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中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0195-03
高等學校學籍檔案管理工作是高校教學管理工作的重要組成部分，高校學籍檔案是學生在校期間學習、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學生在校學習和學校歷史發展的原始記錄材料，同時，還是學校進行科學管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學改革、提高教學質量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發展的今天，給高校學籍檔案工作也帶來了新的挑戰和壓力，目前高校學籍檔案管理工作已進入高速發展時期，其管理成效直接標志著一個學校的日常教學管理水平。
一、高校學籍檔案管理面臨的挑戰
1.學籍、學歷管理體制改革的挑戰
學歷電子注冊：由于社會上假文憑泛濫，不法分子偽造學歷證書行為嚴重，為維護國家學歷制度和學歷證書制度的嚴肅性和高等學校畢業生的合法權益。2000年，教育部開始建立高等教育學歷證書電子注冊制度，并開始進行試點工作。2001年，教育部正式頒發了《高等教育學歷證書電子注冊暫行規定》，從2001年9月起全國即實行各類高等教育學歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關于普通高等教育學歷證書即時電子注冊的通知》中實施高等教育學歷證書在線即時電子注冊。至此，高等學校在對畢業生學歷資格審核后，通過中國高等教育學生信息網學籍學歷管理平臺上傳本校畢業生學歷數據注冊，即傳即審即上網，并形成學歷認證網絡。
新生學籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦1法》，并印發《高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知》，暫行辦法第四條規定：新生報到后，高等學校要按國家招生規定和《普通高等學校學生管理規定》對其進行入學資格復查。復查合格取得學籍的，依據本辦法及時進行學籍電子注冊。此工作的實施把住了學歷電子注冊的進口關，將學歷電子注冊的資格審核提前到了入學階段。新生學籍電子注冊政策的出臺，強化了省級教育行政管理部門的監管職責，規范各省招辦錄取工作，及早地排除了學籍糾紛，遏制了高校違規招生行為，規范了高校辦學行為。
學年電子注冊：2008年10月，教育部在《關于普通高等學校學生學年電子注冊的通知》中要求對在校生進行學年電子注冊工作。學年電子注冊工作是學歷電子注冊和普通高校新生學籍電子注冊的進一步延伸和擴充，是對在校生新學年學習資格的認定，要求各高校在中國高等教育學生信息網學籍學歷管理平臺實時操作在校學生的學籍異動情況，加強了高校學生管理的基礎性工作，實現了省級教育行政管理部門對高校學籍管理工作全過程的監督和指導，使學籍管理工作更趨規范化和信息化。
高等教育學籍、學歷證書電子注冊制度，為高等學校學籍管理工作提供了新的手段，也對學籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰[2]。
2.學籍檔案自身的挑戰
學籍檔案主要包括：學生入學通知書、新生入學登記表、成績單、獎懲、學籍異動、學生思想政治活動考核情況、畢業資格及學位授予情況、學生表現鑒定等與學生在校學習期間密切相關的材料。學籍檔案具有形成的規律性、往復的特殊性、存貯方式的多種性、表現形式的多樣性等特征，隨著高校教學改革發展，畢業生人數的增加，學籍檔案案卷數日益增多，涉及的內容也更為復雜、更加充實，范圍也更大，學籍檔案也被賦予更多利用價值，工作任務更繁重，要求更高，也引發了許多新狀況、新問題[3]。
檔案材料是從檔案管理實踐中得來的，學籍檔案意識缺乏、收集不及時或不能及時發現檔案的價值以致檔案遺失，都會使學籍檔案失去參考、憑證和利用價值。
3.服務對象的挑戰
隨著高等教育體制改革的不斷深化，學生與高校之間，學生變得更加主動，形成一種享受服務和提供服務的關系，學生選擇學校，學校也有義務為學生提供服務。同時隨著我國信息化的發展，社會各界是檔案管理的另一個服務對象，學籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價值，有助于擴大高校的社會影響，為高校發展贏得越來越優質的社會資源與社會環境，因此，高校檔案部門應從服務于高校發展的目標實現角度出發，立足于校內與社會兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時，盡最大努力實施檔案的利用價值。
學籍檔案管理工作如何面對學籍檔案服務對象的變化及時調整，更好地服務于社會各界和學生，是一個必然要面對的問題。
4.信息化服務的挑戰
近年來信息技術發展迅速，逐漸融入人們的生活，改變人們的生活方式。信息化的技術作為社會各界日常工作中的基本手段得到廣泛應用，在學籍檔案管理工作中，高校學籍檔案的工作流程仍沿用傳統的工作模式。如歸檔方面，二級學院形成的紙質檔案，由教學秘書將紙質學籍材料歸到教務部門或者由學生科歸到學生處或相關部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統信息查找為主，手工查找紙質檔案，提供復印件為輔，但由于學籍信息與檔案系統的信息未實現對接，使學籍檔案的開發利用受到一定條件的限制，形成查詢手續繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。
學校的各項決策和規劃均以事實為依據，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進行開發、利用，師生、社會各界就無法便捷、快速地獲取相關的檔案資料，且將無法為學校的宏觀決策和教學管理提供深度服務，嚴格影響學籍檔案的利用價值。
二、實現學籍檔案的利用價值的對策
1.加強高校學籍檔案管理，更好地為學籍學歷電子注冊服務
學籍管理、學籍學歷電子注冊的實施者是人，受眾者也是人，應該樹立以人為本的學籍檔案管理理念，提高學籍檔案管理認識，加強事業心、責任感。加強學籍檔案管理，科學制定歸檔范圍，高度重視學籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進度和各階段的工作目標進行具體、規范籌劃，并保質保量地做好該項工作。學籍學歷電子注冊網絡管理平臺是一個信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項工作是高校管理工作中難度較大的任務，高校各級主管領導應給予高度重視和大力支持。把它當做一個重要環節來抓，最大限度地減少錯誤，堵塞漏洞，努力做到對學生負責，對學校負責，對人民負責，為高等教育學籍學歷電子注冊提供準確、真實的數據信息。
在學校學籍學歷電子注冊制度下，高校學籍檔案必須進行規范化、科學化、標準化管理。學籍檔案管理工作對保證高校學歷電子注冊、新生學籍電子注冊、學年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。
2.以資源求生存，以服務求支持，以創新求發展
高校檔案部門應注意學籍檔案材料的形成規律，規范學籍檔案制度，科學分類，合理組卷，加強檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導工作，變被動配合為主動積累。日常工作中，要隨時將日常教學工作中產生的新類型學籍材料補充到歸檔范圍中，發現問題要及時與有關部門協商解決，明確檔案部門應行政的監督檢查、指導的雙重職能[4]，保證學籍檔案的完整性、準確性、真實性。
在檔案信息服務時代，高校檔案部門應積極借鑒社會服務部門的經驗，設計具有可操作性的服務流程、服務管理與服務評估體系，從根本上提升高校檔案服務質量。積極、充分利用高校內外，尤其是內部的技術與智力資源，摸索出一套適應高校特點的檔案信息服務體系。
近年來，國家非常重視高等學校教學評估工作，教學評估過程中，有相當一部分支撐資料來源于學籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現代信息管理技術，建立與之相適應的學籍檔案管理模式，進行有效管理；將學籍管理系統及檔案系統工程進行有機整合，建立一個富有效率的學籍檔案管理體系，使學籍檔案為日常教學管理提供高質量服務，能量得到最佳釋放，更好地體現學籍檔案的利用價值。
