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關鍵詞：醫院檔案； 創新； 水平； 管理
【中圖分類號】
R181.3+2 【文獻標識碼】B 【文章編號】1002-3763（2014）08-0303-02
醫院的檔案管理能夠真實的反映醫院的實踐活動，是醫院在發展的過程中積累下來的寶貴財富，主要以文件材料的形式存在于醫院專門的檔案管理系統中。加強對醫院的檔案信息資源的管理，不僅對醫院領導的科學決策和現代化建設極為重要，而且對記錄醫院的發展歷史有著重要的意義。隨著醫療衛生體制的改革和深化，及時的抓住醫院發展的機遇，做好醫院的檔案管理工作，實現檔案信息資源的價值，從而提高醫院的整體發展水平。
1 醫院檔案管理的概念及加強醫院檔案管理的意義
1.1 醫院檔案管理的概念：
醫院檔案管理是指在醫院的業務實踐活動和醫療技術發展工作中形成的重要的資料的記載，不僅是對醫院改革和發展歷程的真實回顧，也是對醫院的業務實踐活動的真實回顧。
1.2 加強醫院檔案管理的意義：
在醫院的整個管理體系中，檔案管理占據著重要的地位，檔案管理承載著醫院大量的實踐活動和科研成果，具有很強的資證作用。對醫院的檔案內容進行整理和存儲，能夠為醫院的管理和發展提供重要的信息價值和工具價值。完整準確的檔案信息更加為提高醫療服務和科研以及教學工作的開展等提供了便利，加強醫院的檔案管理對提高醫院的醫療水平有著重要的作用。
2 當前醫院檔案管理中存在的主要問題
2.1 檔案認識不強，檔案信息資源開發不足：
醫院的很多工作人員對檔案管理的認識不足，認為檔案管理無關緊要，醫院發展最重要的還是要不斷地提高業務水平。其中以醫院的領導干部為例，他們對醫院的檔案管理意識較為淡薄，認為檔案管理在醫院的發展過程中無關緊要。這顯然是對檔案管理在醫院工作的重要性和必要性認識不足，因此醫院的檔案信息資源利用率低。
2.2 檔案管理制度不健全，對其檢查監督沒有落實：
目前為止許多的醫院檔案管理制度并不完善，檔案管理十分的滯后?，F實中許多的醫院管理中，大多數醫院會按照衛生部門的要求制定適合本院的較為健全的管理制度和工作人員的相關工作職責，但是其中涉及到檔案管理的制度和職責很少。反映出的是目前的醫院檔案管理還沒有建立一套完整的科學和統一的管理制度標準。而且更為嚴重的是沒有將醫院的檔案管理納入到醫院的管理目標考核的范圍內。
2.3 檔案管理人員的素質參差不齊：
目前，醫院的檔案管理人員大多屬于兼職人員，不具備專業的檔案管理技術，而且素質表現普遍較低，在理論知識和專業技術等方面也是參差不齊，離著現代化科學管理的目標還有很大的差距。檔案管理人員的數量缺乏，沒有經過專業的檔案管理知識的培訓，對檔案業務的熟知度較低，學歷不高，知識結構不合理以及現代化知識缺乏等都不利于醫院檔案管理的創新，而且有可能會阻礙檔案管理事業的發展。檔案管理人員的素質對提高檔案管理水平有著重要的意義，只有將檔案管理人員的素質和專業知識水平納入到醫院的培訓發展計劃和要求中，才能使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟上時代的步伐，使其為醫療衛生、科研和教學發展提供服務。
2.4 檔案管理水平不高，檔案資源利用率較低：
檔案管理水平不高主要表現為：傳統的手工記錄和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不準確。隨著計算機技術和網絡技術的發展，在醫院檔案管理中也應該應用計算機和網絡技術，在檢索信息時才能更加的迅速、便捷和準確。但是傳統的手工記錄和整理的方式，在進行信息檢索時很費時費力，檔案資源利用效率較低。
3 創新醫院檔案管理，提高檔案工作水平
3.1 管理環境創新：
管理環境的創新需要做到以下兩點：
3.1.1 更新觀念，實現管理理念的現代化： 樹立正確的現代化檔案管理理念能夠實現對醫院檔案資源的有效利用和科研以及教學的創新發展。隨著計算機技術和網絡技術的發展，出現了電子檔案。為此檔案管理人員應該更加努力的去學習和創新，學習新的管理理念，實現從傳統的手工型的檔案管理方式向現代化的檔案管理轉型，實現檔案信息資源的價值和優勢。為此，一方面檔案管理人員應該學習新的管理理念，提高自身素質和檔案管理水平；另一方面，廣大的醫務人員也應該加強對醫院檔案管理的認識，重視對檔案管理人員的技能和理念的培訓。
3.1.2 加強檔案管理的硬件設施建設，實現管理技術的現代化：
傳統的檔案管理屬于純手工型，費時費力，效率低下，很難滿足現代化的醫院建設發展的需要。為此，在現代化管理理念的影響下，應該為醫院的檔案管理投入必要的基礎設施和辦公設備，利用現代科技的優勢實現檔案管理的電子化和自動化管理。在醫院檔案管理系統中安裝統一的軟件，并且對檔案管理人員進行培訓，掌握計算機技術，提高檔案管理的水平。
3.2 管理制度創新：
建立完善的規章制度，規范管理。建立完善的規章制度能夠減少檔案管理的隨意性，從而保證檔案管理的健康和可持續性的發展。比如制定電子檔案、零散文件的收集歸檔制度；對檔案管理工作的職責范圍進行明確，檔案管理兼職人員的責任落實到每一個人等，可以有效的規范檔案管理工作。
3.3 服務工作的創新：
醫院檔案管理工作開展的最終目的是利用和挖掘其中的經濟價值和社會價值，從而實現經濟效益和社會效益的轉變。為此，醫院檔案部門應該提高工作的主動性和積極性，拓寬服務范圍，擴大服務領域。利用網絡信息系統，及時完整的收集和整理各給信息，豐富醫院的檔案管理內容，從而實現醫院檔案管理的信息化。
實現檔案服務的創新，一方面創新檔案信息加工服務。隨著社會的發展，對檔案的歷史和經濟等主題性需求越來越多。檔案工作部門應該根據利用者的不同需求，對已經占有的檔案資源進行加工和組合，從而使檔案信息資源更加的完備和充實；另一方面創新提供現行文件的閱讀服務。檔案館建立現行的文件閱讀服務能夠有效的推動檔案資源的共享。
4 總結
隨著計算技術和網絡技術的發展，實現醫院檔案管理的信息化已經成為了一種必然趨勢，傳統的檔案管理方法費時費力，效率低下，已經不再適應現代化的管理環境。只有創新，才能實現醫院檔案管理的現代化，從而更好的為醫療、科研和教學服務。
參考文獻
中圖分類號：TE326 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）44-0352-01
正文 油田企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，是提高油田工作質量和工作效率的必要條件。只有更好地發揮油田企業檔案管理在油田建設發展中的作用，最大限度地實現油田企業檔案的價值，才能更好地為油田企業經濟的持續發展和相關工作服務。如何做好油田企業檔案管理工作，也是目前工作中的重點。
一、油田檔案管理的重要性
許多人輕視檔案管理工作，認為作用不大，可有可無。實際上，檔案對于企業管理有著舉足輕重的作用，完善、有效的檔案資源能極好地促進企業資源的開發，可以提供各種有價值的信息。同時，企業檔案也是文化建設的有機組成部分，一個企業從它創立之初就不斷地積累著企業檔案，企業的文化思想忠實可靠地記錄在企業的全部檔案之中。它不但記錄著企業產生、發展和企業文化建設的歷史，它還能為企業文化建設、生產提供依據和參考。油田企業檔案管理主要是油田生產、開發、經營活動的原始記錄和重要憑證，記錄著油田發展的重要歷史階段，具有不可替代的憑證和史料參考作用，是油田發展極其重要的無形資產，是油田勘探開發和經濟活動的基礎，是油田尋求長期發展的保證。因此，我們必須重視油田檔案管理工作，使檔案管理工作在油田勘探開發和生產建設中發揮更大的作用。
