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[關鍵詞]GLP；檔案；標本；電子檔案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02
在GLP試驗室中對檔案室的建立及管理是有準則要求的，隨著信息技術的迅猛發展，計算機被應用到了各個領域，包括在試驗中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標本檔案的管理也不同于紙質檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實驗室中關于電子檔案及干濕標本檔案的管理。
1.1 操作規程
結合本機構的實際工作特點制定檔案管理標準操作規程，并參考行業標準與檔案管理國家標準，再加上符合各類GLP準則的要求，本實驗室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復程序等。
1.2 檔案管理中對人員方面的基本要求
試驗機構負責人需要準備一名檔案管理員和候補檔案管理員，以在前者無法履行崗位職責時，需要候補管理員代其履行相應職責。檔案管理人員在上崗前需要嚴格遵守系統的GLP準則進行培訓，考核通過后方可正式上崗。
2 電子檔案的管理
2.1 電子數據的來源
在GLP試驗室中，電子數據主要來源于軟件在使用過程中采集到的動物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動物傳遞、電子稱的校準、臟器重量、解剖所見以及組織學所見等數據，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質譜等產生的數據。
2.2 電子數據的存儲介質
電子數據的存儲介質包括移動硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。
2.3 電子檔案的檢驗與接收
送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應對歸檔的每套介質及其技術環境進行檢驗，完全合格方可進行接收。檢驗的項目如下：①介質有沒有劃痕，并清潔；②有無病毒；③核實歸檔電子文件的完整性、真實性、有效性，并形成原始記錄；④核實歸檔清單是否齊全；⑤對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整。檢驗完成后，送檔人及檔案員依據SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認接收。
2.4 電子數據的保管要求
（1）歸檔介質應作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。
（2）單片介質應裝進盒子，豎立存放，避免擠壓導致介質損壞。
（3）存放時應遠離強熱源、強磁場、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進行存儲。
（4）環境溫度應控制在17℃～20℃。相對濕度應控制在35%～45%。
2.5 有效性保證
（1）檔案員每年均應對電子檔案進行一次檢查并登記。由于計算機技術的發展非常迅速，應用目前的設備，相關人員是可以讀取存儲器中的數據，但隨著信息化進程的不斷深入，信息設備的不斷更新，用新的設備有可能無法再次讀取數據，因此電子記錄的保存應確保在存檔期限內是可以有效讀取的。當設備環境更新時，應先確認檔案室內的介質與新設備的兼容性；如果不兼容，應進行歸檔電子檔案的介質轉換工作，原介質仍需保留，且保留時間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質，清除后重復使用，不可清除內容的介質應按保密的要求進行處置。
（2）對磁性介質每滿2年的、光盤每滿4年的，應進行一次抽樣讀取檢驗，抽樣應不低于電子檔案總體的20%，如發現問題應及時按照SOP采取恢復措施，并形成原始記錄。
（3）對磁性介質上的電子檔案，應每4年進行一次轉存。原介質同時保留時間應不少于4年。其轉移過程應形成原始記錄，并驗證記錄轉移的完整性及其準確性。如果無法將記錄轉移至另一電子存儲介質中，可將其打印成為紙質記錄。電子檔案的紙質拷貝是檔案保存的方法之一。
2.6 電子檔案的使用
電子檔案封存后不應外借，未經機構負責人批準不允許擅自復制電子檔案。需使用時，應使用拷貝件并遵守中心的保密規定。使用者對電子檔案的使用應在權限規定的范圍內。
作為檔案員應不斷提升自我的學習能力，時代在不斷進步，也將會產生更多的電子檔案，如果沒有相應的保護措施，電子記錄的未來可獲得性將存在風險。保護措施的實施應能確保電子記錄在存檔期限內的完整性以及可獲得性。
3 干濕標本的管理
3.1 干濕標本的來源
干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。
3.2 干濕標本的接收
檔案員根據歸檔清單逐項核對內容并確認，無誤后簽字存入檔案室，并填寫相應的記錄。
3.3 干濕標本的儲存
儲存條件應確保質量、完整性不受損害，因此，應對干標本和濕標本進行專門存儲，本中心是分別放置在兩個房間中。應定期檢查歸入檔案室的濕標本，防止有漏液現象的發生，如有漏液現象的發生應依據機構內的相應SOP進行操作，并形成記錄。依據OECD GLP準則，標本應保存到無法進行質量評價。
3.4 干濕標本的借閱
干濕標本的借閱不同于紙質檔案的借閱，借用人應填寫借用記錄，說明借用原因，經機構負責人批準后，檔案員方可提供相應標本，在檔案員的監督下進行查閱，因為干濕標本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時間內必須要借出檔案室，經過機構負責人批準后，檔案員方可提供，同時應由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應萬分小心，嚴防損壞；歸還時，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應進行仔細核對，確認無誤后雙方簽字并放回原處。
3.5 防蟲害管理
檔案室應放置樟腦球用于檔案的防蟲、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應對檔案進行抽樣檢查，檢查是否有發霉、蟲蛀等現象。
3.6 干濕標本的處理
如果干濕標本未達到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時，經機構負責人批準后，委托方必須簽字確認。如果干濕標本超過保管期限后，經機構負責人批準，應返還給委托方，經過溝通，如果委托方不想保留時，由機構統一處理。銷毀時應委托專業公司進行處理，防止造成環境污染。
4 結 語
