時間：2023-09-06 09:31:27
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隨著科學技術的不斷發展，我國企業傳統的檔案管理方法已經越來越不適應社會的發展，為了促進企業檔案管理的發展，提升檔案管理的工作效率，為企業創造更多的經濟效益，企業必須要轉變思路，加快檔案管理信息化進程，推動企業更快、更好地發展。新形勢下，加強企業檔案管理信息化建設是企業進行檔案管理改革的重要內容，也是企業實現可持續發展的必然趨勢。
1 企業檔案管理信息化建設的必要性
1.1 是企業信息化發展的要求
檔案是企業重要的參考資料。當前，隨著辦公自動化的發展和網絡技術的普及，企業在生產經營活動中產生了大量的文件和數據，是企業進行各項生產和經營活動的基礎，為企業提供了重要的參考依據，具有長期的保存價值。
1.2 是現代企業檔案管理發展的需要
社會形勢的不斷發展和網絡技術的革新，促進了各行各業的進步。企業傳統的紙質檔案管理模式已經越來越不適應企業現代化管理的需求，加強企業檔案管理工作對于提升企業的工作效率，實現企業辦公自動化具有重要的現實意義。檔案管理工作是企業日常工作的重要組成部分，因此要加快企業信息化管理，適應市場經濟的需求，滿足企業的發展。隨著各類信息系統在企業中的應用，企業的各類文件逐漸增加，給企業的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進企業檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設。另外，由于近年來，網絡技術的發展，信息技術已經滲透到企業發展的方方面面，所以必須要加強對檔案的數字化建設，提升企業檔案管理的軟硬件條件，促進企業檔案管理的現代化發展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加強檔案管理信息化建設，有效地提升了企業的工作效率，節省了企業的工作成本。我國企業傳統的紙質檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財力，在查詢過程中也會耗費大量的時間，因此阻礙了企業的發展。信息技術在企業檔案管理中應用以后，極大地提升了企業的辦事效率，為企業日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業規模的不斷擴大，檔案的數量也在無形之中增長，這就要求企業擴大檔案儲存室面積和設備，增加檔案管理人員，給企業增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業的成本，還方便了工作人員的查詢，實現了資源共享，提升了工作效率。
2 企業檔案管理信息化建設中存在的問題
2.1 檔案管理信息化制度不夠完善
檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進行。長期以來，我國很多企業一直采用的是傳統的檔案管理方法，沒有將現代信息技術與檔案管理相結合，因此在信息技術日益發展的今天就會出現很多問題，使得檔案管理工作無法適應新時代的發展，檔案在企業發展過程中也沒有發揮其最大功效，甚至有些企業只是將檔案管理工作當作一種形式，影響了企業日常管理工作的有效進行。
2.2 檔案管理信息化建設缺乏資金支持
檔案管理信息化建設過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設的效率不高。企業進行檔案管理的過程中需要大量的資金和設備作為支持。但是很多企業的檔案信息化建設由于缺少資金，使得信息化建設的步伐緩慢。另外，部分企業雖然也設置了相關的經費進行檔案管理信息化建設，但是這些經費遠遠不能滿足檔案管理信息化建設的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。
2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強
要提升企業檔案管理信息化建設的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質。這是因為檔案管理人員在檔案信息化建設過程中發揮著非常重要的作用。但是，在企業信息化建設過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設的效率。比如，檔案管理人員的專業素質不高，使得他們在實際的工作過程中會出現多種問題，如果這些問題得不到及時解決，就會影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對計算機技術掌握不夠扎實，導致在使用辦公軟件的過程中就會出現一些問題，阻礙檔案管理信息化建設的有效進行。因此，企業必須要提升檔案管理人員綜合素質，讓檔案管理人員逐漸學習現代化信息技術，及時掌握一些最新的檔案管理技術，并將其應用到實際工作中來，這樣不僅能夠節省大量的時間，還能夠節約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。
2.4 檔案管理信息化建設的技術缺失
檔案管理信息化建設的過程中，由于技術缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當前檔案管理信息化建設中面臨的一個非常重要的問題。在企業檔案管理信息化建設過程中，需要的技術比較專業，由于人員和設備配備不到位，導致企業信息化建設工作不能得到有效落實。另外，由于企業信息化建設技術指導和技術管理缺失，導致檔案管理信息化建設沒有完全發揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設技術和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設的進程。
3 加強企業檔案管理信息化建設的對策
3.1 建立完善的信息化檔案管理機制
完善的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個方面做起：
第一，對原有紙質檔案資源進行妥善保管，另外，還要對一些硬盤中的信息資料進行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時對檔案資料進行備份，防止由于計算機損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴格按照制度進行，對檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。
3.2 加大對檔案管理信息化的資全投入
加大資金投入是企業進行檔案管理信息化的基礎。首先，企業要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設；其次，企業要利用現有的經費進行軟硬件設備的配備，使資金使用達到最大化。
3.3 提升檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理信息化建設的效率。首先要提升檔案管理人員的責任意識和職業道德觀念；其次，要加強對檔案管理人員信息化建設培訓，提升他們的檔案管理專業知識和實踐能力；再次，加強檔案管理人員計算機專業技能培訓，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現代化建設的有效進行，進而才能促進企業的健康、穩定發展。
3.4 加強對檔案管理信息化建設的技術指導
