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追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展?，F在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。
追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。
一、城建檔案信息電子化數字化的現狀
城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：
1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。
2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄
各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。
4.城建檔案信息網絡技術有待提高
城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高
實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求
各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。
7.城建檔案網絡建設資金缺乏
數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。
二、城建檔案信息電子化的發展趨勢
現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。
2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：
1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。
檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
檔案信息電子化的發展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。
檔案信息電子化的益處
可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。
縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。檔案事業超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。
慎重選定技術路線，信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征
目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機口工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。
實事求是地改進管理體制
關鍵詞：檔案信息；電子化；管理
一、檔案信息電子化基本現狀
1.1 缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，使現代化設備不能盡其用，檔案部門各自開發的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進程。
1.2 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于多種原因，目前檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準。
1.3 檔案信息電子化經費投入不足。檔案信息電子化，目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，信息成果就無法擴大社會影響，更好服務社會。
1.4 檔案的技術標準和工作程序標準滯后。由于現行的檔案管理標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。檔案信息電子化，需要超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來信息高速公路中有一檔信息打下基礎。
1.5 檔案信息管理人員素質尚需提高。實現檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化對策探討
2.1 建立合理的歸檔方法
2.1.1 是建立電子文件網絡歸檔專用系統。利用計算機網絡系統，建立電子文件歸檔專用子系統，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統傳遞給檔案部門。同時，檔案部門與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的電子文件格式，實行統一管理。
2.1.2 是由計算機與信息管理部門負責電子文件歸檔管理業務。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術優勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務交由計算機與信息管理部門負責。由計算機與信息管理部門具體實行規劃、統籌電子文件歸檔管理活動，開發集中統一的信息管理系統，提高檔案管理質量。
無論采取何種電子文件歸檔方式，都必須關注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。檔案部門都必須積極參與其中，承擔業務指導與監督職能，保障電子文件的有效管理與科學利用。
2.2 建立歸檔管理質量體系
2.2.1 是保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性；能夠識別電子文件的發送、接收人員與時間。
2.2.2是保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。
2.2.3是保障電子文件的有效性。必須有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業。
2.3做好電子檔案保密工作
電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。電子信息檔案保存管理相對方便，便于調閱和使用。但由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，在提高檔案管理工作服務社會的能力的同時，一些信息也容易流失。由于電子信息技術自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。因此，要多部門協同，共同做好電子檔案保密工作。
2.4提高電子檔案管理人員綜合素質
電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。而現有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結構老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業務學習與技術培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數字化知識及電子計算機應用技術，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。（作者單位：銅山區傳染病醫院）
