時間：2023-06-11 08:24:07
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煤礦企業物資采購合同管理是指煤礦企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為，煤礦物資采購合同作為實現煤礦物資采購工作的載體，能直接決定煤礦物資采購的質量、效果和效率等。尤其是隨著煤炭行業的疲軟、煤礦企業之間競爭的日趨激烈和煤炭資源兼并重組步伐的加快，煤礦物資采購合同管理工作在煤礦物資供應管理工作中的作用日益凸顯。如何做好煤礦物資采購合同管理工作已經是擺在煤礦企業面前不可避免的話題。
一、加強煤礦物資采購合同管理工作的主要目的和意義
1.加強合同管理已經成為建立現代企業制度的重要內容。隨著我國煤炭資源兼并重組進程的加快，大型煤業集團、產煤基地已應運而生。建立現代企業管理制度已經成為不可回避的嚴峻而深刻的問題。煤礦物資供應管理制度是煤礦企業建立現代企業管理制度的重要組成部分，而煤礦物資采購合同是煤礦企業進行物資供應管理工作的重要環節，其重要性日益顯著。
2.加強合同管理能夠明確雙方權利義務，保證各方在合同履約過程中盡職盡責，共同推進合同履行，規范市場交易行為。煤礦企業與供應商之間通過合同對雙方行為加以約束，通過簽訂煤礦物資采購合同，確定了雙方就采購物資這一行為的經濟法律關系，簽約雙方之間的責任得以明確，都需全面履行采購合同中所規定的權利和義務，共同推進合同履行，規范市場交易行為。
3.通過加強合同管理以規避、防范風險。在煤礦物資的采購過程中，由于雙方對合同的理解不一致、供應商未能及時送貨或供應商送貨時，需求部門卻無處安放、合同本身有模糊不確定之處等原因，出現糾紛是難免的，而加強合同管理就成為解決交易雙方糾紛的重要依據。
二、目前煤礦企業物資供應合同管理工作中存在的主要問題
1.合同管理風險認識不足、意識不強。許多煤礦企業存在重視合同文本，輕視合同管理的情況，缺少根據合同履行的進展實時進行動態跟蹤管理；對合同管理缺乏相關風險管理的機制和手段。
2.合同簽約主體不當。合同簽約主體首要條件應當是具有相應的民事權利能力和民事行為能力的合同當事人，另外合同文本簽約主體名稱必須與營業執照上企業名稱保持一致，不能有錯字、漏字等。
3.合同條款表述不嚴謹、不全面。合同講究咬文嚼字，表述不嚴謹就容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。表述不全面往往是漏掉違約責任，這樣一旦發生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。
4.只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨立存在的合同，一般是煤礦物資采購的商務合同，從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同，一般指的是煤礦物資技術協議等。煤礦物資技術協議等是商務合同的重要組成部分，是必須依附于商務合同才能存在。
三、解決合同管理中存在問題的對策
1.煤礦物資買賣合同模板必須經企業法律顧問部門審核。企業通過簽訂合同建立民事法律關系是一種民事法律行為，涉及大量的法律專業問題，必須經過專業人士審核無誤后方可進行下一步操作。
2.建立健全合同管理制度。要使煤礦企業合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理等都處于有效的控制狀態。
3.加強合同管理人員的培訓教育。合同管理人員業務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。尤其是煤礦行業涉及到的煤礦物資品種多、樣式雜，合同管理人員通過學習培訓，可以掌握專業知識、合同法律和簽約技巧，增強了合同管理人員的責任感，提高了其法律意識，全面提升合同管理人員的素質。
中圖分類號：F426.8 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-0000-02
采購管理，作為煙草日常管理工作中的一項重要內容，因為涉及資金支出，長期以來一直是一個敏感的領域，受到各方的高度關注。為了防止各類采購問題的發生，各級煙草公司對采購部門也提出了很多要求來規范采購管理行為。然而有些工程項目受環境、時間的影響非常大，如果因為采購的規范性問題影響了審批，延誤了項目執行的良機，對整個項目將帶來毀滅性的影響。所以如何在采購管理中尋找切入點，既能滿足規范管理的要求，又能提高辦事的效率，可以說是一個兩難的命題。
合同，作為采購管理的重要載體，對處理規范和效益的矛盾有著非同一般的意義。采購的關系以合同的形式做出約定，采購的內容和雙方的權利義務在合同中有明確的界定，采購的行為有了法律上的認定和保護，采購的風險就可以降到最低，審批程序上也不會出現較大的波折。本文正是從加強合同管理角度出發，從合同起草，審核，資金支付的手續等方面入手，加大財務人員介入程度和范圍，發揮財務監督職能，降低企業資金風險，更好的實現企業管理規范與經濟效益的統一。
一、采購合同管理中可能存在的問題
（一）財務人員接觸合同不全面，有可能面臨較高資金風險
在當前的采購管理模式下，年度采購項目經采購管理委員會審批通過后，由實施部門根據項目的要求和內容尋找相應供應商。整個采購過程中，部分企業的業務部門與財務人員缺少溝通，財務人員只是根據經辦人員的提報進行相應的付款，與合同沒有全面的接觸或者接觸有限。有可能出現合同簽訂后，項目未達到實際理想效果，但款項必須要按照合同條款進行支付或者支付的對象與合同簽訂方不一致的情況，使企業面臨非常高的資金風險。
（二）資金籌劃不及時，有可能影響項目工期和質量
對于某些特殊的合同項目，特別是工程項目，一般涉及的工期較長，金額較大。因有些單位合同管理意識淡薄，合同簽訂后沒有及時交給財務部門監督執行，所以財務部門沒有掌握項目的具體情況，有可能出現資金籌劃不及時，款項支付拖延的情況，嚴重的可能影響項目的工期和質量。
（三）合同意愿不能真實表達，有可能影響企業相關方的判斷
目前大多數的采購項目，很多合同文本為固定模式，缺少對細節的補充和描述。采購單位因為人員配備較少，業務能力欠缺，合同起草階段沒有進行深入的研究等影響，不能對合同條款實施有效的把握，缺少有針對性的修改意見，所以合同不能完整的表達采購方的意愿。對于根據經濟業務內容，記錄企業經營管理活動的財務人員來說，不能真實準確的反映企業的經營狀況和實際處境，存在提供低質量財務信息的風險。對于需要通過查看企業財務報表進行決策的投資者和管理者來說，無疑會影響正確的判斷。
由此可以看出，合同作為企業采購活動的載體應當與財務管理密切結合。經濟合同的簽訂和執行，最終結果都要涉及財務部門，落實到資金的支付。所以，將財務管理納入合同管理，加大財務人員的介入程度和范圍，在一定程度上既能規范企業的成本支出，又能保證企業資金的合理使用，降低企業合同風險。
二、如何在采購合同管理中加強財務管理
（一）參與合同內容的審核，減少財務風險
合同內容是對雙方權利義務的約束，一般涉及款項的支付，貨物的交接等重要內容。在目前的合同管理中應加大財務人員對合同起草階段的介入程度，增加對合同的了解，加強對對方資信的評估，加大合同的審核力度，憑借財務人員的專業知識減少可能存在的財務風險。在合同內容的起草中，財務人員需要關注的重點內容有：合同的標的是否符合企業的經濟利益；雙方是否有履行合同的能力；合同所涉及的經濟數據是否計算準確等。
在合同起草完畢后，還需要增加財務人員對全部合同條款的復審，初步評估合同是否涵蓋企業要處理的經濟事項，是否能達到預期的目標等。
（二）參與合同履行過程中的管理，提前做好資金規劃
履行與外單位的采購合同一般涉及到資金的支付和流動，對于一個重大的合同事項更有可能涉及大額資金的使用。按照煙草有關資金管理的相關規定，從資金的申請、使用、審批等方面均有嚴格的手m和流程。所以為了不影響合同的履行，財務部門需要對合同中有關資金的支付條件、支付時間等了然于心，才能有的放矢，提前打算，做好規劃，籌措資金，為合同的履行做好準備。
（三）強化內部監督的同時，對重大資金項目可以引入外部中介機構
某些合同項目因為涉及專業內容，資金額度較高，僅靠企業內部的管理人員無法理解、審核合同的條款。支付合同款時也無法對項目是否達到合同的要求進行評估，所以會影響資金支付的效率，項目的進展。如果因為對項目不了解貿然支付資金，則有可能給企業帶來資金風險。對于這些較大型、特殊的項目可以考慮申請相關外部中介機構的介入，明確機構的責任。從合同的簽訂，到項目的執行全過程跟進，落實好每一環節的監督管控，特別是涉及資金支付的環節，要與財務人員明確支付條件，明確第三方與財務人員的交接記錄，做好溝通，盡可能減少資金支付風險，保護企業資金安全。
（四）做好合同的登備案，保存完整的經濟業務信息
一份合同是對雙方某種經濟行為的約定和約束，如果合同簽訂后外部客觀條件發生了變化，合同也需要進行相應的修改。對于涉及金額較大，項目執行期較長的采購合同，可以建立合同專屬的項目臺帳，根據項目資料及付款申請及時更新項目臺帳，直至該項目順利驗收，最后一筆款項支付完成。財務人員的跟蹤記錄，是對財務核算的有益補充，許多細節的信息可以直接從臺賬上獲取，特別是對于合同金額較大的項目，從臺帳記錄可以一目了然項目達到的階段和相應的付款進度，省卻了翻閱大量實物檔案的辛苦。同時，項目臺賬的建立將整個經濟業務信息保存連貫完整，形成一個全過程的閉環，對了解項目情況，評估項目效果將會直觀有效。
（五）增強財務人員的主動參與意識和業務能力的培養
