時間：2023-06-02 09:03:29
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1、高校檔案管理的社會性。高校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了高校與社會的廣泛聯系。高校所招收的學生來自于社會，又在畢業后走向社會。近百年或十幾年的教學過程中，學校積累了造就培養人才全過程的檔案材料，反映了學生的學業、學歷、文體生活以及思想修養、政治素質等方面情況。高校的科研課題、技術產品設計對象都是選自社會，產生的成果服務于社會。高校保存了國家和相關單位科研項目試驗、試制全過程的檔案材料，還包括已經應用于社會的科研成果鑒定、技術專利、技術轉讓，以及新產品招投標等若干方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會客觀廣泛的聯系，所以社會利用高校檔案是必然結果和大勢所趨。
2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養人才過程中，有開展教學活動的第一課堂，還有實習工廠、研究院所的試驗室，此外，學生還要有針對性地參加社會實踐活動。高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外，還包括教學活動中形成的教育專業檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產業檔案、房地產檔案等等。而記述上述各種校務活動的檔案材料，構成了高校檔案的綜合性。
3、高校檔案管理的系統性。高校檔案材料形成部門龐雜，形成的檔案載體種類多、數量大，成為一個獨特的檔案管理系統。該系統包括紙質載體檔案、實物檔案，還包括電子檔案、聲像檔案；除了傳統管理方式之外，還包括虛擬形態的網絡檔案管理系統。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復制傳真等管理活動，構成了復雜的高校檔案管理的系統性。
4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動的基本規律決定了各個院校各專業在教育體制、理念，教育方式、方法，教學內容和標準，以及教學周期、管理制度等若干方面的共性。因此，記錄和反映這些教學活動的高校檔案和高校檔案管理，也必然存在著共同的特點。某一院校的某一專業的教學大綱、教學計劃和教材，不但在同一院校的同一專業的幾屆同年級的教學活動中可以連續使用多年，而且還可以在不同院校相同專業的同年級教學中相互借鑒，或直接加以利用。隨著我國高教事業不斷發展進步，教學改革不斷深化，教學與世界接軌的步伐不斷加快，那么，某些教學理念，管理體制等宏觀管理活動，不僅在某一個國家之內，甚至在全世界范圍之內，也可以相互借鑒，相互使用。所以，高校檔案管理的通用性，就是高校檔案管理活動的一大典型特征。
5、高校檔案管理步入市場而產生的競爭性。市場經濟體制的完善，從客觀上決定了高校各項管理活動必須與市場接軌，必須逐步適應市場競爭格局這一局面。檔案管理屬于高校管理活動的一部分，在高校以市場需求為導向而培養各類人才，高校教育與社會人才市場良性互動的發展過程中，學生檔案信息資源必然為社會所需，必須與人才信息數據庫相銜接。在學校科研活動緊密圍繞國家科研項目與應用技術試產開發過程中，在高校與企業“產學研”強強聯手運作中，高?？蒲挟a品、技術發明專利又將成為科技市場的“熱手貨”。高校科研檔案信息將按照市場準入法則，逐步步入市場競爭領域。這是高校檔案管理工作發展的大勢所趨。
我們探討高校檔案管理特點，就是為了發現和掌握高校檔案管理工作的發展規律，更好多更快地發揮高校檔案的社會作用，更好地為本校及全社會服務。
二、高校檔案管理產生的作用
1、在教育評估方面的作用。開展高等教育評估是提高高校教育質量的一項重要舉措。然而，評估教育質量與檔案利用密不可分。豐富系統的檔案材料，全面準確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎和依據。無論評估工作日程安排、評估內容、操作程序、指標確定，最終都憑借大量的檔案材料，才能對一個高校作出全面、公正、準確地評估。
2、在教學改革中的作用。高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發展規劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業增加或更新；課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數據，在總結經驗基礎上的方案論證、修改，以確保改革穩步推進和最終成功。
近些年以來，隨著中國高等教育的持續發展，高職院校教育也呈現出多元化的發展趨勢，這些多元化的發展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發展模式與發展思路。
第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現出復雜化和多樣化的發展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經歷等內容，因此檔案管理工作呈現出一定的多樣性與復雜性特點。
第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經過學校相關部門的審查，以保證材料內容的真實性與各種手續的完備性，需要符合規定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續不全或者無頭有尾等類似的材料。
第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現及整體素質，因此具備一定的實用性特點。
第四，動態性特點。隨著高等院校擴招趨勢的發展以及學每年的畢業與擇業，使得檔案出現不斷流動的狀況，這種邊產生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現一定的動態性特點，比如周期相對較短、穩定性相對較差等。
