時間：2023-06-08 09:15:36
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在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實現自動化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應的計算機系統中，進而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對所有的檔案信息進行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時信息的查找也會更加快捷，故很有必要在公司中構建相應的信息管理網絡。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運用計算機信息技術來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實際運用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進而引發安全問題。2.檔案管理人員素質仍有待提升在電子檔案運用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應該掌握好各種計算機知識以及相關技術，這樣才能更好的運用好電子檔案。然而，當前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實相應的標準，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。
二、推進公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案是通過網絡信息來構成的，故不安穩。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應的檔案管理制度，認真管理好電子檔案，進而避免信息的遺失。加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強對公司內部人員的監管，普及《檔案法》等相關的法律法規條例，強化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進行。2.促使檔案管理人員專業水平持續提升檔案管理人員的專業水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內容雜多，且專業性非常強，對于管理人員的經驗有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學習各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構建安全保障體系在電子檔案運用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質量。公司電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障。在硬件設施安全保障中，公司需要把握好服務器的運行狀況，定期更新相應的檔案日志，同時還應維護好機房的環境，及時更換那些無法正常運行的設備，定期展開監察。在網絡安全保障方面，相關工作人員則需每隔一段時間就核驗全部的檔案信息文件，并制定相應的瀏覽權限，以此來避免該系統被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術的利用來合理內網與外網，并在內網與外網的連接方面制定嚴格的規則。
三、結束語
在公司發展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進。
參考文獻
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[3]周海霞.電子檔案管理中幾個關鍵問題及解決對策[J].黑龍江科技信息，2016，（34）：53-54.
1.大多數人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。檔案管理工作是整個單位工作的基礎和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關個人資料，還記錄了單位和公司的相關工作數據和大量重要信息，所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。
2.檔案交接制度不嚴謹?，F如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。檔案管理工作者更應該負起重要責任，告知調取和變動檔案的人員相關規定，敬告擅自調取或是刪改檔案的嚴重后果和所應負起的法律責任，做到完成本職工作的基礎上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強檔案交接工作的規范性，增強檔案交接制度的嚴謹性，改善檔案交接工作的實效性，在當今的檔案管理工作中變得越來越重要。
3.當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質作為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，當前的檔案管理工作急需引進現代化和信息化較強的技術來應帶這種局勢，比如電子信息技術的應用。電子信息技術借助電子管理技術和相關程序應用，以電子計算機為硬件設備，以網絡技術為先導，能夠有效地提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術應用性和各類工作的效率。電子信息技術能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術可以省去檔案室的存在，將大量數據和檔案存儲在電腦中，保存完好，節省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。
二、檔案管理工作的對策及思考
1.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內容真實可靠。只有這樣，才能滿足當今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復雜的檔案材料和一系列檔案補充調取工作。
2.檔案交接嚴格按程序進行。檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
醫藥公司的競爭力多數依賴于新技術的采用，而檔案管理正是這些新技術的基礎內容。隨著計劃經濟體制的消失，很多大型企業發生了改變，但是企業檔案管理體制卻沒有得到變化，這正是它與現代化企業制度相悖，導致大部分的企業檔案工作處于被動的局面。在面對市場經濟條件下，企業對檔案信息的需求，決定了企業檔案工作在企業管理中的特殊作用。特別是生產型醫藥公司如何建立健全、科學的企業檔案管理體制，是值得我們進一步研究的。
目前大部分企業檔案管理體制大致以外部管理體制和內部管理體制體現的。外部管理體制是指國家隊企業檔案工作進行管理行政體制，包括一些行政機構的設置、職能分工、運作方式等方面的內容。而內部管理體制是它包括企業內部檔案工作的領導與隸屬關系及企業檔案的管理形式。
1.企業內、外部管理結構和方式的改變
伴隨著現代企業制度的建立，部分企業由單一的法人變成多法人的企業集團，產權出資主體多元化。因此，企業內部管理結構和管理方法發生了改變，不會再像以前，參照政府、其他企業的組成形式來設置企業內部機構，形成企業檔案部門不再是一個獨立的部門存在。加上企業集團規模大，加上自身成員企業實際情況的不同，導致檔案管理處于不同的環境，帶來的管理標準、組織形式也所有不同。
2.企業檔案開發利用的要點
2.1針對加強生產型醫藥公司檔案的統計分析，能準確掌握檔案的利用價值
