時間：2023-07-06 09:29:47
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在當前迅猛發展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。應該說，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現代化勢在必行。
一、信息化與檔案的關系
1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業體系。
2．信息化是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發展最終將人類聯貫在一起，構成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發展主線。
3．信息資源開發利用要服務于客觀發展需求。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息一知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。在信息化建設發展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。
4．信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。
二、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化
1．從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。
2．文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
3．歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
4．檔案信息化建設與檔案管理現代化還應該堅持以下四項原則。
(1)前瞻性：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。
(2)協作性：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
1）節約成本。進行檔案信息化的建設有助于為單位節省不必要的成本浪費。在計算機信息化檔案管理沒有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費許多的時間和紙張去進行檔案資料的編寫，在這過程中可能會發生；漏寫或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢，浪費大量的人力和物力。運用計算機進行信息資料的管理可以快速查詢到所需的資料，在保存上相對簡單，不易丟失和缺損。2）提高工作效率。運用現代已經發展得非常成熟的電腦技術進行現代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質信息檔案管理到信息化檔案管理的一個過渡。運用成熟的電腦技術為檔案管理部門節約人力成本。比如說起初檔案管理整理紙質文件需要二至四個人來完成這份工作，運用電腦技術就只需要一個人很好的完成這份工作。這就為整個管理節約了人力成本，在此基礎之上也提高了相關工作人員的工作效率。
二、信息化檔案管理的現狀
1）缺乏重視。對檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現在管理部門當中，還包括信息管理人員自身。主要體現在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時俱進，在快速發展的電腦信息技術面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長期以往的工作環境中，已經養成了一種工作習慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標準化不足。在進行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統。比如，房產信息檔案的管理，它應該是擁有專門收集房產資料的人員，分化各級職責，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數還保持著兩三個人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責分工不明確，到位。也沒有設置專門監督的責任機構和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質較低。檔案信息人員的素質較低表現在工作責任感不強，具體表現在有的檔案信息管理者道德素養不夠高，將檔案資料據為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質低下還表現在服務水平不夠高。以房產檔案信息管理為例，房產所有者需要調動存檔的資料進行復印或是作為他用時，管理人員不給予調檔，甚至態度惡劣，給他人造成事務辦理上的諸多不便。
三、加強信息化檔案管理的措施
1）完善基礎設施。加強信息化檔案管理的先決條件是完善應有的基礎設施，沒有這些必要的設備就只是紙上談兵，沒有實際的意義。建立現代信息化檔案管理首先所需要的設備，計算機是最主要的，其次是復印機，專業的軟件設備，打印機、掃描儀等等。而建立檔案信息系統是最關鍵和最主要的部分，擁有一項完整的系統可以更加快速的進行檔案的錄入，以及檔案的分類和檔案的查詢以及保管。2）重視檔案信息化的建設與傳統保管。檔案信息化的建設固然很重要，是往現代化信息檔案保管的一個重要過渡，它使得檔案信息形成一項完整的保管系統，也是現代電腦技術運用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節省了時間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統的檔案保管也不能完全的放棄，比如說房產資料文件的原件是作為房產擁有者所有權的一個證明文件，這些文件都是要作為紙質文件資料長期保存的。3）加強信息安全的管理。在建設現代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強信息檔案的安全性管理。在電腦科技發展的同時，一些人利用網絡的便利性以及網絡的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對信息管理系統進行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門增加損失。因此，亡羊補牢，為時已晚，檔案管理部門應當加強對信息安全管理的預防與應對。4）提高檔案管理人員的素質水平。這里所說的提高檔案管理人員的素質水平不僅僅包括管理人員的知識水平，更加重要的是道德責任水平。首先是檔案管理人員的知識水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內容以及保管措施以及自身職責的具體要求。其次是管理業務水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質資料，隨著時間的延長，紙質資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內容，這就需要管理人員具備一定的修復能力。道德素養具體體現在自身的責任意識，強烈的職責使命感以及對自身的約束力。
四、結語
在迅速發展的科學技術時代，印證了科學技術是第一生產力。把這種發達的電腦信息技術運用到檔案信息管理當中，完成從傳統的紙質管理信息系統到現代信息化檔案管理的一個重要過渡。在本文中研究了運用現代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當中無法比擬的優越性。在此同時提出在建立現代信息化檔案管理中所需要注意的問題，為怎樣建立新型的現代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。
作者:劉洋 單位:天津市市區不動產登記事務中心
參考文獻：
[1]陸貝貝.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].環球市場,2016,(20).
