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隨著社會的進步，諸如經濟和科學技術的各種發展。在這種情況下，公共機構的發展也有更高的要求，需要進行改革以面對特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務之一。當前，我國事業單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務還沒有趕上時代的發展，因此，應進行相關工作，以適應事業單位檔案管理工作。我們需要改革和創新，要與時俱進。
事業單位的文件管理是事業單位管理系統中的重要系統，它包括事業單位的發展過程和相關功能的演進，是最可靠的記錄。它對機構是不可見的。信息時代的到來反映了公共機構管理的缺陷。沒有管理利益，我們就無法很好地適應時代的發展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進行必要的改革和創新。只有這樣，機構單位才能在未來發展。
一、存在的問題
（一）事業單位檔案管理工作屬于被動狀態
長期以來，公共機構的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動管理的狀態。這種情況使工作人員始終不知道特別是數據收集的重要性。在相關的文件管理機制不完整的情況下，許多有價值的信息將無法正確處理和存儲。對數據收集工作的跟蹤不足會導致直接分發已歸檔的文件數據，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。
（二）檔案管理技術不足
由于信息時代的影響，許多公共機構都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統的文件管理方法仍然存在。這是因為管理員不接受電子文件管理的新事物并且沒有接受專門的培訓，并且似乎推遲了實際使用，并且無法展示電子文件管理的優點。管理技術水平仍然較低。
（三）檔案管理缺乏專門的負責人
公共機構中的文件管理是一項分散的任務，并且由于沒有專門的部門或負責人，因此通常是另一部門的兼職工作，這是兼職情況，對管理文件系統沒有用處。主要原因是一方面缺乏員工專業知識，另一方面缺乏專業的文件管理技能，這直接導致效率低下的文件管理任務，從而影響整體文件管理的質量。
（四）對檔案管理工作的認識不足
實際上，科學的檔案管理可以大大提高公共機構的發展速度和工作效率，但是由于其固有的知識，公共機構長期以來一直能夠將其所有工作集中在業務服務上。它是他們沒有從事相關工作所需的知識，也不了解文件管理的重要性。基于對文件管理工作的理解，大多數公共機構的工作人員都認為文件管理不能給部門帶來直接的好處。因此，這種獨特的概念和誤解導致了公共部門在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒有監督和執行的情況下，文件管理器實際上并沒有按照文件管理的相關規則來收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財產、材料等缺乏可靠的保護，這限制了檔案管理的發展。
（五）管理人員的專業素質不高
文件管理是一項專業而系統的管理任務，需要具備文件管理方面的專業知識，但基本素質是謹慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機構中的檔案管理員推遲了工作，或者是因為他們基本上有多個工作，或者是因為他們的薪水很低，在這種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經驗和其他人教的基本工作方法，而沒有專門的文件管理知識，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過程。
（六）檔案管理手段不科學
在信息技術不斷發展下，基于計算機信息技術的文件管理系統開始在公共機構中得到廣泛使用。但是，在加速使用計算機信息技術的同時，各種公共機構不允許同步發展電子文件管理來容納電子文件管理專業人員，計算機，軟件和文件管理任務。硬件設備不足，無法運行。該系統缺乏實際文件管理的科學性質，因為作業的文件管理器不知道如何應用它，并且許多高級系統沒有得到充分有效的使用。
二、改革內容
公共機構的檔案管理必須遵循某些系統建設原則。換句話說，您需要明確職責，增強靈活和標準化的結構，并專注于動態和靜態的結合。事業單位檔案管理信息化改革的內容主要有以下幾個方面。
（一）數字化檔案管理模式的建設
當前，典型的數字技術包括數字加密技術，數據庫技術，掃描技術和身份認證技術，通過數字技術將文件信息數據轉換為數字文件信息可以有效地更新信息數據。作為公共機構的重要無形資產，檔案數字化建設可以有效地創造條件，實現單位的社會效益。
（二）體系化檔案管理模式的建設
公共部門中檔案管理的信息化是一個系統的過程，這與傳統的檔案管理模型不同，傳統的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門集成和集成以及內部流程集成?；跀祿杉夹g，數據庫機制，數據融合技術等，我們有效地增強了信息數據的多功能性和兼容性。
（三）互動化檔案管理模式的建設
在傳統的檔案管理中，每個檔案信息僅對應一條信息，并且缺乏交互性。該機構的檔案管理信息管理系統增強了信息的交互性，對提高服務質量和優化系統具有積極的作用。
三、改革創新的措施
在新情況下，公共部門檔案管理實踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴重影響了公共部門檔案管理實踐的發展以及公共部門機構的長期發展。它也會產生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機構文件。根據行政工作的要求，進行相應的改革，運用新技術，新觀念，完善事業單位檔案管理制度，使事業單位檔案管理真正發揮作用。
（一）提高對檔案管理的重視程度
檔案業務是機構開展各項業務的重要基礎。為了使機構能夠實現長期運作，有可能顯著提高整體運作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監視單位負責人，員工以及各種工作流程，以進行后續工作評估，決策和補救。實施提供了重要依據。該機構加強對檔案管理人員的教育，定期進行業務知識培訓，根據檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機構高級檔案管理工作的經驗。我們需要不斷增強我們的責任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢，逐步完善自己的工作，引導檔案管理工作向規范化和科學化方向發展。
（二）利用信息管理手段來擴大檔案服務內容
信息時代的到來為公共機構的管理帶來了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機構必須順應時展的要求，充分利用信息管理方法，對檔案管理進行改革創新。基于信息的檔案管理需要由信息技術管理的完整的基于信息的管理。這可以通過幾種方式來完成。用于文件管理任務的服務模式，為每個實施鏈接制定詳細的計劃，在總體方向上制定實施計劃，并確保根據計劃執行文件管理服務任務。設立專門網站該網站旨在使公共機構的文件管理能夠為人們提供方便快捷的服務。確切地說，公共機構通過本網站向公眾提供相關服務。特別是，查詢相關檔案和材料更加方便快捷，通過有效提高公共機構檔案管理工作效率，我們提供了支持社會發展的服務。建立電子文件管理系統，以數字方式收集和整理文件。這不僅可以及時收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時地運行，從而提供適當的文件數據存儲和共享。
（三）重視檔案管理人才的培養
商應注意檔案管理?？梢哉f，檔案管理是機構發展的最基本部分。應注意檔案管理的水平，因為它會影響整個機構的工作效率和工作質量。商只有充分了解文件管理對各種任務的影響，才能更好地管理文件管理。這里設置了專門的文件管理部門，以組織和存檔整個機構內生成的所有數據。公共授權文件管理任務必須由專業人員執行。也就是說，您必須退出其他部門人員的兼職文件管理模式。準確地說，該機構應注意檔案管理員的相關培訓，因為檔案管理員的專業素質和工作能力直接影響檔案管理的效率和質量。機構在選擇檔案管理人員時要注意工作態度，有意識地引導他們規范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對應的崗位管理制度，確保在科學指導下完成所有檔案管理工作。該機構將為檔案館工作人員提供盡可能多的專業培訓機會，實際上將提高專業水平，并使用各種信息技術使該機構的檔案館管理更加規范和科學?？隙ㄊ怯行У卮龠M了在公共機構中使用文件管理服務的過程。
（四）完善檔案管理方法
公共事業單位檔案管理改革的目的不僅在于實施，還在于改變管理方式，特別是各部門的領導和管理者要起領導作用，遵守嚴格的規章制度，實行檔案管理。應該加強。管理員管理嚴格地處理文件管理任務。在檔案管理部門，員工具有服務意識和創新意識，積極執行檔案管理，為需要檔案服務的人員提供熱情周到的服務，并結合了最新的信息技術來進行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項長期的工作。信息化應該集成到日常文件管理中。相關工作人員需要具有計算機的基本知識和文件管理知識，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進技術。
（五）提高檔案信息利用率
“國培計劃”示范性集中培訓項目管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強“國培計劃”示范性集中培訓項目（以下簡稱：示范性集中培訓項目）管理，根據《教育部財政部關于實施中小學教師國家級教師培訓計劃的通知》（教師〔2010〕4號）和國家有關規章制度，制定本辦法。
第二條 示范性集中培訓項目的目標任務是：通過對全國中小學、幼兒園骨干教師和教師培訓者的集中培訓，培養一批“種子”教師，引領和推動“國培計劃”中西部農村中小學骨干教師培訓項目和幼兒園教師培訓項目以及各地教師培訓工作的開展。
第三條 示范性集中培訓項目由中央財政專項經費支持，教育部、財政部組織實施。
第二章 培訓對象
第四條 示范性集中培訓項目的培訓對象為全國中小學和幼兒園骨干教師、骨干班主任教師及骨干教師培訓者等。
第五條 示范性集中培訓項目的參訓教師原則上應具備高級職務，年齡一般不超過50歲。
第三章 培訓內容
第六條 示范性集中培訓項目的培訓內容，按照《教育部關于印發〈幼兒園教師專業標準（試行）〉、〈小學教師專業標準（試行）〉和〈中學教師專業標準（試行）〉的通知》（教師〔2012〕1號）要求和國家相關規定，結合教師專業發展的需求確定。
第七條 培訓任務承擔機構應根據《教育部辦公廳關于實施〈“國培計劃”課程標準（試行）〉的通知》（教師廳函〔2012〕5號）要求，科學設計培訓課程內容，以問題為中心，以案例為載體，實施主題式培訓，為學員提供具有針對性和實效性的培訓，提升教師教育教學能力，促進教師專業發展。
第四章 培訓機構
第八條 教育部評審認定示范性集中培訓項目培訓院校（機構）資質，并根據培訓績效和項目需要對具備資質的院校（機構）進行動態調整。
第九條 示范性集中培訓項目通過招投標方式，由教育部擇優遴選具備資質的院校（機構）承擔培訓任務。
第五章 學員選派
第十條 省級教育部門根據教育部下達的年度培訓名額和培訓對象條件要求，推薦參訓學員，優先選派承擔中西部農村中小學骨干教師培訓項目和幼兒園教師培訓項目及本地教師培訓任務的骨干教師。
第十一條 參訓學員選派應按照“公開、公平、公正”的原則，采取教師申請、學校推薦、省級教育部門審核的程序進行。省級教育部門要充分考慮學員地域分布均衡性，原則上參加過示范性集中培訓項目的教師3年內不再推薦參加同類項目。
第十二條 省級教育部門要通過“國培計劃”網站（），及時報送參訓學員信息。教育部將對各省報送的學員信息進行審核，對不符合條件的學員，取消參訓資格，并網上通報。參訓學員資格認定后，培訓任務承擔機構要會同省級教育部門通知學員按時參訓。教育部、財政部將根據各省報送的學員信息質量、學習效果等因素，核定下一年度培訓名額。
