時間：2023-06-26 10:18:27
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隨著事業單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調動和合理配置成為重中之重。當前，事業單位檔案管理的重心應放在動態管理上。與之相對應的便是，組織人事部門的人員需要適應這種管理要求，在新常態下有必要重構檔案管理內容。
一、新常態下檔案管理存在的問題
1.檔案管理與事業單位發展的關系
事業單位作為向社會提供公益性技術服務的組織，似乎難以將檔案管理與單位發展聯系起來。實則不然，事業單位若要形成可持續發展的良好態勢，則需要在組織內部建立起專業技術人才培養梯隊，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。
2.傳統檔案管理形態下的消極因素
傳統人事檔案管理嚴格規范流程，導致傳統檔案管理自我孤立，與其他職能部門協同激勵職工實現組織目標。
3.傳統檔案管理落后于體制改革內在要求
體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內在要求。這就意味著，事業單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態來。這一新常態需要與體制改革后新的用人機制相適應，也需要與新的人事晉升制度相適應。
二、人事檔案管理的新常態
1.人事檔案管理目的的新常態
人事檔案管理目的應適應新常態的需要，其中的“新”就體現在從傳統重視靜態管理，逐步轉變到“靜態管理與動態管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構成了事業單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現實背景，管理者應審時度勢，調整單位的內控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。
2.人事檔案管理功能的新常態
通過管理創新，使得事業單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結構封鎖。在保留重視程序的基礎上，檔案管理人員應與其他業務部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發揮出助力單位可持續發展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結合的態勢中來。這一管理手段新常態的建立，不僅能確保事業單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環境相適應。
3.人事檔案管理評價的新常態
人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環狀態下，從而做到有始有終和前后照應。隨著檔案管理目的的調整，與之相照應的評價機制也應發生改變，進而使新的評價機制能適應新常態的需要。在新的“目的—手段—結果”的內在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應與是否與動靜結合的檔案管理目的相契合，還應與是否靈活合規完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內容建構
1.闡釋人事檔案管理向新常態轉變的意義
推動事業單位人事檔案管理向新常態轉變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創新下，實現助力單位發展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態轉變的意義，因此應將檔案管理問題加以闡釋并納入常規管理的內容。
2.轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識
組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應體制改革的內在要求，事業單位應在常規業務學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質。
3.充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能
在動態視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業技術人才梯隊的培養，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優化和創新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎上，根據黨委決策認真完成單位員工基礎信息的錄入工作。
4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價
對人事檔案管理工作績效的評價，應結合檔案管理目標來展開。在新常態下，組織人事部門應在黨委的領導下完備評價指標，完備的重點應放在對人事檔案管理功能的實現程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業務部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業務部門在評價中的權重。
四、問題的拓展
在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。
五、結論
本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環節進行新常態分析后認為，檔案管理的內容應由理解人事檔案管理向新常態轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。
參考文獻：
[1]沈全保.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).
關鍵詞：
組織人事檔案管理；事業單位；新常態
隨著事業單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調動和合理配置成為重中之重。當前，事業單位檔案管理的重心應放在動態管理上。與之相對應的便是，組織人事部門的人員需要適應這種管理要求，在新常態下有必要重構檔案管理內容。
一、新常態下檔案管理存在的問題
1.檔案管理與事業單位發展的關系事業單位作為向社會提供公益性技術服務的組織，似乎難以將檔案管理與單位發展聯系起來。實則不然，事業單位若要形成可持續發展的良好態勢，則需要在組織內部建立起專業技術人才培養梯隊，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。
2.傳統檔案管理形態下的消極因素傳統人事檔案管理嚴格規范流程，導致傳統檔案管理自我孤立，與其他職能部門協同激勵職工實現組織目標。
3.傳統檔案管理落后于體制改革內在要求體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內在要求。這就意味著，事業單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態來。這一新常態需要與體制改革后新的用人機制相適應，也需要與新的人事晉升制度相適應。
二、人事檔案管理的新常態
1.人事檔案管理目的的新常態人事檔案管理目的應適應新常態的需要，其中的“新”就體現在從傳統重視靜態管理，逐步轉變到“靜態管理與動態管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構成了事業單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現實背景，管理者應審時度勢，調整單位的內控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。
2.人事檔案管理功能的新常態通過管理創新，使得事業單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結構封鎖。在保留重視程序的基礎上，檔案管理人員應與其他業務部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發揮出助力單位可持續發展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結合的態勢中來。這一管理手段新常態的建立，不僅能確保事業單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環境相適應。
3.人事檔案管理評價的新常態人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環狀態下，從而做到有始有終和前后照應。隨著檔案管理目的的調整，與之相照應的評價機制也應發生改變，進而使新的評價機制能適應新常態的需要。在新的“目的—手段—結果”的內在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應與是否與動靜結合的檔案管理目的相契合，還應與是否靈活合規完成了單位人事管理工作相匹配。
三、人事檔案管理的內容建構
1.闡釋人事檔案管理向新常態轉變的意義推動事業單位人事檔案管理向新常態轉變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創新下，實現助力單位發展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態轉變的意義，因此應將檔案管理問題加以闡釋并納入常規管理的內容。
2.轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應體制改革的內在要求，事業單位應在常規業務學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質。
3.充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能在動態視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業技術人才梯隊的培養，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優化和創新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎上，根據黨委決策認真完成單位員工基礎信息的錄入工作。
4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價對人事檔案管理工作績效的評價，應結合檔案管理目標來展開。在新常態下，組織人事部門應在黨委的領導下完備評價指標，完備的重點應放在對人事檔案管理功能的實現程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業務部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業務部門在評價中的權重。
四、問題的拓展
在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。
五、結論
本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環節進行新常態分析后認為，檔案管理的內容應由理解人事檔案管理向新常態轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。
參考文獻：
[1]沈全保.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).