新形勢下，高職院校檔案管理與實際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產學研相結合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現如下：
第一，受高職院校學生檔案管理工作多樣性與動態性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。
第二，檔案管理機制不健全。針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環節出現不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監督檢查環節與指導考核環節，管理機制不系統。
第三，管理人員的整體素質有待進一步提高。現階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。
針對以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應該如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展呢？
第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發展需求出發，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業務素質，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內外部環境的形成。
教學檔案是指學校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和。科學、系統、規范的教學檔案既是高校教學規律的基本要求，也是衡量學校教學質量和管理重要標志。
1.教學檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強的專業性和多樣性的特點。這是由于教學管理和教學活動是一種很復雜的實踐活動，它記錄這一實踐活動的教學檔案內容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙制的教學計劃、教學大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個學校在專業設置、課程設置、教學內容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學與教學管理活動是一種專業性極強的活動，其書面及其他形式也表現出不同學科教學活動與教學管理的專業性。
2.教學檔案的系統性和周期性的特點。它的內容結構本身具有系統性，教學檔案產生與教學實踐和教學管理活動的各個環節之中，涉及各教學實踐層次和管理層次，是一個完整的有機體。每個新生入學到畢業離校整個過程中，都要系統的整理一系列完整的檔案材料。教學檔案的周期性表現為學期、學年、學制周期。在年度的劃分主要以教學年度和學制年度進行管理，各個階段共同構成完整的大循環周期，每屆學生的培養過程就是一個教學周期。
3.教學檔案分散性和集中性的特點。由于教學業務活動和管理活動的分工，系各教研室產生的教學材料往往會分散在各個教學部門，這就使得教學檔案的產生部門保存一定數量的檔案，但根據《高校檔案法規定》必須按照統一性、集中性管理的原則，這就造成了院、系二級管理的局面，也就決定了高校教學檔案管理的分散性與集中性并存的特點。
高校教學檔案的現代管理對策
1.加強高校教學檔案管理，是適應國家教育部本科教學水平評估的需要。[1]高校的教學評估需求對我院的教學檔案建設提出了更高的要求，這就要求我院為評估提供比較完整、系統、真實的信息和數據資料。目前，我院的教學檔案的收集不系統、不完整，二級教學檔案建設沒有引起足夠的重視。我院的檔案工作應實行統一領導，分級管理的原則，在集中統一的管理模式下，各系應建立分室，由部、系的教學秘書負責管理本單位的教學文件并具體負責收集、整理、保管所形成的文件，最后，教學部、各系再按各口入攤材料按學年式或學期匯入檔案實行集中性與統一性管理原則。在集中統一管理各類檔案的同時加強對各部門、二級檔案的監督指導。把教學檔案管理工作提到學校的工作議程中，引起領導的高度重視，強化教務人員的檔案意識，各院、系的教務員要學習檔案知識，參加檔案培訓，將教學檔案管理工作貫穿到整個教學管理工作中，并按期限質量要求、收集、整理、把好質量關，對教師上交的各種教學資料進行審查，防止次品歸檔。
2.運用現代化管理手段，加強教學檔案數字化建設
檔案信息化是適應信息化時代的需要，以檔案信息資源建設為核心，以信息網絡為基礎，建立高校電子教學檔案數據庫，對學生成績、教師業務檔案等信息量大，經常查詢利用應建立學生信息數據庫和教師業務檔案數據庫對紙制的教學管理文件、教學計劃、招生錄取表等對其進行數字化，通過將傳統的紙制檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。利用計算機技術存儲、檢索方便、便捷的在微機上直接查詢和輸出。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫，及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，通過網絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學院的教學改革和發展服務。
3.變被動服務為主動服務，實現教學檔案效用最大化
檔案管理人員明確檔案工作人員既是專業人員，又是服務人員。在工作中取得廣大利用者的信任，就要進行優質服務，充分利用大學中網絡便利，把學生想知道的檔案信息、畢業生論文等編制學生電子檔案的形式開展服務使學生隨時隨地地都可以在網上查詢有關自己的信息，提高檔案的利用率，對教學檔案的內容分
轉貼于
析研究，根據利用者需求編制參考資料，充分發揮教學檔案的功能，服務教學第一線，以實現檔案效用的最大化。