企業可以利用OFFICE等辦公軟件，對檔案統計數據施行歸納和分析，從而掌握已保存的檔案的數量、質量及管理和利用狀況，保存好統計結果，為檔案管理的科學組織及合理利用提供依據，為后期完善檔案收集整理等工作提供參考。
2.2企業注重提高檔案管理人員的服務意識，為檔案的開發利用提供條件
企業檔案管理人員應該積極主動的了解企業的信息需求，在已知的檔案基礎上，有針對性的優化檔案管理，編制企業檔案索引、目錄、摘要等，逐步建立或完善利用計算機及網絡技術提高檔案查閱的信息化水平。
2.3企業檔案管理應該促進企業進步及成果的轉化，并不是存在于形式
生產型醫藥公司這種高新技術企業，檔案應該作為它的重要資源，應該為企業科研、生產服務的，只有合理有效的開發利用才能體現出檔案的作用和價值。
2.4檔案的利用與保密需要相互兼顧
檔案作為一種寶貴資源，合理的開發與利用對企業可產生良好的效益；此外，檔案通常會涉及到科研技術和商業機密，具有內部性與保密性要求，特別是生產型醫藥公司（GMP），如果處理不當會導致企業的可持續發展。所以，應該結合企業自身特點，根據《保密法》等相關法律規定，來劃分檔案開放與保密范圍及使用方案。
3.醫藥公司藥品生產技術檔案的一體化
我們了解，藥品與其他產品是不同的，以藥品的特性就決定了其質量必須合格，它關乎著人的生命安全，這是藥品的根本特性。因此，藥品在研發、注冊、生產、上市都需要經過嚴格的程序來控制其質量，這個過程就屬于藥品的一體化。
我們在藥品研發階段，應該把與藥品相關的資料與文件都記錄在案，歸類至檔案中，這份檔案就是相對完整的藥品注冊檔案。它是藥品生產企業的研發標準、生產技術等相關重要項目的綜合體現。藥品生產技術檔案的工作內容大致分為：1）藥品的介紹，例如藥名、規格、配方、工藝等方面；2）審批和申請藥品的相關文件，例如藥的證書、藥物使用標準、可能引發的不良反應等相關內容；3）生產質量標準及藥品成分和成品的質量標準。最終實現藥品具有源頭可追溯性，同時也是滿足GMP醫藥公司的基本要求。
結合上述，企業應該建立完善的檔案一體化管理模式，使藥品檔案進行一體化管理。藥品一體化檔案內容應該具備：藥品注冊時登記的信息、批生產時的記錄、GMP檢查及系統數據、不良反應測試結果、藥效穩定性測試結果、藥品質量文件等。只有實施一體化檔案才能有效的提高企業的管理效率和發展速度，提升企業的競爭力。
參考文獻：
鄭云，舒爽.關于企業檔案工作改革的幾點認識[J].檔案學通訊，2000，2
宗培嶺.民營企業檔案管理模式研究[J].浙江檔案，2005，2
電力工程檔案數字化應當是一個系統的工程，其中牽涉許多環節，任何一個環節的疏忽和失敗都將嚴重影響數字化工程的質量和利用效果。一個成功的電力工程數字化項目應當特別注意以下幾個環節：
1.打造嚴密適用的應用軟件系統平臺
電力工程項目檔案數量龐大且逐年遞增，電網發展越快，檔案產生的數量就會越多，所以僅僅依靠常用的辦公電腦，普通的硬盤設備來保存數據都是不安全的，不能滿足數據量增長需要的。單機版的軟件雖然可以解決檔案人員管理檔案和檔案電子化的一些要求，但距離真正的檔案數字化應用還是有很大的差距。要實現真正的檔案數字化應用，一款嚴謹、安全、適用的網絡軟件系統是必不可少的基礎。這個軟件平臺至少要具備以下幾點：
1.1數據安全。電力工程檔案數量龐大，牽涉企業商業秘密，所以數據安全是第一個要考慮的問題。必須要有專門的服務器并且一定和互聯網物理隔離，要有數據備份、病毒防范、嚴密的用戶管理、非法用戶登陸防范、數據異常更改警示等安全功能，確保數據始終處于安全狀態。
1.2網絡暢通。電力企業內部網絡的應用已經非常廣泛和成熟，檔案管理軟件只有完全適用于企業內網，流暢的支持多用戶訪問，實行嚴謹有序的用戶注冊、登陸、注銷、權限管理，才能使檔案數字化發揮應有的作用，實現電力工程檔案數字化的初衷。
1.3功能適用。檔案管理軟件應當在對企業檔案工作實際進行充分調研的基礎上進行。應當盡力避免軟件的水土不服現象，即軟件上的功能用不上，要用的功能卻沒有，這樣將嚴重影響利用效果。難以替代傳統的檔案工作方式，使檔案數字化成效大打折扣。所以建議軟件系統要有一個比較充分的試用期，如果出現這種現象，要及時調整修編程序，確保軟件應用與實際工作的無縫接軌。
1.4離線應用。電力工程檔案大多產生于施工現場，這為檔案數據的即時錄入帶來困難。這個問題采用離線客戶端程序來實現數據的導入導出會取得不錯的效果。
2.新產生檔案的數字化處理
一個嚴密適用的數字化軟件系統平臺正式投入使用后，首當其沖的工作就是新產生檔案的數字化處理，如果形成規范的數字化處理程序，就可以在檔案的產生的初期進行數字化處理，避免了日后拆裝卷的麻煩，簡化工作環節，避免重復勞動，提高工作效率。
2.1劃定數字化范圍?？梢愿鶕寐?、保管期限、檔案類別、重要程度等劃分一個明確的數字化范圍，避免實際工作中因個人觀點不同，出發點不一樣而導致部分重要資料數字化工作遺漏的情況發生，也可以避免資料電子化中的推諉現象，有利于提高工作成效。
2.2規范數字化格式?？筛鶕浖到y和安全性，明確規定檔案數字化的格式，這樣可以避免格式錯誤、系統不兼容等帶來的重復工作和其它問題。
2.3紙質檔案產生與數字化檔案產生同步。設計、施工、監理等工程參建單位最好能配備人力和設備，形成一個規范的工作流程，同步制作紙質檔案的電子版，這樣可以起到對紙質檔案的自檢作用，也可以避免影響紙質檔案的裝訂工作。
2.4系統移交。檔案移交應在檔案管理軟件平臺中移交。由檔案驗收人員對紙質檔案和數字化檔案進行同步驗收。驗收合格后在紙質移交清冊上簽字。這樣將保證檔案數據的一致性，移交清冊里的數據可直接轉化為檔案管理單位的目錄，可以大大提高工作效率。
3.歷史檔案的數字化處理
歷史工程檔案數量龐大，規格、材質多樣，牽涉拆裝卷、掃描、修復、校核等多個環節，目前而言，僅依靠電力企業檔案管理人員去完成，將面臨人力、設備和技術的多重困難。若想短期內完成對歷史檔案的數字化，并保證數字化檔案質量，尋找具有保密資質的專業化公司去做是一個不錯的選擇。
3.1劃定檔案數字化范圍。電力工程檔案內容、材質、規格不一，保管期限不同，進行數字化處理之前，應當對庫存檔案進行仔細的鑒定和查看，可根據經費情況，優先對利用頻繁，保存年代久遠，具有重要價值，保管期限長的檔案進行掃描。
3.2統計數量，確定進度。歷史檔案數字化不是幾天就能完成的工作，所以進行數字化之前，應當先統計需要數字化的檔案數量（通常統計頁數），然后根據經費情況和企業實際確定一次完成，還是分期完成。接下來可以咨詢專業化公司，制定切合實際的工作進度，合理有序的安排檔案電子化順序。以便減少對檔案借閱利用工作的影響。
3.3尋找有資質的專業化公司實施。檔案數字化公司的資質和工作質量將直接影響到數字化檔案的質量和數字化進度的快慢。所以這時候不要怕花時間，磨刀不誤砍柴工，應當對檔案電子化市場進行詳盡的了解調研。確保選擇有檔案數字化資質和保密資質、技術成熟、管理規范、設備先進的專業化公司實施。
3.4重視檔案數字化過程管理。找到專業的檔案數字化公司以后，不是萬事大吉，還要加強過程管理，才能保證檔案數字化質量。
首先要簽訂正式規范的合同，合同中要對數字化質量、格式、校驗、錄入準確性等進行詳細的規定，對出現問題時的處理方式和解決辦法也要明確，確保掃描過程中不出現歪斜、模糊、漏頁、目錄與內容不符等質量問題。
其次要簽訂保密協議，以免實施項目的公司將企業檔案信息泄露，給企業造成損失或不良影響。
最后要加強過程中的校驗工作，因檔案數量龐大，檔案管理人員不可能短期內對所有數字化檔案進行查閱校驗，可采取抽樣校驗的方法，與數字化處理工作同步進行，隨時發現問題，隨時解決問題，確保數字化質量。
4.數字化檔案的管理工作
當我們花費大量的人力、物力、財力完成檔案數字化工作以后，我們就要回到檔案數字化的初衷上來，檔案數字化的目的就是為了更好，更高效的提供利用，這就要求我們的管理方式要發生改變，不是那種你要什么我給你發個電子版就行的事情，要做好數字化檔案的管理工作，必須做好一下幾方面的管理工作。
4.1用戶管理。要在數字化平臺中根據具體情況設置用戶身份和操作權限，一半分為管理員（可設全宗管理員或分別設置各門類檔案管理員）、兼職檔案員、普通用戶等，并且要隨著用戶工作崗位的變動而做相應的調整。用戶的分級管理是檔案安全管理的重要組成部分。
