時間：2023-06-07 09:02:52
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1 前言
近年來，在經濟社會信息化和電子化快速發展的新形勢下，水利水電科技檔案也在不斷地發生管理方式和管理手段的推陳出新?？萍紮n案如何更好地促進水利水電事業的健康協調發展，實現檔案信息資源在水電工程中的共享應用，便成為了水利水電科技檔案管理的重要課題。筆者試就水利水電科技檔案與水電工程實現信息資源共享談些粗淺的認識。
2 為什么要實現水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享
2.1 實現信息資源共享是加強水利水電科技檔案管理的重要途徑
一是確保水利水電科技檔案滿足業界人士和社會所需的客觀需要。作為水利水電工程發展的重要歷史記錄，科技檔案是按照一定規范標準整合在網絡系統或者數據庫中，檔案資源利用者可以很便捷、高效地查詢檢索的工程信息，不僅是已完工程項目的有力證據資料，同時還能夠提供給未完工或者擬開工項目研究和決策工程建設的重要參考價值，從而順利地實現了科技檔案與工程項目的信息資源共享。
二是確保水利水電科技檔案管理的客觀需要。水利水電科技檔案有專門的管理機構，負責檔案信息資源的收集、登記、整理、歸檔、檢索、等基礎性工作。隨著水利水電事業和科技檔案管理的逐步發展，現有的管理人員、技術支撐、工作理念等仍然運用傳統的科技檔案管理模式，已不適應水利水電工程建設的實際需要，嚴重地影響了科技檔案資料的高效、科學、合理使用。因此，實現水利水電科技檔案與水電工程資源共享，不僅有利于促進水利水電事業發展，也是加強水利水電科技檔案管理的重要載體。
2.2 實現信息資源共享是促進水利水電工程項目建設的重要途徑
一方面，水利水電科技檔案的信息化、電子化發展已經成為了大勢所趨。國家檔案局和水利部很早就要求加強檔案管理信息化建設。因此，水利水電科技檔案管理部門和水利水電工程建設部門，相繼適應網絡信息化和檔案管理現代化發展的形勢，逐步推廣了水利水電工程檔案存儲、傳輸、查閱的網絡化管理，為順利實現水利水電科技檔案與工程建設信息資源共享提供了可能。
另一方面，目前很多地方都建設了諸如檔案數據庫、信息網、目錄中心、大型文獻中心等水利水電檔案信息資源共享平臺，為實現水利水電科技檔案與水電工程的信息資源共享提供了可參考借鑒的重要實踐依據。
3 如何順利實現水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享
3.1 健全機構，加強組織領導
健全完善的組織領導是確保水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享的前提和基礎。因此，要建立健全工作機構，負責對檔案工程信息資源共享的統一領導，科學規劃、精心部署構建檔案信息資源共享體系，確定信息共享平臺建設思路、發展計劃和管理標準，落實基層檔案管理機構的工作任務和責任分工，建立健全內部管理制約制度，研究協調工程建設和檔案管理中遇到的普遍性、苗頭性、傾向性問題，跟蹤監督和規范管理信息共享平臺的日常維護、設備更新、資源利用、收費標準等項工作，解決共享體系建設中的人、財、物需求，以充分保障順利建設水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享平臺，實現檔案數據資料共享。
3.2 明確標準，保證共享效果
要實現水利水電科技檔案真正與水電工程項目建設信息資源共享，確定科學、統一的標準化模式是關鍵因素。近年來，面對檔案管理日益信息化、科技化、電子化飛速發展的趨勢，檔案管理行業為了加強對檔案資料的規范化管理，相繼研究出臺了《檔案著錄規則》和《紙質檔案數字化技術規范》等行業管理技術標準，但也只是宏觀性地對檔案資源的基礎管理做了原則性的規定，對于做好水利水電科技檔案的信息化、電子化建設，仍然有一定的局限性，并不能完全照搬照抄、粗糙套用。由于目前尚未有針對專業檔案特別是工程類檔案資源細化管理的行業標準和業務操作規范，導致水利水電檔案管理機構對工程科技檔案的管理“政出多門”、“五花八門”，沒有統一的管理規范和標準體系，甚至信息資源共享平臺的電子數據交換格式與檔案資源信息檢索目錄數據庫結構千差萬別，造成了傳遞利用、檢索查詢科技檔案信息資源的不同檔案管理機構兼容困難，一定程度上也成為了制約資源共享的標準化、科學化、規范化建設的“瓶頸”問題。因此，建立健全水利水電科技檔案與工程建設項目信息化、電子化共享信息資源的統一標準，便被提上了重要管理日程。
3.3 創新方法，提供技術支撐
既然水利水電科技檔案的信息化、電子化發展已經成為了檔案管理的必然趨勢，水利水電工程建設項目要想與科技檔案實現資源數據共享，充分利用已完成項目的工程資料檔案，在檔案管理已經實現數字化、電子化的前提下，就必須得借助于計算機網絡來實現檔案資源的檢索、查閱。因此，伴隨著當今信息時代的高速發展，計算機普及率的空前提高，網絡信息資源的安全隱患也日益成為檔案管理和使用者高度關注的重要問題。這就要求我們在水利水電科技檔案資源收集、整理、錄入、存儲、傳遞、利用時做好安全防范措施，改善計算機網絡信息安全防范的信息加密、權限認證、口令鑒別、備份存儲、存取控制、數字簽名、安裝防火墻和防病毒軟件等核心技術，切實堵塞安全漏洞，防止網絡黑客、數據竊賊、電腦病毒等侵襲計算機，惡意攻擊、破壞、更改或者泄露電子工程科技檔案數據，避免計算機網絡水利水電科技檔案信息資源管理出現不安全和不穩定因素，保證科技檔案與水電工程項目的信息資源共享。
3.4 完善機制，培養專業人才
人力資源是實現水利水電科技檔案與水電工程項目信息資源共享的重要智力基礎和人才保障。一方面，隨著水利水電事業的日趨發展和科技檔案管理水平的逐步提高，對檔案管理人員的綜合素質也提出了新的更高的要求。然而，目前很多檔案管理者的年齡結構、業務能力、計算機操作水平、職業道德素養與做好科技檔案信息資源共享卻有很大的差距。因此，如果不及時吸納講政治、精業務、懂技術、會管理的復合型專業人才，來規范和管理水利水電科技檔案，不僅有悖于水利水電事業的發展需要，也會影響信息技術與檔案管理的網絡信息數據順利對接，一定程度上阻礙信息資源共享體系的建設。另一方面，要研究制定針對性、操作性強的培訓計劃，全方位、多層次、分批次地對現有管理人員進行相關知識技能培訓，確保檔案管理者能夠基本掌握科技檔案信息數據的整理、錄入、檢索、查詢、輸出等網絡操作技能，推進檔案管理與電子工程信息資源共享進程。
3.5 更新觀念，提升服務質量
要教育引導水利水電科技檔案管理人員切實轉變思想觀念，把服務檔案信息資源共享體系建設作為第一要務，把信息資源利用者是否滿意作為第一標準，努力增強服務的主動性和自覺性，將科技檔案信息資源主動提供給水電工程項目使用者，
變“要我服務”為“我要服務”，確保信息資源共享。另一方面，水利水電科技檔案管理機構要通過科普宣傳、印發資料、平臺展示、論壇講座、典型介紹等形式，加大共享機制宣傳推廣力度，使業界人士和社會公眾充分認識和了解水利水電科技檔案與水電工程項目建設信息資源共享的重要意義，示范和引導水電工程項目單位自覺咨詢、查閱、瀏覽水利水電科技檔案信息資料，增強科技檔案在水電工程中的科學、合理應用。
4 結語
綜上所述，在經濟社會信息化、網絡化日益發展的今天，實現水利水電科技檔案與水電工程信息資源的充分共享利用，是確保檔案資料科學、高效、合理使用的客觀需要，也是促進水利水電工程事業健康協調可持續發展的必然選擇。
參考文獻：
為使檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化。結合本公司實際情況，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及消毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。
二、工作措施
（一）領導重視，將檔案工作納入企業管理。