第六章 培訓管理
第十三條 培訓任務承擔機構要認真做好培訓需求調研，科學研制培訓實施方案。
第十四條 示范性集中培訓項目實行首席專家制，首席專家負責培訓方案研制、統籌指導等工作，原則上為培訓任務承擔機構人員。培訓任務承擔機構要根據項目要求，遴選熟悉中小學、幼兒園教育實際的學科專家和一線優秀教師、教研員，組建培訓專家團隊，原則上省域外專家不少于35%，一線優秀教師、教研員不少于50%。
第十五條 培訓任務承擔機構要充分利用“國培計劃”資源庫，整合優質資源，同時注重培訓過程中產生的資源的開發和利用，擇優遴選生成性資源參加“國培計劃”資源評審，原則上每學科（領域）報送資源不少于1件。
第十六條 培訓任務承擔機構要注重培訓方式方法創新，采取參與式、研討式、案例式、情境式、體驗式等多種方式，將專題學習與現場觀摩實踐相結合，注重學員參與，充分調動學員學習的主動性和積極性，增強培訓的針對性和實效性。
第十七條 培訓任務承擔機構要為學員提供良好的培訓場所、培訓設備、食宿條件等，為學員培訓期間的學習生活和實踐提供保障。
第十八條 培訓任務承擔機構要加強對培訓過程的監管，制定教師考核、學員評價等相關制度，確保培訓質量。
第十九條 培訓任務承擔機構要有效利用遠程教育平臺和現代教育技術手段，采取課題合作研究、跟蹤指導等手段，做好學員訓后服務。原則上訓后跟蹤服務期不少于3個月。
第七章 職責分工
第二十條 教育部、財政部負責示范性集中培訓項目的總體規劃、統籌管理和績效考核等工作。成立“國培計劃”專家委員會，負責研制相關標準，進行項目指導、咨詢和評估工作?！皣嘤媱潯敝行W骨干教師培訓項目執行辦公室負責項目組織實施的具體協調和管理工作，利用“國培計劃”網站和項目信息管理系統進行信息收集、整理、和支持服務工作。
第二十一條 省級教育部門負責學員選派和管理工作。要將學員學習情況與其考核獎勵掛鉤，采取有效措施，發揮學員“種子”教師的輻射帶動作用。
第二十二條 培訓任務承擔機構成立項目領導小組，主要負責人主管“國培計劃”實施工作，指定項目統籌管理部門，組織協調教師教育水平較高的院（系、所）或部門承擔培訓任務，完善項目內部管理機制，建立健全項目管理制度，確保項目順利實施。
第八章 績效考核
第二十三條 教育部、財政部負責項目績效考核工作，采取網絡匿名評估、專家實地考察評估和第三方評估等方式對培訓承擔機構工作績效進行考核?？冃Э己藘热葜饕ㄅ嘤枌嵤┓桨笀绦星闆r、學員滿意度、培訓效果、經費使用管理情況等。考核結果將及時反饋培訓任務承擔機構，并作為資質調整、任務分配的重要依據。
第二十四條 培訓任務承擔機構要按照項目實施相關要求，認真做好績效自評工作，并于每年12月底前向教育部報送績效評估報告、學員評價表等總結材料。
第九章 經費管理
第二十五條 示范性集中培訓項目經費，主要用于支付培訓期間發生的住宿費、交通費、專家勞務費、教學資源費、場地設備租用費和宣傳費。培訓任務承擔機構須按要求編制項目預決算，教育部分期將項目經費撥付到培訓任務承擔機構。
第二十六條 教育部、財政部對培訓任務承擔機構的項目實施、預算執行、資金使用效益和財務管理等情況進行不定期抽查或專項監督檢查。檢查結果將作為調整項目預算安排和核撥經費的重要依據，并作為以后年度審定“國培計劃”項目承擔任務的重要依據。
第二十七條 培訓任務承擔機構要加強對培訓經費的管理，確保專款專用。要嚴格遵守國家財經紀律，自覺接受財政、教育、審計、監察等有關部門的監督和檢查，發現問題，及時糾正。對于違規違紀問題，按照《財政違法行為處罰處分條例》（國務院令第427號）有關規定執行。
第十章 附 則
第二十八條 本辦法由教育部、財政部負責解釋。
第二十九條 本辦法自公布之日起執行。
附件2
“國培計劃”示范性遠程培訓項目管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強“國培計劃”示范性遠程培訓項目（以下簡稱：示范性遠程培訓項目）管理，根據《教育部財政部關于實施中小學教師國家級培訓計劃的通知》（教師〔2010〕4號）和國家有關規章制度，制定本辦法。
第二條 示范性遠程培訓項目的目標任務是：通過對全國中小學、幼兒園骨干教師和教師培訓者的遠程培訓，培養一批“種子”教師，開發優質課程資源，引領和推動“國培計劃”中西部農村中小學骨干教師培訓項目和幼兒園教師培訓項目以及各地教師培訓工作的開展。
第三條 示范性遠程培訓項目由中央財政專項經費支持，教育部、財政部組織實施。
第二章 培訓機構
第四條 教育部通過專家評審確定遠程培訓項目培訓院校（機構）資質，并根據培訓績效和項目需要對具備資質的院校（機構）進行動態調整。
第五條 示范性遠程培訓項目采取招投標方式，擇優遴選具備資質的院校（機構）承擔培訓任務。
第六條 培訓任務承擔機構要按照示范性遠程培訓項目要求，做好培訓專家團隊組建、培訓課程資源開發、骨干培訓者集中培訓、遠程教學與輔導、學員學習支持服務等環節的工作。
第三章 學員選派
第七條 省級教育部門根據教育部下達的年度培訓名額和培訓對象條件要求，推薦骨干培訓者和參訓學員。
骨干培訓者要遴選教育技術能力較強的骨干教師或優秀教研員，年齡原則上不超過45歲。
參訓學員選派要按照“公開”、“公平”、“公正”的原則，采取教師申請、學校推薦、省級教育部門審核的方式進行。省級教育部門要充分考慮學員地域分布均衡性。
第八條 省級教育部門要通過“國培計劃”遠程培訓監測與管理平臺（），及時報送骨干培訓者和參訓學員信息。教育部將對各省報送的學員信息進行審核，對不符合條件的學員，取消參訓資格，并網上通報。參訓學員資格認定后，培訓任務承擔機構要會同省級教育部門通知學員按時注冊和學習。教育部、財政部將根據各省報送的學員信息質量、學習效果等因素，核定下一年度培訓名額。
第四章 課程資源
第九條 培訓任務承擔機構要按照《教育部關于印發〈幼兒園教師專業標準（試行）〉、〈小學教師專業標準（試行）〉和〈中學教師專業標準（試行）〉的通知》（教師〔2012〕1號）和《教育部辦公廳關于實施〈“國培計劃”課程標準（試行）〉的通知》（教師廳函〔2012〕5號）要求和國家相關規定，科學設計培訓課程內容，開發建設課程資源。
第十條 培訓任務承擔機構應按照模塊或專題設計課程內容，應包含專家授課、文本解讀、案例分析、研討主題、學員作業等。視頻與文本課程、必修與選修課程要搭配合理。視頻課程（包括專家講座和案例）學時原則上不少于培訓總學時的50%。
第十一條 培訓任務承擔機構要擇優報送課程資源參加“國培計劃”資源評審，原則上每學科（領域）報送資源不少于1件。各機構提交的課程資源數量和質量將作為績效考評的重要依據。
第五章 教學與輔導管理
第十二條 培訓任務承擔機構要認真做好培訓需求調研，科學研制培訓實施方案。
第十三條 示范性遠程培訓項目實行首席專家制，首席專家負責培訓方案研制、統籌指導等工作，原則上為培訓任務承擔機構人員。培訓任務承擔機構要根據項目要求，遴選熟悉中小學、幼兒園教育實際的學科專家和一線優秀教師、教研員，組建培訓專家團隊，負責培訓方案設計、課程資源開發、骨干培訓者培訓、教學引領、集中輔導答疑、培訓簡報編發等工作。原則上按生師比不高于500∶1配備，每學科（領域）團隊成員原則上不少于10人，省域外專家原則上不少于35%，一線優秀教師、教研員原則上不少于50%。
第十四條 省級教育部門要統籌指導市（地）、縣級教育部門遴選骨干培訓者，組建地方輔導教師團隊，按生師比不高于100∶1配備。地方輔導教師團隊負責網絡班級的教務管理、研討組織、輔導答疑、作業批改、班級簡報編發等工作。
第六章 骨干培訓者集中培訓
第十五條 培訓任務承擔機構負責對骨干培訓者進行不少于30學時的集中培訓。培訓內容包括：解讀培訓方案和學科培訓主要內容；講解網絡平臺功能與操作流程，包括平臺注冊、在線學習、交流研討、簡報制作、作業提交及評價等環節的操作方法；講授遠程培訓學員管理的職責與技能等。
第十六條 培訓任務承擔機構要采取專家講授、研討交流、操作演練等方式開展培訓。培訓期間應組織不少于3學時的網上操作演練，特別是在遠程培訓開始前，應安排不少于1次的遠程演練。培訓結束后，各機構須向教育部提交不少于1期的集中培訓工作簡報。
第七章 遠程教學與輔導
第十七條 培訓任務承擔機構要組織教學專家團隊認真做好遠程培訓的教學引領工作。實施專家在線值班制度，原則上每天安排不少于3名專家值班，引領學員交流，包括主題研討、作業點評等方面。定期開展集中輔導答疑，原則上每10學時不少于1次，要利用視頻、音頻等手段，核心專家須全程參與。編寫培訓簡報，原則上平均每10學時不少于1期，反映學習效果，解答學員關注的共性和重難點問題，點評優秀作業，引領下階段學習等。
第十八條 培訓任務承擔機構會同省級教育部門組建網絡班級開展教學，原則上每班不超過100人。地方輔導教師團隊負責網絡培訓班級的教學管理工作，組織學員按進度學習、參加集中輔導答疑，進行班內交流研討等；解答學員疑問，評閱學員作業并推薦優秀作業，推薦比例原則上不超過10%；編發班級培訓簡報，原則上平均每10學時不少于1期。培訓任務承擔機構要建立教學專家團隊與地方輔導教師的交流協作機制。
第八章 技術支持與服務
第十九條 培訓任務承擔機構的遠程培訓平臺，要為教學專家團隊、地方輔導教師團隊、參訓學員等提供課程學習、教學引領、輔導答疑、互動交流、培訓簡報、作業評價、問卷調查等方面支持。原則上要具備視音頻雙向互動交流答疑功能；要提供項目主頁、區域主頁、學科主頁、班級主頁和個人主頁等多種主頁，便于遠程培訓管理；要提供平臺操作手冊。
第二十條 遠程培訓平臺要監控學員學習過程，加強信息監測與反饋管理功能，及時反饋學員注冊、學習過程和培訓效果等信息。
第二十一條 培訓任務承擔機構要配備專職管理和技術服務團隊，設立服務熱線，及時解決問題；要建立健全管理制度，規范服務流程；定期向教育部和各省級教育部門報送培訓工作監測報告，原則上每周不少于1期。
第九章 職責分工
第二十二條 教育部、財政部負責示范性遠程培訓項目的總體規劃、統籌管理和績效考核等工作。成立“國培計劃”專家委員會，負責研制相關標準和審核課程資源，進行項目指導、咨詢和評估工作?！皣嘤媱潯敝行W教師遠程培訓項目執行辦公室負責項目組織實施的具體協調和管理工作，利用“國培計劃”遠程培訓監測與管理平臺進行信息收集、整理、和支持服務工作。
第二十三條 省級教育部門負責學員選派和管理工作，對項目實施工作進行指導、監管、評估，并按時報送工作簡報和培訓總結報告。
第二十四條 市（地）和縣級教育部門負責本地項目組織管理工作，主要職責包括管理地方輔導教師團隊的工作和參訓學員的學習；協調有關部門，整合資源，為學員提供良好的學習環境和條件；做好本地項目的總結評優工作；將參訓學員學習情況納入教師考核。
第二十五條 培訓任務承擔機構要按照項目實施相關要求，組建教學專家、管理與技術服務團隊，認真做好教學指導、技術支持與服務工作；會同各地教育部門做好地方輔導教師團隊的管理工作；建立學員學習檔案，對參訓學員學習情況進行全面評價。
第十章 績效考核
第二十六條 教育部、財政部負責項目績效考核工作，采取網絡匿名評估、專家實地考察和第三方評估相結合的方式對培訓任務承擔機構工作績效進行考核?？冃Э己藘热葜饕ㄅ嘤枌嵤┓桨笀绦星闆r、學員滿意度、培訓效果、經費使用管理情況等?？己私Y果將及時反饋培訓任務承擔機構，并作為資質調整、任務分配的重要依據。
第二十七條 培訓任務承擔機構要按照國家相關要求，認真做好培訓績效自評工作，并向教育部、財政部報送培訓績效評估報告、學員評價表等總結材料。
第十一章 經費管理
第二十八條 示范性遠程培訓項目經費，主要用于支付培訓期間發生的住宿費、交通費、專家勞務費、教學資源費、場地設備租用費和宣傳費。培訓任務承擔機構須按要求編制項目預決算，教育部分期將項目經費撥付至培訓任務承擔機構。
第二十九條 教育部、財政部對培訓任務承擔機構的項目實施、預算執行、資金使用效益和財務管理等情況進行不定期抽查或專項監督檢查。檢查結果將作為調整項目預算安排和核撥經費的重要依據，并作為以后年度審定“國培計劃”項目承擔任務的重要依據。
第三十條 培訓任務承擔機構要加強對培訓經費的管理，確保?？顚Ｓ?。要嚴格遵守國家財經紀律，自覺接受財政、教育、審計、監察等有關部門的監督和檢查，發現問題，及時糾正。對于違規違紀問題，按照《財政違法行為處罰處分條例》（國務院令第427號）有關規定執行。
第十二章 附 則
第三十一條 本辦法由教育部、財政部負責解釋和修訂。
第三十二條 本辦法自公布之日起執行。