檔案對GLP實驗室是不可或缺的重要資產和溯源的關鍵。作為檔案員應嚴按照GLP準則進行電子檔案及標本檔案的管理。
主要參考文獻
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 094
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0179- 02
檔案是各類單位或個人在社會活動中直接形成的保存備查的各種形式的歷史記錄。檔案管理是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。
對非臨床健康和環境安全試驗中生成的數據記錄和材料進行保存并管理是遵從良好實驗室規范（GLP）準則的重要步驟。這些數據記錄及材料的妥善維護是再現試驗、確認最終試驗報告中的信息和確認特定試驗項目遵從GLP準則的唯一手段[1]。
1 GLP準則對檔案管理基本要求
1.1 依據GLP準則制定檔案管理標準操作規程
參考檔案管理國家標準與行業標準，結合本機構的實際工作特點制定檔案管理標準操作規程，使之符合實驗室所遵從的各類GLP準則的要求。本實驗室制定了資料接收、歸檔、索引、借閱及歸還程序；人員出入檔案室程序；人員檔案管理程序；儀器設備檔案歸檔程序；事故損失恢復程序；檔案銷毀程序；檔案室環境要求相關程序；事故損失恢復程序等。
1.2 檔案管理人員要求
試驗機構負責人應指定一名檔案管理員，同時還應指定一名候補檔案管理員，在檔案管理員無法履行其職責時代其履行相應職責。檔案管理員在上崗前應遵從GLP準則進行系統的崗位培訓，考核通過后由機構負責人以書面形式任命后，方可上崗。
2 資料檔案分類及管理
根據機構實際情況，對實驗室檔案進行分類，應根據檔案的性質、內容和相互聯系劃分成一定類別，使檔案材料形成一個具有一定隸屬關系的不同等級的系統[2]。以此為依據，為方便檔案管理，根據實際工作需要，將檔案劃分為5類：研究檔案、人員檔案、儀器設備檔案、機構資料檔案及電子檔案。
2.1 研究檔案管理
研究檔案指在按照計劃書實施一項試驗項目過程中所生成的記錄與材料。至少應包括任務通知單、試驗計劃書、最終報告、原始數據；其它與試驗相關的文件和通訊材料，諸如存檔資料移交的收據、電話記錄、傳真等；試驗供試品留樣；試驗中所使用的干濕標本；分析確認報告等相關資料。試驗項目完成后，項目負責人應收集試驗過程中產生的記錄材料并整理成冊，填寫歸檔清單，確保在標準操作規程中規定的時間內歸檔，檔案管理員應對歸檔資料的完整性進行逐項審查，準確無誤后簽字，對歸檔資料編號后裝訂存入檔案室。如需借用研究檔案，借用人需要填寫相關借用管理記錄，說明借用原因，經機構負責人批準后，方可提供其相應資料。檔案管理員應對借出的原件資料進行復印，以備資料歸還時進行核對。用完后應立即歸還，檔案管理員應對資料核對確認，無誤后簽字并放回原處。檔案管理員應依據標準操作規程中規定的相應資料保管期限進行保管，超過保管期限后根據要求經機構負責人批準后對其進行處理，并備有證明文件。
2.2 人員檔案管理
實驗室人員應具有相應的資格和能力，專業人員必須持證上崗。因此實驗室應建立人員檔案，保留所有人員（包括臨時人員）的相關能力、教育和專業資格、培訓和經驗證明的記錄。員工檔案需要包括：教育背景和工作經歷，需備有學歷證明及資格證書復印件等；在本機構工作期間完成的所有的內外部培訓、講座及研討會等；員工有資格擔負的職責和從事的工作；員工所發表的論文情況；員工作為項目負責人或主要研究者承擔的試驗項目情況；員工身體健康情況以及歷史文件其他信息等內容。人員培訓是人員檔案管理的重中之重，是保證人員知識與技能不斷得到更新的手段，培訓相關記錄如標準操作規程自學記錄，考核成績及證書等內容都應整理到此類檔案中。檔案管理員應及時、準確的做好人員檔案的整理、分類、歸檔工作，并且要實行動態管理。
2.3 儀器設備管理
儀器設備正常運行是實驗室開展各項研究的前提保證，儀器設備檔案管理也是GLP體系下重要的環節。儀器設備檔案是指各種器械設備和儀器儀表的檔案材料。同一臺的設備或儀器的檔案材料是一個有機聯系的整體。對GLP實驗室儀器設備進行有效的控制與管理，保證其運行的穩定，從而確保GLP試驗檢測結果的準確可靠。由機構負責人任命一名儀器管理負責人，負責本機構各類儀器整體管理。本機構根據對儀器驗證程度的不同，將儀器分為A、B、C三類。A類儀器不需要檢定/校準和驗證，儀器的工作狀態可通過外觀觀察或功能檢查進行確認，此類儀器不產生數據，不進行測量；B類儀器需要檢定/校準但不需要驗證，儀器安裝比較簡單，產生數據，進行測量，其參數可編輯；C類儀器需要檢定/校準和驗證，安裝復雜，由專業人員安裝，產生數據，進行測量，參數可編輯和重復使用，有計算機接口，如色譜儀等。設備從購買、使用到報廢都要有相關記錄，建立儀器設備檔案。每臺儀器設備都應該建立檔案，保存儀器設備機器軟件的記錄。檔案中應收入申購文件、招投標資料、購買合同書、安裝調試記錄、驗收報告、儀器操作手冊、儀器使用說明書、儀器驗證文件、維修記錄、使用記錄申請報廢報告、批復和處理結果等。在儀器安裝、調試、驗收完畢或儀器正常運行后，由儀器負責人將形成積累的全部文件材料及時歸檔，歸檔時應填寫儀器設備檔案卷內目錄。
2.4 機構資料檔案管理
機構資料檔案是指由試驗機構、試驗場所生成的記錄與材料，這些記錄與材料可以針對多個試驗項目以及實驗室各類證書、上下行文件、會議記錄等。通過對記錄的檢查可重建試驗系統，并對試驗機構是否遵從GLP準則進行綜合評價。機構資料至少應包括：質量保證部門實施檢查形成的所有記錄；主計劃表；組織機構圖；設施平面圖；計算機系統確效文件；歷年所有標準操作規程；環境監測記錄；用于多項試驗的被試物與參照物以及用于多項試驗的分析確認報告等，機構檔案也是國內各家監管機構檢查的主要內容，對此類檔案的管理也是GLP體系下檔案管理的重要環節。
2.5 電子檔案管理
對于需要長期保存的電子記錄，如果存儲器老化，將會導致電子記錄丟失。電子記錄的保存應確保在存檔期限內均可讀取。存檔記錄可從計算機系統拷貝至存儲介質諸如磁帶、磁盤、光盤等特殊載體中，電子檔案的特性決定了它在保存上不同于紙質檔案，應將其放置在檔案室內防磁柜中進行保存，防止磁場干擾，同時每半年應對其有效性、安全性進行抽查，如發現損壞或出現問題，應及時進行數據恢復或拷貝。
安全性評價研究機構在運行和開展各項試驗及其他各項活動時直接形成的對機構和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄所形成的各類檔案，是反映和追朔安全性評價工作真實歷史面貌的一項重要工作，是GLP管理體系中重要的組成部分[3]。檔案管理工作是一項分散、雜亂、繁瑣、量大的工作，在進行檔案管理的過程中，應該根據本單位的實際情況，本著方便管理、方便利用的原則，做到使檔案集中、系統、優質、規范，以此來適應機構發展需求。
主要參考文獻
【關鍵詞】檔案管理藥檢
藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1藥檢檔案的基本內涵
