時間：2023-06-02 09:03:25
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聲像資料的形成與管理應與工程建設進度同步進行，應反映工程建設的全過程。施工單位應將聲像資料的形成和積累應貫穿到工程建設管理的各個環節，應加入到領導議事日程、工程建設計劃和年終考核、本單位有關責任部門和有關責任人的職責范圍。
1建設工程檔案管理工作職責
總承包單位是建設項目檔案管理工作的核心，是對整個項目檔案管理負有組織責任、協調責任、指導責任、監督責任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協調工作，讓各參建單位均明確在建設項目檔案管理中各自的職責與責任，并履行自己的職責，才能確保項目建設全過程中檔案工作的順利開展。
2建設工程聲像檔案管理現存的問題
2．1聲像檔案采集設備存在“一高一低”的現象?！耙桓摺笔侵嘎曄裨O備數量多、品質高。隨著社會的發展及原始記錄累積工作的需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善?！耙坏汀笔侵嘎曄裨O備管理水平低?！耙桓咭坏汀钡默F象造成一些重要的活動、重大的事件、重點的時刻沒能及時記錄下來。2．2聲相檔案攝錄人員中存在“一優一劣”的現象。專職的攝錄人員在各自的單位中直接從事著聲像檔案的采集和積累工作，他們素質的高低直接決定了聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一優一劣”的現狀。“優”表現在攝錄人員隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“優”的一面;“劣”表現在攝錄人員專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“劣”的一面。2．3歸檔意識不強，聲像檔案難以及時記錄并完整歸檔。聲像檔案有很強的時效性，歸檔要求也很特殊。日常積累下來的照片檔案沒歸檔，且大量的照片與底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清;許多珍貴的照片，卻因為沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值、利用價值，錄音和錄像的原始記錄積累和歸檔情況更令人擔憂。2．4建設工程聲像檔案管理狀況發展不平衡，差距懸殊。經調查，本單位所屬項目中設備管理、人員管理、聲像檔案管理都較為規范的有45個，占總數的6．8%;然而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位就有28個，就占了總數的62%，占比兩極分化、差距懸殊。
3聲像檔案管理做法———地鐵8號線項目
2工程項目檔案管理中存在問題
2.1市場經濟體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統研究
無論是從我國經濟發展形勢還是從國際市場經濟發展形勢來看，市場經濟體制已經成為我國各行各業從事經濟活動的基本依據。對于工程建設領域而言，工程項目建設所涉及的工程招投標制度、監理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經濟體制靠攏，并在市場經濟發展的推動下日趨完善，進而使得有形建筑市場正在加強，以及與政府監管機構的智能分離。雖然工程項目檔案內容、形式、載體等都相應的發生了變化，但與之對應的檔案管理制度、法律法規、管理機制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經濟的系統研究。
2.2缺乏有效的檔案管理組織
工程項目建設具有一定的特征，對于多數工程項目而言其施工點較多，并且持續時間較長，施工隊伍的流動性也強，這對工程項目檔案建設提出了一系列的難題。并且多數工程項目并沒有專門的檔案建設、管理及組織機構，國內市場上也沒有與之配套的專業檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責不清。
2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位
在整個工程施工過程中，無論是領導層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認知不高，缺乏思想上的普遍認識，使得工程項目檔案管理缺乏應用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數據失真，工程項目的復雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設及管理過程必須非常專業和嚴禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現象，進而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導致工程不能通過審查驗收。
2.4缺乏高素質的檔案管理人員隊伍
從我國工程項目建設上來看，并沒有專業的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經驗較少或者工程技術人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結構不合理，缺乏專業的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關規章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠專業，影響了工程最后的竣工驗收。
3提高工程項目檔案管理工作水平的建議
3.1加強工程項目檔案立法及監督指導，健全管理工作體制
隨著國家與社會對檔案價值認知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關法律法規，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關法律法規、制度體制等已經逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強工程項目檔案管理的監督指導，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業真正認識到工程項目檔案管理的重要性，進而認真開展檔案工作，另一方面從政府相關部門開始提高重視，認真、嚴謹的加強工程項目檔案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規范化。
3.2轉變傳統觀念加強檔案過程管理
從領導層到工作層轉變檔案管理觀念，加強檔案管理人員的崗位責任與考核，實施相應的獎懲制度，將檔案管理制度納入領導責任制、項目法人責任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴格檔案管理職責，做到檔案管理工作與工程建設同步進行；2）在工程項目建設的進程中，工程技術人員對工程進行質量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進行。
3.3強化工程檔案管理專業隊伍建設
從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認知與業務技能，這就需要對其進行專業的培訓。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現檔案管理人員的專業培訓，包括檔案管理的法律法規、管理制度、業務流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內容進行專業的培訓。
一.文書工作
文書是在社會活動中，為處理各種事務而形成的具有特定效用的信息記錄。文書工作是對其進行撰寫、傳遞、處理和管理而開展的一系列的活動。文書工作對及時傳達、互通情況、處理問題、交流經驗、傳遞信息、提高工作效率等具有十分重要的意義。
文書工作的基本原則可歸納為下述三個方面：
1.準確。準確既包括文書本身的質量，也包括文書處理程序各環節的質量。文書在處理的過程中，要體現嚴肅、認真的工作作風，做到程序完整，方法縝密，手續齊全。
2.及時。及時是對文書工作效率的要求，也是對文書工作特性的具體體現。從文書工作總體上講，及時的原則要求應視輕重急緩處理文件，加速文件的運轉，做到不積壓、不拖延、不誤事誤時。為此，必須明確辦文的時限，即規定每個具體工作環節的時間，以確保文書工作的整體效率。
