時間：2023-06-08 09:15:57
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隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1 醫院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。
1.2 醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質有待提高
由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。 轉貼于
2 提高醫院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫院的檔案管理網絡
醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。
醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。
2.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。
2.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。
參 考 文 獻
二、學校檔案管理工作開展過程中應用電子檔案的優勢與要求
1.電子檔案管理的優勢。相對于傳統檔案管理方式來說，電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統進行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時，學校還可以根據自身實際情況對電子檔案管理平臺進行修改，使系統更能夠滿足檔案使用需要，促進檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學校傳統檔案管理并未對檔案管理人員的專業技術水平提出一定要求，因為傳統檔案是紙質的，檔案管理人員只需要具備基本的素質做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實現電子檔案管理之后單純具備基本素質已經不能滿足實際需要，不僅需要具備計算機操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統計、法律等相關知識才能滿足電子檔案管理要求。
三、學校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點問題
1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認識到實現電子檔案管理的重要性，對此項工作的進展不太關注，沒有對如何全面實現電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側重點定位在對檔案進行分類、整合方面，沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動性較差，難以起到推進全面實現電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規章制度有待完善。現階段各級學校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構建一套較為完善的檔案管理系統，并制定了相應的電子檔案管理制度。但是很多學?，F有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實際工作需要，有的學校存在著管理員權限責任不明的情況，一旦出現電子檔案丟失、篡改等情況難以落實到個人。還有的學校在電子檔案規章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，對于一些較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案管理較為隨意，對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監管力度不夠。一些學校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠，沒有實現電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監管，主要體現在以下幾點：第一，學校沒有安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況，監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導致一些人員不認真開展工作，難以確保電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價值得以充分發揮；第二，有的學校管理層及時發現了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應的懲罰措施，不能夠切實改變一些工作態度不端正人員的錯誤行為，這樣也有可能導致電子檔案管理工作難以順利推進[2]。4.電子檔案管理設施有待進一步優化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計算機設備和網絡技術，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設備上的優化。但目前我國很多地區的學校在電子檔案管理設施上的投入不夠，有的雖然已經構建了電子檔案管理系統，但是由于現代化信息技術的不斷進步，一些系統已經被淘汰不能滿足實際工作需要，而學校方面沒有安排專業技術人員對系統進行升級和完善，進而使電子檔案管理工作效率低下。同時，一些學校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統的安全防護措施建設，沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對安全的環境中存儲和使用。還有的學校雖然能夠在電子檔案管理系統上下功夫，但是硬件設備存在著老化的情況，難以帶動系統運行，如果不及時對這些設備進行更新換代，那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險。5.電子檔案管理人員的綜合素質有待提高。在這個現代化信息技術蓬勃發展的大環境下，學校實現電子檔案管理對相關工作人員的綜合素質提出了更高的要求。但是一些學校的檔案管理人員綜合素質偏低，不能掌握和運用電子檔案管理系統對檔案進行錄入、分類、處理及歸檔，嚴重影響了此項工作效率。同時，學校也沒有加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度，致使一些工作人員對于新升級系統的操作方法及檔案管理法律知識一無所知，不利于其順利完成檔案管理的任務[3]。
四、對學校開展電子檔案管理工作的幾點建議
