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基層單位，在過去很長的一段時間內，其運行和管理工作都沒有得到外界的關注和重視，作為記錄基層單位工作和發展的主要文獻資料——基層單位檔案的管理有著十分重要的現實意義和社會價值。如何才能夠做好基層檔案工作管理、如何才能夠在減少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建檔、管理以及查閱等各項工作內容，如何才能夠讓基層單位檔案工作與時俱進的同時最大程度地做好各項工作，管理精細化或許就是解決這些問題的答案。
一、基層單位檔案工作管理存在的問題
檔案的管理，是一個單位、企業十分重要的一項工作，但是對于絕大多數單位，特別是在人力資源以及軟硬件等方面存在嚴重不足的基層單位來說，檔案管理工作基本上都是名存實亡。就基層單位檔案工作中存在的問題而言，主要分為以下幾大類：第一，社會、單位到員工對于檔案管理的重視程度不夠，認識不夠，投入也不夠；在單位中，檔案管理工作基本屬于“冷門”，都不是大家愿意接手進行管理的工作；導致這一問題的原因有許多，上至企業領導下至每一個單位的職工都需要對自身的這種錯誤認識以及信息的傳遞負責。第二，基層單位檔案管理體系不完善、管理意識不夠強；大家認為檔案管理是可有可無的內容，不到使用的時候基本不會接觸到，同時對檔案管理的相關方法以及措施也很少有所涉及，這些問題間接地反映出基層單位在檔案管理工作中沒有具體的管理措施，也沒有日常的檢查和管理工作，對于檔案管理工作相關內容知識的培訓機會也是少之甚少。第三，檔案管理的軟、硬實力都不夠，在信息更新上嚴重滯后，沒有專業的人才進行具體的工作管理，也沒能做到與時俱進，引入先進的管理方法以及管理設備更是遙不可及，在檔案管理上存在著嚴重的不標準、不到位等一系列的問題；專業人才的缺乏是基層單位檔案管理工作中存在的最大問題之一，而企業檔案工作管理認識不足的同時也導致企業中每個職工對于檔案管理工作一知半解；而沒有統一的管理措施和管理體系機制則使得管理方式落后，年限久一點的檔案資料在保存的過程中發生丟失，給相關工作的展開帶來了巨大的影響?？偠灾?，基層單位檔案工作管理問題嚴重，發展以及改革勢在必行，任重道遠。
二、基層單位檔案工作精細化管理措施
要想解決基層單位檔案工作管理中存在的問題，那么對基層單位檔案工作管理做出相應的改革是十分有必要的。具體言之，需要采取一系列的精細化管理的措施才能夠將基層單位檔案工作做好。首先，無論是基層社會、單位還是單位的職工都需要從思想上以及實際行動上對單位檔案的管理工作提高重視以及關注度，投入更多的人力、物力和財力對本單位的檔案管理工作進行全面的改革和管理，將檔案管理工作列入日常的主要檢查內容，而這項深入改革的措施則需要落到實處，如何才能做到讓全體員工和整個社會都對基層單位檔案工作能夠有一個更高的關注度呢。第一，我們需要改變對檔案管理工作的舊思想、過去式的認識，從社會認可度、崗位職稱、工作內容重視度等方面給檔案管理工作一個更為輕松的環境；在保證外部環境相對寬松的同時，我們需要從內在因素著手對基層單位檔案工作管理展開改革，在統一對基層單位檔案管理工作的重視思想的基礎上，我們還需要在實際行動中有著強力的表現，這需要我們的單位領導發揮自身的帶頭作用，在日常工作中將檔案管理工作放到一個較為重要的位置上，自己帶頭學習檔案管理工作的相關知識和技能，自己帶頭對單位檔案管理工作進行負責，甚至在人數不多的單位中，可以采取輪班的方式對檔案工作進行管理。其次，引入專業的檔案管理人才以及管理方法和手段，定期對單位的員工開設相關的講座以及學習的機會，讓職工對檔案管理工作以及檔案的認識有一個更為系統、全面的提高，使得檔案管理工作能夠在發展的過程中更好地傳遞下去。檔案管理工作看似十分的簡單，甚至在外人看來就是一個可有可無、沒什么技術含量的工作，但是深入到具體的工作中會發現這是一個龐大的工作體系，包含了許多工作內容，需要我們從點滴做起，從小事做起，構建合理的管理方式和系統才能夠將檔案管理工作行之有效地一直延續下去。因此專業的技術人才對于檔案管理工作是十分有必要的，而讓每一個職工了解和認識檔案管理工作的實質和內容則可以使得本單位的檔案管理工作以及相關手續的辦理更為高效。同時，完善檔案管理的體系，結合互聯網、計算機平臺等先進的技術，讓檔案管理能夠做到標準化、系統化，進一步推動檔案信息化建設。
三、基層單位檔案工作管理發展展望
基層單位由于自身的特殊性，在檔案工作管理上存在較大的局限性，在發展中遺留下來的問題也非一朝一夕能夠解決的。但是從發展的角度來看，只要我們能夠從點滴做起，從小事做起，那么，將基層單位檔案工作的管理做得更精細化、標準化乃至系統化并非癡人說夢。但是，這也需要我們把握好方向和原則，對基層單位檔案工作管理存在的問題不能視而不見，應該痛下決心進行深層次的改革和完善，在改革的過程中應該克服各個方面的困難和問題，努力將各項改革措施和手段執行下去，推行開來。當改革措施取得一定成效后，需根據具體的實際情況，對管理措施進行適應性的調整，但工作不能夠半途而廢，而應推行到底。只有這樣，發展之路才能走得更為長久；同時，對于檔案管理工作我們需要在全國的基層單位建立一個適用性較為廣泛的管理體系和機制，推行一些管理效率和較為先進的管理措施，讓各個基層單位在檔案工作管理中學習和參考，根據自身單位的自身具體情況，發展出符合自己單位實際情況和發展需求的檔案工作管理方式，形成檔案工作管理“百花齊放”的局面，讓基層單位檔案工作管理體系更全、更新、更好。
四、結語
通過上文，從基層單位檔案工作管理存在的問題、基層單位檔案工作精細化管理措施以及基層單位檔案工作管理發展展望等方面展開一番剖析可以看出，我國基層單位檔案管理工作在發展的過程中遺留下來許多的問題，深化改革難度較大，發展之路任重而道遠，基于基層單位檔案有著十分重要的價值，改革的形勢更是刻不容緩，因此，在未來的發展過程中，我們需要從普及社會對檔案管理的重視度、重新建立檔案工作管理體系和機制，讓其成為基層單位工作中的重要組成部分，并成為大家的共識，共同將單位的檔案管理工作做得有聲有色。
參考文獻：
[1] 齊建華. 淺談新時期檔案和諧管理模式的構建[J]; 湖北檔案，2008 年Z1 期.
