時間：2023-06-07 09:02:26
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隨著人力資源的學歷教育與社會培訓的進一步推廣與加強，社會經濟的日益多樣化與不斷的發展，企業對人力資源的需求也在不斷的增加，企業員工進一步的增加，為了規范管理本企業的員工，促進企業員工合理分配，建立和規范企業員工檔案管理，以提高人力資源的使用效益與合理流動。
一、新員工的檔案管理
（一）學歷教育畢業后初次參加工作的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
新聘用員工報到應到人事部門辦理以下手續：（1）如實填寫《員工登記表》等相關表格；（2）核對并遞交學歷證書和專業資格證書的原件及復印件；（3）核對并遞交身份證原件及復印件，當地政府規定的各類就業證件原件及復印件，各項社會保障的轉移手續；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權利和義務。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續約的，應續簽勞動合同書。
3、接收從學歷教育學校轉來的員工檔案并進行登記管理
（二）從本企業以外的單位調入的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
（1）如實填寫《員工登記表》等相關表格；（2）核對并遞交學歷證書和專業資格證書的原件及復印件；（3）核對并遞交身份證原件及復印件，當地政府規定的各類就業證件原件及復印件，各項社會保障的轉移手續；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續；（6）與原單位解除勞動關系的證明文件。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權利和義務。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續約的，應續簽勞動合同書。
3、接收從其他單位轉來的員工檔案并進行整理歸類
凡新入公司員工，在辦理進入公司手續后，由人力資源部對應歸檔的材料做好累積工作，并及時整理裝訂進入員工檔案袋。
二、轉正后的員工檔案管理
為規范公司員工的轉正程序，做到既有章可循又保證轉正考核流程的良好實施，特規定：轉正員工的人事檔案初級建立必須具備：員工登記表、身份證復印件、學歷證復印件、員工轉正申請表、員工轉正考核鑒定表、員工轉正通知書、勞動合同書。員工必須具備以上檔案內容、人事部方可為其建立企業員工人事檔案，缺以上任何一項者將影響轉正。
人事處負責公司人員的轉正手續的辦理、審核并通知財務對轉正人員做出薪資待遇標準的調整。相關部門負責新入職人員試用期間對其進行在崗培訓及轉正人員的初步審核。符合轉正條件的員工需提前一周到人事處領取《員工轉正申請表》并認真填寫，報于部門負責人審核，部門負責人全面了解試用期內員工工作情況及需求，如實評價員工的個人鑒定，指出員工的缺點與不足，并提出改善建議并簽署是否同意轉正的意見。轉正材料簽批后轉人事處，由人事處審核并提交符合規定的轉正人員信息給財務部以調整員工薪資用。
各種任免、出國、離退休等材料辦理完畢后，各種獎勵、處分材料報批后，入黨、入團材料在批準轉正后，由各主管部門及時向檔案管理員移交歸檔。
（一）分類別、分部門進行對檔案進行管理
檔案管理員應對管理檔案及時進行更新、存檔、維護，以確保人事檔案的可追溯性。員工人事檔案由人事部專人負責保管、整理。任何人不得以任何名義私自查閱人事檔案資料。因特殊原因需查閱檔案時，必須經人事處及分管領導批準，并登記查閱原因說明，方可查閱。檔案保管員只給其提供與查閱原因相關部分的檔案內容。查閱檔案人對被查閱檔案資料負保密責任。
（二）轉遞人事檔案注意做好保密工作
轉遞人事檔案時，必須按照規定格式嚴密包裝，貼牢封條并加蓋密封章，按人事檔案轉遞通知單項目認真進行發文登記，通過機要交通轉遞，并要求經辦人簽字。轉遞出本公司的檔案，若一個月沒有收到回執，經辦人要及時查詢，以防丟失。轉遞人事檔案材料通知單分為通知單及通知單存根，寄出時用復寫紙填寫，收到回執后，將回執貼于存根回執處，并做相應登記。人事檔案正式轉出時，必須在檔案目錄上及時注明寄出時間、地點、單位及經辦人。
（三）臨時人員寄存的檔案管理（代管檔案管理）
員工離職時均不允許帶走個人人事檔案，離職員工檔案在離職滿三年后，在與企業無任何糾紛條件下經本人同意后銷毀或寄還本人。
三、加強檔案管理對企業人才合理管理與流動的好處與作用
（一）有利于企業內部人力資源發揮效益
企業人事檔案管理能夠直接反映出企業人力資源的現狀，企業的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況；企業的人事檔案管理還能夠為企業的人力資源配備提供重要依據，通過對企業人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業的發展水平。企業管理者還可以通過將人事檔案的動態變化與企業的發展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業的發展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進；企業的人事檔案管理還可為企業的人力資源開發提供依據，企業在發展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業可以通過現有的人力資源進行深入的開發，以滿足企業的發展需要，而充分利用企業的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。
（二）企業人事檔案管理對企業的重要性
