時間：2023-05-31 08:33:25
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隨著現在社會的飛速發展，知識管理使企業管理迎來了新的機遇與挑戰，受到知識管理的影響，企業檔案管理工作以及其他的管理形式均進行著改革與發展，發展新興企業檔案管理模式不僅可以提高企業的經濟效益，還能讓企業快速適應現代社會發展的環境。但是，我國企業檔案管理模式仍然存在著許多問題，比如企業檔案管理工作改革速度緩慢，傳統管理模式根深蒂固等，解決這些問題、加快發展企業檔案管理的步伐是現代企業發展與建設過程中需要解決的重要任務。
1 知識管理與企業檔案管理的概念
1.1 知識管理的概念
隨著我國知識經濟的全面發展，知識管理的探究也備受關注。知識管理是現代社會企業發展過程中興起的一個全新概念，管理工作以知識為主要對象，管理的主要目標是有效地運用知識經濟。知識管理可以不斷提升企業的市場競爭力，有效性的整合公司內部資源、提升只是創新的熱情、實現只是的增值。 知識管理的最終目的是通過傳遞知識共享信息資源，使有效的資源信息服務于知識管理工作。
1.2 企業檔案管理的概念
企業檔案管理工作主要從事對職工信息資料、職工生產過程中的實際表現進行整合與評價。企業檔案不僅僅是對職工資料的實際管理，還包含著對企業歷史資料的收集整合，同樣也是企業整體經營狀況與經營結果以及企業在發展中的科研、知識產權的重要依據。
2 傳統企業檔案管理模式存在的問題
1.企業檔案管理模式改革速度緩慢。隨著經濟的飛速發展，市場形勢快速往多元化、信息化、智能化方向發展著，傳統的企業當管理模式跟不上時展的腳步。雖然新興企業檔案管理模式已經得到了重視與初步運用，但是由于新舊交替的不協調性，直接導致了企業檔案管理工作很難正常運行，這樣的不協調性也是企業檔案管理模式改革緩慢的罪魁禍首。
2.舊式觀念落后。檔案管理但從字面意思解讀，是指對企業和人員資料的收集和看管。大部分企業對企業檔案管理的認知僅僅停留在字面意思上，無論是職工還是管理人員，僅僅認識到其字面意思的大有人在，他們直接忽視了企業檔案管理的信息整合與知識儲備的作用。大部分企業的企業檔案管理從建設開始就做深入的理解與認知。
3.企業檔案管理與信息化技術難以結合。在現代社會發展建設中，信息化技術的作用是不容小覷的，雖然很多企業認識到這個問題并通過多種手段來發展信息化的檔案管理模式。但是，由于傳統企業檔案管理模式的局限性很難滿足信息化技術發現的要求，加上檔案管理人員綜合素質同不足，使得企業檔案管理與信息化技術難以結合，阻礙了企業檔案管理模式的發展與企業檔案管理工作的進行。
3 基于知識管理的企業檔案管理模式存在的問題
1.思想認知的重視程度不足。受到傳統企業檔案管理模式的影響，使得大部分企業對信息化技術下的新興檔案管理模式的思想與認知不夠重視，往往將側重點放在企業運作中心工作上，直接忽略了通過知識管理加快檔案管理信息化建設的重要性。甚至有些中小企業的檔案管理工作仍然停留在傳統的人工模式，總體效率差。
2.資源、資金投入欠缺?；谥R管理的企業檔案管理模式發展是以信息化技術為基礎的發展，這就需要良好的硬件、軟件設施以及優秀的技術人才做先決條件，要滿足這些條件則意味著需要投入一定的人力、物力、財力。大部分企業由于各方面原因導致無法或不愿承擔檔案管理信息化建設所需資源資金的投入，這就使得檔案管理信息化建設受到了阻礙。
4 建設基于知識管理的檔案管理模式的建議
4.1 新舊觀念的轉變
基于知識管理的檔案管理模式作為一種新興檔案管理模式，注重于管理理念和方法對實際管理工作的作用，與傳統企業檔案管理相比更完善更先進。這就意味著檔案管理人員需要學習先進的管理思想和理念，積極投入到新興管理工作中去，租金新型檔案管理的發展。
1.改變對傳統檔案管理模式的認識。首先應做到解決對檔案管理認知的局限性，不僅僅只從字面意思來理解，要更加深入的去探索與學習。做到重視檔案管理中資料整合與知識儲備的作用，明確檔案管理對象，做出有價值的檔案管理工作。
2.將檔案管理工作側重在利用方面。檔案管理工作不僅僅是檔案的看管，更重要的是對檔案資源的加以利用。傳統的檔案管理思想是過分的注重檔案的收集與保管，疏忽了檔案的編演與利用這項重要功能，新興管理模式必須拜托這一舊式觀念，并且側重于檔案邊沿與利用，將知識管理理念和方法實施在企業檔案管理工作中，從本質上改變職工的舊式檔案管理思想，促進基于知識管理的檔案管理模式的發展。
4.2 加快企業檔案管理與信息化技術的結合
在社會經濟的飛速發展下，信息化技術也隨之快速發展，知識管理是信息技術快速發展的產物之一，要想建立建設基于知識管理的檔案管理模式就要加快企業檔案管理與信息話技術的結合。企業檔案管理人員應該通過建立數據庫、開發門戶系統、引用計算機搜索引擎等功能來減小企業檔案管理與信息化技術的距離，才能根本上解決難以結合的問題。
4.3 加大人力、物力、財力的投入
要想加快檔案管理信息化建設，就需要有專業人才的指導與培訓，并引進相關的軟硬件設施。這些都需要企業投入人力、物力、財力。對于企業在檔案管理信息化建設的重視程度不高、資金投資匱乏等問，相關部門以及領導都應該做出相關對策，增強對檔案管理信息化建設的重視，盡可能的投入資金幫助其建設，不斷增強人才培訓，不斷完善軟硬件環境，給檔案管理信息化建設提供充足的保障。
4.4 加大對人才專業能力的培養
基于知識管理的檔案管理工作是需要專業人才來進行操作，這些人才利用管理軟件和管理系統來實現高效管理的目的。對于這項專業性很強的工作，企業應當對信息化檔案管理人員進行專業性的培訓，并且設立獨立且專業性強的管理部門，對這支隊伍定期開展培訓工作，不僅要提升職員的專業操作技能與先進管理能力，更要培養其職業道德品質，要讓職員從思想到技能都得到不斷的提升，使之擁有嫻熟的操作技術、先進的管理理念、良好的職業道德，通過不斷壯大與提升隊伍來推動檔案管理信息化建設發展。
5 結束語
基于知識管理的檔案管理模式是一種以知識管理為背景，將企業檔案管理與信息化技術相結合的新興管理模式。新興企業檔案管理模式不僅可以提高企業的經濟效益，還能讓企業快速適應現在社會發展的環境。所以，對于基于知識管理的檔案管理模式的建設是非常重要的，這一模式的建立與運用不僅可以提高檔案管理工作的效率、加快企業的發展，同時也拓展與完善了檔案管理工作的內容。企業檔案管理與信息化技術的結合也開辟了檔案管理與知識管理的新道路，使得企業檔案管理工作得到突破性的進步。
參考文獻
[1]任麗，陳麗，王淑梅.知識管理及其對檔案管理的啟示[J].黑龍江交通科技，2006（06）.
