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中圖分類號：F426 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1723（2012）10-0133-02
一、合同在現代企業管理中的作用
（一）以出資協議以及企業章程的形式明確投資者的權利和義務的關系
只要是和他人一起出資進行企業的開創，不管是合伙還是合資的形式，都是要簽訂出資協議書的，對于雙方的出資份額以及比例等方面的問題都進行嚴格的約定。
（二）通過勞動合同的明確規定，限定企業與員工之間的權利以及義務關系
企業與員工之間的關系不僅僅是因為雙方簽訂了合同而存在的，而作為一種法律上的實施，只要雙方一方能夠提供勞務，一方能夠支付報酬，雙方的勞動關系就有效的建立起來了。相反的，作為企業來講，由于沒有合同上的某一些的條款的保護，在進行內部管理的同時就可能缺少了一些有利的制約
措施。
（三）合同在于企業的外部交往中有很大的作用
企業在對外經濟交往的過程中，往往離不開合同，合同在這里即作為一種證據能夠有效的起到雙方的經濟交往的過程中所確定的權利義務關系，同時還起到了雙方的約束性質的作用。
二、企業合同管理的基本內容
企業的合同管理是一個相對動態的過程，是管理的機構和管理人員通過科學的管理方法實現預期的合同管理目標的過程，也就是需要圍繞合同的訂立和變更等的方面展開的活動。比如，在合同的簽約階段，合同的管理工作主要表現為在對于合同的內容的市場調查以及市場的預測方面，對于簽約的雙方的信譽進行調查。在合同的旅行階段，合同的管理工作主要表現為建立合同的臺賬，落實好合同的任務，檢查督促企業的合同的執行狀況，發現問題并且能夠及時采取相對應的措施，保證能夠按照合同的規定充分的履行自己的義務。如果發現對方有不適當履新合同的現象，需要及時的在法律規定的權利和義務的范圍內對權利和義務進行提出，對雙方提出相對應的合同規定內容的旅行，從而保護好己方的合法權益。在合同的履行之后，合同管理工作表現為需要經常和定期的對于企業所要履行和已經履行的義務進行及時的清理檢查，通過對于合同的履行的分析，及時的收集相對應的信息，并且將信息及時的反饋到企業的決策管理機構，為其提供一定的法律服務。對于已經發生的合同的正義，要主動的與對方進行協商，正確能夠通過協調和溝通的方式進行調節解決，對于和解不成的現象，要按照合同中所約定的糾紛解決的方式進行仲裁機構的申請仲裁或者是直接向人民法院提訟，從而能夠維護本企業的合法的權益。
三、企業合同管理應堅持的原則
（一）企業的合同管理是一種規范化的并且技術性相對比較強的工作
企業首先就必須要堅持依法的管理原則，這就需要要求企業的合同管理的人員必須要經過法律專業的相關專業的學習和培訓，具有比較高的法學的理論水平，這是依法管理企業的合同的前提條件之一。其次，對于國家的法律和相關的法規和政策等是要依法管理合同的重要依據。
（二）企業要堅持平等的交換原則
由于企業的合同本身就是要遵守自由以及平等的原則，因此，要堅持這一原則就必須要企業的合同管理的人員在審查合同的過程別的注意雙方的當事人的權利和義務是不是對等，也只有在平等的協商的基礎上才能夠實現正常的經濟活動，提高出經濟的效益。
（三）對于企業的合法權益進行維護的原則
企業的合同的管理的目的就是通過企業的合同管理的機構對于企業的經濟進行合同的定力和變更等方面的組織。從而在此基礎上實現企業的內部的各國部門的密切配合，達到企業的合法權益的維護，并且能夠確保生產經營活動能夠順利的進行。所以，企業的合同管理人員以此為原則作為出發點，就能夠在審查合同的過程中，及時的發現企業的問題，從而能夠解決相對應的問題，達到維護企業的合法權益的目的。
四、創新合同管理的研究
（一）建立健全相對應的規章制度
要使得合同管理的規范化和科學化就首先需要從企業的制度進行完善，從而能夠制定出切實可行的合同管理制度，使得管理的工作能夠有章可循。
（二）加強企業的合同管理人員的相關培訓和教育
對于企業的合同管理的人員要進行業務素質的高低進行評價，這將直接的影響到企業的合同管理的質量。通過對于企業的相關制度和相關的業務進行學習和培訓，就能夠使得企業的合同管理人員充分的掌握企業的相關而合同簽訂的知識和簽約的技巧，保持能夠持證上崗和年檢考核的制度。 （轉上頁）（接下頁）
（三）企業要進行重大的合同審查管理
對于企業的重要的合同，要進行一定的管理，將企業的大合同作為企業的合同管理的重點管理對象，其全部的過程都是需要由企業的法律顧問部門參與的，要嚴格的管理和控制，預防合同的糾紛發生。
（四）企業需要履行監督和結算管理
對于企業的簽約的目的，主要是要保障合同的履行要及時有效，防治違約的行為的發生，所以在此基礎上要對企業的法律顧問繼續合同的旅行情況的監督也是十分的有必要的。
（五）要提高企業的提供管理人員的法律素質和工作的責任心
在合同管理的過程中要充分的保證合同的法律審核的有效性，將合同的實質內容進行決策權利要歸于企業的領導或者是相關的負責人，將合同的執行程序交給相關的管理人員，需要建立合同的管理人員以及審批負責的情況對于合同的責任跟蹤制度和法律知識培訓制度的建立。
參考文獻
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企業必須制定和完善合同管理工作制度。合同從簽訂到履行完畢涉及到許多法律問題,也涉及施工生產的專業技術部門,某一環節的缺失或重大失誤都有可能導致嚴重后果。因此,必須制定規章制度對其予以保障。
一是要建立法律顧問部門的職責和權限,確定合同主管與協管關系和責任;二是要建立合同評審、起草、會商、審核、審批制度;三是要建立合同監管人、合同報表、合同執行期和規定事項報告制度;四是要建立企業法律事項的內部審核制度;五是要建立一些程序制度,如法人授權制度、合同證據的收集、保管制度等;六是合同簽署、履行過程中的責任制度、獎懲制度。
合同管理工作應適當分工。大型施工企業管理層次相對較多,既要充分發揮整個合同管理系統的作用,調動各級合同管理部門的積極性,又要根據不同的情況,調整具體管理權限。一般來說,企業應通過授權,一次性把大量的合同管理事務交由部門及下屬單位,進行常態管理。但對一些標的較大、風險較大、涉及部門或單位較多的合同,都應由企業總部合同管理部門直接管理。企業合同管理部門負責合同宏觀的、總體的、原則的、重要的合同管理和全面的監管工作,而部門和下屬單位則負責專業的管理及合同的履行工作。
確定合同管理工作的重點,確定重要的合同。施工企業的合同種類繁多,從合同的管理角度來說,都應嚴格管理,但是,并非對所有的合同都要同樣地關注。在施工企業中,施工合同,尤其是對標的較大、風險較大的合同應當給予足夠的關注;對分包合同也必須引起高度的重視,這方面出現的問題已經很多;擔保合同、大額度的采購合同也應列為管理的重點。
確定重要的合同管理部門和單位。在施工企業中,除合同管理部門外,工程承攬部門、工程管理部門、機電物資部門、財務部門、印信管理部門對合同管理也將起到重要作用。在合同簽訂和履行過程中,這些部門都發揮著重要的職能作用,其工作質量、管理水平和工作方法,對合同的簽訂、履行將產生重大而深遠的影響。而下屬的施工項目部直接負責合同的履行,其意義自不必言。
確定合同管理的重要階段。合同的成立階段是整個合同管理工作的重點,它直接確立了雙方的權利義務,規定了未來合同履行的前景和預定目標,其意義重大。合同管理部門和專業部門的工作水平,領導者的決策,都左右著合同的簽訂質量。
