時間：2023-07-05 15:57:35
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檔案的整理工作的內容主要包括；區分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。
檔案整理工作是檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分，其系統的結構和運行機制具有一定的特點：一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯系的若干內部環節組成的有機系統；另一方面，就特定的檔案管理學值而論，整理工作的項目則因具體環境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內，檔案整理工作按其工作內容的范圍大致分為如下三種類型：
1 檔案整理工作的內容
1.1 系統排列和編目
在正規的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機關檔案室根據入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，根據整個檔案室和檔案館存放和管理的需要，進一步系統地整理，如全宗和以件為單位的盒內檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。
1.2 局部調整
已經整理人館、室保存的檔案，經過檢驗或專門的質量檢查，對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質量；另外，隨著時間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發生某些變化，也須進行必要的調整。
1.3 全過程整理
由于一些特殊原因，檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件，或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時，就必須進行全過程的整理工作。
2 檔案整理工作的意義
2.1 檔案整理工作是進一步發揮檔案作用的前提條件
檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機構、不同的工作和生產活動中，因此有著不同的內容、來源、性能和作用等。檔案的數量多、情況復雜，就必須加以系統的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。因此，檔案只有經過系統整理，才能體現檔案的特點，反映出各項活動的歷史聯系和本來面貌，更好地發揮檔案的作用。
2.2 檔案整理工作是檔案業務工作中的關鍵環節
在檔案業務工作請環節中，收集]：作是起點，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關鍵環行。通過檔案整理工作，可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質量，有力地促進收集工作。
檔案只有經過整理以后，才可以科學地鑒定其價值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實現檔案的科學保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發揮檔案信息資源的作用。
總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項重要的基礎性工作，它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發工作，充分發揮檔案的作用，實現檔案工作的目的都具有重要意義。
3 檔案整理工作的原則
檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點和規律，充分利用原有基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。
3.1 按照檔案形成的特點和規律進行整理
檔案是在一定歷史時期，由一定政權機關、組織和個人形成的。各個歷史時期內形成的檔案就反映了各個時期的政治、經濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況，它們既有密切的聯系，又有各自的特點。所以，整理檔案首先要區分不同的歷史時期，再分不同的政權，把同一歷史時期、同一政權、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯系和完整性。同樣，一個機關形成的全部檔案，反映了這個機關的全部歷史，是一個不可分割的整體，不同機關的檔案絕不能混同。只有認識檔案的形成特點和規律，才能實事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時期、形成機關各項活動的歷史面貌，從而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基礎
在不同的時空條件下，對不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當時的實踐活動，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候，要尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用先前的整理基礎。這樣有利于提高檔案整理工作的質量和效率，以適應提供利用的需要。
我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎”整理檔案，是已經被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法，也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：
第一，充分重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。一般地說，只要不是零散文件，已經整理而有規可循、有日可查，即應力求保持其原有的整理體系?；蛘卟蝗街匦抡?，而通過完善檢索工具等其他環節進行彌補；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對必須進行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中可取的方法應該適當地吸收或保留。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡單的綱目，隨手注記的年月、單位、內容和數量等有關標識，也往往是值得參考的線索而應予以重視。
3.3 保持文件之間的歷史聯系
所謂文件之間的歷史聯系，就是文件在產生和處理過程中所形成的內部相互關系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續地產生，而以組合的群體形式持久地存在和運動的。因此，整理檔案不能根據偶然的需要和人為的聯系隨意分合，必須按照檔案形成的規律，保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯系進行整理，才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統內容。這是檔案整理區別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。文件群體的這種聯系，在某些書籍和法規文件中有時也被稱為文件之間的?！皟仍诼撓怠?、“有機聯系”，其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯系或邏輯聯系”整理不同類型檔案的提法，對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統積累物的特點，我們對其內在的各種聯系著重表述為“文件之間的歷史聯系”，它包含看邏輯性和歷史性的統—。
分析:賴某的行為構成犯罪,應當以故意傷害罪論處。理由是:
(1)賴某打擊便衣警察的行為屬于假想防衛,應當負刑事責任。
(2)賴某對便衣警察的傷害行為是故意的。在本案中,賴某對便衣警察是否為侵害人的同伙在認識上有過失,但對便衣警察的傷害行為卻是故意的,而不是過失。
(3)賴某沒有認識到便衣警察的身份,主觀上沒有妨害警察執行公務的故意,不能以妨害公務罪定罪處罰。
案例2、一天晚上,田華從同學家歸來,路過一條偏僻的胡同時,從胡同口處跳出一個持刀青年黃某。黃某把刀逼向田華并讓他交出錢和手表。田華扭頭就跑,結果跑進了死胡同,而黃某持刀緊隨其后,慌亂害怕中,田華拿起墻角的一根木棒。向黃某揮去,黃某應聲倒下。田華立即向派出所投案,后經查驗,黃某已死亡。
[問題]田華的行為是正當防衛還是防衛過當?為什么?
分析:田華的行為是正當防衛。根據刑法第20條第3款規定:對正在進行的行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛行為、造成不法侵害人死亡的,不屬于防衛過當,不負刑事責任。本案中,田華對正在進行持刀搶劫的黃某采取防衛行為,將之打死,屬于正當防衛。
案例3、王某,女。24歲。張某、女,44歲。被害人王兆寬,平素對其妻張某、女兒王某經常打罵虐待。一天深夜,王兆寬對女兒王某2次。王某被后服藥自殺,經搶救未死。其妻張某也曾被王兆寬打后自殺未遂。某年2月27日深夜,王兆寬鉆入王某被窩,意欲,王某不從。王兆寬惟恐其妻發覺,便回自己被窩。早晨4時許,王兆寬又鉆入女兒王某被窩,王某奮力反抗。王兆寬說:“今天不把你禍害了,我都是你養的。”王某大聲呼救。張某被驚醒后,氣憤地打了王兆寬嘴巴。接著張某按住王兆寬,女兒王某取兩段麻繩將王兆寬的手、腳捆住,并讓其母取來繩子,用繩子將王兆寬勒死。6時許,母女二人投案自首。
[問題]對王某、張某應如何定罪處罰?說明理由。
分析:
(1)對王某、張某應以故意殺人罪定罪。理由是:王兆寬在對其女兒實施時,王某、張某將王兆寬予以捆綁,屬于對正在進行的不法侵害行為實施的正當防衛。但是,在將王兆寬已被制服失去侵害能力的情況下,王兆寬所實施的不法侵害也隨之結束,王某、張某又對其實施的打擊行為,已失去了正當防衛的前提條件,屬于事后防衛,應當依法負刑事責任。
(2)王某、張某的行為屬于激憤殺人,情節較輕,應當從寬處罰。同時,二人有自首情節,應當適用犯罪較輕犯罪后自首的,可以免除處罰的規定量刑。
案例4、孫明亮,男,19歲。某晚孫明亮和蔣小平去看電影。見郭鵬祥及郭小平、馬忠全三人糾纏少女陳某、張某。孫明亮和蔣小平上前制止,與郭鵬祥等人發生爭執。蔣小平打了郭鵬祥一拳,郭鵬祥等三人逃跑。孫明亮和蔣小平遂將陳某、張某護送回家。此時郭鵬祥、郭小平、馬忠全召集其友胡某等四人,結伙尋找孫明亮、蔣小平,企圖報復。發現孫明亮、蔣小平,郭鵬祥猛擊蔣小平數拳。蔣小平和孫明亮退到垃圾堆上。郭鵬祥繼續撲打,孫明亮掏出隨身攜帶彈簧刀照郭鵬祥左胸刺了一刀,郭鵬祥當即倒地;孫明亮又持刀空中亂劃了幾下,便與蔣小平乘機脫身。郭鵬祥失血過多,送往醫院途中死亡。
[問題]孫明亮的行為是否屬于正當防衛?應否負刑事責任?