摘 要：如何建立現代企業檔案工作管理模式，適應市場經濟體制下快速發展的現代企業？本文分別從建立現代企業檔案工作的管理體制、運行機制、管理模式、委托管理等四個方面提出了幾點看法。關鍵詞 ：現代企業 檔案管理 運行機制 管理模式 委托管理establishment of modern enterprise management mode archives thoughts zhang jing(shaanxi longmen iron and steel croup,inc shaanxi hancheng 715405)abstract:how to establish a modern enterprise management mode archives to meet the market economy rapid development of the modern enterprise? this paper archives from the establishment of modern enterprise management system, operation mechanism, management, company management put forward four arguments.key words: modern enterprise, file management, operating mechanism, management, commission management近年來，隨著改革的發展和現代企業制度在國有企業的推進，企業對檔案服務的需求日益增多，但是在經濟利益的驅使下，許多企業精簡和壓縮檔案機構和檔案管理人員，對檔案部門的投入也銳減，使許多大型企業仍沿襲建立初期所形成的管理模式而遠遠滯后于企業的現代管理要求。傳統的檔案管理模式建立在當時企業管理體制、管理形態和管理模式上，適應當時企業發展的需要，在企業發展過程中起到了傳承歷史、記錄現實、服務未來的作用。隨著現代企業制度的建立，公司的管理體制、運行機制均發生了質的變化，尤其是多種經濟形式并存的集團公司的出現，使傳統檔案管理模式進行體制與機制改革的工作已迫在眉睫，只有建立現代企業檔案工作管理模式，才能適應在市場經濟體制下快速發展的現代企業。一、 建立現代企業檔案工作的管理體制檔案的管理模式受制于檔案的管理體制。現代企業制度下企業檔案工作指的應該是現代企業檔案系統建設工作和檔案業務管理工作。其管理體制有兩個層面：一是對現代企業檔案工作的宏觀管理體制，二是檔案業務部門的內部微觀管理體制。兩者之間是相互統一，相輔組成、相互促進的一個問題的兩個層面?，F代企業是一個建立健全
母子公司產權關系和公司法人治理結構的戰略聯盟組織。由若干個被控股、參股或契約關系的具有層次性穩定的小企業組成。各企業間所有制形式、管理形態、經營模式、產業規模也不盡相同，再采用過去“大一統”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業個性化的要求，不利于現代企業檔案管理工作的開展。在宏觀上要樹立管理模式多元化的觀念，建立以資產為紐帶的檔案管理模式，公司檔案業務部門要放權，給予自主的管理權。公司要強調檔案管理體制的宏觀性，在管理時以引導、服務、咨詢為主，旨在推動各子公司檔案工作依法自主運行。在現代企業檔案主觀部門宏觀指導下，建立健全檔案業務部門的微觀體制。在市場經濟體制下面對各子公司的企業形態的變化，引導各檔案部門創新各自檔案管理工作體制，以適應企業的需要。二、 建立現代企業檔案工作的運行機制管理體制一旦確定之后，需要進一步建立推動管理體制運行的管理機制。集團公司檔案主管部門首先應從宏觀層面上建立起相應的運行機制?，F代企業制度下靠傳統的文件式、指令式管理無法滿足管理形態多樣化的眾多子公司對檔案管理的要求，只能以法歸檔、以法管檔。在現代企業這種混合性經濟體制、多種所有制子公司并存下，推動公司檔案工作運行的主要手段是執法建章——執行國家、地方檔案行政法、建立公司系統檔案規章制度。首先要貫章貫法，檔案法規是約束檔案業務部門和檔案業務人員在檔案工作中的自由行為，是強制性的工作標準或工作原則。需要有一個宣傳貫徹的程序，要經過由認識——理解——執行的認知過程。通過貫章貫法使集團公司檔案系統工作在同一個法律、法規和制度的平臺上操作，實現集團公司檔案工作質的統一。其次要執法檢查，檔案法強制性的表現之一就是執法檢查。執法檢查要程序化、規范化和體系化。其重點一是加強對國家、社會和企業所有保存的檔案的監控，二是各子公司檔案集中統一管理原則的落實，三是對具備委托功能檔案部門的控制，確保檔案委托業務良性發展。三是指導業務，由于檔案工作最終落腳點在檔案業務的具體工作部門，是各子公司的企業行為。公司檔案主管部門不宜對具體業務插手過深，要通過提供法規服務、標準服務、中介服務、培訓服務、技術服務等公共服務，指導各子公司檔案工作。從宏觀上把公司檔案工作引導到依法自主、科學規范的運行軌道上來。三、 建立現代企業檔案管理模式現代企業檔案管理體制和運行機制確定之后，檔案管理模式也基本成型，即現代企業檔案管理系統與檔案管理業務部門兩個相互協調的管理模式。檔案管理系統層面是檔案業務部門管理層面的系統領導者、執行監督者。檔案業務部門指檔案實物管理者，即各級檔案管理機構。各級檔案管理機構是平等的，不受室藏多少與級別高低的影響，各自在公司檔案主管部門監督下獨立自主、依法有效地開展適合本二級單位特點的檔案管理工作。檔案業務工作部門在檔案工作中要建立集中統一的管理模式即檔案工作部門要對本企業檔案實物實行檔案集中統一管理。集中統一管理便于對新型檔案研究、收集、歸類整理，也能有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。所以要強調統一集中管理模式，以利于檔案的收集與利用，克服各自為政的混亂歸檔現象。現代企業檔案管理模式應“大放小集”。集團化大公司不僅規模大，而且子公司眾多，性質各異、區域分散，采用“大放”
的方法，適應公司多元化經濟結構，抓住靈魂、提綱挈領。“小集”是以子公司為單位實行集中管理，從檔案源頭上確保檔案的完整與安全，強化檔案管理的責任，便于檔案的收集與利用。四、 建立現代企業的檔案委托管理現代企業的管理模式給予了各子公司內部管理體制、運行機制的自主性和靈活性，各子公司會按照自己的需要設置組織機構。將檔案管理工作按照傳統慣例提交集團公司，而集團公司又不可能像過去一樣解決集團內龐大的檔案管理業務，為了解決這一矛盾，集團公司可在集團內培育發展一至若干個具有檔案委托管理功能的檔案管理機構，為不具備設立檔案管理機構的子公司提供優質檔案委托管理服務。檔案委托管理是將企業檔案管理業務工作委托具有相應功能的檔案管理部門管理，委托檔案部門從委托企業的歸檔材料收集開始直到調閱利用、鑒定注銷提供全方位全過程的優質服務。在現代企業內部實行檔案管理委托運行機制，是一種改革，也是一種創新，更是現代企業組合競爭優勢，催生子公司效益最大化的一種有效方式。在現代企業內部搭建檔案委托管理平臺，有利于現代企業檔案管理工作系統化、科學化，有利于現代企業的檔案保密，有利于現代化企業的知識產權保護。
Abstract: The State pays attention to the development of the mainstream waterway of the Yangtze River, which will pour more vigor and vitality. Now, Infrastructure construction is increasing vigorously. And as the large-scale development, we will emphasis on the archives management. The author based on years of study and practice experience, summed up the problems and countermeasures of archives management for the workers reference.
