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電力建設中物資的管理是一項非常重要的工作，若是資產管理的得當，也能夠直接的反應出企業在發展過程中的情況，為了確保企業能夠不斷的出現可持續增長的形態，電力建設企業應該做好針對物資方面的管理，在以科學方式降低成本的同時，也加大對企業的整體管理，這樣對企業的發展是非常的有意義的。
一、電力物資管理的總體概況
現在電力企業中關于電力物資管理主要包含采購、合同、庫房。而采購管理系統有包含了采購計劃、和審核計劃管理。合同管理主要包含與供應商簽訂的合同、與廠家簽訂的合同，對于這兩種的管理。而庫存的管理，主要就是庫房內部材料的清點、和入庫出庫管理。在現在電力建設物資管理的過程中，很多企業采用的都是ERP系統，在系統運行的過程中實現了現代化一體的管理方式，并利用先進的數據整理和分析，了解了物資管理的全過程，并結合現代管理手段，加強針對物資的管理過程。
二、電力建設的物資管理模式
1.采購管理模式
在電力建設物資管理的模式上，需要適應經濟市場的發展形式，采用一體化管理的方式，將采購的整體管理與企業管理相結合。而采購中物資管理的方式，也只是原材料變成成品的一個環節。在管理的過程中加強供應鏈中與其他部門的合作，這樣才能夠真正的發到管理的目的。
首先，在供應鏈下的電力建設物資的采購管理模式。采購管理是供應鏈管理中的一項，所以在物資管理的過程中需要針對采購管理加以重視。在電力建設物資管理方面，采購部門所需要負責的就是針對物資的控制和協調，并將物資管理與企業中其他部門連接起來。而在電力建設施工的過程中，需要針對現場方案和設計的情況，制定物資的總量，并與采購部門下達采購的訂單，采購部門則需要根據訂單的需求與供應商聯系制定合作契約，所以訂單的下達是驅動采購部門活動的重要組成部門[1]。
其次，針對采購管理中信息的傳達與交流。在采購部門信息和數據比較繁瑣和復雜，而且采購管理中信息數據都是非常重要的，是關系企業利益的重點數據。采購管理中信息的傳達主要就是內部和外部兩個部分。內部信息指的就是采購系統中針對信息的管理和處理，企業中服務器會針對采購管理進行篩選，將屬于采購的數據、信息進行匯總，轉入到物資管理的信息庫中，并生成相應的訂單，在訂單中能夠查到需要采購物資的單價、數量、規格、以及相應的供貨要求。而對外信息傳達處理方面，采購部門的信息數據都有外部得到而傳導到內部系統中，所以采購部需要針對外部信息進行系統的管理，避免出現外部信息錯誤或是數據不準確，導致內部信息的紊亂。
2.庫存管理模式
針對物資管理中的庫存管理方面，主要針對的是存貨的地點、方式、以及如何對庫存種類進行搭配等內容。在庫存管理中需要達到針對物資進行合理的應用確保將成本將到最低。而現在的電力建設工程方面針對庫存管理的要求越來越高，不僅需要保證企業對物資供應的需求，也需要確保電力建設物資在周轉的過程中能夠完整與快速。在電力建設施工的過程中，由于工期的時間都比較短，為了能夠保證工期的順利進行，這就需要電力企業能夠配備大量的庫存，而加大庫存量的同時也會讓人力和物力加大，這也會出現不能夠降低成本的主要原因，加大庫存量也會導致讓物資出現疊加的情況，出現資周轉不開，物資過剩，這些都不利于企業的整體發展[2]。
現在電力企業在針對庫存管理方面都采用了零庫存的方式，電力企業與供應商達成了管理材料物資的合約，針對材料供應方面確保能夠及時的供應到原材料，并將材料直接送往庫房，這樣就能夠減少庫存的儲存量，也能夠減少因為庫存過剩而占用的資金。這種就類似于將庫存寄存在供應商的倉庫中，只要資金到位，供應商就會直接供貨，這樣的零庫存的方式是現在電力建設施工中比較常見的方式，也協調了供應商與企業之間的存在的矛盾。而針對零庫存的管理方式主要有一下幾種：
（1）長期與電力企業合作，并代為保管物資，按照電力企業的要求進行物資的保存，在接受到貨款之后為其進行配送。這樣的零庫存屬于長期保管的物資庫存。
（2）針對施工的2、3類材料物資進行保存，可以按照單位的計劃隨意的采購并送貨，徹底達到電力單位零庫存的物資。
（3）對施工現場進行先送貨，后結賬的方式，達到零庫存。
3.合同管理模式
針對現在物資方面的管理，最重要的一點就是合同管理，而有效的合同管理就需要了解合同的具體內容，以及電力建設的基本情況和運輸情況，并了解電力建設中材料的運輸狀況，這樣就能夠充分有效的利用合同。再者需要對合同采用多種保管方式，利用先進的設備和專業的人員對合同進行保存，任何人在使用或是查看合同的時候都需要進行登記，而且物料的管理人員需要及時的了解合同中備料的情況，以及合同中材料的運輸情況，確保材料能夠及時到達現場[3]。合同管理人員也需要針對合同中材料的運輸進行追蹤，定期了解廠家的運轉情況和配送情況，對廠家進行分析和評估，確保廠家能夠在供貨方面達到持續發展，也能夠讓企業放心的與廠家進行合作，達到穩定的合作關系，在這樣的合作關系中達到降低采購成本的目的。
結語
電力建設的發展是社會必然的產物，而在電力建設的過程中，物資的管理是一項非常重要的項目，這不僅關系到電力建設的質量安全問題，也關系到電力企業的成本問題。在物資管理的采購管理中，采購部門應該及時的了解供應商的價格和市場的價格；針對庫房倉儲方面也需要及時的管理，盡量達到零庫存的方式，及能夠減輕庫存，也能減少資金的使用；針對合同管理，需要專業人員對供應商及時的跟蹤，并了解供應商的情況，這樣就能夠確保電力建設施工穩定的發展，也能夠保證施工能夠正常的進行。
參考文獻：
一、PMBOK2004項目采購管理
項目采購管理包括從項目團隊外部購買或獲得為完成工作所需的產品、服務或成果的過程，組織既可是產品、服務或成果的買方，也可以是賣方。項目采購管理包括為管理項目團隊授權人員簽發的合同或采購定單所需的合同管理和變更控制過程。
項目采購管理也包括外部組織（買方）從實施組織（賣方）獲取項目而簽發的任何合同，以及管理合同規定的項目團隊應承擔的合同義務。
采購過程包括：
采購規劃――確定采購何物及何時如何采購。
發包規劃――記錄產品、服務或成果要求，并確定潛在賣方。
詢價――根據情況獲取信息、報價、投標書、報盤或建議書。
選擇賣方――評定報價，在潛在的賣方中進行選擇，并與賣方洽談書面合同。
合同管理――管理合同以及買賣雙方之間的關系，審查并記錄賣方當前的績效或截止到目前的績效，以確定所需要的糾正措施，與為將來與賣方的關系提供依據，管理合同提供依據，管理與合同相關的變更，并在適當時管理與項目外部買方的合同關系。
合同收尾――完成并結算合同，包括解決任何未決問題，并就與項目或項目階段相關的每項合同進行收尾工作。
項目采購管理過程涉及的買賣雙方之間的合同是法律文件，項目團隊負責促使合同符合項目的具體要求。組織制定具體的政策或程序。項目管理涉及的各種活動構成合同生命期，應進行積極的管理，并認真斟酌合同條款和條件的措詞，可避免或緩解可識別的項目管理風險。就產品或服務簽訂合同，是管理或假定潛在風險的一種責任分配方式。
二、某體育館綜合電子信息系統集成系統工程概況
重慶某體育館是一個集體育比賽、文藝演出、大型展覽、休閑娛樂、全民健身于一體的多功能建筑群。本公司承接該體育場館綜合電子信息系統集成工程的深化設計、設備材料供貨、安裝、調試、測試、驗收、培訓和售后維保，本工程主要內容包括了13個子系統：
1．綜合布線系統GCS。常規PDS系統、電視轉播及評論布線、場地擴聲聯絡管線敷設；設計采用流行的六類布線系統及光纖到配線間的光纖布線系統，積木式的標準接插件使系統的擴充和升級極為容易，為體育館提供高速的信息傳輸通道。
2．計算機信息網絡系統CIS。計算機網絡系統采取星型拓撲方式，運用中心和配線間的二級管理模式，在中心機房設網管中心(核心網絡層，最高級網管中心)，構成中央級局域網。配線間設二級交換網(骨干網絡層，本地網管中心)，核心網絡及骨干網絡均采用intranet模式，網絡的骨干解決方案是千兆以太網。
3．有線電視系統CATV。系統采用5-860MHZ雙向鄰頻HFC電纜電視傳輸網絡系統，節目容量大，除了提供有線電視臺全部節目以外，并可以開通自辦節目。同時系統的傳輸方式可以滿足今后在利用HFC寬帶傳輸數據時，留有另一條高速傳輸網絡通道的接口。為今后在場館內實施”三網合一”(即：電視網、電話網、計算機網) 的綜合傳輸方式預留網絡接口。
4．不間斷集中供電系統UPS。設計UPS不間斷電源系統則針對體育中心的中心機房、重要設備提供了最可靠的電源支持,并建立雙機熱備份功能。
5．防雷接地系統。設計雷電過電壓及電磁干擾保護防機房線路、設備及人身安全,確保數據線路、設備運行安全,是體育館智能化系統數據通信網建設及運行管理工作的重要組成部分。
6．閉路電視監控系統CCTV。在場館的各主要出入口及重要部位設置功能不同的攝像機，在場館監控中心設置電視監控墻，配備先進的數字硬盤錄像系統保存圖像資料，通過管理計算機、矩陣控制主機完成對任一路攝像機的顯示、調用及控制。
