時間：2023-06-22 09:12:32
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自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發展需求的現代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子文件使用壽命短、不穩定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異
當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現絲毫的改動。
而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發展中,最初的5英寸軟盤計數機早已不法識別;另一方面由于經濟體制的變化,致使原生產模式消失。如單個生產廠家所生產的電子文件設備,由于某種經濟原因而導致廠家破產、倒閉,而使其銷售的產品無法再找到配套的產品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。
因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新換代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異
在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態。
而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩定的環境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等方法。數據加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數據模式。數字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內,以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網上初始確認時間不符,其電子文件內容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統。
4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異
電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。
5、結語
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發展的需求。
參考文獻
[1]樊建平,劉興漢,劉宏偉,吳俊翔.電子文件檔案與紙質檔案在保護技術上的差異[J].內蒙古氣象,2006,(2).
[2]謝維麗.淺析加強電子文件的管理[J].中國科技信息,2005,(9).
在改革開放和經濟社會全面發展的新形勢下，信息網絡技術飛速發展。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發生了深刻的變化。網絡技術的廣泛應用，不可避免的產生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統的紙質檔案向電子、紙質檔案共同管理發展。這種紙質檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續發展。
一、電子檔案與紙質檔案相比的優勢
紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數字電子計算機處理的檔案，具有保存和利用價值。電子檔案本身依賴于計算機識別、處理并儲存，以電子文件的形式存在。當前，作為高新技術產物的電子檔案越來越引起人們的關注和重視，自然是因為它有其不可替代的優勢。
1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質檔案單一的以紙張為載體的傳統。并且相對于紙質檔案占用庫房空間大這個缺點來說，電子檔案容量大、體積小，可以大大節省檔案的庫房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。
2、電子檔案是直接由計算機進行處理，省去了傳統紙質檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環節，使檔案信息的處理快捷、方便，節省了大量的整檔時間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統的紙質檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過計算機網絡進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時間。
3、相對于紙質檔案容易損壞、老化的缺點，電子檔案有很好的復用性。電子檔案重復利用多次也不會有任何損失和破壞。電子檔案的重復利用在另一程度上也增長了紙質檔案的壽命。
二、紙質檔案與電子檔案相比的優勢
1、傳統檔案學理論強調，檔案文獻必須有原始性，即必須是原生載體和原真內容，以確保檔案文獻的歷史憑證價值。傳統的紙質檔案就具備原始性與真實性兩個方面。一是通過內容與原載體的結合來確認；二是通過文件的固定結構與格式來確認。紙質檔案一旦形成，其所記載的數據，信息就不易更改。而計算機更改數據、信息可以做到完全不被覺察，因此紙質檔案的生命力在于它在很大程度上保護了原始數據，信息安全、可靠。
2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網上辦公形成的數據都可作為檔案，而是必須經過篩選具有保存價值的材料。紙質檔案的表現和存儲形式直觀簡單明了，并具有方便保存閱讀等特點。紙張記錄材料的穩定性特點更是電子檔案所不具備的。
3、目前，各國仍愿意接受將傳統信息體現的紙質檔案作為有力證據。紙質檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對檔案的載體是否為產生該檔案所屬時代產物的鑒定。主要信息形態包括：印章、簽字和筆跡等真實性鑒定。例如，本單位部分年代久遠的基建檔案，房產檔案，其印章、發文部門經辦人簽字、紅線圖標志等，依然清晰。這些紙質檔案在任何時候都可為法律提供有力證據，并作為權威材料。而新技術產生的電子文件若要成為證據，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問題的方法仍然是在保存電子檔案的同時，將電子文件拷貝輸出成為紙質檔案文件。
三、電子檔案在檔案管理中存在的風險
信息技術在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈的同時，也必然為之帶來更多的隱患，這也是所謂的“高技術、高風險”。
1、電子檔案是信息技術的產物，它在大大豐富了檔案的表達形式、結構和性能的同時，也把兼容性、安全性等方面更為復雜的技術難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來了極大方便的同時，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來更多的可能。
2、檔案管理工作的分布由相對聚集轉變為分散。在電子環境中，檔案的生成、處理和流轉功能是嵌入各個自動化業務系統之中的，對檔案的安全監控、原數據捕獲等工作分散在不同的業務點上。這樣，一部分責任就會由專門文件管理人員轉移到業務系統中每個節點的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風險就容易產生，并貫穿于整個檔案形成環節中，對于后期可能造成一系列連鎖反應，甚至于無法彌補。
3、因為檔案由某一特定的載體轉變為相對獨立的符號體系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進轉變為多向同步進行。這樣，檔案管理中的某些問題就可能同時存在于不同的節點上，其風險便由異時性轉變為共時態。
四、紙質檔案與電子檔案應并存
國家信息化發展戰略的實施，對社會的各行各業產生著劃時代的影響，尤其對傳統的思維方式和管理模式產生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質檔案有著某些優勢，而紙質檔案的優點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發現紙質檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯系。在當今信息化社會，紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。在當前日新月異的數字時代，電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會經濟的發展發揮其巨大的作用。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
參考文獻：
中圖分類號： C29 文獻標識碼： A
一、前言
隨著信息技術的進步，計算機在我國企事業單位領域得到了普及應用。會計電算化在越來越多的企事業中得到應用。成為企事業會計工作現代化和規范化的重要手段。伴隨著會計電算化產生的會計電算化檔案也成為了會計工作中一個不可缺少的重要方面。而對企事業會計電算化檔案管理的研究也成為了一個重要的會計學術研究課題。
二、會計電算化后會計檔案的特點
眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于磁光介質的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案產生了許多新的特點。筆者根據工作的實踐，總結出會計電算化后會計檔案具有的特點，具體如下:
1、會計檔案的載體現代化。會計電算化檔案的物理性質與傳統手工會計檔案相比發生了重大的變化,會計電算化檔案不僅是通過打印輸出的紙質會計檔案,更重要的是有磁性的介質或光盤。備份或者復制會計檔案都非常容易。
2、載體的性質變化的新特點。傳統手工會計檔案是紙質的,具有直觀的可視性的特點。
3、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁光介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化后檔案的調用需要一定的軟硬件環境。
