時間：2023-06-12 09:09:48
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1電子檔案的特點優勢分析
電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統紙質檔案數量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。針對傳統紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢，大量節約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優勢。當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統的紙質檔案仍更占據優勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認識不足雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業務知識儲備，導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。
3加強檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規范，建立一定的檔案管理責任制度和監督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。
我們牢固樹立“對干部負責、對組織負責、對歷史負責”的意識，把干部檔案工作作為一項基礎性工作來抓，成立了以檔案分管局長為組長、科室負責人為成員的干部檔案工作領導小組，人員變動時及時調整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。同時，配備兼職檔案管理員，形成局機關、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網絡。并會定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規劃和目標，做到月月有安排，并經常督促檢查落實。同時加強檔案員隊伍建設，從而使我單位干部檔案基礎工作邁上新臺階。
一是基礎設施進一步夯實。近年來，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設施上投入資金4萬余元，及時添置更新了空調、打印機、臺式電腦等檔案室部分設備，實現了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機檢索。對加快檔案工作現代化步伐，實現文書檔案基礎信息計算機存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。
二是檔案管理制度進一步規范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉遞、安全、保密等制度，并相應建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來龍去脈清楚，查找方便準確。
三是檔案員隊伍建設進一步加強。首先，配齊配強了干部檔案工作人員。先后選調了2名30歲以下、政治素質高、工作能力強的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊伍得到充實。其次，干部檔案人員業務能力逐漸增強。采取參加業務培訓、外出學習考察、到上級檔案工作部門學習等方式，不斷提高檔案人員業務能力。再次，干部檔案隊伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關懷、生活上關心、學習上關注檔案工作人員，經常和他們交心談心，切實解決他們的后顧之憂，極大地調動了他們的工作積極性。
二、突出重點，檔案管理上水平
一是鑒別檔案材料力求細致。在檔案整理前，我們對收集的每份材料進行認真細致的鑒別，發現缺漏，責成材料形成單位予以補辦，將沒有保存價值的材料清出。尤其是對干部的出生年月、參加革命工作時間、入黨時間、學歷、職務等，發現問題，及時糾正。
三是檔案整理力求規范。堅持集中整理和隨時整理相結合。每隔幾年年對照《干部檔案整理工作細則》的要求，進行一次集中整理。通過整理，做到檔案材料真實，鑒別、分類準確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。
四是驗收檔案力求嚴格。制定了“六看三對照”的質量驗收標準。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對照任免文件查干部任免審批表，對照紀檢監察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學歷、工資、職稱及黨團材料是否歸檔。
三、立足服務，檔案利用出效益
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）45-0208-01
檔案指國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是歷史的真實記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學研究和工作的可靠依據，是規范管理的基礎，是建立信用的工具，是維護團體和個人權益的重要保障，更是推動科學文化發展的根基。檔案的安全有效管理工作是充分發揮檔案重要作用的關鍵。只有完整、真實、準確的收集有價值的檔案，規范、合理的保管和保存原始檔案，科學的分類并做好登記工作，才能最大限度的發掘利用檔案的價值。
1.實體檔案
1.1 實體檔案的特點
實體檔案專業性強。實體檔案記錄著具有不同專業性質的內容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業務知識，科學管理檔案；實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用；實體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等等，這是實體檔案最顯著特點。
1.2 實體檔案的安全管理
1.2.1 檔案室管理
根據檔案的性質，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據材質不同，有針對性的分類進行溫度、濕度的監控，減少環境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，使用安全、科學的檔案保護技術進行修復和復制。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案應進行復制，并用復制件代替原件提供利用。
1.2.2 檔案借閱制度
檔案存在的實際意義在于它的利用。在做好全面、系統、安全的保存檔案資料的前提下，編制各種檢索工具、參考工具，積極為檔案的查閱提供便利，及時做好登記和統計工作。建立健全檔案調歸卷制度，規范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點核對，做到出入庫登記與檔案實體相符，確保檔案去留有跡可循。
1.2.3 檔案安全管理
維護真實、完整是檔案安全管理的前提，要從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質量上要保持檔案的有機聯系，確保檔案內容來源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等每個環節都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現代化的信息技術使檔案在安全的前提下發揮最大的社會價值。
2.電子檔案
隨著計算機和網絡技術的發展，檔案管理的電子化已成為必然趨勢。檔案的以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。
2.1 電子檔案的特點
第一，操作方便。在形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統結合可使檔案目錄信息自動生成，極大降低了檔案管理人員的工作量，提高工作效率。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加簡單、方便。其次，傳遞快捷、實現資源共享。電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受時間和空間限制。一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。第三，存儲空間小。電子檔案占據的極少量空間，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。第四，具有多種表現形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，使電子檔案更加全面、形象、生動。而且，電子檔案復制時不容易丟失信息。紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。
2.2 電子檔案的安全管理
電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。
電子檔案安全管理同實體檔案一樣，其關鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內容必須預先進行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息丟失。信息設備安全亦是電子檔案安全管理的基本要件，電子檔案存儲設備必須存放在加密管理的機房內，只允許指定負責人員進入。
3 結論
檔案工作是很重要的專業事業，是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。隨著科技的發展，檔案的形式和管理方法都在不斷的發生著變化。電子檔案只是在檔案的發展變化中出現的新的形勢，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學、合理的將實體檔案與電子檔案的管理相結合，充分發揮各自的優勢，是值得檔案管理人員時刻思考的問題。檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，隨著時代的進步不斷解放思想，不斷提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實保障檔案實體安全和信息安全。
參考文獻
[1] 王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2008（9）.