（一）管理人員知識儲備不足。在當今社會，醫院作為保障人們生命質量的服務行業，人們對醫護工作者的要求更多體現在專業技術方面，從而忽略了對檔案進行管理的重要意義。工作內容的特殊性決定了醫院內部檔案包括圖片、人事、病例等諸多內容，因此針對醫院檔案進行管理的相關要求也極為詳細，也就是說普通的管理人員無法實現醫院檔案的高效管理，并且無法對醫院內部檔案的性質和屬性進行準確分類，極易導致檔案內容缺失或是資源系統錯誤情況的出現，這對于提高醫院工作效率是非常不利的。
（二）管理意識薄弱。醫院的工作內容決定了它在工作職能方面的分類極為詳細，因此，一份檔案的產生通常需要多個部門共同合作，并且交由不同的部門進行分類管理，而大部分醫院的工作人員尚且沒有樹立起正確的檔案管理意識，也無法將檔案、資源和信息三者進行有效關聯，極易導致檔案的遺失或破損。另外，也有部分工作人員沒有認識到將檔案進行數字化管理的意義，這也會在很大程度上制約醫院檔案管理模式的改革。
二、醫院檔案管理模式的改革途徑
（一）加強人才建設。長久以來，檔案管理工作的意義始終沒有引起人們的重視，導致大量醫院在檔案管理方面存在人才緊缺的情況，這會在很大程度上影響我國醫院檔案管理工作的發展，因此，在對檔案管理模式進行改革的過程中，對檔案管理人員進行定期的培訓是非常有必要的。一方面，醫院應當根據自身的實際情況，培訓管理人員對檔案進行分類時所需的知識，提高檔案分類的準確性，另一方面，讓專業知識扎實的管理人員針對檔案管理的內容對醫護工作者進行培訓，例如如何將病人的資料進行快速保存，或是如何實現多元化檔案的管理等，通過各方的共同努力，加快醫院檔案管理模式改革的進程。
（二）強化檔案效能。受傳統觀念的影響，大部分醫院單純將自身存在的意義理解為進行醫療服務的單位，而對檔案中部分不同內容具有的價值進行了忽略。對醫院檔案進行管理主要的目的在于對檔案中的信息進行科學利用，因此，在對檔案進行管理的過程中，需要檔案管理部門的工作人員及時轉變自身的工作觀念，將被動對檔案進行查閱轉變為主動將與檔案相關的內容進行宣傳。例如，在對醫院文化進行建設的過程中，管理部門就可以對醫院所擁有檔案中的照片及其他相關信息進行合理運用，為醫院發展史的撰寫提供翔實的圖文資料，真正實現讓檔案走向社會的目的，這樣做的好處在于能夠為檔案管理工作注入全新的生機與活力，通過檔案自身所具有的教育功能，實現促進醫院經濟發展的目的。另外，在對醫院內部工作人員進行管理的過程中，有關部門可以選擇對人事檔案的相關內容進行查閱和使用，將不同檔案以及檔案中不同內容所具有的效能進行充分發揮，以此實現檔案管理的最終目標，即為醫院的管理和發展提供數據支撐。除此之外，醫院作為進行醫療服務的單位，在醫療檔案中存在大量的相關臨床數據，對這部分數據進行合理的運用，可以在很大程度上推進我國醫療事業的研究和發展。
關鍵詞：
抽水蓄能電站；檔案管理；信息化建設
抽水蓄能電站的檔案信息化建設對于電站具有十分重要的意義，主要利用信息技術對檔案資源進行管理以及優化，從而為電站的生產經營以及重要決策提供重要的依據。本文主要分析電站的檔案信息化以及提出若干建議。
1制度化建設是抽水蓄能電站檔案信息化建設的重要保障
1．1制度建設規范檔案管理
抽水蓄能電站在建設初期階段的工程管理任務特別多并且工程技術人員沒有對檔案管理的工作形成統一的認識，因此，只有依靠相關制度來規范檔案管理當中的行為切實保障檔案信息管理可以得到順利開展。此外，檔案管理的制度不但是以往經驗的總結而且是檔案管理的重要目標，對協調施工單位以及檔案管理部門具有十分重要的意義，是兩者之間聯系的重要依據。完善以及全面的管理制度不但應當為檔案的信息化提供正確以及前進的方向，而且可以通過制度的力量達到檔案管理想要抵達的目的。
1．2制度規范的嚴格落實
檔案制度由于本身并不是主要的目的，換句話說，規章制度并不是為了建立而建立，而應當發揮效果，關鍵在于制度落實、實施，應當做到依法以及按照規章制度管理檔案，從而保障檔案管理系統可以快速、有效的運行。其中，抽水蓄能電站的檔案管理工作不但關聯施工單位、監理單位而且關系到自身項目公司等多方面的利益，因此，應當針對檔案的技術標準、分類工作、整編案卷等工作提出嚴格的要求，切實保障檔案的完整性以及準確性，只有促使員工理解國家以及電力行業的規章制度并且強化制度建設才能發揮作用，應當將相關管理要求以及管理責任落實到各個部門及有關人員。建立規章制度是保障檔案管理工作可以順利開展的重要措施。
1．3保障軟硬件到位
在抽水蓄能電站的建設初步階段，相關項目檔案管理的硬件設施以及軟件設施都比較匱乏，隨著工程的不斷增加，檔案也隨著工程不斷增加，原來的檔案管理基礎設備已經無法滿足當前的工作需要，因此應當加強檔案的資源配置以及管理的工作，從檔案庫房建設到管理人員配置等都應當加強，加強各資源配置以及庫房建設對于檔案信息化具有十分重要的意義，為檔案信息化的發展奠定了良好的基礎。
2強化檔案信息化數字化的建設水平
首先，檔案的信息化建設主要是檔案目錄以及數據庫的相關建設，檔案目錄以及數據庫的建設對于蓄能電站具有十分重要的意義。檔案目錄數據庫建設主要是對非數字性的目錄實施加工以及錄入的工作，并且可以實現數據的共享。其次，應當大力推進紙質檔案數字化，在抽水蓄能站檔案信息化建設的過程當中，應當根據生產需要以及特點，分步驟以及分階段開展紙質檔案數字化工作。最后，應當強化電子文件管理工作。在抽水蓄能站應當依托信息平臺對電子文件實施安全的管理，對于保障蓄水能站的穩定發展具有重要意義?？梢越㈦娮庸芾碇行膶Ω鞣N電子文件進行接收以及存儲的工作，從而對檔案進行有效科學的管理。
3檔案信息化需要切實做好檔案安全以及檔案保密工作
3．1檔案的安全工作
抽水蓄能電站的檔案管理工作需要做好檔案信息工作、網絡安全管理工作、庫房環境工作以及檔案庫房管理工作。作為企業應當加強對檔案的管理從而有效規避安全隱患。企業的檔案管理工作應當加強以及作為日常必須執行的工作，如果在企業沒有檔案管理以及無法保障檔案管理的安全性，檔案信息建設的工作就無從談起也無法開展。因此，切實保障檔案的安全性應當做到檔案管理工作和崗位的責任相互結合并且建立檔案責任制度。對于檔案應急措施應當加緊完善并且建立預案，一旦檔案信息化建設的過程中出現了突發性的問題可以切實保障檔案信息的安全性以及可靠性。
3．2做好檔案的保密工作
應當根據電站的實際生產情況，對于不能公開并且涉及重要的、機密的信息采取有效的措施進行保護。不但應當采取有效的措施保密，而且應當明確責任。其次，應當強化保密宣傳的工作，從而促使保密的意識可以深入到每個員工的內心深處。此外，應當根據電站以及科研的實際情況做好解密的工作，處理保密以及解密之間的重要關系，不但可以為電站提供可靠以及全面的信息，而且保障電站的機密不被泄露。對于紙質檔案或者磁性介質的檔案保管、銷毀環節應當嚴格做好保密的工作并且確保安全。
