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中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-02
一、引言
隨著社會水平、科學技術、信息技術等方面的快速發展，項目檔案驗收水平也在發生著非常大的變化，當然不能落后，不能影響企業的管理建設水平，不能保障企業的權益受到損害。為了實現企業利益的最大化，實現企業管理建設的快速提高，我們需要逐步地實現項目檔案驗收管理的逐步優化，促進檔案管理向一體化發展，同時實現項目實施與管理更進一步發展。不能把項目檔案驗收管理與企業檔案管理、項目實施與管理進行分類來管理，這樣的話，不利于管理水平的合理化處理，也不利于項目檔案驗收過程中，人力資源信息的信手拈來，相對應地，就會在這個環節中，浪費信息資源共享時間。為此，我們需要構建完善的項目檔案驗收管理機構，對檔案進行合理歸檔、安全存放。
二、項目檔案驗收在企業檔案管理的過程中起著非常重要的作用
（一）建立健全企業檔案管理建設，完善管理制度
在項目檔案驗收的過程中，使得企業檔案管理建設在不斷地趨于完善，只有不斷地強化建設，才能符合驗收的標準，從而促使其過關。這也就在客觀上逐漸地建立健全檔案管理建設，完善檔案管理制度法規，約束其向規范化、合理化、一體化、安全化發展。自然就會自覺地制定一整套嚴格的檔案管理制度，讓人們有法可依，時時刻刻約束著檔案管理工作從業人員以及具體的操作人員，這樣才能做到有理有據。畢竟企業檔案管理在企業管理建設中占據著非常重要的地位，為了加快企業管理的發展腳步，我們需要漸漸地加強對項目檔案驗收的力度，促進檔案建設不斷地優化，從而共同為企業的發展壯大而保駕護航。
（二）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上促進企業檔案管理人員業務水平的逐步提高
開展項目檔案驗收工作，使得企業檔案管理人員與驗收人員之間的接觸頻繁，在他們的驗收過程中就會提出一系列關于檔案業務需要提升的問題，換句話說，也就在潛移默化中影響著企業檔案管理人員業務水平的提高，為他們上了免費的課堂，使之逐步地完善檔案管理知識，增加檔案管理安全防范意識，并且在彼此交流與合作的過程中，更加拓寬知識面，如何防潮防霉、防盜、檔案的安全存儲、分類歸檔、備份等方面更加熟悉，能夠在很大程度上促進企業檔案管理人員業務水平的逐步提高。從而為企業建設和培養一批有能力、有文化、有技術的專業型人才而做出自己的貢獻。并且運用統一、安全、合理的方式把檔案資源進行統一規劃，保存企業的寶貴財富，為以后企業的發展提供前提條件，促進管理建設的正常、快速、穩步前行。
（三）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優化企業檔案管理水平以及保密程度的逐步提高
項目檔案驗收的開展，需要對企業檔案管理的問題進行檢查與驗收，為了達到預期的安全效果，就要求企業檔案管理人員對檔案進行保存的時候，綜合考慮保密安全、防潮防霉、備份處理、防盜系統、高科技信息儲存等各方面的因素，把企業的檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業中的層次等檔案進行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，能夠在很大程度上優化企業檔案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于統一管理條件的優化，進而保障企業的權益不受損害。
三、項目檔案驗收在項目實施與管理的過程中起著非常重要的作用
（一）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優化項目實施與管理
項目檔案驗收的開展，使得各單位為了實現檔案驗收工作的目標，加快自身項目實施與管理的步伐，嚴格按照國家規定的程序進行。對項目的實施和管理需要進行招標與監管，不能以各種理由而推脫，不去招標，如此長期發展下去，能夠在很大程度上優化項目實施與管理。否則，一些項目的實施與管理沒有經過嚴格的招標與監管，而是任意妄為，違法操作工程項目，那么就屬于違法行為，可能造成一些無法彌補的損失，那樣的話，就得不償失了。
（二）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優化相關部門建設水平的逐步提高
項目檔案驗收的開展，使得各單位的相關部門加強改革與管理的理念，并且在平時，不斷地催促相關人員進行檔案工作的培訓與學習，了解檔案管理的知識，使得部門管理嚴謹而且規范，有一種無形的力量在鞭笞著他們不斷前行，從而在很大程度上優化相關部門建設水平的逐步提高。
四、鑒于項目檔案驗收的重要性，我們需要不斷地改革與創新
項目檔案驗收在企業檔案管理和項目實施與管理的過程中，起著非常重要的作用，鑒于其重要意義，需要我們不斷地改革與優化項目檔案驗收工作，具體可以闡述為以下幾點：
（一）針對項目檔案驗收檢查結果中不盡如人意的地方，需要對其進行及時地反饋與改革
針對項目檔案驗收檢查結果中不盡如人意的地方，驗收參與人員需要進行仔細地記錄以及匯總，并且把需要改革的地方做出標記，然后將統計出來的資料分析，進行及時地反饋與改革、創新。在反饋與改革的過程中，逐步地優化驗收工作的效果，改進驗收途徑，促使檔案驗收工作的逐步完善。
（二）逐步地優化項目檔案驗收程序，讓各驗收人員分工合作，共同促進驗收工作的順利進行
我們在進行下面檔案驗收工作的時候，需要逐步地優化項目檔案驗收程序，并且讓各驗收人員分工合作，各盡其責，那個人員負責那個驗收工作，具體的記錄、匯總等則另外安排人，這樣分工明確的檔案驗收工作，將大大地提高驗收效果，提高準確程度，從而共同促進驗收工作的順利進行。
五、結語
綜上所述，我們了解到：項目檔案驗收在發展的過程中，不斷地促使企業檔案管理工作的發展與預防措施的不斷改進；也使得項目實施與管理更加趨于規范化、完善化。因此，我們需要對項目檔案驗收進行管理，不斷地優化檔案驗收方法，注重驗收實效，并且對于檔案驗收的成果需要進行及時地匯總、反饋以及改革與創新，在推陳出新的過程中，逐步地完善驗收工作，加強驗收真實性，以此對企業檔案管理進行客觀地保護，為企業的發展提供完整的、準確的材料資源。并且快速地促進項目實施與管理的規范化、完善化、穩定化，使其為各單位的發展而不斷努力。
參考文獻：
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[3] 盧東.對固定資產投資項目檔案驗收工作的思考[J].經營管理者，2009（09）.
