時間：2023-08-04 09:19:25
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機關干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關部門在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經歷、社會關系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據。
一、干部人事檔案的重要作用
（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業技術人才的重要依據。組織、人事部門負責對干部進行培養任用，選拔、輸送干部和專業技術人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現，對擬提拔、輸送的干部進行全面分析，權衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發揮每個干部的積極性，建立一支高素質的干部隊伍。
（二）人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當時干部工作情況、參加各項政治、經濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據。從其形勢看，它保留著真切的歷史標記，如當事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認可的機關印信等，它是個人歷史和現實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現待遇、糾正錯誤、調整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。
（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當時社會經濟、文化、思想理論等建設情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。
二、干部人事檔案管理現狀
（一）工作人員兼職現象較多，責任意識淡薄。機關干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內容較多，造成檔案工作者責任意識不強，使機關干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。
（二）領導重視不夠，人員流動性較大?；鶎訌氖聶C關干部人事檔案管理工作人員多數為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內容較多，平時工作任務繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務服務方面工作業績比較突出，職務升遷較快，造成人員調動頻繁，使人事檔案工作者的業務水平始終處于初級階段。再加上部門領導對檔案工作指導較少，業務培訓工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業務知識，干部人事檔案管理工作較落后。
（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規章制度。多數機關及事業基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規范的管理標準，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。
三、加強干部人事檔案工作管理的建議
（一）提高認識，加強領導。首先，單位領導要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，從嚴監督，嚴把歸檔材料質量關，發現問題及時解決。
（二）穩定檔案干部隊伍，加強工作人員業務培訓。專職干部人事檔案管理工作成績小，職務晉升慢，直接影響到檔案工作質量。因此部門領導要提高對穩定檔案隊伍重要性的認識，配備必要的合格的人事干部檔案管理人員，科學設置職務、職稱，調動管理人員工作積極性，鼓勵干部人事檔案管理工作者終身從事干部人事檔案管理工作，以保證干部人事檔案管理工作的相對穩定。對新上崗人員及在崗人員每年度進行定期培訓，不斷更新知識結構，精通專業知識，熟練掌握電腦知識和操作技能，不嗍視工作的新需要，向現代化邁進，使人事干部檔案管理工作與時俱進。要不斷強化干部人事檔案管理人員的自身素質，使之樹立強烈的事業心，責任心和政治責任感，以高度負責的態度，投入到干部人事檔案管理工作中
機關干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關部門在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經歷、社會關系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據。
一、干部人事檔案的重要作用
（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業技術人才的重要依據。組織、人事部門負責對干部進行培養任用，選拔、輸送干部和專業技術人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現，對擬提拔、輸送的干部進行全面分析，權衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發揮每個干部的積極性，建立一支高素質的干部隊伍。