醫院檔案記載著這個醫院發展史上的優秀成果，對研究本醫院的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理， 是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。
現我院檔案管理正向著規范化管理的軌道健康發展。領導重視是檔案管理工作的關鍵；加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎；對檔案工作重要性的認識，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網絡，是檔案管理工作的保證；建立健全各項規章制度，是檔案規范化管理的根本；檔案開發利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫院檔案管理工作能更好地為醫療衛生改革和醫院事業發展服務，必須重視醫院檔案管理人員的充實和培養，實現醫院檔案管理的現代化。
1 加強學習，增強意識
加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。
2 重視檔案的利用
檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。
3 健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。 檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要充實檔案管理人員并將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。
4 開發檔案資源，實現檔案的現代化管理
2當前縣域配網工程檔案管理中的問題
2.1檔案管理意識薄弱
縣域配網工程建設中，主要的任務是對工程的規劃、建設，很多企業對建設過程中的檔案整理缺少重視，很多重要文件缺少有效的整理和保存。員工在平常工作中，對過期的文件和沒用的設計、圖紙等隨手丟棄，沒有認識到它們對其它工程的借鑒作用。部分企業雖然意識到文件的整理，但是由于沒有專業的管理人員，同時把重點放在了工程進度上，檔案資料的整理滯后，很多重要資料已經缺失。配網工程從初期的規劃到后期的驗收，參與方很多。在資料收集的過程中，企業經常安排一些臨時性的工作人員，他們對檔案的管理沒有專業的方法和管理意識，在管理中的收集整理缺少系統的安排和應有的規范。這會導致資料的的不健全和資料分類的不規范。在未來的資料查閱中，很難快速找到所需資料。
2.2缺乏完善的檔案管理制度
由于檔案管理意識薄弱，電網企業對配網工程項目的檔案管理水平落后。許多企業對檔案管理的程序、標準不統一，沒有形成檔案管理有效科學的管理制度，導致檔案管理過程中操作不夠規范，資料收集不健全，檔案安全性低。由于很多配網工程處于分散狀態，工程時間也不統一，如果沒有合理的管理制度，就很容易造成管理上的混亂，一些制度不能得到有效的落實和執行，難免發生檔案資料的遺失缺損。
2.3檔案管理水平低
現代社會是信息化、電子化的社會，網絡辦公和電子信息的保存、輸入主要是通過電腦來完成。檔案工作的信息化管理是當前檔案管理工作的必然趨勢和發展要求。由于配網工程的檔案管理工作長期得不到重視，對網絡化、信息化的建設水平很低，缺少具備信息化管理水平的專業檔案管理人員。這些都對當前配網工程的檔案管理工作產生了極大的阻礙和遲滯作用。
3完善縣域配網工程資料檔案管理的措施分析
3.1增強檔案管理意識
配網工程電力企業要對工程建設過程中的檔案資料的重要性有充分的認識，在企業內部對檔案的管理形成整體的規劃。檔案管理是對配網工程建設過程中的全面充分的記錄，也是未來工程建設的參考和配網工程歷史的研究資料，具有很強的歷史價值和現實意義。企業領導要把檔案管理工作看作是配網工程工作的一個重要部分，充分認識到檔案的重要性和檔案管理的重要意義，在具體的工作中指示相關部門在檔案資料整理時充分配合。
3.2完善健全檔案管理制度
無規矩不成方圓。對檔案管理工作的開展，要有明確的制度確定和工作劃分，有一個與檔案工作的開展和檔案資料的管理相匹配的制度措施，從而保障檔案管理工作的常規化、制度化運行，保證檔案管理切實有效起到對配網工程建設的積極作用。在一個工程項目開始籌備時，就要立即成立全程跟蹤的檔案資料收集小組，對所在工程項目的文件資料進行整理收集和分類，最后統一歸檔管理。在電力系統內要建立一套嚴密的檔案資料整理網絡，形成對資料收集和檔案管理的統一制度和科學規范。
3.3提高檔案管理水平
根據電力系統和配網工程建設的特點，要在電力系統內形成完善統一的檔案管理制度和領導小組，使配網工程的檔案管理形成系統化、統一化的管理制度。加強配網工程檔案管理工作的信息化建設，利用現代先進的信息技術條件，對檔案進行統一的整理和編目及數字化處理，對不同的檔案資料進行數字化的分類，提高檔案資料管理的效率和準確性。不同單位和企業的檔案資料可以進行資源共享，提供方便快捷的檔案檢索服務。
一、醫院檔案管理信息系統建設的意義
我們在展開正式的分析和討論之前首先要認識清楚兩個問題，也就是我們在醫院內部建立檔案管理信息系統的意義，簡要來說，就是三個方面的意義。一是能夠為醫院的管理提供科學有效的管理決策依據，管理者的決策是必須要建立在能夠反應客觀事實的數據和信息資料基礎之上的，而這樣一些數據和資料的準確有效提供就需要醫院檔案管理信息系統來予以提供；二是能夠提高醫院的整體控制能力，這是因為現代的醫院管理從本質上來講也就是對于信息的管理，醫院在一定的目標指導下來對整個醫院系統來進行組織、協調、指揮和控制，而醫院的檔案管理系統在這一過程中起的就是信息流的作用，將各個部門內的信息經過加工處理以后通過數據傳輸傳送到醫院的管理中心去進行集中的管理；三是能夠實現資源和信息的共享與利用，我們進行檔案管理信息系統的建立就是希望能夠以提供信息和資料的形式來為醫院的工作提供服務，因此在醫院內部進行醫院檔案管理信息系統的建立就能夠較好的實現整個檔案管理系統的標準化和科學化，保證信息能夠在整個平臺內實現良好的暢通，并保證信息在檔案管理中充分的共享和利用。
二、醫院檔案管理信息系統建設的對策和方法
2.1醫院檔案管理信息系統建設的基本對策
