時間：2023-06-15 09:29:43
序論：速發表網結合其深厚的文秘經驗，特別為您篩選了11篇檔案管理特色亮點范文。如果您需要更多原創資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯系，希望您能從中汲取靈感和知識！
檔案管理制度的穩定，有利發展學校檔案是學校各項工作的真實記錄，客觀全面地反映了學校發展的歷史全貌。強化學校管理，首要任務之一是須先強化學校檔案管理的科學化、規范化和制度化建設。要制定規范的檔案管理制度，建立周密的檔案管理體系，制定切合本校實際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等。實行檔案工作責任制，將檔案工作納入相關處室、部門的年度工作目標，并作為對其負責人進行實績考核的內容，使學校檔案工作有章可循，有據可依。增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性，只有上下各部門之間通力合作，才會使檔案工作走上正軌。
2 明確檔案收集范圍
提高學校檔案質量，真正發揮檔案作用。學校檔案分類不同于其它單位，具有特殊性，是各項活動的綜合反映。學校各項管理活動形成的材料繁多，為了確保各項工作中形成的文件材料完整、齊全，應該明確檔案的分類，以提高檔案的利用效率。結合科學分類原則，整理檔案可按照文書、教學、科技、實物、聲像、會計、教師業務進行分檔。①文書檔案主要指學校行政管理方面的材料。它材料眾多，范圍廣泛，應明確各部門的收集范圍，便于統一管理。②教學檔案真實、完整、系統地反映了教學活動的特點和規律，在學校的教學活動過程。具有重要的利用價值。③科技檔案是學校基建（圖紙、說明等）教學設備、儀器和科研成果的綜合檔案。④實物檔案包括錦旗、獎狀、獎杯、紀念品。⑤聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，是學校發展歷史中最具說服力的記載。⑥會計檔案包括財務報表、賬本、憑證等。⑦教師業務檔案，它可以用來衡量教師個人的業務水平，主要收集了個人的科研論文等獎項及各類職評材料等，一人一袋。
上述各種門類的檔案經分類整理立卷后，還要進行科學編號，以固定案卷保管期限的前后位置，保持案卷之間的有機聯系。
3 增強檔案工作創新意識，推動學校與檔案工作同步發展
檔案工作的創新首先是檔案工作觀念的創新。檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。首先，要樹立檔案工作以服務為中心的大局觀。學校領導和檔案部門要了解大局、把握大局，選準主題，確立檔案的服務宗旨，使檔案與學校的發展相融合。其次，要樹立檔案工作的發展觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開放、整合、融入的新理念，激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力和開拓創新的新局面。充分發揮檔案在檔案資源建設中的主體地位，使各種檔案資源合理流動、優化配置。要把檔案工作融入學校各項工作中，與學校同步發展，不斷提升檔案工作的發展空間。再次，要樹立檔案工作的效益觀。要運用各種先進的技術手段，把館藏開放的檔案以動態的圖表形式展示出來，其效果會更形象、更直觀，更易于查看。要善于捕捉本學校檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化，滿足學校的各種需要。
4 加強檔案管理，確保學校工作健康發展
4.1 加強監督，確保檔案工作良性發展。學校檔案工作達標升級后，檔案行政管理部門和教育管理部門要繼續加強對學校檔案工作的監督和指導，形成年檢工作制度。每年按時對檔案工作進行檢查評比，確保各項管理制度得到落實。這樣可以確保學校檔案工作的持久性，避免學校檔案工作出現滑坡現象。
4.2 建立本校特色檔案。每個學校都有自己的辦學特色，學校檔案部門要努力收集相關的檔案資料，形成本校特色檔案。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。能體現學校在具有一般學校共性基礎上的與眾不同的個性，即“人無我有，人有我優，人優我精”的獨特本性，體現出本校的特色與優勢。
二、結合特色活動抓藝檔提升工作。
2012年，河上鎮有效依托各類豐富多彩、特色明顯、成效顯著的文化體育活動，有的放矢的不斷積極開展群文藝檔建設工作。1、從3月籌備風雅頌活動開始，就把道具制作、彩排、表演比賽一一納入藝檔范疇，精心進行準備，并落實專人負責日常藝檔的歸檔整理工作，做到每天的檔案每天整理，每天有檔案以電子版和紙質版進行記錄。2、以2012首屆中國杭州（河上）民俗文化節為例，我們對組成的九大重點活動分門別類進行藝檔歸類，并在藝檔建立中重點突出對活動的完整記錄，如開幕式、文化藝術展演、特色游藝周、攝影大賽、農產品展銷會等都一一作了精彩的記錄和歸檔，廚藝大賽、排舞大賽、包粽子大賽、打年糕大賽等特色活動也被作為重點和亮點比較完整地放進藝檔。3、認真總結2012河上特色文化活動，在做好群文藝檔的基礎上，我們出版了《2012河上文化特刊》，把河上古已有之的板龍、馬燈、背馬、高蹺等民俗活動的照片充實進去，成為藝檔精彩紛呈的主要亮點之一。
三、結合非遺挖掘進一步做好藝檔工作。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
高校檔案記錄了學校教學、管理活動中的重要事件，是具有保存價值的重要文件材料，對后續的教學活動和管理工作具有重要的參考價值和借鑒意義。檔案管理工作是高校行政管理的重要內容之一，是高校建設發展過程中的基礎性工作，是一項維護學校歷史面貌和提升學校文化內涵的長遠事業。當前信息社會迅速發展，檔案作為一種文化資源發揮著越來越重要的作用，檔案信息化已成為大勢所趨。加快實施高校檔案信息化、數字化建設，建立高校檔案的科學管理方式，探索高校檔案校內外服務新模式已成為現時之需。
1高校檔案數字化建設的意義
高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享，并實現高校檔案的高效、規范、科學管理。
