時間：2023-06-16 09:26:44
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科技檔案是在各項生產、基建、科研設計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關內容的基本構思方案和設計方法。其種類較多，如工程技術檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能?？萍紮n案的有效管理和設計方案、實驗開發及項目研究之間存在一定的聯系，其管理內容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術為依托，重視科學信息技術的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。
一、科技檔案的特點與重要性
科技檔案具有專業性強、種類多樣、成套性、現實性的特點。首先，不同專業形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。
在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發展的催化劑，是知識形態的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。
二、科技檔案規范化管理的內容分析
根據科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規范化管理的內容著手進行分析。
1.建檔管理規范化
科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發條件對其進行規范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應用
不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發和利用建設。根據實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發現問題，總結問題，進而達到檔案管理的規范化[2]。
3.管理崗位與制度規范化
科技檔案管理除了包括常規性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規范，信息錄入不全面，沒有統一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規范化的發展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務
規范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。
1.加強業務建設
科技檔案業務建設是根本，檔案開發利用的效果直接反映了檔案資源規范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現內容單一、管理不規范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質
科技檔案管理現代化是規范化管理的前提，管理人員應接受專業的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全?；蛘咧恢匾暱蒲谢顒拥倪^程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現代管理學方面的知識，在最短的時間內，優化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優化管理形式的目的。
3.創新服務方式
科技檔案管理也需要不斷創新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現以人為本、以最大化利用為目的，利用現代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現無紙化科技檔案管理，可設置專業的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數據管理中心，通過電子檔案數據中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現檔案信息資源的共享。可根據實際情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現檔案資源管理上的創新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。
4.擴大服務領域
隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域?？萍嫉姆桨腹芾硪呀浿饾u滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發展需要。在知識經濟的發展背景下，為了實現信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。
結束語
科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據其發展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現檔案管理創新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發揮檔案管理的功能，實現資源共享，進而推動科技檔案管理事業的可持續發展。建立規范的科技檔案管理流程，為后續管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現有的發展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態進展?？萍紮n案的有效管理與利用，將對社會發展起到推動化作用。
參考文獻
1.背景分析
近年來，隨著我國城市的社會經濟發展、城市的開放、開發和投資環境的改善及人民生活水平的提高，人們對地下管網的設施也越來越重視。地下管網是現代城市基礎設施的重要組成部分，是城市賴以長期生存和快速發展的物質基礎，經常被稱為城市的“生命線”。因為各種地下管網較地上建構筑物的空間體量要小若干個數量級，且集中敷設在城市道路許可的地下有限空間區域內，因此，在規劃、建設和維護搶修時，對城市地下管網敷設情況的把握要有極高的精確性，并準確地測出所建項目的三維位置，進而保證施工作業的安全性。但是，城市地下管網一般建在城市道路或綠化帶的下面，建成后難以再進行核實，隱蔽性極強，由此為核實所建項目區域地下管網的敷設帶來了極大的困難。所以，為了確保城市地下管網的質量和安全，就要對城市地下管網檔案進行管理科學的管理，通過城市地下管網檔案管理機構提升施工單位對地下管網檔案的意識。本文就城市地下管網檔案管理與服務的策略進行了研究，旨在能為有關方面提供參考。
