時間：2023-06-07 09:02:39
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草稿和定稿。在電子文件中，對“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時通過拷貝保留原文，加稿本號后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。
各種數據文件。如數據庫、圖形庫、方法庫等等。大型數據文件大多是動態的，其中的數據在不斷地發生更新變化，新加進來的數據代替、覆蓋了以前的數據。對于這種數據文件應定期拷貝作為一個數據集另行歸檔，不再更改?？截愰g隔可根據數據庫的內容而定，如一個星期、一個月等?？截惪梢匀斯さ姆绞竭M行，也可由計算機程序自動實施。
電子郵件（E―mail）。
會議文件。電子時代很多會議將采用網絡會議方式，與會者身處異地，通過電腦屏幕“見面”、做主題發言、討論問題、做出決議。
與歸檔文件相關的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運行文本文件、數據文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設備運行所需要的操作系統。電子文件在相應的命令文件和操作系統中可以順利讀出，必要時應把它們與文件同時歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統不必重復歸檔。
與電子文件有關的各種紙質文件。在沒有達到完全“無紙化”的時候，必要的與電子文件相關的紙質文件也應納入電子文件的歸檔范圍。
二、電子文件的歸檔時間與歸檔前的檢測、鑒定
（一）歸檔時間
總的說來，邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。在歸檔時，應根據具體情況加以靈活處理。在實行電子文件和紙質文件二套制的機關，有必要與紙質的文件的歸檔加以協調，以便于兩種文件的對應處置和對應查找；管理性文件可按照內容特點確定一個歸檔期限；技術文件、科研項目文件等可在項目完成后歸檔。由于電子文件易于復制，歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時間，在系統允許的條件下可以提前進行。電子文件的流動性很強，及時加以控制是十分必要的。在完全辦公自動化的文檔一體化時代，文件將實行完全的邏輯實時歸檔，即文件的形成之時就是文件的歸檔之日。有關領導在正式批準簽署文件時，辦公自動化系統將自動將文件歸檔。
（二）歸檔前的檢測
在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢查。其內容包括：硬件環境的有效性、軟件環境的有效性及其信息記錄格式等。
（三）歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作，參照現行國家關于文件鑒定的有關規定并結合電子文件的特點進行。鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。具體鑒定內容及方法如下：
1、有效性和完整性鑒定。
歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果說文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件有效性和完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。
2、保管期限的劃分。
電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件保管期限的現行有關規定實行。即與現行紙質文件基本一致?？紤]到其保存的密集性與長期性，可適當延長其保管期限。
三、電子文件的歸檔要求
（一）把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。
電子載體的存量較大，電子文件歸檔時應適當集中，即制成歸檔數據集。這種歸檔數據集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優越條件確保了歸檔的電子文件集中統一、完整齊全，從技術上進一步體現了檔案工作的基本原則。
（二）推薦采用以下載體：只讀光盤、一寫多讀光盤、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
（三）存儲電子文件的載體和包裝盒上應貼有標簽，標簽內填上編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等。
（四）將電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。
（五）需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應機讀目錄存在同一載體上。如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
（六）原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。
（七）在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。
四、電子文件的移交
（一）介質移交
電子文件歸檔時，應按有關規定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行管理。
當今對于普通的紙質檔案，已經有了非常成熟的管理制度和技術，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，對于文件特別是保密文件的調閱也有著嚴格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細的操作性強的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計算機技術迅速發展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環節都有可能出現問題。
電子檔案安全可靠的運行，不僅僅關系到數據本身的正常運行，更重要的是關系到所有與電子檔案管理業務和服務有關的正常業務開展，因此電子檔案管理的網絡、主機服務器、存儲設備、系統軟件等都應具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。
一、防火墻訪問防范措施
防火墻是內部網絡與外部公共網絡之間的第一道屏障,是最受人們重視的網絡安全產品。從理論上看,防火墻位于網絡安全的最底層,負責網絡間的安全認證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統的過濾任務,還要為各種網絡應用提供相應的安全服務。當今的防火墻產品正朝著數據安全與用戶認證、防止病毒與黑客侵入等方向發展。在電子檔案管理系統和外部網絡的連接處安裝防火墻設備，能夠根據會話信息、應用協議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規則設置，保證通過網絡邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設備自身具備高度的安全性。