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。
藥檢檔案其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。
2當前藥檢檔案管理中存在的主要問題
2.1藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。
2.2檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統的內涵和外延發生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。
2.4未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢機構近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業務技術的發展，和實驗室資質的認定。
2.5檔案管理水平不高，現代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發和利用，加之檔案管理工作人員素質參差不齊，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。
3適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢和任務，要求藥檢機構調整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。
3.1建立健全藥檢檔案管理網絡。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。四是設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。
【Abstract】 The article analyzed some existing problems in the current situation of drug test files management， and puts forward some countermeasures， in order to exert the basic fuction of files information resources， and serve the drug testing work better.
【Key words】 Files management Durg test
藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力技術支撐的重要工作手段。當前應當重視藥檢檔案的收集、整理和管理。
1 藥檢檔案的基本內涵
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。
藥檢檔案其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資、儀器檔案等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。
2 當前藥檢檔案管理中存在的主要問題
2.1 藥檢檔案管理格局不明晰，管理機構不健全，管理職能不明確。工作中，藥檢檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬藥檢機構各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。
2.2 檔案管理制度不健全，檢查督促考核落實不力。在藥檢所管理中，一般按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
2.3 藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。當前檔案系統的內涵和外延發生了較大變化，藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，在實際工作中，各藥檢機構均根據自己的理解和實踐實施管理，使許多應該納入管理的藥檢檔案沒有納入管理。
2.4 未能將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢機構近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對藥檢檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，在一定程度上影響了藥檢業務技術的發展，和實驗室資質的認定。
2.5 檔案管理水平不高，現代化管理手段應用能力較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢機構管理中的廣泛運用，藥檢機構管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于藥構檔案的收集、編研、開發和利用，加之檔案管理工作人員素質參差不齊，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。
3 適應形勢的需要，進一步做好藥檢檔案管理工作
新的形勢和任務，要求藥檢機構調整管理思路、改進檔案管理方法，進一步重視和加強藥檢檔案管理工作。
3.1 建立健全藥檢檔案管理網絡。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，明確專、兼職檔案人員，使藥檢機構每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
3.2 加強藥檢檔案制度建設。一是建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，完善檔案工作程序，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理。二是堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。三是將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實、同考核，同時采取措施調動檔案工作人員和專兼職文檔人員的積極性，使他們能夠主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。 四是設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。
二、新時期下農業科技檔案管理存在的問題
（一）歸檔率低