2.城市地下管網檔案管理與服務所面臨的問題
2.1 建設施工單位檔案意識較低
目前國內建筑施工項目采取的是分包制，不同工作程序被分包給不同工種的承包單位。與建筑施工、建筑設計和室內裝潢不同的是，地下管網的敷設相對工期短，工作內容單一，其工作的精細度往往不受施工單位的重視，施工作業缺少前期的科學與合理的規劃。而工程監理職責所屬的“三控、兩管、一協調”，即控制工程建設的投資、建設工期、工程質量；進行安全管理、工程建設合同管理；協調有關單位之間的工作關系卻沒有包括對地下管網敷設相關工作的控制與監管。由此，出現了施工與監管的漏洞。根據筆者的調研，大部分從事地下管網敷設的承包機構很少在施工前去城建機構查閱施工地的地下管網敷設情況，一方面他們認為查閱相關地下管網檔案時間長、花費高，為了節省作業時間，提高作業效率，可不用事先勘察施工地的地下管網敷設情況；另一方面他們認為施工工人經驗豐富，能夠準確預判管網的敷設情況。而多數誤挖地下管網事故正是由于這些施工單位過于相信經驗，野蠻施工，檔案意識偏低而引發的。
2.2 城市地下管網檔案管理鮮有相關法律規范作為保障
地下管網檔案管理機構想要介入建設工程的評價與監管行列，困難較大。同時，大部分城市因無地下管網檔案管理專項法規等管理手段，管理無強制性，地下管網檔案信息難收集、不準確、未更新，進而導致部門出臺的規范、制度相互矛盾，事故發生相互推諉責任，造成了不良的社會影響。
3.城市地下管網檔案管理與服務自身存在的問題
3.1 檔案收集難，監管制度存在空白點
其一，城市地下管網基本情況不清。由于市政公用管網與非市政公用管網分屬不同管理機構，各個機構分別管理其所屬的地下管網檔案，因此幾乎沒有一個城市能夠提供一張全面準確的地下管網位置全景圖；沒有一個管網單位能夠全面準確地掌握所屬行業地下管網信息分布信息及精確位置。因此，城市建設缺乏統一的地下管網檔案綜合信息平臺，其提供的信息服務尚存在空白點，極易導致因為地下管網信息掌握不全而引發施工事故。
其二，缺乏有效監管，城市地下管網檔案入館難。各種地下管網檔案信息分屬于不同部門管理，分散存檔，地下管網檔案信息難以集中，管理交叉重疊性較大，管理空白點較多，風險性較高。據筆者不完全統計，全國大約有70%的城市地下管網沒有基礎性城建檔案資料，像北京、廣州這樣的國內一線城市，地下管網歸檔率不足50%。
其三，城市地下管網檔案信息化進展偏慢，差異明顯。目前能夠提高城市地下管網檔案管理與利用效率的方法就是進行檔案數字化及數字化之后的關聯。但是由于經濟基礎和對地下管網認識上的差異，全國各地地下管網普查工作和信息化建設表現出不均衡的發展態勢，僅有少數城市開展過地下管網普查工作，大多數城市并沒有建立全局性的地下管網管理信息系統。即便開展了地下管網普查工作的城市，也未必能實行動態更新，不能真實反映城市地下管網的現狀，利用效果較差。
3.2 檔案從業者專業素質不高，服務質量難以滿足用戶需求
其一，檔案利用程序繁瑣，過程較長。利用地下管網檔案的程序較為繁瑣，通常需要施工單位持相關證明與資質證明到指定機構利用檔案，從提出利用需求到利用結束，所花費的時間較長，因此部分施工單位為了圖省事，而選擇不查驗檔案，直接貿然施工。
其二，利用方式單一，成本高。目前地下管網檔案提供利用的方式只能是進館利用，部分檔案管理機構能夠提供相關檔案的復制服務，但是成本相對較高，如利用的檔案數量、門類較多，將無形中增加了施工單位的作業成本。
檔案是一種信息資源，檔案的原始記錄性和知識信息性能夠滿足某個方面社會需求，于是，檔案的價值就形成了。在知識經濟時代，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值，它在人類文明進步中一直起著承前啟后的作用。隨著現代科學技術的飛速發展，檔案管理工作實現了檔案工作科學化、現代化、規范化、標準化和信息化，這更加有力地推動了檔案工作向更高層次邁進。
筆者認為，檔案管理的創新在當今社會迅速發展，科學技術日新月異的大好形勢下，還要堅定不斷創新，提升服務水平，以期適應空前的機遇和嚴峻的挑戰，達到持久發展。
一、創新檔案管理觀念，是創新檔案管理的首要之舉
信息化時代的到來，創新已成為時代的主題。加速創新，是各行各業得以應對不斷發展變化的形勢需要。近幾年，檔案管理也在發展變化，表現在管理內容更為復雜，管理手段也更為多樣，然而，管理水平卻相對滯后，因此，進一步加大創新力度，提升管理水平，提升服務社會生活的能力，就顯得尤為重要。
1.要創新檔案管理，必須從改變傳統觀念做起。
2.檔案在經濟社會發展過程的重要性和不可替代性。全新的認識，是要對檔案作用的肯定。不要弱化檔案的作用。不要以為檔案就是一些資料的累積。一個企事業檔案，是這個單位員工生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，以及發展歷程的真實記錄和客觀評價，當這些經歷以文字、數據、圖片、音像等形式固定下來時，它所代表的是這個單位不可復制的記憶，是金錢買不到的無價之寶。
3.對檔案的服務范疇有一個全新的認定。隨著信息化時代的到來，檔案的服務范疇已經沒有局限性，這一點必須充分意識到，除非是帶密級的檔案，否則，檔案就是服務于整個社會的。
二、創新檔案管理的必要環節是創新檔案管理制度
制度決定服務高度。創新檔案管理，必須在制度上創新，要根據我國《檔案法》等法律法規和有關的檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。同時，要引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準，使檔案管理工作逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。此外，檔案管理員的職責也與以前有所不同，要結合實際，對檔案管理員在檔案工作中的義務和責任，做定出更加具體和明確的規定，從而提高檔案管理人員工作的規范性，進而提高他們的服務水平。
三、創新檔案管理的核心是創新檔案服務方式
服務方式決定服務效率，所以創新檔案服務方式就顯得非常重要。信息時代，檔案具有開發利用速度快、直觀性、選擇性和易操作性的特點。這些特點，也使得檔案更容易走出檔案室的狹小空間而走向社會，更好地為人們的生活、學習和工作服務。
1.建立聯合目錄，實現檔案資源共享。共享的同時，各級各類檔案館和圖書館可以統籌發展，走特色化專業化發展道路，更好地滿足于社會多方面的需要。具體體現在建立聯合目錄，用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄，從而使利用者能夠很方便地獲取到更多，更廣泛的知識和信息，情報等，從而避免了不必要的重復和浪費，也可以有效地緩解檔案存儲空間擁擠，管理人員及資金緊張等現實的矛盾。