檔案管理工作存在于我們生活中的方方面面，小到我們的個人檔案的管理，大到全國人口的戶籍管理，以往手工管理手段面對如今海量的信息只能望洋興嘆，所以引進先進的管理理念與技術迫在眉睫。精細化管理是一種先進的理念與技術，它運用嚴謹的管理規范和信息化管理手段解決了海量的數據和以往管理中散漫、難以量化的實際問題。對于這些有保存價值的檔案材料，如何能夠在有效保護的同時，更好地利用其價值成為各級各類檔案管理人員在管理工作中面臨的新挑戰。在這樣的重要轉型階段，作為高校的檔案管理工作者，應從以下幾個方面進行改進。
一、完善檔案制度
“沒有規矩，不成方圓?！焙玫墓芾眢w系需要一系列完善的制度來支持。在精細化管理運行的實際過程中，與以往的管理方式與方法難免有一些差異，包括在部門職責、各崗位職責、精細的管理分類制度、考核制度、獎懲制度等方面的區別。高校檔案館作為檔案管理的主要部門，要在實際運行中統籌處理好這些矛盾，把精細管理層層落實，摒棄落后的管理方式，吸納新的管理觀念，在自身部門制度完善的同時，對各教學院部和職能部門檔案人員的崗位職責也要明確、細化。專職的高校檔案館的工作人員對各種檔案工作流程都較熟悉和規范，但對于二級學院以及各部門的兼職檔案人員來說，各項事務還需要用明確的要求和制度來規范，如歸檔材料的范圍、種類、存放方式、檔案材料等按要求撰寫、按規范收取、按時間歸檔等都要有專門的制度和規范來約束，細化的工作流程能明確工作中每一個細小的環節。
二、抓住機遇，優化技術
數字化檔案館是運用數字化管理手段對檔案進行信息化處理，是當前檔案管理工作的主流，但與其他行業信息化處理能力和水平相比，檔案信息化水平還有待進一步提高。各大高校正在抓住這一機遇大力推動數字化檔案館的建設，利用這一機遇更新管理手段和技術、爭取充足的資金來推動檔案管理向信息化、開放化邁進。
數字化檔案館的建設是一項復雜的信息化工程，與傳統的檔案管理與利用相比，它給檔案管理工作帶來了新的生機和活力。傳統的檔案管理在檔案歸檔后，保存質量不穩定，查詢利用率低，不便于開放利用。而數字檔案館作為一個開放的平臺，各種檔案進行數字化處理后能夠永久保存和查閱利用，其檔案利用率是以往傳統手段遠遠不能比擬的，其功能強大的信息化處理平臺、高效的訪問速度和高效的利用率都充分體現了檔案管理業務與現代管理方法的整合。在今后的發展過程中，更需要這種傳統與現在相結合的互動方式。
三、更新管理人才
數字化檔案管理的建立需要大量的信息技術人才。根據當前高校檔案從業人員的整體情況來看，信息技術人才較為缺乏，大部分檔案從業人員都沒有信息技術背景。所以，培養一支能夠達到信息化建設需要的高水平人才是保證數字化檔案館建立和運行的必要條件。在建設數字化檔案管理工作團隊時，筆者認為應以建設信息技術團隊為主，再配以具有多年檔案管理經驗的人員，以業務需求為指引，在對現有人才進行新知識的培訓基礎上，引進高素質的跨學科人才，推動數字化檔案館的建設。
四、檔案管理人員應具有良好的職業道德
1.遵循保密原則。“不該說的秘密，絕對不說；不該知道的秘密，絕對不問?！边@是檔案管理人員在工作的過程中必須遵守的檔案保密制度。對于保密類檔案嚴格按照權限規定管理查看，杜絕保密檔案泄密的事件發生。另外，尊重他人個人隱私也是檔案人員應具備的基本職業道德。檔案管理人員在工作過程中會接觸到個人檔案文件，其中包含的個人隱私、以往經歷等內容切不可違規公之于眾。
2.注重服務意識的培養。檔案管理看起來是對各類物體和資料的管理，但在收集檔案和檔案查詢利用的過程中都是要與各類人群有交流的。作為一個窗口服務型的部門，從業人員除了在完成自身業務工作的同時，好的服務態度能影響整個部門的形象。在收集檔案材料時，檔案管理工作者與檔案來源單位是合作關系，而不是上下級關系；與來訪人員交流時，對其權限查詢范圍內的要求應盡力滿足；與學校其他部門的協同工作時，檔案管理工作者要認真履行本部門的責任與義務。
高校檔案精細化管理是一個系統工程，其管理水平的高低是學校有效統籌、各部門積極配合、檔案從業人員認真工作的共同結果。目前，各高校數字檔案館的建設已初步成形，但距離精細化管理的要求還有一定的距離，還需要大量的檔案工作者對其內容和功能進一步完善。
參考文獻：
[1]王玉玲.論高校教學檔案的精細化管理[J].蘭臺世界，2010，（12）.
[2]薛四新.IT集約化服務型數字檔案館運行模式研究[J].檔案學通訊，2007，（05）.
