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學校檔案是學校的歷史載體，其中包括文書檔案、財會檔案、人事檔案、學生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個人業績檔案等幾大門類。學校檔案既記載了學校的發展歷程，同時也記載了教職工的相關資料和學生在學校的學習狀況以及個人資料，這里面的內容是學校評價各教師教學結果的一個重要標準。學校檔案是多項數據的綜合，關系著各教職工和學生的前途，并且，其中的資料可以鑒定這個學校的教育狀況，看出此學校的教育水平。
二、檔案管理的現狀與不足
檔案管理受到的重視不足。檔案在學校的管理上具有重大意義，可是它并沒有得到相應的重視，所以在很多時候，檔案管理工作經常被忽視。檔案管理人員存在著一種只要簡單將檔案保管好，能夠應對時常的檢查和查閱便足夠了，導致檔案管理人員逐漸放松檔案管理的工作，使檔案管理缺少科學的規劃。
有的學校對檔案管理的投入力度不足。檔案得不到重視，而且設備匱乏，現有設備老化，檔案管理部門很難引進先進的設備、更換設備，致使檔案庫房的設備老化、工作陳腐。
管理人員業務能力較差。學校的檔案管理人員雖然由專門的人來負責管理檔案，但是對于檔案管理知識的深入學習還不夠，有些專業不對口的相關人員甚至未參加過相應的培訓考核便被安排上崗，這使得檔案材料收集、整理和歸檔等業務的操作不規范，使檔案管理的整體水平下降。
檔案管理制度不夠完善，是眾多高校都存在的情況，檔案管理制度完善，才能真正地反映教職工的教學水平和學校整體的教育狀況。檔案需要規范管理，才能夠使檔案中的內容更加有條理、更加清晰、更加完整和更方便查閱。在以往的檔案管理過程中，由于缺乏完善的管理制度，導致管理人員對檔案管理工作不重視，對檔案材料收集不完整。在收集入檔的過程中，對資料整理的態度散漫，不能夠全面地概括，且會出現內容重復的現象，不能及時有效地反映教職工和學校歷史的真實信息和情況。
三、加強高校檔案管理人員業務培訓的方法
（一）注重檔案收集，加強管理。完善檔案的前提是收集文件資料，歸檔之前，對所掌握的資料進行細化分析，保證檔案的質量。在此要求下，檔案管理人員需要進行資料分析、分類、整理的過程，而為了避免部分檔案管理人員對處理資料方面存在不懂之處，學校應該開展檔案收集培訓，增強管理人員的資料分析和整理能力，提高學校檔案的質量。
（二）更新觀念，將檔案信息化。檔案信息化是不斷采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用現代化的水平。舊時代的檔案管理工序復雜，以手工操作為主，很容易造成檔案材料填寫格式不規范，內容不完整等失誤，給學校帶來不便之處。傳統的手工檔案管理在資料查找和資料整理這一過程中比較麻煩，需要花費大量的時間完成。而計算機時代則克服了這些問題，利用網絡的便利之處，將檔案信息化。計算機記載檔案不僅能夠高效地處理檔案?Y料的收集、整理，對檔案資料的保密程度也高出了許多，運用網絡將檔案進行分類管理，成為當下高校管理檔案方式的主流。
檔案信息化要求檔案管理人員具備一定的計算機知識，能夠流暢操作，將計算機時代的優點發揮到最大，體現檔案信息化的好處。學校檔案館應該展開檔案管理人員檔案信息化培訓的課程，加強檔案管理人員對檔案信息化操作的流程，使檔案的管理工作更加科學、規范。
大數據時代的特性
從2012年開始大數據被越來越多的人所提及，人們的生活和工作都越來越離不開大數據。但是，事實上，國內并沒有對大數據形成統一的定論，人們認為大數據并不是對大量信息數據的描述，而是通過分析和利用數據信息來獲取更有效的方法。大數據時代的特性表現為以下幾點：一是數據量非常大，二是數據處理的速度非常快，三是數據的種類非常多，四是數據的價值非常高。數據類型有以下幾種：一是文檔，二是圖片，三是音頻，四是視頻，五是網頁，六是電子郵件等等。
大數據時代下高校檔案管理工作的特性
高校檔案數據量不斷增多。大數據時代的到來對高校檔案管理工作提出了新的要求。如今，高校檔案管理工作已經成為高校管理工作的重中之重，高校檔案記錄者高校發展過程中所產生的所有數據信息，這些信息的類型也比較多，而且都是高校最有價值的信息。因此，高校檔案的數據量是非常大的，檔案管理人員的工作壓力也比較大，檔案管理人員需要把原始紙質版的數據信息輸入到檔案管理平臺上，高校檔案數據還在不斷的增長，增長速度非?？?。
高校檔案數據的多樣化。高校檔案管理是一項十分復雜的工作，檔案涉及到高校多種業務，高校檔案數據呈現多樣化特性，不同數據之間相互關聯。對此，高校必須完善檔案管理體系，加強檔案管理。高校檔案的形式多種多樣，不同形式檔案的特點不同，功能也會有所不同，高校檔案管理人員需要對檔案進行分類管理，方便用戶查找檔案，提高檔案的利用率。
大數據時代下高校檔案管理對策
完善高校檔案管理體系。以某高校為例，某高校從2012-2016年，檔案信息量占高校信息總量的80%，檔案的種類增加了4種，高校檔案管理系統的功能也在不斷增多，增加了11項全新的功能。
大數據時代下，高校必須擁有強大的儲存系統，能夠把不同類型的檔案信息儲存在不同的系統內，而且檔案管理系統對于檔案信息的保管并不是單純的存放，而是需要把多種數據信息關聯在一起。如今，高校必須改變傳統的檔案管理理念和模式，從根源上解決高校檔案管理工作中存在的問題，這樣才能更加深層次的挖掘出檔案數據中有價值的信息，提高高校檔案的利用率。高校檔案管理人員需要增強服務意識，檔案管理工作就是為高校的教學和科研活動提供服務的。高校檔案管理工作并不是在業務發生后才開展的。而是要在業務發生之前做好前端的控制，這就要求高校檔案管理人員做好充足的準備，提前對高校各個部門的業務進行研究分析，了解各個部門，不同業務的實際需求，并結合不同類型業務的實際需求合理制定檔案管理需求。高校檔案管理工作的開展必定離不開技術的支持，高校必須合理的利用計算機技術提高檔案管理水平，讓檔案信息“活”起來，為高校各個部門提供服務。高校還必須健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展提供支持和保障。
為提高計劃生育服務水平，確保各項工作的制度化和規范化，采取相應措施，提高檔案管理水平，促進檔案管理規范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進和完善。
一、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的意義
采取相應措施，推動檔案管理規范化具有重要作用，也是必須重視和關注的內容，其重要意義表現在以下方面：