分析:孫明亮的行為屬于防衛過當,不是正當防衛,應當依法負刑事責任。理由是:
(1)孫明亮具備正當防衛的條件。郭鵬祥等人拉扯糾纏少女被孫明亮等人制止后,又返回尋釁滋事,繼續實施不法侵害,孫明亮等人有權進行正當防衛。
(2)孫明亮的防衛行為明顯超過了必要的限度,造成了重大損害、屬于防衛過當。郭鵬樣等人雖然實施了不法侵害,但強度較輕,只是用拳頭毆打,而孫明亮防衛時則使用彈簧刀照郭鵬祥的胸部刺一刀,將其刺死,其防衛的手段、強度都明顯大大超過了不法侵害人所實施的不法侵害的手段、強度,并且造成了不法侵害人死亡的重大損害結果,屬于防衛過當。
(3)本案不適用刑法規定的對于正在行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛行為。造成不法侵害人傷亡的,不屬于防衛過當,不負刑事責任的規定。因為郭鵬樣的侵害行為沒有達到嚴重危及人身安全的程度,仍屬于比較輕微的不法侵害行為。
(4)根據我國刑法的規定,防衛過當的,應當負刑事責任,但是應當減輕處罰或者免除處罰。
案例5、被告人由某,女,29歲,農民。1998年3月15日,村民承某見由某的丈夫外出打工,當晚竄入由家,欲行,由某掙扎中摸到枕下一把剪刀,然后不顧一切往承某身上猛刺。承某胸部、腹部多處被刺當場死亡。
問:由某的行為是否是防衛過當?
分析:本案中,被告人由某,當自己的性權利和人身安全受到嚴重侵害的時候,為了自救將承某當場刺死,其行使的是特別防衛權,屬于正當防衛,而不是防衛過當,依法不負任何刑事責任。
考察法條:《中華人民共和國刑法》第20條規定:為了使國家、公共利益、本人或者他人的人身、財產和其他權利免受正在進行的不法侵害,而采取的制止不法侵害的行為,對不法侵害人造成損害的,屬于正當防衛,不負刑事責任。正當防衛明顯超過必要限度造成重大損害的,應當負刑事責任,但是應當減輕或者免除處罰。對正在進行行兇、殺人、搶劫、、綁架以及其他嚴重危及人身安全的暴力犯罪,采取防衛行為,造成不法侵害人傷亡的,不屬于防衛過當,不負刑事責任。
總結:防衛過當與正當防衛是兩個既有本質區別又有密切聯系的概念。
案例2：在指導某社區建檔過程中，檔案業務指導人員和社區干部共同把文件材料收集后，連同以往整理過的檔案全部運到檔案局重新整。當時我認為以往整理過的檔案就不要再動了，一位參與收集的業務指導人員說：“社區干部說了，以前整理過的檔案用著不方便得重新加以整理?！敝?，我就開始逐卷查看已整理過的檔案，發現檔案里面果然存在一些問題：期限與上級制定的有出入，分類也不合理，擬寫的標題也不確切，拆過的案卷也沒再裝訂，借出的文件也未歸檔，等等。看后，對于這些檔案，我也認為應該重新整理?？墒?，重新整理整過的檔案比整理剛收集的文件材料更加困難，一是檔案頁碼全得涂改、目錄封面全部作廢；二是浪費了人力、財力。如果不重新整理，查找利用檔案十分困難。
一、真抓實干，開拓創新，全市檔案工作邁上新臺階
去年以來，在市委的正確領導下，在省檔案局的大力支持下，全市各級檔案管理部門和廣大檔案工作者緊緊圍繞黨委、政府工作大局，開拓創新，扎實工作，推動全市檔案工作上了一個新臺階，主要體現為“四個更加”：
（一）檔案行政管理工作更加扎實。各級檔案部門緊緊圍繞政府工作大局，扎實做好檔案監督管理工作，主動為全市經濟社會發展服務。重點建設項目檔案管理穩步推進，社區建檔工作全面完成，積極引導家庭建檔，民生檔案工作有新突破；檔案館晉級工作扎實推進，清城區、佛岡縣已完成檔案館晉級任務；積極開展檔案目標管理工作，全市機關檔案工作規范化管理進程加快；以《檔案法》頒布二十周年為契機，廣泛開展宣傳活動，社會檔案法制意識大大提高，檔案法制建設不斷完善，為全市檔案工作納入法制化軌道提供了有力保障。
（二）館藏檔案資源更加豐富。各級檔案館大力開展重點檔案、特色檔案、歷史資料的接收進館工作，進一步豐富了館藏檔案。尤其是市檔案館不斷加大資源建設力度，舉行了“*市非物質文化遺產”、“*名人檔案”、《*廣播電視周報》等的接收進館儀式，實現了檔案資源建設的新突破。這種接受儀式有特色、有創新，既豐富了館藏，又擴大了檔案工作的社會影響力，收到了良好成效。據統計，*年，全市各級檔案館共接收各類檔案26488卷（冊）。
（三）檔案公共服務領域更加寬廣。全市各級檔案館積極探索拓展公共服務功能的新方式，用活用好館藏檔案資源，滿足當地黨委、政府和社會各界對檔案資料信息的需求。去年底，“*市檔案信息網”正式開通，標志著我市檔案館公共服務和信息化建設邁開了新步伐。為充分發揮檔案信息的作用，市檔案館還建立了多媒體檔案信息庫和名人口述檔案庫，為實現檔案信息資源共享創建了一個新平臺。此外，我市各級檔案館在走向公共型、開放型檔案館方面有了新開端，佛岡縣、清城區檔案館建立了愛國主義教育基地，市檔案館與*職業技術學院共建了社會實踐實訓基地。
（四）檔案信息資源開發成效更加突出。各級檔案部門按照檔案工作面向社會、服務中心的原則，除做好安全保管外，更加注重有效利用，大力開發檔案信息資源。去年，各級檔案部門編寫了一批有參考價值的編研材料，舉辦了一批有一定質量的檔案圖片展覽。同時，加快館藏檔案數字化、機讀目錄中心建設，為推動當地經濟建設和社會各項事業發展做出了積極貢獻。
這些成績的取得，是全市檔案工作者艱苦奮斗，團結拼搏的結果，充分體現了檔案系統干部職工兢兢業業、默默奉獻的精神風貌。借此機會，我代表市政府向全市廣大檔案工作者表示誠摯的問候和衷心的感謝！
在肯定成績的同時，我們也要看到我市檔案工作還存在一些困難和問題：一是館舍和檔案保護設施設備還相對落后；二是檔案信息化程度不高；三是檔案事業經費不到位。對于這些困難和問題，全市各級檔案部門要進一步增強責任意識、大局意識，積極探索破解檔案工作發展難題的思路和對策，切實找準檔案工作服務科學發展、促進社會和諧的切入點，為全市經濟社會發展提供更好的服務，為我市爭當全省山區科學發展排頭兵做出應有的貢獻。
