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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（b）-0-01
文件材料收集到檔案室后，就要對其進行科學整理、立卷歸檔、編號上架。文件材料只有經過科學整理歸檔后才成其為檔案。歸檔文件材料的整理工作，就是按照科學的方法、規財，將零亂的和需要進一步系統化的文件材料組織成有序的單位，使之有效地提供利用的環節和過程。換句話說，將歸檔文件材料轉化為檔案之前的過程就是歸檔文件材料的整理。對收集起來的文件材料進行加工的過程?，F行的文件還不是檔案，而沒有進行加工的檔案就像大海撈針，不能有效地提供利用。只有經過科學整理的檔案才能在人們需要的時候更好地提供利用。歸檔文件材料的整理是將無序的文件材料有序化和系統化的過程。所謂系統化，即在整理時，按照文件材料的來源、形成的時間、重要程度、形式等方面的不同特點，文件材料進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系。保持文件材料之間的各種有機聯系，使其能更容易地被檢索和反映內涵。所謂有序化，是將文件材料按照一定的規律進行編排，使其系統脈絡明晰，因果關系清楚，便于查證。文件材料的整理是按照科學的方法和規則進行的，是一項專業技術性的工作。對歸檔的文件材料進行科學的整理是檔案室的主要任務之一。通過收集工作集中到檔案館韻檔案，只有經過科學整理，使零散的文件資料實現條理、秩序，并將其中的關鍵成分通過整理凸現出來，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業務的中心環節。在文件材料歸檔、整理的同時，還要對其真實性和價值的高低進行鑒定。“檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要同時也是難度最大的工作”。檔案部門應定期對文書檔案的保存價值作鑒定，即根據文書檔案的現實價值和歷史價值，以及保管期限的有關規定，對所藏各案卷的保存價值加以科學的估量，對仍有保存價值的文書檔案繼續保存，對無保存價值和已滿保管期限的文書檔案定期剔除，經審批后銷毀，進而使檔案室保存的案卷具有較高的質量。
（1）保存檔案工作基礎：不論是本單位產生的，還是上級針對本單位下發的指示性、指導性文件材料，或者相關的批示、批復，本單位編印的簡報刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本等等，這些文件材料之間已相互構成了來源方面不可分割的聯系。因此，只有在保持文件來源方面聯系的前提下，文件的時間、內容、形式等方面的聯系，才能更深刻地反映文件形成的活動面貌，體現檔案作為歷史記錄的特點。我們所做的工作都是在前人的基礎上進行的。事業單位檔案在形成的過程中融入了許多他人的勞動，而且也直接體現了人們歷來整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時候，應該做到；盡量不進行拆卷整理。對部門整理歸檔的檔案，應當充分研究和利用原來案卷、檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過的原狀。對先前整理不當以至明顯錯誤的，可通過業務指導的方式加以改動和糾正。（2）遵循文件形成的規律：事業單位檔案是在事業單位各項學習活動中產生的，真實地記錄和反映了事業單位活動的歷史面貌，文件材料整理工作應維護事業單位工作內在有機聯系的整體性，順應文件材料自身的形成特點和規律。其中，包含以下三層意思：在整理文件材料時，注意活動的整體性，如：要求正式會議、某項活動形成的文件要保持其齊全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文與附件、請示與批復不可分割，即注重文件材料之間的內在聯系；三是在對文件進行分類和排列時保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會議通知、報告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過程加以排列。（3）于保管及利用：對檔案進行有序化的過程中，應當滿足維護檔案的安全和有效地提供利用的目的?，F在，檔案的計算機檢索正在不斷地發展中，通過計算機對檔案信息進行科學管理，實現把分散在不同類目中的同一事由或問題的檔案信息快捷地檢索出來，這也是保持歸檔文件在檔案信息上的聯系的最有效的方式，同時，有利于檔案的成套利用。
2 事業單位檔案文件歸檔整理程序
整理的環節使文件材料有序化、科學化。事業單位文件材料整理工作內容主要包括：全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等。整理文件材料主要包括以下基本環節：（1）檔案的分類：檔案實體分類，主要是從檔案信息的物理形態進行的保管、排架、存放等工作。管理層分類。“在檔案實體分類中，第一層次是國家全部檔案韻宏觀分類，它為規劃國家檔案館網系統，建立各級各類檔案館提供理論依據?！睓n案館內的區分全宗是第二層的分類，“全宗內檔案分類是第三層的分類，它根據全宗內檔案的來源、時間、主題內容和檔案的形式等標準，將全宗內檔案進一步系統化，直至建立起檔案的最小保管單位―案卷?！睔w檔文件材料的整理就是進行這樣的分類。（2）檔案的整理：通過進行具體的有序化工作將歸檔的文件材料組成保管單位以方便查閱的程序。整理工作并不是單純、孤立的。文件材料整理環節應與文書處理工作相銜接，查疑補缺，保證疏而不漏。例如，有請示還應有批復，重要文件的征求意見稿、討論稿、定稿齊全；文件的附件情況；與首次簽訂的合同、協議相關的補充合同、補充協議；批示與辦理情況；計劃與總結等，都必須環環相扣，與文書處理的結果和歸檔責任保持緊密的聯系。如果哪一個環節出現了缺失，歸檔就不可能完整，也將給今后的利用帶來困惑。（3）檔案的編目：以案卷級進行整理時，卷內文件整理結束后，要對案卷封面項目進行標注。狹義的編目是指對歸檔文件編制引導目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注七項。廣義的編目還應該包括對檔號的編制。檔號是檔案實體管理編號的總稱，它包括全宗號、類目名稱、卷盒號或案卷號、保管期限、件號和頁（張）號等。其中全宗號是檔案館指定給每個全宗的代碼；案卷號是檔案館、室內案卷排列的順序號；件號是卷內文件的順序號；頁（張）號是卷內每頁文件的順序號。
3 結語
檔案整理工作簡單的說就是將檔案按照檔案的內容、特征和形式等?M行合理加工的過程。一般來說，檔案整理工作包含兩個層面的思想，即結合檔案具體內容按照檔案知識條理對檔案進行歸類；結合檔案記載內容的主要方式和載體形式對檔案進行合理歸類，在事業單位的檔案管理工作中，這兩個層面上的整理思想往往協同進行。