[摘要]隨著互聯網技術的發展，計算機管理已經被應用于各行各業的各項管理之中，檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分對促進醫院發展起到不可替代的關鍵性作用，同時，檔案管理情況也側面反映了醫院的整體建設和風貌，信息環境下，醫院檔案的現代化管理已是大勢所趨。鑒于此，本文對檔案現代化管理的概念和意義做了詳細闡釋，并深入探討了醫院檔案管理的現代化路徑，以期為醫院檔案管理提供更有效的理論指導。
[
關鍵詞 ]醫院；檔案管理；現代化；構建策略
一、醫院檔案管理的現代化概念闡釋
檔案現代化管理指的是利用計算機技術、云存儲技術、互聯網技術等現代化工具進行檔案信息管理，檔案現代化管理是以傳統檔案管理為基礎而發展起來的。
檔案現代化管理可以通過計算機錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節省了操作時間，并有效提高檢索準確率；檔案現代化管理實現了檔案的電子化存儲，檔案管理員和使用者查閱無需直接接觸檔案原件，利用互聯網和網絡存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無限延長了檔案壽命；檔案現代化管理實現了資源共享，進一步提升了檔案資料的開發和利用率。
信息化時代背景下，人們對信息的需求量和時效性要求越來越高，同時，隨著各單位工作開展，檔案的數量不斷增多，檔案庫容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經無法滿足新時期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實現檔案管理現代化和檔案工作的數字化已經是各大企事業單位的唯一選擇。
二、醫院檔案管理的現代化構建策略
（一）電子策略運用
1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統。隨著計算機技術的發展，多種多樣的檔案管理軟件被開發出來，這些軟件各有特點，在選擇時，單位要優先考慮經過國家鑒定的正規化軟件，然后再根據自身需要，在原有軟件基礎上進行二次開發，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統，檔案管理軟件系統既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統相連接，實現檔案的材料搜集、報送、接受、管理、修訂等的全程數字化管理，逐步實現檔案管理的規范化、標準化、自動化和網絡化。
2.利用計算機輔助檔案管理。檔案現代化管理要循序漸進地推進，首先在傳統檔案管理的基礎上，利用計算機工具實現檔案目錄信息的數據化，建立檔案目錄數據庫，然后再實現全文信息的數據化。單位中所有部門均要求利用計算機進行檔案材料管理，并通過一體化工作平臺匯總至檔案管理部門，檔案管理部負責管理和保存單位所有檔案資料，并為各個部分提供檔案查詢借閱服務，通過計算機輔助，檔案管理工作效率大大提升。
3.電子檔案管理。隨著社會信息化建設的不斷推進，無紙化辦公早已由概念逐漸實踐應用到各個領域中。電子檔案的誕生，也引領檔案管理工作進入了新時代。檔案的自動化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續檔案管理工作中的鏈接應用及長久保存問題。
（二）管理環境構建
1.更新觀念，實現管理理念現代化?？茖W理念意識對于檔案現代化管理具有現實的指導意義。面對新的技術、新的管理模式，檔案管理人員必須轉變觀念，走出封閉概念誤區，不斷學習，提升自身檔案管理專業水平和計算機技術應用水平，實現檔案管理人工操作向智能操作的轉變，建立資源優勢，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應該提升對檔案管理的認識，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識和技能。
2.加強軟、硬件建設，促進管理技術現代化。傳統人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現代化檔案管理正在各大企事業單位中深入開展，在推進現代化檔案管理時，先進的基礎設施和硬件工具是最基礎的物質條件。首先，要依據檔案室建設標準配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫房等；其次，要配置現代化檔案管理工作所必須的計算機、掃描儀、服務器、硬盤、光盤、打印機、交換機等硬件工具，這些硬件工具是實現檔案數字化和自動化管理的重要保障；第三，在存儲保護檔案時，要注意配置空調、消防器、除塵器、監控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統，并對檔案管理人員進行統一培訓，教予其掌握檔案管理的各項應用技術，提高檔案現代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科學統一的現代化檔案管理標準和規章制度。執行檔案信息的規范化、統一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環節都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現材料丟失、漏記、誤記現象。同時，檔案材料的內容、分類以及編號等項目也都要求統一標準，并設置密碼，安全存放。現代化檔案管理的方式、手段與傳統檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現代化檔案管理運行機制的全新管理制度和使用規則。
2.加強安全技術的開發和應用?，F代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優勢，但同時，相對于紙質檔案，電子檔案也容易出現人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲存傳輸中的信息失控等安全問題，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數據的丟失或污染，檔案內容真實性難以確保。檔案管理部門和技術部門應重視檔案管理安全技術的開發和應用。如，防火墻技術、反病毒技術、數據備份技術等。
三、結論
目前，社會各行業的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰和機遇，如何高效管理，做好服務是新形勢下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯網信息系統，開拓多種渠道，開發多種技術，有效借鑒社會其他領域和相關信息，放開眼光，創新發展，不斷加快檔案現代化管理進程。
參考文獻
[1]許美村.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀研究[J].科技創新導報，2015(17).