企業的人事檔案管理是企業對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據。對于企業而言，把好人才的進出關、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質、思想品行、業務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業的內部考核上，企業可以通過對員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據。人事檔案管理可以為企業制定用人計劃和發展戰略提供支持。所以說，企業認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現代企業的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業的人事數據和信息管理提供依據，進而為企業的人力資源規范化管理提供基礎保障。
（三）企業人事檔案管理對個人的重要性
對于個人來說，不管是調動工作、評定職稱、調整工資，還是入黨或者離職等，所有手續和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據。企業的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強人事檔案管理也成為當今企業管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人事檔案來作為依據。所以說，加強人事檔案管理在現代的企業人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發揮重要的作用。
（四）改進檔案管理的傳統模式，為企業生產建設服務。人力資源檔案管理，必須適應現代企業管理的要求，積極擴展管理職能，利用現代計算機技術與現代信息技術，使人力資源檔案管理工作真正適應企業地發展需要，為企業的生產建設提供有力的堅強保障。現階段在經濟改革浪潮的不斷沖擊下，企業往往將創造經濟效益放在了企業工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設不到位等問題。企業要想實現人力資源的良性發展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強對人事檔案的管理工作。
1.利用現代化的管理技術和管理方法
充分利用現代化的管理手段為了提高企業人事檔案管理的工作效率，應該充分利用現代化的管理技術和管理方法，進而實現人事檔案管理系統化、程序化和規范化。利用現代的管理設備，實現信息化管理，使人事檔案管理數據能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設備的管理軟件，以保證人事檔案數據的準確性、完整性和規范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學、合理，保證人事檔案管理與企業發展相適應。使現代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應用。
2.健全管理體制，保證人事檔案的真實性
企業應該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。企業要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴格的材料鑒別和調查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應該做好人事檔案的利用和轉遞工作，嚴格執行工作任務，使企業的人事檔案管理實現制度化、標準化。
3.加強人事檔案管理隊伍建設
管理隊伍是企業發展的核心力量，檔案管理隊伍的建設也同樣具有重要的作用。高素質的檔案管理隊伍，不但是人事檔案管理自身的需要，也是企業人事制度改革的重要任務。企業的人事管理隊伍應該具有過硬的業務技能和合理的知識結構體系。從大的方面來講，企業人事檔案管理人員應該不斷學習和了解國家人事制度改革的文件，及時掌握黨的方針政策；從小的方面來講，人事檔案管理人員應該熟悉相關的人事管理工作業務，熟練掌握工作流程和現代化的管理技術，進而保證人事檔案隊伍的整體素質。
新時期加強企業的人事檔案管理，不但是企業內部人事管理的需要，也是企業謀求長期發展，提高核心競爭力的需要。加強企業的人事檔案管理不但要意識到管理中的缺陷，還要正視這種缺陷，并采取積極的措施來克制這種缺陷，進而使人事檔案管理完善化和科學化。
參考文獻：
企業員工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關員工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經濟的逐步發展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現象時有發生。由此造成的員工身份無法核定、有關政策無法落實、員工退休手續無法辦理等問題屢見不鮮。加強企業員工檔案管理工作，優化企業人力資源管理配置，已成為當前企業亟待解決的問題。
一、企業員工檔案管理的基本情況
1.企業員工檔案的管理方式
以油田企業為例，按照員工身份實行組織、勞資部門分級管理是目前油田企業員工檔案管理的普遍模式。
2.企業員工檔案包括的內容
企業員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評定崗位技能鑒定考核考察材料、學歷及培訓材料、政審材料、入黨入團材料 、獎勵材料、處分材料、工資、勞動合同、調動轉移材料、聘用審批表、復員退伍審批表、轉業審批表、 退休（退職）審批表等。
二、當前企業員工檔案工作存在的問題
1.現行檔案管理體制與市場經濟發展不相適應
企業員工檔案由多個部門管理，職責分工交叉重疊，對員工檔案管理要求不一致。大中型國有企業領導班子成員檔案，由各級組織部或企業工委代管；部分企業中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業還是按計劃經濟時期的管理方式將企業員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門的要求進行分類管理，工人則按勞動部門的要求進行分類管理，員工在企業中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業依法實行的全員勞動合同制度，給企業的員工檔案管理工作帶來不便。