事業單位在開展檔案整理工作的過程中，應該明確檔案整理的具體內容，只有明確內容才能夠保證事業單位檔案整理工作的方向，切實提升事業單位檔案整理實踐質量。具體而言，事業單位檔案整理工作主要由檔案的分類、排列、編目和組卷等幾個項目組成[1]。其中排列和編目能夠結合實際情況進行具體的劃分，具體工作流程為對檔案進行分類、對檔案加以組卷、對檔案文件加以排列、對卷內文件進行合理編目、排列案卷、編制案卷目錄、在庫房中排架等，保證這些環節的工作質量，事業單位檔案整理工作實踐就能夠取得良好的成果。
同時，按照我國相關法律的規定，事業單位檔案整理工作實踐一般涉及到兩個主要的工作環節，即第一環節應該在形成檔案文件的部門對檔案文件進行組卷、排列、編目等，第二環節則應該在檔案管理部門對檔案進行分類整理和排架，這樣，在不同環節分工開展檔案整理工作后，檔案整理的有序性和條理化能夠得到明顯的增強。
此外，事業單位的檔案整理人員應該認識到，檔案整理工作質量對檔案使用者的檢索結果以及檔案資源的有效利用產生著極其重要的影響。所以檔案整理人員在工作實踐中應該明確自身崗位責任，加強對檔案整理工作的重視，通過合理的整理逐步提升檔案整理工作質量，為檔案資源的有效利用創造條件[2]。簡言之，在當前檔案資源得到廣泛應用的社會背景下，事業單位以及事業單位中的檔案整理人員只有明確檔案整理的重要性，并加強對檔案整理實踐的重視，才能夠促使檔案整理實踐質量得到逐步的提升，為事業單位檔案管理水平的整體性強化創造條件。
2 事業單位的檔案整理原則
事業單位的檔案整理工作具有一定的特殊性，不僅檔案數量龐大，并且檔案資源也相對重要，因此在對事業單位檔案進行整理的過程中應該堅持科學的管理原則，即按照檔案的形成規律，保持檔案資料的有機聯系，為檔案的管理、保密和使用提供一定的支持。基于這一原則，事業單位檔案整理人員在工作中應該注意檔案與各個工作環節之間的聯系，然后按照檔案的形成規律對不同形式的檔案加以區分，為檔案管理工作創造條件[3]。同時，為了方便檔案的保密、管理和使用，檔案整理人員在開展檔案整理工作的過程中應該明確不同檔案的保密等級、應用范圍以及管理條件等，促使檔案管理人員能夠結合檔案整理結果對檔案實施科學的管理，為事業單位檔案資源的有效利用創造良好的條件。這樣，檔案整理人員在工作中堅持科學的整理原則，檔案整理質量必然能夠得到顯著的提升，促使事業單位檔案管理工作在新時期獲得新的發展。
3 對事業單位檔案整理工作進行合理創新的措施
新時期社會的發展以及信息技術在各行各業中的廣泛應用促使事業單位的檔案整理工作發生了一定的變化，事業單位中的檔案管理人員要想加強檔案整理質量，為檔案資源的高效利用提供一定的支持，就應該結合先進的技術和理念探索檔案整理工作優化創新的措施，進而借助科學的檔案整理，為檔案資源的利用提供一定的支持，為事業單位檔案管理工作的優化開展創造良好的條件。具體而言，在信息時代背景下，檔案工作也逐漸開始迎來了信息化、現代化和數字化時代，并且隨著信息技術在檔案工作中的廣泛應用以及電子文件、數字檔案的產生，檔案信息化和現代化建設逐漸開始對檔案整理工作產生一定的影響，傳統的檔案整理工作已經無法滿足新時期檔案信息化、現代化建設發展需求，因此檔案整理工作人員必須結合時代要求以及事業單位檔案整理工作的實際情況對檔案整理工作進行合理創新，為事業單位檔案資源的有效利用提供良好的支持[4]。一般來說，在對檔案整理工作進行創新的過程中，檔案整理人員應該在堅持傳統的基礎上引進先進的檔案整理思維模式和具體方法，促使檔案整理工作的創新能夠在新時期取得良好的發展成效。
2人事檔案在管理工作中的重要作用
2.1在人員管理方面起到了重要作用
在辦理保險和社會勞動保障的時候，人事檔案的準備能夠為事業單位的辦理提供更加便利的條件，一些基礎的重要信息會在檔案中體現出來。在調整工資水平和申報職稱的時候，檔案的有效記錄也會起到重要的作用，可以通過對檔案的調取查看，了解員工在工作過程當中的整體工作情況和工作環境，為員工整個職業生涯的記錄做到了有力的保障。
2.2對單位中的人員任免起到了重要的作用
在檔案中，一系列的工作學習思想等具體信息都會被詳細記錄，甚至在曾經的某段時間中具體表現都會在檔案中體現。再加上對平時興趣愛好的描述，整個檔案在人事任免的過程中發揮著非常大的作用，權威性也有重要的保證。
3目前行政事業單位檔案管理中存在的問題
3.1行政事業單位對檔案管理工作不夠重視
國家對檔案管理工作有明文規定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規供相關行政單位進行學習與貫徹，但是實際工作中行政事業單位對相關的法律規定并沒有引起足夠的重視，在工作中對檔案管理工作認識不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導致一些檔案工作在實際工作中并沒有發揮正常的作用，這樣長期不重視檔案管理工作，容易導致檔案管理工作的混亂，影響企業的發展。
3.2檔案管理工作中的基礎業務薄弱
目前行政事業單位中檔案管理工作相對基礎比較薄弱，雖然一些單位已經建立了檔案的管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規范，沒有按照要求進行檔案歸整，這樣經常會出現嚴重的組卷混亂現象。同時行政事業單位沒有進行有效的檔案鑒定與監督工作，許多工作未能夠按照相關的法定程序進行檔案管理，進而引發一些工作上的問題。
3.3檔案管理的設施比較落后
行政事業單位因為沒有對檔案管理的意識不夠強烈，進而導致單位內部的檔案管理部門的現代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲藏室內竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實現三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會影響到行政事業單位的檔案管理工作。
3.4檔案管理工作人員整體素質有待提高
行政事業單位中檔案管理工作中出現問題的原因還有管理人員自身的素質和專業水平不高，一些管理人員經常會進行變動，導致檔案管理部門即使對員工進行培訓，但出現工作調整時，都會影響到整個檔案管理工作的正常運行。
4行政事業單位檔案管理創新的思路與對策研究
4.1建立比較健全的檔案管理制度
為了保證檔案管理工作更加明確，具有創新性，應該要建立比較合理的、科學的檔案管理制度，根據行政事業單位實際的發展情況進行制度建立，同時要確保檔案管理制度可操作、實用、簡明，能夠在實際的檔案管理工作中發揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領導與職員的工作行為，使單位上下嚴格按照制度進行工作，保證制度的執行力度；建立嚴格的獎懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對員工的工作進行公平的、嚴肅的管理，保證制度在執行和管理工作中發揮其重要的制約作用，保證獎懲分明。