上文中已經明確的闡明，醫院檔案管理系統在整個醫院的信息系統中都是非常重要的組成部分，因此我們在對其進行建設的過程當中，就應當充分的考慮到整個醫院信息管理系統建設的實際狀況和總體規劃，以便于保證整個建設的進程能夠和醫院信息化的建設保持同步和一致。下文中將就三個具體的方面來對這一觀點予以分析和闡述。
2.1.1將醫院檔案管理信息系統的建設納入到醫院管理信息系統建設的總體規劃當中來。我們之所以提出這樣一種要求主要是因為醫院檔案管理信息系統本身也就是醫院管理信息系統的一個小的分支和部分，與此同時醫院檔案信息管理系統本身所包含的內容也比較多，具體涉及到教學、科研、醫院業務和基本建設等多個方面的內容，這也就是說，檔案管理信息系統本身也會對總體系統建設造成影響，且在其中扮演著一個上通下連的重要作用，換句換說，醫院實際管理的過程也就是醫院檔案信息管理的過程。我們要做的就是保證好這樣一種協調發展的關系，以實現最大程度和范圍的信息共享。
2.1.2建立適用于醫院檔案管理的信息系統。隨著我們國家最近幾年以來在衛生系統信息化建設上的不斷推進和進步，全國各地很多個地方的醫院都已經建立起了不同規模的信息管理系統，并相應配備有先進的計算機網絡管理平臺，在這樣一個平臺之上來進行各種應用系統的開發和應用，包括專家咨詢系統、急門診管理系統、藥品管理系統和電子病歷管理系統等。醫院在進行這樣一些系統的建立時，就應當充分的認識和利用醫院自身環境條件下能夠有的設備和網絡資源環境，并根據實際的規模和業務量來最終確定醫院的檔案管理系統建設要求和狀況，使得這樣一個檔案信息管理系統既能夠很好的發揮出其應有的作用，又能夠很好的符合醫院的實際要求。
2.1.3開發和管理輔助決策工程。這主要是因為醫院檔案管理信息系統往往都是通過對醫院內部以及外部信息的收集、加工、貯存和檢索等現代方法和手段來進行的，基本上能夠實現對檔案資料的有效收集、利用和處理，這樣一些技術和方法對于醫院內部管理水平的提高是很有幫助的，除此之外，還能夠起到較好的為醫院管理者提供決策支持的作用，這一點更是非常關鍵的。正是因為這樣，我們在進行醫院檔案管理信息系統的時候，就要注重對于信息處理和再生利用功能的開發。
2.2醫院檔案管理信息系統建設的基本方法
2.2.1信息采集功能：醫院檔案管理系統最為基本和前提的功能就是要能夠實現對信息數據的有效區分和采集，按照一定的要求來對檔案進行收集、鑒定和篩選的過程，并將有價值的檔案信息不斷的輸入到整個檔案管理信息系統當中去，最終在長期的積累和收集作用下形成豐富有效的信息資源系統。
2.2.2存儲和管理的功能：醫院檔案管理系統的存儲和管理功能是其最為重要和關鍵的功能，是整個系統實現其價值和作用的核心所在，這主要是因為醫院檔案管理信息系統存儲和管理作用的目的就是按照一定的方法來對系統中已有的信息進行揭示、加工和組織，并以檔案條目和機讀數據的形式呈現出來。這一過程的實現就需要對上述過程中收集到的數據進行特征描述和信息的貯存，也就是我們在這里提到的存儲管理功能中的管理，其最終的目的就是要讓整體的檔案具有有序化和系統化的特點，最終以全文數據庫、照片數據庫、多媒體數據庫等多種形式來便于工作人員的檢索和利用。
2.2.3傳輸和利用的功能：這是醫院檔案管理信息系統實現其價值和作用的最后一個環節，在這樣一個環節當中，用戶就可以直接根據自己的檢索要求選擇自己能夠理解的檢索和獲取方式來獲得信息，上文中已經明確的提到是有多種檢索手段和方法的。用戶通過檔案文件級目錄機檢和全文數據傳輸等方式來迅速而準確的獲取自己想要得到的信息。
結語
通過上文中的分析我們不難看到，建立醫院檔案管理信息系統的基本目的和意義就是實現整個醫院檔案管理的科學化和規范化，這是提高醫院管理水平和實現醫院管理現代化的必然途徑，也是醫院本身提高競爭力的有效方式。因此，醫院在進行檔案管理信息系統的建設和發展時就要切實的按照統一和適用的原則來進行，并在整個發展和進步的過程中予以改進和完善，最終實現醫院檔案管理的網絡化并推動整個醫院信息化的管理進程。
最近幾年，我國房地產業呈現出迅猛的發展趨勢，在房地產工程建設當中產生了大量的建設資料，這些資料涉及到房地產工程建設的方方面面，能夠全面反映工程建設過程，對項目管理、住宅建筑的維護等具有重要的意義。一直以來，管理人員對房地產工程檔案管理工作沒有足夠的認識，雖然檔案管理制度呈現出不斷完善的趨勢，但是仍然存在一些問題，如當前管理材料不齊全、缺乏有效的管理模式等等，這些問題制約了檔案管理水平的提高。研究這一課題有助于我們正視這些問題，找到解決這些問題的方法，推動房地產工程檔案管理水平不斷提高。
一、房地產工程檔案管理中內容、特點以及存在的問題
1. 房地產工程檔案管理中內容、特點
房地產工程建設中產生的大量的施工建設資料，這些涉及到工程建設方方面面的資料，只要對工程管理具有一定的意義，都可以稱之為檔案，如設計、施工、竣工使用、維修及改建擴建等文件。具體來說房地產工程檔案的內容主要包括以下幾點：（1）綜合性文件材料，主要是有關房地產工程建設方面的一些綜合性的材料，如計劃任務書、工程地質水文勘察資料、工程地區抗震資料等等。工程設計方面資料，如初步設計、技術設計、施工圖設計。（2）工程施工、工程監理資料，工程設計變更資料等等，這些資料是工程建設檔案管理的重點內容，關系工程建設的竣工和工程竣工以后的維護。（3）工程建設中的各種圖紙資料，如設計圖、施工圖、竣工圖等等。
房地產工程的檔案管理工作與建筑工程項目的其他管理工作相比有著明顯的特點，主要表現在：（1）單一獨立性，在房地產工程檔案管理當中，一般采用的單項目管理的方式，并且在項目管理當中具有相對獨立性的特征。（2）真實性特征，對于檔案管理的內容來說，應該是工程建設的真實性的反應，是工程報批、施工、竣工過程中的最真實的原始記錄，與工程建設的總體過程保持一致。（3）實用性的特點，在檔案管理中的所有資料應該對工程建設具有一定意義的內容，無論是工程管理，還是對工程建設都具有實用意義。
2.房地產工程檔案管理中存在的問題
雖然房地產企業對工程檔案管理的認識逐漸加深，在實踐中也采取了一些措施提高檔案管理水平，但是 在檔案管理當中仍然存在很多問題。這些問題主要表現在以下幾個方面：
（1）檔案材料收集不完整
檔案材料收集不完整的問題在房地產檔案管理當中最為突出，現在房地產企業沒有在檔案歸檔上建立起一套完整的體系，在檔案材料收集上只注重綜合性資料和建設中產生的一些資料，歸檔面非常窄，不能完全反應房地產項目建設的整個過程。一些與工程建設密切相關的資料常常被忽視，如配套工程檔案、、地下管線、園林綠化等檔案資料，這些也是房地產工程檔案管理的重要內容，這些內容的缺失嚴重影響了房地產工程檔案管理的完整性。