另外還有音響擴聲系統PAS、公共廣播系統、計時記分系統TSS、電視轉播及評論系統BTCS、場地LED大屏幕顯示系統DAS、停車場管理系統以及機房建設等
三、項目采購管理在本工程中的應用
（一）采購規劃
根據項目的招投標書、項目投標報價清單表、詳細的設備材料工程技術要求書、項目進度計劃表等相關文件，制定本體育館電子信息系統集成系統的采購規劃。但采購內容的深化調整，需要在工程中標后，應甲方要求進行項目深化設計，并對部分技術參數進行適當修改和調整，進而得出較準確的實際工程預算造價，最后根據綜合深化后進度和費用作出實際的采購計劃。（見表1所示）
（二）發包規劃
本體育館綜合信息系統集成項目中計算機信息集成部分由本公司項目部完成，其它系統的軟、硬件等主要材料采用外部購買方式，由采購部完成。
在項目投標期間，部分外購的項目已經確定，采購部原則上以已確定的外購單位作為主要的潛在賣方，但是為了減少項目的成本風險，我們要求采購部在已往的同類似經銷商數據庫中選擇2～3家單位作為候選賣方，若沒有，則尋找新的類似經銷商及賣方。在選擇新的候選賣方時，要求對賣方進行商務評審，包括經營資質、業績、信譽和售后服務等，一般按照公司ISO9001質量管理體系標準的相關程序和要求進行。
（三）詢價
分別與潛在賣方和候選賣方進行溝通、詢價、比較，其實也是一個講價還價的過程，這個過程是技術知識、人的溝通技巧和智慧的綜合應用，最后形成采購比較表，承送給主管批準后，實施合同簽定。（見表2）
（四）選擇賣方
當主管審批后，就與確定的賣方開始簽訂合同，對合同條款進行談判。合同格式和主要條款均由公司法律顧問草擬，在談判的時候我公司一般要求按照我們的格式條款來簽訂，以期達到最小的合同風險。特別在一些關鍵性條款上（如付款、交貨期等），采購人員必須力爭。
（五）合同管理
項目合同簽訂后，我認為合同管理的最主要的環節是監督合同的執行，我們這個工程各項合同加上有近百個，而且合同的執行還應該和項目的實際進度相配合，并按實際的進度付款，因此正確、及時、順利的執行合同監管合同是很重要環節。我公司對合同的監管執行，是通過物料統籌表來完成的，這張統籌表必須經項目經理和采購部老總的共同審批通過的。（見表3）
（六）合同收尾
在合同收尾階段，采購部要核對到貨清單，包括收到的、返工的、退貨的總數，并與財務部核對賬目，確定無誤這之后，再進行各項合同的清算。
中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）11-00-01
近年來隨著煤炭企業的整合、兼并、重組的速度的加快，為保證煤礦工作面正常安全生產，煤炭生產企業經濟效益的實現，煤礦對于煤礦物資的需求在不斷增加；在這種大的市場環境的影響下，煤礦物資采購部門發揮了非常重要的作用，各煤炭企業都成立了適合本單位實際生產經營情況的合同管理部門，明確了合同管理職責，為企業的經濟活動保駕護航。
一、煤炭企業合同管理的基本現狀分析
1.合同管理人員管理水平低下
⑴合同管理員不設專人管理，部分的礦廠沒有設專門的合同管理部門，合同管理與財務管理沒有分開，這樣就造成一人肩負多種職務的現狀，造成管理上的混亂。致使合同簽訂的效率低下錯誤頻發。
⑵由于煤炭企業采購部門過去多年來一直是由業務科室中的業務員自行辦理合同，所謂的“自行辦理”就是業務員自己攜帶合同章與生產商或供應商簽訂合同，在辦理合同的過程中無專業的合同管理員對內容進行審核，這樣簽訂的合同就存在很大的風險，容易給企業帶來不必要的損失。
⑶煤炭企業的管理者認為煤炭企業的主要任務就是多出煤、出好煤，搞好煤炭生產就萬事大吉了，簽訂合同就是個程序，是無關緊要的事情只是蓋章就行，忽略了合同管理的重要性。
2.各項合同管理方式落后單一，合同管理制度未落到實處
⑴合同簽訂審批流程未按照“四職審批”的要求進行，我局合同審批的流程是由合同業務員報采購計劃后由業務經理—財務經理—總經理審批后方可生成合同再由合同審核部門審核通過打印簽訂，由于一些客觀原因，審批流程偶爾會出現越級審批現象，這就導致合同簽訂內容與計劃不一致的現象，出現“管理錯誤”。
⑵合同沒有統一的文本，由于采購過程中簽訂合同的一方不是固定的，合同文本五花八門，合同內容不統一，就會出現合同條款不全，簽訂合同對方的信息不完整，有時還有錯別字等情況發生。這就給合同審核制造了難度，增加合同簽訂后的法律風險。
⑶合同簽訂后對合同中涉及到貨、付款等隨后的程序沒有監管，合同執行的過程是從合同的來源、訂立、履行及落實跟蹤合同執行情況等一系列行為的總稱，在現在使用的管理制度中對合同來源、訂立兩項可以說做到有據可依，但是履行一項沒有落到實處，“履行”包括到貨、驗收、付款，由于涉及的部門較多，信息無法快速收集，導致對合同履行監管成為一紙空文。
⑷合同管理中合同統計沒有實現自動化、信息化，合同管理工作量較大。合同管理過程中報表統計是一個非常重要的環節，它為企業的決策者提供了依據，指導企業朝著健康的方向發展。我局去年一年的合同量就達到6000多份，30多億元，簽訂數量龐大；每個月合同還需人工進行統計，無形中增加工作難度降低了工作效率。
二、對策
根據以上闡述的煤炭企業合同管理過程中的問題，在合同管理過程中提出以下幾點要求
1.制定并使用同一的合同文本。積極與公司內部法律顧問處溝通聯系，委托專業的法律顧問或者律師制定適用我公司實際經營情況的合同文本。合同文本中不僅要體現大部分合同中需要買受的標的物的名稱、數量、規格等做出明確說明，還必須對付款的方式、到貨驗收和處理糾紛的方式等方面進行嚴格規定。這樣就使得煤炭內部所簽訂的合同具有廣泛的適用性，有效的阻塞了合同管理員的法律水平和語言水平的不足出現合同簽訂文本的漏洞。當簽訂合同雙方有違約行為時，利于解決合同爭議。
2.平時需加強合同管理人員的素質。在平時的日常工作中我們在審核合同過程中往往對合同中主要的部分審核不清，導致簽訂的小部分合同出現倒簽、資質過期、價格無依據等問題，這些問題的產生主要是由于合同管理員個人專業素質較低而產生的。煤炭企業就要在平時加強合同管理人員的素質教育，如聘請專業的法律院校的教師來煤炭企業授課、進行實際案例的電視講座、通過自學參加法律顧問的考試等方式來逐步提高合同管理人員的專業修養，推進煤炭企業合同管理的整體水平穩步提高。
3.利用計算機網絡技術把合同審核制度落到實處。隨著煤炭企業采購量的日益增多，合同管理職能的日趨重要。已往傳統的合同管理模式終究將被合同信息化管理模式所取代，REP企業管理軟件中合同管理部分能夠實現合同的逐級審批，規范了審批流程，杜絕審批過程中的漏批或者是越級審批的現象。從而減少審批時間、提高工作效率、提高合同審核的準確性，還實現了辦公無紙化節約了工作成本。
4.加強合同履行全程的監管。煤炭企業的合同管理是從報送計劃、訂立合同、履行合同三個重要環節組成的，而合同的履行是衡量合同執行過程是否合理、合法的重要依據。合同管理部門可以利用網絡信息系統（ERP）把合同中的到貨、驗收、付款納入信息監管，對履行過程的信息收集做到準確及時。通過加強對合同履行過程的監管，會發現采購合同中簽訂合同雙方的責任和義務是否依照約定履行，及時發現影響履行的原因，準確的向企業各個部門反饋，排除履行阻礙，協調合同簽訂雙方關系，防止違約行為的發生。
隨著我國加入WTO以來，給煤炭企業帶來的好的機遇同時也面臨著嚴峻的考驗，煤炭企業會真正的與國際市場接軌，合同管理也就成為防控市場風險，約束經濟行為的一條準繩。這就要求我們煤炭企業加強合同管理制度建設，規范合同管理工作，為煤炭企業的良性發展保駕護航。
政府部門是否精明的一個重要標志是，政府有沒有一個強有力而精明的領導班子，以及這個班子是否能對武器裝備的整個發展過程實行“從生到死”的全壽命管理。目前，美、英、法、德等國均對國防科研和武器裝備采辦實行集中統一的管理體制，設立裝備采辦統管機構。50年代，美國武器裝備采辦由三軍分別管理，造成大量重復浪費。1958年，美國國防部成立國防研究與工程署，統一管理全軍的研究、發展、試驗與鑒定工作。1977年，美國國防部設立負責研究與工程的副部長辦公室，既領導國防研究與工程署的國防科研工作，又負責全軍重要武器系統的采購與裝備工作，成為美國武器裝備采辦的統管機構。此后，美國武器裝備采辦體制幾經調整，不斷加強國防部對武器裝備采辦的統一管理。目前，美國武器裝備采辦由國防部負責采辦與技術的副部長辦公室統一領導，全面負責國防科技預研和武器裝備研制、生產、采購、試驗、鑒定、后勤管理和裝備維修等工作。英國國防部1971年成立裝備采購部，對國防科研和武器裝備采購實行統一管理。法國國防部從1961年起，成立武器裝備總署，統一管理國防科研和武器裝備采購。1971年，德國國防部調整裝備采辦管理體制，合并原國防技術司和國防經濟司，成立總裝備部，全面負責國防科研和武器裝備采辦管理。
