時間：2023-07-04 09:26:02
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高校教學檔案是指學校在教學過程和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和，通常都是學校辦學歷史的原始記錄。高校在教學、科研、管理中形成的教學檔案資料，記錄和反映著學校整體的教學工作，是一種不可再生的信息資源，作為承載和記錄高校歷史沿革的教學檔案，是整個高校發展過程中不可忽視的重要成員，記錄著重要信息資源的教學檔案，其價值越來越被高校檔案管理部門和教學科研部門認同，它在教學和科研工作中起著非常重要的作用。作為一種重要的信息資源，高校教學檔案的質量和完整程度對一個高校來講非常重要。系統、規范、完整、的教學檔案既是高等學校教學工作的基本要求，也是檔案部門對教學檔案管理的要求。
二、現階段高校教學檔案存在的問題
1.高校教學檔案在管理模式上陳舊
高校教學檔案通常是從教學部門和各二級學院進行收集，歸檔到檔案部門進行整理上架，到后期的檔案利用，基本上都是以手工操作為主。從教學檔案形成過程來看，一是教學活動發生過程中產生的原始記錄，很大部分都是手工形成的，沒有電子文檔，這就不能保證檔案來源的完整性和規范性，以及后期的檔案信息化的建設；二是檔案部門收集的檔案資料是將原始記錄按照一定的順序和類別整理出來，存放在固定的地點，也就是所謂的歸檔，歸檔過程也以手工完成為主；教學檔案后期利用也主要靠人工查找，查找文檔準確率低，已不能適應高校改革發展的要求。
2.教學檔案管理人員素質普遍不高
檔案管理人員的隨意性。因為檔案不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被重視，許多高校把教學檔案管理工作簡單化，不把優秀人才放在檔案管理崗位，致使一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。高校教學檔案管理缺少專職人員管理，檔案管理人員處境尷尬，負責教學檔案工作的人員通常兼任其他工作，這樣教學檔案管理就未必是檔案員工作的重心，檔案管理人員沒時間熟悉教學檔案業務，工作中難免出現紕漏。另一方面高校檔案管理配備人員不穩定工作人員經常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案利用帶來很多麻煩。檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規和方法，具有獨立的范圍、任務和程序，熟悉檔案業務需要一個過程。而許多高校檔案管理中忽視檔案工作的業務性強、專業化程度高的特點，把檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案后期利用帶來很多麻煩。從目前的檔案工作人員現狀來看，既掌握信息技術、又懂檔案管理的復合型人才很少，現有檔案人員專業知識單一， 普通操作型人才居多。從年齡分布來看，中老年占大多數，知識和觀念老化等問題突出，缺乏年輕的復合型人才。
3. 教學檔案歸檔的方式被動問題
目前，大多數高校的歸檔方式都是被動式的，其主要形式是由學校檔案管理部門發出歸檔通知，提出需要建檔的詳細目錄，再由各院系、相關部門根據文件要求，按時將材料整理好，交由學校歸檔。這種歸檔方式是被動式的。教學管理部門、院系都處于被動接受狀態。而院系級檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內容都有較大差別。
三、高校教學檔案管理的創新建設
1.改革檔案管理模式，順應時代要求，建立信息化數字化檔案管理
隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展，現代辦公格局向著自動化網絡化發展，這種變化是信息時代帶給我們整個工作環境創新的巨大機遇，也為高校檔案信息化建設提供了必要的前提。與日俱增的電子文件，使得傳統的檔案收集、保管方法和利用手段受到了極大的挑戰和影響。檔案管理信息化成為高等學校檔案工作的必然選擇。信息化的發展，高校的教學檔案也應該運用相應的軟件對目錄進行數字化檢索管理。隨著高校辦學規模的逐步擴大、學生人數的不斷增加、招生形式的日益復雜，教學檔案數量在不斷增多，內容也在不斷擴充，給教學檔案管理帶來了更大的挑戰。可以說，高校教學檔案的信息化、數字化發展已經時不待我。隨著現代信息化高度發展，教學檔案管理現代化、信息化、網絡化也將成為一種必然走向。高校應將教學檔案信息化建設納入校園數字化建設總體規劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的檔案信息軟件系統，提高檔案信息管理與利用效率。
2. 加強檔案管理隊伍建設
高素質和創新精神的檔案人員，是檔案事業持續發展的原動，做好任何一項工作都離不開專業人才，做好檔案工作也是如此。檔案管理人員要樹立長期服務于檔案崗位的意識，干一行愛一行，在長期的工作中主動開發人力資源信息。檔案管理人員要努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，學會使用科學的管理方法，單位要配備優秀的檔案專業人員并不斷加強對檔案管理人員的培訓，關心他們的工作、學習和生活只有建立起一支專業的高素質檔案管理人才隊伍，才能確保檔案管理工作長久良好的運行。其次檔案工作者必須練就過硬的檔案專業知識和計算機網絡操作技能，以及對出現的許多新載體的檔案和全新領域的管理手段方式，這就要求檔案工作者既要有扎扎實實的業務功底，又要適應時代的發展具有較強的管理能力和服務意識，做到利用現代化手段保管和開發利用多種信息資源，實現檔案管理信息化。檔案事業的發展，要加強檔案隊伍的信息化知識培訓，檔案管理人員將逐步成為綜合型人才，要不斷創新，不斷開拓，學習新思維、新理論、新技術，面對新的發展要求、新的課題和新時代的挑戰，檔案工作者要如何適應？如何掌握？這是檔案人員將面臨著更加艱苦而繁重的任務，必須要建立一支專業的現代化的管理隊伍才能適應新形勢的要求。
3.明確歸檔責任，實行分級管理，提高各級歸檔部門的積極主動性
現行高校的教學管理部門和各院系分別管理教學檔案的模式有利有弊，但是，想讓所有的教學檔案歸口到一個地方管理，在現行的條件下，也是不可行的。所以如何讓各個層次各盡其責、各盡所能，最大限度的將現行管理模式的優勢發揮出來，需要一個權責明確的頂層設計。根據各個級別的有利與不利因素，劃分好各個級別應該管理的范圍、內容以及權利與責任及歸檔時間，教學管理部門和院系在規定時間內主動完成教學檔案的歸檔工作。這樣就可以互惠互利，發揮各自所長，取長補短。
教學檔案管理是學校教學管理的重要組成部分，高校應該高度重視教學檔案管理工作，將其作為學校發展的基礎性工作之一。教學檔案管理人員更應該從本校校情出發，加強研究，改善服務，擴大宣傳，切實提高檔案管理工作水平，努力構建一套符合學校特色，為廣人師生所需要的，內容齊全、查找方便、檢索快捷的教學檔案。
參考文獻：
[1] 中華人民共和國教育部第27號令.高等學校檔案管理辦法.2008.