企業檔案信息化管理是指以檔案為基礎，利用信息技術將企業內各相關部門業務流程打通，利用計算機網絡技術實現檔案信息共享，從而有效提高檔案存儲及查詢利用效率，以此提升檔案管理工作水平。企業檔案管理信息化建設的實質就是在企業提升檔案管理工作水平的過程中，運用的信息技術及解決方案的總和。例如：使用計算機系統完成檔案歸集、整理以及借閱利用，建立數據庫編制數字化索引目錄等，通過上述方法打通企業內部檔案信息交流途徑，提高檔案利用效率。
二、民營企業檔案管理現狀
民營企業在法律允許的范圍內擁有完全的經營自，相比較于國有企業，民營企業與政府機關不存在管理與被管理關系。民營企業自負盈虧，對自身資產具有完全的處置權。在檔案管理方面，民營企業同樣擁有完全自。民營企業可以根據自身實際情況自主選擇適合的檔案管理方法。
1.民營企業更注重檔案的應用價值及開發價值
民營企業生產經營活動在法律框架下具有完全自，企業所有資產包括企業檔案均為企業私有，在檔案管理方面企業將更多的注意力集中在具有應用價值及開發價值的檔案上面，如企業專利、注冊商標等。民營企業在產品研發、生產過程中形成的技術資料，如有需要民營企業甚至于可以出借其使用權乃至出售其所有權。如江西景德鎮市“景德鎮華御瓷業有限公司”建立的基礎就是一份估價為800萬元的“琺瑯彩瓷器生產工藝”檔案。
2.民營企業對于檔案管理重視程度有待提高
民營企業的生產經營活動是以追求利益最大化為目的，這就決定了民營企業對于各部門在崗位設置、人員安排上更多考慮投入產出比。對于直接創造利潤的部門盡可能多的配置資源，而對于諸如檔案管理之類的不能直接創造效益的部門，往往不受決策者的重視，許多企業尤其是規模較小的民營企業甚至不設專門檔案管理機構，而將企業檔案交由其他部門代為保管。以民營經濟比較發達的浙江省為例，2009年浙江省調查統計，年銷售收入500萬元以上民營企業開展檔案工作的僅占總數的50%，而對于1074家規模以上民營企業的調查數據顯示，已開展檔案工作的占81.2%，建立了檔案管理制度的占72.8%。
三、民營企業檔案管理信息化建設目標
民營企業檔案管理信息化建設是一個系統性工程，在推進的過程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門運行效率，還要兼顧與企業內其他信息系統的兼容合作，更要顧及到檔案利用部門的實際需要，共同提升企業的管理水平從而提高企業的競爭力。作為檔案管理部門，應當主動參與企業運作流程的塑造，通過及時改變檔案管理模式、管理制度來適應企業需要。針對民營企業檔案管理現狀及信息化條件下檔案管理實際需要，民營企業檔案管理信息化建設應達到如下目標：①檔案信息化建設應與本企業信息系統建設同步，檔案信息化管理系統必須與其他信息化辦公系統兼容；②制定統一的檔案信息化標準，實現各門類檔案信息化管理制度統一規范；③實現檔案資源的數字化存儲，實現諸如紙質檔案、音像資料等實物檔案的數字化轉換，進而將新生成的具有統一格式的數字化檔案統一存儲于專用服務器內；④實現檔案信息系統網絡化，在企業內部形成共享的知識庫，挖掘潛在的集體知識，提高檢索利用效率；⑤實現檔案資源開發智能化、利用普及化，打破門類限制，在整個企業范圍內形成統一的檔案信息數據庫，強化知識的積累；⑥提高管理自動化程度，節約資源并提升安全管理水平。
四、民營企業檔案信息化管理的實現途徑
1.在信息化背景下理順檔案業務流程
在網絡信息技術高度發達的背景下，傳統的檔案管理流程已不能適應當前民營企業提高管理效率的需求，企業應對原流程進行全面分析，融合信息網絡技術，對流程中不合理的部分進行改造，設置新的流程并配置適當的組織架構、人力資源并制定管理規范。檔案工作業務流程主要指移交部門與檔案管理部門之間的交接、檔案管理部門內部對于檔案的處理以及檔案管理部門與檔案利用部門之間的銜接。為了理順檔案業務流程，應從以下幾方面著手：①明確各相關業務部門工作內容、工作流程及業務分工；②根據信息化管理的需要，約定檔案交接工作的技術規格，如檔案格式、歸檔標準及歸檔時間等；③根據本企業實際情況確定檔案的數字化保存形式及利用機制；④根據實際需要，確定檔案開發利用的范圍、形式，并建立安全規范。
2.實現各門類檔案信息資源整合
傳統以紙質檔案為主的檔案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了檔案庫房內大量檔案信息“沉睡”，利用效率較低，同時由于缺乏交流也造成了檔案工作重復建設。在檔案信息化改造過程中，為了實現檔案信息資源有效整合，應將企業檔案信息化建設納入民營企業經營管理信息化體系內，使檔案信息系統建設與企業其他業務信息化建設同步推進、實現無縫對接，從而實現信息資源有效整合。
3.拓展檔案服務能力
民營企業自誕生之日起，就面臨著激烈的市場競爭，企業想要發展壯大不被市場拋棄，就必須要有自己的核心競爭力。對于企業內部各個部門也有相同的要求，想要在民營企業內存在進而發展壯大，就必須服務于企業的中心工作，能夠促進企業提升核心競爭力。就檔案部門來說，想要在民營企業內得到重視，就必須要為企業積累更多的有形或無形的知識儲備，并提高知識儲備轉化為實際生產力的效率，這就要檔案管理部門主動拓展檔案服務能力，主要體現在以下兩個方面：①拓展服務內容，數字化信息時代要求信息提供者能夠根據客戶的需要提供個性化定制服務，就檔案服務來說必須改變傳統的被動服務模式，改變等檔案利用部門上門來查閱檔案的服務模式，主動根據企業發展需要整合數據，針對具體用戶的具體需要提供經過加工整理的信息資源，實現精準服務。②拓展服務方式，傳統的檔案服務方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復印及開具檔案證明等，往往需要投入較多的固定資產，且比較耗時而效率較低。民營企業對于檔案工作的重視程度一般不夠，上述工作往往不能有效展開。在數字化信息化時代，檔案管理部門應當依托信息化優勢，主動拓展服務模式，向相關部門主動宣傳新的高效檔案利用方式，并根據實際情況開展相關操作培訓，使各部門充分掌握信息化檔案利用方式，從而提高檔案信息利用效率。
1.前言
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。
2.我國企業檔案管理信息化建設的現狀
2.1檔案管理信息化建設的發展概況
20 世紀90 年代中期以來，中國企業的信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統紛紛建成、運行。企業開始建立使用辦公自動化（OA）系統、ERP 系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。信息化建設使得企業在各項生產、經營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業檔案機構和人員面對電子文件的涌現，沒有及時應對，結果造成大量的檔案資源流失。曾經發生企業員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實效不高
一些企業檔案機構和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機或聯機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數字化處理。然后，借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。但是，不少企業檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統的建設而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致檔案信息化建設效益低下。
2.3檔案管理信息化標準、規范工作不足
早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實踐則更晚。檔案信息管理工作標準尚不完善，這制約了企業檔案信息工作的進程。