3.強化信息服務技術，做好學籍檔案信息的社會化服務
在學籍檔案管理過程中，各高校的學籍管理工作的執行者是學籍檔案管理人員。學籍檔案管理人員的素質直接關系到高校教學工作的運轉和教學質量的提高。應熟悉有關學生學籍管理的政策、條例、規章及辦法，并具備學籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強高校學籍管理人員的計算機網絡技術知識的學習，提高業務管理水平。實行二級管理的學校，特別要加強一級學籍管理人員隊伍的建設，并提高其業務素質和責任心。
學籍管理的受眾是學校教學、學生和社會各界，檔案管理也由對象服務轉化為社會全方位服務，高校應做好學籍檔案的信息開發，變被動為主動，為學校教學、學生和社會各界提供服務。具體說來，可以借鑒中國高等教育學生信息網，從新生報到注冊、在校成績、學籍異動、學歷證書等全過程實行“跟蹤式”學籍檔案管理模式，做好學籍檔案網上檢索與服務工作，為用人單位提供便利的學籍、學歷、學位審查服務；建立畢業生就業與成長檔案，為大學社會聲譽評估和改進學生培養工作提供科學依據；分析各專業的畢業率和就業率，為高校改進教學方法、優化教學結構提供參考[5]；做好學生信息的維護對接，準確地提供學籍異動、學生獎懲信息等，最大限度地滿足受眾對學籍信息查詢的需求，將學籍檔案資源共享。
4.建立和完善檔案信息管理平臺，實現學籍信息與檔案系統的對接
加強高校檔案信息化建設，借助計算機技術，研發、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實現學籍檔案信息化服務，建立學籍檔案的信息庫，實現信息查詢的實時互動。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學籍管理的現代化方法成為必然，學籍管理與檔案系統的對接是切實可行的。學籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學生于2001年入校，休學兩次，2005年復學，按照4年制的學習過程，他應于2007年畢業，但是由于未按教學計劃修滿課程，延遲一年畢業。如果要反映該生的學習生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單；二是休學學籍異動檔案；三是復學學籍異動檔案；四是2007年畢業資格終審檔案；五是證書換發材料。查找到這5份紙質檔案材料，才串聯出該生的在校情況。
如果學籍信息與檔案系統實現對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統、完整的信息，將大大提高學籍檔案的查準率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。
三、結語
隨著互聯網與學習化社會的發展，學籍檔案管理信息化不僅可以為學籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會的進步與教育的發展對學籍管理工作的要求。各高校應以誠信為本，認真做好學籍檔案管理工作，為社會提供完整、準確、真實、可靠的檔案材料，發揮學籍檔案的作用，不斷促進高等教育的發展。
參考文獻：
[1]趙雅琴.高校學籍檔案和特點與管理芻議[J].商丘職業技術學院學報,2006,6（5）:119-120.
[2]唐偉元.學籍、學歷電子注冊與高校學籍檔案管理[J].宿州學院學報,2008,23（2）：129-130.
學籍管理與檔案管理都是學校最基礎的管理工作。學校檔案中很重要的一部分就是學生學籍檔案。學籍管理、學籍檔案管理的規范化為學校教學的有序開展和學校的持續發展提供了有力保障。
一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀
態反映著學生學習的過程與結果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網”（以下簡稱“學信網”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態反映著學生學習的過程與結果。
（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉學、留級、轉專業等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經濟困難而放棄了學業；還有的學生退學的原因是無法在規定的年限內完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態。
（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現。學生的各種獎勵，如三好學生、優秀學生干部、優秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優異、或反映出學生具有較強的組織協調能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規、或反映學生成績低劣。
（三）畢、結業結論，反映了最終的學習結果。在規定的年限內，修完規定的學分或規定的課程全部及格，將獲得畢業證書，相反，則只能結業離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業證書與學位證書則是對學生學習結果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結果。
二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據
學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業，甚至包括升學考試每門課程的分數。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關系、求學經歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉專業、轉學、退學等），可以成為學生身份變動或學習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現的優劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。
三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進
學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規范化也有助于倒逼學籍管理的規范化。
（一）學籍管理的規范化有助于檔案材料的豐富與完善
學籍管理的規范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業的時候，成績表、畢業生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。
（二）檔案管理的規范化有助于倒逼學籍管理的規范化
檔案管理的規范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關學生學籍的操作必須按照規范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或學校規定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規范化?？傊?，學籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎工作。沒有規矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規范的學籍管理、規范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續發展提供保障。
作者:李志君 單位:山西大學教務處館員
參考文獻：
[1]成小芬.近二十年高校學籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學院學報,2014,(2).