附件3
“國培計劃”中西部農村中小學
骨干教師培訓項目和幼兒園教師培訓項目管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強“國培計劃”中西部農村中小學骨干教師培訓項目（以下簡稱：中西部項目）和幼兒園教師培訓項目（以下簡稱：幼師國培）管理，依據《教育部財政部關于實施國家級教師培訓計劃的通知》（教師〔2010〕4號）、《教育部財政部關于實施幼兒教師國家級培訓計劃的通知》（教師〔2011〕5號）和國家有關規章制度，制定本辦法。
第二條 中西部項目和幼師國培的主要目標任務是：通過對農村義務教育階段教師和農村幼兒園教師進行有針對性的專業培訓，提高教師教育教學能力和整體素質，引導各地規范教師培訓管理，為義務教育均衡發展和普及學前教育提供師資保障。
第三條 中西部項目和幼師國培由教育部、財政部統籌規劃，安排專項資金支持和引導，省級教育、財政部門負責組織實施。
第二章 培訓對象和模式
第四條 中西部項目分為置換脫產研修、短期集中培訓和遠程培訓三種模式。
（一）置換脫產研修對象為農村義務教育階段具有良好發展潛力的中青年骨干教師，年齡原則上不超過45歲。采取院校集中研修和優質中小學“影子教師”（參訓教師與指導教師如影隨形，全方位參與備課、授課、研課等教育教學全過程，下同）實踐相結合的培訓方式，組織高年級師范生或城鎮教師到農村中小學校頂崗實習或支教，置換出農村骨干教師到具備資質的院校進行3個月左右的脫產研修（院校須組織教師到優質中小學進行不少于1個月的“影子教師”實踐），為農村學校培養一批在深入推進課程改革、實施素質教育和開展教師培訓中發揮輻射帶頭作用的優秀教師。
（二）短期集中培訓對象為農村義務教育階段學校骨干教師。采取集中培訓方式，組織骨干教師到具備資質的院校（機構）進行10～20天的培訓，著力解決農村教師在教育教學中的實際問題，提高教師教育教學水平，促進專業能力發展。
（三）遠程培訓對象為農村義務教育階段學校教師。采取網絡遠程培訓和線下研討實踐相結合的混合培訓方式，遴選具備資質的院校（機構），對教師進行80學時左右的專項培訓，幫助教師解決教育教學中的實際問題，提高教師教育教學水平，培養教師遠程學習的能力，促進優質資源共享。
第五條 幼師國培分為置換脫產研修、短期集中培訓和轉崗教師培訓三種模式。
（一）置換脫產研修對象為農村幼兒園具有良好發展潛力的中青年骨干教師，年齡原則上不超過45歲。采取院校集中研修和優質幼兒園“影子教師”實踐相結合的方式，組織高年級學前教育專業師范生或城鎮幼兒園教師到農村幼兒園頂崗實習或支教，置換出農村幼兒園骨干教師到具備資質的院校進行3個月左右的脫產研修（院校須組織教師到優質幼兒園進行不少于1個月的“影子教師”實踐），為農村培養一批在促進學前教育發展、開展教師培訓中發揮輻射帶頭作用的優秀教師。
（二）短期集中培訓對象為農村幼兒園園長、骨干教師。采取集中培訓方式，組織農村幼兒園園長、骨干教師到具備資質的院校（機構）進行10～20天的集中培訓。項目針對學前教育實踐性、操作性強的特點，以“參與式培訓”為主，重視優質幼兒園觀摩實踐，促使幼兒園教師更新教育觀念，解決教育中的實際問題，提高科學保教能力，促進教師專業發展。
（三）轉崗教師培訓對象為農村幼兒園未從事過學前教育工作的轉崗教師和非學前教育專業的高校畢業生，優先培訓新入職的轉崗教師。以院校集中培訓與優質幼兒園實踐為主，組織轉崗教師和高校畢業生到具備資質的院校（機構）進行120學時左右的集中培訓，可根據需要輔以遠程培訓方式，遠程培訓學時原則上不超過三分之一。幫助教師樹立學前教育專業思想，掌握學前教育基本技能和方法，提高科學保教能力。
第三章 職責分工
第六條 教育部、財政部負責中西部項目和幼師國培的總體規劃、統籌管理和績效考核等工作?！皣嘤媱潯表椖繄绦修k公室負責項目組織協調具體工作。
第七條 省級教育、財政部門負責中西部項目和幼師國培的組織實施工作，根據“國培計劃”總體要求，制訂項目規劃和實施方案，加強組織領導，建立健全項目工作機制，監督檢查項目工作進展情況。
第四章 組織實施
第八條 每年5月，省級教育、財政部門根據教育部、財政部確定的年度工作計劃和專項經費預算，從本地區農村幼兒園和中小學教師隊伍建設實際出發，制訂培訓方案。
采取招投標方式，遴選符合資質條件的院校（機構）承擔培訓任務。要發揮省域內外高水平院校的作用，承擔集中培訓任務的省外院校比例不少于25%。各?。▍^、市）的招投標通知要在“國培計劃”網站（）公布。
第九條 省級教育、財政部門要及時將年度實施方案和招投標結果報送教育部、財政部審核。經審核通過后，按照培訓方案啟動實施培訓工作。
第五章 培訓管理
第十條 省級教育部門要核定承擔中西部項目和幼師國培任務的院校（機構）資質，指導各地遴選優質幼兒園和中小學作為教師實踐基地。
第十一條 各地教育部門要明確參訓學員條件要求，采取教師申請、學校推薦、教育部門審核的方式確定選派教師。要充分考慮學員地域分布均衡性，原則上參加過集中培訓項目的教師3年內不再選派參加同類項目。要加強學員管理，為學員提供必要的學習生活條件。
第十二條 各地教育部門要加強培訓課程管理，按照《教育部關于印發〈幼兒園教師專業標準（試行）〉、〈小學教師專業標準（試行）〉和〈中學教師專業標準（試行）〉的通知》（教師〔2012〕1號）和《教育部辦公廳關于實施〈“國培計劃”課程標準（試行）〉的通知》（教師廳函〔2012〕5號）相關要求，優化課程設置，增強培訓內容的針對性和實效性。
第十三條 各地教育部門要加強教師培訓者隊伍建設，組建專家團隊，設立首席專家，負責方案設計和統籌指導等工作。要優先遴選“國培計劃”專家庫專家，省域外專家原則上不少于35%，一線優秀教師、教研員不少于50%。
第十四條 省級教育部門要加強培訓課程資源整合，根據“國培計劃”課程標準要求，開發建設新資源，加工利用生成性資源，充分利用“國培計劃”資源庫，促進優質資源共建共享。
第六章 績效考核
第十五條 教育部、財政部采取網絡匿名評估、專家實地考察評估和第三方評估相結合的方式對各?。▍^、市）項目實施工作進行考核，考核結果將作為中央專項經費分配的重要依據。
第十六條 省級教育、財政部門要加強自我評價和對培訓任務承擔機構的績效考核，要將考核結果作為資質調整、任務分配的重要依據。各?。▍^、市）要于每年12月底前向教育部、財政部報送項目實施工作總結，主要包括：省級教育行政部門和培訓任務承擔機構培訓工作簡報（每單位不少于5期）、績效考評報告、學員信息統計表等，績效考評報告須報送文本及電子版，其他材料報送電子版。
第七章 經費管理
第十七條 中央財政安排專項經費，支持中西部項目和幼師國培實施，主要用于支付培訓期間發生的住宿費、交通費、專家勞務費、教學資源費、場地設備租用費。財政部、教育部根據各?。▍^、市）農村中小學和幼兒園教師數、項目績效評價結果、省級教師培訓經費投入力度等因素核定年度專項資金預算。
第十八條 農村中小學教師外出參加培訓的交通費，按照《財政部教育部關于印發〈農村中小學公用經費支出管理暫行辦法〉的通知》（財教〔2006〕5號）有關規定，從學校公用經費中列支。
第十九條 培訓任務承擔機構要按照有關要求，向省級財政、教育部門提出撥付經費申請，經審核通過后，由省級財政部門將項目經費撥付至培訓任務承擔機構。
第二十條 培訓任務承擔機構要建立健全內部管理制度，將專項經費納入單位財務統一管理，單獨核算，?？顚Ｓ?，自覺接受財政、教育、審計、監察等部門的監督檢查。
第二十一條 省級教育、財政部門要加強專項經費使用管理，對培訓任務承擔機構預算執行、經費使用和財務管理等情況進行監督檢查。對于違規違紀行為，按照《財政違法行為處罰處分條例》（國務院令第427號）有關規定執行。
第二十二條 教育部、財政部對各地專項經費使用管理情況進行不定期抽查或專項檢查，檢查結果作為下一年度預算安排的重要依據。
引言
隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，政府辦公平臺、業務系統及政府網站等快速普及和推廣，電子文件呈現快速增長和廣泛普及之勢，已成為數字時代人類活動的主要記錄，給政治、經濟、文化和社會生活帶來廣泛而深遠的影響。電子文件是指能被計算機系統識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳輸數字代碼序列。如何科學規范地做好電子文件管理工作，保證電子文件的真實、完整、可用、安全成為信息時代必須解決的一個重要課題。
1 電子文件管理中存在的問題
電子文件產生、流轉、存儲環境的技術特點和管理不利致使電子文件比其他任何載體形態的文件都更加脆弱?，F在的電子文件管理存在以下一些問題。
1.1 電子文件管理制度不建全
由于對電子文件管理的重要性認識不足，以及管理不科學、不規范等問題直接影響電子文件的長期保存和有效利用。因相關法規制度不健全、電子文件數據不完整等原因，其自身生成的電子文件無法獨立發揮文件的功效；缺乏真實性保障的電子文件并不能行使文件的功能，無法成為人們處理各種事務的有效工具和可靠依據。
1.2 電子文件缺乏全過程管理系統
現有的電子文件管理系統還不能做到對電子文件的全過程管理，部分數據庫文件、電子郵件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件、網頁文件等類型的電子文件沒有采用任何有效措施存留，或一些留存下來的電子文件因管理不善也已無法讀取。電子文件形成初期的元數據格式沒有統一的標準，現有系統各環節的安全審計功能不足，沒有形成電子文件管理關鍵技術標準。獨立開發的各系統間缺乏交互，數據不能互通、功能不便調用。
1.3 電子文件缺乏完善的安全保障體系
網絡化在帶來信息共享、節約資源等優越性的同時也相應地帶來了信息利用方面的安全性問題。伴隨著信息網絡的發展，病毒與黑客泛濫，電子文件的安全受到進一步威脅。電子文件感染病毒、丟失、損壞、被篡改等安全問題時有發生。如何維護電子文件的真實性、可靠性、完整性、可用性，為電子文件管理系統建立安全保障體系，制定安全策略，已成為目前亟待解決的問題。
2 電子文件管理的改進建議
電子文件管理急需頂層設計、全面規劃和集中控制，以頂層設計帶動整體規劃，以國家戰略帶動全面發展。應在保證信息安全的基礎上，形成完善的電子文件管理制度，規范元數據格式標準，實現電子文件的全過程規范化管理。針對電子文件管理中存在的問題，建議如下。
2.1 制定完善電子文件管理制度規范，并形成監督機制
從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰略的基本框架。一是制定統一的元數據格式標準，從數據入口統一規范管理。二是制定完善電子文件的形成、辦理、交換、存儲、歸檔、移交、保管、利用、處置等方面的管理規范；三是制定電子文件管理的系統建設制度、設備的管理制度、人員管理制度、操作規程管理制度、文件利用管理規定、信息利用違章審計查處等。制定具有較強的針對性、操作性的規范標準，以便在實際工作中有法可依、有章可循。
2.2 完成對電子文件全過程管理平臺的建設
現有的電子文件管理系統急需資源整合，以實現電子文件的全過程管理。一是抓電子文件管理入口系統建設，進一步規范電子文件元數據入口。二是抓電子文件流轉系統建設，保證系統數據清晰、完整、有效。三是抓電子文件管理出口系統建設，保證歸檔數據完整、有效且能長期保存方便讀取。四是抓緊完成電子文件管理系統的結構轉變，使辦公系統與各信息系統平臺能進行數據交換和功能交互。
2.3 抓緊完善電子文件管理系統信息安全建設
安全建設是從多方面入手建立一個涵蓋信息安全各個層面的立體防護體系。一是建立全面的電子文件信息安全監測系統，包括病毒檢測、入侵檢測、網絡漏洞檢測、網絡監控等功能。二是電子文件管理網絡系統的安全隔離工作，部分辦公系統應運行在專網上與互聯網物理隔離。三是建立電子文件備份機制應對安全領域突發事件，防止系統發生故障時文件的丟失。四是加強身份認證、授權管理、安全審計等功能，保證數據安全保密性，完善系統的安全可靠性。
2.4 強化人才隊伍建設
開展電子文件管理也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。加強電子文件管理的全員培訓，制定電子文件管理培訓計劃，依托各類教育培訓機構開展電子文件管理知識與技能培訓，充分地調動人的積極性、主動性和創造性，培養即懂技術又懂業務的適應時展需求的專業化隊伍。