2 企業檔案管理模式概述
其實研究國內外檔案管理創新模式，根據社會變化和市場變化趨勢進行總結的可以叫做檔案管理創新，優化調整人才，業務和技術，從而創新知識和技術，企業檔案管理的發展能夠被滿足，檔案管理信息資源也就能夠真正創新。
檔案管理理念的創新是第一位，常規傳統檔案的工作管理理念應該是首先改革的，然后是新意識和新思想的樹立，對于大局理念的服務，還有改革開放與競爭協作。
第二位就是對于檔案管理機制的創新，企業檔案管理工作的特點與規律在新形勢下進行積極的探索，然后慢慢開始建立檔案開發和利用的創新管理機制能夠同步起來，與此同時深入挖掘具有積極性的檔案工作者，從而真正的創新檔案的管理機制。
3 企業檔案管理功能創新服務模式
3.1 服務方面的全方位
原則和方法性的管理檔案，思想之間可以用獨特的聯系建立起來，才能真正意義上的突破“實體保管”的方式。主體是收集、整理、鑒定、保管和統計等主體的檔案更要創新性的發掘其中的服務模式。信息計算機網絡化以及新型載體檔案都是檔案管理模式創新包含的內容，當然也有檔案管理模式的創新。對于重點的捕捉，對于突破的求得并及時準確的提供檔案才能夠更好的開發利用資源。對于管理模式的全方位的獲取，物質和技術都應該是強勁有力的保障。企業信息開放利用中心的建立，以及對檔案的開放，對于公開現行文件的深化都必不可少。如今運營的現有企業中，無法?m應的紙質模式是進行管理現存檔案和企業日常運營中非常沖突的方面。如今這種情況對于檔案資源全方位的服務就十分重要，對于數據信息的進一步加深更是如此，這樣才能將企業發展所需的資源盡快提取出來。可以入手的幾方面有對于資源檔案電子化的加強，這樣工程項目的具體情況你就可以了解。
3.2 信息開放中心的構建
日益發展的信息社會，日益豐富的網絡信息資源，今天的檔案資源管理與服務如果還使用傳統和人力的實體保管方案很明顯不能夠適用。以WEB平臺構建起來的太鋼檔案的管理服務的模式能夠在開展企業檔案開發利用工作的時候提供全方位的服務，這樣作為一種重要手段就能夠有效的提高檔案的資源效率。開放利用和回收檔案資源時，將信息開放化的方式能夠更好的適應企業的發展。檔案模式想要更好的優化，就要采用新的服務方式然偶胡就可以將檔案宣傳的內容和重點等問題進行積極的探索。
其實很多的途徑都能夠實現信息開放的多元化，對于支持用戶通過登錄系統的信息查詢方式是其中一種，另一種就是針對客戶的實際需要然后提供各種各樣的遠程服務，適應時代的發展從而將信息系統高效的建立起來。
3.3 層次編研的不斷深化
檔案資料的編研工作另一方面重要的內容是對于檔案原始信息的充分優化，如此來說就要注意到很多的東西，一方面是企業日常工作和實際數據運行方面，將原有數據整理就很重要，還有一方面是處理信息根據現實工作的需要。有價值的信息才能更好的保證信息的真實性，這樣才能更好的保障企業各種檔案編制的需要。這樣也才能更好的發展企業。這個過程中面對數量較多的檔案應該根據實際需求，而且排列也應該有優先級別的分類，也要和企業自身的利益相關的非常密切，不斷深化的深層次編研就顯得非常重要。
3.4 規范化制度不斷建設
（一）人事檔案是醫院有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件資料。醫院人事檔案大致可分為三類，即人事檔案、科技檔案、工資檔案。人事檔案主要記載個人經歷、政治思想等方面的材料，科技檔案主要記錄專業技術人員開展科研、新技術新項目的應用、職稱晉升等方面的內容，工資檔案主要記錄職工工資及福利歷次變動情況。
（二）人事檔案既是真實反映職工個人經歷的依據，也是人力資源管理與開發的重要依據，更是單位及有關部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據。人事檔案工作是醫院人力資源管理的重要組成部分。
二、現行人事檔案管理工作中存在的主要問題
（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規范管理
在數字化、網絡化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應現代化的要求。
1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場所的條件限制，較為普遍地存在“多^分散管理”的現象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財務部門管理的。
2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財、物的消耗相對較大，大量檔案卷宗存檔導致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。
（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用
1.現行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對人事檔案的開發利用。
2.對人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。
三、利用人事信息管理系統實現對人事檔案的科學管理，為醫院發展提供人才信息服務
（一）數字化為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎
1.目前人事檔案與其他管理方式中的個人信息存在著較多的交叉或重復，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內容，既可以優化人事檔案信息，也有利于節約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發。
2.充分發揮目前醫療衛生系統內部已運行成熟的醫院信息化系統（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現有資源，提高服務性能。
（二）利用現代信息化管理手段，實現人員信息資源共享，建立結構完整、操作便捷、系統穩定、安全性能較高的人事檔案管理系統
1.計算機管理檔案具有協作性、開放性，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時還可利用計算機判別、診斷、篩選的功能進行檔案鑒定工作。