二、油田檔案管理工作中的問題
1、領導對檔案管理工作重視程度還不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要保留好，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就可以。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探開發上，很少過問檔案管理工作，更談不上提上議事日程。因此，檔案管理工作被忽視，已至于在企業管理檢查考核工作中，檔案管理工作形同虛設，很少有人檢查考核落實。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應現在的管理需求。
2、檔案標準化程度低。這個問題是我國檔案管理的普遍問題。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。同樣，油田檔案管理工作表面上也都制定了一定的相關制度，但是制度覆蓋面并不全面，在制度落實中也存在很大問題，結果導致檔案收集從一開始就不規范，少數部門和單位對于需要歸檔的資料重視程度不夠。在檔案整理的過程中，缺乏統一的工作標準，存在著井號混亂、類別不清，卷內目錄與實際整理不相符等問題，查找一個資料不能準確及時，檔案管理輸入以及入庫費時費力，影響了檔案利用的價值。
3、缺乏高級管理專業人員?，F代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現代管理技術，精通檔案業務，能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃，有較強的組織協調能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。而油田檔案管理人員群體中學歷一般，缺乏掌握現代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現代化科學技術，又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題，在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。
4、檔案管理工作不具備自動化管理水平的基本要求。實現自動化管理油田檔案的口號在油田企業中已經喊了好多年了，但是檔案管理工作仍然沒有取得實質性的進展，也遠遠沒有達到網絡自動化管理的要求。很多檔案室的所謂自動化設施僅僅是具備了幾臺計算機，但是檢索方式和錄入方式仍然需要人工進行操作。
三、建議和措施
1、油田企業各級領導要重視和支持檔案管理工作。檔案管理工作是企業管理工作的基礎，各級領導一定要重視和支持企業檔案管理工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責、對企業發展負責的責任感，切實加強對檔案工作的領導。尤其是主管檔案工作的領導，應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。同時，領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作，發揮各自優勢，加強各部門檔案管理上的聯系，從而全面提高檔案的管理工作水平。
2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：
第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。
第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。
第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。
第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
3、目前油田企業嚴重缺乏檔案管理高級人才，要提高檔案管理工作水平，加強對檔案管理人員的培訓力度，使檔案管理人員的工作技能全面提升上來。對員工的培訓要具有一定的科學性，結合實際工作案例，為員工講解在工作過程中主要的問題以及類似問題的解決措施，提高員工的愛崗敬業意識，增強管理團隊的專業技能等。
4、強化管理意識，加大投入力度。要關心和支持檔案管理工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。各單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施， 有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
5、紙質檔案與電子檔案共同發展。增設電子歸檔系統，運用現代化技術對檔案管理體制進行改革，對于信息量大又不便于用紙質檔案保存的檔案歸檔到電子檔案中，不適用于電子檔案的用紙質檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，使紙質檔案和電子檔案共存，盡快使檔案管理工作與現代化科技接軌。
6、加強檔案信息的后期利用和學習。檔案資源是每個單位十分寶貴的一筆財富，加強它的后期利用可以更好地保持檔案工作的生命力與可持續發展。同時，把其中有價值的部分作為新員工進入單位的一堂學習課不失為一個很好的辦法。
參考文獻
[1] 任曉云，李金萍，，淺析油田檔案管理工作的重要性[J]，中國科技博覽，2013年第7期.
[2] 張建國，淺談油田企業檔案管理工作[J]，企業技術開發，2013年第3期.
0.前言
檔案信息化技術管理作為一種知識管理先進的模式，在社會發展中具有越來越重要的作用。如今的信息化技術為檔案管理的發展提供了強大的技術支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實現檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高整體的工作效率。
1.檔案管理信息化建設的重要性
檔案管理信息化是新時代檔案管理的目標，是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系?！皺n案管理的信息化”，是檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。
1.1檔案管理科學、方便、快捷
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案信息化管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用：即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。同時，各種報表還可以自動打印。
1.2檢索查詢更為方便
傳統的檢索方式為：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理實現信息化后.檔案的檢索與查詢可以通過網絡實現即時查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。
1.3檔案的查借閱工作更加可控