中圖分類號：G632 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）07-008-02
在上個世紀90年代中后期中央國務院開始實施的面向廣大高校的“211工程”，從而標志著中國高等教育改革和發展正式起步。在經過將近20年的發展過程中，我國高等院校的教學模式的轉變已經顯而易見，而教學模式也從開始“萬人齊走獨木橋”的精英教育逐漸面向大眾化，連年的高校擴招，使大多數人的“大學夢”變成現實。高校的不斷擴招也使得教學規模和范圍不斷壯大，也使得很多新的教育理念、管理理念脫穎而出，使得多樣化教學模式、多樣化管理模式在各大高校都十分普及。但在發展的同時問題也隨之而來，教學交流活動越來越頻繁，教學涉及范圍越來越廣，師生數量越來越多，可相應的教學檔案管理還停留在上個世紀水平，還在使用傳統的人工操作模式，缺點也是顯而易見，這種易遺漏、易丟失檔案資料的事故屢見不鮮，嚴重時甚至還影響到高校聲譽。因此改革當前傳統的教學檔案管理模式勢在必行。通過建立現代化、規模化的高校教學檔案的提案也油然而生，同時這樣做的目的還能為高校發展和教學質量提高提供高質量服務和有效保障。
一、高校教學檔案的必要性和意義
高校教學檔案管理的水平是衡量一個高校管理工作高低、檢測是否能成為一個優秀高校的重要參考指標。因此，教學檔案其目的不但是收集保存教學工作中有價值的資料，而且為以后教學改革，教學科研提供必要的書面依據。
不斷改進、完善高校教學檔案的管理工作，是對改進教學模式，繼續發揚優良的教學手段、遺棄不適用的教學手段從而提升教學質量，提高教學效率有效補充。因此，建立功能完善的教學檔案管理機制，對高校制定的教學發展規劃、教學目標以及科研工作都能起到極大的促進作用。
1、教學檔案能對高校教研改革進步的實施發揮著重要的參考作用。高等院校的目的是培養適合現代化社會工作的高素質人才，為科研機構培養新生力量、為祖國實現宏偉復興培養大量精兵強將。而怎樣提高高校的教學水平，都與教學檔案密切相關。只有在完整準確的教學檔案中不斷分析和參考，學習和吸收，才會為以后的教學和科研工作的提高打下良好的基礎。
2、教學檔案能對高校未來的教學科研規劃發揮必要的借鑒作用。高校在大眾教育中的作用越來越突出，高校自身也面臨著改革傳統的教學管理手段，吸收和研究先進的教學手段。同樣，新教學大綱的不斷完善和新體制下標準的制定，教學手段日益翻新和總結，都需要借鑒以往的教學檔案，以便繼續發揚優良的教學手段，改革當今不適用的教學手段等。
3、教學檔案能提供學生、企業查詢的可靠憑據。隨著社會經濟多樣化的不斷進程，社會多種用人方式擴展，判斷人才水平的標準也水漲船高。很多知名和審查條件較嚴的用人單位也經常和眾多高校密切聯系，從高校的教學檔案資料中獲取人才在高校的學習和活動記錄，進而分析是否能擔任工作的重要參考標準。同時，教學檔案也能起到服務學生的作用。隨著人才流動越來越頻繁，范圍也不斷擴大，很多畢業生因為種種原因，丟失畢業證需要補辦，這就要求高校的教學檔案必須完善，能幫助學生查詢到該學生在高校的過往記錄，方便辦理補證手續。
4、教學檔案能提供高校歷年為數眾多的教育活動中積累的原始憑證。很多高校為提高高校師生對高校的榮譽感、使命感，擴大高校自身影響，需要經常舉辦對內對外的學校宣傳展覽，把學校自辦校以來取得的輝煌成果、培養出的優秀人才、為當地教育事業做出的貢獻做到有效宣傳，都需要借助教學檔案來完成。，把學校自辦校以來取得的輝煌成果、培養出的優秀人才、為當地教育事業做出的貢獻做到有效宣傳，都需要借助教學檔案來完成。
綜上所述，高校教學檔案包含著許多用途，重要性也不言而喻，所以加強高校教學檔案管理水平，提升高校整體管理素質是高校所有改革方向中的重要任務之一。
二、高校教學檔案目前存在的問題和改進方案
由于高校的教學內容和范圍連年的增長和擴大，師生力量連年遞增，使得教學檔案材料的收集整理工作難度日趨增大，同時，客觀上我國高校教學實行跨年制使得教學檔案無法和實行年度制的其他檔案同步整理，就這造成了很多檔案管理工作的推遲，使得教學檔案丟失、遺漏屢見不鮮，教學檔案的增補、存檔和查閱也因為種種原因無法展開。因此就出現的這些問題，需要制定相應的管理標準、找到切實可行的解決手段。
1、通過宣傳等手段，讓高校師生了解教學檔案的意義和必要性。高校應該主動學習和研究《檔案法》，《檔案法》的頒布實行代表我國檔案管理已走向法制化方向，高校要樹立嚴謹的檔案管理的政治性、大局性、效益性要向廣大師生主動普及檔案的重要性教育。讓師生加強對教學檔案的性質和價值的認識，增強他們對檔案信息的知識和學習欲望，從而支持教學檔案管理工作。同時高校要總結適合本高校的工作方式，制定切實可行的檔案管理制度。同時責任落實到各個教學部門，把教學檔案管理制度與每個教師利益掛鉤。定期在高校內開展教學檔案的推廣工作，讓每一高校學子都能學生的教學檔案有著正確的認識，從而遵守高校規章制度，為順利畢
業、到更高一層學府深造、走向社會工作崗位奠定必要基礎。
2、建立獨立、完善的檔案工作制定各項標準。各高校的教學檔案文件主要來源于學校管理機構與各教學院系。例：教務處負責教學計劃的研究和制定、修改；招生辦公室負責招生計劃的制定和實施；學生工作處負責廣大學生的學籍管理、學生獎罰以及思想教育工作；成人教育部門負責學校的成人脫產教育、函授教育、業余教育等。因此各教學部門職責和范圍不盡相同，所以高校教學檔案本著各部門獨立管理教學檔案原則，每個部門只需負責自己所轄管理范圍內的教學檔案記錄收集工作即可。
3、建立科學的教學檔案管理制度。由于歷史、遷移等種種多方面原因，目前的教學檔案的管理存在管理制度不到位，管理人員業務水平較低，資料遺缺、分散和丟失的現象嚴重。因此需要建立科學的教學檔案管理制度。建立科學化、立體化的教學檔案制度。同時完善的檔案管理人員的培訓制度等。
4、實行按專業按體系分類的原則，按年度組卷進行科學管理。例如按照專業體系考核，教學檔案就記錄與這一專業所相關的體系范疇。在進行以往比較時，教學檔案能列舉歷年這一專業的考試范疇，從而很容易比較它們之間的教學優劣，找出差距，促進教學改革。同理，如果按照學習體系考核，教學檔案也能在這一學習體系范疇中查閱到歷年高校之間的教學優劣等。因此，按專業按體系分類進行科學管理，能保持各個學科、各個體系的連貫性、系統性，從而使專業科研教學業務水平有著較好的進步。
5、培養提高高校教學檔案相關的工作人員的業務水平和素質。再好的制度和標準也需要人為的參與，僅僅有優秀的管理制度和標準，沒有相應的合格的檔案管理人員也是不合格的。因此，教學管理檔案的工作人員的業務水平和教學檔案管理水平密切相關。因此學校需要開展定期、不定期的多形式、多層次的培訓課程，提高相關工作人員的業務水平。把高校檔案管理工作提高到一個嶄新的高度。在必要時，各大高校可以適當引進吸收一流具備先進管理水平的外聘人員。同時，各大高校也有必要組織定期交流會、講座等。同行之間互相學習交流經驗、成果，總結不足。提高教學檔案工作人員的事業心和榮譽感，增強工作的科學性和嚴謹性，為整個高校管理工作做出應有的貢獻。
參考文獻：
[1] 孫 亮.論高校資料發展方向[J].大學圖書學刊，2004（3）.
1.廣泛性。高校教學檔案包含了所有級別教育主管部門在教學創新、教學規劃、教學工作中的指示；學校為完成教學目標而規定的所有與教學有關的制度、章程、條例；也包含了教學過程中的所有工作審查、評估；教學任務的編輯與完成狀況；專業與學科的設定、實驗室材料；教材征訂與老師教材的編排，招生錄取、學籍管理、各種賽事、得獎狀況、畢業生相應材料等。2.多樣性。多樣性指的是高校教學檔案的類別較多。由于高校教育教學的改革，使高校學科類別設置持續增加，各個學科相互間的界限愈發模糊，學科中的門類也逐漸細化，所有學科的融合性持續提高。這些在某種程度上決定了高校教學檔案的多樣化，也使檔案的總量明顯增多。3.時間性。時間性指的是教學檔案存在相應的時間順序。教學檔案在總體教學實踐中按照時間順序及教學活動進行材料組建，可以有效展現教學活動中的過程性與階段性。
二、高校教學檔案管理模式面臨的挑戰
1.管理人員意識及水平無法適應教學檔案的管理所需。高校教學檔案作為高校教學活動主要環節與組織方式之一，依舊會對其在理解及認識方面具有誤區及不足，教學檔案管理人員在專業素養及能力方面需要提升。首先，有些教學檔案管理人員對教學檔案的地位缺乏充分的認識，也不明確教學檔案的功能及意義，僅將教學檔案視為教學材料的收集地，只是簡單地呈現教學過程，在管理及處置時也較為隨便，甚至在教學活動剛剛結束后，教學檔案就被遺棄。其次，高校檔案管理人員大多數為一線教師或行政人員，欠缺專業的管理檔案及管理教學的能力，無法確保教學檔案管理的實際效果。同時還有些人為兼職管理人員，并不能在時間和心理上符合教學檔案管理要求。2.運行機制未順應以人為本的觀念。有些高校在教學檔案管理的實際運行機制方面將辦公室管理擺在主位，具有鮮明的機關化、行政化傾向，無法很好地體現以人為本的管理服務理念。雖然大力倡導科學發展觀，深入實施群眾路線實踐教育活動，高校也在教學檔案管理人員及管理部門中逐步樹立以人為本的理念，開始在教學檔案中不只注重采集信息與信息歸檔，還更加注重服務于師生，服務于教學活動及培養人才等環節?？墒窃趶慕虒W檔案的管理實踐方面來講，依舊存在僅注重收集材料，而不注重材料升華的現象；僅注重管理材料，而不注重發揮其服務能力的現象；僅注重管理，而不注重發揮師生員工積極性的現象。從整體來看，學校教學檔案管理工作機制依然無法真正順應新時期新理念的標準。3.在管理現狀、科學管理、依法治校方面尚有差距。雖然大多數高校具有教學檔案管理的相應規定，有利于高校教學管理品質及辦學規范程度的提升，發揮著重要的作用?？墒窃诮虒W檔案管理制度實施中，各高校并不均衡，有些高校較為科學并規范化的管理教學檔案，體現出教學核心地位?？墒怯行└咝Ｊ軅鹘y理念所束縛，并且在體制方面不夠完善，因此在教學檔案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落實不明確、制度不規范、檢查不改正的現象，隨意收集或修改教學檔案，教學檔案應有的作用及地位并未得到有效的體現及肯定。有些現象與我國高等教育科學化、規范化、法治化進程存在一些距離，從某一層面而言，對我國高等教育的長期發展以及依法治理理念的執行尤為不利。