4.教學檔案必須做到“三納入”、“四同步”的管理原則。即納入教學計劃和規劃；納入教學管理制度；納入有關人員的職責范圍，作為考核教學質量和管理水平。“四同步”：即下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔同步；檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。[2]
【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2012）09-0385-01
在現代企業、單位、公司的人事管理過程中，依據人事管理檔案的特點，大都實行由人事部門對人事檔案進行集中統一管理以及分級負責的管理模式。但是，近些年隨著我國政治改革以及市場經濟的不斷深入和發展，極大了推動了我國人事干部管理制度的深化改革，因此相應的人事檔案的管理模式也應隨著改革不斷深入而進行相應的完善和優化?，F階段我國人事檔案管理工作暴露出諸多問題與缺陷，隨著人員頻繁變動、流動以及思維模式以及觀念認識的轉變等都對企業、單位、公司內部的人事管理提出了更高的要求。如何在當前情況下正確的解決和處理這些問題，不斷的完善和優化人事檔案的管理工作，已經成為現階段企業、單位、公司等人事管理部門所急需解決的問題。
一、人事檔案的管理特點
相比較傳統的人事檔案管理工作而言，現階段人事檔案的管理工作有著以下特點：
1.新時期人事檔案管理機構、管理對象等具有更強的社會性
近些年，隨著市場經濟的不斷深入和發展，各行業之間的市場經濟日益激烈，經濟組織的形式也越來越多樣化，在一定程度上加快了各企業、單位之間的人員頻繁流動，同時也在一定程度上促進了人事制度的深入改革，也促進了新時期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創新。當前情況下，人事管理已經逐漸升級成為一種專業性很強的社會化活動，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環節，也實現了從傳統管理模式向新型專業管理模式的轉變。隨著市場經濟的不斷成熟和發展，各企業、單位、政府等已經建立起社會性較強的人事檔案管理機構，比如全國各地方人才市場依據一定標準設立的認識檔案管理機構。這種管理機構的管理對象以及服務對象不是本企業、單位的人事檔案，而是面向全社會，它的服務對象、管理對象以及管理范圍包括該地區內所有流動人員的人事檔案。相比較而言，新時期的人事檔案管理要比傳統人事管理檔案在管理機構、管理范圍以及服務對象上都具有更強的社會性以及地域性。
2.來源更具廣泛性、內容更具復雜性
當前情況下，隨著人事檔案的管理機構、管理范圍以及服務對象越來越社會化，因此其來源以及內容也更具廣泛性、復雜性。在以往的檔案管理工作過程中，人事檔案主要是由各企業、單位、公司的等內部的人事部門負責整理、收集以及存檔，所有檔案的來源也比較單一，大都是本企業、單位、公司的人員，檔案內容也相對簡單；而新時期下，隨著人事檔案管理工作越來越社會化，檔案的來源范圍也隨之擴大，只是要該區域內流動人員的人事檔案都屬于管理部門的管理范疇，此外，又因為全國各地情況不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區域內流動人員身份以及從事的工作性質也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。
3.新時期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢
當前情況下，人作為一種有效資源，在促進企業發展以及社會進步中起到了重要的作用，也受到越來越多的重視。企業的發展離不開人，現在不管是國有企業、民營企業、還是政府機關都重視人才選拔、人才儲備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標準之一，因此也受到越來越多的重視。使用用途以及使用者類型的不同，致使新時期下，對人事檔案的管理內容、存檔方法以及傳遞方式等呈現出多樣化趨勢，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業、單位、公司等的人事部門對其進行單獨使用，而是實現了企業、單位等內部各部門對人事檔案的綜合協調使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關的人事檔案，經常被各種企業、單位、以及個人查詢使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢的內容也就各不相同。
二、新時期人事檔案管理工作的應對策略
1.強化人事檔案管理，加強對人事檔案重要認識
近些年，隨著經濟和社會的發展，我們清楚的意識到，人事管理已經從企業、單位面向全社會，而人事檔案管理作為企業、單位、公司等人事管理工作的重要的環節，其管理范圍、管理對象等也越來越具社會性。因此，這就要求我們要切實做好各單位、企業部門的領導管理工作，強化管理認識，從基礎抓起、從基層抓起，切實的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關系到社會整體發展的高度之上，從全局的出發來對待人事檔案的管理工作，規范和完善有關的法律、法規，對檔案管理工作進行不定時的抽查與指導，確保管理經費充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動人事檔案的管理工作向系統化、標準化以及科學化得方向發展，從而切實的提高人們對人事檔案管理工作的認識。
2.做好組織隊伍建設，轉變思想觀念，提高管理人員的整體素質
在企業、單位、公司的人事管理過程中，檔案管理人員的整體素質高低對檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時期下，切實的做好人事檔案的管理工作，就要求相關單位和機構將努力做好對檔案管理人員的教育和培訓工作，在提高其專業技能的同時，也切實提高他們的整體素質。
3.完善和優化管理制度，提高檔案的管理水平
