時間：2023-07-02 08:24:04
序論：速發表網結合其深厚的文秘經驗，特別為您篩選了11篇檔案處理方式范文。如果您需要更多原創資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯系，希望您能從中汲取靈感和知識！
一、有序化及其方法
“有序化”是檔案信息處理的核心問題。要有序地排列檔案實體或者是表征檔案的信息線索，采用使檔案存儲的目的得以實現，使利用存取比較方便。
為了使文件形成過程中的有機聯系得以保持，一般會采用分類的方法在實體控制中，有序化的實現一般是直接進行排列組合對檔案實體。檔案的基本特征在智能控制中形成檢索標識來表達通過著錄，或者對檔案進行主題分析通過標引并且賦予檢索標識對結果，有序化通過規則的排列這些形成的信息線索來實現。
外部特征和內部特征是檔案基本特征的兩個方面，外表顯而易見的檔案特征是檔案的外部特征，保管期限、責任者、題名、文本、文號、密級等文件屬性都需要外部特征；主題和對象等在檔案內部敘述的內容這是檔案的內部特征。一般會采用主題法或分類法對檔案信息進行排列組合為了表現檔案的內部特征。一般會采用時序法、代碼法和字順法等對檔案外部特征進行表現。
按照地區編號系統、圖紙編號系統、文件發文編號系統和產品編號系統等的某種代碼系統排列就是代碼法。按照文件內容涉及的時間或者是文件形成的實際進行的順序排列就是時序法。按照例如文件責任者的字序等某種特定名詞的筆畫筆形或者字母順序排列的就是字順法。為了對某些檔案內部的信息單元之間的互相聯系進行表現也會采用這些方法，不只是表達外部特征的時候也會采用這些方法。還會采用這些方法在實體控制中用來進行對特殊載體或者專門檔案以及作為副本保存的檔案的處理上。
總之，處理檔案信息的關鍵就是有序化。為了使檔案信息的作用得到更好的發揮，因為檔案信息因處理的目的不同而具有不同的特點所以需要采用的方法也不同。
二、檔案信息處理語言
要實現檔案信息的有序化，必須借助人工語言來表達檔案信息處理的狀況。對檔案信息根據一定的規則進行組織，其“近期”的目的無論是在實體控制還是在智能控制上都是為了檢索、得到這些信息再根據同樣的規則。運用一種規范化的語言是必須的為了便于進行這一過程，描述和表達出檔案信息的組織狀況和排列位置，以便取得所需的信息按照這種語言在檢索的時候。
比較表征檔案信息的檢索標識和情報提問之間的相符性的過程就是所謂的檢索。命中文件找到所需的信息就要做到檢索標識與情報提問一致；要繼續查尋當不一致的時候，直到兩者一致為止對已經比較了的標識就必須跳過。一種能夠溝通雙方思想彼此能夠理解的語言就需要在檢索人員和檔案信息處理人員之間使用為了相符性比較過程的順利完成。這種對檢索人員與信息處理人員的事項進行統一，對檔案檢索與存儲兩個過程進行聯接對檔案信息處理工作用于保障的語言就是檔案信息處理語言。他是人工語言根據信息處理的需要說創建的。
由詞匯和語法構成檔案信息處理語言，是一個符號系統用于思想的交流同自然語言一樣。代碼、類目或類號、檢索詞等表達概念的標識詞匯是它的主要詞匯。往往稱為標識把它的語詞因為它的語義即書面形式比較重要，在語音和語詞方面不太重要。
檔案信息處理語言具有以下幾項基本功能作為情報檢索語言的一個分支：
對特定事物的概念標識和有關規則能夠相當專指和唯一表達，加以描述檔案內容與某一些外表特征，便于進行相符性比較與檢索用語，可以保證順利實現檢索過程的一套符合人們習慣的簡明、扼要的用語；對內容相同及相關文件進行集中通過對標識所代表概念之間相互關系進行顯示的辦法；使文件或信息線索組織化或系統化通過有序排列標識。
三、分類與分類法語言
分類語言是創建的人工語言為了對分類過程與成果進行表述且方便進行檢索，也簡稱分類法。使用最廣泛和歷史最悠久的檢索語言在文獻工作中就是分類法。
等級體系分類法和綜合分類法是根據不同的構成原理進行區分的。依據概念劃分與概括原理構成的是第幾體系分類法，依據概念分析與綜合原理構成的是綜合分類法。體系分類法被用于實體和智能控制在檔案工作中。
概念分類是分類法的基礎。對概念外延的邏輯方法根據某一標準進行揭示就是分類，也稱為劃分在邏輯學上。區分和歸類是分類包含的兩層意思。對事物用某種標準進行細分是區分，把事物集合成類的過程根據事物的特征和性質稱為歸類。劃分標準、分類角度和分類標準就是用以結合與區別不同事物的某種屬性。
以下邏輯規則是分類一般應遵守的：1）為了避免各子類自己的相互重疊和交叉只能用一個劃分標準進行每次劃分時，但可以進行多次劃分對事物。2）其母類的外延應該等于各子類的外延之和，并且不小于外延之和。3）劃分標準應該符合分類目的屬性和事物的本質這樣才能是分類的實用性和科學性得以保證。
分類法據以揭示和組織檔案信息的基礎就是以上規則。
分類法作為概念標識或詞語的是類目或類號。對文件的內容或其他特征進行表達和對人們的檢索需要進行滿足都會運用這些詞語，同時編排檢索工具和組織檔案上架的依據也會用這些詞語。
概念等級體現具有秩序井然、層次分明、結構嚴謹和脈絡清晰的特點是分類法按照概念之間的同一、并列、交叉和從屬等邏輯關系組織類目而形成的，概念之間的相互關系可以通過同位類的平等排列和上下位的等級排列等手段來顯示，還可以用配備類目索引、設立交替類目、注解類目含義和使用方法等手段。等級結構是這些方法中的主要手段，大量的概念隸屬關系和相關關系可以明顯直接的顯示用等級結構，分類法語言的重要特色就是等級機構，這種語言同時還根據這種等級結構別稱為等級體現分類言語。
以下優點都是采用分類法組織與初戀檔案信息所具有的：因為范圍較廣適于族性檢索。以文件所涉及的事物、問題、學科或專業、形成機構、社會職能和年度為中心集中與之有關的信息是分類法的特點，所以容易快速查找全面許多事物或者是某一方面的有關信息在同一方面；容易死瀏覽性檢索的要求得到滿足還可以自由的縮小或擴大檢索范圍在一定程度上。分類檢索標識的網羅能力很大，系統性也非常良好因為它的排列是按照一定的邏輯關系進行的，因此在查尋過程中可以使檢索中鳥瞰全面、觸類旁通把最符合需要的信息找出來；對于人們“即類求書”的檢索習慣很符合，多種功能都具備。不僅組織館藏可以用，對于檔案報道的統計和檢索工具的編制工作都可以用這種方法。
四、主題、主題詞與主題法語言
一定的內容是任何檔案都必須具有的，主題就是出現在這些內容中的對象、概念和想象。詞是主題的語言表現形式，一個主題就是一個概念，必須通過詞來對概念的內容進行表現。主題詞就是用以表達主題概念的詞匯。主題詞往往可以用來代表或標識檔案本身或檔案的內容主題?？梢愿鶕黝}詞對檔案進行查找將他們進步編排按照字順。這些概念標識是由名詞術語形成的對檔案所記載或反映的思物進行了自己表達和描述，這種處理方法對檔案信息的編排是依據這些概念標識的字順關系而進行的。
主題法的基本特征就是描述，分為單元詞法、關鍵詞法、標題法和敘詞法根據所標識主題詞的種類不同。