4、會計電算化后檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化后，不僅要保管作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質或光盤。
5、會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即會計電算化檔案對安全性、完整性要求更高。
6、實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要實施嚴格管理。
三、電算化會計檔案方略
為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
1、電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，萬一計算機硬件系統發生損壞，還能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外，還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操作系統以及漢字操作系統；財務軟件的編程語言、數據庫系統類型；財務軟件的系統名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
2、電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份，即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份都要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同，這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此，筆者建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。
3、電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可；(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。
四、會計電算化檔案的管理應注意的問題
1、要注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。
這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難，甚至不可能。
2、要注意對電算化會計檔案存儲介質和保管的管理。
電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞。在管理時應注意如下問題：
（1）在選用保存會計檔案的存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存儲介質的質量關系到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；
（2）對存放在存儲介質上的會計檔案應寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；
（3）對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找；
（4）對使用時間較長的存儲介質應定期進行替換；
（5）對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。系統管理員以及會計電算化操作員應及時制作數據備份；
（6）需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操作。
3、要是注意對電算化會計檔案數據防范的管理。
進入網絡以后，會計信息的安全性又受到了更大的挑戰，主要表現在電腦黑客、病毒、一些網絡管理不善和硬件自身的損毀等問題上。在會計領域中電腦黑客主要是指競爭對手和專門竊取商業秘密的機構。它們通過捕獲、查卡、信息轟炸、電子郵件轟炸、違反義務條款等方式非法侵入網絡，竊取數據或破壞數據。
因此，電算化網絡系統必須要有相應的防范措施。電腦病毒除了通過軟盤、光盤、磁帶等途徑進行傳播外，還大量通過網絡環境進行傳播。在網絡環境下，電腦病毒隱蔽性更強、破壞性更大、傳播速度更快，不僅能對會計數據進行毀滅性地破壞，甚至破壞電腦硬件。
四、結語
電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行會計數據的比較，從而為本部門的決策者提供可靠的決策依據，另外還可以得出本單位，本部門，甚至某一地區過去、現在與將來的情況與發展趨勢，使決策者在遵循市場的前提下，制定出適合自身發展的策略，改善經營管理、提高經濟效益。還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型，建立一整套比較完善的決策支持系統，以實現會計電算化會計檔案的再利用。實行會計電算化之后，除了日常的事務外，還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作，如計算機病毒的防范。做好了以上工作，有理由相信會計電算化檔案的管理工作也一定會更出色，會計電算化事業也將會蒸蒸日上。
參考文獻：
[1] 張予宏 李瑩：《2004年～2012年我國新型農村合作醫療檔案研究綜述》，《檔案管理》，2013年04期
0前言
隨著“第三次工業革命”的開始，人類進入了信息時代。互聯網信息技術越來越普及，中國作為十六億的人口大國，智能化改革也將是未來發展的主流方向。近些年電子商務的崛起，無疑又帶動了一場新的變革，那么作為企業“命脈”的檔案，不僅影響企業的整體運行，也是一些重要環節的基礎，所以檔案的管理也應朝著智能化發展，不斷突破傳統，為整體發展做貢獻。電子商務檔案管理的智能化還沒有成熟的運行機制，也沒有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進，各方都要積極探索，共同努力。
1電子商務檔案管理智能化的現狀及解決措施
1.1認識存在偏差，應注重檔案管理智能化優點的宣傳
檔案管理智能化是未來發展的主流方式，但由于近幾年才開始轉變，檔案管理人員的認識還不夠全面，或者存在一些偏見。電子商務檔案管理全部依靠電子計算機，有時候會出現系統錯誤，讓人不能信服，所以對于檔案管理人員來說，各企業應加強信息化、智能化優點的宣傳，為早日實現檔案管理智能化做好準備。
1.2系統不完善，應完善檔案管理系統，實現專業化
上段已經提到，電子商務信息化需要全部依靠計算機，目前的計算機版本不統一，新的版本或測試版系統不穩定，容易發生死機、還原系統等問題，進而保存的資料容易丟失，難以恢復。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計算機技術人員根據所在企業對檔案管理的要求，創造完善相應的電子檔案管理系統，保證其準確性，為檔案管理做貢獻。
1.3操作人員專業技術水平不過關，可以進行培訓，規范操作
對于傳統檔案管理人員來說，全部依靠計算機來操作，往往在技術方面不過關，這主要體現在兩個方面。一方面，在建立檔案的過程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會加重自身工作量，影響整體工作效率。針對這個問題，各企業應對檔案管理人員進行集中培訓，讓專業人士講解計算機的基礎應用，提高電子商務檔案管理智能化技能的掌握水平，規范操作方式，使電子商務檔案管理智能化系統更加完善。
2電子商務檔案管理智能化發展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化
電子商務檔案管理所有信息存在計算機中，運用虛擬化的手段，將企業信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實現虛擬化，節約了時間和空間。除了管理各類信息外，還可以運用云端等互聯網技術，備份儲存資料，突破地域和時間實時傳送，還可以更直觀對比分析，制定更符合實際情況的發展策略，為企業運作提供直觀數據，方便上級做決策。
2.2檔案管理信息多樣化
傳統的檔案管理全部依靠人工，在紙質資料上填寫，或者運用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來再歸檔，這就只能保存可以轉換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實現電子商務檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時了解客戶需求，以做一些變動，跟上消費新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化
運用計算機技術管理檔案，其便捷性是智能化信息技術得到廣泛運用的一個突出特點。第一，檔案管理智能化操作簡單，可以減少錄入時間；第二，檔案管理智能化可以及時找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節省查詢時間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數據進行對比分析，運用視頻通話和語音通話等方式及時溝通，打破了地域性和時間阻礙，這一點應該是電子商務檔案管理智能化最基本的優點。
3實現電子商務檔案管理智能化的現實性意義
3.1突破傳統，節約資源
上文也提到了，傳統的檔案管理依靠紙質文件，也需要保存大量紙質文件的空間，同時管理人員也要好幾名。實現電子商務檔案管理智能化，突破傳統模式，節約人力資源和紙質資源費用，本質上為保護環境做了貢獻。除此之外，也節省了保存檔案的空間，便于結構精簡，最大程度節約開支。
3.2便于管理
通過互聯網信息技術，實現檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運用儲存卡增加安全性，把所需資料存在儲存卡等設備上，更突破了網絡的界限。
3.3提高工作效率
精簡人員，操作便捷，最大程度上節約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進企業進步，電商的發展更加順利，也增進了經濟的活力，為普通百姓創造更好的經濟消費環境。
4結論
電子商務近年受到國家重視，其未來前景一片光明，電子商務檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應該趨利避害，杜絕不良競爭，防止惡性循環。電子商務檔案管理有著便捷性、系統性的特點，但形式是虛擬存在的，相關人員要做好應對意外的準備，為其更好更快朝著智能化發展盡最大的努力。
【參考文獻】
[1]孫萬彤.電子商務檔案的特點及智能化發展趨勢探討[J].黑龍江史志,2014,20:102.