在以經濟建設為中心的社會背景下， 有些人認為檔案工作的改革和發展似乎對本單位的發展并不重要，檔案工作并不能提高單位的經濟效益。各單位通常把有限的財力用在促進科研或生產的發展上， 對檔案工作的投入較少，導致人才與設備緊缺，檔案工作發展緩慢。
1.2 檔案管理部門的自身定位產生偏差
現代企事業單位特別是大型科研與機械制造單位，已把縮短產品的研制與生產周期、提高產品質量、降低成本作為其根本目的?，F在進行的信息化工程更是為這些根本目的所服務的。檔案管理部門如果還把自己的職責定位于管好歸檔紙質文件、完成下發工作、更改到位等傳統意義上的檔案管理工作，不參與到產品的設計與生產流程中去，不用信息化的手段從產品的源頭開始介入管理，不把自身的職責與單位的根本目的所相關聯，那檔案管理部門的地位從何而提高，價值從何而體現。
1.3 檔案管理部門的創新力與改革意識不強
檔案管理部門在思想上總是認為檔案工作是一項附屬工作，按照現有的流程進行就完全可以管好現有的檔案。更有些檔案工作人員還抱有不求有功但求無過的心里，缺乏創新意識與自強精神，無意對現有的工作流程進行實質性的改革。
1.4 檔案管理部門工作的主動性不強
現階段，一些檔案管理部門的檔案工作還處于被動式服務狀態，工作總是在“等”的階段，有了任務再去執行。服務手段嚴重滯后，影響了檔案服務功能的發揮，以致使檔案信息資源無法得到充分的利用。
2 檔案管理部門如何應對問題與自身改革
2.1 檔案管理部門在單位中的定位
檔案管理部門在各單位信息化過程中自身定位的正確與否，將決定了檔案管理部門在以后各單位中所處于的地位和影響力。目前各單位大力開展的信息化工程目的是為了為縮短研制與生產周期、提高產品質量、降低成本這一各單位發展的根本目的而服務的。檔案管理部門在信息化過程中應緊密結合這一根本目的，利用自身信息資源豐富的優勢，為這一根本目的做好信息資源上的支持工作，加快產品的研制與生產周期、提高產品質量。使自身的命運與產品的命運緊密相聯，成為產品從研制到生產，再到交付過程中不可或缺的重要支撐部門之一。只有這樣檔案管理部門才能在以后各單位發展過程中提高自身的地位。
2.2 檔案工作人員思想意識的改變
思想意識即觀念，是人的頭腦對于客觀物質世界的反映，是感覺、思維等各種心理過程的總和。檔案工作人員思想意識上能否改變，將很大程度上決定檔案工作能否有改革與創新?，F在，檔案工作人員急劇面對著思想觀念上的改變與服務意識上的創新。
2.2.1 檔案工作人員在思想觀念上的改變
檔案工作者在信息化的大背景下，行駛的將是一條前人從來沒有走過的道路。如果檔案工作人員還沉寂在以前的思維模式當中，片面的強調原則，習慣于按現有的流程辦事，在思想上患得患失，工作上縮手縮腳，抱著不求有功但求無過的心理。不愿去改革，不想去創新；或者總是片面的強調繼承，對過去的經驗做法、流程一味的照搬照抄，從不用辯證的觀點去分析以前的經驗、做法、流程在現階段是否還是正確的，有用的。從而導致工作上墨守成規，按照現有的流程一步一步的進行，無法去創新、改革。信息化時代的檔案工作人員應“跳出檔案來看檔案”，檔案工作人員唯有解放思想，更新觀念，大膽嘗試，用于創新，才能在信息化大道上探索前進。
當今，全行業在廣泛的進行著信息化工作與數字檔案館建設工作，在這兩項工作中，要清楚的認識到設備將是其基礎，人員將是決定因素。因此，能否培養與留住一批檔案信息化建設人才，建立一支懂技術、懂管理、高效率、快反應、結構合理的檔案信息化建設隊伍成為了重中之重。對于這些人員不但要在政策上對其傾斜，還應該對其加大計算機知識、網絡知識、信息管理知識、法律與安全知識等方面的培訓。只有這樣檔案信息化工作才能飛速的發展。
2.2.2 檔案工作人員在服務意識上的創新
檔案工作人員在服務意識上也面臨著改變。首先，檔案工作人員的服務意識要加以強化，變被動式服務為主動式服務，從等著別人來查到主動提供。從只提供基礎檔案，上升到提供編研后深層次的檔案信息。只有這樣檔案服務才能得以體現，檔案服務的認知度才能得以提高，檔案管理部門的服務功能才能被認可。
其次，檔案工作人員的服務觀念要加以改變。檔案工作人員應具有全過程服務意識。在各類文件的形成初期，檔案工作人員就應該介入進去。特別是對重大的固定資產投資項目，檔案工作人員就應該從合同的簽定、設備的開箱驗收、安裝調試、正式付款、國家對項目驗收合格，以及以后的設備檢修；基建項目從設計到驗收全過程的參與其中，做到前端介入，過程跟蹤。
2.3 檔案管理部門服務手段的創新
檔案工作服務機制只有不斷創新，檔案工作才能生機勃勃，檔案部門的服務水平，才能隨著形勢及任務的變化發展得到不斷提高。當前，檔案服務機制的不斷創新和改革，應為領導決策，為生產經營和各部門工作提供服務，實現檔案工作服務由被動服務向主動服務轉變，由一般服務向深層次服務轉變，把檔案實體的靜態管理轉變為檔案信息動態管理。檔案工作人員參與到型號線中去，參加型號線例會。在型號現例會中可以更方便的與各部門人員進行交流，聽取別人的意見，提出檔案部門的建議，并且可以與各個部門進行工作上的協調。這樣不僅能第一時間得到型號和各部門的需求信息，為檔案部門主動式服務占得先機；還能使各部門對檔案部門加以重視，從而提高檔案部門的地位。
2.4 檔案管理部門管理手段的創新
檔案管理是對檔案的實體和檔案信息進行收集、整理、保管等提供利用服務活動的總稱，是國家檔案在事業單位最直接的表現形式。目前，工作是事業單位現代化管理中的重要組成部分，并對事業單位工作效率產生重要影響。但在實際上，受多種因素影響，事業單位在開展單位檔案管理時存在管理不到位、管理方式落后等問題，影響了事業單位各項工作的開展。本文將以此為背景，對事業單位檔案管理工作的相關內容進行分析。
一、事業單位檔案管理中存在的問題
1.信息化水平較低
隨著現代科學技術的發展，信息技術已經被廣泛一應用在各項工作中，并有效提高了社會生產能力。但從事業單位檔案管理工作來看，信息化水平較低時事業單位檔案管理中普遍存在的一種問題，其突出表現為以下幾方面：
（1）信息化技術的應用水平有限。
在檔案管理中，一大批新的技術被應用，包括edoc文檔管理系統、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統具有強大的文檔管理能力，但事業單位在系統應用過程中，只是開發應用了這些系統的基礎部分，包括檔案儲存信息登記、檔案查找等，系統中很多新的功能沒有得到應用，在一定程度上影響了事業單位檔案管理的整體水平。
（2）檔案管理人員的信息水平不高。
事業單位的檔案管理人員均接受過系統的檔案管理培訓，但是對于檔案管理系統，很多檔案管理人員不能熟練的對系統進行操作；系統運行過程中存在的問題也得不到及時解決，最終影響了事業單位檔案管理的信息化水平。
2.檔案管理體系不完善
當前很多事業單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現象，導致所制定的檔案管理體系不能滿足事業單位檔案管理要求，產生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規定展開工作，對整個檔案管理工作產生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當前管理人員在工作中不能按照相關規定將收集到的資料進行歸檔、保存，在檔案整理過程中，檔案沒有按照按照擺放，導致檔案日常管理工作異常混亂。