2.企業員工檔案管理工作制度不完善
個別企業以追求利潤為目的，存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成。
3.企業員工檔案管理不規范，利用率低
一是企業員工檔案內容簡單雷同，個人材料分散。企業員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。
二是檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已調離本單位，但其員工檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。
三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。
四是建檔、存檔時間滯后影響檔案管理的質量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補檔、存檔發生變化，特別是存檔資料量的減少和時間的滯后，將會給員工檔案內容鑒定和工作開展帶來影響。
4.檔案管理人員素質不高
檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業員工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理員工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。
5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全
檔案管理的軟硬件建設配備較差，檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責任意識不強，檔案業務不熟悉，年復一年，檔案管理形成了惡性循環，出現了檔案越管越差，越管越少的現象。
三、加強企業員工檔案管理的對策
1.創新員工檔案內容，嚴把進檔材料質量
創新員工檔案內容，就是要轉換檔案材料內容的重點，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績、廉”等方面的材料，從而達到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，并保證進檔材料的質量。員工檔案管理人員要堅持原則，認真審核，嚴格把關，真正要做到“六不歸檔”：即不經審查的材料不歸檔、手續不全的材料不歸檔、內容不實的材料不歸檔、填寫不符合規定的材料不歸檔、國家不承認的不歸檔，與政策不符的不歸檔。
2.創新管理方式，實現員工檔案管理數字化、現代化、信息化
紙質檔案最具原始憑證性，但在人員流動性大的情況下，紙質型員工檔案在傳遞過程中易導致個人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質型檔案轉換成電子型檔案，通過電子信息手段，建立個人征信體系和社會信用制度。
3.創新員工檔案管理制度，實行員工檔案管理社會化
領導重視是做好工作的前提，為加強我局檔案管理工作的領導，根據人動，我局及時調整了檔案管理工作領導小組，成立了由局長任組長，其他主要領導、分管主任及兼職保密干部（檔案管理員）為成員的檔案管理工作領導小組，做到了主要領導負責抓，經辦人員具體落實，在不斷加強對檔案工作管理的同時，形成了工作有要求、有布置、有檢查的齊抓共管的良好局面。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為不斷促進我局檔案管理工作的規范化建設，提高文書檔案管理水平，近年來，我局先后制定了檔案工作崗位責任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等等各項制度。明確了檔案工作職責和任務、歸檔范圍及整理要求，使我局文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。同時，我局按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案、保管期限，編寫了全宗介紹，編輯了單位發文匯編，建立了檔案借閱登記薄，并對歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，保證了檔案查閱工作的方便快捷，一直以來也無檔案丟失、毀損等情況的發生。
三、加強學習，提高檔案管理整體意識
認真學習貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，做到依法治檔，單位結合政治理論學習時間，組織單位干部職工認真學習了相關檔案法律法規，使大家認識到檔案工作的重要性及檔案管理工作并非可有可無，而是記錄歷史的重要載體。每年4月都定期對前一年的檔案立卷歸檔，、新增文書檔案和業務檔27卷，其中：（永久5卷、定期30年5卷，定期17卷）。
四、存在的問題
在十六字精神的鼓舞下，我勵精圖治，各項工作都有了新進展。
一、參加各類業務學習培訓，業務水平邁上新臺階。
年初，參加了為期4天的檔案員培訓，課上我認真做筆記，課后提問消化，不但順利完成了培訓任務，還幫助和輔導別的學員完成了實踐課程，并取得了結業證書。隨著全市遠程教育網絡站點陸續建成，我參加了歷時3天的站點技術人員培訓，因掌握培訓內容較好，還被委任為唯一的一位老師助教，協助老師并教導其它學員較好地完成了培訓任務。之后，還參加了市城區通訊員培訓班，在對信息與新聞有一定了解的同時，也全新認識了通訊的重要性和幾種基本形式，信息報送工作有了較大進步，下半年共報送信息4次。年末還參加了黨內統計干部的學習培訓，培訓歷時7天，培訓中我能充分利用專業知識，在學習中融會貫通，并在電腦共享被禁止的情況下，利用映射為學員們開通資源，較好地協助老師完成了教學。
二、在區委、區政府的正確領導下，各項工作開創新局面
三、堅持以“三個代表”重要思想為行動指南，政治思想取得新突破
二、具體工作方法
1、立卷。文件按照分類大綱歸類后，方可組卷、立卷，而后進行卷內文件的排列、擬寫案卷標題、確定保管期限、裝訂、文檔掃描、錄入工作完成。
