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采購項目檔案應包括該項目的全部文件材料和記錄，真實、全面反映采購全過程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業企業采購活動中形成的原始文件。
（二）采購檔案對行業的重要性
煙草企業檔案是行業改革和發展的真實記錄，是行業的寶貴財富，檔案管理工作更是企業整體工作的基礎性工作，是功在當代、利在千秋的事業。行業領導正是看到這點，才提出要緊緊圍繞煙草行業改革發展的中心任務，以服務大局為主題，以規范管理為核心，以職能建設為基礎，促進采購檔案管理工作邁上新臺階。
采購檔案管理工作更是強化內部管理、規范采購行為的一項非常重要的基礎性工作，是行業精益采購、陽光采購的最直接體現。從2008年行業開展“三項檢查”（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項目檔案就是個大專型檢查的重點和必查內容，這就要求采購項目檔案要具有可追溯性，采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，是否體現陽光操作。
二、采購檔案管理工作的不足
從近年來行業組織開展的檢查情況看，煙草行業的采購工作在程序規范上有了很大的提高、檔案規范意識也明顯增強，但在實踐過程中采購項目檔案管理工作仍然存在一些問題。
（一）歸檔責任主體不明確
目前，煙草行業收集采購檔案的責任主體比較多，有采購經辦部門、下屬單位、招標機構等，各主體的標準不一、人員素質參差不齊，導致采購項目檔案管理存在極大差異。
（二）采購過程痕跡化資料不完整
近年來，煙草行業采購管理工作嚴格按照“應招盡招、真招實招”原則扎實推進，大多數的單位都是通過委托招標開展采購工作。招標機構只參與了招標工作的中間環節，對項目立項、決策和合同簽訂后的履約及驗收評價、結算等過程并無介入；采購經辦部門經歷了項目的全過程，但有些人員對采購檔案痕跡化資料收集、規范采購檔案的意識薄弱，從而造成采購項目檔案過程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規范，導致檔案管理脫節。
（三）檔案信息化管理水平不高
信息技術的發展給采購檔案管理信息化工作的發展提供了完備的資源和技術保障。采購檔案信息化建設可以保證檔案的安全性外，同時還可以實現采購檔案信息的數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網絡化。
正是為了適應社會信息化的要求，從2011年全國煙草行業“兩項工作”試點現場會召開以來，整個行業花費了大量的財力、物力、人力研發了煙草行業物資采購管理信息化系統，但是整個行業的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。
三、加強煙草行業采購項目檔案管理的完善對策
（一）充分認識行業采購檔案規范化管理的重要性
目前，煙草企業采購項目檔案管理不到位的現象與檔案管理人員意識薄弱、重視程度不夠有關。部分采購人認為采購工作已經委托公司，招標、評標過程的痕跡化資料有公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關資料，而公司只保存了招標、評標過程的相關痕跡化資料，項目的立項審批、合同后續的驗收、結算、供應商評價等資料未及時收集或沒有收集。為有效解決這一問題，應該明確檔案收集整理主體、加強對采購項目檔案歸檔業務的監督和指導。
（二）建立采購檔案一項一卷歸檔制度
針對采購項目檔案規范化管理，于2014年年初，我們根據省公司的相關管理辦法，出臺了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購項目檔案管理辦法》，明確五種采購方式的歸檔內容和具體要求。采購項目一項一卷資料應該包括采購計劃批復、采購立項審批、采購實施過程資料、合同審批、合同、驗收入庫資料、項目結算等相關痕跡化資料，整個采購過程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變造、隱匿或者銷毀，按相關業務流程的時間邏輯順序進行整理，并裝訂歸檔。
（三）加強采購人員意識培訓
在明確歸檔責任主體后，要加強采購歸檔人員的業務培訓和收集歸檔意識培訓。作為采購項目檔案的歸檔整理經辦人員，要樹立牢固的責任意識，明確自己的工作范圍和職責，掌握檔案管理工作的基本常識，熟悉五種采購方式的歸檔要求。
（一）醫療設備檔案管理的部門歸屬不明。醫療設備檔案的管理涉及多個部門。如作者所在的醫院，是三級甲等醫院，目前正在使用的中大型醫療設備有1350臺，其中2015年購置中大型醫療設備50臺，2016年1至10月購置38臺。形成的設備檔案1264卷，其中萬元以下335卷，1-5萬元436卷，5-20萬元265卷，20萬元以上228卷。這些醫療設備前期的采購以及日常維護、保養屬于醫療設備科，具體使用則是由使用科室進行操作，設備檔案管理部門則負責檔案的采集、照管和調用。但在實際的醫療設備檔案管理過程中，各部門之間未明確分清職責，工作不協調，重點是未明確醫療設備檔案管理權限的歸屬，沒有一個具體的部門來統籌協調、負責檔案的管理工作。在實際檔案管理過程中，往往出現以下情形：管理科室僅僅關注設備的考察、議價和采購；使用科室僅僅關注設備的安裝、調試和驗收，而對于醫療設備相關資料的采集、保管則予以選擇性忽視，從而未能形成完整的設備檔案。
（二）醫療設備檔案管理制度不健全。目前綜合性醫院醫療設備檔案的管理工作重視不夠，相當一部分醫院未認識到醫療設備檔案管理工作的重要性，導致設備檔案管理活動混亂無序，缺乏一定的系統性和科學性，普遍未建立規范的、有效的規章制度，重視文書檔案或人事檔案的管理，形成管理規范，忽視了對醫療設備檔案的管理，相關部門的職責分工不明確，互相推諉，醫院管理部門缺乏行之有效的管理和監督手段，難以協調三者的關系，造成醫療設備檔案管理混亂，不能及時、有效地提供給維修人員使用，不能很好地服務于臨床、醫技科室，甚至造成檔案遺失的現象。比如未建立完整適用的醫療設備檔案管理系統，設備檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，未能充分發揮設備檔案的作用和深入挖掘設備檔案的深層價值等。2015年筆者所在的醫院新購進一臺高新設備，因檔案管理員未按要求登記借閱，造成購置合同遺失，給醫院帶來難以挽回的損失。因此應充分重視醫療設備檔案的規范管理，醫療設備檔案管理作為一項經常性、系統性的工作，是醫院醫療設備穩定運轉的重要技術支持和保障。
（三）設備檔案管理人員專業培訓未完善。醫院對設備檔案重視不足，認為設備檔案是一項無關緊要的工作，常常由設備維修人員或其他行政管理人員兼任設備檔案管理員，甚至沒有經過專門的檔案管理培訓，更不可能選擇檔案專業技術人員來擔任設備檔案管理員。由于缺乏專業的檔案管理技能與知識，對檔案管理的具體內容不了解、不熟悉，導致出現檔案文件保管分散、檔案資料采集不完整等問題。同時，由于部分資料散布于使用科室或基層維修人員手中，收集起來比較困難，個別情況下還會出現資料殘缺丟失的問題。此外，部分醫院未制定完善的借閱制度，檔案的借閱和歸還手續不規范，加之檔案管理人員更換頻繁，移交手續不清，對于一些久借未歸檔的資料未能及時進行催還，最終導致設備檔案的永久遺失。
二、提升醫療設備檔案管理水平的途徑
（一）提高醫療設備檔案管理意識。首先必須從院領導到具體管理人員都要從思想上認識到醫療設備檔案管理的重要性以及必需性。對于綜合性醫院來說，醫療設備是醫院現代化水平的體現，更是保障其長期經營以及今后發展的重要因素。認識到設備檔案的重要性才能最大程度提高設備的使用效率，提高醫院的經營管理水平。在醫療設備的日常使用中，設備檔案可以提供或記錄設備各方面的信息，為醫院管理層制定相關決策提供可靠依據，提高采購活動的科學性、有效性，防止貴重儀器的閑置浪費，實現醫療資源的科學配置。醫療設備從最初的論證、議價、采購，到設備的調試、使用、維修，再到最后的淘汰、更換，需要經歷一個周期性的過程，整個過程與設備檔案的管理密不可分。因此，作為醫院的管理者，應該把設備檔案的管理列為醫院的重點工作之一。