為了切實加強對檔案管理工作的組織領導，公司成立了由分管工程的副總經理為組長，辦公室主任為副組長，各處室負責人為成員的檔案管理領導小組，有人員變動時及時調整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。公司把檔案工作作為一項重要的內容納入公司的建設和發展規劃，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以分管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各處室協助抓的四級檔案管理網絡。
工程檔案是工程建設的真實記錄，是基本建設項目管理工作的重要組成部分?；I建處高度重視工程檔案管理工作，并隨著工程建設的推進初步建立了**水電工程檔案管理體系，成立了竣工辦，并在綜合辦公室配備了1名專職檔案管理人員，其它設計、監理、施工單位也都配備了34名專、兼職檔案管理人員，負責工程檔案資料的管理工作。
（二）改善硬件設施。
為保證工程檔案管理工作的順利開展，籌建處先后制定了《竣工檔案驗收工作規定（試行）》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制》、《檔案庫房管理制度》、《檔案設備管理制度》等管理制度。建立了建筑面積為443m2的檔案室，其中，檔案庫房面積386m2；配備檔案密集架91列，其中，基建檔案50列，文書檔案16列，會計檔案15列；配備計算機3臺，復印機1臺，空調11臺，除濕機7臺。
（三）積極參加檔案管理專業培訓
在日常檔案管理工作中，監理單位每月按期組織相關單位對施工單位的歸檔資料進行檢查，對存在的問題要求進行整改并在下月檢查落實整改情況，確保歸檔資料檢查工作形成閉環。同時，認真開展檔案管理培訓活動，不斷提高檔案管理工作水平。2008年，舉辦基建檔案培訓1次，清華紫光檔案管理系統培訓2次，參加培訓人員共計264人次。
三取得的成績
做好歸檔工作，確保案卷質量。檔案整理由辦公室專職檔案員負責完成，做到嚴謹細致地對待每一份材料，對檔案管理要求在建工程檔案工作同工程建設同步進行，按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等6道工序，進行分類整理，使檔案資料達到分類科學，排列有序，編號統一，目錄規范的標準。截至目前，**水電工程完成94個籌建期合同項目的歸檔工作，入庫案卷5170卷；主體工程正在建設，尚無歸檔案卷。歸檔后的檔案門類齊全，結構合理，為我檔案管理工作逐步走向正規化奠定了基礎。
四存在的問題
大型水利工程是一個地區乃至國家發展的戰略工程，是保障國家水安全、促進結構調整和民生改善、推動區域協調發展、增加有效投資需求、保持經濟穩定增長的一項重要舉措?！笆濉逼陂g，我國將集中力量建設一批重大水利水電工程。目前，172項重大水利水電工程正分步建設，金沙江、瀾滄江等流域也將陸續開發。工程檔案管理對于整個工程的建設、施工等各個環節的進行與施工優化都有著重要的意義和作用。在工程建設過程中形成的各類文件資料記錄了工程建設中出現的各種問題及工程建設流程，對于以后工程的維護與檢修有著重要的參考作用，大型水利水電工程關系國計民生，尤其需要做好工程檔案資料的收集整理。
一、大型水利水電工程檔案收集整理難點
1.大型水利水電工程建設周期長，大多需要5~10年建設期，期間由于管理人員的更替等原因，很難使竣工檔案達到完整、準確、系統的要求2.檔案資料含蓋專業廣。大型水利水電工程除了水利水電主體工程，一般還含有永久（臨時）生活營地房建、公路、橋梁、隧道、供水供電等輔助工程項目建設，是許多單項工程的綜合，工程龐大。因此，整個工程建設中所形成的科技檔案種類就不像一般工程那樣單一，檔案管理人員對各專業的了解有限，很難做到科學合理的分類組卷。3.檔案數量大。大型水利水電項目歸檔資料會達上萬盒，數量浩大，整理繁瑣。4.檔案載體形式多樣。歸檔資料除了以普通紙張作為載體材料外，還有制成原圖的繪圖紙，數碼照片、音/視頻的磁性材料，還有獲獎項目的獎杯、錦旗、巖芯實物檔案等。
二大型水利水電工程檔案收集整理對策
1.做好項目實施前的檔案準備工作
1.1項目籌建或啟動時，及時建立檔案管理組織機構，明確檔案管理分管領導，制定檔案管理相關制度（至少應制定檔案管理辦法、項目劃分檔案編碼規則、檔案整理規則、檔案借閱利用規則等）及工作流程，將檔案工作納入工程建設的全過程。1.2配備專兼職檔案管理人員，專職人員負責對各科室及參建單位資料收集的指導工作，兼職人員主要負責各部門（科室）及對口施工單位資料的收集、審核工作。
2.做好歸檔計劃并跟蹤落實
根據工程進度和實際情況，可將施工周期較長（兩年以上）的合同項目采取分階段歸檔的辦法。如導流隧洞、大壩澆筑等單位工程，在每項分部（分項）工程完工時，由檔案人員參加驗收并接收該部分施工過程記錄檔案，合同項目完工驗收后，移交全部工程檔案，確保該工程檔案的齊全完整。對于周期短的合同項目，如小型房建、橋梁等工程，在檔案管理人員了解工程進展情況下，及時掌握工程信息并指導相關單位做好施工過程資料整理，在合同工程完工驗收后一次歸檔。
3.明確歸檔責任和歸檔范圍，避免重復歸檔
施工過程中形成的文件資料涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員較多，稍有疏忽就可能遺漏。加上施工文件資料往往一式幾份，參建各方均有留存，沒有明確各方的歸檔責任和歸檔范圍，很容易造成同一文件大量重復歸檔。為盡可能減少重復歸檔的情況，可采取各方“聯合歸檔”的方式，即：以施工單位為歸檔責任主體，將建設單位和監理單位與其來往的文函按事件類型一并組卷歸檔（來文與復文為一件），建設、監理單位歸檔自身形成且不需要印送至施工單位的文件，如監理日志、監理規劃大綱、旁站記錄、試驗抽檢等文件由監理單位歸檔。為保證施工單位移交的檔案完整、準確、系統，在移交檔案時，建立施工單位（立卷人）對歸檔的每盒文件進行自查，監理單位逐盒復查，建設單位再次核查的三級審查制度，審查無誤后，各方代表在每盒文件備考表中簽字確認。
4.做好檔案業務考核，增強管控手段
目前國內的很多施工企業對檔案管理認識不夠充分，在施工過程中，更加重視質量、安全、成本和進度等。為增強檔案業務管控手段，在對參建單位進行的考核中，應加入文件整理歸檔情況考核，促使文件材料歸檔整理與工程建設同步有序進行，避免在項目竣工后臨時抽調人員收集整理，造成前期大量文件收集不全，歸檔文件質量差（簽字手續不到位、復印件多、漏項等）。另外，在尾款結算或履約保證金退還申請時，履行檔案管理人員會簽手續，實行“不歸檔不結算”的方式，督促資料整編單位盡快整理歸檔。
5.加大指導力度，定期檢查培訓
參與大型水利水電工程建設的單位眾多，管理人員來自全國各地，其中很多員工是第一次接觸工程檔案，業務水平參差不齊，為加強工程建設各階段檔案工作的有序管理，可有計劃的邀請檔案專項驗收的政府部門（所在省或國家檔案局）的專家進行檔案業務知識培訓，詳細介紹項目檔案工作的法規、標準，學習檔案基礎知識和施工過程原始憑證文件的填寫方法，增強相關人員做好檔案工作的責任感，提高業務水平，為保證竣工檔案的案卷質量打下良好的專業基礎，
6.大膽創新，推動大型水利水電工程檔案業務快速發展
在網絡化、信息化的新時期，提高檔案現代化管理水平，需要不斷的創新和探索新的管理模式、管理手段。隨著科技的發展，如今傳統的檔案手工管理模式，應逐步向現代化管理模式轉變，利用互聯網、數據庫，在檔案形成期，由檔案收集責任人員及時在系統中著錄檔案文件信息，并與實體檔案相對應，這種方式簡化和規范了日常各種目錄的錄入并及時實現在線的文件統計查閱，提高工作效率。探索無紙化檔案管理，在有條件的項目中，優化工程管理系統，使用手機和平板電腦APP管理方式，做到工序記錄、質量評定等在施工現場用數字設備記錄（自動生成記錄時間），經認證的電子簽名后，生成電子報表歸檔。該方式能避免施工單位先施工，后補資料的問題，保證了過程記錄文件的原始性。這種方式大大縮減了紙質文件的歸檔保管數量，方便查詢利用。
