時間：2023-08-09 09:20:33
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1.1檔案的收集工作分析
以前，檔案主要為紙質檔案。檔案管理人員一般都只負責收集最終檔案，同時對檔案進行合理歸檔。而這一過程，往往缺乏對過程和內容的了解。而在新的信息化時代，人們可以通過信息化技術將整個檔案的創建過程都記錄下來。同時，檔案資料收集不僅局限于紙質檔案，還包括電子檔案。
1.2檔案的保存工作及過程分析
傳統意義上的檔案保存工作，往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時存儲與傳播利用過程也更加負責。而現階段，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統意義上的檔案管理方式，已經不能滿足經營發展需求，只有通過電子信息化建設，才能適應新的發展形勢。檔案保存工作是一項極其復雜的管理過程，傳統意義上的檔案管理往往由于數量復雜，丟失現象嚴重。而通過信息化建設和管理，通過對電子檔案進行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩定。
1.3檔案管理工作的新變化分析
傳統檔案管理主要側重于具體的檔案實體管理。而新的檔案管理則對檔案管理的設備有了一定要求，電子設備都有一定使用周期和問題，一旦設備出現故障問題，都對檔案管理數據產生直接影響，嚴重情況下會導致整個檔案數據全部丟失。這就需要我們在進行檔案管理工作中，充分做好數據保護與備份、更新工作。傳統檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風險。而電子信息時代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態問題，因此要做好檔案資料的訪問權限和訪問跟蹤工作。檔案管理系統一旦遭受病毒入侵，整個系統的完整性將會受到極大破壞，病毒將會對檔案管理工作造成不可估計的損失，因此要對檔案管理工作做好數據庫和服務器維護工作。
2.檔案管理工作模式的具體轉變分析
在以往檔案管理工作中，檔案一般都通過秘密等級進行管理。只要對實體檔案進行有效管理，就能確保檔案管理的安全。而信息化背景下的檔案管理工作，則需要主要對電子檔案的秘密性做好管理和安全預防。傳統檔案管理過程中，借閱時首先要辦理相關借閱手續，當借閱人對檔案資料有一定需求時，還會將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離這一局面。而在電子化信息時代，通過電子檔案信息系統維護和管理，不僅能夠有效節省管理人員，同時優化管理過程和管理體系。而電子檔案管理過程中，速度和效率都有較為明顯的改變，更高檔案利用率更強，而管理工作的效率也進一步加強。
現階段，檔案管理工作，不僅需要對檔案管理內容進行優化，還需要有效提升檔案自身利用率。而對檔案的充分利用，則是新時期檔案管理的創新和突破。新時期，電子檔案在利用過程中，通過建立相應的管理體系，只用通過簡單的信息檢索，就能有效查詢整個檔案內容，整個過程不僅所需時間短，而且不需要進行人工分類，通過信息技術手段就能完成。
在信息技術時代，檔案管理工作的內容由于時代變化和發展而發生了變化，這就要求我們對檔案管理模式不斷調整、改革、完善和創新、優化結構，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案資料發揮應有的作用，體現應有價值。而檔案管理工作模式的具體轉變也是現階段檔案管理工作的客觀要求。
3.檔案管理工作內容及模式轉變下的具體措施分析
3.1緊密結合發展機遇，推動電子化、信息化管理模式
隨著電子化、信息化管理檔案工作不斷推動，各單位在推動發展檔案管理工作進程中，要結合具體需求和信息化發展要求，改變傳統檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結合，從檔案的生成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。
3.2變革管理理念，改變傳統檔案管理工作思路
隨著信息化程度的不斷提升， 檔案管理工作的要求不斷提升，內容也逐漸復雜，而想要對這一系列檔案資料進行高效管理，就需要轉變傳統檔案管理理念。由于檔案管理工作長期以來，內容復雜，且管理方法單調枯燥，因此，大多數檔案管理工作者都有一定抵觸情緒，整個檔案管理工作思維多傾向于被動思維。這實質上將不利于檔案管理工作的順利開展，想要科學化開展檔案管理工作就需要培養管理者創新的管理工作意識和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。
3.3積極完善檔案管理機制，不斷改革創新，檔案管理與發展相適應
檔案管理工作是企業管理中的重要結構，檔案管理效率以及水平與企業發展息息相關，因此，加強檔案管理工作、改善傳統的檔案管理模式是企業當前重要的決策和任務。在新時期下，科學技術的研發與廣泛應用使我國的檔案管理工作內容以及模式有了翻天動地的變化，利用現代技術的功能，可以有效地彌補傳統檔案管理中的不足，對于具體的工作內容以及管理模式的體現，本文將會進行簡單介紹。
一、工作內容的轉變
（一）檔案的收集
收集檔案是檔案管理工作中重要的工作環節，對檔案管理質量影響也非常大。傳統的檔案管理，主要是以文字記錄方式為主，在記錄好活動、議案、個人信息等相關內容后，在進行保存。大多數情況下管理員會在相關記錄人員對其記錄后再進行保管工作。由于檔案信息是一個需要長期保存的文件，在日復一日、年復一年的累積下數量越來越多。若是想從中翻找某些文件，則需要足夠的時間，對大量的文檔庫一一翻查，可以說翻查難度非常大。同時這種保存方式對文檔的安全性并沒有基本保障，一些檔案紙張的質量會隨著時間的增長質量下降，從發黃到變脆，最后就會出現破碎情況，這樣就會使文件內容有模糊不清，甚至殘缺的現象。而在記錄過程中也會因為抄錄人員手寫速度的緣故，導致信息內容不詳細，不能達到全程記錄效果。若是將重要部分內容遺漏會導致嚴重的后果發生。
隨著社會、經濟、科技不斷發展，我國目前的檔案管理方式已經由原來的手動記錄方式轉變成電子檔案記錄方式，不僅提高的記錄速度，能夠將議案全過程清楚、真實的記錄下來，同時還能夠利用計算機技術、網絡技術、信息技術等各種先進技術的應用，將議案信息進行整理與歸檔，并保存在計算機中。電子檔案具有良好的便攜性以及保存期不受時間限制等特點，這使檔案內容的翻查方便性大大提高，也能夠有效的提高檔案存儲安全性、完整性。檔案收集工作就有了明顯的方便性轉變，同時也提高了檔案管理質量。
（二）檔案的保存
有效的檔案保存方式是保證檔案安全的關鍵，目前，我國對檔案保存采用的是電子檔案保存方式。利用電子檔案可以有效的節約傳統檔案保存所需要的大面積庫房使用空間，而電子檔案只需要幾臺計算機容身的空間即可。傳統的檔案保存中會考慮到檔案容易受到鼠、蟲類對其嗑、咬、破壞等問題，而在使用電子檔案時就可以不需要考慮該類問題。同時，在使用電子檔案過程中，對查找所需信息資料的方便性大大提高，可以大量減少紙質操作的時間與人力，節省檔案紙張費用、減少勞動力。
（三）工作新內容
