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種子檔案是種子工作歷史軌跡的真實記錄和縮影．因此要運用種子從生產到發展至消亡各階段的規律．總結各階段種子工作的經驗．按照各類生物種子的整個生命歷程的科學發展規律和人們圍繞這種生命歷程所進行的各項工作．有計劃地收集、整理、鑒定、登記、保存、交流推廣和利用種子資源。各級政府要以《中華人民共和國種子法》為依據，根據種子檔案自身的規律和特點，構建起完善的、科學的、運作靈活的種子檔案管理體系和服務體系2建立健全種子生產檔案體系根據種子生長特點．建立健全種子生產單位檔案載明生產地點、地塊環境、前茬作物、親本種子來源和質量、播種期、播種量、密度、施肥用藥、技術負責人、田間檢驗記錄、產地氣象記錄、種子流向等在生產過程中所形成的全部檔案定期審核生產者有無繁殖種子的隔離和栽培條件．查看種子生產相適應的資金、檢驗設施、檢驗專業技術人員等情況，建立專業、統一、成套的種子生產檔案新體系，切實保證種子質量。
3加強流通監督．建立健全種子經營檔案體系對種子企業生產經營資質、生產經營許可證編號、生產經營品種真實名稱、品種審定證書、品種授權證明或轉讓文件、生產經營檔案、分支機構分布情況等重要信息全面詳細地編錄入庫，載明種子來源、數量、名稱、加工、貯藏、運輸和質量檢測各環節的簡要說明及責任人、銷售去向等內容，并對品種進行抽樣封存。有效地規范種子企業的生產經營行為．使種子管理逐步實現統一化、規范化、信息化、科學化的新體系。同時要加強流通監督．依法規范種子市場．有效地維護農民合法權益．促進農業增產．農民增收。
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）25-0338-01
引言
根據我國事業單位檔案管理發展情況來看，我國事業單位檔案管理體系建設主要涉及三個方面，即；檔案資源體系建設、檔案利用體系建設、檔案安全體系建設。
一、事業單位檔案資源體系建設應該遵循的原則
1、地域化原則
每個地區都在歷史發展過程中形成了本地的地域特色，這些地域特色以各不相同或者相同、相近的方式融入到社會群體工作、生活等活動的多個方面，成為了推動區域發展的根本動力。利用區域特色來建設事業單位檔案資源體系，主要包含以下方面：
（1）收集事業單位檔案時要對該地區的地域特色進行充分考慮，將那些能夠反映本地區特色的檔案資源收集進館。受歷史問題影響，很多檔案館都沒有豐富的館藏文化方面的檔案，所以檔案館在收集反映本地區特色的經濟建設、社會建設檔案資源時，還要收集有關文化方面檔案資源。檔案館還可以利用現代科技手段，將記錄非物質文化遺產的種類、數量、分布狀況、表現形式、生存環境等方面的文書檔案、音像檔案收集進館，并為其建立起檔案數據庫?！?】
（2）檔案資源整理必須要突出地域特色，并按照最能反映區域歷史真實的肌理整理卷宗和編輯展示。事業單位檔案資源體系的構建要從源頭開始抓，不僅要重視起檔案收集工作，還要注意在整理的過程中突出地域特色，從而使檔案的歸集形式能更加符合歷史，也更符合當前事業單位的實際情況。此外，從原則上來說，檔案館可以在保持過去文本檔案卷宗不動的情況下，將館藏檔案資源開發利用的成果建立成專題數據庫，達到豐富館藏利用路徑，發展服務科學的目的，這對事業單位檔案管理工作開展也有重要意義。
2、多元化原則
總的來說，事業單位檔案資源體系建設多元化原則主要包括檔案資源內容的多元化和檔案資源收集手段的多元化。
（1）檔案資源內容的多元化。目前，我國各級檔案館接收的主要是現有機關和撤銷機關檔案，由此出現了各級檔案館館藏資源內容單一的問題，所以為了給事業單位檔案管理體系建設打好基礎，就要先解決好檔案資源多元化問題?？梢酝ㄟ^以下途徑去實現：一是擴大檔案的接收范圍，事業單位檔案部門要改變過去不重視檔案管理的做法，擴大檔案的接收范圍；二是不斷豐富接收檔案的種類，從多個角度去收集各種檔案資源，不僅局限于文書檔案，還可以延伸到實物檔案、音像檔案等，從而促使檔案資源的準確度得以提升。【2】
（2）檔案資源收集手段多元化。事業單位檔案資源收集作為整個檔案工作開展的一個重點，其收集工作質量的高低將直接關系到檔案資源的建設水平。所以，就要運用多元化手段去收集檔案。一方面可以在企業內部定期舉辦展覽等檔案利用活動，以該類活動作為契機，加強收集檔案資源；另一方面則可以提前介入到重大活動的籌辦舉辦、重要事件的處置，通過相關檔案資源的收集，構建出專題數據庫，這也是豐富檔案資源的一個有效方法。
3、規范化原則
檔案資源體系構建的過程中，要根據新的政策精神，發現問題、分析問題、解決問題，逐步建立起健全的規范、制度、標準，提高檔案資源建設工作的規范化水平。
（1）健全歸檔規范。事業單位檔案部門要認真調研當前不適合檔案事業發展的條款，完善歸檔范圍、健全歸檔制度。
（2）健全流程規范。流程的規范化有利于保證檔案資源體系建設的良性發展，只有將檔案資源體系各部分、各環節的建設流程都納入規范化管理，才能使整個體系能按照預定的設計軌道發展?！?】
二、拓展檔案利用體系建設
1、增加檔案利用設施，對信息查閱平臺進行不斷完善
為了促進事業單位檔案管理體系建設，應該積極的改造查閱環境，可以為檔案館多添置計算機、打印機、視頻監控等查閱利用設備，從而為檔案查閱提供便利條件，人們也能享受到更便捷的服務。
2、健全資料檢索體系，完善檔案利用制度
事業單位檔案部門要健全資料檢索體系，完善檔案電子目錄，及時更新檔案目錄數據庫。此外，還要完善檔案工作人員職責、工作流程、查檔須知及現行文件查閱利用辦法等，在網上公示出查閱利用指南和查閱須知等。
3、規范檔案服務窗口，提高服務質量