二、明確任務，狠抓落實，確保全面完成檔案館晉級工作任務
檔案館擁有豐富的檔案文化資源，是保管和利用檔案資料的基地。管好用好檔案資料功在當代，利在千秋。因此，推動檔案館升級、提高檔案館檔案保管和檔案開發利用水平刻不容緩。為提高檔案管理水平，省檔案局計劃用三年時間，在全省各級檔案館開展晉級活動，要求*市檔案館、英德檔案館、連州檔案館、清新檔案館、連山檔案館、連南檔案館、陽山檔案館年內晉升為省一級館。同時，按照我市創建全國文明城市工作要求，清城區檔案館要力爭兩年內晉升為國家一級檔案館。檔案館晉級工作標準高、要求嚴，是一項系統工程，而且時間緊、任務重，各縣（市、區）、各有關部門務必高度重視，做到全力以赴抓落實，確保如期完成晉級任務。
（一）要加強領導抓投入。各縣（市、區）、各有關部門要充分認識檔案事業是社會各項事業的一個重要組成部分，是一項保存歷史、服務現實、著眼未來的崇高事業，盡快把檔案館晉級工作擺上議事日程，進一步加強領導，加大投入，切實解決檔案工作中遇到的人、財、物等方面的問題，千方百計為檔案事業的發展創造良好的外部條件，為全市檔案館晉級工作提供有力保障。要進一步加強檔案館功能建設和檔案信息化建設，配備符合要求的設施設備，努力改善檔案的保管條件。對達不到檔案保管條件和危及檔案安全的，要采取有效措施盡快加以解決。要加大對檔案事業的投入。從目前我市的情況看，除市檔案館、英德市、清新縣、佛岡縣檔案保護專項經費基本得到保障外，其余各縣（市、區）均有不同程度的缺口資金，尤其是連州市、陽山縣、連南縣、連山縣缺口資金較大。希望各級政府要將檔案事業發展所需經費納入同級財政預算，確保省局規定的每卷2元以上的檔案保護專項經費落實到位，做到未達2元的要補足，達到2元的要納入財政預算。檔案部門要認真總結本地區本部門的工作情況，查準問題，找出差距，提出有力措施，切實改進工作。同時，要大力爭取分管領導對檔案工作的重視與支持，為檔案事業發展創造良好條件。
（二）要埋頭苦干抓落實。各級檔案局（館）班子要圍繞檔案館晉級任務，進一步增強責任感、緊迫感和使命感，切實負起責任，團結帶領檔案系統全體干部職工，發揚檔案工作者腳踏實地、甘當幕后、勇于奉獻的精神，堅定信心，精心組織，扎實工作，確保按期按質完成晉級任務。當前，尤其要盡快制訂可行性高、操作性強的晉級工作實施方案，迅速展開晉級各項工作。同時，要加強與各有關部門的溝通聯系，爭取支持與配合，凝聚合力，確保晉級工作順利開展。
（三）要創新措施抓服務。各級檔案館要在不斷拓展為社會服務的廣度和深度上下功夫，既要重視傳統載體、傳統領域檔案資源的建設，又要重視新型載體、新興領域檔案資源的建設；既要積極采取新技術、新手段搞好檔案工作的硬件建設，又要加快檔案工作的標準化、規范化建設，使檔案工作與時俱進，滿足各級領導和人民群眾不斷提高的檔案資料信息需求。要重點做好民生檔案、聲像檔案、口述檔案的指導和接收進館工作，緊扣社會熱點問題，充分挖掘館藏檔案的價值，積極拓展檔案館社會服務功能。要通過舉辦檔案展覽等形式，努力創造更多的服務方式，提供更多的檔案文化產品，提供更優質的檔案服務，為經濟建設與和諧社會構建貢獻力量。
（一）電子檔案的優勢和不足。科學技術的迅猛發展，帶動許多行業進入了新時代。在21世紀的現在，人類的社會生活發展離不開科技的發展。檔案管理工作也進入了一個新時代。1995年以來，中國網絡的發展讓電子檔案進入到人們的眼界中。許多人見識到了電子檔案帶來的巨大便利。電子檔案存儲雖然在電腦上，但擁有很大的存儲量，而且不占用實際的空間，也保護環境，在日常的檔案管理過程中，將自己的檔案傳輸給他人或接受別人傳來的檔案，發揮共享他人的資源的優勢；電子檔案可以長時間的保存信息，可以快速的查閱自己想看的信息，十分的方便也十分的快捷。但是，電子檔案也存在許多不足。最大的缺點便是其存儲的信息安全性得不到保證，光和暗都是一起出現的，網絡的發展創造了許多黑客，這些黑客用高科技可以十分容易的得到需要保密的電子檔案；其次，電子檔案幾乎全部依賴設備來運行，沒有獨立性；最后，電子檔案容易被修改的缺點讓其得不到法律的保證，這牽扯到大部分人自身利益問題，沒有可靠性。
（二）紙質檔案的優勢和不足。自古開始，中國人就習慣將國家大事和重要的人物記錄下來，供后世流傳。也有許多家族擁有屬于自己家族的族譜，這些都是最傳統的紙質檔案。隨著時間的推移保留下來許多珍貴的史實資源供后人發掘。進入21世紀，紙質檔案收到了極大地沖擊，電子檔案的優勢將大家的目光轉移。還有人預言紙質檔案將退出人類歷史的舞臺，之后將是電子檔案的世界。這些雖然只是一面之詞，但是卻也看出紙質檔案重要性的下降。紙質檔案優勢大家顯而易見，和電子檔案相比，直觀性和簡明性十分突出，另外在書寫方面的簡單性、閱讀方面的便利性，還有對事情記錄方面的穩定性等等，這些都是電子檔案無法超越的優勢；印章和簽字，這是紙質檔案獨立于電子檔案的優勢，沒有當事人簽名的電子檔案不具備法律效率，這是為何還有大部分人倡導紙質檔案的原因之一。但是，紙質檔案的缺點也是顯而易見的，與電子檔案想法，紙質檔案在空間占用、環境保護、傳遞查閱方面的劣勢是不能避免的。
二、兩者之間的整合利用和共同發展
（一）必要性。發展是相互的，電子檔案的產生發展帶動了紙質檔案的進一步發展。電子檔案的產生突破了紙質檔案的局限，創立了一體化管理檔案的形式?？茖W化的管理檔案可以減少人力物力的不必要浪費，簡化了紙質檔案管理；信息化的管理實現了電子檔案和紙質檔案之間的轉化，可以更有效的保存紙質檔案，另一方面是電子檔案發揮更多的優勢。在進行檔案管理的工作時，將電子檔案和紙質檔案整合利用，建立雙向聯系，當你需要在眾多且復雜的紙質檔案中找尋自己需要的信心，只要在和紙質檔案建立聯系的電子檔案庫中輸入關鍵字，便可快速找到自己需要的紙質檔案。這種雙向聯系運用在許多工作中，例如圖書館，效率的提高是電子檔案和紙質檔案共同發展的最大優勢。