俄羅斯國防工業和武器裝備采購體制也在不斷調整變化，逐步走向統一集中。1992年，俄政府撤銷前蘇聯長會議所屬的9個軍工生產部，成立俄羅斯國防工業跨部門委員會統管國防科技工業。1996年，俄政府將國防工業委員會改為國防工業部。1997年3月，俄政府調整國防工業管理體制，撤銷國防工業部，該部的部分職能由俄聯邦經濟部和聯邦國家郵電和信息委員會管理，國防科研和裝備采購管理逐步向國防部集中。
成立武器裝備采辦統一管理機構，旨在解決三軍分散管理，各自為政和重復浪費問題，實現武器系統和軍事技術的通用性和兼容性，近而實現武器裝備采辦的全壽命管理。國外武器裝備采辦統管機構基本實現對武器裝備從生到死的所有過程，即國防科技預研項目的產生、預研計劃的制定和實施、武器裝備型號研制生產的組織、武器裝備采購合同的簽訂、合同的監督管理、裝備采辦計劃和經費的制定和組織落實、武器裝備的試驗鑒定、武器裝備的維護維修，以及裝備和技術的出口等，實行全壽命管理。美國國防部制定的“規劃、計劃、預算系統”是武器裝備規劃計劃和經費預算比較典型的全壽命管理制度，英、法、德等國也對武器裝備采辦的規劃計劃和經費預算實行類似的全壽命管理辦法。
2.加強軍品合同管理，重視成本審計監督
合同管理的好壞，是衡量政府買主是否精明的重要標準。為加強軍品合同管理，切實扮演精明買主的角色，主要國家采取了各種措施，積累了一些經驗，主要有：建立集中統一的合同管理和合同審計機構；明確目標，制訂切實可行的合同計劃；熟悉合同類型和定價方式，知己知彼；善于應用競爭策略；改善買賣雙方關系，調動承包商積極性等。美國10萬國防采辦人員中，約3萬人從事合同管理，職能包括合同談判、簽訂、管理與監督等。政府設立了專門的國防合同管理和審計機構，主要有國防合同管理司令部、國防合同審計局、國防財務與會計局、武裝部隊合同訴訟事務委員會等。國防部采辦工作每年約涉及1500萬項合同事務，每個工作日平均辦理合同事務56萬項，開支超過7億。合同管理對保障美軍順利實施科研生產計劃和充當“精明買主”，發揮了直接的、不可或缺的作用。英國和法國國防部也建立了比較完善的軍品合同管理體系，英國國防部裝備采購部的國防合同局是軍品合同的統一管理機構，全面負責合同的談判、簽訂和監督。該局約有3000人，約占裝備采購部從業人員的10％。若將該部其它武器系統采購局從事合同管理的人員統計在內，則英國軍品合同從業人員遠不止這些。法國國防部武器裝備總署通過組織工作班子全面組織武器裝備采辦的合同管理，每個項目先由專業局的合同辦公室起草招標書或合同文本草案，經該局法律事務處進行合理性審查后，征求計劃、采購方法和質量局、合作和工業事務局的意見后，由專業局與承包商簽定合同。在合同執行過程中，由該項目的計劃主任工作班子同計劃、采購方法和質量局一起，進行成本控制和質量監督檢查。
國外對武器裝備的整個采辦過程劃分為若干個階段，實行分階段管理，把性能、進度、費用等目標分解到各個關鍵環節上加以控制，有利于降低風險，對未達到預定指標或偏差太大的項目及時停止撥款，以保證能優質、高效、經濟地完成任務。
隨著國際形勢的變化和軍事戰略的調整，主要國家摒棄過去只追求武器性能，不計成本的采辦方針，開始尋求降低成本的最佳途徑。美國強調把費用指標作為武器發展的一項獨立考慮因素，與費用、性能進行權衡，以尋求效費比高的最佳方案。法國最近建立新的成本評估機制，在項目可行性論證階段就確立科學合理的成本目標，并建立“成本數據庫”，強化成本監督。轉貼于
3．制訂嚴密的法律法規，確保軍品采辦有法可依
美、英、法等國是市場經濟比較發達、法制建設比較完善的國家，十分重視國防科研生產和軍品采辦立法，制訂了嚴密的法律法規，確保軍品采辦的順利實施。運用法律手段管理國防采辦，已成為這些國家的共識。美國已建立起比較完善、層次分明和相互配套的國防采辦法規體系，國防科研生產和武器采辦基本做到有法可依，有章可循。據統計，美國有關國防部采辦的法律條款有近900項，其規定幾乎覆蓋國防采辦管理的方方面面，主要立法有：《國防生產法》、《武裝部隊采購法》、《國防工業儲備法》、《國防合同法》、《合同競爭法》、《反托拉斯法》、《誠實談判法》、《購買美國貨法》、《聯邦采辦條例》、《國防部補充條例》及三軍補充條例等，確保國防科研生產合同競爭有序，防止欺詐行為。法國和英國也頒布了類似的國防采辦法律法規。
4.保持適度規模和高水平的軍內科研機構，保持技術優勢，提供技術支援
為保持軍事技術優勢和確保以經濟有效的方式研制武器裝備，美、英、法、俄等主要國家建立了一支規模適度、技術實力較強的國防科研機構。它們從防止技術突襲、減少技術風險，以及武器系統方案論證、技術規范編寫、承包單位選擇、合同監督、技術指導、設計審查、試驗與鑒定等方面，幫助政府軍品采辦部門更好地發揮了“精明買主”的作用。美國在80年代曾就軍內是否有必要保持一支獨立科研隊伍問題作過客觀研究和論證，其結論是肯定的，即：為了保持軍事技術優勢和保證武器采辦工作順利進行，軍方必須擁有一批規模適度、技術實力雄厚的科研機構。90年代初，美國三軍擁有70多個科研機構，目前已調整合并為40多個，重點從事國防科研的基礎研究、探索性發展、先期發展、系統方案論證和演示驗證工作。英國和法國也保持一批重點國防科研機構，重點承擔國防基礎研究和應用研究。英國國防部裝備采購部于90年代初建立國防研究局，并于1995年在該局基礎上成立“國防研究與鑒定總局”，加強國防科研的集中統一領導。目前該局直接領導著國防部4家最大的國防研究院，還有許多科研、試驗、鑒定機構。法國國防部武器裝備總署也保持了一支相當規模的國防科研機構。
5.保持強有力的試驗與鑒定設施，減少技術風險，確保裝備質量
加強樣機或新武器裝備的試驗與鑒定，是美、英、法等主要國家軍品采辦的一個重要原則。通過開展試驗與鑒定，為各階段項目審定提供可靠的科學依據，可大大降低技術風險和采辦費用，避免因重大技術失誤造成不必要的損失。為此，這些國家建立起龐大和技術先進的軍品試驗與鑒定機構，并設立統一管理體制。美國十分注重軍品的演示驗證，堅持“先試后買”方針，建立起以國防部研制試驗與鑒定局和作戰試驗鑒定局為主，三軍試驗與鑒定機構為輔的試驗與鑒定管理體系，并設立配套完善的靶場及試驗設施，組織面向承包商的技術性試驗與鑒定和面向部隊用戶的使用性試驗與鑒定。美軍還成立了包括國防部和軍種有關代表組成的重點靶場與設施委員會，以加強對重點靶場的集中統一領導，提高試驗與鑒定效益。英國國防部設立了龐大的試驗與鑒定設施，并在國防部裝備采購部設立國防試驗與鑒定局，加強集中統一管理。德國國防部國防技術與采辦總署設立了7個國防技術服務站，統一組織實施武器裝備的試驗工作。
6.重視軍品采辦隊伍建設，加強業務培訓，提高人員素質
企業物資采購主要是指以生產為目的的原料、主要材料、輔助材料、工具、備件和設備等物資的購買活動。采購是各單位開展工作的首要環節,采購與供應一樣在許多方面都反映了單位的戰略能力、市場創新能力和價值傳遞能力。它是從資源市場上獲取各種資源,包括物資資源,諸如原材料、機器設備、工具等;非物質資源,諸如軟件、技術、專利等;人力及人才資源等的過程,同時也是事關企業單位價值創造的活動。
企業的物資采購包括了采購預算編制、材料請購、供應商選擇、價格查詢、采購作業、合同簽訂與執行、驗收入庫、貨款結算、付款、賬務處理等諸多環節,由于受各種因素的影響,采購的各個環節中都存在各種不同的風險,本文主要從采購環節的風險入手,論述了如何很好地控制物資采購活動中存在的會計風險,比如采購預算、價格聯審、付款控制、賬務處理等等。
一、企業物資采購環節中存在的主要會計風險
(一)采購預算風險
企業物資部門及人員計劃管理技術不適當或不科學,導致采購中的計劃風險,即采購數量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃等與目標發生較大偏離。
(二)請購風險
請購是實際采購環節中的第一步,若企業的請購制度不健全,不知訂購多少,向誰發出購貨訂單,什么時候發,必會造成不必要的資金占用和增加倉儲負擔。
(三)供應商風險
所有采購活動都必須選擇供應商,貨比三家,物美價廉,這是每個企業都希望的結果,但如果沒有一套科學合理的供應商評價標準,并且對此標準進行量化、分值化,選上不合適的供應商,它給企業帶來的損失是不可預料的。
(四)采購價格風險
一是由于供應商操縱投標環境,在投標前相互串通,有意抬高價格,使企業采購蒙受損失的價格風險。二是當企業采購認為價格合理的情況下常常會批量采購,但不久,該種物資可能出現跌價而引起采購風險。
(五)采購合同欺詐風險
合同詐騙往往具有一定的隱蔽性,有時很難與正常的合同糾紛相區別。合同欺詐風險主要包括:一是以虛假的合同主體身份與企業訂立合同,以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保。二是接受合同當事人給付的貨款、預付款,擔保財產后逃之夭夭。三是簽訂空頭合同,供貨方本身是“空殼公司”,將騙來的合同轉手倒賣從中牟利,而所需的物資則無法保證。四是供應商設置的合同陷阱,如供應商無故中止合同,更改合同條款,違反合同規定等。
