時間：2023-06-01 08:56:05
序論：速發表網結合其深厚的文秘經驗，特別為您篩選了11篇辦公檔案數字化管理范文。如果您需要更多原創資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯系，希望您能從中汲取靈感和知識！
以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質要求較高，需要用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，歸檔文件需要嚴格執行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環節，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關工作，實行辦公自動化，通過信息化技術和方法的應用，加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，運用相關程序對檔案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準備、設計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內容，區分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網絡技術，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務，實現隨時辦結隨時歸檔。
二、提高檔案利用工作的效率
檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應用辦公自動化系統后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據不同的需求自行選擇相應的儲存介質，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質通過互聯網或專門的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現。
三、保障文書檔案資料安全性
隨著我國改革開放的不斷深入與市場經濟的持續發展，文書檔案的管理工作與以往完全不同，邁上了一個全新的臺階。文書檔案管理的辦公自動化一般依靠電子計算機等新型辦公設備與技術來迅速、準確處理文書檔案信息，從而將辦公效率進一步提高。在文書檔案管理中，辦公自動化的應用有著很好的發展前景和巨大的優勢，同時它還有一系列的問題需要處理，這就要求管理設備的硬件建設速度需要不斷加快，同時借助科學有效的手段提高文書檔案的保密性，進而使得文書檔案管理工作可以得到順利高效的開展。
一、文書檔案管理辦公自動化存在的問題
（一）對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高。在文書檔案管理中，電子檔案與電子文件的管理歸檔是一項專業性和技術性結合比較強的工作，這就從根本上決定了檔案管理人員自身需要有很高的綜合素質，才能勝任此項工作。具體地說，高層次的知識素養只是檔案管理人員需要具備的一方面，除此之外還要對計算機技術和數據通信技術的應用進行熟練的掌握，同時對傳統檔案管理的技術、原則、方法和理論也要相當熟悉，進而才能以較高水平的專業技能與業務素質將文書檔案工作的管理水平進一步提高。
（二）電子文件的保密性受到削弱。電子文件和紙質文件的區別在于缺少固定的形式同時又容易變化，這就導致文件內容被人修改的可能性增加，并且修改后很難發現改動痕跡。同時，電子文件還缺少特定的字跡，其字體、字號等都容易被修改，另外電子文件還無法像紙質文件一樣進行蓋章和簽名。因為這些電子文件的原始特性，使得電子文件的保密性受到極大的削弱，人們對文件是否是原件的判斷根本不能通過字跡、印章等特點完成，這也導致了電子文件自身的原始性無法被確定。上述問題考驗著網絡電子文件自身的保密性，同時也嚴重削弱了文件自身的保密性。
二、提高文書檔案管理辦公自動化的有效策略
文書檔案管理中，辦公自動化的有效應用具有得天獨厚的優勢，同時也使文書檔案管理工作邁上了一個新的臺階。與此同時，文書檔案管理的辦公自動化依舊是亟待解決的問題，針對這些問題，本文從以下幾個方面進行著手解決。
（一）積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善。文書檔案辦公自動化應用的前提是必須擁有電子計算機、互聯網以及其他類型的數字化設備，所以，加快硬件設備的建設速度直接決定文書檔案管理辦公自動化的程度。另外，要想保證更多的工作人員可以更加主動地參與到現代化技術的學習與應用之中，就必須對文檔管理的硬件環境進行改善，加快檔案管理設備的硬件建設速度，進而完成文檔技術設備與管理技術手段的現代化，使得檔案管理水平得到進一步的提高。
（二）促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合。在實現檔案管理辦公自動化的進程中，檔案管理人員的現代化是重要的保證。以往的文檔管理模式較長時間使用導致現階段的檔案管理工作還存有工作人員的現代化技術水平不高亦或是技術“文盲”的現象，這就致使部分現代化設備在檔案管理的過程中不能充分地發揮出自身的優勢與作用，實現文檔信息管理的辦公自動化也就是天方夜譚。所以在當前科學技術水平發展迅猛的新環境下，檔案管理的工作人員必須要對自身的憂患意識與時代精神進行強化，認清時展的形勢，借助學習或者是培訓來主動掌握以往的檔案管理的技術、原則、方法以及理論等專業技能，除此之外，還應該不斷增強對計算機技術和數據通信技術的掌握能力，進而完成自身專業化與現代化的有效結合。
（三）加強對系統自動化外網和內網的合理布局。確保網絡安全，提高網絡完全的最主要和最有效的措施之一就是對辦公自動化的內網和外網進行有效的隔離。換言之，第一步主要就是借助路由器對被屏蔽的IP地址與服務進行過濾，隨后在文檔辦公自動化的網絡中選擇部分可以放行的地址。第二步是借助防火墻實現有效的隔離防護。通常來講，網絡中的防火墻基本都具有認證機制，同時從整體來看，防火墻通常具有以下幾種基本功能：對部分被禁止的業務進行封堵；檢測和告警網絡攻擊；管理進出網絡的一些訪問行為；記錄經過防火墻的信息和活動內容。通過這樣的途徑不但可以保密文檔信息，還能將檔案管理時效性進一步提高。
三、結語
總而言之，文書檔案管理工作是現階段社會經濟發展的大勢所趨，檔案資料的完整性與文書檔案管理水平息息相關，衡量一個單位管理水平的重要標準就是是否實行全面科學化的文書檔案管理。這就對相關部門提出了要求，必須要提高檔案管理者的素質，加強對文書檔案管理工作的重視，促進各個部門之間的交流與合作，完成文書檔案管理的標準化、安全化和規范化，保證我國文書檔案管理工作向健康化與正規化的道路發展，保障社會效益與經濟效益的最終實現。
一、大數據與檔案管理
（一）大數據。大數據也被稱為海量數據，是指一種信息化資源，這種資源通過分析能夠作為決策的依據。大數據具有大量、快速、多樣、價值的特點。信息技術的發展推動了大數據技術的誕生，云計算就是其中的一種。大數據技術是指通過分析海量數據，從而對其中的規律進行整理與加工，從而為決策者所利用。大數據在解決實際問題中具有重要的作用，關系到民生領域，能夠改善人們的生活，能夠避免過去由于不了解規律而產生的錯誤，能夠節省大量的時間與精力。