一套完整、合理的管理制度是做企業管理工作的基礎和保證。當前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復雜，如果沒有一套完整、合理的管理制度對其進行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場經濟得發展以及市場競爭的加劇，造成各企業之間的人員流動比較頻繁等問題，而隨著這些問題而衍生出來的其他新的問題以及新的情況，比如如何完善和優化人事檔案管理制度中的有關條款，及時解決檔案管理工作中出現的棄檔、死檔現象，也已經成為現階段人事檔案管理工作過程中所急需解決的重要問題。
Abstract：Taking the university of Sheffield，this paper introduced significant
characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.
Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic
2012年7月8日至24日，作為鹽城師范學院赴英考察培訓團成員，我在考察牛津大學、劍橋大學、曼徹斯特大學、愛丁堡大學、謝菲爾德大學和謝菲爾德哈勒姆大學等高校教育管理的同時，重點考察了英國高校的檔案管理，其中，深度考察了謝菲爾德大學的檔案管理情況。
1 松散的檔案管理體制
英國檔案管理體制是典型“分散式”類型，沒有全國統一的檔案工作領導、指導機構。英國高校中，除劍橋大學設立檔案中心，牛津大學、利物浦大學、格拉斯哥大學等少數高校設立檔案館外，其他高校沒有統一的檔案管理機構，檔案分散在其他機構中。
謝菲爾德大學（University of Sheffield）是1897年由謝菲爾德醫學院（成立于1828年）、港灣學院（1879年）與謝菲爾德技術學院（1884年）等3所謝菲爾德地方學院合并而成“謝菲爾德大學學院”，后于1905年獲得皇家特許狀，晉升為“謝菲爾德大學”。該校以其一流的教育及研究成果在英國享有盛譽，共出過4名諾貝爾獎金獲得者。其杰出的科研成果吸引了來自海內外眾多的學生，學校目前擁有在校生25000多名，其中，包括來自120多個國家的3400多名海外學生。謝菲爾德大學的檔案有多家機構管理，主要有兩個機構，即信息與計算服務中心（Corporate Information and Computing Services ）和圖書館。行政檔案由隸屬于信息與技術服務中心的檔案室管理，學生成績、試卷等教學檔案以及財務檔案等由隸屬于信息與技術服務中心的記錄室管理，手稿、論文等和英國全國游樂檔案分別由圖書館的特藏檔案室和游樂檔案室管理。游樂檔案室中，館藏范圍不局限于謝菲爾德大學或謝菲爾德市，而是面向全英。游樂檔案室收藏有大量歷史上英國跑馬場的海報、圖片、畫冊、圖書、報紙、期刊和文件等，其中，有不少是19世紀的游樂檔案。謝菲爾德大學的行政檔案室、記錄室、手稿室和游樂檔案室等各檔案機構之間沒有上下隸屬關系，也無法定業務往來。但這些分散的檔案機構并不影響謝菲爾德大學各類檔案的收集和保存，各檔案機構分工協調，管理有序，確保了各類檔案的收集齊全和完整。
2 多元的檔案資金來源
英國高校的檔案經費與高等教育經費一樣，主要來自政府撥款和社會捐贈。由Ross-CASE委托英國國家社會研究中心（NationalCentreforSocialResearch）進行的調查顯示，在2008～200年度，英國大學所收到的慈善基金總數為5.32億英鎊。在所有英國大學中，牛津大學和劍橋大學獲得捐贈最多，超過所有捐贈的一半。另外，在羅素集團（RussellGroup）下的一流研究類大學得到的捐贈占捐贈總額的24%。[1]
住房公積金制度建立二十年以來，從無到有，從小到大，經歷了資金量和業務量的飛速發展。住房公積金檔案作為記載其發展歷程的原始記錄，體現出越發重要的歷史作用。住房公積金檔案的管理規范與否直接關系到業務的發展和資金的安全。作為住房公積金檔案的管理者，要學會分析其特點，不斷加強檔案管理工作，促進住房公積金事業的發展和進步。
一、住房公積金檔案的特點
住房公積金檔案是住房公積金管理機構在辦理歸集、提取、貸款等業務過程中形成的，具有參考利用價值的原始記錄。隨著住房公積金業務的發展、延伸和完善，其內容更加豐富，數量不斷增長。它具有如下幾個特點：
（一）檔案形成者眾多
住房公積金的管理機構、經辦部門、繳存單位和繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。住房公積金的管理機構包括住房公積金管理中心、分中心、管理部和派出機構，經辦部門包括委托銀行、公證處和擔保公司等。住房公積金的繳存單位和職工則為辦理貸款、提取、歸集等業務的單位和個人。
（二）種類和內容豐富
住房公積金檔案目前主要有歸集、提取、貸款三大類，每類業務檔案之下具體還有很多層次的細分。如貸款檔案包括樓盤檔案、貸款檔案和抵押檔案三類，其中的貸款檔案又分為新房貸款檔案、二手房貸款檔案、組合貸款檔案及以貸還貸檔案等類型。因業務類型的不同，其內容有很大不同，具有種類和內容豐富的特點。
（三）留存材料基本相同
住房公積金的業務檔案，是繳存單位或職工提供的與業務辦理相關的各種材料，經住房公積金管理機構審批合格后留存的紙質或數字載體資料。因住房公積金的政策具有相對的穩定性，同一業務的留存材料和審批材料基本相同。
（四）保存期限長且存在變化
住房公積金檔案的保存期限全部在15年以上，其中貸款檔案的保存期限更長。一個借款人的檔案，從貸前審查、貸款審批、簽訂合同、發放到全部還清，需要最長三十年的時間，期間還會遇到貸款變更或提前結清的情況，其檔案保存的期限很長且存在變化。
（五）整理立卷具有時效性
住房公積金檔案是前臺窗口留存的業務資料，因每個業務辦理環節緊密相連，環環相扣，每種業務的辦理數量又具有不確定性，必須隨時進行整理、立卷、復核，材料不能積壓，以免影響下一步的業務工作。因此，其檔案整理具有時效性。
（六）查閱和使用具有針對性
住房公積金的業務檔案，因其職能性質，一般為上級監管部門和本單位業務部門查閱和使用，同時也為繳存職工本人提供檔案查閱服務。住房公積金檔案有嚴格的保密制度，除上述使用者之外的任何單位和個人均不得隨意查閱檔案。
二、加強住房公積金檔案管理
住房公積金檔案管理起步較晚卻發展迅速，特別是近年來，隨著住房公積金制度的日趨完善和住房公積金資金量、業務量的快速增長，其檔案數量呈現出飛速增加的趨勢。如何建立安全、規范、高效的住房公積金檔案管理體系，逐步實現檔案管理的規范化、科學化和系統化，成為住房公積金事業發展的一個重要課題。