由于電子檔案主要是通過相關工作人員對計算機進行操控，而計算機中所涉及的系統眾多，因此，為了防止檔案信息丟失，需要對其保存在安全可靠的位置中，并加強備份。電子檔案管理中，管理要求非常嚴謹，不僅需要一定的規范性管理制度，可同時還對管理者提出更高要求，管理者的綜合素質以及專業技術一定要過硬。電子檔案所保存的數據需要具備真實、準確等特點，并做好整理、分析、歸檔、保存等工作。同時每次進行檔案管理時，都要做好備份準備，以防止計算機各種問題發生而導致檔案信息丟失。特別是對重要的信息更要加強重視，做好防火墻保護措施，提高檔案的安全性。同時對所制定的管理制度一定要嚴格遵守與執行，確保按章辦事，按規操作。
二、檔案管理模式的轉變
電子檔案的管理內容和管理手段發生了變化，那么整個管理工作模式也會發生轉變，主要包括管理觀念的改變和管理制度創新與優化。
（一）優化傳統管理思想
檔案管理中，首先要對信息資源進行全方位掌握，保證檔案資料的真實性與全面性，并能夠將這些有價值的信息資源合理歸納于保留。在保存的同時，要做好信息分類處理等工作，為日后查閱資料提供方面。尤其是對具有機密性的文件檔案更要做好安全保管工作，避免信息泄露、丟失等情況發生。要完全改變傳統的管理觀念，實現科學管理，保證信息安全，而信息化管理作為當前主要應用的管理模式，第一可以轉變管理思想，第二能夠提高工作效率，第三能夠提升服務效能。
（二）檔案資源管理制度升華
檔案信息作為企業發展過程中提供正確決策與創新生產、經營形式的重要依據，檔案的安全關系著整個企業發展，因此加強檔案安全管理意義重大。傳統的信息存檔方式基本以紙質為主，并且保存在固定庫房中，這使一些不法分子很容易對其盜取、毀滅，由此可見，利用傳統的檔案管理方式，已經不能保證檔案的安全。而檔案管理信息化，是通過電子技術、網絡技術、計算機技術等先進技術的合成而形成一種具有高保密能力、高監控能力的儲存方式，并且利用可備份功能與重要信息多份備份，預防信息丟失，滿足檔案儲存安全要求。
三、提高管理人員的素質
作為檔案管理人員，一定要熟悉業務，并努力提高自身的業務水平，通過對相關專業知識的學習，掌握計算機和多媒體技術。在進行相關電子檔案管理的時候，通過不斷的更新自身的知識，實現對檔案管理水平的提升。對于相關的部門，也要注意多方面人才的引進，逐漸對檔案管理隊伍進行人才充實，最終實現整體管理人員素質的全面提升，改變以往的管理人員僅僅只能進行管理的狀況。
四、結語
經濟技術的不斷發展促使檔案管理工作的不斷改革和轉變，傳統的紙質檔案管理方式已經不能適合現在的電子檔案管理，只有通過不斷的改革創新，通過對檔案管理工作內容和模式的不斷轉變，才能逐漸實現對新時代電子檔案管理的全面掌控。當然作為檔案管理人員，也需要不斷的提高自身的多方面素質，根據時代的發展需求，不斷的學習相關的先進知識，最終實現自身管理能力和素質的全面提升。對于電子檔案的保存，要做到保存的嚴密性，并確保檔案保存的長期性。
參考文獻：
一、檔案內容數字化管理的基本概述
（一）檔案內容數字化
檔案是企業單位開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術性圖紙或文件，同時也包括合同文書，聲像信息等，是企業的核心信息資源與重要資產。而檔案內容數字化則是隨著計算機技術、OCR技術、掃描技術、數字攝影技術（錄音、錄像、照片）、多媒體技術、數據庫技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案內容存儲形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
（二）檔案數字管理的內容
對檔案內容進行數字化管理分為兩個過程，一是進行檔案內容數字化采取，把固化在紙質載體中的檔案信息開發匯集成三次文獻信息，并以數字化方式輸入計算機上網，利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理，或直接在辦公自動化過程中形成規范的電子文件信息。二是檔案內容數字化查閱，采用瀏覽器或服務器為查詢載體，實現本地及遠程查檔、閱檔功能，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權，在檔案內容查閱過程進行詳細的日志記錄，同時也有信息加密傳輸等多種方式。
二、檔案內容數字化管理的優勢
（一）縮減檔案內容管理的成本
在過去的傳統檔案內容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業科學管理的方針實施。而數字化檔案內容管理則使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。
（二）優化檔案內容管理的工作效率
檔案內容管理的工作在過去的傳統模式中，需要大量的人力物力，相對繁瑣，且極具細致，不能有半點差錯。而數字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內容的收集過程中，傳統的檔案管理模式使得管理人員在進行檔案信息收集時，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，這對檔案管理、利用造成很大的影響。實現檔案數字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。
其次，由于檔案內容數字化管理對工作時間和地點的要求降低，檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數字檔案，存儲在一個小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進行復制、或者整理，可以在不同的地方與時間里對想了解的內容進行查閱，管理人員通過網絡系統進行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內目錄、原文內容，整個過程十分簡單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內容的查閱過程也變得非常便捷，通過網絡進行對資料關鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關目錄，直接調閱原文，原文直接打印。極大的優化了檔案內容管理的工作效率。
（三）加大了檔案內容的信息開發
一、內容管理技術及其在整合信息資源方面的優勢
（一）內容管理技術的涵義
內容管理技術即應把不屬于同一類的內容用數字模式妥善儲存起來，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對所儲存的數字內容實施調閱與檢查，以數據挖掘之技術達到對數字內容之智能分析處置，最后使得此部分數字內容可以獲得最充分的運用。內容管理系統主要包括內容收集、管理、工作流、等四個子系統，綜合具體內容如下。
1.內容收集系統
此系統主要包含對信息的內容實施收集、編匯以及整理進而把其轉化后分發的全過程，同時在此階段中能夠加進元數據進而對內容組件實施定義。
2.管理系統
管理系統主要是針對組件、信息內容及模板采取保存管理，在保存過程中能夠對內容之版本、工作流程及設定權限方面實施更新處置。
3.工作流系統