（一）有利于實現信息互通。規范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創造便利。通過對檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對計劃生育檔案的政策法規、生育指標、生育措施、優惠政策等資料進行整理和歸納。進而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進信息有效交流和溝通。
（二）有利于方便管理決策。計劃生育檔案記錄計劃生育檔案政策的執行和落實情況，采取措施促進檔案管理規范化，有利于管理部門在作出相關決策時，具有可靠的參考資料和依據。在制定計劃生育決策時，通過查閱各項歷史資料和記錄，進行對比和分析，然后結合當前計劃生育工作實際，有針對性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動計劃生育各項工作順利進行。
（三）為流動人口提供服務。促進計劃生育檔案管理規范化，建立并完善檔案管理制度，能對流動人口的數量和方向進行準確把握，及時掌握流動人口的婚育情況，了解不同地區計劃生育執行效果和人口流動情況。并且還可以實現信息交流與互動，構建計劃生育信息交流平臺，防止工作疏漏，促進計劃生育檔案管理水平的提高。
二、新形勢下計劃生育檔案管理工作的不足
由于相關制度沒有嚴格落實，一些管理人員素質偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現在以下方面：
（一）制度缺失。一些單位的計劃生育檔案管理制度不完善，相關人員職責不明確，制約各項工作有效開展下去。獎懲激勵機制不健全，難以有效調動管理人員的積極性。管理人員的培訓機制不完善，難以有效提升管理人員素質，對計算機技術的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相關單位將工作重心放在其他方面，對檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計算機、掃描設備等投入不夠，忽視設備更新和完善。管理人員培訓的資金投入不足，難以提高他們的素質。獎懲激勵機制不健全，制約管理人員素質的提高。
（三）管理不當。一些檔案管理人員的責任意識淡薄，管理臺賬不完善，沒有嚴格執行管理范措施。對檔案資源的開發和利用存在不足，管理流程不規范，難以提高計劃生育檔案管理水平。
三、新形勢下計劃生育檔案管理工作規范化的路徑
為彌補存在的不足，推動檔案管理規范化，可以采取以下改進措施：
（一）健全制度，明確責任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責，推動管理工作制度化和規范化。建立并嚴格落實責任制，讓檔案管理人員認真履行職責，嚴格落實各項制度措施，提高管理工作的規范化水平。建立完善的管理人員培訓制度，落實獎懲激勵機制，讓管理人員努力開展工作，提高計劃生育檔案管理水平。
（二）增加投入，強化管理。增加相應的資金投入，合理安排檔案管理預算，滿足各項工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓、計算機和掃描設備的購買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項活動順利開展提供資金支持。重視資金使用的監督和管理，確保各項資金落實到位，使其為計劃生育檔案管理工作的有效開展提供保障。
（三）健全臺賬，規范管理。根據計劃生育檔案管理的相關規定，制定健全完善的制度措施，有效規范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時，還要嚴格管理規章制度，明確相關人員的職責和權限，推動檔案管理規范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計劃生育檔案安全檢查、檔案庫存溫度和濕度記錄簿，有效規范和引導各項工作，努力提高檔案管理水平。
（四）改進服務，注重利用。提高檔案管理人員素質，改進服務，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務，提高人們的滿意度。構建完善的管理服務系統和信息平臺，方便檔案資料查閱。注重對計劃生育檔案資料的查閱和利用，對檔案資料進行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價值，為計劃生育各項工作順利開展提供參考和依據。
四、結語
總之，推動計劃生育檔案管理規范化具有重要意義。作為管理人員，應該明確不足，健全并落實各項制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開發。從而有效規范檔案管理工作，提高服務水平，為計劃生育各項工作開展提供更加優質的服務。
【參考文獻】
[1]張永和.人口和計劃生育檔案工作的科學管理[J].經濟研究導刊，2009（26）：163-164.
二、縣級供電企業檔案管理專業培訓的有效途徑
在企業培訓工作總體要求下，檔案管理培訓應結合縣級供電企業檔案管理人員現狀及工作特點，采取靈活的培訓方式，開展實用性、針對性強的培訓，在實踐基礎上學習培訓，使檔案工作人員能克服工學矛盾，有效提供業務技能水平。1開展專業集中培訓結合七個縣（市）公司檔案管理工作實際情況，在全省供電系統率先開展檔案專業技術幫帶，采取集中培訓的方式，通過每年定期舉辦檔案管理培訓班，學習和強化各類載體檔案的收集、整理、分類、期限劃分等基礎理論知識，掌握數字檔案的操作與運用，各專職檔案管理人員通過理論培訓與現場實踐相結合的方式，現場學習取長補短互為所用，提高各檔案管理人員業務素質。開展集中培訓，可以合理集中利用人力物力財力資源，一次性將大量人員集中起來統一培訓，在學習培訓的基礎上相互溝通、探討，增強檔案工作人員學習的系統性、專業性。2采取個別針對輔導結合集中培訓人員的學習成果情況和新任職檔案管理人員業務盲點的情況，采取一對一的個別指導的培訓方式，組織業務能力強的教師給集中培訓結束后有疑問的檔案管理人員進行單獨答疑和指導，并在后期工作中做好經驗總結。各縣級供電企業新任職檔案管理人員到供電公司綜合檔案室進行跟班培訓，學習國網公司、省公司有關檔案管理標準和各類檔案整編規則，做到手把手的傳幫帶，培訓各類載體的收集、整理、分類、組卷、編目及數字檔案館系統的實踐操作。引導新任職檔案管理人員獨立完成文書、單項基建工程、全宗卷等檔案整編工作。根據整編結果進行點評，匯總存在的問題及改進工作的對策和方法，短而快的提高新任職檔案管理人員的理論和實際操能力。集中針對全體檔案管理人員進行短期綜合培訓，輻射面廣，但是卻不能兼顧到每一位檔案管理人員，此時，個別指導的培訓方式就顯得尤為重要。同時，當有極少數新任職檔案管理人員參加到工作中時，個別指導比組建業務學習班級來得更高效和更經濟。所以個別指導也是檔案管理專業培訓的一個重要手段。