3.安全。安全是對文書工作的管理要求，是文書工作政治性的集中體現。圍護文書工作的安全，要保證文書內容的安全，特別是一些文件。
二.科技檔案
首先，為保證歸檔文件的完整，科技檔案在整理、歸檔前都應按項目收集齊全、完整成套。一套科技文件應該能夠完整地反映該項科技活動的全部內容和歷史面貌，既有原始依據性文件，又有過程性和成果性文件。在歸檔前，檔案工作員應根據專業性質和科技、生產活動的特點，認真進行檢查做好歸檔文件的完整性鑒別工作。但有時管理人員對于科技檔案不夠重視，用的著的時候重要，用不著的時候不重要。
其次，科技檔案必須是真實的歷史記錄，形成的所有聲像資料必須在內容上始終與所反映的科技對象一致。要求科技檔案是其科技活動同期形成的真實的歷史記錄，保證如實地記錄和反映科技對象的歷史面貌；同時要求科技檔案能夠動態地反映科技文件歸檔后其科技對象發展變化的基本情況，使科技檔案為歷史研究和現實使用提供可靠的依據和憑證。
三.檔案管理
1.檔案的收集與整理
檔案收集整理工作的具體內容是需對本單位（部門）需要歸檔的文件、未及時歸檔的文件、具有長久保存價值的檔案文件的接收和整理。而檔案的收集和整理工作又可看作為是對檔案工作的前端控制。檔案的收集是前端控制的基礎和出發點，而檔案的整理則是前端控制的重點。工程項目檔案的前端控制是對文件歸檔之前的工程項目的早期參與，工程項目檔案往往形成周期長，涉及專業多，工序復雜，如不及早參與，必定會影響工程檔案的齊全完整，甚至會影響到工程完成后的整體竣工驗收。
總承包項目歸檔的內容可參照城建檔案館所編制的相應歸檔表，可根據該表所列的范圍進行歸檔文件的收集整理。歸檔的文件分為四個大項分別為前期立項文件、設計階段文件、施工文件、竣工階段文件。而檔案資料的收集整理的過程應隨著整個項目的進程同時進行著的，應將檔案工作與工程項目的施工活動實行同步管理，即簽訂合同、下達任務書時提出文件材料的歸檔范圍及要求；檢查項目計劃進度的同時檢查文件材料的形成情況；檢查工程質量的同時檢查檔案材料的完整與準確。
2.檔案的價值鑒定
檔案的價值鑒定是決定檔案是否值得保存的基本手段。如果錯誤地銷毀了有價值的檔案，將會對于今后的查閱、參考和利用造成不可挽回的損失；反之，如果不適當地保存了無價值的檔案，也會給檔案室徒增人力、物力的消耗，并將真正有價值的檔案淹沒其中，有害無益。
在檔案的管理活動中，注重加強對檔案的前端控制，能有效地解決檔案的質量問題。如果只是被動地接受歸檔工作，那么檔案的質量就會失去必要的保證。為此，應當把檔案的管理模式由結果轉變為過程，應注意利用現代信息技術手段來監控文件和記錄的形成過程、保存和加工過程以及鑒定篩選歸檔過程。
在項目管理的過程中，資料員不能僅僅作為檔案的收集整理人員，了解檔案管理知識即可，也需要學習工程項目管理的相關知識，以此來提高自己的專業水平，這樣才能有的放矢地收集到相關的信息，才能了解到自己所收集的檔案是否齊全是否有效。
3.檔案的價值利用
檔案的保存價值一個重要的方面便是為了檔案能夠為使用者在提供后續工作中全面、及時、準確、有效的服務。
在利用檔案時，我們需要注意以下幾點：
（1）在閱覽時，使用者不得在文件上涂改、作標記等，必須保證檔案文件的原始性及完整性，要愛護所查閱的檔案材料。
（2）如檔案需要外借，檔案員必須做好詳細的登記工作，不能因熟人或領導而忽略此步驟造成文件因借閱長時間后未歸還而忘記是由誰借用。同時，若文件超過借閱期限未歸還，檔案人員需提醒借閱人及時歸還，防止應疏忽而造成的文件丟失。
（3）重要文件或者珍貴文件，應妥善保管，盡量不外借，但若是合理的需要，可提供復印件供其外借使用。
四.檔案信息化
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。
傳統的檔案工作是以紙質文件材料為工作對象，文件形成后由資料員收集立卷，最后交到檔案部門進行歸檔保存，由于紙質檔案的管理工作已經過了長期的實踐，總結出了一套工作流程及方法。在傳統的方式下，檔案收集后，先進行分類、排序、裝訂、編號，然后錄入檔案目錄，并將目錄連同檔案一起裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量勞動和時間，導致較多檔案歸檔后被長期堆放、得不到及時的處理。此外，雖然檔案一般都分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，這樣一來導致查找和閱覽都變得比較繁瑣。由此可見，曾經使用的傳統的檔案管理方法與信息化管理相比較存在著：檔案的編目流程繁瑣低效；整理時間冗長；檔案查閱耗時；統計工作難以開展等問題。
與此同時，由于如今檔案的種類和數量急劇增長，給保管和利用又帶來了一系列的問題，以前的傳統手工管理現已無法解決檔案工作面臨的種種難題，為了讓利用者能及時地無遺漏地得到所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每個需要利用的地方，這就需要借助于計算機及通訊技術。檔案的信息化管理，可以運用計算機進行文件的起草、查找、借閱、收集、整理、編制檢索工具等。電子文件隨時產生，隨時更改，并存儲在計算機磁盤中。雖然在初期時將紙質文件轉換為電子文件時會遇到許多的問題和麻煩，但經過一段時間的磨合后，電子文檔便捷、高速、直觀的優越性會充分地體現出來，從而提高了利用率及利用時效，并可以不受時間和距離的限制來傳輸所需要的資料。
日益豐富的工作實踐證明，檔案管理采用電子化流轉方式，是檔案管理發展的趨勢，是提高工作效率的有效手段。因此，檔案信息化管理是改變傳統的檔案管理模式、有效提升檔案管理水平的必要手段，也是必經之路。
工程項目的檔案管理工作人員素質不高，專業的檔案人員緊缺。建筑公司工程項目的文檔保管人員調動頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項目施工單位沒有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續不完備，需要施工單位或監理人員簽字，但是這些人很難短時間內處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時間。
（二）管理問題
工程項目的檔案部門長期以來屬于企業的邊緣部門，企業不愿意花高薪聘請專業的檔案管理工作人員，工程項目檔案管理工作發展進度遲緩。建設單位對工程項目檔案的管理理念淡薄，認為工程檔案無法為工程建設產生經濟效益。對工程項目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒有充分認識到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識資源，能夠為公司創造經濟效益的價值。
（三）技術問題
工程項目檔案是建設公司最寶貴的資源之一，但是當前很多工程項目建設單位仍然以手工操作為主，只是簡單運用office軟件進行文檔輸入，工作效率低下，對相關數據的查找、分析困難重重，遠不能滿足信息時代的要求，工程檔案管理的信息技術的開發和應用已迫在眉睫。工程項目檔案管理不僅需要使用傳統的信息技術，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數據參考的統一平臺。
二、做好工程項目檔案管理的方法
（一）理順工程檔案各參與方的關系
工程項目檔案管理工作涉及多個單位和部門，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關系。建設單位要為工程項目的可行性研究準備必要可靠的數據和資料，對招投標文件、施工圖設計、工程監理單位委托、工程驗收文件等準備齊全，嚴格執行，積極協調和設計單位、監理單位與施工單位的關系以保證工程文件、檔。另外勘察、設計、施工、工程監理單位都必須在其資質等級許可的范圍內承攬工程、開展工作。
（二）規范工程文件、檔案填寫的基本要求
工程項目檔案工作能否做到準確與工程文檔填寫的基本要求及其責任是否明確直接相關。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現的前提條件。由于建筑行業的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責任劃分，嚴格審核工作開展情況。
（三）建立工程項目檔案管理文化
建立工程項目組織文化可以從以下方面努力：培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責，建立激勵約束機制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價值，實時更新文檔，根據工程項目建設的進程進行跟蹤服務，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發會議，采取有力措施完善現有制度的不足。完善檔案管理的網絡系統，并加強維護，保證交流通暢。