2.4檔案信息管理人員的素質有待提高
檔案信息電子化就需要現代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術，不能只滿足于計算機簡單操作。
2.5企業歸檔方式的現狀
2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定：公文發文處理應遵循草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序；收文處理應遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統地體現檔案工作流程，但是隨著政務信息化建設步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網上辦公變成現實，如果運用網上辦公，一個文件可同時發送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機關公文處理辦法》所規定的收文與發文程序將發生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發文中的繕印、用印以及分發程序將由鍵盤和鼠標來完成。以傳統的紙質材料為載體的檔案工作要應對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉變。
3.加強企業檔案管理的信息化建設
3.1加強企業檔案管理信息化的益處
1．大多數基層檔案室，計算機的應用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機讀文件的檔案，縮短了二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產出的，這樣改變了信息加工受經費限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進行多份拷貝，這樣就拓寬了服務范圍，擴大了社會影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。
3.2加強企業檔案管理信息化的基礎設施建設
針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實現傳統檔案的電子化和信息化
企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實現企業信息檔案的網絡化
企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要?，F代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。
3.5要樹立文檔一體化意識
我們認為文檔一體化的實質是：把現代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現實價值有深刻認識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當前工作服務，更要站在對歷史負責的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經常性對文書工作人員進行檔案業務指導，使其明確歸檔范圍。
4. 加強檔案管理體制的創新
4.1檔案管理機制創新主要在于精簡
任何企業，精干是必然趨勢，企業檔案管理也要跟上企業管理的腳步，檔案管理的方法要創新，要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內涵，將單一的檔案管理擴大成信息集中的企業檔案管理。通過計算機網絡將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進行檔案管理。
4.2檔案管理的機制創新的關鍵是高效
企業就是要創利潤，無論經濟體制改革、轉換機制，都是為了經濟利益和社會效益。檔案管理也應該是以此為目標的，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的保障之一。
5.結語
總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求,各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實現自動化、數字化、網絡化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。■
參考文獻
這導致檔案信息化建設的工作一直不能展開實施。另外，企業中不論領導還是員工對檔案信息化的工作認識不夠深刻，對其的重視度不夠，認為企業檔案管理是件很簡單的事情，對企業的發展起不到什么實際作用。還有，有些電力企業由于缺乏建設檔案信息的技術和相關設備，而對企業的信息資源挖掘不夠深入，導致信息數據缺少。對于現有的檔案信息，缺乏及時的更新，導致檔案信息老套，對企業的發展并起不到實際的效果。
（二）檔案信息管理和其它的信息管理沒有有效的對接
隨著經濟的市場化，企業的檔案管理也向著文檔一體化的管理方向發展，這樣才能做到生產活動、文書管理及檔案管理之間的有效銜接。但現階段，由于電力企業管理層面及員工的專業素質較低及對當下的管理信息沒有及時了解，導致他們沒有文檔一體化的管理理念，將文檔管理和其它的數據管理分開來管理，從而失去了數據間的連接。
（三）檔案管理和電力技術發展沒有很好的融合
電力系統在實際的運行當中，涉及到與多方面的內容，如電力資源的生產、輸送、輸送的線路選擇及布局構建、電力運行銷售、電力定價及結算等工作。這些工作環環相扣，其中任何一個發生故障，將會中斷企業的整個運行狀態。所以，要實現這諸多環節的管理，就要建立適合于企業本身的計算機管理系統。這些系統應肩負著電力企業的管理信息，并隨時進行更新。但在管理系統的構建時，并沒有考慮到檔案管理的相關內容，沒有將檔案管理系統和企業管理系統相融合，從導致檔案管理人員不能及時搜集及掌握企業信息的核心部分。
二、電力企業檔案信息化建設的策略
檔案信息化就是在檔案的管理當中應用計算機通信技術及網絡通信技術等，以實現檔案信息的快速管理、開發及應用等。要做好檔案管理，主要從以下幾方面著手：
（一）加快企業檔案信息化標準規范制訂
要對企業檔案信息進行很好地管理，就得建立相關的標準規范，使檔案信息化工作有規矩所循。因為標準規范是基礎，檔案信息只有在有歸規的條件下，才能更具有目的性的將檔案工作展開。在實際的工作中，這些標準規范主要包括電子文件歸檔、電子文件的歸檔管理及檔案信息的標識、描述、交換、查詢及使用等方面，通過將這諸方面的工作做好，才能逐步實現檔案信息標準規范體系的全面展開。
（二）對檔案信息分門別類，以實現檔案信息的充分利用
在檔案信息的管理中，要對不同的信息進行很好地標識，這樣才能提高檔案的快速錄入。例如：在檔案的篩選中，如果遇到基礎較好并且具備引目錄的案卷，應直接將它們在全引目錄上面分類標引；如果遇到具有特殊類型的檔案信息如“房檔”、“案件”等，應將它們的人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，并用計算機進行統一的編號分類。這樣做，可以有效的減少著錄環節，從而大大的提高了著錄速度，為檔案信息的進一步展開提供了保障。
（三）建立檔案信息數據庫，以加強檔案信息的管理
建立檔案信息的主要目的就是建立起檔案信息的數據庫，使其在實際工作中發揮資源的合理配置。所以，在檔案信息的建設當中，要將檔案信息的基礎性工作做好，將平時生產中及運行當中的數據信息及人員資料信息進行有效的搜集整理，將檔案信息的數據庫工作做好，才能將檔案信息的進一步工作深入開來，使檔案信息化工作的服務水平和服務能力得以提高。