在目前合同管理模式下，財務人員介入合同管理的范圍狹窄而且滯后。造成這種局面的原因主要有兩方面。一方面是合同歸口管理部門的原因，沒有認識到財務管理在企業合同管理中的重要意義，擔心財務人員的介入會影響業務的開展。另一方面則是財務人員自身主動參與意識不強，業務知識掌握不夠，不能深入了解企業合同事務。所以從完善合同管理，加強財務監督的角度，需要提高財務人員的主動參與意識和業務能力的培養，特別是關于法律和風險能力的培養。當財務人員掌握足夠豐富的業務知識，可以給合同管理部門提出建設性的合同意見時，合同管理部門才能重視財務人員的作用，才能真正促進企業合同管理的規范有效。
三、結束語
在采購合同管理中加強財務管理，出發點是為了規范煙草企業的采購管理，從管理中找到經濟效益增長點，促進管理規范與效益增長的齊頭并進。所以根據目前合同管理的現狀，要加強合同管理，控制合同風險，最重要的切入點就是在合同起草和履行階段，財務的及時介入，加深了解，全程跟進，建立一個對合同事項全過程的項目臺賬。
采購管理作為企業管理中的一項重要內容，合同管理作為采購管理的重要載體，任何時候都缺不了財務管理的影子，合同管理最終都要落實到資金支付環節。財務管理和合同管理的最終目的都是為了保護企業的合法利益不受侵害，降低企業經營過程中的風險系數，提高企業經營管理的綜合效率。所以，要改變目前的合同管理現狀，最主要的就是先解決目前財務人員對合同介入程度較低的問題。財務人員在介入前，也需要提高自身對合同的法律風險意識的培養，結合自身的專業知識增強對合同條款的理解、把控能力，為更好的融入合同管理打下基礎。
參考文獻：
1 采購結算
1.1 大宗原燃料采購結算的特點 鋼鐵企業生產，消耗的物料品種繁多，結算方式多樣。對于大宗原燃料的結算一般采取優質優價的方法。優質優價包括“按質論價”結算和“按質論量”結算。按質論價結算，就是在原燃料采購過程中，以供需雙方簽訂的工礦產品合同的價格為基礎，依據與合同相關的計價條款和原燃料的實際檢驗結果確定原燃料的最終結算價格；按質論量結算，是不依據物資的檢斤量做為最終結算量，而依據檢斤量與理化檢驗結果確定的干基量確定最終結算價格的結算方法。大宗原燃料采購結算的特點是緊扣合同，根據合同條款規定，確定不同的結算方式。
1.2 采購結算與合同條款 鋼鐵企業原燃料產品的合同條款一般有標的、數量、質量標準、價款及交貨時間，驗收標準、質量加減價約定、運輸方式、結算方式及違約責任等內容。其中合同價格、質量加減價條款和驗收標準是結算的的重要依據。
1.2.1 合同價格：即合同的的基價，其他有效成份的加減價都在此基礎上進行。通常合同的基價有三種：含稅包干到廠價、車板含稅價和車板不含稅價。
1.2.2 驗收標準：①計量、化驗均以買受方為準，按日結算（按批次結算）。②計量、化驗均以出賣人為準，按日結算（按批次結算）。③計量以買受方為準，化驗結果按出賣人方結算。④計量以出賣人方為準，化驗結果按買受方結算。
1.2.3 質量加減價條款約定的內容 鋼鐵企業大宗原燃料合同根據物料有效成份的不同，加減價方式不同。通常在結算當中按合同加減價方式的不同，我們把結算類型分為有效成分累加類型、簡單計算類型、折噸計算類型、等級判定類型、中間換算類型等。這一部分條款是優質優價結算的核心內容。
1.2.4 運輸方式：汽車運輸或火運。
1.2.5 結算方式：①一票結算，開據17%增值稅票。②兩票結算。即含稅包干到廠價減運費，其余開據17%增值稅票。
1.2.6 爭議解決方式：當合同雙方發生爭議時，雙方協商解決，協商不成時，在需（供）方所在地人民法院訴訟解決。
1.2.7 其他約定事項：①合同履行有效期。②其他未盡事宜，雙方協商解決。
1.3 原燃料采購結算員的工作程序?、賹彾ê贤航Y算員收到業務科簽定的采購合同，必須仔細閱讀合同條款，認真推敲。②收集資料：收集交庫單、化驗單、磅單等原始票據，了解掌握企業調價及合同條款變更、異議處理情況。③結算：結算員按照合同結算條款類型，根據審核后的原始憑據各種數據指標和對應關系，計算采購價格出據結算單。
2 合同管理
2.1 合同管理的概念 企業合同管理指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為，是市場經濟的外在表現，通過合同管理，現代企業在市場中實現平等的制約和權利，從而為當事人營造一個公平的環境。
在市場經濟條件下，市場的運作需要合同。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。
2.2 企業合同管理中存在的問題
2.2.1 合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確，容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，需要靠準確明晰的合同文字作載體?？梢哉f，合同講究咬文嚼字。
2.2.2 合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。
2.3 企業合同管理中存在問題的主要原因：
2.3.1 認識根源 對合同與合同管理的關系缺乏認識，合同產生在合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視，一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，因此，合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題，前期階段所出現的問題，多數是由于急于簽成合同而過于草率。
2.3.2 法律意識：企業的從業人員的合同法律意識不強，最明顯的表現是不認識合同與合同法律的關系，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意識，以致造成不少失誤和損失。我們說，合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據，也就是說合同要依法訂立。
2.4 加強合同管理，把好合同結算關 合同管理是企業法律顧問事務中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容；而是一種全過程、全方位、科學的管理，現代企業若能對合同實施有效管理，將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。根據合同的訂立、履行、結束的時間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應對處理為輔的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權利和履行義務，也促使對方嚴格按合同履行義務。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過程，把好合同的結算關。
2.4.1 建立健全合同管理制度。要使合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。
2.4.2 提高合同管理人員的素質。合同管理人員的業務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。通過培訓不斷加強簽約人的合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，增強合同管理人員的責任感和合同法律意識。合同管理員應該是既懂業務又懂法律的人員擔當，可以起到事前防范的效果。
2.4.3 履行監督和結算管理。采購結算是合同履行的主要環節和內容，采購部門結算人員同財務部門密切配合；把好合同的結算關至關重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監督。
3 充分發揮結算作用，完善合同結算條款
做為原燃料供應的源頭部門，為充分發揮結算的作用，我們幾次號召全體業務員對合同進行自查、自糾，對合同條款進行全面整理、調整結算方式，規定更為合理的獎扣區間。發揮集團整合優勢在保證供需雙方利益的基礎上，進一步完善合同管理，堵塞業務漏洞，有效地降低了采購成本。
3.1 防止以次充好，改變月加權平均結算為單批結算方式 結算中我們發現，月加權平均結算與單批結算兩種計算方法對于獎勵封頂而處罰卻不封頂，并且處罰比獎勵力度大的采購合同，其結果尤為不同。供應商如果按月加權平均結算，在一個結算周期所送的煤平均不超標就可能有獎勵，常常逃脫其中個別超標批次的處罰，有可能以次充好，不能保證進廠原燃料質量的均衡性。為此，我們協助業務科對此類合同結算條款進行了修訂，噴煤灰、硫指標月加權平均結算變為單批次結算，一個化驗批次一個結算價格，顯示質與量的對應結算，為供需雙方創造公平的競爭環境。
3.2 針對精粉水份嚴重，合同條款規定加倍扣水 曾有一階段，進廠精粉出現了水份嚴重超標，致使儲料廠無法碼垛，入爐料配比不準，對入燒穩定性產生影響。為了加強進廠原料的質量，提高入燒爐料的穩定性，綜合各方意見，從合同上加以約束，即：“水份≤12%時，按化驗水份干基結算；12%＜水份≤14%時，按公式[12+（化驗水份-12）×1.5]扣除水份進行干基結算；14%＜水份≤16%時，按公式[15+（化驗水份-14）×2]扣除水份進行干基結算；水份＞16%時，拒絕進廠?！彼执笥?2%加倍扣罰，水分超標現象及時得到遏制。
3.3 保證爐況順行，結算條款規定球團返礦不付款 球團返礦由于抗壓強度不夠造成的球團粉量增大，對高爐的冶煉產生一定的影響。優化粒度組成的的關鍵是篩除小于5mm的粉末，一般
為此，我們建議合同結算條款改為“含粉