形成科學的管理方法,對合同進行三階段評審。評審由企業相關高層領導主持,有關部門參加,以會議形式進行。在投標階段,由合同管理部門會同投標部、工程管理、機電物資、財務部門,對招標文件進行全面評審,以決定是否投標,分析中標后的合同風險和難點。要防止為中標而掩蓋真實情況,留下隱患。要形成書面的材料,經過相關部門會簽,得到相應的領導簽批認可。在合同簽署階段,由合同管理部門會同投標部門和工程管理機電物資、財務部門,再次對合同文本進行評審。重點是圍繞合同文本反復推敲,對發現的問題進行論證,找出解決問題的辦法。要全面衡量權利義務是否均衡;合同是否顯失公平;業主是否隱瞞了與合同有關的重要事項;企業是否有能力履行合同;能否達到合同的目的。在履行階段,由合同管理部門會同工程管理等部門,根據施工進展或單位、單元工程、節點工期,定期或不定期地對項目進行評審,及時發現和糾正存在的問題,保證全面履行施工合同。
建立評審大綱。為了使評審工作有章可循,保證評審工作科學、細致,不因工作疏漏而影響評審效果,企業應建立合同評審大綱。把相關規定和要求列為大綱標準,以衡量各階段合同內容,凡達不到標準的,則無法通過評審,合同就無法簽訂,以確保合同始終處于受控狀態。評審大綱作為企業內部具有強制性的文件,必須經過企業的嚴格批準,以保證其剛性和可操作性、穩定性。評審大綱分為三部分:
第一部分為否決性規定。內容由國家禁止性規定、無效合同、企業戰略、企業內部相關禁止性規定等內容,共同組成相應條款,以此衡量合同內容,達不到前述內容的,不能通過評審。
第二部分以合同內容為對象,將相關技術和經濟指標、慣例、企業的相關規定等列為條款規定,意在保證合同內容最大程度上滿足企業的需要,保證企業的利益。如工期、質量、結算方式、獎罰額度等等。這部分內容與企業在市場上的競爭能力有關,與業主的談判結果有關。因為合同標的不同,大綱中這部分內容會有多個版本,這部分內容和企業的經營相關,因此經常處于調整狀態。
第三部分是企業從市場經營需要出發,做出的承諾或其他內容。
第一部分內容一般不允許調整;第二部分內容的變動需要經企業相關程序的批準;第三部分則每一次都進行批準。評審時要建立和使用統一、規范的表格文件。評審時要對每一項內容進行逐一評審,得出全面和客觀的結論,并對評審結果負責。
履行階段的監督審核。要建立合同履行過程的內部監督審核制度。監督審核工作以合同管理部門為主,工程管理等部門參加,組成內審小組,對合同履行情況進行監督審核。由內審小組根據合同履行情況,履行中的難點、重點和存在的一些問題,以及業主的投訴進行定期或不定期的審核。審核時有針對性地列出審核提綱,可以先發到被審核單位,也可直接以此進行現場審核?？梢詫σ话銌挝贿M行問卷式的發放審核提綱,由其按要求回答,然后收回,檢查是否存在問題。監督審核過程中發現的問題交由被審核單位限期整改。對可能導致企業違約的施工項目,向企業決策層提出書面報告。
合同管理部門的任務全面掌握企業合同管理的現狀。建立合同臺賬,要求各部門和下屬各單位以報表形式上報合同簽署和履行情況、履行結果。合同管理部門要通過合同報表、合同評審、合同履行情況,廣泛收集真實可靠的合同信息,有針對性地開展工作。
牢牢把握重點合同。對一些標的較大、難度較大、風險較大的合同,必須進行有效控制。劃分風險級別,以便于對合同的日常管理。根據業主信譽、工程難度、外部環境、企業施工能力和經驗、項目進展情況、施工成本等,劃分合同風險級別。可劃分為:正常、一定風險、高度風險。對于風險的處理,仍可以繼續劃分為:環境因素、業主因素;可以履行滿足合同、無法履行的合同、無須繼續履行的合同等。對于正常合同,無須給予特別關注;對于有一定風險的合同應引起足夠關注;對于高度風險的合同要進行高度關注。合同管理部門要建立合同風險清單,施工項目上要建立合同風險因素清單。合同風險是在變化的,因此合同風險管理也處于經常調整狀態。
建立嚴格完整的工作程序。應從流程上有序控制合同的簽訂、履行。應做到合同簽訂必須通過評審,合同簽訂前必須經過合同管理部門及相關部門簽字確認,然后辦理領導簽批手續,最后辦理用印及其他授權手續。建立責任制,防止工作出現環節失控或走過場。
由于我國經濟發展處于重要的轉型期，而國家也加強對中小企業扶持的力度，在此背景下，我國的中小企業獲得了良好的發展機遇，這對中小企業而言，需要進一步抓住其機遇而更好地發展和強大，從而為我國經濟穩定上升注入新的力量。其中是企業的合同管理是一項十分重要的任務，這不僅直接和企業經營狀況有十分密切的關系，而且也是企業在實踐工作中能夠需要高度重視的方面，合同涉及到企業發展過程中的直接利益。因此，本文從合同的基本含義人手分析當前中小企業如何在管理方面設計系統，進一步提升中小企業在合同管理方面的能力。
1.概述合同的含義
根據我國民法規定中對合同所給出的定義可知，合同有狹義與廣義，廣義合同指的是民事主體（兩個或者以上）就某件事而設立、變更以及終止權利義務的協議；而狹義合同的含義則指的是債權合同，民事主體（兩個或者以上）設立、變更以及終止債權的協議，也將其稱之為民事合同。這是保護當事人權益的重要的文件，同時對維護良好的經濟秩序和促進社會和諧等方面具有重要意義。在當前經濟體制下，各個市場主體都需要通過一定的方式保護自己的權益，然而企業作為重要的市場主體，更需要在生產和經營中加強管理合同，從而使得企業自身利益不會受到威脅。
2.分析中小企業在合同管理方面存在的問題
當前，我國許多中小型的企業對合同管理基本是依靠人工，例如通過簡單的Word和Excel辦公軟件對企業中的各種合同進行處理、歸檔以及統計數據等，通過這種方式管理合同存在許多的問題，第一，如文檔整理和管理具有一定的困難性，因為采用當前中小企業所簽訂的紙質合同基本是一式三份，然而企業管理的方式基本采用的是直接保存原件，這種方式在長時間保存工作中將難以保障合同的完整性，可能會出現蟲蛀等問題，從而影響了合同的質量。此外，由于人工保存合同還會導致查閱工作帶來不便性的問題，如查閱時需要花費大量時間，從而造成時間浪費的問題。第二，合同管理工作難度大，由于中小企業在發展過程中和不同的對象之間會建立合同管理，此時企業中的合同將會越來越多，而采用傳統的方式管理合同，工作人員只能是通過手工的方式將合同中的內容錄入文檔中，這就增加了管理人員的工作量，再者由于管理人員每天處理大量，難免會出現一些誤差，這不僅導致企業中利益難以得到保護，而且嚴重的情況下還會對企業發展帶來較大的困難。第三，合同信息匯總存在較大的困難，由于中小企業在合同管理工作中主要采用的手工的方式，然而企業各個部門中所需要的合同不同、簽訂的合同也存在較大的差異性，因此，對于合同管理人員而言，他們對合同進行匯總過程中存在較大的難度，例如需要耗費大量的時間，這對企業發展中做出重要的決策帶來不良影響。第四，對合同管理過程中沒有有效的預警機制，例如運用傳統的合同管理方式難以有效掌握合同內容的執行情況，尤其是其中的結款情況，并沒有通過良好的方式進行控制和預警珂，這就難以準確掌握當前合同內容的執行情況，從而對企業準確預測某個項目的收支情況沒有提供有效幫助，這對企業發展中掌握資金流以及運作資源等帶來許多問題。
3.結合信息技術而設計合同管理的系統
由于當前我國的經濟發展越來越快，再加上國家對中小企業的扶植力度較大，因此，我國許多中小企業在發展中就積極參與各種不同的市場主體合作，其中就需要通過簽訂合同的方式保證雙方的利益，這就需要企業做好合同管理的工作。而現代化的技術管理過程中，需要結合中小企業的實際情況而設計合同管理的系統，本文中主要是采用的是面向對象方式進行分析，運用信息技術而提升合同管理的效率。中小企業采用這一系統可以在合同管理過程中實現如下的目標：第一，監控好合同的工作進度，并根據良好的工作狀態而對實時監控企業中各個不同的工作情況，例如根據合同執行進度等；第二，充分明確合同雙方的責任情況，通過面向對象的方式設計合同管理的系統，可以更好地幫助合同當事人更好地履行合同，同時也能夠增加合同履行合同當事人的責任感。而在企業中則可以通過這種方式而不斷明確各個崗位工作權限，一方面是防止工作人員出現越權的情況，另一方面則是進一步明確合同的責任，并能夠落實到對應的人中，這對解決合同中的協同問題帶來一定的幫助；第三，減少企業合同管理的開支，同時也能夠促使企業降低成本。