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案管理工作的建議
1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2. 制定統一標準并樹立全局觀念。高校學籍檔案管理必須制定統一標準，包括基礎標準、技術標準、程序標準。標準的實施意義就在于統一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應加強協調，統一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標準去統一行動，用標準去規范管理工作。特別要抓好學生畢業前學籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴把質量關，確保檔案材料真實完整、齊全規范。
3. 健全管理制度。嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案工作規章制度，是協調、有序、正常地開展學籍檔案管理的可靠保證。職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循，有據可依，照章辦事。同時，各級領導應該把執行制度作為加強制度建設的重點來抓，使學籍檔案工作規章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執行。
4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業的迅猛發展，各院校改革力度加大，教學上推行規范化、科學化的管理制度，對學籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應形勢發展的需要。為了使教學工作與建檔工作同步發展，進一步強化與完善學籍檔案管理工作，學籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學技術，熟練使用計算機并努力充實業務能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務的能力。目前，不少高校的教務處建立計算機房，引進復印機、打字機、掃描儀等現代化設備，使學籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業生資格審查、學位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發揮了學籍檔案在教學管理中的重要作用。
5.加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風。
中圖分類號：X752 文獻標識碼： A
引言
對煤炭企業而言，搞好安全培訓是煤炭企業進行安全生產的前提條件，目前我國很多煤礦事故發生都是由于煤礦工人缺乏安全生產意識而導致的，究其根源是因為企業沒有對煤礦職工進行安全培訓。因此，各煤礦企業都應加強煤礦安全培訓檔案的規范化管理，積極探索煤礦安全培訓內在發展規律，這對于企業可持續發展有著深遠的意義。
一、煤礦安全檔案的內涵
在經濟社會發展指導思想的轉變過程中，煤礦安全檔案作為煤炭企業安全生產工作的記錄、宣傳教育培訓的資源、安全管理的基礎、事故搶險救援的經驗、安全管理創新的依據的重要組成部分，其內涵也在不斷擴展延伸，主要包括以下方面。
1、煤礦安全培訓規章制度及文件：
根據國家煤礦安全監察局和內蒙煤炭工業局的有關文件規定開展各類培訓班，根據不同培訓班的需要建立各類制度。
2、煤礦安全培訓教師相關檔案：
每期培訓班開班前由培訓科及各分校按照提出培訓計劃，經審核后，由培訓科及各分校報有關煤礦安全監察分局，開班申辦程序存檔。每期培訓班根據教學計劃，由教師填寫每期授課計劃，主管教學主任簽字，授課計劃存檔。煤礦安全培訓要求積極組織教師相互聽課，取長補短，互相促進，提高教學效果。要求教師至少聽課一次，并把聽課記錄存檔。教師要根據教學計劃的要求認真備課，認真寫好教案，根據不同專業，不同對象的培訓需求，制定教案，教案存檔。專職教師每年不少于一周的現場調研，并撰寫調研報告存檔。
3、煤礦安全培訓教學質量相關檔案
煤礦安全培訓每期培訓班配備專職班主任，由班主任認真填寫學員考勤表，組織學員填寫教師授課效果評價表等存檔。每期培訓班召開學員座談會，聽取意見和建議，座談會記錄存檔。組織學員參觀，班主任認真填寫現場實踐記錄存檔。培訓班結束后，由班主任對培訓班進行分析總結存檔，要對培訓學員進行跟蹤調查，聽取學員及所在單位對培訓質量與效果的意見，跟蹤調查表加蓋學員所在單位公章存檔。
4、煤礦安全培訓學員相關檔案
煤礦安全培訓以上檔案備齊后，交教務科進行登記存檔，辦理各種證件。證件辦理完畢后，清點清楚進行登記，由各分校及班主任領走簽字。教學檔案一期一檔，裝訂成冊，分類編號，內容包括：辦班計劃表、辦班通知、學員名冊、考勤表、課程表、教師講義、教師評估表、考試成績表、培訓班總結等。學員檔案一人一檔，內容包括：學員登記表、身份證復印件、學歷復印件、考試卷、實際能力考核表、補考記錄等。
二、煤礦安全培訓中的學籍檔案管理
1、增強對安全培訓檔案管理的意識
首先，必須讓安全培訓檔案管理的工作人員高度樹立現代化的檔案管理意識，讓檔案管理者從根本上意識到安全培訓檔案管理工作對煤礦企業發展的重要性，從根源上確保安全培訓檔案收集的資料的完整性與真實性，以提高安全培訓檔案的質量。其次，檔案管理人員必須意識到安全培訓檔案是煤礦企業培訓部門在培訓管理工作中非常重要的內容，檔案資料的歸檔是否達到標準，檔案資料是否真實有效，不僅有有關檔案的完整性問題，而且關系到煤炭企業對煤礦工人的了解與提拔。
2、健全安全培訓檔案的各項管理制度
為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，維護檔案完整與安全，有效地保護和利用檔案，煤礦安全培訓檔案工作實行“統一管理，分級負責”的原則，歸檔材料包括申請鑒定報告、報名花名冊、考務管理資料、鑒定結果報告、成績單、考試卷、鑒定考評情況表等。試卷管理切實做好保密、保管、存檔工作。資料管理《報名登記表》、《課程表》、《考場安排表》、《考勤表》等入微機存盤長期保管。認真執行安全保密制度，確保檔案資料安全，杜絕泄密、失密。非檔案管理人員，未經許可，不得隨意拿取檔案、資料，更不能隨意復印。檔案管理程序，首先由部門負責人按批次、分職業工種、等級將職業技能鑒定工作材料立卷、歸檔、簽字。其次由部門負責人、分管領導審核簽字后，交辦公室檔案管理員按規定驗收合格后存檔。對培訓的學員采取專題講座、現場研討和調研等方式，聽取廣泛意見提高培訓質量。
3、提高檔案管理人員的自身素質
安全培訓檔案管理工作者是煤礦企業檔案管理的核心人員，學籍檔案按分類編號保存，設專人管理。這就要求檔案管理人員必須提高其判斷、分析、表達能力等專業技能。隨著世界科技的不斷進步，現代科學技術也廣泛運用于檔案管理工作之中，檔案管理工作正在從傳統的手工管理向信息化管理轉變。這就要求煤礦企業檔案管理人員熟練掌握計算機網絡信息通訊技術和裝備，檔案管理工作者應提高其專業技能以適應檔案管理自動化和信息載體新型化發展趨勢，以適應時代的需求。另外，安全培訓檔案的規范化管理必須從整體出發，在檔案管理人才的培育和錄用時，要堅持選擇遵循德才兼備的理念。安全培訓檔案的規范化管理必須樹立進步發展的觀念，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。
4、讓安全培訓檔案管理與現代化管理接軌
首先要配備充足的現代化管理設施，創造有利的硬件環境。比如，計算機、打印機、掃描機和傳真機等，是煤礦企業科學合理地進行檔案管理規范化的重要前提。早日實現煤礦安全培訓檔案的信息化和網絡化管理。其次，煤礦企業應當依據本身資源情況，依賴于各種先進科學技術，充分利用網絡信息資源，以實現檔案價值為目的，全面提高檔案信息資源的真實性和利用率，對檔案信息開發并提供高效率多途徑充分的利用，讓檔案信息可以更快捷地實現實時傳遞，以便更好地為煤炭企業服務。最后，檔案管理工作者應當與時俱進，思想創新，不斷進取，使其管理理念跟上檔案信息化的節奏，檔案管理工作者不但應當熟練運用現代化的技術設備，而且必須掌握計算機通訊技術?？梢远ㄆ诮M織檔案管理人員進行檔案信息化技術的培訓，以提高其知識和技能。
結束語
煤礦安全培訓工作是一項長期、艱巨的任務，并非一蹴而就。煤礦安全培訓工作是實現企業高效管理的保障，實現煤礦安全生產離不開煤礦安全培訓。所以，煤礦企業應當加大培訓的投入力度，并且深入開展基礎設施建設工作，從而為煤礦安全生產提供可靠的保障。
