時間：2023-06-12 09:09:50
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Abstract:In view of the records management in the marginalization tendency， proposed that enhances the cognition. The establishment organizes the leader system. Perfect institutional framework and viewpoints and so on construction characteristic management system.
Key words:records management; marginalization ;scientific system
1 加強針對性，提高檔案管理認知
目前，學校檔案管理工作存在著邊緣化的傾向。很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，不利于形成學校管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍。整個學校的檔案意識進一步弱化，平時不注意收集整理，到真正需要的時候，再去收集、補救，甚至造假，從而導致檔案管理工作在整個學校發展進程中有邊緣化危險。
學校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學校的辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。學校檔案還是學校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教學科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。
做好檔案管理工作是每一個檔案管理工作人員必須解決的問題。因為檔案管理工作是學校管理工作的一部分，做好檔案管理工作是一個學校健康發展的需要，是提高學校工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規范的管理檔案，是衡量一個學校業績與管理水平的重要尺度。學校檔案記載著這個學校發展史上的優秀成果，對研究本學校的辦學業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為學校高層管理人員及時了解學校整體辦學狀況，適時調整辦學策略提供準確依據，為辦學決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定學校辦學成果，為學校與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇于探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映學校整體發展狀況和辦學成果。
2 加強領導，建立管理組織體系
檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導要帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人;通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。要建立健全檔案管理機構和管理網絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備專職檔案員，學校各科(處)室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
3 完善制度，健全管理制度體系
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。各科(處)室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。要制定《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等規章制度，給檔案管理工作提供法律依據。
4 立足實際，構建特色管理體系
各檔案管理科室除按照檔案管理的要求和規章制度進行管理外，還要根據自身工作特點，制定有自身特色的檔案管理制度。如本校電教中心是集電化教學和電教服務為一體的綜合處室，檔案資料管理體現為內容多、資料多、載體形式多等特點，在管理和建檔中難度很大。這就需要從實際出發，在不違反檔案管理原則和要求的基礎上，構建有本校電教中心自己特色的檔案管理體系。
根據本校電教中心的檔案來源特點，大致把電教中心檔案分為教學資料檔案、活動資料檔案和其他資料檔案三大類。教學檔案資料主要以聲像資料檔案為主。筆者又根據制作材料的特點，細分為音帶類、像帶類、碟片類等類型。音帶類又按專業分為中文類、外語類、藝術類等。像帶類主要是與教學有關的錄像帶等，按其用途分為示范觀摩類、改革研討類、教學常規類等。碟片類主要指與教學相關的光盤影碟等，根據專業分為中外名著類、政治歷史類、文化藝術類、體育活動類等。
活動資料主要指記錄和反映學校各級各類活動內容的不同載體形式的資料，包括圖片、照片、錄像帶、自己制作的光盤或碟片等。筆者根據活動級別的不同，分為學校類活動資料、系科類活動資料、班級類活動資料、社團類活動資料等。如學校舉辦的學術活動、紀念活動、文化活動、體育活動、對外活動以及系科舉辦的教學活動、班級舉辦的主題活動、學生社團舉辦的活動等等都屬于活動資料范疇。
1 高校二級學院建立檔案管理存在的重要問題
高校實行兩級管理這一有效的管理模還沒有較多的經驗，發展的時間比較短，二級學院內部具體的管理工作仍然存在很多的問題需要不斷的改善，其中包括檔案管理相關的工作，以下主要講述了二級學院內部檔案管理存在的幾點重要問題。
1.1 不重視檔案管理的相關工作，缺乏檔案意識
一般情況下，二級院校普遍都是在原有學校的基礎之上進行建設，并處于教學重要的第一線，管理水平比較高，但是對于檔案管理相關的工作并沒有得到足夠的重視。無論是學校的上級領導還是一些從事日常教學的普通教職工來說，都非常重視教學以及學科科研工作具有的重要作用，但是卻忽視了對一些工作中經常使用的檔案資料具體的管理工作，并且，平時不會特意的收集各種教學的檔案資料，只是簡單的認為對教學材料進行的檔案管理工作只不過是進行適當的整理或者是對資料進行裝訂，將所有檔案管理相關的工作內容看成是自己沒有必要承擔的額外工作，只是遇到上級領導進行定期檢查的時候，組織臨時突擊，簡單的應付各種檢查，實際的管理工作存在較大的漏洞。另一方面，存在部分教師對于檔案收集整體以及歸檔等工作存在非常嚴重的抵觸心理。部分教師認為一些非常重要的教學成果都屬于自己的勞動成果，只能自己進行保管，不愿意上交到院校內部的檔案部門，還存在部分教師為了能夠更加方便的進行查閱，將一些資料據為己有，這些教師的行為都為如今的檔案管理工作添加了更大的困難。
1.2 缺乏準確的規章制度
二級學院內部的檔案管理起步比較晚，在工作的過程中經常忽視程序化以及規范化具有的重要作用，只是非常習慣的進行一些個案的處理工作，按照自身擁有的工作經驗完成管理工作，并沒有比較準確的規章制度或者是規范檔案管理的實施細則。第一，沒有明確的界限。部分二級學校內部的文件資源逐漸開始被列入到檔案室中，依然存在大量的檔案資料仍然沒有被列入到檔案室中，這就導致大量有價值的資源沒有得到及時的收集與整體，只是非常隨意的亂放，無法實現集中管理。第二，管理工作不夠細致。一些已經收集的檔案資料仍然沒有得到有效的保管，管理工作非常的混亂，所有的檔案資料都混亂的存放在一起，無法實現即時的查找，同時很可能會導致重要的檔案資料丟失。第三，沒有明確具體的職責分配。部分二級學校內部雖然配備了相應的管理工作人員，同時由相應的領導負責管理，但是具體的管理職責還沒有進行明確的分工。