2現階段建設項目管理中的檔案管理現狀
2.1建設項目管理中的檔案管理意識薄弱
現階段，很多建設項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到項目檔案管理工作的重要性。在建設項目管理中，總是存在一種"重建設、輕檔案"的思想，建設單位的領導及管理層都沒有認識到建設項目檔案是整個建設項目管理的重要依據，對建設項目檔案管理缺乏責任感。尤其是在建設項目施工中，因為建設施工的任務比較重、項目較多，所以建設單位的領導層都比較重視工程施工的質量與進度等，往往忽視了建設項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設單位通常在建設工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準確性與真實性，從而影響到日后建設單位對建設檔案的使用，對建設工程質量不能完全保證。
2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善
在重大建設項目施工建設中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設項目的法人、施工、設計等工程參建單位。由于建設單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規章制度，但是存在著形同虛設的現象，在工程建設中沒有形成有效的管理機制，使得建設單位對檔案管理制度的執行力不夠。再加上建設總承包公司對建設項目的檔案管理任務分配不明確，不能夠很好的協調檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網絡，對每個職能部門的職責劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設工程質量。由于建設項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設項目開始建設時，建設單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設項目各個環節中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設的監督不足，建設單位沒有按照國家的檔案管理規定進行整理，監督不力，致使建設項目施工的檔案資料收集零亂。
2.3建設項目管理中的檔案管理缺乏保障機制
由于建筑施工單位和監理很多時候都是采用比較靈活的用工制度，而項目檔案管理經常會被認為是一項沒有很高技術含量的工作，最后致使專職管理項目檔案的人員越來越少。建設項目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動比較頻繁?，F階段，很多建設單位沒有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關檔案管理人員的職責范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見，我國的很多建設單位在建設項目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機制，建設單位應該對檔案管理工作予以重視。
3加強建設項目檔案管理的具體措施
3.1完善建設項目的檔案管理制度
檔案管理部門應該根據本單位建設項目的實際情況制定一系列可操作的規章制度，對建設項目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設項目的檔案管理有效執行。完善建設項目的檔案管理制度，需要由建設項目單位帶頭建立項目檔案管理網絡，從而要求項目的施工單位、設計單位等配備專職檔案管理人員負責項目建設期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設單位還應配備一個專職項目檔案主管人員來負責項目檔案工作，做好整個項目工程檔案管理的統籌與協調工作，明確分配檔案管理部門的職責，將檔案管理工作真正的滲透到項目建設的每一個建設環節。通過建設單位的對項目檔案管理進行統一領導、分級管理，整個項目工程的檔案資料將會完全處于受控的狀態，有利于建設單位對項目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項目檔案資料的完整、準備。
3.2提高項目檔案管理意識
在這個信息化時代，及時的信息能夠對增強建設項目管理人員的檔案管理意識。建設單位應該充分的利用報刊、電視等媒體，將與項目工程檔案的有關的重要信息傳播出去，建立一個檔案管理信息化共享平臺，通過法律的手段，對每一個建設單位的職責要明確，利用管理人員與系統的有效結合，從而增強建設單位檔案管理人員的管理意識。現代建設項目工程的檔案管理也需要與當地的經濟發展相適應，建設單位應該加強對項目工程的關注，及時將有關信息化的有關消息反映到建設單位的管理層，管理層應該將這些信息化消息加以提煉，應用到建設項目的檔案管理規定中，從而提高項目工程檔案管理人員的管理水平。
3.3檔案管理部門應當參加建設項目的竣工驗收
對建設項目的工程檔案審閱是工程竣工驗收中的法定內容，檔案管理部門應當參加工程的竣工驗收，能夠讓檔案管理部門充分認識到檔案管理在整個項目建設過程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門對今后檔案管理工作的重視。對于建設項目驗收過程中發現的有關于檔案管理問題，建設單位的檔案管理部門應該要及時的解決。檔案管理部門要對檔案管理堅持高標準、嚴要求，才能夠在一定程度上保證項目檔案的質量。
鐵路建設項目檔案除了具有原始記錄性、系統成套性、完整準確性、不可再生性等特征外，還有如下幾個特點：一是科技含量高、保密性強。高鐵技術目前在世界上處于最前沿、最尖端技術，很多國家還沒掌握高鐵的核心技術，有些建設項目檔案資料還處于保密階段。二是建設項目多、投資規模大?！笆晃濉逼陂g，廣鐵集團管內就有33個建設項目上馬，而每個建設項目投資規模最小都在幾個億以上，有的建設項目投資高達上百億元。三是專業領域廣、行業特征明顯。鐵路工程文件和檔案資料包括橋梁、隧道、軌道、編組站、站房、通信、信號、電力、電氣化、給排水等各個專業，也涉及力學、電子、聲學、光學等多個學科。四是分散性和復雜性。鐵路建設工程點多線長、中間環節多、涉及部門廣內外協作關系復雜，造成建設項目檔案資料收集難度大，而且數量多，整理十分困難。五是要求高、時效性強。由于鐵路建設項目工期要求緊，項目文件和檔案資料一經形成就必須盡快送到有關部門和維修接管單位，使項目檔案在保管維修、竣工驗收、改建擴建和審計稽查等方面發揮其特有的作用。
鐵路建設項目檔案管理存在的問題
一是參建單位法制觀念淡薄，檔案管理意識不強，對檔案工作不夠重視。有的建設單位（在建合資公司）錯誤地認為建設項目主要是以建設工程項目實體為主，項目檔案工作可有可無；有少數監理單位也認為，監理單位的任務是監督工程質量，項目檔案的收集、整理工作是檔案部門的事，與己無關；有的施工企業負責人則錯誤地認為，施工企業的主要任務是完成施工任務，項目檔案工作可以等工程竣工之后再進行整理。導致項目檔案工作沒有領導負責，組織機構不健全，管理制度不落實，檔案人員變動頻繁，檔案資料無人收集、整理和保管。當建設項目工程竣工進入驗收時，才突擊進行資料補收工作。由于平常不注意資料積累和收集，只能依靠少數人通過“回憶”重新進行“編撰”，嚴重影響了項目檔案的真賣性、原始性、準確性和完整性。
二是檔案產權歸屬關系模糊，管理責任主體不明確。在投資主體多元化的體制下，合資修建鐵路容易造成檔案產權關系模糊，管理主體職責不清的問題。有的在建合資公司（項目建設指揮部）不知道項目檔案工作是項目建設中的一項重要工作，必須以在建合資公司（項目法人單位）為領導組織核心，對項目檔案工作實行統一管理，負責對設計、施工、監理等參建單位的檔案工作進行統籌規劃、組織協調和監督指導。而是錯誤地認為，建設項目檔案工作是上級檔案部門的事。甚至有少數建設項目指揮部認為建設項目建成竣工后，建設、施工和監理單位都要撤場，人員要轉移到新的項目去工作，竣工文件資料要全部移交到接管維護單位。在這種思想支配下，有的在建合資公司既沒有配備檔案管理機構和檔案人員，也沒有主動增加投入配置檔案工作必備的庫房、裝具等基礎設施和辦公設備，而是將竣工文件資料隨便堆放在一起，檔案資料保管工作存在著極大的安全隱患。
三是投資方檔案部門對項目檔案工作的監督、檢查、指導不夠。鐵路行業和地方檔案管理工作的差異，造成鐵路建設項目檔案驗收標準和要求不一致。鐵道部由于管轄幅度大，無暇對邊遠省份、投資規模較小的建設項目檔案工作進行全方位監管；各鐵路局（集團公司）作為鐵道部的下屬單位和出資方代表，若鐵道部授權委托不明確，則不能主動對新建合資公司項目檔案工作進行檢查、指導和監管，常常處于較為被動的地位；而地方檔案行政管理部門則由于鐵路建設項目檔案專業性較強和鐵道部已有固定鐵路行業建設項目檔案管理辦法和標準以及地方投資比例相對較少等原因，對新建鐵路建設項目檔案工作也較少問津，使得合資鐵路建設項目檔案監管工作出現“缺位”的現象。