筆者長期從事水電工程檔案管理工作，參加了長江三峽工程、湖北清江水布埡水電站、烏江彭水水電站等十余座大中型水電站檔案管理和配合驗收工作，結合檔案管理實踐，分析了水電工程檔案特點和存在的問題，提出了檔案管理的方法和對策。
一、水電工程建設檔案的特點
1. 時間跨度長，前期論證久
大型水電站工程，一般要經歷規劃、預可行性研究、可行性研究、實施階段及工程項目驗收階段等，所需時間短則十年，長則數十年，如三峽工程從論證到建成，歷時一個世紀，又如烏江彭水水電站從論證到建成歷經30年。水電站這種時間跨度長、前期論證久的特點，為水電工程建設檔案管理增加了不少難度。
2. 技術資料多、檢查驗收多
大型水電站工程，由于地質地形復雜，前期規劃設計審查程序較多，形成了大量的技術資料和審查文件，檔案管理工作量大。水電站建設期間，為確保工程質量，每道工序、每個單元工程都要進行質量檢查，單項工程要進行檢查驗收，工程完工需進行竣工驗收，每個環節都將產生檔案資料。
3. 參建單位多、建設地域廣
大中型水電站工程，技術復雜，投資巨大，參建單位既有設計、監理、咨詢、監測等技術服務企業，又有工程施工、設備制造企業等，交叉往來的技術文件數量龐大，產生了大量的檔案。水電站工程建設征地面積很大，移民數量多，移民檔案數量巨大。征地補償和搬遷安置，關系到千家萬戶移民的切身利益，處理不當，易造成社會矛盾，影響庫區穩定，移民檔案更應加強。
二、水電工程建設檔案管理存在的主要問題
1. 專業檔案人才少，非檔案專業人員兼職多
通常水電開發企業在取得某一水電站開發權后，即在建設地區組建該水電站的開發公司作為建設業主。由于組建時間較短，往往不能配備專業的檔案人才，多數采用兼職人員承擔檔案管理，制約了水電工程建設檔案管理。
2. 硬件不達標，軟件投入少
盡管水電站前期規劃論證時間很長，但開發企業一旦取得開發權，組建開發公司到實質開工，時間都較短，電站業主的管理基地隨著樞紐工程一道開工建設。檔案管理的軟硬件建設往往滯后，難以給檔案收集整理保管創造較好的環境。
3. 管理制度健全，管理方式較落后
建設業主隨著電站開發組建，機構還在籌備，人員還在調配，各項管理制度也在制定之中，但與此同時，隨著水電站前期規劃設計基本完成，轉入施工建設期，正是產生各種技術文件最多的階段，由于公司的各項制度，包括檔案管理制度也在制度、試用之中，還不夠清晰，管理人員也在熟悉之中，給檔案管理造成了一定混亂。檔案管理剛剛起步，管理方式、管理手段都處于比較落后的狀態。
三、加強水電工程建設檔案管理的方法和對策
1. 精心組織、加強指導、強化監督
加強領導，強化措施。領導重視，是做好水電工程建設檔案管理工作的前提和保障。任何一項工作，只要得到領導的重視，就能達到事半功倍的效果，國家大中型項目檔案管理驗收辦法等已為領導重視檔案工作創造了很好的條件。做好工程建設檔案管理的超前介入，注重源頭管理和全程資料收集整理。實行“三納入、三同步、四同時”制度，“三納入”：納入月度、季度、年度計劃；納入各部門崗位職責；納入日常管理?！叭健奔垂こ探ㄔO進度與檔案整編同步，分項分部驗收文件材料形成與歸檔同步，工程竣工驗收與檔案驗收同步?！八耐瑫r”指從工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關合同、協議時，應對檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查工程進度與施工質量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收檔案內容與質量，并作出相應的鑒定評語。
建立制度，健全體系。實行領導負責制，明確各級各部門分管檔案工作的責任人，建立覆蓋工程建設全方位的檔案管理網絡。一要大力推行檔案管理的考核制度和獎懲制度，把檔案管理納入部門和領導績效考核指標，資料歸檔要和項目質量一并進行考核。二要推行歸檔保證金制度，對檔案移交期限超過三個月的，將扣除部分歸檔保證金；檔案移交期限超過六個月的，將對歸檔直接責任人處以罰款，對應歸檔而拒不歸檔的項目，除不能進行項目決算外，將分別對項目責任人和生產單位的檔案責任人進行罰款。三要建立由各參建單位相對穩定的檔案管理人員組成的檔案管理網絡，避免建設檔案的疏漏。
崗位培訓，提高素質。業主單位要經常性地開展對本單位和各參建單位的檔案專兼職人員業務知識培訓，大型水電項目由于自身建設的特點，每個工程管理的要求不盡一致，檔案管理的要求和辦法也不盡一致，只有通過培訓，才能統一標準，才能達到檔案的無障礙通行。
2. 細化內容、全程參入、嚴格把關
設立目標、嚴格要求。大型水電工程立項伊始，就要明確檔案管理目標要求，即工作程序化，資料標準化，操作規范化。大型水電站工程檔案子項多，檔案數量巨大，內容豐富，專業性強，并且涉及設計、施工、監理、制造、監測、檢驗等眾多參建單位。檔案管理各個環節，各參建單位之間存在互動承繼關系，用規范的檔案管理行為推動各參建單位，促進提高水電站建設管理水平。
明確內容，分類細化。水電站工程檔案按時序可分為項目準備階段、項目施工階段和項目階段驗收及竣工驗收階段三類。項目準備階段的文件以地質勘察資料和規劃設計技術報告及審查意見批文為主。項目施工階段以施工圖技術資料和現場的地質、日志、檢驗、變更資料為主。項目階段驗收和竣工驗收階段以各項驗收報告為主。業主單位檔案部門應詳細了解各參建方形成的資料種類，制定詳細的歸檔內容及保管期限表，并嚴格按此實施。
全程參入，爭取主動。實施全過程管理，檔案管理人員全程參入工程的前期準備、實施建設和竣工驗收三個重要階段。在工程檔案形成、收集、整理過程中，注意上下協調，及時與參建單位溝通，提前了解工作動態，全程跟蹤工程進度，提前掌握檔案產生的源頭。檔案管理貴在持之以恒，隨收集，隨整理，不積壓，將龐大紛雜的檔案工作化為日常工作中的涓涓細流，歷久成潭。
中圖分類號:G275文獻標識碼:A
文章編號:1009-2374 (2010)30-0119-02
目前,我國水電建設進入快速發展時期,不同規模及型式的水電工程項目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。每時每刻都有成千上萬的建設者酣戰在這些工程項目上。作為水電工程建設管理重要內容的水電工程建設檔案管理,是水電工程達標投產六項考核項目指標之一。為此,在做好水電工程建設的同時,必須做好水電工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。本文針對各水電開發企業在加快推進水電工程項目時,發生水電工程建設檔案管理脫節等常見問題提出解決或改進的辦法和措施,以供參考。
1水電工程建設檔案管理的特點
一般水電工程建設項目投資大、周期長、環節多、內外部協作復雜,所形成的檔案有如下特點:
1.1數量大、種類多
水電工程建設是一個龐大的系統工程,由一個個單項或專項工程項目組成。從項目立項、核準到開工、建設,再到項目竣工,長達5～8年,甚至多達十多年。長時間所產生的文件包括勘測設計、招標投標、配套供電交通、土木工程,設備安裝,管道線路鋪設、裝飾裝修等資料,并經文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實物標本等形式記載,形成數量巨大、種類繁多的工程建設檔案。
1.2價值高
水電工程建設檔案產生于水電工程項目建設的參建各方,在工程建設過程中,涉及質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗收和竣工驗收,以及日常管理中不可替代的重要依據,也是在工程建成后進行運行、維護管理中不可缺少的參考資料。
1.3綜合性強
水電工程建設涉及面廣,牽涉到電力、交通、水利、通訊、消防、市政、生態環境、土木工程等各個方面,使形成的水電工程建設檔案專業性、綜合性強。
2水電工程建設檔案管理的常見問題