2、微機錄入。組好卷以后，只需微機管理，為作好保密工作，計算機加上自己設置密碼就可以了。
3、利用效率、查準率高。微機檢索系統提供了快速便捷的管理手段，提供了信息利用的快速途徑，免除檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動強度，提高歸檔質量、檢索速度。
4、隨時補漏檔案。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，使文檔不形成存積，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的。
三、檔案電子化目錄檢索優點
微機應用，是檔案管理上等級的標志。利用微機進行檔案的管理，其優點是：
1、利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高
以手工為主的傳統檔案管理工作，檔案利用率低下，查找效率不高、查準率較差，這就嚴重制約了檔案信息資源的利用率。微機的應用，完成將手工立卷變為微機自動管理，極大地提高檔案管理與利用的效率。以往查閱檔案需查全引目錄、卷內目錄、最后去庫房查找這樣一來需要6-8分鐘，如今微機管理只需輸入關健字進行檢索查找檔號就可以了，按一下鍵盤，省時省力，只需1-2分鐘。
2、微機管理更有利于文檔的保密
過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。
3、微機管理有利于遺漏文件的補充
傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊時，補漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷內文件又得重新排列，編檔頁號、編抄卷內目錄、裝訂，修改填寫案卷封面等等。需花費10分鐘，這不但費時費力，給管理人員增添了許多麻煩。改為微機管理，文件插入就十分方便了。只需1分鐘，按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就可以了。
4、減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率
在民辦高等教育迅猛發展的今天，民辦高校檔案管理人員應與時俱進，不斷增強工作的主動性，為高校師生提供最滿意的服務。本文就民辦高校檔案管理人員工作的主動性談談自己粗淺的思考。
1 民辦高校檔案管理人員主動工作具有十分重要的現實意義
目前，民辦高校檔案管理工作大都是是比較“被動的”。即所謂“高校師生要啥就找啥…領導叫干啥就干啥”。缺乏對高校師生現狀及未來需求趨勢進行的調查與研究。民辦高校檔案管理人員服務意識淡薄，如有的民辦高校檔案管理人員認為自己只要把檔案收集齊全，整理規范，保管妥當，不丟失不泄密即可，對高校師生不冷不熱，談不上主動熱情服務；許多檔案管理人員不能主動研究保管檔案的先進手段和方法，對調整庫房溫濕度、合理通風、先進的除塵方式、防霉防蟲等問題無心過問。更有甚者，有的民辦高校檔案管理人員對檔案的安全保管很疏忽。致使檔案遭受火災、水災的嚴重破壞：上述情況都是檔案工作中實際存在的問題。因而增強民辦高校檔案管理人員工作的主動性提高檔案服務質量，具有十分重要的現實意義。
2 民辦高校檔案管理人員工作主動性的科學內涵
民辦高校檔案管理人員工作的主動性是指民辦高校檔案管理人員對檔案工作的性質、任務、作用有正確的認識，工作是自覺自發的，不需要領導督促安排，不需要高校師生催促提醒。主動開展以滿足高校師生需求為目的的全方位的檔案工作，并能主動協助領導、同事或社會公眾完成力所能及的工作。隨時調整和完善提供利用的服務形式。每個檔案工作人員都應圍繞學院工作的大局，主動為各部門、各級領導提供檔案利用服務，使檔案工作有計劃、有準備、有重點地進行。民辦高校檔案管理人員工作的主動性可以從以下幾方面落實
第一，樹立精益求精的意識。嚴謹細致地做好從收集、整理、保管、統計、提供利用等各個環節的工作。最大限度地豐富館室藏。充分熟悉館室藏檔案。打好主動服務的基礎。
第二，不斷改進服務態度。民辦高校檔案管理人員要讓自己的一舉一動都表現出對高校師生的歡迎和尊重：主動的問候。親切的目光。真誠的笑容，文明的舉止。有問必答。有求必應。以增強利用服務的吸引力。
第三。了解師生需要。開展利用者調查工作。掌握師生心理與需求。主動開展內容多樣化的檔案服務，如開展檔案指導性咨詢服務。做好編研工作，及時公布、出版、印發檔案編研成果等，拓寬高校師生與檔案信息的接觸面。擴大服務范圍
第四。積極開展多種形式的宣傳活動。通過舉辦各類專項展覽，借助新聞媒介宣傳的形式。向社會大眾傳遞檔案信息，擴大檔案事業的社會影響。
第五。把握好主動服務的度。首先，民辦高校檔案管理人員必須擺正位置，在職責范圍內。在所屬單位的領導下去發揮主動性。不能脫離單位實際自行其是，不能越俎代庖，影響、妨礙其他部門的正常工作。其次，正確處理好主動服務與保密的關系。民辦高校檔案管理人員要注意處理好各類檔案中所包含的密級與高校檔案的技術專利問題。嚴格遵守黨和國家的有關規定。做到既注意內外有別把好保密關。又不妨礙檔案資源的交流利用
3 提升民辦高校檔案管理人員工作主動性的有效途徑
3.1 完善管理機制
各單位要建立健全激勵機制。調動民辦高校檔案管理人員的積極性。
（I）積極推行人性化的管理方式。首先。各級領導要注重解決檔案人員的實際問題，盡量做到政治上關心、工作上支持、生活上照顧。以穩定民辦高校檔案管理人員隊伍。其次，要為民辦高校檔案管理人員建立正常的晉職、晉級、進修的機制，提高民辦高校檔案管理人員的社會地位。再次，提高民辦高校檔案管理人員的福利待遇，激發他們愛崗敬業的精神
（2）制定科學的檔案工作考核、獎勵辦法。各單位要建立健全檔案人員崗位目標責任制。完善獎懲制度，落實民辦高校檔案管理人員個人素質與崗位、工資等掛鉤的機制。
3.2 加強崗位培訓
各單位要充分認識檔案工作的重要意義。選擇事業心強、責任心強、既耐心細致又勤奮踏實的人從事檔案工作。第一，培訓前要做好需求調查，做到有的放矢；第二，培訓應注重理論與實踐的結合，避免脫離實際的教學：第三。培訓方式要靈活化和多樣化，既可采取定期集中培訓的形式。也可采用自學、上門指導、主題講座、聘請專家輔導等形式；第四，培訓考試要規范化?？荚囈獓烂C考場紀律，考試內容和方式要規范。盡量避免主觀性和隨意性。以保證切實提高檔案人員的能力素質。