1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學校應當積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認識到實現電子檔案管理的重要性，加大對此項工作進展情況的關注力度，加強對相關人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側重點，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學校還應當對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關規章制度。建立健全電子檔案管理機制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此，各地區學校應當仔細研讀國家相關部門頒發的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎上完善自身電子檔案管理相關規章制度。首先，學校應當對檔案管理人員的權責進行明確，給予相關人員管理員權限，一旦在某一環節出現問題能夠責任落實到個人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發生。同時，學校還應當完善電子檔案規章制度中的內容，對一些新增的電子檔案類型進行準確定位，使較為特殊的黨政活動、教學和科研檔案準確歸檔，進而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監督力度。首先，學校應當安排相關人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業務進展情況，監督其相關檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔，并將其業務進行情況與其績效相掛鉤，提高其工作的主觀能動性，確保學校電子檔案的準確性、真實性、安全性和共享性，使電子檔案的價值得以充分發揮；其次，學校還應當針對電子檔案管理工作制定相應的獎懲措施，對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質上的獎勵，樹立典型，對于一些工作拖拉的人員要嚴懲，從根本上杜絕其工作態度不認真情況的發生，進而提升電子檔案的管理效率。4.優化電子檔案管理設施。學校應當投入一定資金用于電子檔案管理設施的優化。在軟件方面，應當專業技術人員定期對電子檔案管理系統進行升級和完善，使系統能夠緊跟時展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時，學校還應當重視自身電子檔案管理系統的安全防護措施建設，安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對安全的環境中存儲和使用。在硬件方面，學習應當對一些已經老化和淘汰的設備進行清點，根據實際需要購進一些先進的硬件設備，使硬件設備能夠與系統相匹配，為學校電子檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質。學校應當重視對電子檔案管理人員綜合素質培養，加大對檔案管理人員專業技術能力及相關法律知識的培訓力度，邀請專業人士采取講座或實地指導等多樣化方式來提升檔案管理人員對于新升級系統功能的認識、運用能力并普及檔案管理相關法律知識。同時，學校在檔案管理人員的選聘上也應當嚴格要求，不能只看其學歷，更應當通過面試及實習等方式考察其實務能力，盡可能地選擇一些業務能力強的人員擔任相應職務，為學校電子檔案管理工作全面推進提供一定保障。
參考文獻
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檔案是各類企業、機構、社會組織團體的重要信息資源，能夠為企業、機構、社會組織團體開展管理工作提供真實的參考依據。傳統檔案多為紙質檔案，其管理程度復雜，管理難度大。而且紙質檔案容易發生損毀和丟失，給檔案所有人帶來不必要損失。計算機技術及電子檔案的出現為檔案管理工作帶來了極大的便利，大大減輕了工作難度，提高工作人人員的工作效率。在信息化時代，計算機技術應用于電子檔案管理是時展的必然要求。
1計算機技術在電子檔案管理中的作用
1.1便于系統化管理電子檔案。
檔案的種類繁多，數量巨大，手工管理紙質檔案的效率極其低下。員工往往為尋找一份檔案而花費大量時間，檔案還容易因保管不善而損毀、丟失。而將計算機技術用于電子檔案管理可以極大的簡化檔案管理工作[1]。利用計算機技術建立信息管理系統，將電子檔案放入管理系統平臺分類管理。工作人員還可為電子檔案設置權限，僅讓特定對象獲取電子檔案。計算機技術還能讓檔案以視頻、圖像、文字等多種不同方式呈現，或綜合多種方式呈現檔案。信息管理系統還提供了強大的檢索功能、自動入庫排架功能，提升檔案管理效率。
1.2為檔案管理提供技術支持。
隨著計算機技術和信息技術的發展，計算機技術在電子檔案管理中的應用也越來越深。尤其隨著計算機處理技術和存儲技術的發展，它不僅方便了檔案存儲、檢索、分類等更仍，分布式計算機系統開發也為集成化管理電子檔案提供了強大的技術支持，極大地提升了電子檔案管理系統的集成服務性能。計算機外延設備技術的出現，也為傳統檔案向電子化檔案轉變提供了技術支撐。最后，計算機技術的應用有效地融合了檔案管理和現代管理，為機關單位、企業以及其它社會團體組織向現代換管理轉變提供了重要的基礎支持。
2計算機技術在電子檔案管理中的具體應用
檔案管理工作的重點在于存儲、檢索使用以及維護三個主要內容，結合檔案管理工作的重點內容，計算機技術在電子檔案管理中的應用主要表現為以下幾種計算機技術的應用
2.1存儲技術。
傳統手工檔案均采用具體紙質文件或其它材質文件的形式存儲在檔案管室內，隨著時間的積累，檔案數量也越來越多，各種紙質或其它實物檔案將占用的空間也越來越多，檔案管理工作難度也越來越大。而計算機技術具有強大的存儲功能，電子檔案的內存也相對較小。利用電子檔案將相關資料錄入系統文件內，在存儲于計算機數據庫系統，檔案資料占用的存儲空間也更小，計算機存儲功能可為檔案管理提供更為“廣闊”的存儲空間。
2.2查詢技術。
在發展過程中，通常需要對以往多個不同年份的、不同類型的檔案資料進行對比分析，用于制定未來發展戰略。如果檔案為紙質文件，查找工作量極大，使用時也極為不便。而計算機的查詢技術可極大的簡化查找工作[2]。管理人員只需輸入電子檔案的關鍵詞匯，即可從計算機數據庫內調取所需的數據資料。這種做法減少了人力，也減少了查詢時間，大大地提高工作效率。
2.3監測技術。
傳統檔案管理方式存在丟失的風險，給檔案所有者帶來巨大的經濟損失。而電子檔案可降低檔案丟失幾率，減少檔案丟失帶來的損失。首先，計算機可提供監視功能，監控是否無權限人員調用、復制重要檔案。一旦重要檔案出現非法操作，系統將自動報警，及時告知管理人員。同時，計算機技術可對電子檔案進行加密管理，非特定人員不具備獲取或瀏覽檔案資料權限，以免重要檔案資料被他人非法獲取。及時被他人獲取后，也無法瀏覽檔案內容。
3計算機技術在電子檔案管理中存在的問題及解決對策
3.1存在的問題。