比較專指、復雜的在概念上一般是標題詞，這種主題標識多為詞組在字面上。任何一個標題詞都可以對一個文件主題進行獨立精確的標引是一個完整的標識。手檢主題目錄及主題索引款目的標目是標題詞主要會用到的地方。單元詞是在概念上不能再分解的，是最小，最基本的又能對檔案主題進行描述的單詞。單元詞組配成標題要到檢索的時候因為只是標題的構件，所以單元詞會更加的靈活相比標題詞，更容易控制詞匯量。敘詞是一種后組式的主題標識是在吸收多種情報檢索語言優點的基礎上發展起來的。敘詞彌補了單元詞組配“噪音”的缺點，一般有標識特征事物的專有名詞和各種基本概念的名詞術語組成，可以更為具體的對檔案文件的內容進行揭示通過組配。
在組織和檢索檔案信息方面主題詞法有下述優點：方便用于特性檢索。主題法揭示和組織與之相關的檔案信息主要以文件涉及的具體對象和問題為中心。在集中相同主題檔案的同時還可以把與該主題相關的文件頭蓋骨字順排列和參照系統聯系起來；在對細小概念與新事物方面具有較強的反映能力。主題詞法在標識數量上基本不受限制，可以增加比較專指的和對新事物放映的主題詞在字順系統中，對這些概念進行表達時還可以利用原有主題詞的組配。在字順系統中也容易檢索因為新舊概念和粗細概念處于同等地位；標識具有較強的直觀性。自然語言是主題法的基礎，對檔案內容用概念標識直接進行表達，用戶在檢索課題向檢索詞轉化時更加的容易；提供了較多的檢索途徑。可以分別標引檔案涉及的各個主題在主題詞法中，還可以用幾個主題詞的組配來表達在有的時候，往往會賦予較多的標識給每份文件或案卷，因此增多了被查到的機會。
總之，以上方法在檔案信息處理工作中都各自有各自的優點，可以互補在實際應用中，綜合各自的優點根據實際情況進行綜合運用可以取得更好的效果，也可以提高工作效率。所以在實際工作中要多種方法結合，不能有所偏廢，應該是相互滲透和吸取，是檔案信息的處理朝著一體化和綜合化的方向發展。
中圖分類號：S851.33文獻標識碼：A
建立動物防疫檔案管理是加強動物防疫管理的一項措施，對動物防疫、畜牧生產決策等具有重要的意義。建立動物防疫檔案管理，便于農村畜牧站防疫員能夠及時準確掌握動物和家畜家禽的防疫情況，針對病情進行相關的衛生防疫，確保疫情不傳播和擴散，同時也能夠明確家畜家禽下次免疫的時間；能夠有助于相關部門對家畜家禽疫情進行及時檢查、及時核實，及時發現問題，這樣一來就能夠為預防家畜家禽疫情提供參考；能夠查清動物疫病根源，為家畜家禽等動物疫病傳播防控提供相關依據；能夠使畜牧防疫部門及時準確地掌握家畜家禽養殖情況，為今后進一步在貧困地區發展家畜家禽生產提供參考依據；能夠進一步核定家畜家禽防疫數量和質量，這對于在一線的廣大農村防疫員工作敬業情況也能進行及時了解和考核。
建立健全家畜家禽等動物防疫檔案是促進農村畜牧業健康發展和農民增收致富的一條有效途徑，為此農村動物防疫員就要按照上級指示精神把動物防疫工作抓緊抓好，及時報告動物疫情，做好認真的如實記錄。對于動物疫情的記錄不但要包括養殖企業（場、戶）的基本情況，還要有家畜家禽的種類，家畜家禽的存欄數，家畜家禽的疫苗種類以及免疫時間等詳細且準確的基本情況。
1制訂家畜家禽等動物防疫的實施方案
為進一步探索建立縣級動物防疫檔案管理制度，我們針對我縣動物防疫部門的具體情況進行了調查研究，在大量地征集縣、鄉、村各級動物防疫管理人員意見和建議之后，組織專家進行調研評估，結合本地實際制訂出了切實可行的家畜家禽等動物防疫的實施方案。在縣畜牧管理局的統一領導下，我們要求下邊各畜牧站對本轄區內的家畜家禽等動物防疫情況建立專門的防疫管理檔案，并把這項工作作為年底防疫工作考核的重要內容。明確責任，落實到人，層層落實，層層負責。
2落實家畜家禽等動物防疫的專項經費
對于縣級防疫部門來說，家畜家禽等動物防疫管理的項目較多，所涉及到的防疫內容也相對繁雜，這就需要動物防疫員有一定文化水平和必備的相關動物防疫知識。家畜家禽等動物防疫檔案的建立，從通榆縣的實際情況來看，主要還是由村級衛生疫員具體實施，因此要做好這項家畜家禽等動物防疫的工作，就必須落實他們的勞動時間，落實給家畜家禽等動物進行免疫注射的具體時間和相關內容，在此基礎上建立完整的家畜家禽等動物防疫管理檔案。同時應把家畜家禽等動物防疫的經費列入地方財政年終統一預算來進行管理，縣畜牧防疫部門每年也要安排一定的預算資金用于家畜家禽等動物防疫的經費開支，必要時可以向上爭取項目經費。如果家畜家禽等動物防疫經費能夠納入縣級財政支付，那么基層防疫人員的勞動報酬問題就會得到相應解決，這就能充分調動村級家畜家禽等動物防疫員的工作積極性，從而把防疫工作干好。
3村級家畜家禽等動物防疫員的聘用
村級家畜家禽等動物防疫員的主要任務就是結合本地經濟發展和農民養殖畜牧業的現狀，做好本轄區內的家畜家禽等動物防疫工作，因此，要求村級家畜家禽等動物防疫員必須具備一定的文化知識水平，同時還要進一步地理解和掌握家畜家禽等動物防疫相關知識、免疫程序、法律法規，能按按照規定認真開展家畜家禽等動物防疫工作。以保證家畜家禽等動物防疫工作能夠及時正常開展以及家畜家禽等動物防疫檔案制度的順利實施，對此，可以考慮以原有的村級家畜家禽等動物防疫員為主要對象，按本村家畜家禽等動物防疫員必須具備的條件進行嚴格的考核，3年或5年對于重要崗位要重新進行聘用，同時解聘那些與家畜家禽等動物防疫員工作要求不適應的家畜家禽等動物防疫員，必要時可以考慮面全向社會直接招聘有意從事農村畜牧防疫事業，而且年輕有一定專業知識或相關專長的鄉土人才加入村級家畜家禽等動物防疫員隊伍，以保證工作的正常運轉。
4對家畜家禽等動物防疫員進行必要的業務培訓
為了統一農村防疫員的思想，明確家畜家禽等動物防疫的具體要求，使家畜家禽等動物防疫的方案能夠順利地實施，就必須對家畜家禽等動物防疫的相關人員進行業務知識和技能培訓。為此，縣畜牧管理部門應當定期舉辦家畜家禽等動物防疫的相關人員及鄉鎮站負責人參加的培訓班。同時還要舉辦全縣村級動物防疫員參加的培訓班，要求參加人員達到90%以上。就動物免疫程序及如何建立動物免疫檔案等一系列問題做為培訓的主要內容。通過培訓使相關人員掌握免疫程序，不斷建立和完整家畜家禽等動物防疫的檔案，以便于為工作的順利開展提供方便。
5家畜家禽等動物防疫的督促檢查指導工作
建立縣級家畜家禽等動物防疫檔案是一項全新的工作，對于村級家畜家禽等動物防疫員來說是有一定難度的。只有通過不斷地加強督促檢查，對于疫情做到早發現早治療，同時逐步完善家畜家禽等動物防疫的檔案，把家畜家禽等動物防疫工作正常開展下去，為當地農民發展畜牧業提供優質服務。
實踐證明，在縣級動物衛生防疫部門，如果平時能夠有效地對動物防疫情況進行檔案管理，在重大突發動物疫情時能夠提供第一手材料，幫助分析疫情，從而能夠有效地采取措施，控制或者減少動物疫情的發生與漫延，推進動物防疫與家畜家禽等防疫工作具有特別重要的意義。
參考文獻
醫院檔案管理人員大多是從醫院其它科室調崗而來的，在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，且存在著學歷偏低和管理理念落后等問題，難以推動新形勢下醫院檔案工作的發展。
（二）人事檔案管理硬件投入不足