參考文獻：
所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、檔案信息電子化的益處
從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。
三、檔案信息電子化的必然性
檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。
第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響
電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：
第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。
第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。
1.認知度偏低
檔案信息的電子化管理是檔案管理專業發展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統檔案管理形式結合現代化計算機與網絡技術形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統管理模式與固有的業務操作理念使大多數檔案管理人員仍然習慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業管理層對于檔案管理現代化發展也不夠了解和重視，滿足于現有的檔案管理與應用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業行業工作效率和效能的重要促進作用。傳統檔案管理方式的低效率又使現有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學習與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。
2.缺乏科學完整的體系
作為新時代經濟發展與改革的產物，檔案管理的電子信息化在當前的中國還沒有健全的行業標準進行完備、全面的指導和約束。因此，不同地區和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發展速度各有快慢，而且出現了分類不一、標準各異的問題。缺乏科學完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發展缺乏統一標準，更嚴重阻礙了在全國范圍內推行標準體系的構建?？茖W完整的體系不僅有利于實現檔案信息電子化的高質與高效，改變傳統檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業發展的參考與指導作用，幫助行業在未來發展中作出正確決策。
二、優化措施
1.根據檔案的類別與級別區別管理
做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業的發展與擴大，檔案資料的發展趨勢必然是數量越來越多，規模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導致失誤與錯誤的災難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關鍵類；相對次要、普通類。重要和關鍵的檔案信息在數量可以承受的范圍內可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質一般是本地服務器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應安排專業的網絡技術管理人員負責這些檔案信息的電子化管理工作。相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術，在盡量降低存貯成本的基礎上實現檔案的大批量保存與便捷的調用。云存貯的優勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準備大量存貯設備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設備另外花費金錢，只需要支付少量的上網費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數據存放于“云”上，等于喪失了對數據的絕對控制權，無論出于何種目的，云儲存服務提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數據。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應當只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。
科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。
1 文書檔案信息電子化的作用
1.1 充分利用和發揮計算機的潛能，提高利用率
目前大多數單位檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。
1.2 提高檔案信息的時效性
檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。
1.3 檔案信息可多份復制，拓寬了服務范圍。
2 文書檔案信息電子化的優點
2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高
電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整，出現漏抄，字跡不工整等問題，節約了人力也提高了準確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
2.2 電子傳輸，實現資源共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以及時了解檔案室概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
2.3 電子文件保存具有很強的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時有發生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題
3.1 電子檔案真實性難以保障
因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
3.2 電子檔案的安全性問題日益突出
目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
3.3 電子文件兼容問題
電腦軟件開發的通用性差，不同系統生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，為管理人員增加了轉換電子文件格式的工作量，同時也增加了經費的支出，要購買多種格式的軟件，以便使用。
3.4 要求檔案管理人員應具備較高的綜合素質
實現檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
4 改革措施和解決辦法探討
文書檔案信息電子化的應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。