（二）共同發展的途徑。1.趨利避害的發展。電子檔案和紙質檔案的優勢和缺點都已經明確，所以在進行檔案管理的工作過程中，要形成揚長避短的心理，優勢必須做到整合利用，缺點也要盡力的去除，成為檔案管理的助力而不是絆腳石。對于紙質檔案，保持其在日常工作中印章和簽字生效具有的證據憑證保證；對于電子檔案，也要繼續保持其超越紙質檔案方面的效率化、科學化、信息化方面的優勢，將兩者優勢進行結合，是實現檔案管理工作更上一層樓的重要保證。電子檔案的缺點往往由紙質檔案的優勢來補充；紙質檔案的缺點也會有電子檔案的優勢來填補。這點便可以說明，兩者的共同發展一定是前進大于倒退的。人們往往只愿意盯著一件事物去尋找他的優點，或者非得揪住一件錯誤不再放手，其實，有時候換個角度去思考問題，往往會有驚喜的發現在等待著大家。電子檔案和紙質檔案的整合利用與優勢發展便是一個典型的例子，其前景是值得期待和發掘的。2.“雙套制”的原則?！半p套制”，即電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。電子檔案和紙質檔案想要共同存在于21世紀的今天，只有接受并實施“雙套制”的原則，雙方才會更好的幫助檔案管理工作的進行。在挑戰與機遇并存的當今社會里，技術方面的挑戰是人類必須克服的，將紙質檔案轉化為電子檔案的難度系數很高，作為檔案人員，必須快速掌握現代技術，做好檔案管理工作。具體問題具體分析，“雙套制”有自己適用范圍，技術人員們必須按照具體情況來選擇適合“雙套制”的檔案，不要造成不必要的浪費。
檔案傳播并不是一朝一夕就能完成的，而是在社會的長期發展中逐漸積累下來的，首先我們要明確對檔案進行傳播的過程實際上是一種對文化、對知識進行傳播的過程，因此可以說，檔案除了是對歷史的記錄外，同時也是一種傳播媒介，傳播的是歷史與文化等，檔案在今后的發展過程中，應該朝著更加多元化的方向進行，其中將對檔案的利用以及傳播進行有機的結合能夠起到事半功倍的作用，應該加以推廣。下面我們將從二者的含義入手，進一步分析對檔案利用以及傳播進行整合的有效途徑。
1 檔案利用以及檔案傳播的涵義
廣義上的傳播就是對信息資源的交流或是交換，狹義上的傳播更加精細化，是通過對檔案的整理，由點到面的進行共享的過程。而本文中提到的檔案傳播更傾向于狹義上的檔案傳播。信息在傳播的過程中，是一個動態的變化過程，在這一過程中，需要具有三個主要的因素，其一是傳播者，其二是信息，其三是受眾，這三點因素缺一不可，都是保證傳播過程有效進行的重要組成部分。檔案利用同樣具有廣義與狹義之分，本文中所提到的檔案利用更偏向于廣義上的檔案利用，也就是要將檔案信息通過檔案管理者之手傳遞給利用者的過程。同樣，在這一過程中，也包含了三點基本要素，分別為提供利用者、檔案信息以及利用者，其中提供利用者不僅包含普通的檔案工作者，同樣也包括檔案機構。通過對檔案的利用，可以充分的體現出檔案的真正價值所在，為社會的發展做出貢獻。
2 檔案利用與傳單傳播的異同
檔案利用與檔案傳播之間具有明顯的區分，但是其中也包含著相互關聯的一部分，我們大可不必將其相互分離，換一種思維方式，將二者進行有機的結合也不失為一種有效的手段。要想做到這一點，我們首先應該對檔案利用以及檔案傳播的差異進行初步的了解，這樣才能做到，促進檔案資源的整合。首先二者之間具有較大的背景差異。檔案利用偏向于封閉的模式，而檔案傳播則是一種開放的模式，在表面上看來，這二者之間無法進行融合，但是檔案學與傳播學是具有交叉性的特點的，利用交叉性這一特點，就能夠有效的進行整合。具體的表現在于隨著人們對檔案進一步的認識，檔案所具有的功能不僅僅在于政治方面，同時還具有文化、教育等多種方向的功能，要想將檔案的功能得到進一步的發揮與利用，就要進行主動的服務，而要想做到這一點，就需要將檔案利用與檔案傳播進行整合。
其次，檔案通常都是保存在檔案館中的，因此具有一定的局限性，在檔案利用的過程中相對復雜，但是檔案傳播就不同了，檔案傳播的核心就是要將檔案進行廣泛的傳播，使其得到進一步的發展，在傳播的過程中就會進一步的擴大檔案的使用范圍以及接觸的人群，在這一過程中實際上也是利用檔案的過程，因此加強二者之間的相互融合，有助于檔案工作的進一步發展，同時也擴展了檔案事業，因此，從這一差異上我們可以看到檔案利用與檔案傳播是具有融合的前提條件的。
除了上述的差異外，在研究方法上，檔案利用與檔案傳播也具有不同之處。前者主要從事的是定性研究，后者從事的是定量研究。前者主要應用到的方法為管理，后者主要應用到的方法為圖像采集，這兩者在形態的表現形式上是具有差異性的，但是本質上不存在過多的變化，因為都是利用檔案的特點開展的研究工作，并且也已經取得了較好效果。在這一前提下，更加應該將整合工作落到實處，尤其是加強對定量的研究工作，這樣才能促進檔案工作的進一步發展。
3 檔案利用與檔案傳播的整合途徑
3.1 受眾理論是檔案理論框架的重頭戲，應當加以深入研究。應該說，檔案利用理論對利用者的研究從忽視到重視，是一個可喜的進步，但即使發展到今天，對利用者的研究也僅停留在一個非常淺顯的層次，譬如：①對檔案利用者的簡單分類：學術利用、普遍利用、實際利用；②建立方便檔案工作者管理但不利于利用者利用的檢索體系；③對利用者需求的研究從未真正實證化，深入化等。究其原因在于從檔案機構和檔案工作者的需求出發，檔案為本位，視利用者為一個被動的接受者，從而束縛了檔案利用實踐的開展和理論的深入，導致了當前的現狀。
借鑒和吸收檔案傳播的受眾理論，意味著兩大變革：第一，檔案利用者范圍的擴大，不僅包括有信息需求的利用者，也包括檔案信息的接觸者；第二，檔案信息的利用者、檔案信息的接觸者同檔案傳播者一樣，也是一個行為主體，是一個能動的行為主體。它有很大的自主性，一方面可以選擇檔案、報紙、雜志、書籍等不同開發層次的檔案信息，另一方面可選擇不同內容的檔案信息，或對檔案信息進行選擇性理解、選擇性注意、選擇性記憶，從而使檔案信息的接受呈現出鮮明的個人差異。