九十年代后期，國家持續加大了水利基礎設施建設投資力度，石津灌區作為水利部續建配套與節水改造、末級渠系節水改造、水管體制改革、信息化建設四大試點，灌區工程體系得到持續改善，形成了大量的工程檔案，包括建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等。這些檔案全面反映了水利工程建設情況，對工程質量評定、工程竣工后的運行管理和維護，以及對新建項目的前期籌備等，都具有重要的參考利用價值，水利工程檔案管理工作顯得尤為重要。
2008年水利部制定下發了《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，明確要求大中型以上和國家重點水利工程建設項目驗收前，必須先對工程檔案進行專項驗收，檔案驗收不合格的，不得進行項目竣工驗收。因此，如何加強水利工程檔案管理，提高科學管理水平，拓展檔案利用效益，成為檔案管理工作的重中之重。
1.石津灌區管理局工程檔案管理工作現狀
石津灌區管理局綜合檔案室成立于1991年，1992年晉升為河北省機關團體事業單位省三級檔案管理標準，1998年晉升為科技事業單位國家二級檔案管理標準，工程檔案的數量成倍增加，2000年成立了石津灌區續建配套項目建設局綜合檔案室，制定了工程檔案管理制度，形成了由項目法人、建設單位、施工單位、監理單位組成的檔案管理網絡，配備了專、兼職檔案員負責工程檔案的收集、整理和歸檔工作，至今形成了五個類別的水利工程檔案共618卷，其中，水工建筑物設計、施工等基建檔案182卷，防滲配套檔案69卷，日偽時期工程檔案18卷，續建配套和節水改造檔案349卷，末級渠系檔案15卷。近年來，我局加快檔案管理信息化建設步伐，實現了微機檢索，顯著提高了檔案利用效率，檔案查閱利用卷數累計突破2000卷次，在灌區續建配套與節水改造、末級渠系節水改造、信息化建設、水能梯級開發和南水北調規劃論證等相關工作中，均發揮了重要作用，創造了可觀效益。
2.灌區工程檔案管理工作存在的問題
2.1 灌區工程檔案收集不夠齊全，管理不夠規范
一是灌區歷史久遠，前期工程資料不足；二是工程檔案管理工作滯后于工程建設，往往工程項目竣工后才進行檔案資料的收集整理工作；三是專職檔案員缺乏工程專業管理知識，而兼職檔案員缺乏檔案管理專業知識，使得大量的工程檔案資料原件缺失，整理不規范。
2.2 灌區工程檔案利用信息反饋不及時，缺乏查詢的針對性
一是可檢索性差，查詢不便。利用者無法說出檔案的具體名稱和事項，使得查準率、查全率降低；二是檔案管理部門對在建工程項目資訊掌握不全面，不能及時主動地提供利用；三是利用者不能及時反饋信息，造成利用效益無法統計，檔案成果匯編不及時，檔案的真正價值無法體現。
2.3 重要檔案實體保管問題亟待解決。一些重要的年代久遠的檔案資料，因紙質老舊發脆且應用較多，字跡大都模糊，既不利檔案實體長期保存又影響使用。
3.做好工程檔案管理工作的對策和建議
3.1 做好工程檔案資料的收集、整理工作
3.1.1 建立完善的適合灌區實際的工程檔案管理制度
嚴格按照《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，結合工程項目本身，建立由項目法人負責、各參建單位組成的檔案管理網絡，針對具體工程項目，制定出文件材料的歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案和整編細則等較實用的工程項目檔案管理制度，用制度約束各參建單位高質量地完成檔案資料的收集工作。
3.1.2 加強崗前培訓，規范工程檔案的管理
在工程項目的招投標階段，項目法人的工程檔案管理部門就要求各中標單位指定一名責任心強的人員主管本單位的工程檔案資料，在項目施工前對各參建單位的專職或兼職檔案管理人員進行針對性培訓，講解水利工程建設過程中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值需歸檔的，針對工程項目制定出具體的歸檔范圍，使大家對項目檔案的內容、數量做到心中有數。
堅持檔案收集、整理工作和工程項目管理工作同步進行。簽訂工程合同時，納入文件材料整理歸檔條款；檢查工程質量和進度時，同時檢查工程檔案資料的收集、整理情況；進行項目成果評審、鑒定或項目階段與竣工驗收時，同時檢查驗收相關檔案資料，對照歸檔范圍詳細核對收集到的檔案資料是否完整，整理是否規范。
3.1.3 多措并舉收集檔案資料。
一是多方訪查、搜集資料，完善前期工程檔案；二是專職檔案管理人員必須參與工程項目的建設，及時掌握工程進展情況，并指導和督促技術部門有針對性地催要檔案資料；三是收取檔案資料押金。即當一項水利工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。四是嚴把工程檔案的專項驗收關，把應該歸檔的文件材料全部收集齊全。
3.2 加強工程檔案的開發利用工作。
3.2.1 制定完善的檔案借閱利用制度。完備借閱、復印審批和及時歸還手續，要求主動反饋利用信息，履行保密責任。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）19-0033-02
0 引言
隨著技術進步和企業發展的需求，企業工程建設項目規模愈來愈大，生產經營與工程建設項目交叉進行也愈來愈多，而在工程建設項目中，業主單位大多會將很多精力投入工程建設項目的立項、設計、招標、合同、造價、進度、質量、安全及現場施工管理等環節上，對工程項目檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數量多，分布面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰性。面對嚴苛的工作要求，我們首先要提高思想意識，高度重視檔案管理在工程建設中的重要作用。領導要率先垂范，監督和強化工程檔案機制建設，做到提前介入，實時跟蹤，全面搜集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設期間抓工程，工程結束以后抓檔案”的事后控制，轉為全程動態控制，將檔案管理關口前移，使善后工作變為前置條件，確保工程項目檔案真實完整，準確無誤。為此，筆者結合多年工程檔案管理實踐經驗，就如何提升工程項目檔案歸檔率、完整率和準確率三項指標，應采取哪些有效措施提出如下觀點，供同行商榷。
1 檔案歸檔率、完整率和準確率是衡量工程項目建設檔案工作水平的標準
工程項目建設檔案是反映工程項目建設過程的重要依據，是企業檔案中最重要的部分。一套完善的工程項目建設檔案，涵蓋了從工程項目立項、可行性研究、設計勘探，到招投標、投資控制、進度計劃、安全質量、施工過程及管理以及竣工驗收等多個流程，期間每道工序所用材料、人員數量等細節全部囊括其中。那怎樣衡量工程項目建設檔案工作的水平呢？工程項目建設檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質量的準確率一般作為衡量檔案工作的關鍵指標，業內主要根據這三個指標來綜合評估工程項目建設檔案管理水平。
早在1996年4月，國家檔案局就頒布了《企業檔案工作目標管理辦法》。該法規給出了具體的檔案管理體系評估標準，即歸檔率和準確率必須達到100%，完整率應該達到90%。歸檔率是前提、是基礎，缺少了歸檔率，其它兩個指標就會失去依托；完整率是歸檔率的深化和細化，它直接反映出檔案資料的實用價值；準確率是“三率”的核心，沒有準確率，工程建設項目檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時甚至會起負作用。因此，三者的關系是緊密相連，相輔相成的。
2 做好收集工作是提高工程項目建設檔案“三率”的基本保證
歸檔工作是檔案工作各個環節的首要環節，因此歸檔率在三項指標最為重要。在提高工程項目檔案歸檔率的過程中應采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的方針，保證工程項目檔案的“三率”達到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設各個方面、各個層面的工程檔案收集管理三級網絡體系。即一級管理網絡由企業檔案部門領導掛帥，專業員分系統進行指導監督管理驗收工程項目檔案；二級管理網絡由項目經理部領導負責，收集職責落實到工程各專業員，項目專職檔案員負責指導并兼任工程項目檔案收發管理；三級管理網絡分別分解到設計勘探、施工單位和監理單位，明確總工負責，各專業員配合，專職資料員負責工程項目檔案過程收集、竣工后整理和移交管理。同時，在工程項目建設初期，工程項目項目經理部成立之時，必須設置檔案資料室和配置檔案管理設施、設備，設立專職檔案人員，進一步明確檔案管理制度、歸檔標準、質量及進度要求，確保檔案管理與工程建設過程同步。
