時間：2023-06-01 08:55:48
序論：速發表網結合其深厚的文秘經驗，特別為您篩選了11篇檔案工作規范化管理范文。如果您需要更多原創資料，歡迎隨時與我們的客服老師聯系，希望您能從中汲取靈感和知識！
檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎，檔案的整理要以檔案征集的收集數據為基準，檔案的管理要以安放完好的檔案數據架構為前提，因此滿足這些前提的首要條件就是進行檔案征集工作，從而使接下來的檔案工作內容得到保障，因此在檔案征集工作上必須嚴肅對待，馬虎不得。這也是為后續的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩定基礎的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性，應該對檔案的征集工作進行一定的規范化管理，進而使其向我們所期望的方向順利發展。
1 檔案征集工作的環節
檔案征集工作主要指的是人力資源與社會保障局根據具體的征集計劃來征集所需線索、明確主要的征集對象，通過規范的程序征集對象進入館內，將實際征集的對象變成檔案館藏品的過程。我們通常將該過程劃分為以下幾個環節：首先是征集計劃的編制；其次是征集對象明確后，檔案征集工作人員和征集對象持有人間的互動過程；第三是對已選的征集對象進行評估鑒定和征集批準的過程；第四是和征集對象持有人進行征集手續的辦理過程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關文件遞交給館內相關部門的過程。
2 檔案征集工作規范化管理的手段
2.1 意向申請的規范化
任何工作的有序開展都需要一個正確而明晰的理論指導，以此為基，能夠使工作有條不紊地進行下去，進而使工作的效率和質量都得以保證，并促進此工作過程帶來的經濟效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外，檔案征集工作也需要有一個明確的目的和工作流程體系為指導。因此在進行檔案征集工作之前，首先要有一個檔案征集的意向，并將這意向通過單位的組織機構傳達到員工處。最少應傳達到兩人，在意向傳達之后，檔案征集相關意向的發起人要就這一事件填寫檔案征集的相關公文性意向書，以及規范檔案表格申請書，因為檔案作為一項嚴肅的書面文件具備一定的法律效益，不能由公民擅自書寫，檔案表格也應由國家統一，不能任由公民擅自復制。
在相關資料填寫完畢后，將之遞交給上級部門，在上級部門審閱并肯定之后會安排一定的調查人員核實檔案征集者的相關資質，并且上級部門還會對上述申請文件的真實性予以評定并加蓋工章。為了這一環節不出現任何紕漏，進而導致檔案征集意向傳達失敗，申請人應就檔案涵蓋的對象的詳細個人信息整合一份具體的數字報告，在報告中寫明相關注意事項，以報告書的形式陳述這一流程中將會涉及到的全部數字以及相關詳細信息，在書面報告紙樣出來后加蓋負責部門的公章，并將報告隨申請書一同提交至上級處，以便上級審核。當上級的意見隨公章一并返回之后，此征集意向才算傳達完畢，相關人員必須遵循上述章程嚴格執行相應步驟，以保證檔案征集工作的規范化進行。
2.2 制定檔案計劃
檔案征集計劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續對征集對象予以準確評估與鑒定的最有力依據。檔案征集計劃內容具體應涵蓋征集方式、征集原則、入藏標準、征集范圍等諸多的內容" 檔案征集工作人員主要擔任歸檔人一職，財務人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項內容$征集對象評估報告（副本），征集對象專家鑒定會會議紀要（正本）、檔案征集協議（正本）、征集經費支付憑證（正本）、征集檔案點交記錄表等。
2.3 對檔案征集對象的評估
通常情況下，在實際的檔案征集工作中，主要是對征集對象進行了全面的評估，而在這一環節中，相關檔案征集工作人員應該充分準備好相關材料，具體包括了申請表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對征集檔案評估專家的選擇上，將會由檔案館領導統一制定。
2.4 對征集來的檔案的審批
對征集而來的檔案不能直接進行歸檔處理首先要對檔案本身進行一定的檢驗和審批程序，進而使檔案的法律效力得到確認，從而避免因檔案問題而引發的經濟類、法制類民事糾紛的發生。具體的審批流程較為簡單，由被征集人將檔案交付給征集者，然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質的審核部門審核檔案的真實性以及檔案的法律實用性，在審核者確認檔案無誤后出具資質鑒定證明，然后檔案在交由收集者進行接下來的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束，進而保證檔案審批的合理性。此審批環節一定要在國家承認的地點交由國家委派的檔案審批人員親自執行，進而避免因個人審核資質的不真實而導致審核失效的情況發生，這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。
2.5 相關材料的書面化
在這一環節的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協議也要一式三份。其中，檔案持有人將會保留一份，另外兩份將由檔案館統一保管。在這一環節過程中，要將檔案數量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協議清單中。
2.6 尋求專家鑒定
開展專家鑒定會過程中，檔案征集工作者要準備好所需的材料，擔任鑒定會的鑒定人員應從檔案征集的專家庫中抽取，最后將形成文件作為專家基于征集對象而開展的鑒定會議的會議紀要。相關整理工作者要及時有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進行轉交的資料包括了檔案征集意向書、申請表、審批表合同、專家鑒定會的會議紀要等諸多資料的正本。同時，還有征集資料的有關資料與圖片以及征集的經費支出憑證的副本。
結束語
總而言之，檔案的征集工作是一項法制化的工作，對這一工作的規范化管理有利于我國檔案工作的順利有序進行，有利于保障被制檔案者的經濟利益和人身利益，貫徹了以人為本的政策理念。同時對檔案的征集工作的規范化管理還有利于提升我國檔案相關部門的整體執行力。因此相關部門務必要重視這一點，對檔案征集工作提供一定的政策支持，完善相關的法規和法律就能夠使這一項工作處于一個合理的約束范圍內，進而在計提的工作流程上得到合理化的管理，從而推動我國檔案事業的全面和整體化發展。
參考文獻
[1]楊彩虹.檔案征集工作規范化管理初探[J].科學中國人，2016.
