時間：2023-06-14 09:35:09
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新形勢下，隨著計算機和信息技術的發展與進步，電子檔案出現并得到越來越廣泛的應用。通過電子檔案的應用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案的占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者的需要。同時，為促進其作用有效發揮，應該加強管理工作，促進電子檔案管理水平的提高。但目前電子檔案管理工作中，一些人員素質偏低，制度不健全，導致管理仍然存在不足，應該采取優化策略和完善措施。
一、新形勢下電子檔案管理面臨的問題與挑戰
新形勢下，雖然電子檔案的應用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質偏低，當前電子檔案管理仍然面臨以下幾個方面的問題與挑戰：
（一）原稿的管理被忽視。為方便打印，人們習慣應用計算機起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視電子文件的管理工作。多數人不注重加強電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護文件夾，對文件任意進行增減、刪除或篡改操作，導致原始的電子文件面目全非，失去歸檔保管的作用，需要采取改進措施。
（二）歸檔管理不被重視。傳統的紙質檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員進行管理。紙質檔案的使用時間較長，工作人員經驗豐富，總結出行之有效的工作流程、方法和原則，相關制度也比較成熟，有利于提升檔案管理水平。而電子檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲于磁盤中，并保留在信息數據庫，方便檔案信息資源共享。但由于電子檔案的生成環境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質檔案的方式進行，電子檔案的歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。
（三）檔案安全管理不足。電子檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴重，甚至導致檔案數據資料難以恢復。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護技術手段不足，未能綜合應用防火墻技術、密鑰技術等，安全管理制度措施也沒有被嚴格執行，制約電子檔案管理水平提升。
二、新形勢下電子檔案管理的優化策略及有效措施
為彌補電子檔案管理的不足，根據新時期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認為應該從以下方面入手，采取優化策略和改進措施。
（一）加強原稿管理，重視電子文件收集。電子檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應該加強原稿管理，做好存儲和備份工作。同時注重電子文件收集，與紙質檔案完全不同的是，電子文件的收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應該做好搜集工作，進行整理和歸檔。并與紙質檔案建立對應關系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質拷貝件或微縮品，避免電子檔案丟失。
（二）完善規章制度，加強歸檔管理工作。完善電子檔案管理規章制度，推動管理工作制度化和規范化。明確相關人員的職責和權限，讓他們有效適應電子檔案管理需要，嚴格落實各項制度措施。重視電子檔案綜合利用，加強管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，避免受到不必要的損失。
（三）重視安全管理，健全安全管理制度。加強電子檔案安全管理工作，注重安全防范工作。要綜合采用加密、簽署、信息認證、身份驗證、防篡改等措施，實現對電子檔案的有效管理。還可以將其修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護電子文件的原始結構，增強其安全性與可靠性。做好備份工作，綜合應用加密技術、訪問控制技術、數字簽名、信息備份與恢復等措施，實現對電子檔案的有效管理，確保其安全可靠。
（四）注重管理培訓，提高管理人員素質。引進基礎扎實、責任心強、信息技術應用水平高的管理人員，實現對電子檔案的有效管理。完善管理培訓制度，學習相關理論和前沿知識，促進電子檔案管理效率的提升。管理人員要加強學習，掌握檔案管理制度和規范要求，提高計算機業務水平，有效利用其開展檔案管理工作。積極參與檔案管理業務培訓，豐富理論知識，提升愛崗敬業精神，增強動手操作能力，有效提升電子檔案管理水平。
三、結語
新形勢下，隨著信息技術和計算機的廣泛應用，電子檔案的應用也越來越廣泛。為促進電子檔案管理水平的提高，實際工作中應該認識存在的不足，結合電子檔案管理需要，綜合采取優化策略和有效措施。從而促進電子檔案管理水平的提高，使其更好地運營和發揮作用。
【參考文獻】
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
Abstract: enterprise archives management is a part of enterprise management, we must adapt to the needs of the development of modern enterprises and the newperiod, establish new idea, establish the new system, the implementation of the new management system. Archives management system of modern enterprise itself, should make the enterprise archives management work to the needs of enterprises, foreign enterprises meet thedemand of market competition, to meet the enterprisesystem innovation, technological innovation and corporate culture demand.