另外，在電子檔案管理系統和各個地區服務點（pointof service,pos）之間，以及存在不同安全等級的系統之間的互聯邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網（virtual local arca network,vlan）劃分等安全訪問控制措施。
二、網絡入侵檢測防御
網絡入侵防御設備（intrusion prevention system,ips）在網絡入侵行為進入被保護網絡之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統提供保護，目的是對網絡侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網段也需要采用網絡侵入檢測系統（intrusion detetection system,ids），即針對網絡侵入進行監測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網絡數據信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發現黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網絡侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發現網絡中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網絡侵入防御設備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統和internet、pos（pointof service,pos）的邊界布置網絡侵入防御設備,也能夠對進入電子檔案管理系統的網絡請求進行預警防御，避免病毒或黑客入侵內部網絡系統。
在電子檔案管理系統數據中心前布置網絡侵入防御設備，保證了不論攻擊來源于哪里，包括內部網絡和外部網絡，都能夠對信息數據資源進行有效的防御。在電子檔案管理系統數據資料中心區域，為了確保對關鍵業務的訪問不造成影響，網絡侵入防御設備應使用專業硬件芯片架構，確保具有高度處理能力。此外，網絡侵入防范設備還需要對進出被保護區域的大量數據信息進行檢測，做到雙向防御的目的。
為了簡化布置，節約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設備，同時實現侵入防范和入侵檢測的功能，即對關鍵鏈路實現了串行接入，也對病毒或黑客的侵入實施防范和阻截，同時采用同一臺設備的別處端口對其他網絡采用端口鏡像方式接入，進行實時入侵檢測。
三、網關病毒防御
傳統的病毒防御措施大多數都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統資源，當今病毒傳播主要依賴于internet網絡進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網關病毒防御體系。對出入網絡的數據信息進行查找殺毒，阻截來自internet的文件病毒入侵網絡內部，同時阻截來自internet的黑客對應用服務器群的入侵和破壞；阻截來自internet的病毒對終端操作系統的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內部網絡之外。
四、提高電子檔案管理人員的安全意識
在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：
第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網。網絡上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網絡探測工具在掃描，一旦被網絡攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數據被非法訪問，嚴重的會造成數據丟失或者修改破壞。
第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術服務。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關的軟件，以免造成系統緩慢或者沖突，降低系統的可靠性。
第三，輕易不要使用u盤移交電子檔案。u盤是一種usb接口的移動存儲設備，可以被隨機讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于u盤經常在各個電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過程中，應該盡量減少u盤的使用。
第四，對于不清楚的文件，不要輕易打開運行。很多病毒會將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應該提高警惕，對于不清楚的文件打開時一定要慎重。
此外，為了保證電子檔案管理系統的安全運行，還必須遵照國際、國內的防范標準和規范，通過系統的技術防御措施和非技術防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統提供一個安全環境。網絡安全是一個系統的、全局的問題，網絡上的任何一個漏洞，都會導致全網的安全問題。我們應該用系統工程的觀點、方法來分析電子檔案管理系統的網絡安全及具體措施。一個較好的安全措施往往是多種方法適當綜合的應用結果。這些環節在網絡中的地位和影響作用，也只有從系統綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計算機網絡安全應遵循整體安全性原則，根據規定的安全策略制定出合理的網絡安全體系結構，這樣才能做到整個系統的安全。
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中圖分類號：G278 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）14-0193-01
一、電子檔案特點分析
電子檔案所采用的數字代碼需要借助計算機解碼，才能轉換成可讀的信息。另外紙質檔案及載體是不可分割的整體，而電子檔案的信息轉變成以二進制碼存在的電子形式儲存的，電子檔案的信息載體間是可以轉換的，可以在不同的計算機間傳遞，也可以在不同的載體間進行復制。以二進制碼存在的電子形式儲存的電子檔案需要依賴特定的系統，電子檔案具有共享性，也就是說同一時間多人不受空間的限制，同時共享同一信息等特點。
二、電子檔案管理存在的問題
（一）電子檔案的安全性問題
隨著全球化，信息化和網絡化時代的到來，因特網的共享性，開放性，全球性的發展，使得任何人都可以介入到網絡中來，電子檔案通過網絡進行傳送時，為不法分子的非法操作提供了便利，通過“黑客”攻擊網絡來竊聽，篡改、偽造信息，直接危害電子檔案的安全性。
（二）電子檔案的真實性問題