1.3 檔案管理相關的工作人員自身的綜合素質并不高
二級學院內部受到編制等問題的影響，大部分都沒有設立非常專業的檔案管理工作人員，一般情況下都是由學校內部的教學秘書負責。二級學校重要的信息中心就是教學秘書，起到了對信息進行上傳下達的重要作用，成為了交流的重要橋梁。由學校內部的教學秘書擔任具體的檔案管理工作，雖然有利于學校內部檔案管理相關的工作，但是，教學秘書只是將檔案管理相關工作作為自己的兼職，自身缺乏較強的檔案管理意識同時沒有經過比較專業集中的業務訓練，對于檔案管理需要掌握的一些歸檔范圍、歸檔的基本元素以及相關的規程序都沒有準確的了解，并且，學校缺乏對兼職檔案管理進行的專業培訓以及專業指導，這些現象都會導致最后的檔案管理相關工作非常的混亂，沒有準確的工作原則。另一方面，二級院校內部的管理工作涉及到了學校內部運轉的整個過程，包含的內容非常的復雜，擁有較大的工作量，這就必然需要教學秘書在完成了自己的本職工作以后，繼續承擔一些檔案的管理工作，工作量非常大，整理的內容非常的復雜，這就會導致檔案管理的相關工作會出現較多的失誤，教學秘書繁重的工作任務，也可能會導致一些非常重要的材料得不到及時的收集與管理，甚至會出現流失的情況，檔案管理工作的質量非常差，并且沒有比較規范的管理準則，使檔案管理工作并不完整。
1.4 特色得不到有效的突出
目前，大部分二級院校內部的檔案管理工作大多都是一些學校制定的各種文件，或者是學生上交的畢業論文，檔案收集的內容都是相同的，并且，沒有太大的使用價值，這將會直接影響二級學院內部開展具體的檔案管理工作。二級院校內部的檔案管理工作與學校內部的檔案管理存在一定的差異，二級學院比較注重的是本學院學生具有的特色，并突出學科專業具有的特色以及優勢，具體的檔案資料需要充分的反映院校內進行建設的最大成就。這就需要建立一些對學生進行人才培養過程中保留的具有較高價值的檔案，以及一些重點學科建立的各種檔案資料，突出研究成果具有的重要意義。但是目前二級院校內部的檔案管理相關工作仍然沒有自身的特色進行突出，沒有比較完善的收集工作。
2 建立二級學院內部檔案管理模式的有效措施
想要解決二級學院內部存在的各種檔案管理的問題，需要及時建立比較完善的管理模式，結合目前大部分二級學院具體的檔案管理現狀，對完善檔案管理模式提出了幾點有效的措施。
2.1 加強檔案意識，對管理工作進行有效的規范
加強對各種檔案管理工作以及相關法律內容的宣傳以及推廣，對于一些從事兼職檔案管理的相關工作人員組織進行定期的培訓或者是專業的指導，有效的提升檔案管理相關工作人員自身的綜合素質。開辦一些檔案管理的講座活動，提升二級院校上級領導以及普通教職工自身具有的檔案意識，將檔案管理具體的思想內容逐漸貫穿到所有工作細節中。檔案主要是根據文件資料逐漸演化而成，如果沒有一些重要的有價值的文件資料也不會產生相應的檔案管理工作。只有建立科學有效的管理體制，培養工作人員擁有較強的檔案意識，才能完成比較完善的檔案工作。這就需要對二級學院內部的檔案管理工作進行一定的規范，并將檔案與管理相互結合，實現檔案的有效管理。
2.2 進行統一指導，并逐漸完善各種規章制度
二級院校內部具體的檔案管理工作具有較強的雙重性，其中，一方面，二級學院屬于學校內部的下屬部門，具體的檔案工作也只是整個學校檔案管理工作中非常重要的一部分，一些重要的檔案資料需要被列入到學校內部的檔案資料中，需要二級學校具體的管理工作人員做好編制工作并將重要的內容進行移交。另一方面，所有的二級學院都屬于比較獨立的教學單位，具體的檔案管理工作人員將會受到二級學校內部的直接管理，但是，具體的工作業務仍然會受到高校檔案部門及時的監督以及管理。如今，頒布的一些憲法以及規范都為高校內部的檔案工作進行了恰當的分類，并為管理工作提供了一定的法律依據，因此，二級學院具體的檔案管理工作需要結合高校內部制定的檔案管理相關規定，并充分結合自身具有的特點，制定屬于自己的特色的檔案管理制度。對檔案管理中具體的收集、整理以及移交等工作進行科學合理的規范。具有制度化的管理是所有二級學院檔案管理相關工作的關鍵內容，只有擁有比較完善的制度以及規范才能有效的避免檔案管理出現混亂，保證檔案管理有條不紊的順利完成。
2.3 發揮自身具有的特色
在檔案管理具體的工作中，二級學院需要充分突出自身具有的特點，并發揮最大的價值。首先，反應二級院校具體發展情況的相關資料都是通過二級學院本身完成管理工作，材料的具體內容并沒有對高校進行檔案歸檔發揮一定的價值，但是卻充分的體現了二級學院資深具體的發展情況以及工作的具體進度等，彰顯了二級學院發展壯大的整個變化過程，這些檔案資料對于二級學院來說具有非常重要的價值。其次，二級學校內部的學科或者是專業存在較大的差異，這也直接決定了檔案管理工作上存在較大的差異。因此，檔案管理相關的工作需要突出特色。
2.4 實現網絡化的管理
一、高等職業技術學院檔案管理的意義
檔案對學院發展有著記錄歷史、指導現在、啟發未來的重要作用。學院的發展離不開對過往經驗的總結，對過往經驗的總結離不開對學院歷史的研究，而檔案就是記錄學院歷史的重要載體。
檔案為學院對外宣傳提供重要素材。學院在發展過程中積累了大量記錄著有學院特色的歷史，重大事件、教學成果等多方面信息的檔案，這些檔案展示了學校文化，傳遞了學校理念，代表了學校特色。對這些檔案資料進行整理和展示，不僅可以豐富師生的校園生活，還可以起到展示學校特色的作用。
“昔人所為而得，我可以奉為模范；如其失策，便當設法避免”，檔案管理的重要意義就是總結經驗，避免失策，指導現在，促進未來。只有這樣才能讓學院不斷總結經驗，取其精華而用之，對其糟粕而避之，為教學評估和教育改革提供依據，真正實現學院的可持續發展。
二、高等職業技術學院檔案管理工作現狀
（一）檔案管理意識淡薄，重視程度不足
檔案管理跟其它工作有本質上的區別，檔案管理是服務性、保障性工作。這就導致檔案管理工作人員在檔案管理中可能缺乏積極性和成就感。高等職業技術學院由于本身規模和教職工數量的限制，往往沒有檔案管理專職人員。教職人員往往身兼數職，除了檔案管理工作以外還有其他工作，這就導致教職人員很有可能將更多精力用到其他工作上，進而忽視檔案管理工作。
（二）檔案管理人員素質有待提高
高等職業技術學院往往沒有設立專門的檔案管理部門和相關人員，而是由其他職位的教職工兼任。他們沒有接受過系統的檔案管理方法、標準、流程等的培訓，檔案管理工作主要根據經驗開展。這就導致檔案管理缺乏規范性，檔案資料缺乏完整性，檔案資料的收集、分類、歸檔等可能存在不合理的地方。長此以往，將造成檔案管理混亂，檔案查閱困難，檔案檢索效率低等問題。
（三）資料重保管，輕利用
高等職業技術學院檔案管理不僅僅是檔案資料的收集、整理、分類、歸檔，還包括檔案的開發利用，而后者，才是檔案管理工作的重點和難點?，F階段大多數高等職業技術學院檔案管理工作還停留在檔案資料的收集整理和檔案的歸檔保管，而檔案管理更重要的作用――檔案的開發利用往往被忽略。導致檔案資源的浪費和檔案資源的不合理利用，未能充分發揮檔案促進學院發展、輔助學院決策、促進教育事業發展的重要作用。
（四）檔案管理水平有待提高
有的學院沒有設立專門的檔案管理室，檔案資料與其他資料混在一起，不利于檔案的分類管理。有的學院沒有引進先進的檔案管理技術，如數字化檔案管理系統等，檔案管理還停留在紙質檔案的階段。紙質檔案占據大量空間，而且管理、查詢和調用效率低，速度慢。?而言之，檔案管理軟硬件設施不健全，直接制約了學院檔案管理水平，影響了檔案資源的合理利用。
三、高等職業技術學院檔案管理工作改進建議
（一）加強檔案管理意識
