊睿.歷史聲像檔案數字化建設存在的問題及對策[J].管理觀察,2015,(01中旬).
[2]楊潔,周銘,馬麗.近十年高校檔案館聲像檔案數字化研究綜述[J].云南檔案,2015,(01).
[3]張美芳,馬丹寧.聲像檔案數字化搶救中存儲與長期保存策略的研究[J].數字與縮微影像,2007,(01).
[4]李寧.關于提高聲像檔案保存與利用效果的措施[J].北京檔案,2011,(03).
二、構建高校電子檔案信息安全評價指標體系
電子檔案安全評價方法有許多，但基于高校電子檔案性質，其安全風險的評價方法主要有定量分析法、定性分析法、定量與定性結合分析法。信息安全評價體系的構建需遵循科學性、層次性、全面性、獨立性、可操作性、動態穩定性等原則。
（一）評價指標的組成。電子檔案信息安全評價通常涉及檔案學、計算機科學、網絡技術學、密碼技術學、信息學等多個學科。同時其安全評價涉及的范圍也是多層次的，包括硬件層、軟件層、網絡層等。因此其評價指標也是多元化、多學科交叉、多層次的。
（二）確定指標權重方法。結合高校電子檔案信息特點，對于諸多安全評價指標，需確定與之對應的權重，對安全級別和要求進行分級，避免一概而論帶來的資源浪費。通常權重確定的標準是依據檔案信息量的大小、重要等級、敏感性等。對于高校電子檔案信息安全評價指標權重確定的計算方法主要有：德爾菲法、層次分析法、環比法等。其中最為常用且實際效果較符合高校信息化安全管理實際的是德爾菲法和層次分析法。
（三）綜合評價方法。綜合評價是一項復雜的工作，許多相關學者都對其進行了長期的研究，并取得了一定的研究成果。對于高校電子檔案安全的綜合評價研究，總結起來大致分為以下幾類：系統模擬與仿真評價、信息論方法、灰色系統理論與灰色綜合評價、智能化方法、可拓物元分析法、動態綜合評價法、交互式多目標的綜合評價法、交合分析法等。
國家財政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現象。城建檔案的數字化管理必須要有計算機以及其它輔助設備，而資金的投入不足導致計算機輔助設備缺少，無法為城建檔案數字化管理提供更多的幫助。
（二）數字化利用沒有形成氣候。
城建檔案數字化管理中，政府相關部門是城建檔案利用的主要服務對象，比如勘察單位、建設單位、施工單位、設計單位等等，但這些單位在城建檔案數字化應用方面存在利用水平低的問題，很多習慣于利用紙質圖文檔案，在實際的城建工作中對數字化檔案利用不夠。應該改變這種現狀，以過去的紙質圖文利用服務方式為依據，加強數字化利用服務，讓城建檔案數字化利用環境更加成熟，這才是當務之急。
（三）數字化管理人才急缺。
城建檔案數字化管理是一個比較復雜的過程，這個過程需要管理人員具有多專業、跨學科的知識與技能，要涉獵廣泛。在計算機設備知識數字化管理中，高素質的檔案業務人才、熟悉計算機信息技術的復合型人才將是管理中的關鍵?？v觀現實，一些地區的城建檔案管理者學歷不高、專業知識技能缺失，極大地影響了城建檔案數字化管理的發展。
二、城建檔案數字化管理方法
城建檔案數字化管理一定要有科學的目標和方法，必須從城建檔案管理工作實際出發，并符合社會對城建檔案數字化的需求。所以，城建檔案數字化管理的方法要包括三個方面的內容，即規范的管理體系、完善的基礎設施、高素質復合型人才。
（一）打造規范的管理體系。
在建設城建檔案數字化管理過程中，一開始就應該重視信息化標準體系的建設，以三個方面的標準去規范管理，即管理、技術、業務，然后認真地落實這些標準，將具體的管理責任明確到每個管理崗位、每個責任人，讓城建檔案數字化管理更加科學、合理。也可以通過管理條例制定城建檔案數字化管理措施，以技術保障細則、經費保障法規等促進城建檔案數字化管理制度更加規范有效。
（二）加強基礎設施建設。