（二）人事檔案是澄清問題，維護個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當時干部工作情況、參加各項政治、經濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據。從其形勢看，它保留著真切的歷史標記，如當事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認可的機關印信等，它是個人歷史和現實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現待遇、糾正錯誤、調整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。
（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當時社會經濟、文化、思想理論等建設情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。
二、干部人事檔案管理現狀
（一）工作人員兼職現象較多，責任意識淡薄。機關干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內容較多，造成檔案工作者責任意識不強，使機關干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業務規范整理檔案，更不善于學習現代化管理手段。
（二）領導重視不夠，人員流動性較大。基層從事機關干部人事檔案管理工作人員多數為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內容較多，平時工作任務繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務服務方面工作業績比較突出，職務升遷較快，造成人員調動頻繁，使人事檔案工作者的業務水平始終處于初級階段。再加上部門領導對檔案工作指導較少，業務培訓工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業務知識，干部人事檔案管理工作較落后。
（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規章制度。多數機關及事業基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規范的管理標準，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。
三、加強干部人事檔案工作管理的建議
（一）提高認識，加強領導。首先，單位領導要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，從嚴監督，嚴把歸檔材料質量關，發現問題及時解決。
做好教育系統干部人事檔案的收集與管理工作，能夠更好的發揮出檔案的作用。對于教育系統干部人事檔案工作而言，在收集、整理、分類和保管材料信息時，要堅持科學的原則與方法，確保為組織人事工作提供更好的服務。隨著我國教育事業的發展，教育系統檔案管理規模逐步擴大，現階段檔案管理方式已經無法滿足工作需要，應積極探索更有效的檔案管理方法，這在實現教育系統干部人事管理水平上意義重大。
一、加強教育系統干部人事檔案管理的重要性
（一）提供可靠的決策依據。在教育系統管理中，干部人事檔案有著導向與聯接作用。干部人事檔案作為教育系統檔案中的一部分，是教育系統干部管理資料的重點內容，能夠為教育系統干部人事制度改革、干部教師隊伍建設等提供參考資料，并讓上級部門在制定對教育系統干部人事工作決策時，有一個可靠的依據與材料。
（二）準確記錄教師情況。教育系統干部人事資料中對每位教師的個人簡歷、專業結構、技術考核、進修情況、教學評估和科研授獎等情況進行記錄。能夠將每位教師工作業績、學術水平和業務能力等情況全面、真實和完整的反映出來。
（三）提高對教師的管理水平。做好教育系統干部人事檔案工作，能夠促進對教師管理水平的提升。培養更多符合我國經濟建設需求的人才是教育系統的主要目標，教育系統教學改革涉及的范圍和內容很大。從整體上看，教師作為教學中的主導因素，其素質與水平關系到實際教學質量，甚至直接影響了人才培養的質量。因此，教育系統干部人事檔案在教師隊伍的建設與管理中作用巨大。
（四）約束廣大教職工行為。在教育系統干部人事檔案管理中，準確記載了每位干部的社會關系、歷史表現和現實表現，在單位組織人事部門存放保管這些材料，能夠讓全體教職工對組織人事部門產生強烈的信任感與歸屬感，讓廣大教職工受到一種無形力量的約束，讓他們為教育系統穩定和諧發展作出更大的貢獻，這樣能夠保證教育系統各項管理工作正在開展。
二、教育系統干部人事檔案管理中存在的不足
（一）檔案意識薄弱。從現階段教育系統干部人事檔案管理情況來看，檔案意識普遍不強，在很大程度上忽視了干部人事檔案管理工作。并且很少投入足夠的財力、人力和物力，導致在干部檔案管理中專職檔案人員配備不足，培養力度不夠。
（二）隊伍專業化程度低。目前，教育系統干部人事檔案管理隊伍老齡化問題嚴重，專業的檔案管理人員很少，缺少必要的配備。并且現有檔案管理人員理論知識不夠，基本技能不扎實，不能形成一支綜合素質較高的專業檔案管理人才隊伍，這不利于教育系統干部人事檔案管理工作的發展。