針對高等職業技術學院普遍存在的檔案管理意識薄弱，重視程度低等情況，學院應通過一系列手段加強教職工的檔案意識。只有從意識層面重視檔案管理，才能在實踐中真正做到重視檔案管理，科學管理檔案。有條件的學院可以聘請專業的檔案管理人員，或者設置專門的檔案管理職位。其次，學?？梢蚤_展一系列的講座、活動等，讓廣大教職工、學生了解檔案的作用，樹立檔案意識，積極參與和配合檔案管理。從而形成一個檔案管理人員重視檔案管理，檔案資料提供者主動配合檔案管理人員的良性循環系統。
（二）完善檔案管理制度、規范和流程
任何一項工作的完善都離不開相應制度的建立、規范的制定和流程的設計。要加強和完善高等職業技術學院檔案管理工作，首先要建立健全檔案管理相關制度，從管理層面上規范檔案管理參與者的行為，強化檔案管理參與者的意識。系統、全面的檔案管理流程，有助于每個檔案管理參與者各司其職，明確自己在檔案管理過程中的角色。資料提供者，主動建立、留存相關資料，并整理和上交；檔案收集人員，收集、整理并檢查資料的完整性；檔案歸檔人員將檔案分類、歸檔。在實施過程中，收集檔案管理參與者的意見和建議，不斷改進和完善檔案管理制度、規范和流程。
（三）提高檔案管理人員素質
高等職業技術學院檔案管理工作的完善除了管理制度、規范和流程的完善，還離不開檔案管理人員素質的提高。任何工作都離不開人的參與，參與人員素質的高低直接影響檔案管理工作的效率和效果。沒有有效的實施，再完善的制度，再合理的流程都是一紙空談，因此提高檔案管理人員的素質是高等職業技術學院檔案管理工作的重中之重。學院應該挑選具有檔案管理專業知識和能力的人員負責檔案管理工作，在實際工作中盡可能提供相應的培訓機會，提升檔案管理人員的檔案管理能力。檔案管理人員也應當積極主動，多途徑、多渠道學習檔案管理專業知識，了解檔案管理相關理論和工具，不斷更新檔案管理知識和技能，學習和使用新興的檔案管理工具。只有這樣才能提高檔案管理的效率，促進檔案管理工作的科學和可持續發展。
（四）檔案管理信息化、數字化
隨著科學技術的發展，學院的各項管理工作都不斷向信息化、數字化發展，檔案管理工作也不例外。紙質資料具有占用空間大，查閱困難，檢索速度慢等特點，不利于檔案的查閱和利用。隨著計算機和互聯網的普及，檔案管理逐漸向數字化發展。電子檔案更有利于信息和資料的保存和整理，將人們從厚厚的紙質檔案中解脫出來，避免紙質檔案占用大量空間，有效減少紙資源的浪費。使用和查詢方面，電子檔案具有查閱方便，檢索速度快等優勢，可以有效提高檔案查詢的效率。學院應為檔案管理的信息化、數字化提供資金、設備、技術等方面的支持；檔案管理人員要不斷學習和了解檔案數字化管理的方法和技術。從而全方位促進高等職業技術學院檔案管理工作的科學開展和可持續發展。
隨著社會的發展和時代的進步，人類進入了信息化時代，高校的檔案管理方式也發生了很大改變，已經由傳統的管理方式向信息化方向發展。信息化技術給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時能夠促進檔案管理的可持續發展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設更好地應用到檔案管理中，這也是當前他們的重要任務。將信息化建設應用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負擔。當前，高校進行檔案管理的信息化建設受到很多問題的阻礙，積極對高校檔案管理中的信息化建設進行分析，便于更好地促進高校的可持續發展。
1.關于高校檔案管理的概念和內涵
1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個重要方法，對高校的建設意義重大。高校檔案管理包括的內容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進行表示，方式簡單，便于保存，是以后高校教育和教學的重要參考和歷史記錄依據。它能為高校日后的發展積累豐富的經驗，從而奠定了高?？沙掷m發展的基礎，對高校的未來發展影響深遠。實現高校檔案管理信息化指的是利用網絡和多媒體等先進技術對高校檔案進行信息化管理，對一些高校的檔案資料進行合理的開發和利用，以達到實現其進行社會共享的目的，從而提高其社會利用價值。
1.2高校檔案管理信息化通過網絡化和數字化的手段將高校中的各類檔案資料進行收集，從而實現數字化管理。通過網絡和計算機等技術手段，實現將高校檔案進行自動化和一體化管理的目的。還能通過技術手段進行資源的共享，實現高校檔案的共享價值。高校檔案管理信息化是進行推廣和應用信息技術的過程，也是進行二次開發和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個將信息服務達到最大化價值開發的過程。
2.信息化建設在高校檔案管理中存在的一些問題
當前高校的檔案管理工作已經成為了各校管理工作的重點，在當今信息化時代的大背景下，為了促進學校管理建設，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現在如下方面：
2.1檔案管理人員整體素質不高，能力和水平有限。很多高校的檔案管理人員都是臨時聘用的，沒有經過專門的知識和技能的培訓，對于檔案管理工作中的具體流程和注意事項沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進行管理，這樣在工作中容易出現信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對學校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認識，在資金和經費的投入上明顯不足，沒有對檔案管理人員進行專業知識培訓，使得他們的技能始終得不到提高。
2.2落后的檔案管理設施和技術服務水平。在檔案管理工作中，我國各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學校能利用的資金相對較多，對學校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對而言缺少資金來源渠道，對學校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學校的檔案管理工作發展受到了限制。
3.如何有效進行高校檔案管理工作的信息化建設
現代高校檔案管理工作的重要目標是實現信息化和數字化的管理模式，從而實行促進高校建設的目的。如何將各高校的檔案管理水平進一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個方面進行考慮：
3.1將檔案管理隊伍進行強化建設，檔案管理人員的素質必須進行提高和培養。高校檔案管理人員的素質對檔案管理工作的開展具有很大影響，當前檔案管理工作滯后的一個重要原因就是管理人員的素質偏低。所以加強管理人員的素質培養和專業技能培養成為了當前的首要任務，定期對檔案管理人員進行培訓，提高其專業技能，同時要提高他們對工作重要性的認識，及時對他們進行一些應用到檔案管理中的先進技術培訓，讓他們能在工作中學會操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。
3.2加大對檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術水平。當前高校檔案管理工作中的一個重要問題就是檔案管理設施落后、嚴重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實的落實。各高校應積極加大社會各界對學校的資金投入，擴大資金來源，從而能夠引進先進的設施，提高檔案管理的整體水平。