（2）檔案管理人員的素質和能力偏低
檔案管理工作水平很大程度上取決于檔案管理人員的素質和能力，但是現在極少有房地產公司有專業的檔案管理人員，從事檔案管理工作的多數情況下是行政管理工作兼職的，主要是由辦公室負責。由于不是專業的檔案管理專業畢業的，他們在檔案管理知識、能力、素質等方面的水平較低，由于管理能力和素質的限制，導致房地產企業檔案管理無法做到詳細細致，與當前快速發展的房地產開發產業嚴重不符。另外，由于非專業人員管理檔案，房地產企業的檔案編制比較混亂，根本沒有按照檔案的編制的要求編制檔案材料，也沒有按照規定建立詳細的檔案索引，檔案的保存也是凌亂無序，查找起來非常困難。
（3）竣工階段的檔案管理常被人們忽視
房地產工程的檔案管理應該貫徹于房地產工程建設的始終，但是在竣工階段，檔案管理人員往往認為檔案管理已經結束，因此被房地產項目的管理者忽視。實際上在竣工階段產生工程資料也不在少數，這些資料與工程建設的可以說是密切相關，由于部分建設單位，施工單位和技術檢測單位及建筑材料供貨單位之間相互拖欠工程款，有的相互以各自檔案材料作為交換條件等情況發生，因而造成檔案的歸檔出現停滯的狀態，使檔案資料殘缺不全。即使是本單位的工作人員，對于竣工階段的一些交付的檔案資料，很容易被忽視，導致這材料無法及時歸檔。
二、房地產工程檔案管理問題的對策
要想提高房地產工程檔案管理的水平，必須分析這些問題形成的原因，在此基礎上根據現有的資料采取針對性的措施，來解決這些問題，促進房地產工程檔案管理的完善。
1.要重視檔案管理工作
房地產工程建設的管理者負責人應該意識到檔案管理的重要意義，重視房地產檔案管理工作，在工程立項階段就開始收集整理與本項目有關的工程建設資料，這樣一方面能保證資料收集的完整性，使檔案資料能夠及時的歸檔，避免匆匆忙忙的開展檔案管理工作引起的各種混亂的情況發生。另一方面，從項目的開始就進行歸檔工作能夠保證檔案歸檔的順序性，減少后期歸檔整理的工作量。在這一方面，房地產開發企業要派專人負責檔案管理工作，還要通過制度建設，強化對檔案管理工作檢查監督力度，并在企業的績效管理中體現出來，用嚴格的獎懲制度激勵檔案管理工作者的積極性、責任心。
2.建立健全房地產檔案管理制度
當前房地產工程檔案管理中的問題與房地產工程檔案管理制度的缺失密切相關，在房地產工程檔案制度建設當中，應該對歸檔的程序做出詳細的規定，使房地產工程建設的各個階段的檔案資料都能實現有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范和完整。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、監理單位、施工單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的前期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。在檔案制度建設當中，責任制度的建設的最為關鍵，在責任制度建設中責任追究制度處于核心的位置，在明確各自的管理職責的基礎上，企業應該明確規定檔案管理人員應該承擔的責任。
3.重視竣工階段的檔案歸檔工作
檔案管理人員在房地產工程竣工階段，檔案管理人員可以與工程項目管理人員一起，按照建設項目檔案管理的要求，按照分類和順序，對工程建設的整個過程中產生的資料進行全面的檢查、審核，確保資料文件材料的真實性、客觀性和完整性。對于檢查中發現的問題應該做到隨時發現隨時解決，盡可能的做到查漏補缺，保證檔案材料的完整性。在竣工階段的歸檔中要認真貫徹《建設工程質量管理條例》、《工程竣工驗收備案制度》等文件中的相關規定，嚴把竣工質量關，把檔案的驗收、移交作為工程竣工工作的重要環節和內容來抓，做到工程竣工與檔案歸檔工作的協調統一。在檔案移交的過程中，建設單位應該按照檔案移交的實際情況決定是否出具《建設工程檔案合格證》，以保證檔案移交和工程竣工工作的圓滿完成。
1 社會保險檔案管理工作的意義
社會保險檔案是規范社會保險經辦操作的首要載體。社會保險經辦工作質量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險辦理和服務的記載，是考量經辦工作是否依法進行的依據。無論是績效考核、內部控制和外部監督都需要依托檔案資料。
社會保險檔案是服務參保對象的重要媒介。社會保險也是用人單位保履行義務和參保人員繳納保險費用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會保險繳納范圍內的各種權益。隨著社會保險事業的發展，廣大參保單位和職工對服務的質量要求越來越高，維權意識不斷增強，社會保險檔案的記錄與民眾的社會保障越來越密切，記錄著民眾享受社會保險的詳細內容，服務范圍將逐漸的擴大。
做好社會保險檔案工作是建立健全社會保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉居民的社會保險體系，保障人民的基本生活，這是構建和諧社會的畢本內容，也是實現中國夢和改善民生的根本。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務質量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業發展的重要歷史資料。通過對檔案資料的整理和分析，可以為保險行政部門制定保險費用的收繳和保險服務的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險管理體制。
2 社會保險檔案管理中的主要問題
檔案管理制度亟待完善。社會保險項目管理制度的不斷健全，保險項目的門類增多，辦理社會保險的人數只能多，保險項目經辦機構所形成的的各種圖標、文件和憑證等數量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統一管理的標準和規范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術有限，難免會出現各種問題。
檔案信息資源共享程度不高。社會保險辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網上進行下載，大量的數據資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。社會保險機構本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。