（三）管理方式陳舊。在教育系統干部人事檔案管理中，至今仍然采用以手工為主的管理方式，在提供與利用檔案時，主要為紙質的實體檔案，工作效率不高，不利于檔案的查找、借閱，服務方式落后。此外，還普遍存在著重管理、輕利用的情況，導致檔案在組織、人事和檔案管理人員中封閉運行。雖然一些地方運用了計算機，但也只是簡單制作了檔案索引工具和檔案目錄數據庫，干部人事檔案信息化程度不高。近年來計算機網絡技術發展很快，必須要對干部人事檔案管理方式作出改變，提升檔案利用率，這是社會發展的必然要求。
（四）檔案收集不及時。在教育系統中，干部人事檔案管理制度不夠完善，未能明確具體的崗位職責，制定的規章制度不夠科學和系統，管理制度十分落后。此外，干部人事檔案收集途徑很少，檔案管理人員缺乏主動收集材料的意識，導致沒有較好的對干部簡歷材料、個人科研學術水平材料等進行收集歸檔。
（五）檔案整理不到位。對干部人事檔案而言，很多時候鑒別審查不到位，造成大量檔案材料失真，檔案真實性不高。在發現檔案材料缺失后，沒有及時進行補全，對檔案的完整性帶來了損害。這些問題的存在，主要是沒有貫徹落實干部人事檔案管理制度，缺少相應的崗位責任制。
三、提升教育系統干部人事檔案管理質量的措施
（一）加大檔案管理人才培養。隨著計算機網絡技術的普及，對教育系統干部人事檔案提出了更高的要求，檔案管理人員素質的高低，直接關系著檔案管理工作的質量。所以，作為干部人事檔案管理人員，要實事求是，加強學習，積累更多專業知識，努力提升自身綜合能力，滿足現階段干部人事檔案管理工作的要求。此外，檔案管理人員還要加強計算機網絡知識的學習，掌握更多現代化技術，讓自己成為復合型人才，以此實現檔案管理水平的提高。
（二）完善檔案管理責任制度。要抓好材料入口關，建立健全的干部人事檔案收集工作的協調機制，建立完善的相關部門工作聯系制度和情況通報制度，讓檔案材料更加準確、真實和規范。要加大對重點環節的制度執行力度，把好檔案審核、傳遞和利用等重點環節，對于發現的問題要及時采取解決措施，讓干部人事檔案材料更加準確和真實。因此，通過完善檔案管理職責制度，才能確保檔案管理工作取得實效。
（三）建立競爭上崗制度。由現階段教育系統干部人事檔案管理情況來看，很多檔案管理人員缺少了足夠的檔案專業知識，年齡普遍偏大，并且一些檔案管理人員文化水平很低，這些都是需要解決的問題。因此，要加大對這些檔案管理人員的教育培養，并選拔一批年輕的專業檔案管理人才，要將思想覺悟高、業務能力強的檔案管理人才充實到教育系統干部人事檔案管理隊伍中。只有這樣，才能為教育系統干部人事檔案管理工作奠定人才基礎。
（四）建立干部人事檔案網上審批制度。根據干部人事檔案的管理權限和查詢內容，由組織或人事等管理部門對干部人事檔案實行網上審批，避免浪費人力、物力和財力，實現網上辦公。并加大對計算機網絡技術的運用，建立干部人事檔案信息數據庫，在信息庫中錄入教職工的工作履歷、學歷學位、職稱、獎懲、專業、學術水平和研究方向等內容，實現個人基本信息的網上查詢與微機檢索，這樣能夠為教育系統干部人事工作提供更加高效的服務，實現干部人事檔案管理質量的提升。
（五）建立經費投入制度。在教育系統干部人事檔案管理中，需要有足夠的資金作為保障，這是開展檔案管理工作的前提。因此，要重視干部人事檔案管理工作，爭取投入更多的資金，讓干部人事檔案管理工作有足夠的基礎建設和人員培訓經費，以此推動干部人事檔案的信息化和現代化建設。同時，還要改善干部人事檔案工作環境，購置計算機、溫濕度器等現代化技術設備，并建立微機檔案管理系統，利用計算機實現對檔案信息的存儲、傳遞和檢索。
四、結語
總之，干部人事檔案管理工作有著極強的技術性和專業性，因此需要進一步完善，加強創新，改變原有的思路與模式，形成一套新的檔案思想與觀念，只有這樣，才能促進檔案事業發展，才能為教育系統各項工作和組織人事提供更好的服務，并不斷推動教育系統干部人事檔案管理工作邁上新的臺階。
參考文獻：
[1]賈雪燕.關于如何提升人事檔案管理功能的分析[J].黑龍江史志，2014（03）:126~127.
（一）制度不到位，檔案材料的歸檔缺乏必要的約束
由于我國檔案法律服務工作起步晚，可借鑒的經驗不多，基本上處于探索階段，所以在操作過程中還存在一些問題：檔案觀念淡薄、人民群眾對于檔案的認識還處于一種模糊狀態，加之經費有限使得宣傳無力，檔案立法只好臨淵羨魚。
（二）對干部人事檔案管理工作的重要性認識不夠
長期以來，一些領導對干部人事檔案的重要性存在片面的認識，認為它是一項默默無聞的工作，出不了驚天動地的政績，能應付辦事就行了。一些檔案管理人員也不具備強烈的檔案使用意識，僅僅是“充當保管”的角色，嚴重影響了干部人事檔案管理水平。
（三）檔案歸檔不及時，材料收集不全，造成檔案材料的流失
收集人事檔案材料、補充人事檔案內容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項日常性的工作。各單位政工人事干部變動頻繁，沒有專門的檔案專業人士管理人事檔案，很多代管人事檔案的干部并不知道干部人事檔案的工作程序，沒有及時收集到應存入干部個人檔案的材料，影響了干部人事檔案的連續性。
（四）鑒別不準確，損害了干部人事檔案的真實性
檔案的鑒別工作政策性很強，必須遵循“取之有據，舍之有理”的原則。取之有據是指歸入人事檔案材料要有依據，符合上級的有關規定。舍之有理，是指決定剔除的材料，要有足夠的理由，尤其是準備銷毀的材料，更須十分謹慎，不能武斷草率。有些干部人事檔案，把不該歸檔的材料也收集進來，影響了對干部的真實評價。
（五）檔案工作者自身不夠重視
檔案工作是一項業務性很強的工作，做好干部人事檔案的管理，檔案人員既要有一定的檔案專業知識，更重要的是要有責任心。但是有的檔案管理人員責任心不強、思想素質不夠高，未經過培訓就上了崗，對于自己分管的檔案工作兼而不做或是沉不下心來，無心做好檔案工作，這樣使得檔案工作擱淺。