首先，要加強制度建設。結合《檔案法》及《住房公積金管理條例》的有關規定制定住房公積金檔案管理實施細則，使檔案的整理、分類、歸檔、立卷、保管、借閱和利用等管理明細化、規范化和制度化，建立健全檔案管理人員的崗位責任制和檔案保密制度，檔案管理做到有章可循，保證檔案管理工作安全有效地開展，確保檔案的準確、完整和安全。
其次，要加強對管理人員的業務培訓。由于人員編制的限制，住房公積金的檔案管理缺乏專業的工作人員，多數單位都是兼職管理，達不到檔案管理專業、系統、高效的目標。面對這種實際情況，一要加強檔案管理人員專業知識的培訓，積極學習《檔案法》以及近年來檔案管理的新理論、新方法、新觀念，增強檔案管理知識，提高檔案管理水平；二要加強住房公積金各項業務的學習，提高住房公積金檔案管理的業務水平和工作技能。
第三，要加強檔案的信息化建設。數字化是檔案管理的未來趨勢。一方面，對紙質檔案進行掃描，實現文書檔案向電子檔案轉換，有利于保管和查詢。另外，充分利用現有的住房公積金管理系統，把檔案管理工作前移，在住房公積金業務前臺把歸集、提取、貸款的原始檔案掃描入電腦，避免重復輸入信息，對檔案資料可以實現快速、高效的管理。
三、結束語
住房公積金是老百姓的血汗錢，“取之于民，用之于民”是住房公積金事業的根本宗旨。加強住房公積金的檔案管理，是住房公積金規范管理的需要，更是防范和化解住房公積金風險的需要。住房公積金的檔案管理不是單純的檔案模式管理，更是具有現實意義的、可操作的、可利用的動態管理，在加強檔案管理的同時，一定要遵循住房公積金檔案的特點，使其檔案管理向更高的層次邁進。
參考文獻：
水利工程檔案是工程建設與管理的真實記錄，是水利工程建設和管理工作的重要組成部分，具有原始性、真實性和歷史性，是竣工驗收的充分必要條件和運行管理的重要依據。同時又對其他水利工程建設有著借鑒與參考價值，因此，做好水利工程檔案管理工作具有重要意義。
1水利工程檔案的特點
水利工程檔案是在工程立項、可研及設計等前期、建設實施、工程竣工驗收等不同階段、時期形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的所有歷史紀錄，是水利工程建設與管理全過程的歷史再現，是水利工程建設質量終身制的重要憑證，是水利建設工作者辛勤勞動的智慧結晶，對水利工程今后的運行、維護、管理和效益發揮具有重要的作用，水利工程檔案除具有原始性、真實性和歷史性等檔案的共同特性外，還具有自己的行業特點。
1.1形成周期的差異性
水利工程的投資規模、工程覆蓋面等因素不一，個別的小型工程或應急工程完成時間較短，而中型工程要長達幾年，大工程長達十幾年，施工周期差異性較大。因此檔案的形成周期長短不一。
1.2涵蓋內容的豐富性
水利工程建設項目的檔案形成于整個工程建設管理全過程，包括自項目提出、立項、可研、審批、勘測、設計、招（投）標、施工、監理、質量檢測與監督、竣工驗收、運行等過程中形成的所有文件資料，內容非常豐富，有文字、聲像、圖標多種存在形式。
1.3涉及領域的綜合性
水利工程是一項以水利學科為主導，涉及建筑學、設計學、藝術學、環保學等多學科的綜合性工程，其檔案的內容所涵蓋的信息具有綜合性的特點。在工程的前期工作、施工、竣工驗收和運行等不同階段，是多專業、多技術、多工種與工藝的綜合運用。
1.4形成過程的復雜性
水利工程在具體施工過程中，受資金來源、規劃走向、移民遷占、群眾利益、民風民俗、地質地貌等多因素的影響，往往會有隱蔽工程的不可預見性,施工過程中的自然因素干擾，常常會產生設計變更，加大了檔案資料收集整理難度。每個單項工程、單位工程、單元工程的結構功能復雜程度也不一樣，所形成檔案的特點也不盡相同。
1.5收集整理的時效性
工程建設在前期工作、施工、竣工驗收和運行的各個階段，具有多個具體工作的主體，文件資料需要同步及時收集整理，特別是在施工中，往往有多個施工單位，工程建設結束后，有時難以將檔案資料收集齊全。一些隱蔽工程，需要隨著工程建設的進度，及時形成聲像資料并妥善保存。一些重要的技術資料檔案，需要永久性保存。
1.6管理利用的社會性
認真做好水利工程建設檔案工作，對水利工程建設過程中的管理和竣工驗收，以及工程運行維護管理等有著重要的意義。建立科學系統的工程檔案體系，形成如實反映整個水利工程真實記錄的專項檔案，不僅是工程竣工驗收和運行使用的必要條件之一，更是今后工程維護、管理，改建、擴建，防洪、抗災以及深度開發利用的重要依據，也是今后進行其他工程建設的寶貴經驗。只有科學有效的管理、開發工程檔案，為水利部門和社會提供更好地利用服務，才能使水利工程建設檔案發揮更好的社會效益。
2做好水利工程檔案管理對策
2.1提高認識，為做好檔案管理奠定思想基礎
充分認識做好水利工程檔案管理的重要性是做好新形勢下檔案管理工作的基礎。長期以來，大家往往只重視工程建設與管理，不重視或忽視工程檔案管理。建設項目一般都工期緊、任務重，負責建設項目的領導及工程建設與管理人員往往重視項目實體工程建設管理，只注意抓工程形象進度、質量和安全等工作，對檔案的重要性認識不足，輕視或忽視檔案管理，規范收集檔案意識淡薄，以致于檔案管理工作的前期投入和管理不足，有的工程項目是在工程建設的后期才開始著手檔案工作，突擊開展文件資料的歸檔工作，難免使檔案管理出現不規范、不全面的現象。因此大家應更新觀念，樹立現代檔案意識，充分認識水利工程檔案是水利工程建設與管理的重要組成部分，檔案驗收也是工程驗收的先決條件之一，檔案還將為工程今后的運營和維護提供重要依據。
2.2健全機構，為做好檔案管理提供組織保障
全面加大檔案工作的管理力度，在工程建設中，要做到水利工程檔案工作與水利工程建設同步開展，同計劃、同部署、同開展、同檢查，認真規范的做好水利工程檔案工作。在工程建設開始動工前，就應結合工程和單位的實際情況，及時組建工程檔案工作機構，明確檔案工作的領導責任、直接責任人責任和工作人員職責，層層落實責任，建立完善的監督檢查機制，確定年度或階段檔案工作任務，制定切實可行的工作計劃，規范有序的開展文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
2.3加大投入，為做好檔案管理提供資金保證