過去沉淀下來的檔案一般有數據型、信息型、知識型三種，且各自有一定特點，也有一定關系，這是我們在考慮檔案知識資源管理必須認真對待的。
1.1數據型檔案
所謂數據型檔案是對事(或物)實際事實的記錄。例如，財務憑證檔案、物品材料變動記錄檔案。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的都是紙質憑證；
(2)各憑證即使按類別分開，各數據項也很難規范統計；
(3)這種檔案的量很大，基本上是做為“歷史”記載。在考慮管理時，這類型檔案轉化成信息和知識的難度很大，所以仍然要獨立管理，即按照“歷史”記載的思想進行管理。
1.2信息型檔案
所謂信息型檔案，就是對事(或物)實際過程的記錄。例如：會議紀要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來帳目文件檔案，質量陳述文件檔案等。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的都是紙質文檔；
(2)有些文檔可以轉成電子文字型，有些只能掃描成數字圖片型；
(3)檔案量也是很大的，有些可以作知識資源上升其管理，如會議紀要、重要事件記錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。
1.3知識型檔案
所謂知識型檔案就是對事(物)及其運行規律認識(或下結論)的文檔資料。
如：科研報告、工藝文件、企業規劃計劃報告、部門工作總結等。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的大多是紙質文件；
(2)有些文件可轉換成電子文字型，有些也只能掃描成數字圖片型；
(3)檔案量也很大，但都是知識資源管理的主要內容。
1.4各類型檔案對管理的要求
從以上各類型檔案的分類分析，可以歸成以下幾種形式的文檔：
(1)“歷史”數據型文檔
在管理時，按照信息分類存貯、查詢使用的方式進行管理
(2)電子文字信息型文檔
在管理時，也按照信息分類、存貯與查詢方式進行管理
(3)數字圖片信息型文檔
在管理時，可以按照知識資源管理方式進行管理
(4)知識型文檔
在管理時，直接按照知識資源管理方式進行管理
2、今后企業檔案的類型及管理特點
由于今后的檔案，已經是在數字化、網絡化下產生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化
2.1檔案來源多樣化
(1)按內外分，可以分為內部工作產生文檔、對外收集的文檔、外部主動發給的文檔等；
(2)從媒質形式分：可以分為紙質、電子化、數字化
(3)從表達形式分：可以分為文字、數據、圖表、語言、圖像、視頻
2.2檔案依然有數據型、信息型、知識型
在今后，數據型主要產生于生產物流系統和財務系統，信息型主要產生于情報系統、辦公系統。知識型的產生面就最廣。
今后的三種類型檔案幾乎都是數字化的，并且是有規范的，所以在管理時可以遵循：
(1)數據型按照統計數學模型轉化成信息型、知識型文檔進行管理
一般來講，統計的數學模型必須依據管理者或需求者規定的目標進行設計，對數據定期或不定期進行統計，形成信息型文檔。
再對積累的信息型文檔按專家委托分析手段進行匯總判斷形成知識型文檔。
(2)信息型檔案按照需求可直接應用，也可以轉化成知識型文檔進行管理
有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識，進而按知識資源進行管理；有些信息型檔案(如數據圖表)可按專家委托分析方法進行分析、判斷形成知識型文檔，再按知識資源進行管理。
2.3檔案處理的個性化、專家化
由于大多檔案來源于專業人員，并都在網上形成或收集，那么這些專業人員本身就是非常好的檔案收集者，只是收集整理時，還可能沒有比較標準的規范化模板，因此，檔案管理者的任務之一是對檔案來源進行規范化，即提供給來源者以填寫的標準模板。
專業人員按模板提交以后，可以送達檔案管理者，也可以直接送達檔案管理者委托的審查專家進行審查。這樣的處理解決了檔案處理專業化的問題。
2.4檔案應用的及時化
未來檔案管理的關鍵就在及時應用，盡快產生效益。做到這一點，也并不難，首先就須按上節敘述管理方式，由專業人員和專家委托方式快速整理，再根據檔案知識多面性分類，確定相關工作環節或相關工作崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識及時地送到需要它的人手中。
3、企業檔案知識資源管理的目標
經過前面的闡述和分析，我們已基本說明了檔案知識的特點和在知識經濟時代管理的要求。但具體該如何推動與實施檔案知識資源管理，還需要有更明確的目標定位。
3．1、檔案管理必須上升到知識資源管理
作為方向性目標，這里我們重申企業檔案管理的需求，目的是要：
解決目前企業檔案管理存在的問題
以前檔案管理就是信息時代下的管理，具有通常所講的信息時代檔案管理的問題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業人 才，也需耗費大量的時間；檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則。這都脫離了實際工作規律或習慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實際相關的信息；檔案中有信息類、有數據類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時代的檔案管理中都成了信息，這是不對的；信息時代的檔案管理沒有真正理解網絡化帶來的革命。
通過知識資源管理，不僅要解決以上問題，還要做為知識管理的的先導做出樣板，推動企業各個部門的管理邁上知識管理的臺階。
真正發揮企業檔案知識的作用
檔案知識的作用，歸納起來，在知識經濟時代，應該發揮如下作用：
(1)決策支持“寶典”，即成為企業領導或管理高層進行決策的最主要依據和最有效方法；
(2)崗位技能“搖籃”，即成為企業員工學習掌握崗位工作經驗，方法的最主要來源；
(3)新品研究“跳板”，即成為每一個新產品研究中的最主要參考資料；
(4)企業競爭“基石”，即讓眾多的檔案知識成為具有知識產權的企業核心競爭知識；
(5)企業歷史“窗口”，即發揮傳統的檔案記載“歷史”的作用。
以上作用，特別是前四個作用，正是企業實施知識資源管理提升檔案知識作用的初衷！
3.2企業知識資源管理要支持企業管理及其發展戰略
任何管理都是企業管理的部份，都要符合企業管理總體戰略的全局，企業知識資源管理也不例外，但由于知識資源管理是深入到企業各個環節的基礎性管理，那就應該在各個管理環節表現出它的基礎支持作用。
支持企業人才戰略
企業擔負著調整產品結構、開拓擴展、創新管理的一系列重大發展，這個發展中最重要的是人才和人才培養。快速地、高質量地培養出合格的專門人才是企業人才戰略的核心目標，而知識資源管理必須擔負起培養內容(專門企業技術與管理實戰知識，企業文化知識)、培養方式、培養渠道支持的關鍵工作。