四是在建合資公司各門類檔案未實行統一管理，造成個別類型檔案資料缺項。除了建設項目檔案外，有的在建合資公司對文書類、基建類、設備類、科研類、會計類檔案以及聲像類和實物類檔案沒有實行統一集中管理，而是分散在公司各個部門，沒有統一的檔案管理辦法和制度。由于各部門平時不注意收集積累，沒有及時進行整理歸檔，結果造成大量珍貴歷史資料丟失。
五是建設、監理和施工單位檔案人員素質不高，未經過項目檔案系統專業培訓。目前較多建設項目參建單位并沒有聘用檔案管理的專業人員，而是由一些非專業的人員來兼職做檔案工作。因沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏經驗，只是依葫蘆畫瓢，盲目照搬其他單位檔案管理中的做法，外加自己主觀的臆想。這樣整理出來的檔案案卷質量不高，存在較多的個人習慣，缺乏通用性，難以保證檔案的完整性、準確性、系統性和規范i生。解決問題的措施和對策
1.提高認識，加強檔案管理組織基礎建設。各參建單位領導要高度重視檔案管理工作，認真執行國家檔案工作法律法規，建立健全項目檔案工作各項規章制度、管理體制和工作程序。首先，要認真落實項目檔案工作領導責任制。在建合資公司（建設指揮部）作為項目檔案的組織、協調和管理主體，要明確分管檔案工作的領導，由辦公室（有的公司由工程部負責）負責全公司的檔案工作，要按照項目所屬關系，把項目檔案工作納入工程質量領導責任制進行監督考核，將項目文件的收集、積累和管理納入項目建設工程計劃，納入各有關部門的職責范圍和崗位責任制，加強檢查和考核。其次，要配備檔案管理機構和人員。在建合資公司要配備適應工作需要的專職或兼職檔案工作人員，建立檔案工作網絡，健全日檔案工作的組織保證體系。
2.建立項目檔案管理約束機制，加強責任考核。為了確保建設項目檔案管理工作落到實處，首先，在建設項目合同中要設立檔案工作條款。要在合同條款中明確規定設計、施工、監理等參建單位對項目檔案工作的責任和要求；在項目招投標和簽訂設讓施工合同協議時，要明確規定設計施工單位項目竣工圖的編制責任和完成標準以及項目文件的收集、整理、移交和違約責任；明確監理單位對竣工文件完整、準確、系統情況的審核責任，提交監理檔案以及有關專項報告的責任。也可委托監理單位負責監督、檢查項目建設文件的收集和積累工作。其次，堅持檔案工作與整個工程建設實行“四同步”。為了保證項目文件的收集、整理、歸檔和移交與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行，要做到：下達工程項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查工程項目計劃進度與檢查項目文件材料積累、形成情況同步；驗收、鑒定工程項目成果與驗收、鑒定項目檔案文件同步；上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況證明同步。第三，將項目檔案驗收和工程評優活動有機結合起來。為確保工程項目檔案質量，督促單位領導重視檔案工作，可采取如下措施：檔案質量（特別是竣工圖編制）達不到要求的，不能算完成施工任務，不得進行鑒定驗收；在規定期限內未完成歸檔任務的項目，不得評為優質工程；竣工文件不齊全、不完整，建設項目不能驗收交接；工程竣工檔案驗收不合格者，不能進行工程結算，并扣留工程合同中所預留的全部工程尾款。
聲像資料的形成與管理應與工程建設進度同步進行，應反映工程建設的全過程。施工單位應將聲像資料的形成和積累應貫穿到工程建設管理的各個環節，應加入到領導議事日程、工程建設計劃和年終考核、本單位有關責任部門和有關責任人的職責范圍。
1建設工程檔案管理工作職責
總承包單位是建設項目檔案管理工作的核心，是對整個項目檔案管理負有組織責任、協調責任、指導責任、監督責任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協調工作，讓各參建單位均明確在建設項目檔案管理中各自的職責與責任，并履行自己的職責，才能確保項目建設全過程中檔案工作的順利開展。
2建設工程聲像檔案管理現存的問題
2．1聲像檔案采集設備存在“一高一低”的現象。“一高”是指聲像設備數量多、品質高。隨著社會的發展及原始記錄累積工作的需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善?！耙坏汀笔侵嘎曄裨O備管理水平低?！耙桓咭坏汀钡默F象造成一些重要的活動、重大的事件、重點的時刻沒能及時記錄下來。2．2聲相檔案攝錄人員中存在“一優一劣”的現象。專職的攝錄人員在各自的單位中直接從事著聲像檔案的采集和積累工作，他們素質的高低直接決定了聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一優一劣”的現狀。“優”表現在攝錄人員隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“優”的一面;“劣”表現在攝錄人員專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“劣”的一面。2．3歸檔意識不強，聲像檔案難以及時記錄并完整歸檔。聲像檔案有很強的時效性，歸檔要求也很特殊。日常積累下來的照片檔案沒歸檔，且大量的照片與底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清;許多珍貴的照片，卻因為沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值、利用價值，錄音和錄像的原始記錄積累和歸檔情況更令人擔憂。2．4建設工程聲像檔案管理狀況發展不平衡，差距懸殊。經調查，本單位所屬項目中設備管理、人員管理、聲像檔案管理都較為規范的有45個，占總數的6．8%;然而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位就有28個，就占了總數的62%，占比兩極分化、差距懸殊。
3聲像檔案管理做法———地鐵8號線項目
中圖分類號：C93 文獻標識碼： A
聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點，以一種生動活潑的形態出現在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在火電項目中屬于一個記錄節目內容的重要載體，同時也是工程專題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達到聲像檔案完整保存的目的。
聲像檔案的管理狀態
1.1管理檔案的意識不足
在聲像檔案的管理工作中未能充分認識到其對于項目整個過程記錄的重要性，導致管理意識的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現象形成的重要原因。聲像檔案的時效性比較強，對于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時將聲像檔案進行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據調查數據顯示，目前大多數單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復多次使用的現象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲起來。沒有清晰的檔案管理意識，也就無法及時有效的將聲像檔案進行完整歸檔【1】。
1.2聲像檔案維護設備落后
在現今科技急速發展的狀態下，多媒體技術得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現在人們日常生活和工作中，但對于聲像檔案的管理仍是采用傳統方式進行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內存放聲像檔案，只有部分單位根據需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數單位還是沿襲著混存方式，不符合有關規定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲要求，使得聲像檔案無法進行長期保存。
1.3聲像檔案管理方法不先進
在管理聲像檔案過程中，應根據周圍綜合性環境的需要，以音像資料為主要媒體，以項目重大的事件和活動為中心，積極主動的履行能反映整個工程的宣傳義務。但由于聲像檔案不具備先進的管理方法，使得檔案存儲受到了嚴重的制約，導致每個單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設備和專職管理團隊，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設備，卻無法對有聲像檔案和無聲像檔案進行統一的集中管理【2】。
1.4聲像檔案管理準則未完善
大多數單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進行統一的集中管理。管理準則的不完善，導致部分單位沒有將有關制度貫徹落實好，難以起到應有的保護作用，而該舉措造成了任何時候都可移交現象，也就是說各科室可以實行分散保管措施和個人保管措施，每年進行一次檔案室的移交，這樣極易產生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態。