高校檔案數字化建設，不僅能夠使高校檔案管理更加合理有效，并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發生；相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。高校檔案數字化建設的意義主要包括以下幾方面：
便于檔案資料存儲。傳統檔案管理方式下，檔案文件都是以紙質媒介進行整理、錄入和存儲。但是，紙張受到保管時間和保管條件的限制，再加上經常的翻閱利用，在長時間保管使用過程中會出現紙張變脆、易碎，易受潮、易被蟲蛀的缺點。如果將檔案數字化，則可以大大節省保存檔案的空間和成本，并且可以提高保存的安全性和保存時間的長久性。
提高檔案管理工作效率。檔案材料的信息豐富、信息量大，這使得檔案的整理和利用工作繁瑣、重復性強，勞動強度大。如果采用數字化，一次整理后并將檔案數字化后，可大大減少紙質檔案使用翻閱頻率，全部查閱數字化檔案即可。
節約大量人力財力資源，保存成本較低。傳統檔案管理方式下，檔案整理、存儲和查找利用需要投入大量人力物力和財力，在數字化后可實現“一次投入重復利用”，大大減少對檔案原件的翻閱查找和對紙質檔案進行復印利用。
實現檔案數字資源共享，為檔案信息管理者提供便利，提升檔案服務質量。將檔案數字化后，能夠將可以公開的檔案掛接在檔案管理網站上，使得檔案利用不再受時間、空間限制。
2實施數字化需要解決問題及對策
檔案管理復合型人才缺乏、檔案工作人員綜合素質亟待提高問題。由于當前和今后的檔案工作與信息化、數字化結合緊密，檔案工作中越來越需要掌握計算機、網絡技術等具有相關專業背景的復合人才。然而，目前現有檔案管理人員整體素質普遍不高、知識結構單一，思維不夠靈活，缺乏掌握現代信息技術和具有檔案管理新知識新思想的高素質復合型檔案人才。
配套信息化建設滯后、檔案管理系統與辦公自動化系統不兼容問題。越來越多高校已開始建設辦公自動化系統，但由于檔案管理系統具有一定專業性，一般來說，辦公自動化軟件與檔案軟件系統設計單位不同，兩個系統不兼容，不能做到辦公自動化系統中的電子文件直接歸檔的情況?，F有的檔案管理軟件普遍都是只具有檔案管理功能，缺乏數據挖掘、數據分析和推薦決策功能，只能滿足基本的檔案管理功能，無法實現檔案資源充分利用和深度挖掘的檔案利用要求。
數字化中檔案文件報關與利用存在不安全因素的問題。存在檔案管理系統中的目錄和電子文件信息的正常使用依賴于服務器和管理系統軟件正常工作，一旦系統服務器或軟件出現問題，就會造成系統數據無法訪問。同時，為方便利用，管理系統一般為網絡軟件，即便在校園局域網內，也存在一定系統被攻擊、數據被篡改、服務器遭病毒入侵和人為攻擊的風險。
高校檔案數字化管理中的保密問題。一方面應注意檔案文件的密級，對于檔案應嚴格控制瀏覽范圍；另一方面，對于檔案文件材料中涉及的重要信息或個人敏感信息，也應注意保密，防止信息傳遞過程中的無意識泄露。
硬件條件欠缺，數字化建設資金投入不足問題。檔案數字化建設經費投入不足檔案數字化建設離不開專業軟硬件設施的支撐。由于現實條件限制，用于高校檔案數字化工作資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數字化建設工作的開展。
避免檔案數字化建設中的“黑洞”現象。高校檔案數字化建設中存在的“黑洞”現象――數字化建設的經費、人力投入都很大，然而成效和回報率卻很低。這個現象的產生與前期準備調查工作不充分、工作目標與重點不明確等因素有關。
針對以上檔案數字化建設中可能出現的問題，在實施檔案數字化工作時，首先要提高對檔案數字化建設的思想認識，提升檔案管理人員綜合素質、業務能力和數字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養；加強檔案管理平臺和檔案數據庫建設，在數字化過程中保護電子文件的原始性與紙質文件的完整性，加強保密工作，加強檔案管理軟件的安全；加大資金投入，為檔案數字化建設提供充足的硬件條件支持，同時還應注意避免出現“黑洞”現象，在進行數字化工作前做好調研工作，結合本單位實際情況，制定目標明確、重點突出、切實可行的數字化方案。
3高校檔案數字化建設發展方向
當前高校檔案數字化建設主要包括四方面內容：建立檔案館網站，通過網絡構筑檔案信息網絡平臺，建立橫向通道，依托辦公自動化系統實現文件、檔案一體化管理，建立各類檔案專題特色數據庫以及加強高校數字化檔案的利用與編研。
建立檔案館網站，通過聯網實現檔案信息網絡平臺。這些檔案館網站上一般一些新聞、查檔閱檔、檔案利用相關信息，但是直接在網上進行檔案利用的情況比較少。各個高校檔案館網站相對獨立，沒有實現互聯或與所在地教育行政主管部門建立鏈接，非常不利于更大范圍高校檔案信息資源共享。如果能夠逐步構建地區性、全國性館際互聯，將有助于為全社會提供更方便、快捷、優質的檔案信息服務。
依托辦公自動化系統，實現文件、檔案一體化管理。這種方法是將高校內辦公自動化系統在學校日常管理工作中產生的電子文件通過辦公自化系統和檔案系統互聯，將電子文件直接歸檔。這種方式的好處是可以簡化歸檔環節，減少檔案整理移交的工作量。同時也存在一些問題：在辦公自動化系統與檔案管理系統互聯時，要注意防止文件被無意或惡意更改、損毀，保護電子文件數據的原始性和完整性。電子文件的傳遞還會帶來沒有簽名或公章的情況，這也是與傳統歸檔方式相比，電子文件歸檔存在的新問題，應在實際操作中考慮解決。
建立各類檔案專題特色數據庫。這是在有了數字化檔案資源基礎上，可建立專題數據庫，各展示館內的館藏數據特色，凸顯學校的發展特色和辦學亮點。建立特色數據庫的特點是大量信息會顯示在網站上，對網站的訪問能力和安全性也是一種考驗。
高校檔案數字化后的利用與編研。這一內容屬于數字化信息的深入利用工作。日常對數字化檔案信息的管理和查閱利用是對檔案信息的直接處理利用方式，而編研則是在對原始檔案數據進行選擇、整理、分析、綜合等工作后，形成的具有創新性的材料，是對檔案的深入開發和靈活利用，屬于研究性勞動成果。出色的編研工作對學校管理工作與未來發展有著重要參考作用。
高校檔案部門面對檔案管理工作新要求和檔案數字化建設大趨勢，應不斷探索新技術新方法，對現有問題努力改正，不斷研究新的管理方法，更好地利用檔案信息資源，全面提高檔案信息服務水平。
參考文獻
[1] 李青青.淺談高校數字檔案建設與管理[J].理論研究，2016（4）.