[2]王光玉.檔案征集工作規范化管理初探[J].檔案學研究，2009.
1.2 檔案業務“兩基”建設上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應急處置方案和計算機檔案信息網絡應急處置方案；二是部分機關檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機關檔案室沒有建立全宗卷，有些機關檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內容不齊全；四是部分機關沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機關檔案保管沒有實現“三鐵”，達不到“十防”措施要求。
1.3 檔案信息化建設上“松”。很多單位對檔案信息化建設的緊迫性、重要性認識不足，不能夠把檔案信息化建設列入電子政務建設規劃，與之同步實施，同步發展。應配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。
1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。
2 機關檔案工作存在問題的原因
2.1 領導認識不到位。由于機關領導認識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責任不明確，工作被動。
2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機關檔案員不能保持相對穩定，調動過于頻繁。第二，機關檔案工作人員少，不適應檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應付。第三，檔案員業務素質不高。有的檔案員不是學檔案專業的，有的是從其他崗位上調動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發揮，機關檔案工作也很難有起色。
2.3 經費投入不到位。機關檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調機、去濕機、滅火器和計算機等沒有配備或配備不全，機關檔案庫房達不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設工作開展。
3 機關檔案工作規范化管理認證對策
3.1 抓領導，不斷提高思想認識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領導、主管負責人參加，增強其重視支持檔案工作的責任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發給機關領導學習，加深他們對機關檔案工作的認識和理解；③檔案部門的干部在對機關單位檢查工作、業務指導時，利用正反實例宣傳機關檔案工作的重要性和必要性。
3.2 抓隊伍，加強對機關檔案干部的管理。首先，要保持機關檔案干部的相對穩定。實行機關檔案干部備案制度，各機關檔案干部交流調動前，要向當地檔案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調動。其次，提高機關檔案室的規格。如能把機關檔案室編制為機關內部科室，提高其規格，既能保持機關檔案干部的相對穩定，發揮檔案干部的積極主動性，又能提高機關工作效率。最后，提高機關檔案干部業務素質。理論與實踐相結合，“走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機關檔案干部分期分批進行輪訓，使其提高業務素質，推進機關檔案工作開展。
二、實現醫院檔案工作規范化管理的必要途徑
隨著經濟社會的不斷發展，我院檔案開發利用的頻率逐年提高，也讓我們看到了檔案規范化管理的重要作用與效能。2005年，我院現任領導班子組建后，著力打造“全國知名的，全省一流的、學科優勢突出的三級甲等婦幼保健院”，在狠抓醫院綜合管理的基礎上，院領導對檔案工作高看一眼、厚愛一層，對檔案工作高度重視和大力支持。
一是在組織管理方面。成立和調整了院檔案工作領導小組，確定了主管領導、分管領導和檔案專職人員；建立了符合我院工作實際的檔案管理組織網絡，抽調各科室精兵強將負責科室檔案資料的收集、整理、保管和歸檔工作，明確了工作職責、強化了責任意識，建立和完善了綜合檔案室和各科室檔案管理制度，實行了檔案工作同業務工作同部署、同安排、同檢查、同考核。
二是在設施設備方面。我院在原有基礎上，先后增加了60平方米的檔案專用庫房，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室、陳列室“四分開”，進一步完善了“八防”措施；新增了檔案柜、密集架、消毒柜、資料柜、防磁柜、加濕器、除塵器、空調、打印機、復印機、掃描儀、檔案管理軟件等設備。
三是在業務建設方面。我院嚴格按照國家檔案局頒布的關于《科學技術檔案案卷構成一般要求》和《山西省歸檔文件整理規則》實施細則以及《事業單位檔案分類編號標準》，對我院13個類目的檔案資料重新進行了編目、排序和上架管理。對檔案資料管理臺賬：即案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、移交清冊、查借閱登記簿、利用登記簿等都進行了重新整理和裝訂。同時我們還按照國家檔案局10號令的規定，重新修訂了我院《文件材料收集范圍和文書檔案保管期限表》。
聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。加強聲像檔案管理工作的對策及建議:
(一)加強宣傳,提高意識,爭取領導重視。搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。
(二)加強管理,制定辦法,狠抓制度落實。要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。
(三)加強監督,分類指導,注重業務培訓。針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
(四)全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道。要實現聲像檔案收集完整,采取必要的行政手段和物質保障,建立并疏通收集渠道,運用多種形式收集也很重要。結合地區實際,各立檔單位、區檔案館要全面出擊,采取多種形式收集。
二、檔案信息電子化
所謂檔案信息電子化,就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。1、可充分利用和發揮現有微機的潛能,提高利用率;2、縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性;3、檔案信息電子化,可一次投入,多次產出,可改變信息加工工作受經費限制的局面;4、檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領導及各個部門,擴大社會影響,拓寬服務范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高;5、檔案信息電子化,可使檔案信息順利地與最新技術接軌。標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。
三、網絡環境下的檔案創新服務
當前,檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源,不斷創新檔案服務機制,積極主動地為經濟建設主戰場服務,為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務,并加強各項事務管理,促使檔案管理現代化。1、創新服務手段。建立檔案館(室)網頁,開展網上利用服務;2、建立“電子文件(檔案)數據管理中心”;3、電子文件的自動上傳收集;4、開展在線服務。
四、文書管理的規范化和標準化
在實際工作中,把住文書處理工作規范化、標準化的入口關,做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