3.3創新管理方式，進行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當前的檔案管理工作中，都是簡單的對檔案進行分類劃分。這種簡單的劃分模式存在著較大的缺點，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時也不利用進行特色校園的建設。為了將高校檔案管理信息化建設進行有效提高，就需要在日常工作中對技術創新進行不斷加強，實現管理手段的不斷信息化發展，建立起具有自己校園特色的個性檔案管理體系。小結高校檔案管理的主要方式已經逐步改變為進行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進行提高，促進高校的可持續發展，實現最大價值化的高校管理，就需要不斷完善和改進高校的檔案信息化管理，找到發展中存在的問題并提出相關的解決策略，從而保證能有效進行高校檔案的信息化管理，以此促進高校建設的順利進行。
參考文獻：
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1 亮化工程檔案管理的重要性
城市路燈亮化工程檔案管理能夠很直觀的反映出一個工程項目各項工程建設情況以及項目使用情況，這不僅是項目建設管理中的第一手資料，這也是項目資產的重要組成部分，更是項目展開、經營、管理等各項工作的基礎。良好的檔案管理，有助于增強項目的技術和知識儲備，保護好知識產權和商業秘密，為亮化工程項目的可持續發展提供強有力的保障。并在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用，維護企業的經濟利益和合法權益。檔案管理工作對于工程項目的前期建設與后期投入使用都非常重要。這不僅能夠成為建設過程的許多參照，更是能夠為項目的投入使用與經營管理抵御潛在風險。這不僅能夠保障項目的長期穩定運行，更是對于項目的經濟效益的一種有力維護。城市亮化工程是一項工程量大、涵蓋主體面廣且建設工期較長的大型項目。這不僅會影響一個城市的風貌與發展，好的項目更是能夠在美化城市環境的前提下也確保資源的合理利用。這對于一個城市的可持續發展是非常重要的。想要很好的實現這些建設目標，項目建設展開過程中涉及的信息資源將會非常重要，而這些資源的搜集、整理與利用過程正是檔案管理工作的重要組成。由此可見，一個好的亮化工程管理將會有助于拓展工程項目信息資源，從而讓項目更好的展開建設。
2 當前亮化工程檔案管理中存在的問題
檔案管理理論基礎薄弱，檔案管理是一套較為復雜、涵蓋的方面非常廣泛的管理活動，無論是對于工程建設實況的了解，還是對于工程項目的開發利用，這些都是檔案管理的理論基礎所在，也是檔案管理過程中需要嚴格參照的基礎知識。亮化工程檔案對于許多檔案管理人員來說都是一個十分新鮮的事物，更不用說在執行相關項目時應當如何借助有效的程序、方法、模式與評價標準等來讓管理過程很好的完成。理論基礎的薄弱是當下亮化工程檔案管理面臨的首要問題。如果這個問題不能夠得到很好的解決與完善，檔案管理工作將會很難高效的得以展開。
檔案管理缺乏完善的規章制度，迄今為止還沒有一部成文的針對亮化工程檔案管理標準、規章體系或者是法律法規，制度的缺乏極大的增加了檔案管理工作展開時的難度與障礙，這是城市亮化工程檔案管理中的一個重大缺失，也是當下亮化工程檔案管理中一個非常顯著的問題。
3 檔案管理人員專業素質較低
檔案管理專業人才的缺乏是亮化工程檔案管理工作難以展開的一個重要制約因素，它不僅需要從業人員必要的文字、統計、法律等知識，對于亮化工程檔案管理工作而言它還需要人員具備足夠的環保意識以及可持續發展觀念。還要求檔案管理人員要對整個亮化工程非常熟悉，這對于管理人員的知識層面與專業素養要求是比較高的，大部分現有的檔案管理人員都難以達到這個標準，這也進一步造成了亮化工程檔案管理專業人才缺乏的現狀。
4 解決對策
從目前來看，由于檔案管理制度不健全，歸檔意識和建檔意識不高，管理部門對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理人員的素質較低，大量兼職管理人員的存在，造成檔案管理工作的混亂。以某基層醫院為例，檔案管理總共有5人，但僅有1人是檔案管理專業畢業，且受過專門的醫院檔案管理培訓，有2人是其他科室的醫生，有1人是兼職人員，對檔案管理工作并不十分熟悉。
二、檔案資料落后，沒能及時更新
檔案管理工作是對使用部門的經營情況進行統計整理的過程。市場經濟的發展以及體制改革進程的加快，社會生產生活的內容也相應地發生變化，檔案資料的內容也會隨之變化。這就要求更新檔案資料的數據。從檔案資料的實際情況來看，由于檔案管理經費有限，加之管理人員素質不高，影響了檔案資料的完整性和準確性。
三、利用率比較低
從檔案利用情況來看，由于缺乏科學有效的信息檢索系統，加之用戶不熟悉檔案信息利用方式，影響了檔案資料的利用率。同時，由于檔案資料的開放程度較低，保管的成分居多，檔案用戶能查閱的檔案資料有限。根據我市2010年度對轄區內各基層醫院的調查研究資料來看，醫院檔案資料的利用率一般僅在20%，且85%以上的是傳統的文書資料利用，對電子檔案的利用效率還比較低。
四、基層醫院檔案管理的措施分析
（一）管理理念與管理制度的創新
目前，基層醫院檔案管理還存在著“重管輕用”的現象，管理的被動性和封閉性較強，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學技術的發展，檔案管理工作的挑戰也日益嚴峻。檔案管理中的電子光盤和縮微膠片的應用也不斷增加，這些都需要改變傳統的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來指導檔案管理工作。例如，我市某鎮街醫院就通過將數字化管理理念引入檔案管理工作的方式，實現了對檔案管理立卷制度及操作流程的簡單化。通過此種方式，在數字化檔案管理立卷制度實踐1年之后，該醫院的檔案管理利用效率實現了20％比例的提升，效果顯著。
（二）突出檔案管理的服務特色
檔案管理是醫院管理的重要組成部分，檔案管理工作是為醫院的中心工作服務的，因此，在檔案管理工作中，應突出其服務的性質和特色。檔案管理是對醫院經營情況的全面而真實的記載，需要醫院各個部門的相互配合和相互聯系。因此，檔案管理工作不能閉門造車，而應該積極主動的與各個部門進行聯系與交流，在信息服務上應努力改變被動服務的現象，充分利用現代科學技術實現信息的共享。在知識經濟時代，信息的傳播更加快速，檔案管理工作應適應醫院發展的信息需求，建立檔案機構的聯網系統，拓展服務的范圍和層次。如我市的基層醫療機構，可以按照社區衛生站衛生服務中心鎮街醫院三級層次的方式，構建基于檔案管理機構的網絡連接系統，在整個網絡連接系統當中，不單單能夠實現對各層級醫療單位檔案的編研工作，同時還能夠實現對上述醫療單位檔案管理工作成果的交流共享，以及相關問題的咨詢與解決。借助于上述方式，使得基層醫院檔案管理工作的社會影響力得到了極為顯著的發展與提升，實現醫院檔案管理信息的共享。
（三）檔案管理人員應樹立創新意識，不斷提高管理人員的綜合素質
檔案管理人員的綜合素質對檔案管理工作的質量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專業性不強，專職檔案管理人員數量有限，管理人員對檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質參差不齊，在業務水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識結構不合理、現代科學技術知識貧乏、專業知識老化，檔案管理工作不能適應當前形勢的變化。因此，在檔案管理工作中，應重視檔案管理人員的綜合素質，加強管理人員的培訓和教育，提高管理人員的專業水平。檔案管理工作是一項專業性的業務工作和管理工作，需要綜合素質高的管理人員才能勝任。隨著科學技術的快速發展，檔案管理信息化不斷增強，檔案管理人員應改變過去的工作方法和工作理念，學習現代科學技術，拓寬工作思路，積極創新，以適應我國經濟發展的需要。在知識經濟時代，信息共享成為全球經濟發展的新形勢和新特點，社會經濟發展對復合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務范圍和服務水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應具備較高的業務素質，還應該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會變化的現狀和未來的發展情況，充分利用檔案學科的新理論和新技術來創新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。