雖然計算機技術為電子檔案管理帶來了極大的便利，檔案管理工作也逐漸實現現代化信息管理。但是，在實際應用中仍存在不少問題，主要表現在以下兩個方面。一是計算機技術在電子檔案管理中的應用深度不足。許多檔案管均建立了信息化管理系統，但是檔案管理工作仍以手工管理為核心，只將計算機技術作為檔案管理的輔助手段。檔案管理對象依舊以紙質檔案資料為主，而非以多媒體電子檔案數據管理為主[3]。以手工管理為核心的檔案管理無法充分發揮計算機技術的優勢。相反，計算機技術也對檔案管理工作帶來障礙，導致管理人員做重復性工作，降低檔案管理工作的效率。二是檔案管理人員的能力不符合計算機技術下電子檔案管理工作。傳統檔案管理向電子檔案管理轉變也對管理人員提出了更高的要求，管理人員應適應計算機技術支持下的管理思維和管理能力，熟練掌握計算機操作方式、現代化檔案管理思維、電子檔案安全管理意識等。而檔案管理人員受手工檔案管理思想影響極深，且計算機知識儲備不足，學習新技術的能力也相對較弱，以致于計算技術無法深入應用于電子檔案管理。
3.2深入應用計算技術在電子檔案管理中的對策。
針對計算機技術在電子檔案管理中的問題，應首先轉變檔案管理人員的意識，重視計算機技術的應用。同時加強技術和設備投入，提升計算機設備軟件和硬件水平，引入現代化管理模式，全方面提升計算機技術在電子檔案管理中的應用。優化傳統檔案管理模式，制定使用計算機技術的檔案管理制度，使管理制度更適合應用計算機技術，保障電子檔案管理工作有序進行[4]。其次，加強檔案管理人員培訓，改變檔案管理人員對新技術的認知，同時提升檔案管理人員操作計算機技術的能力，解決技術瓶頸。如聘請專業計算機技術人員對檔案管理人員進行專業培訓，提高日常維護和管理電子檔案系統的能力。
結束語
計算機技術應用于檔案管理是信息時展的必然趨勢，檔案管理人員需要順應時展潮流，轉變傳統觀念，自上而下地推動計算機技術在電子檔案管理中應用。同時，深入分析計算機技術用于電子檔案管理的相關要求，為計算機技術管理電子檔案營造良好的“環境”，提升現代化管理電子檔案的水平。
參考文獻
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本文在分析當前電子檔案建設工作形勢的基礎上，主要探討中學電子檔案管理工作存在的問題以及有效的應對策略。
1中學電子檔案管理面臨的新形勢
1.1檔案使用價值不斷增加
電子檔案的使用價值已經明顯的超出傳統的紙制檔案，電子檔案不僅可以記錄學生更豐富的數據信息，而且可以延長檔案數據信息的保存年限，并且有著極高的數據開發價值。首先，電子檔案滿足了人們的隨時查閱和使用需求，可以同時供給多方面共同使用。其次，電子檔案提供了更詳實豐富的信息，可以進行綜合的數據分析，可以實現借助互聯網渠道的快速傳遞。第三，電子檔案提高了數據信息的安全性，肩負了時代對學生檔案管理工作需要，可以說學生電子檔案正面臨著海量、多形式數據存儲、高速數據傳遞目標，全面檢查有價值信息的信息化時代。只有圍繞著信息化時代的需要，不斷完善中學電子檔案的質量，才能滿足工作需求。
1.2管理標準要求不斷嚴格
在信息技術時代，檔案的標準化要求越來越高，學生檔案已經不僅僅是由學校保存，而且還要提供給上級學校和教育主管部門進行大數據分析，為教育決策提供基礎性的數據。當代社會對電子檔案的標準化要求將不斷提高，這就要求中學電子檔案建設以標準化管理的方式進行。首先，要提高檔案整理工作的質量，突出檔案電子化的標準化水平，在保證檔案數據安全的前提下，盡可能的實現檔案的分類存儲、檢索。其次，保護檔案合理規范利用，提高檔案管理效率，嚴格保證檔案數據可以在有效數據環境下進行傳遞，可以進行相關數據信息的匯總分析。第三，實現檔案管理的統一標準，落實國家及省市相關部門的電子檔案管理要求，經得起相關部門的檢查，做到對電子檔案事業負責。
2中學電子檔案建設存在的問題
2.1領導不重視
初中電子檔案建設工作需要必要的軟硬件支持，但是，由于學校領導對電子檔案管理不重視，導致電子檔案建設工作效率較低，沒能提高中學電子檔案建設質量。首先，學校領導不能經常性的督促電子檔案管理工作，不能保證電子檔案制度落到實處，制約了電子檔案建設的發展速度。其次，還有的領導存在重管輕用的問題，沒能根據實現工作需要開發出多種實用的電子檔案功能，致使電子檔案的應用價值不高。第三，當前中學生電子檔案制作要求不斷提高，但是有的學校沒能引進必要的設備更新，領導沒能在電子檔案管理中給予必要的支持，影響了中學電子檔案建設的速度。
2.2管理人員素質不高
管理人員的專業素質是影響中學電子檔案建設工作水平的重要因素。首先，兼職的中學電子檔案管理人員不具備責任心，沒能抽出更多的精力用于電子檔案工作。其次，有些專職的電子檔案管理人員沒能經過必要的電子檔案管理培訓，電子檔案維護效率不高，嚴重的影響了電子檔案建設質量，。第三，還有的中學電子檔案管理人員的專業能力不強，沒能結合學校實際情況開展有針對性的電子檔案管理工作，導致電子檔案沒能發揮出實際應用價值，因此影響了中學電子檔案事業的發展。
2.3管理工作不規范
提高中學電子檔案管理水平，源于執行較高的電子檔案管理工作標準，形成嚴密的電子檔案管理規范。由于中學電子檔案管理缺乏必要的規范制度，因此影響了電子檔案管理效率。首先，有些中學缺少必要的電子檔案管理制度，導致電子檔案管理隨意性大，存在管理疏漏較多，導致電子檔案錄入不齊全等問題。其次，沒能根據實際情況的變化及時修訂電子檔案管理制度，電子檔案管理制度不適應實際管理工作需要，導致電子檔案管理被迫適應形勢發展，電子檔案管理沒能走在形勢前頭。特別是在當前學生擇校多、比業出路多的現實情況，學生電子檔案管理更應當完善相關制度。
2.4設備不完善
必要的基礎設備是電子檔案管理的前提，由于電子檔案管理作用沒能充分發揮，學校領導不重視電子檔案管理工作，導致學校電子檔案管理設備更新不及時。首先，有的學校沒能結合電子檔案管理工作的形勢需要使用新版管理軟件，導致電子檔案管理的兼容度低，影響了上級和相關學校的調閱。其次，有的學校軟硬件設備更新慢，不僅影響學校電子檔案管理工作效率，甚至還可能帶來電子檔案管理工作的風險，使電子檔案無法在網絡環境下安全使用。第三，電子檔案管理還需要相關輔助設備，而有的學校只配備了計算機和互聯網，沒能配備必要的掃描儀等，也沒能配置必要的專業視頻、圖片處理軟件和高配置硬件，導致電子檔案各類形式單一，沒能實現高效存儲電子檔案數據目的。
2.5上級指導不及時
中學電子檔案管理不僅要納入地方教育行政部門的監督和管轄的范圍，而且地方檔案管理部門也應當擔負起業務指導任務，全面加強電子檔案的管理工作。首先，教育行政部門還沒能加強對中學一級學校的電子檔案全面管理，往往只注重學生的電子學籍管理，沒能就學校建設的全部檔案進行電子化，導致學校電子檔案管理存在片面化發展問題。其次，還有的地方檔案管理部門沒能對學校進行必要的業務指導，導致學校電子檔案管理的專業性不強，影響了電子檔案事業的快速發展。
3中學電子檔案建設的主要策略
3.1制訂嚴格的電子檔案管理規范
為了全面提高電子檔案管理工作的質量，減少中學電子檔案建設的滯后性問題，實現系統化電子檔案管理目標，必須推行嚴格的電子檔案管理標準和程序。首先，在中學推行統一的電子檔案管理標準體系，實現電子檔案管理的標準化與規范化，做到從原始檔案到電子檔案過程的全面細化。其次，標注好電子檔案的內外部特征，保證電子檔案是有效數據的集合，提升電子檔案內容與形式的準確性，實現電子檔案高密度存儲，并且加強對電子檔案二次加工，全面提高電子檔案的質量。
3.2提高電子檔案管理軟硬件水平
做好電子檔案的管理工作，必須使用科學的電子檔案的檢索與存儲工作，要加強電子檔案的數據庫建設，要根據學校實際情況，建設自己的電子檔案數據庫，使得關鍵數據信息得到有效存儲，提高電子檔案的保存和使用能力。第三，不斷依靠行政主管部門對電子檔案管理人員進行專職培訓，提高電子檔案教師的職業素養，提升學校自身的檔案建設能力。
4結論