3實時在線及時答疑電腦和網絡技術的發展，對檔案管理是一個新的機遇和挑戰。合理利用數字化檔案管理系統來培訓檔案管理人員，是當今檔案管理培訓的必要手段。根據全省供電系統統一采用《國家電網檔案館信息系統》的信息平臺優勢，開展定期和不定期的在線數字檔案檢查、指導和督促，及時解決、梳理縣級供電企業在日常檔案工作存在的難點、疑點、定期通報各公司檔案工作完成情況，在線指導各公司專職檔案管理人員在數檔系統中完成文檔、科檔、會計、照片、實物檔案的整理與歸檔，提高歸檔率、準確率和完整率。4以查代培整體提升每年定期組織各縣公司專職檔案管理人員開展檔案互查工作，各專職檔案管理人員檢查兄弟單位各載體檔案年度歸檔整理情況及歸檔及時率，部門立卷制度和檔案月度績效考核執行情況等。通過互查平臺，了解各縣公司檔案管理現狀，協助做好診斷分析，有針對性地開展業務對接指導，發揮基礎較好的縣公司的輻射示范作用，以先進帶落后的方式開展縣公司之間的幫扶，帶動管理基礎較弱的縣公司快速提升檔案規范化管理水平。在檢查基礎上，為檔案管理人員提供溝通交流機會，形成比學趕超、取長補短互為所用的良好氛圍，真正達到以查代培整體提升的效果。5上下協同夯實基礎充分利用外部資源，采取“走出去”的培訓方式，組織檔案工作人員參加國家檔案、省市檔案局、省電力公司等上級單位舉辦的檔案業務培訓，通過培訓使檔案工作人員及時了解檔案工作新動態、新方向，掌握檔案規章、標準和規范等，為檔案專業工作奠定堅實的基礎。
[關鍵詞] 干部保健檔案管理；專業人才培養；崗位培訓；繼續教育
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 063
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0135- 02
0 引 言
新時期，為促進干部保健檔案管理水平提升，提高服務質量，有效滿足檔案管理工作需要，創新人才培養模式，注重專業人才培養是必要的。但目前該項工作存在不足，制約檔案管理人才培養質量提升，應該采取改進和完善措施。
1 新時期干部保健檔案管理專業人才培養的意義
培養專業人才，不僅能提升檔案管理隊伍的綜合素質，對有效開展檔案管理等工作也具有重要作用，主要表現在以下方面。
1.1 m應新時期干部保健檔案管理發展需要
新時期，隨著信息技術被應用到檔案管理之中，再加上大數據和“互聯網+”給檔案管理帶來的變革，在這樣的背景下，更應該注重專業人才培養，采取有效措施，創新人才培養模式，這是適應新時期干部保健檔案管理工作的現實需要。
1.2 有利于促進干部保健檔案管理方式轉變
通過完善管理培訓制度，讓檔案管理人員學習相關法律法規，掌握現代信息技術和掃描技術的使用策略，并在實際工作中創新工作理念。有利于轉變檔案管理方式，提升服務質量，為檔案使用者提供便利。
1.3 有利于促進干部保健檔案管理水平提升
檔案管理工作水平的提升，離不開專業化人才的培養。為此，應該健全完善管理制度，加強教育培訓和學習，讓管理人員熟練掌握管理技巧，更好利用現代信息技術開展檔案管理的各項活動。進而提升服務質量，推動干部保健檔案管理工作水平提升。
2 新時期干部保健檔案管理專業人才培養的策略
為提升檔案管理人員綜合素質，打造專業化管理隊伍，結合新時期干部保健檔案管理工作需要，可以從以下幾個方面采取培養策略。
2.1 重視崗位培訓工作
加強干部保健檔案管理人員的崗位培訓工作，讓他們熟練掌握檔案管理技能，有效開展管理活動。要注重培養管理人員的終身學習理念，構建檔案管理人員培養的中長期計劃，立足于提高檔案管理人員綜合技能，讓他們更好適應將來工作需要。強化檔案管理人員的專業技能培訓，增強信息技術應用水平，能熟練利用掃描儀、數據庫等開展檔案管理活動。培訓要緊跟大數據和“互聯網+”的時代背景，促進檔案管理人員知識和技術更新，努力在工作崗位上增強專業化技能，推動干部保健檔案管理工作水平提升。
2.2 開展繼續教育活動
專業人才匱乏是檔案管理水平提升的重要制約因素，對各項活動開展產生不利影響。為此，應該把握繼續教育的機會，健全學習制度和相關措施，讓他們豐富專業知識和綜合技能，積累檔案管理工作經驗，提高檔案管理工作技巧，從而更好適應新時期和新形勢的需要。應該有計劃、有目的、分層次、分階段開展培訓活動，利用課堂授課、遠程教育、專家講座、網絡教學等形式，有效開展繼續教育活動。這樣既能豐富檔案管理繼續教育和學習方式，還能增進工作人員的學習主動性，靈活采用多種形式加強自身學習，不斷充實和完善自己。進而增強干部保健檔案管理人員素質，為檔案管理工作順利進行提供保障。
2.3 發揮行業組織的作用
可以發揮中國檔案學會的作用，有效組織人才培養的各項活動。中國檔案學會擁有很多專業性人才，應該發揮其人才優勢，組織干部保健檔案管理人員培訓工作。例如，可以開展在職教育活動，組織學術講座，舉辦專題研討班，開展專題培訓等。進而促進檔案管理人員綜合素質提升，為檔案管理工作的有效開展創造條件。
2.4 增進與學校的聯系與合作
加強檔案管理部門與學校的合作，提升保健檔案管理人員綜合技能，引進先進的管理經驗和技術，為各項活動開展創造便利。分利用學校豐富的圖書資源，師資力量等，努力開展培訓活動，加強學習，豐富管理人員的專業知識，讓他們有效融入學習活動，不斷提高管理技能。建立長久的人才培養機制，完善課程設置和人才培養方案，讓管理人員更好融入學習活動，努力掌握檔案管理技巧。增進相互聯系，為檔案管理人員培養提供師資、教學設施、圖書資源等。從而更好適應新情況和新形勢，提高檔案管理人員培養質量。
2.5 鼓勵檔案管理人員加強自我學習
為推動檔案管理活動順利進行，提高檔案管理水平，應該注重采取有效措施，讓檔案管理人員更好學習，激發學習熱情和積極性，不斷掌握新知識和新技能，有效適應檔案管理需要。干部保健檔案管理人員要加強自我學習，提高自主學習意識，利用業余時間開展理論知識、信息技術、檔案管理技能的學習。要對檔案管理理論知識有效系統全面的認識，然后激發他們學習的主動性，有效指導日?；顒?。注意信息技術利用，掌握掃描技術的應用技能。并建立檔案管理數據庫，完善資料設置，確保信息資料齊全，為開展管理和學習活動奠定基礎。注重提高檔案管理技能，管理人員要積極參與實踐活動，注重與其他管理人員的交流學習，用先進的管理技術和經驗武裝自己。進而不斷提升檔案管理綜合技能，更好適應檔案管理工作需要。
3 結 語
新時期，為有效提升干部保健檔案管理水平，應該綜合采取有效措施，注重專業人才培養。要結合檔案管理工作需要，加強管理人員崗位培訓，并開展繼續教育活動，落實各項培訓制度措施。作為干部保健檔案管理人員，也要不斷加強自我學習，提高自身綜合素質，熟練掌握檔案管理技能，為提升檔案管理水平和服務質量創造便利。
主要參考文獻
[1]王新才，聶云霞.信息時代檔案人才培養與檔案學專業發展展望[J].檔案學研究， 2013（1）：87-91.