為了能突出為民服務主題，提高服務質量和效率，檔案館還應該設立檔案保管利用室，并由專人查檔。檔案管理人員要熟練掌握檢索體系，熟悉館藏內容，了解檔案利用者的信息需求，使服務的針對性得以提高。
三、提升檔案安全體系建設
檔案安全是檔案部門的第一要務，同時也是事業單位檔案管理工作的生命線。所以，在檔案安全體系建設方面就要先加強檔案人的安全思想建設，提高他們的安全意識，并且執行安全法規。
1、建設安全的檔案室
應按照《檔案館建筑設計規范》的具體要求，建設起能滿足未來幾十年查閱需要的高標準檔案室及確保檔案安全的檔案庫房。
2、完善安全設施建設？
在檔案室內應該安裝自動報警、自動滅火設施，配備滅火器材等。而對于那些溫濕度不利于檔案安全的檔案室，則有必要安裝溫濕度調控設施，對特殊載體檔案，如電子檔案、音像檔案等就要安裝特殊的溫濕度調控和防磁等設施?？傊猩婕皺n案原件的場所，都有必須安裝監控設施?！?】
3、管理好電子文件，保證電子文件的安全性？
統一技術應用標準，明確歸檔范圍，保證數字檔案和電子文件內容真實、有效。電子文件的檔案室，要安裝經過檢測的檔案信息系統，以確保電子信息在傳輸、存貯中的安全。用來掃描、復印、存貯、縮微檔案的設備必須經過安全檢測才可使用，以免檔案信息被竊取。
四、結束語
通過上述的分析可知，檔案管理在事業單位中發揮著重要作用，對于事業單位的未來發展有著極為重要的借鑒意義。它不僅記錄著每位員工的成長、也見證了整個單位的發展。雖然當前來看事業單位檔案管理體系建設仍然有很多問題存在，但是只要進行有針對性的分析，就可以將這些問題解決。為此，事業單位需要提高對檔案管理工作的重視程度，完善檔案管理體系建設，使用現代化的檔案管理方式，提高檔案管理人員的水平，優化事業單位檔案室的建立，使事業單位的檔案管理工作有良好的環境和氛圍，促進檔案管理效率以及效果的順利實現。
五、參考文獻
【1】李東《“三個體系”建設對檔案管理工作的重要性分析》[J]，《黑龍江檔案》2014年02期。
1 高職院校建立學生誠信檔案的作用
誠信是現代人才素質的基本要求，是市場經濟的道德基礎建設，誠信是大學生的基本道德素質必須具備的，高職院校在學生誠信檔案管理中的誠信教育，主要目的是監督學生的行為，誠信鑄就人生道路不可缺少的競爭力，告訴學生，如果個人誠信問題，將對就業和社會生活帶來了不便，誠信是一種品德，不是單純的個性要求，關乎一個人，甚至整個社會。學生失去了誠信不僅不能申報學校的獎學金，更不能辦理個人貸款，學校還可以公布因違反誠信學生行為，讓他們了解社會輿論的壓力的嚴重性，在一般情況建立誠信意識，有利于督促學生重視信用，自覺維護良好的信用。高職院校學生獲得良好的誠信教育，學校還為學生提供了信用檔案，這將大大降低單位用人的工作量，有利于用人單位、學生的雙向選擇，有效地遏制了學生使用假文憑，證明作弊現象。
2 大學生誠信檔案的含義及內容
誠信是現代人才素質的基本要求，是市場經濟的道德基礎建設，誠信是大學生的基本道德素質必須具備的，高職院校誠信教育的主目的是為了督促學生的誠信行為，大學生信用檔案是指大學生在校期間的生活記錄，能反映其在誠實信用狀況的全面信息，對在校學習期間記錄的獎懲，志愿服務，參加活動情況，其內容包括學生的思想道德，經濟活動和日常生活，工作和學習等諸多方面。
大學生個人信用檔案客觀評價作為真實記錄的輔助部分，其具體內容包括個人基本信息、學習評價、學校綜合評價、實踐承諾四個部分。個人基本信息，包括個人基本情況，家庭情況，家庭成員基本情況，身體檢查的情況，入學后由學校統一組織學生工作人員收集上述信息，根據學生的個人成長過程中，不斷補充更新。
學習誠信評價關于學生參加各種學習，考試，借閱等活動中的信用評估，包括獎學金獲得，計算機等級考試，護士或護理人員通過資格審查、考試違紀、紀律處分等，特別是對學生存在的學習問題都如實記錄，如：考試作弊、抄襲、上課遲到、早退等。
學校全面完整的評估，可以細分為以下四大類的記錄：道德誠信記錄，具體包括：每年道德素質綜合評價的評價、違反學校的紀律處分的紀錄、獎勵和日常生活誠信狀況的評價等。經濟信用記錄的完整性，個人經濟的基本情況，交學費，助學貸款，勤工助學，社會支持的誠信記錄，如學生貸款，包括無條件和理由不償還、弄虛作假、騙取生活困難的津貼。社會實踐誠信評價，學生在校期間的記錄，以參與社區活動，公益活動，如：愛心捐贈、扶老助殘和在體育、科學和技術等方面的各種榮譽等。畢業生就業記錄：在學生畢業前誠信求職，學校將畢業生在校期間，個人信息細致、全面的記錄，求職期間給予每個學生完整詳細的記錄，畢業生的簡歷也要經過嚴格的審核部門簽字，這樣也能形成一個嚴密和完整的個人簡歷。
踐行誠信承諾是大學生信用檔案的必要補充，根據《大學生誠信行為規范細則》編制，是在校期間學生有關行為的承諾。大學生自愿申請建立信用檔案，并在誠信承諾書簽字，同時，學生應切實保障嚴格的恪守誠信校規。
3 大學生誠信檔案管理體系運行模式
大學生信用檔案的基礎工作，以收集，歸納、分類、整理、鑒定、利用等工作流程為主要線索，首先，要明確信用檔案的收集范圍，在數據收集過程中整理文件，學校各部門和個人應當對有關誠信檔案信息的活動予以重視。其次，建立信用檔案資料3級收集機制。第一階段由在校大學生基層管理人員對學生的信用信息的采集，建立了專門的學生個人信用檔案；第二階段由高校將所有的學生檔案匯總一起，利用計算機網絡技術匯總到學校檔案館；第三階段由檔案館為每位學生接收，存儲，歸檔，誠信記錄，以確保完整的庫文件的完整，隨時以備將來參考。
同樣，學生信用檔案的材料，必須進行動態管理，并堅持以下四點。
（1）嚴格鏈接學生信用檔案管理信息。大學生信用檔案的基本內容是復雜的，每個學生的信用記錄都是獨立的文件類型，形成學生個人的自我活動，如果學生信用檔案，可根據學生―― 年級、性別、籍貫，各部門細化分類內容，將對讀取檔案提供極大的方便。