[2]戴永成.推進財務檔案管理信息化建設的探索與實踐[J].卷宗,2014,(7).
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：
中圖分類號：K206 文獻標識碼： A
一、紙質檔案管理概況
紙質檔案管理方式在信息化時代環境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現嚴謹、科學以及證明等首先就應當具有合法性、原始性等特點。往往紙質檔案管理具有如下所述的特點：
1. 同步歸檔
一線城市房產吸引國內、國際熱資，有運用資本投資不動產以期租金收益和房產升值謀利特征。產權三級轉移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現轉移的現象時有發生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產投資一般相應地呈波浪性涌現，峰期往往集中在一段時期內。高頻轉讓能否在登記機構承諾的7天繕證期限拿到房產證，能否實現“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發商一房多賣、重復抵押的經濟糾紛集中事發在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規避：分清責任主體必須以手工簽署交接表為依據。這一原始傳統程序的嚴格執行終結困攏。傳統簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發展的年產幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現高效服務于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數字化加工是一個流水作業，須多個作業小組共同完成。年產幾十萬份檔案在多個環節轉移，如何控制零遺失確非易事。責任落實到人，層層控制是措施關鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數據庫中調取電子檔案交接表格，清點數目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內容、頁數進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結合貫穿加工小組內部轉移，直至完成任務移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復核，整理桉規格表糊、歸集和分插條碼、填寫內容。完成整理后在封面蓋上經手人印章，便于明確責任的后續追蹤。
2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發展之下的高科技產物。電子檔案管理作為當今信息時代環境下的新興檔案管理手段展現出了其管理的智能化、現代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質檔案無法替代的特點：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統紙質檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環境的出現，電子檔案管理就實現了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：
1.針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。
2.建立健全紙質檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質檔案的使用磨損。
3.將二者都作為一種檔案資料的展現形式展現給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。
參考文獻：
[1]中華人民共和國國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國檔案出版社，2007-8-1.
[2]王雪梅.論紙質和電子期刊并存的管理[J].河北科技圖苑，2007（09）.
1、紙質檔案管理
紙質檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對企業在工作時的信息的記錄。紙質檔案管理較為繁瑣，管理時注意事項較多，尤其是保存時容易發生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進行紙質檔案管理時要提高警惕，認真對待。
2、電子檔案管理
電子檔案管理是以先進的計算機技術為依托的，在檔案管理上有很大的優勢。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對于信息的處理上更方便，可以對信息進行關聯性操作，實現了信息的高效利用，同時使用虛擬存儲便于信息管理和保存，更利于信息的遠距離傳輸。
3、電子檔案與紙質檔案相比的優勢
對于現在的互聯網技術不斷發展，在進行檔案管理中，電子檔案對檔案信息容納量比較大，沒有儲存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時，電子檔案室由計算機處理的，因此對于檔案的分類，立卷工作就很高效，準確了。這就提高了利用的效率。同時實現遠距離傳輸的任務。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復用性質。
4、紙質檔案與電子檔案相比的優勢
一般的事業單位或者是企業管理中，在進行檔案處理時比較強調原始數據的完整性。保證原始的內容，確保其價值，并且檔案數據一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時，紙質檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數據也比較穩定。而且，在單位領導進行審核簽字的時候比較不容易更改，具有真實性較強，形成具有法律的證據。在中國甚至今后很長一段時期內，是不可能完全拋開紙質檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質檔案相比也存在自身無法克服的局限。
二、電子檔案管理和紙質檔案管理的融合
隨著現在國家科技水平的不斷發展，各行各業也在進行不斷的發展，這就對有關的檔案管理必須進行細致性的管理，現在的電子檔案相對于紙質檔案管理中具有的優勢比較強，但是紙質檔案的管理的真實性是電子檔案無法比較的。因此，對于這兩種檔案管理方式，需要根據具體的情況進行具體的使用。在相關的企業中，可以將兩者有效結合，一方面反映真實的檔案依據；另一方面，延續電子檔案的優點。在現在科技的不斷發展中，紙質檔案和電子檔案的管理應該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。
1、建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統
由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用，即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。
2、實行檔案部門集中管理電子檔案
電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用.因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任.
3、建立一套科學合理的管理制度
由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期，在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失.同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性.因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.