檔案信息化管理水平較低。當前，檔案的存在形式主要是紙質為主，計算機信息檔案為輔。紙質的檔案占據了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質的檔案調閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。
檔案資源利用不夠充分。社會保險檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復制。檔案僅僅在機構內部和參保人員之間進行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術的多媒體化、數字化和網絡信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。
3 加強社會保險檔案管理的對策和建議
加強組織領導，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強組織建設，形成統一領導和分級管理的方式，做好檔案管理各個環節的協調和溝通，正確有效的落實檔案管理工作目標。社會保險機構的各級主要領導要對檔案管理工作高度重視，關系檔案管理工作的現狀和未來發展趨勢，對檔案工作進行詳細、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內?？h級以上的社會保險機構應該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進行管理，制定專門的管理規章和設置專門的領導機構。
完善制度規定，實現檔案管理制度化。為適應社會保險經辦管理模式，建立一套完備的業務檔案管理制度勢在必行。系統化、標準化的檔案管理流程和規章制度，可以大大促進檔案工作水平的提高。人力資源和社會保障部與國家檔案局正在制定《社會保險業務檔案管理規定》，準備出臺一套符合社會保險特點的專業檔案管理制度，將在科學界定社會保險經辦業務中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據。
推進資源建設，實現檔案管理信息化。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設。選擇功能完善的檔案管理操作系統，可以實現檔案的輕松快捷著錄、完整高效統計和快速準確檢索。加強電子檔案管理，對于相關協議服務單位聯網結算，對通過Internet網上經辦產生的電子文件進行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數字化加工，對現存的紙質、實物檔案進行數字化加工處理，在業務窗口對檔案資料進行前端掃描。
利用檔案資源，提高檔案服務水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現。積極開展檔案利用需求調研，確定服務對象和服務內容，提高檔案利用服務的針對性。及時續編檔案索引目錄，方便各類利用者調用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經辦資料，向社會公開現行業務文件。建立社會保險檔案信息中心，與社會保險經辦窗口、勞動保障電話咨詢服務中心、勞動保障網等實現檔案信息共享，建立社會保險檔案服務網絡，為社會各界提供社會保險檔案信息服務。
參考文獻：
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電子檔案是現代計算機技術和信息技術發展的必然結果，也是檔案管理的最新發展方向之一?，F結合煤礦企業檔案管理的特點，探討電子檔案在煤礦企業檔案管理中的意義。
1 檔案管理的目的和功能
“檔案是歷史的原始記錄，或者說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開發與利用檔案，因此能否很好地開發與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內容之一。
2 煤礦企業檔案管理的特點
2.1 信息的廣泛性
煤礦檔案包括科技檔案、文書檔案、財務檔案等?？萍紮n案包括礦建、采煤、掘進、機電、運輸、通風、地質等檔案。信息量巨大是其特點之一。
2.2 使用的頻繁性
煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時每刻都和一線生產緊密聯系，例如煤礦作業規程、安全技術措施、機電設備檔案等，其使用頻繁性遠遠大于其他行業。
3 電子檔案的最新發展和應用
電子檔案這一概念出現于近10年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國聯邦管理法規對其解釋為“包括數字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！?/p>
1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議。1996年9月成立了電子文件管理、歸檔研究領導小組。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》（試行稿）的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。1998年8月11日―13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善?？梢姡嘘P電子檔案及其管理問題的研究與應用正在廣泛開展。
4 電子檔案與傳統紙張檔案的優缺點
4.1 電子檔案的優缺點
電子檔案的優點在于：存在形式一般為磁盤（硬盤）及光盤等有形介質，存取方便，占用空間小，存儲容量大，便以攜帶和傳輸，可和計算機直接連接，可通過網絡進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。
其缺點是保存時間短（與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年），保密性差，保存條件高（需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學損傷等），閱讀不方便。
4.2 傳統紙張檔案的優缺點
傳統紙張檔案的優點在于：保存時間長，保密性好，占用空間大，閱讀方便。