此系統主要針對信息資源內容實施采集、存入和，通常來講，學籍檔案管理歸屬資源性網站，由于其結構比較復雜，并且內容繁多屬于文檔資源類之資源等。
4.系統
系統主要是把信息資源內容自動并且快速的依據所建的模板至瀏覽器。
（二）內容管理技術在整合信息資源方面的優點
內容管理技術在資源整合上有著很大的優勢。主要包括如下幾個方面。
（1）內容管理技術把管理的標準實施統一，把數據庫內之內容采取格式處置以及達到標準化管理，如此不但統一了網頁之風格，同時增添了數據庫之拓展能力。
（2）此技術同以往的數據庫相較，負載能力愈加增強，并且借助XMI把訪問接口實施統一，同時借助內容管理技術能夠描述并非規則的數據，所以，能夠借助半結構化之文檔數據把其送至客戶端，如此大幅度節省了效率。
（3）網頁呈現同內核技術、同平時、同系統維護相分離，進而不但讓操作更容易，并且內容管理技術給信息管理創造了開發平臺，大大縮小了開發的難度與維護成本。
二、目前我國技工院校學籍檔案管理的現狀
為順應社會的發展，加大服務地方經濟的力度，近幾年來技工院校出現了辦學模式與生源多元化的轉變，學生學籍檔案的種類與內容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢下，技工院校學籍檔案的管理存在著對學籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問題。相對來講，目前有許多學校的學籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢發展之需求。技工院?，F行的學籍管理機制缺乏完善和規范。現階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內部檔案管理譬如人事檔案管理、財務檔案管理、校志檔案管理、教育教學（包括教學計劃檔案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學生成績檔案管理、學籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時，從一小部分技工院校大多數基層管理者、教師到技工院校領導均對教學檔案管理工作認知不夠。將學生學籍檔案工作同教學核心內容相對比，注重教學與其他管理工作，可對教學檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學籍檔案管理相關不到院校整體工作的痛癢，“無須掛齒”地不加關注抑或關注不夠。除此之外，學校不僅缺少學籍檔案管理專業人才，而且檔案管理設備比較落后。一方面來講，技工院校檔案管理之思想、內容與手段、人才資源培訓與利用之模式仍舊陳舊，制約著學籍檔案之健康管理；一方面來講，伴隨時間的推移及學生學籍檔案的進一步增加，原來存儲的學籍檔案之存儲條件業已適宜不了學籍檔案數量日漸增大之需要。具體主要體現在如下幾個方面。
（1）學籍管理文件制度不完善；
（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對滯后；
（3）學籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規范；
（4）檢索手段相對滯后，提供資料缺乏準確性；
（5）檔案材料內容簡單，未能真實體現學生的綜合素質；
（6）檔案利用率低，轉遞比較混亂。
三、內容管理技術在技工院校學籍檔案管理中的運用
內容管理技術的內容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書、檔案以及調查報告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內容有著不盡相同的反映模式，就結構化的信息來講，內容于本質方面屬于非結構化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內容等于元數據加數據。具體主要包括如下三個方面的工作。
（一）對技工院校學籍檔案的內容建模
內容管理技術對技工院校學籍檔案之內容建模包含對數據管理之要求和元數據之結構化，對內容主要是設定針對管理對象之元數據信息，此外還包含內容同對象二者之間的相互關系，譬如學歷證書電子注冊制度的建立規范了對其的管理，此管理制度的建立屬于一項關鍵性變革，是對技工院校學籍學歷規范科學管理指出的愈加高的要求，電子注冊制度促進了技工院校學籍管理現代化的進程。從技術方面來看，完整的電于注冊檔案系統至少要包含如下幾項模塊。
1.新生注冊管理模塊
此管理的流程是先把招生機構呈報的招生數據同實際報到學生數據有機融合處置后生成新的數據庫，學生被編輯學號之后即在校生數據錄入教務管理系統，各個系統能夠依據系統中數據同學生實施核實明確后，由院校學生處輸入教務處成績錄入學歷證書管理模塊，依據軟件要求實施數據維護，最后上報勞動局完結學籍注冊工作。[4]此種工作形式達到了信息操作之科學性，并且工作流程嚴謹，數據可靠安全。
2.學歷證書管理模塊
把在校時期適宜畢業條件的學生，生成預畢業的學生名單呈報主管部門審查，經核查后再將預計畢業的學生名單發至各校，實施畢業證書處置。最終自動生成證書利用狀況登記表上批，再由上級下達業已注冊發證的學生名單。經過注冊的畢業生借助互聯網，直接匯總至各級教育行政管理機構。此外，應獨立建立一個換、補證書之學生管理庫。
3.學籍管理模塊
若有學生要求個人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報學生處批復，再由學生處進行系統數據更換同時以學籍異動的模式告知相關機構。依據電子注冊軟件學籍異動管理規律規范技工院校學籍異動管理程序以及系統維護。對學籍異動處置也實施這種手段，應當做到及時處置，隨時發生隨時記錄、維護。
4.綜合檔案信息管理模塊
綜合檔案信息相關學生很多方面的信息。借助同其他功能協調配合，組成了完整的學生綜合電子檔案。此部分檔案均是學生在校時期不斷補充、完善構成的具體檔案材料。
（二）Content Manager v8.3系統的應用
技工院校之學籍檔案管理中含有對電子考卷的儲存保管，此系統能夠依據之前提升的原理實施開發，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內容管理技術應用，現就目前運用比較普及的Content Manager v8.3簡述如下：
1.利用Content Manager v8.3技術對成績實施元數據建模
結合Content Manager v8.3設計，能夠借助此技術可視化之建模工具，如此不僅能夠對成績實施元數據建模，同時針對內容建模，包括設定訪問與版本的控制以及日志管理等。
2.利用接口對學籍檔案實施導入
對學籍檔案實施導入能夠借助接口來達到，如此能夠以內容技術管理的界面達到手工接入，進而能夠把批量的數據實施導入。
（三）內容技術管理同技工院校學籍檔案管理系統的整合
學籍檔案管理能夠把在線的學籍信息給予有機整合，譬如，能夠在目前運用的系統里獨立增添學籍檔案建立模塊，此能夠借助關系型管理系統把學籍檔案信息建立為元數據及電子檔案，然后此時能夠借助內容管理系統之編程接口把信息保存至資源服務器中，如此能夠提升學籍檔案之自動化處置，進而達到節約成本的目的。