綜上所述，電子文件管理需通過國家戰略的頂層設計，以制度為保障，全過程管理平臺為具體手段，安全建設為輔助，以人才為本，形成全面規劃、集中控制的全過程規范化管理。
參考文獻
國際檔案界共同關注的熱點問題可以從分析以下一些信息得出:英國、澳大利亞、加拿大和美國等國家檔案工作者協會2(X刃、2001、2002、2003年已經舉辦或將要舉辦的檔案學術年會議題;歐洲國家2002年5月在西班牙召開的“電子信息的保護與利用:最優化管理的實踐和解決辦法”國際會議的議題;20(X〕年已經舉辦的第十四界國際檔案大會的主要議題及與會者發言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國際檔案大會的主題“檔案、記憶與知識”;代表性檔案國際學術刊物1999年以來發表的學術論文主題。分析表明，近年來國際檔案界對檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關注的問題而言，可以歸納為以下5個方面:
1.數字檔案的保護:研究數字環境下檔案的形成、維護及利用，數字檔案保護的程序，實踐經驗，安全與質量保證，長久可獲取性，數字檔案保護的檔案觀，數字簽字的使用及問題等;
2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護與利用，檔案化電子文件系統的建立，真實性電子文件長久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓，電子文件管理的責任，元數據標準、模式及要求的使用和實施等;
3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國際標準與國家標準，與電子著錄信息標準和圖書著錄標準的關系，檔案著錄的數據結構標準如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數據內容標準如國際檔案理事會的《檔案著錄通用標準ISAD(G)》和《機構、個人和家庭檔案規范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國的《檔案、個人信件和手稿的著錄APPM》，英國的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規程RAD》等:
4.檔案的鑒定:研究檔案鑒定的方法、準則和技術，目前被國際檔案界公認的檔案鑒定方法有美國的檔案記錄戰略，加拿大的宏觀鑒定方法、歐洲國家的職能鑒定方法、國際項目InterPARES針對電子文件的真實性鑒定方法等;
5.檔案的利用:研究公共檔案信息利用的內容，檔案信息的真實性和智能控制，檔案信息內容的管理及服務，建立和維護易于檢索的檔案利用系統，自動標引技術，檔案的數字編目及數字化檢索工具，檔案利用的法律、版權、隱私、保密、自由利用與平等利用問題及其解決辦法等。
(二)、檔案管理的未來發展方向
檔案管理的國際學術研究現狀及研究成果揭示，世界各國的檔案管理正朝著以下3個方向發展。
1.文件與檔案信息管理的國際化與標準化
隨著電子、數字和通訊技術的全球化普及，國家與國家間的電子政務和電子商務活動日益頻繁，文件與檔案的國際間合作與交流越來越多，文件與檔案管理與利用的國際化與標準化趨勢越來越明顯，也越來越重要。目前在文件和檔案的管理與利用方面已經出版了兩個方面的國際標準:檔案著錄:為了促進檔案的國際化交流和信息資源共享，目前在檔案著錄方面國際檔案理事會已于1999年出版了((檔案著錄通用標準IsAD(G)》，并于2《XX)年出版了《機構、個人和家庭檔案規范文件的著錄ISAAR(CPF)》，在檔案內容著錄的原則、要求、方法和著錄的基本元素等方面形成了國際規范;文件管理:2001年10月150國際標準化組織出版了世上第一個文件管理國際標準150154893，對真實、可靠、完整和長久可利用活動記錄的規范化形成、管理、保管與利用提出了最優化管理的要求、方法與技術指南。世界上許多國家的專家學者都在為真實性電子文件的長久利用、元數據標準、電子文件的法律認可、檔案資源的共享等問題開展國際間的合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規范。文件與檔案信息管理的國際標準為文件與檔案管理的質量檢驗與國際認可提供了最優化評估的準則，是機構文件和檔案是否采用國際先進經驗及其機構業務是否管理高效、機構服務是否用戶滿意和具有誠信的重要標志。
2.文件、檔案、信息、知識管理的集成化與合作化
隨著知識經濟時代的到來，檔案管理與文件管理、圖書管理、信息管理和博物管理的關系越來越密切，知識管理強調用戶至上，強調知識的積累、共享和交流，強調知識產品的輸出，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念，管理目標，管理的社會服務功能、管理過程與管理方法及管理技術等方面都存在許多相似之處，知識管理思想和數字技術手段使得各種信息資源的集成管理與集成化服務成為了可能。為此檔案工作者需要采用合作與伙伴關系，與政府機構、信息中心、圖書館，博物館等合作共同挖掘檔案在電子政務與電子商務服務，在社會化教育與信息化服務，在休閑社會文化建設等方面的社會服務功能，共同關注檔案管理與其形成者、主要用戶、投資者、未來可能的受益者及與機構、社區、地區、國家和國際社會的關系，共同維護真實性證據、信息和記憶的完整和長久可用。
3.檔案管理的職業化與社會化
隨著人類社會文明的不斷進步，法制化社會的不斷健全和信息化社會的不斷完善，個人、機構和社會記憶的恰當保存和永久利用已成為國家和社會必需，人類社會活動真實性、可靠性、完整性證據和信息的長久維護和利用已成為各種業務活動正常運轉必不可少的法律和質量保障，成為各種社會管理活動高效率、高效益、公平競爭的必然要求，檔案管理成功的國際經驗表明，檔案管理的未來發展方向是職業化和社會化。這一發展趨勢明顯地表現在以下5個方面:*檔案管理在國家和社會的進步與發展中越來越重要，檔案管理的專業管理理念與管理知識不僅在國家信息資源的管理中有其特殊的作用，在維護人類歷史記憶的長河中更有其獨特的地位;*檔案學作為一門獨立的學科其學科方法不僅對本學科的發展有重要的指導作用，對其他相關學科和對社會科學的貢獻也越來越被社會廣泛認可;*各國檔案管理的法規體系逐漸建全，公民的檔案保護和檔案利用意識不斷加強，檔案保護已成為許多國家公民必盡的社會義務，而公民利用公共檔案的權益也已得到了國家法律的保障;*檔案管理工作是一項專門化的知識管理工作，只有接受過專業的檔案管理知識教育或培訓，獲得檔案管理職業證書或培訓證書的檔案工作者才能勝任該項工作，這已在國際檔案界達成共識;在歐美國家檔案研究生證書已成為檔案工作上崗的最低學歷要求，檔案博士生教育規模不斷擴大，成為檔案事業可持續發展的重要支持;*檔案職業協會在檔案管理的理論與實踐研究，檔案的職業化教育與培訓指導，檔案管理的規范與標準制定，檔案管理的最優化實踐經驗總結、推薦與推廣等方面起著越來越重要的指導與協調作用;在檔案職業協會的引導下，國家政府機構、公私企業、組織和個人的檔案管理行為將朝著對社會負責，為社會服務的方向發展。
二、電子文件管理的國際學術研究現狀及未來發展方向
90年代以來世界各國的檔案工作者針對電子文件的管理開展了一系列研究，在電子文件管理的理論與實踐方面取得了可喜的成就，在電子文件管理的基本概念，電子文件管理的思想與管理模式，管理方法與管理技術，管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗，如:國際檔案理事會出版的電子文件管理指南，歐洲國家的電子文件管理教育與培訓共同框架，澳大利亞的電子文件管理的戰略及元數據標準，英國國家檔案館的電子政府文件管理指南及政策框架，美國匹茲堡大學的文件管理功能要求，加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護的模式、原則與要求。目前的研究重點是電子文件管理理論和標準的應用研究和檢驗，各種不同類型電子文件管理方法的最優化方案評估和選擇等。以下就我國檔案工作者最為關注的三個問題分析其國際學術研究現狀及成果。這三個問題分別是:電子文件保管與保護的方法、電子文件管理的未來發展方向、電子文件管理和利用的思路與對策。
(一)電子文件保管與保護的方法
電子和數字信息技術給所有信息管理人員帶來了種種挑戰，文件管理人員和檔案工作者也不例外，應對數字化信息挑戰最為關鍵的保管與保護要素有三個:1.載體保護:保護電子文件的物理載體;2.技術保護:不斷更新技術從舊到新;3.智能保護:確保原始記錄下來的信息在各種有意無意或偶然的變化中能完整和真實。
其中智能保護最為困難，有五個因素決定著信息的完整性:1.信息內容;2.信息內容的固定性;3.信息長久和可靠查詢的參照;4.信息的來源;5.信息的背景。
電子文件的保管與保護方法，歸納起來有以下7種:
1.模擬存儲:即將電子文件打印到紙上或縮微膠片上，將其納人現存文件管理系統管理的方法。該方法在打印過程中有可能會丟失上述關鍵保護要素，如不加以設置或預先處理，一些元數據會丟失，電子文件的完整性會受到影響。
2.政策規定:它包括使用外部規章體系或內部政策和程序建立電子文件保管的要求。政策的制定是數字文件保護的必要條件，但并不是保證電子文件得以保護的充分條件，它只是提供了人們行為和承諾的準則但并不等于提供了解決問題的全部辦法，另外政策還需監督落實和開展常規性評估和不斷更新。
3.標準格式:標準格式的目標是為了避免人們受控于個別兜售商的專用格式，減少面臨風險的可能，使用標準格式必須保護所有關鍵數據要素及其屬性，但它的問題是標準格式較少具備數字世界最新出臺的時尚功能和組成。
4.計算機博物館:計算機博物館雖然也是保管的一種方法，卻是最后才可采用的，不得以的方法。在這一方案中，一個或多個機構要長久的收集和維護各種不同版本的計算機軟硬件。機構需為不定的未來維護大量的備件、手冊和記錄。計算機博物館的保護方法存在一系列問題:如機器是否就能運行?有多少人會用這些資源?需要多少博物館?數字技術檢索的主要優勢還能再現等?
5.轉換和遷移:這一方法一定程度與計算機博物館概念正好相反。其目標是隨軟硬件的變化保證數字文件的可讀性。轉換即是把舊的數據文件重新寫人新的計算機環境。遷移即是把數字信息從不能再工作的非現行遺留系統中移出的方法。遷移總是要有特殊的軟件作支持，會對文件信息內容的完整性帶來一定問題。
6.仿真:仿真是當前電子文件保管與保護研究的熱點主題。仿真意味著一個計算機系統會向另一個一樣工作，仿真方法包括研制用于特定仿真器的技術，用于未來未知的計算機，它將以人類可讀的形式保存描述性數據以再形成數字文件，并將把描述性數據、軟件和仿真說明等文件一起包裝封存。
7.永久性數字檔案館:永久性數字檔案館方法是美國檔案與文件管理署資助的一個研究項目的名稱。該項目與圣地亞哥超級計算機中心合作，旨在研制一個操作系統能夠捕獲、維護和提供電子文件的利用，不受計算機環境的變化。其目標是將文件的內容連同其描述性數據和背景信息一道包裝起來，以保證文件能在未來的計算機系統閱讀。
(二)電子文件管理的未來發展方向
就信息技術發展的趨勢來說，電子文件的管理功能正向以下3個方向發展:
1.文檔管理與業務工作流集成實現文件和檔案與其它數據的積累、共享和交流。這將成為具有知識管理工具的軟件產品的重要功能。
2.文檔管理與業務系統集成，這已成為業務系統軟件產品功能不斷完善的重要標識，文檔管理是業務管理必不可少的一種管理工具，它的管理對象是由業務系統生成的，二者的關系密不可分。
3.文檔管理與其他信息資源系統集成，最大限度地實現機構內信息資源的共享。
隨著信息化的逐步深人，在保障了所捕獲的信息的完整、準確的前提下，信息系統的主要功能便是信息資源的高度集成化管理與集成化服務。就檔案管理的決策選擇來說，電子文件的管理決策正向以下3個方向發展:
1.電子文件的研究方法決策:從前端到末端(toP一down)或末端到前端伽徹m一uP)，前者采用的是演繹的方法建立起通用的規程，加拿大哥倫比亞大學的InterPARES項目便是典型;后者采用歸納的方法從已有案例總結經驗再應用于其他案例，這一方法已被印地納大學驗證。
2.電子文件保管決策:將文件管理功能建人信息管理系統或將文件移交到專門的文件保管系統。匹茲堡大學的“文件管理的功能要求”項目強調的便是前者，最新的研究成果傾向于后者，研究表明后者更易操作。
