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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）27-0346-01
引言：檔案管理是煤礦工作中十分重要的一塊，我們有必要對其重要性進行了解。
一、煤礦檔案的重要性
1、煤礦檔案是歷經多年的經驗總結專業性較強的煤礦檔案能夠幫助煤礦企業進人一種科學生產和科學管理的狀態。X中煤礦檔案進行綜合分析，可以全兩掌握礦井的延革和演變情況，為新設備、新技術的應用提供借鑒和依據。
2、煤礦檔案是煤礦安全生產的歷史載體煤礦檔案作為歷史的記錄、知識的載體，記載著礦井安全生產經營的全過程，匯集著最原始、最可靠的大量蓿息，內容包含行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作、基本建設和企業文化建設等方面。同樣，煤礦檔案對于指導生產、服務礦井、記錄企業發展過程具有無可替代的作用。
二、我國檔案管理工作的現狀
1、檔案方面的管理人員缺乏專業素養
檔案方面的管理工作可以算是一項十分繁雜與專業的工程，因而，這就對檔案方面的管理人員提出了更高的要求，這就需要這方面的管理人員水平以及技能都較高，并且還需要具有較強的適應能力，同時，在掌握好檔案管理的理論方面的知識才能促進檔案方面的管理工作更為高效的開展。一些檔案管理人員不具備專業知識，有的以其他工作為主，以檔案資料的監管工作為輔。在一些工作的態度方面，大多事業單位工作的檔案方面的管理人員仍舊是停留在最初的手寫水平之上，對于當前的現代化的自動化辦公的相關管理知識缺乏正確的認識以及掌握。這些方面的問題也就導致了相關的工作人員在工作當中往往只是應付了事，毫無責任心可言。
2、硬件設施不達標，檔案資料不完整
媒礦檔案應客觀完整記錄煤礦各方面的工作，為煤礦發展留下真實的軌跡。但目前在很多煤礦普通存在的現象，一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞；二是檔案保管設備不齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要此外，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現象，也使得煤礦檔案管理工作的開展難度進一步加大。
3、領導對于檔案管理工作的重視程度
不夠不得不承認，現階段我國檔案管理工作還是存在一定的問題的。其中一個問題就是領導對檔案管理工作的重視程度不夠。領導的重視程度對一項工作的進展將會有很大的影響。領導的重視程度高，那么這項工作開展的相對來說將會比較順利。如果領導的重視程度不高。那么這項工作幾乎不會有什么進展。然而，在現階段我國各大企業或者部門對檔案管理工作的重視程度并不是很高。這也導致檔案管理工作進展的舉步維艱。
三、煤礦檔案管理工作的對策
1、重視檔案管理工作的安全性、法制化
一方面，煤礦檔案管理工作要高度重視安全性。一要重視檔案的日常管理工作，如防火防盜、定期自查排查，重點檢查存在安全事故的隱患并進行有效管理，確保檔案安全；二要重視電子檔案安全，通過備份、密碼訪問設置、建立電子檔案歸檔制度等加強電子檔案的安全保障；三要做好檔案的保密工作，檔案管理人員在思想上提高檔案安全意識，強化安全防范意識和責任意識，在行動上要提綱檔案管理技能，認真做好文件的收發及整理工作，嚴格按照保密法做好檔案的保密工作，保證檔案安全利用。另一方面，要高度重視檔案管理工作的法制化，不斷提高檔案管理人員的檔案法制觀念。二要逐步健全完善檔案管理制度，明確檔案管理工作的目標、任務、責任和權限，制定文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度等，并嚴格考核檔案管理人員工作情況并對其進行有效監督，增加檔案管理人員的法制化操作和規范。參與重大生產、竣工驗收等活動的頻率和機會，從而對檔案的及時歸檔進行有效監督。
2、加強檔案信息化建設
一方面要加大硬件投入，推進煤礦檔案的信息化建設。硬件上要及時更新，配備專門的計算機、存儲器、掃描儀、照相機、打印機等，同時還應配備專門的信息化辦公室，實施檔案的信息化建設工作。另一方面，要加大軟件投入，如建立數字查詢系統等方便對檔案資源的查詢；建立安全密鑰系統保障檔案資源的安全性，以加強電子文件歸檔管理工作帶動檔案信息化建設，以檔案信息化帶動檔案管理現代化建設，進而帶動檔案工作整體水平提高。同時，要注重對檔案管理人員的信息化培訓，組織其認真學習并實施《電子文件歸檔管理暫行辦法》，注重檔案工作各項業務的相互結合和促進，正確認識和把握關系檔案發展的一系列問題
3、加大資金投入力度
多年來，我國科學技術一直高速發展著，并且也越來越成熟，在人類的生活工作中都應用了新型的技術和新型的設備，那么檔案工作也應該如此，把先進的現代技術和新設備應用到檔案管理工作中。可是我國每個區域的經濟發展都有所不同，所以目前使用的某些檔案管理設備不能滿足實際需要，因此各個相關的檔案管理部門應該充分重視起來，幫助某些單位向有關機構組織申請經費，完善檔案管理工作的環境、引進新技術新設備，達到建設現代化檔案管理的目標。各相關部門應該組織研究出一套科學的、完備的、合理的檔案管理體系，方便實行統一的策劃和協調，節約工作時間，節省人力物力財力的費用。最終有效的提升事業單位的工作效率。
4、建立健全的檔案管理制度
建立健全的檔案管理制度也是提高檔案管理工作效率的有效措施。具體可以從以下幾個方面入手：首先對以往的檔案管理工作進行分析總結。對以往的檔案管理工作進行分析與總結，可以找出以往工作中存在的漏洞與問題。這樣可以對癥下藥，更好的解決問題；然后根據總結結果進行檔案管理工作制度的制定。在制定制度的過程中，一定要盡可能的詳細。不能在制度上給大家可趁之[2]；此外，進行制度的試推行工作，試推行工作是正式推行前的準備工作。在試推行期間，要不斷的發現問題、解決問題；最后就是對檔案管理工作制度的推行工作。在正式推行的過程中也是需要不斷的對制度進行改革與完善的。時代在不斷的發展，制度也會隨著時代的發展逐漸的暴露出一系列的問題。因此對制度不斷的改革與完善是一項非常重要的工作
5、增強檔案服務意識
一方面，要增強檔案管理人員的服務意識，要認識到煤礦檔案管理工作的最終目的是要為煤礦生產、技術和安全等服務，具備主動服務意識，努力為煤礦的技術、安全等提供信息支援。另一方面，要不斷提高檔案服務質量，實際工作中，要調查、預測煤礦企業各部門的檔案資源需求類型、內容、方式、時間、頻率，并進行整理匯總，根據各部門的檔案資源需求逐次開放檔案資源，做到主動服務，保證各部門查詢檔案資源的便利性和及時性。此外，還應通過培訓和脫崗學習等提高檔案管理人員的專業和道德素質，提高其檔案服務和管理工作的專項技能，同時增強其服務的意識和工作的責任心。
結束語
總而言之，煤礦的檔案管理工作十分的重要，相關部門應加大對這一工作的重視，切實做好檔案管理工作。