（二）檔案管理。檔案是在社會活動中形成的，主要是通過文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來的歷史資料。隨著信息時代的發展，檔案的制作與管理進入信息化時代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過電子化儲存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創新的產物，具有紙質檔案所不具備的優勢，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設，加強對檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統紙質檔案相比，其具有可復制的特點，且在檔案制作的過程中，對于錯誤數據的刪改是非常方便的，能夠制定統一的標準，從而便于檢索。電子檔案的應用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過計算機即可實現檔案的調取、整理、歸檔與分類。電子檔案最大的特點是數字化的數據，能夠節省紙張與空間，這與傳統紙質檔案有著本質上的區別。
二、大數據背景下行政辦公檔案電子化管理策略
（一）提高行政辦公檔案管理人員的專業素質。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專業素質，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專業水平、服務意識以及實際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專業水平決定了行政辦公檔案管理的質量。電子化檔案技術對于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛崗奉獻精神，還需要具備扎實的信息操作能力，從而將紙質檔案轉變為電子檔案。這些電子檔案能夠為醫院行政辦公管理提供有效的支持，在現代醫院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時為各部門提供服務，從而確保醫院各科室行政辦公管理的有序開展。
（二）提高檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員要不斷提高自身的服務意識，從而為行政管理人員帶來更好的使用體驗，將被動服務轉變為主動服務，改進自身的服務理念，拓展新的服務模式，加強行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學性。行政辦公檔案是為了更好地服務于醫院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質檔案數字化，更是要利用信息化技術，通過大數據技術對過往管理經驗進行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹記這一點，增強服務意識，在日常工作中不斷發現需要改進的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務，讓醫院行政辦公人員獲得更好的服務體驗?？梢詮膬灮ぷ髁鞒讨?，在檔案的采集、傳輸以及使用等方面加強資源共享，從而便于行政管理者的工作。
首先，能夠實現高效的工作。傳統的文書檔案管理都是人工進行操作的，通過人工的方式收集、整理、儲存文書檔案資料，會造成人財物的浪費，并且工作效率不高，檔案管理服務與人們的實際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
其次，能夠很好地優化檔案服務功能。傳統的文書檔案管理中，資料的共享性不強，檔案資料的查找也遇到一定的困難，服務效果并不理想。使用辦公自動化技術建立檔案數據庫，可以通過網絡查找檔案資料進行應用，檔案資料的應用率比較高，能夠實現更便捷的服務功能。使用計算機進行精細化管理，使檔案信息與網絡系統相連接，使得信息的深度延伸，做好檔案信息的共享以及在線服務，使得檔案服務功能得以優化實現。
最后，使用辦公自動化技術還能夠高質量地儲存文書檔案資料。文書檔案管理中應用辦公自動化技術，實現電子檔案的儲存，能夠提高儲存的便利性。此外，還能結合實際需要，實現紙質文檔與電子文檔之間的轉換。傳統的紙質檔案在應用上是不方便的，并且在傳輸儲存過程中容易出現損壞，使用辦公自動化技術能夠實現電子檔案的保管與儲存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲存的安全性。
二、辦公自動化在文書檔案管理中應用的策略
（一）健全文書檔案管理的制度。當前社會不斷發展，文書檔案管理工作也呈現出新的特點，要結合文書檔案管理的實際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學的制度作保障，實現文書檔案的規范化、標準化管理。由于受到傳統管理理念以及模式的影響，當前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實現，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業化、統一化也會受到一定的影響，因此必須進一步完善文書檔案管理制度，實現文書檔案的統一管理，使得文書檔案管理滿足現代化的發展需要。
（二）統一文書檔案管理的技術標準。文書檔案管理過程中，為了充分發揮辦公自動化的價值，就需要明確文書檔案管理的特點以及實際需要，科學地分析研究，對辦公自動化技術進行科學的應用，統一文書檔案管理的技術標準，使得辦公自動化軟件有好的性能，滿足文書檔案管理工作的實際需要，實現高效的文書檔案管理。此外將辦公自動化技術應用到文書檔案管理中，還需要注重其系統功能的實現，對相關的技術參數進行規范，使得文書檔案管理各項工作的開展都有科學的依據，提高文書檔案管理的效率、安全性。
（三）技術處理電子檔案。將辦公自動化技術應用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數據內容更加準確，實現高效地工作，對電子檔案進行技術處理，當前辦公自動化技術的應用逐漸深入，檔案管理中會出現很多新的資料，實現電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學地研究文件資源。對電子檔案進行技術性的處理，就需要做好接收、處理、儲存等工作，保證文檔內容的真實性，技術處理后，將電子文檔轉變為只讀文件，不能進行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲存在計算機中，能夠避免檔案信息丟失，對檔案信息進行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。
一、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3.電于文件保存的穩定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.辦公自動化系統內、外網隔離
在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。
參考文獻：
[1]徐莉．淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5．
[2]裴承志．奧多．辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2．