近年來，黨和國家高度重視學生資助工作，把學生資助工作作為“促進教育公平，辦人民滿意教育”的一項民心工程來抓。近年來國務院和省政府相繼出臺了多項家庭經濟困難學生資助政策，為落實這項“民心工程”，加強困難學生的資助管理，我市于2007年8月成立學生資助管理中心，從此我就開始了學生資助中心工作，負責市直及各縣區，學前、義務教育，高中、中職資助工作，及大學生生源地信用助學貸款、高校義務兵服兵役學費返還，高校畢業生學費和國家助學貸款補償等工作。幾年來全市累計資助學前兒童8.6萬人次，發放助學金 1.02億元；資助中職學生15.6萬人次，發放助學金2.3億元，資助普通高中學生12.2萬人次，發放助學金2.28億元，累計辦理生源地信用助學貸款 22萬多人次，成功發放助學貸款13.62|元。產生大量學生資助申請表、匯總表，全國、省及市級資助政策文件，資料檔案。各縣區大量生源地助學貸款檔案 ，我們將檔案目錄一條條錄入電腦，各門類檔案的歸檔率、完整率、準確率達96%以上，菏澤市學生資助管理中心多次被授予全省資助工作先進單位，我先后兩次被省教育廳、省財政廳授予全省學生資助工作先進個人。
1 困難學生資助檔案的主要內容
1.1 困難學生的個人情況
在建立健全學生資助管理中心的檔案體系時，需要對學生的基本情況進行深入了解，其中包括學生的身體狀況，家庭情況，家庭收入以及經濟來源渠道等等。學生們首先應該提交準確的證明材料，校方經過核實之后，最終確立資助檔案。
1.2 申請審批材料
審批材料的內容包含的非常廣，除了家庭經濟狀況之外，還包括相應的公示情況，學校以及教育部門的審批認定書等等?？梢?，審批材料具有預定的權威性。
1.3 困難學生資助情況
學生資助檔案管理中心的工作人員需要在第一時間內對學生的自主材料以及上交的其他書面形式的材料進行收集和整理，同時保證材料的完整性，還應該對其準確性進行核實。只有這樣才能夠及時地了解學生的資助情況。這種做法也是為了對資助體系進行完善，同時還能夠有效的減少資助工作中的遺漏問題。
1.4 困難學生個人的成長經歷
在學生資助管理中心的檔案管理工作中，最重要的工作依據就是被資助學生每個學期的總體成績，在社會實踐中所獲得的參賽證書以及社會實踐情況。
2 困難學生資助檔案的特點
學生資助檔案是在學生資助工作中產生的，學生資助實踐活動的規律決定了學生資助檔案的特點，具體表現為：第一，學生資助檔案內部有機關聯性強。由于學生資助檔案涉及每個資助人的切身利益，關系到國家和社會出資人資助經費公平、公正的發放，所以，資助工作本身就有一整套嚴格的申請、審批和發放程序，形成的檔案環環相扣，關聯度非常強。第二，學生資助檔案來源廣泛，具有分散性強的特點。學生資助工作由各個大中小學來實施，而在每個學校，資助工作往往涉及辦公室、財務部門、學生管理部門、資助管理部門等多個部門，所以，檔案的來源廣泛而分散。第三，學生資助檔案信息化程度高。從2007年起，國家教育部就投入了大量經費，建立了“全國學生資助管理中心網”、“全國中等職業學校學生信息管理系統”、“全國高校學生資助工作信息管理平臺”等多個信息管理系統，各省、市、縣也紛紛建立了網站，為學生資助工作的專業化、信息化鋪平了道路。信息系統的廣泛應用，產生了大量電子文件，這給學生資助檔案的歸檔與管理帶來了新的挑戰。
3 困難學生資助檔案建立與完善策略
3.1 明確學生資助檔案材料，保證其真實性和應用價值
在具體的實踐中，對于困難學生進行適當的補助是必要的，不僅可以讓學生們感受到教育的公平和平等，還能夠為學生自身減少負擔，使其能夠積極投身到學習和實踐中去。但是，資助檔案管理中心工作人員的工作內容就是對學生所提交的信息進行核實，在保證材料的真實性以及時效性的基礎上，對其采取補助措施。如果材料存在著一定的失真現象，檔案管理的工作力度就會受到嚴重的損害，而且也會威脅到其他學生的自身利益。所以說，檔案管理工作人員需要對這些檔案信息進行整理和更新，時刻掌握學生的動態信息，提升檔案管理工作和服務的高效性。進而提升檔案資料的整體作用。
3.2 及時整理和分析困難學生資助檔案信息
為了對學生資助管理中心的檔案信息進行完善，同時將工作進一步貫徹和落實，需要將這些貧困學生的檔案進行分析和整理。由于學生的家庭情況不同，所以，資助的力度也存在著明顯的差異，所以，在具體的工作中，應該在建立健全完善的資助檔案管理體系的前提下，將學生的基本信息進行分類管理，其中包括孤兒家庭、單親家庭以及患重病家庭等等。同時，還應該根據家庭收入的實際情況來采取科學合理的資助行為。可見，學生資助管理中心檔案信息的利用和服務體系的建立為具體的工作打下堅實的基礎，逐漸實現了資助工作高效性和多樣化的工作目標。
3.3 遵循信息化原則，實現文本檔案與電子檔案同步
電子檔案作為一種新的載體便于使用和管理，并且最大的特點是能夠考慮到學生檔案信息變動處理的特殊性對學生信息的更改變動處理靈活方便對學生各種情況調用簡單快捷，所以經濟困難學生檔案管理應利用現代信息技術建立網絡登記、實時更改、信息等功能集于一體的信息網絡系統實現文本檔案與電子檔案的同步發展。
3.4 遵循保障性原則，提高管理人員素質
目前由于家庭經濟困難學生資助覆蓋面的不斷加大，從事資助工作的人員一般都身兼多職，而對家庭經濟困難學生檔案的收集和管理往往有所忽視并且缺乏系統的檔案理論培訓和業務能力訓練。這就使很多檔案材料無法得到及時更新，只是束之高閣不再二次利用和研究。學生資助檔案工作者要加強理論學習，努力提高自身的業務水平將家庭經濟困難學生檔案做到系統、規范。使家庭經濟困難學生檔案為開展好學生資助工作提供捷徑管理者根據學生的家庭經濟困難學生檔案，可以對學生的家庭經濟困難情況有一個全方面、相對真實的了解和認識，針對性地管理好、用好各級各類學生資助資金使，把有限資助資金真正用在最需要獲助的學生身上。這不僅對學生、資助中心的管理和發展具有重要作用。
3.5 加強制度建設，落實法律責任
首先，加強制度建設。每個學校都要建立嚴格的學生資助檔案的集中統一管理制度，明確管理部門、歸檔時間、部門職責并落實到人，將學生資助檔案的歸檔管理納入考核范疇，加強監督。
(二)村級集體林權制度改革中依法形成的改革成果資料。主要包括：林權制度改革方案、村民會議或村民代表會議決議、上一級人民政府對該村改革方案的批復、各類承包合同等權源證明材料，改革中有關特殊事項的處理，以及村級林權制度改革檢查驗收資料等；
(三)林權初始登記過程中依法形成的宗地權源資料和技術數據。林權權利人申請林權登記申請表；個人身份證明、法人或其他組織的資格證明、法定代表人或者負責人的身份證明、法定人或者委托人的身份證明和載明委托事項及委托權限的委托書：申請林權登記的權屬證明文件；按規定要求應當提交的有關文件：
(四)受理林權登記申請清冊、林權證發證登記冊、林權登記臺賬、自留山清冊：
(五1林權登記公示材料、異議材料和登記機關的調查材料和審查意見：
(六)初始登記涉及的其他有關圖表、數據資料等文件。
如宗地區劃圖、外業調查表、以村(場)為單位的初始登記林權分布圖和林權權屬基本圖等；
(七)林權變更、抵押、注銷登記過程中形成的宗地權屬變化資料和技術數據。林權權利人申請林權變更、抵押、注銷登記申請表；全國統一式樣林權證；發生林權變更、抵押、滅失的有關權源證明材料：按規定要求依法應當提交的有關證明文件資料和技術數據資料：年度林權變化有關宗地數據統計表、冊等：