3.3 增強職業榮譽感
主動性的關鍵是民辦高校檔案管理人員要熱愛檔案事業。檔案人員只有熱愛檔案工作，才能安心精心地去做好它。讓師生滿意。民辦高校檔案管理人員對工作的熱愛來自職業榮譽感。這就需要我們充分認識檔案的價值與檔案工作的重要意義。
3.4 強化服務意識
新時期的檔案工作已逐漸從“管理型”向“服務型”轉變。民辦高校檔案管理人員服務意識的強弱，服務水平的高低，直接關系著檔案工作的順利進行，關系著檔案事業的發展。切實做到“一切為了高校師生。為了一切高校師生，為了高校師生的一切”，以高校師生的滿意度和愉悅度作為檔案工作的重要尺度。
3.5 主動學習。提高自身素質
民辦高校檔案管理人員要發揮好主動性，做好利用服務工作，必須加強自身素質的提升，在瞬息萬變的知識經濟時代。豐富的學識與服務利用者的本領對檔案工作者來講十分重要。高素質的民辦高校檔案管理人員是檔案事業的中堅力量。一名檔案工作者，不但應當是合格的，而且應當是優秀的。要以檔案事業為重，加強學習，勤奮鉆研業務，提高自身素質，完善個人修養，不斷增強工作的主動性，為民辦高校的檔案事業多做貢獻。
參考文獻
[1]陳兆禊.檔案管理學基礎[M].中國人民大學出版社，2009：24-40.
[2]蔣蓉.試論城建檔案的主動服務與被動服務[J].城建檔案，1998（4）：16-18.
關鍵詞：
公立醫院;黨員;管理
在公立醫院的改革熱潮中，在醫院的管理工作也顯得越來越重要，尤其是公立醫院的黨員檔案，它是以文字形式申請加入黨后累積的個人資料，同時也是證明醫院員工黨員的重要材料。在工作中醫院的檔案管理能夠記錄醫院在發展過程中的重要數據，為醫院管理人員提供了重要的參考依據，并且幫助提高醫院的各項工作水平。
一、提高黨員檔案管理意義
公立醫院的黨員檔案，不僅是記錄公立醫院黨員的政治生活，同時一份完整的黨員檔案，同時它還是記錄了黨員從積極分子到預備黨員直到成為正式黨員后參與的政治活動的珍貴資料，這份資料不僅僅是對黨員員工具有重要意義，同時對我國黨的歷史研究也有重要意義。不僅是黨員身份的主要證明材料，也同時是觀察黨的思想成長重要資料。改進完善公立醫院的管理機制，不僅能夠有效的檢查醫院黨員的基本情況，并且能夠及時的加強黨員的思想建設教育，同時還能夠在新時期日益復雜的狀況下發揚黨員的先進性，提高公立醫院的黨支部的團結力量，讓公立醫院能夠更好的為人民為社會服務，使它的社會服務性質得到充分發揮。單從這一方面來說，提高公立醫院對工作人員檔案的管理，使管理不再局限性，改善簡單的認識檔案管理。并使其更好的完成我國當前開展的黨建設工作，為社會提供優質的服務。
二、當前管理機制問題
1.管理制度不完善
在目前我國公立檔案管理的工作還不夠完善，檔案管理制度是各單位按照我國國家法律要求并結合實際情況而建立的，同時還要求每個相關人員都必須要遵守并維護這一法律制度，它在一定程度上加強了檔案的工作，并有效的保護了員工個人的檔案信息資料。就目前來看，公立醫院檔案管理制度的建立和完善搜單位哦建立檔案工作的重要標志之一。好比一個紅利醫院雖然有相關的檔案管理之父，但是缺少監督和檢查機制以及嚴格的工作考核標準，這將會造成檔案的管理工作落實不到位，和工作人員職責履行不嚴等現象，這種現象還會導致黨員檔案的遺失或破損，對檔案的完整性和準確性都造成了嚴重的影響。
2.業務水平低
一些公立醫院在發展的管理中，大部分的意醫院都是主要要求醫療技術和醫生的素質水平，從而忽略了對檔案人員的栽培，同時大部分的意愿管理人員都不具有專業意識，缺少對檔案管理工作的認識，在工作中無論是管理人員的意識或者管理能力都有著明顯的缺陷，這將會造成黨員檔案的管理工作混亂。
3.管理設施不完善
在社會進步的當前社會，計算機和網絡技術基本上都流傳進入了每一個人的家中，在醫院以計算機電子技術為主體的新型管理方案也得到了實踐應用，醫院的職工檔案由紙質轉化為電子檔，而電子檔案的儲存主要以電子計算機為主，在員工操作的過程中還需要一定的軟件支持，同時計算機的檔案還需要一些其他輔助設備進行運轉，比如打印機、掃描儀等設備，一些醫院為了減少成本，沒有及時對檔案管理進行更新，這將會在一定的程度上阻礙了管理工作的開展。
4.員工服務意識欠缺
大部分公立醫院主要注重醫院的醫療建設和經濟利潤，但是卻忽視了檔案管理方面的要求，并對檔案管理的工作漠視，導致了管理檔案資料人員的服務意識薄弱，缺少創新，被動工作，并在工作上采取消極應對工作，使公立醫院的檔案管理得不到完善，管理水平也得不到提高。
三、改進檔案管理方案
想要切合實際提高當代的公立醫院黨員管理工作，首先就要積極地完善傳統意識觀念的限制，勇敢的去創新、去發展、去實踐、去改革才能充分發揮為社會服務的基本性質。第一，提高自身的能力，在推動檔案管理的發展基礎上，培養專業管理人才隊伍。在目前我國形勢上來看，我國各大醫院在對黨員檔案管理上還不夠重視，不僅沒有投入足夠的資金，甚至連目標都不明確，這種漫無目的的管理導致了資源極大的浪費。積極搭建公立醫院黨員檔案信息平臺，在保障黨員安全信息的前提下增加它的開放性和公益性，同時還要提高相關人員的素質水平，這為實現黨員檔案有效管理奠定了基礎。第二，要創建公立醫院對檔案管理建設的良好氛圍，提高管理工作人員對管理黨員檔案的積極性。在醫院中各級的領導組織要積極向基層黨員介紹配合黨員檔案的管理意義，并使黨員對檔案管理的內容和工作范圍有了明確的認識，同時還要了解黨員檔案對自身的用處。另外還要申請一部分資金專門來建立一個相關的資料宣傳，幫助一些來咨詢的黨員對公立醫院黨員管理方案的認識，逐步了解黨員檔案盒普通認識檔案的區別，提高公立醫院對檔案管理工作的工作效率。
四、總結
面臨著公立醫院管理機制出現的問題，我們必須要去完善并且推動其的發展，擺脫局限性，同時還要增強管理人員自身的管理能力和檔案業務水平。公立醫院的黨員管理工作對于我國這陣建設以及黨員思想歷程都有重大意義，完善公立醫院的管理還有利于我國進行進一步的思想工作的實行。為此我們要克服在管理工作中面臨的困境，不斷提高我國公立醫院黨員檔案的管理水平。
參考文獻
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一、醫院職工檔案管理情況與面臨的挑戰