Keywords: file management of enterprises technology innovation of enterprise culture
在知識經濟時代，檔案信息化技術管理作為一種知識管理先進的模式，在社會發展中具有越來越重要的作用。如今現代的信息化技術為檔案管理的發展提供了強大的技術支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實現檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高企業整體的工作效率。企業檔案管理工作作為企業管理的一部分，必須適應現代企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度?，F代化企業檔案管理制度的本身，應使企業檔案管理工作緊貼企業的需求，對外滿足企業市場競爭的需求，對內滿足企業制度創新、技術創新和企業文化的需求。
檔案管理應用信息化技術的優點：與紙質的檔案載體相比，檔案電子文件載體材料的壽命要長得多。檔案電子文件的形式也更多樣化，除文字、圖片以外還有錄音、影像、三維動畫等多媒體文件。有了這種新形式的電子檔案的加入，會將我們的企業檔案記錄的更加完整。電子載體，例如VCD、DVD光碟、硬盤等。這些電子載體的普遍特點是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，具有很強的穩定性。一般在監理單位的工程檔案都只停留在一張紙上，如果想看查閱其監理單位或某個工程的單位業績、工程獎項，只能靠翻閱這些紙質檔案或一些實物獎狀等資料，可如果我們加入多媒體影像的文件檔案后，檔案管理人員就可在電腦上檢索出想要查閱的資料了。
檔案管理應用信息化技術需要注意的問題：要保證檔案管理系統的網絡安全性。電子化檔案信息通過計算機網絡系統向社會公眾提供高效快捷的檔案信息服務，需要采用一套完整的安全措施，保證網絡系統安全性，防止病毒的入侵。檔案信息在傳輸的過程中，要確保重要信息不漏泄或被篡改。采用嚴格的身份證和權限管理，信息傳輸加密，安裝防病毒系統、備份與恢復系統等安全措施。
電子檔案管理與傳統檔案管理的共性表現在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；二是電子檔案的存在與傳統檔案不可分離，傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現直接獲取。
（二）電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.管理方式不同
電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。
2.保管方式不同
電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。
3.歸檔方式不同
電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優點
1.電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展
電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。紙張的節省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。
2.電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
（二）電子檔案管理的弊端
1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機
如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
2.企事業單位在進行電子檔案管理
由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
3.電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險
例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高
國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
中圖分類號:G420 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2011)09(a)-0241-01
如何實現農村中小學校電子檔案管理?筆者根據農村中小學檔案管理的現狀,結合自身的學習和工作體會,就實現電子檔案管理提出幾點粗淺看法。
1農村中小學校檔案管理的現狀及存在問題
目前農村中小學檔案管理的現狀卻不容樂觀,普遍存在著注重硬件實施建設,輕視電子檔案管理建設的現象,存在著教育主管部門、學校領導和教職工的普遍不夠重視、學校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料收集不完整等問題,特別是多數學校的檔案管理還處于人工管理模式,與教育發展很不適應。因為傳統的人工檔案管理方式,特別是案卷多為紙質檔案,卷內紙質好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡,且信息量大,數據繁雜,安全性差,不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保密等帶來了諸多不便,而且由于人工檔案管理檢索手段落后,查閱利用不便,給檔案存放保管、更新達標、日常維護帶來了很大困難,直接影響著檔案管理效率的提高,影響著檔案利用價值的提高。
2農村中小學校電子檔案管理的優勢
