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關鍵詞 檔案管理 物業檔案 規范
我國在推進城市化進程中，提出發展小城鎮，由此引發大量農村人口向大城市和中小城鎮集中，城市形成越來越多、越來越大的社區，物業管理公司應運而生。物業公司應有一套詳盡的物業檔案管理方法，加強物業檔案管理利用。
依據檔案法規定，物業檔案是指企業在物業管理活動中直接形成的對國家、社會、業主有保存和查考利用價值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。
物業檔案管理是物業的基礎工作，其基本任務是對轄區內的物業檔案進行科學、規范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業管理水平，為業主生活提供服務。
一、物業檔案的內容
（一）房產開發公司移交的基建檔案和設備檔案
2007年國務院頒布《物業管理條例》二十九條規定：“物業公司在辦理物業承接驗收手續時，開發建設單位應向物業服務公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網竣工圖；（2）設施設備的按裝、使用、維護保養等材料；（3）物業質量保修和的物業使用說明文件；（4）物業管理必須的的其他文件”。
（二）物業合同檔案
（1）開發企業與物業公司簽訂的物業管理服務合同；
（2）房屋及設備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。
（三）業主及住戶檔案
物業公司應“一戶一檔”分開記錄業主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復印件、業主房屋入住驗收單、業主車庫車位驗收單、業主和物業簽訂的各項協議、房屋鑰匙交接驗收單等。
（四）物業管理清冊
反應各樓單元、房屋數量、戶數、面積、戶型、房屋使用性質、公共區域情況及所有權狀況的物業管理清冊。
（五）物業經營、租售檔案
包括物業開展經營和延伸服務時形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業產權證明、同意出租的文件、公證書等。
（六）業主報修、物業保養維修檔案
包括業主報修登記情況、物業維修情況、維修基金使用情況、維修計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、工程預結算材料等。
（七）物業服務檔案
物業在各項服務中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。
（八）物業其他檔案
物業收費檔案、清潔工人及保安的發放工資記錄、社區衛生情況、保安值班情況、監控運轉情況、社區的公共秩序管理記錄，收繳物業費、車位使用租金、清潔工人及保安的發放工資記錄等檔案。
（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區組織各項活動的檔案等其他檔案
只有理清物業檔案包含內容，才能提高物業管理水平，提高物業服務質量，創造物業品牌價值。
二、物業檔案管理現狀
（一）物業檔案管理意識不強，存在重視物業外在業務工作輕視物業檔案管理利用；物業公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個業務部門，無法規范整理，檔案管理分散利用不方便。
（二）物業檔案管理制度不健全，無統一標準，有的單位沒有相關物業檔案管理制度，檔案分類無統一標準，檔案隨處堆放，丟失嚴重。
（三）兼職物業檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質低，加上管理的物業項目多、任務重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業檔案整體管理水平不高。
三、優化物業檔案管理、規范物業檔案管理制度
（一）物I檔案管理的基本屬性
（1）物業檔案管理具有基礎性，物業檔案是物業服務公司工作活動的原始記錄，是物業管理的基礎工作，物業檔案是物業維修、更新、改造的重要依據，；物業檔案是業主維護合法權益的原始憑證；物業檔案是物業公司各項工作的真實記錄，是物業公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業檔案具有動態性，物業服務是動態的、不斷發生變化，因此物業檔案也應及時反應物業公司的變化情況，為物業管理提供檔案依據；業主需求的動態性，物業公司提供的服務要不斷適應業主的要求，提供讓業主滿意的服務，創新服務方式，提升物業服務層次；（3）物業檔案具有服務性，物業管理本身就是服務行業，以提供令人滿意的服務為宗旨，堅持以人為本，各項管理措施應人性化；滿足業主的利用物業檔案的要求，為業主提供查詢檔案的服務。
（二）優化物業檔案管理措施
（1）提高物業公司領導及檔案管理人員的檔案意識，制定合理的檔案管理制度，加強管理，責任落實到人，組織員工參加檔案知識學習、培訓，將檔案管理列入考核項目，提升全體人員檔案意識，推進檔案工作。引進檔案專業人才，實現檔案專業化管理，還要加強計算機知識的培訓，以適應信息化的檔案管理。
（2）創新服務理念，物業檔案保管應以方便利用為宗旨，一服務業主為導向，物業檔案管理的內容要滿足業主需要、物業公司工作兩個方面。加大檔案宣傳力度，增強社會對檔案的關注，監督物業服務公司的檔案管理工作。物業公司應重點加強物業服務檔案管理。
（3）推進物業檔案信息化管理，利用計算機存儲物業檔案信息，方便查找檔案，節省檔案利用人員的時間，推進物業檔案的數字化建設。做好社區監控圖像檔案、物業組織各項活動的錄像檔案的收集保存工作。
（4）物業檔案管理是動態的，社區物業公司會發生更換，因此新的物業接收社區工作要及時進行檔案移交清點，及時掌握業主因買賣、交換、繼承等動態變更信息，將原物業公司形成的檔案與本公司檔案形成一個新的全宗，以保證物業檔案的完整性。
四、物業檔案利用服務
加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識，對于公開檔案要充分發揮其檔案價值，通過借閱、展覽等方式為業主和其他工作人員提供檔案利用
物業檔案管理貫穿于物業服務工作的全程，提高物業檔案管理水平，可以提升物業服務的整體水平，更好的服務社區居民，為改善民生、建設和諧社區做出貢獻，同時樹立公司形象，加強行業競爭力。
參考文獻：
[1] 李清華.論加強檔案管理的重要性[J].蘭臺世界，2015.S5.