4.分析合同管理的系統設計情況
本文根據當前我國中小企業發展的特點和企業中的組織結構，而設計合同管理的系統。具體的工作模塊請見圖1所示。
4.1分析企業市場部合同管理的情況
由于企業中的市場部在合同簽訂之后才能夠更好地便于其他部分開展工作，此時，市場部在合同管理中所需要完成的任務有：發放合同登記表格、合同報批以及作廢處理等。合同登記是企業中的市場專員在掌握企業的業務的情況而在企業合同管理的系統中補充空白項，并根據合同的種類而進行編號和保存。在此管理系統中就可以便于管理人員找出對應業務的合同，并實時掌握合同的執行情況。
4.2分析企業業務部合同管理的情況
企業市場部在簽訂合同條款之后，其業務部主管就可以安排企業中的相關人員根據合同內容而完成對應的工作內容，同時也是實際履行合同義務的重要體現。其中業務部分在工作分配中，則需要主管人員更好地掌握合同內容，并做到嚴格遵守合同要求。計劃報批指的是業務員根據自己負責工作的情況而掌握信息系統中的合同登記的情況，然后將具體的工作進度交給企業中對應的領導進行審批，尤其是在重大的項目中，業務員就需要即使將問題報告至主管領導，并根據工作情況而提出對應的意見。
4.3分析企業綜合部對合同管理的情況
由于企業的綜合部在工作中所涉及的內容較多，例如合同登記、蓋章處理、發票登記、業務人員的績效登記、收費登記、報告登記以及發票作廢處理等。其中合同蓋章指的是工作人員根據企業中市場部和業務部的情況而對其中的合同進行集中蓋章處理，并在合同管理的系統中及時做好登記。而開具發票則主要指的是履行合同中對發票情況的登記，在合同管理的系統中能夠便于今后工作查閱，進而提升工作效率。此外，績效登記就是按照合同中的所設計的績效而發放給員工對應的獎金，這在系統中能夠透明化的展示出來。
4.4企業中工作審核
在合同管理的系統，可以增加幾個不同的模塊，例如合同審核、計劃審核、鑒證類以及服務類的工作計劃等，從而便于工作人員做好對應的工作檢查，進而提升合同管理的工作效率。
4.5合同y計和查詢模
在合同管理過程中還涉及對查詢工作和統計工作，此時在合同系統中就可以便于企業領導適時根據自己的工作情況而掌握企業中的合同的執行情況，例如對于已簽訂的合同，則可以在管理系統中通過已簽模塊中進行查詢。
4.6系統維護
隨著企業中合同數量不斷增加，各個模塊所包含的業務也會增加，因此，在管理合同中就需要定期維護這些系統，例如做好數據備份以及恢復的工作等。
5.分析企業中合同管理的工作流程
1 引言
隨著我國經濟體制改革的逐步深入， 建筑市場逐步走向規范與完善。2004年11月11日，中國正式加入WTO滿3周年了，這意味著中國加入世貿組織后的3年保護過渡期結束，2004年12月11日起建筑市場全面對外開放，中資、外資企業都將享受“國民待遇”。全球經濟一體化是世界經濟發展不可逆轉的趨勢，逐步對我國國民經濟主要支柱的建筑業產生了重大影響，給國內建筑施工企業帶來了較大的沖擊， 另外，市場經濟的一個主要特征就是它的法律強制性，因此在建筑領域逐漸出臺了《合同法》、《招投標法》、《建筑法》等以合同為主要內容的法律。合同是聯系各合同主體的紐帶，任何一方違反合同，必然要受法律的制裁，從建筑市場總體情況來看，目前建筑市場競爭激烈，建筑企業利潤減少，合同的風險加大。只有重視合同，重視合同管理，才能有效的降低工程風險，增加企業利潤。
2 施工企業合同管理的現狀
我國加入WTO后，施工企業與國際交往逐漸頻繁，到國外承包的工程及在國內承包的國際投資項目也越來越多。嚴格的合同管理是這些國際工程的慣例，一般都嚴格使用FIDIC合同條件。
就目前國內施工企業合同管理的現狀而言，主要存在以下幾點問題:
(1)缺乏完全法制化的社會環境。建筑和合同法律體系不夠完善，部分法律條文不夠嚴謹，有空子可鉆。另外，有法不依、執法不嚴的現象仍然存在。
(2)缺乏規范化的市場環境。業主利用買方市場的優勢地位，提出苛刻的合同條件，施工單位為了生存不得不接受。業主在履行合同過程中隨意性太強，存在不按合同、不按規則和慣例辦事的現象。
(3)施工企業的合同法律意識和合同管理水平跟不上形勢的發展。一般來說，施工企業管理層對投標、簽約工作還比較重視，但合同履行過程中的監督、檢查、統計、考核、獎懲還缺乏有效的措施和方法。
(4)合同管理人才缺乏，對合同管理人才培養不夠重視。我國的合同管理起步較晚，合同管理人才缺乏。另外，由于外部環境不規范的因素太多，企業內部還沒有形成重合同的意識和重視合同管理人才培養的環境。
在建筑市場上，不慎簽訂的一個合同就有可能給企業造成重大損失甚至面臨破產的窘境，因此，施工企業必須加強合同管理，以提高企業的生存能力和抗風險能力。
3 加強合同管理的幾點建議
3.1 樹立合同觀念，加強合同意識
企業要對管理人員加強法制教育，特別是企業負責人、項目負責人、合同管理人員，不但要學習《建筑法》，更要學習《招標投標法》、《合同法》，使他們在工程項目管理中處處以合同為依據，以合同管理為中心，只有這樣，才能按合同辦事，才能拿起法律的武器維護自身的合法權益。在國際工程中，合同管理更是項目管理的核心，尤其對承包商來講，可以說其合同管理直接關系到項目實施是否順利，自身的利益能否得到保護。
3.2 設立合同管理機構、培養合同管理人才
一個合理的合同管理機構，以及對合同管理部門的權責及與其它職能部門之間的界面的合理界定，是合同管理成功與否的關鍵;合同管理人才，需要素質高、學習能力強、知識面廣、責任心強，需進行在職培訓，組織專題學習和討論，學習的內容有《合同法》、建設工程施工合同示范文本、《最高法院關于審理建設工程施工合同糾紛案件適用法律若干問題的解釋》等;建立有效交流渠道，以達到互相促進、互補不足的目的，明確合同管理人員的責權利，建立完善崗位競爭機制和獎懲機制，以機制促進人，
3.3 建立和完善企業的合同管理體系及合同管理制度
施工企業就合同管理全過程的每個環節建立和健全具體的可操作制度沒，這些環節應包括:介紹信的開具、信息的跟蹤、合同的草擬、洽談、評審、用印、交底、責任分解、履約跟蹤、變更、索賠、違約、解除、終止等。使合同管理有章可循，規范合同簽訂程序，減少失誤。
3.4 建立合同管理信息系統
信息是合同管理的窗口。為了能及時掌握合同的實施情況，合同文件、變更記錄、補充協議、會議紀要、各方的來往函件等文件要及時傳遞給合同管理人員，在信息技術高速發展的今天，合同管理應建立在信息管理的基礎上，施工企業要充分利用網絡的優勢進行合同管理，可以建立局域網，信息網站等。
4 總結
合同管理是一項高智能的工作，是一個復雜的體系，是項目管理的核心。面對我國建筑領域市場化的推進以及我國建筑業國際化的趨勢，沒有有效的合同管理，就不能實行有效的工程項目管理，就不能順利的完成工程預期目標，施工企業必須加強合同意識，只有合同管理規范化，才能在激烈的市場競爭中生存和發展。
參考文獻
[1] 金芳，工程量清單計價模式下施工企業的策略研究[D].武漢理工大學碩士論文，2005.
Abstract: Under the market economy conditions, construction market main body mutual rights and obligations relations mainly establish through the contract. This paper explores the construction contract characteristics, analyzes the problems in the contract management, and discusses on how to strengthen the management countermeasure.
