時間：2023-06-25 09:21:58
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智慧檔案管理系統是智慧檔案館的重要組成部分，根據檔案機構的定位不同，管理系統可以分為三個層次：（1）機構檔案信息管理。主要是對本單位已經形成或將要形成的生產、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構檔案信息傳播管理。這是在機構檔案信息管理的基礎上，增加檔案信息的傳播功能，關注將信息轉化為生產力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構或相關部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機構檔案信息能力管理。機構檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現實生活提供信息決策、指導生產生活的最終目的。同時，可以解決機構需要什么樣的信息，機構擁有什么樣的信息，機構內外的檔案信息存在什么樣的關系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構的信息進行對照等。
檔案機構信息管理系統應該根據自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保證檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發和利用檔案資源。
2 智慧檔案管理系統的資源
智慧檔案管理系統建設的前提就是檔案資源庫的建設。數據庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數據庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。
2.1 原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。
2.2 原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。數字檔案移庫的方法包括數字遷移和數字仿真兩種：（1）數字遷移指的是將系統的軟件、硬件遷移到整個新的系統軟件中，從而可以保證數字資源在新的系統中能夠被識別和利用。（2）數字仿真是指一個計算機或者一個系統對另外一個計算機或者系統進行全部或部分模擬，也就是在新的系統中建設一個兼容原始數據、設備及管理軟件的允許環境。這兩種方式各有優劣，數字遷移技術是將數據整個升級到新的軟件中，但是在轉移過程中，容易造成部分數據和格式的丟失，造成信息失真。而數字仿真則不會出現這種情況，但是相當于在整個新的系統中開發出單獨的模塊來使用這部分數據，這在檔案信息利用過程中容易出現多種格式的數據模式。
2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。
3 智慧檔案管理系統功能設計分析
根據檔案工作流程，智慧檔案管理系統的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展，其中擴展體現出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環節是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯性、知識庫等運用到相關環節，最終實現檔案管理和使用的智能化。
3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統的最高權限。
3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規章制度保證什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉換功能。
3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。
3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠將關聯度較高的檔案職能推送給用戶。
實現智慧化的城市服務和管理，是21世紀初以來在全球開展的未來城市的新實踐。概括來講，智慧城市包含無處不在的網絡環境、無所不包的海量數據環境與共享、無所不容的業務管理和服務模式。隨著國家大數據戰略的實施，智慧生活、智慧城市、智慧政府離我們越來越近，也給數字化檔案管理新的機遇和挑戰。本文僅從幾個方面進行論述。
一是數字化檔案實現資源共享，消除“數據鴻溝”，推進智慧城市建設。前些年，很多城市規劃管理的各類材料均以紙質文件為主，即使各經辦人有電子文件，也無統一標準，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴重的信息孤島和數據鴻溝。為了不斷推進規劃管理向便捷化、數字化、精細化、高效化發展，確保實現城市規劃系統業務檔案和圖形數據的資源共享。在規劃管理信息平臺應用之后，首先，項目從報建開始到審批結束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業務檔案的累積，使這些數字化檔案成為運用高科技手段服務智慧城市的點睛之筆。用戶在系統中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時，通過對整個系統內總規、控規、專項規劃、規劃審批紅線等空間數據進行梳理，制定各類標準，建立更新機制，實現統一建庫、管理與一張圖應用，解決了數據版本混亂、信息孤島問題，為規劃編制審批和管理提供了科學可靠的圖形支撐。信息技術普遍在規劃部門的應用，促進了“智慧城市”建設。
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互聯網+”時代政府社交媒體發揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務微博、官方微信的應用，政府社交媒體逐漸成為公開政務信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進行科學的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發揮集體智慧的作用尤為重要。
一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出
（一）國內外相關研究
社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發展與廣泛應用，2010年以來，歐美等一些發達國家的政府部門、檔案管理機構紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經形成了較為成熟的實施流程和管理規范。如英國國家檔案館負責的英國政府網絡存檔項目[2]在歐洲網絡記憶基金的支持下，開發了能夠確保社交媒體文件產生背景、結構與內容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關規定，與Twitter、You？ Tube等機構合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達65000多份，You？ Tube文件數量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進行評價和精確計分，根據得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務機構――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務構建北卡羅來納州政府社交媒體文件數字檔案館。