當前，社會各個領域都在快速發展，每天都會產生大量的檔案資料，這為檔案管理工作帶來了巨大的考驗。應充分認識到檔案管理工作的重要性，不斷創新檔案管理方法，提升管理成效，才能最大限度發揮出檔案的價值，便于制定科學、正確的決策，實現穩定與長遠發展。此外，還要通過做好檔案管理工作，將相關的規范與標準明確下來，才能加快檔案資料的利用與開發。并在檔案管理工作中注意引進先進的技術手段，不斷簡化工作流程，讓各種檔案資料得到高效管理。
一、檔案管理工作的現狀
（一）缺乏完善的制度。當前，很多檔案人員工作不夠認真，思想懈怠，對檔案的收集、整理、歸檔和利用等業務不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規范。這樣將造成檔案資料出現遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言，相關職責未明確下來，造成檔案管理工作容易出現錯位、越位和缺位的情況。因為缺乏足夠的人員，導致檔案的分類、歸檔及管理不規范，從而影響了檔案資料的準確性和完整性。
（二）硬件設施陳舊。為提升檔案管理工作水平，需要建立專門的檔案室，讓檔案資料得到妥善保存，為今后的利用提供方便。但是當前很多單位為了省事，隨意堆放檔案，從而經常造成資料丟失并出現損壞。很多單位沒有專門的檔案室，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響，檔案保管與查閱也很難進行。甚至有很多單位還沒有配置計算機等設備，也沒有做好防火、防盜、防潮等措施，給檔案資料造成了巨大的安全隱患。
（三）檔案查閱方式落后。對于檔案管理工作而言，很多地方還做的不夠規范，如未能及時立卷與歸檔，也沒有按照規定進行銷毀，造成很多過了保管期限的檔案仍然占據庫房空間，這讓單位付出更多成本。而在檔案查閱中，很多都通過手工完成，導致一些珍貴的文件、案卷在反復調閱的過程中，將難以避免出現損壞。此外，很多單位對檔案管理信息化建設缺乏正確的認識，認為僅僅需要將紙質信息輸入到計算機內即可，仍然以人工方式開展檔案的歸類、查詢等工作。
（四）人員素質有待提升。當前，檔案管理人員素質還需要進一步提升。對于檔案管理工作而言，很多單位思想上不夠重視，未安排專職的檔案管理人員，現有人員基本上是兼職的，很難將全部時間與精力投入檔案管理工作中。此外，很多檔案管理人員未通過相應的培訓工作，不能完全勝任檔案管理工作，如文件的收集、整理、歸檔、利用等，這樣對檔案管理工作帶來了一定影響。很多檔案人員業務能力不高，給檔案信息的查詢與利用帶來不便，容易出現檔案信息遺漏的問題。
二、檔案管理工作的對策
（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作涉及事項眾多，工作任務重，專業性較強，需要按照《檔案法》中的相關規定，與實際情況結合起來，盡快制定科學、合理的檔案管理制度，并嚴格監督落實，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對資料收集及時、制度落實到位的部門或個人，應給予一定獎勵，而對疏忽大意，不履行自身職責的部門或個人，應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認識做好檔案管理工作的意義，而單位要規范檔案管理體制，并把這項工作納入議事日程，并制定相關規定，加大對相關工作人員的監管力度，督促他們履職盡責，能夠不斷規范自己的行為。
（二）增加投入，購置設備。要充分考慮到實際情況，建立標準化的檔案室，并配置掃描儀、計算機、復印件、防磁柜等設備。在當前信息時代下，以往人工操作的模式已經逐步被淘汰，要加大對先進技術、設備的應用，加快檔案管理軟件的開發，確保檔案的立卷、編目、檢索、統計以及借閱等可以正常開展。要轉變以往手工操作的方式，使用計算機進行管理，可以有效提升信息儲存量，提升檢索的速度，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，實現了工作效率的提升，讓檔案得到更加充分的利用。要建立專門的檔案室，用于保存管理檔案，并安排專業人員負責管理，嚴格規定進入權限，做好防盜、防火、防潮、防蟲等措施。除外，如果條件允許、資金充足，還要建立局域網，以此共享檔案信息資源，為查閱提供方便。并設置專門負責檔案管理的機構，安排專人管理，將專用箱柜等基礎設施配置完善。明確保管期限。對于已經超過保管期限的檔案，應按照規定進行銷毀。
（三）主動提供檔案服務。第一，對檔案實行精細化管理，讓檔案資料的收集、整理、歸檔等工作更加規范、高效。第二，充分發揮先進設備的作用，如利用計算機、光盤等，讓檔案管理工作再上新臺階。第三，要有正確的檔案服務意識，改變以往被動的狀態；要主動了解檔案利用者的需求，以便提供相應的服務。第四，要在檔案資料的收集、整理、保管等工作的基礎上，認真開展分析工作，全面掌握各方對檔案的需求情況，確保能夠將有價值的檔案資料準確、快速地提供給查閱者，滿足他們的需求。第五，檔案管理人員要根據相關流程與規范，將檔案資料及時收集起來，防止出現混亂、丟失、損壞的問題，盡快整理成卷，為之后的查詢與利用創造條件。
（四）加強檔案信息化管理。在社會發展與變革的過程中，檔案管理工作出現了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發揮計算機的優勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進設備用好，發揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進行。還要將自動化辦公系統利用起來，在檔案管理工作中，能夠實現自動檢索，確保利用者可以準確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。要注重運用正規的信息管理平臺，讓檔案信息更加完善，從而有效共享信息資源，提升檔案管理工作的信息化水平。
（五）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員要及時轉變觀念，加強學習，跟上時展步伐，掌握更多先進的知識與技術，如檔案管理知識、計算機網絡技術等，確保檔案管理工作能夠順利進行。同時要不斷拓寬知識面，懂得檔案的標引、檢索、編研等業務，并能夠自覺落實各項檔案管理制度。此外，也要重視對檔案管理人員的培訓工作，加強檔案相關法律法規的宣傳，切實增強檔案管理的責任感，能夠主動完成各項檔案管理任務，避免檔案資料出現損壞、丟失等問題。要精通業務，做好檔案服務工作。
三、結語
總之，現階段形勢為檔案管理工作帶來了巨大的考驗，需要盡快提升信息化水平，規范工作流程，才能滿足當前檔案管理工作的需要。對此，需要提高對檔案管理工作的重視，通過健全各項規章制度，增加資金投入，加快人才隊伍建設，為檔案管理工作的順利開展提供堅實保障，確保檔案資料的應用價值得到體現。
【參考文獻】
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[2]范志仁.基層檔案管理工作現狀與對策[J].辦公室業務,2014(21):77-78.