一、人事檔案現狀及存在的問題
第一，由于相關機構及人員的人事檔案意識比較薄弱，所以造成了對檔案工作的重視程度不夠。長久以來，單位的很多人包括一部分領導對人事檔案的管理上，也存在一些誤區，在他們的意識中，所謂的檔案工作無非就是抄抄 、寫寫、保管的事務性工作，并非是單位的主要工作，既不能給單位創造經濟效益，也不能給領導創造政績，只要“守好攤” ，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這就說明一些人對檔案工作缺乏必要的了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的現象，就造成了人事檔案管理工作變得可有可無，默默無聞，在一定程度上缺乏應有的理解與重視，人事檔案管理工作就處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要” 的尷尬境地。
第二，管理手段比較落后，管理水平不夠高，管理力量薄弱。隨著單位人事制度改革的推進，機構及內部科室的調整和重組，人員要競聘上崗，在崗上崗的人員中，有的同志對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不是很了解，檔案收集意識比較淡薄。在對檔案工作精力得投入上也不足，平常工作中往往只是將材料放入檔案盒，而沒有把檔案及時整理歸檔，這就影響了檔案管理水平。在檔案的設備配備上，平時采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔為一間，能簡就簡，管理手段上也較陳舊，在查閱檔案時基本采用原始的手工操作方式，由于多次調閱、查找，造成紙質的發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。
第三，人事檔案管理制作的不規范 。首先表現在材料的分類上不規范，很多檔案管理人員雖然知道人事檔案管理上要分類進行保存，但在分類上比較隨意，而又把握不準。其次表現在材料的制作上不規范，人事檔案材料，在過去，紙張的使用比較隨便，造成檔案材料的存放、收集、整理不是很規范，也影響了美觀。對過去那些有破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。但現在經常有不規格的材料歸檔，導致檔案材料參差不齊，給檔案的整理和裝訂帶了極大麻煩，造成了人力、物力、財力的浪費。為了使檔案材料整齊美觀，可采用老人老辦法，新人新辦法的做法，對距離5至8年內到退休年齡的老職工采用老人老辦法，檔案材料繼續采用原來所用的紙張，對于新進工作人員，一律采用現在統一使用規定的辦公A4用紙。保證材料的整齊統一美觀。
第四，在人事檔案管理中科學化和信息化不高?，F在科學技術和人們的工作生活聯系密切， 人事檔案管理工作也邁入了信息時代，隨著計算機辦公信息化水平的不斷提高，計算機信息化人事檔案管理應得到充分挖掘和發揮，我們應該改變過去那種低效率的手工操作的習慣方式，單位人員如果比較多時，再使用老方法去整理和調閱檔案時，極費時又費力，現在把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等用計算機操作，實現無紙化閱檔。這樣既利于檔案的保管，又提高了工作效率。
第五，在人事檔案管理中制度不夠健全、落實不夠到位。有的單位明確制定了詳細的管理人員崗位職責，但缺乏系統、完備的規章制度；有的缺失必要的借閱制度；有的即使制定了相應制度，但由于管理上有缺陷，不規范，也造成了在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。
第六，專業人才匱乏，對檔案管理人員的后繼教育重視不夠。在地勘單位人事檔案管理人員中有一部分是改行過來的，原先有的干過辦公室文秘、有的干過政治宣傳或工程專業技術轉行，但真正屬檔案專業畢業出來的人才很少；年齡偏大的比較多，有很多不會熟練運用電腦操作進行管理，單位經費緊張，檔案管理人員培訓機會少，視野比較狹窄。所以必須要加強對檔案管理人員的學習培訓已是刻不容緩。在對地勘單位人事檔案的人員培訓過程中，課時比較短，理論和實踐缺乏相結合，檔案管理工作缺乏創新。開展檔案的繼續教育工作，缺乏預見性和前瞻性，要加大對地勘單位檔案管理人員的知識更新，把檔案繼續教育工作納入培訓日程。
二、加強地勘人事檔案管理的幾點建議
第一，提高檔案管理工作人員的認識，不斷提高人員業務素質，加強人事檔案的宣傳教育工作。真正從思想上引起檔案管理工作人員對人事檔案工作的高度重視。同時領導也要高度重視，也要經常了解檔案工作的情況和檔案工作中存在的問題；在組織上、制度上給予保證， 對檔案管理工作給予大力支持，使人事檔案管理工作能夠順利進行。人事檔案管理工作人員要不斷提高服務意識，積極主動地開發利用人事信息，為地勘工作提供優質服務。
第二，加強檔案管理工作人員的業務培訓，同時提高檔案管理的硬件設施。首先，地勘人事檔案部門應盡快落實專人專責，要根據檔案冊數的增長配備情況，配備足夠的專兼職檔案管理人員，這樣才能確保有足夠的人員對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。其次，人事檔案工作是一項集政策、 專業、技術很強的工作，所以必須要求檔案管理人員嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質、業務素質和職業道德修養，加強知識的學習，不斷提升檔案管理人員的政策水平和業務技能，充分利用現代科學技術來推進人事檔案管理工作的科學化和規范化。
第三，必須加強檔案的制作的規范性，加強檔案的保管工作。檔案的存在即是一種社會現象，也是一種物質的存在方式，所以需要永久保存，為后人查閱，提供真實的材料，在保存的過程中，檔案的數量和成分要不斷增加和豐富，同時有的檔案在使用過程中，不斷的損壞，為了維護檔案的完整和安全，檔案管理人員應做到以下幾點：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。從而延長檔案的壽命，