從上世紀80年代中期開始,在我國水電建設行業中,陸續推行項目法人制、招標投標制、合同管理制及建設監理制,開始了流域梯級水電開發建管結合等方面的探索,水電工程建設檔案管理也取得了重大進步,但水電工程建設檔案管理目前還存在以下問題:
2.1重工程建設,輕檔案管理
為使工程項目盡快發揮效益,業主和參建單位在工程建設過程中往往只注重工程的有形建設,忽視檔案資料的作用,檔案管理意識淡薄,未把工程檔案管理納入日常工程建設管理中,特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務重等情況下,只重視建設項目的進度、質量和資金的控制,而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作,使工程檔案管理與工程建設不能同步進行。
2.2檔案管理規章制度不健全且執行不到位
水電工程建設檔案管理點多、面廣、量大,牽涉單位多,且各單位各自相互獨立。由于工程建設檔案管理規章制度不健全,其實施細則未及時跟上,缺乏完善的約束機制;加上檔案管理不重視,造成執行不到位,出現檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現象。
2.3檔案歸檔不及時且質量不高
水電工程建設長達數年,而檔案文件的收集整理工作又具有持續性,受水電工程建設參建單位多,工期長、人員變動大等因素影響,各單位對建設過程中形成的資料未及時收集和妥善保管,檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔。等到工程項目完工需辦理竣工驗收手續時,再來組織大量的人力、物力,突擊補充檔案資料,導致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面,檔案資料的真實性、完整性、準確性難以控制。
2.4檔案管理人員配備不足且素質不高
因對工程建設檔案管理不重視,企業或參建單位配備的檔案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩定性差,而且對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質量較差,無法達到國家規定的檔案管理驗收標準。
2.5檔案現代化管理水平不高且信息資源未共享
在實際工作中,各參建單位不同程度地存在著重視紙質文件的歸檔,輕視電子文件的收集歸檔,紙質檔案與電子文件檔案未同步管理,工程檔案信息未實現共享。
3應對水電工程建設檔案管理問題的措施
3.1加大宣傳力度,增強檔案意識
為加強對水電工程建設檔案的有序管理,在工程項目開始時,就應對來自四面八方的參建單位及人員進行檔案法律法規的宣傳教育,增強工程檔案意識,爭取各方面的配合與支持,提高他們做好水電工程建設檔案管理的自覺性和責任感。尤其要向各參建單位的現場領導宣傳,以增強他們的檔案意識,樹立“依法治檔”的觀念,爭取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動的局面。
3.2完善制度,規范檔案管理
一要根據國家及行業的有關法律、法規,結合水電工程建設情況完善制度,建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度,對組織體系、職責、考核,以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程,都應明確規定,實現檔案管理規范統一、有章可循;二要制定水電工程建設檔案管理工作約束機制,將工程檔案管理工作納入工程建設目標管理,并將其納入有關部門的職責范圍,明確責任指標,嚴格考核;三要提高執行力,嚴格落實檔案管理規定,實行檔案工作與工程建設“三同步”,執行檔案人員“三參加”,落實檔案工作“四納入”,從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎。
3.3加強隊伍建設,提高業務素質
一方面配足檔案人員,保證檔案人員的相對穩定。條件允許的,應配備專業人員專門管理;條件不允許的,也要設法提高檔案工作者積極性和工作熱情,使其安心工作。另一方面,加強業務培訓,主要包括三方面的培訓:首先是檔案業務、工程專業基礎知識的培訓,使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識,又懂得工程施工流程,從而更有利于歸檔工作的開展;其次對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓,使他們掌握檔案方面的有關規定和要求,督促相關人員嚴格按標準執行;最后,對項目建設單位的檔案專業人員進行工程文件編制的現場指導,通過“傳、幫、帶”的形式,提高參建各方專兼職檔案人員的業務素質和專業技能。
3.4深化過程控制,實行全程跟蹤
為實現工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準確性,需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關,使其滲透于工程建設各階段、各環節中。為此,在啟動工程時就應預先謀劃,自工程立項開工前就將檔案工作列入議事日程,建立健全檔案管理體系,制定明確的目標和計劃;在工程開工準備階段統一標準,要求各參建單位指定分管檔案工作負責人,并建立覆蓋全項目檔案工作管理網絡,配備專職檔案員,明確業主、施工及監理單位等各方的職責,并將有關檔案管理制度標準和要求傳達到到各參建方,以提高各方對檔案工作的認識,統一標準;在工程施工階段實時監控,在檢查工程項目質量、進度時,同步檢查檔案資料的形成、管理情況,重點檢查和指導各參建單位項目檔案人員如何立卷,檢查案卷質量是否符合要求,對于容易疏忽的問題和容易出錯的案卷材料重點檢查;在工程竣工驗收階段,重點加強案卷整理做好缺陷工程和未完工程及暫時未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查,同時指導和檢查竣工圖制作、文件材料的質量情況,以及案卷和卷內目錄的填寫、圖紙折疊、裝訂等是否規范、標準、統一,發現問題及時整改。
3.5加強電子文件管理,開發檔案信息資源
目前的水務工程檔案管理是水務新時代構建的一項根本任務，在推動水務事業完善可持續發展目標，起到了舉足輕重的作用。
l、創新管理模式，以檔案管理工作為核心
檔案的管理工作是否做好，主要在于上級部門是不是有足夠的重視。目前，一些水務系統各個工程構建處都將檔案管理任務作為一項主要工作去開展，明確相應的責任，抓住根本問題。第一點，強化相應的保障模式。為強化對水務工程檔案管理的相關領導，各工程構建處組織了檔案管理工作領導部門，且構建了責任落實人頭制度，且匹配相關的檔案管理人員，階段性的進行任務，對所有參建部門檔案管理進行目標控制，完善檔案管理工作的規范化及模式化。第二點，要緊抓住責任落實。每一個工程構建處高度關注檔案管理責任制的分配情況，將提升檔案管理工作程度納入到常規的日程上來，把檔案管理工作及工程構建一并進行部署、分析、測檢落實。有規劃的召開相應會議，主要查找工程檔案管理工作里的一些欠缺之處，總結原因，擬定完善措施，分析下一步做好檔案管理工作的措施，還要形成檔案管理工作，全面重視、整體規范，分層落實的工作理念。第三點，加強物質保障工作。為滿足水務工程檔案管理工作的相應需求，各工程構建處從經濟的幫助、設備匹配等方面提供大力支持。保障檔案管理工作能夠順利的進行。還要撥出?？钸M行配置專用電腦及辦公自動化等相應設施，用以提高檔案管理模式與新時代進行接軌。
2、完善運行機制，保障檔案管理規范進行
總的來說，水務工程檔案也是水務構建階段的實際寫照。在全新的態勢下要持續更新概念、理念、管理措施及管理模式等，按照相關文件，綜合工程構建階段出現的實際狀況，加快水務工程構建檔案全面信息化管理，完善水務工程檔案資源儲備以及網絡化、管理模式合理化。