[2] 彭薈吉.高校檔案數字化建設實踐與思考[J].城建檔案，2015（11）.
[3] 楊婷.高校檔案管理數字化建設研究[J].內蒙古財經大學學報，2016（2）.
關鍵詞 中學 檔案管理 重要性 發展趨勢
校內中的檔案主要來源于學校的各項工作中所產生的各種文字、圖片、表格等各種不同形式的記錄（如；學校的常規管理、教研活動等）。其主要內容關聯學校的教學、管理、教學研究、校園文化建設、校園建設等方面的各種記錄與載體。相對而言，中學檔案信息中所展現出來的才是一個學校真實的一面，對于學校而言是一個十分重要的信息來源。通過檔案學校管理層可以對學習長期以來的各項管理已經教學等經驗進行總結，對促進學校的發展有著重要的作用，通過它可以讓學校在今后的工作過程中揚長避短。通過對檔案的分析，可以對中學在以往的發展過程中的教育教學工作等方面的延革和演變情況有一個更加清晰的了解，從而對在這一過程學校的自身形象與價值建設的得失與成敗有一個明確的認識，為學校今后的發展提供借鑒和依據。
一、學校檔案管理制度
檔案管理制度的穩定，有利發展學校檔案是學校各項工作的真實記錄．客觀全面地反映了學校發展的歷史全貌。強化學校管理，首要任務之一是須先強化學校檔案管理的科學化、規范化和制度化建設。要制定規范的檔案管理制度，建立周密的檔案管理體系，制定切合本校實際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等。實行檔案工作責任制，將檔案工作納入相關處室、部門的年度工作目標．并作為對其負責人進行實績考核的內容，使學校檔案工作有章可循，有據可依。增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性，只有上下各部門之間通力合作．才會使檔案工作走上正軌。
二、明確檔案收集范圍
提高學校檔案質量．真正發揮檔案作用學校檔案分類不同于其它單位，具有特殊性．是各項活動的綜合反映。學校各項管理活動形成的材料繁多，為了確保各項工作中形成的文件材料完整、齊全，應該明確檔案的分類，以提高檔案的利用效率。結合科學分類原則，整理檔案可按照文書、教學、科技、實物、聲像、會計、教師業務進行分檔。①文書檔案主要指學校行政管理方面的材料。它材料眾多，范圍廣泛，應明確各部門的收集范圍，便于統一管理。②教學檔案真實、完整、系統地反映了教學活動的特點和規律，在學校教學活動過程。具有重要的利用價值。③科技檔案是學?；?圖紙、說明等)教學設備、儀器和科研成果的綜合檔案。④實物檔案包括錦旗、獎狀、獎杯、紀念品。⑤聲像檔案包括照片、錄音、錄像等．是學校發展歷史中最具說服力的記載。⑥會計檔案包括財務報表、賬本、憑證等。⑦教師業務檔案，它可以用來衡量教師個人的業務水平，主要收集了個人的科研論文等獎項及各類職評材料等，一人一袋。
上述各種門類的檔案經分類整理立卷后，還要進行科學編號，以固定案卷保管期限的前后位置．保持案卷之間的有機聯系。
三、增強檔案工作創新意識。推動學校與檔案工作同步發展
檔案工作的創新首先是檔案工作觀念的創新。檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。首先，要樹立檔案工作以服務為中心的大局觀。學校領導和檔案部門要了解大局、把握大局．選準主題，確立檔案的服務宗旨，使檔案與學校的發展相融合。其次，要樹立檔案工作的發展觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開放、整合、融入的新理念，激發每個人的工作活力．最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力和開拓創新的新局面。充分發揮檔案在檔案資源建設中的主體地位，使各種檔案資源合理流動、優化配置。要把檔案工作融入學校各項工作中，與學校同步發展，不斷提升檔案工作的發展空間。其次，要樹立檔案工作的效益觀。要運用各種先進的技術手段，把館藏開放的檔案以動態的圖表形式展示出來，其效果會更形象、更直觀，更易于查看。要善于捕捉本學校檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化，滿足學校的各種需要。
四、加強檔案管理．確保學校工作健康發展
（一）加強監督，確保檔案工作良性發展
學校檔案工作達標升級后，檔案行政管理部門和教育管理部門要繼續加強對學校檔案工作的監督和指導，形成年檢工作制度。每年按時對檔案工作進行檢查評比，確保各項管理制度得到落實。這樣可以確保學校檔案工作的持久性．避免學校檔案工作出現滑坡現象。
（二）建立本校特色檔案
每個學校都有自己的辦學特色．學校檔案部門要努力收集相關的檔案資料．形成本校特色檔案。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。能體現學校在具有一般學校共性基礎上的與眾不同的個性，即“人無我有，人有我優，人優我精”的獨特本性，體現出本校的特色與優勢。
（三）深入開發檔案信息資源