(六)驗收入庫風險
由于人為因素造成企業所采購物資在進入倉庫前未按合同及制度要求,對采購物資數量、品種、規格、質量、價格、單據等多方面的審核和驗收而引發的風險。如在數量上缺斤少兩;在質量上魚目混珠,以次充好;在品種規格上貨不對路,不符合合同規定要求;在價格上發生變形等。
(七)貨款結算、付款風險
貨款結算、付款必須嚴格按照程序作業,如果付款程序不完善,很容易造成:采購貨物不合格、但貨款已支付的情況;付這家公司的款卻不小心付給其他公司,這些均會直接或間接地給企業造成損失。
二、如何控制采購活動中的會計風險
(一)編制合理準確的采購預算
采購的動因源于內部各個部門對各項貨物或服務的需求,在確定采購預算時,為了避免盲目采購,單位必須制定采購預算,這既是單位從總體上統籌使用資金,減少資金閑置,提高資金使用效率的需要,也是確保合理采購的需要。
采購預算應是單位全面預算系統的子系統,它的編制是一個反復修訂、集體決策的過程,應與其他預算子系統相協調,單位會計人員應參與采購預算指定的全過程。
采購預算的內容包括:應采購的品名、規格、質量標準、數量、單位價格、交貨日期、結算方式、預付貨款比例和時間、運輸工具、違約條款等等。
在單位編制預算時,還要考慮以下幾點:一是采購對象的現有庫存量;二是未來一段時間內的消耗量;三是采購對象未來的價格走向;四是存貨的短缺成本;五是單位現金流轉狀況;六是用相關成本最低原則,確定最佳采購批量。
(二)建立規范的請購制度
許多規模較大的公司,通常由熟悉市場的采購部門人員來決定貨源和發出購貨訂單,這樣可以增強管理控制力度,并能夠有批量采購的規模經濟效應。
請購控制,應從以下四點進行控制:一是單位有關部門或人員應當按照以產定銷和合理庫存的原則,根據單位預算、實際需要等情況,及時向相關部門提出采購申請。凡是不需用、不急用的商品,一律不得采購或提前采購,防止不必要的資金占用和增加倉儲負擔。單位超過一定金額的采購需求,必須由采購部門統一進行,領用部門不得自行采購。二是審批人員根據規定的職責、權限和程序對采購申請進行審批。對不符合規定的采購申請,審批人有權要求調整采購內容或拒絕批準。三是單位所有采購申請書必須先由領用部門主管簽名批準。四是單位超過限定金額的大宗采購必須由單位管理層集體決策審批,再交予采購部門執行。
(三)完善供應商的評價標準
單位選擇供應商,不僅要從物美價廉的角度出發,還要從戰略的角度出發,考慮材料供應的長期性、穩定性,并對其標準進行量化,采用打分方法操作,最終確定一家或多家供應商。
供應商的評價標準應包括:基本標準:能否滿足單位采購的質量、數量、價格、服務等;道德標準:包括交易手段是否正規、是否存在賄賂等不道德行為;資信品質標準:包括供應商聲譽、歷史交易記錄、信用記錄、現行技術力量、財務狀況、通信便捷度、所處地理位置、工作程序柔性等;權重調整標準:采購性質與采購數量會影響選擇供應商的各種物項權重。比如:對于小批量科研用品,質量比價格顯得重要,當地供應商更有優越性,而對于那些批量生產所需要的大量物資來說,價格和按時交付就顯得較為重要。
(四)確定科學的價格體系
進行價格談判,這是采購決策最關鍵的環節,也是最終簽訂采購合同的依據。
科學的價格體系,必須經過詢價、比價、議價和定價等程序。詢價由采購人員執行,或組織價格調查小組進行,通過函寄詢價單或親自到相關供應商或在相關產品上了解相關產品報價,為后續定價程序提供資料;比價一般由特別成立的比價采購小組根據采購員或價格調查小組的詢價資料進行比對,遵循價格優先的原則確定價格;議價由責任采購人或采購部門與有關供應商進行商談,也就是所謂的討價還價,最后議定價格進行采購;定價分別可以通過議定、公開市場確定、招標定價、價格聯審等方法實現。
(五)簽訂合法的采購合同
依法訂立采購合同是避免合同風險,防患于未然的前提條件,也是強化合同管理的基礎。
建立合同臺賬、做好合同匯總,是加強合同管理,控制合同風險的一個重要方面。對于已簽訂的合同,檢查是否整理成冊,妥善保管;是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時查找合同履行情況。審查合同管理部門是否對交付合同進行分類編號,并建立合同臺賬。合同統一編號是否合規,每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。合同履行完畢是否及時建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進行分類匯總,及時提出報告和匯總表,報送單位領導和各有關業務部門據此組織生產,規劃價位,及時接運和按時承付貨款。是否運用先進管理手段,向相關部門提供及時準確、真實的反饋信息,提高合同管理水平。
(六)做好物資驗收記錄
審查合同的內容和交貨期執行情況,是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄。如有與合同不符的情況,是否及時與供方協商處理。審查物資驗收工作執行情況,是否對物資進貨、入庫、發放過程進行驗收控制。對不合格品控制執行情況審計,審計物資管理部門是否對發現的不合格品及時記錄。審查采取“零庫存”策略的企業,是否保持一定的產成品存貨以規避缺貨損失;是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產需要;是否建立牢固的外部契約關系,保證供貨渠道穩定,降低風險,規避成本。
(七)加強貨款結算、付款程序的控制
貨款結算、采購付款是單位支付貨幣、取得材料實物的過程之一,極容易產生差錯,為保證采購成本核算正確,采購記錄真實完整,付款結算程序必須嚴格控制,主要注意以下幾點:
一是單位會計部門應當對采購部門送來的原始憑證進行審核,復核單據和原始憑證是否完整、合法,內容是否真實,手續是否齊全,計算是否正確等;二是單位會計應定期核對應付賬款總賬與明細賬金額是否一致,如不一致,應詳查原因,及時更正;三是對長期掛賬的預付賬款,應及時查明是否存在已收貨物但未記錄采購的情況;四是對暫估入賬的物資,應及時向采購部門索要發票;五是支付貨款必須有嚴格的審批手續,層層把關、各負其責,準確支付。
隨著市場經濟的發展,資源市場空間越來越大,采購人員選擇供應商和確定采購價格的余地也相應增大,由于原材料等物資的成本費用是企業產品成本的重要組成部分,因而加強企業物資采購中的會計控制,防范企業物資采購風險,對于提高企業生產經營管理水平和經濟效益,具有不可替代的作用。
【參考文獻】
2研究內容
（1）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程
梳理公司商務合同相關程序、建立標準化的工作流程旨在明確合同承辦部門及相關部門的職責和接口，全面完善合同管理制度。清晰的業務職責，健全的管理程序是建立合同管理系統的基礎。通過分別與各個合同承辦部門進行面對面訪談，并組織相關部門召開專題研討會，從而明確相關部門的管理職責，細化實施細則，提高管理程序的可執行性。例如明確各個合同承辦部門的業務范圍；各合同審批部門的職責；細化合同類型分類標準，完善合同類型分類實施細則，確保合同分類準確等等。通過訪談和研討，同步完成相關管理流程和程序的新增或升版，從而建立合同管理平臺的綱領性程序文件和具體實施文件，完善合同管理制度，使現行程序體系覆蓋合同全過程各個階段的管理內容及標準。例如將合同執行過程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同爭議"等內容納入合同制度，并優化合同簽約及審批授權制度等；統一合同管理業務表單格式，提高標準表單的使用率；統一合同評審會簽表、合同付款申請表等業務單據格式；建立標準合同模板庫，提高標準合同文本的使用率等等。
（2）以信息化手段搭建商務合同管理平臺
以信息化手段搭建商務合同管理平臺旨在根據合同管理流程和程序以及實際業務特點建立開發合同管理系統。在對業務需求進行詳盡調研，認真組織討論的基礎上提出平臺建設思路，配合技術人員完成需求分析、軟件選型、項目開發等工作，達到信息化管理目標：實現合同全過程、全生命周期管理，覆蓋合同準備、合同訂立、合同執行及合同關閉各個環節工作；規范固化合同管理業務流程，加強合同執行監控防控風險；實現合同數據多維度快捷查詢、統計與分析，為領導決策提供有效支持；實現與公司相關信息系統如財務系統、采購系統、門戶系統、文控系統、各成員單位合同相關業務系統等的有效銜接，確保信息共享、數據同源；統一規范管理合同數據，一次管理重復使用。
（3）明確商務合同平臺的使用責任，加大培訓宣傳力度