存在著人事檔案交接過程不夠合理重視。檔案管理工作人員是計算機人員或者其他崗位人員的臨時擔任，當醫院職工離開崗位或者產生崗位變動時，所需要進行的檔案交接手續沒有按照正常流程辦理，步驟跳躍，關鍵環節缺失。長期以往造成導致檔案管理在材料等方面責任不明確。甚至簡單的認為，交接工作并不重要。所以人事檔案交接工作經常會前后脫節。由于醫院工作主要是醫療方面、教學環節、科學研究。醫院管理的重點是如何提高醫療、教學水平，改善環境條件，為病人提供優質的服務，而對在醫院工作的職工人事檔案管理卻缺乏應用的重視，造成醫院人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員素質底下，無應有的工作能力等問題凸顯。檔案管理人員因素也不容忽視，人員能力差使得對人事檔案進行管理的工作進行緩慢，工作效果差。歸檔材料不及時、職工培訓情況、情況、科研成果情況更新相當緩慢，使得人員的評價不科學缺乏時效性。檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。員工本人對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。缺乏創新理念，管理模式陳舊，十二五精神中以創新為手段應積極應用到醫院職工的檔案管理工作當中。
二、醫院體制改革的展望
我過已經試行事業單位改制，部分醫院已經進行試點改制。從事業單位改為企業，這樣對職工的性質改變，工資制度的靈活改變，社會保障制度的使用措施都有了新的變化。這對醫院職工的檔案管理工作提出了新的挑戰。在新的形勢下，怎樣才能既保證醫院職工的待遇不會降低又能體現新體制的靈活富有活力的特點，對檔案管理工作人員提出了新的要求。工作人員要積極學習新的精神，認真參加培訓，提升自身能力。做好醫院職工檔案管理工作。
三、醫院檔案管理信息化建設
醫院職工管理信息系統的通常具有以下功能模塊，它們是醫院職工信息錄入模塊、職工信息查詢模塊、報表統計功能模塊及系統維護模塊、工資核算模塊、職稱成果模塊。：
醫院職工信息錄入模塊包括職工基本數據的輸入、修改和刪除。其中應該包括以下基本信息。如：職工性別、職工姓名、身份證號、工作年限、職稱類型、 所在科室、備注等基本信息。
職工信息模塊：當需要尋找醫院的某位職工時，可以通過本模塊實現功能，可以通過身份證號唯一的進行查詢，也可以根據條件，比如尋找本醫院主治醫師有哪些，具體信息是什么。那么就可以根據職稱類型字段進行查詢。
利用報表統計模塊可以實現符合條件查詢的紙質化。也可以按照時間提供月報表、年報表的打印。
系統維護模塊：對系統進行維護，可以設置管理員權限和普通維護權限。管理員可以擁有強大的管理權限。比如修改系統的密碼，修改員工的基本信息等操作。
職工管理模塊中可以和財務配合，建立信息化的工資核算模塊，這需要與財務部門合作完成。
職稱成果模塊需要不斷更新，對職工近期的情況變更進行登記，比如，成果項目結題，專利申請完成、工作年限工作量的變更等。這些在職工進行職稱評定和領導晉級的時候有重要的作用。
綜合利用信息化檔案管理系統，實現對醫院職工的檔案管理可以簡化工作的環節，減少人力消耗，提高工作效率。提高統計能力提升存儲能力。是對醫院職工檔案管理工作的重大改進。
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1 健全組織管理體系、職工參與是做好醫德檔案的前提
1.1 領導重視，明確責任
2008年12月《黑龍江省醫務人員醫德考評實施辦法（施行）》正式出臺后， 醫院領導班子十分重視， 專題研究此項工作。由院長、書記親自抓， 成立了醫德考評小組， 明確人事科負責牽頭制定醫院實施方案， 行風辦等主要職能科室參與組織實施， 明確了各相關部門的任務與責任。
1.2 學習宣傳，發動職工積極參與
為做好醫德考評， 建立醫德檔案， 組織全院職工認真學習和討論文件精神， 在充分討論和征求意見后制定了《黑龍江省哈爾濱市賓縣人民醫院工作人員年度考核及醫務人員醫德考評工作實施方案》，并得到職工認可。
1.3 緊密聯系醫院實際，建立操作性強的考評體系
醫德考評作為一種監督評價醫務人員行為規范的手段，具體操作需要充分體現關愛與人性化，制定細則標準應符合醫院實際。根據上級文件部署， 我院在以往行風辦、質控辦建立數據庫的基礎上， 進一步充實和完善醫德檔案數據庫建設， 并根據工作職責， 將醫務人員醫德考評內容進行細分， 落實具體負責部門和責任科室， 要求每季度由各責任科室將考核情況向人事科匯總一次， 人事科通過網絡在醫德檔案數據庫中確認。
2 日常信息積累是建立醫德檔案的基礎
2.1 堅持日常醫德醫風量化考核數據收集
醫德檔案是將醫務人員日常醫療服務行為如實記錄的數據庫， 需要管理部門日常及時積累， 如果采用回顧性記錄就不能真實反映醫務人員的言行， 必然缺乏客觀性。多年來， 醫院重視醫務人員的職業道德建設， 建立了一整套醫德規范。
2.2 信息數據管理與使用公開透明
行風辦與質控辦對醫務人員服務行為與醫療行為采用了“有案必錄”和“年終考核扣分”的管理辦法， 為醫德檔案的建立打下良好基礎。近年來，我院的高級職稱聘任與員工年終考核測評， 充分利用了行風辦與質控辦建立的醫德醫風與工作質量檔案數據。同時， 對醫務人員的德能勤績量化評分， 整個評價過程公開、透明， 個人得分情況在院內信息網上公布， 接受全院職工的監督， 保證公開公平競爭。
2.3 抓好醫德醫風檔案管理工作需要團隊精神
日常信息資料的積累十分重要， 這決不是某個部門所能單獨完成的， 需要多部門多科室的合作。我院有一支良好的管理干部隊伍， 各管理部門在平時工作中能夠團結協作， 主動溝通， 資源共享， 落實責任， 共同做好各項工作， 為做好醫德檔案管理提供了組織基礎。
3 網絡技術支持是醫德檔案管理的保障
醫院運行管理離不開網絡技術， 我院的醫德醫風檔案管理同樣依靠計算機技術的大力支持。我院開發了一整套醫德檔案專用軟件， 以院內網絡為平臺， 根據醫院考評方案的責任分工， 相關管理科室在自己權限內即時記錄職工的醫德醫風6大項內容， 包括加減分的具體情況寫實， 相關科室每季度書面向人事科匯總一次， 人事科依據各科書面的報表上網確認。確認后不得修改， 如需修改由提出修改的科室負責人與人事科共同到網絡后臺操作。網絡技術的支持使我院醫德醫風檔案的管理便捷高效。
4 提升醫院服務是醫德檔案管理的目標