傳統的檔案查借閱多以手工為主，費時費力且容易出錯。檔案管理實現信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產生催還記錄，對過期不按時歸還的借閱者進行有效的催還。
2.目前檔案管理工作現狀及存在的問題
2.1面臨創新與安全的挑戰
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用。二是為了確保檔案安全。檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其它應用系統整合的情況，對于整合必須用創新思維來處理好各方面的矛盾，同時計算機系統和網絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數據信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。
2.2面臨標準化、法制化的挑戰
由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。
2.3技術支持不全面
一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。
2.4領導重視不夠，檔案信息化意識不強
在當今經濟建設為中心的新時期，各級領導對檔案信息化建設的工作重視不夠，檔案意識淡薄，不像對待經濟建設那樣下力氣去抓檔案信息化建設工作。
3.加強檔案管理信息化建設的策略
3.1建立規范體系
檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以要制定統一的、標準的規范體系。
3.2完善安全制度
檔案信息化建設最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，利用安全技術手段從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。
3.3提高技術支撐
技術是檔案信息化建設的生命。首先，要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。
3.4加強人才建設
檔案信息化建設就是運用計算機和網絡技術為社會和公眾服務。作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能，樹立為社會和公眾服務的意識。
4.做好檔案管理工作的方法
4.1完善各項規章制度
充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。一是根據我國《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案管理、分類標準。檔案管理工作的發展趨勢是逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。
4.2提高信息化管理水平
在現代化過程中，檔案的載體發生了巨大的變化，由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡化成為必然的發展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求。同時，檔案管理信息化的發展使得檔案部門逐步走向社會，更好地為人們的生活、學習和工作服務。實現檔案管理工作信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究檔案的各種規律，不斷改善檔案的管理水平，有助于管理水平的整體提升。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，提供高效、優質的服務。
4.3加強管理隊伍的建設
關鍵詞： 基層單位；檔案管理；問題；對策
Key words： grass-roots units；file management；issues；countermeasures
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）26-0169-02
0 引言
所謂檔案，其是國家機構、社會組織或者個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，有著重要的參考作用和憑證作用。而作為檔案管理而言，檔案管理的部門不僅要做好相關管理，而且也要對管理內容中涉及到的各項工作提供服務，故此現代化、規范化的檔案管理是實現科學管理的基礎性措施，但在目前而言，部分基層單位的檔案管理工作還存有一定的問題，現分析如下：
1 基層單位檔案管理中的問題
1.1 管理意識不夠 所謂管理意識，其是把管理中會出現的問題進行有效扼制的一種表現，防患于未然。在部分檔案管理人員中，有些單位的領導管理意識不夠，對檔案管理人員的管理力度不夠，導致檔案管理人員對自身工作缺乏全面的認識。上級領導的管理力度不夠，那么下層的檔案管理人員往往在工作開展中秉著不犯錯誤的態度來工作，這就可能會造成檔案管理中出現問題。其原因一是來自于領導對檔案管理工作不夠重視，二是員工對檔案管理的工作態度消極，因此，很多檔案管理人員對“檔案”和“文件”的管理區分不明，對管理中可能出現的問題進行防范的意識不夠，甚至造成檔案流失、機密外泄的情況出現，給基層單位帶來嚴重的影響惡化損失。
1.2 檔案管理人員素質問題 在如今社會的檔案管理人員，其不僅要求工作人員應具有一定的建筑知識、文員素質，對計算機軟硬件的知識也應同樣有所掌握，而在很多的基層單位的檔案管理人員中，往往這些綜合素質不夠，造成工作效率不高。在部分的基層單位中，有些檔案管理人員身兼數職，往往疲于應付其他日?，嵤?，而忽略了自身本質工作。再者，作為檔案管理人員這個職業，很多的基層單位中人員流動性很大，流動性大導致人事更換快，在一些新聘請的人員很多缺乏檔案管理的經驗，導致對檔案案例的很多業務不甚熟悉，很可能在業務熟悉的過程中造成工作出現問題。另外，很多的檔案管理人員，在就職時并沒有接受過專業系統的培訓，文化差異和專業水平的差異，其會造成檔案管理的體制建設不夠合理，工作人員的思想觀念較為落后，檔案管理人員的管理水平不迎合時代需求等等情況出現。
1.3 投入和開發的不足 在檔案管理的投入方面，由于是基層單位，資金消耗在施工上本已有很多投入，再加之很多領導對檔案管理沒有足夠重視，這就導致檔案管理方面的建設投入力度不夠。這樣的情況會造成檔案管理人員的流失增大、檔案管理的設施不夠完善、人員專業素質參差不齊，從而可能引發文件外泄、檔案流失的情況出現，從而由投入不足而進入一個惡性循環。
在檔案開發方面，由于很多基層單位的檔案部門的內部管理自成體系，相互之間沒有積極地溝通，從而會導致館藏的信息無法實現共享，也有各自為政的情況存在。這些情況是由于管理層級復雜、管理職能重復等情況的引發，這就會造成在檔案開發的方面，各個部門無法達成共識，從而給檔案開發帶來不小阻力。
1.4 聲像檔案管理不夠完善 作為聲像檔案的管理，其不同于其他文本形式的管理，因此在聲像檔案的管理上，要對這些檔案進行文字標注，并且把這些檔案進行系統歸類，系統以下的各個分支檔案也要有明確劃分，特別是一些時效性強的聲像檔案，如果沒有及時地對檔案進行文字標注而直接歸類，那么在之后的檔案查找和運用中會增加檔案管理的工作負擔。此外，有部分的基層單位，由于自身經濟條件不佳，在這聲像檔案管理上沒有相適應的條件，從而會出現管理混亂等情況。
2 提高基層單位檔案管理工作水平的相關對策