支持學習型企業組織建設
對中大型企業來說，再采取傳統塔式、計劃審批式管理已經不能釋放出廣大員工的創造力，而要建設學習型組織，采用學習型組織管理的方式，實現員工自我調節。讓員工向工作學習、向問題學習、團體學習，為實現愿景目標，充分調動員工的創新能力。要實現或推動這個學習型組織目標的建設，最主要的就是檔案型知識資源的及時支撐，因為這些知識本身就來源于工作、來源于實踐、來源于集體共同的智慧。而達到支撐學習型組織建設的關鍵是知識資源要適合員工工作實際，及時有效的提供，也及時有效地沉淀與規范。
支持企業跨地區指揮管理
今后，一般的企業集團大多分布在多個地區，這給各地區機構的指揮調度增加了難度、也會降低效率。能否讓大家共享成功的方法，共享失敗的教訓，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到這一點，最主要的是要求檔案型經驗知識資源的統一管理、及時支撐工作。達到這種支撐的關鍵是要熟悉管理層的工作內容和過程，適時地把相關經驗知識資源配備在工作者的面前。
支持企業員工跨地區協同工作
除了領導層、管理層要共享知識以外，多地區的工作既有分工、又有協作。而要達到良好的協作，關鍵就在于知識與信息的溝通。對此，知識資源管理主要地將各地區工作情況、工作成果、工作經驗等知識統一管理共享起來，并根據協作要求，用知識資源構成及時的協作空間，讓大家在協作時，全面地了解和掌握相關知識和信息。
3.3知識資源管理要為今后企業的知識管理打好基礎
企業在未來開展全面的知識管理是必然的，而知識管理開始的前提是“有知識可管”，因此，知識資源的管理的進展決定了知識管理啟動的時間。
但畢竟知識資源管理是知識管理的部份，在建設和推動時應該協調整體與局部的關系，因此要求：
知識資源管理要明確其地位和作用，要留有充分地接口
其實，這從知識資源管理主要是顯性知識管理的特點出發，就可以明確其在知識管理中的地位，同時也要明確它作為工作支持的基礎管理，隨著與工作結合的深度，知識資源管理也就有其發展的深度空間。
知識資源管理要成為企業知識管理的先導
先要“有知識可管”，這是知識管理的前提，也就注定了知識資源管理的先導作用。但能否起到這個作用，還是要看知識資源管理能否解決信息時代檔案管理的問題，并能否真正發揮出檔案知識的五個作用。
3.4知識資源管理的具體目標具體
上面概述了知識資源管理需求的重要方面，但究竟該做什么？達到什么目標？還并不明確。這里，我們按照企業知識資源管理的特點要求，分解列明為：
(1)檔案管理知識資源化、信息化
這表明，把檔案(包括數據型、信息型、知識型檔案)按照前述知識資源管理的要求進行資源化、信息化；
(2)知識資源及時支持領導決策
這表明，要把知識資源與領導決策工作結合起來，讓知識資源在領導進行決策時很容易獲取，很及時提供；
(3)知識資源及時支持員工學習
這表明，要把知識資源與員工的入職學習、崗位學習、深入學習結合起來，提供隨時隨地地學習的內容、渠道與空間；
(4)知識資源及時支持員工工作
這表明，要把知識資源與員工的實際工作結合起來，讓知識資源在工作的不同環節、不同程序上很容易獲取，很及時提供。同時，也讓實際工作的成果和經驗及時轉換成知識資源；
(5)知識資源管理IT平臺化
從上述目標也看到，知識資源管理必須依托IT網絡，用平臺來實現，并把平臺引進到領導決策、員工學習和員工工作中；
(6)知識資源管理的安全化
知識產權是指權利人對其所創作的智力勞動成果依法所享有的專有權利，它是一種無形財產，具有專有性、時間性、地域性、需要法定程序等特點，企業知識產權檔案是知識產權的真實記錄和重要載體，其特點是由知識產權的性質和活動規律所決定的。
1 從產生的范圍來看，企業知識產權檔案內容多、涉及范圍廣。按照知識產權的客體，知識產權檔案包括商標檔案、專利檔案、著作權檔案、商業秘密檔案等。按現行的企業檔案十大類分類方案，知識產權檔案包含了科研檔案，涉及產品檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案等多個門類。
2 從內容上看，企業知識產權檔案具有成套性的特點，包括知識產權活動在創造、申請審批和登記、轉化、保護、維權等各個環節形成的全部有保存價值的文件資料，這些工作一環緊扣一環，具有系統性，是不可分割的有機整體。
3 從形成的過程來看，企業知識產權的權利獲得及有效期時間跨度大，具有漸全的特點，有一個動態的不斷增加的過程，這是由知識產權的時間性、需要法定程序的特點決定的。知識產權的研發、創造與取得都需要歷時一段時間，有些需要幾年甚至十幾年。知識產權取得后，它只有在法定的期限內才是有效的，我國專利法規定：發明專利權的期限為二十年，實用新型和外觀設計專利權的期限為十年，在這期間，每年定時都需續繳年費。商標注冊證為了保持其有效性，每滿十年需要續展。商標注冊證許可使用、注冊信息的變更、爭議裁定、商標侵權、商標的使用等情況，都會形成新的檔案，而且時間上會不斷地延續下去。
4 從管理和利用的方式來看，企業知識產權具有專有性的特點，因此檔案有保護性要求。很多知識產權檔案都屬于企業的技術秘密和經營秘密，它們是眾多競爭對手極為關注、競相爭奪的目標，可以為企業帶來巨大的經濟效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的競爭價值，因此應做好知識產權檔案保護工作。
知識產權檔案管理的措施
劍南春集團公司現有各項專利、商標、商標注冊證、國際商標注冊證及其他知識產權檔案合計萬余件。面對數量如此豐富的知識產權檔案，分析其特點，加強科學管理顯得尤為重要。
1 企業知識產權檔案具有漸全的特點，應在知識產權管理工作中做到“三納人”、“四參加”和“四同步”，根據歸檔范圍將知識產權各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對應的紙質文件同時歸檔。在知識產權立項時就應有檔案人員參與，屬于合作開發及技術引進項目的應將文件的歸檔要求寫入相關合同；在該項目完成后，檔案還會有增添或修改，應與檔案形成的相關部門多交流、溝通，及時收集補充歸檔。
2 保持企業知識產權檔案的成套性、完整性。整理檔案應遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件的有機聯系。屬于同一知識產權的文件材料應集中在一起，不得隨意分割開來，從而保證知識產權檔案與知識產權活動的一致性，按檔案形成時間先后順序或重要程度排列，一案一卷或數卷。整理檔案時，檔案盒不宜裝得過滿，例如，商標注冊證每十年就需要面臨續展等情況，新增加的檔案就無法放在同一檔案盒內。若該盒實在已裝滿，可再組一卷，并在卷內備考表說明，使同一知識產權檔案信息發生關聯，方便查找。