強化水務工程檔案規范統一、且對所有檔案進行統一的標準、模式化的管理，找到核心點、分層次、分階段的加以實施，要做到水務工程檔案完整、無誤，推動水務工程檔案管理的全面進程。
3、強化業務培訓，提升檔案管理能力
要推動水務工程檔案團隊的構建，這樣才可以做好檔案管理工作。一般來說水務工程檔案管理波及的范圍較寬，且具有一定的專業性，對技術的需求也很高。檔案管理工作人員的素質的好壞，從根本影響著檔案管理層次水平，同時也影響了工程檔案全面的質量，以及一系列管理效益。想要做好檔案管理工作，核心問題就是要有一支業務水平極強、且工作氛圍極佳、團結向上，有凝聚力的檔案專業管理隊伍。為達到完成工程檔案全面規范化的需要，要對檔案工作人員實施業務知識深造，不但要學習檔案管理的相關知識，更要學習檔案管理的相關法規、深入的學習檔案全面信息化、水務工程構建等一系列技術，掌握在水務工程構建階段會出現哪些種類的文件資料，哪一種類型屬于有保存及使用價值的，要輔助檔案工作人員全面了解文件資料的整理、分配以及保管的措施。
4、重視開發利用，提升檔案使用價值
完善水務工程檔案管理，終極目標就是要全面利用檔案為宿遷水務領域的進程所服務。對檔案要進行有效地管理，針對水務工程構建有一定的實際概念及使用意義。水務工程檔案材料是在工程構建過階段形成的，明確的記錄了工程進行的各一個階段的狀態。工程資料一經的完成，就會為工程建設以及管理做好鋪墊，尤其是在工程建設階段起到舉足輕重的作用。
結論
經過對檔案管理分析及實踐中，深刻的感受到收集有價值的材料是完善檔案管理的核心內容，是拓展檔案資源信息、完善信息服務的一個途徑。還要讓水務工程檔案管理工作的順利開展，提升服務能力及服務品質，水務工程檔案管理模式化、系統化是不可缺少的環節。檔案管理工作程度是評定水務工程管理能力的一項硬指標。在一線工作的檔案工作人員還要抱有高度的敬業精神以及過硬的業務素養，為做好本職工作打下堅實的基礎。
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1、紙質檔案電子化的意義
所謂紙質檔案電子化就是利用現有高科技手段將紙質檔案信息作電子化處理，生成電子文件進行存貯，采用計算機檔案管理系統進行管理和開發利用。目前，我院所保存的大多數水利工程檔案信息形態主要以紙質載體形式存在，雖然其信息可直接讀取，易于保持其原始性和真實性，但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差，并且還面臨著人為和自然因素的損毀。而紙質檔案電子化以后，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。
紙質檔案電子化能有效地保護紙質檔案原件。在我院現存的檔案中，可在利用過程中，有的仍然采用直接提調和查閱的使用方法，既不利于原件資源的廣泛利用，又影響其使用壽命。而對那些需要長期或永久保存的重要檔案，可以用數據備份的方法制成多份電子化副本的備份分地保存，這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不至遭到毀滅性的破壞。
紙質檔案電子化能改善檔案的利用方式。紙質檔案原件的電子化副本以其積極的、動態的特性改變了長久以來的檔案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。免費論文參考網。利用者可以不用到檔案室來，通過任何一臺上網的計算機就能利用到檔案室內已經開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。
紙質檔案電子化為檔案走向數字化管理打下堅實的物質基礎。免費論文參考網。數字化檔案管理無疑是未來各級各類檔案館的發展方向。盡管當前它的具體組成結構、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的電子化特征是肯定的，傳統紙質檔案的電子化將是其“館藏”的重要組成部分。
2、水利工程科技檔案的電子化過程
2.1科技檔案電子化的原則
為保證電子化科技檔案的質量，在電子化過程中，我們應該堅持以下原則[1]：真實性、完整性和有效性。
真實性。真實性指按規定對電子化后電子文件的內容和顯示形態進行鑒定后，確認其與形成前的原始資料一樣。只有真實的資料才能正確的反映水利工程，指引我們得到正確的研究結論。錯誤的資料，則會誤導視聽，導致對水利工程上的偏失，不真實的資料，比沒有資料更可怕。
完整性。論文格式。完整性指電子化后電子文件的內容信息、背景信息、元數據等無缺損。如果資料殘缺不全，就有可能犯以偏概全的錯誤，甚至失去研究價值。
有效性。有效性指電子化后電子文件具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
2.2文字資料的電子化
文字資料的電子化主要分文字整理、文字錄入、文字校核三個步驟。
首先，要將所要電子化的文件重新整理，把字數較少，文字清晰可辨的水利工程文件歸為一類；把字數較多，文字有些模糊或是紙張已經破損致使文字缺漏的水利工程文件歸為一類。也可將平時查閱次數較多的水利工程文件歸為一類，查閱次數較少或是鮮有查閱的水利工程文件，以達到分清主次，突出重點。
其次，就是文字錄入。此環節為文字資料電子化的重點步驟，應認真處理。字數較少的文件可以采取人工打字錄入。字數較多的文件建議采取OCR（光學字符識別技術）處理。它通過光學掃描儀和計算機的配合，經OCR軟件將圖像數據進行運算分類后，將圖像數據轉化為計算機內碼，可以極大減輕數據錄入工作的強度，提高數據錄入的速度。論文格式。處理方法為先將文件用掃描儀掃描得到一個影像文件，然后用識別軟件（作者使用的軟件為漢王）進行識別，之后就能得到一個文本格式的電子文檔，最后就可以進行保存。此項技術對打印的文件識別精度很高，對手寫文件識別精度一般。
最后，就是文字的校核。對于錄入的電子文檔，應找專業人士進行校核。校核的內容包括：文字的正確。應檢查人工打字是否有文字輸入錯誤，應檢查識別處理文件是否有沒有識別的文字，是否有識別錯誤的文字。文字的規范。老的科技檔案字體不是很規范，有很多繁體字、簡化字及以前應用的術語文字，這些都應該進行核對，應盡量使用簡體字、規范字和現用的術語文字，以免今后使用中出現概念問題。免費論文參考網。還應注意一些缺損文件的缺字問題，應及時查漏，請有關專業人員進行核實。
2.3圖紙資料的電子化
圖紙資料的電子化與文字資料的電子化步驟相似，但其具體的操作程序較文字資料的要相對繁瑣一些。論文格式。
首先，將各種需要電子化的圖紙分類。將一些能夠清晰辨認，圖紙沒有損壞的圖紙資料歸為一類；將基本能夠辨認，但有些地方需要補充的圖紙歸為二類；將已經不能夠完全辨認或破損嚴重的圖紙資料歸為三類。這樣一來，就能夠將不同種類的圖紙進行不同程序的操作，有助于節省時間，提高效率。
其次，就是圖紙的掃描與補充工作。將圖紙直接用掃描儀進行掃描，在掃描的過程中，要保存原始比例，切勿自由縮放，縮放容易引起原始資料的失真。掃描之后形成電子格式的圖片。檢查一類圖紙的掃描狀況，如果效果能夠達到查閱要求即可。二類圖紙由于可能缺少一部分的信息，固應進行一定的處理，可以用圖片修改工具進行補充完整，以滿足原圖所要擁有的各項基本要素。三類圖紙掃描之后的圖片處理起來就比較復雜一些，需要專門的圖片處理?？梢哉覍I的描圖人員將掃描圖片用軟件進行原圖勾描，將破損的地方及模糊不清的地方以正確的理論及方法進行人工補充，但一定要盡量保存原圖的信息，有改動的地方或根據圖紙情況自行補充的應及時向專業人士或負責人員進行詢問匯報。完成電子化的圖紙可以進行
最后，就是電子圖像的校核。這一環節關系到今后電子圖像的可用性，所以務必要細致的檢查每一張圖片與原圖紙的匹配程度，盡量達到100%相同。有些原圖紙已經無法再進行查閱復制的，可以將電子版的圖紙重新打印成底圖，方便今后的工作。
2.4電子檔案的管理