其缺點是占用空間大，存儲容量小，不便以攜帶和傳輸，復制困難，保存條件高（需防蟲、防水、防高溫、防物理和化學損傷等）。
5 電子檔案在煤礦企業科技檔案管理中的現實意義
從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統紙張檔案更多的優點。特別是結合煤礦企業檔案管理的特點，在檔案的應用方面，電子檔案更具互補的優點，便于攜帶，可直接通過網絡進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。具體在實踐中有以下的意義：
1）煤礦企業應當結合檔案管理的最新發展，建立電子檔案系統，實行電子檔案和傳統紙張檔案雙檔案系統。傳統紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開發與利用”的目的為主。雙檔案系統不僅有利于傳統紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開發與利用。
2）電子檔案系統應配備專門的計算機和存儲器（硬盤、光盤）、掃描儀、照相機、打印機等。還應配備專門電子檔案室，由專人負責管理和維護。計算機用以對電子檔案的管理，存儲器（硬盤、光盤）用于電子檔案的存儲，掃描儀、照相機用于傳統紙張檔案和電子檔案的轉換。
3）可以把科技檔案（包括規程、措施、圖紙等）和文件等全部數字化存檔。通過計算機和專門的管理軟件分類管理。應用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲格式以Word、CAD等通用格式為主，便于查閱。
4）利用或建立煤礦企業局域網系統，使所有的電子檔案可以通過網絡查詢。各生產隊組的技術員可以隨時通過電腦終端查閱電子檔案室的授權文件。
5）為加強保密管理，可以設立權限，利用密鑰來管理。為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問，有些系統需要對用戶進行身份驗證，如有些文件管理系統使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的業務訪問。如果驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統之外。身份驗證技術可用于電子文件訪問權限的控制。
6）為了建立完善的電子檔案系統和有效的服務系統，需要加強人才的專門培養。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識層次和先進技術水平，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代化高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象，以至于現代化設備不能充分發揮作用。
7）可實現辦公自動化、無紙化，使檔案的生成方式發生很大變化。諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程，可在計算機和通訊線路中進行。這樣檔案的前身以機讀文件為主要形態，檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多以磁盤為載體的機讀形式。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。
中圖分類號：F 326 文獻標識碼：A
隨著經濟的發展和科學技術的進步，社會的環境也發生了改變。企業和事業單位都需要轉變自身對于檔案管理的工作模式，促使內部檔案管理工作能夠適應時代的發展。如今，檔案管理應該發揮其現代化的意義，促進企事業單位的工作順利發展。傳統的檔案管理還具有一定的優勢，企事業單位需要將傳統管理中比較劣勢的部分摒棄，并汲取現代化管理中比較先進的管理理念運用到檔案管理當中。檔案管理一定能夠在企事業單位的經營管理中發揮重要的作用。
一、檔案管理基礎條件
要實現現代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當中，有些還是實現現代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內容如下：
（一）經濟條件
管理現代化的實現首先就需要進行相關設施的建設，這便會涉及資金的投入問題。不管是所投入的設備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數字化檔案館，所需要投入的資金更多。
（二）技術條件
實現管理現代化最重要的是先進科學技術的應用，所以也可以說科學技術水平直接影響了檔案管理進行現代化的建設。
（三）社會檔案意識
所謂檔案意識主要是指人們對于檔案的認知，也是人們的主觀反映，從另一個層面來說也就是人們是否能夠認識到檔案自身的價值和對社會發展所產生的影響。此外，檔案意識還包括社會對其的認識，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識在檔案發展過程中發揮著重要的作用，需要相關工作人員進行檔案知識的宣傳，以使整個社會都具有檔案意識[1]。綜上所述，只有為檔案管理現代化發展提供良好的基礎條件，才能夠使其順利的完成，充分發揮其所具有的作用與意義。
二、現代化檔案管理意義
（一）適應社會發展需求
知識經濟與傳統經濟相比較存在很大的不同，主要表現為知識經濟是否獲得良好的發展并不是由資本、資源、技術等因素決定的，而是在于知識的不斷積累與利用。同時，知識經濟的發展是以信息產業為基礎，其主要強調了信息服務的智能化、信息化[2]。所以，知識經濟能夠按照人們的需要提供相應的服務。
鑒于知識經濟本身的特點，社會在信息方面的需求，信息技術快速發展，其帶來了以下兩方面的影響：首先，社會能夠要求相關的信息部門利用其自身所具有的能力對信息進行處理與控制，并為社會提供更優質的服務；其次，相關技術的發展在一定程度上使信息發生了重大變革，這給信息部門帶來了重大挑戰。檔案部門作為信息部門的一部分，應當采取有效的措施以面對所要到來的挑戰。其應當采取現代化的管理方式，使檔案信息轉變成數字化信息，使其能夠更好地為知識經濟服務。如果檔案管理工作不能夠適應當今社會的發展，便不能夠充分發揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒有任何意義。
（二）增強可持續發展動力