3.2 檔案利用需要吸收檔案傳播的傳播者理論。正所謂知己知彼，百戰不殆。研究檔案信息的利用者和接觸者的目的在于保障傳播過程的順利進行，在于方便檔案傳播者有的放矢地采取行動。檔案傳播者同受眾一樣，也是一個行為主體。它一方面要對檔案信息進行把關，制訂檔案信息保密與開放范圍、決定檔案信息的存毀、對檔案信息進行順序、結構方面的組織，另一方面要主動出擊，通過對受眾的研究，提高自己的傳播技巧，改變自己的傳播策略和傳播內容，以適應發展變化的受眾需求。
不注重交流與接觸，檔案傳播就會淪為檔案利用。因此，檔案傳播者對一切檔案信息的可能交流與接觸者都要認真、細心、熱情，不僅以圖書這種媒介為陣地，也要電視、報紙、電影等各大媒體為基地，介紹檔案信息的產生背景及其歷史文化價值，解讀檔案，為檔案信息的普及化和社會化作貢獻，營造一個人人熱愛檔案信息、喜歡利用檔案信息的氛圍。
結束語
希望檔案利用能借鑒和吸收檔案傳播的有用理論，不斷發展和成熟檔案事業。當然，檔案傳播也不是包治百病的靈丹妙藥，對它的借鑒不能生搬硬套，要進行一番去粗取精、去偽存真的工作，它要求我們不僅有檔案學、利用學、傳播學的深厚功底，而且對它們的優勢及局限有獨到的見解。
參考文獻
1.前言
對于現代醫院來講，人才的重要性已經開始凸顯出來[1]。在這樣的情況下，作為人事調動的重要依據，人事檔案對醫院的長遠發展也有著重要影響。因此，做好人事檔案的保護與整理工作，是現代醫院管理工作的基本要求。鑒于目前的管理工作中存在諸多不足，人事檔案保護與整理工作的方法還需要進一步的調整。
2.醫院人事檔案保護
2.1必要性分析
對于醫院來講，人事檔案的作用主要體現在參考上，因此，其在醫院管理中充當著參考資料及憑證的角色，是人事調動工作正常進行的保障。具體來講，人事檔案中不僅記錄醫院人員的基本情況[2]，還能夠反映其工作能力，甚至是價值取向，而這些正是醫院人事管理中最重要的參考。因此要想保證人事調動的合理性與科學性，就必須重視保管好檔案，確保其參考價值。
2.2策略建議
鑒于醫院人事檔案的重要性，在具體工作中，就必須重視搜集、保管好檔案資料。對此，本文認為可行的改進措施主要包括下述兩項：
2.2.1及時更新資料。
定期收集是一種比較高效且實用的檔案收集方法。資料搜集看似簡單，但實際上也需要注意一些問題[3]。醫務人員的能力與行為均具有動態性特征，始終處于變化之中，因此，要想保證現有資料與實際情況相符，資料搜集的及時性就顯得格外重要。因此，在檔案管理中，有必要及時更新現有資料，并將缺失、不完善之處補充齊全。
2.2.2規范相關操作。
在日常管理中，因醫院各項工作的需要，經常會對檔案進行查、借等。為避免檔案遺失、缺損，醫院必須對以檔案資料為對象的相關操作進行規范，對于部分沒有必要或者不符合規定的查閱行為應予以禁止。另外，為方便管理與查閱，醫院應堅持檔案保管與人員調動同步的原則，確保檔隨人走。對于離職或者調動的人員，對其的檔案應進行及時的調整，以提高檔案資料的有效性，保證其參考價值。
3.實例分析醫院人事檔案整理
3.1案例分析醫院人事檔案管理中存在的問題
盡管現代醫院的檔案管理效率已經有明顯提高，但是，依舊有部分醫院的檔案管理模式滯后，與現實要求相去甚遠。對于此種情況，醫院必須充分重視檔案的參照作用，在明確現存問題的基礎上，對管理方法進行創新。我國不少醫院的人事檔案整理中均存在下述問題：對于人事檔案整理的重要性認識不足，在思想上不重視，日常管理中要求不嚴；沒有充分應用先進技術，使得整理效率低下；工作人員工作態度消極，不具備與當今要求相符的管理能力。以某三甲醫院為例，在2010年之前，其人事檔案管理工作中存在很多不規范之處。究其原因，除醫院本身不夠重視之外，管理方式陳舊也是造成效率低下的原因之一。該醫院的人事檔案管理中采取的是人工模式，基本工作均由人力完成。此種工作模式下，檔案存在錯誤的幾率較高，同時，資料也相對比較陳舊，很難及時的更新。再加上數字處理以及縮微拍攝等手段很少被使用，該醫院的檔案管理效率長期處于偏低水平。
3.2改進對策及實施效果
檔案整理工作改進對策主要從其基本環節，比如，搜集來的資料應對其真偽進行鑒別，以保證檔案的可信度與有效性；在紙質檔案加工過程中，應注意事先將上面的書釘等金屬物取下來，以提高整理效率；在檔案歸類環節，應進行鑒定，明確檔案間的關聯，并以此為據，合理排列檔案資料；在人事檔案整理過程中，編目是最關鍵的環節，具體操作中，應盡量保證目錄細致、規范、準確，以保證查閱的便利性；在裝訂環節中，需要先將資料整齊，打洞過程中應注意控制好孔洞與邊緣的間距；在最后的驗收環節中，需要注意對分類情況進行驗收，以明確排序是否正確、目錄是否與現實相符。針對案例醫院人事檔案管理現狀，該醫院自2012年初開始對人事檔案管理模式進行正式調整，相繼實施下述措施：醫院重點強調人事檔案的重要性以及對醫院的貢獻，并在規章制度上對檔案管理工作進行支持；由院長帶頭，成立專項小組，主管檔案相關工作；對于工作人員進行月度考核，并輔以獎懲措施注重新技術的引進與推廣，積極加大計算機和相應管理軟件的應用力度，推進信息化；在制度方面，醫院確認檔案在人事管理中所發揮的重要作用，并撥出專項資金用以聘請專家指導自身的檔案管理工作。通過這些措施，該醫院目前的檔案管理工作已經進入正軌，不僅檔案查閱更加方便，其參考價值也得以更充分的發揮出來。
結語
人事檔案在醫院的人事管理中充當著十分重要的角色，是醫院進行人事調動及任免的依據。所以，為保證醫院充分發揮人才的作用，就必須保證檔案資料的可信度及有效性。而要想做到這一點，就必須重視檔案的保護及整理工作。
參考文獻：
[1]唐薇.淺析醫院人事檔案管理與人力資源開發[J].江蘇衛生事業管理,2015,26(05):38-39.