與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統分析和梳理國外政務社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機構提供了具有參考價值的政務社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權屬問題，提出社交媒體文件應采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務新媒體文件歸檔的動因、主體、內容、策略進行了思考，并指出了當前我國政務新媒體文件歸檔面臨的挑戰與應對策略。在實踐領域，國內相關的實踐應用研究尚處于起步階段，系統應用實踐發展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機構集合在一起，通過集體成員間的互動協作所產生的高于個體所擁有的能夠進行理性思考、制定決策、執行任務、解決復雜問題的團體性智慧或能力。在信息資源管理與服務領域，集體智慧已廣泛應用于社會網絡服務、眾包服務、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機構在履行行政活動或處理事務過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經得到很多國家的認可，如加拿大國家檔案館認為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規進行規范，使其與政府電子文件和政府網站信息等數字資源一樣成為當前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統中生成的電子文件和政府網站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應充分考慮到第三方因素。
（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合
政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機構的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網絡社區中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態增長、分享與轉載導致其更新頻繁，且重復、無序內容較多，很難準確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機構，需要多機構的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發揮集體智慧的優勢，協同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數字檔案館；二是建立分布式合作存檔機制，政府社交媒體歸檔應由文件的形成機構、社交媒體平臺運營商、記憶機構共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。
綜上，我們應借鑒國外實踐經驗，發揮多個主體協同管理的優勢，同時借助政務社交媒體廣泛群眾基礎，征集、內化網絡用戶的意見和建議，實現集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創新，為國內政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰提供新的解決思路。
二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析
（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體
如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機構和檔案部門三個實施主體，三者之間的關系如圖1所示。這些機構通過分工協作，共同承擔政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔責任、降低風險，使效益最大化。
1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產生背景、內容、結構等信息，這些信息同元數據一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標識。[9]元數據管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數據標準提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務器上，因此，需要具備技術優勢的新媒體運營商提供相應的技術解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。
2.政府機構。政府機構作為社交媒體文件的直接形成機構，擁有對文件的管理與處置權，能夠在文件的整個生命周期內對其進行管理與控制。同時由于政府機構更了解文件形成的背景信息與內容結構，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領導和監督主體，負責社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導并監督檔案部門和其他合作機構對政府社交媒體文件的管理。
3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機構，在政府社交媒體文件采集內容涉及范圍確定、歸檔工具與技術選擇、保存標準體系和流程規范制定、管理平臺構建、歸檔信息服務利用等方面具有天然的優勢，通過形成包括方案、標準、規范、程序、技術等諸多要素在內的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業務流程，可以實現政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環節的標準化操作。
（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程
政府社交媒體文件作為一種有特定內容、結構、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關標準和規范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續性和規范性。考慮到開放檔案信息系統（OAIS）模型已經成為國際上公認的實現數字資源長期保存與獲取的標準，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構，如圖2所示。
1.政府社交媒體文件的采集。與常規電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復雜結構，其海量性、復雜性、技術性強等特點導致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態持續生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關方法的基礎上，還應與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術解決方案，包括資源選擇標準、網絡爬蟲工具配置、數據交換格式、元數據編碼及轉換標準等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標準、數據獲取API服務標準等，對收割Twitter信息的網絡爬蟲工具進行了規范配置，獲取以JSON、XML等標準格式數據集形式呈現的包含Twitter信息原始數據及其元數據的檔案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒體文件的管理。利用網絡爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構建通用的元數據模型對采集的文件內容、結構、管理過程、形成背景等信息進行統一的資源描述，并將描述的信息以標準的WARC網頁檔案文件格式保存，實現對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數據、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內容、結構等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。