有些醫院由于地方有限，醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，有些醫院檔案多，但專供人事檔案放置的檔案柜少，導致檔案沒按規范放置；有些醫院檔案室極其潮濕，易引起檔案材料霉變；有些醫院甚至連必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。
二、加強醫院人事檔案管理的對策
醫院人事檔案管理存在諸多問題，不利于醫院全面掌握人才情況，優化衛生人才資源配置。因此，加強人事檔案工作的管理，有助于醫院的發展和提高醫院的競爭力。
（一）健全人事檔案管理制度
首先必須加強人事檔案管理意識，把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，然后醫院要根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等有關法律法規，結合實際情況，逐步完善本單位人事檔案管理的各項規章制度，使每個工作內容都有章可循，并確保各項制度得到落實，使人事檔案管理工作更科學、規范、高效。
（二）改進人事檔案管理方法
在人事檔案管理工作中，應促進人事檔案管理電子信息化，即把人員信息錄入信息系統，必要時可掃描全部內容，將人事檔案做成人才數據庫，提高檔案管理的檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到人員的檔案信息，為醫院人事決策提供科學依據，在工作中發揮干部人事檔案的可利用價值。
（三）規范人事檔案管理過程
應嚴格按照人事檔案材料歸檔的要求，在收集過程中看所收材料是否完整，是否分類放好，是否蓋上公章。在鑒別上一定要遵循“取之有據、舍之有理”的原則，注重及時更新、補充歸檔材料，并注重保養人事檔案。在裝訂時實行全國的統一標準整理裝訂，做到經常檢查室內清潔衛生、防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
（四）提高人事檔案管理人員素質
隨著醫院檔案信息化建設的深入推進，檔案工作由傳統型的管理向高度知識化、高度集約化、高度技術化轉變，檔案領域更需要一支具有較強的綜合技術和管理能力的復合型人才。應加強對檔案專技人員的思想政治素質與業務能力的培訓力度，增強其責任感、緊迫感與專業技能。同時，鼓勵積極自學，鼓勵積極與同行交流學習，不斷拓展自己的知識領域，把學習情況與專業技術年度考核掛鉤，充分調動檔案專技人員的學習主動性，促進其努力提高自身素質。
（五）加強人事檔案管理的基礎設施建設
重視檔案的基礎設施建設，加大資金投入力度，在硬件方面，必須滿足檔案室的辦公用房，配置檔案信息的記錄設備，如掃描儀、相機、攝像機等與檔案保護設備，如空調，除濕機，滅火器等。在軟件方面，要引進計算機信息管理系統，用計算機儲存人事檔案，既可極大地方便使用者閱讀、查找資料，又能夠提高工作效率，節省大量人力物力，為醫院領導提供更加可靠、準確的數據信息。
根據《保密法》規定，檔案劃分為“絕密”、“機密”和“秘密”三級。做好檔案的保密工作，是檔案工作者的神圣職責。檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，保而不用，只會失去保密的意義和檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。保密和利用兩者都十分重要，檔案工作者在思想認識和實際工作中，必須把握處理好兩者的關系，不可偏廢。
利用檔案為實踐活動服務，具有極為重要的現實意義。然而，在實際工作中普遍存在著重保輕用，利用不足的弊端。檔案工作者害怕失密，或心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價值的檔案被束之高閣，造成檔案資源的浪費。兩者主要矛盾在檔案工作者一邊。檔案工作者一定要解放思想，端正認識，與時俱進，改變傳統觀念，在嚴格做好保密工作的基礎上，積極為利用者提供方便，才能使檔案的價值真正在利用中體現出來。
二、要把握和處理好制度與措施的關系
俗話說，沒有規矩，不成方圓。既要檔案保密，又要大膽利用，必須有一整套嚴格的制度和與之配套的措施作為保障。有制度無措施，執行起來就會落不到實處。有措施而無制度，則會綱目混亂，難以長期堅持執行。兩者是相輔相成，互為補充的。以筆者所從事的檔案工作實際為例，建立了檔案閱覽制度、外借制度、復印制度等，規定不同的審批手續，做到檔案利用工作有章可循。與此同時，按照中央相關法律法規，對收發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環節，建立相關工作措施。為保證各項制度和各項措施的落實，建立了由主要領導同志任組長的保密工作領導小組，定期監督檢查。由于有多項制度和措施保證了檔案保密與利用有章可循、有條不紊實施，收到較好的實效。
三、要把握和處理好“死”與“活”的轉化關系
根據《保密法》對檔案分為三級的規定，是為了讓檔案工作者根據不同密級采取不同的管理措施，最大限度地利用檔案。同時，根據國家還規定了檔案的保管期限，除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，保密事項在其確定的期限內，受國家保護。但是事項不是一成不變的，保密期屆滿，就失去了它的保密價值，這部分檔案便死而復活。在思想認識上，一成不變地看待檔案的性，無視性的時效和范圍是不對的。而缺乏保密觀念，對檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。檔案工作者必須對檔案進行科學管理，及時區分保密期限，掌握“死”與“活”。嚴格劃清活密與死密的界限，確定哪些檔案可開發利用；哪些在一定范圍內利用；哪些還不能提供利用。使死檔案復活，最大限度地開放利用。
四、要把握好紙質檔案和電子檔案的關系
紙質檔案作為傳統檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎部分。作為檔案工作者對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發利用檔案信息資源作貢獻。同時，隨著科學技術的不斷發展，電子檔案已與紙質檔案并駕齊驅。做好電子檔案的保密和開發利用工作，已是當務之急。筆者認為，一方面要創造必要條件，提高檔案工作者科學技術水平，特別是計算機網絡保密知識。凡網絡一定要與互聯網實行物理隔離；定期進行網上信息檢查，確保信息不上網。在內外網密級文件管理上，按規定做
到專機專用，使計算機不聯網、文件不上網、上網文件不，內網上的各類信息資料不轉載到外網上或其他公共網，也不在與非計算機之間互用。移動盤不上聯網計算機，硬盤帶數據的變舊電腦須統一處理等。由于妥善處理兩種不同功能的檔案關系，使檔案的保密利用工作，取得較好的收效。