3 科學分類。有的檔案同行建議在企業檔案十個大類后，再增加第十一類“知識產權檔案類”，但筆者認為，對于知識產權檔案形成時間久遠、檔案數量龐大的企業，這種方法并不可行。以劍南春集團公司為例，近萬件知識產權檔案已于過去二十多年規范地整理于企業檔案的十個大類里，如果檔案分類上發生變化，則牽一發動全身，引起相應工作的一系列變化，很多檔案都需要整改，有些工作甚至需要從頭做起，實在是一種浪費人力、物力和時間，又傷害檔案實體的無效勞動。檔案的分類方案宜保持長期的相對穩定，應盡量執行原有檔案分類框架，可通過建立專題目錄及在分類方案局部做一些微調處理來促使知識產權檔案信息相對系統、集中。
商標、專利類檔案概念明確，獨立性較強，可放在產品檔案類下綜合類或在綜合類下新增加一個類目，按知識產權檔案的客體，設為商標類、專利類；著作權類檔案對于企業來說包括學術論文、專著、工程圖、計算機軟件開發等；商業秘密類檔案涉及范圍廣，我國《反不正當競爭法》規定，“商業秘密是指不為公眾所知悉，能為權利人帶來經濟利益、具有實用性并經權利人采用保密措施的技術信息和商業經營信息?！币虼似髽I應根據生產經營管理需要，明確商業秘密的歸檔范圍。通常包括企業財務狀況、投資計劃、分配方案、客戶名單、原材料進貨渠道、產品銷售網絡、生產工藝、產品配方、新技術研究等需保密的各種文件材料。這些檔案材料分散在文書、會計、人事、科研等各類檔案中，可繼續按原有分類方案將檔案歸人相應檔案類別，隨各類檔案統一分類編號、整理編目，再通過建立專題目錄，將屬于不同職能領域的檔案信息集中起來；科研類檔案自身就是一個獨立的一級類目，它包含于商業秘密檔案，因此其分類整理和以前一致。
用計算機管理檔案的好處就在于可以對存儲在數據庫中的所有數據進行整理和快速檢索。
1.數據庫及數據管理開放性較強。系統能夠自由增、刪、改數據庫，滿足不同檔案類型的需要，做到凡是檔案都可以進行管理；數據的增、刪、改、排序操作簡單，并且提供重復、列表、抽詞、編碼、通改等多種輔助輸入功能。
2.檔案的查全率和查準率較高。使用檔案信息管理系統，只要輸入幾個漢字，就會立即得出查詢結果，系統應具有拼音首字的查詢功能，不懂漢字輸入就可以查詢，對于重音字也可以得到很好的解決；具備樹型查詢功能，從上往下的查詢，層次分明，易于識別是否是所需檔案，符合檔案人員的檢索習慣；提供自動漫游檢索，系統可以自動在所有庫中查找，找到后顯示來供查看，這樣，大大減少了利用人員的等候時間，以前幾個小時查不到的檔案，現在片刻就能拿到。
3.提供強大的系統編目功能。系統可以自動生成或手工自由設計報表，滿足不同檔案類型不同的報表需求。檔案員可要根據需要生成檔案目錄表，檔案目錄表的結構可以自行設計和修改，加強檔案中對該系統的把握，提高使用的靈活性和工作效率。
4.檔案的利用統計和檔案統計。使用計算機可以對檔案利用情況做出詳盡快捷的統計。檔案統計是對所有檔案的不同類別的詳細情況做出報表，所有這些都有利于檔案管理人員對檔案管理做出及時有效的決策。要求軟件統計靈活方便，只要指定幾個統計項，輕點鼠標，計算機就統計得一清二楚，并打印出整齊的報表。
5.標題內關鍵詞自動標引。可以從文件標題中自動提取題內關鍵詞。以標題內關鍵詞取代主題詞，是計算機實現詞組自動標引的一個途徑，減輕錄入人員標引關鍵詞的強度。
二、對史志檔案資料全文數字化
檔案數字化，其手段就是對檔案實現全文存儲，它在檔案信息管理系統中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據中進行管理，以目錄數據為檢索入口，從而實現史志檔案圖文信息的全文檢索。
1.檔案數字化。以紙張作為載體的檔案材料，要轉換成以光盤作為載體的檔案，首先要進行數字化。使用鍵盤錄入是數字化方式之一，但有很大的局限性，如錄入速度慢，檔案原件信息如手跡、圖表、印鑒不能保留等。比較好的方法是使用掃描儀進行輸入。
2.圖像壓縮。鍵盤輸入的文字，是計算機中的標準內碼，占用的存儲空間較少，而圖像文件占的存儲空間則較大。這就需要圖像壓縮，節省圖像文件的存儲空間。壓縮后的圖像數據，在瀏覽時，可以實行比例放大或縮小還原，使用者可以按照自己的意圖輸出比例圖像，從而增加圖文信息提供利用的靈活性。
3.圖像管理。一般圖像存儲方法有兩種，一種是把每個圖像壓縮后形成一個文件，取好文件名存放在硬盤或光盤上，使用時按照文件名來查找，這種方法要求給每個圖像取名，非常不便，同時由于每個圖像作為一個文件存儲，它在硬盤或光盤上會產生大量的碎片，存儲效率很低，查找起來也很慢。另一種方法就是建立一個圖像庫和一個索引文件，把圖像全部放在這個圖像庫中，然后在索引文件中指出每個圖像文件在圖像庫中所在的位置。
人事檔案是反映個人經歷、德才能績、工作表現的歷史記錄，是考察人才，科學用人的重要依據，在干部選拔任用、人員調動、職稱評審、退休等方面發揮著非常重要的作用。高職院?，F行的人事檔案管理工作模式明顯滯后，阻礙著高職院校建設，限制高職院校各方面工作。
一、目前高職院校人事檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理意識薄弱、管理思想陳舊
高職院校領導不重視檔案管理工作，認為檔案的管理僅僅是學校輔的工作。高職院校沒專門負責檔案管理的機構部門，只是從人事部門安排較少的人員以兼職形式管理。大多高職院校對于檔案持有“重藏輕用”的落后觀念，沒意識到檔案管理的重要性。學校對于人事檔案工作不夠重視，投入的財力、物力及人力不足，管理工作仍停留在傳統的管理模式。傳統的人事檔案管理模式是將檔案接收和保存當作主要工作內容，采用手工操作方式整理完善檔案，存在效率低，易出錯、查閱困難等缺點。對于新的信息化人事檔案管理模式，不太愿意投入資金，不愿意去嘗試，固步自封。
（二）檔案管理制度不健全
在人事檔案管理工作不被重視的情況下，大多數的高職院校沒有制定關于規范管理人事檔案的相關規章制度。檔案管理工作缺少制度的規范，導致當前檔案管理工作繁雜、混亂、無章可循。檔案管理的大部分工作需要根據規章制度開展，對于檔案進行嚴格的管理、審查，以及對檔案資料的收集、完善和歸檔。同時，很多學校沒有安排專門的檔案管理崗位，即使有專人的管理也是缺乏檔案管理知識的背景，無形中使檔案管理工作專業度不夠，檔案工作做不好。
（三）檔案管理信息化程度低
高職院校人事體制改革不斷深化，無形的加重了人事檔案的工作，傳統的管理模式已不能滿足當下新形勢的需要，高職院校檔案信息化的建設工作比較滯后。高職院校的人事檔案基礎設施落后，收集、整理、歸類等一系列的工作還需依靠手工操作，無紙化、電子化、信息化的程度不高，影響了檔案管理工作的效率、利用率。
（四）工作人員不夠專業
檔案管理工作的開展，歸根到底要依靠“人”來推動。高職院校的檔案管理工作人員通常都學歷不高，沒有檔案管理知識背景。工作人員不是全職的從事檔案管理工作，只是臨時安排人員負責，沒有形成長期化、延續化，專業化的管理模式。對人事檔案管理投入的經費不足，工作人員沒有太多的系統的、專業的培訓以及技術指導，使得檔案管理能力得不到提升。
二、加強高職院校人事檔案管理的幾點思考
（一）更新觀念，提高對檔案管理工作的認識