（四）加強檔案管理中的互相交流
由于企業的檔案管理系統是由專業的人員進行設計和開發的，因此，在系統設計和用戶需求之間難免會存在問題。如果這種問題不及時給予解決，便會使運行中的調節性和整體性的問題得不到解決，從而在某種程度上影響了系統的功能發揮。所以，在檔案系統的構建時，要求設計人員和用戶之間進行很好地交流，使檔案管理在實際的運行當中，為用戶設計專門的交流平臺，使系統運行更加的良好。
在一個企業中，安全管理是支撐企業的核心，特別是對于生產企業而言，安全責任重于泰山。隨著信息化的不斷發展，企業的信息化建設和應用水平的不斷提高，類似辦公OA系統、ERP和EMS等辦公系統的建設在不斷完善，被廣泛采用。信息化是企業提高管理效率、提高核心競爭力的有力手段，但在卷煙行業中，部分企業在信息化和安全管理的融合過程中做得不夠完善，對信息化的重要性和信息化帶來的高效率等方面認識不足，因此，加快卷煙生產企業信息化的建設工作勢在必行。
1.2原因分析
造成卷煙生產企業管理現狀的原因是多方面的：①意識淡薄。沒有充分認識到信息化給卷煙生產安全管理帶來的革命性變化，忽視了信息化建設。②資金缺乏。卷煙企業沒有足夠的資金支持信息化建設，造成信息化建設滯后。③技術匱乏。這是制約卷煙生產企業信息化建設的主要原因，缺乏必要的技術支持必然會造成信息化建設滯后。具體而言，還有以下幾個方面的原因。
1.2.1安全管理人員隊伍素質偏低
在進行信息化建設過程中，必然需要具備專業知識的人才。在大多數卷煙生產企業中，相關專業的人員素質較低，在信息化的應用和建設方面存在一定的障礙和劣勢，進一步制約了卷煙企業的發展。
1.2.2安全信息系統投入風險較大
信息安全系統的建設是一項復雜、長期的工作，需要長時間的設計和調試。在企業中進行大量的資金投入是建成信息系統的必要基礎，但由于其具有的不確定性和回報周期較長等特點，在資金投入時，必然會影響到管理層的決策。
1.2.3安全信息系統建成模式單一
在我國當前的信息安全信息化建設中，模式單一是其弊端，原因是可借鑒的經驗和先例較少，且在現行的信息建設平臺中，大部分采用了相同的工作方式和運行原理，缺乏新意，創新程度較低，進一步制約了信息安全的發展。
2卷煙企業安全管理信息化建設的意義
加強卷煙生產企業安全管理信息化建設有重要的意義和作用，是實現卷煙企業長久發展、提高效率的重要保證。在信息化高速發展的今天，信息化對于任何一個企業而言都具有重要的意義，是實現現代化的重要手段。卷煙企業實現信息化后將大大提高企業的生產效率。
2.1是現代煙草農業發展的客觀要求
在當今社會中，信息已成為一種重要資源，成為推動社會發展和進步的重要支柱。信息化的發展必然會推動現代煙草業的發展，使卷煙生產更具系統化和專業化，從而提高卷煙的生產效率。在現代卷煙生產中，卷煙行業具有的分散性、時變性和經驗性等都是制約卷煙行業進一步發展的因素，而信息化是解決卷煙行業中存在問題的有力武器，信息化會滲透到卷煙生產行業的各個環節和領域，改造傳統的卷煙生產，從而帶動現代煙草行業的進一步發展。
2.2是現代煙草物流發展的必然選擇
我國煙民人群龐大，但因其分散程度較高，因此，必須有效發展煙草物流。煙草行業要想打造現代煙草農業，必然要進一步推動煙草物流業的發展。信息化提高了煙草物流的時效性和連續性，降低了煙草物流的成本，使物流的可操作性得到了進一步提高。信息化可在物流的分揀、配送和綜合管理等方面發揮重要的作用，使煙草產業的供應鏈更加優化，進一步提高供應鏈的準確性、時效性。
2.3可有效加強煙草行業安全生產管理
信息化可對卷煙生產的各個環節進行監督管理，使卷煙行業監管更具效率，提高了卷煙的生產效率。卷煙質量是卷煙生產企業的重中之重，信息化安全信息管理的建設可有效提高檢測水平和質量，及時發現并整改生產環節中存在的問題和缺陷，提高了卷煙行業的安全性，從而確保了卷煙生產的質量。
3卷煙企業信息化建設的措施和建議
3.1提高思想認識
信息化的首要前提是提高思想認識，只有更多的人認識到信息化的重要性和必要性，才會促使更多的資源流入這方面。要提高單位領導的意識，在現代企業的競爭中，誰能掌握第一手資料，便能掌握先機，從而獲得更多機會，信息的充足程度決定了企業的發展程度；要提高單位職工的認識，企業的發展與每一個員工息息相關，因此，身為企業的一份子，要將企業的利益放在首位，理解信息化對企業的重要性。
3.2開展人才培訓
信息化建設是一個復雜的專業領域，需要有大量的專業人才參與其中，才可有效建立和完善。因此，加大人才的培養力度是加快企業信息化的重要步驟之一。要建立完整的信息處理平臺，就要要求各部門協同配合、共同工作。只有各部門團結一致，才能更快地建立完整的信息處理平臺。
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01
檔案信息化建設是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，根據社會、國家檔案管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理綜合過程。近年來，企業的檔案管理部門建設了“收、管、存、用”功能于一體的數字檔案管理系統平臺，建設了以檔案數字化加工、數字檔案開放鑒定、查閱利用等網絡化管理流程，從而建立了檔案信息資源共享服務平臺，分類分級實行一站式檔案信息服務需求。
一、開展檔案信息化建設工作的重要性
檔案信息化是科學、系統管理企業各門類檔案，拓寬檔案業務部門為企業服務的重要手段，檔案管理模式從傳統的實體管理轉向現代化信息管理，檔案數字化工作是實現檔案信息化管理的必要途徑，為了提高檔案利用效率和確保檔案原件的安全，企業的檔案業務部門應做好檔案數字化基礎工作，在開展數字化工作中需要對三個方面工作加以重視：
（一）保證檔案的完整性。必須有效保證檔案信息的完整性，對每個案卷、全宗檔案全部進行數字化，不能視檔案信息的重要程度、敏感程度等減少數字化內容，避免人為造成檔案信息不完整現象，給檔案管理和提供利用造成障礙。
（二）重視檔案的目錄質量。目錄質量是檔案數字化的重心工作，檢索效果的決定因素。在對檔案進行計算機檢索時，要將用戶的檢索需求轉換成相應的關鍵字，計算機再將這些關鍵字與數據庫中每條目錄數據的內容進行一一匹配，如果匹配成功，則得出相應的檢索結果，所以在每條目錄數據中，題名是不是準確全面地揭示文件材料的內容，責任者、文號、成文時間是不是準確等等，直接關系到檔案檢索的效果和準確性。
（三）確保檔案數據安全。掃描數據處理是數字化工作又一重點工作，掃描時要嚴格執行相關行業標準、規范，確保不損傷檔案原件，檔案部門應加強著錄人員的技術培訓，增強工作責任心，檔案掃描可采用平板掃描的方式，經過去黑去邊、糾斜、剪裁等技術處理，形成一套原文原貌版檔案圖像數據。為了便于利用，最好應在此基礎通過掃描圖像優化軟件對圖像數據進行去污、文字加深或變淺等修飾處理，形成一套高清版數據。并對驗收合格的數據及時備份，為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，采取在線、離線相結合的辦法實現多套備份，并定期進行檢驗。
二、信息化建設對檔案管理產生的積極作用
企業的發展離不開先進的信息化管理，在數字時代大環境中，企業檔案信息化建設也在有序的發展，建設過程中一定要將先進的科技手段、科學管理方法與傳統的檔案管理方式有機結合，為確保檔案工作與企業信息化管理同步發展，充分發揮信息化建設對檔案管理產生的積極作用。
（一）轉變實物管理檔案的模式，有利于提高檔案信息資源的管理效率。傳統的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、整理、利用等為主，檔案數據信息受到時間、地域條件的限制，信息不能夠充分發揮利用效果。而實行檔案信息化后，能夠很好的激活現存檔案資源，實現檔案信息資源共享，方便借閱人員查找和參考，縮短周期，從而為企業的生產建設贏得時間。