三、高校教學檔案管理模式的現狀及問題
1.教學檔案管理體制不夠完善。長期以來許多高校并未在提升教學品質上吝惜投入財力、物力及人力，可是往往卻對收集整理、研發運用教學檔案過于忽視，令教學檔案管理出現滯后的現象。這不但對高校檔案管理工作的開展不利，也對教學質量及教學管理質量的提升有所影響。有些高校雖然具備教學檔案管理章程，但卻存在許多問題。2.教學檔案管理部門工作職責模糊。教學檔案在管理方面具有較強的分散性，工作量較大，教學檔案涵蓋院校的不同部門及不同院系。職能部門、人事處、教務處、財務處、學生處等部門均直接擔負或間接擔負管理教學的工作，都會建立教學檔案。由于高校各個部門之間欠缺良好的溝通，各自執行教學檔案的管理，雖然有些院校具備檔案館，但也未在工作職責中包括所有內容，因此，具有管理教學檔案職責模糊的問題。3.管理人員欠缺專業性。以當前的狀況而言，因為強化高校檔案管理工起步行相對較晚，很多學校領導教學檔案管理意識較為淡漠，并未充分認識到教學檔案管理的重要作用，在管理體制上并不完善，人員配置也不夠專業。大多數學校并未配備專業的教學檔案管理人員，身兼數職的工作人員普遍存在，大部分均未接受過專業檔案管理工作的培訓，對檔案管理業務及要求并不熟悉，令教學檔案管理工作空有標準，實則并未嚴格執行，成為紙上談兵。4.并未真正發揮教學檔案的應用價值。教學檔案的應用價值既表現在教學評估工作中，將教學檔案資料當作主要評估資料，權衡高校教學能力，體現高校教學品質。還需在平時的教學管理當中，通過查找教學檔案，運用教學檔案深化教學內容，和教學方式改革?？墒莻鹘y教學檔案管理方式較為落后，主要進行手工操作，將紙張案卷作為載體進行采集、歸類和搜索。教學檔案收集不完整、不及時、不規范，都會降低教學檔案的水準，較難真正發揮教學檔案的應用價值。
四、構建高校教學檔案管理新模式
1.完善制度，確保教學檔案管理有理有據。做好制度建設工作尤為關鍵，完善良好的檔案管理制度成為檔案管理工作的有效保障。需確保教學檔案的完整系統，以頂層設計入手，通過有效的方法，以檔案的內容、目錄、不同級別需存檔的內容，甚至采集整理流程，不同檔案的采集方法、歸檔時間、存檔時限等不同內容著手，規定相應的教學檔案管理體制，劃分至所有檔案管理的所有環節當中，力爭所有工作均能夠有據可依。并且需創建相應的借閱、移交管理制度，將管理程序規范化，將工作人員職責進一步明確。保障所有教學檔案的完整性。2.分級管理，明確權責。當前高校執行的三級管理模式既有有利的一面，也有不利的一面?？墒且肓钜磺薪虒W檔案歸類至一個地方管理，在當前的環境中，并不能執行。因此如何令所有層次均各擅其職，最大程度展現出當前管理模式的優勢，需要具備明確權責的頂層規劃。依照所有級別的利弊，對所有級別需掌管的內容、范疇、職責、權利進行劃分，如此則能夠各取所需。3.提升教學檔案管理信息化。在科學技術的發展當中，運用計算機已經變成十分普遍的現象。創建數字化、信息化、網絡化的氛圍，將紙質檔案為輔的全新檔案管理模式，已經變成必然的趨勢。因此，身為學校，應當持續壯大資金、設施、管理人員等方面的投入，極力支持檔案管理建設。并且檔案管理的工作人員應當持續提升業務能力，掌握更多的計算機專業知識，快速順應當前的形式，積極融入到教學檔案管理的改革當中，較好的完成檔案管理工作，以此加快并提升學校檔案管理工作的總體能力。
1.院系教學檔案管理存在的問題
1.1 檔案材料不齊全。普通高校系級檔案管理工作起步較晚，制度不建全，對教學檔案管理的意識較為薄弱，對這項工作的重要性還沒有一個完整的認識。相當一部分教學檔案材料沒有及時收集整理，從而導致教學檔案材料不齊全，不完整。如每學期都有青年教師培養部署，卻沒有具體實施過程中的文字記載，沒有培養計劃和總結。為了迎接教育評估，補充檔案材料的缺口，需要花費很多物力、財力和人力來進行，這不僅造成了巨大的浪費，并且在很大程度上影響了正常教學工作的秩序，同時也影響了檔案材料的真實性。
1.2 檔案材料不規范。系級教學檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少歸類統計：如實驗室向學生開放統計；學生使用教材使用率及優秀教材統計等。有部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆鉛筆或復印件代替，紙張大小不一，長短不齊。有些教學檔案記錄"有頭無尾，有終無始"，如重點課程建設，有審報表，缺少上級主管部門的正式批復或具體實施過程中形成的材料。
隨著高等教育改革的深入和以計算機、網絡技術為代表的現代信息技術的迅猛發展，對高校院系級教學檔案工作提出了更高的要求，探討在信息化環境下如何充分發揮教學檔案信息資源為教學工作服務的作用，主動適應21世紀高等教育改革發展的需要，已成為當前高校院系級教學檔案管理工作面臨的重要課題。
2.高校院系級教學檔案信息化管理對策
2.1 教學檔案信息化的含義和內容。教學檔案信息化是指根據信息利用規律實現其利用價值，在院系級教學檔案管理工作中全面應用現代信息技術，對教學檔案資源進行有效的管理并提供后續服務。信息化的主要目的就是促使院系級教學檔案管理模式從傳統的以教學檔案實體保管為重點向利用教學檔案為教學工作服務的方向逐漸過渡和轉換，充分體現高校辦學的最大服務效益。
高校院系級教學檔案信息化主要包括四個方面的內容：教學檔案資源收集信息化，教學檔案資源管理信息化，教學檔案資源利用信息化，教學檔案資源共享信息化。院系級教學檔案信息化將使院系廣泛使用的紙質檔案向磁盤、光盤、網絡等信息化介質轉變，使院系級教學檔案文件的收集、管理和利用方式發生根本性的變化，有利于院系級檔案信息的長期保存和教學檔案資源的開發、利用，必將大大提高院系級檔案管理的質量。
2.2 院系級教學檔案信息化的對策。圍繞做好高校院系級教學檔案信息化工作，結合院系級教學檔案管理的特點和存在的不足，在管理信息化建設過程中，應著重做好以下幾個方面的工作：
2.2.1 做好院系級教學原始信息收集工作。建立健全系級教學檔案管理工作規章制度是教學檔案管理規范化、制度化、科學化的根本保證。為此，各院系應依據《檔案法》、《高校檔案工作規范》等相關檔案管理規范，根據學校的要求，結合本院系的實際情況，制定出適合院系級檔案管理工作的規章制度，統一院系級教學資料分類標準和管理方法，以便于實現院系級教學資料檔案的信息化儲存、檢索和利用。用制度的穩定性、強制性和執行制度的嚴肅性來規范院系級教學檔案工作，使教學檔案建設和教學管理工作有章可循，促進院系級教學檔案管理工作規范化、制度化、科學化。
2.2.2 提高院系級教學檔案資源的利用率。院系級教學檔案這一信息資源的科學管理和開發利用與其管理手段有著密切聯系，既要不斷挖掘傳統管理手段的潛力，更應著眼于強化現代化管理手段，改善檔案管理方法，使教學檔案實現科學、規范管理，提高其利用率更好地為教學這個中心工作服務。借助于信息化管理手段，除了可對院系級教學檔案進行有效管理，實現檢索綜合查詢外，還可嘗試通過信息手段對院系各教學年度的歷史檔案資料進行綜合分析，尋找出教學發展的規律，進而預測教學前景，找出教學發展與努力的方向，實現更加快捷的管理和利用的目的。
高校教學檔案作為教學活動的原始記錄，是反映教學過程的系統而完整的歷史資料，是日后進行教學改革和教研活動的基礎資料，也是日后研究和處理問題的原始憑證。因此，加強教學檔案的管理，建立健全教學檔案，充分開發教學檔案信息，對于推動教學改革，提高教學質量具有十分重要的作用。
近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面呈現出多元化的發展特色。作為高校中心工作的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內容也日趨復雜化和多樣化，也給高校教學檔案管理工作提出了更高的要求。
一、高校教學檔案的內容
1、綜合類
主要包括省、院級有關教學工作的文件材料；學院有關教學、教務工作給上級主管機關的匯報、請示及批復；教學工作的計劃、總結；分院、部、室部門職責、崗位責任制、機構改革材料；教務處召開的教學工作會議文件材料；各級優秀教學成果評獎辦法、獲獎名單；教育、教學研究成果申報與評審材料，教學改革立項、檢查、成果材料；關于教學檢查、評估的文件材料及報告；教學工作簡報等。
