時間：2023-06-30 09:27:56
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醫院檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據，是醫院領導調查研究的一條基本途徑，而搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。但從當前醫院文件材料收集歸檔的實際情況來看，檔案資料存在短缺、不齊全的現象十分突出。有的各種醫療科技成果文件材料長期散失在個人手中，得不到及時的收集整理歸檔；有的記載醫院各個時期工作情況，發展史料，以及職工先進事跡等等資料、素材沒有詳盡的歸檔等等。通過調查發現，造成這種狀況的主要原因有：一是對文件材料的作用和全面收集的重要性宣傳不夠，認識不足，有的只注重紅頭文件的收集，而忽略了無文頭、不編號、不蓋章的文件材料的收集，沒有認識到原始記錄、文件資料集中、收集、歸檔、保存和管理的重要性。二是管理制度不健全，沒有約束機制，科室配合不夠，平時管理工作銜接性差，歸檔制度不健全。三是沒有確定專門的檔案人員進行管理，檔案人員工作因兼職過多，顧此失彼，影響了文件材料的收集。
要切實解決上述問題，確保醫院檔案材料齊全完整，更有效地提供利用，對醫院文件材料收集必須做到以下幾點：
㈠由院辦室組織各處書記、辦公室主任、機關各科室負責文秘工作的人員進行認真學習，提高全員檔案意識和法制觀念。強化宣傳，利用各種會議和黑板報，宣傳文件材料收集，加強檔案管理的重要意義，增強全員的檔案意識；建立健全文件材料收集、歸檔制度，明確要求。對文件材料收集歸檔成績顯著的科室和個人，應給予適當的獎勵；領導要支持檔案人員的工作，對材料收集中發生的問題，要及時幫助解決，確保文件材料收集工作有條不紊。
㈡文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室的緊密配合和協助支持。因此，醫院各科室應通力合作，把文件材料收集工作抓好。各科室要切實落實人員，負責本科室文件材料的收集，一方面，要根據事業單位檔案管理的要求，抓好上級單位發給醫院的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好醫院活動所形成的文件材料的收集，使“賬外”材料的作用得到充分發揮。
㈢檔案人員應把文件材料收集措施落到實處。文件材料收集除了領導重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要主動做好，盡職盡責，認真完成本職工作任務。
一要根據文件材料形成的時間規律主動收集。檔案人員要掌握時間規律，主動、多方位聯系，做到“嘴勤”、“腿勤”，把握文件收集的主動權。利用傳閱文件的時機收集。檔案人員在傳閱文件時，要經常了解各科室是否有人去上級單位開會、聯系工作帶回文件，或者是上級單位把文件直接寄到了科室，一經發現，立即收集登記，避免歸檔時遺漏。主動登門及時收集。如階段工作結束或年度工作完結，檔案人員都要主動上門將所形成的文件材料收集歸檔。
二要及時獲取信息，及時收集。檔案人員要做到“眼勤”、“手勤”，及時收集文件材料。通過收發文之間的相互聯系收集。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。
專業檔案是黨政機關、企事業單位及其他社會組織，在某一專業職能活動中形成的具有比較穩定的文種和記錄目的的檔案。具有專業性強、獨立性與現行性強以及動態性強的特點。專業檔案不僅形成規律、內容性質有明顯的專業性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業特點，同時其作用范圍、作用對象和作用時效也有特定的專業局限性；是專業職能活動的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現實使用價值，可以相對獨立地支撐有關專業活動，且工作查考期長，查考的實時性、連續性要求高，往往作為立檔單位全宗內相對獨立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數據和信息需要同記錄對象的現實情況保持動態一致，隨著記錄對象的變化隨時補充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業檔案需要由形成部門相對獨立地保管和使用的重要原因。
(二)區縣專業檔案管理中存在的問題
2006年北京市西城區檔案局通過問卷調查方式，對區屬44個立檔單位專業檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進行了調查。經統計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業科室(所屬單位)形成各類專業檔案378種(文種)。根據全區各類專業檔案不同的整理、保管單位統計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業檔案由各單位綜合檔案室統一保管的有180種、由專業檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內容的有47種。整理后，編制紙質檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業檔案中，有查閱控制規定的有324種，僅對當事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業檔案中，沒有具體規定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對專業檔案作較大范圍的調查，以上調查數據和情況不盡準確，但可以看出，當前專業檔案管理主要存在以下問題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進口沒有出口，檔案存儲空間嚴重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監察等系統尤為突出。
2、整理、編目的規范化程度低。很多專業檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據專業特點和基礎條件自行設計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規定。如設在區縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規定向區縣檔案館移交，其專業檔案則按專業實行統一管理，由市各業務主管部門監督指導。
4：規范和標準工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規范或標準的占38％。其中，許多規范和標準或由上級業務主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業務主管部門聯合制定管理規范和標準的情況下，區縣檔案部門無法對專業檔案管理進行有效的監督、指導和服務，并得到立檔單位的認可。
存在上述問題的主要原因，一是專業檔案的數量和內容伴隨著經濟、社會的改革與發展出現了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經驗；二是檔案行政管理部門與各專業主管部門協調不夠，對專業檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現象；三是缺乏對專業檔案歸屬流向的總體設計，導致專業檔案管理中出現了一定程度的無序。
二、關于區縣專業檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問題
1、改革開放以來，區縣屬機關、單位各類專業檔案大量涌現，而檔案歸屬與流向的有關規定不明確、不具體或原來的規定不符合基層業務工作實際，導致各類專業檔案大量積存在形成單位，只有進口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業務工作造成很大困難。另一方面，也影響了區縣綜合檔案館館藏結構的豐富與優化。