二、做好干部檔案工作的建議
（一）加強領導，增強檔案意識
加強領導是搞好干部人事檔案工作的關鍵，干部人事檔案工作的好壞，關鍵取決于領導的重視程度。各級領導應充分認識到人事檔案工作的重要性，并把檔案工作列入議事日程，給予檔案工作各方面的支持。一是從人員配置上保證專職專用，保證管理人員安心工作，盡職盡責；二是從經費上保證投入，檔案工作需要的經費都給予支持，保證硬件設備符合達標要求；三是幫助解決干部人事檔案工作中遇到的困難和問題，為人事檔案管理工作的順利開展提供有力保證。
（二）加強宣傳，進一步提高人們對干部人事檔案工作的認識
干部人事檔案意識是人們對人事檔案和人事檔案工作了解的程度和認識的水平，關系每個干部的切身利益和政治前途。要加強宣傳，使各級領導和干部人事檔案工作人員充分認識到這項工作的重要性，把干部人事檔案工作上升到政治的高度，具體負責地抓好、落實好。
（三）建立健全各項制度，確保干部人事檔案的歸檔率
干部人事檔案的流失，在很大程度上是因為歸檔不及時。要制定專門的干部人事檔案歸檔制度，要在適當的時間統一進行清理、催收，以保證人事干部檔案材料的歸檔率達到100%。
（四）做好業務培訓，提高政工人事干部的整體水平
做好干部人事檔案管理工作，必須要安排在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面過硬的檔案管理人員。組織人事部門要定期對檔案管理人員進行業務培訓，讓其明確干部人事檔案的歸檔范圍、具體操作程序，一是建立定期培訓制度。采取舉辦培訓班、到上級管檔單位跟班學習等形式，不斷提高檔案管理人員水平。對新接手的干部檔案管理人員要求培訓才能上崗。二是建立定期指導制度。管檔單位每年要深入基層指導工作，幫助基層單位人事檔案管理上存在的困難，對存在的問題進行糾正。三是建立工作移交制度。新、老干部檔案管理員工作移交時，要履行交接手續，原干部檔案管理人員要負責處理好手上遺留的工作，使新接手工作的檔案管理人員能更進一步地做好工作。
（五）加強現代化管理，建立干部人事檔案信息網絡管理系統
當今處于信息化時代，干部人事檔案管理的現代化己提上日程。因此，領導和工作人員，要跟形勢的需要，就必需更新觀念，深入進行檔案管理工作的改革，更好地跟上干部人事檔案工作的飛速發展。
三、新形勢下做好干部人事檔案管理工作具有現實意義
（一）有利于發揮干部人事檔案在選用干部上的基礎作用
選拔使用干部，關鍵是知人善任。干部人事檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個重要依據，維護更新干部信息及時，保證信息的真實可靠，就能為組織上準確選人用人提供重要依據。
（二）在日常工作中，常會碰到年齡、工齡、學歷和待遇等方面的問題，不少都比較棘手
干部檔案的服務效應主要體現在能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據歷次任職憑證、工資變動憑證、黨團關系憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、房屋公證、解決老干部待遇、機構人事改革等提供有價值的服務。
1、 管檔體制逐步理順、檔案管理工作日益規范
隨著全國干部人事檔案“集中升級達標活動” 的啟動，各高校組織人事部門嚴格按照有關要求，專門下發文件進行指導，根據干部管理權限和便于干部人事檔案建設的原則，對管檔體制進行了適當調整，進一步理順管理體制，規范了干部檔案管理工作。
2、 基礎設施建設力度加大、檔案硬件建設明顯改善
硬件設施建設是檔案保管保護的基礎條件，在干部人事檔案達標工作的帶動和促進下，各級管檔單位紛紛將檔案工作經費納入財政預算，積極爭取和自籌資金，配置必要的保管保護設備，極大地改善了干部檔案的保管保護和工作條件。
3、 管檔人員培訓加強，人員素質明顯提高
為確保高質量完成干部人事檔案目標管理升級達標工作，各級管檔部門在原有基礎上，加大了培訓力度，豐富了培訓方式，進一步提高了各級組織人事部門干部人事檔案工作業務骨干的業務素質，為高標準、高質量做好干部人事檔案升級達標工作提供了人才保障。
4、 檔案內容建設不斷完善、干部檔案質量明顯提高
為順利推進干部人事檔案達標工作，各級管檔單位緊緊圍繞內容建設這一核心，逐步將檔案工作重心從偏重檔案整理向充實完善檔案內容轉移，通過采取上門收集、定時收集、集中收集、跟蹤收集等多種方式，把真實反映干部德、能、勤、績等方面情況的材料收集齊全。同時嚴格按照相關要求，對干部的“三齡一歷”進行了審核認定，有效維護了干部檔案的真實性、嚴肅性和完整性，進一步提高了干部人事檔案的利用價值。
二、高校干部人事檔案管理工作存在的主要問題
1、 對于干部人事檔案工作的重要性認識不夠
由于干部人事檔案工作短時間內難以出成績，工作的重要性不容易顯現，人們往往認為干部人事檔案部門僅僅是存放檔案實體、有足夠的庫房和具備基本操作能力的檔案保管人員的保管機構，干部人事檔案管理工作只是對一些資料的簡單整理、歸檔和保存。因此，很多高校很少過問干部人事檔案管理工作，甚至在年初工作計劃和年終工作總結中都很少提及，對干部人事檔案工作的業務建設、機構設置、人員配備、庫房建設、資金投入等問題不研究、不考慮、不解決，使得干部人事檔案工作進展緩慢、困難重重。由于不夠重視，致使高校干部人事檔案管理工作長期處于被忽視的地位，不僅相關的規章制度建立很難落實，軟硬件配套設施和人員結構也很不完善。
2、 人事檔案管理制度不健全