2.1 加強檔案管理意識 作為檔案管理這項工作往往無法直接給企業帶來經濟利益，因此很多基層單位的領導對檔案管理的工作不夠重視，但是，檔案管理工作一旦出現損害到企業利益的問題，很多領導采取裁員的措施，卻無法從根本上來杜絕此類問題的發生。因此，為了防止檔案管理出現問題，那么加強檔案管理的意識是一種必要性措施。首先，應該加強領導的管理意識，要讓基層單位領導意識到檔案管理這門工作不僅涉及到自身企業一些機密性質文件管理的問題，同時也是提高技術人員的專業素質的一種工作。其次，要提高檔案管理人員的意識，可以通過模擬演練、專業人員培訓等措施來提高工作人員的專業素質，通過專業素質的提高，能夠培養出工作人員的職業敏感，從而加強了人員的意識防范。
2.2 提高檔案管理人員的綜合素質 要提高檔案管理人員的綜合素質，首先應提升檔案管理人員本質工作的素質，要讓工作人員擁有積極、良好的工作態度，通過獎懲有力的管理機制來對不良工作態度做糾正，從而提高人員工作的積極性和自覺性。其次，應該加強檔案管理人員的培訓，培訓的導師可以由專業人員或是資深的檔案管理人員來進行授課，并且要設有培訓考核的相關措施，通過考核來效驗檔案管理人員的培訓知識掌握情況，如果掌握情況不佳，則予以嚴處。再者，培訓的內容不能僅局限于本單位中涉及的內容，要更深層次的內容涉及，不僅要涉及檔案管理的業務性，也要涉及其服務性，同時要注重檔案管理的相關法律法規的培訓，授課人員應盡可能地多一些，其人員要法律專業、計算機專業、管理專業、文職專業的相關專業人員來做授課代表，保證檔案管理人員的綜合素質得到提高。
2.3 完善檔案管理的軟硬件建設 隨著信息技術的高速發展，運用信息技術來做檔案管理已經是一件普及大眾的事情，那么如何在普及中求生存，生存之中求優質，其應該加強檔案管理的軟硬件建設。要加強這方面的建設，可以對實體化的檔案做虛擬錄入工作，通過運用鍵盤錄入、計算機掃描等措施，把這些檔案有效錄入到計算機之中。其次應該購置相關的檔案檢索軟件，把檔案錄入之后進行系統完整的歸類，通過軟件檢索可以迅速獲取檔案信息。此外，要加強網絡安全管理，防止遭受網絡攻擊導致文件損壞或流失的情況，在計算機硬件維護方面，要有定期的檢查和維護，通過這些措施來加基層單位檔案管理的軟硬件建設。
2.4 完善檔案管理機制 完善檔案管理機制可以從四個方面入手，一是要建立科學合理的管理制度，這種制度必須是貼合基層單位實際情況的，避免制度的約束力缺乏實際參考價值。二是制度內容中要增強制度的雙向約束力，制度不僅是約束檔案管理人員的相關條款，也是約束領導行為措施的一種標準，雙向約束力的實現可以從更大力度上讓檔案管理人員在工作中發揮積極性和自覺性。三是制度規定中不應有雷同或意思重復的條款，內容要簡明，意思要精準。四是應該制度應具有嚴肅性，嚴肅性是保證制度執行的基礎，如果制度失去了它的權威和嚴肅性，那么再完善的制度也是紙上談兵，毫無約束力可言。
3 結語
總的來說，要提高基層單位檔案管理工作水平，那么就應該提高領導對檔案管理的重視程度，要加強檔案管理人員的綜合素質，同時完善檔案管理的軟硬件建設、完善檔案管理的機制，其可以有效提高基層單位檔案管理工作水平。
參考文獻：
1大學生檔案管理工作所存在的問題
高校大學生檔案管理是一項重要并且艱巨的工作，大學生檔案管理的好與壞直接關系到學校的聲譽，也影響到學生的就業，甚至會影響到學生今后的前途。大學生檔案材料當中記錄了大學生在校期間的生活、學習以及各種社會實踐鍛煉，這都是學校教育、考察和對大學生進行培養的第一手材料，這也更是各個用人單位在招聘人才當中的一個重要參考資料。目前，在我國社會主義市場經濟的大背景下，各大高校的大學生檔案管理工作出現了很多新的情況、新的問題。所以，對高校大學生檔案管理進行認真的探討是十分有必要的。
1.1相關法律、法規不完善、不健全
在我國所制定的法律當中，雖然一部分內容涉及到了檔案方面，但是這些內容很多都十分抽象，也就是說，我國沒有針對高校大學生檔案管理而專門頒布相關的法律法規。因缺少相關條文的約束，導致了建檔標準不能實現統一，最終導致了多數高校的大學生檔案不規范、不完整。
1.2學生檔案管理工作未實現規范化、標準化
目前，我國各大高校的大學生檔案管理機制仍然不健全、不完善，在缺少“標準化”或者“公權力”的約束之下，導致檔案的“權威性”遭到了多方面的挑戰與質疑，總的來說主要有以下幾個方面：(1)歸檔材料的手續不完整；(2)檔案材料頁面沒有表面確切的日期；(3)頁面設置格式不統一；(4)書寫用筆也存在不規范等等。
1.3檔案管理形式單一，管理技術落后
各大高校的在校大學生的檔案是其今后社會人事檔案的基礎。目前，檔案電子化、信息化得到了不斷的發展，多數高校的學生檔案依舊使用的是紙質檔案。據一些高校的工作人員來講，因目前還沒有出現一套權威的，適用的、統一規范的學生檔案管理系統，所以，很多高校的學生檔案管理模式、管理體制、管理技術手段都相對落后。
1.4檔案信息不完整
目前，我國各大高校的學生檔案信息不完善。一方面是由歸檔時間及歸檔制度不完善所導致的。由于檔案信息不能及時得到歸檔，會造成檔案材料當中大學生信息不完整；另一方面是由歸檔材料不完整所導致的，歸檔材料一般只是涉及到學生在校期間的入學登記表、入學成績、在校成績、學籍、黨(團)材料等，這些內容在今后學生發展當中用途是很小的，并且這為用人單位所提供的參考依據也不是很全面。
2改進和加強高校學生檔案管理的對策與措施
2.1加強我國高校大學生檔案管理工作的法制建設
伴隨著我國高等教育的進一步擴招，大學生人數在逐年的攀升，進而使得大學生檔案成為高校人事檔案管理工作的重中之重。對每個大學生來講，在校期間的檔案是個人檔案的基礎，也將成為其就業，甚至以后評職稱等一系列事情的前提和基礎。所以，我國相關部門需要從大學生檔案管理工作的實際情況出發，盡早出臺一些關于大學生檔案管理方面的法規與政策，從而使大學生檔案管理實現有法可依，這也為大學生檔案管理工作的不斷完善打下了堅實的基礎。
2.2對大學生檔案信息及時收集、整理和歸檔
大學生的檔案所記錄的信息包括了該學生在校期間的成長經歷，由于大學生的檔案材料在其就業當中的起到了重要作用，并且考慮到大學生就業推薦和招聘工作的超前性，因此，檔案管理工作人員應當及時對學生在校期間的所有表現材料進行全部收集，并進行認真的核對和填寫，這收集、整理等工作應當完全符合檔案收集的正常順序，從而保證了檔案材料在整個收集過程當中的保密性、安全性，這不僅是對學生負責，而且也是對學校負責，對用人單位負責，更是對社會的一種負責。
2.3加大歸檔信息范圍
目前，應當根據大學生生活和學習的特點，擴大對高校大學生檔案的歸檔范圍，這樣，不僅可以記錄學生在校期間學習方面的成績，而且還可以實現學生的個性特征、思想品德、發展潛能、心理素質等多個方面信息的歸檔。比如：(1)誠信記錄。講求信用、為人誠實，這是做人的一個基本原則。大學生是社會各階層的精英分子，應該認真地做到誠實守信，并且這也是多數用人單位在選擇大學生的前提條件；(2)創新能力。創新是一個民族得以進步的靈魂，它是一個國家興旺發展的不竭動力。大學生的檔案材料不僅需要關注學生的學習情況，而且還應當詳盡地記錄學生的實踐能力和創新能力等。
綜上所述，大學生的檔案管理工作是關系大學生成長以及今后事業發展的重要工作，應當引起黨和政府的高度重視，有關部門應當與各大高校攜起手來，進一步加強對各大高校在校大學生檔案管理工作的指導。作為高校的檔案管理工作人員，應當以高度的使命感和責任心，大膽探索，不斷創新，逐步做好大學生檔案管理工作，從而更好地為在校大學生服務，為用人單位提供可靠的選取人才的依據。
Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.