Keywords: archives management; question; countermeasures中圖分類號：G270文獻標識碼：A
前言
“十二五”期間，國家將投資215億元用于長江航道建設，將長江打造成真正的“黃金水道”，有關文件也明確指出將用10年左右時間建設1.9萬公里國家高等級航道，把長江初步建成平安、暢通、綠色、高效的現代化內河水運。今年7月份，視察武漢新港時，又發出了“要把長江全流域打造成為黃金水道”的號召，長江干線航道建設投資規模、建設強度都將達到歷史新高度。隨著國家大規模的投資建設，必須提高對建設項目檔案重要性的認識，這也是新形勢下加強建設項目檔案科學管理的重要任務。
項目檔案是工程建設全過程中的集中反映，它自始至終貫穿于整個建設項目中，是建設進程的真實記錄，是建設成果的書面結晶，是建設項目的經驗總結，為今后重建、維修和學習等提供了技術依據，是工程建設中不可缺少的一部分。檔案整理要求與工程建設項目同步進行，但是，在實際檔案管理中，卻沒能引起重視，往往是工程完工后，在短期內補全所有檔案資料。現場記錄造假、一人代替多人簽字、沒有多方審核隨意蓋章、原始資料缺失、施工日志簡短敷衍、竣工圖與實物不一致……不同程度的存在著這樣那樣的問題。所以，為確保項目檔案的完整、準確、系統、安全，符合歸檔要求，充分發揮檔案資料在工程建設、生產管理、設施維護及改建、擴建中的作用，有必要對他們進行認真的分析和研究，使其發揮積極的作用，這就是本文研究的意義所在。
一、檔案管理工作的特點
工程項目檔案是自建設項目立項審批至竣工驗收過程中直接產生的，對建成后的工程管理、維護及改建和擴建具有保存、查考利用價值，經過鑒定、系統整理且歸檔的項目文件。項目文件材料是在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程形成的文字、圖像、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等材料。
1、檔案資料來源廣泛。建設項目從項目籌劃到工程全面竣工驗收，檔案材料的范圍涉及到政府部門的立項審批文件、資金撥付部門的批復文件、設計單位的設計文件、施工單位的施工文件、監理公司的監理文件、工程招投標及合同文件、竣工驗收文件等。建設單位負責收集、積累和整理項目前期文件及設備、工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向建設單位提交有關設計基礎資料和設計文件；各參建單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集、積累項目監理文件。
2、檔案材料要求完整、準確、系統、安全、真實。凡反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體文件應收集齊全，歸入建設檔案。隨著項目的進展，這些材料由工程項目參與各方按照國家有關行業標準的要求來收集和編寫完成的。例如：施工文件按照分類由工程管理資料、施工管理文件、原材料（產品）質量保證文件、施工原始資料、設備文件五項組成。其中，工程管理文件又由項目法人就工程質量、安全、進度、費用控制管理，項目法人組織召開的工地例會、專題會議紀要等幾個具體的小項組成，這些材料要求完整、準確、系統、安全、真實，絕對不能摻假，否則完全沒有存檔和參考的價值。
3、檔案材料專業內容復雜。組成檔案材料的專業內容包括地質、水文、環保、消防、通航安全、防洪、氣象、給排水、供電照明、財務審計、工程決算等，這些導致了檔案的專業內容的復雜性。
二、檔案管理工作中存在的主要問題
1、參建單位對資料管理重視程度不夠。有些施工單位只抓工程的成本、進度、質量與安全，對工程建設中的檔案管理不太重視，等到工程快交工驗收時才著手收集、整理；施工單位流動性大，到工程后期人員已經換了幾撥，留下的人員對以前檔案人員整理的資料不熟悉，而且有些資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字，人員很難召集。而監理單位只監管工程質量，輕視工程資料的監管，檔案的收集與工程進度不能同步進行，造假交差的現象時有發生。
2、工程檔案管理制度不健全，檔案質量和安全得不到保障。出于施工項目成本的考慮，很多施工單位不建立檔案管理部門，沒有配備足夠的檔案管理人員，施工員、技術員兼職資料員的現象普遍存在，對規范不熟、對檔案整理的重要性認識不夠，沒有實時收集各項施工原始文件，很難符合檔案整理的要求。項目文件保管條件差，陳舊的基建檔案設施不能滿足檔案管理的需要，沒有采用專用文件盒保存，很難保證文件資料收集齊全、完整。此外，由于施工隊伍內資料管理人員更換頻繁，檔案資料的交接制度不完善，經常有人走檔案丟、有借無還的現象。
3、完工時間與竣工驗收時間間隔長。長航系統內大部分建設項目建設周期長，工程完工后要通過消防、環保、檔案等專項驗收，竣工驗收至少在完工后一年以上。而各參建單位在完工后就陸續撤離了項目部，檔案資料卻需要在隨后的一年多時間內不斷完善，參建單位很難再負責任地修改完善資料。
三、加強建設項目檔案管理工作的對策
1、嚴把合同簽訂關。建設單位在與各參建單位簽訂合同時，在專用合同條款中明確規定檔案工作的內容，并把檔案文件的積累、整理、歸檔工作作為合同的一項重要內容，對竣工驗收的歸檔份數、時間、質量、違約等提出具體要求，以引起承包商足夠的重視；將竣工文件的編制工作與質量保證金掛鉤，明確指出在移交歸檔文件后，必須隨時按照建設單位的要求修改文件，直至工程竣工驗收，才能支付工程尾款。
2、做好檔案交底工作。建設單位在工程項目立項后應對參建單位進行檔案工作交底，明確指出檔案材料現場管理條件：建立健全工程檔案管理制度，在項目部配備專職檔案管理人員，并配備專用文件柜、文件收納盒、照相機、掃描儀等現代化管理設備，在文件保管場所采取防火、防潮、防蟲等措施，確保項目文件材料的安全。
3、統一領導，分級管理。建設單位檔案部門負責整個項目檔案工作的統籌和協調，負有對施工、監理等單位檔案管理人員監督、指導、檢查的職能，定期組織檔案管理業務培訓，并對工程檔案進行抽查，及時發現問題，反饋整改，使檔案工作真正滲透到項目建設的各個環節，實現全面統一領導、分級管理的格局。
關鍵詞 公路工程 檔案 建設 問題；