中圖分類號：S182文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當前，信息技術的大范圍應用使人們的生活習慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現實基礎。傳統紙質文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動化應用到文書檔案管理工作中。然而，在實際的應用過程中還存在著諸多的問題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平。
1辦公自動化在文書檔案管理中應用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統的文書檔案管理的過程中，檔案資料的收集、整理與儲存都是由人工進行操作的，這樣不僅效率低，同時還會造成大量的人力、物力與財力的浪費，使檔案管理服務與人們的實際需要存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動文書檔案的標準化與規范化進程
將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以推動文書檔案的標準化與規范化進程。文本歸檔工程主要包括兩個方面的內容：第一是歸檔工作以紙質文檔為對象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對象。利用網絡對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環節都進行規范，并對管理權限與具體內容加以解釋說明，這些內容規范和權限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現實基礎，還給文書檔案管理工作提供了管理依據。
1.3節省了存儲空間
在傳統的文書檔案管理中，一般都會占用大量的空間進行存儲，而將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以大大節省存儲空間。在自動化的發展環境下，相關設備得到了進一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現在大家面前，這就會大大節省檔案的存儲空間。在今后的發展過程中，電子檔案的數量會變得越來越多，因此在查詢的過程中也需要采用電子化的方式進行，相信在不久的將來，辦公自動化將會得到進一步的普及，更好的為社會發展做出貢獻。
2文書檔案管理中辦公自動化應用所面臨的問題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對于電子檔案管理來說，由于其是一種動態的管理方式，它具有開放性與共享性的特點，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現為如下幾點：第一，雖然電子檔案在處理過程中會使用偽造技術，但在原文件上處理會導致文件內容發生一定的變化，其痕跡不會得到保障；第二，文書檔案在傳輸的過程中會根據需要進行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無法進行修改，這就使得文書檔案資料無法保持最初的形態；第三，隨著近年來網絡黑客、竊密技術的不斷發展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術性與專業性，所以其對檔案管理人員的要求也比較高。對于檔案管理人員來說，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應的計算機操作技術，能夠靈活運用檔案的信息管理軟件。然而，從當前情況來看，雖然文書檔案管理人員大多數都掌握了先進的檔案管理技術，但信息處理技術操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動化的處理過程中缺乏專業復合型人才，對文書檔案管理工作的開展勢必會造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動化應用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要采取相應的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉變為圖像性質的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；第二，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；第三，將電子文件進行備份與驗證，以避免電子文件的丟失與失真。對于需要進行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實現辦公自動化內部網絡和外網的隔離，保證辦公自動化網絡的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質。首先，改善硬件環境，加大硬件建設與投入的力度。只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能對這些設備了解、學習直至熟練運用，達到增強業務技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續終身教育機制。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分；最后，促進檔案部門間與區域間的相互交流與合作，不斷擴大自身的交際面。通過進行經常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經驗與方法，通過利用網絡與現代通訊技術，來對檔案管理人員的信息源進行擴充，培養其創新思維。
3.3將文書檔案管理技術操作標準統一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動化的實際應用價值得到最大程度的發揮，應當準確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學化分析的基礎上，對辦公自動化軟件加以優化利用，統一文書檔案管理技術操作標準，保證文書檔案管理中辦公自動化軟件具備良好的應用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進文書檔案管理工程的順利開展。另外，將辦公自動化應用到文書檔案中，應當確保其具有強大的系統功能，并要對相關技術參數進行規范，使文書檔案管理的數據轉化與數據接口具有一定的標準性與可靠性，從而促進電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結束語
綜上所述，在文書檔案管理中應用辦公自動化具有諸多的優勢，為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質，將文書檔案管理技術操作標準統一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動化應用水平。
作者：張曉霞
參考文獻
[1] 宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江科技信息，2017，03：196.