[關鍵詞]GLP；檔案；標本；電子檔案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02
在GLP試驗室中對檔案室的建立及管理是有準則要求的，隨著信息技術的迅猛發展，計算機被應用到了各個領域，包括在試驗中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標本檔案的管理也不同于紙質檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實驗室中關于電子檔案及干濕標本檔案的管理。
1 檔案管理中在GLP準則下，檔案管理應具備的基本要求
1.1 操作規程
結合本機構的實際工作特點制定檔案管理標準操作規程，并參考行業標準與檔案管理國家標準，再加上符合各類GLP準則的要求，本實驗室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復程序等。
1.2 檔案管理中對人員方面的基本要求
試驗機構負責人需要準備一名檔案管理員和候補檔案管理員，以在前者無法履行崗位職責時，需要候補管理員代其履行相應職責。檔案管理人員在上崗前需要嚴格遵守系統的GLP準則進行培訓，考核通過后方可正式上崗。
2 電子檔案的管理
2.1 電子數據的來源
在GLP試驗室中，電子數據主要來源于軟件在使用過程中采集到的動物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動物傳遞、電子稱的校準、臟器重量、解剖所見以及組織學所見等數據，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質譜等產生的數據。
2.2 電子數據的存儲介質
電子數據的存儲介質包括移動硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。
2.3 電子檔案的檢驗與接收
送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應對歸檔的每套介質及其技術環境進行檢驗，完全合格方可進行接收。檢驗的項目如下：①介質有沒有劃痕，并清潔；②有無病毒；③核實歸檔電子文件的完整性、真實性、有效性，并形成原始記錄；④核實歸檔清單是否齊全；⑤對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整。檢驗完成后，送檔人及檔案員依據SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認接收。
2.4 電子數據的保管要求
（1）歸檔介質應作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。
（2）單片介質應裝進盒子，豎立存放，避免擠壓導致介質損壞。
（3）存放時應遠離強熱源、強磁場、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進行存儲。
（4）環境溫度應控制在17℃～20℃。相對濕度應控制在35%～45%。
2.5 有效性保證
（1）檔案員每年均應對電子檔案進行一次檢查并登記。由于計算機技術的發展非常迅速，應用目前的設備，相關人員是可以讀取存儲器中的數據，但隨著信息化進程的不斷深入，信息設備的不斷更新，用新的設備有可能無法再次讀取數據，因此電子記錄的保存應確保在存檔期限內是可以有效讀取的。當設備環境更新時，應先確認檔案室內的介質與新設備的兼容性；如果不兼容，應進行歸檔電子檔案的介質轉換工作，原介質仍需保留，且保留時間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質，清除后重復使用，不可清除內容的介質應按保密的要求進行處置。
（2）對磁性介質每滿2年的、光盤每滿4年的，應進行一次抽樣讀取檢驗，抽樣應不低于電子檔案總體的20%，如發現問題應及時按照SOP采取恢復措施，并形成原始記錄。
（3）對磁性介質上的電子檔案，應每4年進行一次轉存。原介質同時保留時間應不少于4年。其轉移過程應形成原始記錄，并驗證記錄轉移的完整性及其準確性。如果無法將記錄轉移至另一電子存儲介質中，可將其打印成為紙質記錄。電子檔案的紙質拷貝是檔案保存的方法之一。
2.6 電子檔案的使用
電子檔案封存后不應外借，未經機構負責人批準不允許擅自復制電子檔案。需使用時，應使用拷貝件并遵守中心的保密規定。使用者對電子檔案的使用應在權限規定的范圍內。
作為檔案員應不斷提升自我的學習能力，時代在不斷進步，也將會產生更多的電子檔案，如果沒有相應的保護措施，電子記錄的未來可獲得性將存在風險。保護措施的實施應能確保電子記錄在存檔期限內的完整性以及可獲得性。
3 干濕標本的管理
3.1 干濕標本的來源
干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。
3.2 干濕標本的接收
檔案員根據歸檔清單逐項核對內容并確認，無誤后簽字存入檔案室，并填寫相應的記錄。
3.3 干濕標本的儲存
儲存條件應確保質量、完整性不受損害，因此，應對干標本和濕標本進行專門存儲，本中心是分別放置在兩個房間中。應定期檢查歸入檔案室的濕標本，防止有漏液現象的發生，如有漏液現象的發生應依據機構內的相應SOP進行操作，并形成記錄。依據OECD GLP準則，標本應保存到無法進行質量評價。
3.4 干濕標本的借閱
干濕標本的借閱不同于紙質檔案的借閱，借用人應填寫借用記錄，說明借用原因，經機構負責人批準后，檔案員方可提供相應標本，在檔案員的監督下進行查閱，因為干濕標本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時間內必須要借出檔案室，經過機構負責人批準后，檔案員方可提供，同時應由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應萬分小心，嚴防損壞；歸還時，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應進行仔細核對，確認無誤后雙方簽字并放回原處。