Key words: construction contract; management; countermeasure
中圖分類號：TU723.1 文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2012）
建設工程施工合同是發包人和承包人為完成商定的建筑安裝工程，明確相互責任、權利、義務關系的合同，是承包人進行工程建設，發包人支付工程價款，控制工程項目質量、進度、投資，進而保證工程建設活動順利進行的重要法律文件, 是承包人、發包人在工程施工過程中最高的行為準則。工程建設的復雜性決定了合同管理的艱巨性,有效的合同管理是促進參與工程建設各方全面履行合同約定的義務,確保建設目標(質量、投資、工期)的重要手段，同時它也在形成公開、公平、公正的市場競爭機制、提高工程質量、降低工程造價、縮短工程工期等方面發揮著重要的作用。合同管理工作涉及的方面和因素很多，以下僅從施工企業的角度來探討如何加強施工合同的管理。
1.建設項目施工合同的特點
施工合同的標的--建筑產品具有固定性、施工生產的流動性、復雜多樣性及一次性投資額大等特點，決定了施工合同與其他經濟合同的不同，其主要特點包括：
1.1施工合同履約時間長。建筑產品結構復雜、施工工期較長，工期少則幾月，多則幾年甚至十幾年。
1.2合同執行過程中干擾和影響的因素比較多，風險高。
1.3施工合同內容復雜，條款多，變更多，加上參建單位眾多和項目之間接口復雜，造成業主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業主與材料供應商之間不可避免的在合同履行過程中產生較多的爭執和糾紛。
2.施工企業合同管理存在的問題
2.1缺乏完全法制化的社會環境。有關建筑及合同的法律體系不夠完善，部分法律條文不夠嚴謹，有空子可鉆，存在有法不依、執法不嚴的現象。
2.2缺乏規范化的市場環境。由于目前建筑市場的激烈競爭和不規范管理，使施工企業在建設工程承包中始終處于弱勢地位，使業主占據主導地位，提出一些苛刻和不平等的合同條件，將自身的風險轉移到承包商身上，施工企業為了生存，只能接受。業主在履行合同過程中隨意性強，存在不按合同、不按規則和慣例辦事的現象，如：業主暗中以墊資為條件，違法發包；在工程建設中業主不按照合同約定支付工程進度款；建設工程竣工驗收合格后，業主不及時辦理竣工結算手續，甚至部分業主已使用工程多年，仍以種種理由拒付工程款，形成建設市場嚴重拖欠工程款的頑癥。
2.3施工企業合同管理與項目管理脫節。合同管理與項目管理有著密切的內部聯系，而實際上施工企業往往由公司經營部門組織編制投標文件（商務標、技術標），一旦中標，施工合同與甲方簽訂后，此“合同”只是以文件形式發給項目經理部，合同交底流于形式，使施工合同管理與項目管理在實施過程中容易脫節。
2.4不按合同示范文本簽訂施工合同。國家工商局和建設部為規范建筑市場的合同管理，制定了《建筑工程施工合同示范文本》，以全面體現雙方的責任、權利和風險。有些業主在簽訂合同時為了回避業主義務，不采用標準的合同文本，而采用一些自己制定的、不規范的文本進行簽約。通過自制的、籠統的、含糊的文本條件，避重就輕，轉嫁工程風險。
2.5陰陽合同屢禁不止。在同一個建設工程項目中,由于業主處于優勢地位，承包商為了獲得工程，只能迎合業主要求，私下簽署小協議，正式合同與私下協議并存，正式合同用《施工合同示范文本》，但雙方當事人并不履行，只是用作對外檢查（以應付各級管理部門的檢查），實際執行按小協議，背離招標文件和投標文件內容，把招投標產生的中標合同部分或全部，換成違法或違反國家及政府管理規定的內容。這種違法協議通常表現在工期不合理壓縮，工程設計的局部變更，工程材料及設備的替換等方面。
2.6缺乏具備合同管理能力的人才，對合同管理人才的培養不夠重視。施工合同涉及內容多，專業面廣，合同管理人員需要掌握一定的專業技術、造價管理、施工技術、施工管理、法律等方面的知識，具有一定的文字功底，用詞組句嚴謹。一些施工企業沒有形成重合同意識，沒有專業技術人員管理合同，或合同管理人才缺少培訓，將合同管理簡單地視為一種事務性工作。一旦發生合同糾紛，缺少必要的法律支援。
2.7合同的檔案管理混亂。存檔的施工合同文件內容不全，往往只有施工合同協議，而圖紙、中標通知書、工程量清單、報價單和投標文件等沒有；查閱制度不完善，丟失、涂改、代換等情況時有發生，導致涉及訴訟時無據可查。3.改善和加強施工企業合同管理的對策
針對合同管理中存在的問題，施工企業必須加大合同管理力度，使合同管理朝法制化、規范化、系統化發展，以達到避免經濟合同爭執與糾紛、規避經營風險的目的，提高企業管理水平，為企業創造最佳經濟效益。
3.1建立專門的合同管理機構，規范施工合同訂立行為，做好事前規范工作。合同管理水平的高低對企業的經濟效益影響很大，企業必須重視合同管理，建立專門的合同管理機構，統一合同的管理和保存，配置專業的合同管理人員負責合同管理的各項工作，和項目經理部緊密聯系，維護企業和項目經理部的經濟利益和合法權益。
3.2培養合同管理人才，加強施工合同管理隊伍建設。由于施工合同管理政策性、專業性較強等特點，因此，施工合同管理人員隊伍的建設至關重要。沒有高素質的人才，在合同草擬、簽訂、執行的任何環節都難免會出現失誤有時是致命的錯誤。必須以人為本，加大合同管理人才的培養力度，關注合同管理人才選拔培養的各項工作：
3.2.1認真選擇具備工程、經濟、法律專業知識、德才兼備的人員從事施工合同管理工作。
3.2.2加強理論學習、組織學術交流。
3.2.3要在實踐中培養、鍛煉、造就人。把合同管理與項目管理結合起來，讓合同管理人員到項目經理部從事合同管理的具體工作，在工作中實踐合同管理的理論和方法，不斷提高合同管理水平。
3.3健全企業的合同管理制度。健全的合同管理制度是做好合同管理工作的保障，通過健全的合同管理制度堵塞漏洞，規范管理。在施工企業內部應當建立施工合同的以下制度：
3.3.1合同的評審制度。如果建設工程施工合同簽訂的不規范、不嚴密，會給施工企業帶來經濟損失，也會給竣工結算審計帶來爭議，因此，必須建立施工合同的評審制度，對合同條款進行反復的推敲、嚴格的審查，避免合同條款的遺漏和錯誤。應著重審查合同是否符合國家的有關法律法規，合同中所規定的權利和義務是否合理，經營風險、技術風險是否考慮充分等。
3.3.2合同的批準制度。為了保證合同的合法有效，要建立合同批準制度。合同在簽訂前要經過企業內部的會簽，由各相關的部門主管領導簽署審查意見。
3.3.3合同的定期報告和檢查制度。對合同履行的情況和發生的變化，要定期報告，及時認真檢查合同的執行情況。
3.3.4合同交底制度。合同管理人員應將合同涉及的注意事項交代清楚，將承包合同所明確的經濟責任進行交底，為順利執行合同打好基礎。
3.3.5合同總結、評價制度。合同履行完畢后，要認真總結合同履行過程中所遇到的問題及解決的辦法，正確評價合同。
3.4加強合同及相關文件歸檔管理工作，為合同順利履行創造條件。合同文本及相關資料如圖紙、中標通知書、工程量清單、報價單和投標文件等同屬重要法律文件，發生之后應及時建帳并妥善保存。由于建設項目周期長，涉及專業多，面臨情況復雜，在經過一個長時間的建設過程之后，很多具體問題要依靠相應資料予以解決。為此，應設專人做好檔案管理工作，存檔內容一定要完備。
3.5普及合同管理的觀念和知識，提高企業風險防范意識。合同管理涉及面廣，整個管理層，特別是企業負責人，都應有合同管理觀念和知識，營造人人重視合同管理的氛圍，強化全員管理意識，提高企業風險防范意識。
其一，意識淡薄，觀念陳舊。由于員工在實施全員勞動合同制時，對勞動合同的責權利認識不夠，認為自己在企業已工作多年，勞動合同只是履行一個手續罷了，未能真正理解勞動合同的含義，未能真正認識到勞動合同雙方當事人的權利義務、勞動合同對保護勞動者的合法權益、促進企業持續發展的重要意義。
其二，勞動合同期限的分布不合理。勞動合同期限在勞動合同管理中起著重要作用，不同期限的分布決定著不同的管理辦法。簽訂的中長期勞動合同及無固定期限勞動合同所占比例過高，大中專及年輕員工簽訂的勞動合同期限較短。