Key words: promote; electronic archives; reception
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
自中華人民共和國住房和城鄉建設部建辦標函【2007】738號《關于的通知》下達以來，全國各地不少地區的城建檔案館已試行和開展了電子檔案的接收工作，探索出許多好的經驗，摸索出很多成功的路子。但就絕大多數地區的城建檔案館、室而言，目前還處在等待、觀望或正著手準備的初級階段。為積極推進電子檔案的接收工作，不斷提高城建檔案現代化管理水平，本文就認真做好電子檔案接收前期各項準備工作談點規淺認識。
一、廣泛實行電子檔案是必然的發展趨勢
中華人民共和國行業標準《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式實施。這就表明，建設電子文件和電子檔案，已經納入城建檔案館、室業務范圍，庫藏檔案資源又增添了新成員。目前尚未開展電子檔案接收工作的，不管有多少理由，但總歸是庫藏檔案資源建設的損失，是城建檔案工作的遲滯。為彌補落后，抓緊趕隊，我認為首要的是盡快提高對建設電子文件和電子檔案重要性的認識，以敦促早日展開行動。
1、科學技術的發展產生電子檔案。人類對信息記錄、存儲的要求，隨著社會的進步而發展。現代科學技術的飛速發展，特別是計算機技術及信息技術應用的普及和深入，人類社會活動的記錄形式發生了重大變化，眾多的非紙質文件得以生成或產生。尤其在辦公環境不斷電子化的趨勢之下，工程電子文件和電子檔案便應運而生，而其主體地位會越來越明顯，它必將徹底改變我們所熟悉的工作方式。這種信息時代帶來的沖擊和挑戰，城建檔案工作者必須清醒地認識，這是信息技術發展的必然趨勢，是順應時展的新要求。為此，必須從思想和理論上充分認識這一點，從而把電子檔案的開發、運用盡快地提到議事日程。
2、電子檔案生動形象地再現了生產社會實踐。城建檔案館、室所接收的電子檔案，是指具有參考和利用價值并作為檔案永久保存的建設電子文件及相應的支持軟件、參數和其它相關數據。它和紙質檔案一樣，同樣具有原始記錄性，具有有效性、階段性、完整性等特點。所不同的是，電子檔案比紙質檔案能更生動、更形象地再現生產社會的實踐過程，同時更有利于檔案信息資源的整合和快速傳遞。因為建設工程電子文件是在生產過程中通過數字設備及環境生成，以數碼形式將生產的全過程逼真地存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備去閱讀、處理、并可在通信網絡上進行傳送。讀取電子檔案，如同身臨生產和施工現場，其真實性和感染力，使其更富有利用價值。
3、電子檔案可以提高工作效率和生產力。隨著城建檔案信息數字化處理技術和計算機網絡技術的廣泛應用，檔案工作從初期從手工操作、查詢、保管到目前的計算機查詢、信息傳輸、下載、智能監控保管等，把人們從繁重單調的操作中解放出來，同時也使各種載體的檔案得到了更好地保護，減少了人為的損傷和破壞，延長了檔案的壽命，提高了查檔調檔的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社會和網絡時代，基本特點是信息資源數字化，信息傳遞網絡化。電子檔案是完全數字化的檔案，就充分體現了這一點。它可以通過網絡虛擬空間，快速、高效、多方位地輸出、傳遞檔案信息和交流，與館內計算機管理程序相融合，完成各種業務需要，不需再加工，便完成檔案信息資源的共享，實現檔案資源的整合。電子檔案，為檔案工作提供了自動化、系統化的管理手段，簡化了數字化流程，有利于做各種數據分析，快速提供有價值的參考數據，管理上更為靈活廣泛，大大提高了工作效率和生產能力。
4、電子檔案可以節約大量存儲空間。
目前，城建檔案館、室電子檔案的形成，無非二種情形，一是將現有庫藏檔案掃描數字化，形成電子檔案；二是按照《建設電子文件與電子檔案管理規范》要求新接收的直接形成的電子檔案。前者形成的電子檔案不會減少紙質檔案對空間的占用，后者接收的電子檔案，在近期可以節省一部分庫藏空間。如施工過程中的一些表格、一些材料的實驗報告等，完全可以只收電子文件，紙質檔案則可以免除。展望長遠發展，將來很可能形成只收電子檔案，而無需再收紙質檔案，豈不更節省存儲空間，同時也大大節約了基建成本。
5、電子檔案便于異地備份規避災害隱患。城建檔案異地存儲備份，是規避不可抗拒的自然災害對檔案造成危險隱患，確保檔案安全的重要手段。特別是四川汶川地震等自然災害發生后，這一問題更引起了國家及各級的高度重視。2010年5月，“全國檔案安全體系建設工作會議”要求：“原則上，無論是檔案館，還是檔案室，所有應歸檔保存的電子文件都應至少有一套異地備份?！眹易》亢统青l建設部，為確保做好檔案異地備份工作，還為各省異地備份劃分了對口省份和地點。
電子檔案異地備份的提出，是適應新形勢發展而強調的新要求，同時也是基于電子檔案便于存儲傳遞的特點，這是紙質檔案難以做到的事情。因此，把紙質檔案轉換成電子檔案，大力接收建設工程電子檔案，已是刻不容緩的重要工作。
二、認真做好接收電子檔案的各項準備工作
首先，檔案管理人員的專業素質對于提升檔案管理水平的高低有著至關重要的影響，如果醫療保險檔案管理人員的專業素質過低，那么就無法提高檔案管理的效率與成效。故此，要提升醫療保險檔案管理水平的第一個途徑就是提高檔案管理人員的專業素質，其途徑有兩個。一是提高對于檔案管理人員的招聘要求，在招聘時，可以注明檔案管理專業的人員有限，其次有檔案管理工作經驗的人員優先，從招聘入手，可以有效地確保高水平的醫療保險檔案管理。二是加強對在職的管理人員的專業培訓，不管在職人員是否科班出身或者是有檔案管理的經歷，在入職之前，都要對其進行關于檔案管理內容的入職培訓，除了要有入職培訓外，還應該有定時的培訓，如果在職人員每個月都要開展相應的培訓，可以組織專業的檔案管理人員來開展講座，讓專業人員針對近一個月員工在檔案管理上存在的問題進行解惑。故此，要提高醫療保險檔案管理水平，首先就要提高檔案管理人員的專業素質。
二、確保檔案管理的基礎設施，提高管理效率
“巧婦難為無米之炊”，所以要提升醫療保險檔案的管理水平，那么就要為檔案管理人員提供相應的基礎設備，例如打印機、電腦、檔案柜等等基礎設施。因為檔案管理人員要借助電腦來實現信息的共享以及保存，所以在醫療保險檔案管理過程中，電腦是必備品。除此之外，要進行檔案保存，也需要打印檔案資料等等，所以打印機也是必需品，還有為了使得檔案的保管更加地整齊有序，檔案資料柜也是必須的。故此，要提高醫療保險檔案的管理水平，其次也要滿足所有的檔案管理的基礎設施，這樣更好地提高管理人員的工作效率。
三、實現檔案管理的信息化，提高管理效率