3.5 防蟲害管理
檔案室應放置樟腦球用于檔案的防蟲、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應對檔案進行抽樣檢查，檢查是否有發霉、蟲蛀等現象。
3.6 干濕標本的處理
如果干濕標本未達到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時，經機構負責人批準后，委托方必須簽字確認。如果干濕標本超過保管期限后，經機構負責人批準，應返還給委托方，經過溝通，如果委托方不想保留時，由機構統一處理。銷毀時應委托專業公司進行處理，防止造成環境污染。
4 結 語
檔案對GLP實驗室是不可或缺的重要資產和溯源的關鍵。作為檔案員應嚴按照GLP準則進行電子檔案及標本檔案的管理。
主要參考文獻
(一)檔案資源來源的固定性。全市各級國家綜合檔案館館藏檔案的來源，主要是靠按國家檔案館接受檔案進館標準要求，把機關、企事業單位形成的檔案收集進館來實現的。目前，基本形成了以各級各類檔案室為基礎，各級國家檔案館為主體，其他檔案所有者為補充的建設格局和構造體系。根據接收進館時間，截至2004年共有428家單位檔案被接收進館。
(二)檔案資源、館藏內容的擴展性。全市各級國家綜合檔案館已著眼于在社會需求上下功夫，擴大檔案收征集范圍，改善檔案收藏結構，增加了社會活動等方面的鮮活內容，及時開辟檔案資源采集渠道，及時收集一些重大活動檔案材料，開展現行文件收集和服務，大力加強社區和“三農”檔案工作等，這些工作的有效開展，使檔案資源建設觸角由歷史向現實延伸，由管理機關向社會基層組織延伸，由單一的機關紙質文書向多種類型多種載體文件材料延伸。為國家檔案資源注入了新成分、新要素。
(三)檔案資源的共享性。全市各級檔案館積極應用現代信息技術進行檔案管理現代化的探索與實踐，應用數字化技術手段與網絡工具提高開發檔案資源的能力與水平，積極利用現有的檔案資源，營建檔案資源共享的政策與環境，逐步搭建網上檔案館檢索平臺，實現檔案資源的合理配置，并為檔案資源的社會共享提供了有效的技術保障和實現手段。據不完全統計，目前全市14個綜合檔案館保存889641卷又133533件檔案，各級各類檔案室還保存1061287卷又748743件檔案。市檔案館每年利用檔案達2000余人次，11000多卷次，各城區檔案館利用檔案基本每年為600多人次，利用檔案3000余卷次，各級國家綜合檔案館都有自己的網站，這些都為今后建立城市檔案資源中心打下了基礎。
二．在檔案資源管理機制上杭州市與外市的比較
雖然全市各級國家綜合檔案館在豐富官藏、改善館藏結構上取得了一定的成效，但這僅僅局限在館藏體系固定構成以及補充檔案資源工作上，長期以來檔案館對機關單位形成的專業、專門檔案一概沒有接收，這就造成了全宗檔案的割裂，檔案館收集進館的館藏檔案很難做到能夠反映出一定時期一定地區社會歷史發展的基本面貌。尤其是傳統的檔案管理體制，使一個地區的檔案資源，包括城建檔案、房地產檔案、國土資源檔案、規劃信息檔案及其他專門檔案分散在多個部門、多處地方存放保管，這種情況也使一個城市的檔案資源很難得到有效共享，所擁有的館庫及保管設施很難得到充分利用。特別是很難擔負起為黨和政府決策，為社會各界和廣大群眾對檔案資料需求提供快捷、準確、方便的全方位服務。由于管理機制問題，全市的行政執法也受到不同程度的影響，重復履行監督指導職能。通過調研，我們認為，深圳、順德實行“三檔合一”的新體制，有獨特的三大優勢：
第一，統一了管理，減少了重復，避免了扯皮。尤其是重點建設項目檔案實行統一管理后，各建設單位就只須對國家綜合檔案館一家，減少了以往各自存放同一檔案的重復管理。同時，由于綜合檔案館和城建檔案館合為一家，也避免了過去兩家相互扯皮，爭收檔案之弊。
第二，整合了資源，豐富了綜合檔案館館藏。實行“三檔合一”管理體制后，綜合檔案館所保管的檔案除了黨政機關產生的文書檔案和少數專門檔案外，還包括全市、區的城建檔案和房地產檔案，檔案門類得到極大的豐富，數量也得到增長。至2003年底，該館館藏檔案達如余萬卷，形成了頗具規模的檔案資料庫，方便了檔案資源共享。
第三，檔案工作進一步融入社會各個領域。城建、房地產檔案并人綜合檔案館后，到市區檔案館查閱利用檔案、移交檔案、咨詢檔案工作及有關政策、法規事宜等的辦事人員比以前大為增多，檔案部門與建設、規劃國土部門及其他經濟、司法部門的業務往來也隨之增多，檔案部門進一步打破封閉，加強了與各機關、團體和社會各界的相互了解，更加緊密地融人當地經濟和社會發展，給檔案館工作和本地區檔案事業的可持續發展注入了新的活力。
三、構建多元化的檔案資源結構，樹立“大檔案”意識
浙江省委、省政府，杭州市委、市政府近年相繼出臺了《關于加強新時期檔案工作的意見》，對新時期檔案事業發展和檔案工作提出了新的要求?！拔覀兏鶕覚n案局制定的《全國檔案館網設置原則和布局方案》，合理確定國家檔案資源的歸屬和流向。區、縣(市)一般只設一個綜合檔案館，不設部門(專業)檔案館……”并提出了要建立城市檔案中心，構建多元化檔案資源結構，科學整合檔案資源。這無疑為我們在新時期加強檔案事業發展提供了條件，創造了良好的政策環境。
(一)更新檔案管理理念。全面建設小康社會的實踐活動對檔案工作提出了越來越廣泛的需求，檔案部門要滿足這種日益增長的需求，必須不斷解放思想，逐步確立資源優勢和公共文化理念，到更廣闊的領域和行業中開辟新的檔案資源采集渠道，千方百計地為國家檔案資源注入新成分、新要素。檔案館作為永久保管檔案的基地，其館藏檔案應反映出一定時期本地區社會發展的基本歷史面貌。依據檔案法分級負責收集保管一定行政區域內形成的檔案，要改變綜合檔案館以接收黨政檔案為主的現象。要增強綜合檔案館在檔案資源建設中的核心地位，與各級專業檔案館聯手統一管理。將檔案資源建設納入到整個社會的文化事業框架中。