4.1 信息化系統內、外網隔離
在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
4.2 提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案人員業務技能。二是要不斷加強自我學習，逐步提升業務能力，自覺樹立學習意識、責任意識、安全意識。四是加大檔案部門間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
5 做好文書檔案管理工作的重要意義
單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時了解單位整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。
參考文獻
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工程檔案的完整、系統、長久地保存，為今后提高工程項目管理水平，改善工程設計理念，擴展工程規劃思路保留了寶貴的知識和信息資源；對于工程項目將來的改建、擴建保留了珍貴原始的依據和憑證。
2 工程檔案電子化的必然趨勢
在計算機尚未普及的年代， 工程檔案的存儲介質主要是紙質。在縮微技術引進后， 存儲介質開始有膠片， 后來也有一定數量的錄音帶、錄像帶等磁性材料?？傮w來說， 紙作為工程檔案的存儲介質有其特有的優勢， 價格便宜， 管理直觀， 保存時間長。同時也存在著很大的問題， 如體積龐大， 保存條件相對苛刻， 重復利用相對困難， 檢索速度慢等。隨著科學技術的日新月異、生產建設水平的不斷提高、計算機的普及和大范圍應用、電子文件大量產生、各種新存儲技術的不斷更新，檔案的載體被不斷地充實和刷新，工程檔案也必將隨著科技的進步而走入以光盤、磁盤等作為載體保存電子文件的電子數字化時代，這是必然的趨勢。
3 工程檔案電子化的優勢
電子檔案其保存的檔案材料全部為電子數字化，使我們在使用檔案材料時，可以通過完善、敏銳的計算機智能檢索系統，非?？焖贉蚀_的查詢資料。
電子檔案是通過光盤、磁盤來存儲資料，在科學、合適的保管條件和相應的使用情況下，通過現代閱讀工具來進行檔案的使用，即使多次使用也不會發生檔案材料破損和缺損現象，需要詳細研究的檔案，在檔案管理允許范圍和授權下，可以隨時打印到紙張上，而不會影響資料的保管和使用。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第539期2014年第07期-----轉載須注名來源在保管期限上，通過嚴格控制電腦的復制轉載過程，檔案材料保管期限可以說會達到真正的完美永久。
利用功能強大的檔案管理軟件可以對電子檔案輕松實現檔案基礎材料電子化，分類、組卷、立卷、裝訂等程序化，抄錄、編排、打號等電腦化，使用高容量的存儲器，達到占用空間小型化，節約大量的人力、物力、財力。并且一次投入，多次產出。
4 工程檔案電子化技術要點
第一是應該能確保工程檔案資料的真實、合法、有效、不被改動的原始憑證的功能，通過數字簽名、信息認證、身份認證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，同時對所歸檔文件設置安全密鑰，用以保障文件的不可改動，只可閱讀。以確保電子檔案的原始性、真實性和準確性，保證電子文件在法律上的憑證地位。
第二是擁有能提供隨時實現即時生效的電子簽章系統，通過一套標準化、規范化的軟硬件結合的系統，使持章者可以在電子文件上完成簽字、蓋章，與傳統的手寫簽名、蓋章具有完全相同功能，同時依據《電子簽名法》使所簽署的文檔具有可靠、真實的法律效力。
第三是要嚴格把握好工程檔案材料格式的統一化。工程檔案一個重要的屬性是應用屬性，因此歸檔的工程電子檔案應該按照一個統一、通用、規定的格式來存儲電子檔案，諸如：工程文檔可采用后綴名為* . doc、* . xls、* . wps、txt等通用格式；工程圖紙可采用后綴名為* . dwg、* . dwf 等CAD 通用格式；工程照片可采用后綴名為* . jpg、* . gif、*. bmp 等格式；工程影像可采用后綴名為* . wmv、* . swf、*. avi、* . mpg 等通用格式。特殊格式的電子文件，應轉換成通用格式的電子文件后再存儲，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
加快檔案電子化管理，是實現檔案管理工作現代化，提高檔案管理系統工作效率的重要手段。所謂檔案電子化管理，就是以檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選和分層次歸納，使之轉化成微機軟件形式的信息使用過程。
雖然與紙質文件的保存管理相比，電子文件的管理極大地節省了人力資源，提高了工作效率，既節省空間，又便于查找整理。但同時也應該清醒的認識到，電子文件的保存和管理也是一項極為艱苦細致且難度極大的工作，推動檔案電子化管理，需要普及提高對電子系統的知識，提高對檔案電子化管理的認識。
首先，要清醒的認識到目前依舊存在不足
一、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。各部門開發的軟件不能互通，沒有適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的軟件系統。由于不能進行互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，極大地限制了檔案管理電子化，制約了信息化的進程。
二、層次不一，缺乏規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案電子化管理信息共享的要求。
三、標準化、規范化有待提高。檔案著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，無法全面實施和推廣統一標準，限制了檔案電子化管理的可行性。
四、現有的檔案整理分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應檔案管理電子化的要求。
五、檔案管理人員的素質有待提高。實現檔案電子化管理，一定要有現代化的管理人員，掌握先進的技術，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。
認識上述問題之后，要推動檔案電子化管理工作，必須普及和提高對電子化管理的認識，明確目標和要求。
其次，必須提高電子文件管理的標準化、規范化
將工作的著眼點從計算機系統，擴大延伸到電子文件的保存和管理工作。做到對檔案管理電子文件的規范化、標準化。規范化管理是實現檔案管理現代化的重要標準，在做好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉化而來?？梢哉f公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。
最后，檔案管理要做到電子文件歸檔
一、通過計算機信息管理網，開通電子歸檔專遞線路
隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過專門挑選，反映了職能活動的概貌。上網前，按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證數據的可靠性和通用性，是保存管理的重點。對那些未輸入到計算機信息管理網上的卻依舊具有保存價值的電子文件，應及時對電子文件進行編目整理，利用網絡技術向管理部門傳輸。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。
二、推進檔案信息電子化