首先，農業科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協調，嚴重脫節；其次，因為農業科研工作的周期性較長，因此，檔案的來源較為分散，在收集整理時由于各個檔案的來源時間不確定，會出現部分檔案丟失現象；最后，研究者自身對檔案管理工作的曲解，認為研究的成果檔案屬于個人成果，對專門的檔案管理機構存有疑慮，從而出現研究檔案的斷檔現象。
（二）檔案管理制度不健全
農業科技檔案管理工作在我國具有很長的應用歷史，正是因為歷史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時期的發展形式嚴重“脫軌”，沒有及時的更新完善，現代檔案管理工作大多采用網絡化、自動化、信息化的方式，因此在相關的管理制度上也有了相對應的要求，當前農業科技檔案管理制度仍然是傳統的人工方式，效率不高，從而影響到農業科研技術工作的深層發展。
（三）管理人員的素質有待提高
檔案管理工作的一個重要前提就是管理人員要有專業的管理方法，能夠對各種不同的檔案進行正確合理的分類，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識構成不夠完善，學識水平不高，對檔案管理的專業素質薄弱，對各種研究成果檔案定性不明確，出現分類混亂的現象，遲滯了規范化管理的步伐。
（四）保密工作不夠深化
雖然現代網絡化技術在農業科研檔案管理工作中有了一定的應用，對管理工作提供了很大的便捷，但是，網絡化也增加了檔案信息的渠道，的載體在管理上也沒有強有力、嚴格的管理制度，不夠規范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識不高，對于查閱的程序檢查不夠嚴格，這也是導致檔案信息外泄的重要因素。
三、農業科技檔案管理問題的應對對策
（一）加強檔案的收集和管理工作
針對于不同的檔案特點，要有合理的收集方案，對檔案進行統一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協調起來，對每一研究項目進行實時檔案跟蹤，嚴防因為周期長的原因，造成檔案的遺失，可以有專門的人員分工進行細化管理，還要加強對管理人員的研究成果歸檔觀念的強化，灌輸正確的歸檔意識，以確保檔案的整體連續性。規避斷檔現象發生。
（二）完善制度建設
高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標準化、規范化的依據，更是日常管理的行為準則。管理人員要按照科學的歸檔程序對各種檔案進行標準化管理操作，不能主觀的對檔案進行隨意安放，要嚴格按照制度規定的要求進行，與此同時，管理人員要對檔案管理的一些基本法規準則進行學習深化，進一步促進各種的標準化，使檔案管理工作在制度的強化下更加有序。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質
管理人員要有專業的檔案管理技術和經驗，對各種農業科研成果有一定的認知，在檔案歸類上可以進行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進行分區、分層放置，不斷的提高完善自身的素質，與時展形勢相接軌。
土地檔案管理能夠幫助我國土地資源更加科學合理且高效地運用，從而緩解我國土地資源短缺的現狀，以促進我國社會經濟可持續發展。目前我國土地檔案管理中存在的問題比較嚴重，其嚴重影響了我國土地資源利用的效率，進一步加劇了我國土地資源緊缺的現狀，因此研究我國土地檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出行之有效的解決措施十分重要。
一、目前我國土地檔案管理中存在的問題分析
我國土地檔案管理中存在的問題主要體現在以下幾個方面。第一，土地檔案管理工作人員工作能力不足及工作素養不高。第二，我國土地檔案管理技術較為落后，對于現代先進信息科學技術應用較少。
（一）土地檔案管理工作人員工作能力不足及工作素養不高。我國是資源短缺型國家，特別是土地資源，我國土地面積雖然寬廣，但土地資源的質量卻很低，且我國人口居世界第一，我國的土地資源遠遠不能滿足我國經濟膨脹與人口膨脹的需求。土地檔案管理工作能夠對我國的土地資源進行科學的規劃與合理的設計利用，能大大提高我國土地資源利用的效率，因此土地檔案管理對于我國社會經濟的發展十分重要。目前我國土地檔案管理工作人員的工作能力較為欠缺，工作人員的工作態度較為消極，嚴重影響了我國土地檔案管理工作的質量，降低了土地資源利用效率。
我國土地檔案管理工作人員工作態度問題主要體現在工作人員對土地檔案管理工作的不重視和工作人員對土地檔案管理工作的責任心不強兩方面。土地檔案管理對工作人員能力的要求較高，但目前我國土地檔案管理工作人員的工作能力普遍較低，再加之土地檔案管理工作人員消極的工作態度，使得我國土地檔案管理工作的質量大大降低。由于工作人員土地檔案管理專業知識的缺乏，且未認識到土地檔案管理工作的意義、工作內容及土地檔案管理工作的重要性，因此我國土地檔案管理工作未受到充分的重視，大大降低了我國土地檔案管理工作的質量。此外我國土地檔案管理體制不健全，缺乏行知有效的土地檔案管理工作監督體制，其未能監督土地檔案管理工作人員工作的質量，再加之工作人員對土地檔案管理工作重要性認識的不足，從而使得我國土地檔案管理工作人員對土地檔案管理工作的責任心不足，嚴重影響了我國土地檔案管理工作的質量。
（二）土地檔案管理技術落后?，F代社會科學技術發展迅速，特別是信息技術。目前我國信息技術已經發展十分成熟，但土地檔案管理工作中對現代先進的科學技術運用卻很少。土地檔案管理工作內容較多，其需要的信息資源量較大，傳統的土地檔案管理方式及技術已經遠遠不能滿足現代信息技術高速發達的社會需求?，F代社會已經進入了信息化的時代，土地檔案管理的信息化與電子檔案管理技術已經成了現代社會土地檔案管理的必要趨勢，然而目前我國土地檔案管理工作卻未積極地運用現代信息技術，土地檔案管理的信息化程度不高，土地電子檔案構建工作停滯不前，嚴重影響了我國土地檔案管理工作的完善與改進，進而降低了我國土地檔案管理工作的質量。
二、改進我國土地檔案管理工作的具體措施探究
（一）規范化土地檔案管理工作。目前我國土地檔案管理工作體制不健全，工作人員工作態度消極，對于我國土地資源的高效利用十分不利。為了促進我國可持續發展，科學合理利用我國有限的土地資源，我們應該積極完善土地檔案管理體制。土地檔案管理體制的完善應該從建立統一的土地檔案管理體制，制定國家統一的土地檔案管理規章制度，樹立科學的土地檔案管理理念幾個方面著手。樹立科學的土地檔案管理理念是幫助規范化我國土地檔案管理工作的基礎與前提，只有形成了統一科學的土地檔案管理理念，我國土地檔案管理工作才有科學有效的指導思想，進而促進我國土地檔案管理體制的不斷完善。土地檔案管理規章制度是土地檔案管理工作開展的標準，是規范土地檔案管理工作的行為準則與科學依據，只有制定出科學合理的土地管理規章制度，土地檔案管理工作的規范化才有行之有效的行為實踐標準與準則。土地檔案管理體制是土地檔案管理工作開展的必要基礎，是我國土地檔案管理工作得以順利開展的保障，因此規范化土地檔案管理工作就必須要建立統一的土地檔案管理體制。