一、新形勢對民政檔案管理的影響
自改革開放以來，我國的經濟體制逐步被社會主義市場經濟體制所取代，特別是近年來，國家大力支持開發經濟建設，國家政策和經濟體制的支持也側重于促進經濟發展，因此，在新形勢下民政工作要與時俱進，創新發展，迎合社會和國家的發展需求，突破傳統的管理觀念。貫徹落實科學發展觀、構建社會主義和諧社會是社會發展的新形勢和新任務。新形勢下的民政檔案管理工作被賦予了更大的使命和要求。只有正確把握民政檔案管理的核心方向，有效落實民政工作建設、管理和服務社會的基本職能。利用科學化合理化的管理手段推動新時期的民政工作創新發展。在科學技術和社會經濟體制共同發展的形勢下，利用新型的信息化管理技術對民政檔案實施高校管理，利用創新思想改善民政檔案管理隊伍的面貌，有效利用科學手段和新思想觀念解決民政檔案管理中的問題。并在實踐中尋求更適合現階段形勢發展的民政檔案管理方法，在發展中不斷進行創新，以保證我國民政事業持續發展，進一步貫徹落實黨的政策和方針，以新思想、新面貌、新態度、新方法落實完成黨和國家賦予民政檔案管理工作的使命。
二、民政檔案管理的核心要求
新形勢下的民政工作側重于發展完善經濟體制，民政工作作為國家基礎工作的一部分，結合著民政工作利民為民的特點，民政工作中涉及的檔案管理工作就尤為重要。民政檔案體現了綜合性較強、涉及范圍較廣、類型較復雜等因素，并且都與民眾的日常生活息息相關，因而民政檔案的管理受到廣大人民群眾及社會的關注。進一步做好民政管理是推動國家經濟發展的重要工作。民政檔案管理的檔案關系到國家政策的落實及實施。在以科學和經濟發展為前提的新形勢下，民政檔案管理的核心要素體現在管理基礎、管理水平和管理理念上。
（一）民政檔案管理的基礎建設是民政檔案管理核心的重要部分。民政檔案可以從宏觀定義上分為專業、文書、實物、電子、聲像和科技檔案等。民政檔案管理是民政部門中的基礎性工作。隨著我國經濟體制不斷發展和完善，民政檔案管理也呈現著多元化的特點，新形勢下的民政工作要求更加多樣化，檔案資料類型復雜，涉及范圍較廣。所以，民政工作更需要與時俱進，利用新型信息化技術完善管理方法，確保民政檔案的基礎性工作跟上時代的發展。利用科學方法收集真正具有保存意義的文檔資料，保證檔案的完整性和公正性，對傳統的檔案管理模式進行創新，推進信息化收集和管理，進而提升民政檔案管理工作的效率。
（二）民政檔案管理的管理水平也在核心概念上占有重要成分。民政檔案管理相對于其他檔案管理較為復雜多樣化，管理人員和管理資料需要進行合理分配，才能夠有效地保證工作質量。民政檔案管理的管理水平體現在檔案管理制度、管理規范、工作制度和員工職責等方面。在科學技術和經濟體制發展的新形勢下，培養具有時代意義的新型管理型人才，利用更具專業性的人才改善現有的管理機制，對工作權責進行合理分配，并物盡其用，達到對民政檔案以及相關人員的合理性管理。
（三）新形勢下民政檔案管理的管理理念也在改變，傳統的民政檔案管理通常存在很多懶散的、不作為、不規范等現象。新形勢下的社會經濟體制給民政檔案管理提出了更高的要求，在傳統管理觀念的基礎上，更需要有協調合作的管理理念。民政檔案管理部門不再是一個單獨行動的主體，而是需要和其他部門相互協作，共同完成國家和政府的任務，以為人民服務為宗旨，摒棄錯誤的封建思想和管理概念，努力形成具有現代化意義的數字化管理概念。
三、新形勢下民政檔案管理的發展方向
我國的經濟體制不斷發展和完善，民政工作也由原來的傳統模式，轉變成了現代化適應經濟發展的管理方式。對于加強經濟建設，以及對全面奔向小康社會目標的確立，國家大力推行各種福利救助、民主政治建設、消防建設、社會事務管理政策等。對民政檔案管理工作來說，其發展方向不僅決定著民生的發展，更將成為一個時代的印記。所以，在新形勢下，找到推動民政檔案管理發展的要素極為重要?，F代化信息技術和數字化檔案管理是新時代的產物，在多個領域應用中發揮其重大作用。所以，在民政檔案管理中，信息技術、數字化處理技術以及創新管理理念也將成為民政檔案管理的發展方向。
四、結語
綜上所述，新形勢下民政檔案管理面臨著巨大的挑戰，多樣化的政策實施給民政檔案的基礎性收集和管理帶來了很大的影響。新形勢下的民政檔案管理迫切需要改善核心要求和明確發展方向。在社會經濟體制不斷完善的今天，信息化高科技技術已經成為各領域普遍應用的管理方法。民政檔案管理更需要條理性強、專業性強、協調性強的數字化管理。所以，新形勢下民政檔案管理將順應時代的發展，對管理模式進行創新，對管理方法進行完善，利用科學有效的信息化管理技術推動民政檔案管理的發展。
作者:袁振 單位:洮南市民政局
【參考文獻】
“以人為本”是科學發展觀的核心?？茖W發展觀是我國經濟社會發展的重要指導方針，在我國的經濟社會發展中發揮重要的作用。而檔案對我國的經濟發展而言同樣重要，只有充分發揮人的作用，堅持突然人、服務人、發展人的理念于檔案工作當中，檔案管理才能真正朝著科學化的發展道路上前進。對員工而言，在工作方面，以人為本就是要滿足員工希望得到領導重視、社會重視的要求。對于員工工作中亮點和閃光點，領導要及時看到并充分表揚。在職務、職稱、工資福利等方面讓員工看到希望。在生活方面，以人為本要去領導要多關心員工的生活情況，對有困難的員工要重點照顧，幫助他們躲過難關。在學習方面，以人為本就是領導要給員工搭建教育平臺，平臺中既要有專業的檔案知識，也要有各種人文書籍的熏陶，培養出高素質的檔案人才。對用戶而言，就是要站在用戶的角度，為用戶提供熱情周到全面的服務。讓每一個用戶都能得到及時便捷全面地檔案服務，使他們在利用檔案的同時感受到檔案服務的溫暖，提升檔案服務的層次，使檔案服務上升到一個新臺階。
2 檔案管理以人為本的重要意義
2.1 有利于社會主義和諧社會的構建
檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。改革開放以后，我國經濟社會迎來了飛速發展時期，檔案的種類和數量在不斷地增加，檔案的利用率也得到大幅度提升，為我國社會主義市場經濟的發展做出了重要的貢獻。黨的十六大提出了兩個大的概念，一個是科學發展觀，一個就是社會主義和諧社會。它們不僅是黨所構建的美好藍圖，也是黨在發展過程中一直在實踐的工作。而以人為本實際上是貫穿于兩個概念之中，沒有以人為本就沒有科學發展觀，沒有以人為本的和諧社會也是不成立的，所以要構建社會主義和諧社會就必須以人為本。在檔案管理工作中表現的更加明顯，對于檔案管理人員而言，如果領導不重視員工的主體價值，無法滿足員工的主體利益，二者之間也必然會產生矛盾。對于用戶而言，如果工作人員不服務好用戶，如果在工作中敷衍了事，二者之間也同樣會出現矛盾。另外很重要的一點，其實許多公民都非常關心檔案，因為其中記錄了我們社會的整個變遷，我們每一個人都有檔案的知情權，這也是民主建設的一部分，也是構建社會主義和諧社會的內在要求。
2.2 有利于我國檔案事業的發展
在檔案事業的發展中，人是關鍵的因素。檔案的主體是檔案資料，是紙張或電子化的數據，而檔案管理的主體是人，同時也是人在記錄的。如果沒有人的管理和利用，檔案是不會有任何的作用的，必須通過人來使檔案變得有價值。所以檔案管理中的以人為本通過重視人在檔案管理中所發揮的重要作用，尊重員工在工作中的價值，樹立起“群眾至上”的服務理念，使檔案在能夠充分發揮作用?！度珖鴻n案事業發展“十二五”規劃》要求：“建立與國家經濟和社會發展相適應的檔案工作體制與機制，充分發揮檔案和檔案工作服務各項建設事業、服務人民群眾的作用。”當前我國檔案工作的重點是在檔案法治化、信息化、社會化等方面，而這些方面都是以人為基礎的，法治化是要保障人的權利，信息化是需要尊重知識和人才，社會化就是要服務于人民。這所有的一切到最后都是歸結于人。而這個人的概念就以人為本，正確認識到人與人之間、人與社會之間的關系，為人民服務，讓人民群眾滿意。只有人民群眾滿意了，我國的檔案事業才能健康發展。
3 以人為本背景下的檔案管理工作發展方向
3.1 建立以人為本的檔案管理制度