信息技術的快速發展，為電子檔案的管理和建設提供了更為有利的契機，只要不斷更新電子檔案管理技術，提升專業人員的能力素質，取得相關部門的大力支持，遵照相關工作制度要求，就能提高電子檔案管理質量。
參考文獻
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針對傳統紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較??；其二，電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢，大量節約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優勢。
當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統的紙質檔案仍更占據優勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認識不足
雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業務知識儲備，導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。
3加強檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規范，建立一定的檔案管理責任制度和監督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。
3.2檔案室電子檔案管理的技術措施
3.2.1電子檔案硬件管理及保管
電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內容具有不穩定性，同時文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設置專門的保管區域，還行配備安全性較高的電腦設備，因此需要結合檔案室的實際情況，對檔案管理軟件進行科學的選擇，既要保證穩定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩定性和只讀性。保管時注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。
3.2.2做好數據備份恢復工作
數據備份恢復主要是針對電子檔案特點，利用技術手段來保障檔案信息安全的策略。在進行備份時，可以通過雙備份制來同時實現封存與借閱?？紤]到網絡安全問題，需建立數據備份和恢復系統，保障檔案室的各項關鍵信息在出現意外時可以對信息進行恢復。
3.2.3加強檔案室網絡安全管理
首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網絡安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗證用戶信息等手段對網站進行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設置權限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實性和原始性；最后，做好文件的安全監控工作，在推進紙質檔案數字化的過程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發揮電子檔案優勢的同時不忽視紙質檔案的作用。
3.3加強檔案管理人才隊伍的建設，提升檔案管理人員的綜合素質
（一）管理思想落后，管理方式陳舊
基層檔案管理人員對電子檔案的管理思想落后，管理方式陳舊。他們沒有意識到電子檔案管理與傳統檔案管理在工作環境和工作對象上的區別，在對電子檔案管理上仍采用傳統電子檔案管理方法，不重視電子檔案管理上的電子化和網絡化，對計算機等先進的使用設備不熟悉，甚至有抗拒新事物的心理，使電子檔案管理電子化，信息化建設受阻。
（二）電子檔案信息安全問題
電子文件是儲存在計算機中，它的不固定性、載體的可變性及信息的開放性使得電子檔案很容易被刪改、竊取和銷毀，且不被發現。當今社會電腦病毒和黑客對電子檔案也存在極大的威脅，一旦計算機感染病毒或遭黑客侵入，就可能造成信息的丟失，若原件保存不當，重建整個檔案系統將是個繁重的工作。
（三）電子檔案的原始性、真實性
檔案文件在被制作成電子文件時，不再存在如紙質文件一樣的特定字跡、親筆簽名，甚至連文件蓋章都是電子編寫形成的，這就無法證明其真實性和權威性。而且，電子檔案在存檔的過程中，要定期進行復制和轉換載體，以防信息的損失，所以電子文件的原始性無法判斷。
（四）電子檔案的長期可讀性問題
電子檔案是保存在磁性材料和光盤載體上，人們必須使用一定的技術和設備才能識別它的信息，這就決定了電子檔案對一定技術和設備的依賴性，閱讀電子檔案必修借助計算機將信息和載體結合在一起。而計算機的日新月異使得其硬件環境對某些較為落后的載體具有不可兼容性，造成電子檔案信息的不可讀，這對需要長期保存的文件來說是個“致命傷”，可能多年后，就難以找到能與之載體相配的電子設備。
解決電子檔案管理問題的措施
（一）建立健全電子檔案管理制度
管理電子檔案的主演任務是對各類電子文件進行分類、編目并制作備份，方便查詢和使用。在整理電子文件的同時，還應根據本單位的實際情況，結合電子檔案管理的特點，建立健全電子檔案管理制度，制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范加強和規范電子檔案管理。主要應做到對電子檔案的每一步動態制定相應的規章制度，并確定責任制度，明確電子檔案各工作環節的責任，提高工作人員的責任感。加強工作流程管理，提高對電子檔案的動態管理。如，在高校電子檔案管理中，應針對學生檔案管理和教職工檔案管理的不同特點，制定不同的管理辦法，對學生在學校內的各類表現詳細記載，學生的每一步動態都要記載再案，加強動態管理。
（二）培養檔案管理的專業人才
新時代對檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求熟悉檔案業務，更要求精通計算機專業知識。加強對檔案管理人員的計算機知識培訓刻不容緩，同時也要培養他們的專業素質，培養他們對檔案業務的熱情，提高其職業道德素質。
（三）加強信息保護
信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。對電子檔案信息的保護要從入口、傳輸、使用三方面入手。簽署技術、加密技術、身份驗證、設置防火墻、安裝殺毒軟件等都是常用的保護信息安全的技術方法，在確保電子文件的真實性和權威性、保證電子文件在保存、傳輸中的安全和防止對電子文件的惡意刪改起到了關鍵的作用，不斷改進信息安全技術，是加強信息保護的重要措施。除了在信息技術上對電子文件進行保護外，還要做到多途徑、多方式的做好電子文檔的安全和存儲工作。如，一些高校的各部門在做好電子檔案管理的同時，還會建立紙質檔案，采取電子文件和紙質文件同步歸檔的“雙軌制”，為檔案文件的安全提供“雙保險”。
（四）重視數據格式標準統一、互相兼容的檔案管理軟件
電子檔案可以實現智能化管理，自動實現用戶對于檔案信息的提取與開發。在管理過程中信息技術取代了大量的純勞動，檔案管理內部人員能夠將更多的精力放在檔案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網絡平臺提供便捷的檔案服務模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。