2、師資建設類
主要包括教師培養規劃；教師培養年度計劃；崗前培訓情況；師資情況統計表；教師獎勵情況統計表；教師講課比賽管理辦法；教師講課評分標準；講課比賽評分標準；歷屆講課比賽文件；教師參加學術會議、培訓工作記錄等。
3、課程建設、專業建設類
主要包括優秀課（院、省、國家級）、精品課建設；有關專業設置、調整專業名稱及學制的報告及批復；新增專業申報材料及上級批復；專業建設相關材料；有關專業評估辦法、自評報告、評估結論；各專業培養方案、教學大綱；學校歷次制、修訂培養方案的有關規定；各級優秀課程有關文件材料（申報、評審、認定）；學校關于課程建設規劃及有關材料等。
4、學籍管理類
主要包括各單項學科競賽條例、辦法及參賽獲獎者名單；課程成績登記表；學生成績總表等。
5、教學管理類
主要包括教學實習、實訓、實驗、課程設計、社會實踐等的大綱、計劃、總結及指導書等相關材料（實習報告、課程設計說明書、圖紙）；培養方案、教學大綱教學；管理規章制度匯編；教學日歷；校歷表；教學任務書、開課目錄、課程表；典型教案、重要備課記錄；教師任課安排；各學期考試安排、考試總結；畢業設計（論文）有關規定；學生畢業論文、畢業設計、工作計劃、總結及相關資料（開題報告、論文、任務書、設計說明書、圖紙（工）、成績評定、成績單等）；教師工作量核算、登記材料；教室、實驗室管理制度文件；教學檢查文件、記錄、總結；有關英語、計算機等級考試的文件及總結；有關建立試題庫的材料；校內、校外實習基地建設、協議；試卷等。
6、學位管理類
主要包括上級有關學位工作文件材料；本院學位評定條例、辦法、工作總結；學位委員會會議記錄、決定；學位委員會授予學位底冊等。
7、教材類
主要包括省、院級關于教材建設方面的有關規定；編寫教材計劃；各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材，教學指導書、習題集的情況；獲國家級、省部級優秀教材目錄及報批材料等。
二、高校教學檔案管理中存在的問題
1、教學檔案管理制度不夠健全
近年來，隨著《普通高校檔案管理工作辦法》的出臺，各高校在檔案法規制度建設上取得了很大的進步。但是從目前各高校檔案管理現狀來看，仍然存在著很多管理制度不健全、不完善的問題。具體表現為：（1）教學工作的文件及其管理，檔案及其管理各自為政，缺乏有效的、統一的監督指導和協調合作，出現了文件的形成及其歸檔的脫節；學校每學期的教學工作會議沒有進行規范的會議紀要；教研室有青年教師培養部署，卻沒有培養規劃和總結；（2）各職能部門檔案記錄不一致、不精確。
例如學生考試或紀律違紀、學生參加黨課取得證書、學生參加社會實踐活動取得效果、學生轉學、轉專業、休退學等變動情況的記載存在著各部門之間記錄不一致、不及時的現象；（3）從檔案建立上來看，有些高校沒有建立規范的部門歸檔、立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集及歸檔工作，每到年底要求歸檔立卷時，才臨時安排非專職人員搞突擊應付。
2、教學檔案管理人員素質普遍不高
目前，各高校檔案管理員，尤其是各分院及部門的檔案管理員素質普遍不高，對檔案工作重視不夠，檔案管理意識淡薄，具體表現有：檔案部門常是一些老同志，很多都是沒有受過正規的檔案專業學習，半路出家，對業務工作不熟悉，總是邊學邊干；一些檔案管理員學歷低下，文化程度不高，很多分院及部門竟然用工人編制人員管理檔案，缺乏專業的檔案管理知識，對歸檔文件及其價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的不嚴肅性、隨意性；還有些分院的檔案工作是由各院的任課老師兼任，沒有設立專門的檔案管理人員。這些兼職教師由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，根本沒有多余的時間和精力去學習檔案專業知識，也沒有機會接受專門的檔案管理業務及培訓，無法實現教學檔案的優化管理，更談不上工作熱情。
3、檔案信息內容開發不足，檔案的管理效率不高
當前，許多高校存在信息內容開發不足的問題。各分院之間教學檔案的管理相互封閉，各自為政，無法互相借鑒與交流。盡管有很多高等院校加大了教學檔案管理的力度，但是仍然有些問題很突出，二十一世紀是一個現代化、信息化、網絡化的時代，這就對我們檔案的管理工作提出了新的要求與挑戰。
三、高校教學檔案管理的對策
1、規范和完善高校教學檔案管理制度
高校不僅要制定、完善教學檔案管理制度，還要明確高校教學檔案管理人員的職責范圍，使高校教學檔案管理人員有強烈的責任心，更好地調動其工作積極性。工作制度的建立要由學院分管的院長負責組織，由學院檔案辦公室負責擬定，以便更好地體現檔案工作的科學性與專業性。通過其制度的執行，規范高校教學檔案具體工作行為，使高校教學檔案管理工作真正步入制度化、軌道化、正規化。
2、提高檔案管理人員的素質
高等院校是高學歷人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少數教學檔案管理人員中出現了學歷低、專業水平差的問題，這就給高校檔案管理工作造成一定的阻礙。所以，提高高校教學檔案管理人員的素質就顯得尤為重要。而要提高高校教學檔案管理人員的素質，就要提高高校教學檔案管理人員的思想素質。這里所說的思想素質不光是指其政治立場要堅定，還必須要求其對本職工作有認真負責的態度。高校教學檔案不得隨意去改動，例如學生各科、各學年考試成績；學院對在職教師教學工作考核的結果等。作為高校教學檔案管理人員，不但要有較強的責任心和事業心，更要有愛崗敬業、對工作無私奉獻的大無畏精神。其次，高校教學檔案管理人員還要具備相應的專業素質。對于高校教學檔案管理人員大部分都是半路出家、專業素質比較弱的問題，各分院應當做好其再教育的工作，例如通過各種進修、脫產或非脫產上研究生班，當然也可以通過自身學習來不斷提升自己的專業水平和素質，以便能更快地適應高校教學檔案管理的要求。
3、提高高校教學檔案管理水準，建立多功能型綜合檔案館
隨著現代科技的前進和發展，構建多元的檔案資源管理框架，建設全民化檔案館將會是以后綜合檔案館的發展趨勢。復合型檔案館是傳統檔案館發展的延伸與繼續，是傳統型檔案館在信息技術條件下，與其發展的數字化檔案館融合而成的一個有機的統一體。復合型檔案館模式融合傳統型檔案館與數字化檔案館于一體，是檔案館的必然趨勢與選擇。但是，目前我國高校的教學檔案管理工作，從歸檔立卷方面，存在著很多檔案難以及時接收歸檔的情況。檔案資料如果不能夠歸檔及時，信息能力不強，就會在很大程度上削弱檔案館的作用。而復合型檔案館的建立，則是使現有的綜合檔案館強化更有效的途徑。綜合檔案館的強化會使其功能強化，能夠進行統一管理、避免重復的目的，符合構建節約型社會的理念。建立復合型檔案館，不僅能夠將高校教學檔案作為重點進行歸檔，還應該將其它各種與教學檔案有關的檔案進行一體化管理，使檔案之間形成一個體系，提高高校教學檔案的管理水準與效率。所以，高校各級檔案管理部門要加強管理方法與制度的創新，建立一個以現代化、網絡化、信息化為主體，以紙質檔案為輔的新型檔案管理模式。
總之，教學檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高等教育改革的深入和以計算機、網絡技術為代表的現代信息技術的迅猛發展。對高校院系級教學檔案工作提出了更高的要求，教學管理人員應適應時代需求。提高自身素質，掌握最新管理手段，使教務工作切實為高校教育提供高質量服務，使教學檔案在高等教育發展中起到積極的作用。
參考文獻
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）04-0215-02
高校教學檔案，是反映學校教學工作的重要環節，是教學檢查和教學評估的基礎工作，是考查教師教學質量和教師評優的主要依據。因此，對教學檔案加強管理，對各項制度建設，對檔案資源開發利用，促進教學工作改進與提高，具有十分重要的意義。
一、教學檔案管理存在的問題
1.教學檔案收集不完整、不齊全。教學檔案是在教學活動中直接形成的有價值的文件材料，反映了學校教學活動的全過程和真實面貌。教學檔案收集能否完整、齊全，是做好檔案工作的基礎?，F在有些院校檔案收集不符合規定標準，特別是二級學院教學檔案工作規范程度低，層次歸檔機制不明，師生員工的檔案意思也不強，有些檔案散存在部門和個人手中，沒能定期及時整理歸檔，檔案材料不歸、漏歸現象時有發生，使歸檔材料不完整，不齊全。因此工作人員必須樹立正確檔案管理意識，完善檔案各項規章制度，定期對兼職檔案員進行業務培訓，提高他們的檔案意識及檔案專業管理業務，使他們盡快掌握業務技能和方法，加強檔案收集、整理、歸檔工作，切實做到檔案完整齊全入館。同時對分散檔案集中起來，統一管理，兼職檔案員的歸檔工作與年終考核掛鉤，增強工作責任感和歸檔工作的積極性，使教學檔案在數量和質量兩方面保持平衡，豐富館藏結構，以便檔案的管理和更好的利用。