一、 加強檔案管理，經濟效益上水平
實現經濟效益是企業追求的目標，物業管理企業也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發揮證據作用，為物業企業防范風險挽回經濟損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學到天津市河東區麗苑小區云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經手術，右手中指末節部分被截指。馬樂因此將該秋千購置單位小區開發商與天津市幼教用品實業公司以及小區物業管理公司告上法庭。要求賠償原告醫療費、殘疾者生活補償費、精神損害賠償費、陪伴費等經濟損失共計60417.8元。后經查證，物業公司于20__年1月1日正式接管該小區進行物業管理，事發時物業公司尚未對云麗園進行物業管理，所以法院不支持原告要求物業公司進 行賠償的主張。
再比如，20__年7月18日碧華里小區5號樓4樓房屋漏水，將屋內木地板泡了起鼓，為此該業主要求物業公司賠償其經濟損失近10萬元。物業公司經過查證該業主辦理入住手續時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設施設備完好。該業主在鐵證面前無言以對。
一個物業企業在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發利用，減少了內耗，相對地節省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現。
另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業企業人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產和源泉，其掌握物業知識和管理經驗存儲在人的大腦里，尤其是物業管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。
二、 加強檔案管理，領導決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經驗和教訓的總結，對于企業決策、制定戰略具有借鑒作用。借鑒以往的經驗，吸取以往的教訓，可以使企業領導的決策更加適應市場要求，更加有利于企業發展，更加受到員工擁護。檔案資源在企業的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領導的決策提供了重要依據。另外，借鑒其他物業企業的成果，利用物業協會和物業辦他人的知識信息和資源，為企業發展決策服務也是很重要的。這需要物業企業密切與開發商、業主會、行業主管部門和其他物業企業的關系，獲取更多的學習和獲取知識的機會，為我所用，更好地充實企業檔案和發揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領導決策前根據決策要求，收集所有檔案信息，提供相關原始資料和準確完整的數據，還要在決策執行過程中，當好領導的參謀。為領導提供有價值的材料，供領導借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。
三、 加強檔案管理，競爭能力上水平
物業企業的發展主要靠市場開發和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。
加強檔案管理，輔助市場開發。比如，20__年7月10日在東麗區政府招投標過程中，東麗區政府采購中心負責人專程到我公司檔案室參觀考察。規范的檔案也證明了我公司不愧為一級資質的科學管理的大型的物業管理公司，令東麗區政府采購中心負責人刮目相看，規范的檔案為在物業的招投標中脫穎而出，一舉中標起到一定的作用。
挖掘檔案潛力，提高物業收繳率。物業企業應在檔案的基礎上，及時總結，建立企業自己的資料庫，包括服務教材、對法律法規的解釋、對某一共性問題例如裝修、業主繳費等業主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業自己的無形資產，它的實際作用是巨大的，可以產出可觀的經濟效益。當服務人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關流程、作業方法、經典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網上隨時存儲相關信息，并化為行動。這樣的服務功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。
物業企業競爭已經上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數據庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業需要。因此，知識、經驗的獲取和積累對企業競爭力的幫助極大，可以培養企業的創新能力和集體創造能力。
四、 加強檔案管理，企業文化上水平
物業企業是典型的服務企業，企業文化的建立與傳承決定了這一企業的發展是否長遠，因此有必要對檔案加強管理，因為它對企業文化是有幫助的。
開發檔案資源不僅能產生經濟效益，也能起到穩定企業的作用。，面對時
下盛行的物業人員跳槽風，跳槽人員帶走管理經驗怎么辦？更重要的是業主對新管理人員有一個認識熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會下降，直接影響收繳率。應認識到問題的嚴重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發現問題，向領導建議解決流動性強的問題。其次是對管理人員日常的業主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業在人員跳槽的情況下能照樣服務照樣發展，為企業的穩定和發展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業檔案資源開發利用的程度決定著企業的生存與發展。培訓工作是物業企業發展的必要而迫切的事情。學習的內容除了其他企業好的經驗，利用企業檔案資源進行開發和享用，也是很重要的方面。由于物業工作的往復性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業服務經驗的可重復性。利用典型案例、經驗講解、舉案說法等形式經常性地開展培訓教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質和創造能力。
物業企業應重視以企業商標檔案為代表的企業文化檔案的管理工作。隨著經濟發展，物業企業面臨新的機遇和挑戰，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業商標檔案的管理。因為注冊商標是企業形象的標志，是企業的無形資產，也是企業財富的主要組成部分。而商標檔案是確立和保護馳名商標專用權的憑證，首先要提高對商標本身價值的認識，重視對商標檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機。其次是收集應完整準確，因為商標的形成經歷了較長時間，要多方合作。最后商標的利用多為原件查閱，從保護角度，要規范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、 加強檔案管理，社區和諧上水平
隨著物業管理市場的建立和完善，現代物業企業對檔案資源的依賴程度逐漸增強，檔案資源已經成為現代物業企業經營管理不可或缺的重要資源。在現代物業企業里，企業的重大決策、服務品牌和人事管理、提高企業服務能力和競爭力、建立和傳承企業文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。
一、加強檔案管理，經濟效益上水平
實現經濟效益是企業追求的目標，礦區物業管理企業也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發揮證據作用，為物業企業防范風險挽回經濟損失。比如：2010年7月18日陽光佳苑小區B2號樓1樓房屋漏水，將屋內木地板泡了起鼓，為此該業主要求物業公司賠償其經濟損失近5萬元。物業公司經過查證該業主辦理入住手續時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設施設備完好。該業主在鐵證面前無言以對。
一個社區物業企業在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發利用，減少了內耗，相對地節省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現。
另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業企業人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產和源泉，其掌握物業知識和管理經驗存儲在人的大腦里，尤其是物業管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。