(八)林權爭議和尚未登記發證的有關資料。
電子類林權檔案應當包括下列內容：
(一)以縣(市、區)為總體，按鄉(鎮)以村(場)為單位的村級林權初始登記表、冊、圖數據庫：
(二)以宗地為單元的林權初始登記及林權權利人所持有的林權證及宗地界至圖數據：
(三)林權變更、抵押、注銷登記數據記錄；
(四)林權初始登記檔案電子數據光盤：
(五)年度各類林權變化登記檔案電子數據光盤。
建立林權檔案應當符合便于管理和使用的原則：
基于醫院檔案管理的重要性，做好檔案管理不但有助于提高醫院管理質量，同時還能為醫院管理提供良好的支持。結合醫院檔案管理實際，要想提高醫院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內容并制定具體的管理目標、進一步完善檔案管理制度以及積極采用現代化的管理手段等方面入手，確保醫院檔案管理能夠得到全面有效的開展，最終滿足醫院檔案管理工作需要，提高醫院的經營管理質量。因此，制定具體的檔案管理措施，是提高醫院檔案管理工作質量的關鍵。
一、醫院檔案管理應明確管理內容并制定具體的管理目標
在醫院檔案管理中，要想提高檔案管理效果，就要對檔案管理的內容有足夠的了解，并根據檔案管理內容制定具體的管理目標。具體應從以下幾個方面入手：
（一）醫院檔案管理應明確檔案的類別。在醫院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫療技術檔案等多種內容，針對不同的檔案資料，其管理側重點是不同的，要想提高檔案管理的實際效果，就要明確檔案的類別。
（二）醫院檔案管理應提高全面性?？紤]到醫院檔案管理內容較多，在具體的管理過程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫院檔案管理的實際需要。
（三）醫院檔案管理應提高針對性?；卺t院檔案類型多的特點，在檔案管理中，應根據不同的檔案內容采取不同的檔案管理措施，保證醫院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。
二、醫院應進一步完善檔案管理制度
在醫院檔案管理中，為了保證檔案管理工作得到有效開展，通常會制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據。但是隨著檔案信息的變化，以及醫院檔案管理工作重心的變化，對檔案管理制度進行進一步完善是十分必要的，具體應從以下幾個方面入手：
（一）醫院檔案管理制度應增加管理內容。隨著醫院檔案管理內容的變化，醫院檔案制度也需要進行必要的調整，其中主要應增加相應的管理內容，使醫院檔案管理能夠更加完善，進而滿足醫院檔案管理的實際需求。
（二）醫院檔案管理制度應提高可行性。在對醫院檔案管理制度進行完善的過程中，應注重提高醫院檔案管理制度的可行性，使醫院檔案管理能夠在具體執行中具有良好的指導性。
（三）醫院檔案管理制度應提高科學性和合理性。醫院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據，只有保證其科學性和合理性才能更好地為醫院檔案管理工作服務。因此，提高檔案管理制度的科學性和合理性是十分重要的。
三、醫院檔案管理應積極采用現代化的管理手段
隨著網絡技術的發展以及現代信息技術的應用，醫院檔案管理只有積極采用現代化的管理手段，才能提高檔案管理的實際效果。為此，應從以下幾個方面入手：
（一）醫院檔案管理應增加信息化手段。基于醫院檔案管理的實際需要，以及信息化技術的優勢，在醫院檔案管理中增加信息化管理手段，不但可以強化醫院檔案管理效果，還能提高醫院檔案管理效率。
（二）醫院檔案管理應配備必要的網絡化設施。為了方便醫院檔案信息的查詢和調閱，在醫院檔案管理中應配備必要的網絡化設施，實現檔案信息的網絡查詢和調用，提高醫院檔案管理的整體效果，減少管理成本。
（三）醫院檔案管理應構建高效的電子管理系統。構建高效的電子管理系統，是提高醫院檔案管理效果的關鍵。其中電子管理系統應成為醫院檔案管理的重要著力點，應通過增加電子設施和集成網絡系統為突破口，提高醫院檔案管理的整體效果。
四、結論
通過本文的分析可知，做好檔案管理不但有助于提高醫院管理質量，同時還能為醫院管理提供良好的支持。結合醫院檔案管理實際，要想提高醫院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內容并制定具體的管理目標、進一步完善檔案管理制度以及積極采用現代化的管理手段等方面入手，確保醫院檔案管理能夠得到全面有效的開展，最終滿足醫院檔案管理工作需要，提高醫院的經營管理質量。
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一、前言
信息資源在信息時代的地位越來越重要，檔案管理工作關系著信息資源的存儲、傳輸、運用，重視檔案管理工作，提高信息資源的利用效率，是實現信息資源共享的有效途徑。對檔案管理的創新和對檔案服務模式的研究，尤其加強檔案管理的信息化和數字化，對提高檔案管理工作有著積極的現實意義。
二、檔案管理與服務模式現狀
第一，檔案管理工作守舊，缺乏創新。檔案是重要的信息資源的歸類和整理，傳統的檔案管理僅僅重視對信息資源的分類整理過程，忽視對檔案管理過程的高效性和時效性，且檔案的有效利用和后續維護等重視程度較低。第二，檔案管理制度不完善，缺乏統一標準。檔案管理人員的工作沒有科學的制度約束，檔案的整理和收集沒有統一的標準，導致檔案管理的效率較低，時間成本較高。第三，檔案的信息化、集成化程度低，現代技術應用并未普及。檔案的管理仍沿襲傳統的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息資源管理效率并不高。第四，檔案管理忽視以檔案內容為服務宗旨。存在著隨意管理的現象，檔案管理的信息內容存在盲目性、重復性，服務模式與現代檔案管理進程相脫節。檔案管理和服務模式存在諸多的問題，創新管理思路和改善服務模式是現代化檔案管理的要求，是信息資源社會的必然要求。
三、檔案管理創新思路
（一）檔案學理論研究。檔案學是檔案管理的遵循依據，對檔案學的理論研究，突破傳統的理論框架，尋求現代社會的檔案學理論基礎，為檔案管理提供最為全面、科學的理論支撐。一方面，國家應對檔案學做好統籌的理論研究，理論研究重點向以解決檔案實際管理工作的問題傾斜，并研究檔案管理中全局和細節的關系，突出微小信息資源對整合資源的作用。另一方面，社會轉型期也要求檔案管理升級轉型，改變傳統的檔案管理模式，建立一套與現代社會相適應的檔案管理理論，指導檔案管理工作。同時，檔案管理理論研究重點由人工管理向智能管理轉變，突出知識對檔案管理的重要性。（二）轉變檔案管理思想。想要檔案管理創新，就需要轉變檔案管理思想，從意識層面重視對檔案管理的創新工作，提高對檔案管理的重視程度。第一，打破傳統陳舊的檔案管理舊觀念。第二，明確檔案管理是個智能的信息資源管理過程，是個動態的信息資源管理，從歸檔開始，涉及的檔案人員等環節都需要智能化。第三，檔案管理工作是一個企業、一個部門的重要工作，領導層應將檔案管理工作上升為機構運轉的重要戰略工作，突出檔案管理中的信息資源的利用和共享作用，同時鼓勵檔案管理工作人員創新管理思路，把檔案管理工作融入企業部門的運營背景中。（三）創新檔案管理體制。