公路工程檔案記錄了公路工程建設過程中十分重要的技術資料以及整個公路施工的過程，這些資料是以后對公路施工質量評價及公路維護、擴建及改建工作的十分重要依據，不僅能夠影響公路的日常管理維護，同時也涉及到科技資料的保管，對于相關部門來說十分重要，所以，相關部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關工作。
一、公路工程檔案管理的重要性
公路工程建設對于地方經濟建設具有十分重要的意義，在公路工程建設過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設的整個過程，同時對于公路以后的維護等各個方面也具有十分重要的意義。
（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設的一個關鍵的環節
公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個組成部分，可以直接反應公路工程質量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經開始了。公路工程的立項文件是整個公路工程項目決策、審批及確立過程的一個很真實的記錄，也是公路工程項目經費落實以及公路工程項目具體實施的根本依據。公路工程項目的預算編制、概要設計以及招投標文件都需要依據項目的立項文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監測報告、使用說明等都是公路工程質量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設項目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設的水平與質量。
（二）公路工程檔案是公路工程驗收的重要依據
公路工程驗收是交通管理部門根據各種公路工程檔案對建設單位、施工單位及監理單位所完成的公路工程建設情況進行驗收。在這一過程中，交通管理部門除了對公路實體工程進行檢測，還需要對各種資料進行審查，例如建筑材料的檢驗結果、施工試驗數據等，完成公路工程的驗收，這一過程中，需要查驗大量的公路工程檔案。
（三）開發利用公路工程檔案可以提升經濟效益
公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識財富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識與了解信息的一個重要途徑。公路檔案工作人員可以據此編制地方交通史、技術成果匯編等材料，為公路工程建設提供技術資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經濟效益。
二、公路工程檔案管理工作中存在的問題
公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業性、范圍廣、階段性等特點，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國公路工程檔案管理主要存在以下問題。
（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監管
雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設上，對于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導致整個公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時整理，導致大量工程檔案缺失。即使完工后進行突擊補充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質量相對較差。同時，部分公路建設單位沒有將公路工程檔案統一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴重。
（二）公路工程檔案案卷質量有待提升
一套完整高質量的公路工程檔案應當按照相關要求進行整理，但是在公路工程檔案管理的實際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質量不高、檔案的原始性、系統性差等多方面問題，主要表現在檔案資料收集不全、真實性存疑等方面，這些問題嚴重影響了檔案的價值，對于以后檔案的開發利用也會產生一定的不利影響。
（三）公路工程檔案的開發利用不夠
公路工程檔案的開發利用是公路工程檔案的一個重要用途，但是現實中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負責將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發揮檔案的價值。
三、加強公路工程檔案管理的對策建議
（一）進一步提高重視程度。公路工程建設的相關部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領導及檔案管理人員必須提高認識，提高重視程度，嚴格按照檔案管理的相關要求做好工作。同時，必須注重公路工程檔案的開發利用工作，提升經濟效益。
（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設相關單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實施“統一領導、年終考核、分級管理、定期檢查”制度，細化相關內部制度，設立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強對公路工程檔案人員培訓，提升其工作水平。
（三）注重檔案的過程收集，提升質量。公路工程建設的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時收集，防止出現遺漏，并且注意收集原始文件。
參考文獻：
[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2012（10）.