二、加強檔案管理，領導決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，是歷史經驗和教訓的總結，對于企業決策、制定戰略具有借鑒作用。借鑒以往的經驗，吸取以往的教訓，可以使企業領導的決策更加適應市場要求，更加有利于企業發展，更加受到員工擁護。檔案資源在企業的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領導的決策提供了重要依據。另外，借鑒其他物業企業的成果，利用物業辦他人的知識信息和資源，為企業發展決策服務也是很重要的。這需要物業企業密切與開發商、業主會、行業主管部門和其他物業企業的關系，獲取更多的學習和獲取知識的機會，為我所用，更好地充實企業檔案和發揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領導決策前根據決策要求，收集所有檔案信息，提供相關原始資料和準確完整的數據，還要在決策執行過程中，當好領導的參謀。為領導提供有價值的材料，供領導借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。
三、加強檔案管理，競爭能力上水平
物業企業的發展主要靠市場開發和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。
加強檔案管理，輔助市場開發。比如，在海信盈城招投標過程中，玉山一舉中標，規范的檔案證明了物業管理公司，為物業的招投標脫穎而出起了重要作用。
挖掘檔案潛力，提高物業收繳率。物業企業應在檔案的基礎上，及時總結，建立企業自己的資料庫，包括服務教材、對法律法規的解釋、對某一共性問題例如裝修、業主繳費等業主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業自己的無形資產，它的實際作用是巨大的，可以產出可觀的經濟效益。當服務人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關流程、作業方法、經典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網上隨時存儲相關信息，并化為行動。這樣的服務功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。
物業企業競爭已經上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數據庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業需要。因此，知識、經驗的獲取和積累對企業競爭力的幫助極大，可以培養企業的創新能力和集體創造能力。
四、加強檔案管理，企業文化上水平
物業企業是典型的服務企業，企業文化的建立與傳承決定了這一企業的發展是否長遠，因此有必要對檔案加強管理，因為它對企業文化是有幫助的。
開發檔案資源不僅能產生經濟效益，也能起到穩定企業的作用。首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發現問題，向領導建議解決流動性強的問題。其次是對管理人員日常的業主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業在人員調動的情況下能照樣服務照樣發展，為企業的穩定和發展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業檔案資源開發利用的程度決定著企業的生存與發展。
培訓工作是物業企業發展的必要而迫切的事情。學習的內容除了其他企業好的經驗，利用企業檔案資源進行開發和享用，也是很重要的方面。由于物業工作的往復性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業服務經驗的可重復性。利用典型案例、經驗講解、舉案說法等形式經常性地開展培訓教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質和創造能力。
物業企業應重視以企業商標檔案為代表的企業文化檔案的管理工作。隨著經濟發展，物業企業面臨新的機遇和挑戰，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業商標檔案的管理。因為注冊商標是企業形象的標志，是企業的無形資產，也是企業財富的主要組成部分。而商標檔案是確立和保護馳名商標專用權的憑證，首先要提高對商標本身價值的認識，重視對商標檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機。其次是收集應完整準確，因為商標的形成經歷了較長時間，要多方合作。最后商標的利用多為原件查閱，從保護角度，要規范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、加強檔案管理，社區和諧上水平
物業檔案是指物業管理活動中所產生的所有文件材料，是原始性證明。由于物業檔案的形成者非常之復雜，既有物業管理公司、物業管理人員、物業使用人員，也有工程圖紙的設計人員、房地產開發商、規劃局等，物業檔案種類多，載體形式也多，如：圖片、聲像資料、表、文字材料、計算機軟件等。
物業檔案是物業管理活動的依據，從物業管理活動開始，建筑物的養護、維修等都離不開檔案。隨著房地產業的快速發展，物業管理內容越來越多，而物業檔案的種類也逐漸增多。目前，物業檔案的種類主要有兩種：一是物業管理公司在其日常管理活動中產生的檔案資料，比如說：黨群工作檔案、經營檔案、設備檔案、人員檔案等。二是基層檔案人員在日常管理活動中形成的專門檔案，如：物業維修檔案、業主資料檔案、物業管理服務檔案等。
今天的物業檔案具有形式多樣化、隱秘性、動態性、完整性等特點，它要求工作人員不斷提高自身素質，提高物業管理水平，及時收集、整理、歸檔各類物業檔案，提高物業檔案的利用率，從而有效提高物業管理服務水平，促進物業公司的可持續發展。
2、物業檔案管理工作中存在的問題
雖然說許多物業公司都認識到物業檔案管理的重要性，但是，物業檔案管理工作仍然還存在很多問題，不利于物業管理水平的提高。
2.1資料收集不全
物業檔案具有很強的動態性，它伴隨著物業管理活動的運轉而不斷增加，這也就要求物業檔案管理人員及時收集、整理相關的資料，并形成物業檔案資料。但是，當前我國許多物業公司的檔案管理人員檔案資料收集意識低，不了解資料收集的流程和方法，導致收集回來的材料質量不高。檔案材料在流轉中手續不健全，導致材料的收集、補充工作異常艱難。另外，由于物業公司沒有明確規定檔案的整理、歸檔方面的工作制度，進而就導致檔案人員填寫資料時出現不完整、不清晰現象。
2.2管理人員素質有待提高
檔案管理是一項非常專業的工作，對工作人員的專業性、職業道德修養要求較高。但是，許多物業公司的檔案管理人員是由客服人員兼任的，他們對檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面的業務了解不透徹，檔案管理意識薄弱。由于他們還有其他的工作任務，因而很多時候都只是將檔案存放到檔案盒中就了事，檔案管理水平低。而且，在檔案的流轉過程中，由于手續不健全，一旦出現檔案的丟失、破損現象，經常出現大家相互推卸責任的現象，這也不利于物業管理效率的提高。所以說，在當前形勢下，要提高物業管理工作效果，就必須盡快提高物業檔案管理人員的素質，加強物業檔案的收集、整理、歸檔和保存，提高物業檔案管理工作效率，促進物業公司的可持續發展。
2.3檔案管理制度不健全
物業公司管理者對檔案管理工作重視度不高，沒有制定出健全的檔案管理制度，比如說：檔案管理人員的工作職責和義務、檔案的分類和歸檔規定、檔案人員的業績考核、檔案管理的目標等。于是，在基層物業檔案管理上，存在“只存不管”的現象，物業檔案管理規范性、保密性差，物業檔案管理工作效率低下。多數物業檔案管理人員不知道保密性是什么，這也就加大了泄密風險，不利于物業公司的可持續發展，甚至會引起多方糾紛現象。
2.4檔案利用率低
由于物業檔案是在物業管理活動中產生的，它與人們的日常生活息息相關，比如說：房屋維修檔案、房屋租賃檔案、管理繳費檔案等就經常被反復調閱，這也說明物業檔案的利用率比較高。但在實際工作中，由于物業公司的檔案資料非常之多，而且物業檔案的載體也在逐漸增多，但是物業檔案管理水平低，要查閱某些檔案資料時往往需要花大量的時間，進而影響到物業管理活動的順利進行，也間接導致檔案利用率低，給物業公司的經營管理活動帶來了一定程度的困擾。
3、做好物業檔案管理工作對策
隨著市場經濟的快速發展，物業公司也面臨著激烈的市場競爭壓力，管理者必須深刻認識到檔案管理工作對企業發展的重要影響，努力提高檔案管理水平，提高物業管理服務水平，增強企業市場競爭力，降低經營風險。
3.1增強檔案管理意識
企業領導是企業所有經營管理活動的核心，提高領導的檔案管理意識才能逐步自上而下的提高所有人員的檔案管理意識。增強領導的檔案管理意識才能逐步完善檔案管理制度，建立完善的責任制，并加強檔案管理，將檔案管理工作作為物業管理工作的重點，將檔案管理工作作為物業管理水平的重要考核標準，進而在企業內部形成人人關心檔案管理的工作作風，穩步提高檔案管理水平。
增強企業所有員工的檔案管理意識，將檔案管理納入到每年的工作計劃中，并將其分解落實到各個部門的工作目標中，所有人員在日常工作中都能時時想到“檔案”，加強檔案的收集、整理、歸檔和保存。增強檔案管理意識一定程度上提高了檔案管理人員的保密意識，降低了物業檔案的泄密風險。增強檔案管理意識有利于物業檔案收集質量和效率的提高。提高全體員工的物業檔案管理意識，使所有員工在實際工作中想到檔案，并積極主動去收集物業檔案，及時收集檔案，提高檔案管理水平。
3.2完善檔案管理制度
檔案管理制度是物業檔案管理工作的標準和依據，而物業公司卻并未建立起嚴密的檔案管理制度，需要企業領導認真考核企業的檔案管理現狀，借鑒其他物業公司檔案管理的成功經驗以及國外的成功經驗，逐步完善檔案管理制度，建構嚴密的檔案管理制度體系，提高檔案管理水平。