為適應高職院校人事的發展，提高檔案的管理水平，首先要解放思想，更新觀念，提高對檔案管理工作的認識。檔案的管理不僅僅是簡單的收集、整理、保管，更重要的是檔案服務。在工作中，要加強檔案服務的主動性、及時性，使檔案工作由被動存放、保管變為主動提供利用。檔案管理工作要為高職院校的人事選拔、職稱晉升、評優評獎等提供真實可靠的檔案信息。高職院校領導及檔案工作人員務必跟上發展形勢，轉換觀念，提高對檔案管理工作的認識。
（二）建立健全人事檔案管理制度
任何工作開展之前都需要制定相關制度，做到有法可依、有章可循，檔案管理工作也不例外。高職院校對檔案的收集、整理、管理、操作等要有合理操作規范和章程，確保檔案管理工作制度化、規范化和標準化。人事檔案管理必須明確職責，對人事檔案工作中存在的問題，要及時研究、及時解決，加強指導和管理，制定一套完整的管理考核制度，并確保各項工作得到落實。
（三）運用信息化手段進行管理
傳統的人事檔案工作以紙質為載體存儲資料，而應用計算機后，電子文件取代了紙質材料，檔案管理將進入信息化的時代。越來越多的高職院校利用現代技術手段管理人事檔案，將檔案的資料數字化、集成化、高效化，通過信息檢索系統進行人事檔案的檢索，為高職院校人事調動、科研開發、人員晉升、評優評獎等各種用途提供方便、快捷、準確的服務。檔案信息電子化實現檔案現代化管理，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息的共享，規范了檔案管理的各項工作。檔案管理工作的信息化需要提高工作人員掌握計算機能力，將檔案電子化、數字化，建立起存儲信息的數據庫。檔案管理信息化很好的將檔案資料系統地、規范地整理出來，發揮了檔案的信息作用，體現檔案的信息價值。
（四）提高工作人員的素質
加強對檔案工作人員的培養，打造一支具有高素質、高水平的專業隊伍。加大對檔案人員教育培訓力度，鼓勵支持他們參加檔案管理工作培訓、研討會、學歷教育，甚至到外地考察學習、交流經驗等。通過多種是培訓途徑，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的培訓，不斷提高檔案人員的業務素質、工作素質。人事檔案管理是一項專業程度較高的工作，工作人員應具備檔案管理的知識背景，最好是有檔案管理類的技術職稱資格。
三、結語
高職院校的人事檔案管理是為師資隊伍管理和利用提供相關人事數據和信息服務，在為學院選拔干部、職稱評聘等工作提供了真實可靠的信息。高職院校應重視檔案管理工作，明確檔案工作的服務目的，拓寬人事檔案利用領域，使人事檔案更好的服務于高職院校的發展。
參考文獻：
文書檔案整理是醫院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發展、人員的交替、榮譽以及財務歷史賬單等，是醫院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應用較少，遠遠落后于醫院臨床電子檔案的電子化應用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現代化要求，醫院文書檔案實現電子化管理勢在必行。
一、醫院文書檔案管理現狀
（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級?？漆t院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復借閱、使用不可避免出現原件受損或遺失，而很多20年前的紙質存檔文件則已經出現發黃、破損等問題。
（二）文件缺失嚴重。醫院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經出現污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結合相關檔案文件要求然后根據個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業水平決定檔案整理水平，不可避免出現文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。
（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復印，遇到缺失的檔案或年份不詳的檔案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。
二、醫院辦公室文書檔案實現電子化管理的必要性
（一）實現存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應用電腦掃描、照相等手段，實現檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統檔案只有紙質化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。
（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現醫院文書檔案的價值，實現檔案資源的整合和共享。辦公室文件經院領導批示后需相關科室傳閱，文件不僅經常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫院局域網實現院內共享，提高了檔案的時效性、應用價值以及應用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。
（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節省時間，提高工作效率。
三、實現辦公室文書檔案管理電子化的障礙
辦公室文書檔案的電子化建設是一項長期任務，隨著醫院發展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現有傳統方式，利用材料提交系統、文件管理系統、數據庫管理系統等應用軟件及計算機自帶的關鍵詞查找功能等實現檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規范化管理，建立全面的檔案數據庫，但在實現電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業素質、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。
（一）主管文書檔案人員的專業素養與計算機應用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術的應用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現有狀態，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應用計算機技術但在專業素養上又有所欠缺，無法將紙質檔案與電子檔案合理地融合歸納。