（2）規范文件管理工作流程的處理。作為檔案管理部門，高校檔案館在高校學生信用檔案管理中發揮著重要的作用。不僅要對學生信用檔案，收集數據和初步審核，整理，同時也要科學分類和歸檔數據，使信用檔案作為一個真正的實體，能達到識別和利用安排的完整性地步。
（3）科學借閱審查程序。信用檔案，因為該材料的組成是在不斷的變化，信用檔案及時識別是必要的，在校大學生信用檔案價值鑒定，直接關系到學生的個人信用問題，是一個非常嚴肅的工作，確定信用檔案，要堅持實事求是的科學態度，遵循其真實性，普遍性，由學生事務處，學校誠信紀律辦公室等職能部門組成學生信用檔案評審組，以確保信用檔案的綜合性和真實性。
（4）建立一個數據平臺，方便查詢閱讀網上信用檔案制度。因此，將學生誠信檔案管理工作實現網絡管理的自動化，大學生信用檔案和開放式管理的規范，將有助于進一步發揮大學生信用檔案系統的作用。
【關鍵詞】
測繪檔案；管理體系；建設
隨著科學技術的不斷發展和社會的進步，人們的生活水平不斷提高，對于物質文化和精神文化的追求也在逐漸改變。其中，測繪是經濟社會發展和國防建設的一項基礎性工作，測繪檔案是國民經濟發展和社會和諧的重要資源。本文通過對當前測繪檔案的利用與服務管理現狀進行分析研究，發現其中存在的問題和不足，然后分析其發展趨勢，提出一些有效方法促進測繪檔案的利用與服務管理體系的建設完善，從而有效實現測繪檔案的現代化管理。其實，不同地區的地理特征、環境條件等都不同，測繪則是將地面已有的特征點和界線通過測量手段獲得反映地面現狀的圖形和位置信息，供工程建設的規劃設計和行政管理之用。測繪檔案是指在大地測量和地圖繪制活動中形成并歸檔的科學技術文件材料。按照使用性質不同，測繪檔案一般分為基本測繪檔案、專業測繪檔案、特業測繪檔案和現勢參考檔案。測繪檔案的信息化管理和服務管理體系的建設與完善，有效地實現了檔案現代化管理，提高工作效率和質量，為人民生產生活提供更大方便。但是，在測繪檔案的管理過程中也存在一些問題，阻礙了檔案的系統化、信息化管理，有關單位和機構應該高度重視起來，促進改革。
一、測繪檔案的發展趨勢
（一）紙質測繪檔案的提供和使用呈下降趨勢。紙質測繪檔案由于保存時占用空間大、使用時間短、更新周期慢、產品單一等，逐漸不能夠滿足人類生產生活需求，它的提供和使用整體呈下降趨勢。
（二）數字化檔案現勢性好。數字化檔案的更新周期短、易于保存，并且能夠結合計算機進行利用和管理，使得數據更加科學化、準確化，滿足人類需求。并且近年來政府正在加大對測繪檔案利用與管理的基礎投資。有了政府的支持，相信數字測繪檔案在各個領域的發展空間是非常大的。
（三）測繪檔案的利用與服務管理體系的建設促進地理信息產業的發展。地域的廣闊和環境的復雜給測繪工作帶來難度，而數字化測繪檔案的發展與利用大大地降低了工作難度，可以利用先進的科學技術代替人工勞動，并且準確度很高，有效促進地理信息產業的發展。當發生一些地震等自然災害時測繪檔案可作為輔助平臺。
二、測繪檔案利用與服務管理體系建設現狀
（一）缺乏具有實際指導意義的標準規范。當前，有些標準規范缺乏實際指導意義，只是對測繪行業或者檔案管理進行規定，沒有將二者有機地結合起來，無法充分發揮其可操作性，從而在一定程度上阻礙了測繪檔案的利用與管理。
（二）歸檔過程不規范。在測繪檔案歸檔過程中，有些項目人員沒有很好的進行數據組織和數據命名，導致數據混亂繁雜，甚至存在重復的數據，加大了后期整理的難度。或者有些工作人員為了省去繁瑣的歸檔步驟，簡化歸檔步驟，可能導致檔案的丟失。
（三）管理措施不到位。在測繪檔案管理過程中，工作人員的管理措施不到位，每個人的工作能力和職業素養不同，在工作中可能由于操作不當造成檔案的損壞與丟失。還有就是部分數字測繪檔案和傳統載體測繪檔案混雜在一起保管，難以確保載體安全，也給利用帶來不便。
三、促進測繪檔案的利用與服務管理體系建設策略
（一）制定可操作性強的規范制度。有關單位應該根據實際情況，制定可操作性強的規范制度，有計劃地修改數字測繪檔案的接收、整理、保管等標準，將測繪行業和檔案管理有機地結合在一起，有效實現信息數字化管理，提高工作效率。
（二）嚴格執行歸檔制度。有關人員應該嚴格控制歸檔過程，嚴格執行歸檔制度，在歸檔測繪成果數據的同時，還必須同時歸檔其對應的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式等技術因素和背景信息。還有就是及時對信息系統進行病毒查殺，保證數據的完整性等。
（三）提高工作人員職業素養。有關機構應該注重提高員工的職業素養，定期安排員工去優秀的其他測繪檔案管理單位進行實習，學習先進科學的管理技術。可以聘請專家為員工進行技術指導和知識講解，幫助老員工學會先進科學技術的使用，幫助新員工進行工作經驗的積累。
（四）做好數據檢查和數據備份。歸檔工作的操作不當給數據完整性帶來風險。所以有關人員應該注重數據的檢查與備份，定期對數據進行系統檢查，或者對部門檔案進行抽查，加強監督和管理，有效提高數據檔案的完整性。
四、結語
數字測繪檔案是測繪檔案館藏的核心，更是廣大測繪科技工作者多年辛勤勞動與智慧的結晶。針對當前測繪檔案利用與服務管理體系建設現狀，有關機構領導和員工應該共同努力，互相配合，制定可操作性強的規范制度，加強監督和管理；嚴格執行歸檔制度，保證檔案的完整性；提高工作人員職業素養，避免不必要的錯誤發生；做好數據檢查和數據備份，確保其數據的真實性、完整性和有效性等。最終有利于人類科學生產發展，信息服務面延伸到各個角落，影響著人們的生活。
【參考文獻】
[1]花文博.測繪檔案的利用與服務管理體系建設[J].中國檔案.2011(7):40-41.
[2]閆霜，李兵.淺談測繪檔案的管理和利用[J].測繪與空間地理信息.2010,33(3):245-247.