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）09（b）-0245-01
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反應著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程。檔案信息作為一種特定的資源，有相當一部分信息是社會公眾信息，檔案信息的屬性決定了它是一種歷史記錄，只有當決策時需要回溯性利用時，它才能發揮其管理功能。檔案信息資源開發就是從館藏檔案中，挖掘和揭示出人們在管理、研究、生產、生活及其他方面所需要的信息。一個單位或企業要想有效地開發并利用檔案資源，必須熟悉和掌握檔案本身的特點、檔案信息開發的主體、客體及實現檔案信息開發利用的途經和手段。針對實踐應用過程中遇到的一些問題談一點粗淺的認識。
1 文書檔案的管理與利用
檔案信息資源能否被充分開發利用，在很大程度上取決于檔案用戶和檔案開發人員的情報素質。如果設計或管理人員沒有充分認識到檔案是一種信息資源，他就不會成為檔案用戶。文檔管理現代化，是加強文檔管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影響文件和檔案質量，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。要把握現代化管理技能，提高綜合素質，傳統的檔案管理主要依靠人來完成，在信息社會中，人對檔案的管理主要是依靠信息技術，但人文管理在其中也起著極其重要的核心作用，信息技術終歸只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生產者、組織者、利用者及信息資源的管理者和決策者，人在檔案信息的管理中起決定性的作用；二是信息技術只是信息資源管理的工具。有許多問題，如檔案信息資源的完整性、信息資源的供給。所以，檔案管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，更要注重計算機知識、信息技術學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。
2 應用辦公自動化后文書檔案管理的優點
2.1 辦公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流與共享
在以往傳統紙質文件的管理，將文件與檔案管理分成兩步：第一步即由文秘部門完成文件的生成、收文的處理、文檔的預立卷及移交檔案部門；第二步即由檔案部門完成檔案的保管、查閱及提供利用。手工勞動不僅勞動強度大，而且由于重復性勞動多，使人易疲勞、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而導致檔案的不完整，還造成文件和信息查找困難。最突出的弱點就是辦公效率低下，這與當今飛速發展的經濟時代的快節奏是格格不入的。在使用計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。在紙質文件管理環境中，除了普發文件外，大量的文件（檔案）都是“孤本”，即使存在副本或文件匯編，其數量也很有限。這不僅加大了保存上的風險，而且也給利用帶來了諸多不便，利用者的人數、利用的時間與地點都受到了限制。傳統的紙質文件可以說是一種聚集在固定場所、固定時間內為有限的利用者所用的“有形的資源”。而在電子環境下，這種“有形”的觀念被打破，同一份文件，可以為眾多需要它的利用者所“共享”。并且通過網絡這個平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
2.2 文件保存的穩定性，傳遞的速度和安全性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長的多。電子文件的復用性遠遠優越于其他載體形式的文件，這是由數字信息利用的無損性決定的，重復利用不會導致文件本身的老化。將其與記錄在紙載體上的信息作比較，隨著利用次數的增多，載體的損傷程度和字跡老化的程度也會不斷增加；而一份電子文件無論多少次顯示在計算機屏幕上或是打印到紙張上，其信息都不會受到任何損失和破壞，正當的利用活動不會對電子文件的信息壽命產生絲毫損傷，而其“原件”仍保存在磁帶、磁盤或光盤中，也不受損失和破壞，對于利用頻繁和用量較大的檔案（如圖紙），特別有益于原件的保護。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，直接通過網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
3 改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題，提出以下舉措：（1）針對安全性問題，在文書檔案傳輸的網絡中設置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網絡內傳輸，帶防止文件流向外網。設備的配備，各單位可根據自己業務范圍的大小和工作量的多少來配備，可多可少，條件充許的可一次到位，配好配足。條件不充許的可先滿足正常工作的基本要求。（2）針對人員素質低的現象，要加強工作人員的教育培訓。培訓過程中，同時也是宣傳和統一認識、統一作法的過程。對檔案管理人員不但要培訓，提高他們的管理水平和業務能力。對形成人員也要培訓，使他們明確管理要求，以做好本職工作，對檔案管理人員的培訓，還要進行計算機知識和應用軟件的培訓，進行相關知識專業知識的培訓。否則，形成人員應用軟件形成的電子文件我們不懂，就無法參與管理。要更新現有人員的知識庫，學習新知識，以適應新工作。
參考文獻
隨著計算機網絡技術的快速發展，社會生活的各個領域都已經離不開計算機技術的參與，計算機已經成為維持社會生活正常運行而無可替代的重要工具。尤其是在辦公領域，因計算機技術的加入，而變得異常高效、節能，說計算機技術為企事業單位的日常辦公帶來一場巨大的革命一點也不為過，同時這也為辦公自動化引入檔案管理領域打下了堅實的基礎。檔案管理的日常工作，其繁瑣程度以及高勞動強度是為大家所知的，因此，檔案管理領域引入辦公自動化技術，對于企事業單位必然會產生促進作用。