在水利工程項目建設管理過程中，檔案的管理普遍存在著資金投入不夠的情況。長期以來，領導重視的是水利工程建設的一線工作，對檔案等服務性、管理性的工作重視不夠，在資金預算中，檔案的比值很小甚至沒有，檔案管理工作缺乏資金保證。要做好檔案管理工作，必須提高對檔案工作重要性的認識，加大資金投入，制定有效的建設計劃，加強檔案軟硬件建設和室館建設，全面改善檔案工作的內外環境。
2.4適時培訓，為做好檔案管理提供理論指導
在水利工程建設中，檔案主管部門應深入工程建設現場，根據工程建設的進度和特點，有針對性的組織檔案工作培訓，提高檔案工作人員的理論水平和專業技能。同時做好督導和跟蹤服務工作，及時發現解決檔案工作中存在的問題，推進檔案的科學化管理。同時，開展檔案信息化工作，實現水利工程檔案的數字化。
2.5嚴格考核，為做好檔案管理提供科學依據
我國住房公積金制度建立時間較短，隨著制度的不斷完善，住房公積金檔案數量也呈快速增長的態勢。住房公積金檔案是對在住房公積金業務辦理過程中形成的最原始記錄，具有重要的參考和利用價值。為了更好的推動住房公積金業務的發展和保證住房公積金資金的安全，需要進一步加強住房公積金檔案管理工作，更好的促進我國住房公積金事業的健康發展。
1住房公積金檔案的特點
1．1檔案形成者較多
我國住房公積金制度實施過程中，作為住房公積金管理、經辦機構、繳存單位及職工等都是檔案形成者，在公積金辦理過程中所產生的各種文件和材料，都是會作為公積金檔案進行歸檔保存會。由于存在著較多的檔案形成者，這也使住房公積金檔案在管理中存在較大的難度。
1．2住房公積金檔案具有種類多樣及內容豐富的特點
目前住房公積金檔案主要分為三大類，即歸集、提取和貸款，而且在每大類業務檔案下面還進行了多層次的細分。而且業務類型不同，也使不同種類的住房公積金檔案內容存在較大的差異。因此可以說住房公積金檔案在種類和內容上較為豐富。
1．3留存材料基本相同
住房公積金辦理過程中，繳存單位和職工需要提供業務辦理時所需要的各種材料，并對材料進行審批，當合格后這部分材料則會進行留存，留存的材料多為紙質材料和數字載體的資料，而且對于同一業務，留存材料與審批材料具有一致性的特點，基本上沒有什么差異。
1．4整理立卷具有時效性
在住房公積金業務開展過程中，前臺窗口留存的材料即形成住房公積金檔案。由于住房公積金業務辦理環節較多，而且每一個環節之間都存在著緊密的聯系，這就需要在公積金檔案管理工作中，每種業務辦理完成后即需要對所形成的材料進行整理、立鄭、復核，不能存在材料積壓的情況，避免對下一個環節的業務工作帶來影響，這也決定了公積金檔案整理工作和立卷工作具有較強的時效性特征。
1．5查閱和使用具有針對性
住房公積金檔案由于其自身的特殊性，這也使其查閱和使用方面具有較強的針對性，多為上級監管部門、本單位業務部門及繳存職工，除了這些使用者之外，需要嚴格遵循住房公積金檔案保密制度，任何單位和個人都不能隨意對公積金檔案進行查閱。
2加強住房公積金檔案管理的策略
2．1提高對住房公積金檔案管理的認識
作為住房公積金管理層需要加快自身思想觀念的轉變，對住房公積金檔案的重要性有一個深入的認識，清晰認識到強化住房公積金檔案管理對完善住房保障體系及防范公積金貸款風險的重要意義。公積金檔案管理人員也需要在工作中充分的發揮主觀能動性，有效的提高住房公積金檔案管理水平。在住房公積金檔案管理工作中，需要建立住房公積金管理中心檔案室，構建完善的檔案管理體系，落實好相關的責任，使各種檔案管理部門能夠相互協調，提高檔案管理工作的規范性。同時加快考核機制、獎懲機制及激勵機制的建立，充分的調動檔案管理人員的工作積極性和主動性，使其在工作中能夠不斷創新，加快推動住房公積金檔案的現代化管理進程。
2．2建立健全住房公積金檔案管理規范
國家應當制定一套切實可行的住房公積金檔案管理規范，出臺指導性文件，使各級住房公積金管理機構能夠在上級部門制定的管理規范下結合自身實際情況，制定出既符合上級宏觀協調需要，又符合自身工作實際的管理規范制度，這對于實現檔案管理工作規范化、標準化具有非常重要的意義
2．3要加強檔案的信息化建設
在住房公積金檔案信息化建設過程中，需要加大資金的投入，購置各項信息化管理的配套設施，加快對住房公積金檔案工作環境進行改善。配備各種硬件設施，加快住房公積金檔案管理體系的構建。同時還要加快住房公積金檔案管理配套軟件的開發和建設，利用各種先進的管理系統、檢索系統及監測系統來提高住房公積金檔案的管理水平。另外，在當前信息化技術快速發展的新形勢下，數字化已成為檔案管理工作的未來發展趨勢，因此在實際工作中，需要加快推進文書檔案向電子檔案的轉換，加快住房公積金檔案信息化建設，實現住房公積金檔案的無紙化管理，利用紙質和數字相結合的方式進行存檔，提高檔案信息的安全性，使住房公積金檔案工作能夠更好的服務于住房公積金管理，全面提升住房公積金管理水平。
2．4提高檔案管理人員專業素質
住房公積金檔案管理人員作為住房公積金檔案管理的主體，其專業素質的好壞直接影響到檔案管理的水平。因此需要努力提高住房公積金檔案管理人員的整體素質。因此需要做好住房公積金檔案管理人員的日常培訓工作，努力提高檔案管理人員的專業知識和專業技能，熟悉公積金管理工作的各項流程，從而利用現代化的技術來加強住房公積金檔案的管理。同時還要做好后備檔案管理人才的培養工作，有高校內采取定向培養的模式來為住房公積金檔案管理工作提供高素質的人才供應。
3結語
由于住房公積金直接關系到廣大職工的切身利益，為了更好提高住房公積金的規范化管理，則需要加強住房公積金檔案管理，通過對住房公積金進行動態的管理，并在管理工作中充分的遵循公積金檔案的特點，不斷的對管理工作進行創新，確保住房公積金檔案管理水平的提升，為我國住房公積金事業的健康發展奠定良好的基礎。
作者:孫麗茹 單位:哈爾濱市社會主義學院
參考文獻:
一、醫學科研檔案管理工作的特點
（一）專題突出、周期長、專業性強
專題突出，衛生健康部門醫學研究以專題的形式呈現出來，每一個專題過程完整，有利于檔案的有序整理。周期長，醫學科研需要投入大量的時間和精力，涉及的科研知識內容比較多和范圍較廣，有時需要長達幾十年的時間，這就導致衛生健康部門醫學科研檔案管理工作較長的周期性過程。專業性強，醫院醫學科研管理工作最為突出的特點是需要分門別類地進行檔案的管理，進行相應的編碼，有序地進行檔案的分類和整理。
（二）醫學科研檔案管理工作量不斷地增加