人是生產力，處于管理的核心，如果檔案管理制度不能充分地考慮到人的首要位置，不去關心人、理解人和尊重人，那么它也不可能去創造更大、更多的檔案價值。所以要建立以人為本的檔案管理制度需要以人為出發點，不再把管理制度當作是單純約束人的工具，而是應當把其看作成激勵的手段，使檔案管理人員能夠嚴于律己，勤奮工作，不斷提升自己的檔案水平，為檔案事業的發展做出自己的貢獻。要建立這樣一種制度需要領導者和員工的相互配合。一方面是領導者解放思想，改變傳統的檔案管理理念，營造出一個積極向上的檔案管理環境。要多學習新的檔案管理理念，多學習其他檔案部門的工作經驗，多了解經濟社會發展的狀況，為檔案制度的建立打下堅實的基礎。另一方面員工也要參與到檔案管理制度的建設當中。作為檔案管理的第一線人員，依據自己實際工作中的工作經驗，提出自己對本單位檔案管理制度中存在的問題，并最終解決，使檔案管理更符合本單位檔案部門的實際需求。這也是以人為本。
3.2 樹立起以人為本的檔案服務創新理念
中圖分類號：S611 文獻標識碼： A
引言
在面臨更加激烈的市場競爭中，設計企業的數字化檔案管理是以市場需求為導向的管理思想，將客戶要求、企業內部資源、上游的原材料供應商和下游的客戶等整合到企業整體的價值鏈中，以此建立自己的競爭優勢。數字化檔案管理超越了企業原有的檔案管理框架和運作模式，是對企業現有的組織結構、管理觀念、管理方式等管理系統的一場革命性變革。
1 .數字化與電子化的區別
電子化的概念與數字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關的產品，主要是指實體性的產品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數字化則更傾向于管理和使用規范有序后的電子信息，主要指對整個過程進行管理和使用的一種方法和手段，如 “數字城市、數字生活、數字校園、數字管線、數字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數字化的內涵更深，專業性更強。在更大眾的領域通常使用電子化，在更專業的領域通常使用數字化。
檔案工作的發展歷程經歷了從“電子化”到“數字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實現了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進入數字檔案館時代后，對于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對檔案全過程進行管理是衡量數字檔案館的重要標志。所以，從“電子化”到“數字化”是檔案管理方式質的改變。數字檔案館是電子檔案工作發展到一定階段必然產物，它的內涵更深，專業性更強。
我們現在提出的數字化，是各方面 “電子化”工作發展到一定階段的必然要求。目前國內設計企業在設計手段上實現了CAD，三維技術開展的如火如荼；在管理手段上很多設計企業利用綜合信息管理平臺開展工作；在公文管理上使用OA?？梢哉f多方面的電子化工作都得到較大發展，但是要對企業各個過程進行更專業有效地管控，就需要引入“數字化”的概念。如果說的更形象一點，“數字化”就是從最底層的“0,1”進行管控，是最精準全面的管控。所以“數字化”的概念應孕而生，這是管理手段向更高層級邁進的必然要求，是管理方式從大眾化走向專業化的必然體現。
2 .設計企業數字化檔案管理模式的研究
2.1 設計企業數字化檔案管理現狀
檔案管理學科已經成為一個較為成熟的領域，它不僅是管理技術和方法，也是項目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運用到各行各業，對于處于競爭環境中的現代企業和高技術行業來說，尤為重要。我國很多企業已經全面引入并推行了數字化檔案管理，但在企業實際的數字化檔案管理過程中，檔案管理學科被運用得各有千秋，其實際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項目組檔案管理和部門/項目組混合檔案管理三種管理模式。根據企業規?；驒n案管理理念的不同，在實際的數字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。
2.2數字化檔案管理模式的分析
（1）內容豐富，數據量大。與電子化相比，數字化給人的第一感覺應該是海量數據，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內容更豐富多彩，應能包括一個單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計。由于是對整個過程進行管理，所以各種中間數據量比較大。
（2）從管理實體到關系管理。關系管理是數字化最突出的特點，要實現精準全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關系進行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實現“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠對拔出蘿卜后帶出的泥土進行研究，從而全面掌握關于蘿卜的各種信息。
（3）為知識管理提供基礎。知識管理是未來信息系統提供利用的主要模式。數字化最終的實現目標應該是從簡單的查詢、瀏覽、統計階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統一的標準模式，它的概念正在形成，內涵正在不斷豐富。但是有一點可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變為利用者通過一個入口進去后，通過各種關系映射關聯，實現對整個檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時間消耗。
（4）全面電子化的產物。數字化是一個單位多個方面全面電子化后的產物，從信息的輸入、到生產、管理、提供利用等各個方面實現電子化后，數字化才有了實現的基礎。如果一個環節掉了鏈子，那么整個流程就運轉不起來，數字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數字地圖后，會驚訝于它的精準和全面，那是因為從輸入開始它的電子化就已經達到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質量的產品。
3 .設計企業數字化檔案管理生產模式
3.1虛擬化?！疤摂M”源于計算機技術，是指用計算機來虛構和模擬現實世界中的客觀事物和環境，如虛擬磁盤、虛擬網絡等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計算機中，而是計算機通過相關信息的處理，仿造出和現實事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計算機和網絡技術，人們的實踐活動從過去的以物質和能量為基礎的物理空間向以網絡為基礎的電子空間轉化的過程。
從本質上講，虛擬化實際上是一種概念的產物，是真實物理載體抽象化的體現，可以說是計算機和信息通訊技術發展的最新階段。在虛擬化實現的過程中，數字化、電子化、網絡化都是虛擬化的前提和基礎，虛擬化集成了計算機和通訊技術的絕大多數功能，例如數字計算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網絡通信的功能等等。只有當計算機具備所有這些功能時，才能夠說虛擬時代已經到來。
由此看出，虛擬化是數字化、電子化和網絡化發展到一定階段的產物，并且虛擬化是迄今計算機和通訊技術發展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計算機技術的發展趨勢考慮，虛擬化都應該成為未來設計企業數字化的主要技術實現手段。
3.2遠程化。計算機及網絡技術發展呈現出遠程化的趨勢，這也符合數字化未來發展的特點。隨著設計企業業務領域的逐步拓寬，移動辦公的要求越來越迫切。遠程化應該是設計企業未來數字化實現的主要功能之一。