②要依據工程項目建設檔案收集涉及面廣，周期長，難度大等檔案形成的特點，區別不同情況，按照“三率”指標采取科學的檔案搜集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計劃劃分時間區段進行搜集整理，也可以按照工作階段或工作內容來劃分。另外，還要核查當年年度已竣工驗收的工程項目是否全部歸檔，并在簽訂設計、施工、監理合同時，明確工程項目檔案的版本、份數、質量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。
③制定工程項目檔案編制規范。檔案管理部門應該密切聯系各職能部門，從監理、造價、施工等部門選調經驗豐富的專家組建課題組，根據工程項目建設管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關文件的規定以及“三率”指標，編制一套適合本單位的《企業檔案歸檔范圍和案卷組成標準》，為企業內部的工程檔案管理工作提供參考依據。
3 把控工程項目竣工檔案形成全過程，是提高工程建設項目檔案“三率”的根本保證
工程項目建設的原始資料和技術檔案是全面鑒定工程項目建設質量的依據，是以后工程項目維修、改擴建的重要參考資料，也有助于我們總結施工經驗，提高技術水平，積累實踐經驗。因此，工程檔案管理應貫穿于從項目規劃、施工開始到竣工驗收的全過程。為確保工程項目檔案收集、整理、歸檔工作達到收集齊全、內容真實、數據可靠，應采取如下措施：
①做好事前策劃工作。工程項目檔案的完整率是衡量每個案卷內歸檔材料是否齊全的指標，它反映的是檔案案卷內歸檔材料的完整程度，所以它是一項重要指標。檔案管理部門在收到施工圖紙后，要與工程管理部門共同根據工程的專業、規模，劃分單位工程，對每個單位工程中所包含的分部工程、分項工程、檢驗批進行了預劃分，經過監理單位、業主單位的認可，把資料劃分為工程項目管理資料、工程項目質量保證資料、工程項目評定資料，明確工程資料收集范圍，作為資料收集整理的依據，為工程項目檔案案卷有較高的完整率打好基礎。
②參與過程監控。為確保資料收集及時，數據真實準確，做到資料與工程同步，形成對工程實體及資料的過程檢查制度，根據工程進展情況，參加企業工程管理部門對工程項目建設階段性監管，分別對不同階段項目的資料收集情況進行檢查評價，并將評價結果列入工程進度考核，實現工程建設過程與檔案形成積累同步，及時整改存在的問題，確保預定目標實現。
③加強對施工單位和監理單位的業務指導。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質量管理體系，配備專職質量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進行培訓、檢查、督促、完善。在編制監理規劃、專業監理細則、各項監理管理制度（包括資料收集、驗收管理制度）以及參加由業主組織的圖紙會審、設計交底等各環節，指導監理人員的檔案管理工作。
4 把好項目竣工檔案驗收關是提高工程項目檔案“三率”的措施保證
①按照檔案管理的要求，指導監督監理單位要對以下資料的同步性進行嚴格審核驗收，確保資料與實體基本一致。一是工程項目管理資料，這部分資料主要形成于施工前，主要包括施工組織設計方案、施工單位質量管理制度、體系、圖紙會審、設計交底等，對于這部分資料主要審查針對性、時效性及對施工管理的指導作用。二是工程項目保證資料，包括各種原材料、設備合格證、各類試驗檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強制性條文都具有對應性，是確保結構主體安全及設備穩定運行的過程管理資料，也是資料審核驗收的重點。三是工程項目質量評定資料，依據單位、分部、分項、檢驗批的劃分，重點檢查這部分資料數據的真實性，各級質量管理人員及項目負責人驗收記錄的合規性，與工程項目評定資料的對應性。四是加強設備隨機資料的接收，根據設備合同中的設備清單，提前設定設備隨機資料接收目錄，實行有依據接收。
②案卷質量的合格率也是工程項目歸檔工作不可忽視的指標。按照“工程完工一個，驗收一個”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗收協調會，提出工程項目檔案驗收要求和存在問題。并以國家標準為依據，按照國家對科技檔案工作的要求，以《科學技術檔案卷軸構成一般要求》為標準，制定工程項目檔案案卷的整理規范。同時開辦檔案整理培訓班，將工程項目檔案的整理規范，向工程技術人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時檔案工作人員還要上門指導、實際操作。
③做好竣工驗收階段工程項目檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗收階段按照檔案管理的要求，對形成的資料由項目經理部按照單位工程進行整理、編目、組卷，經監理單位、工程管理部門、工程質量監督部門的審核，將合格的檔案資料移交業主單位和檔案管理部門。
5 實例分析
重點工程建設項目檔案是重點建設項目的歷史記錄、項目運行、養護、管理的重要依據。是日后對工程進行檢查、維護、管理及改造的依據和憑證。是在工程建設過程中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料，是建設工程內在質量的見證材料和工程驗收的重要依據。因此，加強重點工程建設項目檔案管理，也是我們當前的重要工作任務之一。就如何加強和完善重點工程建設項目檔案的管理這一問題進行探討。
1 工程建設檔案管理的重要性
1.1 加強重點建設項目檔案管理
一個重點建設工程從立項到竣工要涉及工程決策、指揮、設計、施工、檢查驗收、后勤等許多單位和部門，重視和加強重點建設項目檔案資源建設，保證建設項目檔案的安全管理，是我們各級管理部門義不容辭的責任，同時也是建設項目設計、施工、監理和工程管理等相關部門的重要職責。由于重點工程建設項目具有工程規模大、參建單位多、涉及專業廣等特點，其形成的工程檔案數量龐大、種類繁多、來源廣泛。只有規范檔案管理，明確歸檔范圍，保證工程項目建設檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，保證國有資產的完整。
1.2 完善重點工程建設項目檔案管理機制
提高對重點建設項目檔案工作重要性的認識，堅持科學發展，統籌協調地抓好檔案管理，不斷完善檔案管理工作機制。重點工程建設項目檔案管理機制是檔案管理體系建設的組織保證。檔案管理機制必須與現代管理體制相適應，確保檔案工作有領導班子，有工作規劃、工作方案和工作總結。完善各流程、各操作環節的管理，從組織建設、業務建設、基礎設施建設等方面不斷完善檔案管理建設工作各項規章制度，做到以制度促規范，以制度促發展。堅持因地制宜地開展檔案管理工作；要對檔案工作開展加強管理和監督。使重點工程建設項目檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化的軌道，讓檔案在工程建設中發揮重要作用。
1.3 檔案是工程建設項目的重要組成部分
重點工程建設項目檔案是指在工程準備階段文件，工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的真實記錄，是督查、審計、監督、管理、驗收、以及維護、改造的重要依據。檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。
2 采取有效措施實行檔案的集中統一管理
2.1 落實考核獎懲制度
要加強檔案管理工作建設，首先應以《檔案法》等檔案法律法規為指導，通過加強檔案法制宣傳教育，努力提高決策層和廣大員工的檔案管理意識和法制意識。建立競爭機制，鼓勵檔案工作人員提升工作服務質量。把檔案管理工作列入一項重要業務工作內容。貫徹執行檔案部門的有關規定，執行各類檔案管理要求，同時要把檔案工作納入企業的發展規劃、年度計劃和學習、考核內容，制定明確的崗位責任，實行責任追究，進行考核并與獎懲掛鉤。使檔案資源建設真正落到實處。
2.2 檔案工作與工程建設同步
隨著經濟快速發展，我市重點建設項目不斷增加，對這些重點建設項目的檔案工作，特別是對可行性研究報告、項目立項、合同（協議）、立項文件等資料，開發建設項目檔案工作，組織機構完善，管理職責明確，設立檔案室，配備了專兼職檔案員，項目檔案收集齊全完整，項目建設檔案管理工作與項目建設同步進行，項目竣工后，完成文件材料的全部歸檔?？辈煸O計單位、施工單位和監理單位應按照規范整理和及時移交檔案給建設單位；檔案資料要兩套制保存，注意檔案資料的完整和安全；項目竣工后應及時申請檔案部門進行項目檔案登記與驗收，項目檔案竣工驗收合格后，方得進行竣工驗收。工程項目檔案具有成套性、專業性的特點，要求實行集中統一管理，包括項目建設檔案管理工作應與項目建設同步進行。勘測、設計、施工及安裝調試單位都要落實人員管理項目檔案，工程竣工后各有關單位都要將所有在工程建設過程中形成的檔案交建設單位歸檔管理。工程建設項目檔案由建設單位集中后向當地城建檔案館移交。