現代社會．檔案信息資源開發與利用越來越受到重視，快速、準確、精煉、系統、高層次、高質量地開發檔案信息資源，深入探討和研究檔案信息資源深層次開發工作已成了檔案部門和檔案人員迫切的責任。學校檔案內容豐富，是寶貴的信息資源，目前學校檔案部門對檔案信息資源的開發大都表現為“文件匯編”．寶貴的檔案信息資源未得到有效開發利用。檔案部門應加大開發力度，根據室藏檔案資料進行二次加工、三次加工。編寫出有一定深度的編研材料，為學校工作提供參考依據。
（四）加強檔案工作現代化建設
檔案人員要認真研究管理學理論，學習現代管理的新知識、掌握現代管理技能．特別是高新技術管理手段在檔案管理工作中的具體運用．實現檔案管理現代化，進一步提高檔案管理工作的質量和水平。檔案部門可以在校園網上開設站點，將學校簡介、規章制度、師資配備、畢業生情況及學校其他一些基本情況上網，使利用者足不出戶就能查閱所需信息。檔案部門還可以把一些反映學?！伴W光點”的照片及相關檔案資料在網上，這樣通過局域網及國際互聯網能夠讓更多的人了解學校，增加學校的知名度，獲得更廣泛的社會支持。
（五）提高檔案管理人員素質
[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098
1科技檔案的含義
科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在科學研究、生產技術、基礎建設等活動中形成的具有保存和追溯價值的科技文件資料?？萍紮n案對國家、社會、單位和個人都具有技術指導作用，是科研過程的歷史記錄，是科研技術活動的重要依據?？萍紮n案因其具有專業技術性強的特點，不同于一般檔案的管理。例如科技檔案的收集、整理、分類需根據不同的專業進行區分；科技檔案的保管也需設置獨立的科技檔案館；科技檔案的借閱和應用主要是圍繞科技活動開展等。
科研單位相較于企業的科技檔案管理，在科技檔案內容收集上更側重于科研項目、工藝技術、基礎研發、產品設計定型、專利成果等活動資料的記錄和歸檔?？蒲袉挝辉诳萍紮n案的管理特點方面除了強調專業性特點外，更重視科技檔案管理的安全保密性。
2科技檔案管理的現狀及主要問題
1支持力度和重視程度不足
目前我國的企業普遍存在對科技檔案管理工作認識程度不深、支持力度不足的現象。往往將精力集中在新項目研究和技術開發的過程上，卻忽視在科研過程中形成的科技檔案信息數據的運用和管理。日常工作中不能發揮科技檔案的支撐和輔助作用，無法為科技檔案管理工作提供良好的環境，降低了科技檔案數據應有的信息價值。隨著我國政治、經濟、科技文化活動的日益增多和不斷發展，科技檔案管理工作的重要支撐作用日益凸顯?？萍紮n案管理工作也面臨著重要的轉型，需要加強管理人員的使命感和責任感，探索新的管理模式，迎接新的挑戰。
2安全保密系數低
首先，隨著現代化科技水平的不斷進步，傳統的科技檔案管理模式存在一定的漏洞，嚴重威脅著科技檔案管理工作的安全性和保密性?？萍紮n案涵蓋了科研單位眾多工作人員的科研成果和心血。而我國的科技檔案管理過程中，只是簡單的執行國家檔案管理的相關制度和規定，并未有效地結合單位自身特點建立科技檔案保護制度和流程標準，對于科研單位自身科技檔案保密認定的范圍不明確、職責不清晰。其次，雖然現階段已有眾多的科研單位已經開始利用信息系統管理科技檔案資料，但卻對管理系統的安全保密性要求不高。國際國內發生的利用互聯網技術或信息系統病毒竊取國家或企業核心數據的事件也是屢見不鮮。檔案保管人員缺乏安全意識、保密意識和憂患意識，無法有效地避免或杜絕科技檔案數據的缺失，直接或間接地造成的科技檔案資料發生泄密情況。
3工作缺乏亮點
由于傳統工作模式缺乏創新，科技檔案管理工作長期以來一直處于延續傳統工作模式的狀態之中，如簡單的數據收集、歸納、整理、錄入、你查我借、你問我答等，并沒有形成一種具有特色的科技檔案信息資源?？萍紮n案管理工作缺乏主動性、動態性和便捷性。科技檔案管理工作的最終目的是為了服務于科研工作，而傳統科技檔案管理工作的模式不能夠完全服務于科研工作并提升科研價值。因此科技檔案管理工作不能只是將科研成果保存起來，保證科技檔案數據不泄露、不損壞就可以了，更重要的是要發掘出科技檔案的真正價值。然而我國的科研單位在科技檔案管理工作中，卻未能認識到這一點。對科技檔案管理的工作還停留在原來的工作模式中，滿足于現狀，止步不前，不能做到結合工作實際創新管理模式，嚴重阻礙了科研單位科技檔案管理工作的創新發展，也影響了科技檔案發揮其應有的價值作用。
3科研單位科技檔案管理的特性和應用策略
1支撐性
科研人員、專家學者、技能技術人員是科研單位的主要人員構成，其在科研過程中需要引用、推理、驗證大量的科技數據或信息，尤其是在原有項目、型號、產品或技術研發成果基礎之上的創新和推廣，原有的科技檔案資料是新開展的科研活動關鍵支撐。因此科研單位應在日常的科技檔案管理工作中加強對科技檔案管理的重視，最大限度地圍繞科研項目、課題研究、重點工作系統全面的開展科技檔案收集、歸檔、調研、制度建設和支撐服務工作。務必保證科技檔案管理工作形成具有參考價值、指導意義、決策引導和成果裂變的管理體系。同時需根據社會發展趨勢和單位工作的實際情況，不斷在科研單位內部宣傳科技檔案管理工作的重要意義，增強科研人員的重視程度，為科研、生產提供優質數據支撐，為單位的現實工作服務，為科研單位科技檔案的制度化、體系化、標準化和規范化提供管理基礎。
2安全保密性
安全保密性是科研單位開展科技檔案工作的第一要務?？蒲袉挝坏目萍紮n案資料的安全保密不僅關系