其三，管理不到位，水平待提高。1995年《勞動法》實施，由于國家的有關配套文件還未完善，因此當時簽訂勞動合同的文件依據不是很全面，對勞動合同的約束力認識不夠，管理不到位，造成企業勞動合同未及時簽訂、變更、續訂、終止、解除勞動合同等情況。此外，有的企業對勞動合同的管理還停留在依靠手工臺帳管理的水平，管理內容僅為勞動合同期限的常規管理，未能實現人力資源的優化配置功能。
強化員工的合同意識。勞動合同簽訂后，要適時對員工進行政策宣傳，使員工理解勞動合同制的真正含義，從根本上扭轉員工的意識觀念，通過員工身邊發生的具體事例進行分析說明，轉變思想觀念，提高員工對勞動合同的認識，增強員工維權的意識。
克服思維定勢的影響。長期的固定工制度對員工的要求是：要做用人單位一塊磚，東西南北任挑選；要做企業的螺絲釘，那里需要那里擰，由此形成企業管理者要求員工必須無條件地服從組織調動的思維定勢。勞動合同法全面實施后，對于員工的流動，不再是被動服從，員工的流動須經雙方協商一致。因此，企業管理者必須按勞動合同法進行規范操作，以提高勞動合同管理效率，避免勞動爭議的發生。
加強日常管理，提高管理水平。勞動合同管理作為目前勞動人事部門的一項重要工作內容，必須依法制定切實可行的規章制度，對勞動合同管理的各個環節進行具體規定，加強管理，責任到人，保證勞動合同管理工作的順利進行。
合同期限短期化，控制增量，提高員工素質。通過勞動合同期限對員工產生心理壓力，可促進員工提高自身素質，增強選擇勞動合同限期類型主動性。勞動合同短期化是目前的趨勢，勞動合同短期化后為企業和員工的雙向選擇提供了良好的基礎。企業新招聘的員工，如果是技術含量低、可替代性強的簡單勞動崗位，企業初次與其訂立勞動合同可以只簽訂期限為一年的勞動合同，可根據員工一年來的業績來確定是否與其續訂勞動合同，也可把臨時性、輔或者替代性的工作崗位實行勞務派遣，讓大眾化的員工能進能出，控制增量，提高員工整體素質。
合同期限長期化，增強企業凝聚力。雖然勞動合同短期化是目前的趨勢，但也不能片面追求勞動合同的短期化，在執行過程中還要具體問題具體分析。由于國有企業成立時間較長，大多數勞動者都1995年固定工轉制時的員工，這些員工大部分是企業成立時的元老，企業工作年限長達十余年，在1995年實行勞動合同制時與企業所簽訂的勞動合同為無固定期限勞動合同，勞動合同終止為這些員工正式退休時間。再者從國有企業員工勞動合同簽訂具體期限上看，反映出勞動合同期限與員工文化程度成反比，員工文化程度的高低基本體現了一個企業的素質水平，因此在勞動合同的管理應根據實際具體問題具體分析。
長期無固定期限勞動合同是指只約定勞動合同終止條件而未規定勞動合同的終止時間，它并不是過去固定工的延續，對于無固定期限勞動合同不能與以前的固定工概念混淆，通過加強對無固定期限勞動合同終止解除條件的約定，實現動態管理，只要出現《勞動合同法》第十九條規定的條件之一者，企業就可以終止員工與企業簽訂的其勞動合同。由于大多數與企業簽訂無固定期限勞動合同的員工，由于在企業工作的時間較長，具有豐富的生產經驗和高度的責任心，對這些員工的管理事關企業生產安全和穩定，員工隊伍的穩定，對于簽訂長期勞動合同的員工可從以下幾個方面進行管理。
重塑主人翁意識，增強企業凝聚力。通過建立起長期穩定的勞動關系，可為員工發揮主人翁作用創造良好的基礎，尤其是從事科研工作的技術骨干，必須與他們簽訂長期穩定的勞動合同，解除這部分員工的后顧之憂，保證他們能夠充分發揮自己的主觀能動性。在初次簽訂短期勞動合同的員工中尋找企業所需的核心人才，并與簽訂無固定期限勞動合同，對于素質較好的員工，也可考慮與其簽訂期限較長的勞動合同。
有了長期勞動合同做基礎，培養員工主人翁意識，企業應從實際出發，適當拉開收入差距，強化激勵約束條件，用量化的經濟指標來衡量員工不同的能力和價值，在企業內部建立能力優先機制，提高員工對工作、生活的幸福感，只有提高員工幸福感，讓員工快樂地工作，才能更有效地激勵員工，增加企業的凝聚力。
一、煤炭企業中合同管理的概念及主要內容
煤炭企業合同管理是指煤炭企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。[1]在煤炭企業實際業務中，合同管理可具體細分為三個環節：一是合同簽訂前的的管理，在合同簽訂前對合同當事人的用戶資格、產品種類、產品價格、產品質量、用戶履約能力等進行審核；二是合同簽訂的管理，在各類合同簽訂過程中對合同中具體的條款進行的審核和審批；三是合同履行的管理，在合同簽訂后對合同執行的監督管理。企業中不僅要重視合同簽訂前的管理，更要重視合同簽訂后的管理，此外還要注重合同履約全過程的情況變化，特別是要掌握對自己不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。市場經濟是法制的合同經濟，企業的經營成敗與其對合同的管理密切相關，因此，有效加強合同管理已經成為煤炭企業提高經濟效益的有效途徑。這就要求我們煤炭企業要對合同進行全過程的管理，而且必須是對合同三個階段的全過程的、全方位的、科學的管理。
二、煤炭企業合同管理的重要性和必要性
合同是企業對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業的經營成敗，對于一個國有煤炭企業的貿易公司來說直接關系到企業的安全、企業的經濟效益以及企業的信譽等問題。因此，在推進國有煤炭企業改革、建立現代企業制度過程中，必須高度重視企業的合同管理。[2]
三、煤炭企業合同管理中存在的問題
（一）公司不健全的合同管理制度
一些煤炭企業往往在其合同管理方面缺乏其一整套符合自己的合同管理辦法，或者雖然有自己的合同管理辦法，但由于種種原因很多相關制度都不能落實到實處.
（二）業務部門落后的合同管理理念
煤炭企業中很多業務人員只注重合同的簽訂，而忽略了合作方執行合同的能力。業務部門錯誤的合同管理理念往往導致企業在合作中出現無法履行合同的結果，對企業的經營造成不利影響。[3]
（三）合同管理部門不嚴格的審核
煤炭企業中合同管理部門人員對合同內容的審核環節是開展合同管理工作的重點，是關系到合同簽訂成敗的關鍵。但在企業現實工作中卻存在著下列問題：第一，資質審核不嚴格，主要體現在不能準確認定對方是否具備簽訂合同的資格，如果由于資格審核不嚴而與不具備資格的單位簽訂合同，將給企業造成巨大的經濟損失。第二，合同條款審核不嚴格，主要體現在對合同條款中的詳細內容的審核不嚴格。第三，缺少對合同的后續管理，合同的后續管理工作往往容易被企業所忽視，如：對合同履約情況的跟蹤管理都是一些需在后續管理工作中具體開展的工作。
四、加強煤炭企業合同管理中相關問題的對策
（一）建立、完善符合煤炭企業合同管理的《合同管理辦法》制度
煤炭企業應該根據我國《合同法》相關條款制定與企業相符合的合同管理制度，可以根據合同文本的管理、用戶資信的等級管理、合同風險的預防管理、合同條款審核的管理、合同履行的管理等重點結合從合同的洽談、草擬、簽訂、成立、生效，直至合同終止的整個過程來制定，并要在其中加入考核和責任的追究條款，使企業合同管理工作做到從事前、事中到事后全程管理。真正做到合同簽約全程跟蹤管理。
（二）加強合同管理教育和培訓
合同管理人員與業務部門人員業務素質和法律知識的高低，直接影響到企業合同管理的質量，煤炭企業應當重視合同管理人員和業務人員的培訓和考核工作。企業可以通過定期為合同管理人員提供外出培訓和進修的機會，提高合同管理人員的法律意識和業務素質，同時定期給企業內部的業務人員進行合同簽約的培訓，使其明確合同管理的流程，掌握相應的合同法律知識和簽約技巧，提高業務員的業務素質和工作能力，最終提高企業合同管理工作的質量。
（三）健全機構，充分發揮合同管理職能部門的作用
建立煤炭企業合同專管部門---法律事務部，制定適合煤炭企業的合同示范文本，優化合同管理流程。合同管理人員要認真、嚴格履行職責，把握好合同簽訂的每一個環節，對企業重大合同的調查、談判、起草、簽約等環節，要積極主動地參與，及時提供法律咨詢和法律服務及合同把關。對有損于企業利益的情況要及時果斷制止，避免合同糾紛和欺詐行為的發生。對已經發生糾紛的合同，應在有效訴訟期間內督促相關當事人按照法律程序解決，通過法律手段積極維護企業的合法權益，減少企業在合同產生糾紛時造成的經濟損失。