（二）根據我國國情對土地檔案管理進行合理的分類。土地檔案管理工作內容繁多且較為復雜，目前我國土地檔案管理一共劃分為九類。雖然我國土地檔案管理已經有了明確的工作內容及種類的劃分，但每個種類下面更加詳盡的種類劃分不健全，有的甚至出現了工作內容遺漏的現狀。例如我國土地檔案管理中對建筑用地的管理。目前我國違規建筑現象十分嚴重，究其原因，是土地檔案管理對建筑用地管理的不科學，土地檔案管理工作沒有落實到位。此外，建筑用地土地利用的審批手續十分繁雜，且需要的審批時間較長，這嚴重影響了土地檔案管理工作的效率及質量。土地檔案管理工作應該根據我國土地資源利用的狀況與我國國情對我國土地檔案管理工作的內容進行科學合理的劃分，并對其工作內容及更加詳細的工作內容劃分進行科學合理的規范，從而明確土地檔案管理每項工作的內容，進而提升土地檔案管理工作的質量。
【參考文獻】
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文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01
辦公室檔案管理是單位穩定高效發展的重要保證。建立系統、科學、民主的管理制度對于企事業單位的發展極為重要。企事業單位辦公室檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識以適應企事業單位標準化、規范化、科學化運行的需要.
一、規范辦公室檔案管理工作的主要內容
（一）規范辦公室檔案管理工作的前提-―制發公文。絕大多數的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與公文，直接影響其質量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規范式的質量問題。所以，制發公文是辦公室檔案工作規范化的根本性前提，必須處理好其標準，提升實際操作中的辦公室檔案質量，好為將來實行規范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規定，選擇質量上乘，規格尺寸統一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發的簽發手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，在行文中避免簡稱及不標準的字，有助于未來規范管理及運用信息化檢索方式的實行。
（二）規范辦公室檔案管理工作的準則――立卷歸檔。公文相似、重復及無序的立卷組合給規范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構成，要運用立卷歸檔作為規范辦公室檔案工作的準則，延續我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現實工作里；應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項內容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現混亂及無序而無法立卷歸檔。二需確立重點及合理分工?，F實操作里應重視資料及文件的區別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類型或有關聯的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現，由此提升辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為將來規范式的辦公室檔案工作奠定基礎。
（三）規范辦公室檔案管理工作的保障――案卷質量。在實際操作中可看出，辦公室檔案的價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義?？梢娏⒕矸绞郊把b訂案卷對規范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質量至關重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質量關，有效管理其辦公室檔案。
二、辦公室檔案工作的發展方向
（一）做好辦公室檔案工作標準――依法治檔。現代化管理辦公室檔案設施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時俱進、持續變革，方可順應時代新趨勢，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續不斷地發展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發揮其影響力。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規。各部門也應相應健全相關辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理
（二）增進辦公室檔案工作目標――運用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運用是體現其自身價值的徑直辦法，搞好其開發更是辦公室檔案管理的主要表現所在，它已成當今社會主要的缺一不可的信息資源。要增強辦公室檔案的有效開發運用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應時代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務渠道，提升其運用的水平以促進辦公室檔案工作健康發展。
三、規范辦公室檔案管理工作的意義
如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質及效率，更是其茁壯發展的基礎，有助于將歷史保存還原其真實性。另一方面，規范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個單位在發展進程里所取得成績，作為探討其運營成果及發展觀提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領導是否能把握住本單位整體運營情況與及時調整運營政策。所以，在我國規范好企事業單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運營成果及發展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經濟的不斷發展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現實意義。在信息化迅速發展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發展里的現實作用及戰略意義。實際工作里出現的無責任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無用論不斷影響整個企事業單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統至新型過渡階段出現阻礙，不利于企事業單位的健康發展。因此，必須規范對辦公室檔案工作的管理。