檔案管理制度是檔案管理的約束和指導。創新檔案管理體制，可以從以下幾個方面著手：其一，明確規定檔案管理的目標和原則，但管理制度的內容要簡潔明了，可操作性強，改變過去冗長、復雜的制度內容。其二，管理制度突出高效性，管理重點放在重要檔案信息資源的整合上，對管理工作的各個環節有明確的制度約定，檔案管理人員的職責明確，避免出現一人多崗的現象。其三，檔案管理要人性化，建立完善的檔案管理人員的獎懲考核制度，提高檔案管理人員的積極性，培養人員的檔案管理的責任意識。（四）規范檔案管理工作。檔案管理實際工作中，需要遵循一套標準的、規范的工作流程。規范檔案的管理工作需要規范管理工作各個環節，確保檔案管理工作的階段性和系統性相吻合。首先，檔案資料的編寫需要充分優化，前期的整合和收集工作需要在機構運行基礎上，對涉及到的重要信息進行分類整理，檔案信息之間的鏈接也要突出層次性。同時，制定工作細則，檔案提檔和查閱需要規范登記流程，借閱需要按照要求的證件和證明才能執行，保證檔案的安全性。其次，檔案的立案和歸檔工作設置統一的標準，不僅僅是為了檔案立案的美觀性，也是為了后期查看翻閱的方便，快速。（五）建立電子文檔中心。信息時代講究信息的數字存儲、自動獲取功能，數字化和自動化是檔案管理的必然發展趨勢，為了實現檔案管理的智能化，只有通過運用現代技術，利用計算技術推動檔案管理現代化進程。首先，信息的載體、傳輸、存儲可以應用計算機技術并在計算機系統平臺實現，減少人工抄寫、歸檔的工作量。例如，可以建立電子文檔中心，在平臺內設置用戶權限，擁有權限才能登錄平臺使用檔案信息資源，在該平臺上，可以實現信息資源有效傳輸和資源共享，既能發揮信息集成的中心效應又能達到信息公開的目的，在一定程度上簡化了檔案信息獲取的流程。其次，加大對檔案管理的機械設備投入，不僅僅是軟件系統的引入，硬件設備也要與軟件相配套。（六）創新檔案管理模式。首先，建立起數字化檔案管理模式。就現階段看來，身份認證技術、數據庫技術、數字加密技術以及掃描技術是比較具有代表性的數字化技術。在檔案管理中應用數字化技術則能夠將文章信息資料轉變為數字化檔案信息，從而能夠及時補充、更新以及整合信息資料，從而達到提高檔案管理效率與質量的目的。其次，建立起自動化檔案管理模式。自動化檔案管理模式的建設是創新檔案管理的重要內容之一，當前電子標簽、數碼掃描識別以及OCR識別是較為典型的自動化技術。建立起自動化檔案管理則能夠實現檔案信息的自動采集、篩選、檢索以及提取關鍵詞等，并且還能自動處理以及批量處理檔案信息資料。再者，建立起體系化檔案管理模式。體系化主要包括了檔案管理內部流程一體化、部門銜接一體化以及檔案文檔一體化等。主要是利用數據融合技術、數據庫技術以及數據集成技術來提高檔案信息數據的兼容性與通用性。此外，應當建立起互動化的檔案管理模式。在以往的檔案管理中，往往每個檔案信息只對應一份信息，互動較為缺乏，而通過建立起互動化的檔案管理模式則能夠有效優化檔案管理的系統工作并且有利于服務質量的提高。（七）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理的執行者，檔案管理人員的專業素質關系著檔案管理的有效性，提高檔案管理人員的素質迫在眉睫。首先，鼓勵檔案管理人員解放思想、大膽創新，勇于打破傳統的管理模式，轉變思想觀念，培養他們的管理意識。同時，擴寬檔案管理人員層次性。過去的檔案管理人力資源配置并不合理，聘用的是較為年長、知識結構較窄的作為管理員。因此需要突出管理員的專業化，隨著高校的檔案學構建，學科的專業性逐漸凸顯，檔案管理人才應逐漸走進檔案管理崗位中。
四、服務模式研究
（一）用戶需求為導向。檔案管理的服務內容是多層次的、跨領域的。檔案管理的服務不僅僅是檔案簡單的歸類、整理、立案，服務內容應以用戶的需求為導向，才能實現檔案管理的社會效應。過去的檔案服務屬于被動式工作，檔案資源存在的有無決定了用戶享有的信息資源的可能性，若無該檔案信息，用戶則無法享受到該信息資源。因此，應改變服務內容，變被動為主動，才是檔案的服務功能，了解掌握檔案受眾的人群結構，有針對性根據用戶的需求調整服務內容，補充和彌補檔案資源。并對用戶的需求進行整理和歸納，把用戶的需求分為差異性和共同性，用需求導向來促使服務的模式創新。（二）創新服務方式。信息資源的公開和信息資源的共享是檔案服務的一項重要內容，通過創新服務方式，達到信息資源的循環使用的時效性。首先，改變重視檔案管理，輕視檔案利用的觀念。對檔案的附屬價值應提高認識，建立引導式的檔案服務理念。其次，檔案信息資源應及時公開，并實現有效的動態跟蹤，尤其是圖書檔案資源在庫信息的更新，提高檔案資源的利用率。再次，增加檔案館藏之間的相互聯系，實現資源的相互補充，同時服務兼具人性化和科學性，利用電子導航和系統超鏈接的方式實現對信息資源的共享。（三）科學技術為依托。服務手段的創新主要以科學技術為依托。首先，強化對檔案信息管理的網絡建設，擴充檔案信息管理的載體，實現檔案信息資源的流動性和公開化。其次，改變傳統的紙質服務模式，借閱、登記等流程實現數字化和電子化，檔案的服務利用更快捷方便。另外，運用科學技術，對檔案資源的客觀實際情況優化整合，通過開發新的功能板塊，增加服務項目業務，讓檔案服務向著有特色、多層次、多元化的方向發展，滿足檔案用戶的多方需求。（四）優化檔案管理流程與業務標準。首先，重構企業檔案管理業務流程。其次，對于檔案管理的服務內容以及功能范圍應當進行積極拓展，從而不斷提高檔案管理的服務水平與質量。再者，應當積極整合檔案管理的各種信息資源以及軟硬件建設，不斷加快構建檔案管理信息化平臺的步伐。此外，應當加大引進具有活力以及先進性的新生力量并加強檔案管理信息化安全保障措施來重組檔案管理組織架構。再者，還可以根據用戶需求制定個性化與專業化的服務項目。在對用戶需求進行正確掌握與了解的基礎上，對各類用戶需求的特性與共同點進行分析與研究，從而有針對性、有目的性地歸納整理檔案信息資源，讓檔案管理更具有現代化與專業化性質。（五）深化層次編研。檔案資料的編研是檔案管理的重要內容之一，因此非常有必要對編研工作進行深入研究與創新。首先，應當全面優化檔案的原始信息，并對該類信息數據進行全面、系統的處理，尤其是要做好分類與匯總有價值信息的工作。其次，因為檔案資料種類多樣、內容復雜而且數量龐大，所以在進行編研時可以采用優先級的方式來編研檔案資料。再者，在編研檔案資料時，應當聘請具有豐富經驗的專業人員來完成，以確保編研的科學性與合理性。此外，還需定期將國家出臺相關指導性文件編研與匯總到檔案資料庫中。
五、結束語
總而言之，在市場經濟競爭日漸激烈的今天，時展需要創新，而以往的檔案管理以及服務模式已難以滿足當前檔案市場發展的要求，所以，在確保檔案管理工作質量的基礎上應當積極探索以及創新檔案管理工作，盡可能做到檔案體制創新、方法創新、服務模式的創新，并且不斷加大對新型檔案管理服務模式的開發力度，不斷推動檔案管理工作適應與時俱進的時代要求。
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近年來，我國研究生大規模擴招，社會就業壓力突增，報考研究生人數越來越多，越來越多的人選擇深造，各個研究生培養單位的研究生規模不斷增加，無形當中對研究生的檔案管理提出了嚴峻的挑戰，研究生檔案管理手段現代化越來越被各研究生培養單位需求，同時，各個研究生培養單位也在不斷摸索檔案管理現代化之路。