隨著信息技術的發展，信息技術在我們的生活和工作當中的應用也是越來越廣泛的，所以提高醫療保險檔案管理水平的途徑之一就是實現檔案管理的信息化，提高管理效率。首先，實現檔案管理的信息化，可以更好地實現信息的共享，從而使得檔案管理人員更好地獲得相關的信息，如果某人要進行檔案轉移，那么檔案管理人員就可以通過網絡來實現檔案轉移，然后再進行紙質版的檔案管理。通過網絡來實現檔案轉移，可以有效地確保檔案的完整性，因為紙質檔案在移動的過程中可能會出現缺漏，從而使得檔案資料缺失。其次，實現醫療保險檔案的信息化管理，是對檔案的共享，因為醫療檔案不僅僅是某個制定單位要用到的資源，更是多個單位在工作過程中需要用到的資料，如果能夠實現檔案管理的信息化，那么各個單位就可以通過網絡來實現檔案信息的共享，從而更好地提高檔案管理人員的工作效率。故此在醫療保險檔案管理過程中，應該實現檔案的信息化管理，提高管理效率。
四、完善職責內容，提高工作效率
檔案管理并不是一項輕松的工作，因為醫療保險的檔案是非常多，所以醫療保險檔案管理人員就要做好相應的分工合作，明確每個職位的工作職責。例如在醫療保險檔案管理中一共設置有五個職位，那么就要用書面的語言來對該五個職位的工作職責進行描述，然后管理人員在工作的過程中才能更加地清楚自己的工作職責，從而更好地完成自身的工作。而且完善職責內容，可以確保檔案管理工作出現管理漏洞，從而導致管理效率低下。故此，在醫療保險的檔案管理中，要提高管理水平，相關的負責人就要做好職責分工的工作，這樣才能更好地確保檔案管理工作的全面性。
信息化時代的到來對檔案管理水平的提高有著促進作用，信息化技術的應用對傳統的檔案管理模式提出了新的要求和挑戰。檔案管理過程中，因受到諸多層面因素的影響，管理問題層出不窮，提高檔案管理水平就要注重科學方法的應用。
一、提高檔案管理科學化水平的重要性和需求分析
（一）提高檔案管理科學化水平的重要性。提高檔案管理科學化水平有利于提高檔案的利用價值，促進經濟建設的良好發展，并最終有助于和諧社會的構建，為我國經濟社會的全面發展提供有力的支持。
（二）提高檔案管理科學化水平的需求分析。提高我國的檔案管理科學化水平，各行各業都有著其實際的需求。當前已經入信息化社會，各行各業信息化程度都在不斷提高，傳統的檔案管理工作模式存在諸多問題，已經明顯滯后于社會整體進程，只有提高檔案管理科學化水平才能為各項工作的開展提供相應的高效服務。提高檔案管理的科學化水平是當前時展的必然要求。
二、檔案管理的現狀以及科學化管理的策略探究
（一）檔案管理的現狀分析。從當前我國的檔案管理現狀來看，在諸多層面上還存在著許多問題有待解決，這些問題主要體現在檔案資料歸檔過程中對信息的歸集缺乏重心等。一些檔案管理人員對檔案的價值還缺少充分的認識，如完整地收集檔案的信息，就必然會影響檔案自身的價值。
對檔案進行管理沒有注重相應管理制度的完善建立。由于缺乏完善以及科學的檔案管理機制，使得具體的檔案管理工作缺少理論的指導，對檔案管理人員的工作規范性目標就很難有效實現。沒有了完善的制度就會制約檔案管理人員的責任意識培養，并很難提高工作人員的工作積極性。這些層面的問題的存在對檔案管理效果有著很大影響。
再者，沒有注重檔案管理人員自身的水平提高。檔案管理工作的實施需要有專業化的人員，但是在實際中檔案管理人員自身的專業水平有限，沒有注重自身專業知識技能的加強，在文化素質以及思想道德水平上都相對比較低，這些都會影響檔案管理的整體效率。還有就是檔案管理理念相對比較落后，這些也會影響管理工作的效率。
另外，在檔案管理工作的實施過程中，沒有注重檔案管理的信息化建設工作。在信息技術廣泛應用的情況下，檔案管理沒有注重信息化的建設，這會從根本上影響管理水平和效率。檔案信息化建設過程中，在數據上缺乏完整性，檔案的共享度不高，以及軟硬件的設備建設方面還沒有得到有效完善，這些都會影響檔案管理水平的提高。
（二）檔案科學化管理的策略探究。加強對檔案科學化管理水平的提高，就要從多方面加以重視。
第一，加強對檔案管理科學化觀念的轉變。要想將檔案管理的質量水平提高，就要充分注重從思想觀念上及時轉變。理念是行動的先導，所以在檔案管理的工作實施過程中，就要充分注重理性的分析，在思想觀念上跟上時展步伐，要創新檔案管理體制，及時更新管理制度，不斷優化檔案管理服務意識，實現檔案服務的公益性以及社會性。
第二，對檔案管理的科學化目標的實現，就要從檔案管理人員專業化水平的提高上進行落實。檔案管理人員在自身的專業化水平素養上要不斷提高，不斷加強檔案管理理論以及業務技能的學習，注重專業化的培訓，熟練掌握檔案管理的一些基礎知識技能。在對檔案的編目以及文書立卷等方面都要做到熟練操作。要不斷提高檔案管理人員的職業道德素養和政治素養。
第三，加強檔案管理的標準化目標的實現。在對檔案的管理發展過程中，要從多方面重視檔案管理的標準化發展目標。在對檔案的移交以及檢查審批的工作實施過程中要注重優化檔案資料的保管環境以及保管條件。在檔案管理的基礎設施的建設方面要加強投入，保障信息化的檔案管理業務的正常運轉。
第四，檔案管理質量水平的提高。檔案管理信息化是檔案管理發展的重要方向，只有實現了檔案管理的信息化目標，才能與時代的發展要求相適應。在傳統的紙質檔案的管理過程中，管理的效率相對比較低，影響了檔案管理整體水平的提高。而信息化技術的應用，通過計算機技術對檔案信息進行處理，就能促使檔案信息共享功能的充分發揮。
第五，完善檔案管理制度。沒有規矩不成方圓，在對檔案的實際管理工作過程中，要注重管理制度的完善制定，結合實際細化管理措施，形成良好的檔案管理氛圍。這些措施的實施將有助于檔案管理整體水平的提高。
三、結語
綜上所述，在檔案管理過程中只有充分注重檔案管理的效率的提高，才能保障檔案管理的整體質量。在具體的管理工作實施中，要緊密地結合實際情況運用相應的管理方法。
【參考文獻】
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隨著我國社會主義現代化建設不斷取得新的成就，我國的社會主義經濟、政治和文化都取得了長足的發展。尤其是當前我國的經濟發展水平，在高速的經濟發展速度保障下，我國的經濟發展水平不斷提高，這就使得我國的社會文化生活和政治生活出現了新的要求。所以，在這樣的歷史形勢下，單位提高檔案的管理水平是深入的貫徹科學發展觀的必然要求，也是不斷提升我國文化實力，提高我國企業單位管理水平的關鍵所在。在當前的世界發展形勢下，提高檔案的科學管理水平，是當前告訴發展的經濟提出的要求，也是順應當前科技發展趨勢的必然。所以，筆者認為不斷提高檔案管理的科學化水平是必然趨勢。本文將針對我國如何提高檔案管理的科學化水平進行一定的分析和研究。
一、提高檔案科學管理水平的必然性分析
首先，提高檔案管理的水準本身就是提高我國文化管理水平，相應當前我們建設和諧社會和科學發展觀的必然要求。作為我國文化實力的重要體現，檔案的管理可以有效的體現出中華民族作為一個以集體主義為要義的民族發展要義。在各種檔案中，包含了幾乎涉及到我國政治、經濟和文化等各個方面的資料。這些資料本身是有很強說服力的，其能夠有效的反映出我國在不同歷史階段的各種資料和狀況，這不僅僅是對我們過去歷史的一種保存，更是對將來發展做出指導的一種有力的保障。所以，只有不斷的提高我國檔案管理的科學發展水平，才能夠更好的做好檔案的管理工作，最大限度的發揮檔案管理的價值。