培訓的成功與否是合同管理系統能否成功上線的關鍵因素。培訓工作首先將系統用戶進行細分，然后針對不同層級的用戶進行深度培訓，從而最大程度確保各層級的系統用戶都可以有針對性的了解系統設計理念并熟練操作系統。通過定期組織培訓，在公司及項目部營造了學習和使用商務合同平臺的良好氣氛，亦有助于提高員工的合同意識。
3研究成果
（一）梳理公司商務合同相關程序，建立標準化的工作流程
（1）合同管理平臺信息化總體需求分析
從問卷調查反饋的統計結果來看，各個合同承辦部門普遍認為，盡早實現合同管理平臺的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申請/支付管理信息化對工作效率提高最顯著，對業務增值貢獻最大，也較容易實現，同時也是上線需求最迫切的兩項業務，希望合同管理平臺的操作能夠較為簡捷，方便查找和使用。
（2）明確合同承辦部門職責，完善合同管理程序體系
經程序文件查閱及與相關部門訪談，明確公司合同承辦部門共有四個，分別為商務部門、采購部門、建造部門和辦公室，各個合同承辦部門所對應的項目部部門也有合同承辦的職責。經與各個合同承辦部門溝通，系統性的將合同管理相關程序、制度，從合規性、適應性、有效性等方面進行綜合評審，促使合同承辦部門完成了相關管理程序的新增/升版工作。
（二）以信息化手段搭建商務合同管理平臺
（1）成立合同管理系統實施工作團隊
穩定的、分工明確的工作團隊是確保合同管理系統得以成功開發的保障。在集團合同管理系統開發項目實施工作組的領導下，公司組建了合同管理系統實施工作團隊，團隊成員由相關部門領導指定，彼此相互配合，在項目經理的領導下，按照各自職責分工有計劃地實施系統開發。
（2）合同管理系統目標需求及建設內容
通過調研和討論，課題組總結出合同管理系統如下目標需求，并由此分析得出合同管理系統建設內容。
①合同全過程管理
通過合同準備、合同訂立、合同執行、合同關閉四大環節，實現了合同的全過程閉環管理。合同準備階段，通過與相關系統進行接口集成，確保合同相關數據同源，避免重復錄入；合同訂立，系統提供范本的管理，使得標準合同的起草更加方便快捷，減輕承辦人員的工作量；合同文本的在線審查審批，通過多級規范的審批流程，進一步防控法律風險；合同文本在線打印，加密防偽，確保合同的唯一性；合同執行中的支付申請，變更申請等，及時跟蹤合同的執行情況，確保合同信息的完整性；合同關閉，是合同的終點，最終實現了合同的閉環管理。
②合同范本管理
通過系統，建立合同范本及合同制度文件的管理，通過系統對合同范本、相關制度文件進行管理，實現了各種范本制度升級后的版本控制管理，并通過線上范本審核，確保范本及制度文件的及時性、準確性，為合同創建提供便捷，促進并提高合同標準文本的使用頻率，減少審查審批工作量，降低合同簽訂中的各種風險。
③合同對方管理
建立合同管理系統的合同對方庫，并通過與采購系統對接，可接收供應商信息，合同管理系統可自行錄入供應商及客戶信息，實現完整的合同對方管理，對合同對方的相關資質等進行管理，有利于確保合同管理系統信息的完整性與獨立性，也確保了合同對方信息的統一和規范。
④項目信息維護
對項目進行基本信息的維護管理，實現項目信息與合同的關聯，并作為查詢統計分析的支持，滿足通過項目進行合同數據的匯總與分析的需求。
⑤合同監督檢查
集團及公司合同管理部門、監察審計部及相關領導具備相應權限對管理范圍內的合同進行監督和檢查，可以查詢與追蹤合同的審批情況及履行狀態，也可以對當前的合同流程相關人員進行預警提醒。
⑥合同監控追蹤
集團及公司合同管理部門及領導，可以實時查看與監控權限范圍內的合同運行情況，包括查看所有運行中的合同總數、異常情況及重點關注的事項，實現合同運行信息的及時反饋、異常監控與全面管理。
關鍵詞：現場采購服務；影射；設備采購管理問題；解決方法；
1 概述
設備采購管理是工程總承包項目管理的重要組成部分，是工程項目建設的物質基礎，其對工程建設項目的順利實施有著重要的意義，甚至起著決定性的作用。
EPC總承包項目多采取項目經理負責制，矩陣式管理的模式，項目采購部即是設備采購工作的組織者同時也是設備采購工作的執行者和管理者，由于人力資源有限，完全按照項目管理理論的要求在項目采購部配備齊全工作范圍嚴格界定的采買、催交、檢驗、運輸人員在短期內是難以做到的。
因此在人員有限、設備采購現場工作經驗不足的情況下，項目采購部如何能更好的完成總承包項下的設備采購現場工作需要我們去思考和探索。
2 現場采購服務工作
2.1 設備開箱驗收與移交
設備的驗收與移交工作主要通過上面網格中的兩種方式進行。設備到場后在卸貨前應進行檢查，若發現設備有破損情況， 應保持其原有狀態，并留有影像記錄、以便劃分責任； 要求各方在到貨清單上簽收設備，并認真保存到貨清單，及時填寫并簽署《現場開箱檢驗記錄及驗收證書》。具備安裝條件的設備直接移交給施工單位保管并填寫《設備移交單》，定期監督檢查其設備存放情況。對于不具備立即投入安裝的設備進行臨時存放,按設備的性質劃分為機械、電氣、儀表等種類，根據設備種類的不同分為露天倉儲和入庫倉儲。
2.2 隨機資料的整理移交
現場設備隨機資料的整理及移交工作也是重要的一個環節。由于到貨設備量大，設備無集中倉儲條件，因此大量設備隨機開箱資料及設備安裝圖紙散落于眾多施工單位手中。先從施工單位收回的雜亂資料堆放于特意空出的房間內，再對照合同逐一將每份設備資料、產品合格證等按合同編號分揀、裝袋。填寫《隨機資料移交單》，并裝訂成冊。隨時將設備供方補供的設備資料插入。
2.3 催交設備、組織現場服務
現場定期召開工程例會，會上施工單位、業主管理人員、監理等匯報工程進度，同時提出設備到場時間要求或到場設備存在的問題。采購人員需對本次會上或上次會上需落實的問題給出答復。因此為兼顧催交和現場問題的處理，現場采購人員要責任分工。部分同志負責跑現場；另外同志就主要在辦公室守著電話負責聯系、記錄、接發傳真，到場服務人員的接待、記錄等工作。
2.4 針對設備在驗收、安裝、調試中發現問題與供方和專業人員及時溝通、處理
2.4.1 采購人員在現場與各方人員的工作關系（見下圖）
協調、處理現場的設備問題是現場設備采購人員的主要工作。所謂處理就是及時將現場設備問題反饋給設備供方或院專業技術人員，在最短時間內獲得解決方案、要求供方來人處理或更換有問題設備。但不能把這種“反饋”簡單的理解成“傳話筒”。
2.4.2 現場工作要腿勤、嘴勤、手勤。
（1）對于施工單位、業主反映的到貨設備質量問題，應親自到現場察看、找相關人員具體了解其原因、現象，最大限度的把現場情況通知到相關單位和人員，這樣有利于準確、快速的解決問題。
（2）在現場要主動參與專業人員、供方現場服務人員、施工單位及業主就現場技術問題的研究、方案探討、及處理過程。 堅持實地了解、及時反饋、現場跟蹤、勤于思考的工作態度，力爭在工作中掌握更多設備的原理、性能、故障判斷和排除方法。
2.4.3 設備問題處理
由于設計及制造缺陷，造成到場設備質量問題，需確定處理方案。對于不能在現場處理的及時通知返廠處理。對于能在現場處理的及時組織人員解決。對于外購、外協的設備需尋找貨源及加工制造廠，詢價、比價。現場處理完成的質量問題還需與相關責任方通報處理結果，進行后續的扣款事宜。
2.5 設備投產驗收與決算
工程項目投產后，項目采購部參與同業主的總承包合同決算工作。設備采購合同的付款分以下幾個階段：預付款、發貨款、到貨款、驗收投產付款、質保金。其中到貨款、驗收投產付款、質保金的支付需要現場提供相應的付款憑證，即《現場開箱檢驗記錄及驗收證書》、《合同設備驗收投產證書》、《合同設備保證期滿證書（含結清證書）》。上述證書的簽署貫穿了現場設備管理工作的幾個階段，也是各階段工作完成的標志，即：現場開箱檢驗、設備投產驗收、質保期結束驗收。上述各個階段的過程記錄及與業主的總承包合同決算單，作為與供貨商合同決算的依據。
3 現場采購服務工作映射到設備采購管理中的問題及解決辦法
3.1 現場采購服務工作映射到設備采購管理中的問題
3.1.1 個別制造商不能恪守承諾、履約能力差，在發貨款已支付的情況下，部分現場急需安裝設備不能如期到場，制約工程進度。
3.1.2 成套供貨裝置總體運行穩定，但由于其個別配套設備質量差，影響整套裝置性能。
3.1.3 個別供貨商制造工藝落后、設備制造過程缺乏質量控制手段，導致到貨設備存在質量缺陷，無法滿足現場生產需要。
3.1.4 現場到貨設備無條件入庫集中存放，加之施工單位保管不善，個別設備及隨機資料在存放及二次倒運過程中丟失損壞。
3.2 問題產生的原因分析及解決辦法
3.2.1 深入、細致地做好招標階段工作，從源頭避免和降低質量風險。
（1）嚴把合格供方推薦關