（二）明確醫療設備檔案收集的內容。要做好設備檔案的收集工作，保證檔案內容的完整性，首先要明確需要收集的內容，一般來說醫療設備檔案內容主要源自兩個方面：一是采購過程中產生的文件。二是使用過程中形成的各種資料。因此完整的醫療設備檔案內容也應包括兩大方面：一是院務會議上討論同意采購立項的會議紀要，以及采購過程中簽定的具有法律依據的合同書；與設備配套的相關證件、說明書、手冊等。二是設備使用期間形成的一些記錄性資料，包括使用記錄、維護記錄、合格證、設備使用的效益分析等，這些都可以為后續的售后服務、維修活動以及日后購買設備提供有效的參考和依據。其中，對于合同書的收集主要是為了保證各項合同條款的有效性，防止醫院的合法權益遭到侵害；對于設備說明的收集則是為后續的檢測和維護提供原始的技術資料支持，從而維護設備的安全、穩定運行。當醫療設備進入報廢環節時，需要根據設備檔案中記錄的資料來進行報廢審核，以評估設備的真實價值，確保資產的合理報廢，杜絕資產的流失和浪費。由此可見，醫療設備檔案與醫院的各項管理活動息息相關，日常收集過程中應注意把醫療設備在論證立項采購、安裝監測檢查、故障維修、日常維護以及審核報廢等過程中產生的相關檔案資料及時、準確地收集到設備檔案中。
（三）完善醫療設備檔案管理制度。建立一套科學、完善的規章制度是醫療設備檔案工作走向規范化、法制化的重要基礎。根據綜合性醫院的實際工作情況，以《檔案法》等法律法規為準繩，建立一套適用于本單位工作的醫療設備檔案制度，使檔案的采集、歸檔、審核、保管、交接、整理、調用、借閱等各個環節有章可循，使醫院設備檔案管理步入標準化、制度化的正軌，從而真正挖掘設備檔案的潛在價值，確保醫療設備的正常使用，提高醫療設備的使用效率，為醫院的醫療、教研工作奠定堅實保障。另外，要從當前的設備保養、維修人員以及檔案管理工作人員中選出一批思想素質較高、專業能力過硬的人員來組建一支專門負責設備檔案管理活動的檔案工作小組，并由醫院檔案中心進行統籌管理，以充分協調醫院的設備檔案管理工作，并具體負責檔案管理制度的編制和修訂。
關鍵詞：食品；管理；檔案
近年來，食品安全問題不斷發生，食品安全已成為關系人們的生命和健康的重要問題，隨著食品安全衛生問題受到關注率越來越大，特別是國家對食品安全衛生質量的要求的越來越嚴格，加強對食品安全衛生質量管理已各級政府的重中之重，對食品安全衛生質量管理也已從最初的最終產品檢驗，發展到從生產到餐桌的全過程檢驗。在這種情況下，作為加強食品監督管理的一項基礎性工作，加強食品檔案管理刻不容緩。
一、加強食品檔案管理的重要性
食品安全衛生質量檔案在食品安全衛生監督工作中具有重要作用，例如食品藥品監管相關用戶信息、科研成果、辦件手續、調查報告、執法案卷和政策文件等，都是了解以往的食品安全衛生情況，開展各項監督執法活動，履行食品藥品監督職能的重要依據，對吸取以往教訓，加強以后食品安全衛生工作具有重要的意義。同時，食品安全問題最直接的關系著千萬大眾的生命健康問題，具有特殊的性質，這也決定了食品檔案資料嚴肅性和重要性，因此，加強食品檔案管理對及時發現某些食品存在的安全衛生問題，有針對性地對各類食品進行衛生監管，防止食物中毒和食源性疾病的發生，控制相應傳染病的發生和流行，加強對監督人員進行培訓，提高監督人員的素質，促進食品藥品監管事業健康發展，推動食品安全衛生質量規范化建設，具有非常重要的作用。
二、加強食品檔案管理的主要內容
（一）加強食品檔案管理的基礎性工作
首先要加大食品檔案管理的資金揉入，加強食品檔案管理硬件設施建設，按照現代檔案管理的標準，設立專門的檔案室，購置新型檔案密集架，確保容積大、視野廣、密封性強。同時，配備復印、掃描、溫控、防盜、防火等設施設備，做好食品檔案管理的硬件建設。其次，建立完善的檔案管理制度，確定管理責任，加強專職檔案員的業務能力，形成收集、整理、歸檔和管理的一體化工作網絡，同時，加強對檔案管理工作的監督考核，納入年度目標考核，確保檔案管理工作能夠落到實處。通過檔案管理的規范化建設，做好食品檔案管理的軟件件建設。
（二）加強對食品檔案材料的管理工作
首先，加強對食品生產單位的檔案管理，這部分檔案非常重要，注重食品安全源頭的檔案管理，例如，食品食品生產單位從業的準入和管理法度等，例如，食品生產單位的營業執照、生產許可證、食品企業質量安全承諾書、法人身份證復印件、組織機構代碼證、企業化驗員證書。還有國家關于食品安全生產、檢驗、管理等的法律法規，生產單位的管理制度、原輔材料相關標準、標準備案證書、標準登記證書、檢驗方法相關標準、標準登記證書、產品標簽等生產單位制定的規范性文件，以及生產單位員工體檢登記表、年度培訓計劃表、培訓考核記錄表等。
其次，加強對生產材料的檔案管理，好的生產才能帶來好的產出，對生產材料的質量要尤為重視，這部分主要包括食品的產地、檢驗報告、說明、現狀評價等；食品生產計劃、管理中形成的各類文件材料，例如綠色食品的標志的報告、申請表等；食品育苗方式、種苗處理、栽培管理、病蟲害防治、農藥殘留檢測、肥料使用、農產品采收等等。以及安全生產檢查記錄、衛生檢查考核表、各關鍵工序生產記錄、領料單、設備設施清洗消毒記錄、設備運轉記錄、設備維修記錄、原輔材料采購計劃表、合格供應商檔案、原輔材料采購驗證單、入庫單、采購產品清單保管臺賬等檔案材料。
再次，加強對食品檢驗銷售檔案管理。食品安全檢驗不僅需要生產過程的檢驗，保證源頭的安全，還要保證在以后的運儲、銷售等環節一旦出現問題，能夠做到準確地追溯到位。因此，食品檢驗和銷售環節的材料也要做到及時的歸檔管理。具體包括原輔材料檢驗結果通知單、原輔材料進貨查驗記錄、原輔材料采購驗證原始記錄、供應商質量證明、比對檢驗報告、比對記錄、檢驗，測量和試驗設備周檢計劃表、檢驗設備使用及維修保養登記表、測量和試驗設備臺賬等，以及樣品保管記錄、成品檢驗臺賬、出廠檢驗報告、成品檢驗原始記錄等。同時，還要加強不合格及召回管理中的檔案管理，如、食品安全召回記錄、監督抽查不合格產品處理、返工返修產品重新檢驗記錄、不合格處置記錄表、不合格產品處理通知單等，以便一旦發現食品在生產過程中出現一些不合格產品，能夠及時找出原因，杜絕再次發生。此外，在食品銷售過程中的消費者投訴處理、產品銷售臺賬、出庫單、成品倉庫保管臺賬等相關資料也要做好檔案管理，以便確保食品在銷售過程中出現問題，能夠及時追溯。
三、加強食品檔案的數字化管理
隨著全社會對食品安全的越發重視，傳統的管理檔案方法，已不能滿足日益增長的高效、規范化需要，因此，運用信息化手段，加強食品檔案的數字化管理系統就顯得極為重要。
首先，建立監管對象信息數據庫，作為“隱形的檔案柜” 和“移動的辦公室”，存儲在手提電腦或數字設備上，可根據需要隨時查詢監管對象相關檔案信息，通過單記錄和全屏幕瀏覽的方式，對各種數據、字段可任意組合查詢，提供對監管對象情況，確保監管業務工作高效快速推進。
其次，建立政策信息查詢系統，具有登記、查詢、打印、維護、幫助等諸功能，其界面如同登記簿一樣，簡潔、明了、直觀，開通檔案資源信息在線查詢和利用，依政府網站對外開放，讓食品生產單位和食品消費者，能夠方便查詢國家有關食品安全方面政策法規，以及辦理食品業務的相關程序等。
[參考文獻]
[1]閆俊麗：《規范食品安全監管檔案防控食品安全風險》，漯河職業技術學院學報，2015（1）
院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要（成立專門的病案室進行管理）。政府招標采購檔案是醫院檔案的重要組成部分。但是，部分醫院近年來對于政府招標采購資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。