4.2加強管理，使檔案管理的水平有所提高
為了保證檔案管理工作有序開展，應該要對單位進行一定力度的宣傳，使員工進行相關工作的學習，進而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業單位要建立一支完善的領導隊伍，定期檢查和指導檔案管理工作，并且要根據單位發展情況，制定合適的考核機制進行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實行動態的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提高檔案管理工作質量，確保檔案管理工作更加科學化、規范化。
4.3引進信息化技術進行檔案管理，有效提高工作質量
隨著信息化技術的蓬勃發展，計算機技術無疑為各個行業的發展注進了一股活力，因此在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質量，同時也是社會發展的客觀需要。利用信息化技術進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術管理，首先行政事業單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準確，這樣能夠保證檔案管理的時效性；然后給單位各個部門配置先進的設備，這樣在進行檔案資料輸入時，能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術進行文字、圖片與數據資料之間的轉化，進而保存紙質和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進行創新，可以根據網絡技術向社會提供更多的檔案信息服務，這樣能夠保證資料信息共享，進而能夠提高檔案的使用效率和工作質量。
4.4做好行政事業單位的檔案保密工作
行政事業單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進行保密工作，首先在進行庫房選址和建造問題上，要根據國家規定進行建筑物設計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫房的門窗是牢固的；同時加強庫房的管理，安排專業人士進行庫房看管和巡視，無關人員禁止入內；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業技能、能夠區分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。
檔案管理是對單位原始檔案實體和檔案信息進行收集、分類、整理和統計的工作，主要為單位檔案進行管理和服務。在社會不斷進步下，單位需要管理的檔案事物較多，管理工作日益復雜。為了使工作與時俱進，提高管理水平，檔案管理需不斷創新，滿足時代及工作需要。
一、檔案管理存在問題及分析
（一）硬件設施落后
很多領導將更多財力、人力和物力投入到其他建設，導致檔案管理財力、人力和物力投入不足，硬件設施落后，無法實現規范、科學和統一管理，滿足不了現代化管理需要。部分辦公環境差，沒有專門設立檔案室，集接待室、辦公室和檔案室于一體，影響檔案管理獨立性。
（二）管理方法及制度有待完善
部分單位針對檔案管理建立了有關制度，但制度不完善，在安全保管上未建立具體的制度規定，組卷混亂或組卷不統一規范現象嚴重；很多單位缺乏檔案鑒定，未按一定法定程度對檔案擅自進行銷毀；許多單位雖然引進計算機技術，但未建立健全信息系統，信息化利用度較低。
（三）對管理創新缺乏認識
很多單位領導在檔案工作上存在誤區，認為此工作無法為單位創造經濟效益，忽視管理工作，未將檔案管理納入日常議事日程，未將其納入任期考核和年度考核的考核范圍，致使管理措施執行不力，缺乏監督。
（四）人員素質不高
檔案管理專業性較強，對管理人員素質、專業能力有較高要求。現階段，很多管理人員多為兼職，忙于其他事物，在檔案管理上相對薄弱。很多人員并非專業管理人員，與檔案管理專業不對口，上崗前未接受有關培訓，缺乏工作經驗，缺乏先進技術及理論知識，在工作中專業性不高，把握不準確，導致工作局面混亂不堪。
二、檔案管理創新建議
（一）提高對檔案管理的認識及重視
單位領導的意識和決策直接影響著檔案工作，為確保有效管理，單位領導自身應加強學習，從思想上認識到檔案工作的重要性及管理創新必要性，提高認識及重視程度，從財力、人力和物力各方面加大投入，配備先進管理設備，引進先進技術，配備專業人員，提高管理高效性。單位宣傳部應加大對檔案工作的宣傳力度，創新宣傳措施，使單位全員都能了解檔案工作內容，主動積極配合，如單位議會宣傳、網絡宣傳等。
（二）建立完善管理制度
建立完善管理制度是檔案信息有序管理的重要前提與保障。根據管理工作的現狀及實際需要，對現行管理制度進行補充、完善，建立合理、科學的體系。管理制度最終應用于實踐，應滿足可操作性強、簡明實用等要求，確保在日常工作中有效規范及約束。該管理制度除了對管理人員有直接約束作用，還應對單位領導有約束性，確保管理工作獨立性，防止在管理時由于個別領導意志引發不符合規定事件?？茖W建立獎罰機制，堅持獎罰分明，合理制定獎勵與懲罰措施，針對嚴格按規章制度工作的人員，給予口頭表揚或物質獎勵，激勵其更好工作；對于惡意篡改信息、非法操作者，給予嚴厲處罰，保證管理工作有序、健康、穩定進行。
（三）實現信息化管理
以往傳統管理方法已無法滿足工作需要，應借助科學技術手段，實現信息化檔案管理，促進管理及時性、實效性、高效性和準確性，真正實現信息化、數字化管理。采用新技術對文件傳輸、檢索、接收、加工控制和存儲等流程進行改變，應用多媒體技術、數字化技術和網絡技術，實現數字化信息管理、共享和共用，解決檔案信息受時間限制、地域限制等問題。利用網絡技術，對檔案信息進行電子儲存，提高檔案完整性及安全性。對于保密范圍之外的檔案信息，應利用網絡開展資源共享，確保檔案信息在單位各部門之間得到有效的利用，提高檔案信息利用率，并有效提高工作效率，避免財力資源、人力資源及物力資源浪費[3]。通過信息共享，可大大促進的單位發展，促進各部門之間交流與溝通，使單位領導加強對檔案信息的了解，更好作出決策，可將互聯網技術與目錄方式聯合，實現信息化共享及網絡互動，拓寬檔案信息服務范圍。
針對中小型單位，對全部收藏的檔案信息進行數字化信息化管理，工作難度大，付出成本較高，此時應突出重點，選擇使用頻率高、影響范圍大、保管期限長、使用價值大的檔案信息進行數字化信息化處理，以此分層次、有計劃的實現信息化。
（四）提高人員素質