2.3 做好竣工圖的積累和編制工作
竣工圖是工程建設圖實相符的依據，具有法律效力和憑證作用，要督促檢查施工單位嚴格按照國家規定編制竣工圖。在竣工驗收時要重點檢查竣工圖的質量，堅決杜絕不編制竣工圖的現象。明確職責，通力合作齊抓共管。各級檔案行政部門要依法對建設項目工程檔案工作實施監督、指導加強檢查協調工作，做好依法建檔和各項目單位檔案工作的總體考評工作，總結推廣經驗，培訓檔案業務人員；各級城建部門要發揮城建檔案館（室）的作用，切實抓好城市建設重點項目工程檔案的監督、指導；有關主管部門要明確分管領導監督所屬建設單位或施工單位及時做好建檔工作。重點建設項目檔案管理是重點建設項目的重要組成部分，也是重點建設項目竣工驗收的必備條件，重點建設項目檔案的真實、準確、齊全、完整和妥善保管及有效利用。
3 如何做好工程建設檔案管理工作
3.1 加強對重點工程建設項目檔案資料的收集和整理
收集歸檔是檔案工作的最基礎、也是最薄弱環節，必須把工作做實，唯其如此，才能保證后續工作有序跟進。重點工程項目建設具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，基礎設施建設檔案具有多樣性、復雜性、廣泛性等特點。由于經濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程質量，輕視工程檔案的管理，基礎設施建設檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協調開展，造成了基礎設施建設檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作。因此，應切實加強對重點工程檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作；勘察設計單位、施工單位、監理單位應按照規范進行整理，及時移交檔案給建設單位；項目竣工后應及時申請檔案部門進行項目檔案登記與驗收，項目檔案竣工驗收合格后，方得進行竣工驗收。特別建議要對可行性研究報告、項目立項、合同（協議）、立項文件等文件材料加強收集和保存。要結合實際情況，列出工作重點，提出落實意見。拓展檔案管理，拓寬檔案管理工作思路，不斷創新檔案資源建設方式方法，用全局的眼光促進檔案工作的規范化管理，為檔案資源建設創造新的動力、注入新的活力。
3.2 增強工程建設檔案管理工作制度建設
認真學習有關建設工程檔案管理方面的法律、法規和規章，提高對建設項目檔案管理工作重要性的認識。認真落實責任，進一步建立健全工程項目檔案的工作制度，完善檔案資源建設。俗話說“沒有規矩，難成方圓”。重點工程基礎設施建設由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以必須在重點工程檔案管理中做到規范化、標準化。因此，加強和完善有關的制度建設，是做好重點工程基礎設施建設檔案管理工作的根本保障。
3.3 提高檔案管理人員的工作意識
工程建設是百年大計，工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，各有關部門特別是重點建設項目單位領導在認真抓好工程投資、質量、進度和安全的同時，要增強檔案管理意識，把檔案工作列入工程建設的議事日程，配備好業務素質較強的專（兼）職檔案員，解決必需的庫房和設備保證檔案工作的順利開展。同時，要積極組織檔案工作人員參加檔案管理等方面的培訓，充分認識到加強檔案管理工作的重要性和緊迫性，增強檔案意識，樹立“內強素質，外樹形象，依法管理，爭創一流”的理念。為檔案工作的開展創造良好的環境，把檔案管理工作提高到一個新水平，為城市發展和建設做出應有貢獻。
參考文獻：
1概述
水利工程項目設計檔案，是水利工程設計單位的核心檔案，是基本建設和生產管理的重要依據和憑證，是水利建設事業中的一項巨大資源。認識并掌握水利工程項目設計檔案的特點，對水利工程項目設計檔案進行科學地管理，主動、多形式、多方位、多層次地向水利部門和有關部門提供利用，是實現檔案自身價值的體現。因此，做好水利工程項目設計檔案管理，具有十分重要的意義。水利工程項目設計檔案的形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程，能夠真實地反映設計人員的科技思想、科技方法，它的形成是設計單位智力勞動的結晶，其中蘊涵諸多科技配套成果以及多學科、多專業聯合集體創作的智慧，在一定程度上也體現出設計單位集體的設計能力?？梢?，管理好水利工程項目設計檔案，是發揮工程設計檔案社會使用價值、讓工程設計檔案產生經濟效益的基礎性工作。筆者結合江蘇省太湖水利規劃設計研究院有限公司實際工作，將管理工作與自主創新相結合，進行如下思考。
2水利工程項目設計檔案的特點
水利工程項目設計檔案有文書檔案、工程檔案、會計檔案的共性，但也有水利工程項目獨特的自身屬性。水利工程項目設計不是一般的土建工程項目設計，與土建工程相比較，其除了工程量多，投入資金多，工期時間跨度大之外，還要考慮工作條件的復雜程度，施工難度多大且會受到哪些自然條件制約，有多少社會效益，對環境有多大影響，如果出現事故會產生那些嚴重后果，以及對國民經濟影響程度?？上攵こ添椖吭O計形成的檔案資料是多么重要和寶貴，充分認識水利工程項目設計檔案的特點完全有必要。
（1）復雜性。每個水利工程項目設計檔案的內容都包括計劃立項、勘察、設計全過程中所形成的全部技術文件、設計圖紙和有關工程文件材料。比如：新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環境綜合治理總體方案》確定的六項調水引流工程之一，也是《太湖流域防洪規劃》確定的流域洪水北排長江重點工程，工程北起長江，沿老河道拓浚至石堰，分成東、西兩支，東支沿著漕河、五牧河拓浚，西支沿著三山港拓浚至京杭運河，利用武進港入太湖。主要工程內容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門控制建筑物、水系調整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項水利工程內容就如此之多，故伴隨每個工程的進展，將逐步形成繁雜的檔案資料。設計檔案的內容主要是設計過程中的報告、方案、各專業的計算書等文件材料和底圖、藍圖、白圖等圖紙。不僅有設計形成的材料和載體的多樣，同時還有大量的專業計算書等電子文件，這些都是設計過程中形成的，是施工的重要依據，應加以長期保存，作為其他設計和施工工作的重要參考。另外，項目設計周期長、專業多、產生的文件材料種類多、數量大、整編量大等特點充分表現了水利工程項目檔案的復雜性，其給收集、整理、保管、利用帶來的困難和工作量也是不能忽視的。
（2）系統性。每個水利工程項目設計檔案的內容都必須完整、齊全、系統。比如：常州市采菱港樞紐工程，工程包括20m3/s排澇泵站（豎井式灌流泵）一座，共設兩臺機組，單機流量10m3/s，12m凈寬節制閘（升臥式平面鋼閘門）一座。由于在收集檔案資料時，采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環境檔案資料做到了齊全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召開的常州市運北片防洪控制節點工程—采菱港樞紐工程完工驗收會議上，工程相關資料順利通過驗收專家組查閱，為采菱港樞紐完成全部設計內容、工程施工質量優良、工程完工驗收做出了應有的努力。實踐證明，每個水利工程項目的可行性研究、初步設計、招標設計和施工圖設計四個階段的勘察設計工作，設計文件審查、施工招標、施工、竣工驗收等各階段的服務工作，及相應的勘察設計文件及有關技術資料等，必須是一個齊全完整的系統，具有系統性。
（3）獨立性。每個水利工程項目設計檔案的內容都具有很強的獨立性。比如：太倉市十八港南樞紐工程，其由凈寬28m橡膠壩和20m3/s雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區段，距瀏河河口約200m，需拆除報廢的老套閘，新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時，十八港南樞紐清晰地獨立于太倉市城區水環境綜合整治工程之中，為后期工程查檔利用打下了基礎。每個水利工程項目的設計獨立性還表現在其具有專業方面的特點，設計中需要測量、地質、鉆探、規劃、水工、施工、機電、建筑、科研、試驗等許多專業和學科共同承擔完成，形成的檔案體現出較強的專業性。如：設計中需要的工程地質、水文勘察報告，地質圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣品說明，地形、地貌、建筑物、構筑物的定位、測試記錄等，這些資料均需要外部系統提供。