針對農村中小學傳統檔案管理方式的現狀和存在問題,建立現代化的農村中小學電子檔案管理體系刻不容緩。根據農村中小學檔案管理的現狀和自己的工作實踐,筆者認為:農村中小學電子檔案管理系統至少具有以下優勢。
(1)農村中小學電子檔案管理系統是廣泛應用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料,并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質貯存,具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質檔案所無可比擬的優勢,這種電子檔案管理系統真正實現了文檔一體化,文字紙質檔案和電子文件并存,可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項服務。
(2)農村中小學電子檔案管理系統的建立和不斷完善,為各學校培養和造就了高素質的專職工作人員。從筆者所處的地區來看,盡管農村中小學校檔案專職管理人員缺乏,且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象,但也有不少經過專業學習和業余自學在電子檔案管理工作中獨當一面,各顯才能,為信息化建設做出了較大貢獻。我們相信,在建立電子檔案管理系統的過程中,只要領導重視,上下合力,電子檔案管理發展過程中一定會解決好管理人員數量不足、素質不高等發展中的問題。
(3)農村中小學電子檔案管理系統,具有以地區或學校建立網站、網頁、局域網或電子文件數據管理中心的優勢。如一個學?；虻貐^建立自己的檔案網站、網頁,就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網上利用服務,在學校自己的網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現各學校優質教育資源共享。同時,通過電子檔案管理建設,可以促進學校各項工作管理的公開化,可以通過網絡征集各界人士對學校發展的意見或建議,更便于廣大群眾對學校各項工作的監督,以利不斷改進工作。
3農村中小學校電子檔案管理的意義
農村中小學檔案管理必須主動適應信息時代的發展,加快電子檔案管理建設步伐。
(1)教育發展表明,農村中小學電子檔案管理對于促進教育現代化、學校管理規范化、提高教育資源利用率、實現資源共享、優勢互補越來越發揮著紙質檔案無可替代的重要作用。
(2)農村中小學電子檔案管理是學校其它各項工作的規范化、標準化是基礎。因此,農村中小學電子檔案管理系統的建設和完善必將有力地促進農村中小學校各項工作的改進和提高,促進教育管理水平和辦學水平的提高。
(3)農村中小學電子檔案管理系統是重要的教育資源,它不僅能夠方便快捷地實現對學校所有師生員工檔案的日常管理,積累管理經驗,而且可以逐步實現與名校名師建立合作聯系,發現、改進、創新自身工作,不斷提高管理工作效率和學校管理水平。
4農村中小學校電子檔案管理的途徑
實現農村中小學校電子檔案管理應主要做好以下幾方面工作。
(1)確定電子檔案管理的標準。目前,雖然檔案管理部門還沒有明確規定電子檔案管理、規范化的標準,但教育主管部門、各學校至少要以超前的戰略眼光,制定本地區、本部門、本學校電子檔案管理系統的所必須具備的基本條件和基本標準,并隨著信息技術的發展而更新提高。當務之急是配置相應的信息設備,配齊必要的專職管理人員,創設良好的條件。同時嚴格要求學校各職能組室要以信息化建設的標準形成正在形成的檔案資料,檔案管理人員則要明確建檔標準,及時予以立卷歸檔,逐步形成領導重視,部門協作,互相促進,共同提高的農村中小學電子檔案管理建設新局面。
檔案記錄了事業單位日常工作的方方面面，在提高事業單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發展。檔案管理現代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統的檔案管理方式的優勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統的紙質檔案肯定不能適應當今社會發展的需要，因為紙質媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數據，而且容易損壞，電子檔案就發揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統一進入到電子檔案進行管理，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數據，而且準確無誤，這是傳統的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數據，隨時隨地都可以進行，而紙質檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現狀及不足
雖然目前我國的現代化和電子化檔案管理方法比傳統的檔案管理方式具有不可比擬的優勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規范化問題。我國目前的現代化和電子化檔案管理方式不具有規范性。具體表現在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規范有效地存儲電子檔案，重要數據沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現故障，那么電子檔案就會出現遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現代化和電子化進程。在這一方面，事業單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現代化和電子化檔案管理的發展趨勢，才能提高事業單位工作的效率。