想要實現檔案管理的有效性及創新性，必須建立優秀、專業的人才隊伍。積極引進專業性強、信息技術水平高、綜合素質高的優秀人才，淘汰缺乏責任心、消極懈怠的人員。對現有人員開展定期或不定期培訓，通過自學、專家講座、集中授課等方式，使其了解掌握最新管理理念和管理技術，加強考核，提高每位人員對知識水平提高的迫切愿望，激勵其進步[4]。對傳統培訓機制進行創新，根據實際需要制定特色性、針對性培訓計劃，結合網絡體系建立多樣化培訓，如實踐培訓、多媒體培訓等，使人員充分掌握多媒體技術、網絡技術及計算機技術，避免因人員缺乏先進技能與知識導致工作漏洞或局限。作為管理人員，應具有積極進取精神和較強責任心，主動、積極的培訓學習，提高自身技能水平。
三、結束語
行政事業單位檔案管理創新是一項系統、長久工作，除了積極引進新技術、新方法，加大財力、人力及物力投入，努力實現信息化數字化管理，更需要各個部門的緊密配合。在實際工作中，應結合自身單位特點，完善管理體系，實現統一規劃和管理，達到共享性、獨立性現代化檔案管理目的。筆者查閱有關資料后，對檔案管理存在問題及創新建議進行探討，供學者參考。
參考文獻：
行政事業單位檔案是記載行政事業單位一切活動的真實記錄。它可以再現單位一切活動的歷史真實面貌。有了這些檔案，行政事業單位就可以很好的在以往工作的基礎上繼往開來，在繼承中發展。而且重視檔案管理對于規范機關管理提高機關工作效率具有重要意義。
一、行政事業單位檔案管理工作的重要性
行政事業單位是國家機構的組成部分。國家機構正常的運轉與行政事業單位的健康發展有著密切的關系。而行政事業單位對檔案進行科學有效的管理，是保證行政事業單位健康發展的有效措施。行政事業單位檔案記載著本單位各項業務活動的全部信息資料。也記載著本單位內部人員的文檔信息資料。行政事業單位的工作人員要想搞好本職工作，必須對本單位的歷史、現狀有所了解，或參考，或借鑒，或繼承…，而檔案資料就是了解這些的唯一資料憑借。所以做好檔案工作對單位工作的順利健康發展有著十分重要的作用。
二、行政事業單位檔案工作中存在的問題
（一）檔案工作還沒有提高到一定的重視程度。行政事業單位的工作千頭萬緒，放在業務前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項隱形的服務性工作。所以往往容易被領導所忽視。個別單位對檔案工作重視不夠，監督不力。對檔案工作所需要的人、財、物沒有給予適當的支持。加之，有的單位年度考核的目標并沒有對檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后，重要的業務檔案沒有及時收集、整理、歸檔的現象時有發生。
（二）行政事業單位檔案管理人員的素質參差不齊
由于一些行政事業單位的領導對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了對行政事業單位檔案的嚴格管理。檔案工作，對這些領導來說，只要求進行基本的日常維護，不要求有什么新的改進。所以對檔案館員的人員組成并沒有過多的去考慮他們的專業性。甚至會把一些無關緊要的閑置人員調到檔案管理崗位，也會無緣無故的把剛剛適應工作的人員調離檔案工作崗位。還由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養。因而這些單位的檔案管理人員素質基本上不會很高。檔案管理人員業務水平參差不齊，檔案管理工作處于應付地位，是這些單位檔案管理工作的常態。
（三）行政事業單位檔案管理軟硬件跟不上社會發展的需要
隨著科學技術的不斷發展，信息技術進入了各個領域。為了滿足現代行政事業單位檔案管理的需要，大量的應用于檔案管理的先進科學技術應用而生了。這為我國檔案的信息技術不斷完善創造了極好的條件。然而，由于我國行政事業單位檔案制度不夠完善，以及一些行政事業單位的領導對這一工作的不夠重視，從而導致行政事業單位檔案管理的一些現代化的軟硬件設施欠缺。使得現有的檔案管理條件滿足不了現代化的光盤和電子檔案處理的需要。這對行政事業單位檔案資料的保存管理是一個不少的損失。
（四）行政事業單位檔案管理的方法單一缺乏創新
近年來，隨著社會的進步，計算機技術的不斷發展，辦公自動化已遍及各行各業。檔案數字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優越性也已被很多檔案管理部門所采納。但在部分行政事業單位，由于領導的重視程度不夠和資金的缺乏，目前，一些行政事業單位檔案的管理還停留在過去的簡單管理水平上，檔案管理方式不能夠充分利用現代化技術來提高檔案管理的技術含金量。致使行政事業單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數字化工作不能夠很好的開展。其結果造成了大量的檔案信息的丟失和缺損。
三、搞好行政事業單位檔案管理工作應采取的對策
（一）加強行政事業單位領導對檔案管理重要性的認識
行政事業單位領導有決策權，領導的意志決定走向。單位的領導如果對檔案工作重視了，那就會在人力、財力、物力方面給予檔案工作大力的支持。檔案工作也就會在領導的關懷下做的有神有色。反之，如果領導對檔案工作不太重視，那這一工作就會停滯不前。所以為了檔案信息能夠有效的管理，行政事業單位領導應該加強學習，提高認識。只要領導的認識提高了，檔案的順利開展就不是一個問題了。
（二）提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質
針對一些行政事業單位檔案管理人員的專業素質不高，業務不精，提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質的方法有三。一方面，要引進一批優秀的檔案管理工作人員，并把那些不稱職的人員調離檔案工作崗位。另一反面，加強檔案工作的培訓工作，全面提升在職檔案工作人員的業務素質。第三，作為行政事業單位檔案管理工作人員，為了能夠更好地做好自己的本質工作，應主動加強檔案業務技能的自身學習，以便在行政事業檔案管理工作中做出自己應有的貢獻。
（三）加強行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設
1.1規范、靈活相統一原則
行政事業單位的檔案管理工作要嚴格按照國家標準來執行，體現了制度的規范化、標準化，但是各個事業單位之間的差異是存在的，因此，事業單位也應當結合自身的工作特點和管理方式，在不斷的摸索與實踐中建立起一套結構完善、內容全面、符合本單位實際情況的規章制度體系。
1.2職責、權益兼顧原則
檔案管理過程必須職責分明，才能夠保證管理工作的正常進行。因此，每個領導干部都要明確自己的工作職責范圍及權限，合理制定工作目標，進行不定期檢查和指導等，在明確責任的同時，還要注重保護工作人員的合法權益。
1.3制定、執行并重原則
行政事業單位的管理規則和制度都要在遵循國家標準的基礎上，結合自身特點進行制定，制度的執行情況就是檢驗制度規則是否適合單位發展的關鍵性指標。因此，單位領導要十分注重各項制度的落實與執行情況，在不斷的實踐與檢驗中使制度與規則更加人性化、規范化、合理化。
