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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01
傳統的紙質檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調閱費力、耗時以及占用空間大等。應加強城市檔案管理的信息化建設，增強城建檔案管理的數字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現城建檔案的重要功能。
1 規范城建檔案信息化建設指標和要求
城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設的前提條件和基礎保障，也是檔案信息化建設的主要方式。在城建檔案信息化建設的進程中，它逐步成為一個關鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關人員根據行業規范和國家要求，制定有關指標規范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數據格式要求。信息管理系統中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業務的要求，換言之，即涉及檔案業務的要求；③管理性的指標和要求，規范管理檔案管理工作者的行為和設備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規范檔案管理工作者的行為等。
2 建設城建檔案信息管理系統
目前，一般由專業開發軟件的企業來建設城建檔案管理系統，但檔案管理部門的工作者也應參與前期的方案探究與調研事項，并認真調試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應當統一電子政務資源以及城建檔案信息管理系統，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統的網絡建設，應在實現各種開放需求的過程中，創建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網絡的穩定性與可靠性，規避檔案信息化風險。
3 設計城建檔案管理系統的數據庫儲存
目前，城建檔案管理信息化的基礎性條件業已具備，且逐步健全了硬件與網絡設備，城建檔案信息化建設的另一重點是管理和設計數據庫。因此，要科學設計數據庫。首先，城建檔案管理數據庫需涵蓋三項內容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數據庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數據庫間存在相互聯系，在用戶調取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創建高效檢索系統。有效檢索信息資源是檔案信息化建設的關鍵，否則，信息系統就僅成為記錄數據的工具。在設計數據庫的過程中，要借助先進的多媒體技術以及計算機技術有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統的工作效率受系統檢索效率的制約，因此，在設計檔案管理數據庫時，應遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。
4 應用及管理城建檔案信息資源
在應用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關的法律和法規，創建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統不同工作者的責任與權限，提升系統信息的安全性。其次，注重培養信息化的專業性人才，持續提高檔案管理工作者的素質，有效實現城建檔案信息化建設。
5 注重建設城建檔案管理的信息化人才隊伍
城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質較高的信息化人才專業隊伍。建設人才隊伍除要提高內部管理工作者的業務素質外，還應培訓、引進現代化的管理人才和信息技術開發的技術性人才，以優化隊伍結構。尤為關鍵的是，要不斷更新各個級別領導的知識領域和結構，確保城建檔案信息化具備一個優秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術開發工作者緊密配合的基礎上，實現城建檔案的信息化建設。
6 結 語
城建檔案管理的數字化建設處于一個理想的發展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發展趨勢與發展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應創新思想，立足于城建檔案管理的現代化和信息化，縱觀歷史發展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數字化建設能有效推動城市經濟的發展與社會文明的進步。
主要參考文獻
Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.
Keywords: members of the file, digital, role
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
計算機技術、網絡通信技術、高密度存儲技術、多媒體技術的高速發展，使城建檔案的載體從紙張到磁盤、光盤、U盤、移動硬盤等出現了大量的電子文件。為適應信息化發展的需求，傳統的檔案管理模式必須向現代化的管理模式轉變。我們城建檔案事業要善于運用現代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發揮其應有的重要作用。
一、城建檔案信息化建設的歷史背景
城建檔案信息化的發展基本上是跟著計算機技術的發展走過來的。不管采用了什么新技術，但是本質上，實現的功能就是一個：用計算機這種現代化手段來實現城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過是隨著計算機技術的發展，同一個功能用了不同的、更高的技術來實現而已。
1、20世紀八九十年代是我國檔案館的重要發展階段。從總體上看， 20世紀90年代以前的檔案館以收藏紙質檔案為主，通過卡片式或書本式目錄或指南反映館藏，這時檔案館業務工作的開展基本上以手工為主。
2、20世紀90年代以后，計算機開始進入檔案館，出現了機讀式檢索工具與一定數量的機讀檔案，計算機在檔案館中的應用為檔案館進入自動化階段揭開了序幕。這時檔案館對于計算機的運用還主要以單機形式為主，通過功能簡單的檔案管理系統完成檔案的著錄與檢索利用工作，大量的工作還是以手工為主。