1.1 管理電子化
在過去的管理方式下，檔案管理機構一般只有紙質檔案，紙質檔案的管理耗費人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發展與普及，現代檔案的處理對象已經轉變為無紙化作業，這種管理模式真實性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。
1.2 資源擴展智能化
往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產生其他的想法，因此檔案信息資源的開發與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發所需要的資源就占據了整個成本的很大比例，而當檔案實現電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實現檔案管理的擴展以及技術上的開發，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節約型社會。因此，將信息技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現資源的擴展和進一步的開發。
2 從操作內容分析電子檔案管理的優勢
2.1 真實性
相對于電子檔案，傳統檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是因為其價值審定十分嚴格，一旦其價值審核成功，其形式和內容基本就不再變化，之后只要保管得當，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉化過程中，也極容易因為操作失誤而導致信息失真。
2.2 操作性
傳統檔案相對于電子檔案管理操作更為復雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統檔案管理的專業性更強，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業技能，還要能夠熟練使用相應的計算機軟件。
3 從操作環節分析電子檔案管理的優勢
3.1 鑒別整理
傳統檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定，進行相應的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進行價值復審。由于其鑒別過程的嚴格，從而導致了檔案的質量和價值都比較高，相應的，相比于電子檔案，數量會比較少。電子檔案在進行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內容和技術兩方面進行判斷，電子文檔的應用性范圍、技術狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統文檔，電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術分析，以此來保證文檔的安全和準確。電子文檔主要通過計算機進行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統文檔高，但電子檔案的信息質量卻不如傳統檔案。
3.2 存貯
傳統文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應用的困難程度也隨之增加。電子檔案內容的表現形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進行呈現，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數據的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統檔案管理比電子檔案管理更有有優勢，傳統檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。
4 信息技術在電子檔案管理中的改進
4.1 提高電子檔案信息的安全性
將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質中，或運用數據庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理，實現檔案的電子化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規保證電子檔案的安全。
4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率
關鍵詞 電子檔案 傳統檔案 檔案管理 利弊
隨著社會的發展，日常辦公逐漸趨于自動化、網絡化和標準化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計算機上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實現電子檔案管理的高效、準確、安全是我們在檔案管理工作中應該著重思考的問題。 電子檔案的特點
電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實體檔案緊密聯系起來，實現對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網絡上傳遞。電子檔案的特點主要有：第一、信息不能人工識別，傳統紙質檔案在記錄時都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計算機轉換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯系，隨時可以分離，能夠復制存儲于不同介質之中，方便進行異地之間的傳輸和管理，節省時間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術記錄檔案，保持了檔案的生動性[1]。 電子檔案管理與傳統檔案管理的相同之處
電子檔案管理是在傳統檔案管理的基礎上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統檔案的真實記錄才能保證電子檔案的真實可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統檔案管理所包含的內容相同，電子檔案管理是對傳統檔案的信息進行歸納，擴大了信息容量，實現了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時間上不同于傳統檔案
電子檔案的管理能夠根據文件完成的時間隨時歸檔，而傳統檔案管理要在整個過程結束后制定一個標準的表格在規定的時間內歸檔，在時間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時歸檔的好處是可以避免因時間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統檔案