四、結束語
現代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規范的標準不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時俱進地將辦公室檔案工作管理規范化，方可順應時代需求，為將來的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無，特別是對當今信息化下的企事業單位來說，更是推動其機制朝著良性方向發展有力基礎。所以，規范好辦公室檔案工作勢在必行。
中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設檔案是保證水利工程質量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區，施工復雜度高，地質條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監督。
檔案管理制度是檔案規范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節點目標。檔案管理經費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經費預算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質量、份數、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質量控制同步；（3）單元工程質量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據水利工程施工建設的內容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質量控制黨刊、施工管理檔案、生產控制檔案等。
要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據施工需要調取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據工程節點設置考核辦法，保證完成各節點的檔案整編目標。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內容，根據檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統一間距，檔案數量要與目錄數量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時要根據目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規范，做到能夠合理開發和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數據庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數據中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2 檔案管理評價
2.1 評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規定》等文件為依據，根據水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數，并采用層次分析的方法M行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j=1，2，…，n），指標內容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統性、歸檔與移交、節點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。
2.2 指標系數
指標系數依據檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數標準。評價指標與分值如表1所示：
檔案管理的評價方法與指標系數對某工程渠道的檔案管理工作進行權重分析，得到檔案管理綜合評價指數G=0.92，評價為優良；準則層中檔案管理組織結構G1=0.89，評價為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價為優良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價為優良。
3 結語
水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養的重要參考依據。所以作為水利施工企業在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。
參考文獻
企業檔案管理在企業運轉過程中起到的作用很重要，一個企業的發展歷程在企業檔案中被記錄的清清楚楚，特別是技術創新、企業改革等重要措施也會被企業檔案記錄在案，企業的銷售、進貨渠道等等統統會在企業檔案信息中出現，所以企業檔案管理在現代企業制度下有著舉足輕重的作用。
一、現代企業檔案管理核心職能
在過去的企業模式管理制度中，企業檔案管理的職能主要圍繞行政管理部門開展的，進入現代企業管理制度后，核心變更為以資產為紐帶的企業資產檔案的管理，通過企業資產的比重來確定資產檔案管理的隸屬關系，企業可以自由選擇符合企業發展需要的檔案管理模式，其最終要將企業在經營活動中的資產劃分以及權責變化的檔案資料作為檔案管理職能的核心部分。
二、現代企業檔案管理的準則
真實性、系統性、全面性、有效性四部分為現代企業檔案管理的準則，這四部分相互優化互相結合，其能夠快速、有效的為企業的發展提供全面信息保障。
（一）真實性
現代企業能否做出正確的商業決策取決于企業檔案管理能否為企業提供正確、真實的信息，如果企業檔案管理中出現虛假信息，會直接對企業的決策和企業本身造成嚴重損失。因此，在企業進行的檔案管理時，要將信息進行核實、落實，保障信息來源的真實性、可靠性，充分排出虛假信息，為現代企業決策提供真實性信息有利于企業的決策和發展。