1.加強檔案管理自動化的意義
每一份檔案對于企事業單位的發展都有著特殊的意義，不但要對其進行妥善保存，而且還要長時間保存。但是過去以紙張為載體的檔案管理，經常面臨著水、火、蟲等災害的威脅，單位經常投入大量的經費來加強這方面的管理，同時也因檔案規模大，無法對其逐一進行備份，每年都會有部分檔案因上述問題而導致損壞，給單位的發展帶來了很大困擾。而且部分檔案需要經常、反復的進行查閱，這就無法避免的對原件造成了磨損，同時也有被遺失的風險。部分單位已經選擇利用掃描錄入的方式對檔案進行電子化處理，但是對于電子檔案的保護、管理、查閱也存在著很多問題，需要我們進一步探討。就目前檔案管理辦公自動化的現狀來看，存在著標準化滯后，管理軟件繁多，沒有進行統一化管理，這些問題都影響了檔案管理整體水平的提高。現階段迫切解決的問題并不是硬件設施建設的問題，而是如何使硬件設備正常發揮出功能的問題。網絡化、信息化，已經成為社會各界所廣泛關注的問題，它也是人類社會發展的主要趨勢，檔案管理必須要順應這一發展趨勢，利用好各種優勢，做好自身建設。
2.將檔案管理與辦公自動化相融合的措施
2.1做好宣傳工作，提高領導重視程度
一項工作的能否順利展開與前期的宣傳工作，以及單位領導干部的重視程度有非常重大的關系，所以，檔案管理人員必須要積極主動的做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領導的支持與重視。檔案管理人員，可以在征得上級領導的同意條件下，通過專題講座、培訓教育以及發放傳單等方式向廣大單位員工宣傳《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律政策，目的是使單位從上到下都能夠對檔案管理信息化有一個必要的認識，以爭取到領導、員工對檔案管理工作有一個充分的認識和理解，為檔案管理工作實現規范化、標準化、信息化打下基礎。
2.2統一規范，加強標準化建設
想要做好檔案管理辦公自動化的標準化建設，可以從以下幾個方面進行考慮：首先，加強檔案管理體制建設。據筆者了解，現階段我國很多單位的檔案管理與文件管理是分開進行的，分別隸屬于兩個管理部門，這就使得檔案管理部門無法對文件的前期進行有效的控制。所以，我們必須要從管理體制方面入手，對管理體制加以規范。單位可以考慮在內部對檔案管理與文件管理實行統一領導，協調管理，促進兩者同步發展。使檔案管理部門能夠對文件的前期處理進行有效的控制，將文件的前期處理與控制納入檔案管理部門的職責范圍之內，這樣就能夠使為文件順利歸檔打下基礎。其次，規范檔案管理流程標準。對文件前期處理、著錄要求、電子文檔格式以及歸檔流程進行標準化處理。最后，對技術操作進行標準化。檔案信息管理系統在設計的過程中，必須要考慮到兼容性、實用性以及高效性，對技術參數、技術標準進行規范化設置，比如數據的安全標準、接口標準以及非同一類型的數據實施轉化的標準等等，只有對整個系統進行標準化處理，才能夠提高工作效率，降低錯誤發生的機率。
2.3完善對電子檔案的監督管理職能
單位在選擇檔案系統管理軟件的過程中，必須要選擇已經通過檔案管理相關機構認證，可以廣泛使用的系統軟件。單位內部在安裝管理系統與辦公自動化系統時，必須要有上級檔案管理部門參與驗收工作。在對電子文檔進行存儲時，必須一式三份，一份用于日常借閱，一份用于封存，一份另外保存備用。也就是說，從系統軟件購買到安裝使用整個過程都必須進行嚴格的監督，以防止為日后的使用埋下隱患。
2.4加強硬件設施、軟件設施的基礎建設
在硬件設施建設方面，保證各部門之間硬件設施的兼容性與匹配性，保證計算機在安全環境下運行，同時確保信息在傳送過程中的穩定性與安全性。在軟件設施建設方面，要及時對安全漏洞進行修補，更新殺毒軟件，防火墻、防毒軟件必須二十四小時開放，以防止計算機病毒、黑客對系統的入侵與攻擊，以保證信息資源的安全性以及信息傳輸的高效性。
2.5對系統的內網與外網進行有效隔離
在單位辦公自動化系統的內網與外網之間設置一道物理隔離層，是辦公自動化系統安全性、有效性的前提。第一個保護層是路由器，路由器要將所有的IP地址進行屏蔽，再有選擇的對部分地址接入到辦公自動化網絡系統中。第二個保護層是防火墻。絕對大部分的防火墻都有認證機制的，防火墻包括以五個基本功能，即：對進、出網絡系統的數據、信息實施過濾；對進、出網絡系統的訪問進行有效管理；封堵禁止操作的業務；對通過防火墻的信息內容進行有效記錄；對攻擊網絡系統的行為進行檢測與提醒。
2.6加強檔案管理人員的素質建設
任何一個體系的執行，最終都會落實到人員身上，檔案管理也不例外，想要做好檔案管理工作，就必須要提高檔案管理人員的素質，這是實現檔案管理與辦公自動化更好融合的一個重要前提。檔案管理人員除了要具有堅定的政治立場，純熟的檔案管理知識，同時還要具有熟練的計算機操作技能，不斷努力學習，更新自己的知識架構，與時俱進，為實現檔案管理事業的發展，發揮出自己應有的作用。隨著計算機網絡技術的快速發展，網絡事故時有發展，電腦病毒日益泛濫，黑客的入侵技術 也在不斷更新，這些都會對要案信息管理構成威脅。這就要求廣大檔案管理人員必須熟練掌握信息安全技術，努力提高自己的綜合素質，為檔案管理工作以及單位事業的發展貢獻出自己的力量。
3.總結：
綜上所述，經濟與科技的快速發展，使傳統的檔案管理模式已經無法適應人們對檔案管理的需求，辦公自動化的出現有其必然性，它必將會在提高檔案管理工作效率，以及工作質量方面發揮出巨大作用，我們可以從做好宣傳工作，提高領導重視程度；統一規范，加強標準化建設；完善對電子檔案的監督管理職能；加強硬件設施、軟件設施的基礎建設；對系統的內網與外網進行有效隔離；加強檔案管理人員的素質建設等方面入手。
參考文獻：
[1]宋李娜.淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J].檔案,2010,(02).
[2]席玲.淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J].時代教育(教育教學),2011,(03).