3.4 規定合理磅差，嚴謹供貨合同 各大礦務局煉焦煤的結算以對方發貨時的檢斤為準，我公司的檢斤化驗只作為下轉廠礦成本的依據，雙方檢斤化驗結果存在較大誤差，雖然在煤的采購中礦務局煤炭結算以對方為準是全國慣例，但我公司承擔著較大的途耗及化驗結果不符帶來的經濟損失。如何約束礦務局的質量檢驗結果？我們從實現的時間上，要求對方在發出物資時立即報出水份。經過大量的數據統計分析研究，我們對雙方水分差超過4%的月份做了統計，及時與供方溝通協商決定，我們在合同中增加“水分差超過4%的部分，雙方各承擔一半損失。合同生效后，制約了對方化驗水分過高現象。
3.5 發揮集團整合優勢，及時調整計量檢斤結算辦法2008年上半年，鋼鐵企業發展勢頭強勁，原料價格一直上揚，焦炭和有些煉焦煤種一度出現緊張的局面。為了保證生產的正常進行，個別品種的合同條款向供貨商作了傾斜和讓步，例如焦炭和1/3焦煤合同驗收標準規定“以出賣人出廠檢斤過磅、化驗結果為準”。
1采購結算
1.1大宗原燃料采購結算的特點鋼鐵企業生產，消耗的物料品種繁多，結算方式多樣。對于大宗原燃料的結算一般采取優質優價的方法。優質優價包括“按質論價”結算和“按質論量”結算。按質論價結算，就是在原燃料采購過程中，以供需雙方簽訂的工礦產品合同的價格為基礎，依據與合同相關的計價條款和原燃料的實際檢驗結果確定原燃料的最終結算價格；按質論量結算，是不依據物資的檢斤量做為最終結算量，而依據檢斤量與理化檢驗結果確定的干基量確定最終結算價格的結算方法。大宗原燃料采購結算的特點是緊扣合同，根據合同條款規定，確定不同的結算方式。
1.2采購結算與合同條款鋼鐵企業原燃料產品的合同條款一般有標的、數量、質量標準、價款及交貨時間，驗收標準、質量加減價約定、運輸方式、結算方式及違約責任等內容。其中合同價格、質量加減價條款和驗收標準是結算的的重要依據。
1.2.1合同價格：即合同的的基價，其他有效成份的加減價都在此基礎上進行。通常合同的基價有三種：含稅包干到廠價、車板含稅價和車板不含稅價。
1.2.2驗收標準：①計量、化驗均以買受方為準，按日結算（按批次結算）。②計量、化驗均以出賣人為準，按日結算（按批次結算）。③計量以買受方為準，化驗結果按出賣人方結算。④計量以出賣人方為準，化驗結果按買受方結算。
1.2.3質量加減價條款約定的內容鋼鐵企業大宗原燃料合同根據物料有效成份的不同，加減價方式不同。通常在結算當中按合同加減價方式的不同，我們把結算類型分為有效成分累加類型、簡單計算類型、折噸計算類型、等級判定類型、中間換算類型等。這一部分條款是優質優價結算的核心內容。
1.2.4運輸方式：汽車運輸或火運。
1.2.5結算方式：①一票結算，開據17%增值稅票。②兩票結算。即含稅包干到廠價減運費，其余開據17%增值稅票。
1.2.6爭議解決方式：當合同雙方發生爭議時，雙方協商解決，協商不成時，在需（供）方所在地人民法院訴訟解決。
1.2.7其他約定事項：①合同履行有效期。②其他未盡事宜，雙方協商解決。
1.3原燃料采購結算員的工作程序①審定合同：結算員收到業務科簽定的采購合同，必須仔細閱讀合同條款，認真推敲。②收集資料：收集交庫單、化驗單、磅單等原始票據，了解掌握企業調價及合同條款變更、異議處理情況。③結算：結算員按照合同結算條款類型，根據審核后的原始憑據各種數據指標和對應關系，計算采購價格出據結算單。
2合同管理
2.1合同管理的概念企業合同管理指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為，是市場經濟的外在表現，通過合同管理，現代企業在市場中實現平等的制約和權利，從而為當事人營造一個公平的環境。
在市場經濟條件下，市場的運作需要合同。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。
2.2企業合同管理中存在的問題
2.2.1合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不準確，容易發生歧義和誤解，導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，需要靠準確明晰的合同文字作載體?？梢哉f，合同講究咬文嚼字。
2.2.2合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。
2.3企業合同管理中存在問題的主要原因：
2.3.1認識根源對合同與合同管理的關系缺乏認識，合同產生在合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視，一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，因此，合同管理的問題大多數產生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題，前期階段所出現的問題，多數是由于急于簽成合同而過于草率。
2.3.2法律意識：企業的從業人員的合同法律意識不強，最明顯的表現是不認識合同與合同法律的關系，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意識，以致造成不少失誤和損失。我們說，合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據，也就是說合同要依法訂立。
2.4加強合同管理，把好合同結算關合同管理是企業法律顧問事務中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內容；而是一種全過程、全方位、科學的管理，現代企業若能對合同實施有效管理，將為企業管理水平和經濟效益的提高產生巨大的推動力。根據合同的訂立、履行、結束的時間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應對處理為輔的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴格按合同約定行使權利和履行義務，也促使對方嚴格按合同履行義務。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過程，把好合同的結算關。
2.4.1建立健全合同管理制度。要使合同管理規范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。
2.4.2提高合同管理人員的素質。合同管理人員的業務素質的高低，直接影響著合同管理的質量。通過培訓不斷加強簽約人的合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，增強合同管理人員的責任感和合同法律意識。合同管理員應該是既懂業務又懂法律的人員擔當，可以起到事前防范的效果。
2.4.3履行監督和結算管理。采購結算是合同履行的主要環節和內容，采購部門結算人員同財務部門密切配合；把好合同的結算關至關重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監督。
3充分發揮結算作用，完善合同結算條款
做為原燃料供應的源頭部門，為充分發揮結算的作用，我們幾次號召全體業務員對合同進行自查、自糾，對合同條款進行全面整理、調整結算方式，規定更為合理的獎扣區間。發揮集團整合優勢在保證供需雙方利益的基礎上，進一步完善合同管理，堵塞業務漏洞，有效地降低了采購成本。
3.1防止以次充好，改變月加權平均結算為單批結算方式結算中我們發現，月加權平均結算與單批結算兩種計算方法對于獎勵封頂而處罰卻不封頂，并且處罰比獎勵力度大的采購合同，其結果尤為不同。供應商如果按月加權平均結算，在一個結算周期所送的煤平均不超標就可能有獎勵，常常逃脫其中個別超標批次的處罰，有可能以次充好，不能保證進廠原燃料質量的均衡性。為此，我們協助業務科對此類合同結算條款進行了修訂，噴煤灰、硫指標月加權平均結算變為單批次結算，一個化驗批次一個結算價格，顯示質與量的對應結算，為供需雙方創造公平的競爭環境。
3.2針對精粉水份嚴重,合同條款規定加倍扣水曾有一階段，進廠精粉出現了水份嚴重超標，致使儲料廠無法碼垛，入爐料配比不準，對入燒穩定性產生影響。為了加強進廠原料的質量，提高入燒爐料的穩定性，綜合各方意見，從合同上加以約束，即：“水份≤12%時，按化驗水份干基結算；12%＜水份≤14%時，按公式[12+（化驗水份-12）×1.5]扣除水份進行干基結算；14%＜水份≤16%時，按公式[15+（化驗水份-14）×2]扣除水份進行干基結算；水份＞16%時，拒絕進廠?！彼执笥?2%加倍扣罰，水分超標現象及時得到遏制。
3.3保證爐況順行，結算條款規定球團返礦不付款球團返礦由于抗壓強度不夠造成的球團粉量增大，對高爐的冶煉產生一定的影響。優化粒度組成的的關鍵是篩除小于5mm的粉末，一般<5mm的應不超過3%-5%。
為此，我們建議合同結算條款改為“含粉<5mm不超過5.00%,含粉超標部分不予結算?！边@一結算方式的改變，使進廠球團礦的含粉率大大減少。
3.4規定合理磅差，嚴謹供貨合同各大礦務局煉焦煤的結算以對方發貨時的檢斤為準，我公司的檢斤化驗只作為下轉廠礦成本的依據，雙方檢斤化驗結果存在較大誤差，雖然在煤的采購中礦務局煤炭結算以對方為準是全國慣例，但我公司承擔著較大的途耗及化驗結果不符帶來的經濟損失。如何約束礦務局的質量檢驗結果？我們從實現的時間上，要求對方在發出物資時立即報出水份。經過大量的數據統計分析研究，我們對雙方水分差超過4%的月份做了統計，及時與供方溝通協商決定，我們在合同中增加“水分差超過4%的部分，雙方各承擔一半損失。合同生效后，制約了對方化驗水分過高現象。
3.5發揮集團整合優勢，及時調整計量檢斤結算辦法2008年上半年，鋼鐵企業發展勢頭強勁，原料價格一直上揚，焦炭和有些煉焦煤種一度出現緊張的局面。為了保證生產的正常進行，個別品種的合同條款向供貨商作了傾斜和讓步，例如焦炭和1/3焦煤合同驗收標準規定“以出賣人出廠檢斤過磅、化驗結果為準”。
2施工企業物資管理的應對策略