比如說：根據企業物業檔案的特點下發《物業檔案歸檔制度》、《物業檔案鑒定規范》、《物業檔案管理工作人員的職責》、《物業檔案流轉手續》、《物業檔案整理規范》等文件，并通過培訓教育的形式使所有檔案管理人員熟悉檔案管理制度，并嚴格按照管理制度的要求開展檔案管理工作，從而逐步提高物業檔案管理的規范性和科學性。
建立科學的物業檔案管理體系，并結合具體的措施落實物業檔案管理體系，抓好物業管理每一環節的工作，逐步提高物業檔案管理的規范性。使所有檔案人員都能嚴格執行管理制度，收集、整理、歸檔、保存物業檔案，逐步提高物業檔案管理水平，為物業管理帶來更多便利，促進企業的可持續發展。
3.3加強培訓，提高檔案管理人員的業務素質和職業道德修養
檔案管理工作是一項任務重、責任大、要求高的工作，只有不斷提高檔案人員的專業素質和職業道德修養才能逐步提高檔案管理水平。
第一，招聘一批專業的檔案管理人員從事檔案管理工作，豐富檔案管理隊伍，推動檔案管理隊伍建設。
第二，通過形式多樣的業務培訓和進修，做到持證上崗，提高檔案管理人員的業務素質和專業知識水平，轉變檔案管理人員的管理理念。學習先進的科學技術，創新檔案管理方法，促進檔案管理的信息化、現代化、自動化，提高檔案管理效率和質量。
第三，通過法律教育、職業道德教育等提高檔案管理人員的責任意識、保密意識、法制意識等，使檔案管理人員細心、耐心的完成每一天的檔案管理工作，在檔案管理上默默奉獻，逐步提高企業的物業管理水平。
3.4引進先進的管理方法，提高檔案管理的信息化
隨著科學技術的發展，物業檔案管理方法越來越多。就檢索方式上來說，分為計算機檢索和手工檢索，計算機檢索是一種利用計算機軟件實現的高效檢索方式，而手工檢索卻需要耗費大量的人力、時間，給檔案管理工作帶來不便。所以說，物業公司要積極引進先進的管理方法，引進先進的物業管理軟件系統，提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。
而規模較小的物業公司檔案少，檔案管理則可以采用普通的EXCEL表格來完成，根據檔案工作的需要，重新設置EXCEL表格的某些選項，然后再將相關內容錄入進去，利用EXCEL表格提高檔案管理效率。
引進先進的管理方法可以提高檔案管理效率，減少管理人員的工作量，提高檔案的利用率，使物業檔案在物業管理工作中充分發揮作用和價值，提高物業管理效率。
3.5建設專門的物業檔案室
建設專門的物業檔案室，檔案室則應符合《檔案法》的相關標準，具有堅固耐用的特點。同時，由于檔案資料很多都是紙質文書，這也就要求檔案室必須有相應的防火、防潮、防蟲、防塵、隔熱等措施，采用專業的溫濕度調節裝置、防火防光窗簾、消防器材等。同時也有許多檔案是電子文檔、視頻資料等，這也就要求有相應的防火墻的安全措施。檔案是企業的一級機密，所以說，檔案室還要有相應的防盜措施。
3.6強化檔案收集
一、引言
《物業檔案管理》是高職院校物業管理專業開設的主要專業課之一。作為一門兼具理論性與實踐操作性的課程，直接為培養學生的物業檔案管理素質服務，不僅使其能夠勝任現階段的物業管理工作，而且能夠適應物業檔案管理工作在相當程度上發展和提高的要求。通過本課程的教學，要求學生掌握物業管理工作中檔案管理的原則、理論，認識物業檔案管理的意義，掌握物業檔案實體管理的具體操作方法如收集、整理、鑒定、保管、利用等，并能夠進行檔案信息資源的開發利用工作。
然而，長期以來，高職物業檔案管理課并沒有沖出學科體系的藩籬：教學內容，還是傳統本科壓縮餅干式教學；在教學方法上，還是簡單的以課堂教學為主的知識灌輸型：在教學重心上，還是偏理論，輕操作，以教師、課堂、教材為中心；在主觀能動上，沒有導向，還是教師主動的在“教”，學生被動的在“學”，等等。沒有突出高職院校培養高層次的技能型、實用型、操作型人才的特點，有礙于對學生應用能力和綜合能力的培養[1]。
高職院校物業檔案管理課程的改革勢在必行，以任務驅動，工作過程導向的學習情境設計，是物業檔案管理學習領域教學改革的創新思路。
二、任務驅動的目標性教學
任務驅動的目標教學，使學生有具體的學習任務和明確的教學目標，是以學習型工作任務為核心來訓練專業技能并構建專業理論知識的教學改革。
任務驅動的目標教學，其核心思想是將物業檔案管理專業知識與學習型工作任務整合進行學習。采用技能知識一體化，理論實踐一體化，教學做一體化的教學組織形式，將知識分布于各個學習任務之中。物業檔案管理學習領域的每個學習情景，布置適量的物業檔案管理工作任務，也就是學習任務，以任務為切入點，明確要獲取的知識、技能和職業素養，使學生有目的的在完成實際的工作任務過程中理解物業檔案專業知識，掌握物業檔案管理技術與技巧，學會物業檔案管理方法與技能，從而構建屬于自己的經驗和知識結構，為就業與將來的職業生涯奠定良好的基礎。
任務驅動要與專業課程的進度相結合，從物業管理工程項目實際出發，收集、管理檔案信息資源，既能促進、鞏固物業管理專業課程的學習，又能完成物業檔案管理學習任務，提高學生的學習興趣、主動性、積極性與自主性。
三、基于工作過程的教學分析
1. 工作過程與職業教育。廣義的工作過程指的是旨在實現確定目標的生產活動和服務活動的順序。狹義的工作過程則是指向物質產品生產的順序。工作過程是“在企業里為完成一件工作任務并獲得工作成果而進行的一個完整的工作程序[2]”；工作過程的特點：“是一個綜合的、時刻處于運動狀態但結構相對固定的系統”；實現工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價[3]。
基于工作過程的職業教育，在教學設計上解構了傳統的學科體系，構建了符合職業能力形成規律的職業教育模式，實現學科體系知識的解構與行動體系知識的重構?；诠ぷ鬟^程的學習情意，通過任務的形式將知識點貫穿起來，知識的總量不變，只是排序發生變化，學生通過多個任務的完成，不僅積累了經驗，而且掌握了知識與工作的技能。
基于工作過程的職業教育，教學實施的六個步驟即基于實現工作過程的步驟：資訊、決策、計劃、實施、檢查、評價。這是工作過程系統化課程結構相對固定的六步驟，相對而言是不變的，變化的是時刻處于運動狀態之中的構成工作過程的六要素：對象、內容、手段、組織、產品、環境。
2. 職業實際工作過程與任務。物業檔案管理員（職業資格證書稱檔案業務人員）具體的工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統計分析。
物業檔案管理典型工作任務：文件編印與收發；檔案的接收與征集；鑒定檔案資料價值；檔案裝訂、分類、排列、編號、立卷；檔案數字加工；檔案信息化建設；檔案庫房管理；檔案檢索調卷與利用；統計分析。
3.基于工作過程的教學環節。物業檔案管理普適性的工作過程：資訊決策計劃實施檢查評價。
任務驅動工作過程導向的物業檔案管理教學環節：明確學習性工作任務制定工作策略執行任務調整修正完成任務考核評定。
物業檔案管理專業抽象的普適性工作過程、具體的工作過程與教學過程的比較分析見表1。
四、學習情境總體設計
學習領域，是工作過程導向的課程方案（課程名稱），是一個由職業能力描述的學習目標、工作任務陳述的學習內容和實踐理論綜合的學習時間（基本學時）三部分構成的學習單元；學習情境，是工作過程導向的課程教學（實施方案），是在工作任務及其工作過程的背景下，將學習領域中的能力目標和學習內容進行基于教學論和方法論轉換后，在學習領域框架內構成的“小型”的主題學習單元，例如，項目、任務、案例產品等[4]。
2007年以來，以國家示范性高等職業院校引領的基于工作過程化教學模式的改革，取得了很大的成果。改革中，學習情境設計的載體呈現出多元化的特點，其載體可以是項目、任務、案例、設備、產品、構件、零件、部件、系統、工序、場地、材料、活動、現象、問題、癥狀、業務領域、客源……等等。
1. 學習情境設計思路。檔案工作系統是由輸入、輸出、反饋三個子系統中的八個工作環節即收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用、統計，形成一個結構清晰、功能多樣的檔案工作系統。從檔案的形成到檔案的保管利用，是一個專業性的有序化工作過程。
任務驅動工作過程導向的高職物業檔案管理學習領域學習情境的設計，根據檔案管理職業程序性很強的特點，以物業檔案工作過程為載體設計學習情境，即以物業檔案專業工作的程序進行設計。
基于完整的工作過程來設計學習情境。學習領域是課程的名稱，即物業檔案管理課，它是是完整的獨立的工作過程；學習情境是對學習領域的具體化，根據完整工作過程的思維分解學習領域為各個小型的主題學習單元，每個學習情境也是一個完整的工作過程；每個學習情境都要完成一個以上的學習型任務，每個任務也是一個完整的工作過程。
2. 學習情境總體設計。大多數的物業檔案管理員都兼做文案，所以，在物業檔案管理學習領域學習情景的設計在檔案的工作環節前增加了文件管理，最后增加了現代化管理，因此，基于工作過程的學習情景設計了10個學習情境：學習情境1文件管理；學習情境2檔案收集；學習情境3檔案鑒定；學習情境4檔案整理；學習情境5編目與著錄；學習情境6檔案保管；學習情境7檔案編研；學習情境8提供利用；學習情境9統計分析；學習情境10現代化管理。每個學習情境都有一組，即1個以上的學習任務。見表2。
在學習情境的總體設計上，縱向的學習情境是以物業檔案管理具體的工作過程為載體，組織各個學習情境之間的順序：除學習情境10之外，從學習情境1到學習情境9，是一個完整的具體的物業檔案工作過程：文件管理檔案收集檔案鑒定檔案整理編目與著錄檔案保管檔案編研提供利用統計分析；橫向的學習型工作任務，也是物業檔案管理職業中典型的工作任務，同樣是基于物業管理工作過程設計。
參考文獻：
[1] 王雅南.以任務為導向的高職院校信息檢索課工作過程化教學改革研究.圖書情報工作，2009，（23）：91-94.