加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加大宣傳力度，爭取領導與攝錄人員支持
加大對聲像檔案宣傳力度，充分利用網絡各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場經濟條件下新興的檔案載體。同時，作為一項社會性的事業，非檔案部門也可以獨家之力、朝夕之功建成。因此，公司領導、宣傳部門負責人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。
（二）強化管理，制定聲像檔案管理制度
改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各歸檔部門也要建立相應的管理制度。規范管理，對產生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）增強與檔案部門業務聯系，逐步提高攝錄人員檔案業務水平
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。另外，還要注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案管理人員的有關專業知識和技能的培訓，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。因此，應結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動
針對企業重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業（項目）重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時、齊全、完善地歸檔，統一管理，方便各方面利用。
結語
隨著科學技術的迅猛發展，使得聲音檔案在管理過程中出現較為嚴重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實際價值。因此，本文通過對聲像檔案的加強管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺中有著極為重要的作用和意義
參考文獻
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電力工程檔案是指從電力建設項目（工程）立項、審批、勘察設計、施工、安裝調試、生產預備到竣工投產全過程形成的，應當歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等。電力企業如何利用寶貴的工程檔案資源并開展高效管理，使其更好地為電力工業服務，已經成為電力檔案工作的核心任務。
一、電力企業項目檔案管理的重要性
電力工程項目檔案管理在電力企業的發展中占有舉足輕重的地位，而電力項目檔案管理又是電力企業管理工作中的重要環節。建設項目檔案管理的主要任務是貫徹執行國家和廣東省有關項目檔案的法律、法規、方針政策、電網公司的有關管理制度，建立有效的項目文件收集歸檔機制，確保項目檔案與項目建設同步發展。落實省公司發展子戰略和電網規劃建設關于檔案工作的任務，工程建設各有關單位要將項目檔案工作納入工程建設管理程序，嚴格控制項目檔案的齊全完整和系統準確，依法、合理、及時收集歸檔項目建設過程的各門類文件材料。執行國家和行業關于項目檔案的標準，組織編制項目檔案，嚴格控制項目檔案的規范性。執行國家和行業關于項目檔案的管理要求，組織對項目檔案的專項驗收，評價、考核項目檔案管理效果。為項目規劃、建設和生產提供檔案信息利用服務。
二、項目檔案資料管理要求
歸檔的文件達到完整、準確、系統，滿足生產（使用）、治理、維護、改建的需要。完整是指工程檔案資料的收集要與建設進程同步進行，在項目的立項到工程竣工驗收投產的全過程中，各種應該歸檔的文件材料都要歸檔。準確是指對歸檔文件材料的記載必須與實物相符，準確地反映工程建設治理各項活動中的真實情況和歷史過程。系統是指歸檔的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的時間順序排列，做到層次分明，有機聯系，符合其形成的規律。
在管理過程中嚴格貫徹執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》GB/T11822-2008國標、《建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》及企業檔案管理標準是做好電力企業工程檔案管理的基礎，在工程建設施工中嚴格過程控制，按照電力工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的文件及時檢查、審核，發現問題及時解決，查漏補缺，使施工記錄做到真實、完備、及時，符合歸檔要求。
參照《業務規范》分類表所列的案卷內容分別組卷，一個卷盒放不下同一案卷內容的可組成若干卷，題名可寫成×××（一），×××（二）等。歸檔文件材料應以原件歸檔，不使用復印件。如原材料的合格證、質量證明是復印件的，需加蓋生產商或供應商的公章（紅?。?，才能歸檔。管理性文件按問題、時間或重要程度排列；施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。卷內文件的排序及錄入：
（1）工程聯系單、設計變更單應按文件的編號順序排列，逐份錄入。
（2）設備卷內文件的排序：一個案卷有多個設備廠家的，應當把重大的設備排在前面，同一廠家和同一型號設備按說明書、合格證、廠家試驗報告、廠家圖紙、裝箱單的先后順序排列。說明書的版本、型號、廠家責任者一定要錄入（如果說明書沒有日期可按同一設備型號合格證或試驗報告的日期錄入）。
（3）竣工圖紙要將工程圖紙目錄作為卷內第一份文件錄入，竣工圖的圖號、設計日期、責任者必須錄入。
項目的土建、電氣部分由不同施工單位承建的，在產生相同分類號資料組卷時，施工單位之間要互相溝通，確定案卷的流水號的排列，即在一個項目下，同一個分類號只能形成一個案卷流水號。施工單位在參照《業務規范》中的分類表組卷時，對某些同一個分類號又同一個保管期限的資料，在資料很少的情況下，可將多個案卷資料組成一個案卷，但擬寫案卷標題要詳細清晰，體現卷內資料內容。
三、保持電力建設項目檔案工作與工程建設的一致
電力建設項目檔案工作是一項以項目管理為中心內容的專業性和服務性的工作，是實現電力建設科學管理不可缺少的技術基礎工作 。它隨電力建設項目的開始而建立，又隨電力建設項目的竣工投產、交付使用而告終，與工程項目建設的進程是同步的。由于參建單位多、建設工期長，形成的工程檔案數量大、內容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給項目工程檔案收集工作帶來一定難度。因此，要加大對工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理，根據電力工程建設項目檔案管理流程，從項目前期的準備階段、項目過程的施工階段到項目竣工的驗收階段（包括檔案專項驗收）來抓，即工程建設一開始就與開展檔案工作同步進行；工程建設過程中要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時要與一整套合格的竣工檔案的驗收同步進行。
四、強化檔案管理的措施
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.098
［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02
1 項目檔案管理的現狀
1.1 項目檔案管理普遍存在的問題
在項目施工過程中，領導、基層管理人員及施工人員意識不到項目檔案管理工作的重要性，基層單位沒有專職或兼職的檔案管理人員。另外，各單位和部門之間缺乏相互的溝通交流，不落實檔案管理責任，往往是重工程建設，輕檔案管理，在工程完工時，各單位才開始整理工程資料。種種因素，造成項目檔案資料管理無序，資料流向不明，收集不齊全，組卷、歸檔的檔案存在與工程實際不符的情況，給工程后繼工作帶來了嚴重的影響和無法估量的損失。
1.2 當前常見的項目檔案管理方法
1.2.1 組建項目檔案管理領導小組
建立由建設單位（業主）牽頭，設計、施工、監理等單位參加的聯合項目檔案管理領導小組。
施工單位建立以項目經理為主，技術員、施工員為輔的，負責管理好施工現場的施工圖紙、設計更改通知單、施工更改設計、補充設計的施工圖紙等檔案資料的團隊。
設計單位，由項目施工圖紙的設計者和檔案部門的管理人員一起負責施工圖紙、文件、計算數據、會議紀要等資料的收集、整理。
監理單位，由現場監理負責施工現場的各種文件、資料，圖紙等管理情況。
建設單位（業主）以合同為依據，以經濟為杠桿組織協調各單位，建立健全項目檔案管理工作的各項規章制度，明確各方責任。明確工作范圍，明確歸檔時間，責任落實到人。
工程從立項到竣工，由施工單位負責收集施工全過程的圖紙、聲像等檔案資料，整理后按時移交給設計單位的檔案管理人員，他們再進行整理、組卷、文件資料的數字化加工。