1.城市房屋的產權管理部門需要在房屋進拆遷之前，就主動的躋身其中，積極地與相關單位配合，做好對所需要拆遷房屋的房屋調查的系列工作
1.1詳細的閱覽即將拆遷房屋的產權屬資料。在城市里，需要拆遷的房屋多半都是處在繁華地帶的，這便產生了一些難題，如其房屋產權形式的繁多、關系難以理清。然而，房屋的產權歸屬資料是全面并且真實地反映房屋使用情況，基本的狀況，以及其產權是否變更的一大重要檔案。
通過與拆遷部門的協作，估算機構閱覽將被拆遷房屋的產權屬資料，能夠更進一步的確認該房屋的合法的權屬者，對房屋整體的構造面積、樓層的高度和朝向以及設計該房屋的作用進行詳盡的了解，從而加深對相應拆遷范圍里的建筑物的情況的了解，做到胸有成竹。這是房屋拆遷的一大重要前提，直接關系到了拆遷后房屋補償標準的合乎情理的制定，也是對該拆遷房屋的價值進行正確評估的一大重要依據。
1.2拆遷現場的勘測與調查。盡管房地產權屬資料可以精確的反映建筑物的所有狀況，但是仍有部分房屋因為不同的原因而沒有明確權屬，導致檔案中找不到未登記的房屋。在這些沒有確定權屬的房屋中，一些是違章建筑，另外一些則是臨時搭建房或者極為簡易的房屋。另一個重要方面，雖然一些房屋已經確定了它的權屬，登記過詳細情況和資料，但在登記后又進行了大大小小的改變，如舊屋翻新，擴建等，但卻沒有向相關部門申請實況登記，導致記錄的檔案卻不符合實際情況。
2.拆遷部門在對房屋進行拆遷的過程中，必須強化對房屋產權限制的管理
在規定范圍內將要被拆遷的房屋，通常在向其權屬者拆遷通告時，就已經收回了該房屋的使用權，個別則早已被拍賣或者轉讓他人，然而房屋也面臨著被拆除，那么該房屋相關的產權處置也應當受到明確的限制。
2.1國家房屋拆遷的相關法規規定，需要被拆遷的房屋一經確定后，其范圍內的無論企業或者個人都不得違反以下條例：（1）新建房屋、擴大房屋建筑面積、重建房屋；（2）把房屋或者土地的用途進行改變，如居民樓改成商業用樓；（3）房屋對外出租。被拆房屋的范圍確定后，拆遷單位就應該向相關部門發出書面通知，不得為拆遷房屋辦理譬如房屋轉讓登記、房屋租賃登記等相關的手續。
2.2依據我國有關房屋轉讓的相關法規規定，處于拆遷范圍內的房屋不得進行房屋轉讓，也不能進行抵押，有關部門不能給拆遷房屋辦理房屋轉讓或房屋抵押的手續。
3.房屋拆遷工作完成后，有關部門需強化對已經被拆遷房屋注銷產籍以及新建房屋及時登記的工作
3.1已拆房屋的滅籍工作。房屋拆遷工作完成后，被拆除的房屋已不存在，依照先關規定，由于房屋滅失，該房屋的所有者應當在發生當天起三十天內向有關部門申請注銷房屋產籍。但是，無論拆遷前后，被拆除的房屋所有者最關注的還是房屋賠償和人員安置的相關事宜。在他們得到滿意合理的賠償之前，通常不會主動的去有關單位辦理產籍注銷的相關登記。
3.2對于新建房屋進行及時的登記。對于已被拆除房屋的產權人需要進行先關補償，有一些是通過原地補償這種方式，所以，新建成的房屋產權較為復雜。為了維護被拆遷房屋的產權人與拆遷單位雙方的合法權益，減少糾紛，有關的產權登記部門必須及時告知原有的產權人按照程序辦理相關的登記手續。比如，當拆遷雙方進行協議的簽署過程中，拆遷部門必須要求被拆遷戶的房屋所有人將原有的房屋產權證書交回。同時，具體的拆遷協議書也可以一式多份，并且可以通過拆遷部門將多分拆遷協議書中的一份還交給產權管理部門。另外，在對于拆遷改造后的新房屋登記手續的辦理過程中，產權部門可以對被拆遷戶進行拆遷許可證收取的相關要求。
4.強化對拆遷房屋的產權檔案的收集與管理
4.1房屋產權的管理單位應該主動和房屋拆遷部門溝通，就相關產權資料的收集、管理和移交工作制定出相關的協議或制度，來保證房屋產權資料的完整。另一方面，在房屋拆除后新建房的產權人辦理產權登記的手續時，產權登記部門有權力要求新建房屋的產權人提供原房屋的相關資料，如拆遷許可證等。
4.2拆遷房屋的產權檔案管理。房屋拆除前后的產權資料都十分重要，二者既不能混為一談，又必須保持一定的聯系。首先，一定不能放棄對產權資料的管理；第二，要始終保持房屋的現狀與產權檔案的有關登記相符合；第三，房屋拆遷前后的檔案資料要進行清楚的標示，區別開來。
5.小結
城市房屋的拆遷工作較為繁瑣，這便要求了相關部門要積極主動的相互協作，在拆遷之前做好對拆遷范圍內的房屋的調查工作便于后續工作的順利開展，拆遷工作進行中更要一一告知被拆房屋的產權人國家對于拆遷工作的相關規定，拆遷完成后更是要做好對相關資料的管理工作。各部門相互協調，為城市房屋拆遷打好基礎；有序管理相關檔案，減少拆遷雙方的糾紛。
參考文獻：
山東省高級人民法院：
你院（90）魯法民字第4號《關于處理房屋典當回贖問題的請示報告》收悉。經研究，答復如下：
在私房社會主義改造中，房屋典當關系的雙方都屬于私房被改造戶，承典人的私房被全部改造，而將承典的房屋作為自住房留下的，不論房管部門何時明確作為自住房，均應視為承典房和私房合并納入改造后所留下的自住房。參照國家房產管理局（65）國房局字第105號《關于私房改造中處理典當房屋問題的意見》，此類房屋出典人要求回贖的，不予準許。
二、處置注銷后房產檔案的現狀
對于注銷后房產檔案的科學處置是必要的，但是具體措施的實施需要做多方面的考慮。在對注銷后房檔案是實際的處理工作中，業內對其處置的方法存在著不同的意見，這也是通過不同角度進行考量的表現。
（一）法律規定方面
在經濟條件和社會條件允許的情況下，政府會對已經出現的經濟活動作出相關的規定，以保證在活動過程中和完成后權責分配的科學性和制度性。在面對房產抵押問題，也有相關的規定加以制約。我國《關于行業標準〈房地產登記技術規程〉的公告》（第1307號）（以下簡稱《規程》）中，就對房產登記和抵押交易問題進行了規定：“下列紙質檔案可列入銷毀范圍：1、抵押權登記已注銷滿5年；2、查封登記已解除滿5年；3、地役權登記已注銷滿2年；4、預告登記已注銷滿2年；5、異議登記已注銷滿2年”?！兑幊獭穼σ恍┓慨a登記注銷后檔案的處理進行了明確地規定，給現階段檔案處理工作帶來了一定的支持和保證，也是房產檔案處理方式發展的基礎。
（二）業內觀點方面
業內人士對房產抵押和注銷后房產檔案的處理進行了一些研究，并得出了相應的結論。但是在經過研究后，人沒有一個統一的意見，而是形成了兩種不同處理方式的觀點，兩種觀點都是以實際情況為主要研究對象而得出的結論。
1、當房產抵押權注銷以后，說明合同到期或提前履行合同，雙方的債權債務已經實現，如果抵押登記有問題，不會因為抵押權已經注銷，對當事人造成實際上的影響。所以，很多人認為抵押登記檔案沒有必要繼續保存。這種觀點看起來有一定道理，但是卻忽視了一個問題，倘若這一抵押權注銷是有問題或是虛假的，就會產生問題。
2、抵押（預告）登記注銷后，盡管申請登記權利人和義務人雙方合同約定權利義務已完成，但是，登記機構對檔案保管任務仍然沒有完成。如，某地已發生過對巨額債權的擔保被抵押人偽造登記文件而注銷的實例。如果抵押登記注銷后檔案沒有妥善保存，一旦對抵押登記或注銷登記產生爭議，登記機關就無法提供做出登記或注銷行為的依據。
三、建設房產檔案管理隊伍的措施