二、事業單位開展檔案管理的策略分析
1.制定科學的事業單位檔案管理體系
對事業單位而言，制定科學的事業單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開展的保證，因此在檔案管理過程中需要優先制定科學的管理制度，保證各項檔案管理工作順利進行。根據上文分析的內容，本文認為在制定事業單位檔案管理制度時需要注意以下問題：
（1）應該充分分析本事業單位在檔案管理中存在的問題，了解本單位檔案管理的實際情況，并以此為基礎制定管理體系，確保管理制度的科學性。
（2）在制定管理體系過程中，為了保證管理體系具有良好的實用性，需要充分聽取檔案管理人員的建議，通過分析檔案管理人員的建議，并結合本單位管理工作的相關要求制定管理體系。
（3）要確保檔案管理制度能有效的約束各個員工的工作，并且能對領導干部的行為產生影響，必要時要鼓勵領導干部發揮模范帶頭作用，率先遵守管理規定，進而帶動其他人員遵守規定。
2.重視對檔案管理人員的培訓
開展檔案管理人員的培訓工作，這在提高其工作能力中發揮著重要作用，也可以為事業單位未來檔案管理工作產生重要影響。因此在工作中，需要積極開展人員再學習活動，全面提高檔案管理人員的綜合素質。在工作中，要采取自學與培訓兩種形式，一方面，鼓勵全體檔案管理人員在閑暇之余能學習與檔案管理系統有關的知識，了解本單位檔案管理系統的功能、操作方法，進而對整個系統運行做到心中有數。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓制度，為員工創造良好的外出學習環境，以進一步提高員工的整體素質。
3.優化管理手段
在信息技術高速發展的大環境下，檔桿管理工作也需要積極引進新的技術與方法，不斷提高檔案管理能力。例如，可以根據事業單位檔案管理的要求，實現檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉變為計算機操作，大幅提高了檢索效率。首先需要建立基于本單位的數據庫，并將紙質文檔中的內容儲存到數據庫中，并按照既定的標準進行分類；在文檔檢索過程中，相關人員只需要在計算機中輸入關鍵詞，就能獲取自己想要的信息，提高了檔案的整體搜索能力。
結束語：
主要研究了事業單位檔案管理工作的相關內容，并對事業單位如何有優化檔案管理策略進行分析?？傮w而言，事業單位在優化檔案管理行為過程中，需要立足于單位實際情況，在充分了解單位在檔案管理中存在的問題后，提出針對性的解決措施，為全面提高事業單位管理水平奠定基礎。
參考文獻：
1 引言
目前電子人事文件只是紙張的數字記錄和配件，沒有能力和獨立存在的價值，在管理上也有與紙質載體相一致。但是，計算機和網絡技術的實現和管理是一樣的。首先，要建立一個基于文檔生命周期理論和運動規律的綜合管理系統，使其具有相應的管理功能。例如，根據文件生命周期理論，需要的文件讀寫功能，文件管理功能和文件管理功能；根據漸進的和連續的管理規則，確定運行通道系統管理流程和電子文件；根據對文件的形成規律，生產周期的文件只讀編輯功能修改，在文件功能，根據管理標志相同的規則，但也有信息共享的功能，包括文件和目錄管理的內容；根據現有的變異形式，具有自動組卷、紙的排序功能和輔助功能文件歸檔工作；根據數量的變化，增加建立和破壞的功能等。然后，通過管理系統的應用，對電子文件的管理及其運動過程進行了研究?？梢钥闯?，公文流轉的規則對于公文的管理，也就是說，管理的整合有著特別重要的作用。
2 強化檔案人員的意識與業務水平
（一）加強檔案意識
一般人檔案法律意識還比較薄弱，尤其是在一般的事業單位，工作的中心并不是檔案工作，行政人員的檔案意識是一種普遍現象。加強檔案意識必須從現實出發有效果。如果你準備好增加層到辦公樓，但施工的圖紙找不到如何找到，不知道的承載能力的住房基地是多少，但整個房子都從新的調查，即勞動力成本和更多的錢。這說明檔案意識不強，檔案館的資金投入成本和精力，有時比建設資金和能源的記錄更大。教育我們的一些現實，加強檔案意識做好檔案建設是與各教職工有著緊密聯系的事?，F在的檔案部門普遍提高認識，從領導，基本上按要求進行歸檔。并嘗到了使用檔案的甜頭，并在職稱評審或評估的時候，教師要到記錄室查自己的教學工作量，查一下教學時間。當然，收集各部門，整理、歸檔、完整性、準確性是各部門的文件質量，狠抓檔案人員的培訓，是培養骨干檔案法的實施，讓檔案第一次知道，理解，法律可以真的檔案管理網絡，社會檔案意識。
（二）提高檔案管理的業務管理水平
檔案一般不是檔案專業的畢業生，不受專業培訓檔案，和流量大，所以定期對檔案專業培訓檔案，檔案管理工作中的一個事件。與檔案工作者的非檔案專業畢業生相比，它不僅是一個問題，而且還具有一定的優勢。的優點是，他們一般都熟悉本部門的工作，具有專業技術知識的部門，知道文件操作程序；計算機專業的檔案管理人員了解基本的電腦知識，能使用計算機處理文件，這些條件都比舊的一個全職的記錄。缺乏只是需要加強對檔案專業知識的培訓。事實上，部門檔案員不需要詳盡的學習“歷史記錄”、“檔案系列篡奪了檔案知識的科學體系，應該是最需要的位置檔案知識的工作，如規定的操作技術方法的基本要求的實用知識和電子文件的歸檔格式。
總之，檔案工作是一項系統性工作，需要大量的支持。從社會和服務到社會的文件管理。所以我們的目標是加強社會檔案意識，擴大社會參與，而不是減少社會參與。堅持公文處理部門備案，事實上，檔案管理水平整體提高網絡技術和檔案館的宣傳，提高社會檔案意識是一個重要途徑。
3 搭建一體化檔案管理系統平臺
通過計算機的應用來改變人事和檔案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一個綜合管理體系，全過程的信息管理和服務與利用。另一方面，建立一個全面的文件運動過程的管理。主要從2個方面進行調整：一是加強事前控制和消除重復環節；二是統一文件管理和檔案管理的口徑，使兩者成為文件運行過程管理系統的協調，并對兩者相對獨立性進行分析。檔案信息系統的建立，綜合管理系統的應用，必然會形成相應的數據積累-電子文件。這是最有生命力的新文件必須妥善管理的數據庫。和數字文件附加到這一共同構成全宗檔案信息系統，更好地發揮數字錄音的優點，成為檔案信息資源的重要組成部分。
在檔案工作中，有一個熱點問題一直被討論：是否堅持執行文件處理部門備案制度。我國文書處理部門備案制度在《國務院關于加強國家檔案工作的決定》中建立起，本系統對檔案工作的時間帶來了巨大的活力，但現在有思想，文書處理部門備案制度環境發生了變化，這導致了許多問題的歸檔，并由檔案部門備案。筆者認為，如果完全由檔案部門備案，勢必會增加檔案部門對人員和財政投入的負擔，而且不利于社會檔案意識的增強和檔案法的宣傳和普及。對于文件的問題，應在檔案工作者努力的訓練。管理和檔案部門的一個人的進步是不可能的，還必須依靠文件處理部門檔案。然后，對文件業務員的責任、業務質量的高低，直接影響到文件的完整性、準確性的重要因素。因此，檔案員的培養應該是一個不容忽視的問題。