4、提高檔案管理人員的綜合素質
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷，數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范。沒有目錄號一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范。有些標題不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4.統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5.規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有請示報告等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
1、分清輕重緩急，循序漸進
現代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數據的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發展現狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。
4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率
檔案信息化的內容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個方面:狹義上的信息化，即檔案自身內容的信息化；廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等多方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，廣泛地服務于社會。這兩個方面的目標相互聯系，相互促進，因為，檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會發生普遍聯系，與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。
二、改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程
檔案信息化建設，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統管理方式向綜合的現代化管理方式轉變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。
1.拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統的檔案管理方式轉變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。
近些年來，檔案管理的方式發生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現代化管理的方式轉變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業理論知識和專業技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉變。現代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現實出發，從長遠考慮，實現檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉變；從主要向領導或領導機關提供檔案轉變到為社會大眾提供檔案服務上來。
2.提高檔案信息管理水平
隨著先進信息技術的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現檔案現代化管理做出了重要的貢獻，網絡建設和計算機管理在系統開發和檔案利用管理過程中發揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現代化層面轉變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經濟社會發展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產生經濟效益，但可為社會經濟效益服務，產生潛在的社會經濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環節，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發揮。從而達到科學、高效、規范管理檔案電子文件的效果。
選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。
3.加強工程檔案信息管理
工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業務素質和工作能力。
工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
加強對國土檔案工作的集中統一管理、是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證。我們遵照統—領導、統一制度，統一管理的原則。成立了國土檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作。由分局工作人員，兼職國土檔案員，在師局專職檔案員的幫助下，形成了全系統的檔案管理統一模式。同時，完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在師國土局發的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。
2、轉變觀念，超前管理
長期以來、我們對國土檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創新。對于各類業務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和師局檔案員聯系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中。導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。06年來，我分局意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉變觀念，制定措施，對國土檔案進行超前管理。
3．國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道
從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。
4．制定規范，及時立卷
根據國土資源檔案的實際情況、我們制定了《檔案管理規定實施細則》，建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號分類方法等，將國土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計劃財務類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規劃類；(5)建設用地類：(6)土地監察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應該收集歸檔的文件資料進行分類可以裝訂成正規卷的、及時把它們裝訂成正規卷、使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化。
5、強化檔案人員的業務培訓、提高檔案管理水平
客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求，從事國土檔案工作的人員，專業知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規范化的要求、兼職檔案管理人員要進行一次正規的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內容提前了解，在工作個有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障。