3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構的選擇。目前對社交媒體文件進行存檔的方式較多，包括直接存檔、網絡鏈接存檔、內容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數據量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續工作所需的存檔，通過多個機構共建共享的方式進行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續性活動，保存文件數量的動態增長對存儲管理提出了挑戰，云存儲作為動態易擴展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數據存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。
（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略
1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應強調“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機構積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發參與相關主題信息資源的征集與內容評價負責機構有選擇地優先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網絡信息資源采集與保存轉變為基于社會意識和社會驅動的存儲模式。[14]
2.開發智能化社交媒體信息存檔技術。當前國內在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統方法，而現有的針對淺層網的網頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發智能化的方法和工具來實現社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現的技術創新與突破可為國內社交媒體信息存檔技術的研發提供參考。國內在開發智能化的社交媒體信息存檔技術的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍本”，結合實際需求，對現有的網絡信息存檔技術和方法進行優化，實現面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術創新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質量。
3.建立分布式合作保存機制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續而復雜的工程，需要發揮集體智慧的作用來共同解決。結合國情，國內可建立由政府機構為主導、檔案部門為責任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認識、有意向參與這項公益事業的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機制。其中，政府機構應發揮引導作用，獲得政策法規方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質量。具備技術優勢的社交媒體平臺運營商需要在技術上改革創新提高社交媒體信息采集的效率與質量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術支撐。檔案部門需要制定科學規范的社交媒體文件采集標準、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優化配置，與政府機構、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協調規劃任務框架，實現政府社交媒體文件歸檔工作的有序進行。
*本文為吉林大學研究生創新基金資助項目“大數據環境下政府網站原生數字政務信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。
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業務指導人員要適應，學用結合，并注意以下幾點:——城建檔案業務指導的時效性，即掌握檔案形成的最佳指導時間；
——城建檔案業務指導的針對性，即去指導什么，要精于什么；
——城建檔案業務指導的連續性，即不人為中斷對某一檔案形成的系統指導；
——城建檔案業務指導與法規相并使用的必要性，即指導效果是柔性的，執行法律法規是強制性的。
一、城建檔案業務指導的最佳時間千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質量也是這樣，檔案工作的環節，收集擺在首位，沒有收集，就沒有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質量，要規范、高效的展開收集工作，必須認真地對待收集的前端工作，即指導要準確、及時、到位。
建設單位與城建檔案部門簽訂承諾書后，即指導工作就開始了，首先告之建設單位下面實施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開工時及時與城建檔案館業務指導人員聯系。開工時進行業務交底時應向建設單位了解，施工單位、監理單位相關管理人員的姓名、電話，然后再與他們保持聯系，這樣可知道工程的進度，指導抽查產生與工程同步形成準確的資料。指導人員只有精通業務，工作踏實，才能主動去做，做到指導在先、管理在先、服務在先。事實證明，把好指導關的各個環節，提交的三方資料的質量就要好得多，只參加工程竣工驗收，未能及時指導的資料就易殘缺不全，指導環節把關十分重要。
二、城建檔案業務指導的內容
精確的指導方法，是建設工程檔案正確形成的關鍵。建設工程檔案涉及單位很多，一個工程會產生多家的建設工程檔案，只有準確地指導，才會形成正確的檔案。
以一個工程的全套檔案為例，至少要有三個部門形成，建設單位、施工單位、監理單位。向這三個部門提供歸檔資料的內容與要求，指導他們正確地形成檔案。
（一）工程開工時業務交底內容
1、宣傳《建設工程質量條例》、《城市建設檔案管理規定》等有關法律、規章，落實各單位應承擔的責任和要求。要明確三方職責，提示建設、施工、監理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍。
2、建設單位應交的資料是由多個部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設單位應交資料目錄，講解具體內容與要求，了解已經辦了哪些手續，產生了哪些資料，告之保存方法等等。
摘要： 本文就對社會保障在檔案管理方面法制化的建設現狀加以分析，對社會化保障管理檔案法制化建設路徑加以推進。
關鍵詞 ： 社會保障；改善民生；建設法制化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）03-0318-02
作者簡介：張薊紅（1976-），女，河北承德人，研究方向為人事檔案信息化。
0 引言
社會保障是一種對民生加以改善的比較基本的制度。黨在十的報告中曾明確指出要加強對社會的建設，將改善民生作為社會工作的重點內容之一。在進行民生改建事業構建過程中，也要求各個部門之間要進行相互的協作，在這一構建過程中，社會保障的檔案記錄過程起著重要的作用，本文基于對我國的社會保障局的檔案管理進行現狀分析，從而對社會保障檔案管理進行法制化建設的實施路徑加以探討。