一、街道現有干部人事檔案管理基本現狀
新區現有六個街道， 由于高新區體制的創新，新區干部人事檔案管理工作在體制上與其他地區相比有一定的差異：新區組織部除負本文由收集整理責管理區管干部人事檔案外，具體還要負責六個街道、法院、檢察院及全區大、中小學校和幼兒園、街道社區衛生服務中心共36個獨立管檔單位的日常性業務指導工作。
目前六個街道所管理的干部人事檔案主要有三大類型：第一類是公務員和事業身份的干部和工作人員；第二類是街道管理干部企業身份人員；第三類是黨員檔案。通過近幾年的不懈努力，做到組織領導到位，責任落實到位，業務指導到位，先后通過干部人事檔案目標管理二級審核檢查標準，并全部使用了省委組織部版的系統軟件。
二、當前干部檔案管理中存在的問題
通過調研，我們了解到街道檔案管理存在的問題和基層管檔人員的想法，也欣喜地感受到大多數單位領導已經認識到干部人事檔案在實際工作中的重要性，理解管檔人員平時工作的瑣碎、繁重和艱辛，從而配備綜合素質高、具有奉獻精神的同志，并注意保證人員的相對穩定性。做到基礎扎實長效管理，保證為干部管理提供良好的信息依據。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案面臨著許多新情況、新問題。
1.檔案管理的動態性與管檔人員的不穩定性不相適應。檔案管理人員工作強度大，業務專業性強，待遇卻較差，造成人員變化大，沒有連續性。干部人事檔案工作是一項保密性強，既不引人注目、又默默無聞的工作，工作忙忙碌碌但一時難以出成績。街道的干部人事檔案管理工作基本上都是由組織人事部門的工作人員兼管，沒有配備管檔人員，而兼職人員忙于本單位事務，沒有精力動態收集新產生的干部資料，再加上人員變動頻繁，形成日積月累的各種問題，影響了干部檔案管理的質量。
2.檔案管理范圍與新的用人機制不相吻合。近年來大學生“村官”大量招聘充實到街道，但按照市人才中心的有關規定，檔案尚未納入街道組織部門管理，由當地人才市場代管，給日常管理和查檔了解個人信息帶來不便。
3.干部檔案整理與新形勢發展和要求不相適應。如紙張大小的處理（現在新的學歷、培訓材料都是頂天立地的a4紙張）。事業單位改革全員合同每年簽定的材料、審計材料歸檔、工資調整材料的收集等面廣量大。干部工作業績情況、干部個人收入申報、涉及領導干部個人重大經濟問題審計等重大事項報告的材料尚顯不足。
4.普通黨員檔案管理面廣量大利用率不高。街管干部檔案還沒有規范建立?；鶎痈刹俊⑵胀h員檔案只收集簡單的入黨信息，個人全面情況如勞動、工資等信息由勞動部門存檔，利用率不高。
三、近年來創新干部人事檔案管理工作的主要做法
1.抓組織領導，全區干部檔案工作重視程度顯著提升。為保證干部檔案的動態和長效管理，組織部領導高度重視，部長過問干部人事檔案管理工作，定期聽取工作匯報，分管副部長親自抓檔案管理，親力親為幫助解決實際問題，并配備了專職人員從事檔案工作。通過加大宣傳力度，要求街道明確黨委副書記分管，專人負責，切實將干部人事檔案工作作為干部管理的重要一環。一是將檔案工作納入年度計劃和考核指標體系。2009年開始把檔案管理內容納入街道年度工作計劃，每年制定考核指標加入區全年文明建設考核指標體系中，年未按照目標進行考評，考核結果與街道全年目標任務的完成和收入效益掛鉤。二是建立年會通報制度，每年年初召開由各街道、相關單位具體負責干部檔案管理人員參加的工作年會。通報各單位上年度干部人事檔案工作的具體完成情況，研討干部檔案工作中存在的突出問題和新形勢下做好干部人事檔案工作的新途徑、新方法，安排
部署當年干部檔案主要工作任務。建立健全制度，完善規范措施，高標準嚴要求，并確保落到實處，不斷提高全區干部檔案管理的質量。
2.抓目標管理，全區干部檔案達標比例顯著提升。目標管理的最終目的是為了規范檔案管理的質量。大力推進干部人事檔案目標管理的達標率，前幾年由于區劃調整和學校資源整合，全區這項指標的完成率只有38%。為促進全區目標管理考核工作的順利完成，采取了抓試點以點帶面、抓重點加強業務培訓、抓弱點強化整體推進的方法，通過三年的不懈努力，做到組織領導到位，責任落實到位，業務指導到位。組織部檔案室率先通過一級復查，街道全部達到二級以上目標，全區所有管檔單位達標率已達100%，提升了新區干部人事檔案目標管理的層次和水平。
3.抓信息建設，全區干部信息化管理比例顯著提升。大力推廣使用省委組織部新版干部檔案管理系統軟件 。一方面組織部檔案室集中精力對所管的干部檔案全部進行了信息化錄入，基本實現了紙質檔案電子化二套同步與更新。另一方面主動為基層提供業務指導和服務，力推街道全部使用省委組織部新版的干部檔案管理系統軟件，為機關和街道干部交流工作對接提供了便捷服務，提升了全區干部檔案管理信息化建設水平。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
近年來，隨著信息技術的高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業檔案管理轉變。
一、建設檔案管理信息平臺的背景 檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。蘇州市自來水有限公司歷史悠久，檔案資料悠久，多而雜，如何促進檔案管理水平的全面提升，充分發揮檔案信息資源服務企業、服務職工的作用，是檔案管理人員義不容辭的職責。堅持以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以開發利用檔案信息資源、促進企業發展為目的，不斷加強檔案基礎信息、基礎設施、應用系統、信息資源利用、安全保障體系、人才隊伍等六項基礎性建設，著力打造公司檔案信息共享交換網絡平臺。將檔案信息化建設納入公司信息化建設的總體布局，以建立健全“一站三庫”（即檔案信息網站、檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫）為重點，以“分步實施、突出重點、資源共享、安全保密”為原則，有序推進傳統載體檔案的數字化進程，建立檔案信息化的長效發展機制，逐步實現管理自動化、利用網絡化，全面提升檔案信息資源開發利用和服務水平。 二、實現數字化檔案室的目標
1.數據采集功能：“通過蘇州市檔案局提供的“公文檔案一體化管理平臺”軟件，多層面、多門類采集、接收公司必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子檔案信息，逐步實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。積極推進傳統載體檔案數字化建設，采取數字化掃描、轉換等技術手段，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率與質量。
2、實現數據保存功能：通過在線NAS、移動硬盤、藍光刻錄等多種技術手段，對采集到的各類檔案信息在備份的基礎上進行永久保存，完成公司數據備份。
3、實現數據利用功能：依托OA網，建立檔案信息網站，提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、數據分析服務，同時有目的、有重點的搜集、整理、數字化部分企業文件資料，面向企業，服務企業，不斷探索數字檔案室為企業服務的新路子。
4、實現數據管理功能：實行系統化管理，實現分類、排序、價值鑒定、數據檢驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個系統信息的安全。