高校干部人事檔案管理工作制度不健全、不完善是當前高校普遍存在的問題。由于缺乏檔案收集、及時整理、安全保管、提供利用等方面嚴格的規章制度，很多高校存在檔案材料的收集渠道不暢、本該及時歸檔的材料沒有及時歸檔、造成檔案材料收集不完整、部分檔案材料填寫隨意等諸多問題。即便很多高校建立了相關管理制度，但由于在實際工作中落實不到位，在查借閱和傳遞干部人事檔案的過程中，也存在著不出具介紹信函、不登記查借閱手續、不按要求轉遞人事檔案、不及時回復回執單等現象。
3、缺乏高素質的復合型人才
干部人事檔案工作的專業性和業務性都比較強，要求管理人員要具備檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、利用等各方面的專業知識。目前，大多數從事干部人事檔案管理工作的都沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對干部人事檔案管理工作的重要性認識不足、對干部人事檔案管理工作的具體要求和專業技能也不夠熟練。而且很大一部分的干部人事檔案管理人員都身兼數職，對干部人事檔案工作精力投入不足，一定程度上影響了干部人事檔案管理的質量。
4、人事檔案管理信息化程度不高
目前，很多高校的干部人事檔案載體仍以紙質材料為主，管理方式主要還是以傳統手工操作為主，計算機技術在人事檔案管理中運用還非常不充分。由于不夠重視，管理人員配備數量不足并且往往身兼數職，使得檔案管理人員整天忙于材料的收集、整理、裝訂、入卷等大量簡單、重復的手工操作。而對于卷內信息的編研和利用非常薄弱。資料檢索等工作基本上還是采用手工操作，加之干部人事檔案的保密程度要求較高，要實現安全的無紙化閱檔還很有難度，這種傳統的干部人事管理不僅效率不高，也不利于檔案的深層次管理和有效利用。
三、進一步提高高校干部人事檔案管理工作的對策
1、增強對高校干部人事檔案管理工作重要性的意識
干部人事檔案管理部門要積極主動向主管領導匯報，以增進領導對干部人事檔案工作的了解和認識，爭取其對干部人事檔案工作的重視和進一步的支持。同時，要注意人事檔案工作不是由檔案管理部門單獨就能做好的，因為歸檔材料本身來源于很多部門和個人，必須得到相關業務部門和個人的支持與配合，才能把干部人事檔案管理工作做好。因此，要注意不定期的對干部人事檔案的主要利用部門和相關提供者進行積極有效的溝通與宣傳，及早發現并及時完善本校干部人事檔案管理制度中的不足，從源頭上杜絕歸檔材料不規范、無法裝訂或損壞入檔材料等問題的發生。
2、不斷完善人事檔案管理機制
隨著干部人事檔案達標工作的深入推進，部分舊的規章制度已經不能適應新形勢下干部人事檔案管理工作發展的要求，需要及時修訂與完善。如收集與移交制度，應當根據學校和個人的發展變化及時調整和明確收集與移交的范圍、收集與移交的時間以及相應的移交手續，以便各部門在日常工作中形成的屬于人事檔案歸檔范圍的檔案材料都能夠及時地收集并移交給干部人事檔案管理部門。
3、加強業務學習與培訓，提高管理人員整體素質
作為利用制度的直接貫徹執行者，擔負利用服務工作的檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，他們對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任，因此必須要有正確的世界觀、人生觀和價值觀，要有樂于奉獻和吃苦耐勞的精神，要有高度的保密意識，要有嚴謹的工作作風以及良好的職業道德，特別注意“無形”存儲在頭腦中的秘密泄露。除加強檔案管理人員自身素質外，各高校檔案管理部門也應通過支持、鼓勵檔案管理人員參加職稱評聘、集中培訓等多種形式，為干部檔案管理人員提供學習和提升的機會，使干部人事檔案工作基礎得到進一步加強，檔案管理工作日益規范。
4、不斷完善高校干部人事檔案材料管理工作
隨著高校干部人事制度改革的深入，高校干部人事部門在進行干部任免、考察、年度考核、學歷認定、聘任、專業技術職務晉升等過程中，不斷增添需要入檔的材料，給干部人事檔案材料的收集帶來很多挑戰。干部人事檔案管理人員必須及時將收集到的與干部人事檔案有關的各種材料，仔細鑒別、認真整理，對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門，要做到歸檔有憑有據、有條有理，確保材料的轉進、轉出手續完備，確保材料的完整性、真實性、準確性和連續性。
5、加強干部人事檔案管理的信息化建設和網絡建設
一、干部人事檔案信息化的基礎：充分認識人事檔案的重要性
現有檔案對于個人經歷的記錄內容，主要局限于在學校或單位的表現和政治評價，對反映人才的能力、特長等內容，特別是涉及養老保險、醫療保險、失業保險等方面內容是非常貧乏的。過去很長一段時期以來，人事檔案是組織部門考察了解干部的工具，可在新時期，人事檔案不足以成為用人單位選拔和使用人才的依據，因此在人們心目中的概念和地位都產生了巨大變化，不再那么神秘與高貴，還原為存檔人的個人履歷和表現的歷史記錄。因為，當今社會是日漸注重個人能力的社會，人事檔案的作用正在弱化，但檔案在某些事務上仍具有重要的作用。如辦理社會保險、失業保險等，無論是在原單位供職的人還是辭職者，在交納養老保險和退休后保險金發放時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都是主要依據。再有職稱評定，婚育證明，轉正定級，政審等有關證明時，都需要人事檔案。盡管檔案的功能正在淡化，但可以肯定的是，檔案制度不會取消，因此，檔案觀念也決不能弱化。
二、干部人事檔案信息化的原則：揭去神秘面紗，適度透明與開放