(一)公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提。一是規范、標準,符合國家的有關規定,排版形式為橫寫橫排,左側裝訂;二是注意檢查制發公文是否履行了簽發手續,是否符合審批權限,公文標題是否準確,主送單位和抄送單位準不準,落款是否與公文一致,有無日期等;三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文、繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用;四是使用文種要合理,擬制格式要規范,行文不要濫用簡稱和使用不規范的字,以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
(二)實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節。即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則,而且還是推進檔案工作規范化、標準化,乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現行文件階段任務的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂;二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工;三是注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關,使不該歸檔文件不致混入;同時,又要注意防止應歸檔文件的散失。
作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學本科，副研究館員，檔案管理
隨著社會的進步，檔案工作顯得愈發重要，我們要不斷發展檔案館中的檔案類型，促進檔案事業的發展，要想做到檔案資源的豐富，就要進行檔案的收集工作。在我國的眾多地區，都已經逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經驗，進一步探討了如何對檔案的收集工作進行規范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業作出應有的貢獻，豐富檔案館內的收藏。
一、檔案征集工作的涵義
要相對檔案進行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發展檔案事業的重點任務。檔案征集就是將檔案進行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關工作人員進行細致的分析，進行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進檔案館內。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現出一個國家發展的狀況，還能預示今后國家的進一步發展，所以我們要加強檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進行的進一步整理或是保管工作。
二、檔案征集工作的流程
在檔案征集的過程中，我們應該從如下幾個方面開展，大致的流程可以分為五個部分，其中又可以細化為多個步驟，下面我們來進行大致的了解。首先，要想進行檔案的收集，就要制定合理的計劃，這樣才能有序的進行工作，在完成規劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎上，對檔案的規劃進行評估，看使其否符合檔案征集的相關要求，并且召開專家會議，對檔案征集的可行性進行詳細的探討，在完成上述步驟后，就可以進行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進行檔案的收集過程中，篩選出有價值的檔案進行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進行整理，同時要對檔案的捐贈者進行一定的獎勵，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進行保管了，在保管的同時，還應該建立專門的業務檔案，以便做到有據可依，也便于對檔案進行查找。
三、檔案征集工作流程規范化管理探討
檔案的征集工作每一個環節、每一個步驟都要設立相應的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據。只有進行規范化的管理，才能將我國的檔案事業發展得越來越好，同時也能夠促進檔案征集工作的進一步發展，下面我們對其中的幾個環節進行一定的分析。
1、“檔案的征集規劃”是保證檔案征集工作順利實施的基礎，工作人員在對檔案進行征集的過程中，都是以該規劃為向導而開展工作的。對檔案征集進行規劃其中包含了較多的內容，以征集原則為基礎，涵蓋了各個方面的內容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進行不同方式的征集工作，還有從經費的方面進行考慮，進行經費的預算等。其中征集原則是十分重要的，因為其涵蓋了檔案征集工作的重要內容。要在檔案館的收藏范圍內進行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進館的，如果將所有的信息都收集進檔案館內，其空間也不能夠滿足相應的要求，所以我們應該從實際出發，充分考慮到檔案館內所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關信息進行詳細的記錄，以便在今后的工作中向貢獻檔案的人員進行一定的獎勵。
2、“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當單件或批量征集金額超過規定金額，或對征集對象的真偽或者價值存在爭議的時候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會?！罢骷瘷n案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認為，為了保證征集檔案及時交到檔案館，及時完成整理工作進入庫房，由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進館后未能進入庫房這一暫存時期的管理，更為穩妥。
3、“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達到規范的目的，在控制流程的基礎上，需要制定系列配套的制度和相應的文本。
四、規范檔案征集人員行為
1、現有的行政規章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規定“：檔案館征集檔案，應當有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時，檔案征集人員應當主動出示表明身份和工作任務的證明文件。檔案征集人員應當自征集完成之日起10日內將征集到的檔案交檔案館。檔案館應當將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
2、征集工作是一項政策性、技術性都很強的工作，檔案館可以在行政規章的基礎上，依據《檔案工作者職業道德準則》和《國際博物館協會職業道德準則》等，制訂《檔案征集人員行為規范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認真收集、科學記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴格執行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務工作領域相同的私人收藏活動；五是嚴格執行保密制度。
3、加強檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規章的出臺，對加強、規范檔案征集工作，有效地保護和利用檔案是十分必要的?！稒n案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規雖然對檔案征集有所規定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規范檔案征集工作，有必要在上述法規規章的基礎上進一步認真梳理檔案征集工作流程，制定工作規范。
