時間：2023-07-02 08:22:14
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供熱工程檔案資料是在項目實施過程中與工程進度同步形成的，是從供熱工程立項開始直到實施結束、竣工驗收為止，各階段所產生的、與供熱系統相關的各種文件、資料、設計圖紙、圖表、計算資料、試驗報告與試驗資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤等。供熱工程檔案資料是直接從科技領域和經濟建設市場中產生的，屬于重要的科技信息資源，做好它的收錄、管理和使用，使檔案資料達到全面、完整、規范、通用，對于供熱系統設施的順利進行和供熱設備將來的維修、改造等都有著十分重要的作用。
一、供熱工程檔案資料的特點
1.復雜性。供熱工程檔案資料的復雜性主要表現在兩個方面：
(1)形成文件材料的單位多樣性。我們知道供熱工程的實施會涉及到規劃單位、設計單位、施工單位、工程質量監理部門以及政府部門等多個單位。
(2)文件材料的來源多樣。主要有實施過程中直接形成的文件；對實施過程有直接或間接影響的法律、法規以及有關政策，政府有關部門和各級地方部門的有關規定或其他類似文件；與供熱工程有關的其他資料。
2.整體性。在一個供熱工程建設和管理的過程中形成的文件材料是成套的、不可分割的一個整體，它完整的記錄了規劃設計、建設管理的全過程。
除復雜性與整體性之外，供熱工程檔案資料還具有很強的動態性、說明性、應用性和考查性。
二、供熱工程檔案資料的分類
我們可以依據供熱工程的性質，用邏輯劃分的方法對其進行分類。在供熱工程方面，有民用建筑的供熱、工業建筑的供熱、農業建筑的供熱等。另外，由于項目形成的檔案資料很多，為了方便管理和查閱，可以對上述類目再進行細分，如民用建筑又可分為住宅建筑、辦公建筑等，工業建筑又可分為重工業建筑、輕工業建筑等。
三、供熱工程檔案資料在工程中的作用
1.供熱工程檔案資料是進行項目建設的重要參考。建筑物使用期間，極有可能會遇到對供熱設施進行改建、拆除或在其周邊進行建設的情況。這就需要我們翻閱以前的工程資料，查看與該項目有關的文件，如果檔案資料完整齊全，那么在此基礎上我們進行研究、判斷、決策，將有助于我們制定更好的新方案，達到事半功倍的效果。
2.供熱工程檔案資料是工程項目質量的全面反映。供熱工程檔案資料是一種重要的信息資源，它包括供熱系統的設計熱負荷計算、集中供熱系統及其水力計算、供熱系統水力工況分析計算和調節控制、熱水供暖系統運行調節實行量化管理的節能技術、供熱系統的各種熱源形式及主要設備、供熱管網的敷設與應力計算等方面的文件資料、計算資料、圖紙、照片等。它是解決經濟糾紛、工程供熱質量事故的重要參考依據。有了工程檔案資料，我們可以找出哪些地方做的不足，還可以分析出現問題的原因，有針對性的進行糾正，以減少損失。
3.供熱工程檔案資料能有效的提高工程項目的質量。供熱工程檔案資料真實的反映了供熱系統方面建設的全過程，在建設過程中出現的問題以及工程各方面的要求如設計要求、施工要求、設備質量要求等這些被都清楚的記載在資料中，參與方在其負責的范圍內做得好與不好，依據標準很容易被判別出來。另一方面，資料的記載也會給各參與方施加一定的壓力，這將有助于工程質量的保證與提高，具有非常重要的意義。
四、供熱工程檔案資料的有效管理措施
我們知道工程項目建設是一個動態的過程，從該項目的提出、設計、到施工、驗收，檔案一直都處于變動的狀態，直到驗收之后，才能穩定。正因為如此，檔案資料的管理才有一定的難度，為了使工程資料的管理更有效，現提出以下管理措施：
(一)明確工程項目各參與方責任。供熱工程的建設是一個多主體參加的復雜項目，涉及到許多單位，我們應明確各個單位應盡的義務與職責。
1.建設單位。建設單位作為項目的總負責方，必須向有關的規劃、設計、施工、監理等單位提供與供熱工程有關的文件和檔案，并保證這些文件和檔案的真實、準確、齊全除此之外，建設單位還應到施工現場對參與供熱工程建設的人員宣傳工程檔案資料的重要性，提高他們自覺保護資料的意識。
2.設計單位。要根據設計規范和標準提交施工圖紙和文件，每份圖紙上還應注明圖號、設計人及審核人，還應向建設單位提交整套的設計文件目錄。
3.施工單位。準確的填寫施工表格的各項內容，并保證其真實性。并且要及時的移交竣工圖及其他工程檔案資料，對其準確性要負責。
4.監理單位。監督施工單位做好各個環節的工作，對所有的文件資料都要進行認真的審查，把好質量關?？梢哉f監理單位在供熱工程檔案資料的編制、核實過程中起著至關重要的作用。
5.檔案資料管理人員。我們知道管理人員負責全方面的工作，既包括文件的管理方針、程序、標準，又包括檔案資料系統的設計、實施等工作。此外，還要協調好項目各參與方之間的資料管理工作。
(二)對供熱工程檔案資料進行規范化收集、整理及使用。供熱工程檔案資料應隨基本建設工程的進程及時收集、及時整理，并按有關檔案資料管理的標準和規定進行立卷，使其能準確、客觀地反映供熱工程自立項起到竣工驗收結束的整個過程的真實情況。
1.供熱工程檔案資料的收集。收集資料是一個很重要的環節，收集資料要具有準確性、及時性、規范性，我們應做好各項文件資料、竣工圖紙、更改記錄等方面的收集。在收集資料時，要進行核查取舍，刪除重復的部分，如發現記錄有出入，必須找相關負責人問明情況。我們要保證工程各個階段的手續齊全。
2.供熱工程檔案資料的整理。資料的整理工作非常重要，主要包括兩方面的工作：一是對資料進行分類，二是對資料進行編目。就分類工作而言，如果按照工程項目的建設類型分，我們可以把它分為民用建筑、工業建筑、農業建筑的供熱等，如果按照供熱工程的建設過程分，我們可以把它分為設計、施工、竣工驗收等階段。采用此種方法，可以將相應的資料放在相應的位置，便于我們以后的查閱工作。就編目工作而言，我們要對各個資料進行編號、排序。在工程竣工、文件收集齊全后，以卡片的形式對工程的情況及工程進展過程加以著錄。供熱工程檔案資料的整理步驟為：收集、整理、核查、取舍、編寫、初審、終審、歸檔成卷。對于整理工程檔案資料的排序，我們最好以時間為序，即按照工程前期、工程施工期、試生產期、交付使用期和正常運營期進行排列。
3.供熱工程檔案資料的使用。在使用工程檔案資料時，我們應注意資料的保護，使用之后一定要放回原位置。并且在使用過程中，不能隨便在資料上進行涂改劃線，要保證資料的完整與準確。
(三)將供熱工程檔案資料的質量監控納入監理制度之中。監理單位不僅要對施工過程進行監督與檢查，還要對文件資料進行檢查。如果我們能把文件、檔案質量監控納入監理制度，并把文件資料作為整個建設項目質量的一部分來進行監控，就可以大大促進建設項目工程檔案質量的提高。
(四)實行科學化、信息化管理。為了使供熱工程的檔案資料能進行有序的管理，保證資料的準確性以及順利歸檔，建設單位在項目開始前就應建立合理科學的資料管理制度與措施。檔案管理部門要負責工程項目各個階段的所有檔案，并對建設項目的有關參與方如設計單位、建設單位、施工單位、監理單位所提交的文件資料進行檢查核實，對他們的工作進行監督與指導。整個管理過程是極其復雜的，無論哪一個環節出了問題，都會帶來不小的麻煩。為了提高效率和準確度，建立檔案網絡就顯得非常重要。應用網絡技術，不僅可以使過程簡單化，也可以使過程有規律可循，更重要的是管理工作會達到事半功倍的效果。
(五)加強檔案管理人員的意識與指導。供熱工程檔案資料的管理是專業性較強的工作，管理人員要有較高的意識和供熱工程方面的專業知識。針對檔案管理人員水平低的問題，檔案部門應加強對檔案人員的指導、培訓，這樣有助于了解工程的變動，掌握工程的所有文件資料，能夠確保資料收集的完整和準確。
眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。
1.2建筑工程檔案資料管理質量低下
作為建筑工程管理的重要環節，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業對于建筑工程檔案只注重資料的數量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制
因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現象。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1提高對建筑工程檔案資料管理的意識
當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業知識的情況下，進一步統一其思想、業務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮作用。
2.2建立并完善檔案資料管理的相關機制
缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業的服務領域。
2.3明確分工，協調相關業務
建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規定以及一系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交手續的完整性，明確移交的重要性，確保萬無一失。
2.4打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊
建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
引言
檔案資料是工程單位工作中的重要組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，檔案資料為單位事業的發展提供了依據。國家工程項目建設管理體制改革進一步深化，傳統的檔案管理工作中同時產生了問題和困難，只有及時的做好檔案管理工作，才能為發展和諧社會提供服務。
一、工程檔案資料管理工作的重要性
工程檔案資料來源于工程建設全過程。工程項目具有投資大、周期長、環節多、要求高、涉及面廣、內外協作等關系復雜的特點，因此形成的檔案有多種載體，檔案數量多、保存價值高。工程在建設過程中往往采用先進的工藝設備及周密的組織管理，使得檔案具有較高的利用價值。它不僅對建設過程中的質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收及其他日常管理工作具有重要的作用,而且在工程運行管理工作中，也是不可缺少的依據和條件。有了工程檔案資料，可以了解工程的前期工作、建設情況，也可以搞好運行管理，預見工程將來可能發生的問題，幫助控制不良事態發展趨勢。工程檔案是工程建設全過程活動的真實記錄，是不可再生的信息資源，也是國家財產管理的依據和憑證，它對于保存歷史、指導現實和服務未來具有重要的作用。
二、工程檔案資料管理存在的問題
1、檔案管理制度不能適應工程建設項目管理體制的改革
近年來，工程建設項目管理工作發生了很大變化，國家對建設管理體制改革逐漸深入，工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監理制度、市場稽查制度逐步完善，政府轉變職能，行政審批進行改革，對不適應深化改革新形勢的部分規章和規范性文件進行了系統的清理、修訂，使工程建設項目檔案的內容、形式、規定、制度、以及各種檔案載體都發生相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規未及時做相應調整和修改，工程檔案還沒有納入新的管理機制，如何盡快建立完善的項目檔案法規制度，目前缺乏研究和應對措施。
2、重工程建設，輕檔案管理
建設單位的工作人員從領導到同志，對工程建設傾注了全部的時間和精力；而對工程檔案管理工作，各建設單位一般不設專職的檔案工作人員，把檔案管理工作只看作是一種資料的簡單存放、堆積、保管，只有在工程階段驗收、竣工驗收時，才進行資料建檔、歸檔等整理工作。這種管理方式影響檔案工作的質量,給工程檔案造成很大的危害，使相隔時間較長的資料零散，無法完整無誤地歸檔，由此給工程建設、管理造成重大負面影響。
3、檔案管理水平普遍較差
在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。許多施工企業檔案管理體制不健全,檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制，在制度執行上也存在“軟”的現象。
4、檔案專業人才缺乏，知識結構老化，知識層次低
在工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術人員多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規和制度，熟練掌握網絡技術、軟件應用，用電腦進行操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。
三、加強工程檔案資料管理工作的措施
1、建立科學的適合工程實際的檔案資料管理體制
做好檔案工作要把檔案工作納入工程總體格局之中，實行統一領導，專人負責，部門分級配合、協調的原則。工程實行業主負責制、招標投標制和建設監理制。新的建設管理體制，致使建設期間檔案資料管理體制及機制與過去有所不同。首先，建設管理局是項目法人，代表出資各方負責工程建設管理。工程的檔案資料必須實行業主統一集中管理，無論是施工單位、監理、設計單位都必須把所有的檔案資料按時、保質、保量地提交給業主。由工程建設管理局牽頭，明確建設、設計、監理、質檢、施工等各有關單位和人員的職責范圍，理順關系，落實任務，以形成檔案工作一級抓一級，層層負責，各單位密切配合，有機組成一個檔案工作大網絡的格局。另外，監理單位又具有審核把關職責，檔案資料是否完整、系統并符合要求，監理單位有著不可推卸的責任。監理工程師在審核檔案資料過程中，對于質量檢驗資料的審核，必須如實反映情況、不得擅自修改、偽造和事后補作；對于質量評定資料的審核，必須要求各種試驗、驗收、質量評價資料齊全、完整；對于竣工圖的審核，必須要求如實記錄并反映各種地上、地下建筑物的詳細情況，特別要反映出設計變更后的真實情況;所有工程檔案資料均應按照工程檔案管理的要求，分類進行整編；竣工驗收的檔案資料必須保證在4個月內( 尾工驗收1個月) 歸檔完畢。因此，作為業主必須充分依靠監理單位，通過監理工程師的現場工作，把好檔案資料質量第一關。
（1）工程建設初期要根據檔案管理的有關法規、規定和技術要求，制定本工程的檔案管理辦法、實施細則，對檔案機構及其職責、，材料歸檔要求、檔案的案卷質量、檔案的利用與管理等作出具體規定，使整個檔案工作從工程建設一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個環節有章可循，有法可依。