注銷后檔案的管理比較復雜，要保證工作順利、科學地開展，對管理人員的素質要求較高，能夠在復雜的工作環境中明確工作的目的，能夠充分注意工作中細節的把握，對突況能夠及時準確地進行妥善處理。這些對工作人員的要求，都使的建設一直高素質、能力強的房產檔案管理隊伍成為必須要做的事。如何保證隊伍的素質水平，是需要考慮的問題。
（一）健全組織，加大對相關法規的學習貫徹力度
對注銷后房產檔案的處理工作，在我國還沒有一個統一的工作部門，有些地區具有獨立的部門專門進行房產檔案的管理和處置，但是卻不是每個地區都有這種部門。加強檔案管理隊伍的組織建設是非常重要的，能夠使注銷后房產檔案的管理形成制度化和程序化，避免因地區之間管理隊伍參差不齊而造成檔案的處理方式不同，造成不必要的經濟問題。另外，管理隊伍中的每個人，都需要在法律法規的嚴格規范下進行房產檔案的管理和處理，這就要求每個人都需要對相關法規進行深入學習，確保在工作中不會因法律法規掌握程度不夠造成失誤。組織房產檔案管理人員認真學習相關法律法規，保證房產檔案管理人員學習掌握法律法規，融會貫通，并正確運用，嚴格依法辦事，保證房產檔案管理服務邁上新臺階。
（二）加快提高房產檔案從業人員業務素質
房產檔案管理隊伍的建設，需要從每個從業人員的業務素質抓起，只有這樣才能夠從根本上強化管理隊伍的整體素質，同時加強從業人員的服務理念，把每個從業人員培養成為能做事并且能做好的專業型人才。為提高房產檔案管理服務水平，加大業務培訓力度，通過舉辦培訓班、代培、繼續教育等多種形式，促進房產檔案管理人員業務素質和服務水平的提升，積極適應房產檔案管理利用新形勢。積極招錄專業對口的檔案專業學生進一步充實房產檔案管理隊伍，增添新鮮血液，有助進一步提升房產檔案管理服務水平。
（三）加大投入，加強房產檔案管理硬件建設
全球鋼鐵市場競爭激烈,經營環境瞬息萬變,如何適應激烈的競爭,就需要信息技術的支持。要把我國鋼鐵企業做大、做強,應用、開發ERP信息化系統,來提高企業核心競爭力,已成為鋼鐵企業發展方向,必走之路。
ERP(Enterprise Resource Planning)英文原意即“企業資源計劃”,是建立在信息技術基礎上,以系統化的管理思想整合企業內部資源,對采購、生產、成本、庫存、銷售、運輸進行計劃,從而達到最優及最佳資源組合,為企業提供決策運行手段的管理平臺。本文將以河北鋼鐵集團唐鋼公司為例,重點介紹一下ERP中的PM功能在鋼鐵冶金行業設備管理中的應用。
PM意為工廠維護,包括檢查、預防維護、修理三個過程,是ERP系統的一個重要分支。全力推進PM系統,加強設備系統基礎管理,實時監測設備的運行情況和負荷,制定設備的階段性、周期性和防備性的維護計劃,并對突發故障產生響應,提供故障診斷支持;記錄設備的歷史檔案和備品備件管理,方便對設備進行最優化管理與維護,保證在線設備受控、高效、零缺陷運行的有力手段。
首先是檢查。檢查的主要方式就是點檢,而檢查的主體就是點檢中心點檢站的點檢員。點檢的基本流程如下:(1)設備點檢管理系統根據點檢標準、點檢路線自動生成點檢計劃。
(2)點檢站點檢員定期將點檢計劃下載到點檢儀,并由系統自動提示點檢所需的點檢工具清單。(3)點檢站點檢員持點檢工具到現場進行數據采集。(4)點檢站點檢員將現場采集的數據上傳到設備點檢管理系統,由系統自動對點檢員到位情況及漏檢率進行統計,以便對點檢工作進行業績考核,同時系統還自動生成點檢劣化趨勢分析和點檢履歷。(5)由設備點檢管理系統對采集到的數據自動進行分析。當點檢員根據點檢劣化趨勢分析判斷需要對點檢標準進行維護時,進入PM三級系統數據維護管理流程對點檢標準進行調整。(6)由設備點檢管理系統自動判斷采集到的數據是否異常,如有異常,則由系統將異常信息以自動方式上傳到四級系統,如無異常信息,則轉入步驟8。(7)上傳到四級系統的異常信息直接進入點檢異常信息處理管理流程進行處理(創建維修定單),確認異常信息的處理方式后修改點檢異常通知并將異常信息處理方式信息下傳到設備點檢管理系統自動更新異常信息的處理方式(包括簡單處理、監護運行、日修、定修、大修、搶修、公司立項、非隱患), 由點檢站點檢員在設備點檢管理系統中將處理完畢的異常信息進行手工關閉。(8)由設備點檢管理系統自動判斷點檢結果中是否有缺油或換油信息,如有缺油或換油信息,則轉入步驟9,否則結束流程。(9)由系統自動生成給油脂任務單,進入給油脂管理流程。
其次是預防維護。預防維護主要包括高壓預防性試驗、繼電器保護試驗、防雷接地、特種設備檢驗鑒定的操作等。此處以防雷接地系統周期性試驗計劃管理流程為例:
(1)點檢站點檢員查看系統檢驗通知并向設備科報檢測點。(2)設備科電氣設備管理員匯總上報檢測點到設備機動部電氣設備管理科。(3)設備機動部電氣設備管理科設備管理員審核二級單位上報的統計表。如不通過,則返回步驟2,二級單位重新上報檢測點;如通過則進入步驟4。(4)設備機動部電氣設備管理科設備管理員根據防雷接地測試計劃創建試驗定單并排程。(5)設備機動部電氣設備管理科科長審批試驗訂單和排程,如果不通過則返回步驟4重新排程,如通過則進入步驟6。(6)設備機動部電氣設備管理科設備管理員起草技術協議。(7)機動部電氣設備管理科科長和主管部長審核技術協議,如不通過則返回步驟6重新修定。
第三,就是修理。修理的過程涉及到了點檢員和維修員之間的接合,簡單步驟如下:
(1)由點檢站站長查看設備點檢管理系統上傳的點檢異常通知及系統外的點檢異常通知。
(2)由點檢站站長對異常信息進行分析。
(3)由點檢站站長判斷異常信息是否需要到現場去進行分析,如需要現場分析則轉到步驟4,否則轉到步驟5。
(4)由點檢站站長指派點檢員到現場去對異常信息進行分析并將意見反饋給站長。
(5)由點檢站站長根據對異常信息分析判斷是否需要事故搶修,如需要搶修,則進入事故搶修管理流程,否則轉入步驟6。
(6)由點檢站站長判斷異常信息是否為隱患故障,如果是隱患故障,則轉到步驟7,如不是隱患故障則轉到步驟14。
(7)由點檢站站長判斷是否需要派工進行處理,如需要派工則轉到步驟8,否則到步驟13。
(8)由四級系統根據隱患情況創建隱患缺陷及事故故障通知。
(9)由點檢站站長確定隱患處理的方式,如果確定為公司專項工程立項則轉入公司專項工程立項審批流程;如果為大修項目,則轉入大修計劃管理流程然后進入檢修計劃安排管理流程;如為日修處理則轉到步驟11。
(10)由點檢站站長判斷公司專項工程立項的項目是否審批通過,如通過則進入公司專項立項計劃管理流程及公司專項立項執行管理流程,如審批沒通過則返回步驟9,重新確認隱患故障的處理方式。
(11)點檢站站長判斷需要日修的隱患是否需要在定修期間處理,如需要在定修期間處理,則進入定修計劃管理流程,如不需要在定修期間處理則轉入步驟12。
(12)由點檢站站長在系統中確認需日修處理的隱患的處理方式,并釋放通知,然后進入檢修計劃安排管理流程。
(13)點檢站站長判定為不需要發生費用的檢修則由站長指派人員到現場簡單處理或監護運行。