3、21世紀初到現在，以計算機技術、數據存儲技術、網絡通信技術為核心的信息技術全面滲透到檔案館領域，將檔案館推向自動化發展階段。這時相當一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業檔案館建起了館內局域網，用戶可以通過局域網訪問檔案館的機讀目錄、光盤數據庫和檢索系統。一小部分檔案館實現了與互聯網的連接，大量的檔案目錄數據庫在該時期建立起來，為檔案館館藏檔案的網絡化服務奠定了基礎。
4、《全國城建檔案信息化建設規劃實施綱要》指出目前還未建立計算機管理系統的館要建立城建檔案計算機管理系統，實現城建檔案計算機輔助作業和輔助管理；正在進行館藏檔案目錄數據庫建設的館應完成數據庫的建設，全面實現館藏檔案檢索計算機化；已建成城建檔案計算機管理局域網絡系統的館，應實現與政府部門政務網的銜接和專題數據庫建設；正在開展城建檔案數字化轉換和信息資源建設的館，要完成數字城建檔案館和網絡信息服務系統的構架。
總之，城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會提供利用服務，這就是數字城建檔案館產生的歷史背景，也是時代賦予城建檔案館的任務。
二 、信息化是城建檔案事業發展的必然要求
我們城建檔案現在的主要現狀是在工程環節中形成大量的電子文件未能得到有效收集，造成資源流失、重復加工。傳統的城建檔案管理已不適應信息化的發展趨勢，使城建檔案館的寶貴資源沒有得到很好的開發利用。所以我們應該積極利用現代信息技術，全面采集、提煉和開發城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構筑物信息進行數字化處理，實現檔案管理的科學化、規范化、動態化和信息化。
第一個方面，全球信息化的大趨勢決定城建檔案工作必須適應新形勢。目前的社會是一個以信息為主導的時代，人們獲取信息的手段和方式也步入信息數字化時代。各行各業以互聯網為依托，進行著數字化生存和發展。城建檔案信息是城市建設、規劃及其管理過程中形成的寶貴的信息資源，在這種時代背景下必定要融入數字時代，信息化建設是必由之路。
第二個方面，未來的數字化信息社會對城建檔案服務功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統的實體利用形式已經難以滿足社會對城建檔案信息的需要。未來的數字化信息時代，必將促使城建檔案館的社會服務功能發生變化。各部門的信息化建設、電子政務建設尤其是建設系統信息化的建設等等方面，建設單位、施工單位、監理單位、設計單位等單位基本上都已應用計算機制作檔案，這樣就產生了大量的建設電子文件， ――這些在建設工程管理環節中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數字化管理。
第三個方面，城建檔案的信息形態、結構的變化，決定了城建檔案工作必須步入數字時代。建設工程在勘察、設計、施工、監理各工程環節中計算機輔助施工、計算機出圖等等形成大量的建設電子文件；勘察設計行業CAD技術得到普遍應用；甲乙級設計單位計算機出圖率達到100％；計算機輔助施工技術（CAC）也在建筑施工領域得到應用；建設工程管理中已普遍實現了計算機輔助管理。城建檔案作為城市建設的資源庫，將不容置疑的步入信息化時代，向數字化發展邁進。
第四個方面，城建檔案信息產業化的發展趨勢決定了城建檔案工作必須步入數字時代。 在我們建設領域產生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用；如何保證在信息時代城鄉建設活動中的真實歷史記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。以提供信息、服務社會為主導的城建檔案事業必將融入信息產業化的潮流之中。這種需求、這種信息產業化的發展趨勢，決定了城建檔案工作必將步入數字時代。
四、城建檔案信息化建設的近期主要任務
數字城建檔案館――是城建檔案管理技術與計算機技術、網絡技術和多媒體技術等結合的產物，代表著城建檔案事業的發展方向，也是城建檔案信息化的表現形式。那什么是數字城建檔案館呢？數字城建檔案的定義是，一個依靠信息技術接收、管理城建檔案并通過網絡為城市規劃、建設、管理提供支撐、保障、服務的應用系統。對城市的發展而言，數字城建檔案館的建設是一項極具有戰略意義的工程，是城市的基礎平臺建設工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服務能力的建設工程，建設好這樣一個工程，意義重大，影響深遠，非常必要。
從城建檔案工作實際出發，推動城建檔案信息化的進程。 以需求為導向，以應用促發展，把發展作為主題，把信息化作為主線和動力，把卓有成效地為城市建設和社會發展服務作為根本出發點的職能要求。積極開展、探索電子檔案接收與管理，加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監督與指導。 加強電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。創建城建檔案特色數據庫，基礎地理信息數據庫， 地下綜合管線數據庫，規劃審批成果數據庫，重要竣工項目數據庫城市規劃方案數據庫，聲像資料數據庫。
數字城建檔案館可以進一步強化傳統城建檔案館的檔案信息服務功能，提供新的管理和服務機制。數字城建檔案館構建了虛擬的城建檔案信息環境，用戶所需的城建檔案信息可以通過網絡動態的進行組織，而不管其是否是本館的館藏，城建檔案服務也可以突破館界的限制，有效地利用城建檔案信息。我們應建成全方位、多層次、技術先進的城建檔案信息化管理、服務體系，實現資源共享。深層次開發城建檔案的內在價值，為城市的規劃、建設和管理提供全方位的信息，提高城市建設的科學化管理水平。建成門類比較齊全的城建檔案基本信息數據庫和專業信息數據庫，信息服務達到及時、準確和權威；信息資源的開發和利用達到較高水平，并取得較好的社會效益和經濟效益，使城建檔案信息化成為城市建設事業不可缺少的有力保證。
自我國社會主義市場經濟體制確立以來，新時期社會進步飛快，城市建設也獲得了廣闊的發展空間，城市化腳步越來越快。城市化進程的不斷推進中，建筑工程規模和數量不斷增加，為了確保城市建設活動有序開展，需要全面開展城建n案管理數字化建設活動，實現數據的高效、安全和便捷存儲，為城市建設規劃提供更為科學合理的參考依據，推動城市化建設和發展。由此看來，加強城建檔案管理數字化建設研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。
一、城建檔案管理數字化建設的意義