（一）系統老化，網絡構建不全面。近年來，各大學校的檔案管理都呈現出了系統老化、無法滿足現代化管理要求的趨勢，究其根本原因，是缺乏先進管理軟件而導致的。許多學校檔案管理軟件還處于較為初級階段，使得檔案信息的錄入和調取等工作較為繁瑣，且無完整的系統審批程序，極大降低了工作效率，不利于學校的現代化建設。就目前情況而言，我國只有高校建立了“學信網”，使高校在校生能夠在網上查詢到自身資料。而其它學校沒有在這方面作出規劃，學生在檔案調取過程中還需專門找校檔案管理員查尋，這使得許多外地學生在調取檔案的過程中費時、費力，不符合現代社會發展對檔案管理工作的需求。
（二）檔案管理制度缺陷。我國在2014年出臺了最新檔案管理條例。其中對人事單位、尤其是學校這類事業單位進行了重點要求。要求指出，在無批文的情況下任何人不得隨意調閱檔案；學校檔案管理員只有錄入權利、不具取出權；檔案管理員必須嚴格保證所經手的檔案信息不泄露。但就這幾點上來看，我國當前雖已推行了檔案信息管理系統，但許多學校仍然存在諸如檔案隨意調取等問題，沒有完整、系統的檔案管理制度，使得檔案管理條例形同虛設。
（三）管理人員素質參差不齊。除高校外，當前很多學校沒有設定專職的檔案管理崗位，一些學校的檔案管理人員不是臨時配備就是由教師兼職。這類檔案管理人員因不具備專業的檔案管理知識，且沒有接受過系統培訓，有些甚至連基本的信息錄入培訓都沒有接受過，更不具備服務意識及保密思想，這些均易導致檔案管理過程中出現疏漏，嚴重制約了學校檔案管理工作的發展。高校的檔案管理人員也存在一些問題，如對國家相關法律法規了解不足、工作積極性不夠等現象也隨處可見，所以管理人員素質問題也是當前學校檔案管理的一個重要問題。
二、完善學校檔案管理工作的具體措施
（一）增強信息化建設。新時期，學校檔案管理工作必須與時俱進，運用先進的管理手段來進行檔案管理工作，以適應現代學校發展的要求。信息化檔案管理已經在我國實行多年，最初的系統數據錄入方式過于復雜，但經過多年的開發，當前的信息化檔案管理系統已經有了較為全面的發展。如我校當前使用的“人事達”，在最大程度上解決了之前信息錄入工作繁瑣的問題，且增強了管理模式，進一步加強了信息化檔案管理。隨著科技的進步，學校檔案管理的信息化、辦公自動化的普及已經是時代需求。學校檔案管理工作需要與時俱進，依托現有的信息化建設進行系統、有重點、分步驟地對計算機信息技術進行開發利用，將檔案的收集、錄入、存儲、傳播及審批程序等納入到系統管理之中，改變當前學校檔案管理技術落后的局面。同時，還應加強高校外學校檔案管理網絡的構建，為學校和社會提供更快捷、到位的檔案信息化管理服務。
中圖分類號：TU712;G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-11-00-01
一、工程檔案的內涵和意義
工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監督、監理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映工程建設活動的過程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據和憑證;又具有自身的特殊性，即實體作業的技術依據，如使用、維護、管理、改擴建中的根據和設計、施工技術憑證等。它是工程建設項目管理過程的重要組成部分。
二、當前工程檔案管理工作的現狀
（一）工程檔案歸檔困難，不符合科學成套要求。工程檔案的內容涉及的部門、人員眾多，并且時間跨度較長，文件、圖紙、音像資料等歸檔材料收集難度較大。工程建設項目從前期的可行性研究報告到竣工驗收結項報告，中間要經歷項目審批、工程招投標、建造施工、質檢驗收等環節，一般要經歷一兩年甚至更長的時間。工程檔案的記錄人員涉及建設單位、設計施工監理企業、政府等相關部門，這些人員的業務素質參差不齊，檔案記錄內容或簡或繁，記錄要求也并非能夠完全達到規范標準。有些環節的人員變動頻繁，如施工建造階段，而工作交接過程中極易發生檔案丟失、內容殘缺等現象。這些就會造成工程檔案的歸檔困難，內容不成體系，成套性差的現狀。
（二）工程檔案部分內容流于形式，不符合客觀準確的要求。施工建造階段的建筑材料強度的測定、施工工藝方法與步驟、施工圖紙變更、施工進度調整等諸多涉及工程質量控制的關鍵環節會產生許多歸檔之用的文檔、圖紙等，收集整理歸檔的任務相當繁重。而許多檔案管理人員對工作疲于應付，檔案內容記錄過于簡單，關鍵問題交代不清楚。比如混凝土強度測定時，實驗條件及方法只簡單的表述為“符合規范要求”，但《規范》中對實驗方法要求的規定較寬泛，具體的操作將對實驗結果產生較大影響。因此，應當在檔案中詳細描述實驗的溫度、濕度、加荷速度等細節，從而最大限度地保證工程檔案的準確性。走訪發現，還有少部分施工企業由于管理混亂，導致工程檔案內容缺失，為了竣工驗收和交付使用，竟在工程末期突擊整理檔案，檔案的記錄內容與實際情況有較大出入
（三）工程檔案傳統的管理模式，極大制約了檔案價值地有效發揮。傳統的工程檔案管理模式是以手工操作為主，將大量的以紙質為主要載體的檔案有序地存放在檔案室，以備日后查閱使用。這種傳統的檔案管理模式已經遠遠不能適應當今信息社會的要求了，工程檔案價值的挖掘必須依靠先進的信息交互工具。利用檔案信息管理系統進行工程檔案的電子化、信息化管理，方便客戶端的檢索查詢、傳遞使用。從而達到以工程檔案為重要參考依據，實現對工程項目的動態管理和全過程監控。
三、加強工程檔案管理的對策
（一）領導重視，注重宣傳。從多年的檔案工作經驗來看，凡是單位領導重視檔案管理工作的單位，加之配備一名專職檔案管理人員，工程檔案管理的情況相對較好。同時還在日常工作中，宣傳檔案工作的重要性，通過實際案例讓大家意識到檔案的重要性，從而形成了建管局和各參建單位組成的工程項目檔案管理網絡，從人員體系上保證了檔案工作的順利開展。
（二）深入施工現場編制檔案。工程建設、規劃和管理的依據在于檔案管理工作的加強。故此，檔案管理人員要整理好檔案，保障檔案資料的真實。檔案管理人員還應深入施工現場，調查和分析擬建的工程項目。在開工階段、材料試驗階段、分項工程交接時，應在事前設置提醒制度。相關人員的變動資料應當及時移交，工程資料在移交發包方之前要做好把關。層層落實責任，檔案資料的整理和歸檔才能有效落實。而對于那些大型或投資較大的工程項目，深入現場時要和建設單位共同勘察。等了解具體情況后，再編制檔案。
（三）注重業務培訓，指定專人負責。檔案管理人員應提前介入，直接參與工程的調查、施工、驗收等過程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強工程檔案管理人員的專業水平，提高他們對檔案管理的責任心，應對工程檔案管理人員進行業務培訓，階段性地組織檔案業務知識培訓班。并在工地現場至少設 1～2 名檔案員，負責現場攝影、錄像、收集和整理現場檔案資料，并配合工程技術人員完成相關任務;按照《細則》要求，結合本單位實際，制定本單位陣地工程檔案資料管理制度和辦法，在強調質量，抓住環節，注重落實上下功夫。