在檔案管理工作中，能夠使用現代化的管理理念和先進的計算機網絡技術，對大量的檔案信息實行電子化的有效管理，是當今時代檔案工作中的一個重要的發展趨勢。檔案工作在很多行業的發展中都是必不可少的，檔案工作記錄了很多社會生活的重要內容。只有檔案工作能夠得到不斷的發展和進步才能更好的促進社會生活當中各種重要資料的保管和利用，所以檔案工作的質量也直接影響到了社會生活的諸多方面。在當前這樣一個高速發展的現代化社會當中，檔案信息數量也正在與日俱增，所以也使得檔案工作必須要做出相應的調整和改進，才能更好的適應新的形勢和新的需要。信息化建設就是一個非常重要的發展趨勢，檔案工作的信息化發展不僅能夠有效的提高檔案管理工作的效率，同時對以往工作中存在的一些不足也能夠起到非常好的改進作用。檔案工作的發展和完善和社會的進步是密不可分的。當前，我國的信息技術得到了有效的發展和提升，這也使得我國能夠擁有更多機會去發展和完善我國的檔案工作，但是我國的檔案工作在工作理念和工作方式上都要有很大的變動，這就要求檔案管理人員在日常的工作當中，必須要樹立新思想和新理念，同時還要不斷發展自身的技能，從而為用戶提供更加高質量的檔案信息服務。
二、檔案信息化對檔案服務工作的影響
檔案信息化能夠影響檔案工作中的很多方面，例如：人才建設、設備的發展和創新等等。在最近幾年來，我國的網絡信息技術得到了前所未有的發展，但是這些在計算機上的發展和進步卻沒有被充分利用到檔案管理工作當中，所以也在一定程度上制約了我國檔案管理工作的發展。當前，我國的檔案管理工作中所使用的相關設備和發達國家相比還存在著明顯的不足，檔案管理工作中的一些相關條件還是比較差，很多管理人員對先進設備的應用還不是十分的熟練，很多工作人員還是更加習慣于傳統的工作方式，這也使得檔案工作的發展相對比較遲緩。
先進的基礎設施是檔案工作開展的基礎，尤其是在檔案管理日趨科學化與合理化的今天，運用先進的計算機技術進行檔案管理工作，更是未來發展的趨勢和要求，這在很大程度上，要求檔案工作相關部門加大基礎設施投資力度，提高檔案信息化水平，從而對檔案服務工作的開展和進行奠定扎實的物質基礎。由于種種原因，檔案工作在以前未能得到相應的重視，用戶整體檔案意識不強。而在信息化的今天，人們對信息資源的要求越來越高，因此，檔案部門要從自身做起，定期進行各種檔案知識宣傳活動，幫助用戶樹立檔案意識，從而提高檔案服務工作的質量。檔案作為重要的信息資源，只有充分利用，才能轉化成相應的生產力，但在傳統的檔案工作當中，檔案信息往往被當成一種管理工具，而不是服務方式，隨著社會和經濟的發展，檔案信息資源開始得到很大程度的開發，許多檔案工作人員發現，檔案信息資源有著很強的服務性，這在很大程度上要求檔案工作人員需要樹立正確的服務理念，徹底清除原有舊觀念的影響。在當前的很多檔案管理部門當中依然使用著這種比較落后的管理模式，在當今這樣一個社會顯然是不能適應時代的發展的，有些部門雖然投入了很多資金和技術，但是相關工作人員在思想意識上還沒有完全的轉變過來，所以也就無法向社會提供較為先進，較為高質量的檔案信息服務，所以工作人員應該根據自身的實際特點，在工作當中運用現代化的理念來開展工作，從而促進相關工作的發展和進步。
三、檔案信息化建設背景下檔案服務工作創新
在檔案服務工作當中，要從思想上開始重視網絡技術給檔案工作帶來的巨大變化，變被動服務為主動服務，使檔案工作的服務性不再流于形式，在具體的工作過程當中，強調服務工作的多樣性，充分發揮檔案信息化建設背景下檔案信息資源的海量性和多重作用，將信息服務引領到更廣的范圍當中，通過開展社會實踐，深入社會，了解社會各方面需求，改變以往單一化的服務模式，從而向高質量的服務邁進。
隨著經濟全球化的影響，我們已經邁入信息化時代，而信息化也成為目前各行各業發展的必然趨勢。在檔案管理與服務上，傳統的管理模式已經不適應時代的發展和社會進步的需要，因此，需要我們在信息化條件下轉變檔案管理與服務，并在方式上實現創新。檔案作為一種信息的重要儲存形式，在當前信息化時代，具有其自身的歷史價值與保存價值，在管理與服務上存在著問題，解決這些問題也是分析它的意義所在。
一、信息化條件下檔案管理與服務的現狀
在檔案管理與服務中，利用現代化的信息管理技術對檔案信息進行建檔、歸檔的管理以及為社會公開服務，是檔案工作發展的唯一趨勢，也是必然趨勢。在信息化條件下，檔案的管理與服務與現代的科技手段已經實現融合，并成功地運用了電子信息技術，轉變了傳統方式下管理與服務的不足，也取得了顯著的成效。但隨著社會的不斷進步與發展，也出現了一些問題。
首先，在檔案工作中，因為設備的不完善，導致了一些先進的科技運用不到管理與服務上?，F代化硬件設施是信息化條件下實現檔案管理與服務的基本保障，許多檔案工作相關部門根本不注重硬件設施的建設與完善，從物質基礎上就不具備檔案管理工作的科學化與合理化，更難實現檔案管理與服務的現代化。其次，社會上對檔案工作部門的不重視，也導致了檔案管理與服務在信息化上的滯后發展，一些檔案信息不能為單位發展提供幫助。最后，在信息化下，檔案工作只偏重管理，而忽視服務。有些檔案工作部門只把檔案歸為電子形式進行保存，而不利用管理系統提供網絡檢索與利用服務，使得檔案信息被忽略掉，嚴重影響了檔案工作的信息化建設。
二、信息化條件下檔案管理與服務的創新
通過上述現狀的分析研究，了解了信息化條件下檔案管理與服務還存在一些問題，需要根據社會的需求進行轉變與創新，提高檔案工作的管理水平和利用效率，以促進社會更好的發展需求。
（一）轉變檔案工作者的思想觀念，創新多樣模式。在信息化條件下，檔案管理與服務要轉變檔案工作者的思想觀念，重視電子信息技術在工作中的應用，轉變傳統的被動式服務為主動式服務，使檔案服務不再搞形式化并創新服務意識，將檔案服務工作實現多樣性，改變單一的服務內部意識，將檔案信息推廣到更大的范疇內，服務于社會需求。檔案的管理最終目的是為了服務而服務，檔案工作要深入到社會中，開展實踐活動，了解社會對資源的需求以及利用者的工作特點，將檔案資料庫面向社會開放，一方面實現資源的整合，一方面實現信息的相互利用，以求在信息時代共發展。
（二）實現檔案信息共享，創新管理模式。在互聯網的云數據時代，檔案工作要實現檔案資源信息的共享，創新管理模式，提高檔案信息的服務效率。在上面分析的現狀中，我們可以了解到，由于檔案管理者的不重視，一些檔案信息被忽視甚至出現嚴重重復的現象，這就是沒有利用好檔案的信息化而導致的。將檔案資源整合起來，利用網絡進行檢索實現共享，并完成檔案工作的信息整合，形成系統科學化管理。
（三）更新檔案信息，創新管理與服務形式。在信息化條件下，檔案管理與服務應在形式上進行創新。在檔案收集過程中，應該轉變傳統的紙質文件的存檔，而是利用辦公軟件制作電子文件進行及時歸檔，方便查閱與利用；在整理過程中，利用電子產品與互聯網進行資料的整理與整合，從引進信息的源頭進行監控與把關，及時更新檔案信息，以跟進時代的發展；服務上，改變以前文本的查閱，而是利用網絡進行檢索與查閱。
（四）建立高標準的檔案管理與服務人才隊伍。在信息化條件下，檔案管理與服務不再是簡單的接收與保管，而是在此基礎上進行信息服務的提供。因此，必須建立高標準的檔案管理與服務人才隊伍。首先要對原有的檔案工作者進行培訓與指導，提高自身的檔案管理與服務水平。其次，引進高標準的檔案管理與服務人才，充實檔案管理與服務隊伍。最后，建立健全激勵機制，鼓勵檔案工作者發揮創造力并進行物質獎勵，以適應信息化條件下的工作環境。
三、結語