當今社會已進入信息時代，隨著高科技的飛速發展、辦公自動化的產生，計算機設備和技術已經廣泛應用于各項事業的各個環節。特別是以計算機網絡技術手段為代表的“信息高速公路”的開通，使人們處理信息的手段發生了翻天覆地的變化，為辦公自動化奠定了牢固的環境基礎，提供了物質條件的技術手段。辦公自動化是辦公領域中的革命，這場革命給傳統的手工管理、人工操作的舊辦公方式帶來了極大的沖擊。公司面對競爭日趨激烈的市場，積極轉變觀念，端正經營思想，狠抓企業內部管理，運用靈活的經營方式，保持經濟效益持續提高，經濟技術指標連年來均保持在國內同行先進水平。工程質量一次交驗合格率100%，優良品率年年保持在80%以上。公司擁有各類先進施工機具約2000臺（套），總功率約20000千瓦。主要裝備包括1500噸/米、300噸/米塔吊、10噸～30噸龍門吊、8噸～120噸汽車吊、Φ630毫米大型彎管機、大型刨邊機、折邊機、卷板機、油壓機、卷揚機、各類先進的計量器具、檢測儀器和各種先進的施工工具、運輸車輛等等。
一、文書處理中的辦公自動化
文書處理是指文件的起草、修改、存儲和打印的全部過程。辦公自動化系統提供的文件編輯功能，實現了文字處理現代化，即利用計算機或其他文字處理設備對文字、圖像、報表等進行自動的編排、換算和合成，使之成為工作需要的人工智能信息。手工的文字處理，每改一稿，必須重新謄寫，到定稿打印時，還要重新從頭到尾的打印或排版。而在辦公自動化系統中，由于使用了計算機等作為文字處理設備，文件一次輸入，便可多次重復修改或輸出，大大提高了起草文稿的工作效率。
在辦公自動化系統中，文件一次輸入就可以多次享用，不僅可以修改，而且可以進行辦理和傳遞。在文件的內部傳遞上，每到一文，文書人員按規定進行相關項目的著錄，注明日期、文件編號、系統名稱、文件作者、標題、主題詞等，同時填寫文件具體的承辦處室，然后文件通過預設的內部傳遞途徑，自動進入該處室的文件處理系統，各處室打開自己的終端，按命令進入系統，取出文件就可以辦理。在辦公自動化環境下根據文書工作和檔案工作的有關規定進行文件立卷、歸檔，使這些信息既可供公文處理時反復使用，又可解除檔案部門重復集中錄入數據之苦，充分發揮了計算機一次輸入和多次輸出的優勢。
二、檔案工作的辦公自動化
1．檔案收集管理的辦公自動化。辦公自動化系統中的檔案信息管理系統，是在文書處理部門日常工作各環節中形成的數據庫的基礎上進行檔案的收集、整理、鑒定和保管的。在辦公自動化的信息管理系統中，機讀檔案的產生縮短了文件形成和收集之間所經過的時間，較容易地對文件資料進行必要的管理、核對和移交。檔案室與產生檔案的各處室之間由計算機網絡連接，使生成的機讀檔案由計算機終端通過計算機網絡隨時傳輸到檔案室的數據庫。在檔案整理方面，辦公自動化技術沖破了傳統的整理方法和分類原則，它可以根據用戶不同的需要，對檔案進行自由分類，自由組合。對于機讀檔案的保管，一般以盤或卷為單位。至于機讀檔案的鑒定，則可在機讀立卷時同時進行，其鑒定標準可與傳統的紙質檔案的鑒定標準相一致。
2．檔案信息開發的辦公自動化。檔案信息開發是指檔案管理系統將輸入進來的、經過篩選和加工處理的檔案信息，根據社會各方面的需要提供給人們，它可以通過編目、編研和利用三項手段得到實現。檔案編目檢索工作是檔案管理工作中的獨立環節，是檔案管理專業中理論性和技術性最強的工作，它不但需要淵博的科學技術知識，還需要一定的語言知識、計算機應用能力。檔案編目對檔案信息的開發利用起著“前提”性作用，面對數以萬計、形式多樣的檔案，在人工操作中如果沒有一定的檢索工具，人們查找利用它，就像大海撈針一樣困難。因此，使用先進的檔案檢索工具是檔案管理向現代化發展不可缺少的重要手段。這個問題，在辦公自動化環境中很容易解決。機讀文件在向檔案部門移交以前，已經建立起能進行各種目錄組合和全文利用的系統，本身具備檢索功能。在此基礎上，檔案信息管理系統就可以實現其檢索、編目、編研之功能，同時還可進行目錄的自動組合，形成一個比較完備的檔案檢索工具體系，這樣就能全方位、多角度地反映檔案室的室藏內容，可以輕松地利用計算機根據一定主題或專題進行全文或部分章節的自動匯編，達到檔案編研利用之目的。計算機自動編目速度快、質量高、能克服人工編目深度、廣度不足的缺點，而且也符合規范化、標準化的要求，它能將利用者所需的檔案信息通過屏幕顯示輸出或打印、復制出來，并能及時、準確地提供利用，與文書工作達到信息資源共享，使傳統的檔案室藏概念得到升華。
三、應用辦公自動化的文書檔案管理的優點
1．簡化文件的排序編號。文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機構分類，所以每年檔案在編制案卷號時都是按機構固定的排列順序進行編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進行編號，因此只要一個部門沒能按時歸檔就會使整個編號工作無法正常進行。運用辦公自動化系統后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒有必要固定部門的順序，可以按移交紙質文件的時間順序，隨時進行編號歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可以進行編號歸檔。
2．辦公效率提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的一大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有效。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部目錄管理到內、外部目錄和內容合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立并聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
4．文件與檔案管理形成一個有機的整體。傳統的文件處理和檔案管理是屬于兩個不同的部門-辦公室和檔案室，由于業務銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準確性、完整性受到影響。同時傳統的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運用辦公自動化系統后，利用計算機的網絡技術能夠不受空間的限制，使得兩個不同的部門在網絡中充分的將各自的業務銜接起來。
綜上所述，隨著辦公自動化的不斷推廣和應用，計算機進人文書和檔案工作領域已是一個不爭的現實。用計算機制作文件、統計和處理數據已日益普及，大大減輕了勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和工作質量。計算機技術促進了“文檔”一體化的實現，使辦公自動化正朝著高層次、綜合應用的方向發展，其應用領域將會越來越廣泛。
結合公司，作為安裝施工企業辦公自動化在文書與檔案的運用也有了長足的進步，企業的實力不斷增強，施工領域不斷拓寬。公司對內狠抓管理，對外積極參與市場競爭，取得了良好的業績。近十余年來，公司加大投入，注重工程質量，創優奪杯，碩果累累。公司積極穩步地推進管理現代化，加強基礎管理，強化專業管理，積極推廣應用現代化管理技術。曾先后取得檔案管理國家一級、計量管理二級、標準化管理三級、會計工作三級、全面質量管理等證書。公司按國際慣例，堅持“項目法”施工，落實完善經濟責任承包制，努力運用目標管理辦法，以切實保證企業方針目標的實現。
公司致力于推進技術進步，不斷開發和采用新技術、新工藝、新材料；同時努力提高機械裝備水平，積極引進新型施工裝備及機具，以真正提高企業的施工技術水平和施工能力。
參考文獻：
[1]基于文書流轉的辦公自動化系統的分析與設計[J].2003.