我國黨和政府在進入21世紀以后，很快就提出了可持續發展戰略，在一定程度上體現了人們生態和環境保護意識。該戰略的提出是在不影響后代的發展的前提下，獲得所需要的物質，其還強調了經濟同環境的協調發展，使人類生存能夠與自然達到和諧發展的目的，并讓現實同未來之間相統一。
檔案管理工作的可持續發展也是可持續發展戰略的延伸。在檔案管理方面落實可持續發展戰略是很有的必要的，主要體現在以下兩個方面：首先，其是人類在發展過程中新的構成部門，人們總體發展情況決定了檔案管理的發展，并利用檔案中的相關信息為人類提供相應的信息服務，為促進人類發展做出一定的貢獻。其次，進行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現階段在檔案管理主體方面存在很多問題，例如檔案室內部結構過于單一、檔案信息的不充足與社會需求之間所存在的問題、先進的設備、技術與低工作水平之間所存在的問題等，這些都是制約我國檔案管理工作發展的主要問題與原因[3]。所以，如果在其現代化發展過程中只是借鑒國外的發展模式和經驗，沒有先進的設備與技術作為支撐，將會使我國檔案事業完全落后于我國社會的發展。
（三）帶動國民經濟發展
我國經濟與社會兩者之間的發展是一個整體，在這個整體當中，雖然每一個環節之間都會互相產生影響，互相制約，但也是不可分開的，形成了一個統一的整體。檔案管理工作在我國社會與經濟兩者發展過程中具有重要的意義與作用，是其發展過程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發展也會在一定程度上受到其中各個環節的制約，其也會對我國社會與經濟發展產生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發展的重要保障，也是其同我國社會、經濟和諧發展的重要依據[4]。
自從實施了改革開放政策，我國在現代化建設方面得到快速的發展，使我國經濟得到了崛起，社會不斷進步。檔案管理工作是同其他事業共同發展的，如果不在現代化建設過程中注重自身的建設，那么便會失去發展的動力，遠遠落后于社會的整體發展。因此，應當加強檔案管理工作的現代化建設，為社會提供所需要的相關檔案信息，促進經濟的發展。此外，檔案管理與我國社會的協調發展，充分發揮檔案管理工作的促進作用，以便使社會經濟達到理想水平。
三、優化檔案管理工作的措施
（一）創新檔案管理觀念
為了最大限度地發揮檔案管理的作用，檔案管理部門需要轉變自身的傳統思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時，要學習先進的檔案管理理念，重新認識到檔案管理對于企事業單位的意義所在[5]?，F代化的企業管理注重科學發展觀，其應該符合國家的戰略要求。檔案管理工作當中也應該將為人民服務作為工作的核心內容，并從人民的角度來進行檔案的信息管理工作。檔案管理的創新也需要走為人民服務的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業單位的公開信息，了解政府的最新動向和政策變化。新的時代造就了新的科學技術，信息化技術的出現正符合了檔案管理的創新發展。檔案管理應該與信息化技術相結合，以現代化的管理手段來保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統，并將檔案管理所收錄的信息進行有效的利用，充分發揮其價值。檔案管理人員在工作當中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。
（二）規范檔案管理工作
目前狀態下，檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經常會出現工作中的失誤，造成檔案的重復收錄或者對檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠實現其現實意義，檔案管理部門需要規范自身的管理工作，促使檔案管理更加標準。首先，檔案管理部門需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過程中，管理人員要檢查好卷宗的數量以及質量，并按照規定的標準來收錄檔案信息。管理人員還應該為卷宗進行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現代化的管理技術，將紙質版的檔案盡量轉化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中，將電子信息按照一定的檢索系統歸納起來，以便于在查詢檔案信息的過程中，只需要輸入簡單的關鍵字，就能夠找到相關的檔案。最后，檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規定和要求。我國已經對檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要歸檔的文件處理辦法。規定中指出，對于該類文件需要立即銷毀，并不準檔案管理人員透漏關于文件的任何信息。
（三）增強檔案管理功能
檔案管理部門的領導者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過程中提高標準。提高了檔案管理人員的素質，才能夠更好地優化管理人員的結構。檔案管理工作應該設置專門的管理人員，每個人需要負責的檔案功能不同，其所執行的義務也不同。檔案管理人員要學習先進的服務意識，并將為人民服務這一理念貫穿整個工作流程當中，就能夠提升檔案管理的工作質量。除此之外，檔案管理部門需要為管理人員提供培訓的機會。良好的學習培訓機會能夠使檔案管理人員接觸到更加先進的管理理念和管理模式。管理人員學習了更加專業的技能以后，就能夠提升自身的專業素質。對于管理人員素質的培養也是為了轉變其服務意識，樹立起工作的責任心。
如今，檔案管理已經被賦予了非常重要的責任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關注。檔案管理部門需要做好管理工作，并加強對檔案管理體系的建設。檔案管理部門的管理水平提升直接關乎到檔案是否能夠發揮其巨大的效用?？偠灾?，我國的檔案管理部門需要加強對于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質，促使檔案管理的工作效率和工作質量都能夠穩步提升，使檔案實現其真正的社會價值。
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