五、結語
綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業進一步發展的重點環節之一，為了不使眾多具有價值的檔案流落在民間，我們要加強檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規范的進行，促進檔案征集工作的發展。
參考文獻：
[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)
檔案——歷史的痕跡，在人類發展中具有舉足輕重的作用，大到一個國家，小到一個單位，檔案都是不可忽視的部分。檔案因其特殊的作用而受到國內外的高度重視。國際檔案大會[1，2]的召開、人民大學檔案學院的誕生[3]、《檔案法及實施辦法》的出臺，都充分說明了這一點。俗話說“沒有規矩不成方圓”，國有國法，家有家規。企事業要有自己的制度，各項工作也要有自己的規范。所謂的規范化管理，就是管理者制定了一定的規范，工作人員要按照此規范開展工作。檔案作為一個學科，自有一套完整的理論體系。從21世紀開始，各地陸續制定了適合自己的檔案規范。那么如何有效地推進檔案規范化管理呢？翻開歷史的畫卷可以發現，對于此問題的理解大家真可謂是各抒己見、遍地開花。有的認為要切實加強對檔案工作的領導，有的認為要實行檔案的法制化，有的認為要實行檔案的業務指導，有的認為有必要把檔案工作納入目標管理，有的認為應把檔案工作納入部門、個人年終崗位責任制考核，有的認為要把檔案管理導入ISO 9001質量管理標準，還有的認為要加強檔案工作人員的培訓，提高檔案工作人員的素質等等。雖然各有千秋，但卻不失片面。作者結合自己的工作實際，認為要有效地推進檔案工作的規范化管理，需要從領導、制度、人員三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。
一、要有效地推進檔案工作的規范化管理，首要的也是最關鍵的是單位領導要有重視檔案的意識[4]
單位領導要參與檔案工作，對檔案工作進行戰略部署，保證檔案工作在本單位的貫徹執行。具體地說，有以下幾個方面。
1.單位領導或者主管和分管檔案工作的領導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、現場會、經驗交流會，從而更加了解檔案工作，檔案意識就會進一步提高。
2.督促和領導相關部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關業務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。
3.督促和領導相關部門制定嚴格的檔案工作獎懲制度，并在年度內體現。
4.督促和領導本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行文和歸檔的權力，保證檔案工作的順利進行。
二、要有效地推進檔案工作的規范化管理，必須要建立健全檔案工作制度
在單位領導的帶領下，相關部門要建立健全檔案工作制度，在檔案的收集、保管、利用、人員崗位職責、經費保障等方面都有章可循、有法可依。具體地說，有以下幾個方面。
1.建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度、部門和個人考核制度及獎懲制度。
在單位領導分工的職責中要明確檔案管理工作；在目標管理考核實施細則、任務分解表、目標管理考核結果中體現檔案管理工作；在綜合計劃的制定中，要充分考慮檔案軟硬件的需求，保證檔案管理的設備齊全、經費充足；在部門的考核制度中、在個人的崗位責任制及年終考核中，要體現出檔案管理工作，部門領導應把檔案工作作為衡量部門工作的一面鏡子，列入評先、年終考核等活動中去，與部門、個人考核進行掛鉤。對檔案管理工作抓得好的部門、個人進行表彰獎勵，對造成檔案材料損失或其他原因造成歸檔材料不齊全的單位或個人不能獲得某項榮譽、獎勵或晉升，并視情節的輕重依法論處，獎懲應在年度內體現。
2.建立健全檔案管理方面的制度，使檔案管理的各項工作環節都按一定的標準來進行。如制定案卷質量標準，使分類組卷達到最佳水平；制定接收檔案標準，以確保進館（室）質量；制定整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使各項管理工作規范化、統一化；制定檔案電子化管理制度，使檔案數據入庫，實現檔案管理的科學化、現代化。
為了使制度能夠上行下效，為了使院所統一、步調一致，為了使工作人員能夠很好地領會制度的精神，上層檔案業務專業人員要加強對各級檔案工作人員的業務指導。上層管理部門應該組織大家學透檔案法規和各項標準、規范，使檔案工作人員明白分類的依據、保管期限的劃分等細節問題，避免由下層檔案室單方面決定帶來的局限性；同時，上層管理部門要理順分工，加強與檔案人員的溝通，及時發現、解決問題，做到上下信息暢通，指導工作到位。
3.檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。
檔案即“產品”，產品的設計、開發和服務全過程都要符合質量管理要求。要提高檔案的標準化、規范化要求，必須先從文件形成的各個具體環節抓起。從某種程度上講，檔案管理工作中出現的問題，比較容易解決，而文件材料的形成辦理過程中出現的問題，就難以解決，有些問題即使補救了，文件材料也會失去原始憑證和依據作用，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規范化管理才可持續性改進。
三、要有效地推進檔案工作的規范化管理，必須要加強檔案工作人員的管理[5]
檔案工作始終離不開檔案工作人員的管理?，F代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人去掌握和運用。因此，加強檔案工作人員的管理，具有重要的意義。具體地說，有以下幾個方面。
1.檔案工作人員必須具有較高的政治素質，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，這是由檔案工作的性質和特點決定的。檔案是人們社會活動的原始記錄，無論什么情況，檔案工作人員都必須忠于職守，維護黨和國家歷史的真實面貌，必須忠誠可靠、意志堅定、嚴守黨和國家秘密。
2.檔案工作人員要積極參加教育培訓，提高業務水平。在新形勢下，檔案管理人員要有緊迫感和危機感，要不甘落伍于時代的要求，主動地參加繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平，檔案管理人員只有掌握廣博的專業知識，開拓視野，提高綜合素質，才能高標準、高質量地做好檔案管理工作。
3.同一個單位的檔案工作者，要形成立體知識結構，改變同等知識水平構成的平面結構。一個檔案館（室）工作人員要具有高級（精通專業技術、進行課題研究）、中級（通曉管理技術）和初級（能夠進行熟練操作）等不同層次知識的人才。對于比較大的立檔單位來說，檔案工作人員比較多，這種層次分類就比較容易；對較小的立檔單位來說，檔案工作人員比較少，有可能就會集研究、管理、技術于一人，對檔案工作人員的要求就會更高。
4.檔案工作人員要履行《檔案法》賦予的權力，理直氣壯地對檔案的前期控制工作進行監督、指導、檢查[6]。檔案的前期工作就是文件材料形成辦理的各個過程。而文件材料齊全完整、規范標準是保證案卷質量的先決條件和開發利用的基本要求。目前，我國的大多數立檔單位，文件材料的形成工作和檔案工作是分開的，所以檔案工作人員參與文件的形成過程尤為重要。檔案工作人員要經常參與單位的行政、經營管理活動，參與工程竣工、設備開箱驗收、產品創優活動，參與科研課題及成果評獎等活動，有針對性地加強單位內部科室文件材料的收集積累工作，從而保證歸檔文件材料齊全完整有效，對達不到規范標準的文件材料不予接收立卷歸檔。
綜上所述，要有效地推進檔案工作的規范化管理，領導、制度、人員三方面缺一不可。只有領導參與、重視檔案工作，才會建立健全檔案工作體制和制度并貫徹執行，形成依法治檔的氛圍，檔案管理工作的各方面才會有章可循，檔案工作人員的管理才會到位，檔案工作才會順利開展?？傊七M檔案規范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齊劃一，檔案管理才能真正地規范化。
參考文獻：
[1]王熹.難忘的盛會難忘的經歷[J].中國檔案，2012（10）.