（4）時序性。每個工程項目設計都有時序。如：走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門處，江邊樞紐工程是走馬塘與長江交匯口的重要口門控制建筑物，由節制閘、船閘和魚道三部分組成，這些工程都是按時序進行設計完成的。一個較大的、周期性長的水利工程項目設計可分為一期、二期甚至多期，一般水利工程都會有初步設計、招投標、施工圖設計三大階段。各個時序點的工作內容都會有所不同，產生的文件資料也會不一樣，甚至收集歸檔的載體也會千差萬別，故檔案的管理也要體現出時序性的特點。水利工程項目設計有時需要分成多次設計，有的還會出現長達數年時間跨度，周期長、工程設計量大，形成的歸檔材料既多又雜，檔案室要收集歸檔的不僅是紙質資料文件、電子文件，還有樣品實物類的特殊載體材料，最終整理收集材料，成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項目設計檔案的特點，找到其中規律性，以形成管理工作的對策，檔案員一定要根據設計工作的實踐，在一線與設計人員溝通，最終實現水利工程項目設計檔案完整、準確、系統的目的。
3水利工程項目設計檔案的管理
面對水利工程項目設計檔案種類復雜、數量大的實際情況，如何搞好檔案的管理，保證其完整、系統、準確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項艱巨任務，也是整個工程項目設計不可忽視的一項重要工作。故做好水利工程項目設計檔案的管理工作，規范管理流程就顯得意義重大。
3.1重視檔案的源頭
抓水利工程項目設計檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過程必須有一個標準，要明確歸檔要求，要根據本單位的實際，擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個人都明白，在每個設計項目中，哪些文件材料應該歸檔。水利設計項目檔案資料一般有依據性資料、基礎性資料、設計資料、施工資料、竣工使用資料、財務管理資料等。
（1）依據性資料。主要是設計項目申請報告及批復、可行性報告、設計任務書等；選址意見、定點圖、建設用地規劃許可證、征地批準文件、國家征用土地申請表、征地協議書、拆遷協議書等；工程概算及資金來源資料等，這些資料有的是本單位產生的，也有的則需要外部提供原件。
（2）基礎性資料。主要是工程地質、水文勘察報告，地質圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣說明等；地形、地貌、建筑物、構筑物的定位、測試記錄等。這些資料專業性較強，在形成時要對載體和格式提出要求。
（3）設計資料。主要是設計任務書、合同、協議；工程設計的全套圖紙；設計計算書、工程預算、說明書；設計評價、鑒定及評審材料，圖紙會審記錄；工程變更聯系單，設計修改通知單，設計鑒定及審批文件等。
（4）施工資料。雖然不是設計單位主要的檔案資料，但設計時作為參考，施工資料在設計單位也經常會出現。主要是工程承發包合同、招標投標文件、施工任務書；施工組織設計、施工執照、施工單位資質證明；開工報告、施工計劃、安全措施等；工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄；隱蔽工程驗收記錄（地基、基礎、打樁、鋼筋、結構、水電等記錄）、建材質保書及試驗報告（鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等）。
（5）招投標資料。主要是設計單位的中標人的業績和資信；勘察總工程師、設計總工程師的經歷；人力資源配備；技術方案和技術創新；質量標準及質量管理措施；技術支持與保障；投標價格和評標價格；財務狀況；組織實施方案及進度安排。
（6）財務管理資料。主要是設計過程中發生的財務憑證、報表、賬簿、其他類會計資料。
3.2保障渠道暢通
要保障收集檔案的渠道暢通，凡是對水利工程項目設計有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價值的檔案資料。檔案資料收集應該形成定期送交制度和聯系催要制度。
（1）定期送交制度。形成檔案資料的各科室，應在文件資料辦理完畢后，及時歸檔移交。檔案工作人員要經常了解和掌握形成檔案資料的信息，及時向形成資料的各科室催收應歸檔的資料。收集進檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料，應責成檔案材料形成的相關科室按要求完成。載體紙張應統一規格用紙，載體字跡要求用碳素墨水、藍黑、黑色墨水書寫，禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。現代化設備形成的材料要求：禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止像傳真紙熱敏材料類資料歸檔；每個項目設計形成的成套材料必須配齊，以保持文件材料之間的邏輯聯系。
（2）聯系催要制度。根據工程設計進度表，有計劃地對各科室項目及時開展專業跟蹤管理。檔案人員要主動到各科室查詢和了解工程的設計進展情況，摸清各專業檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過程中所出現的問題，及時指導各科室項目做好文件材料的收集和預立卷工作。實行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項目負責人的聯系，及時掌握工程設計進展情況，按照歸檔工作時間要求，加強催收，實行各科室項目負責人和項目分管人對歸檔清單簽名負責制度，通過實施填寫設計產品文件、資料歸檔清單等一系列手段，最大限度地避免原始資料的散失，保證歸檔文件資料的連續性、完整性和及時歸檔。對歸檔資料的質量實施監控。各科室負責對本科室的歸檔文件、資料進行核查，項目分管人對該項目歸檔的文件、資料進行總審查，確保歸檔文件、資料的完整、準確、系統。檔案人員在接收歸檔資料后，必須及時檢查核實，對不符合歸檔要求的文件資料，迅速退回返工，以保證歸檔資料的質量。
3.3規范整理流程
檔案整理涵蓋了檔案實體整理和檔案內容整理，一方面要對檔案文件內容的真偽進行鑒別，對檔案內容的客觀性進行考證；另一方面還要將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案進行基本的分類、組合、排列、編目。在工作實踐中歸納總結并采用如下工作流程：收集分類案卷組合卷內文件排列案卷編目案卷排列編制案卷目錄。
（1）收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作，檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作，對各科室移交文件材料的種類、數量、時間、存在問題進行登記；檔案室依據歸檔范圍，檢查各科室移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續。
（2）分類。根據公司檔案整編規則擬定分類方案，將一個設計項目根據實際情況劃分大類和小類。
（3）案卷組合。將分類后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應去掉文件上原有的易生銹的金屬物；將文件的訂口對齊，并在文件的左上角或左側用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應盡量不破壞檔案原貌，以有利于保管利用。
（4）卷內文件排列。按重要程度、時間或類別等對卷內文件進行有序排列。
（5）案卷編目。編件、頁號，填寫卷內文件目錄、備考表，錄入專用的檔案管理系統，形成卷內文件目錄數據庫。
（6）案卷排列。按每個設計項目的保管期限、案卷流水號從小到大排列。
（7）編制案卷目錄，制作檢索工具。錄入專用的檔案管理系統，形成案卷目錄數據庫。打印目錄，裝訂成冊，形成檢索工具。
3.4明確檔案的方向