到眾多科研人員和科研單位的利益，甚至會嚴重威脅國家安全。因此這就要求科技檔案管理人員應具備高度的保密安全意識和責任感，嚴格遵守國家保密管理規定，并不斷建立健全科研單位的科技檔案管理制度、流程和標準。除了嚴格貫徹和執行科技檔案管理的國家安全、保密制度規定，保持高度的警惕性和保密意識，在科技檔案保管、借閱、利用過程中層層把關審批、記錄清晰、做到不失密不泄密外，還應加強科研單位科技檔案管理的體系的創新性建設。首先，可建立多層次的科技檔案審核機制，不定期地開展不同層級、不同專業、不同類型人員的抽檢、校對工作。其次，在科研單位引進信息系統或設備監控審批軟件，無論是查閱、打印、輸入、輸出或是銷戶科技檔案資料，均可在電腦中查詢到詳細的操作記錄，科技檔案管理人員可以實時便捷的管理與科技檔案相關的工作痕跡，及時處理異?；蜻`規操作現象。有力地保障了科研單位科技檔案工作的安全保密性，同時更好地為科研工作提供技術服務。
緊密圍繞學校總體工作部署，以教育教學工作為中心，以“運轉有序、協調有力、督促有效、服務到位”為目標，樹立以人為本的理念，貫徹服務宗旨，發揮協調作用，有目的、有條理、高效益地開展工作，為學校提質量、創成績而服務。
二、主要工作
1、做好文件的上傳下達工作。在主管領導指導和幫助下，明確任務，各負其責，做好文件的接受、傳送、催辦及文件管理工作，信息采集、上報、保密和檔案管理工作。對來文的閱批、領導批示的督辦、重要文件的核稿、接聽電話、打印文件、會議記錄、會議召集等日常工作，做到嚴謹有序，不出差錯。各項文件材料，力求及時、準確，優質、高效。
2、做好學校文函檔案管理工作。根據檔案管理要求，完善檔案管理制度，規范檔案管理工作，注意收集整理體現學校辦學水平的教學教研材料并歸檔，使檔案管理更科學、規范，作好檔案利用工作，更好地為教育教學及各項工作服務。
3、提前做好開學和學期結束前的工作安排，根據學校部署及時起草學校工作計劃、總結、講話等文秘材料。
4、按照校長辦公會議的精神，認真細致地做好各項工作的計劃和安排，使各項工作有條不紊地順利開展。協助校長組織安排好校長辦公會和全體教職工例會，并做好學校會議的籌備工作、記錄工作。
5、按時完成各類統計及有關報表工作，并及時向縣教育局和其他上級部門上報學校相關的工作材料。收集整理學校辦學的基本數據，編制學?；厩闆r表，向學校有關部門提供數據查詢和信息咨詢服務。
6、及時做好會議通知、學校工作安排通知、節假日放假安排通知等事宜。
7、繼續做好各種迎檢和接待工作。
8、做好學校、校長印章的使用管理及對外行政、黨務介紹信、證明的辦理工作。建立并執行公章加蓋登記制度。
9、創建有特色的校園文化。優化育人環境，提升校園文化品位。加強學校網站、宣傳專欄等文化載體建設。協助黨支部、校委會做好文明行業創建工作，鞏固并發展創建成果。做好學校?？庉嫲l行工作，搭建師生交流平臺，大力宣傳、弘揚校園文化。
10、樹立服務意識，公正公平地做好各項人事工作，配合校長做好教職工績效考核、日?？己?、職稱評定等工作。做好學校人事臺賬的建立工作。
11、做好校務公開工作。認真做好校務公開工作，增加公平、公正和公開的透明度，對職稱晉級、年度考核等各項重大事宜，在全校教職工中及時做到公開。
12、管理好分管部室，力行勤儉節約，確保高效運行。
1.1 強化思想，轉變觀念
檔案資源建設是“三個體系”建設的核心和基礎，是檔案工作的前提和保證，是指導新時期、新階段、新常態下檔案工作的基本理論，它既是檔案部門的立足之本，又是生命的源泉。檔案部門要充分認識檔案資源的重要性和緊迫感，必須創新資源管理模式，重視所有涉及人的檔案的價值，增強工作主動性和敏銳性，徹底突破轉變傳統觀念和認識，充分發揮檔案服務的優勢，努力探索檔案資源建設的基本規律，依法治檔，加大力度做好檔案接受、收集或征集工作，做到凡是涉及教學、培訓、教研、管理等能闡釋歷史作用與價值的檔案應收盡收，應留存盡留存，豐富檔案典藏。在文件材料收集齊全后，檔案人員要以保持材料的系統性和有機聯系為原則，科學分類、合理組卷，確保案卷完整、準備、美觀，逐步建立內容豐富、結構合理的檔案資源體系。
1.2 落實責任，注重交接
檔案是具有極強的延續性和連貫性，加之技工學校檔案涵蓋范圍較廣，包括文書檔案、科技檔案、合同檔案、會計檔案、學生檔案、人事檔案、教學檔案、特殊載體等。但在以往檔案人員實際工作中檔案交接不及時、檔案交接手續不嚴密、疏忽檔案監交工作等現象，出現檔案數量等問題責任不明、界限不清，導致檔案工作前后脫節，工作程序不完整。筆者認為，應嚴格按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等，高度重視，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序。
1.3注重檔案鑒定。檔案價值鑒定，既制約檔案資源的數量和配置，又影響檔案利用的質量和效益，還牽動檔案安全管理的成本和效率，必須高度重視，落到實處。應著眼優化館藏結構，科學實施檔案價值鑒定，合理確定檔案去留，避免有文必檔、魚龍混雜。同時，將檔案開放鑒定納入各級檔案部門職責范疇，從健全法規制度、明確程序和責任入手，積極穩妥推進擬開放檔案密級鑒定工作，形成制度化、常態化工作機制，真正把涉密檔案管住、利民檔案放開，逐步解決影響和制約檔案服務利用的瓶頸問題。