針對以上施工企業中物資管理存在的問題，如何采取行之有效的應對策略對于施工企業降低工程成本、增加經濟效益至關重要。第一，建立“計劃—組織—控制—領導”框架的施工企業物資管理體系。依據物資使用計劃、物資分類、物資采購方式、供貨商管理、物資采購合同管理和物料管理流程，建立項目籌劃實施—物資計劃—物資采購—物資供貨商管理—合同管理—物資進場—項目竣工的施工企業物資管理體系。在對整個管理體系進行詳細規劃的基礎上，設計出適合施工企業實際的物資管理流程圖，使物資管理流程更加直觀、清晰，進一步規范施工企業物資管理體系，有效地降低施工企業物資成本，提高物資管理效率，第二，制定科學、合理的物資分類方法和物資采購方式。根據施工企業所需材料和在施工項目中所起作用，利用ABC方法等分類方法對施工所需物資進行分類，進一步對各類物資采購的招投標程序和規范流程進行細化。第三，制定科學的供貨商選擇評價方法。依據供應鏈管理中的有關理論觀點，制定科學的供貨商選擇的評價方法和供貨商數量確定方法，比如采購活動中引入TOPSIS評價方法，從而發現最優供貨商，優化供貨商選擇機制。第四，加強物資采購合同管理，細化物資合同管理流程?？茖W有效的合同是保障施工企業合法利益的基礎，根據《合同法》，分析施工企業物資采購的實際情況，從合同訂立、合同變更或合同解除、合同履約、合同歸檔和監督檢查等方面入手，制定切實可行的物資采購合同管理流程。第五，制定適合施工企業的物資管理手冊。從施工企業實際的角度，結合項目實際情況，歸納整理，提煉出操作性強的施工企業物資管理手冊，為企業物資管理標準化提供參考。
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統的重要基礎，直接關系到系統運行的效率，所以采用分級分類的編號形式?！对O備租賃公司合同管理辦法》第九章規定，所有正式合同必須進行編號，編號規定如下：a、工業產品買賣合同編號為ZL+01+XJ(XG)+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設備租賃公司，01代表工業產品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯數字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設備修理合同編號為ZL+04—XJ(XG)+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發。合同管理信息化系統軟件以“先進、開放、實用”為指導思想，按照分層設計的思路，采用C++語言開發，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業務部門的應用實現了數據級的共享交換，合同與業務部門的工作流程實現了應用級的互聯互通。
3.網絡平臺。合同管理信息化系統緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統，實現了設備租賃公司與各礦、廠機電科網絡互聯互通。網絡平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層；各礦、廠信息中心為匯聚層；西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優越性逐漸被各礦、廠認可。以信息化為手段的規范化標準化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結算，并以合同檔案的形式歸檔到系統，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統合同管理的復雜性和隨意性。
1.優化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調查分析決策落實跟蹤總結”的主動式控制的轉變；在管理方式上實現了由過去的手工經驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環模式為主的精細化合同管理模式的轉變；合同管理的工作量和誤差明顯減少，質量和效率明顯提高，促進了企業管理理念革新。
2.信息化確保合同數據真實有效。通過信息化管理，合同數據能夠利用網絡及時反饋，在加強合同動態管理的同時，拓寬了收集合同數據信息的渠道，確保了合同數據的真實性、有效性，為招標談判及標后預算提供了詳細數據，為企業提升決策水平提供了數據平臺。
3.降低管理成本，提高經濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內的噸煤成本消耗情況的控制和監督效能，降低了庫存占用資金，優化了庫存結構，加強了對供應商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務性的傳統工作層面走向管理性、戰略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠問題。西山煤電設備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發現了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規范化程度有待提高，表現為部分合同沒有嚴格執行招標采購價格，有的礦、廠業務科存在先使用配件、后簽訂合同的情況；二是信息化程度有待提高，表現為信息查詢、檢索功能尚不夠完善；三是工作效率有待提高，表現為系統登錄、人員操作速度較慢等。以上問題的存在，既有少數工作人員認識不到位、責任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴格界定合同審批程序和權限，明確崗位職責，提高管理規范化水平。（1）審批程序：合同由設備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業務科共同辦理，嚴格按照公司合同審批表的流程執行。設備出租合同由管理科審核，設備科復核，公司副經理審批：設備退租合同由管理科審核，公司副經理復核，公司經理審批決定承修單位：產品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行；設備修理合同由設備科科長、技術科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復審，公司副經理復核，公司經理審批執行。（2）審批權限：各業務科科長是本部門合同管理的第一責任人，對所填寫的合同內容條款負責，對審查發現不符合要求的合同，有權責令重新填寫；管理科除對合同內容進行審核外，主要負責對簽訂合同對方的企業名稱、資質材料、經營資格和合同內容中的價格、數量、履行期限、地點和方式進行把關；公司法律顧問主要負責對合同文本條款內容的規范性、合法性進行復審；公司副經理除對合同內容進行整體復核外，主要負責對合同的價格、質量和產品技術要求進行把關；公司經理負責對全部合同實行監控并簽發執行。（3）協調機制：各業務科室負責人，對本單位業務員簽訂的合同內容，認為不合格不合法，有權退回合同，業務員重新簽訂；對按照規定屬于復審部分的合同內容，認為不合格不合法的，有權組織有關部門進行合同審查，提出意見后，由經理簽發；合同業務員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設備修理預算要嚴格審查，采購同單位、同品種、同規格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設備且鑒定結果相近、修理預算高于上期的，要在簽訂合同時附調價說明書，調價說明書需由業務科科長、副經理、經理審批后生效。（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環節，必須按照法律和專業標準的要求，對合同全部內容進行嚴格審查，發現問題立即匯報領導，嚴禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發票，核對無誤后在發票上標注合同編號，加蓋審核章，財務科方可結算，未經管理科審核及蓋章的原始發票，財務科不得辦理結算手續。同時，配件產品買賣合同、設備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
【中圖分類號】 F237；G647.5 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）19-0087-05
一、引言
隨著高等教育事業的不斷發展，高校在人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等方面的對外交流與合作不斷加強，在交流與合作過程中，所需簽訂的各類合同應運而生。黨的十八屆三中全會確立了全面深化改革的總體目標，高等教育領域深化綜合改革不斷推進，高校越來越多地參與各類市場經濟活動，對外經濟合作日趨頻繁，高校所涉及的各類經濟合同也層出不窮。自從財政性教育經費支出占GDP比例實現4%以后，國內經濟形勢和社會對教育的關注發生變化，社會對教育的關注已由幫助教育呼吁增加投入，轉變為更關注教育經費的合法合規使用和產出效益。經濟合同管理（以下簡稱合同管理）作為高校經費使用與規范管理的途徑、媒介和手段，重要性尤為突出。
隨著財政部《行政事業單位內部控制規范（試行）》的實施，行政事業單位的內部控制逐漸成為包括非營利組織在內的經濟實體的關注重點[ 1 ]。高校合同管理作為內部控制業務層面的重要內容，存在風險管理意識薄弱，缺少預算管理、歸口管理等現象，導致高校承受經濟損失、法律糾紛、名譽受損的風險，從而影響了高校教育事業的健康和可持續發展。加強高校合同管理的內部控制建設，實行經濟合同全過程內部控制管理已經刻不容緩。