參考文獻
中圖分類號：G640 文獻標識碼：A
最近幾年，隨著社會的發展，高校學籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學籍檔案管理應順應時展潮流，不斷提高自身管理水平，認真研究學籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學水平，促進高校教育改革的深入發展。
一、學籍檔案管理中存在的缺點
高校的學籍檔案管理工作在以前的發展中取得了很大的成績，體現了自身的價值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點和不足。
（一）記錄范圍模糊。
當前，高校學籍檔案記錄的范圍沒有明確，關于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責任的制度不健全。高校的學籍檔案收集過程中，一些部門沒有認識到自身的職責，針對學生在校期間的一些表現沒有記錄在案，比如學生受到的獎勵、知識競賽獲獎、英語四六級考試、取得計算機等級證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學籍檔案的不完整性，失去了實用價值，嚴重阻礙了高校學籍檔案的發展，給今后學籍檔案的管理也帶來了很多困難。
（二）沒有認識到學籍檔案管理的重要性。
在高校學籍檔案管理中，有的學校沒有建立嚴格的檔案管理制度，沒有規范的工作流程，所以在學籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發揮人員與設備的作用。相當一部分工作人員依然運用傳統的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識到高校學籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應用計算機等先進檔案管理工具，因此使高校學籍檔案管理處于被動地位，失去了許多創新發展的機會，影響了工作效率，使學籍檔案管理工作在學校教學、教研中沒有發揮應有的作用。
（三）不能保證檔案建設的質量。
在進行學籍檔案填寫時，都是由各個班級的班主任組織領導填寫工作。有的班主任老師認為學籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學生在填寫過程中筆的使用不統一，存在任意涂改與書寫混亂現象，甚至檔案中有的欄目出現空白，造成學籍檔案殘缺、內容填寫欠真實等，從而使學籍檔案建設的質量得不到有效保證。
（四）沒有必要的監督管理制度。
在高校的學籍檔案管理中，也要有嚴格的監督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學籍檔案的真實性與實用性。比如在學籍表格的填寫方面，有的高校把表格發給學生后不進行解釋，讓學生自行填寫，不能對學生的填寫工作進行有效地管理與監督。收回表格后不進行檢查即入檔，簡化了工作程序，因此失去了學籍檔案的應用價值。
二、提高高校學籍檔案管理水平措施分析
（一）明確管理責任，實行統一管理。
在高校學籍檔案管理工作中，要依據檔案建設的規律，制訂檔案建設的統一標準。在制度建設方面，要建立嚴格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉移和責任分工制度，使檔案管理工作中每個工作崗位的人員都明確自身責任，照章辦事，規范操作。各個管理人員要嚴格按照檔案管理工作規定，完成學籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項工作，實行檔案標準化管理。與此同時，學校主管部門要統一協調，部署每個時期的檔案管理工作重點，從而使學籍檔案建設具有實用性與社會性。
（二）及時轉變工作思路，實行科學化管理。
第一，應該首先認識到，學籍檔案建設在高校的教學管理中具有非常重要的作用，學籍管理能夠給教學管理提供一定的參考材料。比如利用學籍檔案中有關學生成績的記錄，可以了解某一學科的教學情況，假如出現的教學問題較為嚴重，可以得到及時的解決，從而保證教學質量。第二，進行嚴格的學籍檔案管理，可以提高檔案的真實性與實用性。在學生畢業離開學校時，學生的學籍檔案也要隨著學生離開，學籍檔案轉變為人事檔案，應用于學生以后各個階段的工作與學習當中，具有不可替代的作用。第三，可以促進學生管理水平的提高。學籍檔案的管理工作主要針對學生，做好學籍檔案管理工作是對學生的發展負責。
從事高校學籍檔案管理工作的人員，要根據當前社會發展特點，研究檔案管理工作的規律，明確學籍管理與學生管理、學校教學教研的關系，積極使用計算機等先進的管理工具，不斷創新現代學籍管理辦法，保證學籍檔案的健康發展。在學籍檔案管理工作的制度、人員、設備、作用、質量等多方面綜合考慮，實現檔案管理的全面發展，把學籍檔案管理工作看成是由多個因素組成的整體，實行統一管理，使學籍檔案資源得到充分利用，實現資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學籍檔案建設適應學校的需要，得到健康穩定的發展。
（三）切實提高學籍檔案質量。
只有使檔案資料具有實際應用的價值，才能得到人們的普遍認可。因此，在學籍檔案管理建設中，要保證資料的真實性與實用性，應做到下面幾項：（1）要認真對待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實，避免涂改與漏填；（2）統一使用黑色碳素筆填寫，為以后的檔案資料保存打下基礎；（3）依據年級和專業給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。
（四）做好檔案管理的監督工作，提高檔案管理人員的素質。
高校檔案管理人員要經常深入檔案建設的基層單位，把國家關于學籍檔案建設的方針政策及時傳達到每位工作人員，并且要做好學籍檔案的檢查與監督工作，發現問題及時解決，保證檔案資料的真實性與完整性。與此同時，還要做好基層檔案建設人員的業務培訓工作，利用各種形式的業務進修與培訓，使這些人員的觀念跟上時代的要求，掌握必要的專業知識與技能，提高自身的實際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發展。
（作者單位：山東電子職業技術學院）
參考文獻：
筆者根據高校院系的實際情況,就研究生學籍檔案管理工作中存在的問題進行分析,探討對應措施,以形成更具規范與便利的檔案管理模式。
一、學籍檔案管理是院系研究生管理的重要內容
研究生學籍檔案管理是對學生從入學到畢業的整個培養教育過程的質量考核管理，它包括學生的入學與注冊、成績、紀律與考勤、獎勵與處分、轉專業與轉學、休學與復學、退學、畢業與就業等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學業等方面的表現，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續深造或走入工作崗位關系極大。因此，學籍檔案管理是高校學生在校管理內容的核心內容之一,與學生利益包括其離校后的利益密切相關，受到學生的密切關注。做好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平，是研究生管理工作的重要內容。
隨著高校招生數的擴大、辦學形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學生數增加、就業渠道多樣化形勢的發展，越來越多的用人單位或部門重視利用學籍檔案來了解畢業生的情況。一方面，畢業生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真偽而需要確認檔案。因此，學籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。
二、加強和改進研究生學籍檔案管理工作的思考
目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養方案出發進行不同的管理，但有的沒有形成規范的學籍檔案管理制度。由于研究生學籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學至畢業有三到四年甚至更長時間，學籍檔案形成時間跨度大，包括在學期間培養過程的重要材料，沒有規范的管理制度，會出現歸檔不全的問題；又由于研究生教學分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現檔案質量參差不齊的情況。