專項工作的檔案是在社會大發展中衍生出來的新種類檔案，因為社會進步快了，每天發生發展的事物也隨之增多，這些事情的發生并不是無用之談，有些政府舉行的重要活動，不可能只辦一次，每次進行中的記錄檔案整合，就對下一次的活動有著部分經驗的作用，所以專項工作的檔案整理工作存在著必要性。
1 專項工作檔案整理的必要性
應時代的新發展，社會中的各項工作進展也如日中天，同時開展的一些特殊會議、活動也不斷增加，其中一些活動中的記錄，召開會議時下發的文件，都是非常重要的社會資源，對于突發的疾病和社會事件進行詳細記載，歸入檔案，如果以后發生同樣的情況，調出相關檔案進行整合即可，專項檔案要做到，分門別類的將專項工作檔案做到條理清楚，借調查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經驗，在問題之初得出最優的處理辦法，為了今后社會的發展進步起到前車之鑒的作用。
2 專項檔案整理存在的問題
2.1 專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題
在某一些專項工作整理成為檔案之后，隨著時間的推移，科技發展，人們進步，已經不是比較特別的案例，或者已經被沖破，成為日?？梢越鉀Q的范圍，比如曾經爆發的禽流感，已經國家編輯傳染病的檔案進行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應該從專項檔案中轉移到醫學中的傳染病檔案中，還沒有明確的規定。
2.2 專項檔案有名無實
在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經有了規范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區別。不能給社會的發展帶來更多的幫助。
2.3 管理人員工作懈怠
正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環境與工作一直在不變的狀態，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。
3 專項檔案管理問題的解決對策
3.1 適當的壓力激勵
目前，許多人都認為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機會競爭的激烈和就業的壓力對其構不成多大威脅，在檔案館崗位設置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業、踏實肯干館員的工作積極性。只有壓力才會產生動力，適當的壓力會產生意想不到的效果，所以，應該讓其領悟到工作懈怠就會而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進取的局而，同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業的館員的獎勵，營造出一種積極進取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值，產生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。
3.2 環境激勵
由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現象，這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。
3.3 建立情感激勵機制
磧幸恢О崗敬業的檔案人員隊伍是高校發展的根本保證，學校管理者應該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關心檔案人員，并與他們進行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關心、互相支持融洽的氛圍，以激發檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實現自己的人生目標，積極主動地工作。
3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗
站在綜合檔案館的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！叭绻募盗魁嫶?、獨立性強，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。
3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔
一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件；二要特別注重原始調查表、登記表、統計表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規則》執行。
3.6 文件的分類
在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。
結束語
專項檔案的產生是順應時展，具有一定的必然性，它可以結合社會的需求，幫助社會更好的發展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關活動開展提供了經驗。同時也因為專項檔案的系統性管理為檔案管理的整體帶來更加系統性的升級，在社會發展中，專項檔案的整理與群眾息息相關，做好專項檔案的整理，提高檔案整理人員的素質與工作勁頭，認真的對待每一件專項檔案，保證檔案的完整性和準確性，才能讓社會發展更加和諧，更加有條理，為國家的發展盡一份力。
參考文獻
1．2農業行政執法檔案的特點
1．2．1專業性強農業行政執法檔案是農業行政執法活動的產物，是一定專業執法活動的真實記錄。農業行政執法檔案體現了明顯的農業特點，其檔案內容必須與農業科技、種植(養殖)方法和環境等相配套，其內容的描述必須符合農業專業術語要求，而且必須符合農業行業的特點。例如植物檢疫、動物檢疫、農機監理、農藥管理等，它們活動的范圍空間、對象目標等與其它行業都有明顯不同，表現出較強的專業性。
1．2．2程序性嚴格一個獨立的農業行政執法案件，從立案到處罰決定必須嚴格按照程序進行。如在農藥市場執法檢查中，查到假冒偽劣農藥一案，從立案到作出處罰決定必須經過調查取證、詢問筆錄、勘驗檢查筆錄、抽樣取證憑證、證據登記保存、立案審批、檢測化驗、送達處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復議等全過程，直到結案所形成的全部檔案是一個整體，不可分割，而且是一個完整的程序。而且不能用其他行業的檔案代替。另一方面，執法檔案必須成套提供利用的，拆開會使案件不完整，而且影響其使用價值。
1．2．3現實性能強主要表現在農業行政執法檔案與現實的商品生產經營關系密切，不僅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中還有現實的作用，一經利用就可挽回經濟損失，能收到經濟效益和社會效益，故有現實性。
1．2．4存儲意義大執法檔案一般是某一專業執法活動的結果，記載了專業執法活動全過程的真實情況，如案件發生地、相對人，違法事實違反了哪一部法律法規，調查取證是怎樣進行的，依據什么來作出處罰決定等等，在檔案中都存有大量的相對人違法事實和適用的法律法規依據，必要時在執法上可以借鑒和利用。
1．3農業行政執法檔案的現實作用
1．3．1農業執法檔案是執法活動的依據和憑證在農業執法活動中，一切活動都不同程度地具有連續性，前一案例為后一案例提供依據。農業執法檔案的依據性同農業執法自身的復雜程度以及記述的各起案例的復雜程度成正比，所記載的內容越復雜，依據性越強。主要表現為：一是管理工作依據，在管理工作中，無論是執法工作評價，還是產生經濟、社會效益分析等，都離不開檔案；二是執法人員的勞動憑證，在執法人員的考核、選拔中，除人事檔案外，還需要有執法檔案做依據；三是在追究行政執法錯案責任時起憑證作用。
1．3．2農業執法檔案是進行交流的工具在人類社會發展史上，各種各樣的交流占有重要位置，同樣，農業執法工作也需要交流。目前，農業行政執法剛剛起步，執法體系正在深化改革，執法力度不斷加大，逐步走向規范化。執法檔案正是交流、協作、借鑒的有力工具。