城建檔案數字化建設是一個具有十分廣闊發展前景的行業，在建設和發展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進一步完善。在城建檔案數字化建設中，由于傳統的城建檔案管理方法需要耗費大量的人力、物力和財力，需要人工對紙質檔案進行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時，由于檔案資料自身具有分散性特點，所以對信息資源的整合和查找只能依靠人工實現，一旦紙質檔案出現損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產生嚴重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區域，檔案館之間的檔案資料調度和查閱較困難，需要占用大量的存儲空間。數字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進的信息技術和數字化技術實現資源共享和存儲技術，充分發揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數字化建設中存在的問題
城建檔案管理中，主要工作內容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學技術水平的快速提高，越來越多先進技術涌現，并被廣泛應用在城建檔案管理中，能夠實現信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數字化主要是在物質載體上記錄，物質載體性能越好，存儲時間越長。所以在城建檔案數字化建設中，檔案信息存儲物質載體直接影響到數字信息的存取期限，保證物質載體的穩定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質較為特殊，所以除了記錄城建的相關信息以外，還具有一定的法律價值。傳統的紙質檔案管理中，檔案信息存儲載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數據信息的丟失和不完整，法律價值需要在長期驗證中才可以肯定其原有價值。
數字檔案資源共享，首要前提是建立一個統一標準，利用統一的格式和規范，實現更大范圍的檔案資源共享。但是就當前城建檔案管理數字化現狀來看，仍然缺乏一個統一的標準，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數字化建設對策
（一）做好全面規劃。城建檔案數字化建設中，前期規劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質檔案資料信息轉化為數字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數字化建設中，需要對檔案館內部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調查分析后，才可以突出工作重點，根據檔案類型有針對性地開展數字化建設活動。
（二）建立城建檔案數字化建設標準。數字檔案的資源共享，需要在相關標準和規范的支持下，實現檔案信息的數字化。建立城建檔案數字化標準，主要是包括對數字化檔案管理規范和信息化標準規范，通過對數據信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網站管理的相關說明。數字化檔案管理規范化建設，可以為后續的城建檔案數字化建設工作提供更為充分的參考依據。
（三）建設統一的信息系統。城建檔案數字化管理不僅僅需要依靠計算機網絡開展工作，還需要建立統一的信息系統，利用相配套的設備和軟件，搭建一個網絡平臺，實現數字化檔案信息資源的共享。
四、結語
綜上所述，城建檔案管理數字化建設是應時展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設過程中需要充分考慮到數字化檔案信息管理的安全問題和系統穩定性，有針對性地開展工作。
【參考文獻】
對于廣大檔案工作者來說，檔案信息化建設是一個嶄新的課題，面對洶涌的社會信息化大潮，檔案界如何應對，這是一種挑戰，也是一種機遇。城建檔案作為檔案管理中的重要成員，如何應對信息化的挑戰，顯得尤為重要。
1、檔案數字化的概念
檔案是國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的、保存備查的文字、圖像、聲音以及其他各種形式的原始記錄。檔案數字化建設是指將傳統的以紙張、錄像音帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件盒錄像文件，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于磁帶庫、光盤庫等各種大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字檔案”管理網絡的檔案管理技術。
2、城建檔案信息化管理的必要性
隨著計算機技術，尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，而傳統的紙制檔案存儲空間大，查閱不便，并且維護成本高，難以適應數字化時代的飛速發展。
城建檔案作為城市規劃、建設發展過程中直接形成的真實記錄，包含著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等的各個專業部門，作為城建檔案的存儲介質，載體形式主要有磁盤、光盤及錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等。城建聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，是指在城市建設中直接以圖片、錄音、錄像等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明為主的歷史記錄，我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組威部分，如何保管和有效利用也是一個值得研究的問題。
磁性物質容易受外界環境如空氣、溫度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過計算機技術轉化為數字化電子文件，延長其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢。采用現代高新技術，對城建檔案優化信息源。整合檔案信息，實現業務作標準化、規范化，實現城建檔案資源的合理配置、最大開發利用。同時也方便了網上傳輸，也為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。
城建檔案數字化建設中的聲像檔案管理問題是時代賦予城建檔案管理者的新任務。聲像檔案也是提升城建檔案在社會地位的極好載體。在聲像檔案地位越顯重要的今天.特別是在高速發展的現代化技術與傳統管理工作轉化時期，積極探索、研究好聲像檔案管理這一問題，對城建檔案數字化建設發展有十分重要的意義。