1.2.2 建立完善的項目檔案管理工作流程和管理制度
建立完善的項目檔案管理工作流程和管理制度是保證項目檔案完整、準確、齊全的前提。根據國家、行業的有關標準、規范，并結合各單位的實際情況，建立行之有效的建設項目檔案管理制度和管理工作流程，實現檔案管理工作的常態化、標準化、規范化與信息化。
加強項目檔案管理制度建設，建立檔案管理工作程序，是做好項目檔案管理工作的根本保障。必須明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及歸檔責任人。建設單位是工程項目的業主，也是工程和項目檔案的接收者，應承擔好工程建設過程中檔案管理工作的組織者，把項目檔案納入合同管理，明確各方責任，組織協調各方工作，及時溝通檔案資料的管理現況，交流檔案管理信息，根據合同規定，要求各單位管理好與建設項目相關的文件、檔案資料，并整理組卷，按時向檔案部門移交。
2 信息環境下的項目檔案管理
2.1 鏈接局域網，建立設計單位檔案管理部門網站
建立設計單位檔案管理部門網站，搭建檔案信息平臺，令檔案管理系統通過局域網與相關業務系統OA、EIP系統對接，實現各類檔案信息資源的集中管理，遵循電子文件與實體文件同步歸檔，本著“誰產生、誰錄入、誰審核”的原則，由檔案管理部門將條目的主要信息錄入到檔案管理系統中，同時上傳相應的電子文件，實現檔案信息資源共享,
2.2 以檔案管理系統為平臺，構建檔案信息網頁
建立檔案信息網頁，為用戶查詢、檢索提供了極大的方便，用戶不用再跑到檔案部門，足不出戶就可以完成借閱、查看檔案信息、瀏覽電子文件全文、歸還電子檔案等。
建立檔案信息網頁，傳遞建設、設計、施工、監理等各單位的檔案管理情況，及時檔案信息，在各類檔案中為用戶提供方便快捷的查詢和檢索功能，檔案管理工作的效率和質量都將得到極大的提高，實現項目檔案的動態管理。
2.3 項目檔案數字化建設
使用數據庫技術以及高速掃描技術將聲像文件、紙質文件、電子檔案，系統地組成一定結構的檔案信息庫。
檔案數字化建設的主要方法是全文儲存檔案，實現數字化形式的管理，對檔案信息中的文字內容與有圖像信息進行融合，把這些相關信息錄入目錄數據中進行管理，并且實現把目錄數據制作成相關的檢索入口，從而才能更好、更便捷地實現對整個檔案的全文檢索。這也需要將紙質材料進行數字化轉換，其可以利用掃描儀進行輸入。它還包括了對圖像文件進行壓縮管理后的重命名，并存放在一個固定的路徑上，在需要時可以通過文件名查找。有些檔案是需要永久Υ嫻模需要對光盤進行刻錄，這樣才能妥善處理這些問題。
2.4 做好檔案信息資源的提供利用工作
檔案的提供利用工作，是檔案的基礎性管理工作，是檔案功能的再擴展，其能夠產生明顯的經濟效益和社會效益。檔案信息資源的開發與利用，能有效地促進項目檔案管理信息化的進程。在進行檔案信息資源開發時，要重視對檔案信息進行科學合理的分類與整合，將信息集成化，系統化，采用統一的管理模式，減少信息的分散程度。
同時要注重檔案管理信息化的規范性和標準化，規范性和標準化可以提高檔案管理的工作效率，提高檔案信息的利用率。制定標準規范要對檔案信息進行分類整合，形成規范化、標準化的檔案管理模式，有利于檔案信息資源的開發利用。
2.5 依據不同需求選擇項目檔案管理軟件
項目檔案管理選用軟件應注意的事項包括以下幾個方面。第一，軟件進行檔案信息管理時，同時要具備對信息管理平臺進行及時的維護與升級的功能。第二，軟件要具備安全性與保密性，要有一定的監控功能。這樣增強了檔案信息管理查詢的權限，也可以對所有的用戶進行實時的安全監控。第三，軟件管理系統必須具備較快的反應速度，滿足查詢以及操作的需求。第四，軟件必須符合國家行業的相關標準和規范，應當通過國家標準的認定。
3 結 語
建設項目檔案管理信息化建設，建立檔案部門網站，搭建檔案信息平臺，以及與協同辦公系統的無縫對接，有效地實現了建設項目檔案的動態管理，提高了檔案管理工作的效率和質量，節省了大量的人力、物力和財力，檔案信息資源的利用率及共享水平都將得到提高，為社會的發展提供更為快捷有效的檔案信息資源的服務。
主要參考文獻
一、建設項目檔案管理在醫院管理中的重要作用
醫院基本建設項目是醫院不斷發展的基礎工作，醫院建設項目檔案是醫院基本建設活動過程中一項重要組成部分，對建設項目投入使用后的管理、維修、改擴建等有著重要的作用。
（一）為醫院發展提供重要依據
由于醫院基建項目具有投資大、環節多、內外協作關系復雜、涉及部門多的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院建設項目從立項、勘察、設計、施工、竣工、使用及管理全過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像等形式的文件材料，是檔案管理最基本的目的。同時又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。
（二）反映醫院基本建設項目的現狀
醫院建設項目檔案記載了醫院工程建設的全過程，真實反映工程項目建設管理過程中的現實面貌。在工程建設中項目檔案收集不齊全、不規范、不準確、保管不安全都會直接影響建設項目發揮其作用。如，醫院建設總體規劃的規劃圖、現狀圖、文字說明等有關檔案的原始材料，門診樓、住宅樓、康復保健樓等建設項目的立項、設計、施工等環節的相關資料記錄和文字說明材料以及建設項目公共設施方面的相關材料。
（三）是醫院今后改擴建項目的技術參數
規范、準確建設項目檔案管理直接關系到醫院今后改擴建項目的成本、質量、進度。近年來醫院新建工程項目連續不斷，改建、擴建、零星維修項目也連續不斷，建設項目檔案的重復使用率不斷上升，尤其是建設過程中的各種報批文件、招投標資料、圖紙、合同、付款資料、答疑文件、會議紀要以及工程建設項目交付使用過程中存在的有些問題記錄及處理意見等。因此，任何基本建設項目中缺少了建設項目檔案就等于缺少了工程建設項目中的參數，缺少了改、擴建的重要依據。
二、醫院建設項目檔案管理中存在的問題
（一）不重視檔案管理工作
在醫院基本建設項目管理中，由于大家忙于工程建設前期手續，忙于施工建設過程，趕工期、趕進度，希望盡早完工驗收投入使用，只看重工程建設本身而忽視了大量工程建設項目檔案資料的管理工作。一些醫院在項目建設期間，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案存放設施。一些檔案管理人員是臨時聘用的，流動性比較大，機構不穩定，并且沒有經過專業培訓，不具備工程建設項目檔案管理的專業知識，從而使檔案的收集、整理、歸檔工作與工程建設不能同步開展，導致建設項目檔案處于放任自流狀態。另外，在檔案的使用和查看過程中人們經常翻閱、使用原始資料，對紙質檔案本身造成一定程度的損壞，甚至有些原始資料不在檔案執行部門存放，不在檔案管理人員手里，導致檔案管理存在很大問題，造成收集不完整、不齊全、跟蹤不及時，特別是項目前期準備文件散失較多，如某些關鍵資料保存的是復印件或者簽字蓋章模糊的資料，使工程建設項目檔案沒有發揮應有的作用。
（二）檔案管理制度不健全
醫院多數建設項目存在工程復雜、周期長、涉及面廣、細節多等眾多因素，因此涉及基建、招標、財務、審計等多個部門，而相關部門之間沒有完善的建設項目檔案收集和管理制度，檔案歸檔范圍及責任劃分不明確，不能采取規范的管理方法和操作流程，沒有履行監督、檢查、指導等職能。不論是文字形式還是圖紙、圖像、聲像等各種形式形成的檔案資料在收集、整理與歸檔過程中缺乏統一的標準，并未有詳細的管理規定進行規范。由于各部門之間檔案材料形成的時間不同，檔案材料內容不同，這就給及時、全面收集材料增加了相應的難度，許多檔案材料散存在經辦人員手中，缺乏規范的制度約束，以至于檔案管理工作與建設項目工程進度存在些許差異。
（三）檔案材料收集不齊全，建檔不規范，移交不及時
任何項目的檔案都是在項目建設、管理過程中形成的，是具有保存價值的各種形式的歷史記錄。近年來，各級醫院的改建、擴建工程逐漸增多，參與工程建設的部門大多數不重視工程建設項目檔案的管理工作。由于檔案資料形成的時間較長，一些在工程施工中發生的變更、簽證資料、項目前期的隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等往往被有意無意地 忽視。有時檔案管理人員在日常管理工作中不能及時分類、整理，隨意放置，不善保管，導致檔案與檔案之間的連續性差，不能保持其成套性、準確性、系統性，直接影響檔案質量。
三、如何加強醫院建設項目檔案管理工作
（一）領導要重視檔案管理工作
醫院工程建設是醫院快速發展的重中之重，工程建設項目檔案同樣是重中之重，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程建設項目從立項開始，領導要加強檔案管理意識，應不斷加大對檔案工作的領導和支持力度，指定專人負責文件、圖紙、圖像、聲像記錄等資料的收集、管理工作。同時要進一步優化檔案工作發展環境，真正把檔案管理工作提上日程，制定一套操作性強的工作守則、建檔流程、管理制度，明確崗位責任，大力關心與支持檔案工作者，使檔案管理工作規律化、標準化，確保把醫院建設項目檔案管理工作落到實處。
（二）加強檔案人員業務技能培訓，提高檔案人員管理水平
