時間：2023-05-28 08:20:11
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中圖分類號：F293.31 文獻標識碼：A 文章編號：
一、前言
房地產檔案資料在社會經濟活動中發揮著重要的作用，不僅是房地產行政管理的基礎性工作，同時也是為群眾提供優質服務的一項服務性工作。從這項工作涉及的范圍來看，它涉及面廣，基本上每個環節都關系到人民群眾的切身利益。
二、房地產檔案管理概述
1.概念
一般來講，房地產檔案管理是行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋買賣、房屋贈與、繼承變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的房地財產歷史記錄，是房地產權屬登記管理工作的重要真實和重要檔案依據。房地產檔案在權屬登記、交易、抵押、備案、評估、落實政策、公檢法仲裁、規劃建設、舊城改造、房地征稅等工作中起到非常重要的作用。
2. 房地產檔案的作用
（1）憑證作用
房地產檔案不僅反映了房地產的演變過程和本來面目，這些都具有無可爭辯的法律效力，還客觀地記錄了以往的歷史，包括從申請人提出申請、提交相關證件、房地產登記收件、核查、測繪、出圖、領導審批等一系列程序中形成的各種文件，所反映的內容具有無可置辯的證據作用。
（2）參考作用
房地產檔案不僅記錄了歷史活動的事實和經過，而且記錄了人們在活動中的思想發展，檔案材料是歷史的真實記載，所以從檔案中獲得的信息具有更高的可靠性。各類房屋的所有權、使用權、占有權、收益權等的演變歷史和所有權歸屬均在房地產檔案中有真實記錄，這就要求房地產檔案管理必須根據自身的特點，按照檔案管理的一般規律結合房地產檔案的特殊規律，做好房地產檔案管理工作。
3. 房地產檔案的特點
（1）來源廣、內容雜。房地產檔案來源于房屋管理、使用、修理的全過程，所產生的材料規格大小不一，體式復雜多樣，這給檔案材料的收集、整理帶來了一定難度。所產生的具有保存價值的文件材料包括：房屋所有權性質辦理及變化記錄、改變使用功能和房屋結構所產生的材料、修繕記錄、使用記錄等等，內容較復雜。
（2）時間長、變動大。房屋從建好居住到拆遷，中間最短需要幾十年，長可達幾百年。在這一時間段內，有關房屋的各方面都不是一成不變的，其中包括房屋的產權問題、結構、使用等。為了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地產檔案也隨著時間的推移不斷變化。
（3）利用率很高。房地產檔案是房屋管理、使用、修繕的原始記錄，對房屋的所有權、淺談房地產檔案的特點及管理方法結構面積、功能變化等都有詳細記錄。權威、及時、準確的房地產檔案信息是一切企業經營活動的基礎，其實質在于反映市場的真實情況及市場運動規律，幫助人們做出正確的決策，因此它的利用率非常高。
（4）專業性比較強
房地產業是一個比較龐大的系統工程。這其中不僅要有土地劃撥、開發企業、施工隊伍等硬件，還要有房產銀行、房產監察、價格體系、法制建設等軟件，因此，要保證房地產檔案的齊全完整，做好動態管理工作和提洪利用工作，必須了解黨和國家有關房地產工作的一系列方針政策，了解地方有關房管工作的各項具體規定和辦法，熟悉單位內部各項業務工作的力之事規則和程序。
三、現階段房地產檔案管理存在的問題
1. 房地產檔案的形式比較單一
在一套全面的房產檔案中，包含的資料常常有文字、圖表，一些檔案中還會附加一些跟房子相關的圖片、錄像、錄音、重要數據的底板和其它影像資料等。但是，隨著人們物質水平的不斷提高，這些資料已經無法滿足人們在這方面的需求。所以，我們在存管這些文件的時候會安排專人去管理，還會制定相關的制度。但是在實際情況中，房地產檔案管理部門這些特殊載體和專管人員方面投入還不夠，致使這些檔案沒有得到特殊的管理，致使這些檔案在內容上不夠完善，形式顯得過于單一。
2. 房地產的檔案的使用程度低