第四，加快地勘人事檔案管理的信息化建設，我們要依靠現代化科技手段實現檔案的現代化管理。在檔案的建設中，要充分借鑒兄弟單位的管理經驗，選用適合地勘人事檔案管理工作的管理軟件，續步實現地勘人事檔案的信息化。在此基礎上，要建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人可以設置訪問權限，充分利用網絡平臺了解人事檔案信息，在本部門的一定范圍內實現了人事檔案信息交流。這樣就能使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索的工作中解放出來，還可以更快捷、更準確、更及時地為人事工作提供全方位的優質高效服務。全面提升地勘的人事檔案管理，從手工操作型向現代信息化管理型轉變，從實體檔案的管理向虛擬檔案管理轉變，使原先的手工檔案管理者向現代的信息管理者轉變，這樣，才能更好地促進人事檔案工作更好更快的發展。
第五，必須加強人事檔案管理制度建設，促進檔案管理的規范化有序化。 加強和完善地勘人事檔案管理的制度建設，必須要嚴格履行，用制度來保證人事檔案管理實現規范化。地勘有關部門應詳細制定人事檔案管理辦法、收集 、歸檔制度、鑒別核對制度、保管保密制度、查（借）閱制度、轉遞制度與管理人員職責，及相應的獎罰辦法等一系列規章制度，各管檔單位必須認真執行，既要做到有章可循、有據可依，同時還要做到制度上墻，以促進人事檔案管理的規范化、制度化。 加強檔案基礎性工作，嚴格實行統一分類標準。
第六，招賢納士，吸收人才，領導重視，加大對檔案管理人員的后繼教育培訓經費投入。地勘單位人事檔案的管理要緊跟時代的發展，必須認識到人才是最寶貴的資源，是關鍵因素，所以我們要形成“尊重知識、尊重人才、尊重創造”的文化氛圍。努力營造一種能使人才脫穎而出并實現自身價值的良好氛圍，可以采用多種形式廣泛吸引人才，引進高層次優秀人才。吸引人才，留住人才、發揮人才的工作積極性直接關系到人事檔案的發展，領導要重視人事檔案的管理工作，保證人事檔案教育培訓經費。成立專門的繼續教育機構，使檔案管理人員的繼續教育更專業化，我們要根據本單位人事檔案培訓工作的需要，建立專項教育培訓經費，制定科學的培訓計劃，在培訓中注重檔案管理人員把理論和實踐相結合，在學中用，在用中學，起到事半功倍的效果，建立一支高素質的檔案人員隊伍。我們要用環境凝聚人才，用機制激勵人才，從而把地勘人事檔案工作推向更新的全面發展。
總之，要使人事檔案管理工作有新的進展和新的突破，就必須抓住當前有利時機，加強自身學習、不斷的改革創新，沖破舊的思路、模式，形成一整套符合時代要求，新的人事檔案管理思想、檔案管理觀念，才能適應檔案事業的不斷發展，并為實現人事檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。
2、舉辦會計檔案管理培訓班1期。培訓內容為《會計檔案管理辦法》及相關專業知識。培訓對象為機關、團體和企業、事業單位的會計檔案管理人員。時間安排在5月份。
3、認真貫徹實施省檔案局、省人事廳《省檔案人員持證上崗管理辦法》，全面推行檔案人員持證上崗制度。舉辦檔案人員職業資格證書培訓班1期。培訓采用省檔案人員培訓材，主要內容為檔案基礎理論和專業知識。培訓對象為全市尚未取得檔案職業資格證書的專兼職檔案人員。時間安排在6月份。
4、舉辦檔案行政執法人員培訓班1期。培訓內容為檔案法律法規基礎知識，執法工作的程序、規范和具體要求。培訓對象為市、縣（區）檔案局檔案行政執法人員。時間安排在6月份。
5、舉辦檔案通訊員培訓班1期。培訓內容為檔案通訊、信息報道寫作知識。培訓對象為新聘任的全市檔案通訊員。時間安排在3月份。
6、舉辦電子文件歸檔與管理，檔案數字化業務培訓班。培訓內容為電子文件歸檔與管理，檔案數字化基礎業務知識及操作技能。培訓對象為全市檔案管理人員。時間安排在4月份。
7、與市建設局、規劃局聯合舉辦重點工程檔案管理培訓班1期。培訓內容為重點建設工程項目檔案管理知識。培訓對象為全市重點建設項目主管和承建單位專兼職檔案人員。時間安排在8月份。
8、舉辦“市檔案管理系統”業務培訓班1—2期。培訓內容為檔案管理系統軟件的操作技能和《省電子文件歸檔與管理辦法》。培訓對象為全市有權使用“檔案管理系統”單位具體操作管理人員和檔案人員。時間安排在4月底。
二、培訓要求
1、教育培訓是提高檔案工作者業務素質和創新能力的有效途徑，希望各單位領導高度重視，積極為檔案人員參加教育培訓創造條件，認真組織本地區、本系統的專兼職檔案人員參加培訓。
當前，我國大量的企事業單位檔案管理人員以兼職的形式存在，即一人多崗，如人事檔案由人事處績效考核人員兼管等，這些兼管人員雖然具有一定的檔案管理知識，在實踐中也積累了一定的經驗，但相比于檔案專業管理人員整體業務能力可能會存在一定的差異，因而需要針對兼職檔案管理人員的特征制定和完善人才隊伍建設方案。
一、加強兼職檔案管理人才隊伍建設的意義
兼職檔案管理人才是部分單位檔案管理的基礎，如對于國家級博物館、紀念館而言，單位可能會配備專職檔案管理人才，但各普通博物館、紀念館檔案管理人才則大多為兼職的，其他性質的單位同樣如此，因此，加強兼職檔案管理人才隊伍建設具有重要的意義。
（一）有利于提高檔案管理水平。檔案管理是一項專業性很強的工作，特別是對于會計檔案、人事檔案等檔案的管理更是如此，如果由兼職人員擔任檔案管理工作人員，則必須加強培訓，努力提高檔案管理人員的專業水平，保障檔案能夠得到有效的保管和處置。
（二）有利于順應檔案管理信息化的需要。當前，檔案管理技術不斷創新，特別是信息技術被廣泛地應用于檔案管理當中，未來，檔案等信息化趨勢明顯，在此背景下，只有加強兼職檔案管理人才隊伍建設，提高其利用信息化等手段進行檔案管理的能力，才能滿足檔案管理的需要。
二、兼職檔案人才隊伍建設面臨的挑戰
兼職檔案管理人才隊伍建設是一項復雜而系統的工程，在建設過程中，無可避免會遭遇起點低、流動性較大、投入不足等方面的挑戰。