將已歸檔的電子文件改為只讀文件――即不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。對于長久保存于介質層的電子文件，監控外界磁場影響、口氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵蝕，需要定期復制的嚴格履行程序，以防止信息丟失。所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打??；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
中圖分類號： G270 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）08（b）-0000-00
檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎，以紙質或機讀形式為對象，對檔案文獻應用計算機這一科技手段進行收集、篩選和加工，使之轉化為方便人們利用的二次文獻信息，供利用者使用得過程。隨著數字化、網絡化和信息技術的迅猛發展，電子檔案已被我們廣泛應用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。
1電子檔案管理和保存的重要性和益處
1.1重要性
科學規范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔包括紙質檔案歸案和文件電子化歸檔兩個方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護方面較為復雜，不同于傳統的紙質檔案。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發現且獲得國家歷史上任何時期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態。本著對科學、對歷史、對社會高度負責的態度，要聽取檔案工作人員的意見，切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。
1.2益處
檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計算機在檔案管理中的作用。目前，大多數基層檔案館、室只是單一應用計算機，使現代化設備不能充分發揮其作用。
二次文獻信息加工時間得到降低，檔案信息時效性得到提高。檔案電子化后形成的數字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計算機功能，快捷地加工出相應二次文獻信息。
檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產出。手工編研檔案信息需要的經費較多，這可避免由于編研經費緊張對檔案信息加工工作的不利影響。但在相當長的時期內，檔案管理部門難以從國家或地方或自籌獲得更多的經費用于檔案信息編研工作，這需要相關領導和管理部門認識到投入充足經費的關鍵所在。
檔案電子化后可多份拷貝相應的信息成果，在相關管理部門和領導中進行廣泛傳播可擴大社會影響力，拓寬服務范圍，檔案部門在經濟社會發展中的重要地位自然可以得到提高。
檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術接軌。
2做好檔案電子化的存儲軟硬件工作
完善的技術條件是檔案電子化管理的重要前提和關鍵。實際工作中，應根據保存電子檔案具體情況，配置計算機軟硬件平臺，并著眼遠期發展，配制相應的數據庫系統、網絡設備及相關的軟硬件。電子檔案是數字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網絡上，它的歸檔屬于無紙形式，應在一定技術環境和一系列技術保障措施下進行并高質量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質檔案的功能。電子檔案運用一般有直接運用、通信傳輸等方法。由于電子檔案在工程建設、生產部門等單位多樣化的運用，因此它的運用遠比紙質檔案復雜。因此，加強對電子檔案運用的存儲，就顯得特別重要。
3電子文件歸檔整理
符合歸檔條件的電子文件應按照檔案管理要求，將其存儲到可長期脫機保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因為在其利用過程中可造成損壞等現象，可以永久保存。
3.1檔案移交
以年度、組織機構、保管期限等分類方法對內部文件進行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統一規范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應按照檔案管理要求，以統一的數據庫結構和規范命題，建立文書檔案盤內文件目錄，這有利于利用者查找計算機盤內文件，提高利用效率。
外來文件應以一定的設備，掃描成影像后進入局域網絡，在局域網內完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業務部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據相關規定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，經過管理人員審查后，加上分類號、檔案號等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數據庫中。在其權限范圍內，可以通過各網絡終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。
3.2整理電子文件
文件接收歸檔時，檔案部門應集中完成。為便于計算機查找盤內文件，設定的數據庫結構和命題應統一規范，建立檔案盤內文件目錄。相關人員必須按照要求格式，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。
4電子檔案的保護
除了對電子檔案的環境要求外，應采取積極有效的措施加強對電子檔案文件保護。正確使用才能保存并有效地延長其壽命。在實際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因為光盤有利于長期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結構穩定性良好。應將歸檔電子文件轉儲到光盤上。
4.1加強病毒防范
要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。
4.2把握存儲介質（主要是光盤、硬盤）質量關
質量直接影響到信息的保存壽命，而低質量盤使用時間相對較短，使用壽命過后不能讀取相應數據。目前市場所售存儲介質的質量良莠不齊，選購盤時要認真把好質量關。
4.3定期檢測和拷貝
對所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進行定期檢測和拷貝。定期檢測應采取隨機抽樣的方式進行，頻次為每年1次，抽取的樣品數量應在10%以上。
4.4規范保管條件
在理想的溫濕度環境中，光盤或磁帶在規定的期限內倒帶一次。倒帶后要保持在標準的讀寫狀態。
4.5掌握信息修復技術
信息一旦被破壞和污染后的恢復和搶救措施。如殺計算機病毒技術、數據庫修復技術、保持電子信息長期可讀性技術等物質載體破損的修復技術等。