醫院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設備檔案，藥品招標檔案，辦公設備招標檔案，等等。目前部分醫院只重視基建檔案，醫療設備檔案。對于藥品招標檔案和辦公設備檔案未引起重視。實際上，藥品招標采購是醫院招標工作的重頭戲。藥品采購支出是醫院支出的大部分。辦公設備支出雖然金額較少，但也是醫院執行政府集中采購工作政策的反映。資料是反映招標過程其公平、透明性的依據。有關資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導；它反映著醫院對政府招標采購工作執行力度。體現醫院執行政府招標采購政策的實際行動。
醫院的政府采購檔案資料管理存在一些問題：
醫院的檔案管理有其特殊性。醫院的政府招標采購檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫院檔案資料多管理人員少，無法顧及所有檔案資料管理。比如藥品政府采購是藥劑部門操作。設備采購又分為醫療設備和后勤設備，由不同部門采購，部門多資料散，收集整理費時費力。二是目前尚未出臺國家統一的政府采購檔案管理規范，即使是地方政府部門政府采購檔案管理工作也滯后于政府采購活動。三是醫院采購部門重視采購活動而不重視檔案管理。四是沒有健全和執行政府采購檔案管理制度。致使不及時填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的工作。從而影響了醫院的政府招標采購檔案資料管理工作。
醫院的政府采購檔案管理有其重要性。
醫院的政府采購檔案資料是醫院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。
先舉個工作上的簡單例子：江門市中心醫院1997年與某跨國公司購買一臺大型設備，保修期限內一個配件多次維修，造成儀器時停時轉，不能正常工作。一過保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費130萬元。我方多次查閱檔案，根據維修記錄資料確定是廠家產品質量問題，雙方經過多次商談，最后我方以廠家產品質量問題為由只須付65萬元零件費。一個檔案能為醫院節省了65萬元。
一個檔案能為醫院節省了65萬元，醫院的政府招標采購檔案資料將會起到更大的作用。
《政府采購法》第四十二條對采購檔案的內容作了明確規定“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴自理決定及其他文件、資料。”
采購活動記錄至少應當包括下列內容：
（一）采購項目類別、名稱；
（二）采購項目預算、資金構成和合同價格；
（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；
（四）邀請和選擇供應商的條件及原因；
（五）評標標準及確定中標人的原因；
（六）廢標的原因；
（七）采用招標以外采購方式的相應記載。
通過公開、公平、公正地進行招標投標活動體現政府采購資金的使用效益提高。并促進廉政建設。招標采購檔案能系統、完整、真實地記載了政府招標采購活動的全過程。一方面為醫院保存提供真實可靠的原始資料，又可便于有關部門及管理組織對資料的備查，參考，利用。能為醫院建設服務發揮作用。
二、采購檔案是防范風險，減少法律責任的重要保證。符合規定的完善的政府采購檔案，不僅在規范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風險方面也將起到關鍵作用。目前質疑和投訴招標采購案件不斷涌現，政府采購檔案無疑為法律賦予的正當的采購權利予以保護。
采購檔案資料管理工作是要對采購檔案資料進行收集、整理、保管、利用、統計等。醫院的政府采購檔案是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購檔案，可以為醫院的政府采購的統計分析、總結經驗教訓、接受監督檢查、處理糾紛、制定相關管理措施等項工作提供客觀依據。
醫院的政府招標采購檔案資料管理可以強化內部管理，提高政府采購的工作質量。提高采購資源的使用效益，促進廉政建設，達到“公開、公平、公正”的目的。
醫院應加強政府采購檔案資料管理工作。設想：
醫院應建立健全政府招標采購檔案管理工作制度，明確職責分工。采購業務部門負責在執行政府招標采購項目過程中認真收集采購文件和記錄。負責項目的采購文件及記錄資料的真實性、有效性、完整性；檔案部門工作人員負責檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。負責對醫院有關部門需要借閱事務。醫院可培訓檔案兼職人員，以及采購部門人員兼職管理政府采購檔案。按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。檔案按照年度編號，卷內材料按政府采購工作流程順序排。從具體操作部門做起，加強內部管理，使醫院政府招標采購的檔案管理工作規范、科學、制度化。促進推動醫院的政府招標采購檔案資料管理。使醫院檔案管理工作更進一步提高。
1電網建設項目檔案管理的重要性
電網建設項目中不可缺少的部分就是電網建設項目的檔案，它切實記錄著工程項目中相關數據，也是公司的重要“財產”。工程項目竣工驗收工作中不可缺少的就是電網建設項目檔案的驗收，在驗收項目時，如果不合格，是不允許進行竣工驗收的，而且對于每項工程，驗收項目以及標準的指標都是統一的。為了我國電網有一個良性的發展的同時整個電網建設的工程從開始到完成都可以安全、毫無差錯的進行下去，對于每一個工程的檔案管理工作必須有一個嚴格的制度約定并且增強。檔案管理工作也在不斷進步，以適應社會的發展和企業的發展。
2新時代下對于電網建設的思考
2．1應加強對電網建設中檔案管理的認識
1)各項項目的重要性。電網建設中的項目管理就是對于整個電網建設工程從開始建立項目一直到完成任務結束包括審批、采購、勘測、設計、施工、調試、監理等一切工作的全部過程中所有應該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項工作不僅僅應該由所有檔案管理的相關從業人員所負責并在最大程度上更好地完成，而且還應該讓工作人員都意識到這項任務的重要性，把這項任務歸入到項目管理程序中與“項目法人制、招投標制、合同管理制、工程監理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關人員工作認識。在每個項目中，檔案管理工作中的所有相關從業人員只有對檔案管理工作有更好的認識才會使得整個項目可以十分順利地進行下去。所以每一項工程中的每一級的檔案管理機構對于推廣檔案管理的意義而且還要對所有相關從業人員，都要進行很多次有強度的訓練，從而使得他們對于檔案管理有著很深的認識。3)加強檔案管理工作。對于企業開展的有關項目檔案管理訓練，必須要側重于以下幾部分內容:《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》《國家電網公司輸變工程達標投產考核辦法》以及《國家電網公司輸為優質評選辦法》等的相關規定。
2．2確定項目檔案歸檔時間的重要性
對于每一個項目的檔案分類時間必須有一個十分準確的標記，不僅僅是國家電網還有企業的相關管理部門在參與工作后的一個月之中都要對項目的法人以及建設的相關部門提供所有有關項目的資料。①在這個項目中所涉及到的相關部門都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個月的時間之內轉交給有關建設管理的部門。②負責設計的部門應該在項目檔案管理與工程的進度相一致的規定下，對于已經經過審批后的包括施工圖資料等文件都轉交給有關建設管理部門。③對于施工中的相關采購以及有關供應單位必須將整個項目中的所有購買的設備以及材料中所簽訂的文件以及協議在一個月之內轉交給有關物資管理單位(招投標管理中心)，然后在該單位進行詳細核查之后在轉交給所對應的有關建設管理部門。
2．3在檔案轉交的過程中必須簽訂相關協議