2 檔案利用體系建設要立足服務企業，方便利用
檔案的生命在于它的實用性，收集檔案的目的在于利用。因此，檔案資源的開發利用是檔案工作的最終目的，也是檔案利用體系建設的核心。切實加強提高檔案的利用效果，一是學校檔案室要緊緊圍繞中心工作任務，找準切入點，創新工作方式方法，拓展和豐富服務內容，提升服務質量，進一步加強深化檔案利用體系建設，建立更加完備的、方便廣大師生員工，輻射企業及社會的檔案利用體系；二是突出特色，在檔案收集、整理、利用和檔案開發中，認真對收集到的數據進行統計分析，匯編成集，及時歸納，總結先進的典型經驗和特色與亮點；三是在科學分類、合理組卷的基礎上，科學編制各種檢索工具，從而提高服務質量。
3 檔案安全體系建設要立足科技，防范未然
檔案安全體系建設的提出，是繼覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系、方便廣大人民群眾的檔案利用體系思想之后，在我國現代檔案體系建設理念上的又一個重大突破，同時也是對檔案安全的重新定位，突破了以往從局部對待檔案安全的做法，力求以全新的思維出發，建設全面、系統、科學的檔案安全體系。檔案安全保障建設涉及硬軟件的缺陷、病毒侵害、操作人員的無意失誤等各個方面，檔案保護作為其中極為重要的一個組成部分，更應以檔案安全體系建設的理念重新審視。“三大體系”的提出和完善，標志著我國檔案工作在觀念和理論創新上趨于完善和成熟，必將極大地推動檔案工作現代化的步伐，帶動我國檔案跨上一個新的臺階。
3.1 存在的問題
主要體現在檔案安全意識淡薄，材料收集、整理過程中存在檔案材料門類不全，材料短缺較多， 內容不完整，材料的成套性和系統性差；檔案安全制度缺失，安全檢查執行不力，甚至未建立必要的檔案安全管理制度等；檔案安全管理經費和設施設備投入不足，依然使用陳舊的、破爛的木柜來存放檔案，不利于防火、防蟲、防盜，防盜設施不完善，沒有鐵窗、鐵門、鐵柜，同時也沒有防盜報警裝置等必要的防盜設施；工作人員責任心不強，防范措施不到位，庫房管理混亂等造成檔案失竊、人為損毀、庫房失火檔案燒毀等安全事故。
3.2 應對措施
面對危及檔案安全的自然因素、人為因素、技術因素無所不在的客觀現實，“十二五”期間檔案部門必須大力實施“安全第一”戰略，必須把確保檔案安全作為基本任務和第一要務，作為檔案工作的生命線。重點做好以下工作：
3.2.1領導重視，完善制度，保障檔案安全工作的順利開展
檔案安全是檔案工作的重中之重，必須?e極爭取領導的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事、要事來抓，牢固樹立“責任重于泰山，防范高于一切”的工作理念；落實好檔案安全領導負責制，落實好檔案管理安全責任制，堅持領導查庫制度，將檔案安全工作落到實處，認真巡查做好記錄，并對案卷的數量、質量、霉變情況進行檢查；要保證檔案管理工作所需人力、物力、財力，配備德才兼備的檔案人員，不斷改善檔案保管條件和環境，添置檔案管理必需的設施設備，安排專人落實、做好檔案庫房的“九防”和電子、紙質等各種檔案的保密工作，切實保障檔案安全工作的順利開展。
3.2.2全面提高檔案人員的安全意識
針對電子檔案管理者進行系統培訓，提高檔案信息服務的質量和效率；增強安全意識、保密意識和工作責任心；加強檔案管理復合型人才的培養和選用。除此外，還應定期對信息管理人員進行技能培訓，提高他們的職業道德水平、計算機安全技術，以及規范操作流程。這樣才能適應電子檔案信息安全管理，電子檔案才能可靠、安全地為企事業單位服務，發揮其社會效用。
3.2.3加強技術建設
結合現代科技信息技術，可以采取磁性載體的保護、光盤的保護訪問控制技術、密碼技術、認證技術、入侵檢測技術、長期可存取技術和信息備份技術等對檔案進行技術性保護。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，以確保長久可讀。利用現代科學技術及搶救手段，盡可能延長檔案試題的壽命，延續檔案信息的存在。同時還要加強檔案管理系統維護，防止發生失泄密事件發生，為學校檔案構筑鞏固的技術防線。
4 結論
一、獨立學院系級教學檔案有效管理的意義
1994年，我國啟動了普通高校教學工作評估試點工作，2003年正式確立周期性教學工作評估制度。它是我國高等教育的一項重大改革，是用來衡量一所高校本科教育質量的重要依據，其目的是全面考察高校貫徹執行黨的教育方針，促進學校積極落實“以評促建、以評促改、以評促管、評建結合、重在建設”的方針，改善辦學條件，加強教學基本建設，深化教學改革，提高管理水平，建立和完善自我發展、自我約束的機制。
教學檔案，是學校教學經驗、教學活動的記錄，是學校檔案的主體、核心和重點。系級教學檔案是教師、學生從事教學管理實踐活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，是系級檔案管理工作的核心。這些系級評估材料是各系辦學歷史、辦學經驗、辦學亮點和特色積淀的反映，是各系教育實踐從感性向理性的飛躍，也是評估專家在走訪過程中對各系形成理性認識的載體。通過查閱完整的檔案資料，可以打開思路，開闊眼界，發揮檔案的查考和憑證作用，也是系級各項管理和決策的重要依據。