（一）人才隊伍建設起點較低。起點較低主要包含3個方面的內涵：首先，兼職檔案人員專業素養不高，甚至大量的兼職人員不具有檔案學的專業背景，也沒有相關的工作經驗，要對這類人員進行培訓，提高其專業技能，培訓的起點較低。其次，部分單位內部缺乏兼職檔案人員培訓規劃，培訓工作非常零散，甚至基本沒有組織培訓工作，這就缺乏基本的經驗總結，工作起點較低。再次，檔案管理起點較低對人才隊伍建設帶來了挑戰，部分單位檔案管理水平較低，應要求兼職人員具有較高的專業素質，否則無法扭轉檔案建設滯后的局面。
（二）人才隊伍流動性較大。兼職檔案管理人員流動性大表現在2個方面：首先，部分單位調換檔案管理人員過于頻繁，單位沒有統籌考慮兼職檔案管理崗位發展需求，而是隨意指定一名職工從事檔案管理工作，在這一職工有其他工作任務時就變換另一職工執行檔案管理工作，這種人員的不固定性容易給人才隊伍建設帶來較大的挑戰。其次，從人才本身來看，部分兼職檔案管理人員不安心檔案管理工作，積極謀求變動工作崗位，入職后不久即發生工作變動，這種人員的變動既使得職工不會積極鉆研檔案管理業務工作，也會導致工作交接、職工熟悉檔案管理工作帶來的不便。
（三）人才隊伍建設投入不足。投入不足主要表現在三個方面，首先，資金投入不足，由于檔案管理相對于單位業務而言處于一種邊沿化的地帶，不能直接給單位帶來經濟效益和工作業績，因而難以受到領導的重視，在人才隊伍建設上就可能面臨資金不足的問題。其次，人力投入不足，要推動兼職檔案人才隊伍建設，必須有專門的人員負責人才選拔與聘用、負責人才培訓，統籌檔案管理工作績效，但從實踐來看，大量的單位只是將檔案管理作為一項常規性的工作，沒有投入專門的人力來負責上述工作事宜。再次，物力投入不足，兼職檔案人才隊伍建設需要有完善的物質配套，如辦公環境的改善等，只有這樣才能為留住人才、用好人才，調動兼職人員的積極性提供支持，但部分單位對檔案工作場地建設等投入不足，辦公環境難以得到改善。
三、加強兼職檔案管理人才隊伍建設的思考
從實踐來看，一個單位內部必然會存在一些兼職的檔案管理人員，特別是人員數量相對較少的單位更是如此，因此，必須加強兼職檔案管理人才隊伍建設，而這可以從制定兼職檔案人才管理方案，完善兼職檔案管理人才選拔與聘用，強化兼職檔案人才培訓等方面著手。
（一）制定兼職檔案人才管理方案。首先，要制定兼職檔案管理人才績效考核方案，單位內部要通過建立檔案管理水平、工作責任心等方面的考核指標，明確不同指標的權重對人才進行考核，并得出考核結果。其次，要制定兼職檔案管理人才激勵方案，單位內部要充分利用物質、精神激勵等激勵方式對表現優秀的兼職檔案管理人才進行激勵，對表現較差的兼職檔案管理人才則要實施退出制度。再次，要制定兼職檔案管理人才日常管理制度，這種日常管理制度包括檔案管理人員的基本職責、工作時間安排、工作交接制度等，通過日常管理制度的完善強化人才管理。同時，單位內部要強化制度執行，對于違反制度的要堅決予以處置。
（二）強化兼職檔案人才培訓。首先，要制定兼職檔案人才培訓計劃，單位內部要針對檔案管理的需要，制定人才培訓方案，對培訓的目標、任務、途徑和保障措施進行明確，特別是對于培訓所需要的資金等要做出專門的安排。其次，要創新兼職檔案人才培訓方式，一方面，要充分利用集中培訓的方式，組織單位檔案管理人員進行集中教育，幫助他們掌握檔案管理的基本方法，另一方面，要鼓勵兼職檔案人員充分利用各種閑暇時間進行分散學習。再次，要提高培訓的針對性，在培訓內容的選擇上，要根據單位兼職檔案人員的實際情況、單位檔案管理的需要進行選擇。
2為管理層提供決策依據
教務檔案是在教學管理工作過程中積累的原始資料，它為學校管理層進行教學決策提供了強有力的依據。學校高層領導可以通過對教務檔案中各種信息的綜合研究，對每一個學科、每一個教師及每一個學生進行全面的了解，從而減少領導在決策過程中的盲目性。
二、高職院校教務檔案管理工作中存在的問題1教務檔案管理信息化建設不夠
目前，大多數高職院校的教務檔案管理方法和手段比較單一。從收集、分類、整理，到最后裝訂成冊，檔案大都是教學過程中留下來的紙質文字資料，以人工方法來管理；電子文件就是將資料進行了保存，教務檔案信息管理系統并未得到充分的開發與利用。
2教學檔案利用不足
教務檔案存檔資料的最主要用途是將檔案中的資料與信息為今后的教務工作所用。但是管理人員只注重檔案的收集與整理，忽視了檔案的利用和開發，忽視了檔案的重新利用與借鑒功能，絕大部分檔案處于閑置狀態。當老師在查詢相關的教學資料的時候，必須到檔案管理室去一一查詢，不僅花費很長的時間，而且效果也很差。這樣教學檔案在為社會服務等方面沒有起到明顯作用，利用程度不夠。
3教務檔案管理工作人員素養亟待加強
在高職院校中，很多教務管理人員并沒有意識到教務檔案的重要意義，他們認為教務管理才是教務部門的主要工作，歸檔應該是檔案管理人員的事情，不重視材料的收集和歸檔。教務檔案管理工作人員做事不認真，對這個工作敷衍了事，而且相當一部分高職院校的教務檔案管理人員并沒有經過專業的檔案管理工作培訓，他們只知道基礎的存檔，對檔案管理沒有系統的了解。
三、加強高職院校教務檔案管理工作的措施1加強人員培訓，提高管理意識
教務檔案管理作為教學管理的重要組成部分，首先，應建立規章條例，對檔案管理人員定期進行崗位培訓，讓他們跟其他院校的檔案管理人員多進行經驗交流，對檔案的整理、收集、分類以及統計等檔案管理知識進行系統的學習。其次，管理人員更是需要提升自身的修養和素質，主動加強管理方面的技能。要仔細地去審查老師提交的資料，積極地為師生做好服務。最后，還要制定檔案管理工作的法律法規。
1 高職院校檔案管理人員綜合素質的現狀分析
目前，高職院校檔案管理人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。特別是基層檔案管理人員，他們大多數是轉崗或者是兼職人員，屬于半路出家類型，缺乏對檔案管理專業系統知識，有些甚至連檔案管理的內容和要求都沒有清楚的了解。檔案管理人員專業知識老化，知識面較窄，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。兼職人員調整頻率高，造成檔案管理人員隊伍不穩定，為建立規范檔案管理工作增添了難度。由于大部分的檔案管理人員的文化水平低，計算機技術和外語知識更加是匱乏，沒有能力運用現代化的基礎設施提供基本服務，更加無法提供高層次的研究和開發。 這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。究其根源，主要有以下幾個方面：