[2] 姜大源.職業教育學研究新論.北京： 教育科學出版社，2007：18.
[3] 姜大源. 職業教育與課程開發. ，2010-05-01.
注：
中圖分類號：G632 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）17-001-01
高校的場地及設備設施數量隨著高校的擴招呈現增長性趨勢，隨之產生的物業管理問題越來越嚴峻，在這樣的形勢下，物業管理要發揮相應的管理作用，必須要有與之相對應的管理方法，其中包括了物業管理檔案電子化的普及與應用。
一、高校物業管理中的檔案管理現狀及存在問題
高校物業擔負著校園內辦公樓、教學樓、宿舍、校區綠化，保潔，維修，水電管理等工作任務，涉及范圍廣、行業跨度大，但工作相關度高。高校物業的管轄范圍與學校的職能分工有關，管轄的內容會略有不同。就現在的高校物業管理情況來看，越來越多的高校逐漸規范物業管理的制度、工作流程及長期規劃，使物業管理愈加科學化。但是在實際的工作中，因為受條件限制，有些方面的工作還需要繼續努力，比如檔案電子化的應用。大多數的高校物業管理實行紙質化的檔案管理保存，隨著時間的推移和人員的變動，檔案的管理方法和檔案的完整性受到一定影響。對于檔案管理本身，一直按照“誰執行誰管理”來實行，但是存在多個部門涉及的檔案未能展開有效的對接，檔案信息不對稱，使某些工作難以開展或重復工作。而且，紙質版的檔案管理，僅僅能實現管理的功能，隨著高校物業的精細化服務，物業項目的檔案數據還需對年度的預算、整體規劃、項目比對等工作進行有效分析提供依據，從而優化管理模式?；谝陨系膯栴}及考慮工作的便利性，物業管理中的檔案管理電子化的實現具有一定的意義，有實施的必要性。
二、高校物業管理中檔案電子化管理的必要性
高校物業管理主要為實現校園的建設、維修、維護的有序進行，為學校師生提供良好的科研、教育、生活環境，其中，物業管理的檔案電子化管理，使得物業管理人員從相關部門、歷年的相關數據中得到有利的參考數據，從中總結經驗，實現物業管理的精細化、整體化的工作模式優化。
1、數據資源整合，實現資源共享
高校內與物業相關聯的項目，有必要實現檔案電子化的管理，它有利于梳理校園內的物業管理項目的條理，從基本上了解校園內的相關數據走向，從而實現資源共享，來達到工作最優。例如，校園內的基本建設，施工單位與學校方面會有平面圖、水電管路走向、供配電等方面的圖紙移交，如果消防部門需要對消防管路進行整改，就涉及到校園管路分布，有利于避免對其他管路的二次傷害，確保施工的效益最大化。大部分高校的檔案由使用部門管理，這樣就使得檔案不能共享，項目管理會有偏差，檔案電子化的管理可以有效解決該問題。
2、項目數據比對，發揮監督指導作用
物業管理項目實現檔案的電子化管理，可以利用項目數據信息的對比，了解往年和當年數據的差額，根據實際的人工費、材料費等的漲幅，做到監督該項目費用是否在合理的范圍之內；物業項目的檔案電子化管理，還可以監督項目實施的質量效果。物業管理的服務范圍廣，涉及的管理項目非常多，常常會出現重復維修，或者在施工隊的承諾保修期間內有需要再次維修的情況，這樣就需要發揮檔案電子化的作用，督促施工隊做好質保工作，減少管理項目的不必要支出，實現資源的優化，并能監督施工隊伍，對其施工質量及服務進行考核，不斷完善考核制度，提高物業管理的服務能力。
3、信息完善，優化物業項目管理
隨著物業管理項目的檔案電子化的施行，檔案的項目及模塊會越來越完善，建立健全完善的項目管理制度及信息的錄入，有利于完善供應商信息，建立供應商的數據庫，逐漸建立起供應商的質量水平考核模塊，達到從中選優的效果，逐漸提高物業管理水平及服務質量，從而實現精細化管理和有效化管理。從檔案數據庫中提取出的供應商考核水平，有利于學校選擇優秀的供應商為師生服務，也有利于后勤物業管理部門的對項目質量的把控，從而在管理上實現管理的最優，最終達到優化物業項目管理的目的。
三、高校物業管理中檔案電子化管理的流程
高校物業管理中的檔案電子化管理的實現，需要建立一個統一的電子化管理平臺，可以是對外采購，也可以通過自主設計開發。在平臺建立之前，必須對所有的相關項目及設計需求進行調研，明白需要實現的功能及作用。通過電子化管理平臺，錄入物業管理項目的有關數據，比如，項目信息、供應商信息、招投標或詢價信息、具體項目的細節要求、圖紙等，來實現數據庫的建立，相關的數據錄入、管理及與校內部門的對接工作均由該使用人負責，逐漸的對數據庫進行整理及補充，能越來越完善數據庫的信息。后期的供應商評價、信息數據比對等，都需要通過實際工作的情況來進行操作。電子化平臺的完善，使得物業管理的越來越科學化、精細化和整體化，從而有利于高校物業項目的管理，為師生帶來更方便、更優質的服務。做好高校物業管理，還需要從很多方面來調整和優化，這也是未來高校物業管理的目標和努力方向。
參考文獻：
1.建立健全獻血者原始檔案管理，為安全輸血創造有利條件
輸血醫學是衛生科學中的邊緣學科之一，具有很大的社會性、廣泛性和特殊性。當前，隨著人們的法律意識的增強，隨之而來的醫療糾紛也會不斷增加，采供血機構也同其他醫療機構一樣，不會置身事外。但就其工作性質來說，與患者產生的糾紛，往往是因為提供的血液產品致使某些受血者在輸血后出現不同類型的輸血反應。如何確保輸血安全，并很好地服務于臨床，已成為采供血機構迫切需要解決的重要課題。因此，建立健全獻血者原始檔案，是追根溯源、糾正日常采供血工作中出現差錯的有效方法。詳細而完備的各項記錄，為差錯查找提供了方便，減少了查找過程中諸多不必要的繁瑣環節，迅速、準確地找出差錯出現的原因及責任者，便于及時糾正。
2.獻血者檔案在無償獻血工作中的作用
2.1從促進無償獻血活動、保證輸血安全考慮。
無償獻血者檔案資料作為潛在資源是相當豐富的。無償獻血者檔案在宣傳及表彰無償獻血者、促進無償獻血事業的發展中起著重要的作用，如政府及有關部門要開展形式多樣的宜傳和表彰活動，選擇宣傳和表彰獻血先進人物就需要查閱獻血者檔案，并從中統計出所需的資料。另外，也可借助無償獻血者檔案開展禮儀服務。在推動自愿無償獻血活動發展的過程中，獻血辦或采供血機構可借助無償獻血檔案，特別是稀有血型，開展一些有益于促進無償獻血活動的禮儀。如我站每年都堅持開展獻血者聯誼等活動，交流信息增加感情。
2.2獻血者完整檔案的保留有利于再次動員獻血
通過現代血液檢測技術的篩選，為建立低危獻血者和稀有血型的獻血者隊伍莫定了基礎。建立健全獻血者檔案對保留和征召獻血者起著至關重要的作用。保障輸血安全的首要條件是從低危獻血者中采集血液，因此，獻血者原始檔案中的獻血者個人詳細資料、獻血體檢表與血液檢驗、特殊血型檢驗等基本信息，可使血站隨時了解和掌握有關獻血者身體狀況、采血過程有無異常等。在建立應急獻血隊伍和培養定期自愿無償獻血者及聯系成分獻血者的過程中，經常要與無償獻血者聯系。因此，通過查閱無償獻血者檔案可以方便地為工作人員提供獻血者的原始資料，利用電話、網上尋呼等手段就可以實現對獻血者的再動員和再召喚，這對于保證安全而充足的血液供應有著重要的意義.