(二)整合檔案資源，增強大檔案整體意識。全市的檔案資料是一個整體，所以全市檔案系統要打破“圍墻”，整合資源，優勢互補，上下聯動，充分挖掘和利用全市的館藏資源，使檔案資源的運用活起來。加強國家檔案資源的整體建設，要清楚界定各類檔案館的收集范圍和檔案流向?！凇敖y一領導，分級管理”的檔案工作體制下，實現現有國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。逐步實現檔案物理資源、數據資源、應用系統整合，體現檔案信息的系統性、有效性與共享性。
(三)創新“大檔案”管理模式。要推進體制創新，發揮檔案集合效應，方便社會公眾利用。根據精簡、統一、高效的原則，推進檔案管理體制改革，積極探索建立城市檔案中心和機關檔案中心的新模式。從檔案管理體制、服務方式等環節人手，實現檔案管理模式的創新。
作為檔案事業這一整體，在機構設置上應有一套合理的層級體系和管理規范，處理好專業(專門)檔案館與同級綜合檔案館的關系，遏制住綜合檔案館功能“弱化”的勢頭，增強其在檔案資源社會共享中的核心地位。要在優化檔案工作制度與創新檔案工作理念的前提下明確檔案部門和人員的合理分工與協作關系，不斷提高工作效率，理順與其他部門的關系，尋求工作上相互支持配合。
四、促進檔案資源管理標準化，規范化
檔案服務內涵要有新改進，要加強檔案資源建設，通過法定途徑把新形成的檔案資源源源不斷地補充到國家檔案資源庫中，并搞好鑒定工作，把更多應開放檔案向社會開放。要加大檔案資源管理標準化、規范化建設力度。目前各級國家檔案行政管理部門在業務上履行指導職能，對國家專業專門檔案館、部門檔案館、企事業檔案館，應按綜合檔案館的管理標準規范管理。有條件的甚至可以在體制上實行統一管理的前提下，充分發揮主觀能動性，統一接收重大事件檔案以及專業專門檔案，通過各種形式的征收集，把檔案館檔案資源建設提高到一個新水平，這樣才能更好地面向社會，服務大眾。
總之，國家綜合檔案館幾十年發展之路，其經驗與教訓證明，在縣級甚至市(地)級，實行由一館多種檔案的實體合一統管，既可解決綜合檔案館與各專業檔案館(室)之間的有形無形矛盾，又可從根本上解決一些主要專業檔案的流向問題，使這些重要的專業檔案歸到國家綜合檔案館中統管。
《**壯族自治區特級檔案室等級標準》適用于中央駐桂單位和**區內縣直以上機關、團體、事業單位的檔案室。
二、考評內容及測評方法
特級檔案室設檔案室機構與人員、基本設備與裝具、業務建設三個大項考評內容。
特級檔案室考核以百分制進行測評。測評的方法是將一百分分解到各項內容中，逐項測評，然后累計算分；各單項分數的得分均占本項分數的百分之九十以上，總分達九十五分者即為達標。
三、定級程序
（一）各單位檔案室達到一級滿二年的，根據特級檔案室等級標準自檢評分，評分達到特級標準時，向上級主管部門或當地檔案行政管理部門提交書面申請報告，并附自檢評分表。
（二）申請單位的上級主管部門或當地檔案行政管理部門根據其申請報告組成考評組，按標準逐項進行考核測評。自治區級（或相當該級）機構的檔案室由自治區檔案行政管理部門組織考核評定；市級（或相當該級）機構的檔案室由自治區、市檔案行政管理部門聯合組織考核評定，二層以下機構的檔案室由其上級主管部門會同自治區或市檔案行政管理部門考核評定；縣級（或相當該級）機構的檔案室由市、縣檔案行政管理部門會同其上級主管部門組織考核評定。
四、等級證書的頒發、效力和獎勵
單位檔案室通過測評后，報經自治區檔案局批準后，統一由自治區檔案局頒發《**壯族自治區特級檔案室》證書。等級證書是單位檔案工作綜合管理水平的標志，是評價檔案室工作的主要依據。
對獲得特級的檔案室，本單位應根據《中華人民共和國檔案法》、《**壯族自治區檔案管理條例》的有關規定，給予一定的精神和物質獎勵，同級檔案行政管理部門或上級主管部門應按分級負責的原則給予獎勵。
五、考評組的組織
（一）考評組由5人組成，考評組成員必須具備中級以上專業技術職稱，其中3人必須具備高級專業技術職稱。
（二）評審員的條件
1、能夠正確理解并執行國家及自治區關于檔案工作的方針、政策、法規和標準。
2、能夠熟練掌握特級檔案室標準，精通檔案業務，工作認真負責，秉公辦事。
3、應具有大專以上學歷并有五年以上檔案業務指導或機關檔案管理工作經驗。
（三）評審員的聘任
特級檔案室定級評審員由縣以上檔案行政管理部門推薦，報自治區檔案局審批發證，持證上崗。
六、監督檢查要求
開展創建特級檔案室工作，是我區機關檔案事業管理與時俱進，開拓創新的一項重要舉措。目的在于鼓勵引導我區的各級檔案室在新形勢下向檔案管理現代化和信息化的標準邁進。這項工作涉及面廣、持續時間長，各級檔案行政管理部門和各專業主管機關應密切合作，高標準、嚴要求搞好分類指導和監督檢查。特級檔案室每三年復查一次，發現實際水平達不到標準時，應責成其限期整改；到期仍不達標者，吊銷其證書。
自治區檔案局每年公布一次授予特級檔案室等級證書的檔案室名單。
七、附則
abstract in the unit and the authorities now, relevant archives management model has gradually can not meet the demand of times development, urgent need through the reform to strengthen and improve the work. this paper will discuss in this part, a detailed analysis of the entity model system in archives management of the problems and shortcomings, and put forward the construction and concrete suggestions for the reform of related work, and strive to promote the development of archives management and related business.