電子檔案非常容易失去真實性。計算機內存儲的電子檔案沒有個人的筆跡特征，沒有新舊書寫墨跡的區別，一旦電子檔案被刪改，刪改后的電子檔案不會留下任何的痕跡。如果有人出于自身的利益進行刪改很難被發現，即使發現了，也不會有任何可靠的證據。同時電子檔案在輸入的過程中出現錯誤的概率和機會遠遠超過了紙質的檔案，而且輸入者沒有留下自己的筆跡，日后難以對材料的真實性進行確定，同時也不能追究到操作者的責任。
（三）電子檔案的保密性問題
使用互聯網任何終端的設備都能夠儲存和索取互聯網某一設備的電子文件。從另外一個方面來講，一個終端上的電子文件也能夠發給若干個互聯網的終端。這對于一些需要限制提供內容的安全保密問題或者在一定時間內需要保密的內容，帶來了很大的威脅。
（四）電子檔案的完整性問題
電子檔案結構復雜多樣，存儲的方式多種多樣，而且經常處在流動的狀態，信息被復制，剪切，很容易造成信息的缺失，很難保證電子檔案的完整性。
（五）電子檔案的法律性問題
紙質檔案由于有固定的載體，字跡不易篡改，法律效力是社會所公認的。電子檔案由于其自身的因素，沒有固定的載體，制定相應的法律效力條文就非常的困難，電子檔案的法律效力就很難得到認可。電子檔案的真實性和安全性就受到了質疑。
（六）電子檔案的統一性問題
計算機硬件的發展遠遠超過軟件的研制，軟件研制的遲緩遠遠不能夠適應各個方面存儲的需要，遠遠不能夠適應互聯網時代的發展。由于檔案系統各地區、各單位之間都沒有使用統一的軟件，必然會影響到電子檔案相互之間的利用和全國的聯網。
三、電子檔案管理存在問題的有效措施
（一）提高檔案管理人員的職業素養
檔案管理人員要有保護檔案安全的高度的責任感和強烈的意識。按照崗位要求，認真履行自己的職責，遵守職業道德規范；通過扎實的工作，高度負責的態度和切實有效的措施，維護電子檔案的安全性、真實性和保密性。不利用軟件、計算機等設備為己謀利。嚴格杜絕利用計算機私自篡改、刪除電子檔案的信息進行違法犯罪活動，保證電子檔案信息的真實性和完整性。為用戶提供最可靠的原始資料。
（二）加強檔案管理人員計算機技術的培養
面對信息時代對檔案管理人員提出的挑戰，當務之急是樹立檔案現代化管理的意識，利用計算機技術進行電子檔案的管理。更新傳統的管理理念，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分。定期舉辦提高檔案管理人員計算機能力的培訓班，使得檔案管理人員不僅具有扎實的檔案管理知識，同時還具有運用計算機知識在檔案管理中應用的能力。培養電子檔案管理的復合型人才，順應互聯網時代的發展，提高電子檔案管理人員的工作效率。
（三）建立健全的維護電子檔案安全的法規
目前，對電子檔案的法律效力問題還沒有明確的規定。但是，隨著信息化時代的發展，電子檔案已經大量使用。電子檔案的形成、積累、歸檔、保管以及利用等各個環節中，都有被修改和丟失的可能。即使信息安全技術完善，也需要相應的檔案安全管理措施來進行保障實施。因此，必須要建立完善、健全、科學合理的相關法律法規，用法律的形式明確電子檔案的法律效力，維護電子檔案的安全性和真實性。
（四）做好電子檔案的安全性管理
在電子檔案的管理過程中，確保電子檔案管理的安全性。結合電子檔案管理的實際，我們要從以下幾個方面來闡述。一、做好電子檔案信息的安全性管理。在電子檔案安全性管理中，只有做好檔案信息的管理工作，才能確保檔案信息的安全性滿足實際的需要，達到提高電子檔案管理水平和電子檔案安全管理效果的目的。二、做好電子檔案備份的安全性管理。計算機在受到病毒侵入或是人為操作不當導致電子檔案的丟失，為確保電子檔案的安全性、完整性，根據實際的需要進行電子檔案的備份。通過明確備份使用職責，建立備份的使用制度，就要加強對電子檔案的備份管理，保證電子檔案備份管理達到預期效果。三、做好電子檔案共享的安全性管理。由于電子檔案具有共享性的特點，因此要規范電子檔案使用流程，做好電子檔案共享性管理，提高電子檔案的管理效率。
（五）保證電子檔案的網絡安全
在電子檔案材料形成、歸檔、保管和利用的過程中，要及時登記網絡環境和設備的相關數據情況，保證電子檔案歸檔的質量。一旦安全的網絡環境遭到破壞，電子檔案的信息就會遭到竊取、篡改或刪除，為了確保電子檔案的安全性、真實性和完整性，就必須通過技術手段保證網絡的安全。
（六）制定科學合理的電子檔案管理標準
伴隨著電子檔案的大量產生，迫切需要一套科學合理的電子檔案管理的工作標準。用標準來明確電子檔案的形成、鑒定、積累、整理、歸檔、分類和保存等工作。通過科學合理的管理系統來確保電子檔案在誕生之時就是科學、合理、規范、有序的管理。這是電子檔案管理中迫切需要解決的基礎性工作。
（七）研制電子檔案統一格式的管理軟件
此項工作建議由國家檔案局牽頭，對電子檔案現代化的管理進行研發，制定統一的格式；例如：統一的模塊，統一的文件格式，統一的文件類型，統一的字號，統一的顏色等向全國推廣，提高全國檔案管理系統的現代化水平。
四、結束語
伴隨著信息化時代的發展，辦公自動化的廣泛實現，電子檔案管理的社會服務功能不斷強大。為了提高電子檔案管理的整體效果，針對電子檔案管理工作存在的問題，檔案部門要與時俱進，順應現代化時代的發展，盡快采取有力的措施，確保電子檔案管理工作得到有效的開展。
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檔案記錄了事業單位日常工作的方方面面，在提高事業單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發展。檔案管理現代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統的檔案管理方式的優勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統的紙質檔案肯定不能適應當今社會發展的需要，因為紙質媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數據，而且容易損壞，電子檔案就發揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統一進入到電子檔案進行管理，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數據，而且準確無誤，這是傳統的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數據，隨時隨地都可以進行，而紙質檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現狀及不足
雖然目前我國的現代化和電子化檔案管理方法比傳統的檔案管理方式具有不可比擬的優勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規范化問題。我國目前的現代化和電子化檔案管理方式不具有規范性。具體表現在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規范有效地存儲電子檔案，重要數據沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現故障，那么電子檔案就會出現遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現代化和電子化進程。在這一方面，事業單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現代化和電子化檔案管理的發展趨勢，才能提高事業單位工作的效率。