一、研究生檔案管理的特點
1.研究生檔案管理的社會性。研究生教育的目的是培養人才，研究生來自社會，畢業后又要走向社會。研究生的檔案資料，反映著研究生的學業、學歷、思想政治素質等方面情況。
2.研究生檔案管理的綜合性。除了學術教育，還有針對性的社會實踐活動。研究生檔案除了反映研究生個人信息，還包括實踐活動等各種綜合檔案。
3.研究生檔案管理的系統性。研究生檔案材料種類過多、數量大，能夠成為一個獨特的檔案管理系統。既有紙質載體，又有音像材料和電子檔案材料。
4.研究生檔案管理的通用性。研究生教學檔案管理存在著共同的特點，某一專業的教學大綱、教學計劃和課程設置可在不同培養單位同時使用，還可以對其他專業起到一定的借鑒和指導作用。
5.研究生檔案管理的復雜性。由于研究生招生規模不斷擴大，研究生檔案越來越呈現出數量急劇增長、內容逐漸豐富、類型日趨復雜、需求日益提高等現象，給研究生檔案管理提出了新的挑戰。
二、研究生檔案管理的現代化之路存在的問題分析
（一）學生檔案內容不統一，規范性較差
1.研究生分為學術型和專業型兩類，研究生的檔案管理內容側重點也應有所不同。
2.研究生生源不同于本科生，既有應屆的本科畢業生，也有著往屆畢業的在職人員。研究生來自不同學校，在其檔案最初記錄時期有著很大的差異性，檔案管理花費的成本更多。
3.研究生檔案中包括研究生的學籍、培養、學位、思想品德和實踐創新能力等信息，而這些信息同時涉及研究生培養單位的多個部門，很難做到及時歸檔、存儲。
（二）研究生檔案管理人員的素質有待提高
研究生檔案管理人員是檔案管理的主體，直接決定著研究生檔案管理的水平和績效。研究生檔案管理既具有服務性和科學性，同時也有著復雜性和煩瑣性。
（三）研究生檔案管理方式相對落后
目前大部分的檔案仍然是紙質材料，一方面不利于保管，另一方面給檔案的查詢設置了障礙。
（四）研究生檔案管理的單向性
研究生檔案填寫由研究生管理部門完成，研究生檔案的交接也是直接通過調檔函進行公對公的發送與接收，這就導致了研究生并不能完全了解其檔案里面的內容和信息，與研究生緊密相關的個人檔案似乎與本人一點關系也沒有，透明度不夠，這一點是目前檔案管理過程中存在的通病。
三、研究生檔案管理現代化發展建議
第一，統一建檔標準，明確研究生檔案的內容和范圍
研究生檔案是研究生未來走向工作崗位的人事檔案的基礎，國家相關部門應該制定適合研究生使用的統一建檔標準、統一的檔案內容，并進行規范化管理。
第二，提高研究生檔案管理人員的綜合素質
研究生檔案管理人員首先要有高度的責任感和職業道德修養。其次要提高檔案管理的業務水平，學會利用現代化科技知識應用于檔案管理。
第三，完善研究生檔案管理體制
研究生檔案管理人員應定期考核業務工作。檔案管理工作人員的調動不應該過于頻繁，確需調動的工作人員，應做好工作交接。還應該定期讓研究生查看了解其檔案內容，這樣可以防止一些不必要的失誤。
第四，充分利用辦公自動化和網絡，實現檔案管理的信息化檔案管理
信息化也是檔案管理之路上的一個里程碑，是檔案管理現代化的必然趨勢。
由于我國特有的情況，導致我國研究生檔案管理還存在著巨大的地區差異。但是，檔案管理現代化是檔案發展的必然趨勢，隨著我國對檔案管理工作越來越重視，研究生檔案管理工作必將迎來一個新的時期，但是，不可否認，研究生檔案管理現代化之路仍然任重道遠，這就要求檔案管理人員在新時期要不斷利用新科技提升業務水平，提高自身業務素養。
參考文獻：
中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A
一、檔案管理工作的內容
檔案的管理工作主要分為四個部分；第一，檔案的管理：將所有檔案分門別類，按照單位的要求或者規章制度進行檔案管理，依據存檔的時間、來源和內容分成不同的層次和類別，并且根據分類的依據進行檔案卷宗的目錄編制；第二，檔案的保管工作，單位應該設立專門的檔案庫進行文件檔案的管理，并且做好安全措施；第三，檔案的鑒定和統計，從檔案文檔的來源、內容和時間、形式等進行鑒別，對檔案的名稱、價值和保管期限進行鑒定。統計好檔案的時間、來源、內容和形式，編制成冊；第四，對于超過保管期限的或者應該予以銷毀的文檔，要辦理好銷毀檔案的名單名冊，辦理銷毀的手續，并且經過單位負責人的批準、簽字，由專人監督，監督人員和銷毀人員簽字后，進行檔案的銷毀。
二、檔案管理中存在的問題
（一）單位對檔案管理的忽視。
單位的領導和負責人對檔案工作管理的不夠重視，導致檔案管理的工作人員不重視本質工作，忽視了檔案的管理工作。管理人員的在檔案管理工作中效率低下，分類、鑒定和統計時不夠詳細，部分檔案甚至在歸類中與其他檔案混淆，統計統計中存有遺漏，登記在冊時出現重復和漏記等行為。檔案管理工作的低下，會直接或間接的影響單位的經濟效益和社會效益。
（二）檔案管理制度的欠缺。
單位對檔案管理的不重視以及檔案管理不能與新的經濟制度相適應，檔案管理的制度不健全，規章制度形同虛設。在檔案的收集、鑒定和統計過程中，沒有規章制度可循或者不能按照已有的要求進行操作。在檔案的管理過程中，不能做好保密、保管等工作，遺失了很多重要的文件，在查閱時難以尋找或者找不到需要的文件。現在很多單位檔案管理的制度缺失，并且沒有完善的監管能力，因為單位的檔案管理制度不健全，單位的檔案管理工作出現各種問題。實際操作中，管理工作的效率低下，文件堆積，整理不善，檔案收集不全，出現丟失、遺漏等問題。工作人員在收集、整理的工作中不能做好本職工作，在借閱的過程中不能按流程辦理，出現有借無還、篡改檔案資料等現象，檔案資料缺乏本身的真實性和經濟價值。
（三）新技術難以得到利用。
新的經濟體制下，出現了新的設備、新的技術，而新興技術設備的運用則會促進檔案管理工作的效率?，F在大部分企業仍運用原有的技術對檔案進行管理，計算機和網絡技術等沒有得到很好的利用。有些企業單位仍用原有的技術和手工進行檔案的收集管理，影響了檔案管理的時效性和科學性。
三、檔案工作管理的分析和原則
（一）檔案管理工作的整體和微觀分析。
檔案管理工作可以細分為收集、鑒定、統計等內容，同時也可以劃分為整體管理的體制部分和微觀管理體制部分。整體和微觀是兩個相互統一，互相促進的一個有機整體。不同的企事業單位應根據單位的性質和實際經營等情況，制定適合本單位發展的檔案管理制度和監督制度，使檔案工作有據可循，并且在實際操作中進行有力的監督。在檔案管理工作的各模塊之間，要做好銜接工作，并且每個模塊必須遵循單位的管理機制。只有做好檔案管理的整體規章制度的健全和微觀部分的完善，才能確保單位的檔案管理工作有條不紊的進行。
（二）建立科學的管理責任制度。
檔案管理人員是檔案管理工作的主體，提高檔案管理人員的綜合素質是提高檔案管理的首要條件。提高工作人員的綜合素質要從三個方面進行：第一，必須提高檔案管理人員的專業知識，加強對檔案的管理；第二，培養檔案管理者的責任感，重視本職工作并且對本職位盡忠職守；第三，培養檔案管理者學習新型知識，運用新技術、新設備來管理檔案。單位要定期對檔案管理工作人員進行培訓，宣傳專業知識，并且鼓勵工作人員接觸新型技術和新興設備。
不僅要制定好檔案管理的制度，同時也要做好檔案管理的監督機制。單位應該建立好完善的監督機制，從檔案資料的收集、鑒定到檔案的統計再到查閱、借閱過程，為了防止個別人員不遵守檔案管理的規章制度，必須做好監督管理的工作，以提高檔案管理工作的效率。