0 引言
伴隨著現代企業信息化的發展，企業信息化和辦公自動化已成為主流的趨勢，為文檔一體化的實現創造了比較好的條件，而文書檔案作為企業檔案中的重要組成部分，在新的辦公自動化管理環境下如何更好地管理，以及借助信息化的發展如何助力知識管理的推進，本文將圍繞著這兩個方面進行闡述。
1 辦公自動化的應用對企業文書檔案管理的影響
1.1 為實現文檔一體化創造了條件
對多數企業而言，文件處理工作與檔案管理工作是分設兩個職能部門管理的，如辦公室和檔案室，辦公室負責文書處理工作，檔案室負責檔案管理工作。兩個部門以歸檔為界線，文件在歸檔前屬辦公室管理，歸檔后屬檔案室管理。在這種管理制度下，文件在兩個相對封閉的部門中分開運行，文書處理和檔案管理工作各自獨立，前后沒有關聯起來，導致文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業務部門利用不全檔案。
而在辦公自動化條件下，可以把辦公用的紙面上的公文、流程轉移到計算機上來執行，大量的電子文件就在自動化系統中產生，實現從文件生產到歸檔全程控制，避免了前述問題。同時也將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。
1.2 提高了文書檔案的管理、利用的效率
企業檔案的識別、收集、標識、分類、立卷、歸檔、應用、鑒別和銷毀是企業檔案管理的基本流程，而有了辦公自動化系統，歸檔前的文檔的處理就可以在系統中實現，提高了企業檔案管理的水平和效率。
2 辦公自動化環境下企業文書檔案管理的措施和方法
2.1 將OA系統和檔案管理系統銜接起來
企業在新建辦公自動化系統時，為避免辦公自動化系統中文件管理的功能與檔案管理系統的功能不銜接、不兼容，檔案管理部門要提前介入參與其設計規劃，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，在滿足文件處理工作的基礎上充分考慮檔案管理的需求，兼顧后期的歸檔和利用，使兩個不同階段不同性質的工作有效地結合起來，整體上做好流程和總體框架的設計，保證文件傳遞的安全性、準確性和時效性。
2.2 實現在線實時歸檔
在線實時歸檔是從文檔一體化管理出發，使電子文件從形成、流轉到最后辦理完畢后及時歸檔在系統中得到了實現，實現了檔案全生命周期的系統化管理。
下面將針對企業網上制發的文件和接收外單位的文件來實現在線的實時歸檔。
企業網上發文，由文件的起草人在起草電子文件時就對文件的內容價值進行鑒定，內容的鑒定需接受檔案部門的監督和指導；文件草擬完畢后進行審核簽發復核校對等，直到正式簽署形成，流轉到歸檔環節進入到檔案管理部門的數據庫或者計算機服務系統。檔案部門在第一次鑒定的基礎上，進行第二次鑒定，對鑒定為需要長期保管的文件下載下來，存儲到光盤或者移動硬盤中保存，并確認有些文件是否需要印制成紙質保存，通過雙套制來降低檔案保管的風險。
對于企業需接收的外單位來文首先進行收文登記（如接收的是紙質文件，需掃描放進系統中），收文管理也是辦公自動化的一部分且和檔案管理系統進行關聯的，接收登記后進行審核分發辦理等，后續的處理流程同企業網上發文。
2.3 電子文件的安全管理
隨著辦公自動化的應用，系統中產生了大量的電子文件，而如何保證電子文件的信息安全至關重要。需要做到以下幾點：
①實現系統安全功能的完整性，運用加密、防火墻技術及計算機病毒防護措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基礎上，建立檔案信息安全保密的工作小組（可由公司保密部門、文秘人員及其他相關部門組成），貫徹落實安全責任制，保證檔案信息網絡的安全。
③強化管理人員的安全意識，系統要建立身份認證，設定用戶權限，在權限內規范操作規程，按要求維護。
④對電子檔案數據備份兩種以上媒介，定期進行檢查，發現問題及時恢復；將記錄媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟蹤軟件版本升級硬件設備更新換代的情況，及時做好數據格式轉換。
2.4 根據企業自身情況，對永久或者長期保存的重要文書檔案進行“雙套制”歸檔保管
盡管采取了多份備份、防病毒、防刪除等多種的形式進行防范，為了保險起見，多數單位仍舊采用檔案紙質原件歸檔與數字檔案資源同時歸檔并存的方式，在沒有根本性解決方案前，仍然會延續下去。
保管的紙質文件主要是用于查原件和長期保管，平時日常查閱主要是網上查詢電子版。
2.5 建立文書檔案的現代管理模式
傳統文書檔案管理模式主要是手工管理，內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等。其中在整理紙質歸檔文件時，因為沒有計算機檢索采取的多是人工立卷歸檔，歸檔案卷的質量依賴于立卷人自己的經驗和理解，沒有完全統一的立卷標準。
而辦公自動化系統的廣泛應用，為現代文書檔案管理模式的建立提供了技術條件。在辦公自動化環境下，電子文件的網絡歸檔成為主要的歸檔部分，所有的電子文件都在相關系統中產生，相應的文書檔案管理的一系列工作包括文件的擬定、審核、簽發、登記、編號等各個環節必須按照系統的要求規范操作，以保證所流轉的文件信息的規范性、準確性。同時在保證辦公自動化系統和檔案管理系統結合的基礎上，明確電子文件歸檔和檔案人員整理的流程和環節，對著錄的標準也要進行統一規定。
2.6 制定相應的標準規范體系，加強規劃和部署
制定相應的標準規范是非常重要的。一方面，為推進文件生成規范化、制度化，按照《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》的細則規定，結合企業公文形成、運轉特點，聯合制定相應的公文行文規則、辦理流程和歸檔細則，明確歸檔范圍。另一方面，根據《電子文件歸檔和管理規范》要求，結合系統建設需求，合理解決OA 辦公系統和檔案管理系統的預歸檔的規則制定、端口對接等問題，實現系統間“無縫”對接和公文形成到歸檔前全程管理。
3 辦公自動化環境下企業文書檔案管理的利用
在傳統的檔案管理模式下，如何從海量的檔案中快速準確的查詢到使用者所需要的檔案信息一直是傳統檔案管理的難題之一。而辦公自動化技術的應用，很好地解決了這一問題，從技術上擺脫了手工檢索的弊端，從業務上經過系統的梳理，都是結構化的檔案數據，兩方面保證了檔案的高效利用。