（2）在工程準備與建設階段，檔案業務指導人員應及時了解工程建設項目的計劃、規模、性質、進度等，并且經常與工程資料員保持聯系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。同步進行是指，下達工程建設計劃任務與提出檔案工作要求要同步；檢查工程進度、施工質量同檢查檔案文件材料的形成要同步；單元、分部、單位工程驗收及工程竣工驗收前必須先對相應的檔案進行驗收,凡歸檔文件資料的質量達不到規定要求的，不得進行驗收，在規定期限內未完成歸檔任務的建設項目不能評定為優質工程。檔案管理采取責任到人的措施，全部檔案落實到每位業務指導員的頭上，每位業務員有針對性地介入各自負責的工程，跟蹤指導、監督、檢查，對各自負責的建設單位、施工單位、監理單位跟蹤服務,耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對施工中檔案存在的問題進行業務指導。
（3）在工程建設后階段，要認真做好檔案驗收工作，檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，對建設周期長的工程，應分階段驗收，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤，加強對檔案的預驗收工作,以確保資料齊全、完整和準確。
2、提高專、兼職檔案資料管理人員的綜合素質
檔案人員不但要學習檔案理論，精通檔案業務，同時，還要真正做好新時期檔案管理工作，運用現代化辦公手段，實現檔案網絡化管理。要提高思想素質，提倡愛崗敬業，增強服務意識，具備良好的職業道德和心理素質；要提高業務素質，做到依法治檔，自覺參加崗位培訓；要塑造復合型人才，既有檔案管理專業能力，又善于計算機應用和網絡信息管理?？傊瑱n案工作者應該解放思想，轉變觀念，勇于創造，適應檔案信息化建設和工程檔案事業發展的需要。
結束語
總之，檔案資料管理工作在工程建設中也占據著不小的地位。這要求我們抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。
參考文獻：
改革開放以來，建設事業發展迅速，同時形成了大量的工程檔案。建筑工程檔案主要是指建設項目管理的活動中形成的檔案性的文件。建筑工程檔案屬于工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，會影響到工程的質量，也會影響到企業的經濟效益。建筑工程檔案是在建設活動中而形成的最原始的真實記錄。
1、建筑工程檔案資料管理概述
建筑工程項目指的是具有計劃任務書，以及總體設計和經濟工實行獨立核算的，行政方面具有獨立組織形式的基本建設項目，建筑工程檔案資料，是指在建筑工程項目從立項到項目竣工交付使用這一整個過程中，形成的應當歸檔保存的所有與建筑工程相關的原始資料，那么為了保證這些檔案資料的完整、準確以及安全，必須要對建筑工程施工階段的所有資料進行管理。建筑檔案資料一般都具有真實性的特點，這是由于檔案資料是跟隨工程建設一起形成的，在施工到竣工環節都需要真實的記錄；還具有單一獨立性，以及實用性，實用性是在檔案資料通過的時候，需要對建筑工程進行全面的考核。
建筑工程檔案資料涵蓋了整個建筑工程中的各個環節，那么涉及到的內容也就比較廣泛，但總體可以看做是三個方面，第一是綜合性文件，這里面包含了經過上級批準的文件、計劃任務、政府征地和要求拆遷安置等文件資料，還包含了工程中需要的相關合同、竣工后需要結算和審計的內容等。第二是工程施工文件資料。主要包括了立項和竣工生成的報告，圖紙經過會審、設計進行變更等生成的報告，還有監理部門工作的相關資料以及所開例會的紀要，工程實施所發生的質量事故需進行處理的資料等。第三是竣工圖。竣工圖并不單指工程竣工后的圖紙，還包含中平面的布置圖，建筑物室內室外各種管線的接線圖，工程中裝飾工程完成后生成的圖紙，水電系統竣工后生成的圖紙以及建筑工程完工后生成的圖紙等。
建筑工程檔案是對建筑過程中各個環節的真實和客觀記錄，對其他工程建設具有指導性的作用。建筑檔案管理工作對于加快建筑工程技術的完善，推動城市建設工作的開展具有極其重要的作用，所以在當前經濟建設速度快速發展的情況下，需要做好工程檔案的管理工作。建筑檔案是城市建設活動的產物，是城市建筑經驗的積累，通過對工程檔案進行集中統一管理，可以確保建筑檔案的完整和規范，為城市規劃和建設提供必要的依據。而且城市發展過程中建設的所有建筑物和構筑物，在后期管理、維修和改擴建過程中都離不開工程檔案，而且在城市防災、減災和恢復重建過程中，都需要以工程檔案作為重要的依據，所以確保工程檔案的齊全和完整具有極其重要的意義。
2、建筑檔案管理中存在的主要問題
2.1施工管理原件缺失
目前在建筑工程施工過程中，有時設計和監理單位下發的施工管理文件是復印件，原件缺失，這樣這使其無法滿足工程檔案管理質量的要求。
2.2工程質量驗收時缺乏書面資料
建筑工程施工時，為了確保質量，需要在一些質量控制點施工完成后進行質量驗收，但往往為了趕進度而導致現場驗收時沒有按要求進行書面簽字儀式，沒有形成書面資料，這就無法滿足工程檔案管理工作的要求。
2.3沒有按標準要求進行編制竣工文件
在進行工程竣工文件編制時，由于沒有嚴格按照要求來進行分類成冊，即使成冊的也存在缺少目錄或是目錄不準確的情況，甚至一些分部工程利用代用圖進行組卷，這樣就導致竣工文件中圖紙存在較大的缺失。
2.4施工驗收原始簽證資料格式不規范
在工程開始前沒有對原始施工驗收簽證資料的內容和格式進行統一的規定，而是在施工過程中對其內容和種類進行不斷的增添和更換，這樣就導致資料格式上很難達到統一和規范，在進行裝訂組卷時存在著許多的不便。
2.5原始資料書寫不認真
工程施工過程中在對原始資料進行書寫時，存在著字跡潦草、不規范、錯誤字的情況，對于修改的地方不蓋章也不簽字，這給工程檔案管理工作帶來了較大的難度。
2.6缺乏統一的管理模式
目前對于工程檔案的管理工作存在著較多的方式，部分管理較好的單位則成立了工程檔案室，由專門檔案管理人員對檔案進行管理，但很大一部分單位則由其他部門或是文書代管或兼管的情況，導致檔案材料不完整、不齊全的現象時有發生。
2.7缺乏復合型檔案管理人員
基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。
3、建筑工程檔案資料有效管理措施探究
3.1積極健全建筑工程檔案管理制度。
建立健全的建筑工程檔案資料管理制度，是有效管理檔案資料的基礎，建筑單位在建筑項目成立之初就應該積極按照國家的相關規定，建立相關的管理制度，并且制定統一的檔案資料管理模式。還應該明確建筑施工人員、建筑管理人員等相關人員在檔案資料管理中承擔的責任，保證能夠真實記錄相關的檔案資料，為建筑單位的合法權益提供保障。
3.2加大對檔案資料管理人員的培訓力度。
檔案資料管理人員是整個建筑工程檔案資料管理工作的核心所在，加強對檔案資料管理人員的培訓工作，能夠有效的保證工程檔案的質量，提高檔案管理人員的素質和職業素養。建筑單位應該積極的開展相關的會議，或者是聘請專業人員來對其進行培訓，全面提高管理人員的素質。還應該積極提高檔案資料管理人員對于建筑工程方面的知識，以便在具體的檔案資料管理中能夠真實的將檔案歸檔。
3.3利用現代化技術對檔案信息進行統計。
在計算機技術和互聯網技術不斷發展的今天，建筑工程單位應該積極利用這些技術來對建筑檔案資料進行統計管理，可以構建一個記錄檔案信息的系統，及時的記錄建筑工程中各個環節的真實情況，全面保證建筑工程檔案資料的完整性，并且進行嚴格的控制。