2、部分區縣行政機關隸屬關系發生變化，由隸屬區縣政府轉為由市業務主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關形成的文書檔案，區縣檔案館一般仍按過去的規定接收，形成機關也比較配合。而對于各類專業檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業主管部門已經設立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區縣檔案資源尚不明確?！皩儆诘胤胶蜕霞壷鞴懿块T雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業或建設活動為主的檔案”應納入地方綜合檔案館收集范圍的規定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業檔案館的合并，區縣專業檔案歸屬流向的調整和區縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區縣行政區劃整合，還是分門別類按不同級別行政區劃整合，至少在大城市的核心功能區及城市功能拓展區，需要從國家檔案資源配置的全局出發，合理設計、科學規劃和審慎決策。
(二)設計專業檔案歸屬流向的原則
規劃區縣專業檔案的歸屬與流向要在遵循“統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發展原有各級國家綜合檔案館，根據需要適當建立部門檔案館，把國家檔案館網建設成為結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息能力、為社各方面提供優質服務的有機整體”的檔案館設置與布局原則基礎上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護國家記憶
區縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔維護本行政區各項事業歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠保存價值檔案的終極歸宿。市級專業檔案館是收集、管理某一領域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領域檔案的職能，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要設置。部門檔案館是各專業主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網布局的組成部分，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要在形成專門業務或科技檔案數量大的專業主管部門設置。按照國家現行規定，
部門檔案館中記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當前，針對各類專業檔案大量涌現以及專業檔案在形成、保管、利用上的特點，應合理規劃我市的檔案館網布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責，促進全市國家檔案資源的整體建設和管理。
2、創新專業檔案管理體制，服務現實工作
專業檔案數量龐大、類型復雜、分布廣泛，具有專業性、獨立性、動態性和現實工具性強的特點。應根據專業檔案形成、保管、利用上的特點和業務部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應各類專業檔案管理與建設的需要，更好地為現實工作服務。
(1)由專業檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態性、現實工具性都比較強的專業檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業工作的正常進行。形成科室應承擔積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務，并承擔將其中已失去現實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責，接受本區縣檔案行政管理部門的監督指導。
(2)由專業檔案形成單位的專業檔案室或專業文件管理中心保管的模式。對于形成數量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業人員直接控制和使用的專業檔案，可以成立專業檔案室或專業文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。
(3)由專業檔案形成單位綜合檔案室統一保管的模式。根據歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業檔案，應納入本單位綜合檔案室統一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業主管部門需要按行業整合的專業檔案特別是垂直管理單位的專業檔案，可以按照規定向專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業檔案管理中心和部門檔案館應具備安全保管和充分開發檔案信息的條件和能力，承擔向社會提供檔案利用的職責，保證本行業專業性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業檔案管理體制，是為了扭轉當前專業檔案管理工作出現的無序狀況，更好地服務于現實工作，發揮專業檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務的整體效應。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應由檔案行政管理部門和專業主管部門做出統一規定。同時，無論是采取哪種模式，都應接受檔案行政管理部門的監督指導，并按規定向綜合檔案館移交記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。
3、按地域整合與按行業整合并舉，方便社會利用
實施檔案資源整合是強化檔案集中統一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業整合。對于特大城市而言，城市基礎設施、公用事業以及一些需要垂直管理的專業性工作，往往不是按區縣行政區劃來設置和管理的。對于這些行業形成的檔案資源應當首先按照專業管理的需要進行行業性整合，而后再按照維護國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區縣檔案館主要應整合本區縣行政區劃內具有行政隸屬關系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區縣行政區劃管理與建設的其他各類國家檔案資源。
隨著國家行政管理體制的改革，出現了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統。為加強本行業、本系統管理的需要，縱向系統的檔案資源整合應運而生，專業主管部門的行業性檔案管理機構也將隨之得到強化和發展。面對檔案資源整合新的發展趨勢，各級檔案行政管理部門應當協調各專業主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設的高度，對各級各類專業檔案資源的歸屬與流向進行頂層設計和統一規劃。
三、加強專業檔案管理的幾點建議
(一)加強對專業檔案監督管理的建議
1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業務主管部門開展對專業檔案資源的全面普查，在調查研究的基礎上，制定專業檔案資源管理與建設的對策與措施。