辦公化系統中文檔流轉的信息都可以為檔案管理所利用，這樣在利用檔案時，按照相應的關鍵詞進行搜索，能迅速且多方面的查詢到所需要的信息，在有權限的前提下，或者經過相關人員的審批下就可以瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供多維度的查詢視角，如文檔信息按照項目或者部門分類流轉等，提高了檔案信息檢索的效率。
4 辦公自動化環境下企業文書檔案的管理如何助力知識管理推進
在當下的知識經濟時代，人們越來越認識到知識對社會進步的重要推動作用?，F代企業的核心競爭力更是少不了知識管理的推進。而檔案作為企業知識信息的重要載體，在知識管理過程中必將發揮其重要作用。
通過辦公自動化系統來實現文書檔案信息的科學管理，各業務部門的文件處理人員將有關重要的文件、資料及時通過公司的辦公自動化系統處理，文件流轉完畢后網上歸檔到檔案管理系統， 檔案人員對其進行鑒定、整理和加工提煉，形成各類企業知識庫，經提煉的信息又可以通過辦公自動化系統和檔案管理系統為用戶所使用，促進員工的知識交流，使文書檔案管理逐步向檔案知識管理模式邁進。
參 考 文 獻
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載著社會發展的歷史過程，客觀的反映著各種問題及解決方法，是人類社會進步的證明者。文書檔案管理是以收集、整理和保存文檔資料作為工作內容的。文書檔案管理的過程中會涉及到方方面面的資料信息，如果管理不當，將會影響文書檔案的價值，造成一定的影響。社會的進步，就促使著文書檔案的管理工作也要與時俱進，不能在只靠著傳統模式來管理經營，而是要實現“文檔一體化”的科學管理模式。
一、傳統文書檔案管理中存在的問題
文書檔案是機關團體、企事業單位進行科學管理、經營決策、問題處理、信息交流、研究開發等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內容。傳統文檔的管理一般都是靠紙質文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：
（一）傳統模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性
在傳統文檔管理下，如果想要借閱相關的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當地還好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現文檔的價值，所以說它缺乏時效性。
（二）傳統模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存
在傳統文檔的管理下，文檔的材質多數都是紙質文件，而紙質文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復，但也有無法修復的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質文檔不利于長久保存。
（三）傳統模式下的文檔管理的復雜化
在傳統文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當復雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記?？偸窃谥貜椭ぷ?，卻效率很低。
二、辦公自動化環境下文書檔案管理的優勢
隨著社會的不斷發展，科學技術的進步，計算機的出現帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術的革新，使得文檔管理也日益科學化、合理化、規范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發揮它應有的價值。既然說過了傳統文檔管理的弊端，現在就來說下，在辦公自動化環境下文書檔案管理的優勢。
（一）辦公自動化環境下的文書檔案管理使用的時效性強
在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯網絡進行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達到資源共享的目的。且查閱時所進行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進行多次借閱，不用反復登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環境下文書檔案的使用時效性變增強了。
（二）辦公自動化環境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存
在傳統文檔管理中的文檔基本上都是紙質載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環境下，文書檔案可以用多種載體來進行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進行保存，如果需要可以實時的進行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。
（三）辦公自動化環境下的文書檔案管理的精簡化；
傳統文書檔案的管理有一套比較復雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環境下，有了計算機的協助，使復雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質量，減少時間和空間，以便于使用。
文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環境中可以設定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強其保密性質。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。
總 結：
伴隨著科技的進步，科學的發達，傳統的文書檔案管理已經漸漸地不能適應人們所需，把傳統與現代技術相結合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現“文檔一體化”的現代科學管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務全人類，文檔管理的現代化進程將永不停止。
參考文獻：