2.檔案歸檔制度不夠完善。近年來，高校檔案管理主要依據《高校檔案管理工作辦法》的同時，各二級分院還制訂了相應的各項歸檔制度，但從目前歸檔的情況看還存在一定的不足，還有待進一步完善和提高。主要表現為：①收集材料不齊全，沒有制度約束。如：有些文件只有請求，批復沒有及時歸檔；二級學院自編教材有的還存放在個別教師手中；有的歸檔材料原始件沒能歸檔，只把復印件歸檔等，這些現象的主要原因就是歸檔制度不完善，沒有相應的制度制約。②兼職檔案員調動頻繁，歸檔材料不系統。③有些學籍檔案存檔材料不一致。如：學生轉學、轉專業材料，沒能及時辦理和歸檔，學生查閱時出現不一致現象，導致學生畢業時不能及時拿到畢業證。
3.專兼職檔案員綜合素質有待提高。目前，由于檔案信息化進程不斷提高，檔案人員的自身能力已經適應不了工作需要。因此，要提高檔案工作人員的綜合素質至關重要。首先，檔案工作人員應具備良好職業道德，要有愛崗敬業精神，對工作認真負責，全心全意服務于檔案工作，要有良好的奉獻意識，提高檔案工作質量和效率，杜絕違反規定的事情發生。如：出國留學學生要求改動成績單；讀研學生免修課程等。其次，檔案工作人員還應具有良好的專業素質。檔案專業人員應熟練掌握檔案專業知識，掌握檔案管理技能，通過學習檔案專業知識，提高檔案工作能力和檔案管理水平，通過繼續教育專業學習，掌握檔案管理學基礎知識，提高檔案工作人員的業務素質，適應檔案工作發展。
二、今后檔案管理工作的對策
1.加強檔案人員的業務培訓，提高檔案工作管理水平。檔案工作人員要認真貫徹執行黨和國家有關文書檔案工作的方針、政策、法律、法規，認真貫徹執行《檔案法》，增強檔案意識和檔案法治觀念。掌握檔案工作流程，熟悉檔案整理、裝訂、分類等專業知識，由于檔案管理工作專業性較強，教學管理信息又復雜多樣，檔案人員需要具有較強的業務能力和管理技能。因此，提高檔案工作人員業務素質，就要有針對性的培訓計劃。如定期組織經驗交流會、業余講座、培訓班等，不斷提高自身工作水平和工作能力。
2.強化檔案服務意識，變被動服務為主動服務。切實轉變傳統的檔案工作觀念，是檔案工作為經濟建設做好服務的前提。積極主動提供服務是檔案專業人員的品質、能力和條件，是完成管理工作任務的保障，而優質服務是工作宗旨。做好檔案的服務工作，就是要樹立超前服務意識，充分發揮主觀能動性，變被動服務為主動服務。也就是檔案部門在提供利用工作中，根據實際工作的需要，而將檔案信息及時地、主動地提供給需要的利用者，同時還應根據館藏檔案積極編研各種檢索工具。如：歷年學生名冊、畢業驗印、畢業證學位證編號等，及時準確的為利用者服務，主動服務的方式是多種多樣的，我們只要立足本職，肯于鉆研業務，多動腦筋，一定能將“死”檔案變成“活”信息。因此，高校檔案館工作人員必須增強服務意識，提高服務質量，積極主動為利用者提供信息資源，掌握社會對檔案需求和動態，搞好預測，有針對性地搞好檔案的服務工作。
3.做好高校檔案管理工作，實現檔案信息的網絡化。目前，高校檔案日常管理工作，實行文檔一體化管理，實行檔案管理系統與校園網絡相結合，實現檔案信息資源共享，提高檔案查閱利用的工作效率，為了發揮高校檔案信息平臺作用，在檔案信息安全有保障的前提下，各有關部門將檔案查詢工作在網上進行。如：學生成績單、調整專業名單、學生轉學等，有關部門在校園網上可以查詢，這樣就不再局限于在檔案館查詢紙質檔案，對更好保護好紙質檔案發揮了一定的作用。我們學校2010年各有關部門實行在校園網上立卷歸檔工作，從我們學校去年的歸檔工作看，效果還是比較好的，同時我們還進行了兼職檔案員檔案軟件培訓工作，增強了他們的事業心和責任感，經過一年多的努力，提升了檔案館在學校的地位和知名度，滿足了各部門對檔案需求，贏得了各部門對檔案工作的支持。
總之：高校教學檔案是廣大師生員工在教學實踐活動中積累總結的結晶，在學校評估、教學改革中起到了一定的推動作用，特別是在教育改革不斷深化的今天，我們更應該加強教學檔案的科學化管理，樹立正確的教學檔案的管理理念，建立完善管理制度，同時還要檔案人員樹立與時俱進的思想，不斷的學習和研究探索提高管理工作的效率，優化檔案管理方法及模式，做好檔案信息資源開發利用工作，提升教學檔案的利用與開發價值，推動學校發展進程，為學校的發展和改革服務。
參考文獻：
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美術類專業作為藝術類學科，教學環節中包含大量的技能訓練等實踐性教學環節，由此產生的教學檔案相比于其他學科其教學活動具有突出的專業特色。首先，美術類教學檔案具有載體和形式上的多樣性。美術類專業人才培養方案中，大量的技法類課程考核是以學生作品為考核主要依據的，包括繪畫、現代設計、傳統工藝、書法、雕塑、篆刻等門類。而這些作品不同于規格統一的試卷，依課程不同而各具特點。學生考試和作業檔案載體廣泛,形體多樣,與其他院系檔案有很大差別。其次，美術類專業的教學環節的特殊性決定了該專業教學檔案的獨特性。相比其他專業，美術類教學不僅有各類專業性的技法類課程，還有采風、寫生等外出實踐類課程和畢業創作等成果展示類課程。這些課程的不同特性決定了美術類專業對應的教學檔案管理具有更強的專業性和獨特性。此外，由于大量繪畫類實物作品的歸檔，對相關檔案管理帶來了技術性要求，如色料的氧化性和紙張的吸濕特性等因素，這些因素更增加了檔案管理的專業性和難度。
二、美術類教學檔案管理中存在的問題
(一)建檔與管理意識淡薄使教學與檔案管理脫節
作為教學主體之一，長期以來，很多美術和藝術設計專業課教師往往把工作重點放在教學環節，對教學檔案管理的重要性認識程度不足，導致教學環節和教學檔案管理脫節。在日常教學及科研過程中大量有價值的教學過程和教學成果因為教師缺少有意識的保留與整理，造成相關檔案材料的遺失與散落。此外，教學檔案來源分散，除上級業務部門和本校下發的各種文件、二級學院的內部文件外，還有大量文件材料散存于一線教師。這也會導致相關教學檔案無法歸檔，對教學檔案管理工作造成負面影響。
(二)缺乏體現學科專業性的檔案管理規范與制度
由于檔案管理人員缺少對美術學科教學和科研特點的了解，缺乏能體現美術專業特色的檔案信息收集與管理的規范，檔案在管理過程中無論是收集還是分類都沒有一個能體現學科特色的機制進行指導和約束，一方面導致部分體現學科特色的檔案收集不全，如一些具有較高學術價值的美術檔案材料未能及時歸檔，導致教學資源不完整，影響檔案的利用。另一方面也會導致即便檔案收集上來了，但是沒有得良好的分類管理。檔案管理的粗放化，這些都是制約美術專業教學檔案管理的負面因素。
(三)檔案管理偏重于實物化導致信息化管理技術落后
部分美術類院系教學檔案收錄方式更注重于實物材料的收集。教學檔案管理手段還是以實體檔案為主，電子檔案管理系統的應用較少、信息化建設水平不高。由于美術學科作品門類繁復，設計各種平面和立體作品需要占用大量空間，同時由于專業特點，作品材料、尺寸大小不一，難以規范，造成實物檔案收集、分類和保管的困難。盡管隨著數字化的普及，美術院系對于檔案管理都進行了相關的數字化改革，但仍然有相當多的美術院系檔案管理處于滯后狀態，缺乏科學的檔案信息收集、整理、歸類體系。造成難以對相關檔案分類和查閱，影響到相關信息資源的有效開發與利用。
三、美術類專業教學檔案管理對策
(一)強化檔案工作意識并完善教學檔案管理體系
高校美術院系教學檔案管理涉及日常教學和教學管理的方方面面，完善的教學檔案管理工作離不開院系全體教師和管理人員的配合。因此，強化全員檔案管理意識，有必要提高大家對教學檔案管理工作的重要性認識，建立全員參與的教學檔案管理體系。從而形成良好的教學檔案管理意識和環境，這是提高美術類院系教學檔案管理水平的前提。此外，還應結合美術類院系學科教學特點，建立統一領導、分級管理、專業特色突出且符合院校實際的校、院二級教學檔案管理體系。此外，學校檔案管理部門在驗收各院系移交的教學檔案，做好校級教學檔案的整理、分類和保管的同時，應對院系檔案管理工作定期進行專業指導和業務督查，指導和協助院系做好院系級別教學檔案管理工作。明確崗位職責，理順層級關系，形成職責分明、條理明晰的檔案管理工作體系。
(二)加強檔案管理隊伍建設從而提高檔案管理人員的業務素質
美術院系的教學檔案管理任務繁雜瑣碎且管理難度較大，而現實中相當一部分院系往往是院系的辦公室、教學秘書等人兼職檔案管理人員。這些人員一方面給要完成自身崗位工作，又要兼顧檔案管理工作，從精力和專業性方面都難以勝任教學檔案管理工作。這就需要院系應當加強教學檔案管理隊伍建設，教學檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上取決于管理人員的專業素質。作為美術類院系教學檔案人員，應當既熟悉美術學學科教學特點、又懂檔案業務，同時還要掌握計算機技術的專業人才，在此基礎上，教學檔案管理工作人員不斷加強檔案管理專業業務學習，深化對教育部本科教學水平評估指標體系的認識和理解，結合美術院系教學和檔案管理特點，在實踐中不斷探索、完善教學檔案管理工作的發展規律,不斷提升教學檔案管理理念。
中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）04（a）-0209-01
1 對教學檔案的認識
（1）教學檔案是高校檔案的重要組成部分，是高等學校在組織教學活動和教學管理過程中形成的、對日后教學工作具有參考利用價值的、需要歸檔保存和開發利用的一切文件、資料、圖表、聲像、數據等信息資源的總合。它是學校教學活動的原始記錄和歷史憑證，是學校發展的縮影，也是學校組織開展各項教學活動的重要基礎和詳實的參考，是用之不竭的寶貴資源和歷史財富。