二、高校經濟合同管理的現狀
（一）管理主體和分工不明確
高校經濟合同管理納入學校行政管理隸屬關系的大框架中，沒有嚴格制定歸口管理的模式，造成合同管理秩序混亂。如基建合同由基建部門管理，資產租賃合同以及維修合同由后勤部門管理，物資采購合同由資產處管理，聯合辦學合同由各二級學院管理等。這種多頭對外、多頭管理的模式使得學校不能全面掌握對外經濟合作內容，造成學校資源和資金留置在外，易發生業務部門坐收坐支，給學校帶來經濟風險。
（二）流程設計和崗位管理不合理
不少高校的合同管理流程不夠科學合理，有的高校過于復雜煩瑣，有的高校過于簡單。流程中沒有必要的牽制和審批環節，流程管理形同虛設；沒有有效的審批授權管理，合同金額不論多大均由某一個人審批；存在一個人包干全部合同管理的現象，從申請到審核再到執行和監督，沒有形成有效的崗位分離，沒有設置互相牽制的崗位，不能形成互相監督檢查機制[ 2 ]。
（三）預算控制不嚴肅
高校對合同預算編制不夠重視，預算編制未細化，并且監管力度不強導致預算執行很隨意，往往沒有嚴格按照“先預算―后計劃―再實施”的程序進行。如高校采購合同的簽訂遇到的首要門檻就是預算編制，而實踐中多數高校對采購項目并未進行充分調研和認證，導致預算編制忽高忽低，加之后期執行的隨意性導致預算與實際相脫節，難以達到“無預算不執行、有預算不超支”的目標。
（四）風險防范意識淡薄
高校管理人員長期受計劃經濟觀念的影響，難以適應市場經濟的氛圍，缺乏法律知識的認知和風險防范意識，對于經濟合同的簽訂存在應付了事的態度和“走形式”的思想，“內部解決”、“暗箱操作”等情況普遍存在，合同的執行更看重習慣和人情而忽視合同條款的簽訂。合同管理過程中各部門職責多流于形式，使得高校經濟合同風險得不到有效控制，法律糾紛和違約現象屢見不鮮[ 3 ]。
（五）審計監督工作不到位
高校經濟合同受部門眾多、時間跨度較大等因素的影響在簽訂及執行過程中存在許多隱患，尤其是在基建及批量采購等大額合作項目上更易出現[ 4 ]。高校在對外經濟合作上設置了審計監督環節，但基本是宏觀制度層面的要求，并沒有確立各環節的管理細則，致使審計監督部門在合同訂立和執行過程中一直處于相對被動狀態，對經濟合同的管理難以做到實質性控制。
（六）合同歸檔管理不規范
多數高校尚未建立完善的合同檔案管理制度。合同檔案分散在各相關業務部門，沒有配備合同專員進行集中統一管理。同時，高校合同檔案管理尚未引進合同管理信息系統，依然采取手工作業的方式，信息采集和維護手段較為落后，導致合同檔案的登記、更新不及時或遺漏，不便于后期工作人員的查閱和使用，影響了合同內容的信息化展示，校領導和相關部門難以掌握學校的對外經濟活動情況，給高校帶來潛在的經濟風險[ 5 ]。
三、高校經濟合同管理現狀的原因分析
（一）合同管理制度體系建設不健全
1.授權審批制度不規范
高校實行校長負責制即高校對外經濟合作必須以校長作為合同的法定簽約人，未經授權任何二級單位或個人均不得擅自對外簽約合作關系。而實際工作中，由于經濟合同簽訂的時效問題，從前期調研到最終簽訂往往都是由有合同需求的二級業務部門自行完成，未實行有效的逐級授權審批負責制，因此經常出現合同管理流程上的不合理。
2.合同管理實施缺少崗位牽制
高校合同不同于其他事業單位，具有其自身鮮明的特點，應切合實際制定相關實施細則。盡管各高校紛紛出臺了合同管理規定，但內容上并沒有細化。對合同立項、協商、擬定、審核、簽約、歸檔、執行等各個環節的配套制度并沒有進行全面細致的部署，未實現有效的崗位牽制，導致當前高校合同管理的松散、混亂。
3.監督體系不完善
合同監管是一個動態過程，貫穿高校對外經濟合作活動的始終。高校雖設立了紀檢審計部門，對合同的審核和簽訂進行了合法合規性審查，卻沒有利用其部門職責，跟蹤監督合同執行情況，也沒有結合財務部門制定的預算方案審計學校實時用款情況，因此合同執行過程中發生的糾紛等問題難以及時反饋和解決。
4.責任追究制度不嚴格
對合同管理情況實施嚴格的考核獎懲機制能夠有效促進各項工作環節的規范化。高校普遍存在重獎輕罰或重獎不罰的現象，工作出問題無人買單或一味遷就責任人，不能嚴格制定和落實問責機制，難以形成良性的責任導向，不利于高校內控機制的有效運行。
（二）管理組織架構設計不合理
合同管理沒有頂層設計，在實施環節也沒有歸口管理部門，沒有形成分工合作、有效協調的管理機制。職能部門之間職責劃分不明確，在責任和義務面前互相推諉，在權力和利益面前互相爭搶。
（三）信息化建設落后
1.對合同信息管理系統的應用不重視
合同管理信息化要求對合同實施以無紙化為目標的辦公模式。高校合同多為手工管理，往往需要耗費大量的精力和人力；即便部分高校已經引入合同管理系統，但尚未與財務系統連接，無法提取財務系統中已有的確切信息，不能掌握合同支付進度，增加了合同執行過程中潛在的經濟風險。
2.“信息孤島”阻礙信息公開和民主監督
良好的信息溝通平臺能保證信息的及時性，有利于高校經濟業務活動的開展。高校各職能部門之間、各業務人員之間缺少工作的互動與信息的交流，沒有積極、動態地投入到對外合作的每一個環節中，使得合同信息失去時效性和真實性。系統與系統之間缺少數據互通共享，各自為政，封閉保守。更為重要的是影響和阻礙了信息公開和民主監督的開展。
（四）缺少合同管理專業人才
高校注重對外經濟活動效益，忽視了對管理人員職業道德、法制教育等方面的培訓，并且由于高校合同管理員并非專業出身，使得管理者對合同風險管控的必要性認知不足，法律意識淡薄，導致了管、辦及監督各相關部門實際工作的隨意性。高校經濟合同管理涉及領域廣泛，包括會計、審計、基建、法律等專業性很強的學科知識。現階段，對于配備這類具有扎實專業基礎的管理人才是多數高校合同管理工作的一個瓶頸。同時，高校對現有管理人員的專業能力培訓不夠重視，使得合同管理水平停滯不前。
（五）缺少合同執行績效評價
高校對合同管理沒有樹立績效觀念，績效意識薄弱。沒有設置合理的業務考核指標體系，沒有明確合同管理流程中的崗位責任制。對于合同的簽訂、履行、保管等各環節的管理情況缺少考評。另外，對合同項目本身的執行也缺少績效評價，產生的經濟效益和社會效益沒有具體評價和考量。
四、加強高校經濟合同管理的對策與建議
遵循高校內部控制的全面性、重要性、制衡性、適應性、文化性和創新性原則，按照不相容崗位相分離、內部授權審批控制、歸口管理、預算控制、財產保護控制、會計控制、單據控制、信息內部公開，以及記錄控制、財務分析控制、績效考評等控制方法，結合高校實際情況，筆者認為應從以下方面加強高校合同管理[ 6 ]。
（一）規范合同管理工作流程
合理設置合同管理流程，明確各業務環節所對應的管理部門，建立職能部門之間分工負責、稽核牽制的流程體系。具體見經濟合同管理一般流程圖（圖1）和以采購合同為例的經濟合同內控流程圖（圖2）。
（二）加強合同管理內部控制制度建設和制度執行力
制度建設是管理工作的基石。為了高校經濟活動的規范化和科學化，首先要以完善制度為目標，健全的管理制度體系才是高校內部控制建設的大方向。第一，要根據《合同法》等法律政策和高校實際情況建立高校合同管理辦法，對合同的策劃、立項、談判、編制、會審、簽訂、歸檔、執行等各個環節進行全面部署，實行崗位分離，達到有效內部牽制的目的。第二，要建立合同管理辦法配套制度，對合同運作過程中的每個環節制定相應的實施細則，使每個程序的執行都有據可依。相關配套制度主要涵蓋授權審批制度、檔案管理制度、考核追究制度、歸口管理制度等。嚴格執行各項制度，落實責任追究，提高制度執行力，制度建設才有實際效果，合同管理工作才能順利有效地開展[ 7 ]。
（三）落實合同全程性跟蹤監督管理
合同管理是全程性、動態性的管理，從前期策劃到簽訂后的執行以及歸檔，都要進行實時監管，并指定專員跟蹤合同管理工作的各個環節。對于重點崗位要突出監控力度，或不定期采取輪崗制，在監督管理的過程中要把領導干部經濟責任審計制度日常化、規范化。使用合同管理跟蹤提醒系統，使合同從簽訂到履行完畢的各個環節清晰流暢，能夠隨時查看合同進度和執行情況，發現問題也能及時采取應對措施，很大程度上提高了工作效率和效果。
（四）嚴格財務預算控制
預算管理是高校內部控制的重要環節。加強合同預算管理，科學合理地編制合同執行預算，并按照精細化管理要求全面細致地測算合同執行全過程的預算。在合同執行期間，確保專款專用，維護預算的嚴肅性，遇到實際重大變化，如確需變更預算的，需按照原申報程序和審批權限進行調整。加強年度合同預算結余管理，對于當年已經完工合同項目，應收回合同預算余額；對于跨年度的合同項目應按照規定進行年度間結轉。
預算控制除了要對單位的經濟活動和資源使用情況進行事前安排，還要進行事中和事后監督控制，財務部門定期提供合同預算執行情況報告，審計部門對報告進行分析并提出建設性意見，以保證學校經濟活動的開展能夠嚴格按照預算機制進行。
（五）重視對合同管理人員的培養
領導的態度和合同管理人員的素質是高校合同管理水平能否真正提高的重要因素，因此，樹立積極的工作態度，加強人員的綜合素質，有利于高校管理水平的提升。重視對合同管理人員的法制和道德教育，使他們樹立遵紀守法、勤政廉潔的理念，創造良好的管理工作環境。提高合同管理人員的業務技能，定期組織相關業務人員的專業培訓，如聯系兄弟院校交流討論、實地考察合同管理工作突出的單位、邀請業內專家來校指導或通過公開招聘、競爭上崗等多種方式選聘優秀人才來壯大管理隊伍等。
（六）推進合同信息化管理
高校合同管理信息化建設應納入學校管理信息系統的統一規劃。信息技術部負責合同管理信息系統的開發、購置、運行、維護和安全保障，建立統一的信息共享平臺，實現不同系統間數據共享。將合同管理從簽訂到履行完畢的各個環節流程納入信息化系統，有效地利用軟件功能進行控制并提高管理效益。歸口管理部門應設置專員對合同檔案進行整合歸檔，分類統計、連續編號，確保紙質檔案信息與系統信息相互對應、口徑一致，方便后期監督調閱。