3.3數字化應是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統、數字檔案館、OA、知識管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數字化將會形成設計企業最大的數字信息資源，涵蓋企業絕大部分的信息資源，對于企業的發展具有至關重要的作用。
3.4數字化可能會使設計企業的某些職能發生改變，產生類似“數字化生產中心”這類機構。數字管理中心是設計企業所有數字化信息的管理中心，這類機構的人員有點類似于網站的編輯和運維人員，主要對企業內信息進行加工處理并提供利用。設計人員是信息的生產者和制造者，有點類似于網站的記者，實時產生大量的信息。
4 .結束語
企業越來越發現在日趨分工細化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動，必須把同經營過程有關的多方面資源納入一個整體的企業價值鏈中。基于價值鏈的數字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導向的管理思想，除了注重產品的研究開發、營銷擴張和售后服務等之外，還要將客戶、企業內部資源以及上游供應商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業的競爭優勢?，F代企業管理強調對物流、資金流和信息流的監控，以達到系統的規范化管理。
參考文獻 ：
通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數據。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點
檔案管理工作是一項系統化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產環節文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發事故防范、重大災害險情預防上發揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問題
（一）管理意識落后
現階段大部分建筑企業對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現對檔案管理現代化的不了解。此外，當下部分建筑企業在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統模式，完全沒有實現建筑工程檔案的現代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。
（三）管理人才缺乏
社會不斷發展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業檔案管理人員并不是專業檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。
三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）革新管理意識
革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。
（二）加強人力物力和財力投入
加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。
（三）優化管理人員素質
優化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現管理人員素質的優化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業，為檔案管理服好務。
四、各部門檔案管理人員
（一）各部門檔案管理人員，應按照企業檔案管理者所發的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。
（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業檔案管理者或其他人員。
二、我國科技檔案管理的發展現狀
相關研究顯示，在知識經濟高速發展的今天，每年各單位都會開發新的科研項目，使科技信息愈來愈多，且信息自身也呈現出復雜化、繁瑣化，此時傳統的科技檔案管理模式是不符合發展需要的。其主要表現在落后的管理觀念和管理方法跟不上時代的步伐，科技檔案難以發揮其真正的作用，科技檔案管理工作失去了自身的價值。其次，一些工作人員對檔案管理缺乏經驗，不能將科技檔案進行科學分類。此外，一些科研人員對科技檔案管理收集工作不配合，不愿意將其作為一種資源來共享，而是將其獨有等等。這些原因都使得我國科技檔案管理出現許多問題，嚴重制約著檔案管理工作的有效進展。
三、科技檔案管理中存在的問題
1.對科技檔案管理的功能認識還不夠。由于科技檔案的內容和概念都比較新，當前各行業中的從事科技檔案管理人員，對科技檔案的認識還不夠全面，因此在實際的工作中，對一些科技文檔的歸檔率還不夠高，遠遠不如文本文檔的歸檔率。比如一些某行業的科技活動、一些與其生產研究相關的檔案，對科技檔案管理的意識不足，很多時候對檔案的管理還停留在傳統的檔案管理意識中，沒有采取先進的科學技術進行檔案歸整和管理。
2.管理與服務脫節。檔案的管理主要是為各種工作提供相應的資料和依據的，當前各行業的檔案管理中，很多都只注重文書的收集，對各種聲音影像、科技等檔案的收集比較少，這就極大地影響了各單位檔案的完整性以及系統性，因此在使用檔案為各種工作服務的過程中，出現了嚴重的脫節現象。
3.對科技檔案管理的法律法規比較缺乏。科技檔案往往涉及到一些重要研究，比如某項生產技術的研究，涉及到一些重要的科技內容，因此要加強對其管理，但是當前科技檔案的法律法規管理體系還不夠健全，對于科技檔案的立法也沒有相應的重點，因此在科技檔案的法律法規方面還比較缺乏，對科技檔案的管理存在一定的滯后性，這個客觀原因的存在給當前各行業的科技檔案管理帶來了一定的難度，不利于科技檔案的保密，也給科技檔案的管理人員在日常工作中帶來一定的困難。
四、新形勢下如何加強科技檔案的管理工作
1.加強對科技檔案管理的重視程度。各行業的科技檔案主要是產生于各種與煙草相關的科研以及具體的生產活動，為各行業的發展提供了一些準確有效的資源。因此，各行業在日常的管理中要加強科技檔案管理的意識，將科技檔案管理和企業的管理進行結合，促進兩者的發展。要在整個企業中都貫穿科技檔案管理的意識，讓每個人都有一種檔案保持的概念。要將科技檔案管理納入到企業發展的議程中，在各個部門之間協調配合科技檔案管理工作，加強對科技檔案管理工作的重視程度，為科技檔案的管理營造良好的大環境。
2.加強科技檔案的保管。對于科技檔案而言，其安全性完整性是檔案管理的重要方面。要加強對檔案的保管，在傳統的檔案保管的基礎上可以采取一些其他的措施來保證其安全性和完整性。以防為主，加強防治結合，做到不使檔案分散，不使檔案之間發生混亂，不使檔案丟失和損壞。對于檔案的保密，更是要加強，要建立起嚴格的安全保護措施，防止科技檔案管理中發生泄密，比如一些加密級的文檔，可以采取加密的措施，對于紙質文檔可以放在保險柜中進行保存，對于電子文檔則可以放在一個沒有連接網絡的電腦中進行保存，以防止檔案的泄密。
我國近年市場化經濟發展過程中，大批的中小型企業如雨后春筍不斷涌現，這些企業規模不大，人數不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎上演變和發展起來的企業，另一部分是從新興產業發展起來的具有現代化和國際化特征的企業，如高新技術產業領域的企業。對于從手工作坊演變過來的企業，一般最初的組織領導者文化水平較低，沒有明確的管理存檔意識，更沒有常設的檔案管理機構。對于新興的中小企業，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開始注重檔案管理建設，但由于檔案管理人員、技術和制度的嚴重缺乏，許多中小企業面臨檔案管理明顯落后?？傮w來看，中小企業普遍存在檔案管理不善的問題，有些雖然意識到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業的現代化發展，甚至成為企業發展的瓶頸。本研究系統分析了中小企業檔案管理的特性和存在的明顯問題，提出了如何在信息時代進行現代化檔案管理的思路，為促進企業的現代化、國際化和長遠發展具有非常重要的意義。