信息技術的不斷發展對檔案數字化管理體系的建設提供了更多支持，然而在實際工作的開展過程中還存在一些問題。深度整理已成為電子檔案管理工作中的重要組成部分，電子檔案文件級著錄工作的重要性逐漸得到提高，對整理效果以及服務效率產生了巨大影響。基于此，欲使檔案管理的服務質量得到提升，需要切實落實電子檔案深度整理工作和文件級著錄工作，下面對相關工作進行闡述了分析。
1電子檔案文件級著錄難點分析
1.1著錄規則具有極強的系統性
目前，我國紙質檔案著錄標準較為完善，電子檔案著錄方面有所欠缺，為了更好的應對電子檔案文件級著錄工作，管理人員需要對著錄規則系統性方面的要求進行明確，對相應的規則體系進行建設和完善?，F階段，電子檔案著錄工作中存在的問題也均是由規則體系的不完整所導致的。
1.2來源方面存在問題
對電子檔案著錄工作而言，文件背景信息及來源具有重要作用。來源背景、文檔結構、內容格式、原文等內容均包含在電子檔案的著錄信息內，同時文件利用與查找的方法之間的關系也是其中的重要組成部分。如今，文檔系統與背景信息一類的內容和電子檔案產生較大的關聯，甚至其本身也具有極其重要的地位，雖然大部分的電子文件可以簡單的獲取來源信息，但也存在一些電子文件的來源復雜（多個人或多個機構），即使來源相同的文件也可能出現分散的情況。目前在電子檔案著錄體系中，關聯信息、背景資料、生成者的著錄工作還存在較高的重復性，對檢索工具與著錄文件進行重復操作時便會造成共享功能的浪費。
1.3在格式方面的項目設置復雜程度較高
電子檔案結構中沒有過多的著錄項目，管理人員需要對結構載體特征、規格、類型標識等內容進行著錄，同時需要將字節、字符一類的邏輯格式內容進行著錄，對于程序文檔方面，應將編程語言與版本一類的信息進行著錄。但目前對電子檔案的產生系統方面未能提出相應的著錄規范及要求，文件名、系統、軟件甚至硬件環境方面的情況均包含在著錄工作中。
2解決電子檔案文件級問題的對策
2.1搭建軟件平臺，為文件級著錄工作奠定堅實基礎
管理人員對電子檔案文件級著錄時，若想使著錄工作的水平有所提升，需要結合現代化的信息技術和數字技術，對著錄及管理工作進行完善。通過對文件級著錄軟件平臺的搭建，可以使后續的著錄工作按部就班。一些電子檔案的易變性較高，需要經常對其進行更新或調整，因此著錄工作靈活性較強，若想使電子檔案的應用價值、實用價值得到保障，提高其準確性，管理人員需要通過動態的方式完成著錄工作，進而對傳統著錄工作中的靜態性質進行調整和改變，實現多維度的實時著錄。電子檔案文件級著錄軟件平臺的搭建可以對上述問題進行有效的處理和解決，對全程著錄方面工作的實現具有較高的價值和意義，并且這種方式可以確保管理人員在各個時期能夠更好地控制電子檔案信息，對著錄工作進行實時調整，并將背景信息以及檔案內容當作基礎，促進深度整理工作的開展，最終使著錄工作的效率得到提升，對檔案事業的發展產生更多積極的影響。
2.2明確著錄標準與規范，促進多級著錄工作的開展
管理人員需要做好信息資源方面的控制工作，這也是電子檔案文件級著錄方面的重要要求和內容，對其屬性進行分析，可以將其歸類于智力控制。為了使人們可以對電子檔案文件進行高效的利用，發揮其最大價值，人們需要對文件級著錄工作更加重視，進而促進電子檔案資源的共享。若想實現深度整理，人們需要對著錄標準與規范方面的內容進行明確，同時制定出相應的多級著錄規則，最終使規則趨于完整和完善。此外，人們需要對著錄細則進行明確，這樣在出現著錄方面的問題時，可以依據細則內容對其進行處理。我國標準規范的制訂人員要對國際標準進行研究，完善我國的規則的不足之處。為了使不同級別的實體管理方面的內容可以由電子檔案文件進行明確的表達，管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率，為著錄工作的開展奠定堅實的基礎。在對多級著錄規范和標準進行明確時，需要對社會理論原則方面的內容進行考慮，對實際的工作情況進行考慮，最終形成特有的著錄系統及結構，使其可以獨立對著錄問題進行處理，促進著錄工作效率的提高。
2.3外包模式及管理工作的細化分析
管理人員在對電子檔案進行管理時，需要將多級著錄方面的管理工作以及外包模式進行分解，換言之，管理人員不僅需要對電子檔案進行標準、規范的管理，同時還應對自身的服務水平進行提升，使電子檔案配置工作變得更加科學合理，提高電子檔案資源的利用程度。管理人員需要對設備、資金以及人員方面進行合理調配，通過有效的管理手段對其進行管理，對操作模式以及外包條件進行規范化處理，最終使著錄管理及外包模式的工作效率得到提升。
作者:張冬梅 單位:中航飛機股份有限公司西安分公司
主要參考文獻：
［1］孫寧寧.檔案數字化管理體系建設問題研究［J］.黑龍江史志,2014(3).
一、高校檔案管理質量現狀
檔案工作作為高校日常管理工作中重要內容，檔案管理工作質量高低直接影響到高校日常教育事務的開展，而構建完善的檔案質量管理體系涉及內容較廣，是一項系統性的工程，需要工人員綜合能力、服務意識、制度完善和基礎設施建設等多個方面提供保障。但是就當前我國高校檔案管理現狀來看，其中仍然存在一系列問題，主要表現在以下幾個方面。
1.檔案管理工作認知存在局限
就檔案管理工作認知角度來看，存在十分明顯的局限性。多數人對于檔案管理工作的認知停留在資料整理，是一項十分枯燥、乏味的工作，沒有什么發展前途，這就導致很多檔案管理人員對工作的敷衍了事，責任意識欠缺，難以全身心投入工作中，嚴重影響到檔案管理工作質量。
2.檔案管理工作不規范
檔案管理工作開展中，無論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現這種現象的原因主要是由于高校對于檔案管理工作重視程度不高，實際工作開展中未能更加規范的開展，檔案的分類存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過程中，受到領導干部的影響尤為嚴重，很多領導說一句話就會影響到檔案管理工作正常開展，無法遵循檔案借閱流程進行[1]。
3.檔案管理基礎設施建設滯后
就檔案管理工作現狀來看，傳統的管理工作模式已經無法滿足實際工作需求，迫切的需要對管理理念、管理內容和管理方法進行創新，應用更多現代化管理技術，加強檔案信息化建設。諸如，在檔案管理工作中計算機、移動存儲設備和溫度調控設備的應用，均是當前檔案管理部門的基礎設施建設必備品。但是由于高校長期對檔案管理工作的忽視，導致檔案管理部門基礎設施建設力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴重影響到檔案管理工作有序開展。
4.檔案管理獎懲體系不完善
檔案管理工作開展中，如何能夠為管理工作質量提供更堅實的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機制，促使管理人員能夠有序開展工作，提升檔案管理工作質量[2]。對于表現良好的檔案管理人員予以獎勵，工作敷衍了事的人員則給予嚴厲懲罰，以此來調動員工工作積極性，提升檔案管理工作質量。
二、高校檔案管理質量保障體系建設對策
1.強化檔案管理意識，營造良好的工作氛圍
高校檔案質量管理工作開展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運用科學合理的管理方法，充分發揮檔案管理的作用，有針對性的建立一套完善的檔案管理質量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實到實處，提升管理質量。基于此，首先，應該號召檔案管理部門所有領導干部、工作人員的積極參與，實現全方位的配合，根據相關制度和標準對文件資料進行管理，確保檔案資料能夠及時歸檔，提升檔案管理質量[3]。其次，對檔案管理全方位監控。高校建立完善的檔案管理質量保障體系，加強工作監督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類以及使用等全過程，一旦發現違規操作問題，及時有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實到實處。最后，應用先進管理技術手段。通過應用現代化科學技術和統計方法，有針對性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。