4 強化人事檔案信息一體化管理的價值
（一）為計算機管理文件的應用積累經驗
利用計算機管理檔案，改變手工管理的落后狀況，是對檔案工作者的責任。對人事和檔案信息的綜合管理不是一種簡單的人工操作，而是一種基于計算機管理的新的管理方法。此外，本實用程序具有良好的效果，并受到權威和檔案人員的歡迎。這一成功的探索無疑對計算機管理文件應用的理論和方法的建立起著積極的作用。
（二）提高實際工作的管理水平
由于檔案記錄缺乏整個管理手段和方法，各部門之間以及各方面的工作都出現了不可勾的現象，重復勞動問題更加突出，電子文件的歸檔和管理也是一個不可回避的新課題。綜合管理可以有效地解決這些問題。提高文件歸檔質量。通過管理系統，可以采取以下措施：首先，確保注冊表文件。用了很多次，是不是隨便切除。其次，一些部門或多語種文件為固定檔案，已保存。最后，提供儀器、文件人員查閱工作范圍的文件所產生的文件操作，幫助他們對文件的歸檔作出決定，并立即完成文件后，取消重復勞動，通過信息共享。首先是取消文件管理和文件管理過程，同一目錄重復登記重復勞動；二是要取消檔案人員檢索文件內容的重復勞動記錄。人事電子檔案的歸檔與管理。綜合管理是通過對電子文檔的運動過程的管理來實現的。使電子文件作為一種數字記錄文件的文件，完成其附件的任務，同時，也要實現自己的價值，作為檔案信息系統的新部分，文件到數據庫和統一管理的實施。提高標準化管理水平。與人工管理相比，應用系統本身就是一個標準的管理。此外，實現了對文件運動過程的整體管理，規范化管理水平的自然性和提高。
參考文獻
一、房地產檔案管理的概況
房地產檔案是指房地產行政管理部在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。房地產檔案形成后，房地產的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬變更不斷發生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現狀處于不斷的轉移和變更之中，必須不斷地補充新材料，才能確保房地產檔案的真實性和連續性。房地產開發企業檔案工作的好壞，直接影響到企業從閉塞到開放的轉變。不夠了，要逐步現實開發利用方式從被動到主動，從單一到多樣，從平面到立體，從閉塞到開放的轉變。例如有關部門編制房改情況報告，經濟適用房開況報告以及典型交易案例分析等文件材料。
城市房地產檔案是城市房地產業務活動的真實紀錄，檔案室可以主動向其推薦并指定有代表性的房地產檔案。對所掌握的檔案資料信息進行篩選、加工、整理、提煉編研專題資料，史料，簡報，文摘集萃等等，使原始資料變成活的，有用的，房地產檔案是二次面貌和發展的歷史見證，是研究城市的發展歷史，研究房地產業的發展歷史及其規律的重要參考依據。因此，重視房地產檔案工作的管理和發展，不只是房地產開發企業的一項一般意義的工作，而且是真文獻。從而幫助領導和社會需求者，認清現狀，規劃未來，使房地產發展走向良性發展的軌道。根據房地產檔案的特點探究如何加強房地產檔案管理工作。
當前房地產檔案管理存在以下特性：
1.房地產檔案具有很強的政策性：在房地產業發展中，無論是征地、開發、拆遷、補償，還是建設、安置、交易，管理等項工作，都必須嚴格按照國家的方針政策進行操作，這其中征地要執行土地法，動遷要執行動遷法，房屋買賣要執行房屋交易管理辦法，房屋租賃要執行房屋租賃管理辦法，房屋管理要執行物業管理辦法?？傊畤乙梅结樥咧笇?、調控、規范房地產業的發展，房地產業在發展中，體現了很強的政策性。
2.房地產檔案具有很強的專業性：房地產業同其他的產業一樣，有很強的專業性，是一門比較深的學問。從某種意義上來看，房地產業又是一個比較龐大的系統工程，這其中不僅要有土地劃撥、開發企業施工隊伍、房地市場科研部門等硬件，還要有房產銀行、房產法庭、房產監察、房屋中介、價格體系、職工培訓、物業培訓、法制建設等軟件，這些都需要我們學習和了解。就拿房地市場來看，就包括買賣、繼承、分割、抵押、典檔、置業、擔保等專業性很強的工作，上述的這些工作中都與房地產檔案息息相關，密不可分，且體現很強的政策性
3.房地產檔案具有很強的相關性：房地產檔案不僅是房地產業各項工作的真實記錄，也是城市面貌變化與發展的歷史見證，因此在房地產檔案中，必然涉及與房地產業相關的許多工作所以這個特點利用價值在于：要搞好檔案管理，檔案管理人員除了要掌握本專業的知識外，還要認真地學習有關城市規劃、建筑施工、裝飾裝修、園林綠化、供水供電、供熱供氣等方面的知識，以更好地適應工作的需要
二、信息化背景下房地產檔案管理工作中存在的新問題
1.由于中小城市對檔案法制觀念薄弱，歸檔意識不強檔案信息資料不完整，在房地產市場迅速發展的今天，雖然依法治檔的外部環境有所好轉，但有少數房地產管理部門的干部對檔案法制觀念仍很薄弱，檔案意識不強，少數業務部門存在檔案歸檔不及時，歸檔材料不完整等。如應歸檔的統計報表、影像膠片、軟盤等沒有存人房屋權屬檔案；檔案中缺少房產分幅平面圖等；由于管理工作不規范，檔案信息和房屋實際不相符。
2.隨著計算機產業向更高更快方向發展，計算機網絡技術更加發達，各行各業運用計算機網絡基本普及，電子檔案大量出現，管理方式已不適應新時代要求，房地產檔案管理停留于過去的筆抄時代，而且靠傳統手工方式管理檔案，核檔立卷時間長，查檔耗時費力，工作效率低，新發生的檔案不能及時核檔立卷，造成積壓，影響利用檔案管理，雖然勉強能滿足查檔、利用需要，但隨著數量的增加，查檔的查全率、查準率下降，查檔開始成為產權管理的瓶頸。
3.對社會需求和應該提供的服務缺乏研究，多年來，房屋權屬檔案利用大多是處于你用我查的被動服務地位，中小城市房產檔案管理部門很少重視對利用者特點進行預測，沒有對實際利用效果進行深人分析。
4.檔案管理工作的發展，檔案工作人員的綜合素質已不適應現代檔案管理的要求，隨著檔案現代化管理逐步發展，對檔案工作人員的知識結構也提出了更高要求，但基層的檔案人員缺乏必備的現代化管理方面的知識，盡管他們對業務工作很精通，但在計算機應用方面卻束手無策。雖然經過現代化技術基礎知識的培訓，使他們懂得一般的基礎知識和操作，但要實現檔案現代化管理光靠這點基礎知識是遠遠不夠的。如應用軟件的開發、維護等，都需要有一定的專業知識。
三、加強房地產檔案管理的建議和措施
1.積極采用現代科學技術，全面提高檔案管理的現代化水平，在抓好檔案基礎工作的前提下，要著重提高檔案管理的科技含量，房地產檔案管理工作者要主動開發或引進先進的管理軟件，努力學習成功的先進技術經驗，積極探索對房地產檔案進行全文掃描、光盤存儲管理和利用新的方法。
2.大力開發房地產權屬信息資源，積極開展社會化服務，在房地產行政管理、產權變更、落實私房政策、解決民事糾紛、所有權登記發證等各項工作中，都需要利用房地產檔案調事定界、判斷產權，所有這些越來越突出地顯示了房地產檔案的重要性和社會價值，要充分利用計算機網絡，積極開展有償咨詢服務，及時提供第一手的原始資料，滿足社會對房地產檔案有關信息的需求。