普查應著重了解各類專業檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應盡可能詳細、具體，如形成情況應了解每類專業檔案的具體文種、形成部門、年均形成數量、現有數量等；整理情況應了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態管理等；保管情況應了解專業檔案庫房設置、保管條件、管理機構及人員等；利用情況應了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應了解各類專業檔案有無歸屬流向的具體規定、專門檔案館或部門檔案館設置情況、有無銷毀到期檔案的具體規定或處置辦法等；監督指導關系應了解檔案管理部門和業務主管部門在哪些管理環節存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學合理地制定專業檔案建設規劃和管理措施。
2、切實加強對專業檔案的監督管理。專業檔案管理是各行業、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數量龐大、類型復雜、分布廣泛的專業檔案，必須站在國家檔案資源建設的高度，從管理體制、規范標準等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業檔案的特點，切實加強對專業檔案資源的管理與建設。
要針對各類專業檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業主管部門、綜合檔案館與專業檔案館、監督指導機關與檔案形成部門的職責分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協調、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業檔案管理的政策、法規、規范、標準，推進各類專業檔案管理的標準化、規范化建設，維護專業檔案的連續性和整體性，有效地支持專業活動的正常開展，積極發揮專業檔案的社會作用。要在繼承專業檔案管理成功經驗的基礎上，注重制度創新，根據各類專業檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創新管理理念和模式，既要堅持統一領導、分級管理、維護檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業檔案的自身屬性和特點，創造有利于各類專業檔案資源建設、管理、利用的新形式。當前加強專業檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設的全局出發，協調各方面關系，全面梳理各類專業檔案的歸屬與流向，落實市、區、縣檔案局(館)和專業主管部門監督、指導、接收專業檔案的職責和檔案形成部門積累、整理、移交專業檔案的職責，推動各類專業檔案管理活動的有序開展。
(二)關于專業檔案歸屬流向的建議
以各級國家綜合檔案館為主、專業檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網布局，合理設計、統一規劃全市專業檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業統一領導、分級管理、條塊結合的層面，構建“結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息的能力、為社會各方面提供優質服務”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設協調發展的格局。
1、設立若干專業檔案館
專業檔案館是按專業設置的，收集和永久保管特定領域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構?！度珖鴻n案館設置與布局方案》規定，省(自冶區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負責統籌規劃，報同級人民政府批準，并報國家檔案局備案。
目前，我市設置的城市建設檔案館，是收集、管理和永久保存城市規劃、建設有關檔案的專業檔案館。還可以根據需要設立若干專業檔案館，收集、管理和永久保存特定領域或者特殊載體的檔案，以加強專業檔案的管理與建設。
2、設立若干部門檔案館(檔案管理中心)
部門檔案館是專業主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自治區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關專業主管部門，根據實際情況需要設館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統籌規劃并報同級人民政府批準。
目前，我市設有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案?！侗本┦袡n案館設置和布局方案》規定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業務和科學技術檔案數量大的市專業主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規定向市檔案館移交。
可以考慮設立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業主管部門，如工商行政管理局、質量技術監督局、藥品監督管理局、國土資源管理局等部門，設立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，以及由所屬區縣分局形成的需要按行業整合的專業檔案。其所屬的各區縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規定向區縣綜合檔案館移交。
中圖分類號：R915 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7484（2012）04-0302-02
專業人員在長期的工作中，形成并積累了大量的技術資料, 這些資料真實地反映專業人員個人業務能力和專業技術水平的連續發展過程［1］。通過專業人員技術檔案，一方面可證實個人的學歷、專業技術資格、培訓、成果業績、專業技術年度考核等情況。另一方面則反映單位的業務工作的全貌和整體水平。
1專業人員技術檔案的收集
1.1建檔對象：各類專業人員是個人技術檔案形成的主體。以我中心為例，凡在專業技術崗位工作，具備初級專業技術以上職稱的人員均納入建檔對象。
1.2收集的內容
1.2.1專業技術證書：包括學歷證明、專業資格證書、聘書及上崗證。
1.2.2培訓證書：培訓、進修等取得的鑒定及證明材料。
1.2.3考核：各種考試、考核成績及年度考核。
1.2.4主要專業技術業績、成果、論文、著作等。
1.3收集的渠道主要分為實時收集和集中收集兩種方式。
1.3.1實時收集：個人日常取得的有關專業技術證明和業績成果材料，如學歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓教育形成的材料等，及時收集。
1.3.2集中收集：集中在年終考核后一次性收集。
2專業人員技術檔案的管理
2.1根據中心質量管理體系文件《人員培訓及考核管理程序》的管理要求，每位專業技術人員必須建立《人員檔案卡》，記錄人員的基本信息。學歷、職稱、專業資格、工作及培訓經歷、儀器設備使用上崗證等需經中心主任對其確認或授權后才入冊建檔，確保每位專業人員均符合任職崗位要求，使技術檔案完整、準確和規范。
2.2按照專業人員業務材料的自然形成先后順序進行排列，以每人一卷為單位進行編號，標明姓名，職稱及所屬科室等，錄入專業人員技術檔案目錄。
2.3由于專業人員技術檔案材料的種類較多，按照專業人員的業務材料進行分類，一般分為五類：第一類：人員檔案材料(人員檔案卡)；第二類：證書材料；第三類：成果獎勵材料；第四類：考核、培訓材料；第五類：專業總結、實例論文材料。通過分類,把種類較多的材料理順清晰, 技術檔案就不會顯得雜亂無章。