（四）推進醫院檔案管理信息化建設
現代科學技術的應用，不僅能實現檔案管理工作的信息共享，還能極大提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質量。目前，醫院的信息化建設為檔案管理工作提供了便利，檔案管理工作能夠通過計算機網絡來實現信息的實時更新和維護。在檔案管理工作中，以檔案管理軟件來實現文件的形成、報送、編目、整理、利用等，建立檔案數據庫，以掃描錄入的方法將醫院的檔案和文件進行統一管理，為全體醫務人員的查找提供便利。同時，將醫院的圖書、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計算機系統，以醫院局域網實現醫院檔案信息的共享。
中圖分類號：TM58 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）01-0330-01
高校檔案管理工作要適應新的發展格局，就必須保持檔案管理與時俱進，選擇性使用現代文明成果。規范化和科學化是檔案管理工作改革與創新的重要方法[1]。在我國高校的發展進程中，檔案管理工作有其重要的作用。對我國高校檔案管理的狀況進行分析，參照國內外檔案管理成功的經驗和成果，更新觀念，創新工作方法，逐步提升檔案管理水平，向著檔案管理的科學化、規范化邁進，并使該工作步入法制化的進程。
1 檔案管理工作的重要意義
高校管理工作應包括檔案管理，因為檔案管理工作是提升效率和質量的必要保證。做好檔案管理工作是高校管理工作健康發展的需要，是保持和還原歷史真實性的重要舉措。評判一個高校的工作實績與管理能力的重要依據之一就是檔案管理的規范化和科學化。高校檔案是高校發展進程中優秀成果和重大事件的記錄，是探討和分析發展進程中教學與科研情形的原始文獻，對其分析與整理，有助于總結歷史經驗和教訓，制定合適的發展方向和管理策略。做好檔案管理工作能為高校高層管理人員及時了解整體狀況，適時調整管理策略提供依據，有利于社會各方準確認定高校的管理水平及教學和科研成果，為高校橫向合作奠定堅實的基礎。高校管理層認真研究和分析檔案管理工作的成果，有助力于制定合理的管理策略，選擇合適的發展模式并合理配置該高校資源，這對于該高校立足長遠發展，不斷提升管理效率和水平有著極其重要的意義。
2 檔案管理工作的邊緣化危險
迅猛發展的計算機應用技術沒有使高校的檔案管理工作得到進一步提升，反而淡化了其重要性。檔案管理工作在高校發展中的戰略作用和實際意義，很多高校檔案管理人員對此也是一知半解，且不具備過硬的檔案管理專業知識和廣博的其他知識，因而在檔案管理工作中缺乏良好的職業道德，更談不上任勞任怨、樂于奉獻的精神，檔案管理工作沒有取得顯著成績，不能夠引起高校領導重視。再加上，檔案管理工作人員不注重宣傳檔案管理工作的重要性，導致一些高校普遍認為檔案管理無用。高校管理層不重視、不關心檔案管理，檔案管理意識弱化，無法形成重視檔案管理的良好環境，檔案管理工作被邊緣化，與高校其他管理工作的發展不協調。
3 法制化是做好檔案管理工作的基礎
3.1 依法建立和完善管理制度
檔案管理工作需要法制化，因為法制化是做好檔案管理工作的根本保證。要做好檔案管理工作，須要依法制檔。隨著社會的不斷進步，檔案管理的措施和方法也需要不斷的改革和創新。針對檔案種類和載體的特點，應用新的管理技術提升檔案管理能力。檔案管理人員要適應新形勢的發展，就必須不斷學習專業知識和管理技能。檔案管理應以法為本，向著法制化方向發展。要為高校其他管理工作服務，使檔案管理工作發揮相應的作用，必須走檔案管理的法制化之路。20多年前《中華人民共和國檔案法》制定并實施，為加強檔案的收集、匯編、整理，以及管理提供了法律依據，為檔案管理工作順利發展奠定了重要基礎，有效地促進了檔案管理工作的進展。但社會總是不斷進步和發展，有必要在《中華人民共和國檔案法》的框架下，因地制宜地根據自己的實際情況，在自己的權限范圍內制定一套具有區域特色的檔案管理法規，使檔案管理依法操作。與此同時，各高校也應健全和完善相應的檔案管理制度，加強檔案管理，提升檔案管理工作效益，充分發揮檔案管理的重要作用，為高校的建設和發展做出應有的貢獻。
3.2 檔案管理應與現代技術相結合
計算機網絡技術的應用與發展為檔案管理工作提供了機遇與挑戰。檔案管理與先進的管理技術相結合，能實現檔案管理的電子化，使檔案管理水平得到有效地提升。檔案的收集、匯編、整理、歸檔等工作，工作強度大，應用計算機管理技術有利于提升工作效率。電子化檔案管理便于查詢和打印，可有效減少對原始文檔的損壞，又可減少手工勞動，提高檔案管理能力。檔案管理的電子化，提高了檔案管理的系統性和組織化，便于按照不同要求和目的進行檢索，快速得到相關的文檔信息，有利于館藏檔案的充分利用[2-4]。為維護檔案信息安全，須要制定較為嚴密的電子檔案管理措施，健全和完善電子檔案的登錄權限及管理與維護規章制度，合理配置管理人員，明確各自的職責范圍。管理軟件開發和利用應注意精心設計功能和模式，并利用先進的信息安全管理技術，有效合理地識別管理人員身份和權限。嚴格管理登錄口令，設置電子檔案使用管理的自啟操作日志，以便進行安全性或真實性核定追蹤。
3.3 檔案管理的目的在于應用
高校檔案管理是一項基礎工作，其目的在于檔案的合理有效的應用，更好地為社會經濟和政治服務，更好地為高校的生存和發展效力。檔案的合理應用，便于總結過去的經驗和教訓，有利于把握高校經濟活動的運行規律和高校發展的方向。強化高校檔案管理工作的重點是充分合理有效利用檔案，充分發揮檔案的重要作用，為建設具有區域特色的高水平的高校服務。高校檔案是高校生存和發展的重要的信息資源，高校檔案的合理應用是檔案實現自身價值的重要途徑。要充分開發和利用檔案，須要強化檔案的管理工作。檔案工作人員的日常工作通常是檔案的收集、去偽存真、整理和保管，還應注重及時編目，編制合理和快速的檢索方法和途徑。應用合理的管理系統，建立有效的檢索體系，提供有效的檢索工具，并適時匯編檔案文件等，以便完整、系統、快速提供各種檔案信息，滿足不同用戶的需要。另外，還要注重對珍貴、重要的檔案文件的管理，用現代管理技術對珍貴和重要的檔案資料及時備份，替代原件使用。當然，也應爭取領導層的支持，合理建設和使用檔案管理庫房，強化檔案管理的安全措施，盡量降低環境等自然因素及人為因素對檔案文件的損害。檔案管理工作也要更新管理思路，創新工作方法，以適應社會經濟、政治發展的需求，以滿足高校自身的生存和發展的需要，更好地使檔案管理工作在為社會經濟、政治及高校自身發展服務的同時，促進檔案管理工作本身的發展。因而高校檔案管理工作一定要以檔案應用促發展，以發展更好帶動和強化檔案管理工作。
總之，高校檔案管理工作要適應社會發展的需要，滿足高校自身生存和發展的需求，須要堅持科學而規范的檔案管理發展之路。要提升高校管理水平，建設具有區域特色、高水平的高校，就要使檔案管理科學化、規范化和法制化，并努力做好檔案的開發和應用，為高校的建設和發展提供必要的決策信息，充分發揮高校檔案管理工作的重要作用。
參考文獻
[1] 胡金鳳. 高校檔案管理中的可持續發展[J]. 內蒙古師范大學學報：哲學社會科學版， 2014， 43（1）：134-136.