2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質量奠定基礎
為了確保高效檔案管理工作能夠有序開張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關鍵的，促使高校檔案合理利用、規范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類、利用等過程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網絡，有針對性解決檔案管理工作中出現的問題，提升檔案管理工作質量[4]。完善檔案管理部門的崗位職責，根據工作計劃有針對性開展檔案管理工作，更加細致、全面。此外，還應該強化檔案質量管理意識，確保檔案資料完整、清晰、無缺陷，實現檔案工作的集中統一管理，提升檔案管理效率。
3.強化檔案管理人員培訓力度，提升人員綜合素質
中圖分類號：B文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2016）03-0209-02
隨著我國第三產業的飛速發展，“服務”這個詞一時成為人們關注的熱點。越來越多富有創新意識的人們嘗試著將這個詞融會貫通于社會各個領域，最終使其獲得了更為廣闊的發展空間和延伸意義。近年來，“服務型政府”的建設便是將第三產業的思想應用于公共事業管理的典型例子。這種思想上的創新領先于制度創新，又能夠拉動制度創新。隨著“服務”概念的進一步普及，服務思想應用于公共管理在人們生活中的表現越來越細化，信息化時代之下服務主導型圖書館用戶檔案的管理體系建設就是一個極好的探索。這不僅體現了創新的思想，還具有極大的實用價值。
一、信息化時代的獨特需求
社會信息化的發展就像雙刃劍，既為社會其他領域的發展提供了機遇，同時也帶來了一些挑戰。我國信息化的技術基礎有相當一部分來源于國外引入，并非本土自然發展而成，因此為之后的深入發展埋下隱患。就短期來看，信息化過程中帶來的挑戰主要體現在三大方面：第一，當今社會是一個信息爆炸的時代，正確的、錯誤的、簡單的、復雜的各種信息混合在一起，加大了人們辨識區分有效信息的難度。龐大的信息量本來就使人頭昏腦脹，對于龐大的信息還要進行甄別則更為頭痛。第二，信息的交互性進一步增大了管理難度。信息數目和信息正誤是選取信息的第一步操作，而有關信息的第二步操作是探究信息之間的關系。在現實生活中，只選取信息是不夠的，因為各種信息之間存在著廣泛性聯系，就如同在構建計量經濟模型中也要檢驗解釋變量之間的多重共線性一樣，我們在實際生活的方方面面也要考慮到信息的交互性。第三，這也是現實節奏加快的要求。信息化的產生和發展加快了人們的生活節奏，人們逐漸形成一種共識，就是追求高效便捷的處理方式。然而信息化雖引發了這一需求，但由于我國信息化發展不足，很多時候并不能滿足這一需求。
在此基礎上分析信息化中我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的制約因素：數字化進程緩慢、資源閑置浪費、分類體系混亂、思想意識淡薄等。[1]這與信息化進程中存在的問題基本對照。數字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關技術不完善普及度不高，這既與我國大量從國外引入、本土技術薄弱的歷史有關，又反映出信息作為一種特殊資源具有其它資源難以企及的復雜度。資源的閑置浪費主要由龐大的信息量引起，在當前圖書館用戶檔案管理特別是人工管理中，面對龐大的信息管理人員很容易把一些不常用到的資源邊緣化從而減少工作負擔。而對于圖書館和用戶來說，有些潛在的需求資源就這么被閑置，得不到充分利用。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理中分類體系混亂主要由信息的交互性引起。各種信息之間存在著廣泛性聯系，人們很難做出明確的界定。與此同時，不同的人對于同一本書的認定也會有所不同，因此，管理人員想要綜合所有用戶的意見對資源作出明確分類是不現實的。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理的難度使部分管理人員安于現狀，不積極尋求解決方案，反而認為圖書館管理工作無關緊要。
二、服務主導型圖書館
服務主導型圖書館的制度建設是緊扣核心理念層層鋪展開來的。其中，用戶檔案管理制度是其他一切制度的基礎。因為，服務主導型圖書館是“以用戶為中心”，圖書館用戶檔案是圖書館用戶的一切相關資料，包括姓名、性別等基本信息，也包括出入記錄、借閱記錄和使用資源記錄等。[2]服務主導型圖書館的制度建設應著力于解決當前圖書館用戶管理工作中存在的問題。上文中提到數字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關技術不完善普及度不高，所以相關部門在制度中應明確規定出用于圖書館用戶檔案系統建設的經費開支。有了經費作為保障，圖書館才能與時俱進地更新信息系統，提供優質服務。如果這一點做好了，那么我國服務主導型圖書館建設中的資源閑置浪費問題迎刃而解。只要登入系統，鍵入搜索書目，有關該書目的相關書籍都一一呈現。人員搜索也是如此。服務主導型圖書館用戶檔案中的分類體系混亂，不僅包括書目，還包括用戶級別。這一問題應該主要依靠完善制度建設來解決，服務主導型圖書館應在廣泛收集用戶意見的基礎上擬定合理的用戶檔案制度規定，這樣才能令行禁止、有條不紊，收到令人滿意的效果。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理人員的思想意識淡薄一方面要著力解決前三個問題，為管理人員的監督管理打下的良好基礎；另一方面要加強相關宣傳教育，肯定用戶檔案管理對服務主導型圖書館的重要意義，也肯定用戶檔案管理對用戶獲得完美需求體驗的重要性。
三、用戶檔案管理
創新和發展向來離不開客觀環境，服務主導型圖書館的用戶檔案管理也是如此。創新和發展總是從社會提供的各種要素中抉擇出先進的活躍的因素，進而逐步替代掉那些陳舊的落后的因素。信息化時代為服務主導型圖書館的構建提供了物質技術保障，服務主導型圖書館的建設正是為其用戶檔案管理體系的革新提供了機遇。[3]從范疇來看，三者呈現出層層遞進的關系，用戶檔案管理體系隸屬于服務主導型圖書館的基礎建設，而服務主導型圖書館又囊括于信息化時代大背景中。而逆向來看，信息化時代背景是推動服務主導型圖書館建設的洪流，而服務主導型圖書館客觀上要求高效的用戶檔案管理體系。
首先，與時俱進、開拓創新，結合當前時代背景，服務主導型圖書館的用戶檔案管理區別于之前的人工管理。以信息系統為核心構建用戶檔案管理體系是服務主導型圖書館最突出的特點。在以往的用戶檔案人工管理中暴露出很多問題，比如管理人員的登記錯誤或記憶錯誤，再比如業務繁忙時人工登記的緩慢低效，等等。相比之下，信息系統能夠很好地解決這些問題，信息系統以嚴格精密的計算機為基礎，不僅能夠在很短時間內快速處理大量數據，而且遵照既定程序運行使其失誤的風險被控制在極低的范圍。正是由于信息系統的強大優越性，我國很多高校圖書館都已經開始使用這種圖書館用戶登錄和使用模式。
其次，服務主導型圖書館的理念要求圖書館在用戶檔案管理過程中不僅要滿足多數用戶的基本需求，而且應體現多元化因素、滿足用戶的差異化需求。從用戶檔案設計來說，圖書館的信息系統在包括用戶基本信息的同時也應該設置一些可選信息。借助可選信息，圖書館能夠構建豐滿的用戶需求模型，深入了解到用戶的多樣性偏好，然后根據不同用戶的特質能夠貼心高效地給出用戶滿意的建議和服務。
最后，建立完善的服務主導型圖書館的用戶檔案管理規定是極為重要的。服務主導型圖書館是以用戶為中心的圖書館，但這并不意味著服務主導型圖書館要滿足用戶的各種合理和不合理需求。此外，用戶范圍的劃定也是不可忽略的問題。完善的用戶檔案管理規定就是對服務主導型圖書館“服務”理念之外的補充，它合理規定著用戶范圍、用戶級別等基本問題，成為服務主導型圖書館日常管理中最最基礎的準則。