1)我國有關法律規定。在《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法(試行)》(以下簡稱《管理辦法》)中相要求:“電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款明確有關提交項目檔案的責任。”我們從這一段話可以很清楚的認識到，在部門與部門之間轉交所有有關項目的設計以及施工中的相關協議時，應該制定嚴格的制度從而使得轉交的文件數目、時間等詳細信息都擁有一定的法律權利。通常情況下來說，合同或者協議都是在多個角度對多方賦予一定法律權利保護的資料，這在市場的經濟交易來說是十分普遍的。只有將檔案轉交到賦予法律權利的合同中，才會使得檔案管理擁有法律的保護。當檔案管理完全走向法制的道路，電網建設項目中檔案管理就會起到十分重大的作用，同時這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對于合同來說，要使得其在整個項目的建設中起到重要的作用，就必須不僅僅對于項目檔案管理、轉交的過程中相關部門以及所有參與人員都要制定嚴格的規章制度，相關單位還要想方設法使得檔案管理的相關從業人員多加入到有關招投標的合同、協議以及轉交過程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對于檔案管理的有關條件以及規定都與實際相符，還要讓檔案管理的相關單位也參與進來。只有在合同的作用下，項目中的檔案管理才能有條不紊地進行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。
2．4確定要求然后做好手中事
項目建設的全過程與電網建設項目檔案管理密切相關，它是項目建設工程中的關鍵，這也就表明檔案管理的全過程就是項目建設的全過程?！豆芾磙k法》提出“統一領導、分級管理、層層負責”的理論，規定了建設管理單位、項目法人以及包含調試、采購、施工、監理、設計等各種與管理職責有關的檔案，明確規定檔案管理機構有嚴格的管理職責，進而，將工作標準與崗位責任制納入有關人員、相關部門的職責范圍內。工程建設全過程的監督、檢查、組織和各種服務型工作都由項目法人全權負責，同時，項目法人還需進行工程建設檔案管理工作。當兩方或多方單位進行項目施工時，項目法人應選擇其中一個單位作為建設管理單位。其他建設單位需配合建設管理單位，負責與自己有關的檔案工作。工程建設項目所有檔案全過程的有關工作都由項目法人負責，同時，還需有關規定實行統一領導、層層負責、各級管理的原則，構建較為完善的管理體系。各部門、各單位及采購人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時按照“誰形成，誰負責”的原則進行，并總結與記錄相關數據，保證項目檔案的系統、準確、完整。
2．5構建完善的監管體系
想要保證項目建設與檔案管理工作同時進行，就需要各級領導、各部門認真地實行與自身有關的檔案管理方面的職責，同時，還應該構建完善的監管體系監督檔案管理工作。首先，依據有關規定，建設工程相關單位檔案管理工作的指導、協調和組織工作，都要聽從項目法人的安排，各有關單位的檔案工作還需管理單位進行監督;其次，監理單位需要履行自己的職責，承擔部分工作。例如:施工與設計單位的檔案管理監督工作等。
2．6做好項目檔案最后的驗收工作
項目檔案驗收作為，項目竣工驗收的重要組成部分。如果未進行檔案驗收或驗收不合格，不能進行項目竣工驗收。國家發展改革委員組所驗收的項目是由國家發展改革委向國家檔案局提出驗收申請，在由國家檔案局組織檔案驗收。各個區域的電網公司電力公司組織所驗收的項目，由各區域的電網公司、電力公司的檔案管理部門提出驗收申請。并且由檔案局負責組織項目的驗收，將驗收結果上報國家電網公司備案。項目檔案專項驗收，是由建設管理單位提出申請，申請內容主要有:項目建設體及檔案管理的情況。采取適當措施，保證檔案的完整準確性。項目文件材料的收集整理，歸檔情況?？⒐D的質量情況及編制情況。檔案在建設管理運行中發揮的作用。發現問題以及采取適當的解決方案。
3結語
有關工程竣工驗收備案工作需要結合項目工程檔案管理工作，通過各部門檔案管理機構進行管理，進而，完善電網建設工程管理體系，加強了有關檔案各種工作力度，這對完善工程建設相關的監督體系是非常重要的。
首先血站檔案管理是無償獻血事業發展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數據需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴重，那么將直接影響到臨床應用效果，而血站檔案的規范化管理能夠對獻血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業的可持續發展。其次，血站檔案規范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權益的實現。近年來，由獻血、輸血引起的醫療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現不良反應或感染某種血液傳播疾病等，一旦發生醫療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當出現稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關信息，為獻血者提供便捷的服務。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發效率低、利用率低等現象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫療機構檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責任意識不強，容易出現填寫錯誤、資料填寫不完善等現象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預算中，血站對檔案室設備及網絡化建設等的投入不足，大部分還停留在傳統的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發。一方面檔案管理信息化設備價格較高，血站內部所投入的預備預留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設備了解不足，所采購的設備整體質量不高，阻礙了檔案信息化建設。
2.4檔案管理人員素質有待提升
網絡信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當前大部分血站檔案管理人員綜合素質不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。
3血站檔案管理規范化建設策略
3.1增強血站檔案管理意識
血站檔案管理關系著無償獻血事業的持續、健康發展，關系著獻血者、用血者雙方權益的順利實現，血站內部工作人員要充分認識到血站檔案規范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發展的重要性[3]。通過講座、集體培訓等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規范的檔案管理制度
血站檔案的規范化管理離不開領導的支持，相關領導要提升思想認識，結合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴格執行各類檔案法規制度和管理要求，充分開發利用各類檔案信息，推動檔案管理與業務發展的同步提升[4]。
3.3加強檔案管理信息化建設
基于當前網絡信息技術的不斷發展，血站檔案管理要與時俱進，從業務檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數據庫建設，即目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫建設[5]；③做好檔案開發利用，積極創建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優質的服務。