1.4靜態、動態相結合原則
制度是保證事業單位穩定發展的重要保障，但是隨著時代的發展，制度也要與時俱進，不斷適應當下的工作需要。目前，我國的各項行政事業逐步與國際接軌，因此，行政事業單位要善于學習一些先進的檔案管理辦法，并結合自身工作情況進行改善與調整。
2.行政事業單位檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理工作得不到足夠的重視
目前，我國行政事業單位的領導普遍不重視檔案管理工作，從而導致管理力度不夠，難以保證檔案管理資料的連續性和完整性，難以快速而準確地提供檔案信息為社會的經濟建設服務，使檔案管理的作用和職能得不到充分的發揮。
2.2檔案人員業務素質良莠不齊
檔案管理工作具有很強的政策性，也具有很強的專業性和技術性，這就要求檔案管理人員有扎實的專業基礎知識以及較強的業務水平。但是目前，我國行政事業單位的檔案管理人員往往一崗兼多職，任務繁多，難以全身心地投入到檔案管理工作中去，還往往因為工作需要頻頻變動，難以保證檔案管理工作的持續性和穩定性。在管理隊伍中，個別檔案人員并沒有很強的責任意識，沒有意識到檔案管理工作的重要性，應付工作的現象十分嚴重，再加上沒有強有力的監督與管理措施，導致行政事業單位的檔案管理效率低下。
2.3檔案管理方法滯后，缺乏現代化管理手段
檔案管理工作應當與時俱進，適應時代的發展要求，如果行政事業單位不能夠及時學習檔案管理的新方法、新技術，沒有采用高效的現代化檔案管理手段，就會導致檔案管理工作缺乏程序性與針對性，降低可操作性。在信息化的社會，檔案管理人員缺乏對電子檔案的存儲管理能力與保證信息安全的能力，難以熟練運用現代化的管理手段，就會阻礙檔案管理工作的現代化進程。
3.行政事業單位檔案管理的創新思考
3.1不斷加強各級領導對檔案管理工作的重視程度
重視行政事業單位的檔案管理工作，加大檔案管理工作的力度，才能夠保證檔案管理工作的順利開展，才能夠使檔案管理的作用和職能得到充分的發揮。因此，行政事業單位的領導應當從思想上高度重視檔案管理工作，親自下達檔案管理的各項任務與指標，親自督促落實，才能夠切實提升檔案管理工作的效率。事業單位的領導還要定期開展檔案管理工作職能和作用的宣傳工作，使檔案管理人員都能高度重視檔案管理工作，倡導各部門主動配合本單位的檔案收集與整理工作，同時要發揮模范帶頭作用，激發檔案管理工作人員的工作熱情，不斷提高檔案管理工作水平。
3.2提升檔案管理人員的整體素質，建設高水平的管理隊伍
行政事業單位的檔案管理工作具有連續性和專業性，因此應當盡量減少檔案管理團隊內人才的流動性，避免一崗兼多職，崗位頻頻調動的現象出現。行政事業單位要建立專職檔案管理崗位，為檔案管理人員分配明確的任務，使其能夠專注于檔案管理工作?？茖W合理的檔案管理體系可以保證行政事業單位檔案管理工作的標準化與程序化，因此，事業單位要結合自身特點，制定一套適合自己的檔案管理體系并嚴格落實，使每一個檔案管理人員在工作時都能夠有章可循，有助于確保建檔信息的格式化與標準化，有助于保證檔案管理信息的真實性與可靠性。
3.3加強檔案管理工作的電子信息化
檔案是一種價值含量高信息內容極其豐富的資源，它形成于個人、組織和機關的工作和生活中，以音像、文字、圖表等各種載體和形式保存。然而，對于檔案的管理工作還存在著一些問題，例如檔案的積聚量大、文字冗長、保管人員專業知識不到位等。隨著現代信息的不斷發展，行政事業單位應該根據自己的管理需求，對檔案的管理逐步進行數字化。
一、行政事業單位檔案數字化管理的必要性
行政事業單位的檔案主要由文書檔案、基建檔案和人事檔案三部分組成，這些檔案是行政事業單位管理的重要依據。長久以來，傳統的行政事業單位檔案管理的方式一直有工作效率低，信息查找不方便的缺點，但是隨著計算機技術的發展，檔案管理數字化的優勢就十分明顯。主要表現在：1.提高了辦公效率。傳統的檔案管理方式主要是有檔案管理人員親自進行整理，需要花費很多時間，行政事業單位在這一方面也投入了大量的人力資源，但并沒有取得一個滿意的成果。然而，實行行政事業單位檔案的數字化管理能很好的改善這一點，提高辦事的效率。2.提高了經濟效益。當代社會的生活和工作都是快節奏的方式，實踐就是效益。隨著時間的推移，行政事業單位的信息也會不斷地增多，而檔案管理人員卻并沒有增加，這樣會導致機構經濟效益低。檔案的數字化管理方式可以不再使用紙張記載信息，這不但節省了記載和保管的費用和空間，還方便了信息的查閱。3.提高了檔案的利用率。傳統的檔案管理方式需要仔細的翻閱才能找到想要的信息，往返檔案室也十分的不方便。檔案的數字化管理方式可以使查找者通過網絡十分準確方便的查詢到想要的信息，這便大大的提高了檔案的利用率。
二、行政事業單位檔案數字化管理已具備的條件
在新時期的背景下，我國行政事業單位的檔案管理正逐步地趨于數字化，顯然我國已經具備了在這一方面發展的主要條件。我國的互聯網發展十分迅速，約十年的時間就已經廣泛應用于很多單位。當代社會計算機的快速發展和網絡的快速普及是實施行政事業單位檔案管理趨于數字化的主要條件之一。近年來，軟件開發技術也不斷發展，甚至隨著科技的發展呈現出爆炸式的增長。這些開發的軟件涵蓋了各個領域，各個方面并且有著各種用途，就單單在檔案管理方面的軟件就已經開發了上千種。另外，檔案的管理工作需要專業人員進行操作，當代的教育教學水平的大大改善使得行政事業單位的檔案管理數字化具備了相應的條件。
三、行政事業單位檔案數字化管理的化措施
1.樹立檔案數字化管理的意識
隨著其他行業數字化技術的普遍應用，行政事業單位也紛紛使用數字化的檔案管理模式，檔案管理人員更應該改變陳舊的管理觀念，學習數字化管理的知識，樹立起行政事業單位檔案數字化管理的意識，提高自身的專業技術能力。檔案管理人員在工作的過程中，可以采取新的檔案管理手段，以自身的專業技能和認真負責的態度來做好行政事業單位檔案數字化管理的工作。
2.制定科學完善的檔案管理體制
任何的企業或者是事業單位都應該有符合自身實際的管理體系，行政事業單位的檔案管理人員可以根據檔案數字化管理的自身特點，從實際角度出發，全面考慮行政事業單位多方面的問題，制定出符合本單位的檔案管理機制。檔案的管理機制可以包括檔案的保密機制、檔案的工作機制、檔案的使用機制和檔案的安全機制等。相關機制的建立可以使行政事業單位的管理更加規范，從而保障數字化管理的順利進行。一些具體的要求需要在不斷發現問題的過程中完善，其中檔案的保密機制是出于對檔案信息的安全性考慮，這就要具體規定保密工作如何執行。
3.提高檔案信息的安全程度
檔案的信息和重要的數據對單位和個人來說都非常重要，行政事業單位實施數字化管理模式是新時期背景下的機遇也是挑戰。在網絡環境中，檔案的管理人員要多角度全方面的對電腦軟件進行更新殺毒并且一定要做到重要數據及檔案備份，后續防火墻的設置訪問工作也要跟進，盡量不要出現意外情況。數字化管理的模式下，要對黑客的攻擊做好有效的預防措施，降低檔案信息泄露發生的幾率。
四、結語