（四）規范聲像檔案管理，便于查閱。數字化技術的應用和普及，推動了檔案室的數字化建設，對歷史數據更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來，所以對聲像檔案的前期收集工作就顯得相當重要。在工程建設的各階段，各監理、施工單位都會產生大量的圖文資料，為保證電子類文件歸檔的完整性，要求施工單位在紙質文件歸檔的同時，相應電子文件同時歸檔。尤其要按照工程項目劃分，從單元、分部到單位工程，及時收集整理能夠是反映工程建設各個環節的圖片資料，按照統一載體，統一格式，形成一套系統、完整的聲像檔案。這樣不僅提高了檔案信息的實效性和檢索的便捷性，也對檔案編研工作起到了一個快速整合的作用。
（五）加大檢查和監管力度。提高工程檔案的管理質量，還需做好工程檔案資料的檢查和監管。在工程開工之后，工程質量部門應當下到項目部，對項目部制訂的檔案資料進行檢查。找出其中的問題后及時解決。建設企業檢查項目進度、安全、質量時，還要檢查資料收集的完成情況，提高工程檔案管理的工作質量。在工程收尾完工時，建設企業要組織相關部門檢查竣工檔案的資料，保障檔案資料和工程竣工的移交。如果檔案資料員未完成收尾工作，則不允許進行調動手續的辦理。評報優質工程時，企業要將檔案資料的完成情況當做考核內容。檔案資料完成較好，則予以獎勵。有過失，則進行通報批評。
參考文獻：
伴隨著事業單位的不斷改革和發展，事業單位的管理水平得到了一定的提升，但是在檔案管理方面，因為對其重視不足而導致了檔案管理工作與其他部門規范化及科學化發展不相協調，進而影響到了事業單位整體運行的協調和高效。所以為了改變這一尷尬的局面，推動事業單位不斷的改革和發展，有必要對檔案管理工作進行規范化，故，對事業單位檔案管理工作的現狀進行分析具有一定的必要性。
一、現階段事業單位檔案管理現狀分析
事業單位的檔案管理工作一直以來并沒有得到高度的重視，人們對于檔案的認識也僅僅局限于信息的記錄或者作為一種文字證明等相對狹隘的視野之中。也正是因為這種現狀的存在導致了檔案管理的現狀存在著很多的問題。主要表現在重視不足、資金投入不夠、缺乏必要的專業性人才及檔案管理制度有待于改善等幾個方面。
1、檔案管理認識不足、意識薄弱
在日常的檔案管理工作中，經常出現的就是檔案管理的意識薄弱，出現這樣的問題，原因很多，其中包括有的人把該項工作看作一種可有可無的工作對待，是一種輔、服務性的工作，對事業單位的管理意義不是很重要；同時由于工作人員或者每個人對于自身的檔案有時候都不是非常的重視，在這樣的環境下，檔案管理工作不被重視就可想而知了。當然其原因還有很多，如該項工作沒有納入到日常的考核中、部門設置不合理等。
2、軟硬件設施薄弱
做好檔案管理工作需要很高的要求，其對單位的基礎設施、技術水平及資金投入情況都要求很高，很多事業單位其實并沒有做到這一點。要么是一些單位缺少必備的設施；要么是一些單位對檔案信息化管理的深度和力度沒有做到位，這導致了事業單位在檔案管理工作中因缺乏必要的軟硬件設施而導致檔案管理工作停滯不前，沒有表現出良好的效果，也沒有發揮檔案管理工作對事業單位日常管理工作的作用。
3、事業單位檔案管理制度有待于完善
無規矩不成方圓，任何一項工作的開展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于檔案管理方面的法律、法規存在很多的漏洞，導致了很多的事業單位自身也沒有關于檔案管理方面明確的制度設置，導致了工作上存在了一定的空白，嚴重影響到了事業單位檔案管理工作的順利開展。
二、完善事業單位檔案管理工作的幾點建議
1.提高對檔案管理的重視
提高對檔案管理工作的重視就是改變過去那種把檔案管理當做可有可無或者輔、服務性工作的局面。檔案管理工作水平的提高是事業單位管理水平提高的重要內容，只有提高對檔案管理的重視，才能從認識或者思想觀念上進行扭轉。一方面應該加強事業單位領導對檔案管理的支持和認同，這是做好檔案管理工作的首要任務和前提；另一方面也需要通過培訓、學習等方式改變檔案人員的觀念，提升他們的責任感，從而提高他們對本職工作的重視。
2.加大對檔案管理工作的投入
檔案管理工作硬軟件設施的不足及專業人員的匱乏直接影響到了檔案管理工作的開展，并制約著檔案管理工作的質量和工作效率。對此應該加大對檔案管理工作的投入，一方面要加大人力、物力、財力的支持，提供必要的辦公地點、技術、人員，強化隊伍的建設；另一方面要培養或者引進專業的檔案管理人員，通過他們專業化的指導來不斷的完善和提高管理工作的水平。專業的檔案人員具備豐富的檔案管理知識和經驗，對于管理工作的認識、創新、實際工作的分類等具有較強的優勢，便于事業單位檔案管理工作的開展，為事業單位日常工作的管理提供的方便和打下了基礎。
3、加快事業單位檔案管理標準規范制定
標準規范以及規章制度是事業單位進行檔案管理的基礎，是事業單位進行檔案管理的制度保障，所以事業單位應該加快對相關規范制度的制定。一方面應該建立專門的機構，增設專門的人員；另一方面應該健全檔案管理制度的體系化建設，做好有章可循。
4.增強檔案管理意識，加強檔案現代化進程
增強每一位檔案從業人員對檔案管理工作的重要性認識，提高其綜合素質和工作待遇，調動積極主動的工作熱情，培養嚴謹認真的工作作風，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。
與此同時，加大檔案管理硬件設施方面的投入，配備獨立的檔案庫房并加裝空調、除濕機、檔案柜等必備設施配件。加強檔案信息化發展，引進計算機管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統，充分發揮計算機技術在檔案管理程序中的應用。
5.建章立制，規范檔案管理流程
建立健全簡明實用的檔案管理制度，體現檔案管理工作的合理性、科學性和嚴肅性。加強檔案從業人員的職業道德操守和安全操作規范培訓，杜絕檔案管理過程中出現人為的低級錯誤。
醫療保險檔案管理工作是醫保機構一項重要的基礎性工作，它貫穿于醫療保險參保人員登記、醫?；鹫骼U、個人帳戶管理、定點醫療機構（藥店）資格確定、參保人員住院、轉診轉院醫療費用審核及報銷等項業務的全過程，體現著醫保機構的管理水平，代表著醫療保險部門的服務質量，關系著廣大群眾的切身利益。因此，認真分析當前醫保檔案管理工作的現狀，充分認識加強醫保檔案管理工作的重要性，不僅是檔案管理工作的必然要求，而且是提高醫保機構科學管理水平和服務質量的重要途徑。
一、醫療保險檔案管理工作的現狀
1、領導重視不夠，檔案意識淡薄。就醫保檔案管理工作而言，雖然各級醫保機構都加強了領導，提高了認識，配備了專（兼）管理人員，加大了投入，但由于對檔案工作認識不高、宣傳力度不夠等原因，個別領導存在著重業務工作、輕檔案管理工作的傾向，在思想上仍然覺得檔案管理是檔案部門和檔案管理人員的事情；加之不少工作人員檔案法規知之甚少，檔案管理整體意識仍然薄弱，以致在日常檔案工作中，普遍存在檔案資料殘缺、行文不規范、收檔不及時、紙張大小不一、電子文檔儲存方式雜亂等現象，嚴重影響了檔案的質量，也嚴重制約著醫保事業的健康發展。