水利工程項目檔案的收集、編目、檢索、利用、統計全過程，如果能夠融入計算機技術，必將大大加快檔案信息的存儲、處理能力，迅速實現水利設計工程項目檔案管理的自動化，有效地提高檔案人員的工作效率和服務質量，這是今后檔案工作的方向。要充分認識到工程設計是動態的，設計形成的圖紙文件是設計人員用科學技術構思出來的精神產品，其僅僅是對擬建工程的技術上和經濟方面的規劃，而不是實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現象，如設計變更、設計文件補充、設計文件修改等，都是客觀現象。對于頻繁的設計變更，如果將計算機技術融入后，檔案工作必將進入一個全新境界。比如：太倉市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過通水驗收，期間形成的設計圖紙就有480張，檔案有25卷，有的修改、補充，甚至作廢、推倒重來，在應用計算機進行工程設計檔案管理后，檔案人員可以及時了解設計變更情況，避免了對外提供已經作廢的或已經修改過的錯誤圖紙，為工程設計發揮出了重要作用，較好地解決了設計變更資料與工程設計技術文件資料的配套整理，使工程設計檔案做到了準確、完整。
一、工程項目聲像檔案管理現狀
目前，工程項目形成的紙質文件和電子文件歸檔工作已較為成熟和完善，而聲像檔案的管理則相對薄弱，需要進一步加強。存在的主要問題有以下幾點：
第一，責任不明、未能達到統一管理。工程建設施工資料的歸檔經過多年的實踐，人們已經積累了相當的經驗，施工過程資料的收集整理與管理，也有了相對成熟的制度與規范。而工程建設項目中形成的聲像檔案的管理情況則相對落后于其他種類的檔案。施工伊始，人們沒有對此給予充分的重視，相關的管理制度也沒有納入正常的管理工作中去，參與拍攝的人很多而移交聲像資料的卻很少，很多聲像資料散落在拍攝者個人及相關部門的手里。由于沒有明確的制度約束，和相關的規范要求，未能使其及時主動地移交給相關人員。當遇到具體問題，查找不到相關的影像資料時，才感覺到管理上的缺失與不足，無法向利用者提供可靠的資料做依據，給工作造成一定的被動。
第二，思想認識不足、收集不及時不完整。在工程建設過程中，很多人對宣傳報道很重視，照片拍了很多，視頻錄像也制作了不少，但他們認為完成了上報電視臺及報社的工作后任務就可以結束了，至于怎么處置這些資料是個人行為，缺乏歸檔意識。工程項目聲像檔案是通過照片及視頻來反映整個施工過程的，具有時效性和憑據性。例如開工前的原址原貌、施工作業過程，尤其是隱蔽工程的施工過程資料，都具有很強的時效性和不可復制性。工程項目在工程資料驗收時，聲像資料往往會出現缺少原址原貌或隱蔽工程的資料，這說明在施工過程中人們忽略了對原始聲像資料的收集或者說不夠重視過程資料的收集，導致項目建成后中間過程難以追溯。再如所有聲像資料拍攝完成后都應輔以文字說明，如果不及時進行批注、整理，恐怕攝影者自己事后也難追憶齊全和敘述準確。許多工程項目積存了大量照片未歸檔，或者說無法歸檔，就是因為多數照片沒有文字說明，使得本來很珍貴的照片，失去了其應有的保存價值和利用價值，給工程資料的完整留下缺憾。
第三，重視程度不夠、專業技術薄弱。聲像檔案對音視頻的參數要求相對于一般的生活照片和視頻要高許多，工程項目部在聲像的設備的配備與使用上存在一定的問題，有的項目部配備了良好的設備卻沒有會熟練使用的人，有些有人卻沒有適用的設備。對音像器材的配備及使用人員的管理缺乏應有標準和要求，因此，不是設備跟不上工程的進展，就是拍攝人員的素質跟不上，拍出來的影視及照片，難以達到歸檔的要求。這樣就造成了工程建設施工前后的重要活動內容的缺失。究其原因，主要還是個別領導對聲像檔案的重要性認識不足、重視不夠。
二、加強工程項目聲像檔案的管理工作
為了盡快改變工程建設聲像檔案的現狀，從現在開始就應該做好以下幾項工作：
第一，明確責任、加強制度建設。抓制度建設應從源頭抓起，工程建設項目部在成立初期，就應將聲像檔案管理制度納入相關的管理制度中去，并對負責聲像檔案的管理部門、收集范圍和時間、整理要求、借閱利用等做出明確的規定。明確責任，落實分工，強化聲像檔案管理，加強聲像材料的收集、整理、做到統一管理、有章可循，杜絕據為己有的行為，確保聲像檔案及時、完整、規范的移交檔案管理部門。
建設工程項目檔案是從項目立項、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理、設備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應歸檔的各類文字材料、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。項目檔案主要包括立項文件（可行性研究、任務書）、設計文件、項目管理文件（包括招投標文件）、施工文件、監理文件、工藝設備文件、財務文件和竣工文件等，它是一個有機載體，其特點主要有三：（1）成套性。它記載和反映建設活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業內容銜接，構成項目完整的成套性整體；（2）專業性。不論是生產性建設項目檔案，還是國防性建設項目檔案或是民用工程，它都是專業技術活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設計、施工、監理、竣工到建成使用的全過程；（3）現實性。它具有較強的現實使用性，是全面考核建設工作設計質量、工程質量的重要環節，是竣工驗收的依據，是工程建設、使用維護和技術改造的不可缺少的現實性依據。
二、建設工程項目檔案管理現狀
法制觀念淡薄，對檔案工作不夠重視。有些單位錯誤地認為建設項目主要是以建設工程項目實體為主，項目檔案管理工作可有可無，項目檔案的收集、整理工作是檔案部門的事，與己無關；一方面由于管理的不到位，另一方面檔案意識的缺乏，導致項目檔案工作沒有領導負責，組織機構不健全，管理制度不落實，檔案人員變動頻繁，檔案資料無人收集、整理和保管。當建設項目工程竣工進入驗收時，才突擊進行資料補收工作。由于平常不注意資料積累和收集，只能依靠少數人通過“回憶”重新進行“編撰”，嚴重影響了項目檔案的真實性、原始性、準確性和完整性。
檔案產權歸屬關系模糊，管理責任主體不明確。有的單位對項目檔案工作缺乏統一管理，對設計、施工、監理等參建單位的檔案工作缺乏統籌規劃、組織協調和監督指導。而是錯誤地認為，檔案工作是上級檔案部門的事，甚至有少數建設項目指揮部認為建設項目建成竣工后，建設、施工和監理單位都要撤場，人員要轉移到新的項目去工作，竣工文件資料要全部移交到接管維護單位。在這種思想支配下，有的建設單位既沒有配備檔案管理機構和檔案人員，也沒有主動增加投入配置檔案工作必備的庫房、裝具等基礎設施和辦公設備，而是將竣工文件資料隨便堆放在一起，檔案資料保管工作存在著極大的安全隱患。
檔案整理工作薄弱。不少單位的檔案工作純粹停留在收與管的層面，檔案的整理工作難以提升，檔案沒有在項目建設中得到很好的利用。當前不少單位的檔案主體觀念存在偏差，影響了檔案工作管理水平。不少單位幾乎把人事檔案當成了本單位檔案的全部，而忽略了自身發展所形成的真正能確定命運的頗有價值的“主體”檔案，直接影響了檔案的開發利用和單位的發展。這是導致檔案工作者在有的單位沒有地位，可有可無的最主要的原因。
建設、監理和施工單位檔案人員素質不高，未經過檔案專業培訓。目前較多建設項目參建單位并沒有聘用檔案管理的專業人員，而是由一些非專業的人員來兼職做檔案工作。因沒有經過檔案專業培訓，缺乏專業知識，只是依葫蘆畫瓢，盲目照搬其他單位檔案管理中的做法，外加自己主觀的臆想。這樣整理出來的檔案案卷質量不高，存在較多的個人習慣，缺乏通用性，難以保證檔案的完整性、準確性、系統性和規范性。
三、加強建工程設項目檔案管理主要措施
建設工程項目檔案是工程建設的客觀真實記錄，它不僅能靜態反映項目建設的全貌，而且能動態反映項目建設過程的變化和發展情況，是工程質量的直接反映。為貫徹國家檔案局的規定，做好建設項目檔案的歸檔工作，我們應做出以下方面的嘗試和努力：
加強檔案工作的組織領導。工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作；成立建設工程項目檔案管理工作領導小組，建立項目檔案工作人員網絡體系，明確工作職責。
制定符合實際情況的檔案管理規章制度。首先要加強對建設工程項目檔案工作的組織領導。根據建設工程項目的規模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應的檔案工作人員網絡體系；其次要加強建設工程項目檔案管理制度，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序，建設方與施工方、監理方簽定合同時，要把檔案管理規章制度納入合同管理中，將檔案收交質量納入年度考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規矩，難成方圓”，建設項目由于規模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠建設項目檔案管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構和管理程序，就成為做好建設工程項目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”即：項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完整同步。