合同管理是煤炭企業經營管理中的一項重要內容，只有采取有效措施，加強煤炭企業合同管理，確保簽約合同的實施，才能夠真正的提升企業的管理水平，為煤炭企業的可持續發展打下堅實的基礎。
參考文獻：
當前我國建筑設計企業的合同管理體系和配套制度對強化企業經營管理，提高企業經濟效益，發揮著重要作用。但也應看到，我國建筑設計企業合同管理工作中，在市場公平競爭、合同權益維護、合同管理職能、合同制度完善、合同內容、合同履行等方面還存在許多亟待解決的問題。
1、合同管理人員業務素質不高，合同管理中的法律意識不強（1）合同管理人員業務素質不高建筑設計企業的合同管理工作涉及合同洽商、草擬、簽訂、履行、變更、終止等過程，涵蓋了設計規范、責任、權利、技術、財務、法律等專業領域。這就要求合同管理人員必須具有較高的綜合技能，各個職能部門必須密切配合，才能真正發揮合同管理的積極作用。然而，許多建筑設計企業的合同管理人員沒有接受過相關的法律教育，缺乏系統的合同管理知識，素質不高，業務不精，無法對合同進行有效管理。項目合同簽訂后，將合同束之高閣，未能在合同履行過程中積極與各職能部門溝通交流，造成合同管理與相關職能部門脫節，不能及時處理合同實施中出現的問題，導致合同目標不能全面實現，給企業造成損失。（2）合同管理中的法律意識不強建筑工程項目的特殊性和重要性要求必須選擇合格的建筑設計單位。市場經濟秩序日益完善的今天，在建筑工程項目設計的招標、投標、中標、談判、簽約、結算、缺陷維護等一系列過程中，合同是維系項目各參與方之間關系的重要紐帶，也是約束各方主體行為的法律準繩，更是規范建筑市場秩序、促進市場公平競爭的法律依據。但是大部分建筑設計企業對合同管理工作的重視程度不夠，對企業效益與合同、合同與合同管理的認識程度不夠，缺乏合同風險防范意識和維權意識。建筑市場活動中，一些業主鉆法律的空子，打球。抓住建筑設計單位拓展市場、獲取高額回報的心理，要求建筑設計單位違反設計規范，違規變更設計內容。在雙方簽訂的合同中設置陷阱，或者在支付設計費的過程中百般刁難，迫使建筑設計單位違約。由于合同管理中法律意識不強，對合同管理工作不夠重視，建筑設計企業在市場經營活動中往往處于被動的地位，給企業造成不應有的損失。
2、合同管理制度不健全，重合同簽訂輕合同管理（1）合同管理制度不健全建筑設計合同在合同當事人志愿的前提條件下，按照公平、公正、誠實信用的原則，對業主、設計單位等合同主體的權利、責任、義務作了明確規定。按照市場經濟規則，建筑設計企業必須組織人財物等資源全面履行自身義務，完成合同約定的設計任務，確保項目合同完全履行，確保工程項目順利實施。當前建筑設計企業合同管理制度普遍不夠完善，未建立系統的合同資格審查、合同評審等程序。合作對象的選擇隨意性較大，不能按照規范化、法制化、科學化的要求實施合同管理工作。合同管理制度的不健全，導致了合同管理職能發揮不到位。在建筑設計企業內部常常好事大家搶，權利大家爭，責任大家推，問題久懸未決。甚至由于慣性思維和習慣勢力的影響，對僅有的合同管理制度也不執行或執行不到位，有章不循的現象時有發生。（2）重合同簽訂輕合同管理工程項目設計工作應圍繞合同履行全面展開，合同管理作為工程項目設計管理的核心，貫穿于工程項目設計的全過程，對項目的實施起總控制和保障作用，對企業經濟效益發揮著重要作用。在建筑設計過程中，建筑設計企業往往重視合同的簽訂，輕視合同的管理。注重工程設計的實施，忽視合同管理在企業管理中的重要性和積極作用。合同管理粗放，重干輕管，先干后算、干而不算等現象屢見不鮮。干贏了工程設計，卻輸了經濟利益。
3、履行過程監督不力，合同履行效果不佳在現代市場經濟條件下，建筑行業的工程項目越來越大，項目實施過程中涉及的問題越來越多。合同作為約定各方主體責權利關系的重要文件，是對合同當事人爭議判定的法律依據。建筑設計合同對合同當事人的一般責任、工期、質量、款項結算等都有明確的規定，對設計內容變更、合同爭議、違約、索賠等都有明確界定。建筑設計企業在合同簽訂過程中，一般直接采用標準建筑設計合同范本，卻忽略了工程項目本身的特點，未能結合項目實際情況在專用條款中約定合同雙方的權利和義務。合同條款在責任約定上不明確、不規范，用詞不準確，給合同的正常履行留下了漏洞，埋下了禍根。在合同履行過程中，業主或其他相關責任單位基于自身利益的考慮，往往對合同約定事項消極履行、不完全履行、預期不履行。由于合同文本存在缺陷，建筑設計企業對合同難以實施有效監督和管理。導致建筑設計企業索賠過程艱難，經濟利益受損。工程項目實施的不確定性因素較多，施工條件、工程量變化、合同主體變化都會造成工程項目設計變更，變更過程難免引起合同主體權利、責任、義務的變化。往往會因此出現合同爭議，處于弱勢地位的建筑設計企業經濟利益也會遭受損失。
二、加強建筑設計企業合同管理工作的對策
在建筑市場競爭日益激烈的情況下，建筑設計企業的合同管理不是簡單的要約邀請、發出要約、做出承諾、合同簽約等過程。而是一種全過程、全方位、科學的管理工作。充分挖掘合同潛力，實現信息化合同管理，全面履行合同義務，依法維護合法權益。企業才能保持良好信譽，規避市場風險，順利實現經營目標，不斷提高經營管理水平和經濟效益。
1、提高合同管理人員素質，增強合同管理中的法律意識在市場狀況日益復雜的情況下，建筑設計企業應設置法律咨詢部門或聘請法律顧問，參與重大項目合同的起草和談判工作。定期或不定期對工作人員進行相關法律法規培訓，將合同管理工作納入日常性基礎管理工作之中。建筑設計企業可利用計算機網絡建立合同管理局域網，開通合同管理服務專線，用合同管理論壇、QQ群、微信群等方式普及合同管理知識。樹立合同管理理念，提高全員合同風險管理水平。加強法制宣傳教育力度，全面學習《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》、《質量管理條例》等法律法規。增強工作人員合同法律意識，提升企業風險管理水平，及時有效地處理合同糾紛，減小企業損失。
2、完善合同管理制度，明確合同管理職能隨著建筑市場的飛速發展，建筑設計企業現行的合同管理制度已不能適應現代企業發展的需求。合同管理工作應主動適應新常態，奮力開創新局面。建立有效的合同管理體系，明確界定合同管理職能，配備高素質的合同管理人員，推動合同管理工作高效運行。設置專門的合同管理部門，統一進行日常合同管理工作。按照“統一領導，歸口管理，分類管理，專項管理，責任追究”的原則，建立招標投標管理制度、合同管理制度、合同評審程序、合同專用章管理制度、法人授權委托制度、合同檔案管理制度、合同管理實施細則等制度。完善合同管理體系，明確界定合同管理職能，配備高素質的合同管理人員，推動合同管理工作高效運行。并通過行政監察、紀檢監督、審計等辦法加大制度執行力的檢查，明確責任追究機制，確保各職能部門切實履行職能，使合同管理制度行之有效。
3、動態監控合同履行過程，確保合同內容順利實施建筑設計企業合同管理工作涉及合同洽商、草擬、簽訂、履行、變更、終止等過程，涵蓋了設計規范、責任、權利、技術、財務、法律等專業領域。合同管理人員必須結合工程項目實際選擇標準合同文本，做好合同日常管理工作，才能充分發揮合同管理工作的積極作用。合同管理職能部門要完善合同管理檔案，分類分級建立合同登記管理臺帳。對涉及工期、款項結算、質量登記、業主特殊要求等管理要素進行系統歸類，設置合同管理要素預警線。在合同項目實施過程中及時與作業、財務、法律咨詢等相關部門溝通，動態監控合同履行全過程。一旦發現進度延誤、質量缺陷、款項結算等要素有突破預警線的征兆，合同管理部門應及時會同有關部門采取積極有效糾偏措施，確保合同內容順利實施。工程項目建設是一個復雜的系統工程。行業政策環境變化、施工條件變化、工程量變化、合同主體變化都會造成工程項目設計變更。建筑設計企業要充分研究項目合同的有關條款，正確認識合同變更的利弊。按照《合同法》的規定，及時落實合同變更相關工作，為合同變更索賠準備事實依據。