（2）教學檔案在教學管理和學院發展實際作用：①它是衡量教學水平高低、教學質量好壞的曲線圖。通過對教師的講稿、教案、CAI課件、課堂記錄、學生考卷、考試成績等反映了教師的講課水平、整體素質、教學質量；通過學生實習、實踐能力考評、學生考取國家資格比例、畢業生跟蹤調查反饋報告，反映學校整體教學質量的評價；通過專業設置、教學計劃、課程安排、實用教材反映學校的整體教學思路，和對國家教育整體規劃的執行情況。為了適應社會需要，國家對高職院校的教學方向不斷改革，教學內容不斷調整，教學活動中誕生的各種規章制度又是教學管理水平的標志。②它還為國家對高校辦學水平評估提供最基礎資料。國家對各高校的全面評估，最重要的是教學質量的關注，教學檔案資料就成了必備內容，專家正是通過對評估單位提供的大量的教學檔案進行系統的分析、對其做出合理評定，給國家對高校的監管提供可靠的依據。
2 教學檔案收集整理中存在的問題
2.1 檔案意識薄弱，領導重視不夠
教學檔案對歷史是記載，對現在是借鑒參考，所以在高校以教學為主的大背景下，很難進入前臺被人們所關注。經費不足，設施不全，人員配備不合理是普遍現象，對檔案員不重視培訓，對檔案室不重視監察，該升級進館的不及時升級，造成寶貴的教學檔案的浪費。
2.2 規范化管理不到位使得收集整理困難
由于教學規模的擴大，專業面越來越廣，檔案形成涉及的范圍也越來越大。許多材料分散在各系中，一般人們把教學作為重點，對檔案意識淡化，而且系里一般不配備兼職檔案員，只有教務管理處才有，且工作量大，再加之檔案收集范圍內容不細化，讓人理解不透也勢必造成有價值的教學檔案的丟失或漏收，影響收集的質量。整理困難：教學檔案本應由檔案形成部門按文件材料形成規律和特點，保持文件間的有機聯系，便于保管和利用的原則進行整理，即誰形成誰立卷，然后交由檔案管理部門監查驗收、上架。但在實際工作中，兼職檔案員都身兼數職，加之有些教師不配合，在造成材料零亂、不完整、不連續的基礎上，要求其按檔案標準化整理，勢必積極性不高和整理質量難以符合標準，檔案部門還得進行二次整理，造成人力物力的巨大浪費。
3 加強教學檔案管理的改進措施
3.1 加強領導，強化意識
人們普遍認為只有檔案管理人員才需要提高檔案意識，增強檔案法制觀念，其實，我們每個社會人（包括領導、教師、學生）都是檔案形成的主體，每個人都需要了解檔案知識，了解檔案的相關法律常識。比如與教師相關的科研材料、教案、課件等，都應按相關制度存檔。
3.2 范圍明確，方法得當，內容具體
由于與形成檔案有關的所有人，都不可能達到專業檔案人員應達到的專業水平，對收集檔案材料的認識也不一致，對應歸檔的文件很可能理解為不需要而放棄收集，所以，我們只有把歸檔范圍盡可能細化到具體材料或文件，落實到人員頭上，再由兼職或專職人員進行全面管理從而避免文件的丟失。其實現在大部分工作都在計算機上完成，如果在形成定稿后步驟化的將其通過電子郵箱直接發送到檔案管理部門進行保存更是可取之法。以下是教學檔案收集的具體內容：
（1）綜合類：主要有上級主管部門下達的有關文件、學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作記錄、簡報等；學院制定的教學制度、規定、辦法、條例及教學工作的文件、教改項目的立項報告、教學工作的數據統計、分析資料、每學期評教、評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
（2）教學管理類：教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料、教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建議規劃、實施情況、教師進修培訓材料、學籍管理材料、學籍變更材料、課程安排表、學年校歷。
（3）教學業務類：重點課程、精辟課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料；培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關材料；教材建設、教材自編或主編及使用教材的目錄、教師制作的CIA課件等材料；優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本，青年教師教學比武材料、教學實習的有關材料、各種考試試卷與試卷分析材料，學生畢業論文及評審意見、學生在校期間發表的論文和獲獎有關材料；教研相關資料、教師業務檔案、教學儀器設備材料。
（4）教學研究與教學改革類：系教學工作特色相關材料、教學管理干部及教師發表的教學研究論文目錄及論文復印件（按年度匯總）、開展教育思想學習與討論的有關材料（文件論文集、報告會記要）、各級教改項目總表及附件（含申報、任務書、結項報告、鑒定表、成果）、教學內容、方法和手段改革及考試內容等相關材料。
3.3 健全制度，規范管理
依照《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案管理規范》等法律法規，制定符合本校實際，利于教學管理的切實可行的各項教學檔案管理制度，對管理人實行一系列的考核制度與辦法，大力加強教學檔案的管理體制，從而進行規范化管理。
3.4 開發資源，提高利用
不論教學檔案收集的多完整、整理的多科學、管理的多先進，沒有利用的檔案就是死檔，就是對前期工作的否定，就是對人力物力的極大浪費。檔案的利用是體現其價值的最終目的，要充分利用現有技術手段及設備，將優秀教師的風采、事跡、成果，典型的教案、課件、模型，科研內容、圖片，先進的教學技術和先進的教學設備等信息通過網絡、多媒體、大型展覽等進行宣傳，最大化的開發利用檔案資源。加強與教學管理部門的有機聯系，讓教學管理者及時了解掌握教學檔案的動態，及時進行教學資源的整和與共享，借鑒歷史，把握現在，不斷調整和改進教學管理思路，最終達到提高教學水平和教學質量的目的。
總之，教學檔案管理是一項復雜艱巨的工程，也是高校檔案工作的重中之重。我們要珍惜教學檔案這一寶貴歷史資源，從領導到每一位教師都要樹立檔案意識，樹立檔案的法制觀念，注意身邊檔案資料的收集與整理，讓教學檔案最大化的發揮其作用。
一、新形勢下高校教學檔案管理呈現的新特點
隨著高等教育體制改革的迅速發展與辦學規模的逐步擴大，高校管理機制和范圍都發生了根本性的變化，文件資料的產生與日俱增，高校教學檔案管理面臨著新形勢，產生了一些新特點。
1.教學檔案管理的開放性更強
隨著信息技術的飛速發展，互聯網技術越來越成熟，國家之間、組織之間、個人之間的交流將更加方便，非涉密檔案的封閉性被打破，最終成為公眾資源。
2.教學檔案管理趨向虛擬化
信息化條件下，高校教學管理的虛擬化主要表現為教學管理主體和管理客體的虛擬化、教學管理環境的虛擬化和教學資源的虛擬化。
3.教學檔案管理的交互性更強
信息化條件下校園網的管理平臺的交互性更強，從而使高校教學檔案管理主客體之間的交互性更強，交互方式更多，本文由收集整理且主要以非同步交互為主。
4.教學檔案管理矛盾突出
高校教學檔案管理軟硬件水平與新形勢下教學管理要求間存在的矛盾日益突出。
二、高校教學檔案管理發展的障礙性分析
教學檔案是在高校的教學活動中形成的，它反映了教學研究、教學實踐、教學管理的全過程，是高校教學管理工作的重要組成部分。收好、管好、用好教學檔案，無疑是高校檔案工作的重要內容之一。不可否認，目前不少高等院校在教學檔案管理方面有了進步，但多數高校的教學檔案管理仍存在許多不足之處，如有些文件材料收集不全面、內容填寫有遺漏、書寫不符合要求，等等。同時，高校的教學檔案管理面臨新的形勢，出現新的特點，有些新出現的問題可稱為雪上加霜，嚴重影響了教學檔案管理的質量，主要受以下主客觀因素的制約。
1.主觀制約因素
（1）檔案意識薄弱。一是學生不重視自己的個人檔案，不了解學籍表與自身的關系，不愿意認真填寫自己的個人信息，使得學籍表不能體現學生的真實情況，影響檔案的真實性，也降低了保存價值；二是學校領導缺乏檔案意識，對檔案管理工作不夠重視，沒有在政策上、經費上給予保證，也沒有把教學檔案管理工作作為重點項目來對待，只是疲于應付檢查；三是各部門具體負責檔案管理的工作人員對工作缺乏正確的認識，對檔案不夠重視。
（2）高校教學檔案管理人員存在不穩定性，沒有足夠的專業知識?？紤]到各方面原因，很多高校的教學檔案管理人員并非經過嚴格招聘而來，大多數都沒能接受檔案管理的正規教育，不具備相應的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學院也沒能配備具有專業素質的教學檔案管理人員，基本上都是由教務教學管理人員兼任教學檔案管理一職，且變動非常頻繁，正是因為身兼數職，才給教學檔案管理帶來了更多不利局面。
（3）現代化管理手段落后，不能與時俱進地體現教學檔案的系統性、完整性和科學性。當今社會已經進入信息化管理的時代，教學檔案的管理也必將隨著這一劃時代的歷史進程而發生巨大的變化，走出傳統的思維和工作模式。但大多數高等的檔案信息管理和開發還處于相對滯后的狀態，尤其是教學檔案的管理，不管是管理手段，還是服務方式，都十分陳舊老套，不能與時俱進。