在一些高校中，院系研究生學籍檔案管理，主要有以下問題：
1.研究生入學前檔案資料分散
每年報考研究生的學生，被通知調檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學生檔案丟失或在交接過程中的脫節。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學生將就讀學校，或者將檔案寄到了非直接負責的檔案管理部門。這樣就使得一些學生在不同階段的檔案，存放在不同的學校，造成學生檔案不完整，不能統一進行規范管理。
2.學籍檔案管理制度不完善
許多高校對研究生學籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學籍注冊意識的現象較為普遍。造成學籍注冊、學籍異動記載不全等現象；有的對學生受到處分和取消處分，從休學到復學等等都缺乏登記，使學籍管理難以發揮制約、監督和服務的作用，甚至無法給研究生培養、教學提供科學的、可靠的信息。
3.學籍檔案管理模式和手段落后
目前，多數高校學籍檔案管理的信息化程度較高，已實現系統化。但也有一些學校院系研究生學籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統的手工操作，保管技術簡陋單一，與科學化、信息化的要求差距甚大，難以適應研究生教育和培養的需要。有的院系雖自主研發或購買了校內學生日常教務及管理系統，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數據庫類型不能兼容，難以保證學籍信息的實效性和準確性，給學生查詢和核對造成極大不便。
三、加強與改進學籍檔案管理工作的舉措
研究生學籍檔案，是研究生在學校期間學習情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應該從人事干部檔案管理的高度來認識和看待研究生的學籍檔案管理。加強和改進研究生學籍檔案管理工作，規范與完善研究生學籍檔案管理制度，應受到每一位學籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學報到、網上信息的錄入、課堂教學管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學籍管理工作的領導的舉措。
1.及時了解和掌握研究生新生信息
要求新生根據錄取通知書內的相關信息提前寄給院系，內容：提供個人相關的基本信息、照片、學費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內做完對每位新生個人信息的審核確認，在二個月內學生完成體檢和個人學習計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。
2.實行檔案網絡化管理
隨著檔案信息逐漸走向數字化和網絡化，要加強培養熟悉檔案業務和計算機管理的專業人才，改革檔案工作程序，加速網絡化進程。為方便教師及時了解學生以及學生了解自己的成績情況、網上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養計劃的網上錄入管理及學生考試成績教師網上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經費投入，改善檔案管理設施和條件，使檔案工作向規范化、科學化方向發展。
3.完善研究生個人檔案資料的歸檔
研究生個人檔案中，包含有研究生入學前資料、黨團材料、畢業生登記表、畢業生體檢表、報到證白聯、學位申請書、研究生信息表、學年小結表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統整理，分類組卷，仔細抄寫，力求規范，存檔備查。
研究生學籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉寄都必須嚴格按照管理辦法執行。研究生成績、畢業答辯材料等重要資料歸檔應一式兩份，一份交由學校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學習階段資料的完整。一旦學生的學籍異動申請生效，學籍管理部門應在作好相關數據的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關學院，建立起學籍管理部門、相關學院、個人檔案三方存留的管理機制。
4.增強檔案意識，加強對研究生學籍檔案工作的領導
研究生學籍檔案工作涉及學院各部門，光靠檔案人員負責是遠遠不夠的，必須依靠院系領導的重視和全體教師的共同認識和努力。因此，加強領導，增強全員檔案意識是搞好研究生學籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學院的年度計劃，由明確的崗位目標責任制，規范考核辦法。檔案人員在提高自身素質和服務質量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。
四、結語
研究生的學籍檔案管理是一個較為系統和復雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領導，樹立以學生為中心的理念，以科學的信息化手段改進學籍管理方式，進一步完善研究生的學籍檔案管理工作，實現學籍檔案管理的規范化和系統化。
參考文獻：
中圖分類號：G717
文獻標識碼：A
文章編號：1673－2111(2009)04－053－03
作者：胡婭麗，湖南體育職業學院辦公室；湖南，長沙，410014
學籍檔案管理是教學行政管理的重要內容，它對學校領導和教師全面了解學生情況，并及時改進教學管理和教學方法均起著重要作用。教育的進步，高校改革的深化，對學籍檔案管理工作的嚴肅性、準確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學籍檔案管理人員要不斷的研究學籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內容，尋找新的管理方法，以適應新形勢的需要。
一、高職院校學籍檔案的主要內容和主要作用
(一)高職院校學籍檔案的主要內容
學籍檔案是學生從入校到畢業分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合高職院校的實際情況，高職院校學籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料；(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表；(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；(5)學生獎懲材料：獲獎、評優、處分等；(6)畢業證書和發放登記表：(7)畢業分配單位統計表和簽約單位合同；(8)擴展材料――畢業生跟蹤調查統計情況：使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。
(二)高職院校學籍檔案的主要作用
學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現和學習情況的依據。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規范自己的行為，并有意識地遵循有關規則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學?？蓳藶閷W生開具相關證明。(2)對學校而言，學籍檔案的建設是學校基礎性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。?學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現著高職院校的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業學生的反饋情況進行統計分析和評價，可以為學校擬定人才培養方案提供重要依據，有助于促進高職院校向社會輸送全面發展的、社會迫切需要的合格人才。