建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統一的電子檔案管理制度，統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。
積極培養電子檔案管理技術人員。一是要吸納專業人才充實干部隊伍，二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關人員，進行比較系統的檔案管理基礎知識、計算機知識、數字通信技術培訓，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
封存的電子檔案不得外借；利用時使用復制件；查閱應在許可范圍，并遵守保密規定；聯網利用要有安全保密防范措施和可靠的監管保障。電子檔案如上網傳送，只有經過檔案部門的計算機管理系統對用戶使用權認可后，才能提供利用。
參考文獻：
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水利工程檔案是工程建設與管理的真實記錄，是水利工程建設和管理工作的重要組成部分，具有原始性、真實性和歷史性，是竣工驗收的充分必要條件和運行管理的重要依據。同時又對其他水利工程建設有著借鑒與參考價值，因此，做好水利工程檔案管理工作具有重要意義。
1水利工程檔案的特點
水利工程檔案是在工程立項、可研及設計等前期、建設實施、工程竣工驗收等不同階段、時期形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的所有歷史紀錄，是水利工程建設與管理全過程的歷史再現，是水利工程建設質量終身制的重要憑證，是水利建設工作者辛勤勞動的智慧結晶，對水利工程今后的運行、維護、管理和效益發揮具有重要的作用，水利工程檔案除具有原始性、真實性和歷史性等檔案的共同特性外，還具有自己的行業特點。
1.1形成周期的差異性
水利工程的投資規模、工程覆蓋面等因素不一，個別的小型工程或應急工程完成時間較短，而中型工程要長達幾年，大工程長達十幾年，施工周期差異性較大。因此檔案的形成周期長短不一。
1.2涵蓋內容的豐富性
水利工程建設項目的檔案形成于整個工程建設管理全過程，包括自項目提出、立項、可研、審批、勘測、設計、招（投）標、施工、監理、質量檢測與監督、竣工驗收、運行等過程中形成的所有文件資料，內容非常豐富，有文字、聲像、圖標多種存在形式。
1.3涉及領域的綜合性
水利工程是一項以水利學科為主導，涉及建筑學、設計學、藝術學、環保學等多學科的綜合性工程，其檔案的內容所涵蓋的信息具有綜合性的特點。在工程的前期工作、施工、竣工驗收和運行等不同階段，是多專業、多技術、多工種與工藝的綜合運用。
1.4形成過程的復雜性
水利工程在具體施工過程中，受資金來源、規劃走向、移民遷占、群眾利益、民風民俗、地質地貌等多因素的影響，往往會有隱蔽工程的不可預見性,施工過程中的自然因素干擾，常常會產生設計變更，加大了檔案資料收集整理難度。每個單項工程、單位工程、單元工程的結構功能復雜程度也不一樣，所形成檔案的特點也不盡相同。
1.5收集整理的時效性
工程建設在前期工作、施工、竣工驗收和運行的各個階段，具有多個具體工作的主體，文件資料需要同步及時收集整理，特別是在施工中，往往有多個施工單位，工程建設結束后，有時難以將檔案資料收集齊全。一些隱蔽工程，需要隨著工程建設的進度，及時形成聲像資料并妥善保存。一些重要的技術資料檔案，需要永久性保存。
1.6管理利用的社會性
認真做好水利工程建設檔案工作，對水利工程建設過程中的管理和竣工驗收，以及工程運行維護管理等有著重要的意義。建立科學系統的工程檔案體系，形成如實反映整個水利工程真實記錄的專項檔案，不僅是工程竣工驗收和運行使用的必要條件之一，更是今后工程維護、管理，改建、擴建，防洪、抗災以及深度開發利用的重要依據，也是今后進行其他工程建設的寶貴經驗。只有科學有效的管理、開發工程檔案，為水利部門和社會提供更好地利用服務，才能使水利工程建設檔案發揮更好的社會效益。
2做好水利工程檔案管理對策
2.1提高認識，為做好檔案管理奠定思想基礎
充分認識做好水利工程檔案管理的重要性是做好新形勢下檔案管理工作的基礎。長期以來，大家往往只重視工程建設與管理，不重視或忽視工程檔案管理。建設項目一般都工期緊、任務重，負責建設項目的領導及工程建設與管理人員往往重視項目實體工程建設管理，只注意抓工程形象進度、質量和安全等工作，對檔案的重要性認識不足，輕視或忽視檔案管理，規范收集檔案意識淡薄，以致于檔案管理工作的前期投入和管理不足，有的工程項目是在工程建設的后期才開始著手檔案工作，突擊開展文件資料的歸檔工作，難免使檔案管理出現不規范、不全面的現象。因此大家應更新觀念，樹立現代檔案意識，充分認識水利工程檔案是水利工程建設與管理的重要組成部分，檔案驗收也是工程驗收的先決條件之一，檔案還將為工程今后的運營和維護提供重要依據。
2.2健全機構，為做好檔案管理提供組織保障
全面加大檔案工作的管理力度，在工程建設中，要做到水利工程檔案工作與水利工程建設同步開展，同計劃、同部署、同開展、同檢查，認真規范的做好水利工程檔案工作。在工程建設開始動工前，就應結合工程和單位的實際情況，及時組建工程檔案工作機構，明確檔案工作的領導責任、直接責任人責任和工作人員職責，層層落實責任，建立完善的監督檢查機制，確定年度或階段檔案工作任務，制定切實可行的工作計劃，規范有序的開展文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
2.3加大投入，為做好檔案管理提供資金保證
在水利工程項目建設管理過程中，檔案的管理普遍存在著資金投入不夠的情況。長期以來，領導重視的是水利工程建設的一線工作，對檔案等服務性、管理性的工作重視不夠，在資金預算中，檔案的比值很小甚至沒有，檔案管理工作缺乏資金保證。要做好檔案管理工作，必須提高對檔案工作重要性的認識，加大資金投入，制定有效的建設計劃，加強檔案軟硬件建設和室館建設，全面改善檔案工作的內外環境。
2.4適時培訓，為做好檔案管理提供理論指導
在水利工程建設中，檔案主管部門應深入工程建設現場，根據工程建設的進度和特點，有針對性的組織檔案工作培訓，提高檔案工作人員的理論水平和專業技能。同時做好督導和跟蹤服務工作，及時發現解決檔案工作中存在的問題，推進檔案的科學化管理。同時，開展檔案信息化工作，實現水利工程檔案的數字化。
2.5嚴格考核，為做好檔案管理提供科學依據
中圖分類號：TV 文獻標識碼：A 文章編號：
近年來，我省緊抓國家加大水利基礎設施建設投入的歷史機遇，先后開工實施了灌區更新改造、農業綜合開發、續建配套與節水改造及世行貸款改造項目等多個重點水利工程建設項目，極大地改善了灌區工程設施老化失修面貌，增強了灌區農業發展后勁。這些項目投資大、建設周期長、工程項目眾多，形成了大量的工程檔案資料。這些工程檔案是灌區水利工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、處理工程問題的重要依據，它既為水利工程項目的建設、維修、管理、改擴建服務，又為灌區長遠的經濟建設發展服務，做好其管理工作對推動灌區經濟可持續發展具有十分重要的意義。同時，隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變革，對工程檔案的收集、管理、驗收、歸檔等都提出了一些新的要求。如何加強對灌區水利工程建設項目檔案的管理，筆者結合自身工作實踐進行了初步的探討。
1 工程檔案的作用與管理要求
1.1 工程檔案的作用
工程檔案資料是工程建設全過程中制定、發生、收集、積累的各種文件、技術數據、檢驗測試資料，并同步整編的管理資料、質量保證資料、評定資料、技術資料、竣工圖等資料的總稱。工程檔案資料的作用，首先是為證明滿足建筑產品要求的程度或為管理體系的要素運行的有效性提供的客觀證據，即證據功能，是實際工作和行為的記載和反應。其次是工程評價、驗收、移交以及后期運行、科研等工作的依據。工程檔案資料是工程施工全過程的原始資料,是反映工程隱蔽后內在的質量憑證。如果資料不準確不完整，就不能真實反映工程的施工情況，影響工程質量等級的評定，影響工程如期交工和使用。同時也是參建單位進行工程動態管理，如進度控制、成本核算等的依據。第三，可追溯性，即根據資料的標識，追蹤實體的歷史、應用情況和所處場所的能力。如一旦發生工程事故,可為事故調查和正確處理提供有力的依據；也是工程使用過程中維修、擴建、改建等重要的參考資料。