現有的人事檔案管理制度存在嚴重的信息不對稱：個人人事檔案對本人保密。不管這種做法存在怎樣的歷史原因，都帶有強烈的““色彩，與現代管理的“以民為本”的施政方針有很大的出入，也是造成現有的人事檔案管理制度的社會效用不足的根本原因。因此，在新時期中，將干部人事檔案信息化，就顯得尤為急迫。將現有的人事檔案管理制度合理改革，揭去神秘面紗，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能使現有制度的即得利益者在公共平臺上實現共贏。
三、干部人事檔案信息化的方向：模式創新
（一）由宏觀指導向微觀信息化指導轉變
通過多次調研與主座談，找出共性問題，協同多年人事干部和信息建設的具體實操人員召開會議，要區別不同情況，找出共性問題，確定干部人事檔案電子數據庫的各種分支結構。然后從上到下，集中培訓進行干部人事檔案信息化業務指導，培訓電子數據庫的統計搜索，統一信息化的檔案行為。借助外力，緊緊抓住行業主管部門，充分發揮主管部門對其下屬單位開展指導的職能。
（二）由傳統指導向現代化指導轉變
信息時代就需要信息化的指導。上級人事主管部門有責任對下級人事部門進行干部人事檔案信息化的業務指導。要打破傳統的手工作坊式指導，利用現代技術手段進行電子數據庫指導，如PPT、電子郵件、網頁更新、網頁通知、電話會議、網絡互動等等。
（三）變普遍指導為重點指導
抓住干部人事檔案信息化典型，帶動全局，開展人事檔案目標管理和等級認定單位，樹立先進。針對各地的不同情況，有側重點地進行指導；還可以采取定期舉辦業務培訓班，研討班，檢查評比，督辦，制發業務性文件，匯編資料等多種途徑進行指導。
四、干部人事檔案信息化的命脈：加強操作，繼續開拓創新領域
（一）實現人事檔案的網絡化管理
要將人事檔案管理的重心從實體管理轉移到網絡信息化管理上，充分利用計算機建立不同類型的人事檔案數據庫，建立一個以干部人事檔案信息為基礎的干部人事電子信息系統。這個系統的初步要求是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機處理，網絡化管理。實現計算機對人事檔案的完整，準確和動態，立體管理，通過網絡全面服務于民生。
（二）加強業務人員的實操培訓
培訓干部人事檔案工作人員，持證上崗，考取國家承認的人力資源師，能處理建庫，信息安全管理等方面的技術障礙，能很快的掌握先進的干部人事檔案信息安全保障技術（包括數字簽名，CA認證，防火墻）設備合理安全的訪問權限，防止干部人事檔案信息的破壞，失密和盜竊。同時還要求從業人員熟悉各種辦公軟件，會使用經過OFFICE處理過的人事檔案。有些特殊的人事檔案都是通過特定的軟件或儀器利用電子信息處理技術來完成保存、分類和使用的。如PPT、BMP等，這就要求干部人事檔案實操人員不僅能熟練掌握關于收集、文件整理、分類、鑒定、保管外，還要掌握運行和操作人事檔案管理軟件的功能。利用強大的圖文處理功能，掃描人事照片設備的批量信息輸入功能，多媒體技術的音像視聽功能等。
檔案內容的真實準確是干部人事檔案的生命和價值所在。為確保干部人事檔案信息準確，我們建立了一套嚴格的審核制度，對不符合政策規定的學歷、出生時間、參加工作時間等，依照有關規定給予重新認定；對符合標準的，填寫驗收卡，經審核人簽字后入庫，切實做到干部檔案內容完整、分類準確、目錄工整、查閱方便。
（二）嚴把收集鑒別關
堅持定期收集和日常催收相結合，對年度考核、專業技術任職、獎勵等形成時間相對固定的材料，做到事前安排、事中指導、事后催要，定期集中收集；對新形成的檔案材料，堅持隨形成、隨辦結、隨歸檔，確保各類檔案材料即時歸檔、隨時整理，進一步健全了干部人事檔案材料收集的長效機制。為確保干部檔案精煉、翔實，對收集到的每份材料都一一進行仔細鑒別，對不該歸檔的堅決退回，不符合要求的一律拒收，對缺漏的及時催交。
（三）嚴把規范管理關
我們堅持以制度管人，以制度管檔案，將安全保密、查閱借閱、檔案轉遞等八項制度全部上墻，建立了《查（借）閱干部檔案登記簿》、《檔案轉遞登記簿》、《檔案材料銷毀登記簿》、《接收檔案登記簿》、《收、發檔案材料登記簿》等臺帳。為嚴肅紀律，我們實行“五不查”、“三不轉”制度，即：無《干部檔案查閱審批表》不準查、非正式黨員不準查，本人不準查，未經批準不準查，涉及親屬不準查；個人帶檔不轉，沒有調函不轉，接收單位不明不轉。這些制度實施以來，有效地規范了檔案查借轉遞工作，沒有發生一起泄密、涂改和丟失檔案的事件。加強干部人事檔案管理的目的，是為了充分利用干部人事檔案。為此，我們進一步創新服務手段，拓寬服務領域，通過強化服務來促進信息資源的開發，使干部人事檔案更好地為干部工作服務，為醫院改革與發展服務。
（四）實行信息式服務
為了更好地發揮計算機信息技術在干部人事檔案管理工作中的作用，我們安裝使用《干部人事檔案管理系統》軟件，建立和完善了干部人事檔案數據庫，并及時做好更新維護工作，動態化管理干部人事檔案信息，可以準確快捷地進行打印或瀏覽，為干部選拔任用等工作提供了便捷服務。
干部人事檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分,是黨和國家歷史資料的核心內容,也是國家檔案的組成部分。干部人事檔案是干部職工個人經歷、思想政治、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績的真實記錄,是干部人事工作的重要基礎。而農業科研單位,作為我國農業人才的集散地,也是增強我國綜合國力的重要領域,其干部人事檔案工作就顯得尤為重要。新形勢下,如何加強科研單位對干部人事檔案的管理,充分發揮干部人事檔案的作用,為科研單位提供強有力的人才支撐,是每一位干部人事檔案管理工作者面臨的新課題?，F以中國熱帶農業科學院(簡稱熱科院)為例,圍繞以下幾方面簡要談談如何創新開展干部人事檔案工作。
一、干部人事檔案管理工作基本情況