二、高職院校學籍檔案管理的現狀
高職院校對學籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現在許多高職院校不僅安排政治素質好、責任心強、學歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設施條件。但是，高職院校學籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現在以下幾點：
(一)學籍檔案自身的問題
1、學籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式決定的。許多高校不僅有學歷教育，還有非學歷教育。學歷教育又分脫產學習的全日制教育和業余學習的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠程教育。非學歷教育的名目則更多，如短期培訓、單科教育、證書教育、職業技能認證等。而每個學員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學籍變動檔案(如轉學、休學、復學、轉專業等)、在校各科成績登記表、畢業生登記表、短期學員名冊、成績冊、結業名冊等。如此，學員從入學到畢業所形成的學籍檔案材料就相當繁雜。
2、學籍檔案缺損：高職院校學籍檔案的缺損表現在材料不齊全，不完整。有些學院、分校在填寫學籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業生名冊上沒有填寫畢業生情況，給日后的學歷核實、查找帶來了困難。
3、學籍檔案模糊：學籍檔案除漏填現象比較嚴重之外，另一個嚴重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內容往往模糊不清、難以辨認，客觀上削弱了高職院校學籍檔案的憑證效用。
(二)學籍檔案管理問題
1、學籍檔案整理不規范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規范。組卷沒有嚴格規定，沒有按學院(或分校)、系、專業的層級關系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業一起組卷。
2、學籍檔案管理不嚴：在學籍檔案里竟然發現有假材料，還有篡改學籍的現象，嚴重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學歷、學位檔案核查，檔案部門就可能發現不少假畢業證書、假證明。這雖然絕大多數是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當、管理不嚴也有一定的關系。
3、學籍檔案檢索不先進：高校自2001年實施《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》之后，1991年(含1991)以后的學籍全部實行網絡化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規范，使得查找相當困難。
三、對高職院校學籍檔案管理的幾點思考
(一)增強學習意識：既要學習相關的黨的路線、方針、政策和法律法規，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術、統計分析等專業技能；既要堅持孜孜不倦地自學，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學習。又要積極參加實踐鍛煉。
(二)增強服務意識：學籍管理工作事關學校的發展和學生的前途，學籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務的宗旨，在工作中擺正心態，絕不能唯利是圖。
(三)增強政治和法律意識：學生學籍管理有著嚴肅性和規范性的特點，學籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認清學籍管理工作的嚴肅性，自覺抵制不良風氣的影響。
(四)增強創新意識：在學籍管理工作上，一些舊的學籍管理文件、學籍管理方法和學籍管理手段，已經不再適應時展的需要，必須大膽改革。學籍管理工作 者要勇于探索、敢于創新，淘汰不適應要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學籍管理工作中。
(五)增強統計分析意識：學籍管理工作者應該用好統計知識和統計分析手段，及時、真實、準確地為學校有關領導提供有關學生的學習成績分析、教學計劃的調整和完成情況的資料統計以及分析結果，以便領導能采取有效措施，保證教學質量的不斷提高。
(六)運用好現代化技術：學籍管理是一項嚴謹細致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網絡技術對學生的學籍進行管理。
四、高職院校學籍檔案的管理辦法
正確認識目前高職院校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關職能部門應切實加強和完善學籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。
(一)不斷完善管理制度
隨著高等教育的不斷發展，學生學籍管理部門必須結合具體情況，對細則進行適當合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細則，對學生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學生素質的提高。
(二)做好原始材料的收集與整理
學籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學籍檔案和檔案工作的重要性，增強責任感，使各部門上報的有關材料、數據準確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴要求。對各部門教學管理人員，職能處、室與學籍檔案工作有聯系的工作人員，要加強管理，責任到人。明確應該收集什么材料，何時上交，以保質保量，按時完成。三是要建立相應的規章制度，獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。四是要根據不同檔案的分類，設計相應的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。
(三)加強學生考核管理工作
在對學生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學化進程；不斷改進考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規范性和制度化，對考試中的違紀行為要及時、嚴肅處理；認真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。
(四)做好學生成績管理工作
做好學生平時成績的登載檢查工作，對學生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學生各科考核成績要按照教學計劃要求和學籍管理辦法規定進行登記，并載入學生學籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴格履行學籍管理規定的手續。
(五)做好學籍異動工作
在對學生進行學籍異動處理工作中，要嚴格執行學生學籍管理辦法的有關規定。不管是留降級還是退學處理，都必須堅持“教育先行”的主導思想，要把相關處理看作是教育手段，鼓舞學生進步，而不是機械的處罰，讓學生厭學。
一、學籍檔案的形成規律和特點
學籍檔案與其它類檔案相比有許多共同之處,但它作為一種專門檔案,在其發展過程中也形成了自己的特點。
1.檔案材料的分散性和私密性。學籍檔案的這些材料分散在學校不同的職能部門,學生學籍冊、學籍異動記錄,畢業材料等形成于教務科;學生錄取名冊、獎懲材料等形成于學生科與招生就業辦。因此,學籍管理涉及的部門多、范圍廣,這就給學籍檔案材料的收集帶來了一定的難度。學籍檔案本身的某些內容具有內部保密性,如考試成績、學籍變更等,其掌握和使用都有一定的限制和范圍,不宜公開和擴散,這就使學籍管理材料在收集過程中要注意遵守相關的規定和完善必要的手續。