可見，對于獨立學院而言，加強和改善系級教學檔案的建設和管理工作，實現有效管理，在本科教學評估中具有舉足輕重的作用。
二、科藝學院系級教學檔案管理的現狀分析
科藝學院搬至西城辦學已達7年，學院各方面的工作都在逐步向科學化、規范化邁進，教學檔案的建設和管理工作也受到了一定的重視，學院層面成立了專門的檔案室，各系也均配備了兼職檔案管理員。筆者作為外國語系的兼職教學檔案管理員，從具體的工作實踐來看，發現當前的系級教學檔案管理仍然存在諸多問題。具體如下：
1.系級教學檔案管理人員專業素質整體不高。
由于機構設置和人員編制的原因，科藝學院所有系的教學檔案管理員均由教學秘書兼任，而這些教學檔案管理員均不是檔案管理專業科班出身，對檔案管理的理論知識和業務技能掌握能力有限，亦沒有系統地接受檔案管理專業知識的教育培訓，可見目前的系級教學檔案管理人員專業素質不高，理論素養匱乏，實踐經驗欠缺。
2.系級教學檔案管理意識薄弱。
由于管理體制等諸多原因，加上長期以來形成的習慣，很多教職工檔案管理意識薄弱，對教學檔案的重要性沒有充分的認識，特別是對于一些應歸檔的文件材料，比如點名冊、試卷、學生論文等，不夠重視，沒有從源頭做好科學的分類和及時的整理，致使很多教學檔案殘缺不全。
3.系級教學檔案收集不系統、不完整。
系里的每一項活動都有其發生、運作、結束等一系列過程，反映在文件材料上必然有策劃、計劃、執行過程的來往文件、會議記錄、總結、表彰、處分、照片等，若依據這些材料就有可能再現該活動的全過程。遺憾的是，有些檔案收集常常是有計劃，無總結；有上學期的材料，無下學期的對應資料；有決議無會議記錄等，缺乏系統性和完整性，這大大降低了教學檔案日后的利用價值。另外，鑒于科藝學院師資構成的特殊性，相當一部分老師來自于下沙本部，還有一些外聘和外教，因為多方面的原因使得學院目前對這部分教師的約束條件較少，致使管理難度加大，教學檔案收集不完整的現象普遍存在。
4.系級教學檔案管理手段落后。
雖然辦公自動化設備普遍運用在科藝學院的日常辦公中，但是系級教學檔案工作仍然局限于手工管理和被動服務模式，加上教學秘書本身的工作就比較繁雜，對于教學資料的歸檔只能是疲于應付，工作效率顯然難以提高。
5.系級教學檔案管理不規范。
盡管學院頒布了檔案管理的相關規章制度，但并沒有真正落到實處，系級教學檔案的管理較為混亂，基本沒有專門的教學檔案室，零亂堆放，沒有頭緒，沒有進行科學的分類和立卷，日后查找難度較大。
三、科藝學院系級教學檔案有效管理的舉措
1.加大宣傳力度，增強全員檔案意識。
加強對學院檔案管理制度的宣傳，宣傳教學檔案歸檔的重要性和緊迫性，使教職工認識到教學檔案是具有潛在和現實作用的寶貴財富，主動配合教學檔案管理人員做好教學檔案材料的歸檔工作，確保教學檔案管理工作高效高質完成，尤其對于非定崗科藝學院的教職工和一些外聘教師，更應加大宣傳力度，同時從制度上予以保證。
2.更新觀念，進一步提高教學檔案管理人員的整體素質。
組織教學檔案管理人員參加專業培訓，使他們盡快掌握檔案管理專業技能與方法，提高他們對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔和保全過程的創新能力。
3.建立健全系級教學檔案管理規章制度。
切實貫徹執行學院檔案管理制度，并可以根據各系實際情況，制定本部門教學檔案管理的規章制度，包括教學檔案管理工作實施細則、教學檔案編目分類要點、檔案保管借閱制度等。這些制度的建立，使教學檔案管理做到有章可循。
4.推進系級教學檔案管理現代化，提高利用率。
嘗試引進檔案管理的自動化軟件，采用現代化管理方式，用電子化管理取代傳統的紙質管理，從而實現教學檔案管理的科學化、現代化、網絡化。
5.加強系級教學檔案材料的規范管理。
（1）配備系級專職教學檔案管理人員
建立系級專門的教學檔案室，配備一名專職的檔案管理人員負責對系級教學檔案實行集中管理。這樣有利于提高檔案管理的業務水平，保質保量地整理好檔案資料，進而發揮檔案室的最高效率，更好地迎接教學質量評估工作。
（2）建立教研室檔案室
可以建立教研室檔案室，教研室是系部的組成單位，由每個教研室負責本教研室資料的收集、整理、歸檔、審查和移交等工作，這樣有助于教學資料的合理分類和完整保存。
（3）規范教學檔案管理的歸檔格式
對各種原始材料在提交和收集時，應制定相關的規范化格式，并要求所有教師按時、按量、保質，規范地上交各種材料由檔案管理人員整理歸檔。同時，相關管理人員也應及時對有關材料進行關鍵內容的提取和總結。
（4）實行定期檢查制度和獎懲制度
實行定期檢查制度和獎懲制度，將教學檔案材料工作同教師的考核、職稱評聘、獎勵等掛鉤，增強教師的歸檔責任感和積極性。
總之，做好系級教學檔案的管理、開發和利用，使系級教學檔案在教學改革、科研、評估工作、教師職稱評定及學生評獎等方面發揮其應有的作用。只有這樣，才能改變教學檔案收集工作難的被動局面，從而形成系級教學檔案管理的良性循環，使系級教學檔案高效地服務于教學，在本科教學評估中成為一道亮麗的風景線，充分彰顯各系辦學特色。
參考文獻：
[1]李美中.高校教學評估與院系教學檔案管理創新[J].科技情報開發與經濟，2007（31）.
[2]溫艷萍.檔案管理規范化與高校評估之我見[J].檔案學研究，2007（5）.