建設項目檔案管理工作本身就是一項專業性很強的工作，應力求達到系統、準確、完整的要求。建設項目檔案管理人員要加強檔案人員業務培訓，掌握檔案整理規范操作方法，使檔案管理人員了解基建工程檔案管理知識，了解工程建設程序和工程建設專業知識、優化知識結構、拓展知識面、更新理念、提高履行崗位職責的能力，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。為了更好地管理工程檔案，檔案管理人員要善于在日常工作中總結不足，虛心向其他單位的同行學習，借鑒好的經驗和做法，努力探索檔案管理工作的規律，增強業務素質，以保障檔案管理工作有序、高效地開展。
（三）堅持事前控制原則，強化全過程管理
工程建設項目檔案管理不僅涉及建設過程中的檔案管理工作，還涉及工程建設項目實施前期的準備工作，即建設項目申請立項時，就應開始工程建設項目文件的收集、整理、審查工作，包括項目建議書、建設項目用地問題的批復、建設項目選址意見書、建設項目立項的批復、建設項目環境影響評估報告、建設用地的通知、項目可行性研究報告、建設項目初步設計、施工圖設計文件、建設用地規劃許可證、國有土地使用證、建設工程規劃許可證等，必須堅持事前控制原則，很好的保存這些重要性的文件資料。同時，要重點強化全過程管理，將工程建設項目檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，細化到工程建設的每一個環節，建立工程合同制、監理制、契約制等約束機制。在與設計單位、施工單位、監理單位分別簽訂合同時，應將建設項目檔案材料的收集整理工作列入合同條款中并且與工程款掛鉤，不提交齊全完整的基建檔案不予付款。這樣就能使參建單位重視檔案工作，并落實責任，有效的控制、監督、檢查基建檔案的質量。
（四）實行嚴格的審查監督體制，定期開展資料整理檢查與監督
醫院作為工程建設項目的建設單位，要加強對建設項目檔案工作的組織領導，成立建設項目檔案工作領導小組，明確每人的工作職責，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序，還必須建立嚴格的審查監督制度。對參與建設的各施工單位、監理單位和部門的建設項目檔案工作實行統一管理，對工程檔案的產生、收集、整理等環節進行嚴格的審查監督管理，及時發現并解決工程檔案管理中的問題，杜絕“事后補資料”現象發生，確保項目檔案工作與項目建設同步進行，保障工程檔案管理的實效。
（五）逐步實現檔案管理電子化
隨著信息化建設的不斷推進、計算機普遍應用，醫院建設項目檔案工作也必然要進入數字化發展階段。因此，電子檔案成了醫院檔案管理的重要形式，是檔案管理工作發展的必然趨勢。在領導重視電子化辦公的同時，醫院建設項目檔案管理也應推行計算機管理技術，適應基建項目現代化管理模式。檔案管理人員應根據工程建設項目的特點和單位信息化管理實際情況，通過計算機磁盤等設備與紙質檔案，相互關聯相對應地建立統一的文件格式，統一的電子檔案模板，統一的文件類型，規范有序地收集、查閱、篩選、存儲和保管工程建設項目檔案，保證建設項目檔案的原始性、真實性、完整性以及長期可讀性。同時要加強安全管理，可以通過閱讀權限，設置密碼等專人專管，杜絕隨意更改檔案，改變電子檔案的文件結構和文件內容。
四、結束語
近年來各大醫院包括甘肅省中醫院的基本建設可以說是接連不斷，而且大多數都是在交叉進行，做好建設項目檔案工作，實現基建檔案工程的自身價值是領導和檔案管理人員不可忽視的重要工作之一。醫院基建檔案反映建設項目的真實面貌，是醫院信息資源之一，是一項對工程負責、對醫院負責、對歷史負責的重要依據和保障。因此，檔案管理人員應收集、管理和保護好這種資源，為發展醫院經濟建設提供檔案服務。
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一、引言
作為有著一定價值的信息資料，檔案其實既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識較為最終的載體。因為檔案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學合理地利用檔案資料可以很好地促進工程項目的順利開展、進行和結束。而面對著飛速發展的經濟社會以及日益發達的計算機和互聯網技術，檔案管理工作如何正確地利用這些先進的技術方式和管理手段，對促進工程項目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對于提高工程項目檔案管理工作的效率、延長工程項目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。
二、探索工程項目檔案管理工作新模式的意義
作為一種非常重要的資料和信息數據，檔案有著較高的保存和利用價值，這也是其會采取單獨的各種方式進行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發展的今日，結合這些發展區探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時也有利于充分地發揮檔案信息資料的應有價值。而且檔案管理的工作實質其實是對工程項目內部各種人員管理和工程施工等各方面信息進行一個合理科學的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發生什么問題和情況時也能夠更加快捷方便地調查問題的所在并及時解決，同時也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時防微杜漸。
三、新時期下檔案管理工作的發展趨向
隨著檔案管理的理念以及技術手段不斷的更新和發展，檔案管理的工作也有了發展的新趨向，其主要有著以下幾個方面的特點：第一，檔案資料信息高度的數字化。隨著計算機技術的飛速發展，利用計算機來進行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質資料和電子媒介等多種方式來進行檔案的歸檔和保存儼然成了現下工程項目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個重要內容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國經濟社會的不斷發展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時檔案資料信息也有了更高的利用價值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應用。第三，檔案管理服務的方式多元化。隨著我國科學技術不斷的發展，檔案管理的服務方式也在不斷增多，除了紙質資料的閱覽只玩，檔案展覽和網上檢索查詢等服務方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價值，同時也進一步推動了檔案管理工作的現代化發展。
四、探索工程項目檔案管理工作的新模式
1.建立新型檔案管理機構。結合當前環境之下檔案管理工作具有的特點去建立一個專業、完善和高效的檔案管理的機構，對于提高工程項目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內部進行檔案管理的部門應當積極進行交流并學習和借鑒先進、科學的技術方式和管理經驗，以便完善工程單位檔案管理機構內部的組織。除此之外，也要針對性地對檔案管理的工作人員進行專業的強化培訓和教育，督促工作人員認真學習我國檔案管理方面的相關法律法規，從而提高檔案管理工作人員的意識，使其深刻認識到進行檔案管理工作所具有重要性，同時提升工作人員的專業素質和職業素養。以上這些措施對于促進工程項目檔案管理的工作科學化、規范化和標準化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計算機和互聯網技術的高速發展，網絡化和信息化已然在各個領域，包括管理領域都得到了較為廣泛的應用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術進行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構建出一個有著數字化的錄入和系統化的加工的新型檔案管理系統。另外，也要構建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當然，因為工程項目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統安全也是非常需要注意的方面，基于此，設置檔案資料的公開范圍和相應查閱的權限，同時利用各種現代化的安全技術軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標準化模式。想要有效解決工程項目檔案管理工作里出現的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標準化的模式就是當務之急。只有結合當前情況下的行業特點，分析總結出檔案管理方面的專業意見，并制定出具有可行性的、實際的、并且行之有效的工程項目檔案管理的標準，才是保證檔案建立科學的、專業的和效率最大化的標準化模式的有效措施。