為順應時展，促進社會穩定發展，需對我國當前的檔案管理工作進行有效的改革創新，在進行創新的過程中需要對當前檔案管理中的幾個重點當面進行分析，確定具體的改革思路。
1.1檔案管理需要同我國政府角色與職能轉變相適應
當前我國的經濟體制主要為計劃經濟體制下特色市場經濟，我國政府在經濟的宏觀調控中扮演的角色進一步被削弱。在傳統經濟體制下的檔案管理職能逐漸與社會經濟體制相脫離，為促進我國檔案管理工作的有效運行，政府部門需逐漸放手檔案管理工作，提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現代化公共行政運作形式的轉變相適應
建立在傳統制度下的行政管理工作能夠在其基礎上不斷進行行政功能的拓展，實際運行中能夠借助與系統的管理職能發揮其功效。傳統行政運作形式已經無法適應當前社會的發展需求，對于當前公共行政而言缺少的是分權和間接運作。
1.3同政府觀念轉變相適應
中國特色市場經濟體制能夠有效促進我國社會經濟的流通，有利于激發納稅人的積極性，政府部門通過納稅人的稅收進行國家的管理及調控。當前我國社會經濟的發展變化多端，因此必須提高國家宏觀調控及管理的效率及服務理念等。
2.檔案管理體制改革的難點分析
2.1實現黨政合一
當前我國對于檔案管理工作由各個管理部門共同執行，從大的方面來說就是黨和國家。黨和國家對于檔案的管理因為彼此職能的不同導致管理目標存在一定差異。大多數人都認為當合國家在檔案管理過程中直接對檔案管理工作負責，這只是表面上的，很多人其實不理解這二者在職能上存在的差異，因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情，即一般人難以捉摸。因此導致企業及社會相關部門難以通過檔案管理中心獲得有效信息，檔案管理工作的職能無法得到發揮。
2.2轉變后的滯后性
隨著社會人才資源總量的不斷提升，檔案管理機制需要與時俱進，適應社會的發展。從某種意義上來說，檔案管理工作體制的科學轉變有利于我國檔案管理事業的健康發展，但這種促進作用并非立竿見影，而是需要一個漫長的持續性過程。因此檔案管理體制革新后其作用相對滯后，導致很多創新工作難以展開，這也是造成我國檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實現政、事分開
當前各項系統為提高其效率及功效，首先提高系統的功能性，通過系統的多功能性推動系統的全面發展，因此在我國檔案管理過程中常常會出現對管理系統具有政、事部分的情況，管理系統能夠在多方面展開管理。隨著社會經濟的發展以及人才總量的不斷提升，政、事部分的管理系統已經難以適應當今的檔案管理模式，甚至會造成我國檔案管理工作創新的停滯、檔案管理服務質量下降以及人才資源的浪費等。
2.4防止集權過度
在現有的經濟體制模式下，當今企業經營模式分工都十分明確，對各項工作都會進行有效的統籌規劃，檔案管理工作也會有比較科學的方案。這種管理模式在根本上提高了企業管理效率，但該種管理模式比較落后，管理方法過于單調，嚴重束縛了管理人員的工作行為，更加不利于檔案管理工作的創新，阻礙了管理人員的創新思想，不利于管理工作的發展。
3.我國檔案管理體制改革重點及建議
3.1加強檔案資源的整合統一管理
我國檔案管理的主要指導思想為建立集中化管理體制，對我國的檔案實行統一管理。實踐已經證明通過加強檔案資源的整合統一管理能夠有效解決我國檔案管理工作過程中出現的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過程中必須加強對檔案管理人員的思想教育，使其在管理過程中能夠堅持統一管理的基本思想，確保檔案管理過程中的完整性，提高檔案管理的安全性。在檔案管理過程中加強對我國檔案資源的開發管理，并對各檔案資源進行有效整合，構建成大檔案，逐步優化檔案資源管理配置，使得檔案資源能夠被社會有效共享。
3.2推動檔案管理體制的多元化發展
一、加強檔案管理工作者的自身修養
要提高檔案管理工作的服務質量，加強檔案管理工作者思想、道德等方面的修養必不可少。（一）政治思想修養。不同歷史時期，對檔案管理工作者的政治思想修養要求各有不同。在當今建設有中國特色的社會主義、構建和諧社會的歷史時期，牢固樹立建設有中國特色的社會主義意識，構造和諧社會的共同理想，牢固樹立堅持以人為本，科學發展觀的堅定信念。遇事講政治、講黨性、講原則，大力改造客觀世界的同時，積極改造主觀世界。愛黨、愛國、愛人民、自覺維護黨和國家的根本利益，積極為發展國家檔案事業做貢獻。（二）職業道德修養。檔案管理工作者應具備良好的職業道德修養，對神圣的檔案事業要有執著的追求。要充滿信心，要熱愛檔案管理工作，自覺樹立檔案行業新風，展示文明形象，進一步密切檔案工作者與社會各界的聯系。從而促進檔案管理工作更好地服務于人民群眾與現代化建設。1.敬業愛崗。作為身擔重任的檔案管理工作者，要認清本行業所處的地位，要安心定志，兢兢業業地履行自己的職責。充分利用檔案管理工作，有效地實現檔案的社會效益和經濟效益。使檔案部門充分發揮其“檔案保管基地，檔案利用中心，學術研究場所，文明服務窗口”的四大基本功能，從而達到檔案取之于民，用之于民的效果。2.淡泊名利，勇于奉獻。因為檔案管理工作面廣量大，繁雜辛苦，付出的是默默無聞的勞動。因此，檔案管理工作者要具有為事業獻身的精神，要甘于吃苦，勇挑重擔。防止將檔案管理工作商品化。3.遵紀守法，嚴守機密。檔案管理工作是一項帶有一定機密性的工作，在建設有中國特色的社會主義市場經濟大潮中，檔案管理工作者必須帶頭遵守黨紀國法。具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在提供利用檔案時，要按規定把好關口，該提供的積極提供，熱情服務，不該提供的堅決不提供，并講明原則。4.存真求實。檔案是人類社會活動的真實記錄，據實立檔，據實用檔是檔案管理工作者的行為準則。在任何情況下，檔案管理工作者都必須忠于職守，不卑不亢，不畏權勢，維護黨和人民群眾歷史的真實面貌，勇于抵制篡改和偽造檔案的一切錯誤行為。（三）知識技能修養。檔案管理工作的實施和實現，必須通過檔案管理工作者的努力才能完成。因此，檔案管理工作者知識的多少，技能的高低程度，對整個國家檔案事業有著直接影響。只有人的素質提高了，才能使檔案系統的精神文明建設落到實處，才能保證檔案事業的持續發展。1.理論知識的修養。我認為它包括三層內容：一是檔案管理工作者要認真學習黨的路線、方針和政策；學習哲學，切實以科學的理論武裝自己，以便在任何復雜的情況下，不迷失政治方向。二是檔案管理工作者要有計劃地、系統地刻苦鉆研業務，根據實際工作需要，研讀一些檔案事業理論和相關理論書籍，便于用專業理論來科學指導自己的工作實踐。三是檔案管理工作者還應該在相關應用理論知識方面多下些功夫，以求在實際工作中充實拓寬自己的知識面，提高分析問題和解決問題的能力。2.檔案管理工作者要學習和掌握履行職責所必需的法律基本知識。