1．3．3農業執法檔案是積累經驗、提高執法水平的手段一是執法活動的真實記錄，它記載著執法人員對案件的發現、調查取證方法和辦案水平，記述了查辦案件的全過程和最終結果；二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結果的載體，具有積累辦案經驗和提高執法水平的作用，使得農業行政執法檔案成為辦案經驗和提高執法水平的工具和手段，對于一個執法單位來講，如果有質量較高、數量較多的執法檔案庫藏就標志著它有比較雄厚的辦案技術儲備和基礎。
2農業行政執法檔案業務的主要工作內容
農業行政執法檔案工作是執法管理的重要組成部分，也是執法活動的重要環節，各級農業執法機構應把執法檔案工作與整個執法工作緊密結合起來。其工作的主要內容：
2．1收集
就是把分散形成的但有保存和利用價值的執法檔案接收過來，集中保存在執法檔案室，以利于有關人員使用。
2．2整理
就是把分散收集來的執法檔案，按規定程序，將其分別類、系統排列和科學編目，便于安全保管，更重要的是滿足對執法檔案利用的方便和需要。
2．3鑒定
就是鑒別執法檔案的價值，需對檔案不斷進行去粗取精的鑒別工作，挑選那些需要定期或永久保存的檔案，銷毀那些無需保存的部分。
2．4保管
就是采取一定的措施，保護好執法檔案的完整與安全，保守機密，防止并克服各種自然的、社會的不利因素對執法檔案的損壞作用，不斷延長執法檔案的保管壽命。
2．5編目與檢查
農業執法檔案數量龐大，成分復雜，要根據歸檔時的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管。農業執法檔案分類應從實際出發，當前可分為種植業、畜牧業、農機執法檔案和農民減負檔案等，在種植業中又分為植檢、農藥、肥料、種子管理等。同時，需要通過各種途徑和形式提示檔案的內容和成分，提供查找檔案的檢查和手段，方便于有關人員的查找和利用。
2．6利用
就是創造各種條件滿足執法檔案利用的各方面要求，積極做好應有的準備，包括編制各種查考工具，匯編各種參考資料，以及時有效的方式介紹和提供執法檔案為各項執法工作需要服務，這也是保存執法檔案的目的。
3做好農業行政執法檔案規范化管理的幾點想法和建議
農業行政執法檔案是執法工作的主要內容之一。農業行政執法檔案管理要以《中華人民共和國檔案法》和國家有關農業檔案工作的有關法律、法規為依據，切實做好農業行政執法檔案的管理工作。
3．1加強領導，建立組織
搞好農業行政執法檔案的管理，領導是關鍵。因而，要建立檔案管理工作領導小組、檔案鑒~fJ／j,組和管理網絡等組織，應把檔案列入執法工作的議事日程，使檔案工作有領導、有組織、有管理地開展，使之逐步規范化、標準化，走上依法建檔的軌道。
3．2制訂制度，明確職責
制訂檔案管理各項規章制度，是搞好檔案管理工作的關鍵，是規范管理者行為的主要手段。因而，要按照《檔案法》的規定，制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案保管保密制度》等，進一步明確檔案管理人員的職責。
3．3加強培訓，掌握技能
一、人口和計劃生育行政執法檔案的特點
1.專業性強。人口和計劃生育行政執法檔案是人口和計劃生育行政執法活動的產物,是一定專業執法活動的真實記錄。不同的專業法都有不同的專業執法活動的范圍、相對人,都有它的法律法規和特點。這就決定了它在檔案的內容、形成過程及適用的法律法規上各不相同,并明顯反映出一定的專業特點。例如社會撫養費征收、行政處罰、執法人員管理等,它們活動的范圍空間、對象目標等都有明顯不同,表現出較強的專業性。
2.成套性。一方面,一個獨立的專業執法活動,如在社會撫養費征收執法中,從立案到作出征收社會撫養費決定形成一套完整的檔案,主要包括立案、調查取證、案件合議、送達告知書、聽證、作出征收社會撫養費決定書、行政復議等全過程,直到結案所形成的全部檔案是一個整體,不可分割,也不可能與其他專業案件的檔案混淆。另一方面,執法檔案是必須成套提供利用的,拆開會影響其使用價值。
3.現實性。主要表現在人口和計劃生育行政執法檔案與現實的經濟、社會關系密切,不僅反映依法行政的查考作用,而且在提供利用中還有現實的作用,一經利用就能收到經濟效益和社會效益,故有現實性。
4.存儲性。執法檔案一般是某一專業執法活動的結果,記載了專業執法活動全過程的真實情況,如案件發生地、相對人,違法事實違反了哪一條法律法規,調查取證是怎樣進行的,依據什么來作出處理決定等等,在檔案中都存有大量的相對人違法事實和適用的法律法規依據,必要時在執法上可以借鑒和利用。
二、人口和計劃生育行政執法檔案的作用
1.人口和計劃生育執法檔案是執法活動的依據和憑證。在人口和計劃生育執法活動中,一切活動都程度不同地具有連續性,前一案例為后一案例提供依據。人口和計劃生育執法檔案的依據性同人口和計劃生育執法自身的復雜程度以及記述的各起案例的復雜程度成正比,所記載的內容越復雜,依據性越強。主要表現為:一是管理工作依據。在管理工作中,無論是執法工作評價,還是社會效益分析等,都離不開檔案;二是執法人員的勞動憑證。在執法人員的考核、選拔中,除人事檔案外,還需要有執法檔案做依據;三是在追究行政執法錯案責任時起憑證作用。
2.人口和計劃生育執法檔案是進行交流的工具。在人類社會發展史上,各種各樣的交流占有重要位置。同樣,人口和計劃生育執法工作也需要交流。目前,人口和計劃生育行政執法剛剛起步,執法體系正在深化改革,執法力度不斷加大,逐步走向規范化。執法檔案正是交流、協作、借鑒的有力工具。
3.人口和計劃生育執法檔案是積累經驗、提高執法水平的手段。一是執法活動的真實記錄,它記載著執法人員對案件的發現、調查取證方法和辦案水平,記述了查辦案件的全過程和最終結果;二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結果的載體,具有積累辦案經驗和提高執法水平的作用,使得人口和計劃生育行政執法檔案成為辦案經驗和提高執法水平的工具和手段,對于一個執法單位來講,如果有質量較高、數量較多的執法檔案庫藏就標志著它有比較雄厚的辦案技術儲備。
三、人口和計劃生育行政執法檔案業務的主要工作內容
1.收集。就是把分散形成的、有保存和利用價值的執法檔案接收過來,集中保存在執法檔案室,以利于有關人員使用。
2.整理。就是把分散收集來的執法檔案,按規定程序,將其分類、系統排列和科學編目,便于安全保管,更重要的是滿足對執法檔案利用的方便需求。
3.鑒定。就是鑒別執法檔案的價值,需對檔案不斷進行去粗取精的鑒別工作,挑選那些需要定期或永久保存的檔案,以及銷毀那些無須保存的部分。
4.保管。就是采取一定的措施,保護好執法檔案的完整與安全,保守機密,防止并克服各種自然的、社會的不利因素對執法檔案的損壞,不斷延長執法檔案的保管壽命。
5.編目與檢查。人口和計劃生育執法檔案數量龐大,成分復雜,要根據歸檔時的情形而形成程序,按照一定的方法整理和保管。人口和計劃生育執法檔案分類應從實際出發,當前可分為社會撫養費征收、行政處罰、執法人員管理檔案等,在征收社會撫養費中又分為一胎違法生育、二胎違法生育、多胎違法生育處理等。同時,需要通過各種途徑和形式提示檔案的內容和成分,提供查找檔案的手段,方便有關人員的查找和利用。
6.利用。就是創造各種條件滿足對執法檔案利用的各方面要求,積極做好應有的準備,包括編制各種查考工具,匯編各種參考資料,以及時、有效的方式,介紹和提供執法檔案為各項執法工作需要服務,這也是保存執法檔案的目的。
四、做好人口和計劃生育行政執法檔案管理的幾點建議
(一)在編制專題性統計分析材料時,應注意以下幾個問題:
1.要積極爭取業務部門的配合。檔案管理人員根據所選題目,以站藏檔案為依據,在完成對各年度相關數據統計后,可交予業務科室,由專業人員做出分析性報告。這樣的編研材料既內行,又有一定的深度。
2.統計分析時間跨度要大。統計分析材料的時間跨度越大,越能揭示出規律性、本質性的信息,越能有助于業務人員認識和總結疾病流行規律及公共衛生發展趨勢。如果所跨年度過短,就沒有多少實用的價值,不能為湊編研材料的數量而忽視編研材料的實用性。
3.統計數據真實準確完整。編研不是杜撰,它必須以檔案材料為依據,是在分析檔案原件內容的基礎上,根據選題對數據進行取舍。因此,如實地采用檔案數據,是決定編研質量及可靠程度的前提。有時,某個編研題目所需數據不能從檔案上直接得來,就需要檔案人員認真研究檔案材料,找到相關的數據進行計算而得出,不能圖省事而主觀杜撰。另外,數據必須要準確完整,不能隨意遺漏,要保證所采用的數據能系統全面地揭示編研材料的主題。要根據數據間的有機聯系進行分類,同類項目才能進行有關的計算。計算要正確,并要經過復核。