4.1 醫德考核客觀性能夠正確引導醫務人員行為
醫德考評作為一種監管醫務人員行為規范的手段， 其目的是為醫務人員規范行醫提供指南， 尤其對少數有醫德醫風問題的職工起到警示作用。要實現這一目的，考評結果必須是客觀的， 要堅持日常數據收集實事求是。我院醫務人員的不良行為記錄很多來自病人的投訴和病人滿意度的調查。行風辦在處理每件投訴中， 做到件件有落實有反饋， 并與當事人見面。同時， 我院堅持對出院、住院和門診病人進行滿意度問卷調查， 獲取病人真實感受和對醫務人員評價的客觀數據， 并對每次調查結果進行分析總結， 從而有效地改進醫療服務， 提高滿意度， 提升醫院的綜合實力。
4.2 醫德考核過程是醫務人員改進工作的過程
質控辦在對醫務人員醫療行為的質控檢查中，從開始簡單的單項質檢即“缺陷扣分制管理”逐漸過渡到“全程量化質量得分制管理”。每次檢查通過專家庫抽取專家， 相互檢查， 在檢查過程使專家感受到檢查既是一次規范醫療行為的學習， 也保證了檢查結果的公平性。醫院將職工的每次檢查結果均及時在院內網公示，促進醫務人員不斷改進服務，提高服務質量。
（一）醫院黨務工作現狀
1.責任感不強。醫院出現的相關問題越來越多，對人們的身心都造成了影響。為了阻止這些不良行為的發生，我國實行了許多措施，可是這些措施的實施，不可避免地損害到了一些工作人員的切身利益。而有些工作人員的責任感不強，就會做出違背禮法的行為，而且屢禁不止，為醫院以及病人帶來了更大的傷害。面對這種情況，醫院的黨務工作人員應該開展思想教育方面的宣傳，提高他們的思想覺悟，調動其工作的積極性，提高其工作責任感。
2.工作不積極。人們的生活水平在不斷提高，對服務質量也有了很高的要求。但是現在醫院的醫務人員的服務態度使人不敢恭維，對病患態度惡劣的情況多不勝數，這對建立和諧的醫患關系不僅沒有起到促進作用，反而使關系越來越惡劣，這是由于醫務人員工作不積極的態度造成的。面對這種情況，黨務工作人員就需要開展針對建立醫患和諧關系為目的的活動，提高醫務人員的思想覺悟，調動醫務人員的工作積極性，正確認識自己的工作職責，充分發揮自己的才能，為建立和諧醫患關系而努力。
（二）檔案管理工作現狀
1.管理制度不完善。不管是開展什么類型的工作，沒有完善的工作管理制度，工作的質量水平是沒有辦法保證的。由于沒有完善的管理制度，檔案在存放時分散，不系統，而且檔案的完整程度也是沒有辦法保證的，當需要使用檔案時，利用率也不高，容易出現更多的問題。所以，在開展檔案管理工作時，一定要先制定一套完善的工作管理方案，這樣才可以保證檔案管理工作的質量，才可以為其他的工作服務，提高工作效率。
2.對檔案管理工作不重視?，F今，醫院對醫生的技術能力很重視，對于檔案管理的重視程度卻不夠，認為檔案管理工作不是一項重要的工作，不需要投入太多的時間和精力，得到的利益太低。由于工作的不重視，檔案管理人員的管理水平還是處于初級階段，管理設備也是陳舊的，遠落后于當今的檔案管理行業。
二、黨務工作和檔案管理的關聯性
雖然黨務工作和檔案管理工作的內容是不同的，但是?s有著很重要的關聯，兩個工作相輔相成。
（一）利用檔案管理工作，推動黨務工作
在開展醫院的黨務工作時，要詳細地制定一系列的活動環節以及注意事項，并且確定最后要得到一個什么樣的成果。這些在制定時，就可以利用醫院所存的檔案，根據以往的黨務活動環節，詳細研究以往活動的優缺點，吸收精華來開展工作。在最后活動完成后，還可以根據檔案的記錄來查看這次活動的不足，分析沒有達到效果的原因，下次活動應該如何設計進行。因此，有效地利用檔案管理工作，對黨務工作有重要的作用，并且給醫院的改革增添了助力。
（二）利用檔案管理工作，規范黨務文件
培養一個優質的黨員是漫長的過程，有的一年，有的甚至多年。在此期間，預備黨員是有大量的文件需要寫的，比如最開始的入黨申請書，后面大量的思想報告，最后大量的辦理文件，并且這些文件到最后都是要歸檔管理的。醫院科室之間調動比較頻繁，工作人員量大，最后他們的文件也許就會出現丟失或者不全的諸多情況。由于最終他們的檔案都要在醫院檔案室保存，屬于醫院的檔案管理工作，所以歸檔時，檔案管理人員查檔后，會讓本人將缺失的檔案及時補充完整。
（三）利用檔案管理工作，剔除無意義黨務文件
黨務文件在醫院檔案室存放后，會有許多沒有參考價值或者不再有意義的檔案文件，所以檔案管理人員就可以根據具體情況，將這些多余的文件另分類或者銷毀。檔案管理人員將這些文件處理后，為檔案管理工作減輕了負擔，提高了查詢檔案的效率。
三、黨務工作和檔案管理工作一體化的措施
（一）加強黨務工作和檔案管理工作一體化的意識
雖然黨務工作和檔案管理工作的工作內容是不同的，但也是分屬于不同的學科，可是在實際工作中會發現，黨務工作和檔案管理工作是相輔相成，相互促進的。所以，為了更好地提高我們的工作效率，我們開始將黨務工作和檔案管理工作向一體化發展。而為了更好地將這兩種工作一體化，我們需要加強對這種方式的宣傳，讓更多的人明白它的優勢，提高人們對它的認識可度。
（二）提高工作人員的職業素養
為了保證每一項工作完成的質量，就需要有職業素養的工作人員。為了更好地將黨務工作和檔案管理工作向一體化發展，需要有職業素養的工作人員來推動和完成。工作人員需要對各自的工作有深刻的理解，并且對黨務工作和檔案管理工作一體化有一定認識，才能更好地發展這項工作。所以，為了黨務工作和檔案管理工作一體化的順利推進，提高工作人員的職業素養是關鍵。
四、結語
高校醫院檔案是高校醫院在醫、教、研、防工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各門類及載體的文件，是高校醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是高校醫院進行宣傳教育的生動資料。高校醫院如何適應社會主義市場經濟體制，做好新時期醫院檔案管理工作，是檔案人員目前面臨的一項艱巨任務。
一 高校醫院檔案管理工作的重要意義高校醫院檔案工作是高校各項建設事業重要的環節。
近年來，由于氣候變暖，各種流行性疾病不斷發生，高校是人群高度密集的場所，同時又是流動性比較大的場所，極容易爆發各種流行性疾病，影響學生的身心健康和高校的各項正常工作。因此，科學規范地管理高校醫院檔案工作，是現代高校醫院管理工作的重要組成部分，也是全面落實科學發展觀的一項基礎性工作，對預防、預測和治療各種流行性疾病，保障師生員工的健康具有重要意義。近年來，高校醫院的檔案工作有了長足進步，但依然存在不足和不盡人意的地方，亟待改進和完善。