2、資料收集不及時，歸檔不齊全。由于醫保工作專業性強，特別是自覺不自覺地形成的條塊分割的業務現狀，使日常醫保檔案管理工作往往存在著各自為陣、獨自存留的現象，致使檔案資料收集不及時，入檔不齊全，甚至還有一些有價值的必須歸檔的檔案資料被遺漏或遺失。例如，因為流動人口參保檔案未及時建檔或歸檔不夠及時，直接造成了跨年度移交歸檔和查閱困難的問題；還有為了查詢方便，個別業務經辦人員不及時移交資料，致使這些有利用價值的資料常常散存在各業務承辦部門，有的甚至流落到個人手中，造成了部分檔案空缺或散失，影響著檔案的完整性，影響了檔案的利用，更影響著提高醫保的社會化服務水平。
3、管理人員業務素質不高，管理不規范。近年來，雖然各地醫保機構按照上級部門的有關要求，配備了專（兼）職檔案員，形成了較為完整統一的檔案管理工作網絡。但在實際工作中，不少檔案管理人員沒有受過檔案專業教育，往往是只經過短期檔案培訓或未培訓的非專業人員，業務素質不高。這些人員檔案知識貧乏，管理水平有限，有的甚至連哪些資料應該及時收集歸檔、整理檔案資料有什么要求也不清楚，更談不上規范管理。
4、管理手段落后，管理方式陳舊。在科技快速發展的今天，仍有不少醫保機構還在運用手工抄寫的檔案立卷歸檔工作，重紙質檔案，輕電子檔案的現象依然存在。在日常發文收文、收集整理、立卷歸檔、保管利用等方面仍沿用傳統的陳舊管理方式，既耗時費力，又影響著檔案工作的達標升級和科學規范。
5、環境較差，硬件設施不齊全。主要表現為檔案室環境條件較差，個別醫保機構沒有專用檔案室，有的醫保機構雖有檔案室，但簡陋狹窄，“六防”設備不配套，現代化設備少，難以適應社會發展的需要。
6、檔案管理軟件系統不配套。近年來，隨著醫保范圍的不斷擴大，醫保業務檔案急劇增加，但由于醫保機構檔案管理軟件落后或不配套，出現了電子檔案與手工紙質檔案并存，且手工重復抄寫、超負荷勞動高于計算機處理信息的現象。如在辦理新參保人員登記手續時，業務人員要憑借紙介質參保資料，一字一筆地將每個參保者的基本信息錄入計算機生成參保人員的基本信息；在整理歸檔時，又要按照檔案管理電子目錄的要求再重新錄入形成檔案資料，這種繁重的手工操作不但費時費力，而且阻礙著檔案管理信息化、現代化的發展。
二、加強醫療保險檔案管理的對策
1、大力宣傳檔案法規，不斷提高檔案意識。一要領導重視，真正將醫保檔案管理工作放在重要地位，納入日常工作規劃，列入年度目標管理考核之中，做到經常檢查、定期考核、獎懲兌現；二要加大宣傳，大力宣傳檔案工作的重要性，不斷提高廣大干部的檔案意識。三要積極動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強對日常檔案資料的收集、保管、整理和歸檔工作。
2、建立健全檔案工作網絡，配齊配足檔案管理人員。要建立由一名領導專人負責的檔案管理工作領導小組，使醫保檔案工作做到橫向有人抓，件件有人做，確保各項檔案工作任務的完成。同時要適應新形勢下檔案管理工作的需要，配齊配足責任強、業務精的管理隊伍。
3、完善各項規章制度，打好檔案工作基礎。在抓好組織領導、配備人員和業務建設的同時，要高度重視檔案工作的制度建設，進一步完善諸如《醫保檔案工作崗位責任制》、《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案資料保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案設備維護使用制度》等，并強化檢查落實，把各項工作落到實處。
4、制定切實可行目標，實施統一管理。醫保機構要因地制宜，制定檔案達標升級規劃和具體措施，加大對檔案工作的管理力度，實現對各種門類和載體形式的檔案進行統一管理，做到各種檔案資料集中保管，統一規范管理。
5、加強檔案基礎設施建設，努力實現檔案管理現代化。在醫保檔案管理工作中，要努力做到硬件和軟件同步發展，配置先進的計算機、復印機、檔案柜等設施，即使檔案盒、資料袋等也要在尺寸、規格、材質等方面符合檔案行政管理部門的規定要求，使檔案管理工作達標不升級，逐步實現檔案管理的現代化。
6、提高檔案利用率，增強檔案的社會服務功能。檔案的利用是形成檔案的終極目的，醫保檔案更是如此。因此，要充分利用方便快捷的自動化檔案檢索系統，實現檔案在數據統計、科學論證、糾正偏差、動態調整、參保帳戶查詢、費用報銷明細等方面的作用，不斷擴大服務面，提高醫保檔案的利用率。
總之，醫保檔案管理工作只有加強領導，健全制度，科學管理，服務社會，積極適應時展的要求，才能實現檔案管理的科學化、規范化、現代化，才能推動醫療保險事業的健康發展。
（一）校方的重視程度不夠。由于在中學階段檔案管理工作水平與學校的教育水平沒有直接的聯系而且學生對檔案的重要性也并不是很了解，所以導致校方并不重視學生的檔案管理工作。檔案管理工作在日常情況下基本沒有什么實質性的工作內容，只有在上級部門進行檢查的時候才象征性的進行簡單的布置與操作，由于校方領導對于學生檔案管理工作的不重視就直接導致檔案信息收集只能集中到實際應用的最后階段，所以信息并不能保證完全準確。
（二）檔案管理人員不專業。在中學檔案管理中有一部分工作人員并不是正規院校檔案專業畢業，所以對于檔案的管理只能停留在形式階段，而不能真正的正規化、科學化的按照系統模式對學生的檔案進行管理，這就導致學生的檔案在整體上似乎滿足教育局的相關規定，但細致的地方并不能達到準確反映學生在校實際動態的目的，甚至會出現一些盲目篡改學生信息的錯誤。
（三）管理制度不完善。校方領導的不重視，檔案人員不專業，直接導致檔案管理工作的相關制度并不完善，對于檔案種類沒有清晰明確的劃分，過期失效與正常收集的檔案也沒有明確的界限，銷毀檔案沒有明確的處理步驟，檔案室的日常環境得不到標準保證，這就直接導致檔案管理人員在管理檔案的過程中出現檔案的丟失、檔案位置不明確、檔案由于潮濕而不清晰，甚至對于檔案隨意銷毀的情況也屢屢出現。
（四）管理的目的不確切。很多多年一直從事學生檔案管理工作的員工都不能夠詳細確切的說出進行檔案管理的目的，沒有目的的工作必然導致整個過程枯燥機械化的簡單重復，不能有所創新，更不能使工作人員保質保量的完成檔案管理所需要的準備工作，所以為了應付商機檔案管理部門的檢查，多數學校檔案的相關信息都是管理人員根據自己的想象憑空捏造的，這對于學生和學校來說是極其不負責任的。
（五）管理技術不先進。隨著科學技術的發展，現在一些條件比較好的高等院校已經采用先進的多媒體媒介對學生的檔案進行管理，例如：計算機、光盤、搜索引擎等。但由于在中學階段消防隊檔案管理的不重視，資金供應不充分等原因并不能大范圍的引進先進技術，使檔案管理仍停留在書面手寫的復雜階段。
（六）檔案的作用不清晰。初中學校對于學生檔案的應用一般只停留在學生過渡到高中或更高程度的教學過程中時對于學生學習經歷的證明，而其他的作用在初中階段并不能夠很好被應用，甚至有些校方領導根本就不清楚檔案還有其他的作用，這就導致在檔案管理的過程中只強調檔案的不丟失，而檔案對于學生的教育意義和服務作用以及約束力都得不到應用。