[2]黃霄羽.對十三到十六屆國際檔案大會的回顧與評價[J].中國檔案，2012（10）.
[3]賴世鶴.中國人民大學檔案學院誕生記[J].中國檔案，2012（11）.
文章通過對醫院檔案工作及其規范化的內涵和具體要求的探討，解析檔案規范化管理的作用，并結合檔案管理和規范化的重要性來談醫院檔案工作的規范化管理的重要性，解讀其對醫院工作開展、歷史文化留存以及未來發展的作用，從而明確其重要性。期望筆者的研究能夠切實對醫院檔案規范化有所助益。
1 醫院檔案工作及其規范化管理
1、醫院檔案及對檔案的管理。醫院檔案內容較為廣泛，一般而言，主要組成部分有醫院的診療資料、醫療文獻、學術研究成果等，集中體現了一所醫院的醫療技術以及管理。而檔案中所保存的原始記錄，可供醫務人員查閱，保留價值較高，為醫療科研提供了巨大的數據支持。檔案管理即是對這些資料進行合理、妥善的管理，這種管理絕不是普通意義的保存，而是更具科學性的信息資料的處理問題，涉及問題較多[1]。近年來，醫療改革不斷深入，醫院的檔案管理工作逐漸為社會和各大醫療機構重視，由于檔案是醫院的珍貴信息資源，因此檔案管理工作與醫院的研究、交流、科研以及糾紛解決等各個方面形成了不可分割、相互依存的關系，決定著醫院的相關政策以及建設發展的方向問題。
2、解讀規范化管理的內涵。規范化管理，人們一般將其等同于制度化管理，但是這種觀點是缺乏嚴謹性的，二者實則有著較大的區別。規范化管理更強調人或者事物在管理工作中能夠充分發揮價值，是通過標準化的體系引導行為，但這種體系是建立在人或者事物本質特性基礎上的，而制度化卻偏重形式管理，強調的是制度本身的完善。規范化管理醫院檔案的重點領域在病案、行政檔案、科研檔案，通過對三大模塊的規范化管理，使得醫院的管理機制隨之得到完善。針對管理工作人員以及所管理的檔案，研究出完善的管理體系，不僅僅指制度的設立，而更應該側重于實際管理工作中人員以及檔案的規范，規范化強調的是現實操作層面。醫院檔案規范化管理，對醫院的醫療工作有著極大的指導作用，能夠有效提升醫院的競爭力。
3、檔案規范化管理的要求。首先，進行領導組織重組，建立檔案管理專屬小組，確定主管、分管和工作人員，抽調精英進行資料的收集、整理等一系列工作，明確責任，層級直屬的關系，便利管理工作的進行，同時也說明了工作的重要性，與其他業務一同參與考察。其次，在設備方面，適當增加專用庫房，將檔案管理科室辦公與檔案閱覽、陳列分開，強化管理工作的規范性，增加管理檔案必須設備，例如檔案柜、復印打印機、加濕器、掃描儀等，以一個獨立部門的標準，并考慮檔案保存必要的條件，購置檔案管理工作的設施、設備。最后，業務建設嚴格遵守國家規范，對檔案資料進行重新清算整理，組織制作索引目錄，完善借用登記等。
2 醫院檔案工作規范化管理的重要性
1、有助于反映歷史，形成醫院獨特的文化。醫院檔案往往是醫院長期發展中留存下來的，反映了醫院的歷史進程，包括醫院各方面的內容，從診療到人事、財務，與醫院全體員工息息相關，可以說，醫院檔案就是一部醫院的發展史和員工的進化史，這其中的歷史價值自然不言而喻。同時，檔案也是醫院內在精神的體現，充分反映其辦院宗旨和服務質量，文化的形成不是一蹴而就，需要經歷漫長的過程。檔案的管理如果不能實現規范化，那么檔案的歷史性、文化性均無從談起，檔案的規范化管理能夠系統將檔案歸類、整理，檔案的歷史、文化得以更加直觀地體現，因此可以說，醫院檔案的規范化管理，促進了醫院傳統歷史與文化的顯現與流傳，是醫院宣傳的重要支撐，有利于醫院文化體系的形成。
2、能夠促進醫院的業務工作水平。醫院檔案的規范化管理，是開展其他業務工作的基礎，而規范化管理實現后，檔案管理也成為醫院業務工作的重要部門，其對外的宣傳作用以及對內的促進作用極大。醫院其他業務部門，如人事、診療等業務的開展，均與檔案管理有著密切的聯系。人事部各工作檔位以及人員的歷史、獎懲、信息等，均在檔案中，而人事部的調任等需要依據這些資料。而診療則更加倚重檔案，檔案的醫療記錄幾乎就是醫院醫療技術的發展史，診療活動需要借助、學習這些經驗，以便促進醫療技術與水平。因此，檔案管理具有重要地位，而是否能夠規范化管理決定著醫院檔案能夠高效而且準確地反映信息，即與各部門業務能否及時獲取有效資料與信息有著極大的關系。而且，也有利于醫院應對各類醫療糾紛，找出證據維護醫院權益。
3、為醫院的長期規劃提供信息支撐和方向指導。醫院檔案對于指導醫院科研事業有著重要的作用，能夠幫助科研工作者確定研究方向，規范化的檔案管理簡化了工作人員的尋找過程，體系化呈現了各類參考資料，對于科研工作者研究相關領域的研究成果、存在問題以及尚未解決的難題具有極大的作用，引導其快速進入研究，可以減少過程中的彎路，促進其快速成才，加速醫療研究的進程，從而促進整個行業的技術進步。醫院在人類長期的發展過程中是共存的，未來也必將如此，醫院未來的發展雖然與未來社會的發展息息相關，但其發展方向也能從歷史進程與當今現狀密切聯系，醫院的檔案規范化管理就是通過對檔案的進一步整理，使得醫院的發展脈絡更加清晰，使得其現狀一目了然，從而能夠確定未來的發展方向，并提前做好準備。
3 結語
醫院與人的生老病死密切相關，而醫院檔案是對這一切的忠實記錄，醫院的發展、人員的經歷也包含其中，這樣龐大的規模，若是管理缺乏規范性，則醫院檔案必然呈現雜亂無章的狀態，也無法發揮其應有作用。筆者淺層次分析了規范化管理的重要性，希望以此吸引更多的人對此進行研究探討。
參考文獻
規范化管理
為了更好地貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，四川省檔案局于2005年6月制定了《四川省檔案工作規范化管理辦法》，并在全省各機關、企業、科技事業單位、各級檔案館開展了評審認定工作。我院于2006年底通過了四川省科技事業單位檔案工作規范化管理省二級的認定。成為榮縣科技事業單位中首家檔案工作規范化管理達省級標準的單位，作為基層綜合醫院，我們是從以下幾個方面入手抓好檔案工作規范化管理的。
一 基本情況
我院于1988年就建立了綜合檔案室，下設2個分室，集中保管所形成的各種門類或載體的檔案，分別于1989年、1991年經四川省檔案局批準我院檔案工作達省三級、二級標準，2006年檔案工作規范化管理達省級標準?，F有庫房面積234平方米，閱覽室3間60平方米，辦公室面積40平方米，電腦3臺，共庫存15種門類的檔案共444647卷（件、冊），每年提供利用檔案2000多卷（袋）。
二 抓好檔案工作規范化管理的具體做法
近年來醫院通過管理年活動的開展，使醫院醫療業務建設和發展取得長遠進步，同時也對檔案的利用提出了更高的要求。隨著醫院自身發展的需要和上級貫徹《檔案法》力度的加強以及《四川省檔案工作規范化管理辦法》的制定和《四川省醫藥衛生檔案實體分類試行規則》的下達。醫院決定下大力氣，按照以上規定，抓好檔案工作。其基本做法簡要概括性為“一個提高，兩個堅持，三個規范，四個到位”。
