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20__年工作計劃(，20__年1月6日，116)
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一、管理背景分析
目前電大所開展的主要教育模式是開放教育，而開放教育是將現有的教學資源開放出來，供學習者自由參考、學習。
開放教育具有的基本特征是：以學生和學習為中心，而不是以教師、學校和教學為中心;采用各種教和學的方法;取消和突破種種對學習的限制和障礙。開放教育對入學者的年齡、職業、地區、學習資歷等方面沒有太多的限制，凡有志向學習者，具備一定的文化、知識基礎的，不需要參加入學考試，均可以申請入學;學生對課程選擇和媒體使用有一定的自，在學習方式、學習進度、時間和地點等方面也可由學生根據需要決定;在教學上采用多種媒體教材和現代信息技術手段等等。
那么基于開放教育的以上特征，勢必對基層辦學機構學籍管理工作提出了更高要求，它不同于傳統高校的學籍管理工作模式，開放教育的學籍管理工作更具公開性和服務性，且信息、科學化和人性化的管理的要求更為迫切。
基于開放教育從中央電大、省電大到地市級分校、縣級工作站、教學班多層次管理結構復雜性，電大系統學籍管理工作尤其是地市級分校處在學籍管理的戰斗一線，不緊緊要面向校本部八年內上萬學生提供的各項學籍服務，還要指導眾多基層電大工作站的學籍管理工作，在很多學籍管理細化問題的承擔起了“一線數據樞紐處理器”的角色。
如果把整個學校比喻成一做學歷制造的工廠，那么學籍服務工作從“產品上線”（即學生報名入學）開始就一直貫穿到“成品下線”（即學生領到畢業證），以及文憑發放后的“售后服務”。
然而目前學籍管理工作人員信息技術使用水平難免具有不均衡性，尤其是那些非IT專業技術背景的人員被安排在學籍管理崗位上時，很難快速進入角色，有效保證學籍管理服務的質量;因此，針對各個學籍管理模塊，分校層面的學籍管理工作總結并推廣的一些重要環節信息化管理技巧和經驗的重要性就不言而喻了。
二、實際問題提出
譬如學歷生產環節中的【畢業證書電子照片管理】就是一項工作量大卻很有技巧可言的工作，但是那些技巧是省電大的集團培訓中所無法觸及的部分，必須要靠基層學籍管理人員自己去摸索和探究。
本文將就畢業證書電子照片的管理技巧展開細致入微的分析，并立足于分校層面的學籍管理日常工作，著眼于分校學籍管理工作的服務穩態性需求，總結一套簡而易行的方法。
三、現狀分析及對策選用
畢業辦證電子照片的管理的分類：
1.紙質證書辦理所需電子照片管理
按照現行方法，每學年的新生入學后第二學年下學期統一參加學校組織的新華圖片社辦證圖片采集。照相過程中，分校學籍部門會提前準備好一份相應學年的所有學生電子名單，并且提前讓班主任老師分發照相卡作為學生拍照的憑證，學生持照相卡排隊參與拍照并現場錄入拍攝序號，由于現場秩序、手工編寫拍攝序號、錄入拍攝序號等客觀現狀存在不可避免的差錯，導致學生姓名與實際拍攝序號出現錯位和張冠李戴現象，每次采集完圖片，學籍人員和班主任老師都要花費大量的精力和時間利用各種途徑來逐個核對學生姓名與實際拍攝序號是否匹配正確，經過反復核對、糾錯后才能制作出學生和拍攝序號對應正確的名單表，而將從新華社攝像師那里拷貝回來的以拍攝序號命名的電子照片更名為辦證時以學生身份號碼命名的電子照片時，就可以用到批處理技術來完成。（具體方法見第四章）
那些由于工作繁忙沒有參加學校組織的統一拍照的學生，只能自己利用空余時間去新華圖片社參加散拍，新華圖片社再將這些學生的電子照片通過電子郵件發送給學籍管理員。
2.電子證書上網所需電子照片管理