3.按醫學科技檔案編研血站業務檔案，將促進輸血事業的發展
根據國務院批準的《科學技術檔案工作條例》，血站業務檔案按照醫學科學技術檔案管理，可達到完整、準確、系統、安全和有效利用的目的。醫學科學技術檔案是指在醫學科學研究、科學管理、生產技術和基本建設活動中形成的、具有保存價值的文字、材料、圖紙、照片、報表、錄音帶、計算機數據等科技文獻資料。其是醫學科學研究過程的真實記錄和反映，是深人進行科學研究工作的必要條件和依據，是衛生部門科研管理、生產管理、技術管理的重要組成部分。因此，原始檔案內容齊全與否，直接關系到檔案編研工作質量的高低。完整的獻血者原始檔案可為輸血科研提供真實可靠而珍貴的第一手資料和數據來源，進而對檔案原件進行收集、挑選與編排，用于輸血科研參考、對比研究?；蛘呖衫帽９艿臋n案，結合臨床需要和輸血醫學中的熱點問題撰寫學術和專題論文，以促進輸血醫療的不斷發展。
4.蓋歸檔章的要求
蓋歸檔章的位置一律加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置，如果領導批示或收文公章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在其他空白位置，但以上端為宜，以籃黑色印泥為宜。 填寫歸檔章項目的要求應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，檔案材料一律杜絕使用圓珠筆，鉛筆，紅色或純藍色筆。
5.歸檔文件目錄的項目分一下幾種
一是件號、是指每一個歸檔機構的歸檔文件在劃分保管期限（永久、長期、短期）后，分別在各種保管期限中的順序號；二是責任者、是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。聯合發文填幾個主要的就可以了，不必一一填寫，責任者可填正規的簡稱；三是文號、即文件的發文字號，是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關的代字、年度、順序號組成，可按豎3排照實填寫；四是題名、即文件標題，它是直接表達文件的內容和中心主題的文件特征，是歸檔文件內容的起點，文件題名較長的可填二，三行不等，沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"[ ]"號；五是日期、即文件的形成時間，它是文件的重要特征之一，反映文件產生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。
總之，檔案管理是一項管理性的工作，檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作有了很大的進步。我們要在原有的基礎上不斷完善，加強監督管理，使檔案內容更加完整、規范。
參考文獻：
[1]吳潔，潘安杰，陳孔陶，張鶯.淺談血站實驗室的檔案管理[J].臨床輸血與檢驗.
[2]南流.淺談血站檔案管理常見問題與提高[J].中國衛生產業.
1、文書檔案為一個大類，大類內按全宗管理；
2、專門檔案為一個大類，原屬科技檔案的建設項目檔案、設備檔案、科研檔案等放入專門檔案內，分別作為其中的一類，不再使用“科技檔案”類別名稱；
3、名人檔案作為一個大類，大類下按人頭管理。
（二）有關館藏
計算公式的問題
檔案館工作標準中的二.（二）．1中的“館藏計算公式”是指該館文書檔案的收集總數。二．（三）．1中的“館藏檔案”是指文書檔案的總數。二.（七）.1的“鑒定”，包含開放檔案的鑒定。
二、關于“單件歸檔”方法問題
（一）單件歸檔方法的適用范圍問題
學校中的教學文件材料，企業的黨群、行政管理、經營管理、生產技術文件材料等，能采用單件歸檔的方法歸檔的，建議都采用新的方法歸檔。
（二）對已實行文件材料歸檔方法改革的單位，其歸檔質量原則上按《關于實施文件材料歸檔改革的主要做法》的要求進行檢查。
（三）會議記錄必須編制頁碼。
（四）關于轉發件的歸檔
1、轉發件按“轉發件正本—轉發件定稿—被轉發件”的順序排列。
2、轉發件正本中所含的被轉發件的復制（眷?。┘?，可歸檔或不予歸檔。
（五）單份文件裝訂方法，允許采用不銹鋼釘的方法裝訂，但須確保不銹鋼釘的質量；短期檔案可以保留原裝訂材料不變；除《關于實施文件材料歸檔改革的主要做法》提出的裝訂方法外，各區還可以探索采用其他方法裝訂文件。
（六）關于文件處理單的歸檔
收、發文的文件處理單均應保存；其排列位置視處理文件時的實際情況而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；處理單應計入文件總頁數中；處理單的幅面小于16開的，也可不要求托裱。
（七）關于歸檔文件目錄
如已采用規范的檔案管理軟件，以計算機為主要檢索手段的，文件盒內不要求放置歸檔文件目錄。
（八）關于盒號的問題
原則上不要求編制檔案盒的盒號。
三、機關單位檔案工作問題
關于編制書本式專題目錄的問題：
如機關檔案管理已使用經過國家檔案局測評的優秀軟件，將全部黨政工團檔案或主要專門檔案以文件級條目錄入電腦，同時專職（或專責）檔案人員會使用該軟件，可不做書本式的專題目錄。
四、科技檔案工作問題
（一）科技檔案的分類問題
1、與工程項目關系密切的管理性文件的類別歸屬
申請立項的報告與批復、列入基建年度計劃的請示與批復、征地拆遷材料等，原件原則上應歸入科技檔案整理。
2、負責基建項目管理臨時機構文件材料的類別歸屬
負責基建項目管理臨時機構如指揮部、基建辦等，在行政管理（含黨、政、工、團）工作中形成的文件材料，歸入本單位的文書檔案。從籌建、報建、征地、施工管理、到設計變更、竣工驗收等文件，則歸入該項目的基建檔案。
（二）科技檔案的整理方法
1、采用文字材料裝訂，圖紙不裝訂的方法整理
（1）文字材料和圖紙盡量分開立卷、裝盒，一卷材料少者，可用薄盒裝放。
（2）原為圖、文同盒（卷），并已整理編號完畢者，應將文字材料單份裝訂，一盒視作一卷，統一編卷內目錄，每份文件及圖紙的首頁右上角加蓋檔號章。
（3）一個類別內的文字材料和圖紙皆很少時，可采用圖、文同卷的方法，具體方法為：同一卷內，反映同一問題的文字材料在前，圖紙在后，以單份文件裝訂，卷內編“件號”。
（4）以一盒為一卷且不裝訂的科技檔案，盒內可放或不放軟卷皮（案卷封面），但檔案盒正面、脊背項目內容和卷內目錄、備考表等必須填寫完備。
（5）檔案形成時已經成本冊且有封面和目錄的（盡管封面格式不同于檔案卷皮），不需要再加檔案軟卷皮，只需在原封面上加蓋檔號章即可歸檔。
2、工程聯系單、修改通知單的組卷方法
（1）按文種或專業立卷，卷內按原編號排列，并按每張“聯系單”的“事由”錄入卷內目錄條文。
（2）修改通知單數量少者，可放入被修改圖紙同一卷內立卷。
3、施工原始記錄、竣工圖的歸檔份（套）數
施工原始記錄、竣工圖，一般各歸檔兩套。
4、基建檔案竣工圖的責任者
基建檔案竣工圖的責任者一般為施工單位。
5、圖紙目錄頁碼的編制
利用原來圖紙目錄作為卷內目錄者，卷內目錄不必編頁碼。另有卷內目錄，原圖紙目錄作為一份文件裝訂，并在首頁加蓋檔號章。
6、圖紙折疊要求
（1）按A4幅面規格大小折疊；
（2）圖標外露；
（3）圖面向內，手風琴式;
（4）折疊方法一致。
7、城建檔案“移交單”的處理
城建檔案“移交單”放本單位的全宗卷內歸檔，保管期限為永久。
（三）跨區域項目基建檔案的驗收與接收
跨市、區的基建項目應根據需要收集、形成多套檔案；如屬重大建設項目，由市檔案行政管理部門組織檔案專項驗收，并由市檔案館接收一套完整的竣工檔案；所有跨市、區的基建項目除移交建設單位、使用（含管理）單位外，項目主管部門可根據管理需要，接收有關部分；牽涉城市規劃、建設、管理方面者，由市城建檔案館接收。
五、企業檔案工作問題
（一）企業檔案原已進行規范化管理，新形成的企業管理性文件，即黨群、行政、經營、生產技術四大類檔案可合并為一類，稱為“企業管理”類，其類別號沿用原黨群檔案的類別號，其他類別號不變。