開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段。而做好城建檔案管理工作對促進未來城市建設發展顯得尤為重要，通過檔案真實反映一個城市過去的面貌，擴大城市知名度。檔案工作要緊緊圍繞城市中心工作，充分利用各種方式方法，廣泛收集各類技術、管理等方面的動態資料編寫不同類型的參考資料，主動選擇、分析、匯總信息資源。提供檔案資料，擴大服務對象和服務范圍，以提高城市文化建設的品牌形象。
3、城建檔案管理信息化建設的幾大核心要素
城建檔案信息化的核心是檔案信息資源的開發利用，城建檔案信息化的實現在于各種檔案信息經由公共信息通道實現互聯互通，從而滿足多用戶在同一的或不同的時間和地點廣泛而有效地利用城建檔案信息。城建檔案管理信息化建設至少需要具備以下幾大核心要素：
3.1基礎設施建設?；A設施是城建檔案信息化建設的物質保障，是城建檔案信息化程度最直接、最集中的體現，是城建檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是城建檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎?；A設施涉及的內容很多，其核心是檔案信息網絡，它是檔案信息傳輸、換和資源共享的必要手段，是檔案信息數據、計算機、通信三者結合的產物。
3.2檔案信息資源建設。城建檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源，它的開發和利用是城建檔案信息化的核心任務，是城建檔案信息化建設取得實效的關鍵。城建檔案信息資源開發利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志：一方面要采取相關技術搞好原有檔案信息數據庫的充實和完善，并與有關網絡系統實現互聯：另一方面是對現有館（室）藏檔案的數字化處理，利用現代信息技術將城建檔案信息資源進行壓縮處理并轉化為數字信息。
3.3標準規范建設。隨著計算機技術的廣泛應用，辦公自動化的迅速發展，網絡的不斷延伸和擴展，需要確保城建檔案信息資源的真實、可靠和安全，就要構建和遵循關于城建檔案信息化建設的標準和規范。標準規范是城建檔案信息化建設的重要基礎，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，要逐步形成具有中國特色的信息化標準規范體系。
3.4應用系統建設。應用系統是進行城建檔案信息的采集、處理、加工、管理、存貯、傳遞的各種應用軟件，是城建檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障，關系城建檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了城建檔案信息化建設的效益。應用系統建設要同各單位辦公自動化、局域網建設同步發展。
3.5人才隊伍建設。人才是城建檔案信息化建設的關鍵，是檔案信息化成功之本。人才對其他各要素的發展速度和質量有著決定性的影響。各級檔案部門必須引起高度重視，建設一支能駕馭檔案信息化建設，掌握檔案信息化管理的專門人才隊伍。
4、城建檔案數字化建設需要政府的支持
4.1政府要積極引導，城建檔案館信息化建設的目標，樹立建設信息化的意識，增強建設信息化的緊迫感和責任感。在開展工作中要統籌規劃。需求牽引，科技創新。
4.2標準化和規范化是建設我國城建檔案數字化工程的重要基礎之一。結合地區實際情況，逐步推出相關的標準規范。最終形成我國城建檔案數字化工程標準規范體系。并且緊密配合國家有關部門，積極探索網絡環境下的知識產權保護與保障用戶公平使用的合理途徑。
4.3相互學習先進經驗，提高信息化認識。開展“推進重點，帶動一般”的活動。帶動全國城建檔案的信息化建設步伐。
5、結語
我國城建檔案工作起步較晚，但發展非?？?。城建檔案工作是城市建設發展現實需要的產物。城建檔案信息是城市建設可持續發展的戰略源性資源；城建檔案工作是提升城市品位的重要保證；城建檔案工作是城市建設事業的重要組成部分。城建檔案古已有之，它與城市建設活動同根同源，既記錄了城市的歷史面貌.又在一定程度影響了城市建設的內容和走向，城建檔案是一座歷史文化的寶庫，是我們發掘和弘揚城市歷史文化特色極其重要的信息源泉。
參考文獻
[1]江偉琴.淺論城市建設檔案信息化建設[J].科技信息，2008.34.
在我國現代化建設的過程中，城建檔案作為城市建設的重要組成部分，有著重要的指導意義，城建檔案主要是針對城市發展建設過程中的建筑情況進行充分的了解，并且歸納總結成相應的資料用于今后的建設，所以可以說是對今后的城市發展進程起到了支撐以及促進的作用。在我國城市現代化水平不斷提升的過程中，城建檔案的信息量也呈現逐漸增多的趨勢，所以采用原有的檔案管理方式顯然不能適應現代化的發展速度，這就必須要運用數字化的管理手段做到與時俱進，更好的促進城建檔案管理質量的進步，加快管理效率，這樣才能為社會提供服務。所以本文重點針對城建檔案的數字化管理問題進行研究，希望對今后的工作有所幫助。
1 城建檔案管理數字化建設的意義
在對城建檔案進行管理的過程中，普遍采用了數字化的管理方式，但是在此之前，我國基本上采用的都是人工的方式進行管理，相比較兩種管理方式就會很明顯莪對看出，采用數字化的管理方式更有助于檔案的建設，無論是在整理還是在進一步查閱的過程中都顯示出了明顯的優越性。并且隨著社會的進步，人工查找的方式顯然已經不能滿足管理的要求了。必須要對檔案管理的方式進行改革，才能實現現代化的管理。所以數字化管理建設是目前檔案事業的必然之舉。并且在過去的檔案保管中主要是紙質檔案，這種檔案如果經常調閱就會損壞，并且也不能實現資源共享的效果，在這種情況下就需要運用數字化的存儲空間，保證城建檔案無論是在廣度上還是在深度上都不會受到局限，讓信息資料可以得到更加便捷的交換，因此，數字化檔案的建設大大節省了時間，促進工作效率的提高，促進了社會的發展建設，讓城建檔案的價值在這一過程中得到了充分的發揮。但是在數字化建設的過程中，城建檔案是存在一定問題的，這些問題在不同程度上制約了我國檔案事業的發展，筆者對此進行了總結。
2 城建檔案管理數字化建設中存在的問題
從我國現階段的發展建設來看，伴隨著我國科學技術的進一步發展，計算機已經成為工作中必不可少的工具之一，沒有計算機的幫助，就無法高效的進行工作，就城建檔案的管理而言，如果缺少了計算機的支持，那么對今后的長期存取也會造成一定的影響，所以城建檔案的數字化建設的實現是要建立在物質載體的基礎上的，物質載體的性能越好，那么就能得到更長時間的存儲，相反，如果物質載體不能保證長時間的存儲，這樣也就會對相關資料的保存帶來一定的影響。由此可見，物質載體對于信息的存儲具有決定性的作用，要想保證長時間的應用，就要充分考慮物質載體的穩定性，并且保證其使用壽命，這樣才能更加長遠的使用計算機相關設備開展數字化管理的相關工作。