合格供方推薦包括成套設備供方推薦及具體合同中配套設備供方的推薦。嚴把合格供方推薦關，杜絕無技術、無能力、無信譽的“三無”企業參與項目是保證設備質量的基礎。在對合格供方進行認真篩選的基礎上，同時應建立嚴格的合格供方推薦責任追究制度，即建立質量負責到底責任制；誰推薦誰負責責任制。因為只有借助于制度的約束和獎懲機制的落實，才能保證合格供方的推薦慎重、真實，進而才能保證合格供方的質量。
（2）全面理解和貫徹最低價中標的原則
根據《中華人民共和國招投標法》第四十一條“中標人的投標應當符合下列條件之一：（一）能夠最大限度地滿足招標文件中規定的各項綜合評價標準；（二）能夠滿足招標文件的實質性要求，并且經評審的投標價格最低，但是投標價格低于成本的除外?！笨梢姟白畹蛢r中標”并不是在所有投標中報價最低的投標。中標的最低報價還要滿足兩個條件：一是滿足招標文件的各項要求；二是投標價格不得低于成本。通常項目設備費占總承包合同額比重近乎一半，因此盡可能降低設備投資是挖掘節約項目總體投資潛力的重要措施。但這并不意味著為了降低設備投資就可以忽視設備質量，一味貪圖便宜。因此，我們應全面理解和認真貫徹“滿足招標文件的實質性要求，并且經評審的投標價格最低”的中標原則，使評標過程有章可循，充分體現公開、公平、公正和誠實信用的原則，使定標結果經得起時間和實踐的檢驗。
3.2.2 大力加強設備采購合同履行階段的管理，努力實現保質、保量、如期的控制目標。
（1）加強有效的合同管理工作
合同管理的目標就是項目管理的目標，在一個項目中，有幾份甚至幾十份相互聯系、相互影響的合同，只有通過有效的合同管理才能保證各方面都圓滿的履行合同責任，進而保證項目的順利進行。
做好合同管理工作，不僅需要專職的合同管理人員和部門，而且要求參與項目管理的其它各種人員都必須精通合同，熟悉合同管理和索賠工作。
（2）切實做好設備監制和驗收工作
目前，缺乏對設備供方加工、檢驗、測試能力的了解；缺乏對合同履行過程中各制造節點的有效控制，以及對設備原材料質量、加工制造精度、裝配質量的監督和檢驗，特別是出廠前的檢查、驗收是設備不能如期交貨、及到場設備制造質量難以保證的主要原因。為適應總承包項目發展和不斷增多的趨勢在項目組織機構中，專人負責組織協調設備監制和驗收工作。在項目開始之初即著手編制項目設備采購合同監制、驗收計劃；相關專業參與人員安排，如需外聘人員，應事先提出具體要求和申請。在參加現場監制或驗收前，負責人應組織相關人員結合具體合同的技術要求，明確監制或驗收的項目、考核指標，并編制表格，準備技術資料。
（3）靈活運用資金支付手段，促進設備采購合同履行
在多數合同執行過程中，隨著資金、設備在買方與賣方之間的轉移，買賣雙方的主動權在交替變化。因此設備采購合同的資金支付方式是控制賣方，促進合同正常履行的有效手段。同樣，多數情況下賣方已完全按合同規定的條款履行合同義務，但由于業主方不能如期支付設備款，使我方陷入極為被動的局面，因此必要時應考慮墊付部分設備款。
3.2.3 加強現場設備管理，嚴格履行設備入出庫制度
（1）做好前期庫房規劃
在項目初期，應根據本項目預采購設備內容，按不同的存儲要求如防塵、防雨、保暖等將其大體分類，并考慮到便于運輸、方便看管等因素，充分利用現場的現有條件，在設備到貨前建立庫房，并繪制項目現場庫房布置平面圖，同時應做好基礎工作，如成立管理機構、制訂工作程序、編制相應表格、了解具體設備存放要求等等。
（2）有序、高效做好庫房管理工作
設備到場后，在各方人員共同參與下，根據合同供貨范圍開箱詳細清點，并辦理設備及隨機資料移交手續。若發現缺件或質量問題，由采購人員立即通知設備供方解決。同時，庫房管理人員應根據隨機資料中規定的設備存儲要求，將該設備入庫妥善保管。對于隨機資料中無該設備存儲說明的，由采購人員向設備供方索取。
4 結束語
現場設備管理在整個項目運行過程中承上啟下，其對于及時發現供貨設備的缺件和質量問題；保持設備出廠狀態；保證設備安裝工作的順利開展；準確劃分設備供方、施工單位的責任都起著非常重要的作用。希望通過本文能增強設備采購人員的現場采購服務水平，激發學習采購管理知識的熱情，為我院工程總承包項目的不斷發展做出貢獻。
5 參考文獻
[1]劉伯才等：《工程項目管理實用手冊》，化學工業出版社，1998.10
中圖分類號：TP311.52
項目背景，信息技術在各個領域的廣泛運用和迅速普及，給傳統的管理機制和運行模式帶來了一場革命，依靠計算機網絡信息平臺處理事務、管理政務，已成為發展趨勢。隨著集團公司的不斷發展，對原材料的依賴程度越來越高，原材料的庫存、采購及時性、資金占用等問題日益突出。
研究意義，針對當前企業原材料采購周期長、庫存量高、運輸成本高等現狀，以提高原材料供應鏈的敏捷性和運作效率為目標，開發基于物聯網技術的原材料供應鏈管理系統，利用公司已有的局域網絡將分布在不同地域的多個應用系統聯接在一起，通過標準化的信息傳遞和管理機制實現多個部門互聯互通、資源共享，實現對信息流、物流、資金流的有效控制，提高工作效率、決策質量、調控能力、節約成本，進而提高企業的整體競爭力。
1 開發環境與開發技術
1.1 硬件環境
CPU：Intel Pentium 2.0 GHZ以上；
硬盤：80G以上；
內存：2G以上。
1.2 軟件環境
操作系統：Windows XP/Windows2003/Windows 7/Linux；
數據庫：ORACLE 11G；
開發工具：eclipse；
輔助開發工具：powerdesigner 12以上；
瀏覽器：IE6以上；
WEB服務器：tomcat6.0以上。
1.3 開發技術
本系統采用Java技術開發的，融合了STRUTS2、SPRING、IBATIS、JQUERY等主流開源技術框架。
2 系統架構
軟件的主要功能分為：計劃管理、合同管理、物流管理、庫存管理、結算管理，系統結構總圖如圖1：
3 系統功能設計
3.1 計劃管理
原料使用部門根據生產使用需要，編寫需求計劃，完成相應的審批后，提交給采購部門。采購部門根據需求計劃和技術部門的技術要求，積極尋求多元、穩定的供貨渠道，簽訂月度、季度、年度合同。
3.2 合同管理功能
合同管理主要實現了采購合同和運輸合同的管理工作。采購合同根據采購原料不同又分為礦石類、廢鋼類、焦炭類、生鐵類、合金類、耐材類、溶劑類合同；物流合同根據物流性質又分為港口合同、長協運輸合同、單簽運輸合同、貨物合同、保險合同。
原材料采購管理系統以合同為主線，所以合同是基礎。錄入合同時，根據選擇的合同類型自動加載相應的合同條款，實現合同的在線審核、打印，同時根據合同條款設定相應的結算規則，為后期自動結算提供數據支撐。
3.3 物流管理功能
物流管理主要實現了提貨指令管理、港口庫存管理、到港計劃管理、派船管理、外港取樣管理、報港上料管理。
對于承運方式是船運的，由采購部門發提貨指令，物流部門對發的提貨指令進行審核。對于供送到場的，系統根據提貨指令自動生成到港計劃，對于公司派船的，系統根據提貨指令自動生成外港庫存，物流部門再派船到外港把貨物拉回來，根據外港出庫數據自動生成到港計劃，同時質檢部門完成對外港貨物的取樣管理。報港處根據到港計劃和船戶的紙質單據進行報港上料，表示貨物到場。對于承運方式是車運的，報港處直接根據合同進行報港上料。質檢部門對到場的貨物進行取樣，計量部門對報港貨物進行計量，當計量數據、化驗數據都出來后，就可以入庫了。
3.4 庫存管理功能
在供應鏈管理系統中，庫存管理是一個重要環節，原料、設備、作業人員及作業流程，將直接影響到企業的成本、工作效率。庫存管理主要實現了入庫管理、出庫管理、庫存調整等功能。
為了準確管理原料庫存，原料堆場采用堆場化管理（類似備件的貨架號管理），通過標準化料場區域名稱、區域編號、堆場名稱、堆場編號，實時處理原料的進、出庫數據。原料報港后，要求指定原料的具體堆放場地，系統自動生成唯一的報港編號，計量系統調取報港編號，完成稱重，原料入庫時，根據報港編號調取稱重記錄進行入庫。原料出庫時，選擇相應的堆場記錄進行出庫，由庫存管理部門對出庫數據進行確認。當實際堆場與系統庫存出入較大時，庫存管理部門對原料進行庫存盤結工作。
3.5 結算管理功能
結算管理主要實現了采購結算、物流結算、發票管理、臺賬管理等功能。貫穿整個原料采購管理系統的是合同，原料入庫后，根據合同約定對入庫數據進行結算。檢化驗分內部檢化驗和外部檢化驗，內部檢化驗數據根據報港取樣獲得，外部檢化驗只能將紙質化驗數據輸入系統，系統根據合同約定自動完成扣款、扣噸計算，生成采購結算單、物流結算單。再根據采購結算單、物流結算單，生成發票入庫清單，同時要求填寫稅率、稅額、稅金，系統根據財務憑證模板，自動生成財務憑證拋財務系統。業務單位根據發票入庫清單生成供應商的往來臺賬信息。
3.6 接口管理
（1）OA系統接口。該接口主要完成對合同的審批動作。
（2）財務系統接口。該接口將生成的財務憑證拋財務。
4 結束語
如今鋼鐵企業已進入微利時代，原料采購管理系統的開發，加強了對原料的管理，提高了內部管理水平，為企業管理者提供了科學的決策依據，提高了企業競爭力，是典型的長業務流程ERP管理子系統。