（一）一個提高。提高對檔案管理重要性的認識。檔案是一個單位乃至一個國家寶貴的，不可再生的精神和物質財富，是方法的匯集、經驗的匯集、智慧的匯集。檔案工作，檔案建設是一個整體，只要各單位重視檔案工作，自覺貫徹《檔案法》，提高檔案管理工作水平，我國的檔案管理水平才能實現提高。
（二）兩個堅持。
1、堅持把檔案工作列入單位發展規劃，檔案工作與單位發展是相輔相成的，互相促進的。單位事業發展為檔案工作的進步構筑更高的平臺和寬松的環境，檔案工作的進步又反過促進單位的建設和發展。國家綜合醫院評審，醫院管理年活動的開展，對檔案工作提出了不同層次的要求，醫院需要做好檔案工作。
2、堅持把檔案工作納入整體管理，在把檔案工作列入發展計劃的同時，應更加重視落實工作，使檔案工作與各項工作在年初同時布置，年中同時檢查，年末同時目標考核。
（三）三個規范。規范檔案管理機構、職能分工和業務建設。
1、規范檔案管理組織機構，由一名院領導分管、綜合檔案室組長主管檔案工作，各科室負責人為檔案資料員，形成了檔案管理網絡系統。
2、規范檔案管理工作職能分工。醫院建立了綜合檔案室，下設2個分室，配備了專兼職檔案工作人員，專人負責檔案的管理和文件材料的收集、檔案整理、歸檔工作，監督和指導檔案資料員的檔案資料形成和收集工作。
3、規范檔案業務建設。按照《檔案法》及其《實施辦法》、《四川省檔案工作規范化管理辦法》、《四川省醫藥衛生檔案實體分類試行規則》的要求，一是按照檔案管理有關業務建設的要求，結合實際，加大了檔案管理基礎設施、裝備、裝具等的投入。對業務檔案庫房進行了擴大調整。二是重視和不斷完善檔案管理規章制度的建設。制定和完善了符合該院實際和檔案工作人員職責、檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等制度。制定了《榮縣人民醫院檔案管理辦法》和分類大綱，保證了新規則在醫院有效實施。三是做到檔案資料的收集與科技活動、業務工作“三同時”（同時計劃、同時檢查、同時總結）。有效地保證了檔案資料收集及時、完整。四是抓好檔案日常管理。明確了各種門類和不同載體的檔案資料的歸檔立卷時間。日常管理重點是檔案庫房管理，它是檔案人員自覺性的管理、責任心的管理。檔案工作人員恪盡職守，以高度的事業心和責任心，對檔案溫濕度情況，安全狀況等，做到每天檢查，常年不斷，并天天有記錄，確保了室藏檔案無霉變、無蟲蛀、無鼠咬等受損現象。五是搞好檔案信息開發利用，檔案工作根本目的是利用。我院搞好檔案利用，重點放在檔案作用的宣傳、檔案服務方式的轉變和提供服務態度等方面，引導檔案信息利用，使其在提高醫療技術水平，病人病歷咨詢等方面收到較好效果。
（四）四個到位。
1、資金投入到位。俗話說經濟是基礎，沒有必要的資金投入，就不可能有與醫院發展相輝映的檔案管理水平。
2、人員到位。人員的投入以及組織起有效的運作，是搞好檔案管理必不可少的，人的因素是決定性的。
3、制度到位。檔案管理是一項制度的管理。自覺的管理是非?？少F的，但還不夠，必須用制度管人管事管過程。
4、管理到位。管理到位就是工作落實到位。硬件投入了，人員機構到位了，制度也有了，最終靠落實。就是使用上述各要素高效結合起來，有機運轉。管理重在過程，抓好過程，才能顯現于一時。要重視日復一日，年復一年的過程管理。
三 抓好檔案工作規范化管理的幾大因素。
（一）領導重視是決定因素。領導重視是搞好檔案工作的前提。搞好檔案工作管理因素很多，組織機構、挑選人員、資金投入、規范管理等都重要，但領導重視是前提，領導認識到位了，工作重視了，辦法就有了。因此，領導重視是搞好檔案工作決定性因素。
目前，邵陽市直一、二級機構有近200個單位檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規范化管理年”活動一項重要內容。年初，在印發的《邵陽市檔案工作規范化管理年》（邵檔發[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發了《關于開展首批檔案工作規范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發展。
二、認證檢查的特點
1.追究性特點。根據《檔案法》第六條規定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，《檔案執法監督檢查工作暫行規定》第八條規定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內檔案法規的貫徹實施情況進行監督檢查。檔案執法監督檢查應與檔案業務工作密切結合，檢查的內容和重點應根據檔案法規實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內容和重點”結合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環節的監督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環節，促進工作發展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。
2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內容全面檢查評估，集檢查、監督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業務工作35分，開發利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發球權”。
3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業務或專業檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執法監督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環節，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。
三、認證檢查的意義
1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創省二級以上標準，使檔案工作監督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監督機制。
2.促進平衡發展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創優、上等達標意識，發展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。
3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛柔相濟的認證格局，使認證管理體系更逐完善。
四、認證檢查的不足