一、中小型企業檔案管理的特點
我國雖然很早就有檔案管理的概念和實踐活動，但由于管理總體落后的基本國情，檔案管理很難在中小企業中得到重視。一般中小型企業的發展早期很少注重檔案管理的基礎建設，也舍不得投入大量資金進行現代化的檔案管理，造成了其在發展過程中的一定階段具有的如下明顯特性：
1．檔案管理概念不清。由于對檔案管理的作用不明確，導致對檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業的負責人對檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實際上，現代企業的檔案發展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設檔案、財務檔案和業務檔案等。實際情況是大多數中小企業的檔案內容中，距今越遠、案卷越薄、內容越少，有些內容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。
2．不重視文秘人員的重要性和規范檔案管理的作用。中小企業發展初期通常存在人員流動性大，管理干部不穩定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒有延續性；同時文秘人員的水平不一有的甚至沒有專業的文秘訓練，對文件價值的認識不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來的材料就更少了。同時導致僅存的文件中不規范。如會議記錄的格式不一致，內容不全，日期不明等，有些文件編號也不系統，甚至無編號、批示及處理結果。企業沒有檔案管理，如同沒有企業歷史，更無從談起企業文化和企業長遠發展。企業發展的歷史記錄不全，如廠區舊址無照片；老產品無照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。
3．沒有獨立的文秘檔案辦公機構。中小企業的廠長辦公室是廠長管理的龍頭，通常以廠長辦公室為核心附設檔案管理辦公室。廠長辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關文件內容具有權威性和最終決定性。廠長辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實記錄最多，廠領導一般都將重要文件交文書保存，所以廠辦往往存有當年各類現行文書，如各類上級文件、批復，行政會議記錄；制定的各項規章制度的原稿、打印稿；外事活動記錄；民事糾紛調解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營業執照副本、各類獲獎證書獎杯獎牌等等。但是，由于缺乏系統的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業往來，客戶資料、市場信息等重要的關系企業發展的檔案沒有統一和有效的管理。
二、中小企業檔案管理現狀及存在的問題
1．檔案管理滯后。企業發展的早期，中小企業的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業文件。當企業發展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應現代企業的高節奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經大大落后于企業的發展，并制約了企業的進一步發展。企業的高層管理人員應該意識到檔案管理不僅要為企業保存有價值的各種的原始記錄以供查考利用，同時應重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優化企業發展決策。例如通過檔案管理，找出工作中的不足，加強信息利用，以避免企業不必要的經濟損失。對過去的工作進行分析總結，努力降低成本和提高產品質量，維護企業品牌和知名度，為企業規?；l展和市場產品占領率的提高做出貢獻。
2．檔案管理人員的素質及業務水平低下。中小企業檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個獨立的管理部門，檔案人員不應滿足于上崗培訓的最低標準，應全面掌握檔案管理的理論知識和實際操作能力，熱愛檔案管理工作，能夠適應時代的發展和利用現代科學技術的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質和實際管理水平。
3．檔案管理服務功能缺失。檔案是一個龐大的信息庫，如果能夠將相關有用信息服務于企業的發展，將能夠發揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊的文件和卷宗，沒有進行技術機數據庫信息化管理，或者比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來的發展要求檔案管理人員把相關信息系統地、規范地整理出來，能夠提供充分的已有的信息為企業相關人員提供參考，發揮檔案的信息作用和價值，為企業發展提供便利條件。另一方面，通過檔案管理發現問題，變被動為主動服務。例如，通過綜合國內外新技術資料和發展狀況，了解本行業最新市場動態等。
4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業的安全，如新的設計技術，企業的合同，規劃等資料是企業發展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個方面、各個環節。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責。要從人員、制度、設施、和信息保護技術等各個方面最大限度地延長檔案壽命，保證檔案實體和檔案信息的安全。
三、企業檔案信息化檔案管理的發展過程及途徑
企業檔案信息化已成為企業信息化的重要部分，網絡信息化技術也為檔案信息開發提供了技術支持。隨著計算機網絡信息技術的蓬勃發展，檔案信息載體的形態正在發生變化，檔案信息正在向數字化發展。企業檔案部門要抓住企業信息化建設的機遇，根據檔案管理的要求，對企業信息化規劃和建設提出檔案管理需求。從中小企業檔案管理的發展來看，必須遵循如下發展途徑。
（一）不斷創新檔案管理，提高信息服務質量
檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發展，也為檔案信息資源的開發利用提出了挑戰。如何有效利用檔案資源是一項長期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為企業服務，充分體現其作用和價值。企業檔案部門要把握企業信息化帶來的企業管理的新思想、新模式，樹立創新愈識，運用先進的信息技術手段，實現企業檔案制度創新和管理方法創新。此外，在服務方法上要逐步實現與計算機聯網，采用以數據庫為核心的現代信息處理技術和網絡信息利用技術形成高效的網絡查詢和信息更新模式。
（二）規范企業信息的數據庫管理，實現信息共享