1 社會保障建立法治檔案管理的基礎探析
對社會保障管理檔案進行立法的建立基礎主要是社會檔案保障管理相應的法律依據。因為對社會檔案保障管理在立法方面的建設，主要還是在社會立法保障以及對檔案進行管理立法的交叉范圍內。因此在這一過程中的法律依據主要有在社會保障這一方面的法律以及法規，同時對地方性的立法以及一些具有規范性的相關文件。通過立法的角度進行分析，在我國進行社會檔案保障管理方面的立法基礎主要有以下幾方面組成。
1.1 國務院中各部委相關方面檔案制定以及社會保障局方面的規章 社會檔案在保障管理方面會涉及到人力資源以及國家檔案局還有社會保障局和民政部幾個部門，一些相關的規定也是圍繞著這幾個部門展開的。部門中相關的規章比較多，本文重點就兩方面展開探析，一是由國家檔案局加以實施，通過國務院審批的《檔案法實施辦法》，這一法規對社會檔案在保障管理方面進行立法有著重要的意義。另一項法規就是由人力資源以及社會保障部還有國家的檔案管理局一同制定并實施公布的《社會保險業務檔案管理規定》，這是目前在我國唯一的一部有關于社會檔案保障管理方面的部門規章，是各個地方在進行社會保險的檔案管理方面法制性建設的依據。
1.2 省以及自治區和直轄市有關社會保障法制性建設地方性的法規 在進行社會保障檔案管理方面相關建設的時候，在省自治區以及直轄市都是有著明確的檔案調理的；在對社會進行救助方面，每一個省以及自治區和直轄市都專項制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會救助辦法”這些規章制度。對社會保險進行制定的管理方面，各個省份以及自治區還有直轄市也相應的制定了“失業保險加以實施方法”，在進行各個地方的社會檔案保障管理立法建設方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據。
2 社會保障在立法管理建設方面現狀分析
在黨以及政府方面的文件中對于社會保障的表述有著并不統一的特性，但是通常會將社會保障以及社會救助還有社會福利作為比較基礎的相關制度。本文就這幾方面的制度進行討論，對社會保障在進行法制性建設管理方面的現狀加以分析。
對社會保障檔案進行管理的工作是在社會保障工作中比較重要的部分，對其制度化方面的建設相對是比較晚的。浙江省是對社會檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強建設的省份，其早在十五計劃開始之前，就有了“關于加強社會保障檔案工作的意見”這樣的制定內容。十七大將對民生加快改進步伐作為社會建設的工作重心之后，國家級檔案局就了關于加強民生的檔案管理方面工作意見，在全國范圍進行對社會保障在檔案管理方面法制性的建設，中央以及地方政府也都相應的有這一方面立法活動，在民政局以及辦公廳都有相關的一些法規建設。地方性的各級政府相繼了關于本地區對最低的生活保障方面檔案管理的建設辦法。社會保障部門以及人力資源，在國家檔案局《社會保險業務檔案管理》實施之后，地方性各級政府分別推出有關對社會保險業務方面進行規范的檔案管理的建設文件。
社會保障的建設過程是一個具有比較廣闊包含內容的體制，并對社會保障以及社會救助和社會福利這幾大領域進行體系構建。社會保險主要包括五險以及新農合還有新農保這些方面的內容。社會救助是對低保以及五保還有災害救助方面的內容進行構建。社會福利主要是對老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過，就目前的中央以及地方政府的一些聯合性社會檔案在保障管理方面的法規性文件分析，主要有幾方面內容的構建，首先就是對最低保障方面檔案管理進行構建。我國的國家性檔案局在相關最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對最低生活保障檔案加以分級進行管理，采用主要將基層作為主導，分級的進行負責，出臺相關法律法規的管理細則以及實施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經推出了這一方面的相關文件。其次就是要將社會保險在業務領域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會保障局推出《社會保險業務檔案管理規定》以后，極大程度地推動了各個地方政府對相關方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會保險方面的業務檔案提出了實施辦法，以及管理方案。
3 對社會管理檔案進行完善立法管理的途徑分析
社會保障在檔案管理方面進行法制化的建設是可以通過各個部門之間進行相互協作，從而完成推進作用的，下面本文就具體對社會管理檔案進行完善立法管理途徑進行分析。
3.1 認識內涵，構建基礎 認識內涵主要是對社會保障檔案方面內涵要認清。我國的中央政府對于社會保障方面的命名并沒有比較明確的法規，以及比較規范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動保障廳以及檔案局聯合制訂了浙江省方面的社會保障管理辦法，對有關養老保險以及醫療保險還有失業保險方面業務的辦理，通過文字以及影像多種形式進行管理記錄。在這樣的對保障檔案方面的建設，是混淆了保險同保障的概念，這樣檔案的構建，很大程度上是將進行社會保障的管理范圍縮小了，因此加強對社會保障方面的內涵認識，是對檔案管理進行立法的重要前提，也是實施法制化基礎建設的前提。
3.2 規劃統籌，避免分割 對統籌的規劃主要就是中央對國家檔案局進行統籌的規劃，相應的出臺一些法規條例對一些救助方面的檔案加以管理規范，在進行社會救助方面管理檔案建設時應該避免出現分割立法的現象?，F在很多立法在低保檔案進行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會救助方面的內容，也就使得出現了分割立法的形式，因此要加強對統籌的規劃，盡量避免分割的出現。
3.3 三步戰略，循序推進 第一步就是對平行的單項部門法規進行制定，也就是社會保險相關的業務在檔案管理方面的規定，社會在業務救助相關的檔案規定，社會福利方面檔案滾利規定，通過各地方政府統一構建。第二步就是要把相關內容記錄在社會保障方面的基本法中，在實施頒布的社會保險法中就有明確規定，對社會人員進行繳費檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結算方面的憑證。在社會保險的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據。第三步主要就是要在前兩步構建基礎之上，當時機成熟時，由國務院對社會保障進行統一的在社會保障檔案立法方面管理的建設工作。
4 結語
基于對社會保障多方面建設現狀中存在的問題加以分析，本文就這一方面建設提出相應的民生改善方法，對社會保障管理檔案的法制性作用加以分析，總結出相應的辦法，希望可以有助于我國社會對檔案進行法制性建設的立法實施。
參考文獻：
當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。
一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性