最初我們建立一套完整的房地產檔案，主要是為了使得檔案用戶有效地使用這些信息資源，最大限度的提高資源的利用效率。但是從現實情況來看，在房地產檔案管理中，這些檔案的開放程度很低。這樣的話對檢查機關來說，查閱相關房產資料都是很困難的，更別說普通大眾了，因此，致使房產檔案的使用程度極低，使得房產檔案對于解決一些房產信息上的問題發揮的作用并不明顯。
3. 房地產檔案管理人員素質不高
隨著計算機行業的迅速發展，帶動了檔案數字化的發展，因此，采用數字化管理模式，因此對房產檔案管理人員也提出了更高的要求，他們不僅要具備完善的房地產檔案管理知識，還要有敏銳的信息洞察能力，能夠為客戶提供高品質的房地產檔案信息；同時還要具備相應的信息技術，能夠創建動態的信息界面，因此對檔案管理人員來說是一個巨大的挑戰。但是，就目前我國現狀來看，房產管理人員在在這方面的能力還很低，管理人員整體素質還有待提高。
四、關于加強房地產檔案管理的思考
1. 加強工作人員的整體素質培養
實現房地產檔案有效管理，離不開高素質的管理人才。加強房地產管理工作人員隊伍建設，要著力抓好以下幾點：一是檔案主管部門要加強業務指導，使檔案工作人員及時掌握有關檔案工作的法規、政策、規范并運用到自己的工作中去。二是房地產檔案管理人員，要具有高尚的思想覺悟和職業道德，積極參與經濟建設，立足本崗，甘于奉獻。同時，要不斷完善自身的知識結構，既要掌握檔案專業知識，又要熟悉房地產權管理知識，更好地適應工作需要。三是加強檔案管理人員的業務培訓，提高其業務知識和管理水平。四是開展房地產檔案管理單位之間的業務交流，在交流中取長補短，不斷提高單位的整體業務能力，使房地產檔案管理適應新形勢的需要。
2. 制定完善的規章制度
房地產檔案管理部門要制定一套完善的規章制度，建立一個全面的網絡信息管理系統，充分發揮檔案管理人員的作用。檔案管理部門要在保護檔案用戶合法權益、促進檔案信息開發利用、有效地維護國家檔案完整與安全的前提下，加強檔案法規的建設，以國家檔案法規為基準，制定一套完善的符合本單位檔案利用的法規制度。另外，要注意的是檔案管理人員要做好監督工作，在用戶辦理完業務之后要及時將材料放回原處，保證資料的完整性。
3. 完善現有的管理信息系統，引進新的管理理念
我們要建立完善準確的電子檔案庫，電子檔案與紙質檔案相比可操作性強，占據空間小，不受限制，還可以保護紙質檔案。但是紙質檔案本身就是資源，承載著一段歷史，這是電子檔案無法比擬的。因此，我們實際操作當中應該做到二者并存，互相補充，實現紙質檔、電子檔的相輔相成。
4. 要加強法制化建設，樹立全員管理檔案意識
《檔案法》的頒布標志檔案工作步入了法制化軌道，我們要采取多種形式、廣泛宣傳房地產檔案的經濟社會價值，提高人們對房地嚴檔案作用的認識。同時要加大行政執法力度，確保檔案與實物的高度統一，積極推進房地產檔案管理工作的法制化進程。要通過學習檔案法律法規以及檔案管理知識樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念。在房地產開發企業的各項管理工作中要強化檔案意識，以責任感、使命感指導我們的工作。
五、結語
綜上所述，作為房地產檔案管理人員，要運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案資源，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，使房產檔案管理的整體水平明顯提高。
參考文獻：
［1］宋玉偉：《淺談房地產檔案管理中的信息化建設》，《大慶社會科學》， 2006年05期
加強房地產檔案管理需要在制定和完善房地產權屬檔案專業標準和規范的基礎上，實現房地產權屬檔案的信息化管理，加強專業人才的培養和培訓工作。針對目前房地產檔案管理狀況，應采取有效措施，使房地產權屬檔案管理有法可依、有章可循。
1.房地產檔案管理的現狀
1.1房地產檔案管理理論