數據庫是檔案信息資源共享體系建設的核心，用數據庫技術組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數據庫是網絡信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數據經合理分類和規范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機中。數據庫技術與網絡技術的融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了效率。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數據庫建設，逐步實現各部門檔案信息化。同時企業檔案信息化建設要認真執行國家相關技術標準，建立統一的信息采集、交換標準，維護數據的一致性、安全性，實現企業信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發揮企業檔案信息化的作用?，F代企業可通過建立檔案網頁，開展電子文件的自動上傳收集和在線服務。隨著企業內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。同時建立電子文件數據管理中心，使檔案部門與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。
（三）健全檔案管理制度，加強信息安全
信息化環境下，企業必須通過技術創新、制度創新和管理創新等方式，改變傳統落后的企業管理模式，建立科學的現代企業管理體制和檔案管理制度。通過建立和健全適應企業信息化環境下的檔案管理例度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下有序地發展。規范檔案管理、企業信息化也是建設科學、規范和嚴格的企業基礎管理的過程。因此，企業檔案部門應積極參與國際質量認證體系的達標活動，實現對文件、檔案的制度化、規范化管理。同時加強對電子文件形成、存儲、傳輸、利用等各個環節以及計算機系統、存儲介質等各個方面的保密防范，嚴防電子文件被竊密。加強機關內部管理，層層落實檔案安全責任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發生后可以進行追溯性檢查甚至追回檔案。
（四）強化檔案人員的素質和管理水平
隨著現代化技術在檔案部門的應用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質，掌握熟練計算機和應用軟件的專業技術，不斷提高現代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時，重視檔案人員的繼續教育工作，普及現代檔案科學技術知識，讓檔案工作者具有現代化的發展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續發展的需要。
綜上所述，中小企業檔案部門應樹立全新的檔案管理工作理念，加強企業檔案信息的管理開發和利用，不斷加強提高企業檔案管理人員的素質，才能應對信息化給企業檔案管理帶來的巨大變革。
參 考 文 獻
[1]王儒琳．淺談信息化環境下的檔案管理[J]．管理科學．2011：82
[2]張慧玉，尹玨林．企業社會責任前移：小企業和新創企業的社會角色[J]．科學學與科學技術管理．2011，32（7）：130～135
0引言
“互聯網+”時代已經到來，計算機網絡逐漸滲透到社會的各行各業之中，檔案管理也是現代信息化時代需要進一步拓展的空間。大數據是信息化技術發展到一定程度之后的必然產物。在當今社會中，更多的信息實現了電子化，數字化的發展模式，這樣就給我們查詢相關的信息帶來了更大的方便，我們可以運用手機或者計算機調閱相關的信息，即：信息的大數據時代已經到來?；谶@一背景條件下，檔案管理的價值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計算機電子化、數字化的虛擬網絡之中，實現檔案數據更廣泛的共享。
1大數據對于檔案管理的意義分析
1.1實現檔案管理的高效性
大數據的概念就是基于網絡信息技術，將相關的信息通過網絡進行共享。這樣思想運用到檔案管理之中，可以實現不同檔案管理部門之間的資源共享。在查閱檔案的時候，調閱者可以得到更多全面的信息，相關的數據參考更多。大數據的概念實現了檔案管理的開放性，使得更多的資源可以向調閱者開放，幫助他們更加高效的查閱相關信息。
1.2實現信息的可靠性
由于大數據是將更多的檔案資源進行整合，實現一個龐大的虛擬數據庫。在這一數據庫中，我們可以更多準確地找到自己所需要的資料和信息。在調閱的過程中，檔案資料的真實性有了進一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調閱的檔案資料。
1.3強化了自動分析能力
在大數據的理念中，我們還加入了數據分析的環節。更多的大數據在被調閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時候我們就需要依靠計算機對其進行有效分析，不斷拓展自動化的分析，由于這種自動分析是計算機事前設計好的，具有一定的科學性，自動分析的結果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動分析能力可以幫助我們在大量的檔案數據中得到最為準確、科學的結論。
2提升大數據在檔案管理價值的具體措施
2.1系統開展信息化建設
由于大數據需要基于當前的不同檔案部門之間相互數據共享的基礎上，因此，實現所有部門之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門標準化的信息技術改造。例如：使用同一個數據庫系統，使得他們在檔案信息電子化改造過程中，最終可以實現相關信息共享。這一點十分關鍵，只要有一個部門信息化系統改造不徹底或者是數據庫系統不一致，都可能造成最終的數據共享的困難和問題。因此，在信息化改造的過程中，所有的部門需要相互協作，加強溝通，頂層部門需要進行信息化系統的統一采購和安裝，同時針對技術人員進行統一的培訓，使得他們充分掌握系統的使用、維護和日常問題處理。在信息系統建立之后，我們需要進行聯調聯試，查找數據共享過程中的問題，最終實現整個系統的完善和優化。
2.2加快紙質檔案的電子化進程
現代的大數據概念是基于網絡計算機的電子化數據信息。然而我們在過去的幾十年中，所有的檔案都是紙質的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實現檔案的大數據共享，第一步就是需要實現這種珍貴的紙質檔案資料的電子化轉換。將相關的紙質檔案掃描、拍照，形成一系列系統化的電子檔案，這樣才能進一步輸入電腦，實現與網上數據對接。在紙質檔案的電子化進程中，我們需要進一步掌握相關的技術，做好更多的防護措施，盡可能地保證那些珍貴紙質檔案的完整性。
2.3構建檔案信息化管理的統一標準
檔案在進行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對這些不同的選擇，我們需要進一步構建統一化的標準。在進行信息化建設過程中，只有統一標準，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對等性。具體來說，我們需要規范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構成一個完整的電子檔案數據。同時，我們在檔案的電子化處理過程中，進一步統一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進一步統一，差異性才能降到最低。
2.4人員的信息化素養提升
信息化技術、大數據理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過相關概念，對其應用和操作知之甚少。我們需要進一步加大對檔案管理人員的信息化技術素養提升。因為檔案管理需要有人員進行操作，同樣的檔案信息化建設、大數據的建立都是需要人員去實施，所以我們需要對這些操作、實施人員進行信息化技術的培訓。同時我們還需要進一步引入一批專業化的信息人才，他們的進入可以幫助我們實現檔案管理隊伍的優化，進一步幫助在崗人員相互學習和交流。信息化培訓的形式可以多樣化。例如：自學與交流相結合，理論與實踐相結合等都是可行的。培訓的時間可以集中在工作相對輕松的時間段，采用集中和分散教學相結合。
3 結語