3.電子文件的保管與保護決策:自己保管或外包，前者愿意自己建立保管與保護設施，后者愿意與其它服務機構簽定合同由外部服務機構提供保管與保護服務。決策不僅涉及經濟問題，還涉及機構機制和機構的優先權考慮等因素。
(三)電子文件管理和利用的思路與對策
就電子文件管理和利用的主要問題而言，其思路與對策可以歸納為以下5個方面:
1.電子文件保管的目標:保證電子文件的真實、可靠、可利用、可存取和可理解。
2.電子文件的鑒定:可采用職能鑒定和宏觀鑒定的方法，根據文件形成機構的職能及活動過程來判斷電子文件的價值，并將鑒定方案嵌人文件管理系統和業務系統及業務活動流程，鑒定工作應當是全過程的從文件形成前端的系統設計就開始并貫穿與文件運動的全過程。
二、現代化建設在檔案管理中的應用
1.確保通過基礎設施建設有效利用檔案資源。文件管理基礎結構包括兩大類軟件和硬件。軟件設施基于計算機網絡，具有操作系統的現代管理應用軟件、數據管理系統、信息安全系統等提供科學和標準化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設備，也因此降低了勞動力成本，與現代社會保持同步。硬件設施的核心是計算機及其網絡結構，包括數據輸入和存儲設備，如掃描儀和移動硬盤。通過構建軟硬件基礎設施，可以減少文件管理實際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標準化形式收集、組織和存儲檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實現最大價值。2.通過信息資源建設提高檔案管理的存在價值。文件管理的存在價值是一個龐大而豐富的信息資源數據庫，所有管理工作都基于此。例如以傳統形式對管理單元的檔案資源和人工記錄進行數字化轉換，以網絡數據形式收集、接受和管理它們，并依靠計算機技術對這些數字信息進行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數據庫[2]。3.通過建立標準規范防范檔案管理的安全風險。由于文件管理工作的所有設備載體都得到了適當的安排，因此通過網絡有效地保護核心信息資源，營造一個高度連接的環境。從風險管理和控制的角度來看，唯一可能給文件管理工作帶來安全風險的只是人為錯誤和制度缺陷。例如，科學合理的管理系統使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯誤;標準規范的建立是一系列制度規范，包括管理規范，業務規范和技術規范[3]，以確保檔案管理的快速有序發展。因此，又降低了由于系統缺陷導致的管理失敗等風險因素。
三、檔案管理現代化進程中存在的問題
1.檔案管理現代化意識不高?；鶎游募芾韱挝坏脑S多老員工一直使用傳統的方法來工作。他們在日常工作中有豐富的經驗，工作非常熟練。他們認為傳統的管理方法已經非常先進，不需要改進。對于高科技的使用，他們缺乏相關的意識和能力。而且，對于文件管理單元，文件管理人員沒有相應的培訓，這使得他們對文件管理的現代化知識了解甚少，所以文件管理的現代化還沒有落實到位。2.檔案管理標準化程度不高。在實際管理過程中，管理系統復雜，但管理方法卻非常松散。同時，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負責文件管理，不同文件管理單元的管理級別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標準還不一致，這使得文件管理的標準化程度不高。存儲的數據并不完美和準確，最重要的一點是數據資源無法真正共享。這對于實現文件管理的現代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現代化人才缺失。從實際情況來看，許多企事業單位的檔案管理人員對現代管理基礎知識掌握不夠，對現代設備操作技術的掌握不夠。此外，當前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實不到位。檔案管理工作可以充分反映一個地區的歷史發展過程，為區域經濟提供前提和基礎。在這個階段，中國許多地方的文件管理領域的收集文件種類太多，但專業文件的構建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲太少等問題。
四、促進檔案管理現代化的舉措
1.提升檔案管理的現代化意識。檔案管理的現代化主要體現在數據庫的建設上。組織檔案資源并將其輸入數據庫是一項非常困難的任務，這不僅是因為檔案資源的數量很大和復雜性很高，而且也是沒有科學合理的方法。因此，有必要根據原始文件管理進行層次分類：對于具有單個內容和低使用價值的文件，請提交案例文件，對于相同內容，記錄組合級別;對于涉及重要或大型復雜內容的文件卷，將實施文檔級描述。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數據庫構建的速度，并節省大量的財務、人力和物力[4]。2.加大對現代人才的培養和引進力度，提高管理者的素質。建立完善的人才引進機制。在現代檔案管理工作中，人是最重要的因素，管理人員的素質決定了檔案管理工作的水平。充分運用各種現代科學知識和技術進行檔案管理。加強對現有管理人員的培訓，努力提高整體素質。通過各種培訓方法，檔案工作者可以不斷吸收和消化各種有用和相關的知識，并獲得更多有用的現代管理知識和技能。努力培養具有現代管理水平的綜合性、高水平的檔案管理人才。
五、實行檔案管理現代化的意義
1.大幅提高檔案管理的工作效率。在現代化的幫助下，檔案資源以信息和數據的形式存在，并通過網絡進行數據共享、數據檢索、數據查詢等，實現了信息資源的多次利用[6]。此外，由于計算機等現代設備的便利性和速度，文件管理減少了人工參與。由于其強大的可記錄性和可追溯性，文件管理工作提高了容錯率。2.信息資源的開發利用更為順暢。文件管理的對象是信息資源，通過開發和利用信息資源，實現自身價值。通過現代手段，信息資源的存在已經從傳統的文字和圖表轉變為電子數據，實現了內容的豐富和存儲空間的擴展。因此，信息資源的開發和利用速度因其兼容性和易操作性而加速。3.顯著提升檔案管理的服務質量。文件管理的最終目標是為各行各業提供信息資源，現代化為實現這一目標提供了極大的便利。比如：現代化建設下的文件管理是以數據庫的形式存儲各種信息資源，這允許快速調用和引用數據，而不受時間和空間的限制，以便于使用和二次開發。
參考文獻
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中圖分類號G276 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2011）57-0216-02
0 引言
檔案是人類知識與智慧的結晶，是人們各項工作與研究的第一手珍貴資料，具有查考使用價值。檔案的有效保存，對于個人、單位、甚至整個社會，都有著長遠的意義。近年來，隨著計算機技術、網絡技術和通訊技術的迅猛發展，每個企事業單位，都在積極的進行信息化建設，各種資源調查平臺的搭建，固定資產平臺的搭建，各類業務化工作陸續實現電子化，這些種種都預示著，信息化建設的迅猛發展，電子政務正在勢不可擋地向前推進，文檔一體化作為信息化的一部分，已成為當前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項重要任務，也是檔案工作的發展方向和必然趨勢。
1 文檔一體化的含義
所謂“文檔一體化”，是指實現從文件至歸檔管理的全過程計算機控制，包括文件登記和處理、歸檔、著錄、檢索、利用等環節。也就是說，文檔一體化不僅是指機關文書部門和檔案部門的機構一體化和人員一體化，而是內在的涵蓋了文件管理和檔案管理的一體化，現行文件開放利用服務和檔案開放利用服務的一體化。
簡單的說文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理。
2 建立文檔一體化的必要性
文件生命周期理論建立是文檔一體化的重要依據：
檔案界認為，文件是檔案的前身，檔案是文件有條件的轉化而來的，從現行文件到檔案是一個連續、統一、前后銜接的過程。文檔一體化管理是文件、檔案自身特點，及兩者統一性的內在要求，檔案界一直都有文件生命周期的理論，即文件從形成到保存成為檔案是一個完成的生命過程，具有連續性、一致性。國際檔案理事會電子文件管理委員會在1997年提出，在文件產生之前，電子文件的生命周期就已經開始，并分為三個階段：現行階段、暫時保存階段和永久保存階段。文檔一體化就是在現行階段為檔案的形成做好預備，實現檔案的前端控制，以保證檔案的保存，還原檔案形成的完整過程。
3 電子文檔管理在文檔一體化中的作用
電子文檔的科學有效管理是實現文檔一體化的重要手段。
電子文檔是一個單位或者個人在從事和處理各類社會活動中直接產生的信息記錄。而文檔分離最大的弊端是容易造成具有重要價值的文件流失。因此及時、準確、科學、妥善保管好這些電子文檔，確保其不被丟失、已經成為了我們每個檔案工作者和計算機工作者不可推卸的工作職責。解決電子文檔的整理、歸檔、維護保管、科學應用亦勢在必行。
4 目前電子文檔管理的優勢及幾個缺陷
1）與紙質文檔的區別。工作者沒有意識到電子文件的管理與傳統的文件檔案管理有沖突，檔案的管理模式正在產生變革。
目前的文件從起草、形成、歸檔、移交至檔案部門要經歷諸多環節和一定的時間段。這其中不僅是說從文到檔的運行環節多，另外還有，產生文件的部門多。與紙質文件管理相比，我們管理電子文件的經驗要少得多。盡管電子文件與紙質文件有許多共同之處，但其在歸檔和保存上仍有著很大的差距。有些單位，企圖用紙質檔案的管理辦法來管理電子檔案，顯然是不正確的，電子文檔在保存中的風險是極高的，網絡環境變化莫測，大家必須更正觀點，并不是電子文件備份了，就安全了，并不是計算機不壞，數據就不會丟失的；
2）電子文檔也應及時歸檔。目前的科技工作，基本都使用計算機來處理數據，數據的保存方式，多以電子文檔為主要形式。例如，科技檔案歸檔一般以一年為單位，有些課題是三年、五年，甚至更長的，這些課題在沒有結題之前，很多重要的文件是分散在多個部門和多個人手里的，檔案工作者難以集中管理，導致課題結題時，很多重要的文件已經不復存在，對一個單位而言，是一種重大財富的丟失；
3）電子文件在各單位尚未真正列入正式文件的范疇，沒有相應的電子文件管理辦法。對電子文件的處理留存，缺乏檔案意識，忽視了電子文件的長遠利用；
4）對電子文件的價值鑒定，無明確的標準，致使很多重要的檔案資源流失。
5 電子文檔管理的幾點設想
1）軟件的支持
需要研制一套切合實際的文檔一體化管理軟件，目前的檔案管理，仍然是最原始的對接層面，只在形成檔案后進行末端控制，要在文件形成的同時就考慮到與檔案的銜接，只有將電子文檔管理流程與業務工作流程有機的結合，將檔案管理納入到一體化管理流程中，才能對檔案進行有效的前端控制。
2）硬件的支持
鋪設內網、架設網絡安全硬件。將紙質檔案轉化為數字化檔案，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡。而有些單位的檔案資源不能與Internet共享，因此，內外網的隔離是必要條件。
3）政策的支持
（1）建立完善的電子文檔歸檔制度。電子文檔要像紙質檔案一樣，可以反映一個項目、一個事件的形成過程，要像紙質檔案一樣留下修改的痕跡。因此要明確電子文檔的歸檔范圍；
（2）建立完善的電子文檔管理制度。與紙質文檔不同，電子文檔的管理，對時限性的要求極高，合理的制定電子文檔管理制度，是提高工作效率的有效手段；
（3）制定完善的電子文檔安全、保密的管理辦法及管理規定，對重要文件、文件進行嚴格界定，對文件的數字化制定特殊的管理辦法。
4）加強業務人員檔案意識，對檔案人員加強培訓數字化的管理技能，作為信息化社會的檔案工作者，除學習檔案知識外，具備一定的計算機和電子文件管理知識是必不可少的，應該理論與實際相結合，不斷提高自身素質，做懂管理、懂業務、懂技術的復合型人才。
6 結論
文檔一體化的實現任重而道遠，但是文檔的信息化已是明確的趨勢，隨著現代信息技術的飛速發展，電子文件的大量產生，電子文件與電子檔案已經沒有明顯的界限，文件與檔案的管理區別也變的模糊起來，相信現在的困難在不久的將來都會逐步的一個個攻克，文檔一體化帶動管理一體化，必將是未來的發展方向。
參考文獻
[1]王健.創新與拓展，信息化電子文檔管理[R].北京，中國人民大學.