第一，檔案管理人員專業知識缺乏，編研水平有待提高。
高職院校檔案管理是學校在從事教學，科研，管理等活動中直接形成對學生，學校的文字，聲像，圖片等各種形式的歷史記錄，是學校教育科研工作的重要組成部分。而檔案編研是對檔案信息深層次加工并以檔案編研的形式來開發檔案信息資源以實現其利用價值，這也是社會新形勢對檔案利用工作提出的新要求。但目前檔案隊伍的現狀卻是大部分檔案管理人員學術能力差，編研能力低，沒有掌握編研工作的規律和編纂技巧，不善于總結和思考。在檔案編研的過程中受檔案資料的限制和傳統模式的制約，編研出來的材料含金量不高，無法形成研究成果。
第二，檔案管理人員流動頻繁，缺乏有效的激勵和培養機制。
高職院校的建校歷史時間短，檔案管理尚處于初級階段，但是隨著高職院校的發展和擴大，對高職院校檔案專業人員需求越來越高。與之相比，目前高職院校檔案專業人員偏少，特別是基層檔案管理人員大部分都是轉崗或者兼職做檔案管理工作，由于身兼多職，造成他們無暇也無心學習檔案管理方法和檔案專業知識。檔案管理人員待遇普遍都偏低，發展空間比較窄，管理人員的工資福利與其專業貢獻沒有直接掛鉤，無法起到激勵作用，導致檔案管理兼職人員頻繁更換，檔案管理隊伍的穩定性得不到保障。在管理工作中協同效應不強、凝聚力不夠，影響了檔案人員隊伍整體素質的提高
第三，管理觀念落后，缺乏創新意識。
高職院校檔案管理工作是高職院校教育事業發展的重要組成部分，但是由于目前很多檔案管理人員還是被誤認為是學院普通行政后勤人員，檔案管理工作得不到領導重視，檔案管理的資金投入不足。檔案管理人員很少有外出學習交流和業務培訓的機會，使得檔案管理方法無法與時俱進，服務效率持續低下。檔案管理人員普遍不能熟練掌握計算機知識與操作技能，檔案管理設備和技術落后，大部分院校還是采用手工檢索、人工操作等原始的管理方式。
2 高職院校檔案管理人員素質的提升對策
當今世界信息爆炸式增長，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在高職院校檔案管理中廣泛應用，要求管理者具有很強的專業檔案管理能力，能做到精確分析歸類；同時要求管理者提供大量的檔案數據信息給使用者。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任。
第一，加強專業人才的引進與培養，穩定檔案管理人員隊伍。
新時期，檔案工作在抓專業知識業務的同時要把工作的重點放在自身能力的提高上，建立一批高效的檔案管理隊伍。首先，高校領導要適應時代的發展，轉變陳舊觀念，把檔案管理人員納入專業技術人員培訓的整體規劃中。其次，要加強檔案管理人員對多媒體技術的培訓，注重電子檔案接收、保管等方法的學習。第三，要引進和培養信息技術和研發型人才，提高檔案人員隊伍的學歷水平和知識結構。第四，要保障檔案人員的權益，適當提高檔案人員的待遇，特別要對高層次專業人才予以重視，避免人才流失，確保檔案管理人員隊伍的穩定。
第二，強化服務意識，提高服務水平。
要做好檔案管理工作，必須強化服務意識，提高服務水平。在工作中要樹立“工作就是服務”的觀念。樹立以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。改變過去“重管理輕使用”、“重數量輕質質”的觀念，打破從前“看攤守點”和“等客上門”的局面。強化全員檔案服務意識，檔案管理不但是要做好文件資料的整理，編排和歸類管理，更要能根據院校檔案管理的規定，利用計算機等網絡設備監理電子文件的整理，編排，研究，甚至編制一些適用檔案管理開發的檢索工具，為高校檔案工作的現代化建設提供全面、有效服務的目的。
第三，利用現代化技術，實現檔案管理規范化。
1 大型企業檔案管理的重要作用
（一）企業信息標準化
文件實行集中管理，統一打印文件，統一驗收標準，有效保證文件質量。文件的借閱、復制、轉讓都有控制，確保管理規范化，為以后的工作順利開展奠定了堅實的基礎。
（二）企業檔案信息化
為了提高檔案管理的效率，通過建設檔案信息管理系統，我們應用軟件實現文件的輸入，文件業主檔案，形成了并存的紙質檔案和電子檔案管理機制。同時，建立科學的搜索方式，實現文件的工作信息管理，使“死”文件變成了一種“活”的信息，有效地加強了管理效果。
（三）企業資料安全化
檔案實行集中管理后，文件管理的安全系數提高。更重要的是通過建立監督機制，對文件進行訪問。就文件訪問這個環節，監督不允許任何個人咨詢文件內容。隨著管理機制的進一步科學化和規范化，文件的安全性、完整性和保密性得到了有效的保障。
2 大型企業檔案管理工作問題剖析
（一）企業檔案管理人員的問題
檔案人員能力培訓并沒有遵循企業產品銷售的發展做出調整，管理工作雖然現代化，但是，人員沒有進行先進培訓。同時，沒有加強建設辦公室先進辦公設備，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。
（二）檔案管理信息化問題
信息處理在企業中具有極大的靈活性，數據缺乏靈活性在一定程度上大大降低了公司的檔案管理的效率。問題的根本原因在于企業信息管理系統，沒有意識到信息管理系統的重要性，制約了系統的建設和完善。
（三）評估制度不健全
檔案管理工作的評價是檔案管理的關鍵。企業很多沒有建立相應的評價管理，致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準確分析，難以制定切實可行的工作調整與優化方案，制約企業檔案管理工作優化與發展。
3 企業檔案管理優化措施
針對檔案管理存在的問題，企業應在發展生產技術與生產規模的同時，加強檔案管理人員的素質建設及能力培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，全面提升企業檔案管理工作水平。
（一）加強檔案管理人員素質建設與能力培訓
檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。