3.4提升檔案管理人員素質
人才是確保血站檔案管理工作規范化發展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員的綜合素質。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業能力及業務能力的人員擔任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業務培訓，組織檔案管理人員學習相關的法律法規與業務標準，并定期進行考核。另外可以組織參觀優秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位
4結語
新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規范化管理直接關系到民生，關系著無償獻血事業的發展，更關系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設，發揮血站的社會作用與價值。
作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
[參考文獻]
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中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
設備檔案管理在輸油站中極其重要，也是設備管理的基礎，管理的好壞直接影響輸油站的管理水平和經濟效益，是保障輸油生產的重要依據。
1輸油站設備檔案管理的必要性
輸油站的檔案管理工作是保障輸油安全生產的基礎和前提，建立設備檔案管理是提高輸油設備的利用率，給輸油站管理提供及時、準確依據，便于更好的為輸油站服務，在設備的大修、突發事件的管理中利用率很高。
檔案管理的目的就是為生產、生活服務的，是為領導決策提供及時、準確的科學依據的，是為了更好的保護企業和個人的經濟利益不受損失的。所以設備檔案管理在日常收集、積累、整理、歸檔是首要的，把平時生產和生活過程中產生的文字、圖紙、照片采購過程中的發票、單據等具有參考價值的資料收集起來就形成了檔案，使其在工作中充分利用。通過查看設備檔案資料，根據維修記錄對設備進行預防性維修，充分做好設備維修前的準備工作，以縮短停機時間，減少維修費用。減少事故隱患的發生。
2如何加強檔案管理
2.1建立完善的管理網絡
建立完善的管理網絡，廣泛深入的宣傳《檔案法》強化各級領導以及管理人員的依法治檔的意識，自覺接受法規的約束和監督，實行科室、站隊，操作人員的三級管理網絡定期召開有關人員會議，明確工作目標修訂和完善設備檔案管理制度。同時明確各職能專業工作管理目標和各自的崗位職責，并將設備檔案管理工作作為輸油目標管理責任制的一部分，納入站隊、班組目標考核。明確設備操作者在負責設備的日常維護保養的同時，認真做好日常設備記錄，每半年將整理好的記錄上報給設備負責人，經核查后交檔案室存檔，形成有效的管理網絡。
2.2明確歸檔范圍
根據輸油設備的管理要求確定輸油設備檔案的歸檔范圍，不能盲目的收集，結合輸油生產實際狀況，明確輸油設備檔案的歸檔內容。輸油設備檔案主要有兩部分組成：①設備申購過程中形成的檔案，主要包括申購單、論證表﹙記錄﹚、購銷合同、協議書、發票、復印件、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備操作規程、全套隨機技術資料等。②設備運行過程中形成的檔案，主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維護保養記錄，每年的經濟效益分析、使用率與完好率統計等。這些資料一般按年度歸入設備檔案。
設備從申購到安裝使用，其相應的材料有設備人員做好檔案的收集整理工作，再移交檔案室，同時將有關材料打印下發到使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案管理的內容要求，使之配合檔案管理部門做好資料的歸檔和移交，并做好記錄。
2.3嚴格歸檔移交制度
檔案管理一定要做好銜接工作，尤其是輸油設備的原始資料要保管好，為以后的生產中維修、大修提供參考依據就，基層單位無法制約施工中原始檔案的歸檔制度，可是在日常生產中基層單位是檔案的利用者，所以一定要做好輸油檔案的移交工作，嚴格移交檔案管理制度，形成及時、準確、無誤、完備的工作作風，杜絕輸油設備檔案在移交中丟失、損壞等現象的發生，以保證輸油生產工作的順利進行。
2.4提高檔案管理人員的業務
科學的發展以及辦公條件的逐步升級，為了更好的適應信息技術的發展需求，培養輸油檔案管理人員多層次，多途徑的管理人才是檔案工作迎接信息技術革命的重要途徑，培養檔案管理人員廣博的知識，也是檔案管理工作的根本對策
3提高檔案的利用率
文章編號：16723198（2015）13007801
醫療設備檔案是指在醫療設備申請、論證、購置、到貨、驗收、安裝、使用、質量控制、計量、維修、養護直至報廢各個環節所形成的具有保存備查價值的各類技術資料及證明文件。隨著醫療新技術的不斷發展，醫院引進的設備數量逐步增長，精密度愈發提高，醫院對于設備的檔案管理工作也日益重視。
1醫療設備檔案管理的重要性
醫療設備檔案能夠為強化資產管理、開展設備養護、臨床應用風險評估以及追溯監督采購行為提供準確、詳實和可靠的依據。醫療設備檔案具有涉及環節眾多、資料文件復雜多樣及歸檔時間較長等特點。一臺醫療設備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報廢，具有相當長一個周期，涉及眾多職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料。醫療設備檔案能為醫院提供詳盡而準確的設備信息資料，有助于領導合理配置醫療設備，使現有的設備效能充分發揮，避免醫療設備閑置浪費，也避免盲目重復引進同樣的醫療設備。醫療設備的全生命周期管理是近年來設備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現醫院精細化管理的重要部分。
2新建醫院醫療設備檔案管理面臨的問題
某院是在優質醫療資源下沉、市校合作的基礎上的新建三甲醫院。其引進的設備均是參考省內一流三甲醫院的標準配置的優質資源。醫院臨床醫學工程部是醫療設備管理職能部門，在醫院籌建階段一直在不斷探索和實踐醫療設備的全生命周期管理，以期為醫院資源的合理利用，設備的合理引進發揮更大的作用。新建醫院設備檔案管理主要面臨以下問題。
2.1人員短缺
新建三甲醫院開業必備的醫療設備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫療設備從立項審批到組織考察、資金落實、立項招標到安裝、驗收等過程中產生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價值。然而在醫院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負責檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務重，時間緊迫，采購項目是接連進行。采購員幾乎是分身乏術，無暇進行精細化、完善化的管理。
2.2管理缺少規范和制度
新建醫院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫院更沒有針對醫療設備檔案管理制定專門的規章制度，對于醫療設備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。
2.3技術手段落后于需求