1.出臺模式還不夠規范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發，這樣文件出臺規格高，執行力度大。
2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統一認識，統一標準，統一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。
關鍵詞：檔案管理 規范化 標準化
Key words:Records management standardization standardization
檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的一個非常重要的中間環節，在搞好硬件建設的同時，也要做好文書處理工作。雖然文書處理工作與檔案工作擔負著不同的任務，都具有獨立性，但由于兩者之間的緊密聯系，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想。
一、推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提是公文制發
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。主要是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。同時還要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致等。再次是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
二、推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節是實施“以我為主”的立卷歸檔原則
實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。
三、推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證是提高檔案卷質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
四、推進檔案現代化管理進程需加快數據準備
1、檔案管理要分清輕重，逐步推進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、檔案管理要分層次著錄
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄。對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、檔案管理要分門別類
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
目前中國處在新時代背景下，現代化信息技術普遍運用于社會的生產和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系?，F代化信息技術給檔案管理工作帶來發展新機遇同時，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢下，加強檔案管理工作，促進檔案管理工作的規范化，這是值得我們研究的重大目標。
1在新形勢下檔案規范化管理遇到的問題
在新形勢下，為檔案管理工作注入了新活力，促使我國檔案管理工作取得了一定的成績。但是不容忽視的是，我們同時也遇到了一系列的挑戰性問題，導致檔案管理工作存在著很多的隱患，并不能適應我國檔案事業改革發展的要求。
1.1不重視檔案管理工作
在新形勢下，檔案管理工作的內容比較多，具有一定的復雜性，對檔案管理者有了更嚴格的要求。加強檔案管理工作，保證檔案管理工作更加規范化具有重大的意義。但是據了解，有部分檔案單位管理者，還沒有意識到規范化管理的重要性，不僅還沒有編制完整的制度，規范和約束檔案管理工作，并且檔案管理方法存在一定的落后性，鑒于此情況下，導致檔案管理工作存在很多的隱患，并不能適應現代化檔案管理工作的要求，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質量。以此同時，大部分企業比較重企業經濟效益，而忽略檔案管理工作，使得在檔案管理方面，投入力度嚴重缺乏，致使資源配置工作具有局限性，職工的責任心不強，并缺少健康進取思想，檔案管理工作達不到新形勢創新的要求，經常沿用以前的方式，檔桿管理工作難以規范化的發展。
1.2檔案管理體系不健全
隨著社會和經濟飛快的發展，促進了國內多數企業的發展，企業的管理制度逐步的健全。然而關于企業檔案管理工作，依然缺乏健全的檔案管理制度，致使檔案管理者操作缺乏規范性，并且檔案管理工作在落實的時候不規范；相關資料顯示，目前有部分企業尚未針對已有的檔案管理制度進行創新，不符合在新形勢下檔案管理和運用的要求，還是在使用過去的檔案管理體系，這樣導致檔案管理工作，發生激烈的矛盾，檔案管理工作效率降低，檔案管理工作很難實現規范化。
1.3管理方法落后、信息化程度較低
目前我國的計算機技術、互聯網技術、現代化信息技術都得到飛速的發展，這些高科技廣泛運用于人們的工作和生活中，在促進社會發展中起到重要的作用。通過將先進的技術應用于檔案管理工作中，符合新形勢對檔桿管理工作的要求。但是現階段技術和管理有效地結合，仍然存在缺陷，還沒有創建網絡管理平臺，在檔案管理方面，信息化程度比較低，一般采用的檔案管理方法，就是紙制以及手工登記方法，導致檔案缺乏完整性和準確性，不利于檔案的利用，降低了檔案管理工作的質量和效率，還沒有構成檔案和現代化技術結合的關系。具體的來說，目前國內的網絡化和信息化水平明顯地上升，但是在檔案管理企業，由于受到了人為或外因素的影響，大多數企業還沒有將先進的信息化技術應用到檔案管理中，難以使信息化技術起到突出的作用，導致檔案管理工作存在很多的隱患，信息化以及規范化程度待提高，致使檔案管理工作產生低效化以及低質量現象，不利于企業良好的發展。
1.4檔案管理員素質參差不齊
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規范化和信息化，所以對檔案管理員，有了更嚴格的要求。不僅要檔案管理員具備專業化知識，還要求掌握現代化技術。但是現階段檔案管理員的素質參差不齊，有部分專業化程度較低，特別是計算機的應用和先進管理軟件的應用，有一些檔案管理員還沒有掌握，只是歸納和整理相關檔案資料，缺乏自主地采集檔案資料的認識，并且檔案管理人員缺少培訓，知識和技能難更新，導致有部分檔案管理者無法突破傳統管理模式的束縛，從而不能很好地適應信息化和規范化檔案管理工作的需求。
2在新形勢下檔案管理工作規范化的策略
2.1重視檔案管理工作的規范化