2.4建立專業人員個人電子檔案，以便于查閱、借閱、歸檔和統計等日常工作。
2.5做好保密工作，專業技術人員檔案一般不能借閱，如因特殊情況需調閱，應征得檔案室負責人批準。
3 檔案管理工作存在的問題
3.1專業技術人員對技術檔案認識不足。專業人員技術檔案是一個不斷變化的有機體,它伴隨著專業人員的職稱晉升、培訓教育、、業績成果、考核等個人工作能力和業務水平過程，不斷產生的技術材料，在這些證明材料逐步提交過程中，內容是多方面,多層次的。長期以來, 部分專業人員對技術檔案認識不足，檔案意識普遍比較薄弱，往往將個人的技術材料自己保留，不按時提交集中歸檔，經常需多次催促, 致使檔案收集歸檔遇到了較大困難，部分材料因未及時收集或補充，使檔案欠缺完整性。
3.2檔案管理知識薄弱。檔案管理工作是一項專業性和技術性很強的工作，但經過檔案專業正規教育和培訓的人員很少，專業知識薄弱，檔案管理經驗不足，且多是兼職，很難專心鉆研檔案管理的相關知識，簡單認為檔案工作主要任務就是保管材料，有人員職稱晉升、評優等查查資料了事，只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規范的弊端。
4解決問題的對策與方法
4.1領導重視和人員配合。領導對檔案管理工作應高度重視，把專業人員技術檔案管理工作納入工作計劃和目標管理考核，將檔案的收集工作納入的職責范圍，并落實到科室和個人，制定出各類檔案的歸檔范圍、保管期限，并經常檢查檔案工作和定期進行考核, 將檔案歸檔情況的好壞作為考核科室及個人指標之一，凡沒有按要求而出現少歸、漏歸的將扣除科室或個人的考核分數，通過這種目標責任制的實施，使科室積極支持檔案部門的工作。只要領導重視和專業人員的積極配合，檔案人員認真負責，才能更加科學地規范檔案的工作程序和管理要求，保證了檔案資料的順利歸檔。
4.2加強宣傳，增強意識。 檔案部門要加強檔案宣傳工作，通過考試、宣傳欄多種形式宣傳檔案法規、檔案知識，使全體專業人員充分認識檔案工作的重要性，切實增強檔案意識。只要加深專業人員對建檔的認識和理解，使他們認識到自己在科研、職稱晉升、論著論文、培訓教育等方面取得證明材料，是個人工作能力和業務水平的技術財富，應該把它歸檔視為自己的職責，只有他們的檔案意識提高了，才能與檔案員密切配合，按質按量完成歸檔工作，從而保證收集材料的完整、準確、系統，為技術檔案在建立和管理中創造良好的條件與環境。
4.3加強檔案管理人員培訓，提高人員素質。檔案管理人員的素質高低，在很大程度上決定著一個單位檔案管理水平的高低，因此,檔案人員首先要具有強烈的事業心和責任感，熱愛檔案工作，對工作認真負責，這是一個檔案人員應具備的基本素質，也是做好收集工作的重要保證。其次，檔案人員業務能力要強,為提高檔案人員的專業水平，定期安排檔案人員參加檔案管理專業培訓班，通過有計劃的專業培訓，使檔案管理人員專業水平和整體素質有較大提高。
總之,做好專業人員技術檔案的收集和管理,為中心全面了解專業人員的業務情況和技術水平, 提供專業人員信息的資源，對促進疾病控制、衛生監測、健康教育和科研工作的開展具有十分重要的意義。
參考文獻
強化管理，制度落實
領導重視，增強檔案意識。這是做好衛生技術科技檔案管理工作的重要因素和條件。科技檔案是醫院的寶貴財富，是重要的信息資源，是反映醫院衛生科技事業發展的歷史見證。 醫院領導在思想上要充分認識到其重要性，切實重視抓好這項工作，關心本單位的檔案室建設，支持檔案人員的工作。
要把科技檔案工作納入科技管理軌道：檔案部門要與醫教管理部門互通信息，密切配合，協助醫教管理部門將科技檔案的歸檔工作納入管理中去。
增強科技人員檔案意識，確?？萍紮n案的完整性、準確性。要向檔案人員宣傳檔案工作的意義、目的和作用，提高他們的檔案意識，增強他們的工作責任心，樹立嚴謹的科學態度，把材料歸檔工作作為自己的職責。
加強自身建設，提高檔案人員的業務水平。強化業務指導職能，是做好醫學科技檔案管理工作的重要保證。檔案人員要指導、監督、檢查和協助科技人員做好醫學科技材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合規定與要求。檔案人員要重視學習專業知識，不斷更新知識，積極主動地為醫學技術的發展服務。
對衛生技術科技檔案實行部門分級管理存在不少困難。一是技術檔案信息量大，收集面廣，建檔難；二是工作范圍不同，搜集資料難；三是專業不熟，歸檔難。為了實行檔案集中統一管理，使檔案管理工作科學化、標準化和規范化，使衛生技術檔案更好地為衛生技術人員發揮作用，必須建立檔案工作領導小組和檔案工作管理網絡，針對技術檔案的內容和管理工作中各個環節的不同，制定相應的規章制度和措施，并嚴格按規定執行。保證檔案資料的延續和完整性，實現醫院技術人員檔案管理的科學化、規范化、制度化。
充分發揮技術檔案的作用
充分發揮技術檔案的作用，利用好這部分檔案信息資源，不斷地擴展應用領域，為醫院各項工作服務。將計算機應用于技術檔案管理上，將專業技術人員技術科技檔案的全部信息建立關聯，集中表達在一個窗中的各頁面內，直觀地展示個人的基本信息、技術信息，最終達到技術檔案管理自動化的目標。有利于院領導隨時了解各科室各系列人員力量、醫療能力、學術水平等方面的情況，從而測估醫院的整體實力，以便進行宏觀控制和決策。
加強衛生人員技術科技檔案收集工作
圍繞醫院中心做好技術檔案的集中收集。首先把好專業技術職稱評聘材料關。衛生技術人員科技檔案大部分是技術職稱評聘過程中形成的，它比較全面地反映了衛生技術人員在專業技術工作中的經歷、品德、業務專長、工作能力和管理水平。其次是業務報告、年終工作總結，國內外各種刊物發表或會議交流的論文等材料，醫學科技成果，都屬于收集的范圍。
結合日常工作做好技術檔案的平時收集。技術檔案是針對衛生技術人員建立的，只有他們才最了解自己，對自己的資料保存最完整。對每個衛生技術人員收集的論文、成果等個人技術材料，要建立嚴格的登記手續，同時，對散失在外沒有登記的文件材料，各有關科室要集中收到檔案室進行統一管理，避免遺漏，定期收集。要做好這方面的收集工作，還需要各部門之間通力合作，共同完成。
確定檔案業務信息管理范疇
基本信息：檔案號、姓名、科室、最高學歷、畢業時間、第一學歷、畢業時間、第二學歷、畢業時間、工作時間、職稱、任職時間。
論文信息管理：檔案號、題名、出版時間、責任者、級別、(標有ISSN或CN)收錄、數量、歸檔時間。
論著信息管理：檔案號、書名、出版項、出版時間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數量、歸檔時間。
參加科研工作情況信息管理：檔案號、項目名稱、合同編號、課題來源、類別、經費、研究起止時間、承擔單位、負責人、參加者名次、歸檔時間。
科研課題完成情況信息管理：檔案號、課題名稱、研究起止時間、鑒定時間、鑒定單位、證書編號、科室、負責人、參加者名次、歸檔時間。
獲獎情況信息管理：檔案號、獲獎名稱(科技成果、醫療成果、優秀論文、專利證書、榮譽證書)、授獎單位、授獎時間、級別(國家、省、部、市)、證書號、歸檔時間。
學術會議情況信息管理：檔案號、會議內容、參加地點、會議時間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時間。
培訓、進修情況信息管理：檔案號、起止時間、專業內容、進修單位、參加者、培訓鑒定歸檔時間。
（一）事業單位專業技術人員檔案歸檔內容
事業單位專業技術人員檔案歸檔內容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續教育情況，包括學歷、學位證書、繼續教育、專業培訓證書等；3.專業技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業單位專業技術人員檔案特點
事業單位專業技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現技術人員的思想、能力、技能、經歷等資料，為人力資源的配置和優化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內容，客觀全面的體現檔案管理人員的各種信息。三是動態性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。