五、結語
服務主導型圖書館的日常管理應松弛有度。既要做到信息系統管理和人員駐守結合，又要做到遵守規定和顧及人情相協調。現有的圖書館用戶檔案管理模式大多還處于簡單而單一的管理階段，要么是原始的手工登記管理，要么是粗糙的信息管理錄入，缺少對用戶體驗的追蹤調查和動態分析，只能片面地重復基本借閱工作，而不能構建完善的圖書館用戶檔案管理體系。一個完善的體系不僅需要做到基礎服務的流暢運作，而且還要做到不斷求新增添服務附加值。只有管理人員在信息系統的幫助下微笑服務，及時為用戶解決難題，廣泛吸收用戶的合理建議，才能建立完善的服務主導型圖書館的用戶檔案管理體系。
參考文獻：
一、測繪檔案管理信息化的必要性
隨著社會發展的信息化程度不斷提高，社會各界對測繪檔案的利用和服務也提出了信息化的新要求，同時，信息技術的發展為測繪檔案管理信息化建設提供了技術支撐，因此，測繪檔案管理信息化建設也將成為必然趨勢。
1.社會信息化發展的要求
近年來，隨著經濟城鎮化、信息化的快速發展，越來越多的數據記錄將產生于電子環境，人們的交流手段也逐步從紙質轉向電子媒體，同時，各個行業、各個領域對測繪檔案的應用越來越廣泛，測繪檔案在政府管理決策、社會公共管理事業和城市智能化管理等諸多方面發揮著重要的作用。因此，應充分重視測繪檔案管理信息化建設。
2.信息化測繪體系發展的要求
測繪體系從模擬化、數字化、信息化向縱深發展，測繪生產模式也從傳統模擬測繪、數字測繪向信息化測繪轉變，各種來源廣泛、載體不同、內容豐富的測繪檔案應接不暇，測繪檔案從傳統的紙質檔案向地理信息數據檔案轉變。因此，測繪檔案管理面臨著更高的要求，必須從傳統的手工管理模式向數字化、網絡化管理模式轉變。
二、當前測繪檔案管理存在的問題
1.測繪檔案管理信息化缺乏相應制度
目前針對傳統的測繪檔案管理的標準規范相對健全，但是，隨著測繪技術的發展，測繪生產體系已經由模擬化、數字化發展到信息化階段，測繪生產形成的檔案在內容、格式、載體形態等都已經向信息化模式轉變，舊的測繪檔案相關規定已難以適應現行的測繪檔案的管理需要，制定適用于信息化測繪發展的新的檔案管理規定已經迫在眉睫。
2.測繪檔案管理機制和手段相對落后
長期以來，測繪生產單位一直存在著“重業務生產、輕檔案管理”，即注重生產經濟指標，忽視檔案管理和檔案開發利用的現象，測繪檔案管理有被邊緣化的趨勢，測繪檔案工作經費投入相對不足。目前，提供測繪檔案和成果服務仍主要以傳統的數據刻錄、紙圖輸出為主，數據分發、交換還是采用離線拷貝和簽訂保密協議的方式，管理、服務手段較為滯后，現代化水平不高，與信息化測繪體系建設目標相距甚遠。
3.測繪檔案管理缺乏復合型人才
由于歷史原因，測繪檔案管理長期缺乏復合型管理人才，現有人員很難勝任地理信息系統管理和維護，以及熟練運用各系統提供測繪服務等工作，這已成為測繪檔案管理的發展和業務創新進程中的阻力之一。此外，檔案專業的管理人員普遍比較缺乏，而且從事測繪檔案開發利用的人員數量很少，水平參差不齊，難以挖掘歷史檔案潛在價值。因此，想要開展深化測繪檔案應用、拓展測繪檔案務面、提高檔案館影響力等工作比較困難。
三、測繪檔案管理信息化建設的措施
測繪檔案信息化是一項系統性工程，涉及的范圍很廣，它幾乎涵蓋了檔案業務建設的所有內容，筆者主要針對測繪檔案管理在信息化建設方面進行了一些思考，認為測繪檔案管理信息化建設應考慮以下幾個方面。
1.重視測繪檔案管理與服務的工作
隨著政府公共管理的信息化、電子政務的發展，測繪檔案應用已延伸到社會管理、公共安全管理、應急管理等全新的領域，測繪檔案管理的理念和思路也要隨之變化，才能適應新的形勢、新的要求。首先要通過學習宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國測繪法》和《中華人民共和國測繪成果管理規定》等法律、法規和規章制度，強調測繪檔案在測繪活動中的地位和作用； 同時測繪檔案保管部門必須以用戶需求為導向，以用戶滿意為目標，以用戶便利為原則，重新構建科學的測繪檔案知識服務體系，加快測繪檔案從傳統的靜態服務向靜態服務與動態網絡化服務相結合的模式轉變。
2.建立健全測繪檔案管理制度
測繪檔案管理制度是對檔案管理工作的約束，測繪檔案管理制度的內容不僅應該包括歸檔前后的檔案管理工作的流程制度； 還應該是一個單位檔案管理同科技工作程序、生產研發工作計劃及相關人員職責相統一的綜合制度。信息化測繪檔案的管理制度重點應針對數據檔案制定相應規范和標準，重點要規范數據檔案的歸檔范圍、整理立卷、著錄標引、歸檔移交、接收檢驗、日常維護、異地備份、存儲介質及系統升級換代、信息安全保護等管理的各個環節。
3.建立測繪檔案“全生命周期”管理機制
每一個測繪項目無論大小都要經過計劃下達、測繪生產、質量檢查、成果匯交、歸檔、管理、利用和銷毀等全過程，這個過程就是測繪檔案的一個“全
生命周期”。項目承建單位應將檔案的形成、積累、整理和歸檔工作納入工作計劃、工作程序、相關部門和人員職責范圍，每個單位必須指定專職或兼職的檔案管理人員，項目承建單位在項目開始之初就要對檔案的整理和歸檔提出明確要求，并對項目參與的相關人員進行檔案管理的培訓，讓參與項目的人員明確知道哪些文件和材料是應該要作為檔案保留的，特別是對重大測繪項目，在制定項目管理制度的同時要考慮項目檔案管理制度的制定，在檔案管理制度中要對項目歸檔范圍、整理規范、保管要求等提出明確的要求； 檔案管理部門必須進行檔案形成的前端控制，要及早介入對項目檔案工作進行業務指導，要及時跟蹤項目進度，從而確保檔案質量和管理水平，避免重復勞動，消除文件形成初期由于管理不善而導致檔案不齊全、不完整等現象的出現。檔案管理的職能部門應在任務下達、進度檢查、成果鑒定驗收、評獎提職的各階段，都要對測繪檔案工作同步提出要求和加以考核。要用制度明確檔案工作職責，保障經費投入，強化前端控制和全過程管理。要理順測繪檔案收集、歸檔工作渠道，延伸建檔指導工作。
4.推進測繪檔案服務信息化建設
大數據時代在不斷改造傳統產業的同時，對傳統的檔案管理模式也提出了挑戰，數字檔案館建設將是可預見的未來。因此，通過采取“存量數字化”的思路大力推進傳統載體檔案數字化，“增量電子化”加強原生電子檔案的歸檔和接收。通過不斷推進測繪檔案管理信息化建設，依托云計算、物聯網等新技術智能化地管理多元化測繪檔案資源，逐步改變測繪檔案管理模式，逐步建成基于測繪檔案信息資源、檔案信息服務、檔案信息安全保障的測繪管理信息服務平臺，真正實現測繪檔案管理自動化、服務網絡化、決策智能化。
四、結束語
近幾年，隨著信息化測繪的快速發展，產生了大量的寶貴資源，測繪檔案的信息利用價值和作用也逐步在各行各業顯現，因此，在新的形勢下，各級領導都應加大對檔案工作的重視和投入，充分調動檔案人員的工作積極性，發揮測繪檔案的功能，為各級政府和社會各界提供快速、準確和全方位的地理信息服務。
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息社會化，實現檔案資源共享。檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。
1、檔案信息化建設的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 、改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程
檔案信息化建設，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統管理方式向綜合的現代化管理方式轉變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。
2.1 拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統的檔案管理方式轉變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。