上面的論述已經提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數據管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數據出現錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數據，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩定進行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數據分析。因此，事業單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現代化的檔案管理模式的。因此，事業單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數據，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力，是事業單位提高工作效率的首要任務。
我國普通高中對于檔案管理所采用的傳統方法是在專門的環境中對檔案采取保管措施和手段，來加強對于檔案的監督管理工作。而隨著社會不斷發展，社會經濟水平不斷提高，科技飛速發展，互聯網的普及為我國傳統紙質檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學技術的推動之下，我國檔案從紙質朝著電子化和數字化的方向發展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時還能減少檔案在收集和整理過程中所浪費的大量時間以及做的許多無用功，這對于整個檔案管理和發展來說起著十分積極的作用。它不僅對于保存場地要求少，更是對于整個環境的干凈與否要求低，但是卻強調整個環境之中對于電磁的要求卻極高，因為電磁能夠影響整個計算機的具體網絡環境，容易產生波動。
即便是電子檔案呈現出極高的優越性，但在一段時間內電子檔案無法完全取代我國傳統紙質檔案。因此以紙質檔案與電子檔案的特點為基礎出發，要求我們要采取專門的手段和措施來做好傳統紙質檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現了“雙套制”的檔案管理方式。
所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統紙質檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態度，將紙質檔案所具有的優勢和電子檔案所具有的優勢結合起來，即可以在管理過程中使用高效的專用搜索系統，又可以發揮紙質檔案作為憑證的一種價值。這在整個檔案文件的管理過程中，介質變化蘇采取的一種主要管理方式。
二、普通高中學籍檔案雙套制管理方式的具體使用
現階段我國許多省市自治區已經開始建立了普通中小學學生學習檔案電子信息化管理的專用系統，并且出臺了多種規定，表明電子檔案成為學生升學和就業等具體工作的主要依據，并且改變了傳統紙質檔案的遞交方式，逐步的實現傳統紙質檔案退出歷史舞臺。正是這些標準，使得學校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來滿足各方面的具體要求。學生在入學期間，建立紙質檔案，并且要建立兩份，一份學校留底，一份要學生在學習畢業之后帶走，無論是去參加工作還是到大學中去學習。而面對這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現階段的社會要求，才能更好地展開檔案管理的具體工作。
學校在使用雙套制的檔案管理方式時，需要做好這樣幾個方面的工作：
（一）提高學籍內容的完整性
根據筆者的走訪發現，有些學校根據具體社會經濟發展情況以及學籍檔案實際要求，不斷的補充完善整個學籍檔案內容的完整性。許多學校充分發揮班主任和任課教師的主觀能動性，不定期地請他們結合實際對完善學籍檔案的保管內容提出合理化建議。
以前的學校紙質學籍檔案內容包括學籍卡、思想品德考核表、；高中畢業證書存根；高考成績單等。隨著時間的推移增加了畢業生鑒定表和綜合素質評價基本信息表。而又根據社會發展的具體要求，將學籍檔案內容調整為學籍卡、畢業生鑒定表、綜合素質評價基本信息表、高中畢業證書存根、考生報名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時，電子學籍檔案的保存內容也根據上級有關部門的規定不斷調整與完善。
（二）明確工作流程，提升工作質量
紙質材料由原先定時歸檔轉變為結合電子文件即時歸檔。學校檔案室同步整理紙質檔案與電子檔案，賦予同一內容的兩套檔案統一的檔號，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質檔案實現有機對應。慈溪中學教務處學籍管理人員把同樣內容的紙質檔案和電子檔案按時匯總上交學校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質學籍檔案匯入學校文書檔案中，把電子學籍檔案匯入學校多媒體檔案中，這一做法可以充分發揮紙質檔案與電子檔案的各自優勢，有利于檔案查閱利用。
（三）提升檔案管理人員專業素質，確保工作成效
現在計算機普及，計算機的應用也滲透到各個領域，計算機是從什么時候開始走進人們生活中的？從國際的角度上看，從第三次科技革命后，計算機開始發展，但我國是在改革開放以后計算機行業才開始走進大眾視線，在科技高速發展的今天，各行各業都進入電子管理時代，檔案管理工作如此。而在信息時代下的紙本檔案如何管理也需要得到重視。
1 電子檔案管理是必然趨勢
傳統的檔案管理方式是用紙本方法進行管理，記載檔案信息也是通過紙和筆，檔案上的資料都是人一筆一劃寫上去的，也體現了檔案的價值，在那個時代，沒有先進的技術，一切都要靠人力物力來解決，紙本檔案也和當時社會相適應。但是，在電子信息飛速發展的今天，紙本檔案就不能適應當前社會的發展節奏，檔案管理創新管理模式采用電子檔案管理方式，電子檔案管理方式和傳統的紙本管理方式相比，電子檔案具有優越性。電子檔案管理方式有很多優點，同時也給用戶帶來了極大的方便，在紙本檔案的時代，查閱檔案信息需要大量的時間，消耗人力物力，而現在，查閱檔案信息一般在電腦上操作，只需要幾秒鐘的時間，電子檔案管理和紙本檔案管理相比提高了工作效率，也促進了社會的發展，是人類發展歷史的變革，同時也是時代的進步。雖有有了方便快捷的電腦檔案管理，但是傳統的紙本檔案管理也不能放棄，而且還要管理的更好。
2 電子檔案的管理措施
2.1 優化電子文件管理流程
每一件事情在發展過程中都是按照順序進行，檔案管理的相關活動也要按照相關順序完成，電子文件的管理流程和傳統的手工管理文件流程不一致，不是對手工流程的模仿復制粘貼，要有電子文件的特點，善于利用計算機的處理系統，高效的處理數據文件，要積極構建科學合理的高效管理流程。
2.2 建立文件處理系統
文件管理是文件處理系統的核心，文件處理系統直接決定著電子文件的技術特點和管理問題，而最后解決方法也要回歸于文件處理系統上。在完整的電子文件處理系統中，處于核心位置的是文件管理，文件處理對于管理電子文件起到重要的作用。嚴格來說，電子文件管理系統是一個制度，在這個制度下，進行文件處理與管理工作。文件管理系統也是電子文件管理活動整體的承擔者，能保證文件管理順利進行。同時在進行電子文件管理時要建立一套科學標準的管理制度。