強化建設工程項目檔案工作標準化、信息化建設。建設工程項目檔案工作信息化，是促進信息資源全面收集、整合、開發的重要基礎，通過建設工程項目檔案信息化建設，能夠實現對信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持領導者的決策和各級信息服務，潛在的經濟和社會效益難以估算。而建設工程項目檔案信息化的基礎是工作的標準化，沒有經過標準化整理的檔案不可能實現信息化，因此，檔案管理部門要認真學習有關檔案工作標準，研究檔案工作業務規范，提高檔案管理的標準化水平，為建設工程項目檔案工作信息化創造條件。
定期開展資料整理、檢查與監督。由于檔案管理是一項瑣碎的工作，不直接產生經濟效益，建設項目施工現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付，如不認真進行督導檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至會有大量資料流失，所以要定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，對建設項目中的各種資料應定期或不定期進行檢查評比，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。
嚴格把好竣工驗收關。檔案是竣工驗收必不可少的內容，一個項目要通過驗收，必須先通過檔案驗收。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，要切實做到“圖實相符”、簽字手續完備，對初驗中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。
工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態性等特點，決定了工程項目檔案具有專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。
1.1專業性強
每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業的參與，因而是一項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業技術活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在一起。
1.2成套性強
成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對于一個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設項目的全貌。施工技術文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。
1.3形成分散
建設項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業工程項目檔案管理需求探析楊啟燕（中國鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。
1.4階段性強
建設項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。
1.5變更頻繁
建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之后的維護與拆除，一直處于動態之中。項目文檔因項目的動態性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化?？勺冃允墙ㄔO項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。
1.6種類多樣
建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應注重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。
2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題
由于建設項目文檔的專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。
2.1手工管理效率低下、準確性差
傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發生，使施工文件的規范性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不一致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發生。同時一些建設項目，也發現存在施工與監理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規更改檢測數據的情況，甚至還發現監理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。
2.2項目文檔收集不全
建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結束后才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護，要經歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。
2.3文件管理滯后，文件變更不同步
工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯后于工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護企業的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。
2.4項目文檔不規范，質量管理難度大
建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業務水平不穩定性，導致了項目文檔的不規范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對于項目建設文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規范性。建設項目的文檔管理人員的穩定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進一步使質量管理流程“施工自檢工程報驗監理復檢質量認可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導致工程質量評定工作的進一步滯后，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯后反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監理或建設單位任何一方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。
3建設項目檔案管理需求
根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態化管理、項目文檔規范化管理。
3.1高效智能的現場記錄管理
施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規范、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規范性和準確性。
3.2項目文檔全過程管理
為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。
3.3項目文檔動態化管理
應用信息系統并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。