（二）統一檔案管理標準，實現檔案工作標準化和規范化管理。近年來，很多單位都在開展信息化建設工作，通過建立集中統一的檔案管理信息平臺系統，實現文書、科技、特殊載體、實物等門類檔案的統一管理，增強了企業整體管控能力，通過檔案數字化管理，極大地提高檔案管理水平，提升檔案服務能力。
（三）利用檔案管理系統，實現文件材料隨辦隨歸。傳統檔案工作采用“末端收集”的方式，即各類文件材料一般在年終或工程結束后才進行收集整理，會造成檔案資料收集、錄入不完整，使用時經常脫節，不能發揮檔案有效利用的效果。
三、新時期強化企業檔案管理幾點思考
企業檔案的管理工作是以生產服務為中心，檔案信息化能夠滿足企業科學管理檔案的要求，并能充分發揮信息資源為企業各領域工作服務的目的。為此，檔案業務管理部門應抓好以信息化建設為重點的檔案工作，要確立全新的管理觀和服務觀，發揮和共享檔案信息資源的全新作用，以創新理念來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。
（一）梳理細化檔案管理業務流程，實現高效管理。檔案管理信息化建設是運用計算機技術和現代網絡技術對檔案業務有效管理，將手工管理檔案模式轉變為自動集成管理方式，在此過程中，檔案的業務流程發生了重組，檔案信息收集、檢索、管理方式在轉變，由于公文處理與檔案管理進行了有機結合，文檔一體化能夠完成各門類檔案資料的統計工作，檔案的業務指導、編研、利用工作可通過檔案管理信息系統完成。
（二）加強電子檔案管理，保證信息安全。在信息化時代下，電子文件大量產生，必須加強對收集的電子文件進行規范、科學的管理，確保其安全、可靠，并永久處于準確提供利用的狀態，對形成的電子檔案安全保護包括載體、內容信息、網絡等，電子文件要采取保真、保密、長期可讀技術措施，同時應用檔案系統安全策略來防范，
中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）14-0208-01
1、引言
隨著社會經濟的不斷發展，科學技術也在快速發展，現如今已經進入了信息化和大數據時間，現代化信息技術被應用到了各行業和各領域中。我國企業也因為社會經濟的發展和信息化技術的沖擊開始了改革。企業的管理也應用了信息化技術，傳統的檔案管理模式逐漸被電子檔案所替代，這也是企業順應市場經濟發展的必然趨勢。
2、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析
2.1 對檔案信息化建設缺乏正確認識
檔案信息化建設改變了傳統檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術對檔案管理的影響，信息技術對檔案管理的影響主要體現在三方面：一是利用信息技術實現檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。
2.2 企業檔案管理工作的不足
企業想要在未來求得更好的發展就要對企業檔案進行規范化管理，提升檔案管理水平，進而為企業的發展決策提供基礎和指導。但是目前很多企業在檔案管理工作中仍然存在很多不足之處，為此，應當加強分析檔案管理工作的不足及原因，進而采取針對性的解決措施。
2.3 來自網絡的威脅
互聯網的飛速發展，促進了社會的發展和進步，網絡也覆蓋了社會生活的各個方面。但是由于網絡的架構不完善、網絡協議不夠強大以及人為的原因等，使得網絡在使用過程中存在諸多的安全隱患。一方面，一些非人為因素造成的安全隱患，比如計算機硬件受潮、電源斷電或漏電、受到其他輻射或者干擾等，會使得電子檔案信息安全問題無法得到保障，甚至會造成電子檔案的丟失。另一方面，電子檔案的開放利用中會出現人為的操作失誤而造成安全漏洞，使電子檔案管理系統發生癱瘓，電子檔案信息受到威脅。而這些漏洞常常會使檔案信息發生丟失或者篡改等情況，使得檔案信息無法讀取或者讀取錯誤，嚴重影響電子檔案開放利用中的信息安全問題。
2.4 信息化建設和安全管理滯后
近年來，在電子檔案管理上，我國已經逐漸向信息化建設發展，有關的檔案管理機構也已經建立了一定的數據庫。然而，這些數據庫的管理和規范沒有統一標準，而且數據庫之間相互獨立，沒有建立起一定的聯系，這就給電子檔案信息安全造成了巨大的安全問題。此外，網絡安全的管理和發展也是制約電子檔案開放利用中信息安全的一大因素，網絡安全技術要不斷進步，如果只是在出現信息安全問題以后，才進行技術的更新和改良，那信息安全問題就不能得到有效的解決，起不到真正的預防作用。在安全管理方面，電子檔案相關管理人員在日常的檔案管理工作中，沒有意識到信息安全的重要性，缺乏對電子檔案開放利用中信息安全的認識，加之對一些工作人員的培訓工作做得不到位，使得他們對電子檔案信息安全不重視，工作態度缺乏嚴密性，直接影響電子檔案信息安全。
3、檔案信息化管理措施
3.1 提高電子檔案管理工作者的業務素質
電子檔案管理工作者是電子檔案安全工作的主體，檔案管理工作者的綜合素質直接決定了電子檔案的安全和管理效果。所以，要重點培養電子檔案管理工作者的業務能力，提高其綜合業務素質，定期對其進行專門的電子檔案管理培訓，使其數量掌握電子檔案管理技g和實際操作能力，并且提高其電子檔案的安全意識。不僅如此，隨著現代化信息技術的不斷更新，電子檔案管理工作者也要適應這種發現，掌握新的信息技術，熟練操作新的設備，不斷的提高自身的技術、技能和業務素質，適應電子檔案管理的發展。
3.2 加強檔案管理工作
隨著計算機檔案網絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸到網絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現檔案信息丟失的情況。
3.3 加強互聯網建設
互聯網是一個龐大的系統，因此安全問題尤為重要。加強網絡安全建設，包括很多方面，比如數據庫的建立、數據的鏈接等。隨著互聯網的飛速發展，加強網絡安全建設，必須培養互聯網人才，利用多種網絡安全技術手段，開發相P的網絡安全軟件和系統，減少對電子檔案信息安全的威脅。及時備份數據，避免因硬件損壞造成信息丟失，從而可以補救電子檔案信息。在現階段，電子檔案信息安全有著滯后性，而這種滯后性不能得到有效解決，因此電子檔案信息安全隱患無處不在，在這樣的情況下，建立檔案信息備份和恢復具有十分重要的意義。這樣能夠避免信息丟失，使系統正常運轉，保證檔案信息的完整性。
3.4 重視信息安全，確保企業檔案信息的絕對安全
首先，企業管理者和檔案管理人員應當不斷更新觀念，全面認識企業檔案對于企業發展的重要性，充分做好檔案管理工作，加強對檔案的應用。同時，檔案信息是檔案價值的重要體現，所以企業應當重視信息安全性和準確性。在互聯網時代，很多企業都利用網絡技術進行企業檔案信息的管理，互聯網技術的應用能夠有效提升檔案管理工作效率，檔案的應用價值也有所提升，但是需要注意的是，互聯網面對著復雜的環境，網絡安全成為威脅企業檔案信息的重要因素。為此，企業應當加強建設網絡安全保障體系，國家政府部門應當積極制定相應的法律規定，為企業檔案信息管理創造良好的條件。企業的管理人員應當完善檔案管理制度和責任，由專門的管理人員定期進行檔案安全管理隱患的排查，確保每個環節處于安全環境中。
4、結語
隨著互聯網的飛速發展，信息化時代的到來，在我國的檔案管理工作中，信息化和數據化體現得越來越突出，但是電子檔案信息安全管理機制不夠完善，管理不夠規范，加之網絡自身存在著一定的不穩定性，使得檔案信息安全受到很大的威脅。因此，要加強基礎環境建設和互聯網建設，對提高電子檔案開放利用中的信息安全有著十分重要的意義。
參考文獻
[1] 梅龍.淺析企業檔案管理信息化建設[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2016，（12）：35-36.