3 電子檔案管理和紙本檔案共同發展
電子檔案符合當今信息時代的發展，和紙本檔案相比，有著獨一無二的優越性，但是紙本檔案也有獨特價值，并且這種價值是電子檔案無法替代的。要想了解紙本檔案的價值，首先要了解檔案的價值。檔案具有歷史價值和社會價值，檔案是在社會歷史發展變化下而產生的，檔案通過多種的形式記錄歷史的發展，為學者研究歷史提供有效的資料；檔案也是當代社會真實的反映，記載社會的發展節奏和發展規模，記錄檔案的工具有很多，并隨著社會變化而變化，檔案是一種記錄工具，因此具有記錄屬性，同時檔案也具有原始性，記錄的原始信息是無法替代的，在信息時代下紙本檔案的作用減弱并逐漸被電子檔案取代，但是，紙本檔案的價值仍存在，紙本檔案的價值不會因為紙本作用的減弱而消失，具有原始價值還具有法律效力。紙本檔案的存在意義重大，我們要學會保護和管理。
4 對紙本檔案的保護和管理
從紙本檔案資料管理開始，檔案管理系統是一種全世界通用的系統，即使現在己經被電腦給取代了，但是對紙本資料的管理還是需要加強，對它的管理和保護仍然十分重要?；旧希瑐鹘y紙本檔案的管理有十三個步驟：點收～整理～登記～分類～立案～歸件～編目～裝訂～調卷～清點～防護～轉移～銷毀。不過隨著時間的推移，現在已經把上面的十三個步驟縮減成六個步驟，即：收集、分類、歸檔、裝訂、調閱、銷毀。即便縮減成六個步驟，也完全可以把紙本檔案管理好，只要我們按著這六個步驟實施下去，就基本上能保證該檔案的完整性，剩下的便是物理保護。人們知道紙本檔案是由紙張、紙材料、字跡三者結合在一起的。它的壽命與內外部諸多因素和保護環境條件有關，就其內部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責任心，外部保存環境條件，包括借閱人員的愛護和對各種突發事件的防范措施。也就是說外部保護環境，例如檔案儲存的溫度、濕度、陽光等都很重要。檔案庫房的管理一定要嚴格按照檔案庫房管理的國家標準執行。工作人員不能只注重庫房溫濕度，而忽略了室外溫濕度，室內室外溫度濕度要每日對比，認真做好記錄，最好是將每日溫濕度記錄做成趨勢圖，以便分析和掌握最適合檔案保管的溫度，從而延長檔案存放壽命。另外陽光每日照射時間也要很好地把握，光線不能直射檔案紙本，否則會加速檔案老化。檔案需要陽光但不需要強烈的直射陽光，光線強烈時一定要加防護窗簾遮擋光線。庫房一定要通風良好，通風良好也是保證檔案不發霉退色的前提之一，紙本檔案的保護與管理重要的一條就是責任心。作為一名良好合格的檔案管理人員，高度的責任心很重要。在檔案保管過程中，如果檔案保管的外部環境良好，而缺乏責任心也是不行的，工作也不會做到位。要知道一旦這項工作有所閃失，損失是無法彌補的，后果不堪設想，因為檔案具有原始性和唯一性。檔案工作人員要具備處置突發事故的能力，對于火災、洪水等災害要防患于未然；對于四防安全工作（即防火、防電、防盜、防自然災害）要做到深入細致，把事故消滅在萌芽，一旦發現，也要有處理事故的能力，這才是一個合格的檔案管理人員應具備的素質。
結束語
綜上所述，在信息化條件下，檔案部門應轉變觀念，改革傳統的檔案管理模式，建立電子檔案系統，更加全面科學的管理檔案。在如今，電子檔案在檔案管理工作中占據重要的位置，電子檔案創造的價值引起人們關注，為了使檔案管理工作更好地適應現代信息時代的發展要求，就要建立更有效的檔案管理信息系統，為經濟建設和社會發展服務。但是在發展電子檔案的同時也不能忽視傳統的檔案管理，傳統的紙本檔案管理也具有社會意義，在我國檔案事業發展的情況下，電子檔案管理和紙本檔案管理要統一發展。
參考文獻
一、房地產電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統房地產檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發展，檔案管理的外部環境產生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統檔案管理對象是紙質的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內容中出現了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。
（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統的管理方式，思想、理念、業務水平等方面，都停留在傳統管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內提升業務管理水平，由此產生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數字化和網絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現檔案人員身兼數職，不利于工作的開展，因此傳統檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產電子檔案管理創新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創新，必須以下面幾個方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺的建立
根據房地產檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發資源計劃、數據管理、辦公自動化、項目管理、數據采集等系統，作為前端控制平臺規范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發檔案管理軟件的基礎上，根據電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發以下三種數據庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數據庫，通過公文管理網站，將館藏檔案的目錄數據公布；其次是重要檔案內容數據庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉換成為數字化的檔案資料，需要通過檢索獲??；再次是多媒體檔案數據庫，根據檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數據庫的建立，以統一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開發
房地產電子檔案的歸集以數字檔案管理系統平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發，對檔案的利用管理流程進行優化。在這里，我們同樣需要基于數字檔案管理系統平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質檔案的存儲位置，或者可以直接調用紙質檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產電子檔案管理創新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎設施建設