房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。房地產檔案形成后，房地產的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬變更不斷發生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現狀處于不斷的轉移和變更之中，必須不斷地補充新材料，才能確保房地產檔案的真實性和連續性。
1.2房地產檔案收集
房地產檔案的收集，是檔案管理工作的起點和基礎，是不可缺少的重要環節。該環節需注意以下幾個方面：
（1）收集過程中，要確保每次產權登記、變更和涉及產權活動的產權文件材料完整、準確、詳實，力求文件材料的形式、規格、各項技術指標和驗收標準達到高度統一。
（2）凡屬歸檔范圍內各種形式產權文件材料都要收集齊全，收集范圍包括：產權來源、產權登記以及產權變更的證明、證件，房屋及其使用土地權屬界定位置圖，反映測繪工作的圖紙、報告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。
（3）歸檔時間要根據房地產文件材料形成過程的特點來確定。
1.3房地產檔案整理
房地產檔案整理就是把收集到的各種材料進行分類、組合、排列和編目，使之系統化、條理化，其內容主要包括檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制，包括檔案的排列上架等；在分類和組卷中必須要做到分類科學、組卷合理、排列有序、劃定保管期限準確等。分類以后，還需要對每一類別的檔案材料進行立卷，立卷工作的內容包括卷內文件材料的排列與編號，填寫卷內文件目錄、填制案卷封面和案卷裝訂等工作。
2.房地產檔案管理中存在的問題
2.1現行文件過于籠統，缺乏操作性
在實際工作中，房地產權屬檔案管理的依據為2001年建設部頒布的《城市房地產權屬檔案管理辦法》。該辦法從房地產權屬檔案的收集、整理和利用等幾個方面對房地產權屬檔案的管理工作進行了規定，但只限于宏觀層面，缺乏對具體工作的指導。目前的實際工作情況是，服務中心窗口受理業務時收什么材料，檔案室就存什么材料，對于檔案材料是否齊全、是否規范、是否準確，還缺少統一的標準。
2.2保管期限不明確
《城市房地產權屬檔案管理辦法》規定：房地產權屬檔案應以單元建檔，以房地產權利人為全宗立卷。但在實際工作中是以房號為單元建檔，將權利人的所有權登記檔案、所有權轉移登記檔案、他項權登記檔案、他項權注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。由于房地產權屬檔案保管期限的不明確，無法開展鑒定、銷毀工作。因此，房地產權屬檔案出現了有增無減的現象，必將導致檔案庫房空間的資源短缺。
2.3檔案管理專用軟件不能滿足工作需要
在提高房地產權屬檔案數字化水平的工作中需要注意兩個問題：一是房地產權屬紙質檔案和電子檔案內容要一致。由于房地產權屬檔案處于不斷的轉移和變更之中，具有極強的動態性，因此房地產權屬檔案的最新電子信息始終要與房產現狀一致，并不斷補充、更新材料，自始至終反映房屋產權的現實情況，這就要求房地產權屬檔案管理專用軟件能使新、舊數據統一，實現無縫鏈接。二是檔案管理軟件要統一，不能因業務不同而使用不同的管理軟件。由于歷史原因，不同業務往往由不同的部門負責，這就造成在房地產權屬檔案數字化初期各部門使用了不同的檔案管理軟件，致使在實際工作中存在著檔案數據存儲分散、查詢繁瑣、數據易丟失等問題。因此，研發適合房地產權屬檔案管理的專用軟件，提高房地產權屬檔案數字化管理水平，勢在必行。
2.4對檔案管理人員業務培訓不到位
房地產權屬檔案的內容和管理方法具有不同于其他檔案工作的專業性。這就使得房地產權屬檔案管理人員既要具有一定的檔案管理知識，又要了解一些測繪、法律等相關的專業知識，還要懂得每一類權屬登記流程中要形成的文件材料。因此，針對檔案管理人員的業務培訓工作是非常重要的，但現實情況卻是這方面培訓工作不到位。