除此之外，還需要對檔案管理工作的人員進行嚴格的要求，要求他們必須根據檔案管理的相應標準和相關規范進行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實現規范化和有序化的工作，同時也能夠提高檔案管理的工作效率和質量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠為檔案的管理工作打下堅實基礎。作為檔案管理工作中首要的環節，立卷歸檔同樣也是檔案管理實現高效化、標準化和規范化工作的一個關鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據檔案資料具體的時效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進行。而那些需要進行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應程序還有處理的重點來展開立卷歸檔的整理，同時也要盡可能避免信息冗余和文件重復的情況發生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點對檔案資料的簡潔性、完整性和實用性進行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數字化模式。檔案管理工作的數字化模式指的是有網絡信息的共享系統和檔案信息的綜合管理系統共同進行檔案管理，網絡信息的共享系統由Web管理的子系統以及信息的子系統組成，而檔案信息的綜合管理系統則是由檔案信息管理的子系統、數字化處理的子系統、信息服務的子系統和數據庫管理的子系統共同組成?？偟膩碚f，數字化模式以現代信息技術作為基礎，并且將檔案信息當作核心內容，依靠便捷、高效、先進的開發模式來進行檔案管理。其對于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數據、減輕檔案管理人員的工作負擔有著非常重要的作用。隨著物聯網和云計算技術在國家電網工作領域的應用和發展，將為工程項目信息的采集、存儲開辟新途徑。不斷研發、實現新科技在建筑領域、生產領域拓展應用后的項目工程信息轉換和管理，形成分別滿足工程項目規劃、設計、建設等專業應用及社會不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環境改變而導致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發生，為檔案信息化建設的深入開展提出了新課題。
五、結語
綜上所述，面對互聯網和計算機飛速發展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術也都發生了根本性的變化，所以工程項目檔案管理的工作也必然要根據新時期的特點來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標準化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學的檔案管理的規范和標準，同時建立健全檔案管理的機構。另外，也要對檔案管理的工作人員進行相應的教育和培訓以提高其專業能力和職業素養。只有對工程項目檔案管理的工作進行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進其發展，同時為工程項目的順利開展和完成提供一份保障。
作者:張葦 單位:國網甘肅省電力公司張掖供電公司
參考文獻：
【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：一、引言
港口工程檔案是指港口工程建設項目在立項、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的，以紙質、照片、電子文檔等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像文件，是港口工程建設活動的真實記錄。港口工程檔案是項目交工驗收、維護、改建、擴建的依據；業主作為項目的組織者和最終使用者,是重要責任主體,應對建設項目檔案和竣工備案做好管理。但現在業主方的建設項目檔案管理情況并不理想,本文通過現狀分析，并針對問題提出了對策建議，希望能起到拋磚引玉的作用。
港口建設項目業主方檔案管理現狀分析
1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分港口建設業主對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不能為項目建設增值，只要能應付查檔就行了。業主方管理人員比較重視建設項目進度、造價等比較形象的硬件管理,對建設項目軟件——檔案管理往往認識不足,對建設項目檔案的形成、收集、整理、歸檔等不夠重視。輕視檔案工作的思想都表明了部分業主對檔案工作缺乏了解。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分業主方管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
3、檔案利用率低，未發揮最大效用。有些港口項目建成投入使用十多年后進行擴建，往往只重視現場勘察工作，而忽視了對已建項目的檔案查閱工作。其原因主要有：一是存在檔案多頭管理現象，技術檔案保存在各相關技術人員手中，沒有歸納整理；二是檔案檢閱手段原始，造成查閱檔案工作量太大；三是港口使用過程中的維護工程記載不全，導致檔案記錄的準確性遭到質疑。
4、檔案室硬件環境設施不齊全。個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的單位管檔部門甚至連必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。硬件設施配備的不足，在很大程度上制約的港口項目檔案的規范化管理。三、改進港口建設項目業主方檔案管理的對策
1、樹立正確的港口建設項目檔案管理觀念。港口建設項目資料全面反映了整個工程建設的詳細情況,它對工程質量的評定,工程竣工后的收尾工作以及對新建工程的準備等都具有重要的利用價值,從某種意義上講,管理好建設項目資料與建好項目具有同等重要的價值,它可以被繼承和積累；但建設項目形成的文件資料涉及面廣,內容繁雜,經歷的時間長,稍有疏忽就可能遺漏,加之施工組織是臨時機構往往是工程任務一完成,臨時機構解散,而資料也隨之消失。因此,樹立正確的建設項目資料管理觀念,是做好建設項目資料管理的前提。
2、建立檔案管理體系，強化組織培訓工作。港口項目建設方組建項目管理辦公室的同時，應設定專人負責檔案管理工作，并應由項目辦領導主管檔案工作，形成專人負責、領導主管審核的檔案管理體系。同時，加強對檔案管理人員進行水運工程檔案知識培訓，通過學習《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》等規范性文件，使檔案管理人員了解檔案的重要性，掌握管檔要求，在管理檔案過程中能夠熟練完成檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務工作。
通過定期的自檢或領導督查，確保建設項目檔案的真實性與完整性。
3、建立檔案電子檢索系統，提高檔案利用率。
3．1進行檔案文件的科學分類。港口工程文件的總體類型可分為立項審批、設計審批、工程準備、施工文件、竣工驗收、招投標、合同、資金管理及其他9大部分，詳細分類可見《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》。
3．2建立檔案電子檢索系統
港口工程檔案種類多、數量大，靠舊式的紙質目錄檢索已不能滿足目前高效的辦公要求。而建立檔案電子檢索系統將會大大提高檔案管理的效率。針對大型港口項目較多的業主，建議開發專門的檢索軟件系統，以達到快捷、準確的目的。針對港口項目較少的主方，建議可以簡化電子檢索系統，用excel表格進行檢索，基本可以滿足日常的檔案管理要求。
3．3及時更新、定期檢查，提高檔案利用效率
港口工程在數年甚至數十年的使用過程中總會進行一些維護工程，對工程檔案進行及時更新是非常必要的。同時，要通過對檔案進行定期檢查，確保檔案真實、準確反映港口工程項目情況，為港口工程維護、改建、擴建提供科學依據。
4、改善檔案室硬件環境設施。
港口工程檔案保管年限長，且檔案資料數量大，種類多，對檔案室的環境設施要求比較高。作為業主方，應當增設專項資金，對檔案室進行標準化建設。使得這些珍貴的檔案資料保存在一個濕度、溫度都適宜的環境中。針對一些項目較少的業主方，采取委托專業文印公司打理檔案的方式，在實踐中也取得了很好的效果。
結束語
要做好港口建設項目檔案的管理,相關業主方領導應從思想上予以重視，通過培訓提高管理人員素質,完善制度,落實責任,加強溝通,勤于檢查督促；這樣,建設項目資料的及時性、真實性、準確性、完整性才能得到保證,才能為港口建設項目交工驗收、維護、改建、擴建提供可靠的依據。
關鍵詞：供熱項目；檔案管理；編制
Key words： heating project；archives management；compilation
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）16-0019-03