關鍵詞:高校;檔案管理;信息化
Key words: college; file management; information
中圖分類號:G20文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)24-0160-01
1高校檔案資源開發利用存在的主要問題
1.1 從檔案管理部門角度分析。
1.1.1 檔案觀念淡薄,服務意識不強。由于檔案工作效益的滯后性,人們往往重視高速度、高效益的工作,而忽視檔案工作。多數高校認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已,不了解檔案工作的內容、性質和任務,更不了解按照一定的原則和方法管理檔案,充分開發和利用檔案資源。檔案管理分散,檔案人員缺乏管理知識,檔案無法有效利用,這與傳統的檔案管理模式有一定的關系。以人工操作、匯集整理、保管保護為主的傳統檔案管理模式,使得檔案部門缺乏時代感和緊迫感,思想守舊,消極等待。因此,使大量具有利用價值的檔案信息成了無人問津的“死檔”,更談不上發揮其社會效益了。
1.1.2 管理體制不合理。目前,高校除了設置一個綜合檔案室外,還分別在教務處、學生處等部門設置檔案室。檔案部門的分散設置,一方面,使檔案工作各環節無法實現統一化、標準化管理,難以形成規范、科學的檔案管理模式;另一方面,給檔案利用者查閱、利用檔案帶來很大不便。因此,不合理的管理體制,不利于檔案資源的開發利用,嚴重影響高校檔案工作的管理質量和服務效益。
1.1.3 檔案結構單一。高校檔案結構單一現象主要表現在:一是門類單一。很多高校的文書檔案所占比例偏重,而學術科研、畢業生狀況等檔案所占比例偏小。這樣的檔案結構,使開發利用檔案信息的范圍狹窄,不能滿足社會對檔案信息需求的多元性和多樣性。二是檔案載體形式單一。絕大部分是紙質檔案,很少有磁盤、光盤、影像等電子檔案,不利于檔案傳播。
1.1.4 檔案管理人才匱乏,人員素質不高。人才資源是高校檔案部門重要的戰略資源,檔案人員素質是高校檔案工作信息化的關鍵。但目前,高校檔案人才隊伍存在許多問題,主要是整體素質較低、知識結構不合理,缺少服務創新意識。
1.2 從檔案主管部門角度。
1.2.1 資金問題。高校檔案工作信息化,設備、軟件系統、人員技術等方面的配套,需要投入大量的資金。但是高校檔案管理不是學校工作的第一線,檔案主管部門很難爭取到足夠的資金支持,因此,高校檔案室的建設工作相對滯后,無法適應當前新形勢下檔案管理工作。
1.2.2 安全問題。檔案信息具有本身的特殊性,需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。高校檔案信息化,加強了檔案部門與外部間的聯系,但也相應帶來了像電腦病毒、黑客破壞等安全問題。這也是眾多高校檔案主管部門遲遲不同意上網,不能實現檔案信息化的重要原因。
2高校檔案部門強化檔案信息化管理的對策
2.1 解放思想,更新觀念,樹立新的檔案管理意識。要提高高校檔案利用服務的質量與效率,必須樹立適應高校教育產業化、市場化發展要求的檔案利用服務觀念。具體來說,一是全面服務觀念,即通過各種服務方式與方法滿足學校內、外部公眾用戶的利用需求。二是主動服務觀念,即摒棄被動的傳統服務觀念,主動尋找用戶。三是及時服務觀念,即在第一時間內滿足檔案用戶的利用需求。
2.2 提高認識,加強領導,理順管理體制。檔案工作是高校全局工作的重要組成部分,是高校改革與發展不能缺少的重要管理工作。為了對檔案工作科學管理、高效服務、便捷利用,可考慮對高校現有的檔案部門進行整合重組。即機構整合、人員整合,改革管理體制,理順工作流程;改善檔案管理條件和工作環境,建立指揮靈活的檔案管理信息網絡,消除工作死角,盡快使高校檔案管理利用工作步入規范化、科學化軌道,使檔案工作與學校其它各項管理工作同步發展。
2.3 優化檔案結構。首先,要根據高校自身的性質和特點,完善和優化檔案結構,既要有文書檔案,又要有學術科研檔案、專類檔案等,特別要著重收集反映專業、學科、科研、管理、服務等方面特色的“閃點”檔案和“亮點”檔案;其次,實行多載體保存,不斷加強電子檔案的收集和整理,逐步實現學校檔案的數字化;第三,要加工濃縮精品檔案,減輕室藏檔案的保管壓力;第四,及時對失去利用價值的檔案進行鑒定銷毀。
2.4 大力加強隊伍建設,全面提高人員素質。知識經濟時代是真正以人為本的時代,知識經濟的競爭,就是人才的競爭,因此,加速培養高素質的檔案人才,也是高校檔案管理的核心所在。要加強檔案人員素質建設,主要從以下幾方面入手:首先,要在檔案人員中普及現代知識技術教育,改善其原有知識結構,加強新知識和新技術培育,尤其注重培養他們的創新意識、創新能力。其次,了解和掌握與檔案專業相關學科知識,了解其他各方面工作的內容和規律,更好地為各項工作開展服務。再次,要同時注重加強政治思想教育和職業道德教育,選配德才兼備的新生力量充實檔案專業隊伍。
民生問題是關系廣大人民群眾直接現實利益的重要問題。關注民生、保障民生、改善民生，是科學發展觀的重要內容，也是新時期我們黨執政治國的又一著力點。檔案部門學習貫徹十七大精神、落實科學發展觀，我認為最重要的一點，就是要把檔案工作服務民生、服務人民群眾作為新時期的首要任務，認真落實總書記反復強調的“以解決人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題為重點”的要求，采取有效措施，及時建立新形成的與民生有關、涉及人民群眾利益的各類檔案，有效整合各類民生檔案，積極推動檔案工作服務民生、服務人民群眾，使檔案成為黨和政府服務民生的重要幫手，成為廣大人民群眾改善民生的有力依據。
近年來，山東各級檔案部門在認真貫徹落實科學發展觀的過程中，密切聯系檔案工作實際，提出了強化民生檔案建設、將檔案工作的成果更多地體現到維護民權、服務民生、改善民生上來的工作思路，把服務民生、服務人民群眾作為落實科學發展觀和服務黨和政府工作大局的新的著力點來抓，取得了顯著的成績，使服務民生成為檔案工作服務大局的一個新亮點。學習領會十七大精神，總結我們在工作中取得的經驗，我認為今后檔案工作要更好地關注民生、服務民生，首要的工作就是要繼續加強資源、服務、監管三個方面的體系建設。
目前，該館負責人及工作團隊配備到位，重點投入檔案移庫排架、檔案整理整改、檔案全宗編制、檢索工具制作及電子目錄生成等基礎性環節，同時積極引進國內首家十二生肖博物館和國家非遺傳承大師工作室，不僅成為特色鮮明的專業檔案館，而且成為我市文化事業發展的又一亮點，充分體現無錫作為民族工商業發源地的檔案資源特色和區域文化魅力。