四、檔案管理工作的創新性舉措
（一）檔案管理工作的原則性。
檔案管理的工作必須遵循既定的規章制度，并且無條件的執行管理制度中的各項條款。首先要對檔案管理人員進行培訓，培養工作人員的責任感以及道德素養，使每個模塊的工作相互配合，協調統一，進行良性的運行。
（二）檔案管理工作的監督力度。
在檔案管理的工作中，不僅要制定好完善的規章制度，同時也要做好監督管理，杜絕不良現象的發生。
（三）檔案管理工作的服務性。
檔案管理的工作本質上是為單位服務的，因此工作人員要有服務于單位的心態。提高檔案管理的工作效率，確保檔案在流通的過程中安全、齊全，做好查閱、借閱的準備，隨時服務于單位。
本文通過對檔案管理工作內容的介紹以及實際操作中出現的問題的分析，探討出問題發生的原因以及解決問題的方法。企事業單位必須從檔案管理的制度、工作人員、新技術和新設備以及監督管理幾個方面加強檔案管理工作。隨著經濟的發展，相信檔案管理工作也會不斷發展，更好的服務于政府、企事業等單位。
（作者單位： 咸陽師范學院）
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理；網絡化；現狀；優化措施
0 引言
科技水平發展促進我國社會發展速率進一步提升，加強網絡應用廣泛程度，促進我國網絡應用程度進一步提升，提高檔案管理網絡化的應用程度。檔案管理網絡化發展能夠促進檔案管理數據分析管理更加科學化、明晰化發展，提高檔案管理的效率，實現檔案管理準確性。
1 現階段檔案管理的發展現狀
檔案管理是我國人力資源管理應用的重要管理途徑，實施檔案管理網絡化發展是促進人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會科技水平的進步不斷深入發展，但現階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發展中的障礙。
一方面表現為檔案管理的內容科學化水平較低。目前我國大部分企業或單位對檔案管理依舊采用傳統人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內容不科學，資源劃分標準不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統檔案管理層面，檔案的內容管理科學化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規范性較低[1]，網絡應用程度較低。檔案管理不能為企業發展提供直接經濟收益，企業在發展過程中對企業檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規范性，導致企業檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創新能力低，影響企業檔案管理，同時檔案管理的管理人員的計算機水應用水平較低，是企業檔案管理的現代化程度較低，造成企業人才檔案管理與企業總體發展之間出現嚴重的管理脫節。
2 實施檔案管理網絡化的措施
2.1 實施檔案管理電子檔案與傳統檔案同步實施
實施檔案管理網絡化管理應當矜持傳統檔案管理與電子檔案管理同步實施。一方面傳統檔桿管理主要是針對檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時間較長的休息資源進行傳統管理措施，保障了檔案管理的基礎信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應網絡化管理，進行檔案信息數據管理的準確性發展，促進檔案管理的效率性和準確性，促進檔案管理體系進一步完善健全。此外，這種傳統檔案管理與網絡管理相結合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。
2.2 應用網絡數據管理手段進行檔案管理
實施網絡詩句管理手段進行檔案管理。隨著社會科技水平的進一步提高，檔案管理數據化應用程度也進一步提升，實施檔案管理自動化軟件，結合OA辦公自動化和MIS信息管理相結合實施軟件管理檔案管理網絡化發展[3]，提高檔案管理自動化程度的進一步提高，提高了檔案應用、管理的專業化和信息準確程度，促進我國檔案管理程度的進一步發展。例如：我國某企業實施人力資源檔案管理網絡化發展，這種管理措施企業人力資源分配管理的合理程度進一步提高，間接地為企業人發展創造財富。此外，網絡化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲存空間，不僅增強了檔案管理的效率，同時也避免了傳統檔案管理儲存空間的問題，節約了檔案管理的應用空間。
2.3 提高檔案管理人員計算機應用能力
提高檔案管理人員計算機應用能力是開展檔案管理網絡化程度的重要基礎保障。對檔案管理的工作人員進行定期培訓，提高檔案管理人員的計算機應用管理水平，促進檔案管理人員計算機應用能力，檔案管理自動化系統的應用程度進一步提升，實現檔案管理網絡化人員的專業性。
3 檔案管理網絡化的優勢
3.1 檔案信息管理可靠性增強
檔案管理網絡化是當今社會科技發展促進資源管理的重要體現，其優勢其一檔案信息管理的可靠性增強[4]，檔案管理網絡化發展主要依托互聯網檔案自動化管理軟件和虛擬空間實現檔案管理，檔案管理系統的登錄需要相應賬號和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。
3.2 檔案管理的準確性提高
其二，檔案管理的準確性提高。檔案管理采用網絡化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動分類管理，依據檔案分類標準進行檔案管理。自動化檔案管理能夠智能化對更新檔案進行分類管理，避免了傳統檔案管理中檔案人員對接不當影響檔案管理準確性問題。
3.3 檔案管理的工作效率提高
其三，檔案管理工作效率提高，網絡化管理措施使檔案管理人員從傳統的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實現網絡化發展，保障了檔案管理的準確性和可靠性，同時也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對培訓人員的檔案分配按照培訓人員工作管理性質不同，運用電子檔案管理將人員檔案分發到不同管理部門，提高了單位檔案收發和應用的效率性[6]。
3.4 檔案管理科學化，規范化發展
其四，檔案管理實施網絡化使檔案管理科學性，規范化發展。傳統的檔案管理工作量大，管理范圍復雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進行，造成檔案資源管理專業會程度較低，影響了檔案管理的質量性；實施檔案管理網絡化采用電子管理措施實現了檔案管理，分配數字化管理，從而提高了檔案管理的準確性，實現檔案管理的科學化，規范化發展。
4 結論
檔案管理網絡化發展是現代化科技手段應用于社會資源管理發展中的體現，實現資源應用，管理，分發的專業化發展，提高了檔案管理的準確性和效率性，促進我國資源檔案管理的規范化發展。
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