生產許可證制度是根據國務院440號令。2005年9月1日起正式實行的《中華人民共和國工業產品生產許可證管理條例》（以下簡稱《條例》按照《中華人民共和國行政許可法》的精神要求，總結了20多年來實施生產許可證制度的成功經驗，借簽了國外生產許可管理的有效做法，突出了確保產品質量安全，貫徹國家產業政策，促進經濟健康協調的立法宗旨。體現了科學公正，公開透明。程序合法，便民高效地工作原則?！稐l例》及（實施細則）等一系列的配套規章和規范性文件，進一步明確了具體工作機構職責，細化完善了相關工作制度，突出強調化了獲證后監督檢查及法律責任。
核查人員指具備一定資質，從事審查申請工業產品生產許可證企業的保證產品質量必備生產條件的人員。山東省生產許可證辦公室及山東省質量認證中心采取了科學客觀的層層選拔篩選的模式。經過嚴格的資格初選、培訓、考試、注冊、面試、入職專業培訓、實習、評價等環節，優勝劣汰選拔造就了一批素質高，品質好，專業能力強，吃苦耐勞的生產許可證審查（專家）隊伍。大大地降低了現場專業審核風險。審查員的作用是以客觀公正的對生產許可證申請企業現場采集信息，并做出評價。
現場核查：核查人員是對申請生產許可證的企業現場以客觀公正抽樣的方法獲取客觀證據。是生產許可證必不可少的重要環節，是審查組依照核查辦法和實施細則的要求，運用抽樣的方法尋找客觀證據，對申請企業的基本條件進行核查并做出評價的一系列具體活動。（1）首次會議結束后審查人員由企業負責人帶領，按照申請產品的生產工藝過程對企業的主要生產場地，設施的做一次比較完整的觀察，通過現場觀察，審查組對企業概況，場地設施和現場管理，生產過程，工藝水平等比較全面的基本了解，有利于審查組對核查的重點項目進行有針對性的檢查評價，做出客觀的結論。重點查看企業名稱。住所。生產地址。申請單元。設備名稱精度，檢測儀器，原(輔)材料，是否與申請書記載一致。（二）審查組與企業和實地核查組織單位的溝通（三）核查的企業生產線應該是企業正在生產運行的生產線。（四）審查員在對生產現場進行核查時，應有企業陪同人員在場，有利于核查出不合格問題時，便于企業確認。（五）在對企業的生產現場以及管理文件，技術文件，標準，工藝文件等進行核查時，如發現不合格，應做準確的記錄，以保持記錄可追溯性（六）審查員在分工范圍內發現的情況或問題涉及其他審查員分工范圍的，應及時與相關審查員溝通予以核實。（七）審查員應指導和督促企業填好產品型號規格確認表儀器設備確認表。（八）對不合格項及輕微不合格的確定，應反復核實并與組長溝通。以保證其客觀性和準確性。2.審查組內部會（一）審查組要召開內部會對各自介紹負責的核查情況，主要是存在問題（二）填寫核查記錄（三）互相討論，確定企業現場核查中的不合格項，有爭議的問題取的一致意見。并與審查組長溝通，做出決定。（四）企業存在問題不構成不合格項的對企業提出整改要求，提出整改意見（五）對不合格項形成書面材料的整改要求。（3）《工業生產許可證企業實地核查辦法》將核查項目分為七部分（一）質量管理職責企業應有負責質量的領導并設立相應的質量管理人員及機構，管理職責應規定有關部門，人員的職責和相互關系，在企業制定的質量管理制度中應有相應的考核辦法并嚴格實施。（二）生產資源提供1.企業必須具備滿足生產和檢驗所需要的工作場所和設備，必須具備實施細則5.2中規定的必備生產設備和工藝裝備，其性能和精度應滿足生產合格產品的要求，2.企業的生產設備和工藝設備應維護保養完好。3.企業必須具備具有實施細則5.2中規定的檢驗，試驗和計量儀器，性能和精度滿足生產合格產品的要求，并在檢測合格有效期內使用（三）人力資源要求1.企業領導應具有一定的質量管理知識，并具有一定的專業技術知識。2.企業技術人員應掌握專業技術知識，及一定的質量管理知識。3.檢驗人員應熟悉產品檢驗規定，具有與工作相適應的質量管理知識及檢驗技能。4.工人應能看懂相關文件。（圖紙。配方和工藝文件），并能熟練地操作設備。5.企業應對與質量相關人員進行必要的培訓和考核。（四）技術文件管理企業應具備和貫徹實施細則5.1中規定的產品標準和相關標準。如有需要。1.＜企業制定的標準應不低于相應的國家標準或行業標準的要求，并經當地標準化部門備案。技術文件應具有正確性，且簽署。更改手續。技術文件應具有完整性，文件必須齊全完備配套。技術文件應和實際生產相一致，各車間。部門使用的文件完全一致。2.企業應制定技術文件管理制定，文件的應經過正式批準，使用部門可隨時獲得文件的有效版本，文件的修改應符合規定要求。3.企業應有部門或專（兼）職人員負責技術文件管理。4.企業的技術文件包括〈1〉標準文件〈2〉設計文件〈3〉〈工藝文件〈4〉檢驗文件〈5〉包裝。存儲，運輸等文件?！?〉其他文件。采購過程一般包括〈1〉采購文件控制〈2〉對供方的評價控制〈3〉采購合同的控制〈4〉采購產品的驗證控制。（五）工藝管理1.企業應制定工藝管理制度及考核辦法，并嚴格進行管理和考核。原（輔）材料，半成品。成品，工裝器具等應按規定放置，并應防止出現損傷或變質。2.企業職工應嚴格執行工藝管理制度，按操作規程，作業指導書等工藝文件進行生產操作。3.企業應明確設置關鍵質量控制點，對生產中的重要工序或產品關鍵特性進行質量控制。4.企業應制定關鍵質量控制點的操作控制程序并依據程序實施質量控制。名詞解釋：（程序為進行某項活動或過程所規定的途徑。）（特性可區分的特征）（特征產品、過程或與要求有關的固有特性。）對產品質量不易或不能經濟的進行驗證的特殊過程應進行設備認可工藝參數驗證和人員鑒定，并按規定的方法和要求進行操作和實施過程參數監控。5.企業應規定產品標識方法并進行標識。6.企業應制定不合格品德控制程序，有效防止不合格產品出廠。(六)產品質量檢驗1.企業應有獨立行使權利的質量檢驗機構或專（兼）職檢驗人員，并制定質量檢驗管理制定及檢驗和計量管理制定。2.企業有完整、準確、真實的檢驗原始記錄和檢驗報告。根據質量特性，取得科學的數據，出具科學可靠檢驗報告。3.企業在生產過程中要按規定開展產品質量檢驗，做好檢驗記錄，并對產品的檢驗狀態進行標識。4.企業應按相關標準的要求，對產品進行出廠檢驗和試驗，出具產品檢驗合格證，并按規定進行包裝和標識。如產品標準要求型式試驗或定期檢驗而需要進行委托時，應委托有合法地位的檢驗機構進行檢驗。（七）安全防護及行業特殊要求1.企業應根據國家有關法律法規制定安全生產制定并實施。2.企業的生產設施、設備的危險部位應有防護裝置，車間、庫房等地應配備消防器材，易燃、易爆等危險品應進行隔離。3.企業應對員工進行安全生產和勞動防護培訓，并為員工提供必要的勞動防護。4、企業應在建廠初期或申請生產許可證前，進行環境評價。
檔案信息化指的是事業單位的檔案管理模式由之前的注重檔案實體發展成為在數字化信息基礎上關注檔案實體，良好的服務于社會。事業單位要想真正的做到檔案信息化管理目標，就必須從以下幾方面著手進行：
首先，解放自身思想，轉變觀念，摒棄以往使用的較為被動的服務方式，積極樹立現代化的檔案管理意識。其次，不斷強化自身學習，培養檔案工作人員的技能并投入到現代化的檔案工作中。在科學技術的迅猛發展下，使得事業單位檔案管理方式有了一定的變化，這些變化對檔案工作人員的技能有了新的要求。要實現多樣化的檔案收集渠道，保證檔案收集具有較高的歸檔率與準確率，完善檔案信息資源。并且將檔案信息資源的使用延伸至單位的信息化過程中，提高檔案利用的有效性，充分體現檔案工作的重要性。適當的簡化繁瑣復雜的工作，始終圍繞信息化目標把會計檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、文書檔案等各類檔案全部歸列到管理領域中，加強檔案的質量監控。此外，構建專門的庫藏檔案目錄數據庫，從而實現檔案信息共享目標。檔案信息化管理能及時有效的進行信息處理、減少存儲空間的大量使用、調閱檔案便捷、對檔案原件進行了良好的保護，正是因為其這些優勢之處的存在，現代事業單位檔案管理正致力于全面信息化目標，也就是今后中會朝著自動化、管理方式網絡化、決策智能化以及檔案信息電子化方向邁進。
2.加強事業單位檔案信息化管理的策略
2.1增強檔案信息化管理意識
要想保證檔案管理意識的真正形成，就必須從領導層抓起，要求單位領導層對檔案信息化管理及時充分的掌握了解，強化檔案信息化管理建設力度，樹立檔案的信息化管理理念，增強自身的檔案信息化管理意識。光有領導層注重檔案信息化管理工作還是不夠的，單位全員工作中也必須遵循信息化管理理念，不斷推動信息化有效建設，將過去已經過時的檔案管理模式摒棄，將先進高效的信息化管理手段落實到單位檔案管理全程中，保證單位良好效益。
2.2構建行之有效的檔案數字化管理制度
國家檔案局應對檔案數字化管理進行統一安排，制定并落實由上到下的電子檔案管理辦法及電子檔案管理制度，要求單位檔案管理工作人員作業過程中必須嚴格根據規章制度辦事，禁止有違紀違法的行為。此外，一套信息化從業資格制度也是必不可少的，應加強崗前培訓和上崗考試，學習掌握檔案信息化方面的知識及相關技能，從而保證所有檔案工作人員都具備較高的信息化水平。
2.3提高檔案管理人員素質
從事檔案管理工作的人員素質的高低將直接反映了其作業質量與作業效率，所以為了落實檔案信息化管理，應注重提高檔案管理人員的素質。首先，要求檔案管理人員充分的認識到進行信息化的檔案管理具有的重要性與必要性，以調動他們學習檔案信息化管理手段的積極主動性，真正做到在思想上對該工作的重視，唯有如此，才能促進檔案信息化管理的良好運行。其次，檔案信息化管理需相應的技術手段作為支撐，需加強培訓和學習；因此單位應加強檔案管理人員的培訓，以使其具有豐富的檔案管理知識。同時，做好思想政治教育工作，因為和一般的企業不同，事業單位不僅要注重業務能力的培訓，還必須不斷增強人員的思想政治水平，培養其良好的道德科學素質?？傊?，事業單位中從事檔案管理工作的人員應擴大自身的知識領域，緊跟信息化時代步伐，落實科學規范的檔案信息化管理。
2.4加強電子文件管理
中圖分類號： TU99 文獻標識碼： A
前沿：
市政工程技術文件是指在市政工程建設活動中形成的具有保存價值的各種數據、圖紙、圖表、文字材料、照片、圖片、影視等。它經歸檔后就形成了市政工程技術文件。市政工程技術文件應是市政建設工程施工過程的真實的、客觀的反映。
市政工程技術文件管理工作往往需要具備專業性與系統性，因此，這就需要技術文件管理專職崗位人員（資料員）能夠具備專業的知識以及現代信息技術管理知識等，并將它們能夠熟練運用到實踐中去。也就是說，市政工程技術文件雖然能夠提供給作業人員與業內人士便利的信息資源，但是其工作涉及到的各項繁瑣因素也較多，這就需要現代信息技術管理手段的實踐運用才能進一步提高管理成效。隨著城市改造速度不斷加快及相關基礎設施逐漸完善，城市規劃起到的作用變得愈加突出，然而不管是建造一個新的城市，還是在舊城的基礎上做出相應的改造，又或者其他與城市建設具有緊密聯系的工程建設和規劃，都需要充分發揮市政工程技術文件的作用，為城市規劃和建設提供重要的參考依據。
一．市政工程管理現狀
市政工程的建設單位多為當地建設行政主管部門或其授權（委托）的單位（部門），有些單位由于自身的權力，不執行基本建設程序，不執行項目法人制、招投標制、工程監理制、合同管理制。這極易導致工程項目設計上的功能不全或其他缺陷和施工質量隱患，造成工程質量內在品質的降低，運行后出現大量質量問題。
工程質量意識不強?，F在施工企業質量管理存在許多薄弱環節，從承包商來看，普遍存在短期行為突出，質量意識不強，降低成本，偷工減料。目的是為了賺取更多利潤，很少能做到努力抓好施工質量。
二、市政工程技術文件在城市建設和發展中的地位和作用
市政工程技術文件涉及了規劃、勘測、設計、施工及監理等眾多專業，是一門涉及面廣、門類齊全、綜合性很強的專業技術文件。
(1)市政技術文件是城市規劃、建設、管理的重要依據。城市規劃是城市發展的前提。掌握系統、完整、可靠的市政技術文件資料，是制定城市規劃的前提條件，是進行城市建設和管理，乃至今后發展的重要依據。
(2)市政技術文件是市民生活、工作有序運行的重要保障。依照科學發展觀的要求，城市建設發展是確保人們正常的生活以及工作的基礎，城市的居民離不開水、電、暖的正常供應，同樣也離不開住房以及交通等設施，確保這些基礎設施的技術文件完整以及準確，是保證城市居民正常生活工作的重要環節。
(3)市政技術文件是提高城市防災抗災減災救災能力的重要資料。作為城市規劃和基礎建設的不可再生的歷史紀錄，對城市在預防和抵御自然災害方面有著十分重要的作用。一個城市一旦遭受自然災害破壞，市政技術文件就會立刻顯示它的特殊功能。