近些年來，檔案管理的方式發生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現代化管理的方式轉變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業理論知識和專業技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉變?，F代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現實出發，從長遠考慮，實現檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉變；從主要向領導或領導機關提供檔案轉變到為社會大眾提供檔案服務上來。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著先進信息技術的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現檔案現代化管理做出了重要的貢獻，網絡建設和計算機管理在系統開發和檔案利用管理過程中發揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現代化層面轉變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經濟社會發展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產生經濟效益，但可為社會經濟效益服務，產生潛在的社會經濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環節，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發揮。從而達到科學、高效、規范管理檔案電子文件的效果。
選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。
2.3 加強工程檔案信息管理
工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業務素質和工作能力。
工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數據質量和容量是計算機管理系統的優勢和成敗的關鍵，要嚴把數據質量關，保證各項數據的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應著重考慮數據審核制度的建立，在數據錄入前進行審核，在數據錄入后進行校對。
充分利用計算機功能，提高工程檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。
3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向
3.1 加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。
3.3 檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。
3.4 數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對。
4、結語
計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 026
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）12- 0042- 02
1 前 言
建設項目檔案管理隨著建設工程項目的發展而發展，項目管理在投資建設等方面不斷改革創新，建設檔案管理必然也要摒棄傳統管理模式，根據基建工程的新特點對其資料進行創新管理，采用信息化管理模式，針對建設項目管理中檔案原始性、有序性、真實全面性等特點，建設項目檔案管理新體系，解決復雜項目檔案資料難以整理的問題，切實做好檔案管理工作，推動項目建設有序進行。
2 檔案管理創新的意義
（1）檔案包括文字、圖標、聲像材料等，建設項目檔案管理越是完善越是能夠促進項目工程的完成，提高經濟效益。時下社會經濟高速發展，科學技術突飛猛進，項目建設與國家產業化管理息息相關，必然要隨著時代建設而不斷改革創新。創新是技術能力，是具有生產力代表的競爭力，是民族進步的催化劑。國家要取得可持續發展勢必要不斷保持創新力，創新發展才是推動時代進步的強大動力。建筑項目工程事務繁多，根據項目的不同又有不同的項目資料，其管理模式是否有效直接影響著工程建設的可靠性，影響著未來目標的制定，影響著現實目標的決策。檔案建設工作已經列入國家重點管理項目之一，針對傳統管理模式提出了改進辦法，建設項目檔案管理必須跟上時展要求，進一步落實檔案創新改革。
（2）創新是檔案管理部門發展的原始推動力，檔案改革推動了建設項目工程的發展，實踐證明檔案管理要不斷創新才能適應不斷發展中的項目建設要求。提升業務效率離不開檔案的有效管理，在實施檔案管理過程中，不斷吸引經驗教訓，為制定最優的建筑項目管理制度提供參考，檔案管理過程中自身管理不斷加強，更加能夠適應社會的發展需要。
（3）創新是檔案管理工作持續發展的必然要求，傳統模式的管理方式必有其優勢也有不足之處，檔案創新吸取優秀的傳統理念方法，摒棄阻礙性的落后模式，轉變工作人員的思想觀念，帶動建工事業的全局發展。檔案建設是以人為本，按照日常工作流程，記錄工作行為，沒有檔案記錄則建工信息紊亂無序，阻礙經濟建設的發展。
3 建設項目檔案管理創新措施
3.1 檔案輪作透明化
檔案管理的觀念意識高低直接影響著檔案工作的進行，多數工作人員還保持著落后的管理模式觀念，工作人員較少接觸檔案，加上檔案一般不予公開，缺乏了解繼而不予重視，設立分項部門，根據檔案資料的情況分門別類，設多人專職管理，在年限內重新挑選管理人員，為保持工作的熱情，防止隨意更改檔案的情況，要采取規定年限內的輪作制度，三年一選或者三年一輪，但要求檔案管理人員專業技能要高。逐漸開放適宜公開的檔案收藏部分的內容，增加透明度，增加搜索引擎，鼓勵相關人員及時掌握檔案資料，為發展目標提供建議，根據項目建設的不同設置管理制度等，實現理念創新帶動行為創新。
3.2 設立管理反饋機制
根據不同項目建設需要不同的管理模式，強化質量責任制，進行檔案管理創新。嚴格按照制度強化管理，要求管理人員嚴格執行相關規章制度，有效、完整、真實地管理檔案相關事宜，采取責任機制，若檔案內容出現問題則追究檔案管理當事人的責任，增強檔案管理的自覺自動，提高檔案管理及時有效性。設立反饋機制，實行人人都是管理者，人人都可監督的模式，對于檔案管理過程中優秀的項目進行表彰，阻礙檔案發展的行為及時通報批評。制定反饋表，定期進行問卷調查，針對管理過程中出現的問題聽取民意，了解檔案不合理的地方，通過數據統計分析，根據反饋的信息整理提出指導基層業務的建議、方案，開展業務咨詢機構，針對相關業務給予咨詢服務，定期定量開展培訓活動，進一步落實檔案管理責任制，推動檔案管理有序進行。
3.3 分層服務
檔案管理服務方式多種多樣，有效的服務可以提高管理的工作效率，根據建設項目檔案管理的不同又有其自身的特點，在服務創新中要注意服務范圍與內容的界定和創新，可以設置中高層服務模式，根據建設項目檔案管理的內容不同，由低到高分層次歸納檔案，大眾檔案、中層檔案、高層檔案，根據層次的不同設置不同的服務態度，低層要親切，中層要嚴肅，高層要活潑，不同的服務模式更易于被大眾接受，更能夠節省有效的時間抓住重點，參考有價值的部分。階段性改變服務方式，一年一換或者根據建設項目的特點設定年限，范圍針對的是不同的人群，根據不同群體的要求制定不同的理念，橫向交叉縱向服務管理，共同延伸。此外，從服務對象基本要求出發，真正做到服務創新，體現人性化措施，有效推進檔案管理工作有序進行。
3.4 責任連坐制