醫院籌建期間，信息化系統的建設遠遠落后于需求。盡管新建醫院都標稱是數字化醫院，但信息化建設一般是優先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統，而涉及固定資產管理的OA系統或者HRP系統，則是延后進行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設備相關的檔案信息。尤其是設備的驗收、何時開始保修、何時進行PM修護等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。
3如何加強新建醫院醫療設備檔案管理
根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等法規和JIC標準、等級醫院評審要求，新建醫院要在既定時間內通過相關的評審，必須從開始就提高管理層對設備檔案管理的重視，加強醫療設備檔案管理工作。
3.1建立完善的制度
首先要從管理層面，根據各級監管部門的規定，制定符合規范的醫院醫療設備檔案管理制度。明確需要歸檔范圍，一般而言對于價值1千元以上的設備都需要有申購審批材料、招標資料和采購合同及供應商的三證、安裝驗收報告及PM維護記錄等。對于單價10萬以上的醫療設備要做到一機一檔。做到醫療設備檔案資料的收集與設備立項、招標、安裝、驗收、維護維修、調撥、捐贈、報廢同步。
實行醫院、設備科、使用科室操作人員的三級管理。使用科室必須要做好日常維護保養記錄，每半年將整理好的記錄上報設備科。設備科核查并整理完善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個有效管理流程。
3.2信息系統管理
醫療設備檔案資料文件復雜多樣，收集整理過程涉及環節眾多，加之歸檔時間較長，完全依賴人工進行
管理容易出現人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導
致資料完整性難于查驗、資料檢索困難，不利于調閱使用等情形，利用信息系統是醫療設備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發公司在進行醫療設備的固定資產管理信息系統開發，可以借助其開發經驗并根據醫院實際需求，進行醫療設備檔案的動態實時管理，有效提高資源的利用率。
3.3提高管理人員的意識和素質
中圖分類號g271文獻標識碼a文章編號 1007-5739(2010)22-0026-02
高校實驗室是培養學生實踐能力、奠定科研基礎和提高學生實踐綜合素質的重要場所,而實驗室檔案管理則是實驗室建設的重要組成部分。建立和完善實驗室檔案,是正確全面地反映實驗室建設、管理和實驗教學改革發展歷史的重要手段,是管理過程進一步實現規范化、科學化的具體要求,也是判斷實現管理目標的主要依據[1-2]。因此,搞好實驗室檔案管理對學校建設、管理、教學、科研起到重要的作用。該文就實驗室檔案規范化管理的重要性和范疇進行系統闡述,并對存在的問題及改善措施提出具體方法。
1實驗室檔案規范化管理的意義
1.1實驗室實施管理、決策的依據
完善的實驗室檔案準確地反映了實驗室管理、實驗室建設、實驗儀器設備、實驗教學等有關實驗室工作的全過程,因此,可以為實驗室管理提供客觀、科學的決策依據。
1.2提高實驗室管理水平的重要手段
隨著高等教育改革的不斷深化,實驗室愈加發揮著重要的作用,隨著學生規模的擴大,高校實驗室的規模、數量、水平和層次也必須快速發展。實驗室檔案是反映實驗室工作、建設、管理等方面的真實記錄,對于實驗室科學管理水平的提高和傳承起著重要作用[3]。
1.3 實驗教學改革的主要依據
對實驗項目、實驗方法、手段、實驗考試辦法等進行分析研究,對學生的反饋意見進行整理和分析都有助于進一步改善教學質量。實驗教學過程中的實驗教學檔案,都有助于不斷改進實驗教學方法和手段,推進實驗教學改革,從而不斷提高實驗教學質量。
1.4科研工作的基本保證
科研是高校的一項重要工作,科研離不開實驗,實驗為科研提供財、物、場所的保障。
1.5實驗室儀器設備合理配置及科學管理的重要參考
實驗室檔案可以提供實驗設備的功能、技術指標、用途、價格、質量、使用說明及儀器使用記錄,可真實反映儀器的性能狀況、使用效率、商家售后服務、實驗科研對儀器的綜合評價等,可為專業技術人員進行儀器設備選擇、使用、維護、保養、開發及儀器的合理整合等提供參考資料。
1.6實驗室及教學評估材料的有效積累
實驗室檔案的真實記錄是對該實驗室的客觀、正確、全面地反映,所提供的可靠文字、圖表和數據等,保證實驗室評估的可靠性、客觀性和準確性,有助于實驗資料的長期保存。
1.7提高教師業務水平的重要途徑
實驗室檔案建立的過程,也是實驗教師不斷學習和提高的過程。實驗教師通過對實驗室檔案進行比較、鑒別、研討等方式,吸取經驗和教訓,促進了業務水平的提高。同時也為其他教師從事實驗提供學習的機會。
1.8考核實驗室人員工作業績的重要憑證
實驗室檔案記錄著實驗人員的基本材料,包括工作人員基本信息(職稱、學歷、簡歷、資格、科研論著、表彰獲獎等)以及個人工作日志,崗位職責及分工細則,專、兼職實驗教師及實驗員的在職、流動、職務職稱變動、業務考核、進修培訓、獎懲情況,實驗室主任任命文件等,這是實驗室工作人員的德、勤、能、績客觀評價的主要依據。
2實驗室檔案管理的范疇
2.1實驗室建設與發展類
包括實驗室的建立、整合、轉型、搬遷的記錄和文件,實驗室平面分布、空間布置和實驗室建設規劃,以及實驗室管理體制和所承擔的學科、專業、課程實驗教學情況等文件。
2.2實驗室管理類
一是實驗室建設和管理方面的檔案。如實驗室建立、管理體制等方面的文件,實驗室的建設規劃、年度計劃、年度工作總結,實驗室使用情況登記,實驗室各種管理規章制度。二是實驗室環境管理檔案,如實驗室平面圖,水、電線路圖,實驗室使用面積,學生人均使用面積,實驗室防火、防盜、防爆等安全檢查措施和檢查記錄,三廢處理措施和記錄等。
2.2.1崗位職責。包括實驗室主任、實驗員、實驗教師的崗位職責及學生實驗守則、實驗實習報告等。
2.2.2儀器設備管理制度。包括大型、精密儀器管理制度,實驗材料、低值易耗品管理制度,儀器設備賠償管理制度,儀器調劑報廢制度,儀器設備采購領導機構,購置計劃、論證報告、維修和使用記錄,儀器設備總值、明細表、配套率、更新率等資料。
2.2.3藥品管理制度。包括藥品領用、發放記錄,藥品招標采購情況記錄,有毒有害、強腐蝕性物品保管制度。
2.2.4實驗室環境與安全。包括實驗室建筑環境,室內水、電安裝布線情況,防火、防盜措施,三廢處理措施及安全、衛生檢查記錄等。
2.3實驗教學檔案
一是實驗教學文件及資料,如實驗教學大綱、實驗教學計劃、教學進度表、實驗指導書、有關教學管理和教學要求的各種文件。二是學生實驗考核辦法、實驗考試成績。
2.4實驗室儀器設備檔案
儀器設備檔案包括儀器設備購置的領導機構及工作人員分工,申購報告及市場調研報告;申購報告的各級審批文件;儀器設備購置招標記錄,供貨合同或協議書,招、投標的中標文件;安裝調試及驗收階段形成的文件材料;學校審計、監察結論;設備購置材料、使用說明書及維修卡、使用維修登記冊、賠償記錄等。
2.5實驗室資金投入檔案
其主要包括實驗用房、配套設備設施的投資情況;實驗室儀器設備購置及維修、改造投資情況;實驗材料及低值易耗品等日常實驗經費開支情況。
3實驗室檔案管理存在的問題
3.1主管領導重視不夠
主管實驗室的領導缺乏對實驗室檔案建設重要性的認識。因此,對建檔工作支持不夠。
3.2實驗室工作人員建檔意識較差
實驗室工作人員建檔意識淡薄,平時不注意資料的收集、整理和歸類,往往記錄不全或者零亂,建檔不規范,導致有價值的資料流失而不能及時服務于實驗教學。
3.3檔案建設制度不健全
實驗室管理制度的不健全,使實驗室檔案管理工作無章可循,同時年終目標考核沒有對實驗檔案評價的內容。
3.4實驗室檔案管理人員素質偏低
實驗室的技術人員未經過檔案管理知識培訓,不具備檔案管理的專業知識,不懂檔案的歸類、整理及收集,即使積累了一些實驗資料,在查找、調閱、管理等方面仍存在較大困難。
3.5檔案管理手段落后
當今信息化的發展使檔案的載體形式已經不局限于傳統的紙質文檔,還包括大量的電子文檔,因此,必須利用計算機及其網絡對檔案進行網絡化管理。建立實驗室電子文件的歸檔制度及科學的管理系統,實施電子檔案的網絡檢索,優化電子檔案的利用服務。