(4)市政技術文件管理工作是科技資源的儲備手段。城市建設活動的成果不外乎兩個方面:一是工程實體，二是工程技術文件。工程技術文件真實地記錄了建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是傳播工程技術、工程經驗的工具和手段。對于一個城市、一個地區來說，如果它擁有質量較高、數量較多的工程技術文件資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。市政工程建設，不但要有充分的物質資源和資金，而且要有規劃、勘測、設計、施工和預算資料等科技資源。利用原有的技術文件資料，可以啟迪思路，開闊視野，促進科研工作的發展；通過原有資料的分析比較，有助于探索市政建設的發展變化規律，為領導決策提供依據，為科研指明方向。
（5）市政工程技術文件是城市科學研究的基礎性資料。城市科學是以城市的建設和發展為對象的一門科學，它從不同角度對城市進行觀察、分析、研究，以掌握城市的發展規律。作為綜合反映城市規劃、建設和管理過程的市政技術文件，必然成為城市科學研究的重要資料來源之一。
三、加強市政工程技術文件管理的相關措施
(一)建立健全技術文件管理機制，提高技術文件管理水平
加強管理的重要前提是要擁有良好的體制與機制，體制與機制在提高管理水平方面發揮著極其重要的作用。一個項目是由參與項目的所有人員經過不斷地努力實現的，市政工程建設也不例外，整個工程技術文件管理工作的文件收集、整理、審核、歸檔以及移交等諸多環節的工作都需要工程建設中的很多人員、單位共同配合才能夠實現，如建設單位、勘查單位、設計單位、施工單位、監理單位以及采購單位等，當中缺少任何一個環節的工作都會影響技術文件的完整性。因此，應設立一個專職的管理人員（資料員）負責對每個工程項目技術文件管理的工作，資料員的具體工作是負責工程技術文件的收集、整理以及歸檔等工作。
(二)加強市政技術文件信息化和社會信息化、電子政務建設結合
目前，我國的社會信息化已經初見成效，電子政務建設也全面展開，并且趨近成熟。市政工程技術文件信息化既屬于社會信息化的重要內容，又和電子政務聯系密切，所以“技術文件信息化建設不僅要緊緊跟上社會信息化和電子政務建設的步伐，而且應該適度超前。對一些關系工程技術文件工作發展的重要問題要有前瞻性的思考，要適時采取積極對策，如管理人員（資料員）如何在信息社會和電子政務環境下提要求新型數字載體的保存和保真等問題，都要積極探索，主動開展工作，同時做好與有關部門的溝通工作 。
（三）保證市政技術文件的規范化和標準化
建立標準化的市政技術文件是提高管理水平的重要前提，也是國家對市政技術文件提出的標準要求，還是促進城市可持續發展的重要條件?？梢?，保證市政技術文件的標準化在市政建設過程中占據著十分重要的地位。為了使市政技術文件的作用得到最大限度地發揮，管理人員（資料員）在對技術文件收集、整理以及立卷歸檔驗收、移交等各個工作環節過程中應嚴格按照GB/T50328-2001《建設工程文件技術文件管理規范》中的具體規定和要求執行，以確保市政技術文件的管理能夠變得更加標準化，提高市政技術文件的管理水平，為提高市政工程建設提供可靠的保障。
(四)保證市政工程技術文件的延續性
計算機和互聯網是信息社會的主要標志，也是促成當代社會巨大變化的主要推動力。隨著計算機網絡技術的飛速發展，辦公無紙化已經成為各個部門辦公現代化的主要特征，并在不斷的發展和普及。面對信息化快速推進和安全環境日趨嚴峻的新形勢，如何在確保工作快速、順暢運作的情況下，提高對電子文檔的保護能力，仍是一個亟待解決和完善的問題。本文以電子文檔的管理為研究對象，在分析電子文檔的特點的基礎上，從電子文檔安全管理的認識層面探討電子文檔的安全管理措施。
一、電子文件的特點
1.現在的電子文件已經得到了迅猛的發展，已經不再是以前的紙質文件形式了，那么其閱讀方式就與以往有所不同，是需要借助現代辦公設備來進行閱讀的；現代辦公設備可以直接快遞的去處理；電子文件目前不受時間和距離的控制，完全是可以共享的，其處理方式也和以往有很大的不同，不像紙質文件那樣，處理起來很麻煩。
2.目前電子文件、辦公自動化的廣泛應用就出現了無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，人們可以根據需要隨時對文件信息進行復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。
3.電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。而電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。
二、電子文件管理的現狀
電子文檔形式多樣、容量大、體積小， 不僅有便于信息共享和易于復制的優點， 而且可以通過計算機網絡進行遠距離傳 輸。與紙質文件相比，電子文檔有著許多 新的特點，主要包括信息的非人工識讀 性、對計算機系統的依賴性、信息與特定 載體的可分離性、信息存儲的高密度洼、 信息的易變性、多種信息媒體的集成性以 及信息的可操作性等。
近年來，電子文檔呈幾何倍數增長， 各種信息資源數量劇增。由于檔案信息化 建設步伐滯后，加之電子文檔存在內容的 易修改性、對外部環境和硬件條件的高度 依賴性等自身局限，以及對電子文檔管理 缺乏規范性，主要是沒有明確的歸檔方 式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間等，致使當前電子文檔管理面臨的問題日益突 出。其管理比較混亂，給電子文檔的保存 和查找帶來一定困難，也增加了電子文檔 規范化管理的緊迫性和復雜性。妥善解決 電子文檔保存的真實性問題、電子文檔管 理的規范性問題、電子文檔管理的安全性 問題和電子文檔利用的開放性問題是電 子文檔管理的當務之急。
三、電子文檔的保護方法
（一）電子文件的安全保o刻不容緩控制電子文件操作者的權限
防止不相關人員對電子文件系統的非法訪問。保管電子文件的計 算機由專管人員負責雙重密碼，設置開機和系統兩級密碼。非網絡傳 播病毒一般是通過軟盤和光盤傳播的，所以我們應安裝病毒卡及防 火墻。及時升級、定期檢查。不預覽郵件，遇到可疑郵件馬上刪除。
（二）建立健全制度
加強人員培訓加強制度建設是保證電子文件真實性、完整性的 有效手段。單位領導要充分認識到電子文件歸檔已到了勢在必行、迫 在眉睫的關鍵時刻。要建立健全機構，根據本單位實際情況。制定崗 位職責制和電子文件歸檔的各類規章制度，層層抓落實。使電子文件 的起草、審改、定稿、簽發、接收、承辦、歸檔都有章可循。一份電子 文件有時往往跨越多個部門。要加強各級各類檔案人員、各部門文件 保管人員的繼續教育，提高技術素質和職業道德教育，電子文件管理 部門要適應角色轉變，除了熟悉掌握檔案從收集到利用的整套工作 序。還要能熟練掌握計算機操作技能，保證歸檔文件質量。
（三）保證電子文件的真實性
電子文件形成后因載體和格式的轉換而不斷改變自身的存在形 式，如果沒有相關信息可以證明文件內容沒有發生變化，它的真實性 就無從確認。因為跟蹤記錄具有原始性?？梢詾殡娮游募恼鎸嵭?提供可靠的依據。所以必須從電子文件生成過程中每個環節開始嚴 密監管。對各項操作全過程進行跟蹤記錄。對每份文件的修改、存儲、傳送各項操作進行實時登記。以密碼的形式存儲并設立防刪改措施。
電子文件與紙質文件或硬拷貝同步歸檔。生成電子文件的專用軟 件也應一并歸檔。形成內容完全一致的兩套檔案。公文性電子文件定 稿后。就不得隨意修改，如確有需要。需做好修改審批手續。歸檔時， 使用不同的編目方法和存貯裝具。同時，在電子文件歸檔目錄”備注” 項中注明相應紙質文件的檔號及存址。解決了歸檔文件的提供利用和資源共享，確保數據準確。
（四）加強檔案隊伍建設，為檔案管理現代化提供人才保證
現在的檔案管理已逐步由紙質檔案轉向紙質檔案與電子檔案共 存，那么這就要求檔案人員既要有檔案管理知識，又要掌握計算機知 識，包括：計算機技術、計算機軟件技術、通訊網絡技術和設備維護知識等。一方面檔案人員為適應信息化要求而主動地學習；另一方面 通過有計劃的培訓，使檔案人員成為既懂得檔案理論知識，又懂得信息技術管理的復合型人才。
（五） 制定規范制度
各職能部門的領導要重視檔案信息化工作，將電子文件歸檔工 作納入部門兼職檔案人員的年度考核范圍內，實行獎優罰劣。只有制定了制度，才能保證高校電子檔案管理有章可循，有規可依，只有執 行制度，才能確保高校電子檔案管理朝著標準化、規范化和制度化的 方向發展。
參考文獻：
[1] 徐蘊芳，周麗梅，孫建華等.臨床實習教學電子檔案在護理教學質量控制中的應用[J].東南國防醫藥，2016，18（4）：378-381.DOI：10.3969/j.issn.1672-271X.2016.04.012.
1 概述
飛行試驗是在實際飛行條件下進行的各種試驗以及以飛行器為試驗平臺所實施的航空航天和其他領域的新概念、新理論和新技術的探索、研究和演示驗證[1]。它是航空航天科技發展的重要途徑，是航空航天領域各個學科研究和產品試驗驗證的重要手段，也是航空航天產品研制必需的關鍵環節，同時還是為用戶摸索和積累飛行使用經驗的有效途徑。飛行試驗分為包括理論探索和新技術驗證的研究性飛行試驗和包括型號研制、定型/鑒定和使用的型號飛行試驗。飛行試驗是一項科學性和實踐性強、風險性極大、投資巨大的系統工程[2]。飛行試驗研究是航空科學技術的重要支柱。
中國飛行試驗研究院（試飛院）是我國唯一經國家授權的軍/民用飛機、航空發動機、機載設備等航空產品國家級鑒定試飛機構和國家進出口產品商檢局授權的飛機適航認可的實驗室，是我國綜合性航空產品鑒定/定型與飛行試驗技術研究基地[3]。五十多年來試飛院共獲省部級以上科技成果獎460多項，國家級科技成果獎60多項?！笆晃濉逼陂g，試飛院累計承擔了約60個型號的科研試飛任務，先后完成20多個型號的設計定型或鑒定試飛任務，獲省部級以上科技成果獎50多項。
隨著新型軍、民用型號產品研制試飛的批量開展，技術文件分發控制、型號技術資料發放控制、項目總結歸檔等任務越來越重，新的任務態勢對檔案管理，特別是重大項目檔案管理提出新的要求，提升重大項目檔案管理水平已成為試飛院檔案部門管理工作的重中之重。
2 飛行試驗的特點
飛行試驗的顯著特點是高風險、高投入、高成本[2]。
2.1 高風險。高風險是指飛行試驗過程中必然存在的技術風險與工程組織實施復雜性。飛行試驗的技術探索性決定了它的風險性，在國內外試飛史上，造成機毀或（和）人亡的事故屢見不鮮。無論是新機的定型試飛還是鑒定試飛，都要進行各種飛行邊界的考核，如：大迎角、高過載、結冰、發動機空中起動、高原等，還有各種故障模態考核試飛，如：失速、尾旋、顫振、發動機空中停車等。
2.2 高投入。高投入是指飛行試驗基礎條件體系建設投入高。飛行試驗離不開機場、機場保障設施，離不開試驗機，離不開試飛員。機場本身建設、起飛/降落指揮引導系統、飛行導航系統、遙測/遙控/中繼測控系統以及綜合/專用試驗機等都需要投入巨資。試飛員培訓需要專用培訓機型，并必須達到規定的飛行小時數，有些特殊的飛行駕駛技術還需要去國外進行培訓或者請外國專家進行培訓與代飛，而試飛員的成熟工作年限僅十幾年時間，這也是目前試飛員短缺的原因。
2.3 高成本。高成本是指飛行試驗中各種直接物資消耗高。飛行試驗中的直接消耗包括試驗機本身壽命消耗；飛機和發動機必需的備件、易損件；航空燃料消耗；飛機和機載測試與數據處理設備的意外損失；保障人員成本等。飛機和發動機的備件、易損件均為單件產品。極少達到小批量產品，且同系列各型飛機往往不通用，導致成本增加。目前，飛行試驗中所用的機載測試傳感器、采集器與數據記錄設備系統幾乎全為國外進口，成本巨大。有的基礎設施建設只能用于特定型號或項目，其他型號或項目無法使用，且運行維護成本昂貴。飛行保障規模龐大，哪怕只有一架飛機飛行，至少必須有機務維護、加油/充電/充氧等保障；機場場務；導航、通訊與指揮引導系統運行；飛行指揮與組織管理；后勤保障，等等，一個典型的飛行場次直接參與進場人員達700～800人。
目前，型號科研試飛除上述特點外，還突出表現為急、難、險、重、散等典型特征。
急：國防建設急需、部隊等待裝備。型號工程往往設置有后限，試飛周期的長短有時決定著它的命運，據統計，目前民用飛機試飛周期約占整個研制周期的一半；而軍用飛機約占55%[1]。試飛周期長，意味著新機不能及時投產和服役，對于民機就會失去競爭機會，失去市場；對于軍機就會失去先進性，喪失戰術和戰略上的價值。而設計、試制周期由于技術、工藝等原因常常會延長，造成試飛周期比計劃縮短；民機市場占領急需，生產廠家亟待出廠。
難：主要指技術復雜，組織復雜，資源組織協調復雜。重大項目多為跨代機型，試飛準備、試飛實施相對二代機型復雜得多，課題項目實施技術難度大、測試技術難度大，駕駛技術要求高、飛行保障復雜。