5、實現檔案宣傳功能：充分利用數字檔案室綜合保管的，反映公司成長歷程的文本、音頻、視頻、圖像等各種數字檔案資源，全方位展示給職工，并擇要在外網公開宣傳，進一步發揮檔案信息資源作用。
檔案管理信息平臺主要應用模塊包括公文處理、檔案管理、資料管理、系統管理。其中數字化檔案存放在檔案管理模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺是一個覆蓋整個公司的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。 三、實現企業檔案管理的技術手段 認真執行國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》、《紙質檔案數字化技術規范》等一系列技術標準，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、便于轉換、實現共享。1. 全宗內檔案分類科學，編號規范 檔案分類原則是以蘇州市自來水有限公司全部檔案為對象，依據管理職能，結合檔案室全部檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，便于科學管理與開發利用的原則。 全宗內要統一的分類方案，根據檔案屬性劃分檔案的種類，做到門類之間界限清楚，層次分明；全宗內文書檔案類別設置合理，按保管期限--年度--問題（或組織機構）分類；會計檔案按年度--形式分類；科技檔案的分類應符合國家檔案局有關文件的規定；其它專門檔案的分類符合本系統主管部門與檔案管理部門確定的標準；全宗內檔案的編號排列按統一標準，以卷為單位整理時，檔號編制為全宗號--目錄號--案卷號；以件為單位整理時，檔號設置按國家檔案局有關規定執行。2.明確類目設置 一級類目按卷根據資料與檔案的特點，共設置為6個。文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案、分類業務檔案、基建類檔案。
二級類目按件管理的檔案，以部門為類目。各部門文件，檔案進行有效的管理，方便其他部門進行借閱，針對歷史檔案進行管理，電子化，流程化部門檔案。
3. 檔案整理要求 全宗內所有檔案應收集齊全，經系統整理。文書檔案、科技檔案、照片檔案、磁性載體檔案質量必須符合《機關檔案工作業務建設規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》的要求，要遵循文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的有機聯系，參照文件材料的不同價值，便于利用和保管。
3.1文件材料的種類，份數以及每份文件的頁數均應齊全完整；
3.2同一問題、同一會議、同一案件的文件以及正件與附件、印件與定稿、請示與批復轉發文件與原件等應一起整理；
3.3跨年度的會議、活動、案件等形成的文件一般歸入結束年度整理；
3.4產品、科研課題、基建項目、設備儀器按其部件、結構、階段等分別組卷；
3.5錄音帶、錄像帶、照片等檔案的整理、編目應與分類方案相統一，文字說明材料齊全、準確；
3.6文件材料的制作和書寫材料必須達到永久保存。 四、檔案信息化基礎設施建設 1硬件方面：添置計算機、服務器、高速掃描設備、數碼相機等設備，服務器配置應滿足海量數據存貯，快速檢索利用的要求；除進行紙質檔案數字化加工外，還應加大音頻檔案、視頻檔案等多媒體檔案數字化的力度。
序號 內容 型號 配置 單位 數量
1 服務器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 臺式計算機 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速掃描儀 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 臺 1
4 高清拍攝儀 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 臺 1
5 激光打印機 HP P1606dn 自動雙面/有線網絡打印 臺 1
6 噴墨一體機 OfficeJet J4660 打印、復印、傳真、掃描5合一 臺 1
7 A3掃描儀 明基 U809 A3幅面，15秒快掃 臺 1
8 A4掃描儀 明基 5560C 開機即掃，無預熱 臺 1
9 便攜掃描儀 方正Z16 600dpi 臺 1
10 數碼相機 索尼RX100 2020萬像素 3英寸液晶屏（32G含三腳架) 臺 1
11 備份設備 西部數據 DX4000 12TB（含硬盤） 套 1
12 移動硬盤 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 個 3
2軟件配置：
a、服務器操作系統：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服務器數據庫： MySQL5.0以上
c、客戶端操作系統：Windows XP
d、客戶端應用軟件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：數據庫服務器、WEB服務器、索引服務器可以安裝在一個物理服務器上；安裝系統前確認服務器上已經安裝有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服務正常運行。
充分運用科技手段提高檔案管理水平，已成為檔案安全管理和開發檔案資源的有效途徑和必由之路。
（一）、信息存儲的高密度性。計算機儲存是利用數字化技術把有關檔案信息，如文字、圖像、聲音、視頻等轉換成計算機能夠識別的二進制數形式進行存儲，還可用CD―R或用DVD的密度刻錄保存，大大節省了空間。
（二）、信息傳遞的可操作性。利用計算機或網絡技術進行制作、存儲、檢索、管理和使用的電子檔案，可以進行異地查詢、復制等信息操作。
（三）、信息查詢的快捷性。檔案管理信息化的實施，使檔案利用者可以通過網絡在線和計算機自動檢索功能獲取檔案信息，查詢各種檔案資料省時省力。
（四）、資料保存的安全性。電子文件將資料記錄于載體上的同時，可對載體上的數字信息進行壓縮編碼、加密等處理，適用于公安保密工作的需要，還可以將檔案資料復制進行備份或異地保存，避免了紙質檔案發霉、發脆、蟲蛀等不利于檔案安全保存的問題。
二、公安檔案信息化管理中存在的突出問題
當前，公安檔案信息化管理中在軟件、硬件上存在的一些問題和短板，已經成為新時期公安檔案變革發展的巨大障礙，因此，我們必須從戰略的層面更加理性地作出思考。
（一）力量薄弱，素質不高。一是檔案員素質不高。有的綜合檔案員工作積極性和熱情都很高，但因檔案知識欠缺、文化素質、微機操作水平不高，致使檔案信息化管理質量、專業化程度不高。二是檔案崗位不穩定。在基層派出所，大多數檔案管理員是由內勤兼任，且變動頻繁，業務銜接不順暢。三是工作精力顧不過來。尤其是基層派出所內勤既要面對上級各個部門數十幾種業務，又要疲于多頭應對其他工作，很難全身心集中精力投入“檔案信息化”建設中，影響了檔案工作效能。
（二）保障乏力，配套不全。近年來，公安機關雖然加大了對檔案信息化管理經費的投入，改善了辦公條件，但還有一些基層單位檔案管理硬件設施不配套，設施陳舊落后;有的單位只是將普通辦公室、住房或其它用房充當檔案庫房，這些庫房往往面積小、陰暗潮濕，連起碼的去濕機、滅火器也配備不全;有的單位還將一些其它雜物堆積于檔案庫房。
三、全面提升公安檔案信息化管理水平
的途徑和策略
如何切實推進公安檔案“信息化”建設，全面提升公安檔案信息化水平，本人認為應從以下四個方面下功夫：