keyword records management; management mode; reform; analysis
中圖分類號：g27文獻標識碼：a 文章編碼
引言
機關檔案管理室，是開展相關的單位部門檔案管理的基本模式。在現今的檔案管理模式當中，針對于單位而言，主要的形式有三種，即檔案室形式、檔案庫房形式以及專業的檔案室形式，這三種工作的形式自從上個世紀五十年代開始，就一直沿用至今，其中，檔案管理室的形式應用最為廣泛和普遍。但是，隨著時代的發展和進步，現有的檔案管理形式和基本的模式，已經逐漸的不能夠滿足時展的需求，由于其自身存在有一定的局限性，也面臨著來自政府、社會、機關單位以及檔案管理部門等當面的壓力，相關的改革可以說是勢在必行。文章將針對現有體制當中存在的主要問題以及改革的基本策略進行研究，力求為相關工作的開展提供一定的參考。
檔案管理模式的三種形式以及存在的困境
從我國的檔案管理工作展開至今，主要的管理模式，可以大致上分為三種類型，第一種是在相關的單位內部設定檔案管理室，有著專門的檔案管理人員，并且有專用的辦公室以及檔案庫等，負責進行相關的行政管理以及檔案的保管等工作；第二種，則是在相關單位的內部，設立檔案庫房，沒有與之相對應的行政管理辦公室，但是設立有專職的或者是兼職的檔案管理人員，負責檔案的行政管理工作；第三種，則是由專業檔案管理職能的專業的管理機關組織形式，設立有檔案的保管機構，負責進行單位內部以及行業系統當中的檔案管理工作。上述的管理模式自從上個世紀五十年代開始，就一直沿用至今，現今，隨著時代的發展和進步，上述的管理模式也在操作和實踐當中遇到了許多問題和困境，首先，對于相關的檔案，有本能的限制，甚至是排斥外部提供利用，僅僅強調了檔案的保密，而忽略了檔案的開放；其次，檔案的管理水平以及內部的動力依然不足，進而造成相關的檔案管理工作積極性不強，影響著整個檔案管理事業水平的提升和進步，并且相關的投入力度也不夠大，經費缺乏，也是造成檔案管理水平動力不足的主要原因之一；第三，作為相關的幕后服務工作，還是需要領導的重視，因為只有相關的單位和領導對檔案管理工作引起了高度的重視，相關的工作才能夠有序的展開，才能夠全面的提升工作的效率和質量，但是，在這一個方面現今還是存在有一定的困境。
檔案管理模式分析探索
根據上文的詳細闡述和分析，可以對現今檔案管理工作當中存在的困難和不足之處有著詳細的了解和掌握，接下來，將有針對性的對改革內容提出意見和建議，力求全面的促進改革的推進。
（1）聯合檔案室。聯合檔案室是在相關的單位和部門的整體合作情況之下，以一種全新的面貌產生的檔案管理形式，為各級單位和機關等，提供檔案管理的服務。和傳統的方式進行比較，其有著多方面的優勢，一個方面，聯合檔案室更加有利于展開相關的工作，為檔案的管理提供良好的保障性和安全性，并且還便于檔案部門針對相關單位的工作進行指導，另外一個方面，聯合檔案室的展開，有利于檔案信息資源的整合以及開發利用，可以將檔案管理工作的效果發揮至最大。
（2）單位文檔管理模式。
采用此種方式對傳統的檔案管理模式進行改革，可以更加集中式的針對單位文件檔案進行管理，進而達到了精簡和高效的目的，同時，還有利于緩解檔案館接收檔案的壓力，提升了接收檔案的質量，并且更加有利于針對相關的內容進行全面的分析和判斷，使鑒定的工作更進一步，改變了以往較為粗糙的局面。另外一個方面，在相關文檔管理中心成立之后，可以更加注重針對社會檔案的利用需求，面向社會和企業單位等，展開相關的檔案、檔案加工和代管等技術服務，面向個人展開相關的咨詢服務，提升工作的質量，并且為相關事業的發展起到了推動的作用。
（3）針對體制的不足需要進行創新。合理的體制是改革的關鍵和根本。在現今科學立法的時代當中，檔案管理工作需要建立在合適的體制之上，需要保證期科學性和民主性，針對存在的問題進行及時的改進和調整，打破舊有的管理模式，并且力求將相關的檔案管理中心和政府信息的公開融合在一起，全方位的提升檔案管理工作的質量。
結束語
綜上所述，根據對檔案管理模式的改革進行詳細分析和研究，闡述了現今體制當中存在的問題和不足，并且為相關的改革工作開展提供了一些建議，以求為檔案管理事業的發展進步做出推動貢獻。
參考文獻
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A
近年來，隨著經濟的飛速發展和科技的進步，數碼相機陸續進入了各個單位和尋常百姓家，數碼相機的出現和使用給照片檔案的利用和征集工作帶來了更多的方便，但也對照片檔案的管理提出了更高的要求，數碼照片一旦丟失就會造成不可挽救的損失，所以如何科學有效地管理數碼照片檔案成為檔案工作者關心的話題。
1 數碼照片的特性
數碼照片是一種靜態圖像文件，用掃描儀，數碼照相機等設備獲得；以數碼形式存儲，以磁帶，磁盤或光盤等為載體；依賴計算機系統閱讀，處理；并且可以在通信網絡上傳送。數碼照片檔案一般由數碼照片，文字說明兩部分組成。
數碼照片與傳統照片相比，具有許多的優勢——成像快、處理快、傳輸快、編輯快、查閱快、歸檔快等，除此之外還有存儲久、應用廣泛等特點。
更重要的是，數碼照片有很大的應用范圍，既可以在自己的相機和計算機上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相聯體工作，通過網上。但由于數碼產品的特性，數碼照片往往也存在一些缺點，譬如對軟、硬件的依賴、信息的易改、數據不能兼容共享、真偽難辨等。
2 數碼照片檔案的現狀
2.1 數碼照片檔案的收集范圍廣
就基層單位而言，聲像檔案的采集一般是由本單位的綜合管理科或者是宣傳部門來負責的，因而收集點相對集中，但是數碼相機的普及和智能電子設備的廣泛應用，使基層單位的很多部門都擁有采集聲像資料的設備，但是基層單位的大部分拍攝人員和管理者并沒有歸檔意識，造成了每個科室都保存著很多數碼照片資料，如果檔案管理人員不及時溝通協調保存這些資料，很可能造成檔案的遺失。
2.2 數碼照片檔案的整理難度大
首先，數碼照片的收集歸檔比較繁瑣。很多基層單位的工作人員拍攝完只是簡單地將照片存儲在電腦上，由于沒有進行過檔案管理的基礎培訓，所以很難對數碼照片資料進行基礎篩選、分類、編寫圖片說明等初步整理工作。另外，在檔案管理人員收交照片時，只是簡單地把照片復制給檔案管理人員，照片內容重復，質量也參差不齊，所以檔案管理人員不得不把這些資料再重新進行篩選編排，刻錄及編入歸檔等大量繁瑣工作。