（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關的技術培訓，并隨著技術的更新需要M行定期的相關知識培訓，其次上網絡系統、信息管理系統等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節規范化和軟件升級等都需要相關人員跟進服務。
（三）檔案電子化后，由于存儲設備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現故障，就可能造成系統無法工作，丟失部分資料，與此同時設備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設備損壞，便無法獲取文件。
四、實現辦公室文書檔案電子化的對策
辦公室電子文件檔案建設比紙質文件整理的技術性要求更高、工作更細致。在做好紙質檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數據化系統，通過不定期的培訓與交流，取長補短，結合本醫院的實際，結合數據化系統與紙質檔案的分類標準，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學合理的管理制度，這就要求：
（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發文與本院發文實行電子目錄登記與紙質版登記雙管齊下，并將上級發文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關科室查詢，對于本院發文按發文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統性，文件查詢更便捷。
（二）加快文書檔案信息化、網絡化的步伐，爭取領導在人力物力財力方面的最大支持。實現部分檔案資源在內部局域網資源共享，通過建立web為基礎的服務體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務，適時與院內外相關機構進行交流與合作，為院內職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉變思維，爭取醫院領導支持，使相關科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現紙質檔案和照片、實物檔案的數字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領導看到電子檔案更規范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。
（三）實現辦公室工作人員隊伍年輕化，轉變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現文書檔案管理理念的創新、管理流程的規范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現文書檔案管理的網絡化、電子化、信息化。
（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網絡和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限進行安全設置，對移動存儲安裝嚴格把關，定期檢測系統，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定，此外，對電子文件和計算機設備的保管設施和環境也要嚴格按照檔案保管要求選擇，預防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。
五、Y語
綜上所述，隨著我國醫療衛生事業的發展和醫院信息化的迅速發展，醫院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫院文書檔案的電子化建設需要我們積極分析現階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創新，提高對電子文書數據化系統的應用能力，從而盡快實現醫院文書檔案管理的電子化、現代化。
【參考文獻】
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檔案館“雙向互動”機制，主要是指檔案館在檔案信息服務過程中，立足自主實踐，兼顧強化自身管理與拓展公共服務功能的雙重社會需要，充分發揮政府投入與社會支持、檔案館自身與社會檔案利用者群體等多方面的積極性，提高檔案館公共服務水平，循序漸進地實施“公共服務型”檔案館建設的步伐。
一、建設檔案館“雙向互動”機制的保障措施
（一）加強調查研究、制定相關政策
檔案館“雙向互動”機制建設是具有創新性的工作內容。必然要求對一些影響、限制因素進行必要變革，也必然在客觀上對傳統的檔案館管理方法、模式、理念造成一定的沖擊。因此，檔案館要主動爭取各級黨委和政府的支持，積極協調有關部門共同搞好檔案館多維“雙向互動”機制建設的調研工作;并力爭結合檔案館工作實際、盡快制定出臺切實可行的相關政策，解決關系到檔案館多維“雙向互動”機制建設發展方向的建立檔案信息產業的模式、贏得社會資助的途徑以及檔案管理社會化運作的方式等實際問題。以政策規定作為開展“雙向互動”機制建設的導向，確保檔案館“雙向互動”機制建設的長效性，力求使檔案館多維“雙向互動”機制建設持久地發揮作用。
（二）注意總結經驗、培育人才隊伍
“榜樣的力量是無窮的”。檔案館“雙向互動”機制建設是一種尚處于探索、完善階段的檔案館工作方式。在開展檔案館“雙向互動”機制建設過程中，要注意循序漸進地分階段實施，總結先進典型，推廣成型經驗。扎實穩步地推進檔案館“雙向互動”機制的建設步伐。同時還要注意到：“雙向互動”是教育心理學的理論方法，其本義指在教育者與受教育者之間在教育活動中形成“溝通”與“共鳴”氛圍，從而取得良好教學效果的方式。檔案館引入“雙向互動”機制，勢必要求檔案館工作人員在全面掌握檔案館工作理論方法基礎上，還要掌握一定的心理學知識原理。從某種意義上說，這一問題已影響到檔案館“雙向互動”機制建設能否順利實施、能否取得實效。要努力使檔案館與社會公眾、政府機構及檔案利用者群體之間形成“雙向互動”的局面，使檔案信息服務具有突出個體性、兼顧趣味性、體現時代性特點，滿足社會各方面全方位、多角度、大視野的系統需求確非易事：必須具備在浩如煙海、良莠混雜的檔案史料中采擷整合信息的能力;熟練掌握文字表達、信息加工的技能;具備“窺視”、判斷利用者心理，合理開展“公關”活動的水平以及求實創新、默默奉獻的精神等。這些綜合素質決非與生俱來的，需要在多維“雙向互動”機制建設實踐中逐漸獲得、逐步加強。要變一般性號召為強制性要求，力爭在較短時間內把素質、能力提高到一個新水平，切實保障檔案館多維“雙向互動”機制建設擁有堅實的人才基礎。
（三）努力提高認識、更新管理理念