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數碼攝像機1臺；數碼相機1臺，加1G內存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統；Oracle 9i標準版10用戶數據庫軟件；清華紫光軟件，用于網站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。
（四）應用系統開發
首先是信息的采集，該系統功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統數據庫當中。其次是日常管理，根據檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統計、利用、借閱等。再次是系統設置，根據檔案管理的需求，以及結合檔案管理的工作結構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統功能，這也是檔案事業長久發展的舉措。最后是數據的安全，檔案應用系統的數字化，在為檔案提供更加方便管理環境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數字化加工的時候，提高數據的安全系數水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數據環境的安全。
三、結束語
綜上所述，由于傳統檔案管理方式習慣于傳統的思想和理念，在數字化和網絡化的背景下，房地產檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產檔案管理工作應該通過開發檔案信息化管理系統，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統開發，方可為檔案管理工作的開展，創造有利的條件。
參考文獻：
在檔案管理工作中，傳統的管理方法多運用手工操作的方式進行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價值不能充分地發揮。同時，在檔案借閱利用過程中，容易出現檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當前的檔案資料多為紙質檔案材料，在傳統檔案管理方法下，由于歸檔的不及時，檔案在傳送與借閱的過程中，未進行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價值降低。第二，檔案管理程序較為復雜。在傳統的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進行事先的登記與身份認證，并在進行集體匯集之后，再對其進行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復雜。第三，檔案資料利用受時間與空間限制，實效性不高。傳統檔案管理方法是一種紙質化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關工作的正常開展。
二、檔案管理方法現代化解析
在信息時代的今天，要注重運用現代化的檔案管理方法，充分發揮檔案信息的作用，發揮檔案信息資源的價值，促進各項工作的有序開展。科學技術的快速發展，為實現自動化、網絡化、數字化以及智能化的現代檔案管理方法提供了技術條件，現代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢發展，使檔案管理工作有效開展：
（一）虛擬化檔案管理方法，實現檔案資源共享
虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統的紙質化檔案管理方式轉變成無紙化檔案管理方式，通過網絡技術運用，并建立檔案信息數據庫，實現檔案的管理。并運用計算機技術，通過檔案信息數據庫訪問，進行檔案信息的查詢與利用?，F代網絡技術以及計算機技術的普及與發展，為虛擬化的檔案管理方法的實現提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網絡互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時，將檔案信息通過互聯網進行管理，利于檔案信息資源共享的實現，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優勢，在檔案管理中，可結合實際加以推廣運用。
（二）強化計算機技術運用，實現檔案管理網絡化
現階段，信息技術快速發展，計算機局域網得到廣泛的應用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯網的接入，從而使檔案管理出現了檔案文件與網絡隔離的現象。但在當前時代下，網絡技術與計算機技術的飛速發展，指紋與語音識別技術的廣泛應用，密碼技術的深化發展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時，隨著電子文件簽署技術的發展與應用，可對檔案電子文件資料信息的真偽進行認定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實可靠性提供了保障。同時，運用網絡化的檔案管理方法，可實現檔案信息的網絡傳輸，而且傳輸的成本低、速度快，網絡傳輸的檔案信息不走樣。網絡化的檔案管理方法是實現檔案信息化管理的必經途徑。
（三）運用數字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性
數字化的檔案管理方法主要是指通過現代電子技術（如掃描儀以及計算機等）的運用，實現檔案資料從紙質化到電子文檔的轉變檔案管理方式?，F代數碼影像技術以及縮微攝影技術（在縮微品上將紙質文件制作成電子文件）的全面發展，從而為實現檔案管理的數字化提供了技術支撐。運用數字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉化為電子文件進行管理，在使用檔案資料時，可通過計算機進行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統紙質檔案管理的時空限制，可有效提高檔案資料利用的實效性，同時還利于緩解檔案保存中產生的庫容壓力。尤其是將現代計算機技術、數碼影像技術與縮微技術進行結合運用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復原照片全貌，利于圖像檔案信息的長期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。
（四）實現智能化的管理方法，提升其信息服務功能
隨著科學技術的更新，檔案信息資源的載體實現了多元化發展，除了膠卷、圖片以及紙質等傳統檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識別技術的開發，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運用，能夠使計算機自動接收所有檔案信息，并根據計算機設定與編制的程序對檔案信息進行自動分類與歸檔，克服傳統手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價值的展現，從而全面提升檔案信息的服務功能。