（七）建立合同管理考核評價機制
高校應當建立和完善合同管理人員的激勵約束機制，設置合理的業務考核指標體系，明確合同管理流程中的崗位責任制。對于合同的簽訂、履行、保管等各環節的管理情況進行考評，出現問題時客觀地分析原因，落實責任追究，形成良性的責任導向，避免合同管理流于形式，并以此作為確定合同管理人員薪酬和職級調整等方面的重要參考依據。
五、討論
學者們對高校內部控制的研究觀點基本分為兩大類：一是全面內部控制，其控制內容不僅包括高校的經濟事務，還包括非經濟事務，比如教學事務、學生事務、科研事務、人事事務等[ 8 ]；二是非全面內部控制，其控制內容主要針對高校經濟業務，比如預算業務、收支業務、政府采購業務、資產管理、建設項目、經濟合同等。按照這兩類思想，對高校合同的內部控制也存在兩種觀點：一是全部合同，既包括不涉及經濟的業務合同，也包括經濟合同；二是僅指經濟合同。本文雖然是針對高校經濟合同所進行的研究，但筆者認為其他非經濟業務合同應參照經濟合同的管理程序執行。因為，非經濟業務合同在各個環節上同樣存在法律風險、當事人員廉政風險、合同違約導致高校聲譽受損風險等，所以在其策劃、簽訂、執行、歸檔、評價、信息公開等環節也應該嚴格按照經濟合同的管理規范執行，這也是高校內部控制全面性原則、創新性原則的體現。
【參考文獻】
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中圖分類號：TU71文獻標識碼： A 文章編號：
施工企業物資管理水平直接影響到工程質量，提高工程質量，物資管理是不可或缺的重要環節。
GB/T50430規范即《工程建設施工企業質量管理規范》，是建設部為了加強工程建設施工企業的質量管理工作，規范施工企業施工過程管理而制定的標準，其目旨在通過推動全面實施GB/T50430規范，進一步強化和落實質量責任，提高企業自律和質量管理水平，促進施工企業質量管理的科學化、規范化和法制化，為社會提供優質建筑。50430規范對物資的詢價、洽談、采購與驗收、耗用評價等各個環節，也明確提出了要求，對規范施工企業物資管理起到重要的指導作用，是全面提升施工企業物資管理水平的重要依據。在50430規范下完善物資管理，更好地適應規范的要求，對施工企業提出了新的要求。
一、以管理制度為基礎，實現總體宏觀控制
管理制度是物資管理行使監督、檢查、協調及服務職能的依據和前提，它規定了物資管理的職責、方法及內容，以解決物資管理過程中“有章可循”的問題。目前施工企業一定程度上還存在物資管理制度不完善，相關制度執行力度偏低的問題。
50430規范明確要求施工企業應建立一套有效的管理制度，用于規范企業物資管理活動。按照這個要求，施工企業應建立物資分級管理制度，形成完善的物資管理體系，明確各級物資管理部門的職權，管理范圍、層次和有關部門人員的職責，規范物資采購計劃的制定，供應方選擇評價，合同簽訂，采購產品驗收現場管理和使用，不合格采購產品控制等活動，實現對物資管理總體宏觀控制。
二、以物資計劃為基礎，進行目標指標控制
物資管理應以總計劃為控制目標，以單元計劃為控制指標。按照50430規范要求，施工企業應根據工程需要確定和配備項目所需的物資，按照管理制度的規定審批各類物資計劃。
1、物資計劃依據要準確。物資計劃的依據是工程合同、設計文件、施工組織設計。編制人員應結合現場調查結果，按工程項目核算單元提報物資需用計劃，并匯總集成物資總計劃。
2、物資計劃內容要具體。應明確種類、規格、型號、數量、交付期、質量要求、和環境、安全健康等要求。物資需用計劃可分期分批提報，當物資需用計劃發生變化時，應書面重新呈報計劃，說明變更理由。各類計劃要分類編號存放歸檔，妥善保管，以便查詢。
3、物資計劃審批要嚴格。編制物資計劃時，要加強與相關部門聯系，建立數據庫，應嚴格履行審批手續，未經審批不得采購。
三、以動態管理為基礎，實現對供應方有效管理
對供應方評價與選擇是物資采購質量控制的關鍵環節。按照50430規范的要求，施工企業應對供應方的經營資格和信譽、質量、供貨能力、價格、售后服務進行評價，建立合格供應方名錄。
對供貨廠家應重點評價企業資質證明、產品生產許可、產品鑒定證明、質量管理體系、生產能力等。對經銷商的評價還要包括經營許可、產品質量證明、與該經銷商的合作等。
由于物資需求的品種、規模、時間等不同，因此對供應方應實行分級控制和動態管理。對供應方供貨質量水平及其穩定性、服務的及時性和滿意度、履約情況、質量管理體系的變化情況、社會信譽的保持等進行定期審查與考核，尋求采購過程的改進機會，淘汰不符合要求的供應商，并保存相應的記錄。
四、以合同管理為基礎，有效規避法律風險
物資管理是圍繞計劃﹑采購、運輸、存儲、驗收、使用各個環節的控制，這些環節都是通過合同連接的，沒有有序的合同管理，就沒有規范的物資管理。因此，對采購合同的擬定、審核、批準、簽訂及履約管理應明確職責和程序，嚴格執行，并保存相應的記錄。
1、合同內容應當完備。合同內容應明確產品名稱、商標、型號、生產廠家、訂購數量、合同金額、供貨時間及每次供應數量；質量要求的技術標準、質量負責的條件和期限；交貨地點、方式；運輸方式及費用；合理損耗及計算方法；包裝標準、包裝物的供應與回收；驗收標準、方法及提出異議的期限；備品、配件工具數量及供應辦法；結算方式及期限; 違約責任，現場服務，保修等內容。
2、合同評審應嚴格。合同評審要按照歸口把關、分工負責的原則，各職能部門對合同技術性的合理性、經濟的適用性和商務的適宜性負責，法律事務部對內容的合法性負責。
五、以流程管理為基礎，加強過程控制
1、規范物資采購過程
目前，物資采購方面仍存流程不統一，權限不明確的問題。下屬單位無序的自行采購，導致物資信息失真、總量統計不準確，既占用資金，也容易造成庫存積壓，批量采購難以實行，物資質量和價格難以控制。因此，物資采購過程中，應根據物資的重要性、需求量等信息建立物資分級管理目錄，明確劃分采購權限，制定相應的辦法，建立合理的詢價機制。對一些技術含量高，金額大的物資實行集中采購。
2、規范驗收過程
對進場物資，應按照規定的職責權限和方式進行驗收, 檢驗其規格、型號、數量和質量是否與采購合同要求，是否符合職業健康、安全與環保的有關要求。驗證其合格證、質量證明文件是否齊全、有效，包裝、標識、外觀質量是否完好，需抽樣檢驗的按相關要求的比例進行抽查。同時，驗證人員應根據要求填寫驗證記錄或報驗記錄，未經驗收的物資不得投入使用。
對驗收不合格的物資，可以拒收、加工使其合格后直接使用、經發包方及設計方同意改變用途使用，降級使用，限制適用范圍，并記錄處理結果。
3、規范現場管理
現場管理包括對物資的貯存與保管、標識、搬運及防護、領用和發放，良好的現場管理對于保證工程進度和提高工程質量有著重要的作用。
對物資貯存與保管，應提供適當的貯存環境和防護設施，進行合理擺放、隔離、檢查、維護保養，防止產品損壞、變質、丟失、損耗和誤用。并且通過適當的標識，防止相似而不同的材料相互混淆錯用。
針對特殊物資的搬運，應明確搬運和防護的具體作業規定，包括作業人員、搬運設備、搬運方法、標識、步驟等，防止損壞、變質、變形。
物資的領用發放應嚴格收發、領退制度，形成完備的材料發放記錄。
（1）遵循“先進先出，推陳儲新”的出庫原則。
（2）領用物資要有嚴格的手續和制度，確保發料通知、提料單、撥料單等憑證填寫準確無誤，印鑒齊全，無涂改現象。
（3）出庫物資和單據、證據要向收料人當面點交清楚，辦清手續，由收料人簽字。
（4）遵守發料工作程序，提料發料準確及時，剩余的物資及時辦理退料或結賬下期繼續使用，所有物資都要定期清查盤點，做到帳實相符。
（5）對影響工程質量、安全特性的建筑材料，應通過連續的唯一性標識記錄實現可追溯性。
4、規范對發包方提供材料的管理
Abstract: the construction enterprise cost management as an important component of materials management has become each big enterprise cost control, an important means to guarantee profits. Material management of construction enterprises involved in the working face is very wide, for example, how to plan a reasonable do not waste not redundant, how to supply timely and don't delay the construction period, how to purchase goods quality, and the price is low, how to use statistics to make more accurate analysis and decision-making, etc, these links interlocking, mutual influence, and any links appear problem, will be to enterprise's material adverse impact on the supply chain and cost control. This not only is the core of enterprise material management department, at the global level, more enterprise decision-makers urgent concerns.