3.4嚴格保證竣工驗收檔案資料的質量，保證其能夠發揮憑證作用。
在建筑工程竣工驗收時，建筑單位的檔案管理人員應該同工程項目管理人員，按照相關規定對建筑工程中的所有文件進行全面審核檢查，務必保證竣工材料的真實性和完備性，全面符合檔案歸檔的要求。并且應該積極嚴格的貫徹相關規定，將竣工檔案驗收作為整個工程驗收的關鍵環節，保證工程建筑檔案資料的完整準確。
3.5加強施工管理，強化檔案材料編制工作
按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
4、結語
總而言之，建筑工程檔案資料管理工作作為整個建筑工程中的重要環節，建筑工程單位應該加大對其認識，加大對工作人員的培訓，積極利用信息化技術，并建立一定的管理制度等，全面保證建筑工程檔案資料的有效管理。
參考文獻
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 044
［中圖分類號］ G275.3 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）19- 0071- 01
1 建筑工程檔案資料歸檔范圍分析
建筑工程的檔案資料范圍十分清晰，依據本行業的工作特性，主要包括工程和設備檔案資料。工程檔案資料是指各類報批文件（對政府各行政部門的各類報批文件及批復文件、對外收發的文件）、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應商的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調研報告，考察調研的影像、照片資料）、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理工作文件、工程的施工記錄、工程相關的會議記錄，以及各種驗收證件、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。建筑工程設備檔案一般是評定和鑒別工程建設所使用的機械設備技術的文件資料，是實現工程現代化的技術保障和后勤服務，它可以確保工程技術的正常應用，使機械設備處于最好的運行狀態。包括建筑工程需要的預購設備儀器的申請表、批復表，購買協議與合同等；建筑器材的驗收單、出廠證明、合格證與保修卡、出廠精度檢驗單、隨機備件圖冊；安裝調試、試驗記錄，存在問題及處理意見；設備儀器的保養、維修、改裝、報廢處理等檔案資料。
2 建筑工程檔案資料管理人員的職責詮釋
作為檔案管理人員，需要符合工作的需要，具備一定的條件。首先要忠于公司，忠于職守，熱愛自身的本職工作，遵紀守法，具備檔案資料管理的專業知識和技能，具有較高的職業操守和良好品行，有樂于奉獻的精神品質。作為管理人員要有效做好工程建設檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，為工程建設提供及時的服務，并且及時積極主動地向上級主管部門匯報自身的工作，提出工作中的困難和需要解決的問題，自覺接受相關部門的管理和監督。能主動為領導分憂，圓滿完成領導布置的任務。
3 建筑工程檔案資料的保密制度研究
建筑工程檔案資料涉及到重大工程建設的內部資料，對企業發展有著重要的作用，是企業的商業機密，所以，建筑工程的檔案資料管理必須采取保密制度。作為公司的檔案管理人員，必須有專業的工作知識、良好的職業操守，按照公司檔案資料管理的需要，嚴格執行保密制度，不泄露公司的機密。凡涉及公司機密的檔案，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱時，須經本公司主管領導批準。針對加密的文件或者重要的文檔資料，必須嚴格履行查閱審批手續，不允許任何人擅自拍照、復制和傳播，這些必須形成制度性的規范條例。針對無用的檔案資料，需要采取有效的措施進行處理，但前提是保證公司機密不外泄，必須得到主管部門的允許才能如此操作，并且實行專人專職專管，在文件處理的過程中，相關負責人簽字確認，嚴格實行責任制。
4 建筑工程檔案資料存放制度分析
在具體的檔案管理工作中，非檔案管理人員不得擅自查閱和翻看檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經本公司主管領導批準同意后方可查閱，并且做好相關的登記工作。檔案柜內的檔案要進行系統排列存放，有序整理，檔案柜內不準堆放與檔案無關的東西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。如發現無關的資料需要及時清理，如缺失有關的檔案資料需要及時還原和正確處理。做好檔案柜內“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃，保持檔案柜衛生整潔、安全。及時檢查，如有問題，立刻反饋，果斷處理。針對檔案資料，有關儀器設備的相關資料最好一式兩份，一份用于存檔，一份用來使用，如果僅有一份的，要將原件資料存檔，復印件隨機使用。
5 建筑工程檔案資料安全制度簡介
建筑工程的檔案資料涉及很多的商業機密，必須嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。
6 建筑工程檔案資料查閱利用制度解析
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）21-0336-02
一、工程檔案的內涵和意義
工程檔案資料是指在工程建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設計、前期準備、施工、監督、監理、驗收等工程建設的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映陣地工程建設活動的過程和成果。工程檔案既具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據和憑證；又具有自身的特殊性，即實體作業的技術依據，如陣地在使用、維護、管理、改擴建中的根據和設計、施工技術憑證等。它是工程建設項目管理過程中的重要組成部分。
二、工程檔案管理的現狀問題
1、檔案管理意識淡薄
檔案管理意識淡薄主要體現在兩個方面，一方面是對檔案價值的輕視，二是對數據真實性追求的喪失。許多人的觀念里，工程數據的作用僅僅是記錄，隨著工程的完工，工程數據便完成其使命。因此，在許多情況下，許多工程文檔只記錄了工程中主要的內容，如工程圖紙、施工進度、用料等等，而遺漏了其他大量有用的信息。許多工程在后續的追查中，往往找不到真正有用的工程信息，無法追蹤到具體的來源。
此外，大量的工程信息存在造假或與實際偏差較大等情況。工程中設計的監管者、測繪人員、投資者與施工者，往往互通一氣，為了更快完工驗收，往往對資料進行大量造假或隱瞞真實的信息。最終無論是對使用單位、監管單位還是施工單位而言，工程檔案只是一個形式而已，沒人會去認真考察里面的數據，因為這些數據根本禁不起考察。
2、檔案管理機制不健全
由于各施工單位水平良莠不齊，多數施工單位沒有完善的檔案管理機制，因此檔案管理機制不健全，是建筑工程資料收集與整理過程中面臨的突出問題，這就使得建筑工程資料的收集與整理難以保證與工程施工建設同步進行，并可能造成有關建筑檔案資料的嚴重缺失，也在一定程度上影響制約了建筑施工檔案資料管理工作的深入有序推進，更為嚴重的是也必然影響到建筑工程的施工建設及日后的維護使用。