近年來,熱科院高度重視干部人事檔案管理工作,在農業部的直接領導和指導下,認真組織院屬單位學習和貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《農業部干部人事檔案管理辦法》等有關規定,遵循“統籌協調、分類管理、分級負責”的原則,加強基本條件建設,不斷提高業務工作水平,并以開展全院干部人事檔案工作自查、檢查和調研為契機,理順干部人事檔案管理工作。通過認真履行干部人事檔案管理宏觀指導職能,健全機構、規范制度、加強指導,推動全院干部人事檔案管理水平不斷提高。
截至目前,全院共管理人事檔案5863冊,其中干部人事檔案1844冊(在職干部1354冊、離退休干部490冊);此外還管理著在職及退休工人檔案3878冊,其他人員檔案141份。全院在職局級干部由農業部統一集中管理,在職處級干部、高級專業技術職務人員和院機關工作人員的人事檔案由人事處統一集中管理,其他人員人事檔案由各院屬單位負責集中管理。人事處除管理相關干部人事檔案外,還負責全院人事檔案管理工作的統籌協調、監督指導工作。
二、農業科研單位干部人事檔案管理存在的問題
經過調研分析,當前科研單位的干部人事檔案管理工作中存在的主要問題如下:
1.人事檔案管理力量薄弱。目前,各科研單位干部人事檔案一般由組織人事部門的檔案室管理,大部分管檔人員都是兼職人員,管理力量薄弱。按照干部人事檔案管理的有關規定,對于收集歸檔的材料要及時做好登記備案,在一個月內進行歸檔,并定期整理裝訂。僅熱科院人事處就負責管理481位干部的人事檔案,每年各種與工資調整、評優表彰、職務任免、職稱晉升、業務進修、學歷提高、年終考核等有關工作而形成的資料約 2000余份,僅材料歸檔一項業務,每年都需要把所有的案卷梳理一至兩遍。另外,熱科院每年新引進近300名高校畢業生或調入的科技干部的人事檔案必須經過人事處審核后方能轉至各單位,檔案中所缺材料必須及時與原單位索要,歸檔材料要做到分類準確、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新增材料,整檔工序的繁雜,管檔人員常年忙于材料的收集、整理、入袋等大量、簡單、重復性的勞動,使得檔案管理人員沒有時間和精力考慮開發案卷的內在信息,也不利于檔案的安全管理。
2.人事檔案收集不完善。干部人事檔案管理工作材料收集管理不夠嚴格,不夠完整。大部分科研人員歸檔意識不強,有的人員畢業好幾年,學籍材料始終保留在個人手中,或是放在學校里;收集來的材料常規的多,重復的多,但諸如科研成果、業務獎勵、著作和高質量的論文等能體現科研人員個人業務水平的材料少。新進人員由高校轉入時的檔案材料基本都是零散狀態,需要重新分類整理。而從企業調入的工作人員普遍缺少與工作經歷相關的材料,如干部履歷表、招工(聘用)合同、考核表、工資表等材料,導致單位難以為其按事業單位標準確定工資。
3.人事檔案歸檔不規范。隨著科研單位不斷加大科技人才引進、培養、選拔、使用工作,干部人事檔案在專業技術崗位和領導職位升遷方面是一項主要的參考依據,這就要求每份材料的來源和內容一定是真實可靠的。然而,在工作實踐中發現,有些人填寫履歷表時,年齡、工齡、學歷填寫時有出入,有的僅僅參加了課程培訓班或專業證書班,在填表時卻寫成大學本科或研究生;還有些檔案材料或是紙質很差,甚至用圓珠筆寫,字跡模糊;有的年度、階段或掛職考核、考察、評鑒材料,不規范,不嚴格,對干部的評價沒有具體化、客觀化,不能真實地反映本人的實際情況;歸檔紙張沿用16K辦公用紙,但由于歷史原因,部分干部人事檔案尺寸標準不統一。
4.人事檔案信息化不高。目前,各科研單位干部人事檔案管理大都以紙質檔案為主。管理人員疲于應付各種檔案材料的收集、整理、裝訂,沒有時間和精力對檔案材料進行信息化處理,導致檔案材料反映的信息無法發揮最大效率,難于及時給領導在人事方面的決策提供參考。目前,熱科院院屬17個單位已初步建立檔案管理系統,在職人員的基本信息,行政職務、專業技術職務晉升、工資變動情況等信息已錄入計算機系統內,大大提高了人員信息的查詢效率,但仍然存在信息采集不完整,信息維護不及時等問題。
前言
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。
（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
【參考文獻】
[1]周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[J].黑龍江檔案．
[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設，2003，（7）．
[3]劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案
管理[J].浙江檔案，2004，（1）．
abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.
key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of
前言
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。
（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡 （下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。 【參考文獻】
[1] 周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[j].黑龍江檔案．