由于檔案是歷史信息的存儲方式，記錄了生活的方方面面，對我們的生活以及國家的發展都有借鑒意義，所以在信息化高速發展的今天，我們必須轉變檔案管理與服務理念，使之為社會大眾生產與生活服務好，利用好。在信息化條件下檔案管理與服務創新面對著更多的機遇，同時也迎接著挑戰，需要檔案管理者在不斷實踐中探索與總結，以求更好地發展。
一、養老服務機構檔案管理的現實意義
（一）有助于提升養老服務機構的工作成效。養老服務機構檔案主要是記錄老年人在養老機構中的生活細節，同時也記錄了養老服務機構工作開展的具體內容與成效，此類檔案能有效反映我國養老事業的發展與改革，能不斷發現養老服務機構存在的一些問題并及時解決。檔案是養老服務機構客觀掌握該機構發展規律的主要依據之一，這是對老年人各項生活活動的真實記錄，因此，不斷提升養老服務機構檔案管理的工作水平與服務質量，不僅能提升工作成效，還能在一定程度上推動我國養老事業的發展。
（二）有助于體現養老服務機構的服務水準。從養老服務機構的角度來分析，積極開展檔案管理工作，不僅能體現養老服務機構的服務水準，同時更重要的是體現養老服務機構的綜合特色。真實、客觀、完整、內容豐富、特點鮮明的養老服務檔案，以及科學、合理、規范、高效的工作理念能有效提升養老服務機構的聲譽。另外，養老服務機構的檔案還能為各項相關工作的開展提供重要的參考依據，一定程度上推動養老服務機構的改革與發展。
（三）有助于深入了解老年人生活狀況。從老年人的親屬角度來分析，親屬可以通過老年人的個人檔案來了解老年人當前的生活狀況。檔案準確、真實、完整地記錄了養老機構老年人的生活過程，并且檔案的唯一性與原始性，讓廣大家屬能夠及時了解老年人的生活近況，提供了方便快捷的服務。
二、養老服務機構檔案管理規范化實現措施
（一）養老服務機構檔案管理制度的完善性。根據我國當前頒布的《檔案法》與《人事檔案工作條例》相關規定與要求，養老服務機構檔案管理工作人員要善于分析當前機構的現狀，掌握當前養老服務機構存在的一些現實問題，并且還需要考慮到我國養老事業未來發展的趨勢，同時結合自身工作經驗建立養老服務機構檔案管理制度并不斷進行完善，尤其是在細則實施方面一定切實進行。養老服務機構檔案管理制度的完善要有明確歸檔的范圍，對檔案的生成過程進行細化，最大限度保障檔案的安全性與完整性，逐步提升養老服務機構檔案管理的整體水平。
（二）養老服務機構檔案管理的個性化。養老服務機構要最大限度保障檔案的個性化特征，通過不斷豐富養老檔案的內容，能有效實現這一目標。對養老服務機構檔案進行豐富的過程中，首先必須考慮到養老機構的實際情況，另外還需要充分重視養老服務機構的發展趨勢，要從不同的角度，全方位去探索，建立較為完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的檔案，通過這些資料進一步反映老年人在養老機構當中的實際生活狀況與心理狀態。注重養老服務機構檔案管理的個性化，為養老服務機構的發展提供有價值的參考資料。
（三）養老服務機構檔案管理工作機制的健全。養老服務機構必須建立健全的檔案管理工作機制，保障檔案管理各個工作部門能夠有效協調地合作，進一步提升檔案管理工作的成效。首先，養老服務機構需要建立檔案管理工作的協調機制。基于養老服務機構各個部門的實際情況，有針對性地分配專業人才做好收集整理工作，并根據相關規定，及時將檔案資料上傳到檔案管理部門，同時辦好交接手續。其次，考核評價機制的完善。要定期對養老服務機構檔案管理部門的工作人員實施工作考核，將考核結構與部門的利益相互結合，讓考核的依據公正客觀，并且成為職員升職的主要依據之一。最后，加強檔案管理工作的監督力度，最大限度避免檔案資料出現遺漏等問題。
（四）養老服務機構管理隊伍素質的培養。要做好養老服務機構檔案管理的規范工作，需要一支素質高能力強的管理隊伍。因此，養老服務機構檔案管理部門需要加強工作人員檔案知識與技能培訓，加強團隊的素質，讓每一個崗位都有專業的人才進行操作。首先，養老服務機構檔案管理部門需要對檔案分管進行明確，并且同時部署檔案與業務，并將之納入新一輪的檔案工作計劃與考核范圍中，最大限度保障檔案管理工作能夠有序有效地開展。其次，崗位職能培訓。有針對性地進行崗位培訓工作與繼續教育，不斷激發工作人員的管理思維，進一步掌握檔案管理的相關技能。最后，養老服務機構管理人員自身要加強專業水平的提升，通過各方面渠道加強檔案管理方面的學習，提升自我工作能力，為養老服務機構檔案管理的發展貢獻力量。
三、結語
綜上所述，養老服務機構檔案是老年人在養老服務機構中的原始憑證，能有效反映老年人的實際生活狀況與身體狀態，同時能為養老服務機構積極開展各方面的工作提供有效資料與歷史依據。因此，養老服務機構檔案管理工作必須得到我們的重視，加快檔案管理規范化建設，促進養老服務機構穩定發展。
【參考文獻】
1 檔案信息管理的現實反饋
作為企事業單位的基本信息架構和基本的信息記錄反映，檔案記錄與管理對于企事業單位的發展及對往經驗的總結有著重要的影響，集成化的信息檔案數據不僅是人員及事件的實時數據庫更是基本的數據測恒保值的重要指標，可以集中反映人員及事件的發展動態及社會群體組織的靜態平衡，不僅有著現實的數據指導意義更有著數據保值，現實數據恒定的單位值衡量的意義，由此可見，做好基本的檔案信息歸類和基本的數據檔案分析，對于促進社會組織的現實指導思想有著極大的價值。相對來看，來源于現實數據的實時記錄不僅是社會群體組織衡量自身發展潛力的重要指標，更是國家對于社會群體組織進行基本數據管理的有力參考，通過實時的檔案數據記錄，可以對歷史進行經驗總結，對于現在發展趨勢進行有效的數據分析，對于未來的發展戰略進行有效規劃，從而促進企事業單位能夠保持恒定發展速度和穩定的增長規模。
2 基本檔案信息規劃操作體系的建立
在檔案信息領域發展中，系統的目標是多元化發展步驟的集中表現，同時，目標立足于層次化，具體化是保證針對不同形式下模式組成進行因條件進行目標調整的基本前提。目標的制定是整體系統發展過程的向性規劃，對整體任務安排有著引導功能，其具體的定位設計決定著全方位的規劃能否順利實施。針對系統發展模式轉變受傳統制度制約這種狀況， 完善目標的轉變，具體可以采取以下方法：1.要把目標與規劃工作進行統一，以便更好地對進度進行控制和管理，而且要深入了檔案信息狀態及發展態勢，制定出實際需要的方案，進行實踐性操作從而提高對系統目的具體性認識，做出相應的規劃安排。2.在相應的進度安排下，運用目標選擇對系統進行優化，同時保持其進度不變的情況下繼續深入系統實踐。并且在設計方案時，需要不斷地根據進度進行安排，并且根據實際情況進行合理變更。3.由于發展趨勢的不斷變化，在具體發展過程中還要把握好整體效果，顧及好現狀，協調多方面積極因素進行配合，實現對過程的整體把握，有利于對進度的更好掌控。同時；建立“規劃性”檔案信息管理模式，那么在現實數據反饋下下計算機與智能化導向命令要進行充分的互動，計算機居于命令傳授的引導位置以準確的指令向智能化操控模式發出命令，使信息計算機的系統思維由被動形態的接受轉變成主動狀態下灌輸，從而提高系統的運營效率。首先，在系統運行過程中要摒棄傳統的操作思路，以精確的系統語言為引導，提高系統的智能轉化，從而保證數據綜合分析的準確無誤。