城建數字檔案館必須通過空間數據集成設施、網絡基礎設施改造，打造空間數據庫、形成應用服務系統，以便于為城市的發展和建設提供有力的支持。硬件環境、網絡環境、系統軟件是三個重要的基礎設施建設內容。硬件基礎設施涵蓋了服務器、網絡通訊設備、檔案數字化處理設備；網絡環境是指檔案館內部局域網，和政府網、互聯網有鏈接的公眾網，將內部和外部網站辦公聯系起來，加強城建檔案館和相關單位及主管部門的辦公聯系，運用數字化加工、數字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開發利用等技術，全面實現城建檔案的數字化管理；軟件系統則是按照城建工作實際，開發、建設數據庫管理系統、操作系統、系統軟件平臺，以促進城建檔案數字化管理服務工作順利開展，并通過和數據庫系統的聯系，讓數據錄入、數據傳輸過程實現全程應用。城建檔案館數字化建設的前提是網絡建設，而網絡環境又包括了館內局域網、政務網、公眾網等基礎設施，這些是城建檔案數字化管理的后推力，我們必須要高度重視。
一、數字化檔案管理的優勢
（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
數字化檔案管理技術是解決當前檔案信息積累無限性和檔案工作有限性的重要途徑，當前檔案資料的來源越來越多，大量的檔案資料占據著館室的空間，傳統的檔案管理技術已經不能適應當前的實際，因此，有必要開發出新型技術來適應當前的需要。數字化檔案管理技術可以通過改變存儲方式而實現空間、范圍的擴大，近些年云計算、網絡存儲等技術的出現為數字化檔案管理提供了新的平臺，通過對檔案管理數字技術的應用，可以迅速實現分類、加工、計算的功能。
1.2數字化檔案管理技術的服務價值
社會發展需要檔案作為基礎，經濟和建設速度越快，就越需要檔案工作提供更為準確、更為高效的信息，當前人們對于檔案的重視程度正在逐步提高，各類型的生產生活對于檔案需要越來越多。數字化檔案管理技術可以有效適應社會發展的需要，使數字化檔案工作向高效率、個性化的方向發展，有利于構建新型數字化檔案服務體系。
1.3數字化檔案管理技術的管理價值
數字化檔案管理工作千頭萬緒，數字化技術日新月異，如果片面追求檔案管理的規范性和數字化技術的先進性，無疑將會落入到片面發展的死循環，進而會被社會發展所淘汰。當前應該應用好數字化檔案管理技術，使檔案管理有一個穩定的核心，使檔案管理的重點得以突出，進而使各種數字化產品和信息技術更為準確地應用到檔案管理的實際之中，在提高檔案管理水平的同時，加速數字化檔案管理工作目標的實現。
2創新發展數字化檔案管理技術的策略
2.1做好檔案信息電子文檔的處理
第一，要規范電子檔案文檔歸檔的方法。歸檔電子檔案要嚴格遵循數字化檔案管理的程序，要在歸檔過程中做好安全防范，避免出現電子檔案的丟失，在歸檔的重點環節要突出防火墻和備份這兩個要素，達到對電子檔案和資料的安全保障。第二，擴展檔案信息電子文檔的處理方法。在互聯網技術和計算機技術的背景下，可以通過無線設備、移動設施的擴大，增加檔案信息處理方法，實現對數字化檔案管理技術的豐富，要積極利用新型的技術，在提高處理效率的同時，保障處理質量。第三，要做好數字化檔案的存儲工作。云計算、網絡硬盤擴大了數字化檔案的存儲空間，同時也轉變了傳統檔案存儲的模式，在數字化的時代背景下，應該從數據采集、信息備份、檔案資料恢復等方面入手，利用電子存儲空間來解決傳統存儲方式的實際矛盾。第四，要規范數字化檔案資料的應用。合理應用數字化檔案資料是社會的需要，檔案信息電子文檔處理的過程中要尊重這一實際，應該從數字化檔案資料入手，將重要的檔案形成通用的電子文檔，以便擴大電子檔案信息的影響和應用。同時，要對現有的電子檔案資料進行必要的加工，以便更好地滿足社會的需要，使其在應用中發揮出更多的價值。
2.2做好檔案資料數字化工作
檔案資料數字化工作可以借用物聯網中RFID技術（電子標簽技術）作為基礎，RFID技術具有無線通信識別能力，能夠對附著的物體信息予以處理，這種新型技術具有很多優點，如感知距離遠、不用實際接觸、容易操作、能夠感知、適應性強等。有了這項技術，就能夠對有價值的檔案資源添加RFID標簽，對有價值的檔案資料放置的位置、號碼、檔案名稱、歸檔日期進行記憶。利用這些有效信息，在進行檔案管理時，不用動手查找與整理檔案，可以運用網絡進行實物檔案管理，利用物聯網技術和記錄的檔案位置迅速找到所需檔案。