實際上，城建檔案是具有一定特殊性的，這就要求城建檔案必須要具備適當的法律價值，從傳統的管理角度來看，進行檔案管理的信息存儲載體的性質是非信息化的，紙張是一種不容易隨便改變的載體，只要能夠將其保存完好就具備一定的價值，在法律上也擁有相應的效力，但是數字化的檔案就有所不同了，因為數字化檔案并不能保證是原始檔案，即便是原始檔案也是需要一段較長的時間進行驗證的，這就要求對數字檔案進行統一的標準評定，讓其更加具有統一性的特點，在我國現階段的發展過程中，這方面是比較缺乏的，也是今后的工作重點。傳統紙質檔案在存儲的穩定性以及保存時間上都比較理想，并且也具有可靠性的特點，在數字化檔案中則需要更加安全的環境才能實現穩定性的要求，如果技術設備或者存儲載體出現問題數字檔案就無法使用。
3 對做好城建檔案數字化建設的幾點思考
3.1 前期的全面規劃
對于城建檔案數字化建設來說，前期的規劃是一個至關重要的環節，需要將大量的紙質檔案全部轉化成數字文檔，工作量非常巨大。在進行數字化工作時，應對本檔案館的館藏有一定的了解，通過對館藏的徹底調查，根據檔案的類型對檔案進行數字化規劃。在規劃的過程中，工作人員應認真謹慎按照一定的程序突出工作的重點，嚴格按照相關規定做好規劃，為城建檔案數字化建設奠定良好的基礎。
3.2 加強標準規范建設
數字文檔的資源共享，需要根據相關標準和規范進行文檔信息的數字化，所以建設檔城建檔案管理的數字化，需要制定一個完整的規范制度體系。主要包括信息化標準規范體系和數字化檔案管理規范。信息化標準規范體系是指對信息采集和整理，檔案信息的安全保障，數字檔案的格式標準以及網站建立和管理等的指導說明。數字化檔案管理的規范主要是由接收標準和管理細則這兩方面構成。加強標準規范建設為城建檔案數字化建設工作的操作提供合理有效的依據。
3.3 加強信息系統建設
城建檔案的數字化管理主要是依靠計算機網絡，創建出一個檔案信息系統，不僅需要一定的設備，還要有相應的軟件，建立一個獨立的網絡平臺，配合檔案的管理和共享。在這里要注意信息系統的安全性，使用者或者管理者在訪問網站時要進行安全認證和身份認證，以免發生信息被盜或者毀壞等情況的發生，保障信息系統和檔案信息的安全。
3.4 完善資源庫的建設
城建檔案需要進行基本信息資源庫的建設，這里包括目錄數據，目錄中心，全文數據庫以及多媒體數據庫等的建設。為了提高數字檔案的專業性，可以將工作的重點放在特色資源庫的建設上，將各個專業和類型的檔案信息資料建立專門的數據庫，使數據庫變得更加條理清晰，一目了然，提高數字檔案的實用性，有利于檔案管理工作的順利進行。
3.5 提高檔案的使用效益
城建檔案作為相關城市資料的提供者，除了憑證需要，還有應起到其應有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價值，城建檔案數字化應滿足建設部門以及社會對于相關檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務，以實現檔案的最佳使用效益。
4 結束語
城建檔案數字化建設對于城市建設來說有著不可忽視的作用，檔案工作人T應予以高度的重視。在進行檔案數字化管理的過程中，重視檔案信息的安全問題以及其系統的穩定性，完善數據庫的建設，提高數字檔案的使用效益，捉進檔案管理工作的發展，為社會提供更好的信息服務。
參考文獻
一、新形勢下城建檔案數字化工作出現的問題
（1）全面收錄的問題。城建檔案管理部門收錄數字化信息的程度，是下一步工作的基礎。就目前的收錄狀況而言，存在著很大的不足，收錄的城建檔案數字化程度很低，大部分還停留在紙張的階段。這就為數字化的著錄工作設置了很大的障礙，浪費了大量的人力物力資源。
（2）有效利用問題。城建檔案全面數字化工作的終極目的就是使人們充分地利用這方面的信息，從而更好地為城市建設服務。隨著工程建筑的大量增加，新形勢下這個問題表現得更為明顯，總體而言，城建檔案的利用效率一直是偏低的，出現這種情況的原因是多方面的，宣傳力度不夠是其重要的原因之一。
（3）計算機網絡傳播技術應用與發展為全面數字化工作提出了新要求。在計算機網絡環境下開展城建檔案全面數字化是新時期城建檔案管理部門面臨的一個全新的課題，計算機網絡的應用與發展不僅給原有的工作帶來新的影響，而且還將使某些舊的觀念發生根本性的變化。
二、新形勢下城建檔案管理全面數字化的必要性
（1）城建檔案管理全面數字化是信息時展的必然走向。信息經濟時代的來臨已成為不可逆轉的潮流，信息產業正逐漸成為經濟發展的支柱產業。城建檔案館運用現代數字技術，增加科技含量并結合本身的優勢，保證工程竣工檔案的完整、準確、及時歸檔，豐富館藏量、豐富原始信息，在市場條件下，把城建檔案工作作為信息產業來管理、開發和經營，走上科技強檔之路。充分利用現代化的科技設備和手段，建立檔案信息，方便對各地用戶隨時對檔案目錄、數據進行查詢，消除時間、區域的限制，實現資源共享，使其在城市可持續發展中發揮重要價值。
（2）城建檔案管理全面數字化是檔案異地備份的前提條件。城建檔案對于應對突發事件、保障居民生命財產安全具有十分重的意義，一旦遇到地震、洪水等自然災害，或者遇到煤氣泄漏等應急事件后，城建檔案資料的完整可以為實施營救、制定對策提供重要的參考依據。鑒于我國一些地區自然災害發生頻繁，國家建設部提出城建檔案異地備份的思路，即有計劃地將本地區的城建檔案進行全面數字化加工以后，與相隔較遠的另一區域相互備份，具體的是采取省與省、城市與城市之間相互一一映射，比如說黑龍江省對應的是河南省，哈爾濱對應鄭州，齊齊哈爾對應開封，牡丹江對應洛陽等。因而，城建檔案全面數字化勢在必行。
（3）城建檔案管理全面數字化是高效提供利用的必然要求。城建檔案數字化是對傳統檔案管理方式的發展，使傳統的檔案由本冊式檔案變為蘊藏豐富的現代化信息資料，使檔案內容變得廣泛和多樣，給檔案信息賦予新的內涵。數字化技術已成為經濟發展的重要推動力，城市經濟建設給檔案工作帶來了無限的發展機遇與挑戰，對城建信息管理提出新的要求。社會各階層對城市建設信息的利用日益頻繁，社會理念由封閉變為開放，城建檔案的現代數字化管理可以為各企事業單位、各機構以及廣大市民最高效率地提供準確的檔案資料，有利于最大限度地避免重復建設，減少經濟損失。
三、新形勢下城建檔案管理全面數字化的實施策略
（1）思想上重視。城建檔案主管部門要把檔案管理與城市建設工作放在同等重要的位置，一同謀劃、一同部署、一同推進，在開展城市規劃建設管理的各項活動中，應將城建檔案管理內容納入城市建設管理序列，把是否具備完整的技術檔案資料、檔案管理部門是否驗收合格，作為能否進行工程竣工驗收的必要條件之一，為工程檔案的接收把好關。另外，還要及時對采集的數據、收集的文件采用自動化的電子掃瞄等方法，進行輸入、校對、管理，對能形成檔案的資料進行嚴格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準確性和實效性，為檔案管理工作全面轉向數字化奠定基礎。