二、事業單位專業技術人員檔案管理現況
（一）專業技術人員檔案管理意識較弱
目前事業單位在專業技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業技術人員檔案管理進行規范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業技術人員的檔案斷節、缺項、內容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業技術人員檔案收集范圍不全
部分事業單位雖然對專業技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內容進行歸檔。這部分資料對判斷專業技術人員的個人能力和職業資格有著非常重要的作用。
（三）專業技術人員檔案歸類不規范
在對專業就似乎人員的檔案歸類中，一些事業單位歸類方式不規范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內容的遺失。
三、事業單位專業技術人員檔案管理改善措施
（一）提高事業單位對專業技術人員檔案的管理意識
要把事業單位專業技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業技術人員檔案管理的創新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業技術人員檔案管理的各項規章制度，讓檔案管理工作規范化、科學化。同時要讓專業技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業論文、獲獎材料、科研項目等內容進行上交。
（二）對專業技術人員檔案進行動態管理，及時更新
要時刻關注單位專業技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業技術人員所在部門聯系，積極收集專業技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。
1.1 真實性
專業技術人員業績考核檔案真實記錄著企事業單位專業技術人員的培養過程，其內容具體、全面，具有較強的可靠性。當前企事業發展過程中對專業技術人員的業績考核已成為一種常態，而且具有統一的業績考核標準體系和指標規范。對于專業技術人員參與的技術創新、技能競賽等活動中形成的材料都被納入到專業技術人員業績檔案收集歸納范圍中來，有效的保證了專業技術人員業績考核檔案的全面性和完整性。
1.2 復雜性
專業技術人員業績考核檔案呈現出復雜性的特點，這體現在較多的方面，如業績構成材料、載體、技術人員自身等等。在實際業績檔案中，材料來源主體具有多樣化的特點，如企事業單位、其他部門、甚至專業技術人員自身。載體物質形態也具有多樣性，紙質材料、證書、獎章、新聞報道、影音記錄、書刊雜志等，材料規格尺寸和保管要求也各不相同，這就對檔案管理工作帶來了較大的難度，需要進一步強化專業技術人員業績檔案的科學化和規范化管理，努力提高檔案管理水平。
1.3 互補性
專業技術人員業績考核檔案與人事檔案在內容、作用等方面具有較強的互補性。在人事檔案中，多以表述式或是表格式作為主要的記錄形式，涉及到的業績成果也不會采用證書或是獎章等載體形態進行保存。但專業技術人員業績考核檔案在一定程度上有效的彌補了傳統人事檔案內容上的不足之處，其在內容上更具深度和廣度，更具準確性和真實性，與傳統人事檔案互為補充。
2 加強專業技術人員業績檔案管理策略分析
2.1 提高對專業技術人員業績檔案管理重要性的認識
專業技術人員業績檔案管理工作的好壞與單位領導的重視度具有直接的關系。單位領導充分的意識到專業技術人員業績檔案的重要性，從而從政策、資金和人員等多方面來支持檔案管理工作。因此需要加快單位領導和技術人員觀念的轉變，利用多種形式加強對專業技術人員業績考核檔案管理工作的宣傳，使單位領導及相關人員認識到專業技術人員業績考核成檔案對自身單位發展及管理的重要意義，從而努力提高專業技術人員業績考核檔案管理水平，使檔案能夠更好的服務于單位的發展和建設。
2.2 做好檔案收集工作
為了確保專業技術人員業績考核檔案的完整性和準確性，需要主動收集檔案材料。單位檔案部門要積極主動聯系專業技術人員，使專業技術人員意識到個人業績材料歸檔的重要性，并有效的配合檔案管理人員的工作，主動將各種業績檔案材料上交到檔案部門。同時還要對專業技術人員業績檔案材料的歸檔范圍進行確定，并及時對專業技術人員參與的各種活動進行了解，實現對檔案材料的動態管理，采取有效的措施及時將檔案材料進行收集。另外，檔案管理人員還要把好立卷關，根據相關規范要求來做好檔案整理和立卷工作，針對業績檔案材料變動的實際情況及時對相關內容進行更改，確保歸檔材料的真實性和準確性。
2.3 建立健全規章制度，實施科學管理
要根據企事業單位的實際，建立健全符合國家相關要求的規章制度體系，使專業技術人員業績考核檔案管理具有可操作性，簡便易行、有章可循、又法可依。同時，在規范制度體系建設中要明確目標責任，增強規范制度體系實際執行過程中的客觀性、嚴肅性與權威性。并具體將完善專業技術人員業績考核檔案管理所必須的技術指標要求、經費支出渠道、人員素質要求以及體式規格要求等加以明確，從而更好地發揮規范制度體系的指導、引領作用。切實使專業技術人員業績考核檔案管理工作得到健康有序的發展。
2.4 管好業績檔案，提高利用效率
首先，做好保護工作。由于專業技術人員業績檔案具有利用率高的特點，大量的查閱、復印會使檔案壽命受到一定影響，為了解決這個問題，我們可以將利用最頻繁的文件材料按內容制成簡表，并作備份，以供利用者查閱復印。在做好紙質檔案保護的同時，還應當建立電子檔案。電子檔案同紙質檔案相比在保存壽命上占有絕對優勢，而且可以進行多份復制并可刻錄成光盤，在日常保護技術上也相對簡便。
其次，提高工作效率。?R導際躒嗽幣導ǖ蛋改諶萁隙啵?要做到快速、準確提供檔案信息，僅憑手工檢索，已無法適應現代工作節奏的要求。因此，除了將常用資料制成簡表方便利用外，還必須借助計算機管理手段進行檢索。根據單位具體情況，編制相關軟件錄入所需檢索科目。要做到可以根據不同層次專業技術人員的個人簡歷、職務、學歷狀況、專業技術職務評聘情況、主要工作業績、情況、獲獎成果等級和數量、主要著作等詳細內容提要進行檢索，這樣可以大大提高專業技術人員業績檔案利用的工作效率。
圖書檔案管理專業開設課程：《圖書館學基礎》、《檔案學基礎》、《文獻資源建設》、《圖書館目錄》、《信息管理概論》、《信息法學》、《文書學》、《檔案文獻復制技術》、《圖書分類學》、《檔案文獻編纂》、《圖書館自動化系統》、《檔案保護技術》、《企業檔案管理》、《科技檔案管理》、《檔案文獻檢索》、《數字圖書館的原理與技術》
圖書檔案管理專業就業方向
該專業就業主要面向圖書館、檔案館、圖書檔案公司等企事業單位，從事文獻信息的收集、整理、開發與利用等工作。畢業生不僅能夠勝任圖書館和檔案局專門機構的管理工作，更能勝任企事業單位和廠礦私營企業的文檔管理、文秘等專業性工作，就業面廣。還可參加專升本考試，進入本科院校進一步深造。就業去向：國家機關和各類企事業單位，從事圖書情報與檔案管理等工作。
圖書檔案管理專業主要職業能力
1.具備對新知識、新技能的學習能力和創新創業能力;
2.具備文獻信息的采集能力;
3.具備文獻信息的組織能力;
4.具備文獻流通管理與服務能力;