在新時期網絡時代的背景下，行政事業單位應該順應潮流，打開新時代網絡技術發展的大門，不斷向著檔案數字化建設的方向邁進。行政事業單位實行檔案的數字化管理，提高了經濟效益、辦公效益以及檔案的利用率，發揮著巨大的價值。
行政事業單位會計檔案是單位在財務管理和會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告、電子會計資料和其他會計資料，是記錄和反映各單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括，會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿；財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質，包括磁盤、磁帶、紙質等，還包括每年一次的數據庫備份，財務軟件升級前的數據庫備份，打印輸出的經過蓋章簽字的會計資料，每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本，所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件，其他應該存檔的有關資料或數據；其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
2 行政事業單位會計檔案管理存在的主要問題
（一）思想重視不高。一是不少單位領導和財務人員對會計檔案工作缺乏充分的認識，不夠重視，存在應付思想，認為“費時費力不討好”，會計業務與會計檔案管理相脫節。二是許多單位會計檔案管理人員沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，由于不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求。三是部分行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執行。特別是對實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，還沒有及時制定相應的管理辦法。
（二）資料收集不全。一是有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件資料和磁性介質等的匯集、整理和歸檔工作，影響了會計檔案的齊全性和完整性。有的單位將會計信息存入磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失。二是個別單位會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。三是由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
（三）檔案管理不細。一是有些單位不能及時裝訂會計憑證，而是將會計憑證隨意放置在辦公桌上，或長時間放在一個紙盒里，或者不按照規范的要求進行裝訂。二是活頁賬簿裝訂時無封面，也不按規定編好頁碼裝訂成冊，會計報表各月份分散存放，未按要求按月裝訂。三是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔，而是統統裝在一個檔案盒里。四是不少單位過分強調保密，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，會計檔案長期沉睡在檔案室，沒有最大限度發揮其作用。五是會計檔案鑒定銷毀難，大有無人來銷、無人敢銷的局面，即使超過保管期限數年，也不愿銷毀，會計檔案越堆越多。
（四）監管力度不夠。在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。
3 加強行政事業單位會計檔案管理的建議
（一）健全會計檔案管理制度。要根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合單位實際，建立和健全一整套會計檔案管理制度。一是建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等。二是建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。三是建立和落實會計檔案管理工作責任制，明_各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。四是對會計檔案管理人員設立獎懲措施，定期組織對會計檔案管理工作的檢查，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步。
（二）提升會計檔案人員素質。一是單位領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。二是加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，增強責任心和執行力。三是加大投入，改善會計檔案工作的硬件設施，及時添置、更新檔案室部門設備，如防盜門、空調、溫濕度計、滅火器、窗簾等，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現代化辦公設備，并對財務檔案基礎信息實行計算機存貯。
一、事業單位檔案管理的現狀
（一）檔案管理工作缺乏足夠的重視
從我國行政事業單位信息檔案管理工作的整體水平來看，較之一些發達國家，仍然有很大差距。究其原因，主要是因為部分行政事業單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，工作開展中缺乏健全的制度作為支撐，加上檔案管理工作涉及內容較多，從而導致管理效果達不到要求。
（二）檔案管理現代化水平不高
隨著我國科學技術的飛速發展，越來越多的先進設備和技術被引入到事業單位檔案管理工作中，但由于對這些設備和技術缺乏充分利用，從而導致當前事業單位檔案管理工作的現代化水平仍然相對較低，檔案管理機構的設置較為混亂，這又導致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標及科學的管理手段。此外，也沒有結合部門的實際情況制定標準規范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發與利用也相對較為薄弱，這些問題造成了事業單位檔案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）管理人員素質參差不齊