二、對中學檔案管理工作問題的對策
（一）增強相關人員的檔案管理意識。目前我國中學檔案管理出現一系列問題歸根結底就是因為對其重視程度不夠，所以增強相關人員的檔案管理意識是改善檔案管理現狀最根本的措施。只有校方領導加大了對檔案管理的重視程度才能促使檔案的管理工作正常完成，進行檔案管理所需要的基礎設施得到健全，檔案管理工作被提到學校的正常日程上來。只有檔案管理的實際操作人員增強了檔案管理意識，才能盡量減少在操作中的錯誤，不會把個人的主觀意識融入到檔案信息采集的過程之中確保信息的準確性，才能避免出現檔案丟失、檔案被隨意銷毀的現象的出現。
（二）形成網絡化管理模式提高員工素質。建立網絡化的管理模式是現代初中檔案管理區別于傳統的檔案管理的主要標準，將學生的檔案以網絡化的形式使之個體相互聯系起來，這樣不僅有利于避免檔案的丟失而且在檔案管理中也減輕了工作人員的工作負擔。另外提高參與檔案管理的所有人員的自身素質也是在整體上加強檔案管理的有效辦法，只有相關操作的人員的素質提升才能確保其具體操作在意識的支配下更加具有規范性和科學性，才能使學生檔案管理工作的每一個細節都得到重視。
（三）對檔案制度化管理、開發利用。檔案管理出現諸多問題的主要外部原因就是并沒有完善的針對初中檔案管理工作的相關制度，管理人員在具體的工作中沒有依據可以遵守，所以每一項具體的行為操作都沒有規范性的標準，導致工作人員只能根據個人的行為習慣或自我感知比較恰當的辦法來處理檔案，而這個過程中往往與正規的檔案處理辦法相違背，致使檔案信息或檔案資源在管理者并沒有產生主管破壞意識的情況下已經被損毀，其中甚至包括一些不可復制的重要檔案。所以對檔案制度化管理是規范現在初中檔案管理最直接有效的辦法，而且適用面積極其廣泛。
（一）未體現信用檔案的價值。信用檔案和其他類型的檔案不一樣，可以為企業創造更大效益。企業只有保證信用檔案的真實性與完整性，才有利于籌集到發展所需資金，獲得上游原材料生產供應商的信用，并贏得消費者的認可，從而提升產品的銷售額，實現利潤的提升。但是當前很多企業忽視了信用檔案，資料收集、整理和歸檔不及時，不能將信用檔案應有價值體現出來。
（二）信用檔案收集不及時。企業信用檔案具備分散性特點：一是體現在實體分散性上，主要是因為企業信用檔案構成主體較多，包括政府部門、企業和社會其他組織與個人，因為信用檔案實體比較分散，所以極大增加了企業信用檔案管理工作難度。二是體現在外在形式的多樣性上。企業信用檔案主要由各種合同、會計原始憑證、賬單、評估報告和財務報告等構成。由于檔案管理人員對信用檔案分散性特點認識不到位，因為收集工作開展不及時，影響了信用檔案的完整性。
（三）信用檔案管理缺乏時效性。在企業發展過程中，生產規模逐步擴大，新產品研發速度也會加快，從而產生大量信用檔案。這需要企業及時對新的信用檔案進行歸檔，并銷毀過時的信用檔案。對于企業信用檔案管理工作而言，是一個動態的過程，需要確保其時效性，不斷補充并更新信用檔案內容。而很多企業對此認識不到位，導致信用檔案管理時效性不強，很難提升檔案的利用率。
二、企業信用檔案管理工作的對策
（一）完善制度，科學管理。企業信用檔案具備分散性特點，需要將相關資料收集完整，否則會對今后的利用帶來不利影響。企業信用檔案構成主體除了自身以外，還包括政府相關職能部門、社會組織與個人等，為更好地管理企業信用檔案，政府需要建立統一的網絡平臺，確保檔案資料更具時效性。而企業檔案管理人員也要主動轉變過程，及時對信用檔案進行補充，銷毀已經過時的信用檔案。
（二）落實制度，夯實基礎。企業要做好信用檔案立卷、歸檔等工作，這些都是信用檔案實體管理工作內容，涉及鑒定、收集與整理等環節。在企業信用檔案鑒定中，主要包括檔案真實性與具體的價值，需要以發展、全面的觀點進行判斷，將信用檔案保存價值確定下來。因為企業檔案具備分散性特點，所以在收集工作中，需要確定相關主體的收集范圍，避免發生重復、不全面收集的情況。企業要將檔案管理部門職責明確下來，確保在出現問題后可以找到相關責任人，讓信用檔案的收集更加完整，便于更好地開展整理工作。信用檔案實體管理重點內容就是要做好整理工作，并非是把所有信用檔案單獨歸類整理，而是要根據全宗原則立卷，同時編制專題目錄，為今后的利用提供方便。
（三）合理開發，規范利用。為提升企業信用檔案管理工作成效，需要認真做好收、管、用等方面的工作，同時在收集、積累和形成的同時，還要確保保管的規范性。信用檔案與一般檔案不一樣，有很獨特的地方，需要重點保管好信息內容，避免發生泄密的問題，否則會對企業造成嚴重的影響。企業要在做好保管工作的基礎上，加大對信用檔案資源的開發力度，從而實現經濟效益與社會效益的提升。企業要想將信用檔案資源充分利用起來，需要對信用檔案信息進行加工與二次開發，及時開展檔案編研工作，這樣既能夠減少成本投入，還可以提升效益。企業通過由信用檔案制作成的各種多媒體文件，有利于在社會上宣傳企業文化，促進自身的進一步發展。
一、城建檔案管理現狀及問題
（一）城建檔案管理工作從無到有、由小到大，為城市建設和經濟社會發展作出了重要貢獻
城市建設檔案管理工作的現狀，總體上是令人滿意的。城建檔案管理人員在工程建設檔案資料的采集、整理、儲存、利用等方面作了大量卓有成效的工作。為城市規劃、城市建設和城市安全提供了較為詳實的原始資料作為參考和保障。但我國的城建檔案管理工作起步較晚，發展歷程不長，雖經實踐摸索、博采眾長、快馬加鞭，取得了較大成績，但與發達國家和地區比，還有許多亟待加強和完善的地方。
（二）依法建檔、依法治檔的法律法規、體制機制需要完善，有效監督及執行的力度有待進一步加強
城市建設的實踐證明，無論是房屋、道路、橋梁，還是水利、電力、燃氣等城市基礎工程建設，它們的質量問題都涉及人民群眾的健康和生命財產安全。如何做到事前、事中、事后的科學、有效監管，依法實行全過程的城建檔案管理是重中之重。但目前城建檔案管理的法律依存度和強制力都不足，對工程建設部門和包括城建檔案管理人員在內的城建監管服務部門的約束力都不夠。重點體現在法律法規的不夠完善，法律法規、文件規定等的宣傳、解釋、執行力度還不夠。
（三）對城建檔案管理的重視力度不夠，檔案管理的人才不足，人員的業務能力亟待提高
城建檔案管理工作是一項系統性、專業性較強的工作，需要一定數量的專業人才去完成。城建檔案的業務指導以及檔案的整理、保管、利用和對外服務都需要足夠的人手去完成。從對城建檔案管理的調研情況看，地市級建設部門對城建檔案管理工作重視程度比較高，但是縣區在一定程度上還存在著重建設、輕管理的現象。特別是對城建檔案的價值判斷不清，對城建檔案管理對城市發展的長遠作用和重大意義認識不足。具體表現在：部分縣區在城建檔案管理方面的組織機構不健全，城建檔案館掛靠某個政府部門或者事業單位，不是單獨的機構，沒有專職的管理人員，經費也沒有單獨納入縣級財政編制。很多檔案管理部門雖然掛了牌子，但是一直與相關單位合并辦公。有的縣區城建檔案由建設主管部門內設的檔案室監管，很多城建檔案資料零散地保存在檔案室內。由于沒有完善的保管環境和設施，大量的城建檔案得不到系統規范的整理、儲存和利用。