3.解決檔案管理問題的措施
3.1制定切實可行的檔案管理規范
一方面要加強學習和研究，結合實際工作不斷創新；另一方面，相關的行政主管部門應積極協調有關部門盡快制定出房地產權屬檔案管理實施辦法，并出臺操作性強的相關標準、規范。規范應包括具體每項業務所需文件的歸檔范圍、文件材料的具體規格、保管期限、鑒定銷毀制度等內容，以便于檔案工作人員在實際工作中參照執行，在接收檔案時有據可查，確保房地產權屬檔案收集齊全、整理規范。
3.2實現檔案數字化
實現檔案數字化是現代房地產檔案管理的主要趨勢。由于這是一項技術活，管理人員需要事先做好材料調查和搜集，對存量房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內容。最后，必須保證檔案資料中內容的清晰，排序也必須符合規定。在實施方案管數字化建設時，還應注重其安全性。在房產檔案中，其主要包括兩個方面的內容，即檔案原件與檔案數據，其中在電子件中，其安全性又包括數據安全級別與設備運行的可靠。基于此，在安全級別上，應設置相應的權限，在規定的權限范圍內來應用不同的數據，從而確保其數據的安全性；而在設備運行可靠性上，應該采用高性能設備，同時為了以防萬一，可構建相應的備份檔案，從而確保數據的可恢復性以及其存貯的安全性。
3.3加強對檔案管理人員的培訓工作
2.房地產檔案管理的現狀
2.1房地產檔案管理缺乏制度化
檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵，但目前我國很多房地產企業在檔案管理制度的建立上還不到位，房地產檔案的整理、保管等方面制度不夠健全，部分房地產企業雖然建立了檔案管理制度，但卻并沒有將制度真正的貫徹執行，房地產檔案管理工作人員對檔案管理的重視度不夠，文件資料整理不及時，亦不能及時相關有效的房地產政策，無法滿足房地產用戶需求。
2.2房地產檔案管理人員的素質有待提高
隨著檔案數字化步伐的加快，提供高質量的房地產信息服務成為今后檔案管理人員的主要工作內容，這就要求檔案管理人員不僅要具有房地產檔案知識，還要具有敏銳的信息洞察力，能夠根據用戶的需要，提供有價值的房地產檔案信息給用戶；同時還要具有相應的信息技術，能夠創建動態的信息界面，這就使得僅僅具有檔案管理知識的檔案管理人員面臨著素質與能力的提升問題。
2.3欠缺完善的檔案檢索體系
在網絡信息技術快速發展的今天，檔案管理工作已經逐漸被信息化所替代，這為檔案管理工作提供非常多的便利和幫助。但在房地產企業中并沒有建立完善的檢索體系，并沒有快速地查找到相應的房地產檔案內容，這會對房地產的后期工作帶來一定的影響。
2.4房地產檔案的利用率不高
建立房地產檔案的目的，就是為了讓檔案用戶使用，最大限度提高其資源利用率。而從房地產檔案管理的實際來看，房地產檔案的開放度極低，即使檢察院要獲取相關的房產資料，也有相當的難度，對普通老百姓來說，想利用房地產檔案資料來化解糾紛，在當前實施起來很困難。
3.房地產檔案管理的有效措施
3.1與時俱進，實現管理現代化
房地產檔案數量越來越大，檔案材料種類越來越多。與時俱進，加強房地產檔案現代化管理，才能幫助用戶全面利用房地產檔案，促進檔案管理工作的進行。首先，房地產企業應樹立房地產檔案現代化管理的意識。隨著時代的發展，房地產檔案材料的增加，增加了檔案保管和利用的困難，傳統的檔案管理方式己經不能保證檔案整理的便捷高效，導致管理檔案的大量積壓，無法適應房地產檔案管理工作的發展。只有與時俱進，實現房地產檔案管理的現代化，規范檔案管理工作，才能有效地解決檔案積壓的問題。其次，應逐步將檔案現代化管理與利用納入工作計劃，列入檔案現代化管理重要目錄進行考核，完善檔案管理的現代化考核制度。這樣不僅能夠督促房地產檔案管理工作的進行，也能在考核中發現檔案管理的不足，便于上級領導根據考核的狀況，有針對性地解決檔案工作中實際存在的困難和出現的問題。
3.2全面提升房地產檔案管理人員的專業素質