上面的論述已經提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數據管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數據出現錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數據，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩定進行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數據分析。因此，事業單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現代化的檔案管理模式的。因此，事業單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數據，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力，是事業單位提高工作效率的首要任務。
隨著數字信息時代的飛速發展，電子檔案應勢而生，并逐步在科研檔案管理中發揮重要作用。電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合。電子檔案的出現，給長期以來的重保管、輕利用的傳統科研檔案管理帶來了較大沖擊。如何揚長避短，在科研檔案管理中發揮電子檔案的優勢，首先要對子檔案的利弊有一定認識。
1 科研檔案管理中電子檔案的優勢
科研檔案管理相對文書檔案管理較復雜，一個科研項目或課題歷時短則幾月、多則數年，項目課題中各類材料復雜且珍貴，運用傳統的紙質檔案管理不僅耗時耗力，時間一久更不利于分類歸檔，并且在過程中查找起來也較麻煩，相比傳統紙質檔案，電子文檔的優勢凸顯：
（一）減輕勞動強度
傳統的科研檔案管理通常是在科研項目（課題）完結后，再移交檔案室進行整理歸檔，分類整理、裝訂立卷等全靠人腦、手工，檔案管理員的大量工作時間耗費在枯燥乏味的手工建檔工作中。使用電子檔案，就可以把按“卷”整理歸檔，改為按“件”整理歸檔，換言之任何一件材料都可以在科研項目（課題）未完結時按類別進行歸檔存儲，避免了檔案形成積存，平時就可以隨時整理立卷，節約了應對紙質檔案大量的分類、歸類、裝訂、立卷的時間，直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，使其從中解放出來，將寶貴的時間花在更有意義的地方。
（二）提高查閱速度
由于傳統紙質檔案存儲的固定性，查閱往往需要在工作時間內、到固定地點、并由專人找出才能翻閱，不僅浪費時間，更受到地域限制，嚴重的甚至會耽誤科研人員的科研進度。電子文檔的查閱則打破了這種限制，一方面查閱者可以不受地域、時間限制，而是通過網絡信息技術，任何時間、任何地點遠程查閱所需信息；另一方面也解決了一份檔案同時只能一個人查閱的限制，通過電子信息技術，可以多人共享同一份文檔。
（三）利于檔案保護
隨著科研檔案工作不斷完善，科技人員對科研檔案的查閱需求逐漸增加，重復的翻閱查看紙質的文檔，必然會造成原件的受損。同時，查閱檔案通常是整件、整卷提供，科研人員或許只是需要文檔中某一頁的信息，卻能夠看到整件、整卷檔案，不利于檔案管理的保密性。電子檔案不僅解決了紙質文檔易受損的問題，通過檔案管理系統對不同密級的檔案進行權限設置，也達到了檔案管理的保密性。
2 目前電子檔案的一些問題
任何事物都是一把雙刃劍，有優勢必然有劣勢，通過電子檔案的逐步普及使用，也暴露出一些問題。
一是真實性無法保證。紙質檔案具有真實的本質屬性，它們通過紙張、字跡、印章等結合在一起，再進行任何篡改都會留下明顯痕跡，是無法篡改的最原始記錄。而電子檔案的可重寫性就無法避免檔案被篡改，電子檔案可以輕松的被復制、被修改、被刪除，篡改后不會留下痕跡，無法保證檔案的可信度。二是面臨安全隱患。電子檔案依附計算機、網絡等載體而存在，現代社會網絡安全等問題頻發，病毒、木馬、黑客等都讓電子檔案面臨被盜取、篡改的危險，不僅保密性得不到保障，安全也面臨隱患。三是依附性過強。電子檔案的依附性讓承載它的計算機、硬盤等顯得尤為關鍵，高溫、高濕、磁場和電場等都會對電子檔案的載體產生各種影響，他的存在和安全取決于載體的存在和安全。
3 進一步完善科研電子檔案管理的幾點建議
第一，根據電子檔案管理需求，提高檔案管理者綜合素質。不論紙質檔案還是電子檔案，歸根結底是人的工作，檔案管理員不僅要加強檔案管理能力，還要提升專業素養。不僅要熟悉檔案管理知識，更要提升電腦操作、職業道德等專業素養。電子文檔的歸檔、管理等所有流程都離不開檔案管理員，管理員的素質決定了檔案的可靠和質量。因此需要不斷的對其進行業務培訓、思想培訓，認真負責的工作作風和善于鉆研的專業技術，是現代檔案管理員不可缺少的素質。
第二，針對電子檔案暴露的問題，優化管理方式。一是將電子文檔設置為“只讀”狀態，該狀態下可以讀取信息不能更改文檔；二是重要或保密案卷，禁止聯網查詢；三是采用光筆簽署方式，對電子檔案進行標記；四是重視網絡、計算機、軟件自身安全，設置安全保障系統并定期檢測等。
第三，建立完善電子檔案管理查閱制度，規范管理。根據科研人員查閱習慣和單位實際情況，建立一套既能對科研檔案的歸檔制定科學合理標準，又便于實際操作的制度。
第四，取長補短，電子檔案與紙質檔案并存。兩者有互相不能取代的優勢，也有各自無法避免的劣勢。因此，純粹的用電子檔案代替紙質檔案不可取，兩者相輔相成、取長補短，并存或許是未來科研檔案管理的主旋律。
4 結語
電子檔案是時展的必然趨勢，如何順應時展，做好檔案管理工作，這是對檔案管理工作者提出的新要求和挑戰。我們只有在不斷的學習、完善、提高中，不斷摸索、創新，跟上時展步伐，提升檔案管理工作水平和效率。
參考文獻