隨著人們生活水平的提高，新的疾病日益侵蝕著人們的身體，使人們猝不及防。因此，需要加大醫學科研研究，既導致醫學科研檔案數量不斷地增加，又會導致醫學科研檔案管理工作者工作量增加，勢必影響其工作效率。
（三）載體形式多樣
醫學研究不僅周期長，而且過程復雜，形式多樣。不同的研究項目有不同的載體形式。醫學科研檔案管理工作載體形式多樣，記錄研究結果的材料和形式也有所不同，它既包括光盤、磁盤等硬件，也包括文字、獎狀、報紙等實物。它既包括電子，也包括紙質。雖然電子化醫學檔案已經成為歷史發展的趨勢，但由于醫學檔案的特殊性,紙質檔案還是居多。未來人們會普遍使用電子檔案。比如說，縮微醫學檔案等新形式不斷地出現，其實用性逐漸地加強。未來人們會越來越多地將其運用在醫學界。載體形式多樣化，有利于檔案的保存，為未來醫學科研的深入發展做鋪墊。
二、醫學科研檔案管理工作的發展趨勢
（一）醫學科研檔案管理體系更加健全
現代信息技術在迅速地發展，醫學科研檔案管理工作越來越信息化。在工作中逐漸地引進先進的科學技術，這是歷史發展的必然趨勢和不可阻擋地歷史潮流，有利于醫學科研檔案管理工作地順利開展，實現醫學科研檔案科學化管理，促進醫學科研檔案體系更加健全。
（二）醫學科研檔案管理日益現代化
隨著現代技術的發展，可以通過數字化檔案等方式，建立起兼具檔案信息開發和運用等功能的完整系統，逐步地實現檔案的管理現代化。醫學科研檔案管理可以利用現代技術，超越時空的局限，獲取檔案信息，實現檔案的有效管理和運用。醫學檔案管理者會越來越借助現代化手段，充分發揮網絡檔案信息的最大作用,讓人們快速地獲取一部分自己需要的科研檔案信息，讓人們了解一部分醫學前沿的動態問題。
（三）醫學科研檔案管理流程日益優化
隨著醫學科研實踐的深入發展和專家研究科研領域逐漸地擴大，醫學科研檔案管理流程日益創新，并逐漸地系統化與合理化。1.新項目建立檔案追蹤袋。通過檔案追蹤，將檔案信息加以整理，并將歸檔的要求提前告知相關的工作人員，做好相關的記錄，并定期檢查。這是醫學科研檔案管理流程的初始階段。2.歸檔。采取歸檔責任制，對于每一個課題，派專門的人員收集科研信息，并定期與檔案管理人員溝通。3.建檔。對真實的科研資料可以進行驗收之后，檔案管理部門可以建檔，在建檔之前，對科研成果進行檢查，要求科研專家和檔案管理人員共同檢查檔案的管理是否完整。
（四）管理手段日益提升
科技在進步，醫學科研管理手段日益創新?，F代技術被越來越多地運用到檔案管理工作中來，使用電子信息化手段受到醫院檔案管理者的重視。醫學科研檔案管理手段日益創新，顯示出日益突出的地位。1.電子檔案效率更高。人們如果想了解自己的檔案信息，只需要相關的人員在網上進行相關的檢索，就能迅速地找到你想要的檔案信息。科研檔案一旦錄入，科研人員隨時隨地就能獲取需要的檔案信息，簡單方便、高效。2.充分地利用檔案。檔案管理人員可以通過檔案網絡平臺進行搜尋，操作簡單。通過電子檔案，可以減少傳統的紙質檔案尋找文件繁瑣的弊端，可以超越時間和地點的限制，充分地利用科研檔案。例如在華中師范大學讀研的時候，需要本科的成績單，本科是在外地讀的，這時候去華中師范大學信息門戶的一站式服務中申請檔案成績打印，十分方便快捷。醫學科研管理手段日益創新，未來可以讓機器人實現管理。
（五）管理理念日益更新
傳統檔案管理思想是檔案管理人員在進行檔案管理工作中有一種等的思想，態度消極，比較懶散，比較被動。原因是工作累，時間長，工作人員沒有那么多的耐心。檔案管理者只有等領導來視察的時候，才會比較主動，才會對年度檔案進行有序整理，并加以分類，這樣做比較倉促，沒有細致地考慮如何更好地利用科研檔案，許多檔案積滿灰塵，淹沒在歷史的塵埃里?，F代科學研究日益受到重視，很多人打破傳統的檔案管理思想，在管理理念上進行創新。例如，管理者的積極性增強。科研檔案管理人員積極性日益增強，積極、主動地投入檔案管理中，具有超前管理和全程管理思想。從課題項目立項開始，全程跟蹤科研項目的進度等一系列工作，管理工作人員只需要付出較少的時間，實現最佳的管理，這樣對于檔案管理者來說，難度較低，提高了他們的積極性。
（六）醫學科研檔案管理更加公開化
隨著我國信息技術的迅猛發展，電子計算機越來越廣泛地被應用于人類社會活動的方方面面，使得無紙化辦公成為現實，電子文件被廣泛地認識和應用，并產生了大量電子檔案，這就給檔案管理工作提出了一個新的課題。檔案管理如何適應信息化時代的步伐，做到與時俱進不斷創新發展，已成為當前檔案工作者需要不斷加以關注和研究解決的新問題。只有對此有深刻的認識并對做好電子檔案管理工作進行分析、探討，才能真正做好電子檔案的管理工作
一、電子檔案的特點
（一）方式多樣化 操作方便，簡單易行
傳統的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作人員非常辛苦且工作效率又低，因為受傳統歸檔方法的限制，存檔過程既麻煩又不便于整理，存儲起來占有大量的儲存空間。查閱檢索難以充分將檔案的作用發揮出來。但電子檔案的出現改變了信息的承載介質，可將檔案通過計算機方便快捷的方法，及時將有保存價值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上記錄下來，轉化為電子檔案操作上，保存電子文件既方便又省時省力。
（二）存儲容量大，節省庫房存儲空間。
傳統的紙質檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。
（三）檢索快捷，提高檔案利用率。
利用者要借閱紙質檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續，借閱后如需復制檔案，還需辦理審批手續。在現代化辦公系統中，儲存電子文件的信息數據庫是檔案部門與辦公業務部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網絡上直接查找并選擇檔案信息，并可方便地復制，存儲也方便快捷。
二、電子檔案的優越性
基于電子檔案的特點，電子檔案具有以下幾方面的獨特優越性 ：
（一）減輕檔案管理工作人員的勞動強度，提高工作效率。
在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，提高了工作時效。 也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。