3.6檔案工作環境和設施缺乏
檔案管理需要必要的硬件設施,這是做好檔案管理工作的物質基礎。高校實驗室應設有專門的檔案室,設立專門的防潮、防腐、防火、防盜設備。只有在檔案管理用房、設備上配置完備,才能保證檔案管理的安全、有序,真正做到高校實驗室檔案管理的正規化。
3.7實驗室檔案信息開放力度不夠
缺乏科學系統的歸類、歸納、研究和開發使用體系,采取封閉管理方式,查閱利用范圍小,利用率過低。
4實驗室檔案規范化管理的措施
4.1提高認識,加強領導
主管領導要充分認識實驗室檔案建設的重要性,明確實驗室檔案在實驗室各項管理工作中所發揮的重要作用,把實驗室檔案工作列入領導職責范圍,加大領導對實驗室檔案工作的支持;將其列入高校檔案工作和實驗室工作計劃;詳細規定歸檔內容、歸檔時間、歸檔類型和統計、保管、使用制度等[4]。
4.2建立健全檔案管理制度
實驗室檔案具有涉及面廣、專業性強的特點。因此,必須制定相應的實驗室檔案管理制度,如《實驗室檔案管理制度》《儀器設備檔案管理制度》《實驗室檔案管理人員職責》《實驗設備采購制度》《實驗物品領取制度》等。對實驗室檔案組織機構、職責權利、利用及法律責任作出明確規定,使實驗室檔案管理工作進一步規范化、科學化、制度化。
4.3加強實驗技術隊伍建設,提高實驗室檔案管理水平
實驗技術隊伍素質的高低是搞好實驗室檔案管理的關鍵,領導對技術人員要不斷地進行檔案管理知識的培訓,采取“走出去、請進來”的方法,開展各種形式的實驗室檔案管理研討和開發工作,加強交流,提高認識,強化管理水平和業務水平。
4.4改善檔案管理的工作環境和設施
硬件設施是搞好實驗室檔案管理工作的物質基礎。因此,在學校經費許可的前提下,要有計劃地為實驗室檔案管理投入一定的資金,創造必需的設施保障。
4.5提高實驗室檔案管理手段
高科技的信息時代意味著從傳統的檔案管理方式向科學管理方式的轉變已成為檔案管理向前發展的必然趨勢[5]。利用電子文件、計算機網絡技術改革檔案管理已勢在必行。因此,要通過計算機操作系統建立統一的數據庫結構和規范的命名規則,逐步將手工操作的紙質文件分批向計算機操作的電子文件轉化,并要積極創造條件通過網絡擴大信息量和服務范圍。
4.6充分發揮檔案的利用效率
開展實驗室檔案管理工作的目的在于開發利用實驗室檔案信息資源,因此,檔案是一種信息,更重要的是一種資源。實驗基本操作的圖片、錄像帶,實驗方法的研究,儀器設備,特別是大型儀器設備功能的開發、擴展與整合等資料,都會為實驗室管理和教學改革提供客觀的依據,但不能將這項工作簡單化,要能最大限度地發揮檔案的利用效率,使其真正的為教學、科研服務[6]。
4.7加大實驗室檔案的開放力度
服務地方經濟,加強校校合作、校企合作歷來是高校的重要辦學理念。因此,實驗室檔案在為教學科研服務的同時,也要充分加大與兄弟院校、生產廠家的合作與交流,為其他院校和地方經濟的發展提供力所能及的服務。
5參考文獻
1 前言
行政事業單位的檔案管理工作如今變得日益重要，一方面其檔案記錄著單位成長的點點滴滴，其中包括行政事業單位在建立以來的每次改革與創新，另一方面反映了行政事業單位發展的各類議程和計劃，也是行政事業單位從過去尋求問題和經驗，避免再出現類似問題的經驗總結，對于檔案管理工作而言同時也需要照顧單位的秘密文件，在制度上防范這些重要文件的泄露，完善的數字化管理系統能夠以數字化的形式對檔案進行部分，這也對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求，能夠熟悉掌握檔案管理電子系統，能夠對檔案管理工作進行定期檢查和分析，及時糾正工作中存在的錯誤，為檔案管理工作改革的發展指引出路。
2 行政事業單位檔案管理的現狀及問題
2.1 缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性認識
行政單位的人力資源管理長期以來的發展是遲緩的，特別是檔案管理往往只是被看作是對行政人員生平經歷的記錄，或只是資料的整理和抄寫工作，沒有看到檔案管理質量與行政部門整體效率之間的必然聯系，缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性充分重視，所以也會造成了檔案管理工作的一些疏忽，比如檔案資料因為人為的失誤而流失，檔案管理體系的不完備，這給人力資源管理的改革Ю戳酥疃嗟南拗坪屠擾。一些行政單位甚至沒有設立專門的檔案管理的崗位，忽視了在檔案信息里充分挖掘人才的信息，沒能反映人力資源發展的具體狀況，也不利于對行政部門激勵機制的建設。
2.2 檔案管理的技術手段落后
數字技術改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們日常耳聞目睹的廣播信號、電視信號、錄音機都實現了數字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯網技術的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數字文件（digital records）大量產生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學材料。能夠保存大量的文件，轉換成數字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉換成紙質檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復雜性和難度。然而現實中檔案管理的技術手段落后的問題日益突出，一方面行政事業單位硬件投入不足、檔案管理人員沒有掌握現代化的管理技術，沒有進行專業數字化檔案管理的技能培訓，所以整體上看檔案管理的水平依然沒有取得長足的提高，往往檔案的登記和分類管理依然有過多的人為的痕跡，阻礙了人力資源檔案管理的發展和有效利用。
2.3 檔案分類管理體系的不完善
人力資源的檔案材料的管理的基本要求是“全面、客觀、完整、真實，能夠在滿足上述條件下反映一個人的生活經歷、發展歷史全貌，但是行政事業單位在實際管理過程中因為種種原因造成了原始材料的抽象和單一，并不能反映一個人的特色，這些不完整的檔案資料難以為事業單位選拔人才、使用人才提供有益的參考，也會影響到潛在人才的挖掘和應用。同時，在檔案分類管理的體系建設上不夠重視，使得人力資源內容的不完整和不規范，失去了統一性，其分類管理沒有機遇電子信息檔案管理系統，操作受到很大的人為要素干擾，使得其管理效率并不高。
3 加強行政事業單位檔案管理的對策
3.1 建立和完善標準化、科學規范的制度
行政事業單位檔案管理的改善首先需要制定統一、標準化、科學的檔案制度管理體系，這是加強行政事業單位檔案管理的基礎性工作，不僅能夠通過制定相應的工作管理制度和工作標準來規范檔案管理程序，同時也能提高檔案管理工作人員的積極性和責任感。能夠在檔案管理制度環節和工作程序上進行有效的監督，對于關鍵環節―檔案的保存、信息資料的流轉和管理的方法都能夠統一規定，標準化的工作流程能夠大大提高檔案管理辦事的效率，降低不必要的人力和物力的浪費。
3.2 加強數字化檔案管理的建設
縱觀二十年來我國檔案數字化的發展歷程，我國當前雖然已經大面積鋪開檔案數字化建設，但是因為資金的限制，數字化管理的技術條件依然不夠成熟，主要體現在技術應用的不經濟以及成本較高，因為其主導方式依然是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯網技術飛速發展的今天，檔案管理的網絡化建設依然缺乏統一的技術標準，使得跨區域的數據信息庫無法實現對接和共享，所以說我國檔案數字化工作依然還有很長的路要走。加強數字化檔案管理的建設一方面要形成有層次、有結構、有內容的網絡信息管理，實現檔案管理資料的數字化存儲，加大硬件和軟件方面的資金投入，比如“打印機、復印機、掃描儀、電腦”等，對檔案信息管理設立專門的監督部門，實施全程的掌控。
3.3 提高檔案管理人員的職業素質