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引言：企業電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與企業紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。換言之，虛擬檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。目前電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。
一、新時代背景下企業電子檔案管理的優越性
1、相比與傳統檔案的優勢
一方面，文件記錄方式多樣，變化性大。傳統的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發揮出來。但電子檔案的出現改變了信息的承載介質，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。另一方面，與傳統的紙質檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優點。電子檔案以數字編碼將內容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質內部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以即使有相應的設備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內容。
2、基于電子檔案本身其所具有獨特的優勢
一方面，電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。 另一方面，電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統的紙質檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網絡管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢?，微機管理省時省力，給工作人員節省了充足的時間去提高業務能力和水平。
二、當前我國企業電子檔案管理的現狀
1）電子檔案管理普及率低。盡管計算機在國內企業中運用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業檔案管理方面運用的很少。即使有些企業運用了電子計算機技術管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應用。2）對電子檔案管理的重視程度不夠。很多企業的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時長日久，企業電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數據丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價值。3）電子檔案管理自身存在的不足。企業電子檔案的儲存方式一般是光盤、磁帶等方式，這些儲存方式比較復雜不穩定，而且光盤、磁帶等儲存介質發生損壞時很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現象。同時電子檔案的安全性比較低，大部分企業電子檔案沒有標準統一的存放位置導致企業檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。
三、完善企業電子檔案管理的有效措施
1、領導要高度重視電子檔案管理體系的構建
電子檔案管理若在企業檔案管理中普及，須企業領導充分認識電子檔案的優勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業電子檔案信息化規范體系。然后，在領導的高度重視下將企業電子檔案管理體系構建落到實處，使之名副其實。加快建設企業的電子檔案管理，使企業檔案部門的管理數字化、電子化，使各項管理、技術規范嚴格，使電子檔案管理普及企業的各個角落。
2、應做好電子檔案使用中的控制與管理
首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。
3、提高企業檔案管理者的信息素質
企業加強對檔案管理者的培訓，使企業檔案管理者認識到電子檔案管理的優點，使之接受信息時代下各行各業的信息化，接受企業電子檔案管理模式，使其高度重視企業電子檔案管理。同時，在各項培訓完成后，應不定期的對相關從業人員進行企業電子檔案制作、保存、管理的相關知識進行考核，并將考核成績與其企業年度獎金掛鉤，以充分調動相關從業人員學習積極性，從而可以大大提升他們相關業務能力。
四、結語
二十一世紀是信息的時代，信息化已經成為了時展的主旋律，更是企業檔案管理的一個重要發展方向。檔案管理的電子化、信息化將大大提高企業的工作效率，并為其發展方向提供有益的指導信息。為達到這一目的，我們企業必須積極配合，為檔案部門提供必要的管理設備和人才的培養環境，以盡快完成企業檔案的信息化目標。
參考文獻：
信息技術的發展，使我國檔案管理技術已經進入了信息化的時代。電子檔案以其特有的優勢逐漸取代了傳統紙張檔案，成為了各大單位、企業檔案管理工作的首選。醫療事業單位服務的主要目標是病人，在工作中涉及到大量病患資料、檔案以及相關信息，使用電子檔案可以有效防止這些檔案信息在儲存、使用過程中發生遺失或損壞，是醫療事業單位檔案管理未來發展的主要趨勢。
一、醫療事業單位電子檔案發展現狀
（一）缺乏對醫療事業單位電子檔案管理工作的認識
事業單位的首要任務是為人民服務，而醫療事業單位工作中的重點就是為病人服務。醫生的天職在于治病救人，而電子檔案工作則是一項后續性的完善工作，與治病救人幾乎沒有任何關系。因此，許多醫療單位管理者、工作者以及病人患者、家屬等，對于醫療事業單位的電子檔案工作并不重視。由于對于醫療事業單位電子檔案管理工作的認知程度不足，使從事該項工作的工作人員，在一定程度上并不受單位領導部門的重視，導致工作熱情與積極性不高。