（二）系統性
現代企業檔案管理勢必要有自己的組織構架，不同的人員和部門應該有不同的職能或工作范圍，通過各自的職能將收集的文件、資料進行分類管理，這就是檔案管理系統性。現代企業檔案管理系統化可以很大程度上提高企業辦公效率，同時能夠提高企業管理制度的清晰度和規范度，能夠在企業決策時更準確的查找、搜索到相關信息。系統化的檔案管理模式有利于提高信息準確利用，推動企業的戰略決策和工作效率。
（三）全面性
現代企業檔案管理工作的范圍與以往大不相同，在市場經濟新格局下，現代企業的交流貿易范圍極為廣闊，不再局限于國家、地理等范圍的影響，特別是在互聯網介入市場經濟的環境下，企業的貿易范圍實現了世界化，很多企業通過外貿公司將產品銷往海外，在這種范圍廣、復雜化的情況下，現代企業檔案管理工作更面臨著挑戰性，企業檔案管理不再局限于原有的檔案收集范圍，其要對企業背景、企業文化、知識產權、商業秘密、外貿出口、當地法律法規、企業信用等方面進行全面性的收集，這樣才能夠為現代企業的發展和貿易提供保障。
（四）有效性
現代企業檔案管理在收集信息時，需要注意信息的有效性。信息的有效性極為重要，通常分為信息時間有效率以及價值有效性。
（1）時間有效性。現代企業已經步入互聯網時代，企業的需求或者招標上通常會在互聯網進行，如果有企業在互聯網上需求或者招標公文時，企業檔案管理在第一時間進行信息采集，提供給銷售部，有利于銷售部門更快的找到意向客戶，可以促使企業快速銷售產品，為企業在銷售方面掙得優勢。
（2）價值有效性。當企業檔案管理在收集信息時，會進行大范圍信息收集，在收集到的信息中要進行分類塞選，對于有價值的信息資料進行保存，對于無效信息應該進行排除，這樣既不浪費儲存資源又能夠在利用時提供有價值的信息，是充分發揮檔案管理價值的體現。
三、現代企業檔案管理工作中存在的問題
（一）企業檔案管理工作不被重視
在企業的發展過程中，企業的檔案管理工作并不與企業的經濟效益有直接聯系，很多企業在看待檔案管理工作時，皆認為此工作可有可無，實則是因為大家對企業檔案管理工作缺乏認識，并不了解企業檔案管理工作在現代企業中的重要性。很多工作人員因為檔案管理工作不受重視，在工作中沒有了責任感、沒有了奉獻精神，再加上工作人員在信息收集工作上的知識缺乏，更不能發揮企業檔案管理工作在現代企業中的重要性。
（二）檔案管理理念、工作方式落后，危害企業自身安全
當前企業已經步入互聯網時代，很多企業中檔案管理機構的工作人員仍然是通過人際關系來獲得信息，而這種信息的真實性、有效性并不能夠被充分利用。還有的企業對企業檔案管理上的資源投入甚少，很多企業檔案管理工作的工作人員是有辦公室勤雜人員兼任，這些人員在變動上較為頻繁，所以他們掌握的各種信息來源都會導致檔案信息混亂，編錯號、蓋錯章、信息不準確、假信息等問題在很多企業層出不窮。也正是為此企業對檔案管理工作的資源投入更為少之又少。同時，因為內勤人員的更換還有可能將企業自身的商業秘密對外透露，會極大的造成企業自身的損失?；ヂ摼W時代的來臨，企業檔案管理應該由原來的紙質媒介向信息智能化網絡轉變，而很多企業仍然停留在大量紙質資料的收集和整理上，在企業作決策時不能夠充分的提供詳盡資料，甚至因為紙質資料發霉而導致信息缺失。有的企業實現了電腦辦公數字化，但因為紙質資料不能詳盡的儲存到數字化電子檔案中，而造成企業利用率大大的降低，不集中、不完善的資料對企業的發展具有極大的不利因素。
四、結束語
現代企業制度下企業檔案管理工作的存在是極為重要的，企業檔案管理工作雖然不與企業的經濟效益有直接聯系，但是在信息時代的背景下，企業在面臨市場經濟激烈競爭的環境下，企業檔案管理工作能夠使企業突破惡劣的市場競爭環境，能夠為企業的產品提供新型技術的創新信息，能夠為企業在市場中謀得一席之地，同時，也為企業在重大決策時提供有力的信息保障。
檔案是組織內部的核心資料，檔案管理是現代化企事業單位或政府服務部門的重要工作之一。良好的落實檔案管理工作，不僅能夠提高檔案的利用價值，還能使更好的輔助企事業單位各部門更好的工作，為促進企事業單位良好發展奠定基礎。但就當前我國醫院檔案管理實際情況來看，檔案管理整體效果不佳。究其原因，與檔案信息細化建設不佳有很大關系。在科學技術不斷發展的今天，有效運用計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來進行檔案信息系統建設，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，并且良好的收集、整理、分、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，良好的建設檔案信息化，利于提高醫院檔案管理水平。
一、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值
從傳統意義上來看，檔案管理是現代企業和單位未做到準確了解和掌握單位內部人事、管理、財務及員工等方面情況的重要基礎。而對于醫院來講，檔案管理是醫院管理的重要部分，其有效的實施，可以提高檔案的利用價值，這對于醫療研究、臨床治療、人員調配等工作的良好開展有很大幫助。所以，在信息化建設已經在社會各個行業領域中迅速鋪開的今天，應當高度重視檔案信息細化建設，輔助檔案管理，促進檔案管理與時俱進，滿足現代行業發展的客觀要求及醫院檔案應用要求，為推動醫院持續健康的發展奠定基礎。所以，檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值較高。
二、加快檔案信息化建設提升醫院檔案管理實效的有效措施
基于以上內容的分析，確定加快檔案信息化建設是非常重要的，利于提高醫院檔案管理的實效性。當然，要想加快檔案信息化建設，應當采取有效的措施。筆者參考相關文獻及自身工作經驗總結，提出以下建議：
（一）增強檔案信息的管理水平。隨著計算機管理軟件越來越多地運用到現代檔案管理工作中，醫院應當注意到這一點，積極增強檔案信息的管理水平。也就是結合醫院實際情況，為檔案部門單獨建立局域網絡，購置計算機、掃描儀、管理軟件等，以便這些設備或軟件為檔案管理工作人員所用，使管理人員通過對其應用，可以有效處理各種檔案管理工作，如檔案信息的收集、檔案信息利用價值的分析、電子檔案的錄入等等。所以，在加快醫院檔案信息化建設的今天，應當高度重視增強檔案信息的管理水平
（二）加快檔案信息資源的建設。檔案信息化建設工作的核心應該是檔案信息資源的建設。因為只有建立檔案信息資源，才能更好地支持檔案管理工作。當然，要想更好的建設檔案信息資源，需要合理地進行計算機軟件和硬件的配置，也就是結合醫院檔案管理工作的實際情況，從而選擇適合的、有效的技術手段來設置檔案管理軟件，以便其能夠靈活、有效地應用，方便檔案管理人員快速、有效地開展各項管理工作，如業務管理、事務管理、檔案資源利用等等。另外，還要注意科學、合理地應用信息技術，構建檔案資源數據庫，以便存儲和共享檔案資源，方便醫院各部門人員應用檔案。