城市建設檔案是指在城市規劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料.面對新形勢，城建檔案工作如何運用現代信息技術，加快數字化城建檔案館建設的步伐，全面推進信息化、數字化和網絡化，最大限度地發揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，我們必須加快推進城建檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供高效、優質的公共服務.
一、城建檔案的必典性
城建檔案作為城市規劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規劃、建設和管理等的各個專業部門。開發城建檔案信息是充分發揮城建檔案作用和價值的重要手段.作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數字化時代的飛速發展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，產生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中.通過管理內容數字化，新的管理模式采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現城建檔案資源的合理配里、最大開發利用，實現對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環節，也大大方便了網上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。
二、城建檔案信息化的環節
檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作，逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題:
1.是電子檔案的法律憑證問題
電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。
2.是數字化檔案信息資源的長期存取問題
數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
3.是統一數字化標準格式問題
檔案信息共享的前提是標準化與規范化，它包括檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數字化的進程。
三、數字化檔案具備的功能
數字檔案館與傳統愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化:館藏檔案數字化、檔案管理現代化、資源利用共享化、信息傳遞網絡化和數據結構連接化。
1.館藏檔案數字化:通過運用計算機技術與多媒體技術將各類傳統介質的檔案資料進行處理并轉化為數字信息，使所有館藏信息都以數字化的形式儲存，這是檔案館數字化建設的核心.
2.檔案管理現代化:數字化檔案館不僅包含了傳統檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現代化、建立檔案數據庫等，這是實現檔案館數字化建設的基礎.
3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網絡，用戶可以方便地利用信息資源，實現檔案利用的信息資源共享。
4.信息傳遞網絡化:數字檔案館的服務通過以網絡為主的信息基礎設施，實現標準規范的信息傳遞.
5.數據結構連接化:通過統一規劃的，標準的，規范化的數據結構，各部門之間可以方便地進行數據交換和數據轉換。
四、.數字城建檔案的安全閱.
1城建檔案數字化工程的基本概念
檔案數字化，就是把紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數字信息，以實現不同載體形式檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。檔案數字化工程目前主要是紙質檔案數字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數字信息，從而實現利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內容。
1.1檔案目錄的數字化
（1）檔案的目錄統一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內容。
（2）卷內目錄填寫規范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內時間取文件最后形成時間。
1.2實體檔案的圖文信息數字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數字化采集，從而實現圖文信息的計算機存儲、調閱、分析。
1.3日常檔案管理業務的數字化
將檔案的業務指導內容，審核意見，審核結果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數字化。
2實施過程是紙質檔案數字化工程的核心（圖1）
（1）設立專用的檔案儲藏室，定做專業的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數字化存檔。紙質檔案數字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數據掛接數據驗收數據備份。在整個流程中要注意幾個關鍵點。
以作者所在項目為例，相關建設合同簽訂了123份，每份合同都根據紙質版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數字化工程籌備階段就對紙質檔案數字化工程各步驟的具體細節多次進行預演推敲；就各操作環節中容易出現問題的節點建立了工作流程、管理制度、技術標準；在實際工作中嚴格按工作流程規則操作，按技術標準驗收。認真填寫紙質檔案數字化轉換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關。
（2）掃描、編輯處理及存儲。數字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應參數，掃描過程中及時調整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質量最關鍵的技術部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。
3數據的存儲與安全是實現數字化的最終保障