（二）企業檔案剛開始進行規范化管理，企業管理性文件（即黨群、行政、經營、生產技術檔案）稱為“企業管理”類，其類別號用“1”或“A”，其他類別號按順序接排。
六、科技事業單位檔案工作問題
（一）科技事業單位的考績檔案問題
科技事業單位原未建立干部考績檔案者應建立干部考績檔案，這類檔案可獨立成類，若在人事部門管理得好者，也可放在人事部門管理。
（二）醫院的病歷檔案問題
醫院的病歷檔案，作為一個大類，獨立進行整理和管理，醫院統計檔案數量時，不包括病歷檔案數量，但在醫院檔案管理辦法中應將其作為醫院全部檔案的一個組成部分。
七、會計檔案的管理問題
（一）會計憑證的整理要求
要折疊整齊，裝訂牢固，憑證封面各項目填寫齊全，在空白處蓋上檔號章，并按要求將檔號章各欄目填寫清楚，憑證起止張數是指記賬憑證數。
（二）會計賬簿的整理要求
以自然形成的一本作為一個案卷。固定賬薄不要拆去原封面；活頁賬薄可拆去原封面和空白頁，用“三孔一線”的方法裝訂；會計賬簿應在啟用頁上方空白處蓋上檔號章。
（三）財務報告的整理要求
財務報告保持原樣，除去會生銹的金屬物，按年度、季（月）分別組卷，整本折疊。
八、照片檔案的管理問題
（一）照片檔案的整理
照片檔案可沿襲區分保管期限、按“類別—年度”分類編號的方法整理，也可按以下方法進行整理：
1、不要求區分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長期以上。
2、照片按“年度—問題”進行分類，在同一年度內按照片的問題結合形成時間排列。
3、按“類別號—冊號—張號”的模式對照片進行編號。
（二）重要的數碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，歸檔時應標明互見號。
（三）歸檔的數碼照片應刻錄成光盤，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。
（四）照片檔案的編目
1、以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目張號（第1張）
冊號（第5冊）
二級類目代號（照片）
一級類目代號（特殊載體檔案）
。
2、以一組照片為單位著錄時，題名應根據題名擬寫要素，簡明概括、準確反映一組照片的基本內容。
3、以一組照片為單位著錄時，照片號、底片號、頁號均應著錄起止號；時間應著錄起止時間；參見號、攝影者可以著錄多個。
（五）大幅照片的管理
1、對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。
2、對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。
3、對于大幅照片、底片，應在備注欄內注明“大幅”和存放地址。
（六）底片號的編制方法
底片號編在底片袋上，除“F1”與“F2”的區分外，其余與照片同號，無底片者，在備注欄說明。
九、關于機關檔案綜合管理考評
（一）如市檔案局委托各區檔案局（館）進行檔案綜合管理升級預評，需按有關要求評出預評分。
（二）需加入以下有關檔案計算機管理及電子文件管理的考核內容：
l、檔案管理軟件的配備情況；
2、錄入檔案條目的數量、比例（近五年的主要業務檔案）；
3、電子文件的收集和管理情況（*年以來的電子文件）；
4、檔案人員對計算機的熟悉情況。
十、其他業務問題
（一）關于建立全宗卷問題
1.2建立一支高素質的專、兼職檔案管理員
目前兼職檔案員隊伍常不穩定，行政人員實行輪崗制，人員一年半載就會更換。應向各級領導宣傳檔案工作法規，提高員工的法規、責任意識。在人手方面予以支持。綜合檔案室要及時了解人員調動情況，并對新同志進行檔案管理培訓，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進行專業培訓，鼓勵檔案員參加繼續教育學習和外出理論研討交流。職能部門是醫院管理的主要部門、日常事務煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導，有計劃重點幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環節進行指導。1.3業務檔案的收集、整理、歸檔
醫療業務檔案的收集和整理，需要制定《醫療業務檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規則，按照年度－問題分類。(1)醫務管理主要有：醫療制度的落實、進修管理、會診協議和記錄、病例討論制度及記錄、學術委員會記錄、技術水平年度考核資料、醫療隊衛生支農工作匯總、下鄉證明、臨床醫療質量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫院內感染管理措施、監測記錄、執業醫師注冊管理，以及藥劑、檢驗、病理、麻醉、放射的管理。質量控制管理主要有：醫療事故爭議登記報告處理、醫療安全報告措施效果評價，安全教育內容會議記錄、服務質量監控組織、病歷書寫質量標準及監控考核方法、年及季度監控匯總。護理管理制度落實檢查記錄、護理查房記錄、護理教學培訓記錄、護士技術操作考核評價記錄、護理書寫質量考核。(2)專業技術人員業務檔案的收集整理：為全面反映員工的專業技能和業務素質，對每一位專業技術人員建立業務檔案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料范圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協調能力。各部門提供的材料較瑣碎且數量大，每年由各部門派人一起整理。專業技術人員的業務檔案包括四方面主要內容：①基礎材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經歷；有關學歷、學位證明、證書；從事專項技術工作的年限證明材料；參加各種專業培訓學習的證明、證書、鑒定、成績單；參加支農和衛生下鄉等醫療工作情況。②從事衛生技術工作的成果材料：著作專題研究報告；學術論文；專業技術新成果鑒定書；其他具有備案價值的各種技術工作成績的證明。③專業技術任職、技術資格評聘材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書復印件、聘任合同、任命書。④其他材料：三基考核材料、先進工作者證書、獎狀；對外合作攻關成果材料；參加專業學會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫院有著特殊意義，它是醫療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉歸的全過程。病歷檔案是醫療活動信息的主要載體，教學的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫院醫療質量、技術水平、管理水平的依據，同時又是在發生醫療糾紛時醫院舉證的重要依據。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務方面發揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，并且與醫院管理系統數據接口，使用方便，為臨床研究發揮了很大的作用。
1.4重視利用，加強編研為臨床服務
根據醫院醫療業務管理的需要，檔案管理人員在各部門調研溝通的基礎上，編輯出：《醫院管理制度匯編》、《各部門崗位職責和人員職責》、《基礎數據匯編》、《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》、《醫學論文匯編》、《疾病病種索引》等十余種匯編材料，為醫務人員在平時工作參考提供方便。其中《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》對每位醫生來說都非常重要。