1.2 工程檔案的基本要求
1.2.1 及時性
工程檔案資料是對建筑實物質量情況的實時反映,因此要求各種資料必須按照工程施工的進度同步收集、整理。
1.2.2 真實性
資料的形成必須實事求是、客觀準確，必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法。特別是原材料、混凝土、砂漿強度等，是以隨機抽樣方法進行取樣檢驗評價的。取樣的科學性和真實性非常重要,絕對不允許對樣本“專門加工”。否則,不僅不能作為技術資料使用，反而造成工程技術資料混亂。
1.2.3 準確性
工程檔案資料的準確性主要體現在數據準確、計算正確、填寫規范、符合標準。
1.2.4 完整性
不完整的檔案資料將會導致片面性,不能系統地、全面地了解工程的實際狀況。
1.2.5 系統性
對參建單位的檔案資料，縱向上，應該完整全面地反映施工的全過程；橫向上，對特殊事件，特別是對事故或可能引起工期、費用重大變更的事件記載上，還應與同批資料、或與其他參建單位的資料進行對照，保證相關事項記載的對應和統一。
1.2.6 可追溯性
可通過資料記載全面還原事件發生的整個過程。
2 工程檔案管理工作存在的問題
從灌區水利工程項目建設實際情況看，目前，在工程檔案資料整編與管理方面主要存在以下問題:
2.1 重視不夠，組織機構不健全
實踐中，部分工程參建單位存在重現場施工管理、輕內業資料整編的問題，有的等到面臨驗收了，才抽調人員，加班加點突擊整編資料。檔案管理工作組織機構不夠健全，有的職責不清，有的無專職工作人員，有的缺乏必要的檔案管理設施，已成資料隨意擺放，丟失、損毀嚴重。加之水利工程建設項目大都點多線長、施工流動性強、建設周期長、人員變動較頻繁，人員變動時資料交接手續不到位，往往造成資料的遺失，最后只有寫“回憶錄”，給歸檔工作造成很大的困難，影響了檔案工作的質量。
2.2 檔案資料整編管理規范性不夠
常見問題主要有：沒有建立起定期的資料整理、分類制度，缺乏規范的資料查詢、索引體系，沒有資料的保管與移交專門制度；資料建立、收集、整編歸檔不及時；部分資料不夠準確和完整；在文件、技術指令、通知等的管理上編號不清；資料簽名手續不全、書寫不規范，資料紙張大小、紙質不符合要求等。
2.3 檔案組織網絡不健全，檔案專業人才缺乏
灌區水利工程建設項目類別多，管理部門各異，大多各自為政，自行其是，沒有建立起系統性的檔案組織網絡，缺乏對檔案管理工作總體性的指導和監督。同時，在灌區水利工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志，以工程技術人員居多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生，檔案專業畢業或者有檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規制度、熟練掌握計算機技術進行檔案管理的專業人才更是奇缺。
3 對策及建議
3.1 建立健全檔案工作組織體系
各工程參建單位要切實重視檔案管理工作，加大檔案工作人員和設施的配備力度；遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃，抓早收集；完善資料管理制度，協調各個生產環節（技術、質檢、材供等）與資料管理工作的關系，從檔案資料的建立、收集、整編、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。項目法人檔案管理機構加強對各主管部門、各參建單位檔案管理工作的指導與監督。
3.2 強化日常檔案資料管理工作
在工程實施過程中，平常在檔案資料管理方面雖然做了一定的工作，但主要是圍繞工程的實施，側重于滿足日常工作的需要，并未將
其與最后的整編歸檔有機結合起來，檔案資料的管理深度不夠，規范程度較低。很多檔案資料由于保存不當，或是管理人員變動，在竣工歸檔時，發現資料不全、遺失。有些資料在生成時就不符合竣工歸檔要求，如資料簽名用藍色簽字筆、圓珠筆書寫，資料紙張規格不符合要求等。在竣工整理時，補做、重做歸檔資料，造成時間、人力、物力浪費。所以說，日常的檔案資管理工作好壞，對檔案資料的最后整編和歸檔有著非常大的影響。做好平時的工作，保證基礎資料規范、系統、完整，整編時就可以減少很多工作量。日常檔案資料管理中應注意的事項很多，如記錄按要求填寫，文件規格統一、分類存放，施工原始資料及時收集、專人保管，對設計圖紙和設計變更加強管理、做好登記等。
3.3 實施分階段檔案整編計劃
在工程開工前，根據施工進度安排編制整個工程項目的資料整編計劃并分階段實施，盡量做到檔案資料收集、整編、移交與工程建設同步。工程建設進展到一個階段，檔案資料集整編完成到一個階段；工程項目完工一個，檔案資料驗收一個。
3.4 嚴格把關，規范檔案驗收
這是保證項目檔案質量的重要環節，按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是檢
1.相關部門對檔案管理制度重視不足，落實不夠
在水利工程建設過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設質量、進度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設之初各參建單位在工程建設各階段對檔案資料管理應承擔的工作職責沒有進行明確，造成了檔案資料管理職責不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設檔案管理工作無明確的辦事規程和行動準則。在實際建設施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設的實施為主，側重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設周期較長、文件材料交接手續不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達到有關規定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業，保管環境不達標
調查中的重點水利工程內容大多涉及多領域多專業。工程中的各個單項工程會被分成多個標段，標段內又會分包。參與施工的單位多而雜，素質參差不齊。這些施工單位一般重視技術工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認為工程質量和按時完工才是主要工作內容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設置專門的檔案管理機構和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經驗不足，又沒有經過專業檔案培訓，且身兼數職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機構解散、人員流動性等不確定性因素，還會發生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設工作的情況，還會出現工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結構為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環境雜亂，檔案保管的“八防”標準無法達到。