關鍵詞：企業法律顧問 合同管理 預防性合同 救濟性合同
“企業法律顧問”本既可包括身為企業雇員、擔當法律顧問職責的工作人員,又包括依法在律師事務所執業、受托從事企業常年或專項法律顧問工作的社會律師,但進一步考察1997年國家經貿委《企業法律顧問管理辦法》以及國務院國資委近年來的一系列規章,可以發現,“企業法律顧問”似乎專指“企業內部法律顧問”;其次,律師受聘從事企業法律顧問工作,并不對律師的身份有任何影響或產生一種新的律師種類。因此,本文就將所要探討的問題——“企業內部法律顧問的合同管理”徑直表述為“企業法律顧問的合同管理”,應該不會造成管理主體上的誤解。
一、企業合同管理的主要內容與分類
(一)合同管理:一項重要的管理內容與管理方法
和國外相似,我國企業法律顧問同樣具有廣泛的職能,可歸納為:(1)決策參與;(2)合同管理;(3)公司設立和運行中的法律事務管理;(4)企業知識產權保護;(5)訴訟管理,即運用訴訟、仲裁、調解等手段解決已產生的涉及企業利益的爭議,維護企業合法權益;(6)聘請社會律師為企業服務,并代表企業參與工作,行使聯絡、協助以及監督職責。
合同管理無疑是上述工作中的一項重要內容,而此外的(3)至(6)項工作中,起草、審查、管理、監督合同不僅不可避免,而且還是企業重要的管理手段或管理成果。因此,企業法律顧問的合同管理既是企業法律顧問本身的工作職責,還是貫穿于企業管理的每一個環節(生產、銷售、財務、人事、權利救濟等)的管理方法,在企業法律顧問工作中占據著十分重要的地位。
(二)企業合同管理的主要分類及內容
我國合同法學上對合同有各種理論分類,如有名合同與無名合同、要式合同與非要式合同、格式合同與非格式合同、諾成合同與實踐合同等,這些分類在法學研究層面當然各具理論價值,但從企業實務層面來說,主要考慮將合同管理中所涉各種合同進行如下三類劃分:
1.業務合同、勞動合同及其他合同
視企業所在行業或經營范圍的差異,合同涉及本企業商品或服務正常生產與銷售的,則為“業務合同”。
“勞動合同”為本企業作為用人單位與勞動者簽訂的以勞動用工內容為核心的各種合同。
除了上述兩類合同以外,以本企業作為合同當事人的任何合同均可劃入“其他合同”之列。最常見的“其他合同”有銀行借款合同、保險合同、建設工程合同,以及運輸合同、倉儲合同等等,其范圍十分廣泛,難以也不必逐一羅列。
2.涉外合同與非涉外合同
以本企業作為合同當事人的合同中,如果合同含有“涉外因素”,如對方當事人為境外主體、合同客體在境外,或者合同內容與境外有關的,則為“涉外合同”。它們同樣可以納入上述涉外業務合同、涉外勞動合同及其他涉外合同三項分類當中。
與涉外合同相對應,不含涉外因素的合同,無論是業務合同、勞務合同還是其他合同,均為“非涉外合同”。
3.防范性合同與救濟性合同
從訂立合同的根本原因來看,企業的各種合同僅為兩類,一類是為了便于事后有約可循、操作規范、減少或避免爭議、防范合同風險而訂立的,另一類則是爭議已經發生、為解決爭議而達成的各類協議。前者稱之為“防范性(或規范性)合同”,后者則為“救濟性合同”。
二、企業法律顧問在防范性合同管理中的主要工作
(一)完善合同管理制度與制定常用格式合同,發揮制度的作用與“批發性管理”的效率
凡事預則立,不預則廢。合同管理也應重在防范,即企業法律顧問應該擔當防范企業法律風險的“防火員”,而不該只在風險已經產生后充當“滅火員”。不過,企業涉及的合同份數眾多、種類復雜,法律顧問人手有限,往往又難以事事參與、件件過問、款款親為、字字把關。
為了解決這一管理效率上的矛盾,首先必須從完善合同管理制度與制定格式合同開始,為企業建立或完善合同管理規章制度,發揮制度的作用與“批發性管理”的效率。相關管理制度包括:(1)交易對象審查制度。從合同相對主體究竟如何開始,弄清交易相對方的身份、狀況、資信等基本信息,做到不談、不訂連交易對象基本狀況都沒有搞清楚的糊涂合同;(2)高水準格式合同使用制度。對于常用、非重大的書面業務合同,區別其性質與種類,由企業法律顧問會同外聘社會律師制定比較規范的合同格式,供業務、勞資管理等人員在工作中經常使用;(3)合同條款及法律講解、培訓制度。定期為業務、勞資管理人員講解條款、研讀法律,讓他們在提高合同法律及風險意識的同時,能夠真正理解有關條款的具體含義及利害關系,避免不知其所以然的機械套用;(4)合同簽訂前的最終把關制度;(5)已簽合同的企業法律顧問留存備案制度;(6)履行過程中風險出現或極有可能出現時,對企業法律顧問的第一時間報告或通報制度。
(二)對于重大、復雜的業務合同,企業法律顧問必須從各個環節真正參與其中,必要時與單位外聘的常年或專項法律顧問律師協同管理
標的較大、法務復雜、事關企業重大利益的合同,從一開始洽談時就應該有企業法律顧問的全程參與,以便在交易對象、交易標的、結算方式、品質保證、合同擔保、爭議解決方式、訴訟管轄乃至于適用法律、合同文本等方面從嚴把關,在合同簽訂、履行、協商等各個環節,為企業爭取進了能多的合法權益。
考慮到專業知識、執業經驗等方面可能存在的局限,可會同單位外聘的常年或專項法律顧問律師進行合同協同管理,以真正幫助企業避免法律風險,維護企業最大的合法權益。
(三)注意合同簽訂、履行、協商、聯絡等環節證據的留存與收集工作
對于與合同相關的票據、文書、往來業務資料認真收集,妥善保管;對于未能順利履行、可能發生糾紛的合同,相關往來文書必須由企業法律顧問起草與經企業法律顧問修改發出,避免業務人員因不諳法律而可能造成的被動局面;同時,又為其后的救濟性合同管理留下證據、打好基礎。
三、企業法律顧問在救濟性合同管理中的主要工作
合同是企業經濟往來的主要表現形式，合同管理是企業經營管理的重要工作之一。
一、合同管理的基本含義
合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等系列行為的總稱。合同管理是實現現代企業在市場中的平衡制約和權利的橋梁，使當事人活躍在一個公平的環境中。合同管理必須是全過程的，由洽談、起草、簽訂、生效開始，以合同失效為終止點。合同管理必須是系統性的，對與合同條款內容有關系的部門要做到統一管理。合同管理是動態性的，要及時關注履行合約過程中的變化情況，發現不利情況時要及時修改、變更、補充、解除和終止合同。
二、建立完善合同管理制度
實現優化合同管理環節必須要完善合同管理制度，現階段合同管理制度的建設已經得到了我國油田企業的高度重視，正處于建立和完善科學的合同管理制度的過程中，主要通過完善合同的過程控制，整理清楚合同簽訂、實行、結項的全過程，從而達到適應企業的合同管理制度的建設和完善的目的，使企業合同管理工作更加規律、規范，進一步實現企業的科學化管理。合同管理制度包含的內容較廣泛，包括：合同簽訂的審查審批，合同管理的模式，明確相關部門職責，合同結算的審查審批，合同的訂立、履行、變更、解除，合同管理人員培訓等。為了提高企業合同管理水平，有效控制合同風險是前提。在企業中派專業的工作人員肩負合同管理職責，負責企管法規科、計劃科、財務資產科、工程科等相關合同工作，聘用律師加強對合同的審查，從而規范企業的合同管理。合同管理制度是否切實可行取決于很多方面，包括：合同審批、簽訂、審查、記錄、保存；合同的檔案管理；合同履行情況的變動記錄，合同專用章管理等。要做到管理層次分明、程序規范、職責清楚，使合同的各項問題都在有效的控制范圍內，就要制定一套科學化、規范化的合同管理制度。在未經審查和批準的合同上，不允許辦公室蓋章，不允許財務部結算付款，必須按規定進行合同的訂立、審查、結算等環節。建立合同管理臺賬，對合同進行分類、分期管理；建立合同動態統計分析制度，可以定期分析合同履行的變化情況，對發現合同管理的問題以及企業經營管理中存在的問題有很大的幫助，從而研究出解決的方法。
三、在合同管理過程中實施科學的控制方法