（四）城建檔案管理所需資金不足做好任何一項工作都離不開資金的支持和投入。在目前城建檔案管理的體制機制下，城建檔案管理部門的檔案保證金和技術服務費被政府主管部門強制取消。政府此舉為企業減負，對城建檔案管理部門更好地發揮服務職能具有重要意義。城建檔案管理所需資金都由財政撥付，財政撥付資金內還包括人員工資，這樣用于投入城建檔案的建設、管理和使用所需的資金捉襟見肘，就需要加大財政的支持和投入力度。
二、解決城建檔案管理工作問題的辦法及對策
（一）依法授權、依法履責、依法治檔，城建檔案工作要做到有法可依、有規可循、違法必究
法制是社會主義市場經濟的內在要求，是社會主義市場經濟建立和完善的基礎和保障。沒有健全的法制，就沒有完善的市場經濟，更不會有完善的城建檔案管理。應從城市建設為民利民、造福一方的戰略高度入手，想方設法做好城建檔案管理法律法規的制定和完善工作。千方百計多渠道做好法律法規、文件精神的宣傳、解釋和落實工作。使城建檔案管理的法律法規、文件規定等在城市管理、城市規劃和城市建造等部門中家喻戶曉，深入人心。特別是通過大力宣傳，為依法治檔營造良好的輿論氛圍。應從法律法規制定和體制機制完善入手，賦予城建檔案管理人員依法建檔、依法歸檔的權力，并履行相應的責任和義務。在城建工程的招投標、開工、建設、驗收、交付等方面，實行全過程的依法建檔、依法歸檔。建檔要采用文字、圖紙、聲像等多種科學、規范、準確的手段進行。既要有原始資料，又要建電子信息資料，二者具有同等法律效力。工程建設的每個環節都要有工程負責人和城建檔案管理人簽字，并依法履行工程披露義務，承擔工程質量責任，使城建規劃有圖可循，城建質量有法可依，城建安全有責可究。
（二）從健全完善體制機制入手，充實城建檔案管理人員力量，全面提升城建檔案管理人員素質，建設一支德能兼備的城建檔案管理人才隊伍
隨著新時期城市建設和現代科學技術日新月異的飛速發展，要適應檔案管理現代化、信息化的需要，必須加強檔案管理人才的選用和培養。應從全面建成小康社會、提升人民群眾幸福指數、保障城市建設質量和安全的高度，增強對城建檔案管理工作的重視力度，解決制約城建檔案管理工作的核心問題:人員不足及人員業務能力不強的問題。在組織機構上，單獨設立縣級城建檔案管理部門，單獨劃定機構和人員編制，單獨設立辦公處所，辦公處所要滿足城建檔案的整理、儲存和使用的需要。在上級主管部門的指導下，獨立開展城建檔案的監管和服務?？h級城建檔案管理部門，應配備至少3到5名專職人員，實行逢進必考。面向社會，本著公開、公平、公正的原則招考熱心檔案管理事業、有檔案管理專業和經驗的人才進入城建檔案管理部門。對檔案管理人員經常進行法律法規、業務理論和技能等方面的學習培訓。建立健全考核、評價、獎罰、晉升、流轉等激勵約束機制。充分調動城建檔案管理人員學習、工作的積極性和主動性。
（三）政府應加大對城建檔案管理工作的財政支持力度，解決制約城建檔案管理工作開展所需的資金問題，做好資金使用方面的監管
資金不足是制約城建檔案管理工作有效開展的又一重要因素。政府應加大對城建檔案管理工作的財政投入力度，解決城建檔案的采集、整理、儲存、使用等方面所需費用問題，解決城建檔案管理人員在學習、工作中發生的合理性支出。財政主管部門在加大財政支持力度的同時，也要加強對資金使用的監管，定期對財政資金的使用情況進行科學有效的檢查。確保財政的每一筆錢都能得到合法、合理地使用。對于濫用資金、濫發獎金等情況要聯合政府相關部門采取限制財政資金撥付等辦法嚴肅追究、嚴肅查處。城建檔案管理部門更要自覺做到對資金的合理使用，開展經常性的自查自糾，確保每一筆財政資金都能用之所需，落到實處。
1.1 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高，檔案丟失
在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院發展的、較為健全的醫療、黨建、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較為貧乏。在醫院綜合目標管理考核方案中，一般也很少將檔案管理工作納入醫院綜合目標考核。最終導致：1）檔案收集效率不高，檔案不齊全；2）檔案管理分散，缺乏信息資源整體統一性；3）很多有價值的資料、數據丟失了，阻礙了醫學研究的發展；4）信息管理和檔案管理嚴重脫節，丟失了檔案工作的完整性，從而使現代醫院的發展跟不上新時期黨的需要。
1.2 對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明
到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.3 檔案意識薄弱，檔案利用效率低
不少醫院工作中，很多工作人員，甚至領導，缺乏檔案意識，仍然存在強烈“重效益，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識。從而忽略了檔案的科學管理，導致了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
1.4 檔案工作硬件建設落后，現代化檔案管理水平不高
有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發，嚴重阻礙了醫院檔案的科學化管理。
1.5 檔案管理人員業務水平不高
醫院檔案管理人員專業知識欠缺是一種普遍現象，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。
2 改進醫院檔案管理工作的具體措施
2.1 加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性
大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案管理工作的重要意義，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
2.2 嚴格檔案集中統一管理和規范化管理
運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證，才能體現檔案管理工作的作用。
2.3 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度
促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。
2.4 加強業務培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質
檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。
2.5 加大投入力度，加強硬件建設，實現檔案的現代化管理