其次，提高檔案管理的科學化水平本身能夠提高我國檔案管理的水平。在很長的一段時間內，檔案的管理工作在我國都是采取手動的方式進行。這不僅僅要耗費大量的人力，也不利于儲存和資料的取用。并且很多的單位都對檔案的管理工作不夠重視，這樣就直接的導致了我國檔案管理的混亂。在當前高速發展的信息技術支撐下，我國的計算機技術不斷提高，在各個領域都取得了廣泛的應用。所以，將以計算機技術為代表的科學化管理技術運用到檔案管理中，不僅僅可以提高檔案的管理質量，還能夠節省大量的人力和物力，并且能夠有效的提高檔案的利用率，不僅對單位來講能夠有效的節省成本，也能夠是檔案獲得最大限度的應用。
二、提高檔案管理科學化水平的措施
首先，加快現代化檔案管理體系的建立。在建設現代化檔案管理體系的過程中，就必須要先樹立起檔案管理的觀念，這本身就是我國檔案管理的薄弱環節所在。前文中我們也提到過，當前的檔案管理最主要的問題就是領導對檔案管理工作不夠重視，往往都是由單位內部的人員兼職管理。所以，在檔案管理的工作中，就要建立起一整套檔案管理的機制。將檔案管理的機制建設作為檔案管理工作的重點，建設起一套相對完整的，適合單位發展的管理機制。要對傳統的檔案管理機制和檔案管理理念進行改革，轉變傳統的檔案管理工作形式，加強檔案的利用。根據檔案管理工作不同的性質，實行確定的定崗定責的管理模式。在檔案管理的體系上，要建立起一整套的檔案管理班子，要由主要的領導作為檔案管理的全局管理者，通過上下級的部門管理和監督，確定專門的檔案管理人員。這樣才能夠不斷的健全的檔案管理的工作制度，也能夠更好的促進檔案的管理，提高檔案管理的質量。
其次，要提高檔案管理人員的素質。檔案管理工作本身就是一項比較繁瑣的工作，而且檔案的管理工作本身也是對工作人員要求比較高的。這就要求我們在挑選檔案管理的人才過程中，首先就要要求人才能夠具備相當的檔案管理基礎知識，要有一定的檔案管理的基本理念。同時，針對不同單位不同部門的檔案管理實際，檔案的管理人員還要具備一定的專業基礎知識。在檔案管理的信息化進程中，由于信息化本身為檔案管理帶來了很大的便捷，所以檔案的管理人才還要具備一定的信息技術知識，要熟練的使用計算機以及網絡對檔案進行收集和管理。同時，由于檔案的檔案管理工作人員在素質上存在一定的問題，這就要求單位要定時定期的對檔案管理人員進行相關素質的培訓。只有這樣才能夠不斷的加強檔案管理人員的業務能力和綜合素質。并且，在日常的工作中，要加強對檔案管理工作人員的獎懲，對那些模范的管理人員以及在業務能力上比較突出的人，要做出一定的獎勵，這樣才能夠有效的促進檔案管理人員自覺的學習和進步。
第三，要加快檔案管理的信息化建設進程。檔案管理的信息化本身不僅僅是要求檔案管理的理念先進，也并不是單純的要求檔案管理人員的素質比較高，還要有相當的硬件設施。所以，在檔案管理的科學化水平提高過程中，要求單位要及時的更新相關的硬件設備。要在硬件和軟件上都具備相當的水準，才能夠滿足檔案管理的信息化改造。單位需要成立專門的檔案管理工作室，并且購買相關的專門檔案管理軟件，只有這樣才能夠有效的促進檔案管理的科學化水平提高。
最后，要促進檔案管路的標準化建設。對于檔案管理來講，標準化的檔案管理能夠有效的促進檔案管理效率的提高。我們要轉變傳統的檔案管理理念，加強監督，及時的對檔案的管理以及開發做出相關的審核，做好檔案的處理工作。同時，要健全檔案管理的評估機制。運用現代化的管理方式以及先進的管理設施，對檔案的管理工作進行科學化的管理，采取先進的技術以及設備對電子檔案進行有效的管理，這樣才能夠不斷地健全檔案的管理機制，提高檔案管理的效果。
衛生院的檔案利用率對于促進檔案管理在衛生院管理中的作用具有重要意義。因此需要加強對衛生院檔案利用率較低的原因分析，尋找有效解決途徑。
一、衛生院檔案利用率低下原因
（一）檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料。衛生院從衛生院的醫療、行政、人事、后勤等方面出發，制定了與實際相適應的管理制度，管理制度較為健全。但是在多數的衛生院，檔案管理的相關制度較為欠缺，只有極少數的衛生院會把檔案管理工作的成績作為工作項目的考核目標。這在很大程度上降低了檔案工作人員的積極性，從而導致工作質量下降，檔案收集效率低下，很難形成完整的檔案資料，無法為衛生院的管理者提供及時準確的參考信息。
（二）缺乏專業的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平。在檔案管理中，管理人員是核心因素。檔案管理員水平的高低將直接影響衛生院的檔案管理工作的質量。目前，在衛生院中檔案管理人才的缺失現象十分普遍，部分領導由于缺乏對檔案管理工作重要性的認識，委派非專業人士進行檔案管理工作，這在很大程度上降低了檔案管理水平，從而導致檔案無法得到有效利用。
（三）硬件投入不足，缺乏基礎保障。一部分比較偏遠的衛生院，經濟條件較差，檔案管理硬件落后，管理技術水平較為低下，很難按照相關檔案保管標準進行檔案資料的存入。這嚴重影響檔案管理工作的進行，造成檔案資料收集不全，無法發揮其自身的利用價值，利用率低下。
二、提高衛生院檔案利用率措施
（一）要利用計算機網絡提升檔案管理效率。計算機網絡具有方便、快捷的優勢。利用計算機網絡技術，可以大大提高檔案人員的工作效率，提升檔案管理的質量，從而提高檔案利用率。但利用計算機網絡進行檔案管理也存在一定的缺點，主要是檔案資源保密事項無法得到充分保證。衛生院利用網絡技術進行檔案管理必須嚴格按國家保密規定，嚴禁將檔案資料傳送到網上進行公開。即使是衛生院的內部局域網，仍然需要加警惕，防止非相關人員閱讀的檔案資料。
（二）提高檔案利用率人是最關鍵因素。在檔案管理中，人是最為關鍵的因素，起到統籌規劃和具體執行的作用。在檔案形成過程中既需要領導的統籌規劃，又需要具體工作人員的收集、整理和匯編。檔案的后期利用是全員參與的過程，只有大家充分認識檔案的價值，正確地利用檔案，才能真正提高檔案的利用率。檔案管理水平直接取決于檔案管理人員。要想提高衛生院的檔案質量，使檔案得到充分利用，就必須提升檔案管理人員的整體素質。這既需要培養檔案管理工作者的文秘、歷史學、目錄學、社科情報知識水平，還需要檔案管理工作者了解計算機的相關知識，這樣才能提升檔案管理的水平和效率，形成高質量的檔案，為提升檔案的利用率奠定基礎。
（三）全方位搜集資料，提高檔案質量。檔案材料來源是影響檔案質量的基礎因素。檔案資料來源于衛生院的方方面面，每個人都是潛在的檔案資料來源者。因此檔案管理人員需要在單位中具備一定的協調、應對能力，能夠處理好各方關系，收集各方面材料。此外，檔案后期的材料整理、鑒定、保管對檔案質量的提升也具有重要影響。這是一項需要較強操作性的工作，衛生院檔案管理者必須在了解相關管理規定，按照要求，合理分類、整理匯編檔案材料。衛生院通過科學的研究，在檔案整理、服務方式等方面做出創新，可以幫助提升檔案質量，從而提高檔案利用率。檔案管理工作是一項看似簡單，實際十分繁瑣的工作，要想保證檔案質量，管理人員必須具有充分的耐心，從細節出發，做好每一項小工作。