（二）管理制度有待于完善
首先由于電子檔案的管理制度不完善，許多醫療事業單位在管理病人檔案時，都是根據自身的實踐經驗以及自身對檔案管理工作的理解來進行管理的，不僅缺少科學、系統的管理方法；其次，由于單位高層領導對檔案部門不夠重視，在制定檔案管理制度時并沒有考慮事業單位自身情況，而是直接將其他現成的制度條例搬過來，導致部門無法完全按照制度條例來工作。
（三）對電子檔案管理工作的重視程度不足
在我國醫療事業單位中，由于電子檔案管理工作的性質與其他部門存在一定不同。因此，單位的管理者對于電子檔案管理工作的工作人員的要求并沒有其他部門單位那么嚴格，尤其是在工作人員的選拔方面，不僅缺乏有效的選拔機制，也缺乏對在崗人員的考核機制，致使從事電子檔案管理的工作人員的專業素質水平較低。
對電子檔按管理工作重視程度的不足，還表現在設備的更新方面。許多醫療事業單位的電子檔案管理設備，已經使用多年，技術功能方面遠遠落后于高科技設備，在一定程度上影響了電子檔案管理工作效率與質量。
（四）其他不利于醫療事業單位電子檔案發展的因素
電子檔案管理是通過使用計算機技術、信息化技術等高科技手段，代替傳統手工檔案管理的一種科技手段，能夠提高檔案管理工作的質量和效率，確保檔案信息資料的安全。除了上述介紹的幾點問題以外，在醫療事業單位電子檔案管理的發展過程中，還存在一些明顯的誤區：有些人認為，電子檔案管理就是使用一臺電腦設備對電子檔案信息進行全方位的管理；也有的單位為了節省檔案管理工作消耗的資金，減少成本投入，使用拼湊的形式，將許多不同型號的設備進行組合，形成所謂的電子檔案管理系統，不同規格、型號的設備在使用的過程中難免會相互影響，發生故障，使檔案信息的安全難以得到保障，制約了醫療事業單位檔案管理工作的發展。
二、改變醫療事業單位電子檔案管理工作的策略及建議
（一）明確電子檔案管理工作的重要性
在醫療事業單位傳統的理念中，電子檔案管理工作并不是一項重要性的工作。因此，要使用科學合理的方法，對醫療事業單位傳統的管理觀念進行適當的更新，明確電子檔案管理在醫療事業單位工作中的重要地位，樹立現代化、電子化的檔案管理意識，對醫療事業單位實施科學化的管理方式。
（二）完善電子檔案管理制度與選拔制度
醫療事業單位的電子檔案管理工作與其他檔案管理類的工作職責一樣，在一定的意義上來講，醫療事業單位的電子檔案管理工作需要對病人從入院到出院全過程中所有資料進行存儲，為有可能產生的醫療糾紛案件提供依據。因此，加強電子檔案管理工作十分重要。在建立電子檔案管理制度時，其內容應該包括電子檔案的收集與歸檔以及電子檔案的利用與保管，并規定相應檔案的保管期限以及歸檔范圍等。對于從事電子檔案管理工作的工作人員選拔時，要嚴格規定錄用的標準、條件，對于滿足條件的才能給予錄用的機會，以免因為專業水平不足導致檔案管理工作中出現失誤，為單位帶來不必要的麻煩。
（三）提高電子檔案工作人員的專業素質
首先，不僅要建立嚴格的員工錄用選拔制度，還要加強在崗人員的專業素質培訓；其次，從事醫療事業單位檔案管理工作的工作人員，不僅要熟練的掌握計算機的相關知識與檔案管理方面的相關知識，還要熟悉醫院科學研究的相關內容。只有熟練的掌握這些相關知識，才能結合實際情況，充分發揮電子檔案管理的優勢，促進醫療事業單位的快速發展，使其能夠為病人提供更優質的服務。
（四）加大資金投入的力度
技術設備的相對落后，將會導致工作效率不斷下降。因此，醫療事業單位應該加大資金投入的力度，強化自身的基礎設施建設，使用先進的技術設備，提高醫療事業單位電子檔案管理工作的效率及質量。由于技術設備不斷更新，對電子檔案管理工作從業人員的技能水平也提出了新的要求。所以，在更新技術設備的同時也要對工作人員進行及時的培訓，使其可以將新設備的優勢最大程度的發揮出來，促進醫療事業單位電子檔案工作的不斷發展與進步。
三、結語
綜上所述，信息技術水平的不斷提升，使得電子檔案管理工作的作用不斷顯現且發揮出來，而醫療事業單位開始逐漸意識到了電子檔案管理的優勢，加大了對電子檔案管理的重視程度與資金投入力度，使得電子檔案管理工作在技術和設備方面不斷得到重視與提高。在未來的發展過程中，電子檔案管理工作要本著以自身為本，力求突破創新作為發展方向，以更好的為病人服務為核心，不斷促進醫療事業單位向著全面、和諧的方向發展。
參考文獻：
電子檔案的應用主要具有以下幾個方面的優點：第一，電子檔案能夠將文件本身的多媒體特性表現出來，能夠將文件所表達的內容更加形象的展現出來，方便讀者對文件的內容更加生動、直觀的進行理解，并且電子檔案的存儲空介質占用空間較小，能夠存儲大量的信息，方便長期保存、備份、復制和傳輸；第二，電子檔案能夠使閱讀者方便地進行閱讀，同時還能方便地通過關鍵詞對所需要的內容進行搜索和查詢。
電子檔案除了上述主要優點之外，還存在以下缺點：首先，電子檔案的載體具有不穩定性，壽命相對較短，容易發生氧化；其次，電子檔案對即使算計非常依賴，如果沒有計算，就無法建立與閱讀電子檔案；第三，電子檔案容易遭到篡改，同時還容易遭受到電腦病毒的入侵， 較大的安全威脅；第四，電子檔案保存難度較大，存儲介質容易受到周圍環境因素的影響而遭到破壞。
2 紙質檔案管理的優缺點
紙質檔案作為傳統的檔案記錄形式，主要包括一下幾個方面的優點：首先，紙質檔案在保存良好的情況下能夠為使用者提供更加直觀的感受，讀者能夠便捷快速地找到想要的信息；紙質檔案相對于電子檔案來說具有更高的可信度，其在修改之后就會保留修改痕跡，因此在建立之后很難進行修改，這也能夠讓人們更加容易辨別出檔案信息的真實性，因此，紙質檔案的安全性和真實性比電子檔案更高；其次，紙質檔案因為本身通過紙張進行保存，不會受到電磁環境等因素的破壞，因此，其保存壽命更長。
紙質檔案的缺陷主要包括以下幾個方面：首先，紙質檔案的保存對環境要求較高，紙質檔案以紙張作為載體，因此，在酸堿的化學試劑作用下容易遭到破壞，同時對環境的溫度、濕度等條件要求較高；其次，紙張對信息的存儲較為有限，當涉及的信息量過大時，就需要通過大量的紙張記錄信息，需要消耗極大的人力和物力資源，而且管理難度也會進一步加大。