中圖分類號：C29文獻標識碼： A
企業檔案信息化建設是“數字化項目”建設的重要組成部分，是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，發掘、摘取檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息，實現資源共享。它以檔案信息資源建設為核心，以加強電子文件管理為重點，以計算機網絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，努力適應信息化建設和檔案事業發展的要求，逐步實現檔案資源規范化，為企業管理創新和發展提供優質、快捷的檔案信息。采取什么樣的推進策略，進而有效地提高檔案管理水平，促使檔案信息化，最終達到更好地為企業管理提供服務，這已成為檔案工作者當前思考的重要問題。
1.信息化管理的必要性和緊迫性
計算機和網絡的產生使我們進入了網絡時代，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。作為檔案事業重要組成部分的企業檔案工作，信息化建設已經成為自身發展建設的必然，要順應時代的發展需要，加快檔案信息化管理步伐。
1.1企業檔案業務工作發展的需要
企業檔案的內容、特點極其重要性。企業檔案是一項以管理為中心內容的專業性和服務性的工作，是實現科學管理的技術基礎工作和技術保障性工作，它具有成套性、專業性、動態性的特點。隨著企業體制改革進一步深入，檔案門類不斷增多，電子政務的實施使辦公自動化程序得到提高和普及，檔案載體類型已由過去單一的紙質檔案發展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩定因素增加。
1.2檔案工作人員提高自身素質的需要
隨著社會的發展，企業管理對檔案信息的需求日益增長，從而管理者的知識和能力結構提出了全新的要求。同時，由于辦化自動化加快了檔案工作現代化的進程，電子文件等新型載體的不斷出現，傳統的紙質檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內容結構及檔案人員知識結構的變化。
1.3檔案信息資源的開發利用的需要
隨著社會信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關注，社會對檔案信息的依賴程度越來越高，而且更需要提供一些加工過的、系統的、全面的檔案信息服務。對于檔案部門來說，信息化是一項全新的工作，是一個系統工程，是檔案工作一次質的飛躍。紙質檔案的出現對人類文明的迅速發展起到強有力的助推作用，而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長、傳遞速度快和易復制等特點，具有很強的生命力。一個虛擬的世界將極大地改變人類生活生存環境，對人類文明產生深刻的影響。如今，要從有紙的檔案到無紙的檔案信息化的飛躍，檔案工作將面臨“脫胎換骨”，其對傳統檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。
2.推進企業檔案信息化建設遇到的困難
2.1資金投入規模大，籌集資金難
加快檔案信息化建設，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等設備，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續維修、更換、升級費用有多大可想而知。
2.2建設任務繁重，工作見效難
在檔案信息化進程中，一是要對現存檔案資源進行數據化處理，通過掃描儀、縮微等手段，將文書、音像、照片、書籍等轉換成電子文件。二是要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用。三是要對客戶提供隔離、數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止網絡黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全。五是要根據電子信息技術的不斷完善與進步，對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。六是要雙管齊下，在檔案信息化完成之前，實行的是紙質檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質檔案，又要按信息化要求數據化電子文檔，工作量是雙倍甚至是多倍的。這樣，要實現全部意義的檔案信息化，建成數字檔案工作運行體制，在財政投入沒有一個大的突破和復制技術沒有大幅度提高的情況下，也許需要數年或者更長的時間。
2.3隊伍建設要求高，求人才難
檔案信息化對檔案人員的思想觀念、專業技能、寫作水平及綜合素質都有較高的要求。工作人員要有熟練的計算機操作技能、獲取判斷運用信息的能力、精通的檔案業務知識，是既會檔案管理、又會計算機操作管理的復合型人才。但受傳統用人體制的制約，檔案工作人才競爭難以順利開展，加上檔案部門待遇不高，優秀人才難以吸引進來，進來后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進步不快，活力不強。
2.4應對環境變化，服務方式轉變難
檔案部門向來處在一種封閉的環境下運作，至今仍存在思想觀念陳舊，墨守成規，飽食終日，不思進取，無所作為，應變能力不強，競爭力不高等現象。而檔案信息化面對的是看不見的顧客，是背靠背的服務，服務方式是公開的透明的全方位的，這就要求我們要更新服務理念，拓寬服務領域，提升服務質量。
3.當前項目檔案信息化建設應采取的對策
項目檔案信息化建設促使檔案部門開展網絡服務，對于檔案部門和利用者來說都是一種革命性的變革，這不僅表現在利用的方式上，更是表現在工作理念上的主要變化。
3.1要把檔案信息化建設納入本單位的總體規劃，加強檔案信息化基礎設施建設，推進運用微機管理檔案進程，提高檔案室計算機和網絡技術應用水平，充分發揮檔案室的各項功能和作用。加強內部局域網建設，實現檔案網絡與辦公網絡的接口，并在辦公網上使用檔案網絡管理系統，完成各部室向檔案室的遠程歸檔，實現檔案工作數字化。
3.2檔案信息資源建設
一、國有企業檔案管理信息化建設是時展的必然
當前計算機和互聯網技術已經深入到企業生產、經營和管理等各個層面，海量的電子文檔、音頻文件和視頻文件等多種形式的企業電子檔案資源，這些電子檔案作為企業生產、經營、技術變化與科研活動的真實記錄和反映，在企業經營管理的各個方面都發揮著不可替代的作用，是國有企業提高競爭力，適應復雜多變的商業環境的信息保障。因此，只有將檔案管理方式融入信息化的方式，才能讓企業檔案管理也隨著時代的進步而發展，從而更好的提高國有企業檔案資源的整合、保存、管理、查找與共享利用，以幫助企業更好的進行企業管理。
二、企業檔案管理信息化建設的進程
企業檔案信息化進程大致經歷了四個階段：