3 檔案管理服務模式的創新
服務工作是推動社會向前發展的動力，社會群體之間、社會物體之間、人與人之間都是通過服務為彼此聯系的紐帶，維系著彼此的存在與發展，是維持社會機能正常運轉的重要前提。檔案管理科室及檔案管理機構，是歷史數據查詢的重要地方，同時也是相對社會領域的歷史信息匯總記錄的地方，對于社會信息文化的傳承有著重要的作用。它的基本職能是直接或者間接的滿足受眾者對于歷史信息的需要。體現于檔案管理的各項工作的出發點和歸宿點都立足于服務。要想充分的搞好檔案信息的服務的工作就需要有著高素質的人員來擔任管理員，只有高素質的人員進行管理工作才能創新信息服務模式。在檔案信息服務結構管理方面，系統管理體系的建設應該以人員為責任主體進行邏輯鏈條的結構的經營模式鏈接，人員起著管理發展的直接性引導作用。在實際檔案服務主體規范性分析，還需要對信息管理的職能進行從不同角度的細致劃分。首先，從現實需要的角度出發，管理的客體包括檔案信息管理與組織管理，由管理搭配的各個方面協調配合產生的，當各類的服務模式與到其中的時候，就需要對它們進行優化管理分析，這樣才能保證管理機能的有效運行。
4 檔案信息管理的數據創新化需要
在社會知識文化競爭日益激烈的今天，對于大型的檔案管理中心來說，檔案是技術競爭的核心，檔案管理是知識效益競爭力的標準。在檔案管理的過程中，數據化技術體系的優化管理已經不再局限于檔案閱讀控制的范疇之中而是人們獲得歷史數據的戰略競爭力的核心。檔案的數據化管理以技術和信息的基本化管理為數字化驅動的背景，對常態化數據的運作和績效評估進行詳細的記錄，在記錄數據的核心前提下，建立數字化管理的體系，將所有的檔案類目的項目分化瓦解到相應的管理環節和知識普及之中去，大大提高了檔案創新化服務的速度。同時，系統與其他的技術應用模塊進行優化搭配，形成垂直管理的計算數據庫，提高數據的集成運用性，對各個種類的檔案信息進行協調化的搭配管理，形成獨具項目個性的管理模式，對提高服務模式的科學性、正確性，提升檔案管理中的創新服務的核心競爭力有著積極作用。
5 檔案管理的特色化發展趨勢
檔案管理工作的創新服務模式改變的時候，也要在創新服務的綜合帶動下，改變自身發展的方向，樹立特色服務發展的目標，建立特色服務體系，綜合影響和服務因素，帶動特色趨勢的發展。其特色趨勢發展的方向包含三個帶動點，首先要綜合開發本單位的特色信息服務，建立特色信息服務體系，在發展改革的過程中樹立創新的特色發展模式，確立特色信息發展的引導地位。要努力建設自身的特色信息服務的體系，構建自己獨特的信息服務風格，占據信息人才獨特培養的培養的地位，形成特色產業服務。在服務項目的選擇和信息價值定位的過程中，要統籌全局的發展思路，轉變工作方式，進行多種形式的信息服務經營，運用科學技術手段優化管理檔案系統信息，形成自己鮮明的產業特色和檔案服務的風格。要規范信息健康發展，減少發展的阻力因素，推動體制的深化改革。要積極發展行業的創新業務，將新的手段技術與服務相結合。但是創新的此舉，預示著未來發展的中心和活動行為需要選擇，具有很大的不穩定性和未知性，因此要創新產品，一直要做好全面的準備。要對各個相關方面進行深入系統的調查研究和科學客觀的預測分析，不可單純靠人為，從長久發展著手權衡利弊，分析信息的優缺點對于信息來說得多還是失多。在一定的創新規劃性指導的情況下，對內容進行一定的量化分析，從而進行特色體系創新機制的建立。
6 結語
新常態下的檔案管理模式的創新需要結合于各方面的資源和積極辦法進行根本的管理性變革，同時在滿足于信息集中化需要的前提下，做好檔案服務工作的特色化創新和新特色檔案信息服務模式的打造，努力的促進檔案管理技術的進步和管理效率的提升。
參考文獻
一、從服務手段上來革新
建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的1種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進1步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。
建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。
電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第1時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。
開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。
開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢要求，進1步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館（室）全部建立現行文件服務中心，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。
二、服務領域上的擴展
信息服務的化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等1切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單1需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。 轉貼于
興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。
加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何1個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立1個完整的社會信息系統，實行1體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。
建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。
三、學校檔案服務創新的主要任務
面對高校檔案部門“生存”的現狀，既不能依靠“上帝”的仁愛，也不能坐等學校的“恩賜”，必須用改革發展的思路來解決前進中的困難。