現代科學技術發展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案管理部門將不只是一個實體機構，同時實現了存儲實體與虛體共存，另一方面數字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。我國長期以來都努力構建完整的檔案管理理論，用于指導檔案工作人員數字化工作的開展，這就促進了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統的檔案管理的觀念，適應數字化檔案管理的發展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數字化管理工作的開展，實現人―計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數字化管理的改革一方面需要技術上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓，內部和外部推動檔案管理人員技術化水平的提高，這是一個循序漸進的過程。
檔案管理工作人員專業素質的培訓和職業道德的培訓是要同步進行的，檔案管理雖然有數字化的發展趨勢，終究還是依靠人完成的，所以行政事業單位的檔案管理雖然依然與工作人員的工作態度、工作能力和工作水平有著巨大的關聯。提高檔案管理工作人員的職業素質和水平需要制定完善的培訓管理辦法，加強崗位的培訓，同時引入專業的技術性人才，實現檔案管理新技術的轉型，提高行政事業單位檔案管理的升級以及工作效率的穩步提高。
4 結束語
綜上所述，我國行政事業單位的檔案管理工作的改進還有很長的路要走，總之科學、合理的檔案管理制度讓檔案管理工作更加標準化，完善的檔案管理制度下，管理人員的職權才會更加清晰、配合更加密切。因為檔案管理畢竟還是人來完成的工作，不可能完全托管給計算機，所以加強檔案管理人員的素質才是檔案管理持續發展的路徑，需要從根本上重視檔案管理，這是檔案管理工作改善的基礎性內容，為檔案管理提供持續發展的動力。
參考文獻
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[中圖分類號] R-05 [文獻標識碼] C [文章編號] 1674-4721（2012）06（a）-0156-02
醫療設備計量檢測與醫療安全和質量息息相關，隨著科學技術的發展，社會的進步，人們的生活質量進一步提高，對醫療安全和質量要求也隨之提高，因此，如何做好醫療設備計量管理成為至關重要的問題。而計量技術檔案是計量技術機構在檢測工作實踐中形成的系列資料，它是開展計量檢測工作全過程的真實記錄。醫療設備計量技術檔案的建立與管理，有著極其重要的作用，是計量管理的重要組成部分[1]。
1 醫療設備計量技術檔案的特點和發展趨勢
檔案的本質屬性是原始性和歷史性，在計量檢測工作中形成的大量文件資料，是檢測機構質量體系管理、運行及質量體系有效性、規范性、真實性的反映和記載，它不僅是檢測機構規范化管理的基礎資料，也是日常工作及機構考核的重要憑據[2]。醫療設備計量技術檔案為醫院現代化管理提供了可靠的依據，使醫院管理在現代醫學模式轉變中，由單純經驗型、粗放型向科學型、集約型轉變，促進了醫療技術水平和醫療服務質量的不斷提高，增加了社會效益與經濟效益，提高了醫院的競爭實力。醫療設備計量檢測有其特殊性，它的計量準確性直接影響到病患的檢查、治療、康復等方面，而記錄、保存相關的計量檢測報告、數據等技術檔案則是必須的、重要的工作，是開展計量檢測量值溯源等工作的必要依據。充分利用開發科技檔案，有利于醫學科研成果的開發、推廣和應用。醫療設備計量技術檔案作為醫療技術檔案領域的重要分支之一，醫療設備技術檔案的科學發展對提高醫療質量和科研水平都產生重要影響。
2 醫療設備計量技術檔案的重要性
醫療設備計量技術檔案特點主要有以下幾點：（1）真實性。醫療設備計量技術檔案主要內容有計量標準檢測合格證書、計量標準技術報告、計量標準操作流程、開展檢定校準工作的原始記錄等，它真實反映醫療設備計量檢測的過程及結果。（2）實用性。醫療設備計量技術檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的，具有內在聯系的有價值的文件體系，以確保相關人員能夠進行查閱和參考。（3）保密性。對某些有特殊價值的醫療技術檔案要根據國家保密法確定其保密等級，并正確處理好利用和保密關系。（4）專業性。醫療設備計量技術檔案是在醫院醫療設備計量檢測工作中形成的，而醫學專業發展迅速，相關的計量檢測技術也相應的提高，要求從事醫療設備技術檔案管理的工作者有較高的專業技術知識[3]?？萍紮n案、資源檔案的可利用價值是保存檔案的前提條件，也是檔案的生命之源。合理利用科技檔案信息并最大限度地發揮它在科研管理中的作用，對提高醫療質量和科研水平都 將產生重要影響。
3醫療設備計量技術檔案的建立和管理
3.1前期準備工作的資料檔案
醫療設備計量檢測技術檔案須有專人專管，明確分工制度和工作流程，掌握一定計量管理和檔案管理的相關知識，熟悉相關法規文件[4]。在醫療設備計量管理中，經常會遇到的問題是既要不影響正常的診療工作，又要進行計量檢測，設備正在運行或操作中以確保日常診療工作，配合計量檢測問題、醫務人員人力資源分配問題等，必須做好前期準備工作，包括計量檢測相關的法規文件、通知、日程表等安排。
完整的前期準備工作的歸檔資料主要包括：計量工作的工作依據、審批文件、通知、日程表、地點安排、人力資料分配及計量檢測方式等，將以上資料分類、按時間順序進行歸檔。
3.2醫療設備計量檢測的資料收集
技術檔案的信息收集是做好技術檔案歸檔的基礎。由于計量標準檔案就涉及報、標準器及配套設備的論證、采購、驗收使用維護、量值溯源以及考核評審批準、中間運行核查、能力驗證、到期復查、設備更新、更換、報停及封存的審核批準等過程。在這些過程中涉及到具體的技術人員、采購人員、管理人員、審核評審人員、論證人員，因此，它既是一項細致而長期的工作，也是一項綜合性、全局性的工作。制定計量檢測數據表格，對計量檢測過程結果數據進行登記、收集，動態記錄相關醫療設備的設備計量檢測情況。表格填寫清晰、具體到每項數據及檢測結果。醫療設備計量檢測范圍登記：如監護儀、流量計、分光光度計等。醫療設備計量檢測的數量登記。醫療設備計量檢測相關的原始數據及檢測歷史情況登記。醫療設備計量檢測的統計對比報告、證書保存[5]。
3.3 醫療設備計量技術檔案的整理、建立電子數據源
審閱技術資料完整性，是否有前期、計量檢測過程、結果等完整的相關資料；審閱技術資料是否填寫清晰、詳細、簽字的有效性等；技術資料的分類、時間順序排列整理；整理臺賬數據，錄入相關計量檢測管理軟件，生成各類匯總報表。
3.4 醫療設備計量技術檔案的組合、裝訂、歸檔
準備相關專業的檔案裝訂工具，將技術資料組合裝訂成冊、歸檔，匯編目錄或粘貼標簽，按年度匯編存放。
3.5 醫療設備計量技術電子檔案。
將歸檔的所有資料掃描，方便查閱，為進一步實現無紙化檔案管理作準備。
3.6 醫療設備計量技術檔案的保存。
檔案的保存要注意防蟲、防潮、防火，有專門的檔案存放地點，專人專管。
3.7 醫療設備計量技術檔案的借閱、查閱管理。
醫療設備計量技術檔案必須有專用的借閱、查閱登記本，確保借閱查閱情況的可追溯性。
綜上所述，醫療設備計量檢測是醫院的醫療質量和安全的必要手段，而醫療設備計量技術檔案的建立與管理，則是醫院醫療設備計量檢測的一個重要依據。它真實、完整并科學地記載了醫療設備計量的歷史過程，對醫院醫療設備計量檢測發展有至關重要的作用。如何讓醫療設備計量技術檔案充分發揮其作用，成為現代醫療設備技術管理的重要問題，只有不斷總結汲取教訓，并不斷掌握和學習新的技術檔案管理知識，才能讓醫療設備計量技術檔案更好的為臨床服務，從而為提高醫院整體的管理水平作出必要的貢獻。
[參考文獻]
[1] 孟慶勇. 技術檔案管理的重要性分析[J]. 臨床合理用藥，2011，6（7）：140.
[2] 王英秀. 淺談醫療技術檔案管理[J]. 中國新技術新產品，2011，12（14）： 245.
[3] 暢秋菊. 從機構考核談計量技術檔案管理[J]. 中國計量，2011，10（9）：46-47.