第一階段：20世紀90年代初期，計算機開始普及并逐步運用到企業辦公的文檔管理中，這一階段的檔案管理大多是采用與紙質文檔管理相結合的目錄信息一體化的管理階段，公文與檔案工作管理流程有機結合起來；
第二階段：20世紀90年代末期，隨著計算機越來越普及，財務、營銷、考勤、薪資等各種各樣的信息管理系統開始被各大企業重視并推廣使用，也由此產生了海量的電子文檔，企業檔案管理開始轉向電子文檔管理；
第三階段：21世紀初，企業對檔案管理的發展提出了重大的挑戰。面對海量的檔案信息，企業需要提高企業電子檔案資源的整合、保存、管理、共享利用以及全文檢索功能，因此，進入了數字檔案管理及全文檢索階段，實現了電子檔案批量引入、全文檢索、脫機存儲以及跨平臺的模糊檢索和全文瀏覽等功能；
第四階段：采用物聯網和云計算等技術構建企業數字檔案館，使企業信息化與檔案信息化實現無縫鏈接，讓檔案資料更安全，檔案管理更智慧，這也是信息化環境下企業檔案信息管理未來的發展趨勢。
三、國有企業企業檔案管理信息化建設的現狀分析
我國國有企業檔案信息化實踐進程受多種因素限制，進展并不是十分順利，發展速度相對其他領域信息化較為遲緩些，主要有以下三個方面的原因：
1. 受傳統管理體制影響，檔案管理意識淡薄
我國國有企業的部分領導者受傳統體制和觀念影響，大多只注重企業的生產效益，而對于與經濟效益無關的企業檔案管理意識淡薄，片面認為檔案信息化只是檔案存儲信息化，忽略了對電子檔案管理的利用和管理，導致對檔案管理信息化建設科研投入過少，硬件基礎設施落后，檔案管理系統設計過于簡單粗糙，企業檔案管理與生產信息化建設脫節，對企業檔案的利用缺乏整合與規劃，更不要談信息共享和檢索了。
2. 缺乏合格的信息化應用和管理人才
當前國有企業中檔案管理人員專業性普遍不強，很多人員既不是檔案管理專業出生，又缺乏系統的培訓和學習，再加上人員年齡結構老化，對當前的信息管理技術缺乏足夠的知識，無法擔負起對檔案管理信息系統的應用、維護和管理工作。另外，?m然企業辦公自動化已經實現，但是基層專業人員的匱乏，無法做到檔案信息即時錄入和資源共享，使得企業檔案工作者被動的成為信息錄入者，無法滿足利用需求。
3. 缺乏合理的檔案管理制度
我國的《檔案法》是1987年審議通過，并于1996年進行修正后推廣實施的，受當時技術限制，檔案法中并未涉及到電子檔案的相關內容，因此，檔案信息化在目前的檔案法律中的屬于空白。我國大型國有企業對檔案信息化建設方面的制度和規定沒有標準可循，電子檔案信息安全方面問題也對缺乏法律保護和約束，這些都極大的阻礙了國有企業檔案信息化的發展。
四、國有企業檔案管理信息化建設的對策
國有企業檔案信息化建設涉及的范圍廣、覆蓋的檔案種類多、數據量大并且內容復雜，不僅需要領導的高度重視、充足的資金保障，還需要有成熟的檔案管理模式和管理標準和先進的技術支持，要做到與企業信息化進程、國家信息化進程相互呼應，可以從以下幾個方面來進行：
1. 領導加強重視
要在大型國有企業做好檔案管理信息化建設，企業領導首先要有高度認識，將檔案管理信息化建設提到日程上來，高度重視電子檔案管理工作并納入企業整體規劃，檔案管理信息化建設需要投入很大的人力、物力和財力，工作浩大，而且在短時間內難以收獲明顯成效，領導的重視和支持才能使檔案管理信息化建設順利開展。
2. 培養復合型高素質檔案信息化人才
檔案信息化是利用現代信息技術對檔案管理模式的革新，因此對檔案管理人員的信息化素養要求很高，既要具備專業的檔案管理經驗，又要有信息化知識和技能。人才隊伍在檔案信息化建設過程中起著關鍵性的主導作用。在檔案管理信息化建設過程中，對網絡和硬件的維護、軟件的開發需要專業的計算機技術人才，對企業檔案資料進行收集、整理、歸檔、編目、立卷需要專業的檔案管理人才，建設企業信息資源和實現檔案信息規范化的過程更離不開熟悉檔案管理方面的高素質人才，因此，一只高素質的復合型檔案管理人才隊伍是國有企業檔案管理信息化建設的根本保證。檔案信息化人才的結構主要分為三個方面：
（1）研究型人才。在國有企業檔案信息化建設過程中，研究型人才是科技領軍人，負責制定檔案數據標準，信息傳輸標準、電子檔案的管理標準等各種問題的研究，使用新的技術和工具開發出高效、適用、開放的檔案管理軟件和檔案數據庫。
（2）管理型人才。負責組織和協調各個部門，使維護檔案信息化建設過程良性運轉，協調好開發人員與使用人員之間的溝通，負責對使用人員的培訓，管控檔案信息化系統的正常運行。
（3）操作型人才。負責建設完成后的檔案管理系統的終端操作，需要熟悉電腦操作，了解網絡知識和電腦維護常識。
這三種人才缺一不可，相互溝通、協作、配合才能保證國有企業檔案信息化建設取得可觀成績。
3. 統一建設企業檔案信息化的標準規范
企業檔案信息化最終目的就是要實現在整個國有企業辦公自動化網絡系統中的檔案信息共享，而實現信息共享的關鍵在于要對企業中各個部門的眾多系統之間制定整齊劃一的標準，比如對數字檔案的定義、存儲、術語標準、資源描述、業務流程化、文件格式、文件壓縮方式、加密算法、數字水印等等都要實行統一的規則，只有這樣才能保證檔案信息在企業內部通行無阻。
4. 建立企業檔案信息化管理的安全體系
檔案管理的特殊性和保密性要求檔案管理信息化建設具有超強的安全保障體系，這其中包括了三個方面的內容：
（1） 硬件設施的安全保障
企業檔案信息的企業的重要資源，在檔案信息化建設及維護過程中，必須確保檔案管理信息系統的環境安全、線路安全和設備安全，一旦無法預知或不可控的災難發生時，要確保檔案信息不丟失。對檔案管理信息系統的運行硬件進行常規巡?撕臀?修保養，確保硬件安全運行；按時查看服務器和網絡設備運行狀態和操作日志，及時發現安全隱患，加強機房的環境監督保養工作，排查安全隱患。
（2）網絡安全保障
網絡具有高度的開放性，在給人們便捷的同時，也為病毒、木馬、黑客提供了有乘之機。通過網絡系統的漏洞，黑客可以入侵到檔案系統中竊取企業的檔案資料，甚至破壞和涂改系統內部數據，給檔案信息的安全帶來了威脅，給企業造成嚴重的損失?？梢圆扇∫韵麓胧﹣矸乐箒G失?c破壞數據并防止計算機病毒傳染破壞系統：使用防火墻技術部署內網和外網的網絡安全策略，定期掃描服務器和終端客戶機中的文件，嚴格管理好檔案文件的訪問權限，完善數據庫的建設，采購先進的數據庫系統軟件，保證用戶數據的安全性和服務的多元化，實現互聯網資源共享的可靠性。
（3）以構建企業數字檔案館為目標
加強信息化管理，已經成為企業檔案管理的一個主要趨勢和途徑。檔案信息化建設是時展的需要，是企業檔案工作的主流，是企業檔案管理改革的方向。
一、企業檔案信息化建設的主要內容
檔案信息化建設的主要內容是通過運用終端設備的信息化采集（收集）工具，以數據中心的存儲為載體，以數據庫建立起來的檔案信息庫為系統核心，采用檔案信息管理軟件系統為應用管理的平臺，進而實現信息化信息在終端與數據中心之間進行互聯，以達到管理人員或一般用戶對檔案相關資源進行Internet/LAN的應用管理的目的，以實現信息化管理模式和輔助實體管理模式的最優結合。積極推進各類檔案的數據庫建設，加速局域網建設，將檔案數據庫作為重要信息。將傳統的檔案信息通過計算機、系統等軟硬件的處理，轉化為相對應的數字信息，并存儲于檔案館數據信息中心，管理人員或者一般人員可以根據相應的權限在客戶端對其進行信息的調用、借閱及處理等，使檔案資源得到了最大功能的發揮。造就一支高素質的檔案信息化人才隊伍。人才是最寶貴的資源，是檔案信息化建設成功與持續發展的關鍵。