電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準確性、真實性缺失，而傳統檔案都是按照一定的次序進行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實、安全和完整。因此，在進行電子歸檔時，必須要隨時進行加密和認證，以保證其真實有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統檔案
電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質，而且在更換介質的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統檔案的保管需要保證紙質文件不受損壞，在轉移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進行保管時，要求有關部門使用統一的格式對檔案進行存儲和傳輸，必要的時候可以打印一份紙質檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統檔案
電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權限之后，登錄檔案管理中心查閱相關信息，而傳統檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準后通過檔案號人工查找，浪費了大量時間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊
采用電子檔案管理節省了大量時間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區和不同部門之間進行數據傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當今社會的低碳環保理念，無紙化辦公在節約了資金的同時，減少了樹木的采伐，保護了森林資源[3]。
然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監管上落后于一些發達國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰，如何保證電子檔案的法律效應是一個重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護和備份。此外，在信息技術如此發達的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設置防火墻等措施。
結束語：
綜上所述，電子檔案管理方式的出現大大提高了辦公的效率，而且有效節約了森林資源，但是與傳統的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統檔案管理。因此，我們要加強對電子檔案管理的研究，推進電子檔案的標準化、安全化、準確化管理，使之更好地服務于社會。
參考文獻：
電子檔案是隨著時展，應運而生的產物。在檔案管理工作中，傳統的檔案存在形式是以紙質為載體，以人的手工書寫和抄錄為主要方式的。隨著時代的發展和社會各項工作的進行，檔案管理工作面對著龐大的信息量和紛繁復雜的檔案文件，傳統的檔案管理方式已經不能適應這樣的現狀。電子檔案應運而生，它的產生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對待。本文就電子檔案管理的現狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應用等方面做出以下分析。
一、電子檔案的管理現狀
縱觀近幾年電子檔案的發展情況，各類單位的檔案數量急劇增加。以全國各大學高校為例，大學生總體規模不斷增加，相關資料顯示，2008年大學生數量與2007年相比，增加了近200萬人，而大學教職工人數也增加了十萬左右，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了三百多所。高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢的同時，各項相關檔案也是急劇增長，面對與日俱增的檔案數據，傳統的紙質檔案形式已經很難適應當前的形式。
檔案管理工作并不是許多人認為的那樣，并非簡單的填寫數據和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復雜的流程，在檔案持有人填寫完相關資料和數據后，由檔案管理工作者認真仔細的檢查，有任何不符合規定的地方都應返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調取和更新時，要迅速的調去出檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復雜的過程，面對現如今各類檔案數量的急劇增加，傳統的檔案形式確實不能適應工作的需要，電子檔案是十分有必要的。
雖然檔案管理工作越來越艱巨，但是此項工作的重要性決定了不能出錯的要求。檔案工作對于一個單位是十分重要的，急需應用電子檔案的管理形式來適應當前的嚴峻形式。電子檔案已經成為大多數單位檔案管理工作必須應用的形式，但是由于電子檔案的專業性和技術性較強，當前大多數單位的檔案管理信息化程度低，不能適應工作需要。面對這樣的形式，電子檔案的普及應用是檔案管理工作的趨勢所在，也是必須實現的。
二、檔案信息電子化的利弊
（一）電子檔案的優越性
電子檔案與傳統檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數據的形式記錄了檔案的準確信息。電子檔案與傳統檔案相比，其長處有很多。傳統檔案需要以紙質材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術，直接將檔案記錄在電腦上。傳統檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環境條件要求較多。紙質的檔案材料時間久了，會發霉發潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數據只需要電子計算機的應用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術和檔案管理的相關軟件，這能夠大大節省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內不出現失真和損毀的現象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優點就是電子檔案在交接時不會出現丟失和失真的現象。傳統檔案在檔案的調取、補充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優越性決定了電子檔案的發展空間是巨大的，也是必須的。
（二）電子檔案的缺陷