對檔案專業人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰性的工作，這既有工程項目本身專業性、復雜性的原因，也有檔案專業人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力；能看懂一般工業與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格等。根據以上要求，檔案專業人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規章制度的建立和執行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現場施工技術資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業的差異和工作重點的不同，造成檔案專業人員在進入工程項目檔案管理這個行業時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專業人員在工程項目檔案管理中“話語權”不足。在工程建設項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質量，在檔案專業術語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術規范和要求，對資料員形成的施工技術資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現在對紙張、字跡的要求上，對施工技術資料的內容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業水準大打折扣，也直接導致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結底，還是由專業的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設項目的基本知識，對工程施工技術資料的內在質量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內功。只有這樣，檔案專業人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網站 作者單位：珠海中冶基礎設施建設投資有限公司）
《會計法》明確規定：“國家機關、社會團體、公司、企業、事業單位和其他組織（以下統稱單位），須依照本法辦理會計事務?！备鲉挝槐仨氁婪ㄔO置會計賬簿，并保證其真實、完整。會計機構、會計人員依照本法規定進行會計核算、實行會計監督。會計機構、會計人員依法真實、完整地辦理了會計事務，也就是說，會計人員生產出合格“產品”了。那么，如何把這一合格“產品”—即會計檔案保管好、使用好，是各單位普遍存在的問題。本文就擬把會計檔案管理規范化和管理專業化結合統一方面進行探討。
財政部、國家檔案局關于印發《會計檔案管理辦法》的通知，自1999年1月1日起執行，對會計檔案管理有了明確規定。但是目前的狀況是：有的單位會計檔案管理比較規范，有的單位會計檔案管理的隨意性比較大，有的單位在會計核算年度終了，把會計檔案往庫里一堆了事。沒有專職檔案人員進行管理，也沒有配備兼職人員進行管理，誰需要資料誰都可以查找，嚴重違反了會計檔案管理辦法。
隨著我國社會主義市場經濟的發展，會計工作越來越重要。會計記錄的經濟活動信息都歸集在會計檔案中。會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據，是各級政府經濟信息統計基礎性資料，是微觀和宏觀經濟規劃的重要依據，也是單位負責人是否廉潔施政的重要證據，會計檔案是經濟活動綜合的反映。
1.會計檔案管理的專業化
會計檔案管理的專業化，包括兩個層面的含義：既包括了會計檔案管理需要有專業化的隊伍承擔管理工作，有包括了管理會計檔案的工作人員的專業化工作水平。
縣團級以上企事業單位，會計業務量大的，應配備專職會計檔案管理人員。事業單位會計檔案管理人員應給出編制。國有大型企業配備專職會計檔案管理人員，應從會計人員選拔產生?？h團級以上企事業單位，會計業務量比較小的，應當在會計機構內部指定專人保管。只有專業化，才能規范化。專業化是會計檔案管理規范化的前提和基礎。只有專業化和規范化有機結合，才能達到會計檔案管理規范的有序統一。
一個單位內部，有不同的會計主體：即一級法人單位，還有二級會計核算單位（即非法人分支機構或二級報賬制單位）。不論什么樣的會計主體，都有大量的會計檔案需歸檔。單位內部還有不同的行業，會計核算、會計監督對象也不同，客觀上也要求會計檔案管理的規范化和專業化。不能簡單地把會計檔案一歸檔就了事。造成經濟信息資源永久沉淀，得不到及時開發和利用。
無論是上述何種會計檔案的管理方式，都需要對從業人員進行專業化知識的培訓，提高管理人員的檔案管理水平。需要做到以下幾個方面：首先，從領導層面上要增強對會計檔案管理工作的重要性認識，意識會計檔案對于本單位開展工作的重要意義和潛在的經濟利益；第二，給予一定的物質、經濟支持，會計檔案的收藏與保管需要一定的物理場地，保證會計檔案的安全完整也是提高會計檔案館里專業化水平的重要指標之一；第三，對檔案管理人員提供培訓的支持，目前很多從事會計檔案管理的人員對檔案管理知識較為缺乏，或者是對專業性質較強的會計檔案的管理缺乏一定的認識，所以對管理人員進行專業化的培訓，既有利于提高會計檔案的信息質量和保存價值，又有利于提高對會計檔案中蘊藏的信息的開發與使用。
2.會計檔案管理的規范化
《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴禁毀損，散失和泄密?！泵鞔_了會計檔案保管期限和目的，就是要及時對會計檔案信息資源有效開發利用。一定時期經濟信息資源及時采集利用，可能會對經濟社會有極大地推動作用和促進作用；過了保管期限，隨著經濟的發展，經濟和社會工作中的新情況、新問題不斷出現，原經濟信息資源開發利用價值也就隨之終結。及時開發利用會計檔案信息資源是關鍵，把握時代脈搏，需要不斷學習型人才，才能有效開發利用會計檔案經濟信息資源。從開發利用角度看，也需要會計檔案管理規范化和專業化。
會計檔案管理的規范化需要從制度上進行建設。《會計檔案管理辦法》是各個單位對會計檔案管理制度建設的基本原則，在此基礎上對會計檔案的立案歸檔、管理利用、編纂開發和鑒定銷毀形成規章制度。實施的細則需要包括以下的幾個方面：第一，要建立制度保證會計檔案的安全完整，這是會計檔案發揮作用的基本前提；第二，要建立檔案制度的保管制度，會計檔案的主要作用就是為了日后的對于賬目的清查鑒定的作用，因此需要建立制度對會計檔案的歸檔期限、范圍、種類和使用人員的范圍有明確的制度規定；第三，要建立會計檔案的鑒定與銷毀制度，雖然建立會計檔案是為了防止財會人員，但是會計檔案還是存在著一定保管規律，要對會計檔案的要建立完整的鑒定制度，及時對超過保管期限的檔案進行銷毀，同時也要對銷毀檔案的流程和方法進行制度建設，即建立起銷毀制度。
中圖分類號：G71 文獻標識碼：A
原標題：基于職業能力培養的文秘專業《檔案管理學》課程實踐教學的探索
收錄日期：2012年1月9日
《檔案管理學》是高職高專文秘專業的一門主干課程，它的教學目標為培養文秘專業學生的檔案管理能力。鑒于《檔案管理學》既有一般課程的科學性、理論性和系統性的特點，更具有其程序性、實踐性和操作性很強的特點，在教學過程中，既要讓學生學好該課程的有關基礎理論知識，諸如檔案管理的性質、特點、作用、原則、規律、方法等，更要在學好基本理論知識的基礎上，讓學生掌握檔案管理的具體方法，諸如有關文件檔案的收集與整理、甄別與分類、立卷與歸檔、保管與查閱等，要在提高學生的實訓、實操、實務上下工夫。這就決定了《檔案管理學》的教學計劃和教學設計，必須重視實踐環節的教學，必須重視學生實踐能力的訓練和培養。本文試從分析《檔案管理學》課程實踐教學的現狀及其原因入手，對《檔案管理學》課程的教學改革，特別是實踐環節的教學改革，提出自己的一些粗淺看法。
一、文秘專業《檔案管理學》課程實踐教學現狀
文秘專業《檔案管理學》的實踐教學是指學生在教師的指導下，在一定的實驗室或檔案室中，培養學生的實際動手能力，動腦能力，觀察問題、分析問題和解決問題的能力，創新能力，吃苦耐勞和團隊意識，使學生具有良好的思想素質、心理素質和檔案管理業務技能，從而適應不斷發展變化的環境，是理論教學的目的和升華。實踐教學環節一般包括：實驗（試驗）、實訓、課程設計、實習、見習和社會實踐等實踐性環節的教學。理論是為指導實踐，學習理論貴在運用。雖然我們一直都強調教學改革、強調實踐能力的培養，但目前高職教學特別是文科類的教學中，偏重理論教學而忽視實踐教學的現象仍然存在，把精力、時間、經費都投在理論教學方面，對實踐教學的地位、作用、意義認識不足，使得實踐教學受到影響。