其次，對數碼照片的整理方法不規范。大部分照片拍攝人員缺乏檔案歸檔的基本知識，造成了對照片的整理方法不一致，在歸檔過程中給檔案管理人員制造了大量的繁瑣工作。
2.3 數碼照片檔案的保管安全隱患多
一是數碼照片容易損壞。就保存和使用而言，數碼照片是完全基于電腦硬件、操作系統和應用軟件的。在網絡傳輸過程中，電腦病毒的侵入、硬件的故障和軟件升級等的出錯都有可能造成數據文件丟失或被嚴重破壞。另外，一些操作人員的錯誤操作，刪除認為“無用”的照片，而這些照片又未作備份，都會導致這些數碼照片檔案的流失。二是數碼照片容易篡改。目前，很多圖像編輯軟件非常容易就可以對其圖像內容進行修改，并可以把圖片改得面目全非，而不露痕跡。三是存儲設備并不可靠。電腦病毒、隨時有可能發生的硬件故障及參差不一的光盤質量等都可造成數碼照片檔案的丟失。
2.4 數碼照片檔案檢索利用復雜
目前，許多基層單位的辦公系統大多忽略數碼照片檔案的管理，除了在檔案室的電腦上檢索和查找數碼照片外，并沒有較好的檢索途徑，因而出現數碼照片的檢索查閱難的現象，致使數碼照片檔案資源難以得到有效的利用。
3 做好照片檔案收集的基本途徑
（1）加大宣傳力度，提高對照片檔案管理重要性的認識。大力宣傳《中華人民共和國檔案法》、《照片檔案管理規范》等法律法規，使更多領導、照片拍攝者和檔案工作人員拋棄陳舊的思想觀念，不能只重視文書檔案而忽視照片檔案，從思想上切實把照片檔案管理作為一項重要的工作內容來抓。
（2）建立健全歸檔制度，規范照片檔案管理工作。建立健全照片檔案歸檔制度是做好照片檔案工作的前提和保證。根據各部門的工作特點，制訂切實可行的照片檔案歸檔制度，明確各單位照片檔案的收集范圍、歸檔時間和歸檔要求。
（3）加強重要展覽、重要活動、重大事件等圖片的征集力度。在重要活動、重大事件中及時通過采取舉辦展覽、有獎征稿等多種方式將大量有價值的圖片征集進檔案室，這必定會對豐富檔案室和提供利用等具有重要意義。
（4）加強檔案工作人員的專業技能培訓。不斷提高自身的業務素質，熟練掌握專業基本技能，最大限度地將照片檔案拍攝好、整理好，發揮照片檔案的作用。
4 嚴把照片檔案收集標準
（1）對于歸檔的數碼照片應按規范要求編寫相應的文字說明來辦理移交手續，文字說明二者應齊全。（2）數碼照片收集時應轉換為統一格式，并對最低像素及掃描線數做出要求。（3）重要的數碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，歸檔時應標明互見號。
5 照片檔案的整理
照片檔案來源于社會各個領域，其真實、形象、生動的特點是一般文字材料所不能代替的。納入檔案室的照片檔案，由于不可能來自同一個部門或個人，所以在整理規范上有著很大的差異，因此必須在整理上下功夫。
5.1 整理原則
照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。
5.2 照片檔案保管期限的劃分
保管期限是按照片的價值劃定的存留年限，分為永久和定期兩種。
5.3 照片檔案密級的劃分
密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》 等有關規定執行。
5.4 數碼照片光盤的編目
（1）數碼照片光盤的封面。在光盤的包裝盒上貼上符合相應的檔案書寫要求的封面，包括全宗名稱，題名，全宗號，目錄號，光盤號以及形成的時間，照片的張數，套別，制作人，審核人還有制作時間等。（2）數碼照片光盤案卷目錄的格式。與常規照片檔案目錄的編制格式基本相同，區別是張數改為盤數。案卷號（即盤號）在檔案室編一欄中填寫，案卷號（即盤號）與文書檔案一樣，排大流水號，題名應概括案卷內全部照片的基本主題，年度要準確，張數要填寫盤內照片的實際數。保管期限要劃分準確。
6 關于數碼照片檔案的妥善保管
（1）數碼照片的保存最重要的是要保護其安全性。比如光盤是有壽命的，而自刻的光盤更容易被損壞；信息管理系統的軟硬件可能被損壞，也可能受病毒侵害。因此，要定期檢查歸檔后數碼照片的保存情況，并對其進行定期轉存遷移，而且要做好《數碼照片檔案遷移登記表》的記錄，把它作為數碼照片的檔案管理材料進行保存。將重要的照片制作成相應的底片或對數碼照片進行加工制作成縮微品，會大大提高其保存的安全性，并且也會大大延長其保存的周期。
（2）進行關于數碼照片檔案的信息管理系統的建立。建立信息管理系統會使數碼照片保存的時間更長，安全系數更高；容易規范和保存原數據的信息；系統數據庫中的數碼照片檔案可以方便于檢索以及共享利用。
（3）數碼照片同紙質照片的有機銜接。對需要永久或長期保管的重要的數碼照片應在整理數碼照片的同時，還要對沖洗出的紙質照片進行同步整理，并且按照國家標準 《照片檔案管理規范》對紙質照片與數碼照片一起進行歸檔并保存。將所有照片數據錄在同一個數據庫中，建成內容完整、系統、一致的照片檔案數據庫，從而實現統一管理、檢索查找方便的目的。
（4）多重備份和適時遷移。對于數據備份， 數碼照片光盤應一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。適時遷移是為了保證能夠在發展的環境中識別、使用和檢索數字資源，根據軟件、硬件的發展把數字資源遷移到不同的軟件或硬件環境下。因此，在數碼照片的檔案管理過程中，應該根據不同的情況，采取相應的措施，從而保證數碼照片檔案保存的安全性。
（5）對于光盤的存放應注意，必須放在用塑料包裝的堅硬的盒內豎立存放，以防擠壓。注意不得彎折，也不得堆疊存放。
7 采取多種形式，充分利用照片檔案的優勢，做好提供利用工作
保存照片檔案的目的是為了提供利用。提供利用的方式應根據收藏照片檔案的具體情況和主要服務對象確定。
（1）查閱服務是利用者直接來檔案室查找照片檔案或來涵要求代查有關照片，利用者所需要的照片可通過復制的方式提供 。（2）利用照片舉辦各種類型的展覽，既可擴大照片檔案工作的影響，提高檔案工作的地位。（3）圍繞本單位重點工作，編輯綜合性、專題性的畫冊、畫頁，開展積極有效的宣傳，也是能夠得到領導和群眾歡迎的有效途徑。
總之，基層檔案室數碼照片檔案的有效管理，不僅可以提高檔案利用的效率，提高辦事效能，也是社會發展的必經過程。我們要加強基層檔案室管理工作，為促進中國社會健康發展做出應有的貢獻。
參考文獻
[1] 李麗萍.數碼新聞照片的檔案管理[J].新聞采編，2008（2）.