3.加強檔案法制的學習和宣傳，推進依法治檔工作，利用多種形式，加大對檔案法城市房地產權屬檔案管理辦法等法規的學習和宣傳，要按照《檔案法》，搞好檔案行政執法工作，認真抓好違法案件的處理，嚴肅查處違法違規行為，積極推進房地產檔案管理工作的法制化進程。
4.加強檔案干部隊伍建設，提高檔案管理者的素質，要培養檔案人員樹立全心全意為人民服務，有高度的責任心，有創新的意識，要有計劃地開展繼續教育，通過培訓、自學等方式努力提高檔案工作人員的綜合能力，同時要科學、合理地引進現代技術人員，業務雙精通的復合型人才，使檔案管理真正走向現代化。
隨著房地產事業的發展，廣大檔案工作者要共同努力，迎接挑戰，全面推進房地產檔案管理，積極為房地產事業發展服務。
一、以往高校學生檔案管理工作存在的問題
1、缺乏必要的制度保證
任何新的技術或者是新思想的形成都是需要一定的基礎的，同樣信息化技術在高校學生檔案管理管理中的推行也是需要一定的制度基礎的，現在高校管理學生檔案缺乏一定的標準，有的分配給相應的院系來管理，還有的就是把整個學校的檔案都放在一起，學生的檔案管理工作實際上缺少一定的專門的管理部門，標準不一的管理形式，管理制度缺乏必要的標準，既沒有相關的部門的保證，也沒有相關人員的定額配置，檔案管理工作的績效、考勤、人員晉升等工作都不是很到位，由于缺乏必要的制度保證使得高校的學生檔案管理工作不具備實行信息化的制度保證，既提出不了必要的場所設備，也提供不了專業的人才，也沒有相應的人事管理制度做配套，學生檔案管理的效率也無從保證。
2、管理方式比較陳舊
由于沒有領導的重視，使得高校這個事業單位的改革無法得以進行，致使學校的學生檔案管理活動仍然比較陳舊，管理的手段還是以手動方式為主，造成了檔案管理人員大量的時間和精力都在進行調閱檔案資料的過程中，大大影響了工作效率，以信息化技術為基礎的新型的檔案錄入方式因為缺乏必要的引用渠道和認知，導致高校學生檔案管理非常低效。
3、缺乏必要的設備
現在高校學生檔案管理方面缺乏必要的計算機、掃描機等相關的設備基礎，使得信息化檔案管理工作沒有物質基礎。這和學校的資金投入比例方面有著很大的關系，同時也和現在的高校的擴招和基礎設施建設占用了大量的資金有關，使得高校在采購必要的設備方面存在著相應的困難。
4、缺乏專業的人才
信息化的管理方式的建立，需要專業化的管理人才，但是目前在高校的檔案管理工作上面人員一般都不專業，真正的檔案管理專業的大學生的數量相對較少，而很多都是年齡比較大的管理人員，這對于信息技術的普及也存在很大的制約。
二、信息化背景下高校學生檔案管理工作發展的趨勢
1、建立新的管理制度
為了能夠讓信息技術在高校進行推廣，就需要教育部門以及高校對高校學生的檔案管理工作進行必要的制度，其中不但要包括檔案管理的場所、人員、考核、升遷、管理方式等，還需要對技術的更新方面進行必要的規定，要形成一種相對完整的管理體系，并且能夠及時對信息化技術進行及時的更新。
2、思想時代化
信息化技術的發展對于我國社會經濟的發展來說是有目共睹的，但是在高校學生檔案管理方面卻沒有能夠看到其對于高校的影響，這主要是存在資源在社會的各個部分的影響程度相對來說并不一致，這可能是信息化技術在高校學生檔案管理方面的滯后現象，但是這都是現實的，隨著學生檔案管理工作越來越復雜，要求越來越高，高校的檔案管理部門就會產生加快檔案管理動作的效率的要求。而這就會逐步解放人們的思想，高校學生檔案管理工作沒有被重視，不重視縱然是一方面的因素，但是社會資源調節的不一致性也是其重要的原因，隨著人們對于檔案工作緊迫性的認識不斷加強，在高校檔案管理工作方面思想的解放將很快出現。
3、管理方式科學化
隨著計算機通訊技術的發展，相關先進的技術設備的不斷更新，信息化的檔案管理方式將逐步在高校間進行，并且同樣伴隨著人們認識水平的不斷提高，對于信息化的認識不斷深入，其對于信息化工作方式的了解也越來越深投入，對于在錄入檔案、歸檔、分類、編碼、檢索方面信息化所發揮的變革性的作用面前，就能夠激發檔案管理人員的學習興趣，一方面促進了檔案管理人員相關業務水平的進步，另一方面提高了高校學生檔案管理水平。
4、基礎設備齊全
資金和人才的大量流入，相應的設備也會逐步的完善，由于適合高校信息化、科學化的發展目標，更多的高校會為高校學生檔案管理信息化工作投入更多的精力，相應的計算機的添置、掃描儀器等儀器也會隨著信息化管理技術的不斷完善而進入到高校學生檔案管理工作中去，更大程度地提高高校學生檔案管理工作的信息化水平。
三、總結
高校學生檔案管理信息化是一個高校檔案管理工作發展的一個趨勢，只有充分看到以前我們高校學生檔案管理工作中存在的問題，我們才能進一步分析高校學生檔案管理工作的發展趨勢，以此為相應的發展趨勢而做出相應的準備，早日促進高校學生檔案管理工作的新發展，使高校學生檔案管理工作更加效率、科學。
參考文獻：
[1]鄒天蘭.論高校系級檔案“一體兩翼”管理模式[J].科技情報開發與經濟.2009（08）
[2]王言鋒.信息時代下加強高校學生檔案管理之我見[J].今日科苑.2009（17）
將信息化技術應用到事業單位的文書檔案管理過程中，需要以先進的思想來指導文書檔案管理工作，充分發揮現代信息技術的優勢特點，以便能夠更好的實現事業單位文書檔案管理的信息化。因此，這便需要事業單位的檔案管理者充分認識到文書檔案管理工作的重要性，積極創新文化檔案管理的理念，將文書檔案管理納入到事業單位發展戰略的組成部分。這樣文書檔案管理工作在以先進思想的指引下，能夠更加順利有序的進行。
2 建立完善的文書檔案信息化管理體系，保證文書檔案信息的完整性
在事業單位文書檔案的信息化建設過程中，應該根據實際情況建設規范化的信息檔案建設標準和要求，明確數字化檔案資料建設、檔案信息安全、檔案資料管控等各方面的要求，逐步構建起系統完善的文書檔案信息化管理體系，從而確保文書檔案資料管理的完整性、真實性和可讀性。同時，還應該創新文書檔案管理的載體形式，制定標準的文書檔案要求，豐富文書檔案管理工作的內涵，真正達到事業單位文書檔案管理水平提升的目的，為充分開發和利用文書檔案資料奠定堅實的基礎。
3 強化檔案管理人員培訓，打造高素質的檔案管理隊伍
在事業單位文書檔案的信息化管理過程中，為了最大限度提升文書檔案的管理實效性，便需要強化檔案管理人員積極參與培訓，全面了解信息技術的操作方法與規程、信息檔案的管理方式與原則、信息的匯總和分析，不斷提升事業單位檔案管理人員的專業素養。同時，還應該強化事業單位檔案管理人員的創新意識培養和信息管理思維鍛煉，讓檔案管理人員全面學習檔案管理的方法、流程和實務操作，逐步提升檔案管理人員的綜合素養，為事業單位檔案管理實現信息化、規范化、標準化和流程化提供重要的人才基礎。
4 制定系統的檔案管理制度，優化文書檔案管理