參考文獻：
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關鍵詞：
醫療設備采購合同；合同生命周期管理；采購風險；采購成本
醫療設備采購合同管理是對醫療設備采購項目過程中涉及到合同的管理。醫療設備采購項目的過程是圍繞合同進行的，合同是作為買賣雙方之間的法律文件，是對雙方都具有約束力的協議。合同管理是一個過程，它保證合同按照一定標準履行，從而充分達到醫院（買方）和供應商（賣方）約定的合同目的。有效的合同管理是促進合同雙方當事人全面履行合同約定的義務，確保質量、工期、進度等目標實現的重要手段，最終促成采購項目的順利完成。
一、合同的定義：
1、合同又稱為契約、協議，是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。合同作為一種民事法律行為，是當事人協商一致的產物，是兩個以上的意思表示相一致的協議。只有當事人所作出的意思表示合法，合同才具有法律約束力。依法成立的合同從成立之日起生效，具有法律約束力。2、依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。狹義合同指一切民事合同。還有最狹義合同僅指民事合同中的債權合同?！吨腥A人民共和國民法通則》第85條：合同是當事人之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護?！吨腥A人民共和國合同法》第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。
二、醫療設備采購合同管理的意義
合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容；審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。合同管理要保證合同雙方認真履行各自的合同義務，還必須充分協調好雙方之間的合同行為，分清權責，在合同雙方建立起一種相互支持、相互促進、合作共贏的伙伴型關系。合同管理時應當遵循以下三個管理的原則：
1、誠信原則
即誠實信用原則，是指當事人在簽訂和執行合同時，應該講究誠實、恪守信用，以善意的方式履行合同規定的義務，不得規避法律和合同。這里包含著相互關聯的兩層意思：一是量力而行作出現實、可行的承諾；二是嚴格履行自己的承諾。在一般情況下，應該認為合同當事人在簽訂合同之前都認真閱讀和理解了合同文件，都明白該合同的各項條款的意義。一般應該認為雙方當事人在簽訂合同時都具有善意，遵循對等原則，不刻意添加隱瞞或故意疏漏合同條款。
2、公平原則
法律是維護公平的，維護在一定的社會歷史條件下，各公民、團體之間的公平。根據公平原則，顯失公平的合同條款是無效的，對合同進行解釋時，應該兼顧雙方當事人的權益。對合同文字的相互矛盾或其他缺陷，如果按合同約定的解釋順序和有關整體解釋慣例進行解釋后仍含糊不清，則可按不利于合同起草一方（業主）的原則進行解釋。在這種情況下，可以理解為業主故意使用了這種有歧義的詞句，因此他應承擔相應的責任。
3、效率原則
經濟合同其管理與實施當然受經濟學原理的約束。經濟學講究的是效率，及如何以盡量少的資源來達到既定的目標，或以既定的資源實現目標的最優化。在項目管理中，項目經理需要維護的是整個項目的效率，即實現項目質量、成本、進度、范圍等目標的綜合最優。根據效率原則，有時需要比較靈活地執行某些合同規定。需要特別強調的是，必須追求項目整體的效率，而不要片面追求某一方面的效率。由于項目各分目標的相互矛盾，某一個分目標的優化可能必須以另一個或幾個分目標的損害為代價。
三、合同生命周期管理在醫療設備合同管理中的應用
有效的合同管理是對項目采購實施過程中所發生的或所涉及到的采購合同的簽訂、履行、變更、索賠、爭議解決、終止與評價的全過程進行的管理。項目采購管理過程所涉及的各種活動構成了合同生命周期。通過對合同生命周期進行管理，在簽訂合同時仔細斟酌合同條款和條件的措詞，盡可能的回避或減輕某些可識別的項目風險，并采取一定的措施以保證項目有效的完成。蘇州大學附屬第二醫院在設備合同的管理過程中，著重做好設備購置的可行性論證。通過需求論證、效益論證和市場論證，為設備的引進和購置決策提供科學依據。合同在產生和完善過程中，做到科學、規范、嚴謹，發現誤差及時糾正。同時，合同管理人員積極做好溝通協調工作，確保環環緊扣，流程暢通，執行及時、準確、快捷。并且在設備合同生命周期管理過程中，重視了以下幾個環節：
3.1設備購置的可行性論證
（1）需求論證。即設備購置的必要性。臨床科室根據各自的功能特點，從滿足患者就醫的需要、醫療技術發展的需要、教學和科研的需要及與醫院等級和品牌相匹配的需要幾方面著眼，制定合理的設備購置計劃。（2）效益論證。引進設備前，醫院根據年度發展計劃及財務預算，結合醫院實際情況，對現有同類設備尤其是大型設備進行成本效益分析，以利于準確掌握設備的運行情況及需求度，避免醫療設備重復購置、設備閑置或使用率低等，造成資源浪費，為設備的引進和購置決策提供科學依據。（3）市場論證。在進行需求論證的同時，設備采購部門通過調研了解國內外市場行情，收集相關信息資料，引導科室開展業務。對確定購買的設備，設備采購部門必須對購買的設備進行綜合調研評估，如：使用科室、已知商家及歷史價格等，同時要求參加投標的商家提供全套資質證件及待購設備的主要用戶名單、業績，了解其市場份額占有率。經嚴格審核后，再在醫院領導牽頭下，組織相關科室主任、護士長和醫學專家、工程技術人員以及財務審計等相關人員共同進行醫療設備招標選型或商務談判，通過貨比三家，選擇性價比較高的商家，確保引進設備的功能先進、質量上乘、價格合理。
3.2設備購置合同的形成
（1）合同簽訂。醫療設備確定購置后，醫院和供應商簽訂經濟合同。合同上詳細注明購置設備的產地、品名、規格型號、配置清單、付款方式、安裝調試、技術培訓、質量保證及維修保養等條款。（2）合同交接。設備處將經使用科室認可，供應商和項目工程師、設備管理部門領導、院領導逐級簽署的合同定點存放，由專人編號、蓋合同章后進行分發。在合同交接過程中，注重細節，對合同交接的每個環節進行書面登記，謹防在交接過程中的遺失和誤差現象。（3）合同錄入。建立設備合同管理臺賬，及時錄入新的合同信息，以便于及時、便捷、準確、科學地查找和執行合同條款。及時按照固定資產編碼規則進行錄入固定資產管理系統，做到及時、準確，確保沒有疏漏。
3.3設備購置合同的執行管理
（1）設備驗收。設備送達指定地點，由相關人員和項目工程師共同進行到貨、安裝與技術驗收，列入《檢驗檢疫機構商品目錄》內的進口醫療設備需進行商檢，調試正常運行后，憑驗安裝驗收單和發票，錄入固定資產管理庫。（2）設備付款。合同付款嚴格按照合同條款執行，不拖欠款項也不在不具備付款條件的情況下預付合同款。（3）合同核對。為確保設備合同在執行過程中準確無誤，我們建立健全了查對制度，定期由設備處領導、固定資產管理人員和財務處等相關人員參與合同核對，要求賬實相符、合同條款有效執行，發現問題及時糾正。
3.4設備購置合同的收尾
合同收尾管理就是結束合同管理并結清賬目，結束合同工作和當事人之間的合同關系，進行采購審計并將有關資料收集存檔供未來使用，包括解決所有尚未了結的事項。采購結束后，未決爭議可能需要進入訴訟程序。合同收尾管理包含以下幾點：（1）財務結算退還質保金。（2）合同建檔設備購置合同及時歸檔。同時設備處對設備購置的申購報告、論證材料、訂購合同、驗收清單、設備資料(使用說明書、維修手冊及其它有關技術資料)一律登記、編號、建立索引、歸檔。（3）定期開展采購審計是對從計劃采購過程到管理采購過程的所有過程進行結構化審查。其目的是找出可供其它采購項目借鑒的成功經驗與失敗教訓。（4）根據合同實施過程的情況，總結合同管理的經驗教訓。
四、結束語
設備管理部門要加強合同管理意識，同臨床科室、資產管理部門以及法務部門積極合作，提高合同管理水平，通過規范的流程和完善的制度依法管理，實現對醫院設備采購合同的全生命周期管理。
參考文獻：
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調到云南兩個月了，一直跑市場，熟悉市場。前幾天打了個簡單的報告，根據市場的實際需求，希望做一個玻璃杯的搭贈活動。
申請非常簡單：在3月預算費用內，申請自購8A玻璃杯若干個、每個多少錢、合計多少錢、怎么搭贈、怎么使用、怎么報銷等等。根據經驗判斷，三、五天應該能批下來。
也許自己雜事多，主動跟蹤不夠，一晃17天過去了，翻開記事本，發覺這個玻璃杯搭贈活動10號應該開始了，才想起問問報告簽批件在哪里。給兄弟打電話，告訴我還沒批下來，我大喊：錘子得很!然后兄弟把沒簽完的OA給我看?？赐暌院?，我情緒很憤怒很生氣!