二、實驗室資料歸檔的幾個要素
（一）原始性
原始性是實驗室資料最關鍵的因素，實驗室在檢驗檢測活動中形成的資料主要有樣品收留樣記錄，樣品處理記錄，突發事件應急檢測原始記錄、實驗室質量控制計劃及實施材料、各類試劑的領用記錄、標準溶液配制稀釋記錄、培養基配制和驗收記錄、實驗室環境檢測記錄等過程資料；實驗室兩級管理中形成的資料主要有各類計劃、總結、績效考評資料、業務督導、業務學習資料、質量監督等環節管理資料等，這些原始記錄能真實地反映檢驗檢測過程的某個環節，也體現實驗室質量管理實施情況，對了解某個階段的檢驗檢測情況起著重要的見證作用。
（二）有效性
資料的歸檔原則上按年度進行，年度形成的資料是本年度現行有效的，所有的原始數據、表格都受到有效質量體系控制，符合實驗過程要求和質量體系管理要求，也是國家實驗室認可、實驗室資質認定的重要依據之一。
（三）溯源性
疾控中心出具的每一份檢測報告都有原始數據，所用的儀器設備、引用的標準、檢測方法、檢測過程產生的記錄，如標準物質稀釋和配制、培養基和關鍵試劑的驗收、玻璃器具的校準記錄、菌毒株管理過程記錄等都需要具有可溯源性，確保檢測過程有據可溯，從數據資料收集歸檔的系統性、完整性也體現出實驗室對質量管理工作的重視程度。
（四）利用性
建立檔案是為了有效的利用檔案資料，因此，資料的歸檔要有可利用的價值，便于搜索、查閱和驗證。在檔案資料管理中，原始的紙質檔案有其優點，特別是對于實驗室檢驗檢測過程的原始記錄，要求信息量多、記錄清晰真實，如質量控制活動實施資料、樣品受理和處置資料、試劑耗材管理資料、實驗室安全管理資料等，能反映整個實驗過程的每個細節。行政管理資料也同樣能反映出某個時段的管理要求、業務重點和督查考核情況，如會議記錄、業務學習培訓記錄、對新員工的技術培訓、考核及監督、各類計劃、總結、績效考評、工作督導資料等。做好實驗室資料歸檔將有利于形成工作的持續性和有效性，反映歷年來業務工作的發展狀況，具有較高的利用價值。
（五）共享性
自無錫疾控開發了“無錫市疾控檔案信息管理系統”以來，所有歸檔資料都通過信息系統按年度分類錄入文件名，上傳附件，當專業人員工作需要時，根據授權權限，通過打開系統，點擊檔案-疾控業務-實驗室檔案，就可以查詢實驗室行政管理和實驗室質量管理中收集歸檔的資料，通過紙質資料和系統查詢相結合的方式，一目了然，有效實現了資料的共享。
三、實驗室檔案管理的特點
（一）注重業務活動資料的收集歸檔
實驗室是疾控中心的一個重要技術核心部門，在日常工作中，除了開展實驗室檢測、突發事件應急檢測、科研課題、質量控制考核等實驗室活動以外，還有很多配合中心開展的日常管理工作。而實驗室有其工作的特殊性，實驗環節多，要求高，工作精細而嚴謹，數據處理復雜，因此，檔案管理更應注重實驗活動的資料收集，按照國家實驗室認可和實驗室資質認定要求做好各類資料的整理歸檔工作。
（二）發揮質量監督員的作用
實驗室的質量管理貫穿于檢驗檢測過程的全部，質量監督員承擔著實時監督關鍵環節原始記錄和實驗操作是否符合質量體系要求的職能，通過日常監督便于及時發現問題及時整改，確保檢測數據的科學性、準確性，使檢驗檢測過程和最終結果符合質量體系要求。因此，發揮好質量監督員的作用，也是保證實驗室規范運行的有效措施之一。
人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在干部選拔、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等工作中，都需要使用人事檔案。
一、學院人事檔案管理中存在的問題
第一，人事檔案管理是學院人事處工作內容之一，由于學院人事處工作繁重，人員緊張，長期以來，沒有設專職人事檔案管理人員，而是作為人事干事的一項崗位職責，業務內容之一。2016年，學院新一輪聘任中，人事處設了人事檔案管理干事崗，但，檔案管理干事崗位職責中還有一條：做好教職工社會保險轉入、轉出、醫療機構變更、生育津貼申報等工作。看似簡單的一條，一年中，又有機關事業單位養老保險改革，實際工作下來，社會保險工作占了三分之二的時間。
第二，學院是由三個學校合并發展起來的，三校區的人事檔案分別存放在各校區的檔案室，但，三校區都沒有獨立的人事檔案室，學院本部人事檔案與財務檔案存在一室；學院東區和學院南區人事檔案與自己校區的其它檔案存在一起。如此，人事檔案管理存在不安全因素。
第三，學院沒有人事檔案管理規程，修訂有《文檔管理工作規程》?！段臋n管理工作規程》中涉及人事檔案的內容不多，只是提到：學校教職工的人事檔案由人事干事根據人事管理工作的相關規定對每一位員工的必要資料進行收集、整理規范、存放到位；人事管理干事在收集、整理、存放員工個^檔案資料過程中，負責對資料的真實性、準確性審核把關，并按照各項資料應歸檔的時間節點按時完成工作。
第四，歸檔材料不完整，檔案管理不夠規范。隨著近年來學院的快速發展，對人才的關注、引進成為學院生存與發展的重心。于是，招聘一些高學歷、高職稱的人才，招聘進來的這些高層次人才大多數檔案材料漏缺，不僅缺少學歷學位材料，年度考核材料，還有專業職稱變動材料、工資變動材料等都有缺漏。傳統的人事檔案管理是以被動的方式進行收集，如果制度不完善或移送不到位，執行不嚴格，就會造成人事檔案材料收集的不完整。
二、解決學院人事檔案管理中問題的對策
第一，設專職人事檔案管理干事。人事管理干事的崗位職責中不應有做好教職工社會保險轉入、轉出、醫療機構變更、生育津貼申報等工作這一條。社會保險工作政策性強，人員情況復雜，計算機操作中又時常發生問題，業務辦理的時間點控制的也很嚴等等，需要有社保經驗的，計算機操作水平高的人員勝任。人事檔案管理干事應專注于，專心于檔案管理，社會保險工作中有查個人檔案的地方，人事檔案管理干事應該積極配合，而不應該學院的社會保險工作由人事檔案管理干事―人承擔，否則就喧賓奪主了。