加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一是要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；二是要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。
2.6 建立醫院檔案管理網絡管理模式，為檔案的開發利用提供真實、可靠的依據
由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、統一機構、統一制度，統一操作、統一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫院檔案的安全、完整，為醫院檔案的開發利用提供可靠依據。
2.7 重視創新開發，充分發揮檔案的社會效益
檔案是高校在一系列教學活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、實物、聲像等不同載體形式的原始記錄，是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的最直接記錄，是教學工作成果的重要載體，能全方位反映高校的實際辦學實力和水平。檔案的收集、整理、保存和利用也是教學管理工作的重要組成部分。隨著高等教育和信息化技術的發展，傳統檔案管理方式已不能滿足信息化時代的要求，高校應該結合教學管理的變化和檔案工作的特點，加快推進檔案的管理工作改革，提高檔案工作質量。
2.當前我國高校檔案管理的現狀
高校中某些領導，對教學檔案管理工作重視程度不夠。從機構設置、資金投入、人員配置和關注力度等都較為薄弱。不少高校只把資源用在與辦學或能產生經濟效益相關聯的項目上，而對檔案管理很難引起高度的重視。
各級領導、科研人員和科研管理部門由于受經濟利益等的影響，往往忽視了檔案管理的重要性，絲毫沒有認識到檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。檔案管理混亂、不規范，導致部分檔案材料沒有及時收集歸檔，或者臨時收集的材料類別混雜，需要時難以發揮檔案服務作用。完全沒有自身的檔案管理辦法，或者根本就沒有按照檔案管理要求去實施檔案的管理。
受高校大環境的影響，部分高校檔案管理人員素質參差不齊，管理意識較薄弱。檔案管理隊伍中，真正畢業于檔案管理專業或相關專業的人員十分缺乏。歸檔材料質量不高，科研檔案原始性、完整性、系統性較差。使大量原本就不應該歸檔文件材料卻按檔案的方式進行管理，浪費了寶貴的人力物力等檔案管理資源。
檔案管理人員工作意識落后，工作態度消極，使得檔案歸檔工作的業務掌握不熟練、不認真、不嚴格。高校檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的前提。一些重要文件沒有正規行文，文件整理沒有保持文件之間的有機聯系。不僅直接影響了檔案本身的質量，也大大削弱了檔案的參考憑證作用，為未來的利用埋下后患。
3.檔案管理對于高?？蒲薪虒W等日常工作的重要性
隨著高校教學和科研事業的不斷深入和發展，在其學科體系、制度體系和日常管理不斷完善的趨勢下，檔案的重要性越來越突出。檔案是高校教學質量評估的重要依據。
高校檔案是教學、科研知識資源的存儲載體，詳細記載了高?？蒲谢顒拥娜^程和具體成果，所以分析檔案管理中所存在的問題，并找出有效地方法解決問題，這對提高高校科研檔案整體管理水平和檔案的利用價值提出了極高的要求。檔案管理是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。
高校檔案管理工作既是記錄高校教學工作的重要憑證，又是提高高校教學水平的主要途徑。檔案有利于規范教學秩序，有利于協助教師完善教學過程，使得教學過程有章可循，有據可查。
4.檔案管理人員的基本要求
要想成為一名合格的甚或是優秀的檔案管理人員，必須要熟練掌握一定的專業理論知識，又要熟練掌握與檔案工作相關學科的基礎知識，具備多種新知識、新技能，成為復合型檔案專業人才。
檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應告訴發展的信息時代的新要求和新挑戰。全英文檢索，全英文錄入等等，對檔案管理提出了新要求。
要想適應檔案管理的現代化發展需求，勝任這一工作，就必須掌握計算機數據錄入、數據庫管理、多媒體和網絡管理等方面的技能。
檔案工作是專門業務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質量，提高工作效能，逐步實現檔案工作的科學管理。
5.提升高校檔案管理水平的思路及措施
計算機網絡技術日新月異，信息時代來臨，從信息資源開發的角度看，檔案管理人員不僅僅是檔案的保管員，還是檔案信息這一財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。
要加強教學檔案管理人員的職業素質培養，提供條件讓教學檔案管理人員有機會去參加各種業務培訓， 學習掌握檔案專業理論與知識。高校要研究教學檔案管理創新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規范性，更好地為提高高校教育教學質量服務。
檔案管理工作是一項客觀性極強的工作，無論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。檔案工作人員在實際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題，而不是問為什么。所以，檔案人員應該在學習檔案學專業理論知識的同時，注重這方面思維的訓練。
檔案數字化把各種載體的教學檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以網絡化的形式互相連接，并利用計算機系統進行管理，基于互聯網進行聯機檢索和閱讀，實現資源共享數字化教學檔案建立起來以后，可以便捷實現檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，大大提高教學檔案的利用率。
6.結語
隨著高校管理改革，高校的教學檔案管理也要加強制度建設，建章立制，規范管理。檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。要把檔案管理工作的所有涉及的環節和人都列入受控對象，特別要保障數字化檔案管理中的信息數據的真實性、完整性、機密性、安全性、穩定性、可靠性。
認真學習《高等學校檔案管理辦法》，結合高校自身特點，積極配合學校檔案管理工作的開展，使檔案管理工作的水平得到提高。高校要研究檔案管理的創新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學檔案管理的科學性和規范性，更好地為提高高校教學和科研質量服務。
參考文獻
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