（三）做好基礎工作推進檔案信息化進程。透過表面，看檔案管理的本質，確定其是服務于機關事業單位的各項活動，因此檔案部門對單位的各項活動的記錄文件與相關材料的收集、規劃、存檔是非常必要的。而通過對醫院檔案部門以往工作情況的了解，確定檔案部門工作或多或少會存在一些問題，如檔案資料收集不佳、檔案資料整理存在缺陷、檔案資料分類不合理等等，這給后續檔案管理帶來諸多不便，并且造成檔案管理效果不佳。為了避免此種情況的持續發生，給檔案管理信息化、現代化、高效化推進帶來負面影響，在積極進行的醫院檔案信息化建設的過程中，應當注意整治檔案基礎工作問題，確保檔案資源的完整性和準確性，特別是在電子檔案資料歸檔方面，為保證電子檔案資料完整、有效、準確，要制定部門人員工作準則，以便檔案工作人員嚴格按照準則執行工作，并且遵守國家相關數據標準，統一進行電子檔案資料的錄入。另外，對于過去的一些紙質檔案，我們不能隨意的堆放，在其數字化之后要及時處理。
三、結束語
在科學技術不斷發展的今天，有效運用計算機技術、網絡技術、信息技術等先進技術來進行檔案信息系統建設，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，并且較好地收集、整理、分類、保存檔案，提高檔案的利用價值，并且可以方便工作人員準確、快速地獲取檔案，使用檔案。所以，在醫療事業不斷發展的今天，積極構建檔案信息化來提高醫院檔案管理水平是非常必要的，利于提高檔案的使用價值，使之在醫院醫療研究、人事任命、臨床治療等方面充分發揮作用，促進醫院持續健康地發展。
【參考文獻】
doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051
0 前言
隨著中國改革開放，加速了中國的經濟發展，檔案不僅要具有一定的社會效益，更要體現出對國民經濟發展的重要性。而對財政檔案實施現代化的管理，不僅是為了提升財政檔案的工作水平，也是為了跟緊現代化社會的腳步，在不影響正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使財政檔案工作真正達到高效率、高水平、高質量的狀態。
1 檔案現代化管理的重要性
隨著信息數字化逐漸普及，信息已經不再是單純存在于紙張上的文字，而是以一種更加簡潔的數據形式存在。?@一改革對各個行業都有很深遠的影響，而檔案作為一種基礎的信息存在方式，在大環境影響下也應該作出相應的改變。財政檔案作為幫助企業記錄財政活動的重要憑據，在傳統的管理工作中已經出現了許多的問題，比如大量的信息導致檔案分類工作量過大，傳統的記錄方法致使工作時間過長，收錄過程較困難等。但如果將計算機技術運用到檔案管理工作中，把檔案信息的收集、整理以及分類都與電子辦公相結合，就會使整個檔案工作變得輕松得多，也會變得更加高效。但與此同時，就需要提高檔案管理人員對現代化電子設備的掌握程度，以及熟練程度。
2 當今財政檔案管理中的問題
近年來，為了迎合國家的發展以及現在的盛行創新意識，財政檔案的工作也需要進行創新，想要創新首要的工作應該是找到現在財政工作中存在的問題，有針對性的進行改進、完善。在改進過后才能看到創新的具體點，跟上現代化管理的步伐，因此，總結出以下幾點財政檔案中存在的問題。
2.1 財政檔案很難實現全部電子化
財政檔案電子化工作進行起來難度系數大，且要求工作者能夠熟練地掌握計算機的相關軟件，但是現在在職的工作人員資歷較深，但新鮮事物接受的并不好，對電子文件和文檔的概念十分模糊，導致檔案存檔工作進行的不徹底，工作中存在漏洞，還有一些員工因為工作量大而不愿意實施電子化存檔。
2.2 相關工作者對現代化管理存在抵觸心理
所謂現代化管理，就是利用電子設備快速有效的完成檔案相關工作，但其中的老員工對于新的管理方式比較陌生，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，對新的工作方式需要時間去學習與適應，而在這一過程中很容易產生煩躁情緒。
2.3 相關操作沒有統一的規章制度
目前，檔案工作的現代化管理操作沒有得到統一，使得工作人員的具體操作五花八門，雖然工作人員根據具體的工作環境使用了一些軟件開展工作，但真正使用時，難免會遇到操作不規范等的問題，使得財政檔案管理工作雖然實施了現代化，但實質上實施得并不徹底，依舊沒有起到相應的作用。
2.4 無法完整得收集財政檔案
財政檔案所涉及方面較多，其中不僅包括業務檔案，會計檔案也會非常多，因涉及的部門較多，而每個部門都會有自己的工作方式以及管理程序，在檔案收集上就很難做到每個部門的檔案都統一，而業務部門又事務繁多，這樣就大大增加了檔案收集以及歸檔工作的難度系數。
3 實現財政檔案現代化管理的方法
3.1 制定統一的檔案管理準則
檔案現代化管理的現狀就是雜亂無章，因為其使用軟件、管理手段都得不到統一，不同的檔案管理者有不同的工作方法，這使得檔案管理現代化遲遲得不到提升，因此，首先應該改進檔案管理的硬件設施，如互聯網提升、相關軟件的進一步升級等?，F在真正影響檔案工作順利開展的，不是計算機設備的缺乏，而是沒有相關規范的使用方法，使得計算機設備無法發揮其最大的作用。因此，檔案管理工作急需建立一套統一的管理準則，并根據時代變化及時進行更新換代，為相關的檔案管理工作人員提供統一的行動依據。管理人員通過計算機技術對檔案進行分類，以及檔案的排序，為檔案存檔工作節省了大量的人力以及物力，還實現了檔案存檔的電子化。而針對一些館藏資料應該加強管理，實施跟蹤管理，了解這些資料的動向十分重要，并且在電子存檔的基礎上，依舊保管好相應的紙質資料，對其進行雙重保管，推進檔案管理的現代化。
3.2 建立合適的財政檔案管理制度
財政檔案的管理工作雖然要求進一步的實現其現代化，但我們在完善管理系統的時候，依舊不能忽略最重要的部分，即檔案管理工作的承載體――管理人員，實現檔案管理現代化的目的是為了減少人力以及物力的資源浪費，但不代表我們會完全放棄對人力的使用，因此，在完善檔案管理工作的同時，我們也應該建立起合適的財政檔案管理制度，也就是對檔案管理工作人員提出一些要求。對于財政檔案管理這一個工作的工作特性，要求工作人員嚴謹、細心，并且在真正的工作過程中，時刻要求自己保持開拓創新的精神，并且能夠主動地去完成自己的本職任務，在服務其他部門的工作時保持謙遜的態度，以進步式眼光看待日后的財政檔案管理工作，做到與時俱進。
3.3 細化檔案管理工作分配
常見的檔案管理工作主要分為材料收集、整理與分類、歸檔與存儲這三個步驟。對財政檔案管理工作同樣不夠重視，導致在工作分配上不夠合理，經常出現一些工作人員忙得焦頭爛額，而一些工作人員卻沒有事情可做，因此，應該進一步細化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要進行資料采集工作時，負責檔案存檔的工作人員可以在家休息；又或者采用實時工作的方式，對每一份采集上來的資料，及時進行整理分類，使工作效率大幅度提升。
3.4 培養現代化人才