實際情況，每學期無論是參加學校統拍的學生，還是自己去新華社散拍的學生，辦理到紙質畢業證書后，依然有一部分學生在學信網上的電子學歷無圖片或者因文憑文字和圖片信息匹配失敗而學信網上查不到學歷信息，這個情況，通常只能通過每學期開學的“網站圖像更新”來彌補，而這些數以百計成功利用電子照片辦理了紙質學歷，卻沒有完成電子學歷上網的圖像更新數據上報，通常情況下都是需要重新上報圖像更新數據表及電子照片的，傳統的做法是班主任老師圖像更新上報的格式要求及電子照片要求后，由學生本人統一上報給班主任老師，再由班主任老師將整理好的數據匯總給學籍管理員，學籍管理員匯總后再上傳給省級電大，這樣顯然是麻煩了學生也增加了班主任的工作量的，同時也增加了上報的誤差率，因為不是集中處理數據，每個班主任老師的計算機處理能力不一樣，增加了上報數據的差錯率。因此學籍管理員可以獨自利用辦證電子照片數據庫，重新將以“身份證號碼”命名的電子照片批量更名為“姓名+電子注冊號”后，附以網站圖像更新名單后打包上傳給省級電大，再由省級電大報送中央電大，最后報教育部上傳學信網，大大降低差錯率，減少中間環節，更好的為學生服務。在這個批量更改電子照片的過程中，也是可以利用批處理技術來快速高效完成的批量更名工作的。（具體方法見第四章）
四、技術介紹及具體執行方法
什么是批處理技術？批處理（Batch），也稱為批處理腳本。顧名思義，批處理就是對某對象進行批量的處理。批處理文件的擴展名為bat 。目前比較常見的批處理包含兩類：DOS批處理和PS批處理。PS批處理是基于強大的圖片編輯軟件Photoshop的，用來批量處理圖片的腳本;而DOS批處理則是基于DOS命令的，用來自動地批量地執行DOS命令以實現特定操作的腳本。
1.利用批處理技術給將電子照片命名為學生“身份證號碼”的步驟如下：
第一步：創建文件夾“給電子照片批量命名”，并放入文件夾“電子照片原始底片N張”和EXCEL表“電大某年圖片采集拍攝序號名單N人.xls”，如圖1所示：
圖1
第二步：在“電大某年圖片采集拍攝序號名單N人.xls”電子表格中創建“批量命名指令”列，并在單元格K2中輸入公式“=”ren IMG_”&A2&”.JPG “&D2&”.jpg””，拖拽K2右下角復制單元格公式即得K2列數據，如圖2所示：
圖2
第三步：將“批量命名指令”列數據自K2起復制粘貼到新創建的TXT文本文件中，并另存為“電子照片批量命名程序.bat”至路徑“電子照片原始底片N張”文件夾中，如圖3所示：
圖3
第四步：在“電子照片原始底片N張”文件夾中雙擊“電子照片批量命名程序.bat”，即完成電子照片的批量命名，如圖4所示：
圖4
2.利用批處理技術將名為身份證號的電子照片更名為“姓名+電子注冊號”的步驟如下：
第一步：創建文件夾“電子照片批量更名”，并放入文件夾“網站圖像更新電子照片N張”和EXCEL表“網站圖像信息更新表.xls”，如圖5所示。
圖5
圖6
圖7
第二步：在“網站圖像信息更新表.xls”電子表格中創建“批量改名指令”列，并在單元格J4中輸入公式“=”ren “&C4&”.jpg “&B4&F4&”.jpg””，拖拽J4右下角復制單元格公式即得J4列數據，如圖6所示。
第三步：將“批量改名指令”列自J4起復制粘貼到新創建的TXT文本文件中，并另存為“電子照片批量更名程序.bat”至路徑“網站圖像更新電子照片N張”文件夾中，如圖7所示。
第四步：在“網站圖像更新電子照片N張”文件夾中雙擊“電子照片批量更名程序.bat”，即完成電子照片的批量更名，如圖8所示。
圖8
五、結束語
開放教育隸屬成人教育，學生大部分都是有工作的成年人，空閑時間不多，也很難組織學生在學校集中辦理某些行政手續，這就要求我們學籍管理人員要盡可能的利用簡約快捷高效且低風險的最佳方法來完成各項服務學生的工作。上文中僅為信息技術在學籍管理中很小的一個環節但又是關乎學生切身利益的非常重要的一個環節的應用小技巧。它不僅能提高辦證工作的效率，更加能夠提高學生服務工作的質量。將傳統方法需要幾個工作日上百學生參與才能完成的事情，優化到只需要幾個小時一個人就能很好的完成，這讓筆者深刻的感受到了計算機信息處理技術的奧妙無窮，也將繼續在管理實踐中去探索更多行之有效的好方法。
參考文獻
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