3 電子檔案與紙質檔案的融合管理
隨著現代信息技術的不斷發展，各行各業對檔案管理工作的要求不斷提高，電子檔案相對于傳統的紙質檔案刑事來說，其在檔案管理中具有較強的優勢，但是紙質檔案本身的真實性優勢是電子檔案目前還難以實現的[2]。兩種檔案形式各有優缺點，能夠形成很好的補充，很難讓其中一種在短時間內被完全取代。因此，可以將電子檔案與傳統紙質檔案充分結合起來，實現電子檔案與紙質檔案的融合管理，一方面不僅能夠更加真實的反映出檔案依據，另一方面，則能很好的保證電子檔案有點的發揮。
（一）建立兩套相互獨立又彼此聯系的檔案管理系統
由于電子檔案與紙質檔案在收集時間、方式、存儲、保護以及利用等方面都存在極大的差異，因此，要想實現電子檔案與紙質檔案的融合管理，需要針對電子檔案與紙質檔案各自的特點建立兩套管理系統，兩套管理系統獨立操作、獨立管理、獨立利用，但是又需要實現兩個系統之間的信息共享，從而能夠通過一種文件找到相同內容的另一種形式存儲的文件，從而能夠使兩個系統在業務處理方面保持一致，方便進行檔案的利用。在電子環境下，將一些重點的檔案和需要永久保存的檔案，及時制作成紙質檔案并進行常規保存，通過吃還童的紙質檔案形式確保檔案的原始性、證據性和權益性；同時，可以將一些通過紙質檔案形式利用繁瑣的檔案信息制作成電子檔案形式，從而實現這些檔案信息的高效利用。
（二）檔案部門對電子檔案實行集中管理
通過對電子檔案的集中化管理，能夠實現檔案管理的規范化、專業化以及檔案信息資源的一體化。檔案部門通過對電子檔案實行統一的管理，能夠進一步規范電子檔案從收集到歸檔在到存儲保護的各個環節的管理程序，避免人為因素破壞檔案文件，同時還能夠使電子檔案與紙質檔案之間建立相互的聯系。同時，還能夠通過對電子檔案的專業開發，使其信息資源能夠得到充分的利用。因此，檔案管理部門需要積極承擔電子檔案的管理工作，實現電子檔案與傳統紙質檔案的一體化管理模式。
（三）建立科學合理的檔案管理制度
因為電子文件本身具有可復制和刪改無痕的特性，因此，對于電子檔案的管理和保護工作需要嚴格落實到電子文件從建立到后期的使用、修改、刪除等整個生命周期的各個環節[3]，在整個過程中，檔案管理的重點是過程管理，而不是檔案本身的管理。因此，需要建立一套完善的檔案管理制度，實現對電子檔案整個生命周期過程各個環節的管理，從而確保電子文件的及時收集，避免在分散狀態下出現信息丟失或者信息泄露等問題。同時，電子文件在建立之后由于載體或者格式的轉化會不斷改變自身的存在形式，如果缺乏相關的證明信息來證實文件的內容在載體或格式轉化過程中沒有發生任何變化，就很難保證電子檔案信息的真實性和完整性。因此，需要針對每一份電子文件建立相應的記錄制度，記錄電子檔案生命周期各個環節管理的具體情況，確保電子檔案信息的真實性和完整性。
（四）提高檔案管理人員的綜合素質
1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點
檔案記錄了事業單位日常工作的方方面面，在提高事業單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發展。檔案管理現代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統的檔案管理方式的優勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統的紙質檔案肯定不能適應當今社會發展的需要，因為紙質媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數據，而且容易損壞，電子檔案就發揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統一進入到電子檔案進行管理，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數據，而且準確無誤，這是傳統的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數據，隨時隨地都可以進行，而紙質檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現狀及不足
雖然目前我國的現代化和電子化檔案管理方法比傳統的檔案管理方式具有不可比擬的優勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規范化問題。我國目前的現代化和電子化檔案管理方式不具有規范性。具體表現在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規范有效地存儲電子檔案，重要數據沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現故障，那么電子檔案就會出現遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現代化和電子化進程。在這一方面，事業單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現代化和電子化檔案管理的發展趨勢，才能提高事業單位工作的效率。上面的論述已經提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數據管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數據出現錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數據，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩定進行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數據分析。