當今任何一種計算機的存儲技術都還不能實現100%的可靠性，在檔案數字化應用中可能會遇到突發性的災害，因人為過失、計算機故障、存儲介質損壞等各種原因，基礎數據都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎數據要采取多介質、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數據備份制度，定期對基礎數據進行及時地備份。對備份數據同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確?；A數據的高度安全性。
4王村新城檔案數字化管理取得的成效
建設工程檔案簡稱工程檔案，是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值和利用價值的文字、圖表、工程價款結算書、審計結論、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著信息技術的快速提高，醫院各個項目的檔案管理也從以往的紙質管理提升為電子檔案管理，管理模式也發展為多形式、多方面、多層次的模式，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環節的手段和效率，跟上社會信息電子化發展的步伐，經濟社會各項工作提供優質、高效、便捷的服務。加強檔案管理的現代化建設，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]?，F通過對醫院工程建設電子檔案管理數字化建設中存在的問題進行探討，提出相應應對策略，從而提高醫院建設工程電子檔案管理的質量。
1 醫院建設工程電子檔案的特點
醫院建設工程項目時，組成相應的檔案管理部門，使內部各部門承擔相應自己的職責的檔案責任，對于外部根據相應的檔案管理條例，明確承接單位與本單位之間的檔案事務關系以及本單位與涉及到的工程項目單位簽定的各種合同得到有力的執行的重要保證。電子檔案是檔案管理部門通過數字電子設備生成以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依靠計算機設備進行閱讀處理，并可在通信網絡上傳送的電子文件，它具有一般檔案的特性，即記錄的原始性。其本身是含有科學技術信息的資料，如果能正確的利用好這些資料，將會提高工作效率和質量、在人力、物力、財力上也能節省，甚至于可以縮短整個工程設計、工程施工及工程結算周期；因此工程電子檔案為醫院的工程建設提供詳盡的治療信息，為醫院基建領導果斷正確地決策提供有價值的參考。對工程電子檔案充分的認識和正確的科學的使用醫院工程建設檔案管理中提供的信息及其使用價值，就能體現出電子檔案管理的社會效益和經濟效益，更好的服務于醫院建設。建設工程電子檔案是檔案的一種，建設工程電子檔案歸納起來有專業性、成套性、階段性、動態性、依賴性等特點。
2 醫院建設工程電子檔案的作用
醫院建設工程電子檔案比紙質檔案更具有優勢，因為電子檔案具有幾乎不占據物理空間的優點，建設工程檔案隨著醫院規模的飛速擴大，文件資料愈來愈多，運用電子文件及電子檔案可縮小占用儲存面積，解決檔案庫房不夠的問題。電子檔案的建立、處理和保存都比紙質檔案方便，備份管理得當，也不會丟失，更不會老化，隨著電子計算機及網絡的普及，越來越多的文件會以電子文件的應用形式產生和存儲。通過拷貝到移動u盤或刻錄成只讀光盤等方式多份備份，以提高建設工程檔案抵御自然災害、應對突發事件的能力，確保建設工程檔案的安全，充分發揮建設工程檔案在醫院擴建重建和房屋日常維修等工作中的重要作用，建設工程檔案的作用自然也就得到認可和提高。
3 建設工程電子檔案的歸檔管理
在歸檔時間上有一定的要求，要求要在竣工驗收后的三個月內，將所有文件移交給檔案部門；建設工程電子文件檔案應與紙質工程文件歸檔的檔案內容完全一致，例如文本文件、圖樣文件、各類表格文件等等。在實際工作中因為各方面的原因電子檔案管理中也存在一定的問題，由于對這個專業的重視程度不夠，往往工作人員都是非專業的，從而缺乏建設工程檔案的專業知識導致在檔案資料整理中出現一些不完整，不夠真實嚴謹的資料，甚至將電子檔案信息資源隨意丟失、損毀，這樣給檔案的管理帶來了許多困境，還有檔案管理人員的管理水平底下、思想觀念陳舊都是直接影響檔案管理水平提高的不利因素；再次檔案管理的重視度不夠，硬件資金投入不足，電子檔案管理的設備匱乏，掌握網絡技術人員相對較少，這些因素都是導致電子檔案管理不能滿足要求的重要原因。
4 醫院工程建設電子檔案數字化平臺建設
醫院基建工程電子檔案可以重復利用，也可作為日常保養維護提供依據，在突飛猛進的信息化時代，現代科技的發展為醫院電子檔案數字化管理提供了便利的條件，也搭建了這樣一個平臺，當然也對檔案管理提出了更高的要求，也面臨著嚴峻的挑戰。鑒于醫院建設工程檔案管理的重要性，認真搞好建設工程檔案的建設，就是要把建設工程的檔案收集、整理和管理提到相應的工作日程上，我們急于做好以下幾個方面的工作。①制定完善的健全的電子檔案數字化管理制度，也就是要建立電子檔案保管制度、歸檔范圍、歸檔保管期限等規定，使醫院的基建工程電子檔案按規范化、合理化的流程進行管理。②加大人力資源力量，加強電子檔案管理人員素質的培訓，采取積極措施要讓檔案人員更新知識、提高技術人員的水平，使其適應信息技術和檔案事業的發展的需要。因此，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作者迎接信息技術革命最根本的對策[2]。③加大財力即資金的投入，改善硬件設施，配備性能能滿足需要質量可靠的計算機、軟件，刻錄儀器等設備，在應用方面要選擇科學合理的存貯方式，引進現代化檔案管理技術，為電子化提供技術支撐。可要求設計單位提供電子版竣工圖紙，把設計變的更完整地在圖紙上進行反映，對以前大量的有保存價值的圖紙檔案，可通過掃描轉化為電子檔案，如有條件可進一步對文件進行矢量化，以便于直接利用[3]。
綜上所述，隨著科學技術的不斷發展，醫院的檔案管理也發生相應的改變，醫院建設工程的檔案管理要提高管理意識、改變管理方法、采用更便捷、更科學的管理手段不斷的創新，建立建設工程電子檔案為的工程建設提高完整的、科學的、真實的記錄，為以后工程的維護保養提高詳盡的資料，醫院建設工程電子的檔案的管理可以反映一個醫院工程建設的整體水平，可見工程建設的電子檔案數字化管理的重要性，只有不斷地加強其建設，加大對檔案管理工作的投入，認識在醫院建設中的重要作用，以使更好的發揮其作用，更好的實現和應用建設工程電子檔案數字化管理。
參考文獻
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，城建檔案數字化建設的問題引起了人們的關注。
城建檔案信息數字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環節進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃好城建檔案管理的數字化之路，為今后的城建檔案數字化建設打好基礎。
1．確定城建檔案數字化指導思想與原則