檔案管理借助大數據的理念將實現質的飛躍，其高效性、準確性將得到進一步提升。在大數據改造的過程中，檔案管理工作需要注重系統改造的統一性，加快紙質檔案的電子化，構建管理標準，強化管理人員的技術培訓，從而為檔案管理價值的提升奠定基礎。
參考文獻
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.153
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）12-0-01
檔案管理工作一直是各企、事業單位的重點關注區域。檔案管理工作開展得好，既可以保證工作順利進展，也可維護企業利益。但在信息化時代的大背景下，傳統的檔案管理模式已經難以適應企業的發展需要，一方面導致辦公效率低下，另一方面不利于信息統一管理，難以保障信息安全。這就要求全體檔案管理工作人員認真創新工作模式，改變管理思維。本文從以下幾個方面進行探討。
1 信息化對檔案管理的影響
信息化，通常指現代信息技術應用，特別是促成應用對象或領域（比如企業或社會）發生轉變的過程。作為對發展狀況的一種描述，信息化是指一個地理區域、經濟體或社會不斷發展為以信息為基礎（或者說基于信息）的程度，也就是說在其信息勞動力規模方面的提升程度。
“信息化”概念產生于日本。1963年，日本學者梅倬忠夫在《信息產業論》一書中描繪了“信息革命”和“信息化社會”的前景，預見到信息科學技術的發展和應用將會引起一場全面的社會變革，并將人類社會推入“信息化社會”。1967年，日本政府的一個科學、技術、經濟研究小組在研究經濟發展問題時，依照“工業化”概念，正式提出了“信息化”概念，并從經濟學角度下了一個定義：“信息化是向信息產業高度發達且在產業結構中占優勢地位的社會――信息社會前進的動態過程，它反映了由可觸摸的物質產品起主導作用向難以捉摸的信息產品起主導作用的根本性轉變?！?/p>
信息化不僅使檔案門類不斷增多，如新出現的個人檔案、信用檔案、職稱檔案等，而且內容復雜多樣，數量急劇增長；另一方面，電子政務的實施，普及并提高了辦公自動化程度，檔案載體類型已由過去單一的紙質檔案發展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩定因素增加。
隨著社會的發展，單位及社會對檔案信息的需求日益增長，從而對管理者的知識和能力結構提出了全新的要求。同時，辦公自動化加快了檔案工作現代化的進程，電子文件等新型載體不斷出現，傳統的紙質檔案管理方式明顯不能滿足對這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內容結構及檔案人員知識結構的變化。因此，檔案信息化的呼聲也在水漲船高。
而所謂檔案信息化，是指在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置管理并提供利用服務。也就是說，檔案信息化就是要把檔案管理模式從以面向檔案實體（紙質檔案）管理保存為重點的模式過渡到以電子檔案形式儲存管理的模式。這更利于檔案信息的整合、跨區域調度、及時更新、資源共享及安全管理。
2 檔案管理模式的創新點
2.1 建立網上檔案管理系統，整合數據庫，開設檔案管理主頁，提供網絡檔案管理服務
對公開的信息，及時在網上更新，方便大家查看。對保密信息服務，只針對專人開放，需驗證身份，通過密保，預約查看。對需要調取紙質檔案的人員，也可通過網絡平臺進行申請預約。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，實現檔案管理數字化，數據庫化；檔案管理服務網絡化，管理工作自動化。從而大大提高工作效率，節省工作時間，這對檔案查詢人員和管理人員來說都大大縮短了辦公周期，免去了繁瑣的行政手續。
2.2 電子檔案的自動采集上傳與備份
對于老舊的檔案要做好電子檔案備份工作。檔案管理室的地方是有限的，但是網絡管理平臺的空間是無限的。尤其是對一些年代久遠，即將過期的檔案，要建立電子檔案備份以備不時之需。對現有檔案和即將采集的新檔案，全部實行線上線下雙保險制度。也就是說，既要有線下的紙質檔案，也要有線上的電子檔案。兩份檔案互為參照，能大大降低檔案出現人為錯誤的可能性。而對于今后要新采集的數據，要及時建立網上采集通道，讓人們學會并適應自己采集、自己上傳相關信息。這既可以節省辦公時間，也可節約辦公成本。
2.3 提高信息加密技術
信息化浪潮裹挾而來的不僅是機遇，更多的是挑戰。對檔案信息化來說，最重要的就是要守好信息安全這個高地。除提高安全意識，從心理上建立安全防線之外，采用先進的信息加密技術，從技術層面上保證信息安全也十分重要。各單位在建立檔案管理系統的時候，要對數據庫加密，設置身份準入制度，核實密?？诹?。
2.4 創新檔案管理制度
結合現有情況，各單位部門要及時調整自己的檔案管理制度，創新檔案管理人員考核辦法。過去的經驗制度早已不適用于現在的情況，各單位要注意從保證信息系統的規范應用、合理開發信息安全等角度綜合考慮，建立起信息管理部門、組織部門、人事部門等共建共管的檔案管理制度。
3 結 語
順應時代潮流，做好檔案管理信息化的改革創新工作，是每一個檔案管理工作者的使命。在檔案管理工作中不斷探索不斷前進，找到最適合的管理模式，接收最新鮮的管理理念，不斷提高檔案管理工作中科學的比重，才能使檔案管理在信息化浪潮下更有活力。
主要參考文獻
本體（Ontology）屬于哲學方面的概念，從哲學的角度來說，它是對客觀存在的一個系統的解釋或說明，關注的是客觀現實的抽象本質。1993年，Gruber對此進行了新的定義，認為“本體是概念模型的明確的規范說明”。后來，Borst在此基礎上對本體理論進行了完善，認為它是指共享概念模型的形式化規范說明。Studer對此進行研究與總結后提出“本體是共享概念模型明確的形式化規范說明”?！案拍钅Ｐ?、明確、形式化、共享”是這一概念中的4大特征，它們是在計算機人工智能方面有知識表達的意思。我們將本體理論運用到數字檔案管理信息系統建設中，對檔案資源進行描述，并統一數據采集模式，從而實現信息資源的共享與提取。數字檔案館管理系統的主要功能包括借閱管理、檔案錄入、檔案檢索、檔案備份與恢復等。
二、數字檔案系統利用本體建模流程
檔案管理系統中的本體是檔案范疇內的專有概念，用于表示某個專門領域范圍內的全部知識。領域本體是專業性范疇，可詳細描述出某個學科內的關鍵詞條與這些詞條間的關系。有時描述的內容還涉及到該學科內頗有影響力的理論成果。具體來說，檔案領域本體就是針對查詢功能的檔案領域建模的結果。通過充分挖掘將與檔案有關的所有查詢操作均抽象為同一組概念。檔案本體對現實活動中檔案的解釋，是基于概念結構與抽象空間兩個方面的，屬于一種系統化過程。創建本體的方法不是唯一的，但能保證本體構建的正確性與完整性。本體構建流程包括四步：確定需求分析、創建共享詞庫、表示本體、客觀評價本體。
本體中最基本的概念就是類，定義本體中的類實際上就是明確類之間的層次關系，并明確類的屬性以及類之間的約束關系。對于概念層次的分析主要有3種方式：分別是自頂向下法、自底向上法、綜合法。自頂向下法是指在某一領域中從最大的概念開始，逐步添加子類，從而將概念細化。自底向上法則相反，是從最小的類定義開始，逐步向上將這些相似的類組織在一起形成更大的概念。綜合法是將上述兩種方法結合起來運用的方法。不管采用何種方法，均是從定義類開始。比如，以檔案本體為例，采用自頂向下的方法，其中，最基本的類有檔案與檔案信息兩個。在檢索檔案信息時，用戶可將題目、檔案號、分類號、責任者、關鍵詞等作為檢索條件。因此，頂層概念就是OWL Thmg，中間層概念包括檔案與檔案信息，底層概念中檔案對應的是檔案類別，包括文學檔案、歷史檔案、科技檔案等；檔案信息對應的是卷宗號、案卷編號、題名、文號、文種、密級、保管期限等信息。
三、利用Protege構建檔案領域本體
根據目標客戶的具體需求來建設檔案管理信息，以提高檔案管理的工作效率。Protege是基于面向對象的JAVA的一種開發工具，支持類、元類及屬性的OKBC兼容。在利用該工具構建本體時共有4個步驟，包括需求分析、確定類與所屬層次、明確屬性，添加實例。在設計檔案檢索領域中的本體時，借助該工具生成OWL文件，達到檢索目的。