高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規定，指出行政事業單位要建立完善的財務管理制度，建設會計機構，不斷提升相關工作人員的業務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎工作做出規范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內部控制。因此，高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養過程中，財務部門都發揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內部控制建設的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數量越來越多，高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數據進行管理，隨著信息技術的不斷發展和進步，這種落后的會計檔案管理系統凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數據存儲進行處理。近年來，內部控制規范建設也在不斷進步，財務核算系統也正朝著電子化建設的方向發展，由于信息技術的介入，導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統和其他部門的信息化管理系統還很難實現兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩定，但是，對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規范建設工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統還很難實現，這就要求要采用電子查詢系統，發揮電子查詢系統的功能和優勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調取打印已經成像的原始憑據，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執行還是按照企業會計來執行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規定，而很多高校并沒有結合自身發展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業的會計檔案管理人員，并且也只有極少數的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室，和其他的業務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業化水平比較低。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設和數字化管理難以實現，不符合內部控制建設的要求。
三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設
1.重視會計檔案管理的內控建設。高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視，深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經費預算，結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算，確?；窘ㄔO有充足的經費，建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關業務都能夠有章可循。高校可以結合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結合高校的實際情況來進行調整，詳細規定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統、規范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現專人專管。高校會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設。高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業務科室，在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達，這樣就導致了會計檔案管理的執行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關系，這樣業務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經濟活動等的相關數據和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設置科室，由會計管理部門直接領導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系，相互之間能夠平等制衡。4.以內部控制原則來規范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經過內部授權審批才能執行，會計管理相關的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統，提升管理人員專業素質。要做好會計檔案管理的內部控制，升級會計檔案管理系統和提升管理人員的專業素質是基礎。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數字存儲技術、數字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施，不僅要對傳統的紙質檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業素質，加強信息化建設，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養。
四、結語
當前，高校財務部門面臨著新的挑戰，在內部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業務，并引入內部控制規范建設來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環境變化。
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第三條本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第四條人力資源社會保障行政部門負責社會保險業務檔案管理工作的組織領導。
社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。
社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存。
第五條社會保險經辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所，確保檔案的安全，并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備。
第六條社會保險經辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。
第七條社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
第八條社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業務環節”或“年度—險種—業務環節”的方法對社會保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。
第九條社會保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。
社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。
第十條社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。
第十一條社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。
鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。
鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。