3、檔案管理技術落后
我國的許多工程檔案還停留在紙張時代，尤其是較為落后地區的工程。傳統載體的檔案不僅容易損壞丟失，也無法實現高效的管理利用，保存和使用非常繁瑣。在一些相對發達的地區，工程文檔實現了全部或部分電子化。但盡管如此，對于檔案的安全備份和保存，還是缺乏延續和統一，各類文檔管理部門和數據庫混亂，未能達到有效互通，大大削弱了工程文檔價值的挖掘能力。
三、工程檔案管理的對策及建議
1、加強法制建設，完善工程管理制度
加強工程檔案資料在形成、收集、整理和移交歸檔工作過程中的監督和檢查，制定工程檔案資料管理制度標準。各單位應根據上級要求，將檔案工作納入本單位總體發展規劃和年度計劃，設立專門的職能部門，強化檔案管理工作的力度，將其與年底評獎機制掛鉤。并根據工程檔案資料管理有關法規制度，制定本單位工程檔案資料管理的實施細則，認真落實檔案歸檔要求。同時可與參建單位簽署《責任書》，明確對工程檔案歸檔的具體要求，并實行獎勵與處罰機制，使參建單位領導和技術人員充分重視工程檔案的歸檔工作。
2、思想上要重視工程檔案管理工作
工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，又不直接產生經濟效益，而施工過程中現場又非常繁忙，施工人員把絕大部分精力都集中在施工上，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，造成大量資料缺失，所以內業資料應定期或不定期進行檢查評比，以引起各方重視，避免大量工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為做好檔案管理工作提供有力保證。鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應進一步加強對建筑行業的檔案管理的教育與監督工作。
3、加強施工企業檔案管理信息化建設
隨著我國計算機互聯網的不斷進步與發展，計算機互聯網對我國建筑施工企業的生產經營活動有著巨大的推動和發展。為此，建筑施工企業可以充分利用現代信息技術，做好檔案管理方面的信息化建設。首先，建筑施工企業應加大對檔案信息管理的投入，可結合本企業檔案管理工作中的實際情況，購買或開發企業檔案管理軟件，強化企業檔案管理信息化水平。另外，建筑施工企業應用計算機技術對檔案管理工作進行監督管理，建立企業檔案監督管理、多方合作的信息系統平臺，提高企業檔案管理水平和質量。建筑施工企業還應加強對檔案管理信息化管理系統的定期檢查工作，并對檢查結果進行考核、評定。再次，建筑施工企業檔案管理工作要建立檔案管理激勵及約束機制，實現檔案管理的科學化和規范化，充分發揮檔案管理工作的作用與功能。
4、加強對檔案管理有關技術人員培訓的力度
隨著建筑業的不斷發展，檔案管理工作的特點也產生了新的變化，從而提高檔案管理隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業務素質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性；提高服務質量和服務水平，則要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員還要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用，同時要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
5、做好檔案的整理與信息化工作
在收集與整理過程中，按照檔案的性質和類型，部門的檔案資料、內部文件、記錄應按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同進行分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。同時應大力推行縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中的運用。各公司還應有效利用計算機資源，建立本公司的檔案檢索系統，提高各部門（公司）的檔案管理水平及協調能力，方便各部門（單位）對檔案的有效利用，藉以提高工作效率。
6、完善資料后期的管理工作
工程資料整理完畢并存放后，并不代表所有的工作已經完成，可以不再翻動。往往在工程施工過程中，由于種種問題，需要對前面的資料進行查閱或者調取，所以資料管理人員應該認真記錄工程資料的存放位置或去向，對借出的資料進行跟進并及時索回。這一工作對工程資料的管理具有非常重要的意義，能夠從根本上解決工程資料的流失問題。
四.結束語
建筑工程資料管理工作，對于工程施工企業來說具有非常重要的意義。工程資料管理過程中如出現疏漏，可能會嚴重影響到工程施工進度和工程項目的整體質量，對企業的聲譽造成負面影響并導致企業經濟利益受損，所以必須加強工程資料的管理力度，強化工程資料管理人員的責任意識，保證工程資料管理的嚴謹性和全面性，從而確保工程施工的順利開展，并使企業獲得良好的經濟效益，使企業在激烈的行業競爭中脫穎而出，獲取更多的發展機遇。
參考文獻
一、資料管理的重要性
隨著建筑業的發展迅速，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，必須通過資料來體現，一個工程項目資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的工作環節。建筑工程資料是記載建筑工程施工過程中的一項重要內容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業的管理水平。建設部要求建立并管好城市基礎設施建設檔案，進一步加強對工程項目建設檔案管理的重要性和緊迫感的認識，并明確指出：任何一個工程，如果技術資料不符合有關標準規定，則判定該工程不合格，對工程質量具有否決權。足見資料管理的重要性。
二、資料管理工作必備的條件
1、資料管理工作的態度
一般人都認為資料員的工作看似輕松，其實做好也是很不容易的。資料員如何去完成項目交給的每一項工作，是值得深思熟慮的問題。我們要經常提醒和捫心自問，在做資料的工作中是否及時、準確、完整；怎樣配合好技術負責人做好施工組織、方案、技術交底等工作；我們是否對項目前期工作施工組織設計等進行了審核，用字是否恰當和規范，是否有遺漏和不全面；怎樣和監理、業主用虛的態度及規范的語言進行了溝通；你是否對監理、業主提出的意見和建議虛心接受了；你是否在第一時間熟悉施工圖并發現問題，你是否在第一時間和業主、設計單位進行了聯系和溝通，并在最短時間段內解決；對各條線的管理人員在工作過程中所提出的建議是否樂于接受并落實到項目管理中去；是否對以前的工作進行了總結，留下好的一面，改正了不好的一面。并用踏實、勤奮、認真及科學的態度去工作、去做好資料這些都是我們資料員都要考慮和必須考慮的問題。在項目施工資料工作中，工作的復雜性、艱巨性，相信每個人都會遇到。如何去完成好每一個施工項目的所有資料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多學習、多協調，并用認真的態度去工作、去落實。作為一個公司的員工要有危機感、責任感，要珍惜和熱愛自己的工作。對公司各級領導交給你的工作不論大與小，都要盡己所能。仔仔細細、認認真真的去做好、完成好。在做好本職工作的同時對工作的各個環節都要有補位意識，并加強協調和配合，用團隊精神來增加凝聚力、向心力。不斷加強學習和廣泛涉獵施工資料相關的書籍和有利于文化素養的書籍。來提升我們自身的素質，讓企業整體文化素養上一個臺階，同時在工作中不斷地總結、再總結。找出不足之處，使每個工程項目的資料都能做到最好，都能得到大家的認可和好評。