在檔案館“雙向互動”機制建設過程中，要清醒地認識到：知識經濟與信息時代的影響、市場經濟體制的沖擊，帶來了社會的巨大變革，迫使檔案館必須從轉變工作觀念和服務理念入手，注重“公共服務型”檔案館的理念創新，采取科學有效的方式加以應對。而不能簡單采取“頭痛醫頭、腳痛醫腳”的被動方式進行消極的應付。必須根據檔案館性質、作用及功能定位，結合社會發展變化需要，樹立可持續發展理念、參與競爭理念、市場營銷理念、以人為本理念，以理念創新帶動檔案館強化自身管理與拓展檔案信息服務功能建設，推進檔案館多維“雙向互動”機制建設的有效實施。
二、建設檔案館“雙向互動”機制的現實著力點
“雙向互動”機制建設既是檔案館迫切的現實任務，也是長期的奮斗目標，絕不能“畢其功于一役”地一蹴而就，更不能遙遙無期地拖逶延宕。必須經過不懈努力、循序漸進地加以實施。目前，建設檔案館“雙向互動”機制的現實著力點為：
（一）強化完善職能、拓寬服務領域
檔案館“雙向互動”機制建設的核心是使檔案信息服務更好地適應現實社會發展的需要，進一步強化檔案館公共服務功能、拓展檔案信息服務領域范圍。因而，將其作為建設檔案館多維“雙向互動”機制的現實著力點極具現實意義。在構建和諧社會的進程中，打造“公共服務型”檔案館必須首先強化檔案信息服務功能。采取“雙向互動”的方式，可以起到盡可能地吸引社會公眾、政府機構及檔案利用者的“眼球”、激發其參與“雙向互動”的“欲望”、搭建互動“對話”平臺的實際成效：一方面充分調動社會公眾、政府機構及檔案利用者等多方面的積極參與意識，鼓勵他們獻計獻策、資助支持，使檔案館能夠及時了解社會檔案信息需求特點、重點與領域，及時調整業務工作思路與方法;另一方面則可以使檔案館本著兼顧強化自身管理與拓展公共服務功能雙重社會需要的原則，苦練內功、強化能力，以方便快捷、優質高效的服務贏得社會公眾、政府機構及檔案利用者的支持與幫助。形成一種內外聯動、左右銜接、上下兼顧的工作格局，將檔案館“雙向互動”機制真正地建立完善起來。
（二）加強制度建設、完善運作方式
檔案館“雙向互動”機制建設需要科學合理的制度體系作為基本保障。為此，應當從完善“雙向互動”機制運作方法需要出發，重視相關制度的制訂工作，形成制度體系，在檔案信息服務的內容確定、對象選擇、手段更新以及利用效果反饋渠道建立、獲取經費投入方式采用、贏得社會支持方法舉措等方面做出具體而明確的規定，以制度體系的完善達到保障檔案館“雙向互動”機制建設能夠始終沿著規范化、程序化軌道健康發展的目的。
（三）完善管理方式、解決實際問題
關于檔案的憑證價值研究，國內外檔案界學者早有論述。但以憑證價值為依托，具體研究先進企業電子檔案管理研究卻少人問津。為此，首先要分析學術界對企業電子檔案的憑證價值爭論點，進而深入研究憑證價值與企業電子檔案管理之間的深層次關系。
一、企業電子檔案憑證價值概述
信息時代之前，檔案多以紙張作為載體，原始性的各方面要素充分體現。隨著信息化時代的到來，檔案載體更為多元，基于原始性的憑證價值受到質疑。部分學者認為，企業電子檔案是由原始檔案轉化而成，二次生成過程中，喪失原始屬性，不再具備“原件”意義。因此，憑證價值也值得商榷。另一部分學者認為，檔案基本屬性的原始性，是指檔案內容的原始性、記錄性，而非檔案保存載體。擁有憑證價值的只是其中的信息內容，內容而非形式才是引為證據的實質，只不過信息內容的原始性需要借助信息形式的原始性獲得。這從根本上改變了檔案原件的內涵外延，使得企業電子檔案的憑證價值具有理論依據。對于以上觀點，筆者認為，一是隨著互聯網及信息技術的快速發展，檔案電子化已經成為必然。理論研究需適應社會現實發展需要，如果仍拘泥于檔案紙質載體概念必然會阻礙人們對電子檔案憑證價值的深入認識和探討，企業電子檔案作為實現“社會記憶”的功能將會弱化。二是只要文件一形成，“由于原始憑單或憑據擁有充分的憑證信息（往往是指原始的結構信息和背景信息），在這樣的憑證信息支撐下足以證明這些憑單或憑據的真實可靠，因而它們便能呈現出不可替代的法律意義上的憑證價值。”即電子檔案與傳統檔案一樣具有了憑證價值。三是企業電子檔案憑證價值的認定對于企業檔案管理以及電子檔案理論研究都將大有裨益。
二、憑證價值視角下，企業電子檔案管理面臨的問題
（一）企業電子檔案自身特點衍生出的困境。盡管電子檔案的憑借價值獲得了學術界的認可。但由于企業電子檔案自身特點，要想真正實現憑借價值還面臨諸多困境。一是儲存介質的可更改性。電子技術最大便利為隨時性，這其中包括隨時隨地的可重復擦寫更改。企業電子檔案系統很容易受到攻擊，對內容原始性可進行不留痕跡的篡改、破壞，使其對其文本內容的原生性存有疑慮。二是生存環境的不確定性。企業電子檔案處于存檔保存或客戶需要，常需要以不同的字體、字號輸出或是不同儲存格式的轉變，每一次載體形式的轉變實際上都是對檔案的再處理過程，其檔案背景信息逐漸模糊，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。
（二）企業自動化辦公環境下，電子檔案憑借價值面臨的問題。辦公自動化將企業各部門高度整合成一個有機體，有效地提升了企業辦公效率。同為信息時代的產物，辦公自動化和電子檔案所利用的載體具有共融性，但辦公自動化搭建的管理應用體系又對電子檔案憑借價值產生不可忽視的影響。一是傳遞前身原始屬性的質疑性。目前，我國企業的辦公自動化水平還比較低，主要是建立于計算機及互聯網基礎性推廣應用上，企業各部門憑借內部自動化辦公網絡將檔案數據信息向檔案部門傳遞。企業檔案種類繁多，且部分涉及企業重要數據和商業數據，辦公自動化使企業各類數據相互流動，并進入不同主體手中，數據信息經過幾道程序的篩選、甄別，致使檔案數據傳遞前身的基礎屬性存在疑慮。二是高度自動化帶來的挑戰。企業自動化程度越高，檔案管理存在的不安全因素就越多。辦公自動化系統基于網絡的系統，使得病毒直接嵌入服務終端，實現對原始檔案的破壞。基于此，即使能夠確定檔案為電子文件的原始載體，也無法確認文件的真實性，憑證價值隨之消失。
三、憑證價值視角下，優化企業科學電子檔案管理建議
一是設定企業電子檔案權限，規范工作程序流程。數字化檔案權限劃分的基礎是對用戶角色的劃分，即構建起用戶、角色、權限三級體系。每一個用戶都有一個或幾個角色，每個角色又對應固定權限。目前，我國企業多采用部分加等級的權限控制方式，即“每角色均具備部門和等級兩個屬性，每一角色只能對自己所屬部門的不高于自己等級所對應層級的檔案進行管理和使用。”此外，建立適合企業工作發展的企業電子檔案管理工作標準規范，使文件管理、收集編撰、檔案管理、開發利用、信息服務等各個環節在安全控制和標準規范之上，有效運轉，整體提升企業電子檔案管理水平。
二是嘗試使用統一的數據格式標準軟件。統一的數據格式可準確反映電子檔案信息內容的原始性、真實性，有效減少載體形式，使其背景信息清晰可見。例如可以搭建企業電子檔案管理系統，對檔案管理、人庫管理、流動管理、租賃管理、設備點檢、維修管理等部分，設定全動態追蹤管理，有效把控企業檔案信息數據全流程。
【參考文獻】
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