險：試飛風險高，重大型號項目試飛不像二代機以前那樣，風險科目可以遺留，有許多的風險科目必須完成，否則不能定型或通過型號審定。
重：型號任務十分繁重，在所承擔的幾十個在飛型號中，85%以上為重大項目，有若干項目是所謂的“通天工程”，責任重大。
散：型號試飛地點分散，近幾年型號試飛分布在全國東北、華北、西北、中南、西南、華南等十多個地方，不僅造成各種資源的分散，而且對試飛技術文件的分發控制提出嚴峻挑戰。
3 檔案/文件管理的特點
試飛技術文件包括型號試飛的工程設計文件、型號課題的實驗設計文件以及項目實施中的過程技術文件，是開展型號工程項目和型號課題的基礎性文件。型號試飛的工程設計文件主要包括：試飛總方案、試飛大綱、測試任務書等；型號課題的實驗設計文件主要包括：課題試飛方案、測試方案、改裝設計方案、數據處理任務書等；型號項目/課題實施中的過程文件主要包括：型號項目試飛控制網絡圖、實施計劃、試飛任務單等?？傆嬤_40多類。按照科研試飛質量目標分解要求，試飛技術文件分發必須及時、到位，綜合準確率（及時、合格、到位）達到100%。
“十一五”期間我院異常繁重的科研試飛任務反映在試飛技術文件/檔案管理中，主要體現為文件分發涉及面廣、時間緊、任務重與型號技術資料保障難度大、歸檔工作困難重重，體現出如下特點：
3.1 型號項目數量多、分發受控文件量巨大?！笆晃濉逼陂g，我院承擔的型號試飛項目涉及××大系列××個型號，試飛技術文件的分發種類多、數量大、范圍廣。分發文件種類主要有課題試飛方案、測試方案、改裝方案、數據處理任務書、試飛任務單等40余種。根據實際統計，從2006年以來，檔案部門接收重大型號項目試飛技術文件2萬多份，分發超過17萬份，復制200多萬A4。文件分發范圍幾乎涉及全院各個基層單位、各職能管理部門，涉及兄弟跟飛保障單位，總共達30多個分發點，還有十多個外場試飛點的技術文件分發管理，技術文件的分發控制非常繁瑣。
型號項目任務艱巨還體現在科研項目歸檔上，據統計，2006年至2011年，型號項目歸檔課題/項目達3000多項，歸檔課題數量、涉及型號類別之多是前所未有的。
3.2 技術文件更改多。試飛技術文件（試飛任務單）在分發后準備執行中，經常遇到需要更改、作廢的情況，更改或作廢不是由于文件本身有錯誤，而是由于試飛員個人狀況、氣象條件、試驗機狀態與故障或者測試系統故障等多種原因，造成試飛技術文件無法執行必須更改或作廢。有時，為了適應趕進度、搶天氣，在條件并不完全具備，但能夠滿足必要的安全要求的情況下，而更改技術文件進行試飛。
試飛員是執行飛行試驗的主體，試飛員個人狀態良好與否，是能否執行飛行任務的首要條件，即使其他一切條件準備就緒，飛行員身體稍有不適，也不能飛行，有時也因飛行員個人狀態不佳而更換或取消飛行任務。
氣象條件是實施飛行試驗的基本條件，雨雪天氣、大風、大霧、能見度、風向、風速、云高、結冰氣象以及跑道是否積水、濕滑、結冰等要求是放飛的基本條件，如有不滿足要求，就不能放飛，人們把試飛院職工比喻為“拿工資的農民”，形象地說明飛行試驗對氣象條件的要求。
對重大型號項目而言，試驗機本身以及燃油、供電等各個系統、各種機載成品往往不是很成熟，其狀態與故障情況在很大程度上決定了試驗機的狀態，同時，由于試驗機的改裝以及機載測試系統、機載數據處理系統等，均為所謂的“單件生產”產品，導致試驗機故障率非常高，而不能按照預先計劃進行試飛。
試飛技術文件更改、作廢或者補發，在試飛實踐中司空見慣。這些無形中增加了文件管理人員的工作量。
3.3 文件分發急。“十一五”以來，眾多型號項目同時上馬，使得以往三四個人組成一個課題組變為平均約一個人承擔一個課題，造成課題人員不足，技術文件不能如期編制。另外，在重大項目實施過程中，由行計劃安排的緊湊性，下一起落的試飛任務單往往需要依據上一起落的試飛數據結果編制，造成試飛任務執行等待任務單的現象。
諸多原因使型號項目試飛技術文件的分發數量變得異常緊急，尤其是急件、特急件劇增。按照程序文件規定，需要分發的試飛技術文件一般要求提前3個工作日送達檔案管理部門，急件要求提前1個工作日，特急件要求提前半個工作日，但實際上，絕大多數技術文件送達時間只是提前不足半個工作日，有一些技術文件送達時間不足2個小時，這些給技術文件分發管理造成巨大壓力。
3.4 項目進展調整多?！笆晃濉币詠?，各個型號項目計劃在試飛過程中，由于多種原因都或多或少有調整。
首先，由于試驗機及其試飛改裝與測試系統的復雜性，試驗機狀態不能一次到位，往往是邊調整試飛、邊改進試驗機狀態，隨著試驗機狀態的改進，科研試飛計劃會隨之變動，導致計劃的不確定性。在試飛的過程中，有時備件狀態與保障成為試驗/試飛能否進行的控制節點，或者試飛過程中發生重大故障或問題，導致試飛計劃的調整。
其次，由于在飛的重大項目型號多、課題/數量多，任務繁重，試飛周期一再壓縮，我院在科研管理上一直采用“拉動式”科研試飛計劃，即每月、每季度科研試飛計劃都明顯超過年度計劃的分解目標，以超額的計劃推動，促進任務的進行，“拉動式”計劃是導致計劃調整存在的必然。
4 項目檔案/文件管理的主要做法
據統計，試飛院重大項目檔案/文件管理工作占全部科技檔案管理工作的80%多。針對這種重大項目多、型號任務急、檔案/文件多、工作量大的特點，我們牢固樹立為科研試飛保障服務的理念，緊緊圍繞重大項目科研試飛需求，集中檔案管理優勢力量，從重大項目立項（或任務下達）開始到項目實施、項目總結歸檔等全過程，把好重大項目文件管理控制入口關，注重歸檔過程中的文檔驗收與規范，確保歸檔質量。主要做法如下：
4.1 建立綜合項目團隊制。試飛院在重大項目立項后成立型號項目辦，根據項目試飛內容、專業成立若干課題組，檔案部門指定重大項目技術資料、技術文件和課題歸檔人員，共同組成重大項目團隊。同時，在重大項目試飛過程中，每個項目辦都指定專人負責技術文件的二次分發、現場管理和有效執行，建立文件資料接收、分發登記賬，積累非受控歸檔技術文件資料，管理檔案部門分發的受控技術文件復印件。
4.2 實行項目/課題型號資料保障和歸檔主管制。在重大項目實施階段，檔案部門指定型號項目技術資料、技術文件主管和項目/課題歸檔主管，負責型號技術資料保障、試飛技術文件分發控制對項目/課題技術文件歸檔進行監督、指導，負責歸檔文件齊全性、完整性的檢查，負責歸檔技術文件的接收、整理、著錄和數據建庫。
項目負責人、課題主管的歸檔責任在程序文件《文件與資料控制》中明確規定，即在重大項目總結歸檔階段，由課題主管負責將課題實施過程中形成的技術文件資料收集齊全，經過整理后向檔案館移交歸檔，由項目負責人將整個項目的依據性文件、會議文件、相關評審文件和綜合性試飛文件、管理性文件、定型/鑒定報告等收集齊全，經過整理后向檔案館移交歸檔。項目負責人、課題主管對項目/課題歸檔文件的齊全、完整、準確性負責制度，有力促進和保證了項目/課題歸檔內在質量。
4.3 實行技術文件分發控制值班制。在重大項目試飛中，無論是型號工程的飛行試驗設計文件，還是型號課題的實驗設計文件和實施技術文件等全部需要由檔案部門進行分發控制。由行試驗的內在特性與任務特點，飛行試驗在一年的365天、一個月30天和一周7天內的任務安排要考慮天氣、試驗機狀態、試飛員狀況等因素安排飛行，較少考慮周末、節假日以及下班時間。這就要求檔案部門必須適應飛行試驗的特殊要求與任務特點，想方設法保障試飛技術文件控制有效、分發及時、準確、到位。
試飛技術文件的及時、準確、規范是重大項目實施的前提與保證，為此，我們實行技術文件分發控制值班制度，在8小時之外的下班后、周末、節假日期間，輪流值班或電話值班，無論什么情況，必須做到隨叫隨到，確保試飛技術文件標識規范、審查全面、審批簽署完整，滿足程序文件要求，符合質量體系、飛行安全管理體系、保密管理體系等要求，確保試飛技術文件及其更改的分發及時、規范、準確、到位，確保試飛現場技術文件100%的合格率，確保重大項目的科研試飛進度按計劃進行，從而保證重大項目歸檔文件的齊全、完整、準確。
4.4 建立外派型號文件管理員（跟飛）制度。由于重大型號項目數量多、任務急，導致有些重大項目本場試飛無法全部安排，需要外出試飛。另外，有些特殊的試飛科目與試飛科目的特殊要求，如：高原、高寒、對海等，必須外出試飛。重大型號項目外場試飛給文件管理帶來困難，為此，我們采取了外派文件管理員跟飛制度，指派一名文件管理人員，作為外場試飛隊成員，參與外場飛行，負責外場試飛文件的分發控制和管理工作。
4.5 實施電子試飛技術文件網上流轉與在線歸檔。傳統的紙質技術文件分發管理模式，不僅耗費人力多，傳遞速度慢，易導致積壓，不利于文件更改與分發控制，也無法對整個傳遞過程進行全程監控，不適應當前多個型號工程并行開展的技術文件、資料分發控制要求。我們結合ARJ21-700飛機型號合格審定試飛，建立了“試飛技術文件資料管理系統”，實現了試飛技術文件的網絡在線編制、審簽與分發，實現了外來飛機設計、制造單位的各種電子型號技術資料、技術協調單、通報等網絡發放，緩解了重大項目技術文件分發控制與歸檔的壓力。
4.6 采取重點型號優先機制。近兩年來，我院根據重大型號項目試飛任務繁重的特征，實行重大型號項目“1#任務管理法”，即在年度、季度、月份科研分解計劃中，按照型號任務進展、試驗機狀態與其他資源保障條件情況，確定本月、本季度重點實施的重大型號工程項目。
檔案部門按照“1#任務管理法”的要求，根據重大型號的重要程度排序，優先保證本季度、本月列入1#任務的文件資料控制與分發，根據文件的輕重緩急程度，將急需分發的技術文件分為“急”、“特急”，優先保證“急”、“特急”件分發。在有大量技術文件需要分發時，暫停一些其他工作，集中人力，全力以赴確保重點型號技術文件分發的及時、到位。
4.7 形成科研歸檔計劃聯合制定機制。近幾年來，試飛院每年都制訂科研歸檔計劃，并作為科研計劃的一部分，由院計劃部門下達，體現了檔案管理“三納入”的要求。但在以往的歸檔計劃制訂過程中，主要由檔案部門組織制訂，歸檔計劃與科研項目完成情況不密切，歸檔計劃的調整多。為此，在2011年度，我們開始嘗試“聯合編制科研歸檔計劃”，即由檔案部門組織從項目/課題組到研究所部再到檔案部門的從下到上的歸檔計劃梳理與起草，再由科研管理部門組織從研究所部、型號/項目辦到課題組的自上而下歸檔計劃落實。采取這種聯合編制歸檔計劃的方法，保證了項目/課題歸檔與實施的匹配性。
4.8 確立分工協作、角色備份的工作模式。由于我院重大型號項目數量多，型號試飛技術文件分發量大，檔案管理人員相對不足，并且檔案主管出差頻繁、外出跟飛時間長，不在院內的頻率大，大大影響了重大項目的試飛文件控制與歸檔。為此，我們采取“分工協作、角色備份”的工作模式，即把每個項目分解成文件分發管理、型號資料管理、課題文件歸檔管理三個任務模塊，每個模塊指定兩個責任人，第一責任人為A角，第二責任人為B角，B角是A角的備份，在A角不在崗的情況下，由B角自動代替工作。一個重大項目的B角，同時又是另一個或多個重大項目的A角。雖然，重大型號項目分工與角色劃分明確，但遇到緊急任務時，還需協同參與工作，確保重大項目型號技術資料保障、試飛技術文件分發控制責任的落實。
4.9 檔案管理隊伍建設。檔案管理隊伍人員整體素質是做好重大項目檔案文件管理的關鍵[4]。為此，我們重視檔案人員的業務培訓與科研人員的檔案知識培訓，每年都制訂培訓計劃，采取多種形式、多種渠道開展檔案管理知識培訓。結合重大項目檔案管理要求，在院內多次組織對項目主管、課題主管、科研人員進行檔案管理標準培訓和歸檔知識培訓，為保證重大項目文件檔案管理奠定了扎實基礎。
我們重視檔案隊伍專業結構配置，注重招收計算機技術、航空電子專業大學生，還邀請飛機專家和測試專家等到情報檔案中心對檔案管理人員講授航空專業知識，使檔案工作者有完善的知識結構，能順利對各個專業領域歸檔材料進行鑒定和正確的分類。
5 結論
檔案管理作為國防工業技術體系中技術基礎之一，是科研管理的基礎，其中的技術文件管理是科研項目管理與過程管理的基礎，在以往的飛行試驗實施過程中，發揮了重要的保障作用，有力保證了重大型號項目的試飛。上述幾種主要做法，經過幾年的嘗試與應用，效果提升明顯。為更好地發揮檔案/文件管理對科研試飛的促進與規范作用，還應按照檔案法及其實施辦法的要求，結合飛行試驗的行業特點與其在航空產業中的作用，進一步完善檔案管理組織體系、業務標準體系與制度體系，使檔案管理更好地融入科研試飛過程中。同時，應進一步完善包括理工科和工程技術專業，特別是航空飛行器設計、航空發動機、航空電子、測試技術、改裝設計等航空專業人員的檔案管理隊伍配置機制。全面實施技術文件網絡流轉與電子歸檔，提高歸檔管理工作效率，提高檔案資源檢索利用效率，更充分地發揮檔案資源應有的作用。
參考文獻：
[1] 飛行試驗指南[M]. 航空工業出版社，2010.
[2] 周自全. 飛行試驗工程[M]. 航空工業出版社，2010.