檔案管理具有可變性，隨著項目建設的不同而變化，檔案資料的記錄收集是圍繞建設項目的建設過程以及施工工作的內容形成，單是依靠檔案項目技術等工作者是難以推動管理機制建立的。要充分調動工作人員的積極性，相關管理部門協同合作，科學有效的管理各項工作。加強內部控制管理，實行責任制，切實把責任按照工作板塊、職責落實到每一個部門、每一個工作者身上，進一步明確員工職責范圍，設立監管機構，加強監督管理，推動工作有序進行，哪一個環節出了問題對責任人依條例嚴懲，連帶其領導也要負起責任，層層負責，集體有責。此外，建立健全內部工作制度，針對內部員工工作內容、程序、方法、日常工作制度等制定適宜具有操作性的規章制度，嚴格按照制度進行管理。
3.5 分地協管
建設工程系統包括多個方面，檔案管理不僅與建設內部各個部門機構緊密聯系，還與外部許多單位聯系著，要建設項目檔案管理制度就必須加強內部與內部，內部與外部的協作關系，確保全體工作人員以及施工、監理、建設等共同努力。例如根據建設項目的不同聯系合作辦事處，設置外事員一名，建立臨時或者常駐辦事點，及時收集資料歸檔，總部檔案中心分為幾個部分，權利分開，檔案分開，在分布檔案有效整理前不予受理，幾地分管處互相制約，實地管理，確保檔案的及時性、準確性。在管理過程中，建設項目管理部門要及時了解工程運作信息，及時向相關工作部門了解情況，適當指導工作，同時創新管理模式，創新服務方式，根據不同對象采用不同服務模式，個性創新，確保各項工作落到實處，真實反饋施工建設工作，確保檔案的真實有效性。
3.6 建立資源共享平臺
隨著數字信息化建設的不斷推進，網絡信息已經覆蓋工作生活的各個方面，檔案管理建設中更是不能缺少信息化建設，網絡管理能夠彌補傳統檔案管理模式的不足以及人力管理的限制，具有科學系統管理價值。建設項目工程隨著社會發展合作更加緊密，建立資源平臺，檔案創新。例如集合各項目建工單位的信息管理處，構建信息平臺，在平臺存放各單位、各項目、各信息的自動搜索功能，形成統一的工作網，設置討論板塊，鼓勵員工提出建議，提高信息共享效率。完善檔案的整理編排工作，建立檢索機制，信息公開化，方便相關工作者查閱檔案資料，加強檔案信息把握力，設置監察系統定期檢查，發現問題及時解決。加強資源共享，建立共享平臺，提供交流合作的互動，鼓勵員工積極建設數字化信息平臺，推動檔案信息化建設。
3.7 影像監控，確保安全
檔案信息在整個項目工程建設中非常重要，要確保檔案信息的持久性、安全性，針對不同檔案建設不同安全管理機制，保護檔案的安全性能。首先要提高檔案管理人員的安全意識，切實注意檔案資料的保持，不能隨意丟棄、損壞、篡改，可以開設適當的培訓課程，定期定量培訓相關工作人員。檔案管理室與冗雜人群隔離開來，單獨成室，安裝監控設備，影像監督，確保每個角落都能通過電腦監控，實時錄像。另外，要做好檔案資料的備份工作，以防檔案丟失破損，不可恢復，減少損失。對檔案進行分區分庫管理，確實保證檔案項目管理有效進行。
4 結束語
建設項目檔案管理在整個建設工程中起到非常大的作用，是項目建設決策的參考，是日常工作內容的管理，是不斷發展變化的運動過程，其管理模式是動態的信息化管理。當今時代科學技術高速發展，城市化建設不斷加強，各種檔案資料越來越多，工作要求也越來越細致，針對檔案管理項目出現的問題提出創新制度的要求，不斷加強建設項目檔案制度管理、服務創新管理、思想觀念提升、加強信息化建設等，切實推動檔案管理工作有序進行，促進建設項目工作的完成。
主要參考文獻
[1]劉麗平.淺談如何做好建設項目檔案管理工作[J].中小企業管理與科技：下旬刊，2010，12（4）：45-46.
Keywords: Archives; archives management; direction
中圖分類號：TU198文獻標識碼：A 文章編碼
1 檔案信息化建設的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程
檔案信息化建設，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統管理方式向綜合的現代化管理方式轉變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。
2.1 拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統的檔案管理方式轉變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。
近些年來，檔案管理的方式發生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現代化管理的方式轉變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業理論知識和專業技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉變?，F代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現實出發，從長遠考慮，實現檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉變；從主要向領導或領導機關提供檔案轉變到為社會大眾提供檔案服務上來。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著先進信息技術的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現檔案現代化管理做出了重要的貢獻，網絡建設和計算機管理在系統開發和檔案利用管理過程中發揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現代化層面轉變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經濟社會發展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產生經濟效益，但可為社會經濟效益服務，產生潛在的社會經濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環節，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發揮。從而達到科學、高效、規范管理檔案電子文件的效果。
選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。
2.3 加強工程檔案信息管理
工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業務素質和工作能力。
工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數據質量和容量是計算機管理系統的優勢和成敗的關鍵，要嚴把數據質量關，保證各項數據的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應著重考慮數據審核制度的建立，在數據錄入前進行審核，在數據錄入后進行校對。
充分利用計算機功能，提高工程檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。
3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向
3.1 加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。
3.3 檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。
3.4 數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對。
4 結語
計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。