第十二條社會保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。
未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
社會保險經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
第十三條社會保險經辦機構按照有關規定，將永久保存的社會保險業務檔案向同級國家綜合檔案館移交。
第十四條社會保險經辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：
（一）不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的；
（二）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；
（三），造成檔案遺失、毀損的；
一段時期的政治形勢，重要領導的某些思想常能影響整個社會的風氣，甚至能掀起很大的社會浪潮。而檔案管理就深受上個世紀以及時期的影響，出現許多造假、虛報、編造等許多不規范的社會管理現象。管理不規范現象形式變化多端，但這些管理造假者大都有著相似或者相同的目的，即表現自己的工作績效或者突出領導的“政績”以及獲取利益。
（二）形式主義
在我國經濟政治以及綜合國力的高速發展的同時，社會管理的形式主義就是一個比較突出的的現象，這種現象已經引起人們的高度注意，大眾也已經意識到這種現象所能帶來的社會危害。文字性文件和領導會議講話是管理的根本。但現實的管理過程中，常常被形式主義的管理方式所掌控：不少文件和領導講話缺乏創新性與現實性，大假空是其基本特點。
（三）記錄失誤
對于使命和責任的把握程度上的不足與失誤常常出現在現代管理工作當中，管理人員不負責任管理態度是造成這一現象重要原因之一。目前社會存在的管理不足、記錄失誤以及模糊概括等情況，這與現在有些人私利心態嚴重，被金錢和權力蒙蔽了正義的雙眼現象有關。
二、社會管理不規范對管理檔案價值的影響
（一）造假對管理檔案價值的影響
檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。檔案的屬性決定了檔案的真實性，一份檔案如果失去了真實性，則該檔案也就失去了它所具有的價值。管理檔案價值中，檔案的真實記錄性質被造假管理嚴重削弱，對于需要通過檔案來評估的人和事造假檔案也就失去了其本身的意義所在
（二）形式主義對管理檔案價值的影響
形式主義是現代社會的檔案管理過程中普遍存在的一種現象，檔案管理者往往以一種不負責任的態度進行檔案記錄，使得檔案與真實情況有著較大的差距，在實際管理中的指導思想、戰略以及統籌規劃等不能通過檔案管理真實有效的體現出來。檔案的形式主義管理不但使檔案喪失真實性還會導致管理的抽象化。檔案的形式主義管理造成許多管理者對檔案管理利用失去動力，管理者往往拋棄現有檔案，以一種主觀的態度思想去指導工作，造成有檔不用，檔案擺設現象的出現。然而，管理檔案的目的就是使后來者能夠很好的依據利用它，被充分利用就是它的價值所在。
（三）記錄失誤對管理檔案價值的影響
現在社會管理存在管理要求低、規范力弱的普遍現象，相關管理領導任由隱瞞真實情況或避重就輕記錄的現象出現在管理檔案過程中，這樣的行為會嚴重導致檔案社會記錄不足，檔案工作在實際社會中的作用也得不到體現。
三、針對社會管理不規范現象的對策
（一）管理規范化
對檔案的社會管理進行規范化，從源頭上杜絕檔案造假現象的發生。相關管理部門要制定詳細的檔案管理制度并嚴格實施，成立檔案管理監督部門，對檔案的社會管理進行嚴格的監督。另外，各地的檔案管理部門還應根據當地檔案管理出現的問題針對性的進行分析討論，聽取專家意見，同時還可以通過向有關部門提出創新性意見或者建議，引起領導以及政府的重視。
（二）立卷歸檔審查
建立完善的立卷歸檔審查系統，及時補充管理檔案的不足，以免因檔案的缺漏造成重大失誤。嚴格的立卷歸檔審查工作能夠及時有效的幫助管理檔案發現問題，從而針對性的提出科學有效的解決方案。對查出的檔案造假、真空記錄等問題，要求相關部門及時修改補救。
中圖分類號：F761 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0354-01
一、疾病控制中心的檔案規范化管理的必要性
近年來由于疾控中心改革的原因，科室變動較大，管理人員兼職，事務性工作任務繁重。每個科室設1名兼職檔案員，在收集及管理中不盡相同，為了工作方便，材料往往在個人手中，使檔案歸檔的不完整性突出。加強疾病控制中心的檔案規范化管理勢在在必行，根據《檔案法》及檔案管理規范規章，根據行業特點、工作性質，有理有據的制定部門和單位檔案管理規定，建立健全檔案管理工作制度，達到規范化標準，使檔案管理工作達到完整、準確、安全和有效利用的要求。
1、做好檔案管理工作的基礎前提是抓好上級發文的甄別和本單位公文制發環節。辦理文件過程必須按程序標準進行，存檔的文件，必須保證文件內文字字跡清晰、鮮明，文件真實、連貫性性強。
2、做好檔案管理工作要做好文件的歸檔。為了疾病控制中心檔案管理利用的最大化、查找方便化和案卷的完整化，保證“以本單位形成文件為主”，上級與同行單位文件為輔這一工作原則，并且重點明確對文件和資料進行分類歸檔。
3、做好檔案管理工作的重要環節是案卷的整理質量。案卷整理以利于分類、檢索、利用，按照本單位制定的檔案標準化管理的要求，不斷完善檔案質量標準。根據單位經濟情況，提升檔案計算機技術，逐步實施電子檔案管理工作程序，利于檔案有效利用。
4、做好檔案管理工作的服務，利于單位閱檔和借閱。建立健全檔案借閱制度及程序，按照規章制度制作 “檔案借閱登記表”，為查閱、借閱檔案的人員提供滿意的服務。對檔案信息利用效果要進行及時的跟蹤、統計，并進行電話回訪，進一步完善檔案信息資源有效利用效果的反饋機制。
5、檔案的安全是檔案管理的保障，應采取一定的防范措施，加強重點設施安全排查，避免安全事故的發生，明確責任，措施到位，確保檔案的安全性。
二、加強疾病控制檔案的規范化管理
疾病控制中心檔案的規模越來越大，社會發展越來越多樣化，檔案的內容越來越豐富，我們首先著手規范統一了各種傳染病、地方病、寄生蟲病流行報告、防治方案、規劃、總結；監測點、防治點數據記錄等有關材料；其次對傳染病爆發流行防治工作記事、照片、錄像、總結等文件材料提升；第三是對疫情報表和統計材料；環境衛生監測材料強化征集；第四擴大了射線防護、設計方案；實驗數據圖表、專題調查、總結報告、儀器制作有關材料，職業病危害現場調查、測定及勞動條件評價、職業病防治；急慢性職業中毒報告、報表及統計數據等衛生檔案的管理。
（1）疾控中心檔案工作納入每年考核目標，老師責任，建立檔案考核辦法，把檔案工作完成情況與個人掛鉤，使檔案工作人員更有責任心。
（2）凡需要歸檔的文件材料，必須遵循文件材料的自然形成規律，保持歸檔材料之間有機聯系，便于保管和利用的原則直接性系統整理，組卷。必須保證歸檔材料文件的完整性、真實性系統性。
三、檔案規范化管理后的收效與成績
1.疾控中心檔案管理工作規范化、制度化、有序化，使檔案入檔齊全，管理有序，提高了疾控的聲譽，促進了疾控中心的發展。在國家實驗室的評審中，提供了大量的資料和檔案。
疾控中心檔案資料齊全、系統，給科技人員的研究提供可靠的數據。近幾年來，疾控中心工作人員在國家級刊物430余篇，省級刊物330余篇，其中相當一部分與利用檔案資料有關。如“青島市食物中毒案例分析”，“青島市慢性病發病動態分析”等均在國家級刊物上發表。其中“青島市流感流行特點分析”以及“青島市艾滋病的探討”等均在查閱大量檔案資料，分析規律，并結合近年的發病新動向，開展研究工作。.對疾控中心186名專業技術人員建立了技術檔案，為全面、系統反映出專業人員技術水平、工作業績，在人才使用考核、評審職稱等方面提供了可靠依據。
四、疾控中心檔案管理工作的幾點感悟
1.疾控中心領導重視是搞好檔案管理的關鍵。由于領導重視檔案管理工作才會建立健全檔案管理體系，把檔案管理工作列入議事日程，在辦公用房和資金較緊張的情況下，增加對檔案工作的物資和經費的投入，這是搞好工作的重要保證。
中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）29-0191-02.