（四）完善檔案管理規章制度。俗話說，“不以規矩不能成方圓”，要想提高檔案利用率，就必須建立檔案管理規章制度。一般來說，檔案管理制度囊括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統計制度、文書檔案分類編號制度，每一項制度都深入檔案管理的每一個細節，對檔案管理工作做出最為嚴格的規定，保證檔案管理有制度可循。
三、結語
造成衛生院中檔案利用率較低的原因有：檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料；缺乏專業的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平；硬件投入不足，缺乏基礎保障。解決這一問題的途徑有：利用計算機網絡提升檔案管理效率；提高檔案利用率人是最關鍵因素；全方位搜集資料，提高檔案質量；完善檔案管理規章制度。
【參考文獻】
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在信息化迅速發展的當今社會，越來越多的電子文件格式被廣泛應用，檔案管理的對象也由最初的傳統紙質版資料和文獻變得越來越電子化和現代化，目前我國在檔案管理的工作方面運用是的相對保守的傳統管理方式，由于長期的管理制度不完善導致了檔案管理中的管理缺失，無法在管理工作中適應現代化檔案形式的管理需求。
【關鍵詞】
現代化檔案；管理水平；管理方法
為針對現代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發展方向，只有通過對檔案管理水平和管理方法進行提高、發展和完善，利用先進的管理制度，保證在工作方式上對新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過科學管理理論和先進管理制度的運用，將對新型的電子資料的管理工作進行合理的分類，利用科學的管理制度提出能夠適應當前檔案資料形式的現代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。
1 檔案管理現代化的含義
我國的檔案發展形式在世界信息化發展的步伐上，不斷更新檔案形式，發展成越來越多樣化和現代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時改進傳統檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當今社會科學技術的不斷發展和更新，對資料的保存方式也越來越多的由傳統的紙質格式不斷向電子化、多媒體化的方向發展，而對這些現代化的檔案信息進行的管理工作，若還是以傳統的針對紙質文獻資料進行的管理方法進行管理，無法將檔案資料的系統性和多樣性有效整合，只有針對現代化檔案的形式特點和性質，利用科學檔案管理理論，成立針對現代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應科技化的信息發展水平。
2 進程中存在的問題
2.1檔案標準化程度低
隨著國家經濟的不斷發展，我國在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對不高，在實際的管理工作中沒有受到相應的重視和影響，因此對檔案管理的要求也越來越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標準。在我國的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對檔案應有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標準的工作方式和管理機制，而且在對檔案資料進行編排和利用的過程中，存在著大量的分類處理不當和管理方法不完善的方面，如果不進行合理的、科學的改進和完善，在工作中仍然用傳統的檔案管理方式，必定無法完成現代化檔案資料的管理工作。
2.2缺乏檔案管理專業人才
檔案管理是一項需要重點研究、系統分析的極富專業性要求的管理工作，因此在對管理人員的安排上，需要合理計劃、科學分工，首先將檔案管理的人員設置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進行，了解新型的電子資料的特點，有針對性的進行不同形式檔案的管理。但在我國目前的檔案管理工作中，對檔案管理人員的設置具有很大的非專業性，對檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現在的檔案管理團隊的管理水平和管理方式去對科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進行管理工作，那么在對檔案的科學化、專業化管理方面將很難達到應有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保證了檔案管理人員的專業水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統和不完善，但對于管理資源的投入需要有相應的領導支持和資金支持才能夠實現，只有足夠的專業檔案管理資源才能保證管理工作在技術上和專業程度上能夠適應現代化的檔案形式。目前我國的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現狀，除了工作人員數量不足，管理水平不專業之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒有得到領導的重視和管理費用的支持，想要改變傳統的檔案管理體制，還需要從加強領導介入，提高對工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進行。
3 提高檔案管理現代化水平
傳統的檔案管理模式專業水平低，沒有足夠的技術和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現狀，為適應科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過科學管理理論的學習和管理方式的參考提出新型的管理機制。首先針對檔案管理標準化程度低的傳統管理方法和管理現狀，應當進行正確的科學管理理論和先進管理方法的學習和提高。其次在檔案管理工作人員專業性水平低的管理缺陷上，應當通過對檔案管理人員進行專業化和現代化管理理論的培訓，根本上提高檔案管理的專業水平。再次，還應改變對檔案管理工作的態度，將專業人員和資金投入結合，使檔案管理在現代化發展方面有足夠的物資保證。
4 結束語
經過對傳統的檔案管理方式的分析，只有通過先進的科學管理理論和管理方式的運用，將目前的管理機制進行革新，才能夠適應當今的電子化、信息化檔案發展形勢。針對新型的檔案形式需求和傳統文獻資料科學管理相結合，用新的管理方法對新的檔案形式進行科學管理。
參考文獻：
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