二、企業檔案信息化建設的重要性
隨著互聯網應用的廣泛普及和深入，網絡化工作模式已經滲入到當今社會各行各業，人們必須以網絡的高效率來適應社會的發展需要。但是由于種種原因，我國的檔案管理在信息化和信息化的進程中普遍處于相對滯后的階段。隨著我國企業各項管理工作向信息化發展，企業檔案信息在企業日常管理中的地位越來越重要。為了更有效、更快捷地開發和應用檔案信息資源，充分發揮企業檔案在企業管理工作中的作用，就必須實現檔案管理的信息化來逐漸替代和優化傳統的檔案管理模式。這其中包括運用網絡信息檢索技術實現檔案檢索的自動化、運用縮微技術實現檔案存貯的縮微化、運用現代通訊技術實現檔案信息的網絡化等。檔案工作的信息化已經成為檔案人員不得不面對的新課題，企業檔案工作的信息化建設己成為企業檔案的發展趨勢。
三、企業檔案管理信息化建設中存在的問題
1.檔案管理人員綜合素質偏低
檔案管理人員的素質是檔案管理信息化的關鍵。合格的檔案信息化管理工作者掌握計算機理論知識和運用技能，具備檔案信息加工提煉能力，更重要的是把有價值檔案信息快速有效地傳遞給檔案利用者。這就要求檔案管理人員具備較高的綜合素質。而目前，檔案管理人員的整體素質較低，知識結構不合理，熟練掌握計算機的人才匱乏，絕大多數人都不能運用現代化的技術和工具。缺乏信息開發應用的敏銳意識，特別是通曉檔案管理專業知識、計算機技術、網絡技術的復合型人才匱乏，影響了檔案管理信息化建設的開展。
2.檔案管理信息化缺乏安全的網絡環境
檔案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。檔案信息化加強了檔案部門與外部門間的聯系，但也相應帶來了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問等造成的安全問題。這也是眾多檔案管理部門遲遲不愿意上網的重要原因。
3.對檔案的重視程度不夠
長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。
四、建立企業檔案網絡的方法
人才資源信息是一個國家、地區、行業經濟高速發展的必要前提，是社會進步的必要條件。針對我國檔案網絡滯后，計算機管理檔案不成熟，缺乏一支既熟悉檔案工作又精通計算機業務的專業隊伍，檔案部門網絡意識淡漠的現狀，應采取如下方法：
1.網絡建設，從實際出發。做好企業內部員工的培訓工作。作為信息社會的主要工具，計算機必須普及到每一個部門，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復性的手工操作?，F代信息網絡的建設需要大量投資，需要專業的計算機人才來建設和做好網絡的日常維護工作。網絡建設要從實際出發，因地制宜，循序漸進，做到逐步擴大，逐步完善。
2.搞好建設，抓基礎工作。檔案整理、檔號編制的規范化、檔案數據庫的建立，都是建網的條件。準備工作做得充分、細致、精湛，信息網的建設才能搞好。
3.必須實現檔案標準化。在標準化方面要有各種嚴格的技術標準，要求做到各種數據庫的設計一致或兼容，同時要求檔案整理的標準化、著錄的標準化、分類的標準化和檔號編制的規范化。
4.搞好數據庫的建設，實現網絡化。數據在檔案業務建設中是一項最費時、費工的工作。數據庫的建立從一開始就要標準化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類法、檔案標引等標準來做。
5.加強隊伍建設?，F代人力資源信息網的建設需要有高素質、懂技術的人才來做，除檔案學、計算機知識外，最起碼應該懂得一些信息科學知識和信息經濟學知識.不然的話，就會因為從業人員的素質不高而影響檔案資源的有效利用。
總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求，各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中。因此，我們必須加快檔案的現代化管理進程，逐步實現企業檔案的信息化建設。
（二）管理人員素質有待提高在檔案信息化建設中，管理人員的綜合素質較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業管理能力，而且必須掌握信息技術處理能力，同時也要對企業的工作流程和工作方式有著深刻的了解?？墒乾F有的企業檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質，難以滿足信息化檔案管理的高要求。
（三）信息化建設尚未完善隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎數據技術的標準化無法滿足企業的需求,嚴重影響了檔案信息的及時性、準確性和規范性,令企業遇到了許多本可以避免的問題。除了上述幾點問題外，還有許多細節方面的問題也需要企業時刻關注。首先，要做到對員工的信息審核和更新，信息化檔案建設依靠的是信息技術，可是檔案的管理以來的人，對于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進。其次，對于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個人的個人信息和企業內部資料的集合，要加強安全管理工作。
二、完善檔案管理信息化的策略
（一）從企業內部強化檔案管理理念檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設的實施力度及信息化的程度。加強檔案管理信息化建設,領導者要把檔案信息化概念和期許轉變成實踐及現實,正視檔案管理建設的艱巨性和復雜性,在資金、人才、設備等方面進行合理和準確的投入,針對內部檔案管理工作的各項問題，不僅要予以關注，更要在具體操作上予以支持。
（二）引進優秀管理人員信息化管理建設對于企業來說是發展的必要歷程，企業的檔案管理信息化需要引進優秀、專業的管理人才，在工作中對其教育和培養，完善企業的檔案管理工作，促進企業實現檔案管理信息化，推動企業進一步發展。企業針對管理工作需要引進科學的管理方式和管理體系，為企業檔案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企業信息化建設企業應針對檔案管理的信息化投入設備、人力和資金支持，為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業檔案的特點,建立健全企業檔案信息數據庫。譬如企業項目數據庫,能夠集合企業在項目規劃、項目立項、項目建設以及企業資料等有關信息,為進一步開拓市場和技術創新提供參考。