（一）在教學計劃的時間安排上，注重理論教學，忽視實踐教學。具體表現為理論教學與實踐教學課時比例不合理。現行的教學計劃中，理論教學學時占總學時的3/4（即54/72學時），實踐教學學時僅占總學時的1/4（即18/72學時），實踐教學時數相對較少。多數教師受傳統教學觀念的影響，在教學過程中多重基本理論的講授，教師主要要求學生背、記書本知識，少聯系實際，學生缺少動手和動腦的機會，難以滿足他們求知的渴望，實踐能力得不到應有的培養。
（二）經費投入與師資力量配備問題。高職教育由于經費、師資等條件的制約，理論教學便成為最經濟、最簡單的形式而大量采用。相反，由于儀器、設備、場地、經費等的投入不足而削弱了實踐教學具有偏重理論教學、輕視實踐教學的傳統。據了解，目前廣西大部分高職院校里沒有專門的檔案管理實驗室，多數教師是非檔案管理專業畢業的，半路出家，學非所用，大部分是“從學校到學?！?，沒有一線的工作經歷，實際動手能力普遍較差，這就必然制約著檔案管理實踐教學的開展，影響教學質量的提高。
（三）對實踐環節重視不夠。由于文秘專業學生在高職院校里所占的比例較少，而《檔案管理學》在文秘專業中屬于非重點課程，教師不愿在《檔案管理學》實踐教學方案的設計上下工夫、花時間，對實踐教學沒有認真設計和有效實施，有的用課堂討論代替實訓，有的用作業代替實踐，沒有系統按照檔案管理的實訓要求組織實踐教學，因而學生對檔案管理的認識只能停留在模糊理論感知的層面上。
（四）教學內容、方法、手段有待改進與加強?！稒n案管理學》的基本內容結構包括檔案學基礎理論、檔案館（室）工作以及特殊載體檔案的管理，現行教材內容過于注重理論知識，對檔案學基礎知識介紹和檔案館的業務知識內容較多，而實操、實務的內容偏少，這極不利于高職院校文秘專業學生實踐工作能力的提高；教學方法單一，手段落后。有的教師采取課堂式教學為主，照本宣科，生硬灌輸，缺乏和學生的溝通、交流與討論，缺乏社會實踐，手段上較少使用現代教學設備，使學生感到枯燥，難以與實踐結合，檔案管理技能培養的作用不大。
（五）教學考核問題。高職院校在教學管理中，偏重于理論教學的質量考核，而沒有建立一套比較規范的實踐教學質量考核辦法，有的雖然制定了但卻沒能真正落實，有的實踐教學的考核也只是采用一張試卷的形式，這種對實踐教學要求不嚴而導致學生對實踐教學的不重視，因而影響了實踐教學的質量。
二、文秘專業《檔案管理學》課程實踐教學改革方向與對策
（一）修訂教學計劃，給《檔案管理學》課程實踐教學應有的地位?；谠撜n程程序性、實踐性和操作性強的特點，在教學計劃的制定過程中，應給予高度重視，給足應有的實踐教學時數和實踐內容。實踐教學時數應占整個課程時數的40%～50%左右，使學生有足夠的實踐訓練時間。
（二）完善實踐教學設備，改善師資結構。加大實踐教學的資金投入，是改善和優化實踐教學環境、改善高職教育辦學條件的重大舉措，是高職教育提高實踐教學質量的關鍵及突出高職教育特色的基礎。為此，可以通過多渠道籌措資金，除了學校加大投入外，還可以爭取政府及高職院校行政主管部門的支持，也可以面向社會和市場多渠道籌集資金，積極爭取社會支持和企業協助等建立檔案實訓室；另外，還可以充分利用當地有關檔案館作為實訓基地。在師資配置方面，要建立一支相對穩定的專兼職結合的教師隊伍，實行理論教學以專職教師為主，實踐教學以有檔案管理實踐經驗的老師兼職；另外，也可以對老師進行實踐培訓，培訓要通過進修學習或請專家指導，讓他們不斷鉆研新技術，掌握新知識，增強實踐能力和教學藝術，不斷提高實踐教學質量。
（三）創新實踐教學模式，加強實踐教學環節，提高實踐教學質量。該課程的主要目的是幫助高職高專學生熟悉并掌握檔案管理與檔案工作的性質、特點、作用、規律、原則與技術方法等方面的教學過程，其突出的特點之一就是實踐性強，它要求在教學過程中堅持知與行的統一，在搞好課堂理論教學的基礎上，加強實踐教學環節，重點在于對學生實踐應用能力的培養。
在實踐教學環節應具備形式上的靈活多樣性、內容上的創新性、技術方法上的先進性這三大特色。
1、形式上的靈活多樣性。實踐教學旨在提高學生的實際應用能力，它不僅體現在實踐教學環節，而且體現在整個教學過程，因此它不僅要求內容上實在性，更要求形式上的靈活多樣性。實踐教學可以是教學中相對獨立的環節，但更是貫穿于教學活動全過程的一種方法手段，因此無論是理論課還是實踐性，都必須強化能力意識，采用靈活生動的形式，讓學生得到實踐訓練。例如，課程前的教學演示、課程中的教學實驗，可以把實踐教學融于可能的課程作業當中；而實驗室教學則是以實驗室為基地對學生進行檔案技能訓練，學生通過實驗鞏固所學的知識，培養觀察、分析、解決問題的能力、組織管理能力、運用知識獲取知識的能力，使理論知識的學習和實驗能力的培養相互滲透補充。實驗室教學一般與教學進度同步進行，比如檔案的分類、組卷、整理等模擬實驗教學；也可以結合學校實際情況，以學院保管檔案的部門作為《檔案管理學》課程的實習基地，在檔案收集、整理、分類、鑒定、統計等環節講解完畢后，可以將學生帶到檔案室，利用一些保存超過保管時限的檔案，針對不同的教學內容給學生安排不同的實訓任務。學生可以獨立完成，也可以集體協作活動；可以自我評價和相互評價，也可以教師點評、總結；既可以實操訓練，也可以模擬虛構等?？傊?，應根據不同環境條件、因人而異、因時而變、因機而動，力求提高實踐教學的趣味性和有效性。
2、內容上的創新性。現代的高校畢業生應該是素質高、能力強、富有創新精神的人才。在辦公日趨現代化的今天，非紙張載體的文件大量出現，檔案工作內容有了新的變化，為此教學內容上必須有所創新才能有所適應，高校檔案實踐教學作為高校檔案教學的重要組成也必須要有所創新。除了紙載檔案管理的實踐教學外，還應有電子文件檔案管理等內容，要注意文書檔案管理、科技檔案管理以及特種檔案管理上的兼容，同時要在培養學生創造性地綜合運用所學知識解決實際問題方面有所突破，運用跨學科理論知識分析解決實際問題能力方面有所創新與突破。
3、技術上的先進性。先進教學設備的采用和教學手段的更新對提高教學質量有著重要意義。進行專業實踐教學時可采取幻燈、錄像、投影、模型演示等較直觀的形式，在現代信息技術高度發達的今天，利用多媒體和使用課件制作模擬場景，并在特定的內容添加圖片和音頻文件，如檔案管理過程中使用的表冊樣式、檔案館的庫房實景、檔案管理設備的外觀樣式、整理完畢的檔案規范樣本等，專業實踐教學通過現代教學技術的輔助，使授課內容趨于形象直觀，并且有助于提高學生參與教學的積極性，從而有助于學生縮短認識理解的過程，這必將大大地促使教學效率和教學質量的提高。
（四）建立科學而完善的綜合考評辦法。改變以往《檔案管理學》課程單一、片面的評價體系，即一卷定成績的考核方式。建立促進學生潛力發揮和全面發展的評價體系。不僅重視總結性（結果）評價，而且重視形成性（過程）評價；不僅重視核心知識評價，更注重考察學生的創新意識、協作精神和實踐能力。在考評中，力求貫徹“學生主體性原則”、“合作性原則”、“體驗成功原則”、“綜合考評原則”，總成績由理論考試成績、平時成績、實踐操作成績三部分組成。實踐操作成績主要涉及學生在實踐環節中表現出的文化素質、思想素質、專業水平、課程知識、能力水平及期末綜合操作成績。理論考核與實踐考核明確分離，實踐考核成績應占課程成績50%以上。
誠然，本課程的改革是教育發展的需要，也是社會發展的迫切要求，它涉及的方面很多，既有軟件方面也有硬件方面，更涉及到整個教育改革的大環境，而本文僅從實踐教學方面進行初步探討，未免掛一漏萬；更深層次的東西，還有待進一步探索。
主要參考文獻：
中圖分類號：X83 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（c）-0145-02
Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments
Feng Tao
（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）
Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.
Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration
《實驗室資質認定評審準則》明確要求，“實驗室應有與其從事檢測和/或校準活動相適應的專業技g人員和管理人員”“實驗室保存人員的資格、技能和經歷等檔案”。為了符合實驗室評審要求，提高環境監測的管理水平，筆者單位于2003年建立了環境監測人員專業技術檔案。專業技術檔案基本滿足了監測工作的需要，在實驗室認可和計量認證評審考核、監督檢查、執法、驗收監測等工作中發揮了重要作用。為了進一步提高檔案管理水平，充分發揮檔案的價值，必須加強專業技術檔案的管理。
1 專業技術檔案管理現狀
1.1 檔案意識不強，領導重視不夠
從2003至今，專業技術檔案管理工作一直是由辦公室負責管理。由于領導重視不夠，管理人員頻繁更換，先后有6位同志負責專業技術檔案的管理工作，其中5名同志是兼職。由于他們不懂檔案專業知識、沒有管理經驗，檔案工作缺乏有效的管理，致使專業技術檔案管理工作不規范。在每年收集、整理專業技術檔案過程中，部分同志檔案意識不強，不愿積極主動地配合工作，不認真整理個人專業技術檔案。
1.2 案卷整理不規范，檔案管理水平落后
專業技術檔案是人事檔案的一部分，是對人事檔案的補充和完善。在實際工作中存在檔案收集難、卷內材料沒有系統鑒別和整理、案卷質量不規范等問題。部分同志對專業技術檔案的作用缺乏認識和重視，不及時歸檔、歸檔材料不齊全、內容不完整、分類不準確、各類別之間無標識、無頁碼、無卷內目錄、材料排列混亂、裝訂不整齊、未填寫備考表等問題。檔案工作缺乏監督檢查，檔案管理工作有待提高。
1.3 檔案利用率低，檔案信息化建設滯后
檔案管理人員服務觀念守舊，服務手段落后，缺乏主動服務意識，檔案利用率低。每年借閱專業技術檔案的人較少，利用檔案的目的主要是工作查考，如實驗室認可和計量認證檢查工作、執法監測等工作，而真正查閱用于人才選拔、職稱評聘、評先評優等檔案材料幾乎沒有。由于利用檔案的人數少，檔案管理人員缺乏創新服務意識，只重視材料的收集、整理、立卷工作，疏于檔案的開發利用及信息化建設，致使檔案的作用和價值未充分發揮出來。
2 加強專業技術檔案管理的工作思路
2.1 制定專業技術檔案歸檔范圍，確保案卷齊全、完整
（1）建檔范圍。凡從事環境監測工作的管理人員和專業技術人員都要建立專業技術檔案，包括干部和從事監測工作的工人。
（2）歸檔范圍。根據實際工作情況，專業技術檔案文件材料大致可分為11類。
第一類，履歷材料：干部簡歷表、干部履歷表等。
第二類，學歷材料：學歷證書、學位證書、結業證書、繼續教育證書等。
第三類，專業技術材料：專業技術職務任職資格申報表、推薦表、評定表、資格證書、外語考試合格證、專業技術職務聘任文件等材料。
第四類，科技成果材料：課題技術報告、課題鑒定材料、科研成果登記表、課題成果驗收證書、課題獲獎證書、專利證書等材料；
第五類，材料：發表學術論文、論著、書籍及獲獎論文證書等材料。
第六類，年度考核材料：專業技術年度考核評價表、年度個人總結、述職報告等材料。
第七類，獎懲材料：各種先進人物登記表、先進事跡表彰、嘉獎、通報表揚及榮譽稱號等材料。紀檢、監察等部門工作中形成的有關個人檢查、受處分方面材料。
第八類，任免材料：干部人事任免文件、關鍵崗位任命文件、授權文件等材料。
第九類，人員能力確認材料：培訓證書、持證上崗資格證書、國內（國外）學習鑒定材料、培訓資料、培訓報告、研修報告等材料。
第十類，人員監督記錄材料：質量監督員在日常工作的各項監督檢查記錄。
第十一類，其他材料：職務競聘演講材料、演講比賽材料等。
2.2 加強專業技術檔案的收集、整理、立卷工作，保證檔案的規范化管理
檔案人員在日常工作中要做好檔案的宣傳、培訓工作，各科室和專業技術人員要重視檔案工作，要認真配合檔案人員做好檔案材料的收集、補充工作，確保專業技術檔案的內容不斷更新、完善。
2.2.1 專業技術檔案的收集
根據專業技術檔案的特點和來源渠道，主要采取以下兩種收集方法。
（1）集中收集。
圍繞單位的例行工作進行集中收集。根據單位工作安排，辦公室等部門每年都在固定時間開展專業技術職稱評聘、評先進評優秀、年度專業技術考核、年度工作總結等工作，人事勞資部門和專業技術人員負責收集上述檔案材料。人事勞資部門需對檔案材料真實性、完整性進行認真審核，合格后在材料上加蓋公章，專業技術人員負責將材料移交檔案室歸檔。
（2）隨時收集。
針對某項工作任務和活動進行隨時收集。為了及時補充檔案材料，凡已結束的工作任務隨時收集隨時歸檔。如課題結題材料、培訓證書、持證上崗考核證書、出差報告、干部任免文件、獎懲文件、新進人員檔案等材料。專業技術人員、人事勞資部門和相關部門負責檔案材料的收集，檔案材料需經相關部門審核確認，加蓋公章后，由專業技術人員移交檔案室歸檔。
2.2.2 專業技術檔案的整理
專業技術檔案參照《干部檔案整理工作細則》進行整理，實行一人一檔，集中統一管理。檔案人員協助專業技術人員將收集齊全的材料進行分類、排序、編目、裝訂，文件材料經過系統整理后立卷歸檔。具體整理方法如下。
（1）卷內文件的排序。
卷內文件材料要按類別進行排序。每一類中的檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。新補充的材料要根據材料內容放入相應的類別后排列。
（2）類號和頁碼的編寫。
卷內文件材料排列好后，應在每份材料的右上角編寫類號和順序號，如第三類第一份文件在材料右上角寫三-1。每份材料的右下角編寫頁數，以件為單位編寫頁數。
（3）卷內目錄的編寫。
文件材料整理好后，要對每類文件材料編制卷內目錄，放在卷首方便查找。卷內目錄包括：類號、材料名稱、材料形成時間、份數、頁數、備注等欄目。
（4）案卷號的編寫。
為了迅速、準確地查找檔案，要對專業技術檔案案卷進行科學的排列和編號。根據單位的實際情況，按內設機構、職稱排序。按單位內設機構排列，將同一部門的專業技術檔案，按其職稱由高到低進行排列。
2.3 開展專業技術檔案數字化建設，加大檔案的開發與利用
為了適應環境監測工作的需要，更好地開發利用專業技術檔案，運用網絡版檔案管理軟件，建立專業技術檔案數字化信息庫。兼職檔案員可利用掃描儀、數碼相機等設備將紙質檔案進行數字化加工，形成電子檔案，錄入檔案管理系統中，實現專業技術檔案網絡化、動態化管理。
專業技術檔案能夠全面、翔實地記錄一個人的德、能、勤、績等信息，檔案人員要充分發揮專業技術檔案的價值和作用，要利用專業技術檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，如論文匯編、科研課題匯編、花名緣缺嘌泄ぷ鰨積極主動地為領導決策以及監測工作提供服務，為選拔人才、培養人才、職稱評聘、評先評優及實驗室認可評審等工作提供依據、憑證和參考。
當前，中央決定對省級以下環保監測機構實行垂直管理。各級監測部門應充分認識環境監測工作的重要性，要以此次機構改革為契機，加強專業技術檔案的管理，加大檔案宣傳力度，增強職工的檔案意識，各部門要積極配合檔案人員做好專業技術檔案的收集、整理工作，為環境監測系統人才隊伍建設提供服務。
3 結語
隨著環境保護工作的深入發展，環境監測隊伍在不斷地發展壯大。由于環境監測工作涉及多領域、多學科，各個專業的環境監測人員眾多，管理好、利用好專業技術人員的檔案尤為重要。檔案人員要更新檔案管理模式，創新服務觀念，努力提高專業技術檔案管理水平，在監測工作多為專業技術人員提供優質服務，讓每一位專業技術人員充分發揮自己的優勢和潛力。
參考文獻
[1] 宋炳政.檢測機構人員技術檔案管理的實踐[J].蘭臺世界，2016（S1）：128.