Key words: construction enterprise; Material management; Material management system
中圖分類號：F251文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)
建筑施工企業物資管理現狀分析
建筑施工企業各項目空間分散，公司總部難以對其進行有效監控。
各項目部管理方式存在很大差異，致使工作流不統一、不規范。
手工方式進行出入庫等信息的登記，會產生大量的單據和文件，耗費人力物力，成本較高且效率低下。
大量的紙質單據存儲、查閱不方便；紙質單據作為記錄保存數據的載體，其目標過于明顯，容易造成商業機密的丟失。
統計工作的困難，往往造成物資統計報表不準確，無法幫助領導快速做出分析和決策，這讓物資管理失去了本身的意義。
由此看出，傳統的物資管理模式已經不能滿足現代建筑施工企業的發展需要，加強物資管理的現代化進程、引入信息化手段、挖掘其管理潛在效益已迫在眉睫。作為擁有公路工程施工總承包特級資質的重慶交建集團（全稱“重慶交通建設（集團）有限責任公司”），在長期的施工管理中，深知物資管理的關鍵地位，因此在推進企業管理信息化工程中把物資管理放到了非常重要的位置上。
實現物資管理信息化的目標
通過網絡和信息系統進行數據的傳遞，加快信息流通，實現集團公司集中采購和監管。
將物資管理的各個環節和方法通過計算機語言轉化為信息系統，讓數據信息按標準的程序流動，規范、固化物資管理的工作流程。
將物資管理人員從繁瑣的紙質單據處理工作中解脫出來，從而降低人力、物力開銷，進而提高工作效率和控制項目管理成本。
對信息進行有效控制，實現數據資源分級共享。設置好各級權限，有效控制數據安全性。
實現自動統計、分析，幫助領導隨時掌控情況，并快速做出分析和決策。
一體化交通建設企業物資管理平臺
重慶交建集團在信息化發展的道路上已摸索、探尋多年，有著一定的基礎。結合企業自身實際情況和發展需要，明確了“以控制和監督為主”的管理模式，把合同作為切入點，梳理出了一套集團公司物資管理思路，其大致流程如下：
做好系統初始設置，是物資管理系統正常運行的必備條件。其中包含定義企業物資編碼、劃分分部分項以及創建項目倉庫：①重慶交建集團通過對工程所需的大宗物資進行整理、按照分級式數字編碼方法最終形成了一套企業級物資編碼體系，物資編碼具有單一性，增強了物資數據的正確性， 是物資統計的基礎。②項目部根據施工圖紙劃分出分部分項（重點劃分控制性工程），便于在編制物資總體需求計劃和物資出庫時調用。③項目倉庫是物資流動的重要環節，是入庫和出庫的橋梁，通過項目倉庫，能隨時掌控庫存，對物資日常采購計劃的制定具有深遠意義。
物資總體需求計劃，是項目部依據施工圖紙測算出來的理論計劃，且按分部分項明確需要用到的物資及用量，由相關管理部門會簽審核。物資采購合同和日常采購計劃中涉及的物資均來源于總體需求計劃，未經獲準的物資無法被采購和使用，能有效控制亂采購造成的物資浪費、亂使用造成的物資成本增大等現象。也只有當物資總體需求計劃經管理部門審核通過后，項目部才可與經招標確定的中標單位(從供方管理系統中調用)簽訂物資采購合同（物資合同的審批、變更、結算功能搭建在合同管理系統里，可供物資管理系統調用其相關數據）。
物資采購合同簽訂完成后，項目部隨時可根據庫存和項目施工進度編制日常采購計劃，其中包含所需物資、數量、送貨時間、地點等信息，物資管理部門根據這些信息與供貨商確定供貨事宜，最后將結果反饋給項目部。
把物資按價格波動的頻率劃分為須確價（即須確認價格）和不確價（即無需確認價格）兩種屬性，價格波動頻繁的物資（例如鋼材）列為須確價的范疇，而價格波動不大或無波動的物資（例如水泥、外加劑）列為不確價的范疇。通常，不確價的物資，在合同簽訂時能明確其價格，入庫時可自動調取合同單價；而須確價的物資，往往在合同簽訂時無法明確其價格，只能與供應商形成框架協議，物資的實際單價只能依據每次采購時的市場價格，由物資管理部門通過物資確價流程登記在系統中。如果日常采購計劃中存在須確價的物資，則該計劃被審批后系統會自動進入物資價格確認流程。
物資被派送到指定倉庫，項目部物資管理員進行入庫登記，除了填寫物資的單價、數量等基本信息外，還須明確其供貨商，便于后期自動生成供應商結算單。
物資出庫時須明確物資所用工程部位，便于在報表中統計各分部分項工程的物資使用情況，讓物資消耗與進度得以匹配。
物資出庫到施工現場后，每個月進行一次盤存，只有在工程中實際消耗掉的物資才計入項目月度成本，為成本管理系統提供了有力的數據支撐。
系統讀取入庫單的相關數據可生成與供應商的結算單，每次結算的數據均會自動形成該合同的結算記錄，避免了在兩個模塊中重復操作。而且這種以實際入庫作為依據的結算，也為財務人員在支付管理系統中給供應商支付提供了有力保障。
目前使用到的物資報表有物資入庫臺帳、物資出庫臺帳、倉庫庫存臺帳、月度消耗明細、價格趨勢分析、單價對比分析、使用與計劃對比臺帳等。這些報表能直觀地展示物資的基本情況，較好地滿足了集團公司職能部門及領導對物資管理的要求。
物資管理系統
事實上，物資管理系統并不是獨立的業務系統，在整個信息平臺上，它與合同、供方、支付和成本四個管理系統有著緊密的關聯：物資采購合同中涉及的物資，均源自物資總體需求計劃，若要采購任何計劃外的物資，必須先對需求計劃進行變更；合格供方庫中的供貨商，供合同系統和物資系統調用；不確價物資的入庫單價，直接調用合同單價；與供應商的結算單自動形成為合同結算記錄；依據合同結算記錄進行支付（控制了結算總額不能超合同總額），在供方管理系統中自動形成供應商履約記錄；每次支付后對供應商做評價，依此作為供方等級調整的依據；項目的月度成本計算自動調用了物資管理系統中的數據。由此可見，幾個系統相輔相成，相互之間有著緊密的數據耦合，缺一不可。
系統實施和效果
經幾個月的試點運行，其效果非常顯著，較好地解決了一線項目部物資管理的各種計劃、收發、結算、臺帳分析等業務，還能對工程進度及物資使用情況做比對，這對規范物資管理流程、降低物資采購價格、提高物資供應及時性、有效掌工程的物資使用情況具有重要意義：
采用的B/S架構，其最大優點就是，只要有電腦和互聯網，即可進入系統進行操作。而這一特點，幾乎能讓所有的項目部達到要求，這能促使信息化管理落到實處。
通過網絡通訊技術的應用，信息傳遞速度較傳統方式已不可同日而語，解決了項目部和集團公司往返耗時太久的矛盾，實現了集團公司集中采購和監管的目標。后來又集成了手機審批系統，即便是出差在外也能通過手機審批，既方便了用戶使用，又大大縮短了審批時間。
物資管理人員所做的每一項工作都可以在信息系統里操作，職能部門和領導隨時能通過信息系統監控到物資管理各個環節，避免了以前定期上交臺帳造成的數據滯后性，這使得工作更加有序化、透明化、人性化。
各系統間數據的關聯調用，意味著數據一次性錄入能供多處使用，使以前的重復性勞動減少為一次性操作，提高工作效率，也節約了對紙張等辦公用品的開支。
對數據進行有效控制，根據角色的工作權限設置在系統中的讀寫、訪問權限，確保了數據的安全性，實現了數據資源分級共享。
信息系統的應用，讓邏輯性更緊密。例如，物資采購合同中的供方，只能從合格供方庫中的單位挑選，有效避免了項目部與不合格的供方簽訂合同；物資使用與計劃對比臺帳，能發現物資實際使用量與施工進度之間是否有異?！@些緊密的邏輯關系，從很大程度上規避了物資采購的風險，提高企業的風險管控能力。
Abstract: in this paper the author in the construction of carrying out the enterprise information construction as the subject, this paper focuses on the purpose of the information construction and the main content, and the application of the main modules and the problems need to be solved were put forth.