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯網的概念，指出物聯網是基于各種網絡系統的一種全新的動態網絡體系，它將信息和通訊技術領域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯。[1]該技術的發展與應用為人與物、物與物之間的信息交換創造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯互通和更深入的智能化。此概念一經提出，便受到了世界各國的關注，有關“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學領域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設計等內容的熱潮，但是智慧檔案館的建設是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構建基礎層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯網技術對檔案管理產生的重要影響，進而提出基于物聯網技術構建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設實踐的角度出發，認為智慧檔案館是應用集成方法將系統與建筑優化融合，通過對設施設備的自動監控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統和資源有機地結合，營造安全、舒適、良好的綜合環境。[4]
雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關注檔案信息資源的智慧管理，還是關注提供全面的泛在服務，智慧檔案館都離不開新的信息技術，尤其是物聯網技術的應用，它是實現智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯網的相關技術已經成功應用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領域，特別是在圖書行業的廣泛應用，為檔案管理領域應用物聯網技術提供了大量可借鑒的經驗。部分省市檔案館已經進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監控系統、幕簾報警系統、多媒體系統等基礎上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術，實時聯動檔案實體和數字檔案資源，實現了檔案實體的區域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創新構建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統的實體檔案館和數字檔案館的基礎上，利用新興的智慧技術，實現檔案館內多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯的深層智慧化服務。
二、物聯網環境下智慧檔案館的檔案實體管理
依托物聯網技術構建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統，可以實現檔案、館舍、設備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯服務。但是無論是傳統檔案館、數字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統計等管理活動并對檔案實體保管環境進行維護，物聯網技術的應用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統檔案實體管理
20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設的不斷發展，依托現代信息技術，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統中，各種技術的應用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監控和管理，如果發生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統無法得知。
同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統查閱到相關檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。
另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數檔案館會配備防火設備、防盜監控和溫濕度控制等安全管理系統。但總體而言，這些系統的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現，并且這些系統一般彼此獨立運行，無法形成統一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯網的檔案實體管理
引入物聯網技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現有的檔案信息管理系統之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯網中每個聯網節點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節點的方式可以實現對每一份檔案的實時感知和監測。同時，通過建立物聯網管理系統與現有的檔案信息管理系統的無縫鏈接，可以有效實現檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區域定位、圖形化導航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統中的信息進行比對更新，從而及時發現檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現檔案實體的錯位放置，讀寫設備就會報警提示，并通過精確的位置引導信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統對檔案實體的監管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯網環境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節點去圖形化導航索取對應檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統中，為后期的檔案統計工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環境必須符合相關的要求?；谖锫摼W技術構建的智慧檔案館中，可以將館內的所有安全防護系統集成一體，形成一個統一的安全管理平臺。