(14)由點檢站站長將判定為需要搶修、大修、定修、公司專項工程立項、日修、監護運行、簡單處理和不是隱患故障的異常信息在四級系統中進行處理方式的確認,并修改點檢異常通知,最終將異常信息處理方式下傳到設備點檢管理系統,由點檢員在異常信息處理完畢后將異常信息進行關閉。
PM不僅包括檢查、預防維護、修理三個過程,而且涵蓋了設備的歷史檔案和備品備件管理的范疇。點檢員在編制點檢標準、維修技術標準和作業標準等的同時,也要擔當起及時申報備品備件以及對已有設備檔案、文檔及圖紙資料的管理工作。
PM的應用,建立了多層次的設備安全運行體系,規范了設備基礎管理,增強了設備檢測和故障診斷手段,將點檢責任落實到人,提高了工人的積極性和責任感,進而控制事故,降低維修費用。
在勢不可擋的信息化熱流中,越來越多的企業應用、開發ERP,目前已取得了階段性成果,突破制約企業發展和管理落后的瓶頸,提高了企業核心競爭力。可以說在未來幾年是我國鋼鐵企業信息化建設的黃金時期,將飛速步人信息化時代的軌道,全面提高企業信息化水平。信息化是鋼鐵企業必走之路。
中圖分類號：F23
文獻標識碼：A
文章編號：1672-3198(2009)13-0166-02
1 新形勢下會計電算化對會計實務的影響
1.1 改變了會計數據的處理方式和賬務處理方式
實現會計工作電算化后，會計數據的處理過程被分為輸入、處理、輸出三個環節，只要在數據輸入環節加大其準確性控制，計算機就可以自動完成記賬、算賬、對賬、結賬、轉賬以及編制報表和會計核算數據分析等工作。與手工會計相比，數據處理無論在準確性上還是在處理速度上都發生了很大的變化，會計信息的準確性、及時性和會計數據處理的集中化、自動化程度大大提高，財務處理程序也趨于簡單。
1.2 將改革會計的內部控制制度
會計電算化后，原來賬薄之間相互核對的查錯糾錯控制不復存在。由于數據處理的自動化，大大減少了人工預算，人工不能直接參與內部控制，在這種情況下，部分內部控制工作必須由計算機通過專門程序進行，這種內部控制的部分程序化，使控制對象由原來的對組織、文檔等進行控制拓展到對軟件、硬件、運行環境進行控制；控制方式從單純的手工控制轉化為組織控制、手工控制和程控相結合的全面內部控制，包括組織控制、系統使用權控制、輸入輸出正確性控制、操作程控等。
1.3 更加重視會計信息分析
在各種信息高速發展時代，會計信息對社會經濟發展和企業經濟效益提高起著越來越重要的作用?，F代信息技術和會計電算化能將社會經濟活動的細枝末節精確的記錄、保存和傳播，會計信息的分類、提煉、再加工將成為及其重要的工作。系統化、條理化、有針對性的信息，都要經過加工整理、分析，才能滿足這種需要。總之，會計電算化的實現，必然帶動會計核算對象、內容、方法等會計理論和會計技術的發展，促進年會計制度的改革。
2 會計電算化面臨的主要問題
2.1 對會計電算化的認識還不到位
(1)一些領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識。沒有認識到開展會計電算化是時展的必然。是管理現代化的需要。(2)由于傳統的手工記賬方式長期被人們所接受，加上目前各項管理都是建立在手工記賬的基礎之上，要改變人們長期形成的習慣方式，有較大難度。(3)部分管理人員認為電算化僅僅是“以機待賬”，軟件只需一次投入即可，出現了只重視硬件換代，不注意軟件升級的情況。從286、386……一直到奔騰4，機型換了幾次，但財務軟件仍停留在“古老”的FoxBAXE開發的DOS版上。(4)由于一些財務負責人對電算化知識不掌握，對電算化管理很陌生，只習慣于手工記賬的管理。尤其對會計電算化的保密性、安全性存在空白，因而對會計電算化數據可靠性發生質疑，造成不會管，不敢管的混亂局面，嚴重影響了會計電算化的普及和推廣。
2.2 電算化基礎管理工作十分薄弱
會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量，但同時也增加了操作人員、系統維護人員等責任，帶來了許多新的要求，提出了新的問題。實施會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束，才能充分發揮電算化的優勢。目前，會計系統不少單位沒有嚴密的管理制度或有章不循，使得會計電算化不能正常健康運轉。加上基礎工作薄弱，建立在此基礎上的電算化管理也就難免出現一些問題，導致手工與計算機并行時間過長，增加了會計人員的工作量。
2.3 會計軟件存在缺陷
(1)安全性與保密性差。
許多軟件缺乏操作日志記錄功能，對操作人員、操作時間和操作內容沒有具體記錄，出現問題不便于追究責任。另外數據庫缺少必要的加密措施，可以很方便的從外部打開修改。還有一些商業軟件為了占領市場，為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都為會計資料的真實可靠埋下了隱患，容易產生問題。
(2)各核算模塊間缺乏銜接。
總賬、固定資產、工資等模塊間數據不能順利地相互傳遞，以實現自動轉賬、相關查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發揮計算機在數據處理上的先進性。
2.4 對會計組織機構及人員素質要求更高
具體表現在以下幾方面：(1)會計人員知識不全面。許多年齡較大的會計人員對會計業務比較熟悉，但對計算機知識了解有限，而年輕人則相反。要使得計算機知識和會計工作經驗有機結合還有待時日。(2)計算機培訓教材老化。計算機技術發展很快，幾年時間，計算機速度提高了幾十倍。軟件操作系統也有質的變化。而現在的教材大多是幾年前的，所介紹的知識陳舊，實用性不強，經過這樣培訓并通過考試的人員實際操作能力差，只是拿個證而已。(3)對會計人員的再培訓和定期考核工作缺乏連續性、系統性。企業實施會計電算化后，需要大量的高技能熟練使用計算機，同時又懂得會計知識的全面人才，但這樣的人才不是簡單的計算機加會計，而是根據企業實現不同的電算化方式，對電算化人才的要求也有所區別。
3 新形勢下會計電算化的對策
3.1 增強企業對會計電算化重要性的思想認識
企業應該清醒地認識到，會計電算化將計算機技術應用于會計核算工作中，以計算機替代手工記賬，不僅減輕了會計工作人員的勞動強度，提高了會計核算的速度和精度，更重要的是它改變了傳統會計的核算方式、數據存儲、數據處理程序和方法，擴大了會計數據領域，提高了會計信息質量，而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術，推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。
3.2 增強會計電算化信息系統的安全性、保密性