4.形式新穎好看。編制專題性統計分析,往往以表格、數字、文字為主,形式比較單一刻板。我們可采用計算機豐富的圖表處理軟件和打印技術,使編研材料做到圖文并茂,色彩鮮艷,生動直觀,新穎好看。
(二)檔案人員應具備專業知識
檔案人員要努力開發檔案信息資源,做到編研材料有特色,為人口計生業務服務,這是人口和計劃生育行政執法檔案工作不斷發展和進取的需要。同時,這項工作也對檔案人員的自身素質提出了較高的要求。做人口和計劃生育行政執法檔案人員,做好編研工作,應具備的專業知識應有兩層含義,一是檔案編研專業知識,一是人口和計劃生育行政執法專業知識。目前的人口和計劃生育行政執法檔案人員多為“半路出家”,因此加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習是十分必要的。這是做好編研工作的基礎。另一方面,檔案人員只有學習和掌握了人口和計劃生育行政執法專業知識,才能閱讀和分析業務技術報告和總結,才能選擇反映專業特點和內容的編研材料題目及適合的類型,這是確保編研材料具有專業特色的前提。此外,在編研材料的編制過程中,即使請有關的業務人員配合進行,也需要檔案人員在具備一定的專業知識的基礎上,與業務人員進行充分的交流,才能共同完成對檔案信息的深層次加工。當然,這并不是要求檔案人員要成為人口和計劃生育行政執法專家,但應該做到“耳熟能詳”。還有,檔案人員還應走出門,向兄弟單位學習編研工作的經驗,這也是提高編研水平的捷徑?？傊?為進一步開展有專業特色的編研工作,深入開發衛生防疫檔案信息資源,檔案人員應注意培養和提高自身的業務素質。
(三)加強領導,建立組織
搞好人口和計劃生育行政執法檔案的管理,領導是關鍵。要建立檔案管理工作領導小組、檔案鑒別小組等組織,應把檔案列入執法工作的議事日程,使檔案工作有領導、有組織、有管理地開展,使之逐步規范化、標準化,走上依法建檔的軌道。
(四)制訂制度,明確職責
制訂檔案管理各項規章制度,是搞好檔案管理工作的關鍵,是規范管理者行為的主要手段。要按照《檔案法》的規定,制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案保管保密制度》等,進一步明確檔案管理人員的職責。
(五)加強培訓,掌握技能
首先,要選用政治素質較好、熟悉檔案管理工作、懂人口和計劃生育法律法規、熱心于人口和計劃生育行政執法工作和責任心較強的執法人員擔任人口和計劃生育行政執法檔案的管理員。其次,加強學習培訓,既要管理人員掌握人口和計劃生育法律法規和檔案知識,又要學會建立檔案的實際操作技能,還要掌握計算機的應用技術,不斷提高管理者的業務水平。
農業執法檔案是指在農業行政執法過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像以及相對人違法事實等各種形式載體的文件材料。
它的特點是：
1.專業性強。農業行政執法檔案是農業行政執法活動的產物，是一定專業執法活動的真實記錄。不同的專業法都有不同的專業執法活動的范圍、相對人，這些都有它的法律法規和特點。這就決定了它在檔案的內容、形成過程及適用的法律法規上各不相同，并明顯反映出一定的專業特點。例如植物檢疫、動物檢疫、農機監理、農資管理等，它們活動的范圍空間、對象目標等都有明顯不同，表現出較強的專業性。
2.成套性。一個獨立的專業執法活動，如在農藥市場執法檢查中，查到假冒偽劣農藥一案，從立案到作出處罰決定形成一套完整的檔案，主要包括立案、調查取證、檢測化驗、送達處理意見書、聽證、作出處罰決定書、行政復議等全過程，直到結案所形成的全部檔案是一個整體，不可分割，也不可能與其他專業案件的檔案混淆。另一方面，執法檔案必須成套提供利用的，拆開會影響其使用價值。
3.現實性。主要表現在農業行政執法檔案與現實的商品生產經營關系密切，不僅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中還有現實的作用，一經利用就能收到經濟效益和社會效益，故有現實性。
4.存儲性。執法檔案一般是某一專業執法活動的結果，記載了專業執法活動全過程的真實情況，如案件發生地、相對人，違法事實違反了哪一部法律法規，調查取證是怎樣進行的，依據什么來作出處罰決定等等，在檔案中都存有大量的相對人違法事實和適用的法律法規依據，必要時在執法上可以借鑒和利用。
它的作用是：
1.農業執法檔案是執法活動的依據和憑證。在農業執法活動中，一切活動都程度不同地具有連續性，前一案例為后一案例提供依據。農業執法檔案的依據性同農業執法自身的復雜程度以及記述的各起案例的復雜程度成正比，所記載的內容越復雜，依據性越強。主要表現為：一是管理工作依據。在管理工作中，無論是執法工作評價，還是產生經濟、社會效益分析等，都離不開檔案；二是執法人員的勞動憑證。在執法人員的考核、選拔中，除人事檔案外，還需要有執法檔案做依據；三是在追究行政執法錯案責任時起憑證作用。
2.農業執法檔案是進行交流的工具。在人類社會發展史上各種各樣的交流占有重要位置。同樣，農業執法工作也需要交流。目前，農業行政執法剛剛起步，執法體系正在深化改革，執法力度不斷加大，逐步走向規范化。執法檔案正是交流、協作、借鑒的有力工具。
3.農業執法檔案是積累經驗、提高執法水平的手段。一是執法活動的真實記錄，它記載著執法人員對案件的發現、調查取證方法和辦案水平，記述了查辦案件的全過程和最終結果；二是作為辦案思路、辦案方法、辦案結果的載體，具有積累辦案經驗和提高執法水平的作用，使得農業行政執法檔案成為辦案經驗和提高執法水平的工具和手段，對于一個執法單位來講，如果有質量較高、數量較多的執法檔案庫藏就標志著它有比較雄厚的辦案技術儲備和基礎。
二、農業行政執法檔案業務的主要工作內容
農業行政執法檔案工作是執法管理的重要組成部分，也是執法活動的重要環節，各級農業執法機構應把執法檔案工作與整個執法工作緊密結合起來。其工作的主要內容：
(一)收集。就是把分散形成的、但有保存和利用價值的執法檔案接收過來，集中保存在執法檔案室，以利于有關人員使用。
(二)整理。就是把分散收集來的執法檔案，按規定程序，將其分別類、系統排列和科學編目，便于安全保管，更重要的是滿足對執法檔案利用的方便和需要。
(三)鑒定。就是鑒別執法檔案的價值，需對檔案不斷進行去粗取精的鑒別工作，挑選那些需要定期或永久保存的檔案，以及銷毀那些無需保存的部分。
(四)保管。就是采取一定的措施，保護好執法檔案的完整與安全，保守機密，防止并克服各種自然的、社會的不利因素對執法檔案的損壞作用，不斷延長執法檔案的保管壽命。
(五)編目與檢查。農業執法檔案數量龐大，成分復雜，要根據歸檔時的情形而形成的程序，按照一定的方法整理和保管的。農業執法檔案分類應從實際出發，當前可分為種植業、畜牧業、農機執法檔案和農民減負檔案等，在種植業中又分為植檢、農藥、肥料、種子管理等。同時，需要通過各種途徑和形式提示檔案的內容和成分，提供查找檔案的檢查和手段，方便于有關人員的查找和利用。
(六)利用。就是創造各種條件為滿足對執法檔案利用的各方面要求，積極做好應有的準備，包括編制各種查考工具，匯編各種參考資料，以及時、有效的方式，介紹和提供執法檔案為各項執法工作需要服務，這也是保存執法檔案的目的。
三、做好農業行政執法檔案管理的幾點意見
農業行政執法檔案是執法工作的主要內容之一。農業行政執法檔案管理要以《中華人民共和國檔案法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和國家有關農業檔案工作的有關法律、法規為依據，切實做好農業行政執法檔案的管理工作。
(一)加強領導，建立組織
搞好農業行政執法檔案的管理，領導是關鍵。因而，要建立檔案管理工作領導小組、檔案鑒別小組和管理網絡等組織，應把檔案列入執法工作的議事日程，使檔案工作有領導、有組織、有管理地開展，使之逐步規范化、標準化，走上依法建檔的軌道。
(二)制訂制度，明確職責
制訂檔案管理各項規則制度，是搞好檔案管理工作的關鍵，是規范管理者行為的主要手段。因而，要按照《檔案法》的規定，制訂《檔案管理制度》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案保管保密制度》等，進一步明確檔案管理人員的職責。
(三)加強培訓，掌握技能