（4）規章制度難以落到實處。目前，高校制定的某些規章制度和工作職責看似很周詳，條條框框很多，但不夠務實。在實際操作過程中，往往會出現職責不清、分工不明的現象，很多工作執行起來很困難，往往難以落到實處。教學檔案管理工作方面也存在同樣的問題，如主管部門對檔案管理工作缺乏常規性的檢查和監督，也沒有相關部門給予經常性、專業性的指導，使得檔案管理工作水平難以得到持久、有效的提高。
2.客觀制約因素
（1）經費投入不足，軟硬件設施落后。由于長期以來對教學檔案管理工作的忽視，缺少對該項工作的經費投入，由此造成檔案管理軟硬件設施很落后。沒有獨立的辦公場所、良好的辦公環境和現代化的信息檢測系統，檢索手段十分原始。器重，一部分完全靠大腦的記憶，一旦忘記，檢索起來很困難；另一部分，則是靠手工制定一個簡單的只有自己知道的檢索目錄來檢索。這些，都使得教學檔案的信息資源優勢得不到充分發揮。
（2）收集的教學檔案系統性不強，材料不規范。高校教學檔案的內部是一個非常復雜的結構。教學管理過程中，由于沒有形成一定的管理規范，缺少制度保障，這一過程中形成的原始材料不齊全，不完整；并且，教學安排統計表格格式混亂，與檔案內容無法對應。
三、加強高校教學檔案管理創新的對策
1.創新管理觀念，強化管理意識，建立教學檔案
創新管理觀念，就是要求檔案人員轉變固有的管理思想觀念，通過各種宣傳手段，加強相關文件和規定的學習，使全體師生員工充分了解教學檔案的內涵，認識到加強教學檔案管理工作的重要性和必要性，認識到教學檔案管理是學校教學管理工作中的一項必不可少的基礎性管理工作；強化管理意識，特別是領導要強化檔案管理領導意識，從學校長遠發展和人才培養的高度，加強對學校檔案工作的領導，把教學檔案管理工作列入重要工作議事日程，在人財物方面予以支持，并積極引導廣大師生重視教學檔案，用好教學檔案，把檔案的保管與收藏轉變成檔案的開發和利用。另外，改革舊的管理模式，加強檔案信息的雙向溝通與交流，實行開放型的科學管理，也可以以此強化檔案管理的意識，確保建立高質量的教學檔案。
2.創新管理制度，健全管理體制，完善管理體系
創新、健全和完善有效的管理制度是做好檔案管理工作的基礎，是搞好教學檔案管理工作的保證。一方面，學校教學檔案管理需要校領導層繼續制定具有前瞻性的管理制度進行規范管理；另一方面，學校教學檔案管理更需要建立健全符合自身特色的制度作保證，主要是在人、財、物的保障上，以及檢查與獎懲制度上，建立行之有效的管理制度。在此基礎上，建立起由分管領導、教學部門負責人、教學部門專職教學秘書等組成的教學檔案管理網絡，明確崗位責任制，實行定期檢查制度，成立校綜合檔案室，負責全校檔案的綜合管理。各院、處室應明確一名兼職檔案員負責本部門檔案的收集整理和移交工作，形成一個以檔案室為中心的強有力的管理網絡體系。
3.創新人才培養，充實管理人員，加強隊伍建設
檔案管理人員的專業素質和技能水平是教學檔案現代化建設的最重要的主觀條件，引進管理人才與加強檔案管理人員的業務培訓，理應成為當前檔案管理的重中之重。首先，高校要引進專業管理人才，爭取安排專人負責教學檔案管理工作，不能安排專人的則要保持兼職管理人員的相對穩定，注重充實管理人員；其次，學校檔案管理工作領導小組應該有計劃、有步驟、有針對性地組織檔案專業性工作人員進行多種形式的教育培訓，促使他們系統學習和掌握檔案業務的知識規律和方法，加強人才的培養。同時，要通過建立和完善有效的培訓機制和考核機制，為檔案管理水平的不斷提高提供人力資源上的有力保證，以保證各級檔案的整體性及系統性；最后，要不斷提高專兼職檔案管理人員的職稱和待遇，努力改善其辦公條件和環境。只有管理人員心安了，業務素質提高了，管理隊伍壯大了，教學檔案管理才能持續健康發展。
4.創新管理設備，改善管理條件，提高管理水平
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
收錄日期：2013年2月27日
本科教育是我國高等教育的主體和基礎。本科教學評估，是我國正在實施中的高等教育質量工程的一個重要環節，是教育行政部門對高等教育進行宏觀管理、促進高校改革與建設、保證高校辦學水平和教學質量的關鍵舉措。從過去幾年高校評估的過程來看，評估專家除了實地了解學校的實際情況之外，一項重要的工作就是系統地檢查學校教學條件、教學狀態和教學效果三個層次共7個一級指標和一個特色項目，19個二級指標，44個主要觀測點，其中的大部分指標都要查閱相關的檔案材料來佐證。通過審閱原始檔案，了解高校的辦學質量，從而做出客觀評價。由此可見，教學評估與高校檔案管理工作之間存在著不可分割的內在聯系。
一、高校檔案在教學評估中的作用
高校檔案是高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校建設與發展的歷史見證，是最可靠的第一手材料，是一所高校的寶貴財富。它是衡量高校教育教學質量，科研學術水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教學評估工作中起著舉足輕重的作用。
二、高校檔案管理工作中存在的問題
1、領導檔案意識淡薄，檔案工作人員水平參差不齊。多數高校領導和教師檔案意識淡薄，只重視教學工作和其他管理工作，輕視檔案工作，致使高校檔案工作地位不高，責任不清，嚴重影響了高校檔案工作的順利開展。目前，許多高校檔案管理人員素質參差不齊，知識結構單一，缺少既有檔案專業知識又懂計算機的復合型人才，其中有的是改行搞檔案工作的，有的是其他工作人員兼職的。由于沒有受過專業知識和技能的培訓，能力較低，在工作中經常出現這樣或那樣的漏洞，嚴重影響了高校檔案的質量。
2、檔案管理制度不健全，體制不完善。由于普通高校檔案管理工作起步較晚，制度不健全，體制不完善，對檔案材料在本科教學評估工作的依據憑證作用沒有足夠認識和重視，以致相當一部分檔案散存于個人手中或者沒有及時收集、整理歸檔，進而導致各職能部門和教學系部檔案不齊全、不完整。
3、檔案材料沒有按規范收集整理。學校各職能部門和教學系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，沒有明確的歸檔范圍和要求，該收集的沒收集，不該收集的倒收集上來了；只注重紅頭文件的收集與整理，而不重視本部門教學管理材料的歸檔；個別重要文件不正規行文，一些文件材料形成過程中還存在著簽字以姓代名，時間只寫月日，不寫年度，有的紅頭文件不蓋章；部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、鉛筆或復印紙代替，紙張大小不一，長短不齊，普遍缺少規范的要求和長久保存檔案的考慮，這不僅直接影響檔案的質量，而且也影響其歷史憑證作用。
三、加強高校檔案管理的具體措施
1、加強領導，增強檔案意識是關鍵。領導首先應從高校檔案在教學評估中的依據憑證作用角度來做全院師生的思想工作，克服人們對檔案管理工作的偏見及錯誤理解，提高人們對檔案工作重要性的認識，讓學院更多的領導和系部處室業務人員了解檔案，重視檔案，支持檔案工作，充分調動全院師生員工積累檔案、保護檔案的積極性和自覺性，增強師生員工的檔案意識；其次，必須明確學校主管領導是檔案管理一級責任人，各職能部門和系部負責人是二級責任人；職能部門辦公室主任和系部教學秘書是一級執行人，各科室及教研室主任是二級執行人，把高校檔案的管理和建設納入各級領導目標責任管理之中。
2、實行“三納入”、“四同步”，建立健全檔案管理制度。為保證高校檔案的完整齊全，必須制定相應的規章制度。根據《高等學校檔案工作規范》要求，各級各類高校應實行“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學校整體規劃，列入領導議事日程；納入教學、科研工作計劃和規章制度；把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項工作程序，列入有關部門和人員的職責范圍；要求布置（如教學任務）、檢查（如教學工作）、總結（如教學質量、優秀教學成果、畢業論文）、驗收（如科研成果、教材）各項工作與布置、檢查、總結、驗收檔案工作同步。
3、明確高校檔案分類標準和歸檔范圍，實行規范管理。根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案實體分類與學校檔案工作規范》的要求，以高校全部檔案實體為分類對象，參照學校工作職能，對照評估檢查的各項指標，筆者認為高校檔案一般劃分為黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、產品生產、出版、外事、財會、聲像共十一大類。由于目前高校規模大小不一，教學工作中產生的文件材料數量各異，因此分類要從實際出發，不一定嚴格按照上述十一大類細分；規模較小，檔案數量較少的高校，也可以只分為黨群、行政綜合、業務管理三大類，只要基本滿足部門檔案的系統有序就行。各高校教學院（系）的檔案是高校檔案的主體，是衡量基層教學單位教學質量、教學管理水平的重要標志之一，是本科教學評估的重要依據。