做好房地產檔案管理工作，除了建立完善合理的檔案管理制度外，提高房地產檔案管理的專業素質也十分重要。人才是事業的基礎，檔案管理工作的高效執行，需要檔案管理組織擁有業務水平過硬、綜合素質優秀的檔案管理人員。管理隊伍水平的提升，需要房地產企業不斷進行現有房地產檔案管理人員的針對性培訓，加深其對于檔案管理工作的認識，意識到檔案管理工作的重要性，并通過持續的培訓過程中不斷提升其檔案管理技能。
3.3加強客戶研究及深層次的信息服務
對房地產檔案用戶進行調查研究，確定用戶的信息需求方向，有針對性地為客戶開發相應的服務。例如，在房屋拆遷中，有的民宅雖然被列入文物保護，由于年代久遠，很難出具相應的證明，這就為房地產檔案信息服務提供了方向。房地產檔案管理整理出相應的資料，供用戶查詢，然后利用原始檔案資料，為用戶維護合法利益，還可以收取合理的費用。
3.4確保檔案信息檢索體系的科學性
2房地產檔案管理工作存在的現狀
2.1房地產檔案收集信息的途徑單一。由于收集信息匯總成資料的途徑單一，受到收集信息不全面的影響，導致了目前房地產的現狀與所收集匯總的檔案記錄信息不符，導致了所有權信息對應不上的問題，造成了產權人無法受到合理的法律權利的保護。為了保證每個登記和變更過程文件資料的完整收集，必須要改變當前單一的收集信息方式。2.2多載體產權檔案未受到重視。多樣化的載體管理，有利于保護檔案信息受不可控條件的影響，比如自然災害這類不可控的因素對檔案的工作造成遺失，信息的缺漏；同時更加有效地全面性真實記錄，增加記錄信息的可靠性。但是目前房地產的檔案載體也較為單一，通常都是以紙質檔案為主，即使也有了磁盤等新媒介的加入，不過在實行的過程中并沒有廣泛的使用。2.3檔案管理工作鑒定不足。檔案管理工作的鑒定關系到檔案的存放時間以及銷毀時間和是否需要優化檔案。目前存在的現狀是國家沒有明文規定房地產檔案的管理期限，導致了管理過程中工作得不嚴密性，可能會造成了檔案的損壞。比如檔案到了一定的年限是要被清除的，但是在后來需要進行數據統計的時候缺有恰好失去了該檔案的真是記錄。隨著房地產檔案的日益增多，分類也是不盡相同，若是不及時進行有效的鑒定控制檔案的去留，很可能會發生檔案成堆的危機。2.4缺失復合型專業人才。在房地產檔案管理工作中需要復合型人才，不僅需要一定的計算機技術，還需要有專業的房地產檔案管理知識，同時具備一定的職業素養。當前，房地產檔案管理工作發展速度較慢就是因為缺失具備計算機能力人才和復合型人才。如何快速的發展檔案管理工作，需要及時的發現人才，留住人才，培養人才才是目前需要關心的重點問題。2.5對風險的抗擊能力不足。目前房地產檔案工作還存在一個問題就是對風險的抗擊能力不足。檔案的管理一般會分為紙質檔管理和電子檔管理，但是紙質檔檔案容易收到環境和自然災害的影響，比如天氣潮濕，導致紙質檔案受潮，或者是洪水造成紙質檔案的破壞等等；而電子檔案的管理工作可能會受到一些黑客的入侵、管理員的操作失誤以及病毒的入侵導致的信息缺失和破壞。若是抗擊風險指數不高，信息安全很容易受到威脅。
3房地產檔案管理工作對策
經過一系列的調查研究，對于目前所存在問題，需要從培養人才、加強數字信息化管理、收集信息規范化、添加風險評估、提高社會利用價值等方面入手?？梢酝ㄟ^以下幾點改善：3.1加強人才培訓，明確工作責任。由于房地產檔案管理工作的重要性和現代化信息建設發展，表明了需要一個專業的團隊帶領。作為檔案管理工作的工作人員是至關重要的崗位，需要明確其工作職責，方能提高工作效率。同時，及時引進專業的計算機人才，對檔案管理工作的人員進行系統專業化的培訓，培養出能為檔案管理工作付出的復合型人才。3.2增強數字信息化，采用多載體進行存儲。房地產檔案管理工作受到現代信息化科技的影響，紛紛采用了信息化進行檔案管理。通過信息化的檔案管理，更能收集到詳細的信息，進行系統全面的整理，錄入系統，使得管理工作變得更加便捷。電子文件的記錄成為新形勢的錄入方式。同時要采用多種方式將收集的信息進行整理記錄，現實檔案載體多樣化。