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0 引言
黨的十報告指出：“必須從維護最廣大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服務體系，加強和創新社會管理，推動社會主義和諧社會建設”[1]。創新社會管理是指在現有社會資源和管理經驗的基礎上，引入新的社會管理理念、知識和方法，對傳統的社會管理模式和管理方法進行完善，以實現社會管理新目標的活動[2]。中職學校是我國教育機構的重要力量，培養了大量技能型人才，為國家的建設與發展作出了應有的貢獻。中職學校檔案管理是教育事業的一項重要內容，是社會管理的重要組成部分。在國家加快發展現代職業教育、全面提高技能型人才培養質量的背景下，以創新社會管理為理念，深入研究中職學校檔案管理，努力辦好人民滿意的職業教育，具有非常重要的現實意義。
1 中職學校檔案的重要作用
中職學校檔案是指中職學校在從事黨政管理、教學、科研等活動中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。中職學校檔案涉及內容廣泛，包括教學研究與實踐、實驗室建設、招生與畢業生工作、學籍管理、財務管理、人事管理、綜合管理等。中職學校檔案在記載學校歷史、傳承學校文明、促進學校發展等方面發揮了重要的作用：中職學校檔案翔實記錄了學校的設立、校址變遷、機構設置、領導任免、學校重大活動等，是學校歷史的見證者；中職學校檔案翔實記錄了學校辦學理念、學校精神、學校艱苦創業和不斷發展的歷程，可以讓師生對積淀的校園文化產生認同感，對活躍校園文化生活、振奮師生精神有著積極的引導作用，是校園文化的助推者；中職學校檔案翔實記錄了學校各個歷史階段的工作成果、經驗與教訓，可以為學校進一步發展提供重要的參考依據，是學校發展的參謀者。
2 中職學校檔案管理存在的問題
中職學校檔案管理工作，從狹義上說，主要是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、編目、編研、統計、提供利用等八個環節。當前，中職學校檔案管理工作已取得一定的成績，為學校的教學、教研、管理和服務社會等作出了重大貢獻，但仍存在一些問題，主要體現在以下幾個方面。
2.1 檔案意識淡薄 與其他單位的檔案管理工作一樣，中職學校檔案管理工作在思想認識上長期處于“說起來重要、干起來次要、忙起來不要”的尷尬境地。行政主管部門注重的是學校行政、教育教學、學生管理工作，經常對學校教育教學工作進行檢查評估，但對學校檔案工作管理得較少。行政主管檔案部門雖然是學校檔案業務的主管部門，但一直以來較為忽視對中職學校檔案工作的指導，業務檢查流于形式，就是指導也是按照機關檔案的標準來要求[3]。部分中職學校領導對學校檔案管理工作缺乏重視，只有在上級檢查或需要利用檔案時才會過問，平常對學校檔案管理工作關心較少。大多數教職工不同程度地存在著“重教學、輕檔案”的現象，檔案歸檔意識不強，不善于利用學校檔案資源。
2.2 管理制度不完善 當前，國家并沒有制定出專門針對中職學校檔案管理的規定，大多數中職學校也沒有建立起完整、規范的檔案管理制度，中職學校檔案管理工作缺乏有效的制度保證。有的學校雖然根據主管部門或國家檔案局制定的《機關檔案管理辦法》制定了本校檔案管理制度，但中職學校在檔案范圍、保管期限等方面與機關存在很大的區別，簡單以《機關檔案管理辦法》指導中職學校檔案管理工作，勢必造成檔案管理的不規范。有的學校對檔案管理的環節沒有做出系統規定，往往單憑習慣或直覺開展工作。有的學校缺乏監督考核機制，對檔案管理人員難以進行有效管理。
2.3 管理人員素質不高 中職學校一般將檔案管理工作劃入辦公室，配置一名兼職檔案管理人員，而配置專職檔案管理人員的學校更是鳳毛羚角?，F有的檔案管理人員大多數不是檔案管理專業畢業，缺少專業培訓，業務水平較低，在具體的檔案管理中，只能應付工作，對檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務知識不能熟練地掌握與運用，難以達到規范化管理的要求。有的檔案管理人員學歷較低、思想觀念落后、工作積極性不高、創新意識不強。有的檔案管理人員身兼數職，既擔任教學工作，又擔任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入檔案管理工作的時間較少[4]。
2.4 管理手段落后 受傳統管理觀念的影響，當前很多中職學校的檔案管理手段落后，信息化程度低，無法適應信息時代背景下中職學校檔案管理的需求。文件立卷歸檔后，多數檔案管理人員乃采用手工作業的方式對檔案進行整理與編目。手工作業方式工作量大、速度慢、時間長，效率低，致使檔案管理人員無暇顧及檔案資料的開發利用。查閱檔案也因管理手段落后，案卷調動頻繁，而導致檢索速度慢、查找準確率低、查全低，檔案資料磨損嚴重。
3 創新中職學校檔案管理的對策
加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，可以更有效地處理社會矛盾，妥善協調各方面的利益關系，維護社會秩序，促進社會和諧，保障人民安居樂業。加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，必須“強化企事業、人民團體在社會管理和服務中的職責”[5]。新形勢下，中職學校檔案管理的任務是以服務為主題，科學管理檔案，有效開發利用檔案信息資源，最大限度地滿足學校和社會對檔案信息的需求。要以科學發展觀為指導，以創新社會管理為理念，積極探索與創新中職學校檔案管理對策，用人性化、科學化、制度化的管理確保中職學校檔案管理工作健康發展。
3.1 創新思想觀念，樹立全員檔案意識 創新思想觀念是創新社會管理的前提和根本。思想高度決定行動力度。創新中職學校檔案管理首先應進行思想觀念創新，樹立全員檔案意識。一是加強宣傳，充分利用校園網、校園廣播、校刊、板報、微信、飛信、QQ群等宣傳平臺，廣泛宣傳學習《中華人民共和國檔案法》等法律法規，增強全校師生員工檔案意識，使得人人知檔、存檔、用檔，保證學校檔案管理工作進入良性循環。二是加強領導，學校領導要主動關心檔案工作，建立健全學校檔案管理機構，增加經費投入，協調解決工作中存在的各種實際問題。三是全員參與，學校各職能部門都要設置兼職檔案員，負責本部門檔案管理工作；教職工要樹立“以我為主”的歸檔意識，主動收集、整理、上交具有保存價值的文件資料，要善于挖掘利用學校檔案資源，形成齊抓共管的檔案工作局面。
3.2 創新體制機制，規范檔案管理 體制機制創新是創新社會管理的有力措施和可靠保證。加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，必須加強體制機制建設[6]。創新中職學校檔案管理應進行體制機制創新，堅持用制度管事管人，使檔案工作實現規范化管理。一是建議國家教育行政管理部門、檔案行政管理部門聯合制定《中職學校檔案管理辦法》，為中職學校檔案管理工作提供法律依據。二是檔案行政管理部門聯合中職學校主管部門對學校檔案進行定期指導監督。三是建立健全《檔案人員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案室管理制度》等檔案管理規章制度，做到切實可行、職責明確、管理規范，確保學校的檔案管理工作有章可循。四是建立科學的獎懲激勵機制，把檔案管理工作列入檔案工作人員的目標考核中，對做出突出貢獻的人員給予獎勵，而對工作不力的人員給予追究相應責任。