目前，很多從事檔案管理的人員在業務技能和管理能力方面都無法滿足檔案管理的根本需求，尤其是一些鄉鎮事業單位的檔案管理人員，無論是專業水平還是文化程度都相對較低，甚至還有些管理人員是從其他部門轉借來的，這類人員往往身兼數職，無法將全部精力放在檔案管理工作上，從而導致檔案管理水平低下，檔案利用率不高。除此之外，事業單位對檔案管理人員素質的要求在不斷提高，但對員工的培訓工作卻并沒有得到有效開展，從而使員工的業務水平和技術能力落后，在開展管理工作的時候顯得力不從心，無法提高檔案管理工作的整體質量。
二、實現檔案管理科學化的措施
（一）建立健全的檔案管理制度
目前，我國大部分行政事業單位并沒有制定完善的檔案管理制度。想要提升檔案管理工作的質量，必須建立起一套科學、完善的檔案管理制度，管理制度中要對檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進行嚴格規定，從而推動檔案管理的標準化及規范化。首先，事業單位要根據單位自身的實際情況，制定科學的制度，制度要涉及檔案的收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索及安全保管等方面，在不斷的實踐中進行摸索，逐漸將其完善，并且要采取有效手段，保證制定的各項措施得到有效落實。其次，對立卷歸檔標準進行嚴格規定，保證檔案的及時性，做好案卷的裝訂工作，提高案卷管理質量。
（二）實現檔案管理的信息化
隨著科學技術的快速發展，計算機得到了普遍應用，在各個領域均發揮著重要作用。檔案管理工作應當與時俱進，引進信息化技術。紙質檔案經過核查，沒有任何錯誤后，用掃描儀將其掃描到電腦上，形成電子檔案，并對檔案進行檢索關鍵詞設置，其目的是便于查詢檔案信息。除此之外，要對每個檔案進行編號，通過輸入編號就可以進行調檔。為了防止檔案丟失，可以對其進行備份。將信息化技術應用于檔案管理工作中，只需要一臺電腦即可實現，這降低了檔案管理的成本，而且只需要在搜索欄中輸入關鍵詞即可，查詢起來也更加方便，易于管理。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質
【關鍵詞】
事業單位；檔案管理；信息化建設
近年來，市場競爭日愈激烈，網絡信息化發展日趨訊速，事業單位中信息化管理已經成為計算機科技發揮的重要體現。因此，為適應現代化發展的需求，需要充分開發事業單位當前信息資源，提高檔案信息資源的共享性，實現事業單位辦公、運作的高效率。事業單位檔案管理信息化建設，已經成為時代建設和發展的重要內容，本文針對現階段事業單位檔案管理工作中存在的問題，展開了詳細討論，并提出了具體解決問題的對策。
一、行政事業單位在檔案管理上的現狀
首先，行政事業單位在檔案管理上的管理制度不完善。很多事業單位對檔案管理上投入精力不夠，缺乏足夠的重視。雖然檔案管理在企業管理制度中有所顯現，但在實際執行的時候缺乏深度和廣度，監管部門的職責處于松懈狀態，對相關事項并沒有履行到位，檔案管理制度只是以一種形式存在，并沒有起到實際性的作用和意義。由于檔案管理工作較復雜和粗糙，一些領導和工作人員認為檔案管理工作政效不明顯，因此就視其為不重要的管理內容。長期下去，檔案管理工作就淪落到被忽略的狀態。其次就是資金投入不夠，由于行政單位的領導對檔案管理不夠重視，也就影響到了員工對檔案管理的重視程度，使得檔案管理投入資金較少，不能滿足檔案管理的需求；檔案管理部門的工作環境簡陋，設備破損不修不換，而且沒有利用現代化的管理設備，在這種工作環境的影響下，工作人員的狀態不佳，積極性不強，極大地降低了檔案管理的規范化程度。再者，管理人員的素質參差不齊，而所有的檔案管理工作對工作人員的專業業水平要求較高，如果在這方面的財力或人力有所欠佳，就很難做到完善?，F在行政單位都在實行改革和壓縮人員編制，推廣人才的聘用制，這就使各個部門的人員流動性較大，而一些沒有檔案管理經驗的人員參加檔案管理，很容易造成檔案管理出現失誤情況，也不利于專業人員的素質提升。第四，管理信息化程度低?，F階段，很多檔案管理工作雖已經進入了科學化的管理階段，但這種科學化的檔案管理沒有得到落實，沒有制定明確的制度和建立相應的網絡化管理系統，導致當前管理制度和設施混亂，缺乏專業性和規范性，更趨于一種形式。
二、深化事業單位檔案信息化管理的策略研究針對上述行政事業單位管理中存在的問題，下面提出了具體改進策略：
（一）提高管理人員專業素質
管理人員的工作能力對于檔案信息化的規范管理具有非常重要的作用。因此，需要對管理人員的專業素質與能力進一步加強和重視。計算機技術水平是檔案信息化管理的中心內容，提高管理人員的計算機水平與能力是深化事業單位檔案信息化管理的重要條件。只有管理人員具備較高的專業技能和較強的計算機水平能力，才能順應檔案管理工作的需求。同時需加強對工作人員的思想教育，讓管理人員從思想意識上對自己的工作重視起來，清楚自身責任的重要性，明白工作中需要注意的事項，以及自身價值建設的意義，定期對檔案管理人員進行各項專業能力的評估和考核，并實行“獎優罰劣”政策，建立嚴格考核制度，從而使每位工作人員能夠自覺遵守，更有利于提高和培養他們的素質和能力，對事業單位檔案管理信息化建設具有非常重要的促進作用。
（二）加快檔案管理的硬件建設檔案管理硬件的建設
事業單位要對保存檔案的硬件設施進行完善，做好對設備的清潔和保養，以及定期查看設備的運行狀態，避免由于設備的性能不穩定或是受到外界破壞而導致保存的檔案資料丟失，造成一系列不必要的麻煩。因此，行政事業單位需加大度檔案管理的硬件設施資金投資力度，完善檔案管理部門所必備的硬
件設施建設，推進檔案工作的管理，將電子存儲和計算機應用
的現代化優勢充分利用和發揮，使信息的錄入和存儲等諸多復雜的工作有序、便捷、高效運行，推進事業單位的卓越發展。（三）完善事業單位檔案管理的應用軟件的開發工作檔案信息化建設是提高事業單位檔案信息化水平和程度，以及工作效率的基礎條件。因此，我們必須對檔案信息化建設重視起來，對于管理工作所需的硬件設備要進行不斷完善和開發管理，以使檔案信息化管理工作跟上時代不斷前進和發展，開發以及選擇適合本單位檔案管理的應用軟件，進一步促進檔案信息管理工作的高效運行。
（四）制定符合事業單位發展的檔案管理信息化總體規劃
事業單位的檔案信息化系統要有可拓展性和靈活性，需要制定檔案管理信息化的總體規劃，才能進一步推進檔案信息化協調、穩定持續發展。充分考慮事業單位實際的人才信息需要，努力構造一個符合經濟發展要求的網絡管理模式。
結語
現代社會信息化發展越來越快，為了避免我國行政事業單位檔案管理工作出現誤差和漏洞，以及減少或防止各種缺陷的發生，就需要將現代化的信息化運輸利用起來，利用信息化的網絡管理，將檔案信息有序、高效存儲和運作，以科學化的事業發展觀來適應科技信息化社會的發展趨勢。不斷開拓創新，加強對檔案管理工作的重視，加大資金的投入，加強對專業技術人才的培訓和管理，實現行政事業單位檔案管理信息化建設的高目標，進一步推動行政事業的發展。
參考文獻：
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中圖分類號：K206 文獻標識碼： A