（二）電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。
傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理后，文檔用微機按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。
（三）檔案管理的電子化更利于文檔的保密。
在傳統的紙質檔案時代，過去查閱檔案時是整卷提供利用。盡管查閱者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。顯然，這是不能較好地保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關的文件，從而在提高利用效率的同時也保證了文件的保密性。
（四）電子檔案的微機管理有利于提高檔案管理工作的質量。
檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。然而傳統的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標準很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進行微機管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的利用價值。
三、電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
（一）規范檔案利用方式，避免不可挽回損失
電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
（二）加強工作人員管理，提高檔案保護意識
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護?？傊?，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。 、
（三）建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
（四） 應做好電子檔案使用中的控制與管理。
首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。
廣義上的建筑工程設計檔案涵蓋一個建筑工程項目從規劃設計到竣工運營的全部信息資料，在信息資料的表現形式上也有很大差別，如數據、圖紙、行業標準、政策文件等?？紤]一般建筑工程項目投資大、周期長、工種多、功能交叉等特點，必然會影響設計檔案的形成。直觀上體現形成的資源種類多、數量多、規模宏大，需要消耗大量的經歷去收集整理和妥善保存?；诖?，引入網絡技術加強管理的網絡化模式構建，對設計單位具有積極作用，一方面有利于設計檔案的靈活調取和分享應用，另一方面則可以實現數據、信息等內容的規律性分析，提高設計單位在工作層面的科學性。
一、我國建筑工程設計檔案的特點
1.專業性強
建筑工程設計的過程中需要考慮大量的可行性要素，并且在每個階段都有與設計相關的專業內容，如材料、設備、工藝、結構、安全等。因此，整個建筑工程設計是各種專業性要素的結合?？陀^上，這也形成了設計檔案“綜合性”的特點，以專業性促成的綜合性特點表現為大量的原始數據，它們結合起來后才呈現整個工程的“藍圖”。其中，大部分內容都是以紙媒載體呈現的，作為后期施工、安裝、運營的相關依據，具有重要的參考價值。
2.周期長
很顯然，建筑工程設計內容不是一蹴而就的。因此，形成的設計檔案也需要一定的周期。檔案形成本身就是一個“事后機制”，它具有一定的總結功能，而建筑工程的應用周期會存在很長時間（幾十年到上百年），也會不斷地為檔案補充相關材料，所以建筑工程設計檔案在同一項目中的更新周期也會很長。
3.檔案數量繁多復雜
一般來說，建筑工程設計檔案的形成會呈現不同的完善階段，每個階段都會產生同類型的大量資料、信息和數據，最終匯集一起造成檔案數量繁多復雜，需要的整編工作量極大。這一過程中，對檔案管理人員形成極大的挑戰，如果管理不善或工作無序，就會很容易造成檔案遺失、破壞。
二、建筑工程設計檔案管理的網絡化途徑
建筑工程設計檔案具有周期長、專業性強、工作量大、綜合性突出等特點，再加上建筑工程項目具有較長的使用周期，設計檔案必須長期保存。從改革開放至今，在城市化建設過程中，我國建筑行業已經歷多次改革，在年度跨徑大、企業重組、行業改革等作用下，各種規格不一致的“海量”檔案資料很難實現有效地管理，傳統檔案管理方式只能簡單保存，而在城市規劃建設過程中不能有效地運用，喪失了其存在的價值?；诖?，將計算機網絡技術引入設計檔案管理中就顯得至關重要。在當前網絡化社會背景下，檔案管理的網絡化既是一種趨勢，也是實現管理效能、自我完善的重要途徑。
1.完善建筑工程設計檔案的信息化收集模式
傳統建筑工程項目開展過程中主要依賴紙質圖紙、圖表等展開，缺乏信息化生成模式，這直接限制設計單位與施工單位之間的溝通，造成后期施工中設計修改的問題。
2.構建建筑工程設計檔案數據庫
數據庫的構建有利于設計檔案分享的最大化，在規模上、層次上，可以形成區域性數據庫和全國性上數據庫，通過單位資質驗證的方式，有限制條件的開放。這樣一來，建筑工程設計檔案不僅能產生全新的經濟效益（如有償使用），還能實現不同領域的設計理念、技術交流。
3.建立健全建筑工程設計檔案的管理制度
將紙質檔案轉化為數字化檔案的過程中，管理方式也發生了根本變化，應全面構建和完善相關的管理制度，實現系統的安全性和可靠性，例如實現數據的隨時更新和補充，有效完善檔案的合并工作等。
三、結語
我國當前已全面進入信息化時代，“十三五”以來國家層面不斷推動互聯網經濟戰略，這對建筑工程設計檔案的現代化管理方式形成具有很好的指導性作用。同時，網絡技術的不斷成熟和廣泛應用，為設計檔案的管理提供了大量契機，設計單位通過分析自身需求和市場定位，實現設計檔案管理和網絡技術的“聯姻”，可以更好地為我國的建筑產業發展服務。
參考文獻：
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