[中圖分類號] G275.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2014）06-0010-01
農業檔案是指在農業科學研究、生產技術、基本建設等活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統一管理起來的文件材料的總稱。農業檔案工作是農業工作的重要組成部分，也是一項基礎性工作。隨著我國農村經濟的飛速發展，解決“三農”問題是我國的重大任務之一，其根本的目的就是要增加農民的收入、發展農村經濟、建設現代化農業，要實現這一目標就離不開農業科技的支撐。作為農業科技工作的重要組成部分、農業科技成果的主要載體――農業檔案，是對農業工作的有力補充。隨著農業科技水平的提高和延續性的增強，農業檔案的數量越來越大，對質量的要求亦越來越高，農業檔案的管理在農業工作中的地位也越來越重要。
一、規范檔案管理，創新管理模式
1.規范檔案管理
農業檔案的管理，主要是指歸檔前文件的形成、積累；歸檔中文件的歸檔整理工作；以及歸檔后檔案的開發利用工作。由于農業所涉及的范圍廣，因而農業檔案在一定程度上表現出了分散性，能否做好檔案管理工作，關系到檔案服務農業發展的質量；提高檔案開發利用的水平也是搞好農業檔案服務農業發展的前提。要做好農業檔案工作，就必須建立和完善各項規章制度。對農業檔案進行規范化管理，將關系到農民切身利益的事情進行詳細的記錄、清晰的界定，能夠有效的避免農戶之間的矛盾，降低其產生糾紛的概率，解決農村的社會矛盾，對農村的和諧發展起著重要的作用。
由此可知，農業檔案管理對于“三農”的建設和穩定健康發展有著十分重要的作用。因此，加強農業檔案管理勢在必行。
2.創新管理模式
農業檔案工作是現代農業工作成果轉化和推廣的重要紐帶，經過農業檔案工作者的努力，農業檔案為弄農業工作成果的轉化和推廣、繁榮農村經濟、促進我國農業經濟的發展起到不可替代的作用。面對日益繁榮的農村經濟發展，以及發展現代化農業的新形勢、新任務、新要求，檔案工作者要進一步增強創新觀念、大膽實踐、積極探索、不斷創新，努力實現農業檔案的跨越式發展。加強檔案管理的制度化、規范化，以推進其管理的現代化。當前，檔案管理正在經歷一場技術革命，從傳統的手工操作管理逐步轉向數字化和自動化管理，利用信息技術對相關檔案資源進行處理，保證資源能夠方便查詢，實現網上資源利用，極大的提高工作效率。
二、增強服務意識，創新服務機制
農業檔案工作是農業、農村現代化建設的一項重要的基礎性工作，對促進農村經濟的發展，提高農民收入，以及其生活水平和質量，推動農村現代化發展有著重要的意義。
1.建立服務意識
農業檔案是記錄農業活動和農業技術發展的重要資料，研究活動的重要信息，其為農業科學研究、開發新型農業技術提供重要的科學依據。農業檔案的服務形式關系到檔案服務的深度和廣度，要改變一把鎖保管檔案、坐等上門服務的方式，徹底改變“要用才去查找，需要才提供利用”的被動服務方式，做好信息的輸送、輸出服務，不斷縮小需求與服務之間的差距；及時建立面向農業發展工作的各種檔案，做到農業發展工作延伸到哪里，農業檔案就發展到哪里，切實提高農業檔案為農業發展服務的有效性。
2.創新服務質量
更新檔案人員的服務觀念，增強責任意識，是提高服務質量的關鍵所在。農業檔案逐漸復雜化，為使得檔案工作有序進行，有效為農業服務，要求檔案管理人員要具備較強的責任感，對工作高度重視，要做到百查不厭、百問不煩、熱情細致、周到靈活，收集農業生產需要的各類信息，為當地的農業工作提供高質量的服務。
三、總結
農業檔案源于實實在在的一線生產，是從長期實踐的農業活動中總結得出的經驗結晶，是整個農業階段性生產的歷史記載。我國是農業大國，農業的發展對國民經濟的影響重大。加強檔案管理，促進農業發展、農村進步、農民增收，檔案工作者應該積極促進檔案信息化建設，以實現農業經濟的快速發展。
農業檔案的工作者任重道遠，只有與時俱進，創新農業檔案的管理理念和管理模式，努力做好農業檔案的利用服務工作，才能為農業增效、農民增收和農村經濟健康持續的發展做出貢獻。
參考文獻
[1]翟恒生.農業科技檔案為“三農”服務的探討[J].農技服務，2007，24（4）： 118～119.
[2]李坤祥.加強農業科技檔案管理更好服務“三農”[J].河北農業科學，2011，15（2）：164～165.
在醫院方面，應當加強宣傳力度，促使內部檔案管理工作人員的責任意識得到充分培養，加強院內檔案管理工作人員的責任感，繼而保證專業技術人員業務檔案管理工作的水平和質量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確實現醫院檔案規范化、法制化、保密化管理的重要性。在醫院專業技術人員方面，應當通過加強其對檔案管理工作的認識，引導其自覺配合并參與到檔案管理工作中。除此之外，應當注重培養檔案管理者的保密意識，通過加強檔案保密法制教育來培育院內醫務人員的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。
二、加強專業技術人員業務檔案工作基礎建設
為了提升專業技術人員業務檔案管理工作水平和質量，醫院應當從其基礎設施建設方面著手。具體來說，專業技術人員業務檔案管理人員應當努力爭取部門領導的支持，加強財力、人力、物力投入力度，促進專業技術人員業務檔案保存與管理條件得到顯著提升。應當設置專門的專業技術人員業務檔案保存室，保證檔案保存室、檔案閱覽室、行政辦公室能夠分開管理。同時，還應當配備鐵質材料的檔案貯存柜，在紙質業務檔案保存室內配備空調、除濕器、滅火器等設備，保證檔案儲存室能夠得到有效的管理和維護，加強對檔案儲存室防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施的檢查和管理，為專業技術人員業務檔案的安全提供有力保障。
三、加大檔案管理信息化建設力度
推進專業技術人員業務檔案管理信息化建設對專業技術人員管理工作的順利開展具有重要作用，并且全力促進專業技術人員業務檔案信息化建設也是醫院人事制度改革、創新的根本需求。因此，專業技術人員業務檔案管理人員應當采取有效措施促進檔案管理工作的效率和質量得到顯著提升，促使醫院專業技術人員信息得到準確、及時的傳輸和運用，從而保證專業技術人員業務檔案信息化管理的準確性、時效性。同時，應當借助計算機、掃描儀等現代化設備以及先進的技術促使專業技術人員業務檔案資料得以信息化整理和輸入，并借助信息處理技術將檔案中的文字、圖片以及聲像等資料轉化為數據資料，保證專業技術人員業務檔案紙質資料與電子資料得以并存，結合實際需求能夠在屏幕上查找和閱覽相關內容。
四、加強對檔案管理人員的專業化培訓
醫院若想保證專業技術人員業務檔案管理工作能夠順利開展，就應當加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理工作人員的職業素養和專業能力，引進高水平、高素質的檔案管理專業人才，加強檔案管理隊伍內部溝通交流，使其能夠在溝通中分享交流經驗，促使檔案管理隊伍整體水平得到較為顯著的提高。醫院應當階段性地組織院內檔案管理工作人員參與到各項教育培訓活動中，豐富其專業知識的積累，提高其信息化管理水平，促使專業技術人員業務檔案管理工作能夠高效率、高質量地完成，杜絕檔案泄密事件的發生。例如：醫院可以開展相關的專業知識培訓班、設置信息化技術培訓課程、組織開展思想道德素養的相關培訓活動等。另外，醫院還應當加強對院內檔案管理者思想政治素養的培養，使其具備較高的思想意識和敏銳的政治責任感，始終堅持正確的政治立場和原則，發自內心地熱愛檔案管理工作，通過嚴格實施檔案保密工作為醫院和諧發展、社會和諧穩定提供強有力的支持。
五、加強對檔案保密性監管力度