努力提高檔案法律意識，嚴格守法，嚴格執法，切實提高運用法律手段處理檔案事務的能力，提高依法辦事的能力。3.檔案管理工作者要按《檔案專業人員職務試行條例》所分的高、中、初三級，五個檔次，具備相應檔次所需的口頭表達能力和文字表達能力。4.電子計算機、縮微照相、靜電復印、現代保護技術、聲像技術以及檔案管理工作標準化的應用和推行。檔案管理科學化的實現，需要一批具有一定科學技術水平的檔案管理工作者才能勝任。所以，檔案管理工作者要努力學習新技術，特別是要提高自然科學知識和技術方面的修養?，F在正在逐漸興起的電子檔案，客戶可以在網上直接辦理交費等手續，可以遠程閱檔，從而為雙方節約時間，提供方便。另外還有規范原電子檔案業務，實現檔案庫房管理電子化、規范化，從而取得高效的工作成果。所以我們要在這方面抓緊、抓好，落到實處，服務過程中要確保個人信息調出的準確性，真實性，以及規范性。5.一定的社交能力也是檔案管理工作者必須具備的修養。檔案界同社會各方面的合作與交流需要一定的社交能力，即便從事收集到統計等工作，提供利用等純業務性的檔案管理工作也少不了必要的交往活動。因此，檔案管理工作者要注意培養和鍛煉自己的社交能力。6.檔案管理要求工作者有很好的精神面貌和充沛的精力。因為好的精神面貌和充沛的精力是檔案管理工作者發揮才能，做出貢獻的重要條件，更是提高檔案管理工作服務質量，做好檔案管理工作的資本。
二、重視檔案理論的研究及對研究成果的應用
檔案管理工作要提高服務質量而得以不斷地發展，理論研究必須先行。一種新型的檔案工作模式的確定，往往是一定的檔案理論研究結出的果實。檔案管理工作要提高服務質量，改革發展要取得成功，必須要有理論研究作為先導，這是檔案管理工作者必須樹立的觀點。任何一種改革方案在付諸實施前，都首先要在理論上進行可行性研究，充分論證其合理性、科學性。要善于運用檔案理論研究成果來指導工作實踐，提高其服務質量，從而促進其檔案事業的發展。（一）評論和爭鳴。評論和爭鳴是開展活躍學術思想的一個重要手段，是推動檔案管理工作發展的重要因素。評論的各方更加深入地進行科學研究，進而達到提高檔案服務質量之目的。因為一種新的學術觀點和一項新的研究成果，只有在廣泛的科學的實事求是的爭鳴和評論中，才能弄清哪些成果學術價值高，應用價值大，值得推廣和應用；哪些成果質量低，沒有推廣應用價值。從而有針對性的推廣和應用，以達到提高檔案服務質量，推進檔案事業發展的目的。（二）推廣研究。加強對檔案理論成果的推廣研究，是將檔案理論研究的優秀成果進一步擴大，使其真正能在檔案改革和建設中得到推廣和應用。檔案管理理論研究在于指導實踐，指導實踐的目的是為了提高檔案管理的服務質量，要提高檔案管理的服務質量需要加強推廣應用研究成果，而應用的成果則來源于廣泛深入的、客觀穩妥的推廣研究。（三）健全和強化檔案科研機構的工作職能。一是要有組織和領導抓檔案理論研究工作；二是要有檔案理論研究的機構和遠景規劃；三是要組織檔案管理工作者對檔案理論研究成果進行評價、評論、推廣和應用；四是要堅持不懈的收集、整理和編輯、出版檔案理研究資料。如果健全了檔案科研機構，強化了有關機構的工作職能，那么檔案管理工作的服務質量也會提高。
三、不忽視檔案的利用監督工作
要提高檔案管理工作的服務質量，一定不能忽視檔案的利用監督工作。（一）健全和完善檔案利用的各項規章制度，使工作有章可循。針對檔案利用過程，應制定查檔要求，諸如：查閱檔案時不準抽煙、喝水；不準蟲蛀、鼠咬檔案文件；不準用唾液翻閱檔案文件；不準偷摘偷拍檔案文件；不準查閱與自己利用內容無關的檔案文件等等。如果檔案管理工作者都能按章操作，提高檔案管理工作的服務質量也就有了保證。（二）正確處理檔案利用中服務與監督的關系，融監督于服務之中。1.在利用前，要耐心地向每一位利用者宣傳利用檔案的規定和守則。2.在利用中，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握利用的目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于你的視野中；三是腦勤，勤做好利用登記工作，勤分析利用者的情況和利用效果。3.在利用后，要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明，對損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關部門和領導，以便查處，挽回損失。（三）建立利用管理隊伍。選擇具有較高政治素質、業務素質、文化素質的利用管理人員，組成素質較高的利用管理隊伍。以善于做利用者的工作，處理好利用中出現的問題。
四、結束語
流動人才人事檔案的管理工作是一個長期性的工作，其效果不像科研攻關、經濟建設那樣容易浮出水面，但人事檔案管理的作用是十分巨大的，因為其直接服務于人，而人才是一切社會活動的主宰，因為必須高度重視人事檔案管理的建設，才有可能搞好社會人才的一系列管理工作，才能為社會主義經濟建設服務。
檔案已經成為一種重要的社會信息資源，逐步得到人們的關注。學校將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務，也可以使檔案得到科學合理的利用。根據這些資料，學校領導可以制定出科學合理的決策，促進學校的更好發展。因此，在學校教育管理工作中，做好檔案的安全性保管工作十分重要。
一、定期對管理人員進行培訓，提升檔案管理工作者素質和安全管理意識
（一）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應用檔案觀念。在我國《檔案法》和《保密法》已修訂得相當完善，學校應該加大安全應用檔案的宣傳，強化師生檔案管理工作的意識。學?？梢钥衫眯０鍒?、校園文化走等大力宣傳相關的檔案知識。互聯網普及的今天，學校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認識到檔案管理工作的重要性。
（二）定期對檔案管理人員進行培訓，加強對其的職業教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開展需要一只專業化的檔案管理人員隊伍。為了加強檔案管理隊伍建設，學校應該進行崗前知識培訓，然后進行考核，只有通過崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對上崗人員的業務知識、技能和職業道德進行培訓。進而提高檔案管理工作的規范化，使得學校檔案管理工作健康的發展。
（三）學校應加強檔案安全性保管工作的意識，建立領導責任制。檔案管理工作是一項長期的任務，是學校整體工作的一部分，但是在我國很多學校這部分工作是被學校忽視的，這樣使得我國檔案工作存在很多問題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應該加強對檔案管理工作的重視，建立領導責任小組，由校長或者副校長擔任該小組的組長，其他成員必須選用素質能力和業務能力較高的檔案管理人員擔任，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機制，使得學校檔案管理工作更加健康有序的發展。