因此，事業單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現代化的檔案管理模式的。因此，事業單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數據，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力，是事業單位提高工作效率的首要任務。提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數據的安全性。電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但是電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數據的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數據，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經常及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設施，保證電子設備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數據的應用及時和有效。
4 結論
檔案管理工作雖然復雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對于事業單位來說更是重中之重。隨著現代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發展，事業單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質，提升檔案信息數據的安全性。要及時維護電子存儲設備，保障事業單位日常工作的效率和有序進行。檔案管理的時代性要求事業單位與時俱進，確保檔案工作穩步開展。
參考文獻
一、事業單位使用電子檔案管理的優勢
電子檔案不僅涵蓋了紙質檔案存儲記錄的一切優點，它還開辟了許多其他領域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時省力，便于查找，信息的綜合性強，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強度。具體說來，事業單位使用電子檔案管理的優勢主要有以下幾點：
（一）方便、高效、快捷
事業單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強度，同時又提高了工作效率。利用網絡進行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關信息集一體，避免信息查詢時出現遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。
（二）提高了檔案信息的利用率
檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的利用紙張進行立卷，立卷人根據自己對信息的理解來進行操作，這就使得各份文檔卷宗的標準很難達到完全的統一，從而影響了文檔信息的質量和使用價值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進行微機管理，使得立卷工作有了統一的標準，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進行立卷工作的探索和研究。
二、我國事業單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題
過分依賴電腦等電子設備，忽視其不安全因素。事業單位中常見的情況有，電腦等存儲設備陳舊，硬件設施落后，無法適應當前的網絡狀態，不能很好的進行存儲和網絡傳輸。其次是一些配套軟件的質量落后，不及時安裝更新，對于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識淡薄，不注重電腦加密，不注重對檔案信息的保密和保護。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質立卷的工作模式中解放出來，不適應新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。
三、電子檔案管理的方法及建議
（一）確保電子檔案管理工作的安全性
電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩定性，電腦自身硬件問題，斷電，網絡病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養成及時保存的習慣，加大對網絡安全建設的投入，引進先進的技術管理，做到網絡安全的建設，做到計算機的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關法律法規，通過確保網絡環境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。
（二）注重對檔案管理人員技能的培訓和專業水平的提高
要提升立卷人員計算機技能，進行定期的學習和培訓，提升其專業素質。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案電子化信息化的關鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當前的電子管理形勢下，提升自身的專業素養，加強對計算機的認識及軟件的學習，掌握現代信息管理技術，從而提高電子檔案管理工作的質量和效果。
（三）以完善的管理制度做權限約束和監督