隨著技術的不斷發展，還可以在傳感器節點上增加更為復雜的深入感知能力，實現對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預先設定的程序對庫房溫濕度、光線等環境情況進行不需人工干預的智能化調節。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環境時，傳感器節點能夠自動向對應的管理節點發送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導致檔案實體發生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節點和視頻監控系統共同對檔案實體實施監控，如果檔案實體未經授權出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預設的管理人員發送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧，可以感知自身狀態和周圍環境，并能與檔案信息管理系統進行信息交互，使得現有的檔案信息管理系統不再是一個被動的信息查詢系統，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構建未來智慧檔案館的關鍵基礎。
三、物聯網環境下智慧檔案館的服務模式
如果說傳統檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側重于服務。隨著互聯網應用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務范圍、服務方式和服務質量也將越來越重要。[7]智慧技術的應用催生了智慧服務的革新，采用物聯網技術構建的智慧檔案館，其應用架構將發生根本性的轉變，它提供的服務模式也會隨之發生改變。
（一）由靜態被動服務轉變為智慧主動服務
現階段的檔案信息管理系統與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務過程中，檔案實體更多時候呈現出的是一種靜態的、被動地等待查找利用的傳統特性。
而物聯網由傳感網絡設備、傳輸網絡和應用控制網絡系統構成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統發送信息，實時更新系統中的數據信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統的管理，獲取應用對象的信息，從而給檔案信息管理系統提供更為全面翔實的檔案狀態數據。當用戶需要通過檔案信息管理系統查詢到某一檔案實體的相關信息時，檔案實體中的傳感器節點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。
（二）由水平單向服務過程轉變為立體互聯的服務過程
現階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間主要形成如圖1所示的服務關系模型。在該模型中，檔案信息管理系統是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統進行中轉。而檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系則呈現為明顯的服務單向性，即檔案信息管理系統僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導致檔案信息管理系統與檔案實體之間脫節。而檔案信息管理系統和用戶之間雖然可以進行相互的聯系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統的聯系（比如用戶可以通過系統查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網上延期等），檔案信息管理系統向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯網的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間則形成了如圖2所示的網狀服務模型。在該模型中，檔案信息管理系統與檔案實體都是具有計算能力的智慧節點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應，從而加強了檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系。而用戶可以通過持有智能設備加入到該物聯網系統中，不僅可以和檔案管理信息系統進行順暢的信息交換，還可以通過手持設備和檔案上的傳感節點建立聯系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠實時感知到附近檔案的主題內容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節點引導用戶快速高效地找到目標檔案實體。
（三）由孤立的淺層檔案服務轉變為互聯的深層信息服務
現階段的檔案信息管理系統對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產生的相關信息，因此，目前的檔案服務往往局限于淺層的資料服務。
然而基于物聯網構建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯網的感知和控制能力使得應用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯網形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內容信息之外，還將產生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務。
四、結語
隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用?；谖锫摼W技術構建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現有機結合，從而實現更加高效、安全的智能化管理，服務模式也將比現階段有更為全面的發展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯網環境下智慧檔案館的實際建設也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內完成，但是筆者堅信，物聯網技術的發展和復合型人才的培養與儲備終將促進智慧檔案館的健康發展。
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