第二，設三室分開的人事檔案管理辦公室。按規定，學院應安排出人事檔案庫房、查閱室和人事檔案管理干事辦公室，三室分開。但，由于學院辦公用房緊張，一次到位，不現實，但，應該盡力做到兩室分開，安排出人事檔案室、查閱室和人事檔案管理干事辦公室。學院本部、東區和南區的人事檔案集中存放在同一校區同一檔案室，沒有條件把庫房、整理和查閱分兩室，起碼應做到隔開，并要做到防火、防潮、防蛀、防盜等。
隨著科學技術發展的日新月異，信息化技術被運用到越來越廣泛的領域中去，檔案管理人員也應順應高科技時代的需求，更新檔案管理理念，盡快實現檔案管理的信息化，以適應新時期的工作需要。
一、當前檔案管理工作的現狀
當前的檔案管理仍存在著“為保管而保管,重保管輕利用” 的思想,存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“ 不講求社會效益和經濟效益”的舊觀念,還存在著“閉架借閱”、 “你查我調”的做法?，F代信息社會日新月異,新技術及相關學科理論的不斷滲透,使得檔案管理領域不斷出現新情況、新問題,特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐,缺乏開放和創新意識,成為制約檔案信息化建設的重要因素。其次，以前紙張是主要的存儲介質，輔助的有照片、磁帶等，而紙質文件的缺點是難于永久保存，容易受到外界環境的影響而損壞，而且占用大量的空間，不言而喻，管理成本也比較大。要從紙質管理改變成電子化、無紙化，越來越多的歸檔文件資料是光盤、磁盤等介質，更需要相對專業的管理人才。專業管理人才的缺乏，將是制約檔案管理信息化的一個最大障礙。檔案管理信息化的前提是規范化和標準化。由于歷史原因，館室檔案業務基礎差，案卷質量不高，共享性差，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一的標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案管理工作的信息化。
二、檔案信息化管理的優勢
檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，以便在運用時顯示出其社會價值和經濟效益。它與傳統檔案管理相比較，其優勢主要表現在以下三點：一是傳統檔案管理是對紙質資料進行分類、整理、篩選、歸檔，若數量龐大，需要較大的檔案室進行存放。檔案信息化主要借助于硬盤、光盤等存儲介質來實現，這些存儲介質體積小、容量大，僅需要少量的消磁柜等專用設備進行存放即可。檔案信息化在空間上的優勢是顯而易見的；二是在傳統檔案管理方式下，每年都需要對年度內檔案材料進行分類、整理和歸檔,費時費力。而檔案信息化管理是將紙質材料形成電子文檔后定期或隨時歸檔，并按事由進行分類，便于查找利用，既可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時提高了檔案管理的維護性；三是在傳統檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續繁瑣，程序復雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實現信息化管理后可在電子文件歸檔的同時進行主題詞標引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。
三、實現檔案管理信息化的主要措施
1、提高對檔案管理信息化重大意義的認識
人事檔案工作向來以默默無聞，無私奉獻著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進取，努力學習建設有中國特色的社會主義理論，關注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強化檔案管理的現代化、科技化意識，不斷強化計算機管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理轉變過程中是至關重要的。
2、提高檔案管理人員的信息化素質
檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在，這就需要培養出一支專業化的管理干部隊伍。隨著信息朝代不斷發展，對每位檔案管理工作者在業務素質上都提出了更高的要求，管理人員加強業務知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現代信息技術，管理技術，努力使自己成為既精通檔案管理業務知識，又熟悉計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。
檔案管理者除了有較強的事業心之外，還需要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業知識和管理科學，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務。目前的電子檔案，各種數字化檔案管理系統被開發并被應用，利用計算機網絡技術，建立完整的信息資料檔案，可以便捷地實現統計、查詢、檢索等各類信息，能實時的對工作計劃、措施進行適度的調控，檔案信息化把檔案工作從過去的手工操作中解放出來、增強了管理工作的科學性和時效性。
3、強化檔案管理的安全意識