綜上所述，傳統的檔案管理方法已不能滿足信息時代下檔案信息利用的要求，運用現代化的檔案管理方法，實現檔案管理的虛擬化、網絡化、數字化以及智能化已成為檔案管理的必然發展趨勢。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學知識，實現從保管員到知識提供者的角色轉變，全面提升檔案管理水平，為現代化建設服務。
參考文獻
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1.1 領導班子尚未意識到檔案管理的重要性
在以往的檔案管理中，學校領導尚未意識到學校檔案管理的重要性，還單純的認為只要把學生的成績搞上去、把學校的教學目標達成，這就算管理好學校了，認為學校的檔案管理應由檔案管理部門來負責，然，并不知學校教學部門的教學資料等重要文件不能及時入檔，造成文件的積壓或丟失，對檔案的完整性和安全性有多么大的影響。
1.2 檔案的管理方式過于傳統
就拿“圖書館找書這一例子來說”我們去找書，并不知道這本書有沒有被借走，或是圖書館是否收藏了這本書，我們只能在歸類好的書架上一層一層的找，找到最后，才發現，圖書館沒有這本書，或是這本書已經被借走了。如果圖書館實現了信息化，我們找書時就有了針對性，我們可以檢索書名，得知有沒有被借走，得知該館有沒有收藏這本書籍，當我們的檢索結果有我們要找的這本書籍，我們就可以根據這個索書號，去對應的樓層，對應的書架去尋找，這樣既節省了閱讀者的時間，又提高了圖書的利用率。僅僅這樣，仍不能算是實現了信息化，如果沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，還是無法從根本上解決檔案管理的利用率低，檔案管理困難等問題。隨著信息技術的不斷發展，電子文檔這一新產物的出現，無形之中加大了檔案管理人員的工作負擔，當在不實現信息化的前提下。所以檔案管理的信息化需要盡快得到解決。
1.3 檔案管理人員的管理水平不夠高
學校的檔案管理部門大多是由兼職人員或是文化水平不高的叔叔阿姨來管理，缺乏具有全日制檔案管理專業畢業的高素質人才，缺乏既具備檔案管理專業和通曉計算機專業知識的綜合性人才。因此，在日常的檔案管理中需要不斷提高管理人員的管理水平，不斷完善檔案管理中的不足，要與現代化檔案管理接軌，不斷提高檔案管理水平。
2 中小學檔案管理實現信息化的優勢
2.1 改變檔案管理方式，提高工作效率
檔案管理進入信息化和數字化后，改變了檔案管理人員的工作方式，使其從繁雜的管理方式中解脫出來，將以往檔案資料的收集、整理、立卷，歸檔等復雜手續逐漸改變，實現了檔案管理的現代化、自動化，在一定基礎上極大的提高了工作效率。
2.2 改變檔案管理方式，提高檔案使用壽命
檔案管理由一開始的紙質資料逐漸轉換為電子資料，紙質資料對保存條件有較高的要求，藏儲地點過于潮濕，過于干燥都不符合紙質資料的藏儲條件，加上紙質資料有個最大的缺點就是它的存儲壽命要遠遠的低于電子資料。
檔案管理存儲方式的轉變，并不代表數字文?n完全替代了紙質文檔，而是，現在的檔案管理方式由單一的紙質方式逐漸演變為紙質和數字相結合的多形式并存的存儲方式。數字檔案的出現，使歷史久遠、具有極高保存價值的資料得到了有效保護，延長了檔案的使用壽命。檔案管理方式的改變不僅節省了空間，還為保護大自然做了貢獻?？梢?，檔案管理方式的多形式化有助于提高資料的使用壽命和減少環境的污染。
2.3 檔案管理方式的改變，有助于實現資源共享
中小學檔案信息不僅記錄了學校的發展過程，最主要的是學校檔案的信息能夠服務于學校。信息化在中小學檔案的應用，加上網絡管理系統靈活多樣的查詢手段，使查閱者能在短時間內從大量的文件資料中找到完整的檔案資料，能夠使查詢結果更準確，查詢速度更快速，從而實現了資源的共享。網絡這么發達，學校都想通過網絡來更好地宣傳自己，因此，每個學校都有自己的網站，檔案信息通過學校的網站得到更好地展示，使更多的人了解學校的發展歷程，了解學校的教學質量等一些重要信息，使檔案資料得到更好的共享。
3 中小學檔案管理如何實現信息化
3.1 對檔案資料進行科學管理
學校的規模大小不能決定對檔案資料的重視程度，也就是說，不管學校規模的大小，都應該重視檔案管理。因此，有條件的學校應選擇檔案管理專業，思想素質高，責任心強，有較強業務能力的人員來管理檔案，沒有條件的學校，也應該找責任心強，熟悉學校工作，思想道德方面有較高素養的人員來負責學校的檔案管理工作，逐漸實現中小學檔案管理的專業化和科學化。
3.2 建立相應的規章制度
檔案管理的信息化不僅是社會發展的需要，也是學校實現現代化的需要。因此，使檔案管理能夠更好地實施，應該建立相應的規章制度，加強檔案管理的力度。規章制度的制定要多參考相關法規和密級要求，制定合理的規章制度。還要做好相關人員的保密工作，使其能按照規章制度來科學的管理檔案。
3.3 做好安全工作，保護數據安全
在信息化迅速發展的當今社會，越來越多的電子文件格式被廣泛應用，檔案管理的對象也由最初的傳統紙質版資料和文獻變得越來越電子化和現代化，目前我國在檔案管理的工作方面運用是的相對保守的傳統管理方式，由于長期的管理制度不完善導致了檔案管理中的管理缺失，無法在管理工作中適應現代化檔案形式的管理需求。
【關鍵詞】
現代化檔案；管理水平；管理方法
為針對現代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發展方向，只有通過對檔案管理水平和管理方法進行提高、發展和完善，利用先進的管理制度，保證在工作方式上對新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學管理理論和先進管理制度的運用，將對新型的電子資料的管理工作進行合理的分類，利用科學的管理制度提出能夠適應當前檔案資料形式的現代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。
1 檔案管理現代化的含義
我國的檔案發展形式在世界信息化發展的步伐上，不斷更新檔案形式，發展成越來越多樣化和現代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時改進傳統檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當今社會科學技術的不斷發展和更新，對資料的保存方式也越來越多的由傳統的紙質格式不斷向電子化、多媒體化的方向發展，而對這些現代化的檔案信息進行的管理工作，若還是以傳統的針對紙質文獻資料進行的管理方法進行管理，無法將檔案資料的系統性和多樣性有效整合，只有針對現代化檔案的形式特點和性質，利用科學檔案管理理論，成立針對現代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應科技化的信息發展水平。
2 進程中存在的問題
2.1檔案標準化程度低