（一）注重夯實檔案工作基礎，助推檔案信息化管理深入開展。
一是規范歸檔材料收集工作。要制訂、完善、健全收集制度，創新收集手段，做到廣泛收集和重點收集相結合;要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集;要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二是規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期準確、案卷封面、卷內文件目錄、備考表填寫無錯漏、案卷裝訂結實美觀。三是規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用;要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，配置防潮、防濕、防火等安全保管和保護設備;要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作。
（二）要注重公安電子檔案與紙質檔案兼容并存。
紙質檔案和電子檔案是兩種不同載體的檔案，有著各自的特點，它們既有相對的獨立性，又具有統一性。我們在實際工作中，既要做到重視電子檔案的錄入和傳輸，又要做到紙質檔案的妥善保管，使其繼續發揮應有的作用。只有將二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為公安工作和社會服務。
（三）加強電子文件歸檔和接收的集中化管理。
通過建立公安檔案信息管理系統局域網，實現與上、下級的互聯。分縣局機關檔案室將基層派出所檔案工作納入全局檔案信息管理系統平臺，這樣不僅可以通過網絡對派出所檔案收集、整理、歸檔等工作進行集中統一管理，而且可以通過網絡跟蹤掌握各派出所檔案工作的真實情況，及時發現和有針對性的幫助解決存在的問題，提高派出所檔案管理整體水平。同時，通過與省廳、市局的互聯，實現檔案信息資源的共享，為現實斗爭和廣大群眾提供方便優良的服務。
1引言
臨汾市總人口434.5萬人，其中農村人口250.3萬人，占總人口的57.61%。全市山多川少，十年九旱，水資源嚴重不足，水資源總量15.2億m3，人均占有水資源量380m3，呈現出人口多、用水量多、水資源量相對少的特點，水資源供需矛盾相對突出。為保障農村飲水安全，近年來，臨汾市把解決農村飲水作為一項重要工作常抓不懈。到2010年，全市建設各類農村飲水工程3743處，基本解決了農村人口的飲水問題，實現了農村飲水安全全覆蓋。之后開展了提高農村群眾用水標準工程建設，進一步提高水質標準，提高自來水入戶率。截至目前，全市飲用自來水（包括簡易自來水）人口占到農村人口的94％。農村飲水安全工程作為重要的民生工程，投資規模大、建設時間長、建設地點分散、單項工程小而多，決定了農村飲水安全工程檔案資料具有數量多、資料分散、收集管理難度大的特點，因此，做好農村飲水安全檔案工作是一件復雜而系統的工作。
2農村飲水安全工程檔案工作重要性分析
2.1工程檔案是維護管理農村飲水安全工程的第一手資料臨汾市農村飲水安全工程點多面廣、戰線長，全市4819處農村飲水工程，其中單村供水工程就有3519個，占飲水工程總數的73%。工程使用過程中一旦出現問題，在對其維護、維修、改造過程中，工程檔案就是必不可少的依據和憑證。2.2工程檔案為今后農村飲水安全工程建設提供參考和借鑒在解決農村吃水問題上，臨汾市經過了人畜吃水、飲水解困、飲水安全、標準提高等幾個階段，每個階段工程建設都有不同的技術要求和側重點，完整的農村飲水安全工程檔案，為今后提高工程設計質量提供了參考和借鑒，也是開展農村飲水安全工程學術研究、持續進行工程建設的寶貴資料。2.3工程檔案是保障農村群眾安全飲水的重要依據在自然和社會環境影響下，自然災害、突發事件難免發生，也可能對農村飲水安全工程產生不同程度的影響，要避免或減少其影響，保障農村群眾飲水安全，就必須分析研究工程檔案中的數據和結論，提前預防和有效解決自然災害、突發事件產生的影響。同時，工程檔案還是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據。
3主要做法
在農村飲水安全工程項目實施中，根據實際情況，形成了一套檔案收集管理模式，力爭為工程提供一份翔實可靠的檔案材料。3.1工程實施前期的資料收集工程前期文件材料主要有項目投資計劃、資金文件、批復、會審紀要、實施方案、變更設計及批復、法人建立文件、項目公示、招標公告、招標文件、中標通知書等。3.2工程施工期間的資料收集施工文件材料主要有項目劃分申請、報告、批復、單元工程質量評定表、隱蔽工程驗收簽證，水泥、沙、石、鋼筋、混凝土砂漿配合比資料，砂漿、混凝土試件檢測報告、施工日志，工程工藝、設備材料、管材合格證、設備合格證等。此外還包括開工申請、開工令、隱蔽工程簽證、中間報量、聯合計量單、完工結算書及支付證書等監理文件材料。3.3竣工驗收及運行管理資料收集竣工驗收文件材料主要有建設管理報告、施工管理報告、監理報告、質量評定報告、資金支付資料、財務決算報告、審計報告；工程運行管理資料主要有受益戶統計表、移交清單、試運行報告、工程管護制度、管護協議、水質化驗報告等。3.4根據工程特點做好檔案資料整理由于農村飲水安全工程量小、數量多，單個工程很難裝訂成一本，因為一個批次的很多程序都是同時審批的，包括資金下達、方案審查、招標、設計、施工、監理、質量監督等，這些資料應批次裝訂，避免資料重復，但裝訂時注意對每個工程進行編碼，一個工程對應一個編碼，以方便工程準確快捷的通過編碼將其找出。檔案裝訂應按照水利部頒發的水利工程建設項目文件材料檔案管理規定實施。同時，由于農村飲水工程檔案使用頻率高，不要用檔案盒裝，最好用硬殼紙當封面，用線捆扎封邊裝訂。3.5嚴把檔案資料收集管理環節在工程檔案收集管理中，要本著“對過去負責、為現在服務、替未來著想”的原則，確保各類檔案資料的規范性、完整性和準確性。對接收的建設管理類、勘測設計類、建設監理類、施工管理類、竣工驗收類等工程建設檔案，管理辦法、管理制度、用戶協議、安全責任書等運行管理檔案，工程建設、水費收繳與使用等財務檔案，各類配件、管材出入庫登記等物資檔案，分別進行分類、整理、編目、裝盒、入庫，做到整齊規范，排列有序，查找方便。
4檔案管理存在問題
4.1對檔案資料收集管理工作重視不夠農村飲水安全工程是一項重要的民生工程，涉及到老百姓的切身利益，有關單位大多認為其重點應突出解決好工程設計、建設工期、工程質量和工程效益上，忽視了檔案的收集、整理、歸檔、管理，導致工程檔案管理工作相對滯后，檔案的系統性、準確性得不到有效保障。4.2檔案收集管理專業人員缺乏在農村飲水安全工程項目建設中，檔案收集管理人員一般是新參加的工作人員、工程技術人員或兼職人員，有的甚至是臨時抽調，身兼數職，缺乏檔案專業知識，對工程檔案收集管理比較陌生，不熟悉檔案收集管理的法規和制度，很難適應工程檔案收集管理工作需要。專業檔案管理人才更是奇缺，在一定程度上影響了農村飲水安全工程檔案管理工作。4.3工程檔案資料不齊全由于農村飲水安全工程前期工作距離實施時間跨度較大，往往哪個部門形成的檔案資料就保存在哪個部門，甚至保存在承辦人手中，信息不容易掌握，導致前期工作檔案資料收集不齊全。而且由于農村飲水安全單項工程規模較小、施工技術難度不大，對施工單位資質要求不是很高，多為資質較低的施工企業，對工程檔案資料的收集管理水平參差不齊，導致施工資料不規范、不完整。同時個別資料還存在不完善、不完整情況，存在以施工圖、甚至示意圖代替竣工圖，簽字手續不齊全等問題。