2、資料管理必備的專業技能
當然做好資料的管理，做好資料員，不光在態度上再思想上有能動性，還必須具備一定的的建筑專業知識， 因為建筑工程資料員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，所以必須具備一定的建筑專業知識、工程檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。隨著中國建設的不斷升溫，建筑資料員社會需求量逐年提高，現在資料員已成為工程行業必不可少的專業人才。首先崗位必備知識：熟悉國家、省、市城市檔案工作法律、法規、政策、規定、規范、標準；能看懂一般建筑工程施工圖，能編制修改工程竣工圖（包括重新繪制基礎竣工圖）了解各種建筑結構施工技術和方向。能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格；熟悉城市建設工程檔案的內容、范圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法；了解計算機在檔案管理中的作用及基本知識。
3、明確資料管理職責也是做好資料管理的重要前提
由于建筑工程的特殊性，從工程建設的招標到最終的竣工等各個階段均涉及到各類資料，不僅繁雜而且量大。此類資料對于工程施工階段的質量管理與安全管理極為重要，尤其是數據資料的管理是預防發生質量問題以及安全事故的參考信息，即使在工程竣工之后依然可以為后期的維護管理提供信息參考。同時，在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程?n案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統性的檔案資料管理。
（二）建筑工程檔案資料管理質量偏低
在建筑工程檔案管理中，不論是施工前的資料還是施工過程中資料均屬于工檔案管理的內容之一，但是由于施工單位在工程管理中將重心放在了工程進度、工程成本、工程質量的控制上而忽視了對工程檔案的管理，直接導致了工程檔案的完整性與價值性。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
（三）缺乏嚴謹的建筑工程檔案資料管理體制
由于建筑工程的特性，不論是施工企業還是業主對于工程檔案管理的重視度均明顯不足，關注的重點在于成本控制與質量層面。很多企業的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供專業化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制。因此，監理方還要對工程檔案資料的管理負起責任，全面保障工程檔案資料的完整性。
二、建筑工程檔案資料質量管理的強化措施
（一）提高建筑工程檔案資料管理的重視度
當今社會已經進入到了信息化時代，信息化與網絡化技術已經在各行業中得到了普遍運用，在建筑工程管理中，強化工程檔子資料管理的信息化是必然趨勢之一，這是時展的新形勢，更是檔案管理工作面臨的必然挑戰?；谠撔蝿?，建筑施工單位不得不尋求改變，轉變工程檔案管理的理念以提升工程檔案管理工作的效率。就當前的發展，一方面是基于信息化技術與網絡技術廣日益普及而催生出來的智能化設備廣泛運用，電子檔案的運用能夠提升用戶與管理者使用的便利性；另一方面，在綠色、環保、低碳意識的推動下，傳統紙質化的檔案管理無疑是資源的極大浪費。為此，對于檔案管理單位而言，必須要充分認識到時展的趨勢，進而轉變工程檔案管理工作理念，以信息化發展為前提，改變現有的管理模式以提升檔案管理工作的質量與效率。
（二）強化建筑工程檔案資料管理的質量度
2當前縣域配網工程檔案管理中的問題
2.1檔案管理意識薄弱
縣域配網工程建設中，主要的任務是對工程的規劃、建設，很多企業對建設過程中的檔案整理缺少重視，很多重要文件缺少有效的整理和保存。員工在平常工作中，對過期的文件和沒用的設計、圖紙等隨手丟棄，沒有認識到它們對其它工程的借鑒作用。部分企業雖然意識到文件的整理，但是由于沒有專業的管理人員，同時把重點放在了工程進度上，檔案資料的整理滯后，很多重要資料已經缺失。配網工程從初期的規劃到后期的驗收，參與方很多。在資料收集的過程中，企業經常安排一些臨時性的工作人員，他們對檔案的管理沒有專業的方法和管理意識，在管理中的收集整理缺少系統的安排和應有的規范。這會導致資料的的不健全和資料分類的不規范。在未來的資料查閱中，很難快速找到所需資料。
2.2缺乏完善的檔案管理制度
由于檔案管理意識薄弱，電網企業對配網工程項目的檔案管理水平落后。許多企業對檔案管理的程序、標準不統一，沒有形成檔案管理有效科學的管理制度，導致檔案管理過程中操作不夠規范，資料收集不健全，檔案安全性低。由于很多配網工程處于分散狀態，工程時間也不統一，如果沒有合理的管理制度，就很容易造成管理上的混亂，一些制度不能得到有效的落實和執行，難免發生檔案資料的遺失缺損。
2.3檔案管理水平低
現代社會是信息化、電子化的社會，網絡辦公和電子信息的保存、輸入主要是通過電腦來完成。檔案工作的信息化管理是當前檔案管理工作的必然趨勢和發展要求。由于配網工程的檔案管理工作長期得不到重視，對網絡化、信息化的建設水平很低，缺少具備信息化管理水平的專業檔案管理人員。這些都對當前配網工程的檔案管理工作產生了極大的阻礙和遲滯作用。
3完善縣域配網工程資料檔案管理的措施分析
3.1增強檔案管理意識
配網工程電力企業要對工程建設過程中的檔案資料的重要性有充分的認識，在企業內部對檔案的管理形成整體的規劃。檔案管理是對配網工程建設過程中的全面充分的記錄，也是未來工程建設的參考和配網工程歷史的研究資料，具有很強的歷史價值和現實意義。企業領導要把檔案管理工作看作是配網工程工作的一個重要部分，充分認識到檔案的重要性和檔案管理的重要意義，在具體的工作中指示相關部門在檔案資料整理時充分配合。
3.2完善健全檔案管理制度
無規矩不成方圓。對檔案管理工作的開展，要有明確的制度確定和工作劃分，有一個與檔案工作的開展和檔案資料的管理相匹配的制度措施，從而保障檔案管理工作的常規化、制度化運行，保證檔案管理切實有效起到對配網工程建設的積極作用。在一個工程項目開始籌備時，就要立即成立全程跟蹤的檔案資料收集小組，對所在工程項目的文件資料進行整理收集和分類，最后統一歸檔管理。在電力系統內要建立一套嚴密的檔案資料整理網絡，形成對資料收集和檔案管理的統一制度和科學規范。
3.3提高檔案管理水平
根據電力系統和配網工程建設的特點，要在電力系統內形成完善統一的檔案管理制度和領導小組，使配網工程的檔案管理形成系統化、統一化的管理制度。加強配網工程檔案管理工作的信息化建設，利用現代先進的信息技術條件，對檔案進行統一的整理和編目及數字化處理，對不同的檔案資料進行數字化的分類，提高檔案資料管理的效率和準確性。不同單位和企業的檔案資料可以進行資源共享，提供方便快捷的檔案檢索服務。