電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真偽性，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養成良好的工作習慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認真負責，保持嚴謹的工作態度，承擔起自身的義務和責任，正確認識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。
三、電子檔案如何更好地普及應用
1．積極納入領導協調機制。應當自覺納入領導小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關鍵也必然是管理。有關領導應對電子檔案加強管理，制定規范的檔案管理規章。基層檔案管理工作者應該積極接受領導的建議，明確領導的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。
2．與時俱進，觀念創新。電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創新。基層檔案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應不斷的積累經驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現不斷創新與發展。各單位應加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現檔案管理工作的創新和不斷發展。
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
引言
隨著我國科學信息技術的不斷發展，電子檔案已成為當前檔案管理中的重要內容，同時，電子檔案以其方便、快捷等優點在檔案管理中發揮著重要的作用，然而，不容忽視的是，由于電子檔案自身特點以及日常管理手段、理念和方法等原因，電子檔案管理工作中問題層出不窮。
一、電子檔案特點及管理要求
1、電子檔案特點
電子檔案與紙質檔案不同，其主要是通過計算機磁盤或其他設備存儲文件，
將相互關聯的電子圖像或文件集合，多以案卷為基本單位。電子檔案分為實體檔案和虛擬檔案兩種，其中，虛擬檔案主要用于區別客觀存在的檔案實體，以比特或字節等表示方式將實體檔案信息保存在電腦或網絡中，當引入硬件或與硬件相關的細節時，這些比特或字節可被定位到某個網絡終端，從而以實體符號向用戶呈現信息。隨著信息技術的不斷發展，近年來電子檔案采用光盤、磁盤等介質進行存儲。與傳統的紙質檔案不同，電子檔案具有信息存儲密度高、信息非人工識讀性強、具有多種信息媒體繼承性、信息和載體可分離以及系統依賴性等特點。
2、電子檔案管理要求
目前，每個行業每個領域的信息化水平都在快速提高，檔案管理的信息化也越來越受到人們的關注，其重要性也受到廣泛的認同。檔案管理的信息化，與傳統的手工管理相比，是一個劃時代的轉變，在管理和利用的高效性、便捷性上具有無以倫比的優勢。同時，也對檔案管理信息系統的定位提出更高的要求，有很多新的問題擺在面前，主要有以下內容：檔案管理信息系統需要管理的檔案種類非常多，并且具有復雜性，涉及到的行業也很多，有實體檔案與電子檔案，這基本上把所有的檔案實體類型以及電子檔案類型都包含了，并且還要管理到位。與此同時，還要與未來可能出現的檔案實體類型與電子類型相適應并兼容。在各個行業中，很多單位都有各種信息系統建立，但是，在經過相應的產生與利用以后，就會有很多信息累計在系統中，并且，這些電子信息的出口也是一個不容忽視的問題，需要按照檔案管理的要求來進行管理。
二、電子檔案在檔案管理中的作用
對多數企業、單位、部門來說，電子檔案是新鮮事物。電子檔案在日常檔案管理中發揮著重要作用，因此，從理念上轉變檔案管理模式，對加強電子檔案管理意義重大。
1、電子檔案節省人力物力
傳統紙質檔案在管理過程中，容易損壞，一般要投入大量人力、財力、物力等進行管理保存，盡管如此，紙質檔案還是存在損壞的風險。隨著計算機科學技術和網絡技術的發展，電子檔案應運而生，其作為一種快捷的檔案管理手段，一方面為獲取檔案信息提供了便捷的途徑，降低了檔案歸檔或查找的困難，另一方面，降低了檔案管理人員工作強度，從而節省了大量人力物力。
2、電子檔案有助于提升服務效率
為使用者提供高效便捷的服務是檔案管理的最終目的，采用電子檔案進行檔案管理，在實現檔案信息電子化的同時，也提升了檔案管理服務效率和質量。電子檔案不僅能為使用者提供海量信息，同時也可幫助其在海量信息里面快速查找。然而，對電子檔案進行管理，要求管理人員掌握計算機技術等新技術、新技能，從而能游刃有余地進行電子檔案的管理。
三、電子檔案在檔案管理中的應用
目前，電子檔案在檔案管理中有了廣泛地應用，其優點主要表現在以下幾個方面。
1、保證了存儲時間
為保證電子檔案長期可讀性，要及時更新其文檔結構，一旦計算機操作系統更新或應用軟
件更新，電子檔案的有效性、真實性和完整性等極有可能遭到破壞，因此，及時更新電子檔案文件結構，確保其適應“新環境”。
2、保證其完整性
采用技術措施確保電子檔案完整性、真實性、原始性以及安全性，防止一些管理人員隨意更改檔案內容或制造假檔案。
3、節約成本
電子檔案和紙質檔案根據實際情況可給予雙套制的管理模式，根據檔案內容的特點，選擇性地進行電子檔案管理或紙質檔案管理，這不僅會降低人力財力物力的浪費，同時，也可確保重要檔案的雙套歸檔管理。
4、把握準確性原則
除了要保證電子檔案管理的高效性之外，保證電子檔案管理的準確性也是提高電子檔案管理整體效果的重要措施。為此，我們應準確把握電子檔案管理的準確性原則，提高電子檔案管理的整體效果。
5、保證其安全性
隨著電子檔案依賴的計算機技術不斷發展，電子檔案管理工作難度越來越大，在電子檔案日常管理中，不僅要從思想上認識到電子檔案的重要性，而且要在技術上確保其安全性，這就要求電子檔案的制作者和管理者在日常電子檔案管理中要秉承認真負責、忠于職守、精益求精的態度，從而確保電子檔案的準確、安全、可靠等。
四、電子檔案的發展
1、計算機檔案應用范圍不斷擴展
計算機檔案從出現至今,已經擴展到各個領域其中包括各個企事業單位。在許多單位中計算機檔案甚至是在逐步取代傳統檔案的應用。計算機檔案以其操作簡單、速度快、查找方便、易于攜帶等特點為廣大使用者所偏愛。與此同時在當今計算機電子檔案亦是科學技術不斷發展的必然產物,各個單位如果不使用計算機電子檔案就意味著落后甚至是被淘汰。因此將計算機電子檔案管理工作落實到位是當前各個單位所關注的池是必須實施的。
2、計算機檔案管理工作操作更加規范
受計算機檔案各種弊端的啟示,我國在計算機檔案管理工作中也做以相應的改變和調整,有針對性地對和計算機檔案管理有關的人和事進行調整。首先從人的角度來說進行計算機檔案管理工作的工作人員的素質是計算機檔案管理工作首要保障。我國已經對計算機檔案管理的工作人員進行了相應的培訓,以提高他們在操作和管理中的專業能力和綜合素質,這在人為這關確保了電子檔案管理的規范化。同時制定規范統一的管理格式。在檔案傳輸或是轉化的時候使用統一的格式易于操作和管理能夠有效地避免信息的丟失和篡改。將檔案管理工作的規范化作為電子檔案管理工作發展趨勢更易于電子檔案的管理工作規范化完成。
3、電子檔案管理工作超安全性發展
加強電子檔案的安全性問題,是電子檔案管理發展的必然趨勢。存儲設備的安全是電子檔案管理安全的前提保證。第一加強存儲設備安全要注重對計算機病毒的清理,定時清理,以保證計算機在一個安全的環境中運行。第二及時對計算機電子檔案進行保存和備份確保一旦發生檔案丟失的情況能夠及時獲取信息彌補漏洞盡可能地挽回損失。第三加強電子檔案保密工作。要對存儲電子檔案的程序或是軟件進行加密使想進入電子檔案程序的非法分子不能夠簡單地獲取信息。通過以上幾個方面的努力我國計算機電子檔案的發展會規避許多風險,做到防范于未然安全第一。