二 當前高校醫院檔案管理工作存在的問題(一)對醫院檔案資源的重要作用認識不足、沒有充分利用檔案資源有效利用檔案資源對醫院各項工作的開展具有十分重要的作用，可以取得更大的社會效益和經濟效益。近年來檔案界對檔案利用產生的社會效益和經濟效益進行了廣泛的宣傳，但是對于高校醫院檔案的開發、利用卻是少之又少。長期以來，高校醫院處于附屬地位，有意無意忽視了相關管理工作，檔案部門養成了安于現狀，不思進取的思想觀念和作風，使得檔案歸檔不全面，對于教職工、學生的病歷、健康檔案，有的高校醫院根本沒有建立相應檔案管理，放任自流。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案資源丟失，嚴重束縛了檔案事業的發展和檔案作用的發揮。
(二)高校醫院檔案工作人員未接受正規培訓，缺乏專業素質當前高校醫院人員不是通過人才引進，而是通過教師家屬調入，進入檔案管理崗位的工作人員缺乏相關的檔案知識。檔案管理人員在收集工作中不知道收集什么，影響了歸檔齊全率;整理時檔案時不能正確地分類，檔案混亂;案卷標題擬寫不準確，出現案卷之間交叉等。由于高校醫院缺乏專業檔案工作人員，使檔案工作向深層次發展缺乏潛力，影響檔案工作的開展。此外，由于醫院檔案工作人員沒有受到重視，其工作積極性也不高，這種隊伍狀況難以跟上現代高校醫院知識經濟發展的步伐。
(三)高校醫院檔案工作人員對檔案的收集不夠全面《中華人民共和國檔案法》第十條規定:對國家規定應當立卷歸檔的材料必須按照規定，定期向本單位檔案或檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為已有。由于高校主要群體是大學生，學生流動性比較大，而高校醫院檔案管理人員由于對檔案工作重要性認識不足，各部門檔案分散管理，許多檔案資料收集不夠全面，已有的檔案也處于長期堆放狀態，沒有及時整理歸檔，有的已腐爛發霉，更談不上利用。由于高校醫院對納入檔案管理的內容沒有明確要求，往往根據自己的理解和實踐在對檔案進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，造成檔案管理混亂。
(四)高校檔案數字化、信息化程度不高，經費缺乏隨著多媒體技術、計算機網絡技術和現代通訊傳輸技術的發展，以電子檔案為代表的新型載體檔案取代傳統形式的紙質檔案，將是未來檔案工作發展的基本趨勢。醫院檔案信息量大，利用數字化、信息化技術對醫院檔案進行管理，可大大提高檔案利用效率。然而，由于社會歷史、經濟條件、管理模式、人員素質等原因，當前高校醫院的檔案信息化管理工作明顯落后。一些高校醫院還停留在手工登記檔案，或者只用一臺計算機簡單記錄案檔，使得高校醫院檔案數字化、信息化程度明顯偏低。高校醫院的人才培養中，一般只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，而對檔案管理人員的培訓沒有納入計劃，使得高校檔案管理人員跟不上信息技術的發展。同時，高校對醫院檔案工作重要性認識不足，在檔案信息化必要的硬件設施如計算機、打印機、復印機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備等方面投入很少，制約著高校檔案數字化、信息化的發展。
三 加強高校醫院檔案管理的策略(一)提高認識，確立檔案管理發展理念通過對檔案法的宣傳，不僅可以加強高校、醫院各級領導和職能部門對檔案工作的了解和支持，也使醫院廣大職工的檔案意識得到加強，使他們認識到醫院檔案的重要性和潛在價值，意識到檔案是醫院管理工作的重要依據和重要的信息資源。要將檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院主業建設同步規劃、同步發展、同步考核。因此醫院檔案事業要發展，必須重視醫院檔案工作，改革傳統的檔案管理模式，建立起開拓進取的發展觀念。 (二)提高檔案管理人員業務素質
加強對檔案管理人員的培養，打造一支具有現代化管理水平的專業隊伍。一方面通過在職學習、短期培訓等方式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，不斷更新檔案管理人員的業務知識，使檔案管理人員成為“基礎厚、能力強、素質高”的復合型人才，既熟悉檔案現代化管理知識，又能掌握計算機、縮微技術等現代化管理技術。另一方面醫院檔案管理人要深入臨床第一線，調查了解醫療、教學、科研對檔案的信息需求，不斷總結、探索檔案工作經驗，增加新信息，追求信息的廣度和深度，確保醫院檔案的科學性、實用性。只有檔案管理人員的素質提高了，醫院檔案管理工作才能上臺階。
(三)充分收集病歷材料，為高校醫院檔案的開發利用創造條件高校醫院檔案管理主要是高校醫院病歷檔案的管理，只有病歷記錄全面，才能做好病歷檔案管理工作。首先采取多種形式收集病歷記錄。病歷記錄浩繁復雜，既有一般的診治記錄、檢驗報告，也有手術治療過程的記錄，檔案管理人員要主動與醫護人員協調，與病人溝通，形成全員收集檔案的良好氛圍，把各類病歷資料及時、準確、完整地收集起來、同時涉及到病人的隱私問題應做好保密工作。其次認真鑒定整理檔案資料。檔案管理人員對收集的病歷檔案資料要認真細致地進行整理、甄別，編排案卷，做到分類清楚、組卷合理、編目規范，確保檔案資料的真實性和準確性。
(四)加大資金投入，實行高校醫院檔案管理信息化加大資金投入，引進現代化的技術、設備是實現檔案現代化管理的基礎?，F代化管理醫院檔案是信息社會發展的必然趨勢，隨著信息技術的快速普及，醫院檔案數字化、信息化建設已成為當務之急。醫院檔案數字化、信息化可以拓展醫療科技檔案及病歷檔案的服務領域，更好地服務社會，同時使檔案業務工作變得方便、快捷、高效，產生更大的社會效益。
總之，加強高校醫院檔案管理，提高醫院檔案資源利用率對高校的穩定與發展、構建和諧校園、醫學科學事業都具有重大意義。在醫學科學飛速發展的今天，我們必須提高認識，改進高校檔案管理及利用方式，為人民健康事業及構建和諧社會貢獻自己的力量。
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