Abstract: with the rapid growth of file resources of the modern society and how often use file, data files management more and more important, file management penetration in the whole process of construction, special status. This paper management and monitoring the insufficiency, puts forward the countermeasures.
Keywords: engineering enterprise file management
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A文章編號：
資料檔案在整個企業檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進行管理與監督,雖然對工程建設沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業之后工程擴建、設備檢修、技術改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應當與基建進度保持同步對項目中涉及到的環節采取高效監控,確保檔案資料的管理以及監控緊跟工程建設的步伐。
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題
總體來講目前企業資料館大多是館藏內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，由于多年來一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個工程階段時期檔案的整理質量要求不同、整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。
主要問題集中反映在以下幾個方面：
1、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。
2、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。
3、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。
4、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。
5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊畽n案館時間越長檔案存放量越大的存在的類似問題就越嚴重。
二、檔案資料監控以和檔案管理中的不足
1、資料收集不夠全面 。例如,某些工程上的設計有變動,在編制資料的時候,只將變更通知書進行記錄,卻未對相應的施工進行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理以及動態控制高度結合的工作,必須以實事求是、科學嚴謹的態度嚴格執行。
2、資料不夠準確。資料上的隨意性比較嚴重:對相同工序檢查出的數據,按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監測數據在所允許的誤差范圍內,害怕數據受到質疑,便填了一些留有余地的數據;引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數據在相應的誤差范圍內即可,便隨意填了一些看起來很合理的數據。準確性的檔案體現出自身價值的關鍵所在,必須本著嚴謹、負責任的態度來認真落實。
3、收集與整理不夠及時。對工程對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手,如圖紙會審紀要以及開工報告等,對于施工過程,根據規定對其及時予以規范記錄,努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準,每一個環節都應當及時、到位。實際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補“回憶錄”的現象較為普遍。
三、工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節建設工程檔案是一個靜態的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說，這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究，我們會發現，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進一步，我們從工程質量控制的角度出發，工程檔案管理占有關鍵的一席之地。建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制，控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員。要經過專門培訓后持證上崗，而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像，反映場地環境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指：施工員、監理員、材料員、安全員、造價員，一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設職業培訓I范疇，也沒有發國家認可的證書。近幾年，隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高，有的城市實現了建設工程資料員經常性培訓I，還將《資料員合格證》上網，便于查詢和核對，并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經將資料員納入了“五大員”培訓，懷化市20D8年也正式將資料員培訓納入建設職業培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環節已得到越來越多的認可和重視。
四、建設工程檔案編制質量要求
（一）歸檔文件的質量要求
（1）歸檔的工程文件一般應為原件，基建科自己存檔的可為復印件或抄件, 應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。。
（2）工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。
（3）工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。
（4）工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍黑墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。
（5）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。
（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。