對于檔案單位的領導者而言，他們應及時更新理念，充分地認識到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領導者要明白檔案規范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規范化檔案管理的人力、設備以及財力等資源，從而為企業更好更快的發展打下堅實的基礎，幫助企業獲得更大的市場競爭力。具體的來說，作為檔案單位領導者，不僅要重視檔案管理工作的規范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，在檔案管理工作過程中，對那些運作時間長，經常要維修、并且較落后的計算機，有必要進行淘汰掉，對計算機進行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計算機，同時要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內部，還可以設立維修部門，招收具備專業化計算機知識和技能的人員，定期對計算機設備展開檢修和保養，對軟件實時更新、對病毒進行查殺，以此保證檔案管理工作更加規范化和信息化。
2.2健全檔案管理體系
從客觀的視野來分析，在新形勢下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經常產生諸多的問題，少不了相關規章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構建完善的檔案管理體系，還應當針對現有的檔案管理制度進行創新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補制度存在的一些不足之處，本質上改善檔案管理工作的質量。首先是細節方面的制度，有必要堅持貫徹落實。我國人口數量大，所以檔案的數量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應當健全細節管理工作，包含了編號處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉移處理工作等。在進行每一項工作的時候，都需求進行具體的記錄，而且將相關的責任落實到負責人，讓檔案管理員清晰自己的職責，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經獲得了廣大人們群眾的關注，不論是哪一個方面發生了問題，必然會構成一定的影響。只有對檔案管理制度進行階段性更新和改革，對制度內容結構加大優化和彌補力度，才可以確保檔案管理工作的規范化開展，實現有據可依的目的，最后創造出很高的社會價值。
2.3優化檔案管理的方法和技術
在新形勢下，企業檔案管理工作加快了發展的步伐，過去的檔案管理技術和方法，已經難以符合規范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統一的紙制檔案資料，要想實現檔案規范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進的新興電子技術和信息化技術，有效運用到檔案管理工作中，使得計算機操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進的科技，即便獲得較大的機遇，同樣會面臨極大挑戰。首先要加強現代化技術的實效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術有效地結合，研發出符合企業實際需求的信息化和現代化檔案管理系統，從而使現代化技術在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時，將現代化技術融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規范性和保密性，避免檔案由于技術工具使用不合理，而發生檔案泄漏或者丟失的現象。所以還需要強化加密系統建設，對于電子檔案系統進行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時候，應當擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創建一個電子檔案，例如針對全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計算機里面，進而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關檔案管理軟件，把全部檔案資料根據類型和時間實施歸檔好，還應當創建專業的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節約人力的時間的投入，進一步提升檔案管理工作的質量和效率。
2.4培養檔案管理者的素質
在新形勢下，要求檔案管理工作更加規范化。由于檔案管理工作的內容比較多，信息量比較大，管理具有復雜性和難度，對檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質。但是據了解，目前企業檔案管理工作人員的素質良莠不齊，有些檔案管理員并沒有達到相關崗位的要求，特別是不擅長運用信息化技術。所以說，有必要培養檔案管理者的整體素質，企業可以了解市場環境，結合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓計劃，并且針對性加強培訓教育，幫助他們豐富檔案管理知識，提高他們運用信息化技術的水平，并且規范檔案管理員的行為，增強他們的責任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項檔案管理工作更加規范化進行。
3總結
在新形勢下，企業的檔案管理工作獲得了一定的發展機遇，同時受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰。傳統的檔案管理模式，已經不能適應信息化和現代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規范化。這就要檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用，結合企業的實情，構建完善的檔案管理體系，通過先進的管理方法和技術，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養工作，從而推動檔案管理工作的規范化。
參考文獻
[1]姜春麗.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].現代經濟信息,2014.22:74+76.
[2]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].中國高新技術企業,2015.5:173-174.