為了最大限度提升事業單位文書檔案的管理水平，便需要制定系統完善的檔案管理制度，增強文書檔案管理制度的執行力度，盡量影響文書檔案管理的水平。通過制定科學合理的文書檔案管理制度，是開發和利用文書檔案資料的重要途徑，所以需要在以往文書檔案管理制度的基礎上進行優化和調整，保證所制定的制度與單位發展的實際情況保持統一和協調。同時，需要科學的分配責任，制定完整的領導體制，構建系統的質量監督體系，以規范化和標準化的文書檔案管理制度來強化文書檔案管理的實效性。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.153
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）12-0-01
檔案管理工作一直是各企、事業單位的重點關注區域。檔案管理工作開展得好，既可以保證工作順利進展，也可維護企業利益。但在信息化時代的大背景下，傳統的檔案管理模式已經難以適應企業的發展需要，一方面導致辦公效率低下，另一方面不利于信息統一管理，難以保障信息安全。這就要求全體檔案管理工作人員認真創新工作模式，改變管理思維。本文從以下幾個方面進行探討。
1 信息化對檔案管理的影響
信息化，通常指現代信息技術應用，特別是促成應用對象或領域（比如企業或社會）發生轉變的過程。作為對發展狀況的一種描述，信息化是指一個地理區域、經濟體或社會不斷發展為以信息為基礎（或者說基于信息）的程度，也就是說在其信息勞動力規模方面的提升程度。
“信息化”概念產生于日本。1963年，日本學者梅倬忠夫在《信息產業論》一書中描繪了“信息革命”和“信息化社會”的前景，預見到信息科學技術的發展和應用將會引起一場全面的社會變革，并將人類社會推入“信息化社會”。1967年，日本政府的一個科學、技術、經濟研究小組在研究經濟發展問題時，依照“工業化”概念，正式提出了“信息化”概念，并從經濟學角度下了一個定義：“信息化是向信息產業高度發達且在產業結構中占優勢地位的社會――信息社會前進的動態過程，它反映了由可觸摸的物質產品起主導作用向難以捉摸的信息產品起主導作用的根本性轉變。”
信息化不僅使檔案門類不斷增多，如新出現的個人檔案、信用檔案、職稱檔案等，而且內容復雜多樣，數量急劇增長；另一方面，電子政務的實施，普及并提高了辦公自動化程度，檔案載體類型已由過去單一的紙質檔案發展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩定因素增加。
隨著社會的發展，單位及社會對檔案信息的需求日益增長，從而對管理者的知識和能力結構提出了全新的要求。同時，辦公自動化加快了檔案工作現代化的進程，電子文件等新型載體不斷出現，傳統的紙質檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內容結構及檔案人員知識結構的變化。因此，檔案信息化的呼聲也在水漲船高。
而所謂檔案信息化，是指在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置管理并提供利用服務。也就是說，檔案信息化就是要把檔案管理模式從以面向檔案實體（紙質檔案）管理保存為重點的模式過渡到以電子檔案形式儲存管理的模式。這更利于檔案信息的整合、跨區域調度、及時更新、資源共享及安全管理。
2 檔案管理模式的創新點
2.1 建立網上檔案管理系統，整合數據庫，開設檔案管理主頁，提供網絡檔案管理服務
對公開的信息，及時在網上更新，方便大家查看。對保密信息服務，只針對專人開放，需驗證身份，通過密保，預約查看。對需要調取紙質檔案的人員，也可通過網絡平臺進行申請預約。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，實現檔案管理數字化，數據庫化；檔案管理服務網絡化，管理工作自動化。從而大大提高工作效率，節省工作時間，這對檔案查詢人員和管理人員來說都大大縮短了辦公周期，免去了繁瑣的行政手續。
2.2 電子檔案的自動采集上傳與備份
對于老舊的檔案要做好電子檔案備份工作。檔案管理室的地方是有限的，但是網絡管理平臺的空間是無限的。尤其是對一些年代久遠，即將過期的檔案，要建立電子檔案備份以備不時之需。對現有檔案和即將采集的新檔案，全部實行線上線下雙保險制度。也就是說，既要有線下的紙質檔案，也要有線上的電子檔案。兩份檔案互為參照，能大大降低檔案出現人為錯誤的可能性。而對于今后要新采集的數據，要及時建立網上采集通道，讓人們學會并適應自己采集、自己上傳相關信息。這既可以節省辦公時間，也可節約辦公成本。
2.3 提高信息加密技術
信息化浪潮裹挾而來的不僅是機遇，更多的是挑戰。對檔案信息化來說，最重要的就是要守好信息安全這個高地。除提高安全意識，從心理上建立安全防線之外，采用先進的信息加密技術，從技術層面上保證信息安全也十分重要。各單位在建立檔案管理系統的時候，要對數據庫加密，設置身份準入制度，核實密?？诹睢?/p>
2.4 創新檔案管理制度
結合現有情況，各單位部門要及時調整自己的檔案管理制度，創新檔案管理人員考核辦法。過去的經驗制度早已不適用于現在的情況，各單位要注意從保證信息系統的規范應用、合理開發信息安全等角度綜合考慮，建立起信息管理部門、組織部門、人事部門等共建共管的檔案管理制度。
3 結 語
順應時代潮流，做好檔案管理信息化的改革創新工作，是每一個檔案管理工作者的使命。在檔案管理工作中不斷探索不斷前進，找到最適合的管理模式，接收最新鮮的管理理念，不斷提高檔案管理工作中科學的比重，才能使檔案管理在信息化浪潮下更有活力。
主要參考文獻
成人教育學生檔案是成人學生在接受成人教育的過程中形成的原始信息資料，其中的資料信息可以真實反映出成人學生在校期間的學習情況，能體現出成人學生的綜合素質。成人教育學生檔案與常規高校教育中全日制在校生檔案相比，兩者存在較大的差異，成人教育學生檔案具有其特有的特點與規律，我們首先要掌握其特點與規律，認識到信息技術對成教檔案管理的重要意義，才能更好的實現成人教育學生檔案信息化管理。
1信息技術對成教檔案管理的重要意義
在成教檔案管理工作中，檔案多是由分散狀態的文件按照一定邏輯規律整理而成，檔案中的文件具有一定的信息價值，不僅是歷史的證明，也是后續教育工作的重要參考。因此，做好成教檔案管理工作，確保檔案資料的詳細、完整，以檔案資料作為工作總結與分析的重要依據，才能更好的規劃下一階段的教育工作。
1.1提高文件的歸檔效率
在現代信息化背景下，傳統的檔案管理工作對文件的歸檔，效率較低，紙質文件資料的匯總與整理，需要投入大量人力與時間，歸檔業務復雜，這都讓歸檔業務的最終效果差強人意。因此，成教檔案管理必須盡快從傳統的管理模式中轉變出來，引入現代信息技術，有助于提高歸檔效率。將紙質文件的資料形式轉變為電子數據，通過數據庫實現存儲，通過服務器強大的數據處理能力，完成對這些數據資料的高效分類、整理、歸檔，這就大大減少了檔案管理人員的工作量，同時也能讓檔案管理的工作效率得以提升。另外，在現代信息技術的支持下，讓電子數據化的檔案資料通過電子郵件、飛信等方式傳遞，讓網絡為檔案資料的匯總提供高效的途徑，這有助于進一步提高工作效率。引入信息技術，實現檔案信息化管理的轉型，這也能夠讓高校更加關注專業化教學軟件的應用，在成教檔案管理中應用專業化教學系統軟件，可以讓學校的行政服務部門、各系教學部門、教師個人以及學生都能在一個大平臺上查找到所需的學籍檔案、教材資料、考試安排以及學科成績等信息，這大大提升了檔案資料的利用效率，這也是未來高校成人教育學生檔案管理的發展方向。