4、加速檔案管理現代化建設。目前，高校檔案管理，仍以手工管理為主，與學校其他領域比較，管理手段落后，無法適應高?？焖侔l展中急劇增長的檔案信息的存儲需要，無法滿足學校各方面工作，特別是高校本科教學評估工作方便快捷地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求，在高校檔案工作中快速推進現代化管理已勢在必行。學校應在教學事業經費中撥出專款用于檔案管理的信息化建設，積極應用現代化的管理手段，盡快實現高校檔案管理網絡化、數字化。同時，要根據上級主管部門的不同要求，創造性地開展檔案管理工作。
傳統的教學檔案主要以紙質文檔為主要形式得以保存，這種保存形式不利于遠距離的傳閱，并且容易在傳閱途中遺失或破損，這就大大降低了教學檔案的利用效率。而電子教學檔案可以十分便利地交流與共享，單單傳閱這一項就可以節省很多運輸成本，大大提高了經濟效率。此外，電子教學檔案還大大節省了工作人員對檔案進行歸類、排序、搜索等工作量度，在現在信息技術的輔助下，簡單的文字搜索就可以找到自己想要的相關資料。
（二）存儲更加便利
傳統的紙質教學檔案的保存對環境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環境紙質檔案才有長期保存的可能性。因此在傳統的教學檔案管理過程中需要花費大量的人力物力確保保存環境的適宜性，防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質教學檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對環境造成了破壞。然而電子教學檔案可以很好地解決上述問題，電子教學檔案可以大存量地儲存于硬盤、U盤等一系列現代儲存器中。現代存儲器不僅體積小容易保管而且儲存安全性、容量性都是傳統管理方式不可相比的。
二、高校電子教學檔案管理問題分析
（一）缺失規范的、有效的電子教學檔案管理規章制度
大多數電子教學檔案的保存分散在各二級學院，由于種種原因導致多數高校電子教學檔案管理者不熟悉中國《檔案法》，《檔案管理條例》和其他有關法律法規，無論是在工作過程中，還是在自己工作的思維意識中，都沒有嚴格按照有關法律法規，開展檔案管理工作。由于規章制度的缺失，導致一些電子教學檔案處于“被忽略”狀態，多數電子教學檔案“被忽略”在了管理范圍之外。
（二）電子教學檔案管理意識不強，重視程度不夠
由于相關規章制度的缺失，導致相關管理人員對電子教學檔案的重要性認識不夠。對電子教學檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財力都難以滿足電子教學檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨特的性質（學生和教職工人數眾多、學生和教職工來自全國各區域、且變動頻繁），每年都有成千上萬的檔案需要變動，維護、更改、保存、遷動等相關流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統的紙質文檔轉變成電子檔案無疑也加重了工作人員的工作負擔。
（三）電子教學檔案管理過程缺乏系統規范性
根據《檔案法》和《大學檔案管理辦法》，高校電子教學檔案管理的任務主要集中在收集、整理、鑒定、保護、統計、編制等六個方面，通過這六個環節提高教學檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運營嚴格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導致一些高價值的基層教學單位、教師未能及時提交歸檔，慘痛地損失一些高價值檔案；一些價值不高的教學，又被不經選擇地留存了下來，減少了檔案使用中的價值。由于檔案的保管不當，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現象。由于檔案的研編能力有限，導致檔案利用價值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現象。
三、高校電子檔案管理優化措施
（一）開發檔案管理系統，提高檔案管理信息化水平
利用計算機網絡進行檔案管理的系統，我們稱之為電子檔案管理系統，各高校應根據自身電子檔案管理情況，設計制作一套與之情況相適應的電子檔案管理系統。電子檔案管理系統包括硬件系統（輸入設備、輸出設備、儲存設備、網絡服務器和計算機）和軟件系統（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應結合自身情況以此為基礎設計自己的電子檔案管理系統。在開發了電子檔案管理系統之后，高校還應加快電子檔案管理信息化建設，制定檔案管理信息化總體規劃和標準，以確保用戶簡捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過對電子教學檔案立卷、歸檔、訪問等方面設置相應的命令來實現電子記錄存儲、管理和使用，以不斷提高管理電子教學檔案的信息化水平。
（二）加強領導，完善制度，健全機制
由于電子教學檔案主要保存于各二級學院，這就要求各學院領導必須重視電子教學檔案的管理工作，采取措施加大相關管理與監督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學檔案管理工作的基礎，是做好電子教學檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應的電子教學檔案管理制度。電子教學檔案的管理工作主要集中在各二級學院，因此應當建立以校檔案室、學院(職能部門)為主體的二級管理結構。學校檔案室以業務指導為主，做好學院(職能部門)專、兼職檔案員業務指導工作，提高專、兼職檔案人員的業務能力和工作責任感。
（三）提高管理人員專業技能，重視管理人員隊伍建設
隨著科技的進步，信息時代的到來，以及電子檔案管理使用計算機的文件管理需求，這就需要相關管理人員必須具備必要的專業知識和相關的素質。無論從技術性角度還是從專業性角度，電子教學檔案管理都是一項極為復雜的工作。這就要求相關管理人員必須通過不斷的學習相關知識來提升自己的專業技能，以完成電子教學檔案管理工作。當然學校層面也可以通過一系列培訓、檢查、評比活動來促使檔案管理工作的提高。電子教學檔案管理可以說是一項極其復雜的系統工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學檔案的形成、積累、貯存、和開發利用。要做好這項工作，我們必須專注于管理人員隊伍建設，提高他們的業務技能和綜合素質，組織其學習檔案管理系統知識和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運用技術，靈活運用文件管理系統軟件。
（四）增加經費投入，實現現代化管理
電子教學檔案的管理需要配備相應的計算機和電子設備，目前多數高校由于對電子教學檔案管理的重視度不夠，此方面的預算投入不足，造成許多教學檔案資料不能及時電子化，甚至有些教學檔案被忽略在了電子化之外，不能及時形成網絡檔案，降低了教學檔案的利用率。就此學校方面應該投入足夠的預算資金，實現信息化管理和辦公自動化，充分發揮電子教學檔案的便捷優勢，實現教學檔案共享機制；充分利用快捷的計算機網絡，保管好教學檔案，防止教學檔案的不必要流失；充分管理利用好教學檔案，服務于高校教育科研事業。
（五）加強信息化管理，提高檔案的利用率
電子教學檔案較之傳統教學檔案而言，有便捷、精準、全面、共享等方面的優勢。因此加強電子教學檔案信息化管理，有助于提高教學檔案的利用率。加強電子教學檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個方面入手：第一，設計制作計算機檔案管理軟件系統，實現檔案信息網絡化；第二，建立電子教學檔案目錄數據庫，利用數據庫分類技術把電子教學檔案的目錄數字化；第三，將教師的教學資料通過檔案管理原理和現代信息數字技術的結合，放到網絡教學平臺，以便教學檔案的資源共享，以推動教師之間的相互學習，提高高校的教學水平，與此同時也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負擔，也提高了工作效率。
（六）提高安全管理意識，保證文檔真實性
電子教學檔案有便捷、精準、全面、共享等方面的優點，同時它也存在錯誤刪除無法恢復、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數據中毒等缺點。針對這些缺點我們應加強安全管理意識，建立一套安全防范機制，以確保電子教學檔案的安全性和準確性。首先，防火墻的安裝、門戶訪問的設置、定期殺毒、病毒庫的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認真學習電子檔案相關安全保密制度并嚴格遵守，平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護、身份認證、權限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應養成文檔備份的習慣，同時數據信息管理部門也應做好數據庫備份工作，防止因計算機故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學檔案意外損壞與丟失。