在簽約前嚴格審查資質，防止經濟風險和法律糾紛現象的產生，合同當事人應該具有法律規定的資格。對企業法人有兩個方面的資格審查，其一，企業法人或法人分支機構是否按國家的規定審批程序依法成立，是否持有營業執照，并且按時進行了年檢。其二，對參與簽訂合同的相關人員進行審查，確保是企業法定代表人或授權委托人，兩者簽約范圍不同，前者必須在企業的經營范圍內訂立合同，后者則必須在授權范圍內訂立合同，否則不具有法律效力、企業也不能享有權利。在簽訂合同前，通過合同相對人或工商行政管理部門了解本單位的資信情況。另外，在簽約前還應審查當事人是否有履行合同的能力。其三，要用標準的合同文體，防止因為合同內容引起的爭議。油田企業發展迅速，在經濟往來中簽訂的合同種類也越來越多，合同類別較多，在簽訂合同時，若每個合同都制定一個獨立文本，會大大增加業務人員的工作量，而且很容易出錯，例如合同條款不全，約定不嚴密等。為避免這些情況，可以推行合同文本規范化管理。合同承辦人在起草合同時，只需對合同標準文本中的主要條款進行改動，得到合同主管部門同意就可以；對于其他無合同標準文本的，由業務主管部門、合同承辦部門和合同主管部門一起草擬。如果需要采用合同相對人合同文本，應取得本單位合同主管部門的同意。其四，提高監督驗收及履約的力度，使合同管理動態化。履行合同的過程是一個動態的過程，包括：簽訂、交貨、驗收、結算等項目。合同管理中最重要的環節就是合同的履行，所以在履行合同的過程中，承辦單位應對合同文本和合同相關文件做好保管工作，在合同結算、解決爭議時作為依據。在合同履行過程中，各單位應監督合同相對人履行合同的情況。
四、明確合同管理機構的職責
站在油田企業的角度來看，合同管理機構的幾大職責有：第一，制定本單位的合同管理制度要有針對性；比方說測井、固井、鉆井、油氣測試等要匹配專業技術方面的合同管理。第二，企業簽訂、變更、解除合同要在授權范圍內，對重大合同的談判、起草合同也要在授權范圍內，對相關部門簽訂的合同要做好檢查、監督工作，避免不合法、不完善的合同產生。第三，適時開展與法律、法規和專業知識相關的講座，向員工宣傳成功的合同管理工作經驗。第四，依法參與本企業合同糾紛的協商、調解、仲裁等活動。第五，在合同履行的過程中進行監督、監察，發現問題和糾紛要及時處理，對于違反法律、法規的合同行為要堅決制止。第六，要建立合同檔案，保管好合同以及與合同相關的文件。
五、加強合同管理人員的培訓
管理的主體是員工，人才是企業優化管理的保證。所以，企業合同管理的水平與合同管理人員的綜合素質息息相關。要定期對員工進行專業化崗位培訓、外派學習等業務交流，提高管理人員的法律知識和業務素質。實行理論培訓與專業知識培訓、中長期培訓與短期培訓、課堂教學與考察觀摩相結合的學習方式。有針對性的制定學習方案，尤其是在職學習。定期組織法律講座，將最新的《擔保法》、《合同法》、《招投標法》等法律法規介紹給業務人員。在新的法律法規頒布前，及時舉辦最新的法律學習班。
企業經營管理過程中的一項重要工作就是合同管理，它的內容不僅僅是簡單的要約、承諾、簽約等，它是一種科學的、全方位的管理模式。油田企業應充分運用科學的管理方法來進行合同管理，要做好事前的防范，事中的管理，事后的妥善彌補，防止對企業帶來損失。
參考文獻
[1]譚亞明.企業合同管理中的常見問題與對策[J].江漢石油職工大學學報，2010（6）.
隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善和市場經濟秩序的日益規范，通過對建筑企業合同管理情況的調查了解，發現當前建筑企業中的合同管理還存在者若干問題。經過分析和思考，認清建筑企業合同管理存在的問題，分析其存在的根源，不斷消除問題出現的溫床，找出解決對策，探索出一條科學的、適宜的建筑企業合同管理之路，對提高建筑企業的合同管理水平、保障建筑企業健康穩定發展、實現依法、科學、規范化管理企業具有重要的意義。
下面，結合我多年從事建筑行業的管理經驗，談一些關于建筑企業合同管理的問題，提出一些合理化的建議，與大家共琢。
一、建筑企業合同管理的現狀：
目前，建筑企業合同管理在簽訂、履約等過程中普遍存在著以下問題。
在合同簽訂階段，存在合同主體不當的問題、合同文字不嚴謹的問題、合同意思表示不真實、準確的問題、合同條款有遺漏的問題、只有從合同而沒主合同以及簽訂無效合同等問題。因為合同簽訂不當造成一些不利于企業管理和合同難以履行、或引起爭議的情況發生；由于忽視漏掉違約條款的制定，一旦發生違約，沒有依據去處理違約情況；沒有主合同的從合同無法執行，給管理帶來麻煩；另外有些建筑企業所簽訂的合同，有些是以合法形式掩蓋非法目的的，因此出現了無效合同，不能受到法律的保護；此外有些境外合同文本存在著疑問，由于地域、國情、民族、文化的不同，致使合同意思不清，導致缺乏可操作性。
在合同履約過程中也存在一些問題，主要表現為：不少負責履約的管理人員缺乏及時變更的意識，沒有及時變更合同，導致了損失；沒有及時發出書函/會議紀要?！督ㄔO工程施工合同(示范文本)》，把雙方有關工程的洽商、變更等書面協議或文件視為合同的組成部分，在履約過程中及時發出必要的書函，是合同動態管理的需要，是履約的一種手段，也是建筑企業自我保護的一種招數，由于遭到忽視，結果受到懲罰；沒有及時辦理簽證確認手續，當發生糾紛時，也因無法舉證而敗訴；應當追究的超過了訴訟時效，對于建筑行業被拖工程款的情況相當嚴重，有些拖欠沒有訴諸法律，但當時才發現已超過了兩年的訴訟時效，無法挽回損失；《合同法》賦于了合同當事人抗辯權，但大多數建筑公司不會行使，怕單方面停工承擔違約責任，結果客觀上造成墊資施工，發包方的欠款數額愈來愈大，問題便更難解決。應當重視證據(資料)的法律效力卻沒有得到足夠的重視。
二、建筑企業合同管理中存在問題的根源：
從社會主義經濟體制發展的過程中、從我國法律的發展滯后、從企業領導和管理人員的思想上和對專業的重視和學習上以及從合同制度的管理上挖掘問題產生的根源，可以概括為歷史根源、認識根源、法制根源和制度根源，總結如下：
1、歷史根源。主要是由于建筑施工企業基本上都經歷了計劃經濟時代，很多企業領導和管理人員思想意識、管理方式、方法及手段還沿襲某些計劃經濟體制，比如任務靠上級下達，資金靠財政撥款，一切都依賴于上級計劃。因此他們不講合同，也就不存在合同管理。
當社會由計劃經濟逐步轉向市場經濟，出現了市場競爭，施工任務通過招標投標，中標的施工單位與發包單位簽訂施工合同。建筑業廣大從業人員開始接觸合同，引入合同意識和合同管理，但由于處在起步階段，因此，合同不很規范，也會出現由于合同的漏洞，一場官司就輸掉了甚至賠上老本的情況。作為建筑施工企業的領導，深感合同和加強合同管理的重要。當今的建筑企業合同管理相對較完善，可以說基本到位，但在合同和合同管理方面仍存在一些問題。
2、認識根源。建筑業不少從業人員對市場與合同、合同與合同管理兩對關系缺乏認識。認識不到它們之間的相互依存關系，也就不能發揮合同管理對企業管理產生的作用。我認為要消除這種認識根源，就要充分了解企業合同管理的含義，明白合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。要從合同內容和合同管理上下功夫。
同時還要認識到，企業合同管理能夠實現企業對市場的承諾，體現企業的誠信，提升企業的品牌和形象，使企業穩定可持續發展；能夠使企業的生產經營與市場接軌，提高企業適應市場和參與市場競爭的能力；還能使企業維護自身合法權益，提高經濟效益。
最后還要明白，企業合同管理是一個系統工程，需要各子系統、分系統共同配合。它是市場經濟條件下企業管理的一項核心內容，企業管理的方方面面都應圍繞著這個核心而開展。成功的企業合同管理，是把合同的權利義務按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權利義務。只有這樣、合同管理才能真正到位，履行責任才能真正落實。
3、法律根源。在于兩個滯后：合同法律滯后和我們的合同法律意識滯后。合同法律的作用，大而言之是維護社會主義市場秩序，發展社會主義經濟；小而言之是規范合同各方主體的行為，維護其合法權益。合同必須要依法訂立，否則為無效。
4、制度根源。是講企業缺乏一套嚴謹的合同管理制度，還不能適應新經濟形勢的發展，不能實現合同管理的法制化、規范化和科學化的要求。為此我認為雖然制定和完善了制度，還要更嚴格地執行制度，才能使合同管理的各項工作有章可循，有章必循。