1.2有助于實現學教聯動一體化
高校的成教部門屬于一個半封閉的辦學機構，其有一套完整的體系，成教機構內部有專門的學生管理科室與教學管理科室，主要負責成人學生的生活管理、理論與實習課程安排、學籍管理以及教學督導等工作，這些工作都需要有大量檔案的信息予以支持。做好成教檔案管理信息化建設，有助于增強行政部門、教學系部以及上級領導機構的聯系，同時也涉及成年學生個人的參與。缺乏相關部門與個人的支持，就會影響成教檔案管理歸檔工作的順利進行。將現代信息技術融入到成教檔案管理工作之中，通過E-mail、釘釘、微信等信息傳輸、溝通交流渠道，可以大幅提升各部門之間以及學生個人的緊密聯系，通過信息一體化的溝通，實現信息資料的快速匯總，完成信息資料的匯總后，在信息技術的支持下對信息資料進行整理、歸檔，這樣都為后續工作創造了良好基礎，從而達到學生管理、教學管理與各部門的工作聯動。
1.3為信息資料的規范化管理提供保障
在傳統的成教檔案管理工作中，相應的文件資料往往存在填寫不規范、不完整的情況，同時一些文件資料還可能出現管理不當引起的丟失或缺損，這都嚴重影響著信息資料的利用效果。文件資料無視標準化，可能造成檔案資料的二次篩選、整理，這都占用了大量的人力資源與實踐資源，這也是傳統成教檔案管理模式的弊端之一。為了更好的提高成教檔案管理工作效率，實現信息資料的規范化管理，必須進一步加強信息化建設。形成成教檔案信息化管理模式，通過管理系統軟件為文件資料的填寫提供標準模板，通過數據庫為電子數據格式的文件資料提供安全的存儲環境，這樣就能達到成教檔案規范化管理的目的。
2信息技術應用于成教學生檔案管理的具體措施
2.1了解成教檔案管理的特殊性
想要盡快實現成教檔案信息化管理模式的轉型，首先就要了解成教檔案管理的特殊性，在成教檔案管理工作中，涉及的檔案內容較多，例如學生入學通知、考生登記表、入學成績、在校期間的各學科成績；升級、留級、退學轉學等報批材料；學生在理論課與實踐活動中的表現情況等資料等。上述這些文件資料內容設計廣泛，確保這些文件檔案的完整性，才能準確掌握學生的情況，同時也能對學校的辦學質量、管理水平加以評估，為后續工作提供重要參考依據。
其次就是成教學生檔案的形成階段有所差異，在成教學生檔案中，材料的形成有其固定的階段。因為接受成人教育的學生，其學習層次、時間都各有不同，這也造成了學生檔案的形成階段存在多樣性，所以只有在學生完成規定年限的學習任務后，相應的材料才能具備歸檔條件。
最后就是成教學生檔案的材料來源比較分散，受到成教學生培養方式的影響，脫產、半脫產、函授、夜大等教培訓方式決定著材料形成來源。另外，學生來源、分布也比較分散，都讓成教學生檔案的材料產生與形成具有比較分散的特點。
2.2建立完善的學生檔案管理系統
為了更好的實現成教學生檔案信息化管理，高校應該為其建立一個功能全面、系統穩定的管理平臺，系統軟件由軟件公司開發制作，根據高校成人教育的實際工作要求，確定相應內的功能模塊，系統設計要遵循國家檔案實體分類法的相關規定，不能盲目套用其他系統軟件，要符合高校實際情況。在系統開發完畢后，軟件公司還應該為高校成教檔案管理人員提供專業技能培訓，確保管理人員能夠熟練使用該系統，這樣才能讓管理系統在實際工作中發揮應有作用。管理人員在日常工作中，必須嚴格遵守相應的操作流程，這樣才能讓檔案管理更加規范。
2.3確保學生檔案資料的安全性與保密性
一、會計檔案的作用
1.會計檔案直接影響經濟工作
從宏觀來說，國家利用各企事業單位、各機關的會計檔案反映的數據逐級匯總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策;從微觀來說，各企事業、機關單位利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，制訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經濟效益。
2.會計檔案保護國家利益不受侵犯
改革開放給經濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規還不完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，隨意提高開支，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延，打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。
二、電算化下會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理，對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題
1.會計檔案載體
電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
2.會計載體本身性質帶來的問題
電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用，《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限，沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度，未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3.會計檔案管理制度不完善
由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。
4.缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。
提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會計檔案管理
1.完善會計軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。 轉貼于
2.完善電算化下會計檔案管理各項制度
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管;會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作，按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續，外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
3.提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量用計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
參考文獻