（7）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙采用計算機出圖，出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。
（8）所有竣圖均應加蓋竣工圖章。
（9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。
（10）不同幅面的工程圖紙應統一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。
（11）工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容準確。
五、工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段工程檔案管理在行政上體現一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執法檢查的一個內容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質量的效果。參考文獻:
在我國的高速發展下，建筑行業也在高速的發展著，而在建筑工程中，工程的檔案資料也是建筑工程中重要的組成部分。在建筑工程中的檔案主要包含了政府審批資料、項目投資計劃、施工數據、建筑設計、財物流動狀況、工程目標等等，這些檔案資料包含著工程中所有重要的信息，檔案管理也是建筑工程管理的一部分，所以在檔案資料的管理上要加強認識，采取有效措施。
一、建筑工程檔案資料的特點
在建筑工程中，檔案必須具有真實可靠性，在檔案的管理中可以分為幾大類。
1、工程類文件
這些文件主要包含建筑施工中的產生的一切活動與項目，包括開工和竣工的報告、圖紙設計，施工時使用水、電、設備等的施工文件，建筑管理的規劃與細則、施工材料實驗的報告與檢驗合格標準、工程驗收記錄、施工產生的事故記錄和處理文件等等。
2、設計圖
這些主要包含了建筑工程前期的設計與后期完成的竣工圖紙，里面包含了結構設計、建筑外觀設計、內部工程設計與其他特殊專業設計的設計圖與竣工圖。
3、綜合文件資料
這類資料需要管理的內容比較雜多，檔案主要有上級批準文件、政府部門審批文件這類審批文件，然后是建筑施工的設計，包含著建筑的規劃與方案，其次是在工程中所有的企劃書、協議書、合同等，之后還有工程的預算與財政支出情況等資料，最后就是在建筑工程最后具備的建筑質量檢測與驗收資料等。
二、建筑工程檔案資料管理的重要性
1、工程檔案資料可以為工程信息的查詢提供來源
如上文所述，工程中的資料種類繁多，工程管理人要對工程整體有一個控制就離不開這些資料的幫助，通過資料可以對整個工程有一個全面的了解。而在檔案的管理中，就需要將資料進行一個合理整理與規范，可以讓工程的負責人直觀的對這些資料進行了解，科學的將資料進行分類，讓負責人可以更方便的對需要的資料進行查詢檢驗，幫助其更有效的管理工程。
2、工程資料檔案可以為未來的工程施工起到參考與借鑒的作用
建筑工程檔案資料可以為施工單位在下一項工程中提供參考作用，根據建筑實際使用狀況，對建筑隱藏的缺點進行整改，這些都可以通過對檔案資料的分析，吸取以往的經驗，并且在施工中加以解決。
3、建筑工程檔案資料存在的問題
（1）施工檔案在工程管理中沒有充分發揮有效工具、重要依據、有力武器、必要條件和生動素材的一般作用。
（2）施工檔案在工程管理中沒有充分發揮出參考憑證的特殊作用。
（3）施工記錄不夠真實、準確、規范，以致歸檔后缺少了利用的價值。
（4）施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時效性。
（5）對工程發生的會議紀要、簽證資料不夠重視，導致在決算審計時得不到有效利用。
三、加強建筑工程檔案資料科學化管理
1、健全建筑工程檔案資料的管理制度
建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎。建設單位在項目成立之初就應按照國家檔案的相關管理規定，結合工程實際，制定出一套相應的工程檔案管理規定。與此同時，要明確建設、施工、監理單位等各項負責人以及檔案在形成中所需要承擔的責任，規范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進行。完整的資料可以給建設單位的合法權益提供保障性的重要依據。
2、保證建筑工程技術資料真實性、實用性
如今，國內大多數工程技術資料與工程并非同步進行，基本都是工程施工領先于技術資料整理，此類資料并不能真實反映出建筑工程施工的具體實況，喪失了工程檔案資料的本身作用。因此，項目負責人應嚴格執行抽樣調查制度，質監部門也應加強施工項目的檢查，保質保量保同步。
3、嚴格把好竣工驗收工程檔案資料質量關，使竣工驗收檔案可以發揮出憑證作用
建筑工程在竣工驗收時，工程檔案資料的管理人員要和工程項目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規范的要求，對工程施工建設過程中形成的資料檔案進行全面審核、檢查，及早查出問題，并及時解決問題，務必使工程竣工的材料做到完整、真實，工程檔案的歸檔范圍符合規定的要求，認真切實地執行《建設工程質量管理條例》規定的相關條文，把好竣工驗收關，竣工驗收檔案的移交也是整個工程的重要環節。在移交出合格的工程檔案之后，由建設單位頒發出“建設工程檔案合格證”，反之，不滿足要求的則不發“建設工程檔案合格證”，建設單位有權按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準確性、完整性、系統性。
4、加強檔案管理人員的培訓
加強工程檔案資料管理人員的培訓工作是保證工程檔案質量的有效措施，檔案管理人員需要高素質、高責任心的職業素養。不斷提高業務素質，不斷認清工程檔案資料管理的作用和意義，充分利用現代化的專業技術知識和檔案管理方法，靈活運用檔案管理的新理念。與此同時，還要掌握相關法律法規以及與此相關部門的有關規定，通過高素質檔案資料管理人員，嚴把工程檔案質量關。此外，作為一名工程檔案資料管理人員，必須具備一定的建筑工程專業的知識，所以在對檔案資料管理人員培訓的時候應加強建筑行業的基礎知識學習，并對其進行考核。只有在日常工作中多思考、多協調、多交流，并用認真的態度去學習、去落實，才能將檔案資料與工程施工同步起來，資料才能得以真實、實用。
5、實行獎懲激勵機制
激勵產生的效應遠遠要大于管理本身，工程項目的各單位、各部門都應重視工程檔案資料的形成，充分調動各方對資料管理的積極性，落實工程資料檔案管理的獎懲制度，并每周對檔案進行例行抽樣檢查，將工作做到位、做到實的單位給予經濟上的獎勵。反之，則對其進行管理整頓，甚至處罰。
6、充分利用現代化手段進行檔案信息的統計
如今是現代化進程飛速的高科技時代，計算機媒體在發展，數據的統計也隨之越來越方便、快捷，所以我們要利用這個優勢，多層次、多角度地開辟出建筑工程資料檔案的信息資源。在搜集的過程中不僅要考慮到目前建筑工程的需要，還要有大局觀，預知觀，要考慮到未來，也就是說竣工的驗收或者下一個項目在建筑工程時的需要。此外，還要主動搜集檔案資料：建設面積、項目名稱、資金來源、設計圖紙、設計來源、施工單位、合同工期、竣工日期、檔案移交情況、質量監理、工程造價等等。設計合理的報表，為上級領導的決策提供重要的依據，也為建筑工程項目的質量和管理提供有力保障。