[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[j].檔案與建設，2003，（7）．
[3] 劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案
管理[j].浙江檔案，2004，（1）．
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年來，我國高等職業教育管理體制改革取得了重大進展，合并升格的高職院校達1100多所，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學科、不同層次的學校（如中等職業學校）合并而來，原來的學校對干部人事檔案沒有自主管理權，長期以來不能引起學校領導層的足夠重視，從而出現了諸多問題。
（一）領導重視不夠，專業人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實現了由被動式管理向主動式管理轉變的模式，師資隊伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設立單獨的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質、業務能力、管理水平的培訓與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展受到限制。
（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。
（三）信息開發利用率差，發揮服務作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發展黨員等方面，在師資培養、人才選拔、人才穩定與年度考核等方面未能真正起到應有的作用。
（四）升級達標工作任務繁重
很多學校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學校檔案工作起步不同，有的學校已經經過了上級部門的檢查驗收，達到干部檔案管理目標一級，二級或三級標準，有的規模甚至都沒有按新標準整理過，為了達到同一個等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準確外，檔案管理人員僅技術加工就有相當大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領導高度重視，提高檔案管理人員素質
干部人事檔案是記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據，關系到每位教職工的切身利益。作為學校領導，尤其是主管組織人事工作的領導，應充分樹立起檔案意識，合并高職院校應在機構設置和人員編制上給以充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質，是做好這項工作的重要依據。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對在崗人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期高等職業教育事業發展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平
建立健全一套完整科學的干部人事檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網絡，充分發揮服務效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數字化；二是要把數字化的信息網絡化，要能實現網上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當前，人事檔案管理系統計算機信息軟件已在大多數高校使用，但其發揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術的人才和從事檔案信息管理構件或善于制作檔案管理網頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊伍，建立一套完整的人事檔案信息數據庫，利用計算機技術和網絡（下轉第51頁）（上接第43頁）技術，實現對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實干部檔案管理隊伍
為切實做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實現干部檔案升級達標任務，組織人事部門應當按照政策規定配備適當數量的專職干部從事此項工作，適當時間抽調部分政治素質高、原則性強的同志協助從事那些耗費時多、工作量大、技術性強的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進干部人事檔案管理上水平。
【參考文獻】
[1]周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[J].黑龍江檔案．
[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設，2003，（7）．
[3]劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案
管理[J].浙江檔案，2004，（1）．