Keywords: engineering projects; Information management; The main module
中圖分類號：K826.16文獻標識碼：A 文章編號：
在建安企業推行工程項目信息化管理是施工企業提高管理水平，降低成本，規范管理的有效手段。通過企業級的工程項目信息化管理系統實現企業的工程項目各種資源數據的集中采集管理，全局分享，使得企業各級項目管理職能部門能夠實時的通過工程項目信息化管理系統實現職責范圍內的對整個企業項目的管理和監控。通過信息化系統對各項目工程實物量的控制， 對各種資源價的核準，確保工程進度滿足業主的要求，實現項目管理以成本為核心，以進度為主線，以合同管理為約束的工程項目信息化系統的運行，促使建安企業的管理規范化，流程化，扁平化，精細化。
本文通過對本企業的工程項目信息化管理系統建設，就主要模塊的應用及應解決的要點進行分析和探討，供大家參考。
1 合同管理
(1）建立企業級的工程項目信息收集系統，由此延伸至工程項目的跟蹤，投標，直至中標的全過程的記錄評價功能。
（2）具備各類合同信息臺賬錄入和合同文檔管理功能；完成合同評審管理、合同簽訂審批管理功能。能夠實現中標工程項目的清單量與價的導入。
（3）具備實現項目建設單位承包合同、內部承包合同、勞務分包合同，采購合同及項目其它各類型合同的分類管理，能夠從上述合同中自動索引出勞務隊，供應商等基本信息及招投標情況；能夠設立符合各企業貫標管理程序的合格分承包商（勞務）評價體系，并建立合格分承包商（勞務）庫；
2 物資管理
（1） 能夠建立物資價格信息庫，所有物資類別碼下的物資可以查閱到最新價格及歷史供應價格并自動形成該物資的價格變化曲線，并能索引到某價格的供應商信息及合同信息。
（2）在項目部管理人員的物資需求（采購）計劃中，應該具備計劃量與中標清單相應材料量的自動對比（兩算對比），且清單量不可更改，超出一定偏差的應自動有顯著的標識提醒計劃者和審核者查明原因，并建立可追溯的路徑。
（3）現有的大部分系統中材料需求（采購）計劃表單設列過于繁瑣， 沒有總計劃和分批要料計劃，計劃量和清單量對比等關鍵欄目的設置。應按照施工企業常用計劃表格并重點要實現計算機能實現自動對比的欄目設置；
（4）在物資采購（招議比）的過程中，能夠實現采購價和清單相對應物資價（或物資價格信息庫相應物資價）的自動對比，超出一定偏差的應自動有顯著的標識。
（5）能夠設立符合各企業貫標管理程序的合格物資供應商評價體系，并建立合格物資供應商庫。
3 進度管理
（1）能夠有成熟的工具級計劃進度管理軟件實現單項目的總計劃和各分部分項計劃的進度計劃橫道圖，網絡圖的編制，并在分部分項的進度計劃中以物資和勞動力為驅動資源為數據，以實際消耗的資源的百分比或圖示顯現項目進度總計劃和各分部分項計劃的完成情況，
（2）對實際完成量與計劃進度超過一定偏差的應有顯著的警示標識，并可通過該警示標識索引追溯物資供應過程或勞動力數量或設備配置狀況，并提示影響完成進度的主要原因。
（3） 能夠實現項目對業主方，分承包（勞務）方的進度報表(產值)的統計生成。
4 成本管理
（1） 能夠具備與合同管理，物資管理，進度管理，設備管理等模塊共享數據，相互效驗，相互監控，實時記錄和采集項目運行過程中的各種經濟數據，構建成本管控體系，實現量價雙控。具備項目預算成本、目標成本、實際成本（三算對比）的實時在線采集和記錄警示功能，對實際成本相對于預算成本或目標成本超出一定偏差的給予顯著標識并予以警示；
（2）能夠實現集成進度模塊合同模塊物資模塊和實際成本完成對外（分承包，物資材料，設備租賃等）應付款項的自動生成功能；
（3）能夠實現成本與不同的財務模塊的相互集成，業務數據可自動產生財務數， 而不需要二次錄入，反過來財務可以追溯到各管理模塊；
5 安全技術質量管理
（1）識別，采集，分類和歸依安全技術質量知識，國家和企業的各項安全法規和規章制度，包括企業級的各項施工操作標準、作業指導書、各種技術質量標準等及程序文件，作業指導書等，形成企業的安全技術質量管理知識庫供各級管理人員有權限的使用。
（2）能夠支持滿足本企業按照貫標程序中的表格制作和置入，并完成相應管理流程。
（3）具備各級安全質量檢查的文本圖片的流轉功能；
6 風險預警管理
（1）支持多項目進度管理風險預警功能，并可追溯影響的條件；
（2）具備項目合同變更風險預警、合同支付（勞務，分承包，物資，設備租賃等） 提前預警的功能，并可追溯風險源；
（3）具備成本執行風險預警功能，當實時的實際成本超出預算成本（目標成本）一定偏差時，能有向有關職能部門、主管領導實時警示的功能；
7 其它
二、當前合同管理存在的主要問題
1．企業管理者對合同管理的重視程度不夠。多數企業管理者重生產、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業沒有相關的合同管理制度，有的企業沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業法律顧問，有些企業設立了法務部門，但企業法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規定不夠明確，不能充分或有效地發揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規性審核不夠嚴格、合同履行監督不到位等問題，將會給企業經營帶來潛在風險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環節無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監督及反饋程序，對企業的生產經營活動產生消極影響。
4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監督的合同管理制度和統一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據；沒有按照一定的程序對履行合同條款的能力進行評審，對于企業常用業務合同進行文本格式化和通用條款優化等標準化工作沒有開展。
三、合同管理標準化的必要性
合同管理也是一門科學，要尊重其內在的發展規律，在大數據時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業合同管理標準實用可行。
1．推行合同管理標準化是經濟和時展的客觀要求。各種經濟合同客觀地反映著生產和流通的現實經濟情況，它作為聯系原材料采購、生產加工、流通消費各環節的紐帶與橋梁，在保障生產生活、經濟發展順利進行，提升企業經營管理水平，促進經濟發展方面，發揮了非常重要的作用。隨著經濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數據引領經濟發展新時代的到來，企業改革和發展活力不斷增強，各經濟體之間的聯系愈加活躍，經濟合同的數量也隨之增加，構成了大數據時代經濟活動的重要組成元素，社會經濟和時代的發展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。
2．合同管理的現狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經濟合同的審核、履行、監督等環節帶來很大困難與不便。要做到提升經濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內容條款規范化，以及合同文本格式統一化。
3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業務活動內容、業務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標準體系的模式
企業合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規定。
2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業結合自身業務特點，一般在積累總結經濟活動實踐經驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標準化的具體措施
1．合同管理制度的動態化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執行，最后要看現有的制度是否適應目前的企業合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經濟性質分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。
4．合同檔案管理的日?；?。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數據的歸集、整理的過程，在大數據時代，合同數據更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規定主動收集合同相關數據，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經濟效果評價、合同總結等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態化管理，做到合同管理數據隨產生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數據時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現代化信息手段加強合同管理工作，開發適用企業自身的合同管理軟件系統，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