（四）實現管理現代化，拓寬服務領域。隨著互聯網技術的發展，我國檔案管理的現代化、信息化發展也日益成熟。利用現代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現代化，檔案的作用在于為學校領導的決策提供依據，這是就需要檔案管理者通過一定的手段將檔案資源及時提交學校領導。利用現代科技實現檔案管理工作的現代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過檔案資料的使用過程，使得他們更加重視檔案管理工作。
（五）緊跟時展，將檔案管理工作與校園文化建設相結合。學校檔案工作應該以廣闊的社會文化為背景，結合自身學校的發展特色，不斷地改革創新，緊跟時代潮流，建立獨具本校特色的文化氛圍，再通過學校文化走廊、校報等進行校園文化的宣傳。
二、我國檔案管理工作的安全管理措施
檔案管理工作中安全管理工作尤為重要，但是由于我國學校檔案管理意識淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結合？
（一）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規章制度，使檔案使用者可以科學合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實時對監控錄像進行監看，防止出現檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發現問題，管理人員應該及時向領導小組進行匯報，在問題出現的第一時間做到問題的檢查。
（二）做好檔案開放前的基礎工作。學校在進行檔案管理工作時，要做好檔案開放前的基礎工作，提高開放案卷的內在質量。要根據檔案的原有存放規律，將檔案進行科學分類、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對珍貴、重要的檔案進行復印、掃描進行復制，做好檔案副本，進而延長檔案的使用壽命。
（三）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時效性的，根據《保密法》的規定，保密檔案劃分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級。這就要求檔案管理者應該及時對保密期慢的檔案進行清理和劃分，將這些文件進行公開，使得師生可以借閱。
三、總結
綜上所述，檔案安全管理工作是一項長期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學校應該加強對檔案安全管理工作的重視程度，結合學校的工作實際，不斷地總結經驗教訓，轉變檔案管理工作思路，創新檔案管理方法，定期對檔案管理者進行職業素質、業務能力等方面的培訓，加強管理人員檔案保密安全管理的培訓，這樣可以促進檔案管理工作健康、有序的發展。
【參考文獻】
強化學校綜合檔案管理是滿足學校德育教育的重要依據。其中，學校在進行德育教學的過程中可以將學校綜合檔案管理的內容作為資料和依據，充分激發學生的求學熱情。同時，提升學校綜合檔案管理水平是促進教學管理活動正常開展的條件。因此，不?嗵嶸?學校綜合檔案管理水平具有非常重要的現實意義。
二、學校綜合檔案管理工作的現狀和存在的問題
（一）學校綜合檔案管理制度缺乏規范性。目前，部分學校在發展過程中雖然按照《檔案法》和《實施辦法》等制定了各項規章制度，但是并沒有結合學校綜合檔案管理的現狀，脫離學校綜合檔案管理的實際情況，如尚未制定師生的檔案管理規定、缺乏單獨的學校管理法規，從而讓學校綜合檔案管理制度流于形式。同時，由于學校領導者忽略了學校綜合檔案管理制度的重要性，制度執行力度較弱，缺乏強有力的行政力量，常常出現檔案材料收集不全面的現象，嚴重影響了學校綜合檔案資料的完整性。
（二）檔案管理人員職業素養偏低。當前一些從事學校綜合檔案管理工作的人員以兼職為主，或者是全職的非專業人士，工作管理人員變動非常頻繁，對檔案管理業務知識了解較少，常常在學校綜合檔案管理的劃分、整理和編研過程中出現不規范的行為，嚴重影響了學校綜合檔案管理的水平。
（三）檔案使用效率較低。學校檔案室是收藏資料和檔案非常重要的地方，但是大部分學校的檔案室缺乏特色，尚未突出自己的建設特色。同時，還有一部分學校在檔案資料的綜合利用和開發中缺乏動力，從而導致學校檔案資料的使用效率低下。
（四）檔案管理手段落后。雖然現代信息化技術水平得到了較大的提升，但是一些學校在檔案管理過程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度較低，導致學校綜合檔案管理無法跟上信息化發展的步伐。甚至還有一些學校在綜合檔案管理過程中以人工為主，工作效率低下，所以一些資料在管理過程中常常會因為受天氣或者其他原因影響而受到磨損，從而導致學校檔案資料失去應用的價值。
三、解決學校綜合檔案管理存在問題的策略
（一）制定規范化的檔案管理制度，突出學校發展特色。在學校不斷發展的過程中，校領導應該充分發揮帶頭作用，有效結合本學校的發展特色和規模，制定科學合理的學校綜合檔案管理辦法、細則和規定，明確劃分學校各類檔案的歸檔范圍，并嚴格按照學校綜合檔案的歸檔制度進行保管、保密、統計和利用，以便能夠更好地實現學校綜合檔案管理的規范化、標準化。同時，學校管理者還應該積極將檔案管理工作全面納入學校發展的工作計劃中，明確劃分學校檔案管理各個部門的職責范圍和責任，有效提升學校檔案管理工作在學校發展過程中的重要性。
（二）提高檔案管理人員綜合素質，加強檔案管理人員業務培訓。在學校綜合檔案管理過程中，為了從根本上提升檔案管理水平，需要建設一支專業能力強、理論知識水平高和政治素養高的檔案管理隊伍。首先，每一所學校都應該盡量安排兩三名專職檔案管理人員，減少兼職文件資料收集員的數量，讓學校綜合檔案管理室指導員督促各處室的檔案收集工作，從而保障學校檔案管理資料的完整性和規范性。其次，不斷加強檔案管理人員的業務培訓，讓檔案管理人員能夠及時掌握最新的業務技能，為提升學校綜合檔案管理水平奠定堅實基礎。
由于學校檔案管理工作非常復雜且具有較強的專業性，所以要求學校綜合檔案管理人員應該具備較強的專業知識和豐富的管理經驗。因此，只有這樣才能夠全面提升學校綜合檔案管理的水平，全面記錄學校在不斷發展過程中所發生的每個事件，以及取得的重要成果，為學校今后穩定健康發展提供重要的依據。此外，學校在綜合檔案管理過程中還應該進行合理分類，為相關人員進行查找和翻閱提供方便，允許學生進行閱覽，從而促使學生能夠更加全面、更加深入地了解學校的發展歷史，提升學校在學生心中的整體形象，為學校穩定健康發展提供重要的條件。