為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時保存電子檔案與紙質檔案，在當日檔案當日網上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時，要將電子檔案轉化成為紙質檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實存紙質檔案完全一致，對于不能在網上處理的檔案，相關部門或人員應在處理完畢后，及時將其移交給檔案部門，由檔案部門負責提供給辦公網絡中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。
檔案電子化是檔案管理的方向。在實際工作中要不斷創新和優化，不斷提高工作的簡易性和穩定性。在這個高度信息化的時代，繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足檔案事業的發展需要，只有把工作重點放在電子化和信息化管理上，強化網絡資源化建設，充分利用電子科學技術的優越性，才能促進檔案電子化管理工作的順利開展。
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檔案信息電子化主要是指應用計算機對檔案進行材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。電子檔案，從文件的起草、修改到印發的過程都是在電腦上進行，電子檔案便于修改、復制、傳送，提高了工作的時效性；但其在使用過程中導致原始檔案記錄的消失，原始記錄特征不復存在，并且電子文件是計算機文字處理的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，檔案和文件之間也沒有清晰的界限區分，這樣電子化信息給檔案工作的管理造成的影響是深刻而長遠的。檔案信息的電子化管理是牽一發而動全身，檔案管理工作是信息化的推進，是知識與技術的進步，使得檔案管理工作的技術含量顯著增加，因此，檔案管理工作者要全面發展積極采取措施適應技術的更新。
1 檔案信息電子化的作用
1.1 檔案信息電子化方便處理、傳送和保存
電子化檔案管理的工作都是在計算機上進行，檔案文件的修改、復制、查找、輸出等工作簡單快捷，避免了傳統的紙質檔案，處理起來就要翻閱大量的文件，檔案的傳送只需互聯網即可，一個郵件的發送就能傳送到使用者手中，解決了距離的局限性。電子化檔案的保存只需一個軟件，解決了傳統的紙質檔案對保存環境和場地面積的高要求。
1.2 檔案信息電子化實現信息利用共享性
電子文件不再是直觀的紙質文件，而是利用計算機以文件的形式展現為任何使用者，實現了信息利用的共享性，不再受時間和距離的影響。
1.3 檔案信息電子化，可充分利用電腦的潛能，降低成本
目前，大部分單位的檔案部門都是使用電腦及網絡對檔案工作進行管理，用于檔案的處理、保存等。檔案信息管理的硬件設備以及技術條件日益成熟，電子化檔案管理廣泛應用，新技術也在逐漸的被應用到管理工作中，如語音識別、文字掃描模式識別等，提高了利用率。減少了傳統紙質文件形式的檔案管理需要大量人力、物力、財力等的浪費，降低了管理成本，提高了工作效率。
1.4 提高檔案信息的時效性
信息的手工加工程序是選題―選材―編輯―出版，是一個比較慢的細活，再從文件資料形成開發二次文獻信息，可想而知，時間比較漫長，等到二次文獻開發好，往往造成信息的失效，直接影響了檔案信息的應用價值。電子化檔案，管理人員只需利用計算機利用機讀形式的檔案，完成信息的加工工作程序，快速的出版二次文獻，提高檔案信息的時效性。
1.5 降低傳統的紙質檔案文件使用的出版經費成本
傳統的手工編制的紙質檔案出版需要很多的經費，國家撥給檔案部門的經費又是有限的，靠單位解決更是不現實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編制好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經費。
1.6 提升檔案部門的自身價值
檔案信息電子化可實現多次拷貝，拷貝的成果可供任何使用者使用，擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，提高了檔案部門的影響力度及自身價值。
2 檔案信息電子化現狀
2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性
單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由于軟件的不統一，造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，不能快捷的出版檔案信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進展。
2.2 檔案信息資源共享的要求達不到
我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形式不統一，層次不同，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到檔案信息資源共享的要求。
2.3 標準化、規范化的工作有待提高
檔案信息電子化工作開展的前提是規范化和標準化。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，僅僅著眼于某個單位或某個企業，并不能全面實施、進行標準化的工作，制約了檔案工作電子化的發展。
2.4 檔案管理人員的水平有待提高
實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前大多檔案部門缺乏高技術的人才，專業的檔案、信息處理人才更是缺乏，大部分的檔案管理人員的技術賀歲平較低，文化水平較低，不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。
3 檔案信息電子化的應對措施
3.1 政府要加大支持力度
政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。
3.2 解決好電子文件的保存問題
做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
3.3 管理向立體化方向發展
以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。
3.4 提高檔案標準化、規范化水平
檔案標準化、規范化，是推進檔案信息電子化的重要前提和基礎；同時，檔案信息電子化水平的提高能有效促進檔案工作的標準化、規范化，二者是相輔相成，互相促進的。要不斷加強電子檔案的硬件和軟件建設，不斷規范電子檔案的收集、整理、歸檔、利用程序，制定嚴格的管理標準，確保信息的準確性、安全性，不斷提高電子檔案管理水平。
3.5 人員知識結構的變革迫在眉睫
我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。
4 結束語
總之，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢，當前我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，是值得我們認真思考的問題.各級檔案業務、計算機專業技術、人事教育、后勤保障等部門要積極行動起來，協同作戰，認真研究檔案信息管理電子化過程中存在的問題，討論并提出系統建設的階段目標、技術路線、標準規范和可實施方案，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化貢獻力量。
參考文獻
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