0 引言
供熱項目檔案資料是在項目實施過程中與工程進度同步形成的，是從供熱項目立項開始直到實施結束、竣工驗收為止，各階段所產生的、與供熱系統相關的各種文件、資料、設計圖紙、圖表、計算資料、試驗報告與試驗資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤等。供熱項目檔案資料作為一種從科技和經濟領域衍生出來的重要的科技信息資源，在企業的運營和管理中發揮著至關重要的作用。在日常工作隨時注意對檔案資料的收集、整理或者檢索、應用，促進檔案系統日趨完善、規整，同時達到通用的要求，對于供熱項目的順利實施，以及供熱設備的維護和管理，都有非常重要的意義。本文結合供熱項目檔案資料的特點及分類管理原則，針對當前管理工作中存在的問題通過建立信息化操作平臺、加強部門人員培訓等措施來改善現狀，全面提高檔案管理水平。
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1.1 供熱項目檔案資料的特點
1.1.1 成套性
對于供熱管網項目，從項目立項（核準、可研、評估）、項目設計、項目準備、項目管理、項目施工到項目竣工，形成的檔案相互聯系、不可根據供熱區域的延伸和熱負荷的需要，可能還會有新建鍋爐工程，還會涉及設備維修、改造等，生成相應的檔案。因此，供熱管兩項目從建設到生產運營所形成的檔案有較強的獨立性、成套性特點。
1.1.2 復雜性和多樣性
對于熱電聯產項目，為了最大限度發揮供熱潛力，使供熱管網在安全、穩定的狀態下充分滿足采暖高峰期的熱負荷需求，同時有效平衡熱網投資。需要建設與供熱管網配套的調峰熱源廠，在電廠突發故障后，以確保供熱管網持續供熱維持熱力系統正常運行。調峰熱源廠主要選用燃煤高溫熱水鍋爐為階段性調峰鍋爐，經換熱站進行熱力交換后為終端用戶送出采暖低溫水。熱力管網工程主要包括一次管網和二次管網。一次管網指的是蒸汽網、高溫水網，二次管網主要指的是居民小區的供暖網，兩套管網系統通過設在廠外的熱力站實現連接，采暖熱水網由熱網站引出后直接連接各換熱站，利用換熱站中的水換熱加熱。二級熱水網直接連接終端用戶。熱水網和蒸汽網均以預制保溫管直埋敷設到位，過路段采用鋼套鋼管直埋敷設，架空管道采用無推力旋轉補償器對管道熱膨脹進行補償，直埋管道采用外壓式波紋補償器。
因此，對于像熱電聯產項目一類的專業多、輻射面廣、采用不同方式供熱的項目，就需要加強熱網技術的研究，相應的檔案系統也應該建立起來。檔案管理人員應該熟悉供熱項目檔案資料的特點，根據這些特點制定出可靠的管理方案才能提高檔案管理效率。
1.2 供熱項目檔案編制原則
1.2.1 熱電聯產項目
熱電聯產項目即以發電為主、供熱為輔的供熱項目。借助兩臺機組抽汽管道抽汽，再通過換熱站和配套的熱力管網輸送終端用戶，相應的銷售檔案和技術資料一律參考DIVT241―2012《火電建設項自文件收集及植案整理規范》，按照規范的目錄號和分類號進行編制。
1.2.2 過渡熱源項目及配套熱源項目
在供熱項目前，在初期必須先投建配套的蒸汽鍋爐，以滿足項目在建期間的用汽需要。為了充分發揮供熱系統的供熱能力，特別是在系統出現事故的條件下保證持續供熱，滿足熱電聯產企業在采暖高峰期的熱負荷需求，除了蒸汽鍋爐，還須建設調峰熱源項目。
對于過渡熱源和配套的調峰熱源項目的檔案資料，從項目通過審批，到設計、施工，再到交付后投入運營，每個環節的檔案資料都是相對獨立的，但從整體來看所有的檔案資料基于項目建設過程又構成了一個檔案系統。為確保對過渡及配套熱源項目檔案資料規范化，應該將該部分的文件、資料從整個項目中區分出來，做成獨立的檔案系統進行妥善管理。
2 供熱項目檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理的意識不強，各項規章制度執行不到位
當前，由于企業及施工各方對檔案意識相當薄弱，檔案管理人員對形成的原始資料不注意及時存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱項目建設檔案管理規章制度不健全，實施細則未及時跟上，缺乏完善的約束機制，造成執行不到位，而供熱項目建設一般牽扯多方，且各自相互獨立，容易出現檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現象。
2.2 檔案管理人員配備不足且素質不高
建立一支專業化的人才隊伍是提高檔案管理效率的基本前提。要做好檔案管理工作，檔案管理人員首先要具備足夠的專業水準。但是在現實條件下，部分供熱企業對經濟效益的關注程度高于一切，對供熱項目建設檔案管理不重視，配備的檔案人T少，而且從事工程項目資料管理的人員大多是臨時抽調、沒有經過專業培訓的人員，他們身兼數職、不穩定，又不了解其專業知識、工作程序、行業標準，對檔案資料的收集、整理、歸檔等環節不規范、不標準，使檔案不能真正反映建設項目的實際情況，在工程竣工、移交上帶來很多不必要的麻煩。
2.3 檔案歸檔不及時且質量不高
有的供熱項目建設長達數年，其中征地、環境保護批復等重要文件辦理周期較長，而檔案文件的收集整理工作又具有持續性、階段性和成套性，部分供熱企業對重點供熱項目建設過程中生成的文件、資料沒有在第一時間進行收集整理或者不能定期整理歸檔，不能在規定的時間內完整移交，遠遠滯后于工程建設的進度；部分鍋爐、管網的竣工圖和相關技術資料缺失，現有資料修改質量達不到歸檔要求，導致最終形成的竣工圖與現實狀況存在差距；歸檔中有些數據存在明顯的誤差，審核人簽署時存在部分數據項漏缺的問題，有的工程圖紙違背了編制規則，部分標識不統一，造成最終收集的竣工圖出現很大的誤差，甚至部分數據失真。按照相關規定，項目竣工后必須進行質量驗收并辦理竣工驗收手續。在驗收環節重新組織工作人員話費大量時間和精力來突擊補充檔案資料，而此時由于周期過長，致使檔案資料的真實性、完整性、準確性受到影響。
3 供熱項目檔案管理思路
3.1 基于互聯網平臺加快建設檔案資料信息化管理平臺
當前，隨著網絡科技在檔案領域的逐漸普及，項目檔案資料的收集效率及檔案管理水平大幅度提升。檔案工作不再局限于紙質，而是通過一套支持快速錄入、修改、打印、檢索和整理等操作功能的檔案管理平臺實現（見圖1），這給檔案工作帶來了巨大的挑戰，為了應對挑戰，要求檔案管理人員必須全面掌握檔案管理軟件的操作方法，利用信息手段將紙質文件轉換成電子文件，大幅度提高檔案錄入效率，同時組建檔案目錄系統數據庫，對紙質文件和電子文件同步管理，促進信息資源共享，為供熱項目建設服務。
3.2 建立健全供熱項目檔案管理制度
要保證供熱項目檔案資料完整，就必須建立一套統一的檔案管理模式，結合國家政策以及行業中的相關規定，在供熱項目實施的現實條件的基礎上秉承“規范、合理、實用”的原則建立或完善檔案管理制度，按照文件資料的形成、收集、分類匯總、移交的工作順序重新樹立檔案工作流程，對各個環節提出規范化的工作要求，以實現對文件資料的集中管理。另外，要根據文件資料的形成過程組建專業化的檔案工作組，由負責人集中協調各個組員的工作任務，明確個成員以及各相關部門的職責和義務，使檔案管理工作真正成為供熱項目建設的目標之一，基于工作目標建立業務考核體系，確保工程檔案的規范性和完整性。
3.3 梳理檔案管理流程，加強檔案管理人員的技能培訓
為了實現供熱項目建設檔案的有序管理，提高企業對檔案工作重要性的認識，全面推進檔案宣傳培訓工作，將相關制度、歸檔文件范圍、分類標準、整理流程到各個參建單位，并進行有針對性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準確，提高他們做好供熱項目建設檔案管理的自覺性和責任感，及時將工程建設過程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。
3.4 根據供熱項目的建設進度及時搜集并完善相應的檔案資料
在供熱項目實施過程中，為了在保證相關文件、資料真實可靠的前提下將其及時歸檔保管，檔案管理部門必須在項目實施開始前提前介入，并在項目實施過程中和實施后實時關注文件、資料的生成和收集，使檔案工作真正滲透到項目實施的全過程。負責收集和整理文件、資料的檔案工作人員，必須主動深入現場展開跟蹤調研并提供業務指導，以確保隨時掌握第一手資料，特別是要對關系到項目建設質量的關鍵節點的資料加強跟蹤收集工作，發現問題及時解決。
4 結束語
供熱項目檔案是項目建設中不可或缺的數據信息，涉及到工程建設的方方面面，因此必須把供熱項目檔案工作納入科學化、規范化的管理軌道，全面規范企業檔案工作，提高現代化管理水平，為建設一流的供熱項目項目提供檔案方面的保證。在本文中，筆者結合供熱工程檔案資料的特點、分類管理原則及檔案管理工作中存在的問題進行了分析和探討，從明確各參與方責任、規范化收集整理和實行科學化管理體系、加強檔案管理人員的指導等方面提出了加強檔案資料的管理措施，從而為整個項目的管理提供了必要的保障。在實際管理工作中，不同的供熱項目在檔案資料的搜集和整理方面會有不同的要求，檔案管理工作人員應該結合具體項目的特點及檔案管理要求有針對性的開展檔案工作，使檔案管理真正成為整個供熱項目的有效保障。
參考文獻：
[1]王輝.關于供熱企業檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志，2014-10-08.