一、行政事業單位檔案管理實現信息化建設的必要性
檔案管理的信息化實際上就是指改變以往單純保存檔案實體的形式，實現以檔案實體的信息化建設向人們提供服務的方式。對檔案實體進行信息化建設，能夠有效的對檔案信息資源進行分析、分類、加工和提取，從而提高檔案的管理效益。如今的電子檔案和傳統的檔案資料相比，它能夠實現檔案的修改、保存和查詢，并且可借助于計算機實現快速傳遞，大大提高了檔案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了檔案的管理成本。
但是，當前的行政事業單位還沒有真正將檔案管理的信息化建設工作落實，還是比較習慣于傳統的手工操作，部分單位雖然安裝了“人力資源管理系統”但經常習慣性的只把一個人的資料輸入計算機中，在進行資料檢索和調閱檔案時，仍然是手工操作。因此，我們現在經常所提及的“無紙化操作”只是流于形式，而未得到真正落實。所以，新形勢下，為了順應時展的要求，行政事業單位在對檔案的管理上必須改變以往的單一傳統模式，必須朝著信息化的方向建設發展。
二、目前我國行政事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題
檔案管理的信息化建設主要包括檔案管理的規劃、管理平臺的有效建設以及
對檔案內容的數字化處理。但在當前我國的行政事業單位檔案信息化管理中，許多事業單位并沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，使得檔案管理在信息化建設中存在著檔案信息更新速度慢，使用率較低和工作人員素質不高等問題，從而影響 了檔案信息化管理作用的充分發揮。
（一）檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢
目前我國許多行政事業單位雖然已經建立了較為完整的職工檔案信息管理系統，但在實際的工作中由于缺乏對檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺的模塊設置更新較慢，導致一些新近的職工檔案信息不能得到及時的更新，從而影響行政事業單位人才的優化管理。
（二）檔案管理信息化建設平臺使用率較低
行政事業單位進行檔案的信息化管理目的在于通過信息化的檔案管理來降低管理成本和工作量，提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業單位檔案管理信息化建設中，檔案管理信息化建設平臺的使用率并不高，影響了信息化平臺作用的發揮。
（三）檔案管理的工作人員綜合素質較低
在行政事業單位檔案管理的信息化建設中，許多檔案管理人員的專業技能并沒有達到所需要的標準，其綜合素質仍待提高。如許多檔案管理人員對計算機技術缺乏足夠的認識使得他們的知識貯備和專業技能較低，同時由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務態度也有待于進一步提高。
三、行政事業單位檔案管理信息化建設的總體規劃
在制定檔案管理信息化建設的總體規劃時，應該立足實際，應最大化程度的滿足行政事業單位的發展需求，從行政事業單位自身的特點和發展目標出發，經過不斷地調查和研究，從而制定檔案管理信息化建設的長遠規劃和近期目標，從而能夠在網絡模式下，促進檔案管理信息化的建設發展。
（一）實現檔案管理信息資源的數字化
檔案信息資源的數字化是檔案信息化建設的的重要內容，也是對檔案文件進行保護的重要方式。檔案的數字化應該通過利用先進的科學手段，將檔案的物質載體形式轉化為數字化的信息，從而建立檔案的目錄數據庫，以提供服務。檔案的數字化管理辦法應與傳統的檔案管理辦法相結合，通過相互補出的形式，以此來推動檔案的信息化建設發展。
（二）檔案信息化應做到標準化和規范化
標準化和規范化是衡量當代檔案管理水平的重要標志，它是檔案信息化建設中的一項重要內容。因此，行政事業單位在進行檔案信息化建設時，應該按照國家頒布的信息化管理標準，然后根據實際的發展需求來制定內部的管理標準體系，通過不斷的實踐來完善檔案的管理制度。其中，檔案目錄數據庫的建立不僅應該滿足實際操作的簡便性，還應該符合國家的標準。其中，應該對檔案及單位文件的著錄項目、內容、數據庫架構和格式等作出統一的規定，同時還應統一規范檔案數據庫管理的軟硬件的數據指標、文檔格式等。
四、加強和推進我國事業單位檔案管理信息化建設的策略
（一）加強檔案管理人員與網絡技術人員二者之間的合作與工作協調性
要保證高效的檔案管理的信息化建設不僅需要網絡技術人員對檔案信息的錄入與更新，還需要管理人員對信息平臺建設的及時維護以及為他人提供優質化的服務。因此，在事業單位的檔案管理信息化建設中要通過有效互通機制的建立
來加強檔案管理人員與網絡技術人員的合作，從而確保檔案信息錄入與更新的及
時性，促進信息化管理效率的提升。同時在日常的管理中，還要加強對管理人員服務意識的培養，讓他們在工作中更加注重信息管理的規范化，從而為他人提供更好的服務。
（二）加強信息化建設平臺推廣模式的構建
事業單位檔案管理信息化平臺的建設目的在于為廣大的信息需求者提供更優質化的服務，因此，在實際的工作中，事業單位的相關管理部門要加強對檔案管理信息建設平臺的推廣與宣傳，以提升信息化建設平臺的影響力和知名度。同時還要借鑒一些大型企業檔案信息管理的先進經驗，通過信息化建設平臺使用效率的提高來更好地促進事業單位的人才檔案管理信息化建設。
（三）加強對工作人員專業技能的培訓，促進他們綜合素質的提高
檔案工作人員的專業技能和綜合素質在事業單位的檔案管理信息化建設中發揮著重要的作用，工作人員綜合素質的高低直接影響著檔案管理的信息化建設
進程。因此，事業單位在進行職工檔案的信息化管理中要加強對相關工作人員專
業技能的培訓，讓他們在計算機和信息平臺使用技能的不斷提升中促進自身綜合
素質的提高，從而有效地推動檔案管理的信息化建設。
（四）強化服務意識，提高檔案檔案管理服務水平
檔案管理人員應樹立檔案管理的服務意識，把“主動服務”作為工作的出發點和落腳點。這就要求檔案管理人員在檔案的信息化建設過程中，要把檔案管理系統與行政事業單位的管理系統緊密的聯合起來，構建一個一體化的管理系統，將各個部門的信息綜合的統籌進去，實現資源的共享，使得檔案的管理能獲得來良好的系統效益和綜合效益。同時，對于一些較為復雜的檔案信息要做到合理的分類、標引和管理，使檔案信息能夠最大程度的發揮其利用價值。此外，工作人員應注重檔案的數字化管理，才能滿足當今社會科技和發展的需求，進而提高服務水平。充分發揮好檔案信息資源的作用，提高服務質量，已成為當今檔案管理工作者職業發展的必然要求。
結語
綜上，在新時期內檔案管理工作必須緊跟時展的步伐，轉變管理觀念，提高服務意識，采取創新的手段，積極的探索新的管理模式，從而來不斷提高我國檔案信息化的建設水平。
參考文獻
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