大區這邊，老大沒問題，駐派會計沒問題；到了中心管理部，也沒問題，當天就轉了，說明大家都當是簡單的申報。然后到了我們親愛的營運部，錘子了，復雜了，要按照經濟合同管理規定要求自購時招標，同時要請法律部簽署意見；忽然市場部簽訂一個意見，而且是拖了好多天，要設計標志，還要轉采購部簽署意見，再忽然就沒了下文，禮拜天又來了……
我就不明白，咋一個玻璃杯就引發這么多的部門提出這么多的規范和管理意見?!咋時間就這樣飛雞兒快的流逝?!
我突發奇想，是否各個部門應該這樣簽署：
銷售管理部意見：支持自購，請財務部，采購部審核費用是否妥當，請市場部提供自購玻璃杯標識，
市場部門意見：支持，我部標識××日發到大區營銷主管處；
營運部意見：同意大區自購意見，但需要招標，且需要與供應單位簽訂經濟合同；
采購部門意見：不同意自購，應該由我們從成都采購送往昆明；采購需要按照公司流程辦理，時間為兩個月，請大區將農村覆蓋活動時間推遲到5月。(或者意見：同意管理部意見，8A玻璃杯采購價格詢價咨詢后建議在×元/個內自購，總費用建議×元內)，
法律審計部意見：合同必須要簽，費用必須要核，采購最好統一……
財務部意見：同意采購部費用單價及總費用建議!請領導批示。
最后就是幾個老大同意……
現實是殘酷的，今天9號了，三八婦女節也過了，報告還沒批示下來；10號了，還“自購”個錘子!
通過這個事情，我相當自愧地進行了深刻反思，總結如下：
1 簡單的事情其實很不簡單，請示應該把各個部門關心的細節都要說清楚；
2 要隨時在辦公室與各個部門電話和QQ溝通、解釋和跟蹤，要主動催問流程到了哪里，責任在我在我還在我；
一、總則
第一條 為加強公司各項采購活動的管理和控制，結合《預算管理制度》的相關規定，經公司研究特制定本制度。
第二條 本制度所指的采購包括公司各項固定資產及其附屬設備的采購、車飾等商品采購、配件及其他材料采購、低值易耗品和辦公用品采購、各種廣告和展示設計采購。
第三條 公司所有的采購活動統一由公司的所指定的相關專業部門負責執行。具體規定為：
1、廣告和展示設計采購由行政部負責執行；
2、生產車間、辦公室物品由采購部負責執行；
3、電腦、軟件等電子信息設備的采購由行政部負責執行。
4、其他上述未包括的采購全部由行政部或其他公司另行指定部門負責執行。
第四條 單項（含綜合項目采購，整車和配件采購及整車供應商指定的采購除外）采購金額超過10萬元的采購項目，應由相應的采購部門會同有關采購需求部門、財務部、審計部和總經辦舉行采購聽證會或合同評審會，采購部門應在會前準備好充足的資料，如項目方案介紹，供應商詢價記錄或招投標情況，各供應商優惠辦法，性價比意見書，其它相關資料等。
第五條 本制度采購管理主要指采購預算管理、采購詢價管理、采購合同管理、采購入庫和付款、供應商評審等幾個重大方
二、采購詢價管理
第六條 采購部門接到批準的采購申請單后，優先到公司指定的供應商處購買，如指定供應商無貨供應時，必須進行多方比價，1千元以上的物品，貨比三家，作好市場詢價記錄（市場詢價記錄表附后），擇優擇廉購買，同時保管好《市場詢價記錄表》以供以后參考和審核，保管期限為一年。
第七條 審計部和財務部定期或不定期聯合進行市場信息調查，作好市場信息調查記錄（記錄表附后），對前期購買活動進行評審，做好評審工作總結，報總經理參考。
第八條 定期評審分為季度評審、半年度評審、年終評審。不定期評審可以根據工作需要，由總經理或審計總監決定。
三、采購合同管理
第九條 采購價格選定后，采購商品單位價格在5000元以上或采購合同金額在5000元以上的或有經常供貨行為的（一年內有3次以上）必須與供應商簽訂采購合同，廣告、展示設計采購必須與供應商簽訂合同。
第十條 采購合同必須進行合同評審會簽，各職能部門對合同的內容和條款逐一進行審查，各職能部門負責人對合同進行聯合會簽，并對會簽結果負責。只有經過會簽同意的合同才能加蓋公司的合同專用章或公章。
第十一條 參加合同會簽的職能部門：總經理、審計總監、財務部、行政部。合同會簽的經辦人為相關采購責任部門。
第十二條 采購合同的保管：采購合同原件由采購責任部門保管，留復印件在財務部備案，合同原件保管時限為3年。
第十三條 采購合同條款的執行跟蹤：日常跟蹤由采購責任部門負責，審計部對合同條款的執行進行定期和不定期的審計。
第十四條 供應商給予公司現金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映。嚴禁采購人員私自收取或索要供應商回扣、傭金等，一經查明發現將由公司視具體情況給予責任人開除、降職或其他行政處罰。
四、采購入庫和付款
第十五條 屬于固定資產的（單位價值在2000元以上，使用期限在一年以上），必須辦理固定資產驗收手續（附固定資產驗收單格式），驗收合格才能入庫。
第十六條 屬于公司商品、原材料（車飾精品、配件、車間輔料等）的必須辦理入庫手續，認真填寫入庫單，倉管員對入庫數量負責，月末盤虧時需進行賠償。
第十七條 辦公用品和其他不需入庫的零星物料（數量在5個以下金額在10元以下且不屬公司商品、原材料的物料），必須有兩人以上在送貨單或發票上簽名確認。
第十八條 采購金額超過50元的，必須取得合法的發票，盡量取得增值稅專用發票。
第十九條 付款注意事項：固定資產付款必須附上發票、合同復印件、《固定資產驗收單》；公司商品付款須附上發票、入庫單；未簽訂采購合同的須附上〈〈市場詢價記錄表〉〉，否則財務部不得付款。廣告、展示設計付款時必須附上合同
五、供應商評審
第二十條 每年年初，由審計部組織，對上年度的各類供應商進行評審，對價格高、服務差的供應商進行淘汰替換。列出合格供應商名錄。
第二十一條 評審委員會的組成：行政部負責人、售后服務部負責人、財務負責人、審計總監、總經理共五人組成。
如何執行制度
如何執行制度？如何才能執行好各項制度？這是跟企業內部各層管理密不可分的一個重大問題。所謂制，乃束縛、制約；度即量體裁衣，針對各種不良病癥所下的藥。制度下來沒有人執行是何原因？細追究，原來制度是要制約某些人的行為。為什么要制約這些行為呢？因為某些人的這類行為從企業整體角度上說，影響了大多數人的利益，也損害了企業的利益，所以我們要制訂這些東西約束一些行為的產生。假如我們的管理為了不得罪某些人，把企業的利益和制度放在一邊，這樣，企業的制度形同虛設，也就沒有起到實際的作用，失去了它所產生的意義了。所以對主管的工作考核很重要。
有一則管理案例上講過一個故事，大意是這樣：一歐洲人販到非洲販運黑人前往澳洲做苦力，商議給船主運一個人給五十美金。人販一次性買了二百個黑人，可是到達澳洲后，二百個黑人死了大半，原來船主為了獲得更大的利益，每日克扣黑人的伙食，結果在運輸的途中，二百人餓死了大半。得知原因后，人販決定增加船主的運費，于是運一個黑人的費用從五十上升到了一百?？墒?，人販發現，即使這樣，船主仍要克扣黑人伙食，餓死的黑人有增無減。后來，人販想到了一條好主意，他和船主談定，運送一批黑人到澳洲，到岸后按照人頭付錢給船主，每運送一個給一百二十元。后來，人販發現這種方法非常好。原來船主為了提高黑人到岸的成活率，不敢克扣黑人伙食，所以到岸后的黑人成活率好高，二百個人只有一兩個因不適環境而病倒，幾乎沒有死亡的現象了。
故事中，人販再三通過增加費用來提高黑人的到岸成活率，而他前兩次所用的方法（或制度）沒有造成對船主自身利益有沖突，所以他的方法不起作用。第三次，人販采取了與船主有責任和利益相關連的辦法，結果取得了突破性的成功。
同理，如果企業的制度與管理方法沒有同管理者個人利益進行沖突時，出于人性的自私本能，許多管理者是以個人利益為前提，而至公司利益于不顧。
假如我們的管理制度的執行放在各級層管理利益息息相關的立場，那么我相信，執行力度不嚴或沒有執行力度的現象是會慢慢減少的。
一個制度的形成大致如下：