3.檔案收集整理不規范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業知識，導致文件資料收集不及時、內容不齊全、整理不規范、分類不準確、卷內文件聯系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規范。如工程建設中，各單位只顧及工程數據資料的收集，往往不會留存施工建設場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細的文字說明有。二是案卷內容不完整。工程建設檔案的形成與收集整理沒有系統的流程，歸檔范圍也沒有嚴格的界定，再加上工程建設檔案資料內容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監理日志做不到一日一記，出現對應不上的情況；工程的監理，往往只有監理員在工程現場，監理總監不到位，需監理簽字的資料會由他人替簽或集中補簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴重脫節，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設實施過程中，這樣就造成水利工程建設過程中文件材料收集和整理工作中出現的問題不能及時被檔案行政管理部門發現，有些因遺漏而未被整理入卷的應歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導致水利工程檔案不可逆轉的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業的不斷發展，作為水利工程建設主體的地方水務部門的水利工程檔案的數量也在不斷增多。從目前調查的情況來看，水務部門及工程參建單位的水利工程建設檔案管理工作仍然保留著傳統的紙質檔案管理模式。計算機的運用主要是進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點水利工程建設檔案規范化管理的建議
從電力工程檔案的建設工作現狀以及其發展方向上看，檔案信息的科學性和準確性是影響電力企業發展的重要因素，同時也是企業進行科技創新和管理方式優化的重要依據?？梢姍n案信息管理工作的重要性不言而喻。具體來說，做好檔案管理工作，提升管理水平需要從管理理念以及管理方式等多方面入手，要根據電力企業的自身的發展特點，將先進的而技術和手段應用到其中，同時還需要對新的發展趨勢進行思考，另外還要充分考慮到市場的需求以及社會的利用效率。
1.電力工程檔案的重要性
電力工程檔案管理工作的突出特點就是真實性和直接性，而且這項工作也是整個電力企業發展中的基礎性工作，以此對于電力工程檔案管理工作來說，對于企業和管理者都提出了較高的要求。首先對于管理者來說，需要擁有先進的管理理念和管理思想，同時還需要根據實際的市場需求以及電力企業的發展現狀來調整自身的管理方式。除此之外，要對自身的專業知識和技能進行完善，另外，還需要不斷吸引先進的思想。檔案信息管理的現代化和信息化特點對于電力企業也提出了明確的要求，在市場經濟的條件下，電力企業應該根據市場的發展需求，調整企業的生產和經營方式，對于電力工程檔案管理工作的重要性加強重視。同時，還需要將相關的制度融入到實際的檔案管理工作中，對其進行完善?？梢?，電力工程檔案管理工作的重要性主要體現在以上兩個方面。
2.電力工程檔案的特點
電力工程檔案管理工作從整體上來看，其技術水平以及業務范圍相對較廣，其復雜性以及繁瑣性比較突出。對于工作人員的專業素質和操作水平的要求比較高。另外，這一工作貫穿于整個電力企業的發展，可以說在各個環節中都會有所涉及，為其發展提供依據和思路。
由于現如今，電力企業發展迅速，電力工程在施工的過程中所遇到的類型呈現出一定的多樣性。無論是從電壓還是電阻上都會涉及到電力工程的檔案信息。如果是遇到突發事件或者是一些研究的課題，檔案信息就會發揮其自身的優勢，為工作人員提供一定的幫助。同時還能夠降低電力工程建設中的潛在危險。
電力工程檔案管理工作的內容比較廣泛，其中包括實體管理，信息管理以及資源管理等等。各項管理都具有一定的必要性。但是其宗旨就是要保證管理的科學性，實現檔案信息的服務價值。雖然現如今檔案的保存和應用形式都發生了明顯的變化，但是在實際的工作中，都應該做好備份工作，用最為便捷的方式來對檔案進行利用。
3.提升電力工程檔案管理水平的建議
3.1領導重視，全員參與
從電力工程檔案管理工作的現狀上看，領導的重視程度還有待加強。在實際的工作中，只有領導者發揮指導作用，做好管理工作。檔案管理人員做好相應的介紹和宣傳工作，企業的工作人員才能對檔案管理的重要性進行關注。只有大家都參與到檔案信息的管理工作中，才能提升檔案的價值所在。對于檔案信息來說，既可以看成是一種知識資產，還可以看成是重要的可利用信息，所以，檔案信息本身的價值比較突出。同時還需要為檔案管理工作創設良好的管理環境，保證檔案管理的科學性和合理性。做好領導和工作人員協調一致。
3.2完善檔案管理制度
眾所周知，在實際的檔案管理工作中，做好制度的建設是保證檔案管理工作高效進行的前提和基礎。制度建設為檔案工作提供了重要的發展方向。具體來說主要表現在以下幾個方面：首先，企業檔案管理應該貫徹國家、行業的檔案規范和標準。其次，建立健全檔案管理的各項規章制度，遵循三性：一是科學性。不同技術領域形成的科技檔案，在內容、性質、記錄和載體形式上都會有明顯的區別。因此，建立的規章制度必須結合本單位的生產建設特點和檔案管理實際，以適應本單位檔案管理的需求。二是實用性。實行的規章制度必須具有方便實用、簡單易行、可操作性強的特點，便于更好地遵守制度，并發揮制度的規范和指導作用。三是嚴肅性。檔案部門既是制定檔案管理規章制度的部門，也是今后實行規章制度的主要部門。因此，在執行過程中，必須做到賞罰分明，充分體現規章制度的權威性和嚴肅性。
3.3做好歸檔文件資料
歸檔文件和材料是檔案的前身形態，具有一定的保存價值或起一定參考憑證作用的重要材料，是工程檔案形成的初級階段，而保質保量的做好前期收集工作，是保證工程檔案齊全、項目準確、資料完整的基礎。要做好這項工作，檔案管理人員必須根據工程籌備、建設和施工范圍，明確資料收集范圍；了解和熟悉材料收集工作的各種渠道和方法；處理好在檔案形成過程中涉及的相關部門、與項目經理的溝通協調等事項；并對檔案的最終形成，進行全過程的動態監控。
3.4提高檔案管理人員的素質
檔案管理人員必須具有高度責任感、辦事細心以及樂于奉獻的精神。除了要注重自身專業水平的提高，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求；掌握科學管理的原則和方法，提升工作效率，提高工作質量外，還要不斷提升自己對各方的組織協調能力、觀察分析能力以及應用現代科技手段的管理能力。通過不斷探索、嘗試新的管理模式，使檔案工作科學、實用、有價值，為企業發展提供有效信息資源。
3.5加強檔案保管的硬件配套
隨著新技術的發展，檔案資源的載體已經呈現多元化。除了傳統的紙質、圖片、膠卷外，電子文件和數字多媒體檔案越來越多。多種檔案載體對檔案的保管環境、日常的管理和維護，有了更高的技術要求。一是對紙質、圖片等傳統檔案，要加強庫房“八防”設施的配備，確保檔案庫房滿足防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防蟲蛀、防有害氣體的安全防護要求，杜絕檔案材料發生霉變、褪色、污損、蟲蛀等現象及其他可能事故的發生；二是對于光盤、磁盤等數碼音像制品，要放置防磁柜中，保持檔案的長期有效性；三是加強對電子檔案的保密意識及安全責任，制定防范措施。
4.結語
規范化、科學化的檔案管理，是更好地為企業的科學決策、生產經營和科學技術提供及時、全面、準確的信息服務和技術支撐。只有與時俱進，規范化、科學化的工程檔案管理，才能在新形勢下開拓檔案管理的新領域，實現檔案管理的新目標。
【參考文獻】