財務上的數據往往是企業的絕對秘密，在很大程度上關系著企業的生存與發展。但當前幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件公司認真研究過數據的保密問題。為了對付日益猖獗的計算機犯罪，國家制定并實施計算機安全法律，在全社會加強對計算機安全的宏觀控制，政府主管部門還應進一步完善會計制度，對危害計算機安全的行為進行制裁，為計算機信息系統提供一個良好的社會環境。在電腦網絡環境下，某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，因此建立內部控制制度是非常必要的。一是實行用戶權限分級授權管理，建立網絡環
境下的會計信息崗位責任。二是建立健全病毒、電腦黑客的安全防范措施。三是從電算化網絡軟件的設計人手，明確電算化會計信息系統的人員職責分工，對各類會計電算化工作人員的權限資格進行嚴格的審察與控制，保障電算化會計信息安全、有效、正常地運轉。增加軟件本身的限制功能。四是建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料實行多級備份。五是強化身機線索制。六是建立進入網絡環境的權限制。加強數據的保密和保護。在數據進入系統時必須加一些用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段。七是建立操作管理制度，可以考慮硬件加密或把系統作在芯片上加密等及其保密措施和專門的管理制度。
3.3 做好電算化會計檔案管理工作
(1)電算化會計檔案的收集。
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內，如一個會計年度，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲代此行介質或光盤上，從而脫離與原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
(2)電算化會計檔案的管理與保護。
由于電算化會計檔案是存儲磁性介質或光盤上的，要根據這些信息載體的物理特性采用雙備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并將其存放在兩個不同的地方，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還可以定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
(3)電算化會計檔案的利用還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。
在不同版本軟件下形成的會計數據的結構不可以相同，有可能產生會計檔案不能備調閱或某些預料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。
3.4 解決人們的思想認識問題。著力培養專業人員
一、引言
會計電算化的產生和發展，給傳統會計工作提出了嚴峻的挑戰，它改變了會計這一職業的傳統，并且重新定義著會計工作。會計工作者必須充分認識會計電算化給會計工作帶來的影響，并不失時機的調整會計工作的方向和重點，才能提高會計工作的水平和質量。
隨著計算機技術的迅猛發展，計算機在企業管理工作中得到廣泛的普及和應用，據一項調查結果顯示：已單一使用了財務軟件信息技術的企業，占我國企業的60%左右；將財務和企業的進銷存或供需鏈部分功能集成起來應用信息技術的企業占10%左右；現在已有占我國企業的比例將近1%的企業已在企業內部實現全面地集成應用，真正實現了全面的ERP管理。個別信息化水平較高的企業已步入全面電子商務應用的階段。會計電算化的實現不僅是會計核算手段或財務管理、分析、決策手段的變革，而且必將對會計核算的方式方法、程序、內容產生重大影響，從而促進會計工作職能的轉變，使會計人員有更多的時間和精力參與經營管理，更好的滿足管理現代化的需要。但從目前情況看，由于這項工作開展時間短、加之缺乏會計電算化管理經驗，有些單位還沒有完全適應會計電算化所要求的管理方式和核算程序，致使會計核算的安全性和準確性受到影響，阻礙了會計職能的發揮。為此，有必要充分認識會計電算化對會計工作的影響，做好會計電算化后的會計工作。
二、會計電算化對會計工作的影響
1.對帳務處理方式的影響。在手工會計中，根據原始憑證和記帳憑證，平行登記總帳和明細帳。由于明細帳中記錄的是逐筆登記的業務信息，而總帳中記錄的是相應的合計值，因此，總帳中的信息是非獨立的。在一個信息結構中，去掉非獨立的信息，也就是計算機軟件中所謂：“冗余信息”，之后，仍可保持信息的完整性。因此，如果總帳的作用只是為了保持和提供各科目的發生額和余額的匯總信息，那么也就沒有存在的必要性，因為我們可以從明細帳帳中獲得同樣的信息。在手工會計中，總帳之所以有存在的價值，是因為總帳對整個帳簿體系起控制作用。通過總帳與明細帳之間的定期或不定期的對帳，可以發現記帳中的錯誤，以便及時加以糾正。另外，安排不同的業務人員負責總帳與明細帳的記帳工作，也起著互相牽制、防止作弊發生的作用。在手工會計中，記帳過程中的錯誤是很難完全避免的。但在兩個人并行工作的情況下，同時發生錯誤的可能性是很小的，同時發生同一錯誤的可能性就更小。因此，采用平行處理方式可以有效地發現錯誤，確保會計數據的正確性。但對于計算機來說，由于總帳和明細帳都是根據記帳憑證登記的，登帳的依據相同，只要會計軟件的登帳功能是正確的，總帳和明細帳的數據應是一致的。因此，沒有必要采用平行登記的方式，而應當采用集中處理方式，即來源于記帳憑證的信息不再重復處理，而是統一記錄于分類帳中，集中加以處理。分類帳也沒有必要區分總帳和明細帳。但是，這并不排除在計算機內部設置類似于總帳和明細帳的格式。但這已不是手工會計意義上的總帳和明細帳了，因為它們之間不存在統制與被統制的關系。
2.對會計系統內部控制的影響。會計電算化以后，原來會計業務處理過程中人與人之間的聯系部分地改變為人與計算機的聯系，原來有多人完成的業務變為由計算機統一完成，原來記錄于帳簿中的信息現在記錄于磁盤、磁帶中。由于工作環境的這一系列變化，原有的內控制度已不可能有效地發揮其對會計體系的制約作用了。在手工系統中，為了提高會計信息的準確可靠性，內部控制主要通過會計人員之間適當的職責分離，實現相互牽制，由人工完成各種檢驗、核算和判斷，例如，定期進行帳證核對、帳帳核對、銀行對帳等等。在計算機會計中，內部控制就其基本原理來講，與手工并沒有本質的差別。但保證會計數據正確可靠性的控制方法與技術卻發生了很大的變化。在計算機會計系統中，內部控制包括了許多建立在會計軟件中，由計算機執行的各種檢驗、核對、判斷以及對軟件個別功能調用的權限控制。這些程序化的控制對計算機會計系統的安全可靠非常重要。當然，除了程序化的內部控制外，計算機會計系統的內部控制還包括管理制度和部分手工控制，但程序控制是計算機系統特有的。