2.檔案材料內容的原始性和真實性。學籍管理是由教務處和學生工作處、招生就業辦公室在教育教學工作中自然形成的歷史記錄,有特殊的原始性,如新生錄取名冊、歷年成績記載、學籍變更情況、獎勵懲處材料等,都必須是原始記錄、原件原物。這樣才能客觀反映學籍管理中的真實情況,反映每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況,即學籍檔案本身固有的屬性。
二、建立規范化、標準化的學籍檔案
1.對在校學生學籍、成績實行“文檔一體化”管理。學籍表是學籍檔案的主體。按照廣東省勞動和社會保障廳統一印發技工學校學生學籍表中需填報的學生個人信息資料發給新生填寫,再按一定規律統一編定學號,堅持學號的惟一性原則,不得重號。
2.對收集來的檔案要及時整理,確保檔案的完整性和真實性。檔案工作分為:收集、整理、統計、保管、利用等幾個方面。由于學籍檔案來源比較分散、內容豐富,具有復雜多樣的特點,給學籍檔案的管理工作帶來了很多麻煩,因為整理、裝訂、保管等工作是很辛苦、很繁瑣的一項工作。做好學籍檔案工作的第一步是檔案管理、利用工作的基礎。如果檔案人員工作不認真、不細致,在收集整理學籍資料不完整、內容不真實的情況下,都會給學籍檔案的利用帶來損失,因此,我們要認識到學籍檔案收集和管理的重要性,充分發揮主動性、創造性,并對收集到的檔案室材料進行認真的分類整理,使學籍檔案發揮應有的作用。
3.學籍檔案管理工作的規范性、系統性、科學性在學籍檔案形成后,檔案管理工作人員要認識到做好學籍檔案管理工作的重要性,嚴格遵守檔案工作的保管、保密等有關規定,努力適應現代化科學技術,自覺地提高業務水平,積極參加培訓,使自身的素質跟上形勢的變化。并按照科學性、規范性、系統性的原則進行學籍檔案管理工作,避免在檔案管理工作中出現檔案材料的損壞、遺失、泄密,從而給學籍檔案的利用造成損失。
三、大力開發利用學籍檔案信息資源,主動提供服務
學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的,也是學籍檔案管理部門的職責。學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況,客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面的發展狀況,也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案不僅僅停留在把它保管好,更重要的是積極加以開發和利用,使領導和有關部門隨時了解和掌握學校的教學動態和信息,以及科研社會活動、學術成果等方面的動態和信息,以便為制定學校的發展規劃,正確合理的培養、選拔和使用人才服務,實現學籍檔案的使用價值,發揮其在學校的特殊作用。要提高檔案利用率的關鍵在于檔案管理人員要有更新觀念、強化主動服務的意識,運用計算機網絡檢索,管理好學籍檔案材料,積極投身到檔案信息資源開發工作中。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系,管理好學籍檔案至關重要。
四、加強檔案干部隊伍建設,提高檔案工作人員素質
檔案在收集過程中雖然目標是檔案實體,但是它的工作對象卻是各職能部門的辦事員。他們的檔案業務水平直接影響檔案收集的質量,要實現學籍檔案管理現代化、科學化,就必須加強檔案干部隊伍建設,提高檔案工作人員的素質。一要有較高的政治思想覺悟,具有較強的事業性和工作責任感,能適應形勢,轉變觀念,敬業愛崗,樹立良好的檔案意識,在具體的學籍管理工作中對資料數據作出敏捷的反映,以便及時地收集、整理、保管。二要加強基礎理論知識的學習。學籍檔案管理人員不僅僅要熟練學籍管理方面的政策和規定,還要努力學習檔案管理的基本知識和技能,為檔案的信息化、網絡化奠定基礎。三要運用計算機參與學籍檔案管理,運用計算機管理好學籍檔案,是學校教學管理現代化的一個大發展,充分運用現代化的管理工具和手段,提高管理水平,更好地為學校建設服務。
參考文獻:
[1]竺筠.加強調職院校的學生檔案管理工作中國成人教育,2007.9.
伴隨著信息化的進程，學籍系統的改革也就有了現實意義的存在必要，這不論是在空間結構上還是在存儲的管理上都有一定的效應。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數字化信息系統對于高校學籍檔案管理的重要性。
1 檔案數字化的現實存在意義
首先我們應該理解的是數據檔案的現實意義，所謂的數據檔案，就是指在計算機數據庫中進行學籍檔案統計，然后通過計算機技術、多媒體技術等多種尖端科技進行存檔管理。而這樣的數據管理，不論是在統籌還是在運行中，計算機應用技術都可以十分輕便的將工作任務輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學籍檔案，每個學校每年都會有數以萬計的檔案調入和調出，這對于教育系統來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個硬盤或者一個數據庫就可以錄入大量的數據，同時幾臺電腦就可以完成所有的數據處理任務。
2 高校學籍檔案的信息化管理含義
首先，數字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業都已經體現出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數據比較龐大，所以這就造成了高校學生的信息數據量出現了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調查、錄入、管理工作，但是現在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統進行認證和管理，這樣就大大的提高了檔案數據管理的工作效率。
其次，網絡化的管理方式針對資源方面，實現了更為便捷的資源共享。在進行學籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現很嚴重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數字化的學籍管理，那么在進行人員調配過程中，就會出現拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務，現在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數字化的學籍檔案管理實現了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數據庫，這就可以為教育工作完成相應的教學任務。
再次，科學化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數據化管理的學籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數據檔案的保存只需要一個簡單的數據庫，可能數據庫比較龐大，但是現在科學化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當紙質檔案遺失以后，還可以通過數字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學生檔案的后期管理中，完成相應的任務管理。
最后，先進的現代化技術，降低了管理成本。我們在進行高校的學籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現在的數據管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負擔，同時也降低了大量的成本。
3 在進行檔案數據管理中遇到的問題
在日常的數據管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結和分析。
首先，在進行管理中，由于數字化水平無法達到目標要求。當今數字化檔案管理，已經被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當的重視這一個管理模式，但是我國數字化時代開始的比較晚，所以相對的數字技術還不是十分的發達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風險。面對數據庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現一定的危機。