大型企業對于檔案管理人員培訓做的不到位。許多大型企業認為生產是最主要的，檔案管理只是一個保存資料的工作，工作比較簡單輕松，對于檔案管理方面的員工的培訓工作領導一直認為是多于的，使得企業在檔案管理培訓方面欠缺太多，領導對于檔案管理人才的培訓的重要性認識不足，公司把培訓作為一種成本，而根本得不到什么實質性回報；另外，缺少一定的培訓場所、培訓時間，也沒有培訓目標和嚴格的培訓制度。因此，需要建立完善的培訓考核機制。企業設有檔案管理部門，由分管領導主抓檔案管理工作，并安排各部門管理人員作為小組指導人員，根據企業內部檔案管理人員學習進度及小組培訓人員所擅長的業務類型安排和規劃實際培訓工作。推行管理崗位培訓制度，試行“不培訓不上崗，不培訓不提拔”的培訓機制。此外，企業還應該考慮將培訓成績反應到以后的晉升、薪酬等方面，激發培訓人員培訓的積極性。同時，定期進行檔案管理工作素質與能力評比，并通過專門的研討會議解決和探討辦公過程中的共性問題，及時發現實際工作中的問題和瓶頸，幫助工作人員有目標、有方向地開展和改進檔案管理工作。
（二）企業檔案信息系統的開發與改進
企業在檔案管理工作中調整和完善過程中，積極引入檔案信息系統的發展，調整了傳統的文件采集和管理模式，根據企業自身的檔案管理和企業檔案檢索文獻，參考其他相關業務檔案目錄建立的經驗，建立和完善真正適用于日常經營的企業文件目錄檢索、檔案信息，建立健全檔案管理信息系統、檔案管理信息系統、文件管理信息系統，實現高效、準確的文件信息交換，利用信息系統實現交流，并提供永久保存信息。
另外，及時配套檔案管理計算機，掃描儀，光盤刻錄機的現代化辦公設備、網絡設備，充分發揮現代科學技術的應用，在檔案管理的微觀技術下，實現軟件的開發，加快檔案信息數字化的步伐。為此，企業領導要加大財政投入力度，檔案部門要努力提高自身的工作水平，爭取更多的資金支持；同時，檔案部門要充分利用大量的檔案資源優勢，挖掘潛力，加強檔案工作，并及時豐富的信息，以滿足員工以及企業的需求，將各種類型的檔案轉化為經濟效益，為檔案工作的發展提供了有力保障。
（三）優化檔案利用與評估工作
1、優化檔案利用在、工作
加強企業檔案管理的安全管理，調整和完善公司內部檔案利用的安全機制。建立和完善企業日常運行的實際應用文件搜索目錄，通過利用信息系統實現信息的高效傳遞和溝通，最大限度地提高企業內部的信息和資源價值，為企業和行業發展提供有力支持。
2、優化文件管理評估工作
有效制定和完善“檔案管理系統”、“文件系統”、“文件安全應急處理計劃”、“檔案館”、“檔案分類與儲存期”、“電子檔案管理系統”和“電子檔案管理系統”，并對檔案管理提出切實可行的建議。
（四）做好開發，充分利用檔案資料
實現檔案管理的價值，實現知識共享是檔案管理的重要課題。發展和快速準確地傳遞信息資源，為企業提供有效的服務，已成為檔案開發利用的新特點。因此，在科技檔案的開發與利用上，要做到這些工作，不僅要熟悉生產，文件操作，而且還必須能夠掌握生產技術動態，了解使用情況，以便采取及時措施，提供信息的編制和輸出使用，以滿足工作的需要，并最大限度地利用檔案資料。
4 企業檔案知識服務的涵義與實施路徑
自古以來，檔案在知識服務方面已經發揮了重要作用。從“學在官府”“官師合一”到《史記》《漢書》的編寫都是檔案進行知識服務的寫照。又如《關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》是在查用了大量檔案材料基礎上編寫而成的，總結了治黨治國的大量經驗。此外，檔案工作者還通過科技檔案的編纂總結了大量生產經驗。知識經濟條件下，知識被賦予豐富的內涵，我們也有必要對知識服務的涵義進行重新定義。
筆者認為，檔案知識服務應包括宏觀和微觀兩個層面的涵義。在微觀上，檔案管理部門實現檔案知識的收集、加工和提供利用等工作；在宏觀上，檔案部門利用知識管理的思想指導檔案工作，建立學習型檔案組織。新的時代要求我們樹立檔案知識資源觀，進一步提升檔案部門的服務，積極開展檔案的知識服務。
首先，從知識資源觀的角度確定檔案的收集范圍。檔案進館范圍決定了館藏資源的豐富性和完整性，并決定了后期檔案提供利用工作的水平。檔案是一種重要的知識資源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工藝包含了技術工人的經驗性知識，這是一筆重要的財富，而這部分工藝檔案一般沒有進館，限制了檔案知識的挖掘。因此，在確定檔案收集范圍時更要站在知識資源觀的角度上保存檔案知識。
其次，檔案信息編研不僅要從傳統的歷史角度進行編纂，更要側重從多學科角度在檔案中挖掘知識，不僅要進行匯編等層次的編研，還要進行更深層次的知識性編研?！罢J知理論認為，知識在人腦中是以一種‘經濟的’或說是‘便捷的’形式存儲的，這種存儲方式決定了人們將怎樣理解所學習的內容，每個人的知識結構都表明他已經學到了哪些知識同時，這種知識結構也為每個人提供了建立新舊知識與新內容之間有意義的聯系的方法和工具?！彼裕瑢τ谙嗤男畔?，認知結構不同的人會有不同的認識。因此，要從編纂人員的知識結構入手，引進不同知識背景的人才。就檔案編纂現狀看，檔案信息編纂側重史料性匯編，或從歷史角度進行歷史性知識的開發，這很大程度上與檔案編纂人員多是歷史學科背景有關，束縛了檔案編纂過程中多角度開發檔案的知識。
最后，建立學習型檔案組織。提升檔案部門的服務，不僅要抓好微觀方面，更要把握好宏觀層面，才能實現檔案部門服務的全面提升。建立學習型組織是檔案部門知識管理的重要途徑。通過建立學習型組織，實現組織內知識的傳遞、共享和創新，從而提高組織的管理水平。
5 結束語
總而言之，隨著社會經濟的快速發展，大型企業需要更高效、更系統、更先進的檔案管理工作，促進企業在激烈的市場競爭和發展。企業檔案管理不僅要適應企業的經營特點和發展趨勢，而且要有良好的前瞻性。大型企業作為區域經濟發展的支柱型企業，對企業內部檔案管理進行了深入的分析與調整。經驗表明，新時期的大型企業需要加強檔案管理人員培訓，建立信息化檔案管理體系，優化檔案利用工作，最大限度發掘檔案資料的信息與資源價值，推動公司及行業走向信息化、現代化的發展道路。
參考文獻
[1]王強.基于核心信息資源管理理念的企業檔案管理――以中國石油天然氣集團公司為例[J].檔案學研究，2012，（1）：37-39.