3.對帳簿形式和錯帳方法的影響。手工會計中規定日記帳必須采用訂本帳，總帳和明細帳可以采用活頁帳；帳簿記錄的錯誤可用劃線更正法、補充登記法和紅字沖銷法更正。計算機會計系統打印輸出的帳頁是卷帶狀的，可裝訂成活頁式，不可能是訂本式，只有到了一定時期，再裝訂成一本訂本式帳冊，作為會計檔案保管。在計算機會計系統中，由于計算機采用的是集中式處理方式，沒有類似手工會計的對帳操作，因此，側重于防止錯誤，而不是糾正錯誤。要做到這一點，首先必須保證會計數據輸入的正確性。這主要依靠會計軟件對輸入數據進行多方面的檢查，例如，科目合法性檢查、借貸平衡檢查等。但是，任何一個會計軟件都不能保證數據輸入和處理的絕對準確。當發現錯誤后，就要采用一定的方法進行更正。由于在計算機會計中，很難再用劃線更正法，所以一般采用紅字沖銷法和補充登記法進行更正。應該特別注意的是，在計算機會計系統中，應禁止直接修改存儲于計算機內部的帳務信息。因為這種修改不利于找出造成錯誤的根本原因，杜絕今后再發生同樣的錯誤，同時在制度上也造成漏洞。因為在磁性介質上修改數據不留任何痕跡，因此無法知道數據是否已經修改、是誰進行了修改和修改前的數據是什么。這就有可能使修改權限被不負責任地甚至非法的加以利用。
4.對會計信息存儲方式的影響。在手工會計中，會計信息是存儲在紙性的憑證、帳簿和報表中的，這些信息都是肉眼可見的，若被篡改，如涂改和挖補，會留下痕跡，因此一般較容易被發現。在計算機會計系統中，會計信息以各種數據文件的形式記錄在磁性存儲介質上，這些存儲介質上的信息以肉眼不可見的、機器可讀的形式存在，因此很容易被復制、被刪除、被篡改而不留下任何痕跡。另外，磁性介質在受熱、受潮或受強的電磁場影響時，很容易損壞。因此，要保證計算機會計系統的安全可靠，必須對存儲介質有相當完善的控制。
5.對會計工作組織體制的影響。在手工會計中，會計工作組織體制以會計事務的不同性質作為主要依據。手工會計組織內部通常劃分為工資組、材料組、成本組、綜合組等，他們之間通過信息資料傳遞、交換建立聯系，相互稽核牽制，使會計工作得以正常進行。會計電算化后，由于計算機處理信息集中性的特點，原有的一些單位，已無存在的必要，而一些新的組織，如數據收集組、憑證編碼組、審核組、操作組、維護組、開發組等便應運而生。
⑥對會計檔案保管形式的影響。在手工會計中，會計檔案以紙介質形式保存，對會計資料的查詢，也是以調閱紙介質檔案為基礎。實現會計電算化后，會計檔案將以磁性介質為主、紙介質為輔方式保存，對會計資料的查詢主要在計算機上完成。在計算機上查閱效率高、范圍廣。但對存放檔案的環境及溫度、濕度等提出了新的要求。
三、適應會計電算化的要求，調整會計工作
摘 要：檔案信息化建設是檔案管理的一項基礎性業務工作，是檔案管理發展趨勢的必然要求。當今社會經濟飛速發展，房地產經濟日漸繁榮，特別是現代信息技術與互聯網無限延伸，房地產檔案信息化已越來越受到人們的重視。如何加快房地產檔案信息化建設，構建便于存儲、搜索、查閱的數據庫平臺，為人們提供便捷的信息服務，是一項緊迫而重要的課題。
關鍵詞 ：檔案信息；檔案管理；房地產檔案
中圖分類號：G271文獻標志碼：A文章編號：1000-8772（2015）25-0082-01
一、房地產檔案信息化建設必須要堅持數字化導向
數字化是檔案信息化建設的重要載體和手段。房地產檔案作為城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據，是從房屋建造到消亡整個歷史過程中形成的臺帳、圖、卡、照片、文件及一切具有證實房屋全部歷史變化過程的資料，它是房屋的真實縮影，全部歷史的記錄。長期以來，人們一直使用傳統的手工信息加工方式，所耗費時間長，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費時費力，一旦發生意外難以彌補。而檔案的數字化處理方式，可避免手工加工方式出現的問題，將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描（數碼攝像）、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用分級存儲管理技術將圖片、聲音、錄像等文件和索引字段存儲于磁盤、光盤、磁帶等大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、互聯網，最終實現“數字化檔案館”。因此，房地產檔案信息化必須要堅持數字化建設導向。要充分利用計算機信息化處理技術，將紙質檔案信息資料進行數碼掃描、錄入和整理，建立與紙質檔案（原件）一致、同步更新的電子復本，構成海量存貯的房產電子檔案數據庫。要通過現有房產登記信息系統輔助日常房產檔案生成、數字化存貯、動態更新和一體化管理，建立規范化、網絡化的產權檔案處理流程和管理體系，實現電子房產檔案的集中保存、應用與管理。
二、房地產檔案信息化建設必須要堅持標準化目標
標準化是檔案信息化建設的重要支撐和目標。國家檔案局就電子文件制訂了標準，為電子文件提供管理提供了普通規范。但從當前房地產檔案信息化建設情況來看，檔案管理部門所使用檔案軟件缺乏通用性，使用的應用程序五花八門，無法統一標準，不能適應檔案信息資源共享的要求。多數檔案軟件只是應用于文件管理，對圖紙、聲像科技資料的管理方式、方法匱乏，這些都嚴重影響了檔案信息系統整體水平的提高，制約了檔案信息化的進程。因此，房地產檔案信息化必須要堅持標準化建設目標。要建立規范化的標準、程序化的操作方式、系統化的管理，將各個管理環節科學地排序，使整個操作過程有機連接，一環扣一環，保證檔案的完整有效性。要制定規范化的標準，“統一文件與格式”、“統一分類編碼”、“統一信息交換形式”等，為廣泛使用電子計算機與高密度信息儲存技術以及通訊傳輸技術等先進的自動化手段打下良好基礎，使今后的聯網與實現某些信息共享成為可能。
三、房地產檔案信息化建設必須要堅持一體化思路
一體化是檔案信息化建設的重要基礎和方向。檔案信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢、人員配置等方面，其中系統設置和人員配置是關鍵。但在檔案信息化建設過程中，沒能結合工作實際，充分考慮匹配性和兼容性問題，難以實現人機結合，影響了信息化建設的成效。因此，房地產檔案信息化建設必須要堅持一體化思路。要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統，將檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的檔案信息通用數據庫，通過計算機網絡實現由磁介質交換轉變為網上傳輸，逐步實現檔案信息遠程數據交換，實現檔案管理的微機化、網絡化。要加強檔案信息系統的維護，檔案信息系統是一個動態的系統，需要檔案人員不斷進行更新和維護，信息錄入要準確、及時、完整，確保檔案材料的齊全、完整和準確性，進一步推進檔案信息化進程。要注重檔案管理人員培養，加強對檔案管理人員政治素質和業務素質的培訓，讓檔案管理人員熟練掌握現代信息管理技術，成為既熟悉檔案業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。