結束語
當前，社會信息化發展步伐較快，計算機技術和網絡技術得到了空前的發展，隨之而來的，日漸增多的電子檔案成為檔案管理中的主要內容。為了適應當前社會發展，適應檔案管理工作需要，加強電子檔案管理，確保其準確、完整、可靠地歸檔及利用，意義重大。在日常電子檔案管理中，要結合檔案實際情況，運用科學管理方法，順應電子檔案管理規律，做好電子檔案管理工作，從而使其在工作需要中發揮重大作用。
參考文獻
1 新舊《會計檔案管理》辦法的對比分析
1.1 總體情況對比
新《會計檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進一步完善了會計檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會計檔案的一部分；其次，增加并明確了對電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會計檔案的銷毀程序、明確了會計檔案出境的管理要求、調整了會計檔案的定期保管期限，延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。
1.2 管理要求對比
新辦法從會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對電子檔案的管理規定。明確了電子檔案在滿足一定條件時，單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，進一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會計檔案移交時，應與其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定，對于特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交；電子會計檔案銷毀時，由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
1.3 管理期限對比
為便于單位檔案的統一管理，并結合會計檔案的實際利用需求，新辦法明確了會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類。新辦法明確了對于需要定期保管的企業和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。
2 當前高等學校會計檔案管理存在的問題
2.1 會計檔案管理制度不健全
高校缺乏學校內部的具體的會計檔案管理制度，目前高校財務管理基本已實現會計電算化管理，但是卻沒有相應的電子會計檔案管理辦法，沒有根據自己的實際情況將會計電算化產生的程序文件和數據庫等電子資料納入學校會計檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對會計的紙制版材料進行收集、整理、歸檔和保管等。
2.2 高校會計檔案管理人員的知識與經驗
高校會計檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識與經驗，對會計檔案人員及設施投入不足。目前，大部分高校的會計檔案管理人員大都是會計人員兼任，會計檔案只停留在對紙制檔案的保管，不具備電子會計檔案管理的專用?O備。那些兼任的會計人員更多的只懂會計的專業知識，而缺乏檔案管理知識。同時會計檔案管理人員更換和流動過于頻繁，再加上大都沒有經過專業的檔案管理知識培訓，對會計檔案管理要求缺乏系統的認知，再加上會計檔案的數量逐漸增多，高校會計檔案的質量無法保證。高校容易忽視對專門的會計檔案的管理，沒有專門的經費投入，導致會計檔案管理的水平很低。
2.3 高校缺乏對會計檔案的電子化管理
大部分高校都已實現會計電算化，有相應的財務核算軟件進行會計核算和結算。這些會計軟件可以實現對會計賬簿和報表的電子化保存，高校會定期將會計賬簿和報表打印輸出并裝訂成冊，實現電子檔案的紙制化保存，但是對于賬目的原始發票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊的會計檔案沒有實現電子化管理。各高校使用的財務軟件全套文檔資料及財務原始數據和備份數據也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。高校針對電子檔案的管理意識和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設施等。
3 規范并優化高校會計檔案的建議和對策
3.1 提高并加強會計檔案管理工作的認識
高等學校的會計檔案管理屬于檔案管理的一部分，應受到相關部門的高度認識，加強投入。它是國家各類檢查以及科研結題審計的重要支撐材料，是學校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應加強對會計檔案管理的重要性認識并增加對會計檔案的投入，妥善安全保管、科學有序存放，保證會計檔案的完整性，方便及時查閱和利用。
3.2 建立并健全高校會計檔案的管理制度
各高校應根據新的《會計檔案管理》辦法的要求，結合自身實際情況，出臺或修訂具體的會計檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時制定會計檔案工作目標，將會計檔案管理工作納入學校內部治理范圍，促進會計檔案管理規范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會計檔案檢查監督制度。由高校財務部門和檔案管理部門的主要負責人聯合，開展會計檔案檢查，并將檢查結果記錄在案留存，不斷地促進高校會計檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會計檔案保管制度。在會計檔案保管上，對電子會計檔案及其數據元，特殊格式的電子會計檔案應與其讀取平臺一并保存，應實行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會計檔案管理內部牽制制度。應建立以內部管理、會計控制和審計監督為核心的內控體系。以經濟責任制度、不相容職務和崗位為風險點，具有相互牽制和監督作用的會計檔案的內部牽制機制。
3.3 加強高校會計檔案管理人員的隊伍建設
高等學校的會計檔案管理人員大都是專業的會計人員，缺乏檔案管理的經驗和認識，缺乏全面綜合會計檔案管理知識。因此，高校應配備專業的會計檔案管理人員，對會計檔案管理人員進行系統的培訓，保證會計檔案管理人員既懂得會計電算化的相關知識，又懂得檔案管理的專業知識，進而提高本單位的會計檔案管理水平。
3.4 加大會計檔案管理工作的投入
高校應提高對會計檔案管理工作的高度認識，加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案管理工作環境，既要適應安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理水平和效率。保證足夠的會計檔案存放空間，同時配備專用的計算機、掃描儀等現代化管理設備，方便查閱。
3.5 提高會計檔案管理的信息化程度