城建檔案數字化指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力，保護館藏城建檔案原件完好，保證數字化城建檔案真實準確，更好地發揮城建檔案信息資源的作用。
城建檔案數字化原則是：遵循重要城建檔案數字化的價值性原則、常用城建檔案數字化的實用性原則、開放城建檔案數字化的開放性原則、褪跡城建檔案數字化的搶救性原則、解密城建檔案數字化的及時性原則、目錄數字化與全文數字化分步的時效性原則、城建檔案數字化加工與利用同步的一致性原則。
2.城建檔案數字化建設的步驟
城建檔案數字化建設需要投入，特別是建設初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細化城建檔案數字化建設的步驟，同時優化城建檔案數字化的各種資源配置，根據不同的情況，進行城建檔案專業人員和數字化技術人員、計算機和掃描設備的合理搭配，構建城建檔案數字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建檔案數據庫
第一步，輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。
2.2加強電子文件的收集和積累工作
電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數字城建檔案最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性，同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。
電子文件的收集積累范圍，應嚴格按照國家有關規定執行。用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，防止出現差錯。
2.3城建檔案數字化與上網利用同步
城建檔案數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。
數字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯網，建立城建檔案資料網站，實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。
3.不斷增強城建檔案數字化管理的技術含量
城建檔案數字化的建設過程重在管理，貴在控制。利用計算機進行城建檔案數字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數據的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯網上公開不真實、不準確的檔案，將在社會上產生不良影響。特別是在網絡環境下的流水作業，上一道工序一定要為下一道工序負責，各道工序工作量的對等與匹配同樣重要。實踐證明，建立數字化進度數據庫、數字化質量反饋庫、城建檔案利用登記數據庫，通過技術手段將全面質量管理思想引入城建檔案數字化建設，實現全程管理、適時控制，才能達到強化數字化城建檔案質量保證體系的目的。
Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.
Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
“十二五”期間，檔案數字化建設已經被提到了議事日程，如何最大化實現城建檔案的價值，快速提供城建檔案信息，是我們思考的問題。
城建檔案數字化發展的重要性
城建檔案數字化發展是時展的需要，隨著城市的不斷擴張 ，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統的檔案保存方式，而必須創新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質檔案居多。隨著城市建設發展，各地城建檔案館每年歸檔的數量與日俱增，使很多城建檔案庫房陷入了緊缺的困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。紙質檔案在查閱時易損壞，特別是年代久遠的紙質檔案，紙張易發黃變碎，若發生火災或水災等，檔案將會遭到滅頂之災。城建檔案系統開發的不完整，在深度和廣度上有一定的局限，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內部進行，不能實現遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。
城建檔案數字化建設，能有效地使紙質檔案轉化為數字檔案信息，存儲于服務器上，可使檔案資料在發生天災人禍時不致于遭到毀滅性的破壞；其次，能改善檔案的利用方式，可實現異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件，是傳統檔案管理走向數字化管理的必由之路。
城建檔案數字化建設中存在的矛盾和問題
（一）面對當前的形勢，城建檔案管理任務重，人員少，工作標準要求高。
檔案管理人員年齡結構老化，具有建筑和計算機數字化的專業人員又不愿意到城建檔案館工作，現有職工老齡化程度高。在接受新事物上，頭腦反應慢，知識不易掌握。其中最重要的薄弱環節就是從事城建檔案工作的人員，因沒有系統地學習過城建檔案工作管理知識，或半路出家，對城建檔案工作不熟悉，隨著科學技術發展，計算機數字化網絡管理進入了城建檔案管理領域，原來從事檔案工作多年的專業人才已不適應新的環境和要求了，這些情況嚴重影響了城建檔案事業的發展。
（二）城建檔案數字化發展趨勢認識不明確。
建設領域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數字化發展趨勢了解認識不到位，對城建檔案數字化不重視，在城建檔案數字化設備配置上，資金投入不足，存在著重建設，輕檔案的思想還比較嚴重，只注重工程施工技術，施工工期和工程質量等方面的問題。卻對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視程度不夠，沒有建立一套規范的管理機制，來保障建設檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套，不完整，對檔案數字化轉換，在一定程度上受到了影響和制約。
三、城建檔案數字化發展
（一）城建檔案數字化建設需政府支持，領導重視，把好城建檔案接收關。
城建檔案的科學歸檔是實現城建檔案數字化發展的基礎，開展城建檔案的接收和征集工作，豐富和優化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結構，進一步加大對重點工程，城市基礎設施，城市地下管線等工程檔案的收集力度。加大硬件投入，積極爭取與城建檔案事業發展需要的計算機、掃描儀、數碼設備、保溫、除濕、防火、防盜等現代設備配置，為城建檔案數字化發展打下堅實基礎。