【摘要】社會管理失范是常見的社會問題，對檔案價值管理產生了較大的影響。本文通過對社會管理失范進行論述，并分析了社會管理失范對檔案價值管理產生的影響，從而提出了提升檔案價值的方法，具體闡述如下。
關鍵詞 社會管理；檔案價值；影響
社會失范主要指不規范的社會行為，而人們對行為規范標準有著不同的理解，社會失范管理狀況對檔案價值影響頗深。檔案是企業運行軌跡的真實反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發揮檔案的價值，必須加強對社會失范行為的管理工作。
1 社會管理失范概述
從字面意義上講，社會失范就是沒有或缺少社會規范。從社會學方面講，就是由于社會生產力與生產關系不平衡引起的社會現象，即人們的物質生活水平發展速度較快，而精神文化程度有待進一步提升。總之，社會失范是對人們價值觀的反映，社會失范是任何社會時期都會存在的一種現象。當社會分工發展水平和道德發展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產生了失范現象。在被動遵守行為向主動擁護轉化的過程中，人們處于一個全新的生活環境中，他們賴于生存的準則與規范失去了意義，人們的生活環境和價值結構發生了根本性的改變，同時現行文化和道德中沒有明確規定達成目標所應采取的方法和形式。當人們不能用符合規定的手段去實現這些目標時，就會通過虛構、機械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來達到目的，社會失范因此產生。
2 社會管理失范對檔案價值管理產生的影響
2.1 檔案記錄形式呆板，缺少創新性
管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內在價值?，F階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領導的言論，還是文件的內容都要求具有真實樸質的特點，嚴禁出現“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領導演講和文件中大多出現了缺乏實用性、創造性的觀點，從而導致檔案中出現重復記錄的現象。比如在不同級別的文件中屢次出現“科學發展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業的個性化發展。
2.2 檔案信息失真，可靠性降低
真實性體現了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現明顯的信息失真和浮夸現象。比如，在現代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經濟數據；有些行政領導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構出的文字或者數字記錄活動情形，無實質性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當的目的，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規范的實踐過程。
2.3 檔案內容缺失，完整性差
在現實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規范行為，比如，在會議上，某些單位領導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關記錄人員對自己的發言不予記錄。在這種情況下，檔案內容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據。在社會管理缺失的環境下，各級領導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發展。
受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發展及其不利。
3 提升檔案價值的方法
3.1 優化管理內容，改變虛假的記錄習慣
在不同的社會中，檔案始終發揮著重要作用，傳統的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術和經驗可以成為企業對外競爭的優勢，也容易導致企業陷入孤獨的境況。在現代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經驗成為單位特有的競爭性力，必須結合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內外部的技術文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設定保存期限，同時按照國家相關檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。
3.2 建立檔案管理體制，靈活創建管理機構
開展檔案工作，必須要有相應的組織機構保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業的發展情況相對應。目前，管理體制均有了很大的轉變，從單位的發展趨勢來看，一方面，單位內部各部門之間的聯系日益緊密，朝著團隊化組織方向發展，企業檔案的管理權逐漸公開化，單位領導需要進行統一設定設置專業的管轄部門，強調檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結合的方式，即單位內部設立自上而下的檔案管理機構體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。
3.3 創新檔案管理方法，吸收時代元素
檔案管理方法關系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優秀的管理方法。傳統的檔案管理方法已經成形若干個范式，并在相應的時期促進了單位的發展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發展趨勢，又創造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應根據不同的檔案種類，確定相應的檔案管理方法。比如，對于數量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數據原始檔案，通過建立數據庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。
4 結束語
綜上所述，文中主要通過“檔案記錄形式呆板，缺少創新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內容缺失，完整性差”三個方面論述了社會管理失范對檔案價值的影響，并提出相應的方法，以提高檔案管理工作的質量。
參考文獻
［1］艾旭．論中國社會轉型時期的社會失范[D].湘潭大學，2011．
［2］李潔怡．淺析管理檔案價值中社會管理失范的影響與對策探討[J]．文史月刊,2012,(S3):76-77C．