6通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作
做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我分在近幾年來實施電腦化管理、將國土檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業務提供依據，每當業務人員從利用檔案中獲得信息時、更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國土檔案的完整性，促使國土檔案管理更上新臺階。
檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實現檔案集中統一管理的基本手段，是檔案管理其他業務環節的基礎，是決定檔案工作存在和發展的前提條件，對促進檔案學理論發展、推動檔案工作現代化的實現有重要作用。收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業務首要環節，是檔案室工作的起點。檔案收集工作，就是把分散在各部門和個人手中的文件材料，按照規定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環節，也是實現檔案集中統一管理的一項重要和基本的內容。其內容主要是檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收；其指導思想是：歸檔檔案應齊全完整；加強室外調查和指導；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個機關、單位的檔案全部收集完整。要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責是依法進行的，使他們認識到檔案收集工作是檔案工作中一個重要環節。讓他們了解相關知識，從而提高檔案歸檔的質量，增強各有關部門對文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭取領導的支持，領導的檔案意識提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到一切問題就好解決。為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質量，各室、科可明確一人負責本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作，到來年歸檔時，由各部門的檔案負責人統一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。
二、檔案管理
檔案管理，就是按照一定的原則和方法，對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目，使檔案系統化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統、由無序到有序的問題。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發揮檔案作用的重要條件。檔案數量龐大，成分復雜，如不經過系統整理，處于零亂狀態的檔案，查找起來如同“大海撈針”。只有經過系統整理，才能使保存的檔案條理化、系統化，為檔案的管理和提供利用創造良好條件。檔案整理是整個檔案管理工作的重要基礎。通過整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質量，促進其改善和提高，并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定基礎；同時又為檔案的保管、統計和查找提供了單位和完整體系，有利于保護檔案的完整與安全。檔案整理與檔案工作的各個環節有著密切的聯系，是檔案利用、開發、發揮檔案作用的一個前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎工作和業務建設，它為檔案的鑒定、保管、統計、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案整理科學化、標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優化具有直接、廣泛的影響。
三、檔案保管
檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，是了解和掌握檔案損壞的規律，通過經常性的工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質安全。檔案保管工作的具體內容主要包括：（1）檔案庫房管理，包括庫房內檔案科學管理的日常工作；（2）檔案傳遞、流動過程的保護，即檔案在各個管理環節和利用過程的安全防護；（3）保護檔案的具體措施，即為延長檔案的壽命而采取諸如復制、數字化和修補等各種專門的技術處理，這三個方面的工作，有的要與收集、整理和利用等工作的有關業務項目同時結合進行，有的則須單獨組織進行。因此，檔案的保管，既是整個檔案管理業務的一個方面，又是一個相對獨立環節。
四、檔案利用
隨著信息化技術的快速發展和應用普及，檔案管理工作也發生著深刻的變化。數字化工作的推進使得電子檔案大量產生，這在對管理工作帶來便捷的同時，也對傳統的紙質檔案造成了沖擊：經過數字化的紙質檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關系也成為了電子設計企業檔案工作的重要課題。
1紙質檔案和電子檔案的特點
紙質檔案、電子檔案都是對人類經濟社會發展的原始記錄，具有相同的本質屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。1.1紙質檔案的特點紙質檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質檔案的優點在于載體穩定，使用了符合要求的紙質載體、書寫材料后，在合理的保存環境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業生產經營與發展提供充分的查考依據。在優點突出的同時，紙質檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質檔案占用庫房面積大，易受外界環境的影響，反復使用會造成紙質檔案的磨損，而現有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費；在利用方面，在同一時段，紙質檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，在保存環境等與紙質檔案有差別的同時，其也具有自身的特點。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機直接處理，對電子文件的信息進行分類、匯總等，將這些信息轉換成所需的形式，省去了傳統檔案工作中的手工操作環節。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現異地網上信息檢索查詢、案卷借閱，網上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質檔案利用排它性的局限，使其重復利用率及共享性高。電子檔案的缺點在于，存在對技術的依賴性、載體的不穩定性和面臨多重安全風險，雖然借閱了保存的空間，但對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
2電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀
在實際管理過程中，由于紙質檔案的內容和載體的緊密結合使其充分體現了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設計企業的生產過程中，紙質檔案充分的發揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發生工程事故時提供分清事故責任的最佳證據等多種價值。紙質檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設計企業每年約入庫設計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。而對于電力設計企業而言，同類型的工程設計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業為例，同類型工程設計圖紙套用率大多在15%以上，使用人工調曬底圖，平均4min/1張，而使用計算機輔助下載電子檔案，現有技術已實現按項目、專業以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發接至藍(白)圖打印機出圖，大大提高了工作效率，節省了大量的人力與時間。
3紙質檔案和電子檔案并行管理的思考
從紙質檔案和電子檔案特點和在電力設計行業檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優點和存在的價值，既有相對性和獨立性，又有統一性，二者相輔相成，優勢互補。電子檔案的產生和發展并不意味著紙質檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關聯。首先，根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存、相互兼容、協調發展的狀況將持續相當長的一段時期。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，現有技術無法支撐環境通過數字證書、電子印章等先進技術來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應轉化為紙質文件一并歸檔管理。其次，筆者認為在現有技術條件下，電力設計企業從自我保護的角度出發，應采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時轉化成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理，以滿足企業信息資源共享的需求。再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學管理檔案便利的同時，也應清醒的認識到電子檔案管理中的難點，如電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網絡安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設發展帶來了諸多問題，檔案管理部門應主動加強計算機管理系統的開發，構建優質的檔案管理平臺，為檔案進行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權限進行限制，采用先進的網絡技術和病毒防御技術，確保數字檔案館數據庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數據安全的知識型數字檔案館。
4結語
電力設計企業檔案記錄了中國電力設計水平及電力設計企業發展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設計企業的重要資源，還為電力設計發展及科學研究提供憑證和參考，因此更應該提高檔案的信息開發和服務水平，使讓電力設計企業檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質檔案和電子檔案在電力設計企業檔案中優劣互補。在實際管理過程中，必須通過合理的應用方式，充分發揮紙質檔案和電子檔案的優點，讓電力設計企業檔案不僅只是停留在參考的層面，更進一步的開發其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業的資訊與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與企業的知識成為企業智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，為電力設計企業的生產經營發展提供更加全面、便捷的服務。
參考文獻：
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一、當前我國常見的人事檔案糾紛類型
（一）扣檔。扣檔指的就是當前我國很多企業為了避免人才流失的情況，以各種理由扣留員工檔案的情況，這種行為會造成極為惡劣的社會影響，同時還對對我國人才的流動以及人力資源市場配置造成比較大的阻礙。這種行為違反法律規定，如果勞動者因此遇到損失，扣檔單位必須對其進行賠償。（二）檔案丟失。發生檔案丟失的主要原因基本上都是管理人員的馬虎大意，不嚴格遵守規定方式和流程進行轉檔導致的問題。在現實生活里面，檔案丟失對當事人的影響是極大的，所造成的糾紛也最為嚴重。因為檔案一旦丟失就很難尋回，當事人過往的所有信息都將徹底消失，必然會對其未來發展以及相關事務的展開造成極大的消極影響。（三）死檔、遺檔和棄檔。死檔指的是一些勞動者會將自身的戶口以及檔案寄放到人才市場之中，因為很長時間沒有繳納保管費用，檔案就慢慢地變成了死檔。而遺檔指的則是很多勞動人員因為工作轉變的原因，其檔案也一直在發生著改變，但是因為沒有完成相應變動手續的及時辦理，最終造成了檔案遺失的情況。棄檔指的則是勞動者將自己檔案拋棄了的行為。這些情況發生的主要群體就是當代大學畢業生。除了上述情況之外，當前我國常見的人事檔案糾紛類型還有重建以及假檔情況存在。
二、我國企事業單位人事檔案管理架構優化策略
（一）健全完善檔案的移交管理制度。檔案是一個人過去發生情況的有效記錄，也是人們進行過去回顧以及未來展望的重要依據。其必須科學、完整、真實以及可靠，并且保證能夠完成對其的合理利用。到現在為止，因為管理架構傳統落后的原因，檔案濫用以及遺失情況更是層出不窮，給我國經濟發展以及現代化建設都造成了極大的消極影響。我國屬于人口大國，怎樣完成這些人力資源的有效利用對中華民族偉大復興中國夢的實現有著至關重要的影響。特別是在當前這個社會主義現代化發展建設的關鍵階段，企事業單位必須要對自身的檔案移交管理制度進行健全完善，這樣才能夠有效避免檔案丟失等情況的發生，為檔案管理工作的順利展開提供更有力的支持和保障。（二）加快檔案管理的信息化發展腳步。要想有效避免“遺檔”“死檔”以及“棄檔”情況的頻繁發生以及這種情況造成的消極影響，企事業單位應該提升數字信息技術在檔案管理應用中的重視，加快檔案管理的信息化發展速度，這樣才可以有效解決紙質檔案查詢效率低、花費資源大的問題，并通過網絡有效完成檔案的流通，進而有效避免“失檔”“檔案重建”以及“扣檔”等糾紛的出現，為企業單位人力資源管理工作的順利進行貢獻更大的力量。（三）更新改革人事檔案收費制度。現在我們國家在檔案管理上采用的是“以檔養檔”的手段，但是因為負責檔案管理的人力資源部門屬于政府下轄的非營利機構，人事檔案又是因為國家需要才建立的，勞動者基本上都沒有權利翻閱自己的檔案，所以由他們交納相應的管理費用明顯是有問題的，并不符合公平的要求，這種情況也是導致“遺檔”“死檔”以及“棄檔”情況層出不窮的最主要原因。要想有效避免這種情況發生，政府財政部門應該專門劃撥出一部分資金來為人事檔案管理服務，并慢慢實現人事檔案管理零收費的目標，這樣才可以杜絕“遺檔”“死檔”以及“棄檔”等情況的發生，為我國的經濟發展以及現代化建設起到更大的推動作用，也為企事業單位人才選拔提供更為真實可靠的依據。
三、結束語
總而言之，人事檔案對我國企事業單位人才選拔有著至關重要的影響，其關系到企事業單位招聘人員的質量情況。但是，因為受到種種因素的影響，現在我國人事檔案管理發生了一定的問題，各種因此產生的糾紛事件更是層出不窮，給社會主義和諧社會的建設都造成了比較大的消極影響。要想有效改變這種情況。企事業單位必須對自身的人事檔案管理架構進行更新優化，轉變相應的管理觀念，采用相應的信息技術推動檔案的數字化發展，這樣才可以為相關工作的順利開展作出更大的貢獻，進而為中華民族偉大復興中國夢的實現起到更大的推動作用。
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