隨著國家經濟的不斷發展，我國在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對不高，在實際的管理工作中沒有受到相應的重視和影響，因此對檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標準。在我國的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對檔案應有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標準的工作方式和管理機制，而且在對檔案資料進行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當和管理方法不完善的方面，如果不進行合理的、科學的改進和完善，在工作中仍然用傳統的檔案管理方式，必定無法完成現代化檔案資料的管理工作。
2.2缺乏檔案管理專業人才
檔案管理是一項需要重點研究、系統分析的極富專業性要求的管理工作，因此在對管理人員的安排上，需要合理計劃、科學分工，首先將檔案管理的人員設置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進行，了解新型的電子資料的特點，有針對性的進行不同形式檔案的管理。但在我國目前的檔案管理工作中，對檔案管理人員的設置具有很大的非專業性，對檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現在的檔案管理團隊的管理水平和管理方式去對科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進行管理工作，那么在對檔案的科學化、專業化管理方面將很難達到應有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保證了檔案管理人員的專業水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統和不完善，但對于管理資源的投入需要有相應的領導支持和資金支持才能夠實現，只有足夠的專業檔案管理資源才能保證管理工作在技術上和專業程度上能夠適應現代化的檔案形式。目前我國的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現狀，除了工作人員數量不足，管理水平不專業之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領導的重視和管理費用的支持，想要改變傳統的檔案管理體制，還需要從加強領導介入，提高對工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進行。
3 提高檔案管理現代化水平
傳統的檔案管理模式專業水平低，沒有足夠的技術和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現狀，為適應科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學管理理論的學習和管理方式的參考提出新型的管理機制。首先針對檔案管理標準化程度低的傳統管理方法和管理現狀，應當進行正確的科學管理理論和先進管理方法的學習和提高。其次在檔案管理工作人員專業性水平低的管理缺陷上，應當通過對檔案管理人員進行專業化和現代化管理理論的培訓，根本上提高檔案管理的專業水平。再次，還應改變對檔案管理工作的態度，將專業人員和資金投入結合，使檔案管理在現代化發展方面有足夠的物資保證。
4 結束語
經過對傳統的檔案管理方式的分析，只有通過先進的科學管理理論和管理方式的運用，將目前的管理機制進行革新，才能夠適應當今的電子化、信息化檔案發展形勢。針對新型的檔案形式需求和傳統文獻資料科學管理相結合，用新的管理方法對新的檔案形式進行科學管理。
參考文獻：
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檔案資料是文獻信息資源寶庫中一個很重要的組成部分。隨著社會信息化程度的深入，對檔案的科學規范化管理可以提升一個單位的管理水平。社會對檔案信息的需求日益增長，依賴程度也越來越高。把檔案信息由靜態轉化為動態提供給別人，更體現了檔案的價值，發揮了檔案的作用。所以，檔案工作者必須運用現代化的管理手段，打破常規，利用互聯網自動平臺，借助信息化這個機遇，推動檔案信息網絡化建設，提高工作效率和服務質量。
一、當前檔案信息化建設工作所面臨的新形勢
隨著信息技術的飛速發展，先進的科學信息化建設在人們的日常工作和生活中發揮了非常重要的作用?，F在，我們正處在通過科學信息化推動工業化的現代化建設進程當中。在這個過程中，社會對很多包括檔案在內的科學信息化工作提出了新的要求。檔案信息資源的公開的必然要求，這就要求檔案專業技術人員必須從傳統的管理方式轉變為現代化管理和信息化管理方式中來，將信息化工作方法納入到檔案管理信息化工作中來，這是檔案信息化資源引用開發工作的重要內容，通過利用高新的信息技術手段，使檔案廣泛利用和交流。原來的傳統檔案管理模式早已經跟不上時代的腳步，隨著電子文件等載體的大量出現和檔案信息數量的增加，我們要想快速獲得所需要的檔案信息，就要用現代化管理手段來工作，需要用最先進的技術來實現檔案全方位、多層次、多功能的現代科技化管理方式，使檔案信息化存儲方式發生深刻變革。產生管理對象的信息化，推廣計算機數據庫和網絡技術的引進，即由傳統的紙質載體的檔案管理信息為對象，轉變為集圖、文、聲于一體的多媒體信息化的機讀檔案為對象以存儲于計算機內，賦予檔案管理工作的內容以信息技術化。
二、要加強信息技術人才的培養工作
由于檔案管理方式的變化，為了適應新形勢下的需要，要想實現檔案的信息化，一方面，要加強對檔案管理領導的培養。作為檔案管理的領導者，非常有必要了解、接觸最先進的管理方式、方法?？梢酝ㄟ^多種形式的交流會、技術培訓、定期的學習來實現對檔案領導者的改變。另外一方面，認真做好現職人員的培訓學習工作，分期分批地安排檔案工作人員參加有關計算機技術、數字化技術、網絡技術、現代化管理技術和信息化管理技術等知識的專業培訓。經過培訓，可以讓一線的檔案管理人員擁有現代化的管理技術，有助于實現檔案信息化。第三，要積極引進人才，并為他們創造良好的工作環境，建立良性機制，推動檔案信息化建設。聘用高素質的檔案管理人員，可以在最短的時間內實現檔案信息化。四要大膽啟用現有的專業技術骨干，給他們新任務、壓擔子，讓他們在工作中進步，實踐中成長。
三、要加強檔案信息化建設就必須提高檔案信息化管理水平
要建立起一套合理、科學、嚴密的信息化管理制度，就要明確職責，權限設置也必須明確到具體工作人員（或崗位）。實現檔案信息化之后，由原來的紙質檔案管理轉變為電子檔案管理。電子檔案管理較紙質檔案有其自身的優勢，例如：方便、快捷。但是，電子檔案也有其自身的缺陷。如果不做好權限設置，很容易引起泄密。因此，檔案信息化建設，在提高技術要求的同時，也要做好權限設置。
在提高管理水平的過程中，對檔案管理人員的服務意識提出了新的要求。要求檔案管理人員盡職盡責。一方面為相關部門提供檔案服務，另外一方面，做好檔案的管理工作。例如：電子檔案在封存過程中，對封存的環境有要求，要提供封存電子檔案的環境，做好存檔工作，不能懈怠。整理檔案的電子文件時要防止信息在轉換過程中的失真，歸檔時要進行認真、全面的檢查。使用時也要健全檔案的電子文件的管理和使用記錄。電子檔案形成以后，必須定期做好必要的格式和載體轉換，還應做好備份工作，使電子文件盡可能地處在保密安全的狀態。
【參考文獻】