其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務的數據管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數據管理和檔案管理，都具有相應的知識儲備和經驗，在進行相應的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發展較晚，這類人才緊缺，也就導致了無法將這項任務在短時間內妥善完成。
再次，學籍檔案系統并不完善?，F在我國的高校在對學籍檔案工作的數據庫建設中都已經做出了相應的努力，但是即便如此，學籍檔案管理系統到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內都無法改善。
最后，高校學籍檔案的信息化建設還不夠充分?，F在，即便很多的高校已開始有了建設信息化的檔案管理機構，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學校的投入資金不能夠完成這項任務，這就導致了現在的高校學籍檔案管理系統不能夠很快的架設完成。
4 建設數字化的學籍檔案管理措施
如何構建合理科學的數字化學籍檔案管理系統，對于學校對于社會都是一個迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進行如下的應對策略，應該可以在一定程度上完成 這項建設任務。
學生的學籍檔案主要包括學生報名注冊登記表、體檢表、個人基本情況表、學習的課程、在校期間的德、智、體、美發展情況及各科成績記錄、學籍變動情況記錄、學生畢業情況等。學籍檔案存于學校學籍管理部門，它體現了學生檔案的原始性和憑證性，是一種不可再生的資源，是作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業資格的依據。那么如何準確完整詳細地記錄學生的求學經歷、完善學生學籍檔案的信息，提高其管理與利用的效率，已成為學校相關部門較為關注的課題。
1 學生學籍檔案管理現狀
1.管理體制不完善，服務意識不強。無統一的建檔標準。許多學校的學籍管理體制不能與時俱進，沒有總結經驗，沒有把握學校及學生自身的特點，沒有建立適應學校發展的行之有效的管理體制，給學籍管理工作的開展帶來不便。學校在學籍管理過程中，服務意識不強，忽略了學生的主體地位，沒有做到以學生為本，制約了學生自身的發展，制約了學校的長遠發展。
2.學籍管理系統或模塊功能不能滿足學籍檔案工作的要求。這些軟件的功能在實際使用過程中，存在不少缺陷（1）適應性不強。由于各地區各學校學籍管理具體工作存在一些差異，目前使用的學籍管理系統或模塊對部分學籍管理工作中存在的特殊問題得不到有效解決；（2）功能不完善，沒有涵蓋學籍管理工作的各個環節；（3）不能以網站為依托實現真正的數據共享，甚至不能以校園網為依托，實現本校內的數據共享。
3.學籍檔案管理仍達不到信息化標準，數據庫和網絡技術應用水平不高。學籍管理軟件的信息化、科學化、現代化不強，沒有結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案管理，不能依托網絡界面，實時顯示并更新相關信息，實現數據共享，從而實現真正的數據信息化；各學校的學籍管理科（室）數據與其他科（室）的相關數據甚至不能以校園網為依托，實現本校內各科（室）學生數據的共享。另外學籍管理人員信息化管理水平跟不上，學生在遇到學籍變動如轉學、休學、復學、退學時，不能做到信息量的詳實，準確、及時、統一。容易出現錯誤，造成重復性工作，大大降低了工作效率及利用率。
4.缺乏既精通學籍管理業務又熟練掌握計算機技術的復合型管理人才，且管理人員變動頻繁，造成學生學籍檔案不完整，缺乏真實性等問題，造成后期核對困難。
2 加強學籍檔案管理工作的對策
1、完善學籍檔案管理體制及歸檔制度，提高管理及服務意識。
學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理，健全、完善管理體制，規范學籍檔案管理；建立和完善歸檔制度，學籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責范圍，做到每學期、每個學制按時、完整、準確歸檔，做到分散收集，集中管理。從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠；提高學籍管理人員的思想認識，創新管理理念，牢固樹立以學生為本的服務意識，深入了解學生訴求，解決學生的實際問題，關心學生的成長與成才，加強思想引領，著力提升學生的思想境界，真正落實服務育人的目標。提高學校的學籍管理技術水平、管理水平、服務能力和學生滿意度。
2、著力開發運用具有可擴展性的學籍管理系統軟件，滿足學籍管理工作的需求。
學籍管理工作的流程不是一成不變的，可能會出現很多變化或特殊情況，如果學籍系統僅僅用于適應業務本身，而不兼容后續工作和教學管理等其他流程，這樣的系統顯然不夠完善。面對復雜的實際工作，系統必須具備可擴展性。因此學籍管理軟件開發人員應與學校學籍管理工作人員強強聯手，針對目前學校學籍管理系統或模塊不能完全滿足工作要求的現狀，軟件研發公司應深入學籍管理工作一線，與學校學籍管理工作人員加強溝通，認真學習國家教育部學籍信息化管理的工作要求，仔細研究學校教務管理的工作特點，本著高起點、高標準、既適應當前又考慮未來發展的原則，為各學校定制開發學籍管理系統或模塊，滿足學籍管理工作的需求，加快學籍管理信息化進程。
3、加快學籍檔案管理信息化程度，運用結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案信息化管理。
切實加大對學籍管理信息化宣傳教育力度，建立健全學校學籍管理信息化體制，加大對學籍管理信息化資金投入，加強對學籍管理信息化人員的培養，提高學籍管理信息化的效率與水平，利用現代技術加強學籍信息化管理。一方面建設高質量的學籍檔案數據庫，運用結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案管理，這樣不僅把管理人員從繁重的數據處理工作中解放出來，而且提供了更加快速準確的途徑，使工作可以在部門之間平滑切換，順利進行。同時加強網站建設，充分利用網絡技術，開發一套安全、完善、高效、能夠實時顯示并更新相關信息的學籍檔案管理系統，全面實現學籍檔案信息資源共享，從整體上提高學籍管理工作的質量和水平。
4、提高學籍檔案管理人員的業務水平、管理水平，建設一支高素質的學籍管理隊伍。
（1）加強對學籍管理人員的政治素質和業務素質的培訓，提高其政治素質和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”的多素質人才。
（2）管理人員要有求真務實、甘于奉獻的精神，要高度樹立學籍管理為育人服務的責任感和使命感；牢固樹立以學生為本的服務意識。加強學籍業務學習，強化繼續教育，堅持“學用結合、按需施教、重視實效”，全面掌握學籍檔案管理工作的新知識、新技術，了解學籍檔案管理現代化的具體內容。
為了使學校學籍檔案管理工作有章可循，在《檔案法》的基礎上，學校應當對傳統的管理制度進行相應的完善，以明文對檔案工作進行規范，以適應現代化的學籍檔案管理工作。還有對檔案的使用、保管、銷毀等工作進行相應的規定，從而使學校教務檔案管理工作制度化，規范化。這樣在明確的規章指導下，就能提高教務檔案管理的水平。
二、樹立良好的學籍檔案管理的觀念
更新觀念，確立適合學籍工作發展需要的檔案管理模式。要檔案管理人員積極參與學籍工作管理活動，及時發現了解學籍工作的發展動態，找準管理的切入點，積極地、有針對性地研究開發檔案信息資源，改進服務方式和手段，尋找適合的管理模式，以實現檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發揮檔案的作用，為教育事業的發展當好參謀助手。
三、建立學籍檔案分類的合理化
檔案建設的分類應遵循易保管、便利用的原則。一般說來，學籍檔案可分為四類。一是招生檔案的管理，包括學生報到、學校復查，復查合格后注冊、發放學生證的檔案；二是學生成績檔案，包括學生正常成績的記載及補考成績的記載等；三是學生學籍變更的檔案，包括學生的休學、退學、轉學、復學事宜的處理及相關檔案；四是畢業證書發放的檔案。檔案管理人員應根據《中國檔案分類法》和《教育檔案分類表》的分類標準, 結合學校和部門實際進行分類,并嚴格按類立卷,以便查找。
四、建立學籍檔案管理的信息化