由于采用了新形式的數字信息記錄，在查詢的時候可以有選擇的調出所需要的數據，大大的加強了信息的可查詢能力。3.3規范收集與鑒定的方式。房地產的收集信息工作是整個環節中最為重要的環節，收集信息的可靠性會直接影響到之后檔案錄入的真實性，若是收集工作處理不到位，很容易造成管理工作的損失。檔案管理工作的人員不能單一的局限在等級確權的環節，要對每一個變更的環節都要進行跟蹤了解，將其工作職責規范化。檔案的鑒定工作是為了降低檔案的損失，那么就要形成科學系統的分析，對不同的檔案內容進行科學有效的判定，根據價值的大小確定保存的時間，盡可能的提高檔案的效益性。3.4增加風險評估。目前房地產檔案管理工作存在著大量的風險，比如信息化風險，人才風險、投資風險等，這些風險若未能形成統一的意見，很容易在今后的管理工作中爆發出危機。風險評估就是要對風險進行量化，分析風險的大小，是否需要采取相應的防御措施。3.5主動服務，滿足客戶需求。房地產檔案管理工作不是坐在辦公室等待別人上門，應當主動出擊，加強宣傳力度，提高自身的影響力。一邊可以通過電視、廣播、網絡等方式進行宣傳房地產檔案的價值所在，一遍開設咨詢服務，讓更多的人了解到檔案工作的重要性，才能促進房地產檔案事業的擴大和使用范圍，為社會提供更高的價值。
作者:周斌 單位:眉山市房地產管理局
參考文獻：
1 房地產檔案管理的重要性
1.1 房地產檔案是政府進行管理與決策的依據
處于現代社會的人們已經完全脫離了傳統的靠直覺和主觀意愿進行判斷的思維方式，科學技術的發展使得人們有條件對于事物做出準確的判斷和決策，這也使得人們開始重視事前決策資料的收集。對于政府而言，當需要管理和決策城市的建設和規范問題時，需要用到盡可能豐富的房地產信息，這些信息能夠幫助管理者和決策者學習以往房地產開發管理中的經驗和教訓，加大對房地產開發的歷史和現狀的了解，幫助其作出符合客觀實際的判斷和決策。
1.2 房地產檔案是擁有者合法性的證明
參照我國相關法律的規定，房產證書和房地產檔案是證明其擁有者合法性的關鍵證明，這些文件具有法律效力。一方面，房產主人可以通過這些文件來證明自身對房產具有使用、支配的權力，另一方面，房產主人可以利用這些文件來保護自身在買賣、交換、改擴建、抵押等一系列經濟活動中的合法權益。
1.3 房地產檔案有利于規范行業行為
在房地產檔案中詳實地記錄著政府管理部門和房地產企業以及房產擁有者的行為，通過房地產檔案可以清晰地了解到真實的房地產發展面貌和歷程，包括曾經的違背政府規劃的建設記錄和房地產業主弄虛作假的欺詐行為等都被忠實地記錄下來。這些記錄無疑會使房地產行業內的不正當行為有所收斂，對于行業內相關人員具有監督和警示作用，有利于規范行業內秩序，從而使房地產主的合法權益得到保障。
2 房地產檔案管理的方法和措施
2.1 堅持依法管檔的核心理念
我國相繼頒布了《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》以及《房屋登記辦法》，《檔案法》是我國檔案管理的根本大法，相關管理部門也出臺了房地產檔案管理的規章制度，如國家建設部頒發的《城市房地產權屬檔案管理辦法》。這些法律能夠很好地指導房地產檔案的管理工作，能夠有效杜絕房地產檔案管理中的和過失等問題，真正保護房產擁有者的合法權益，因此在房地產管理工作中必須堅持依法管檔的核心理念。
2.2 加強管理人員的專業素質培養
房地產管理人員肩負著房地產的信息收集、歸納和整理等工作，任何一個環節的錯誤都可能引發經濟糾紛和權益人的正當權利受損，因此必須加強對房地產管理人員的專業素質培養，提高業務水平。特別是要強化房地產管理人員的責任意識，做到檔案的編研真實有效，能夠不斷和及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理，便于今后房地產資料的開發和利用。同時，還要做好日常的檔案資料保護工作，保證存放紙質檔案的區域清潔衛生，不會發生房地產檔案資料污損、蟲蛀和鼠咬現象。
2.3 以提供優質服務為工作目標
目前多數的房地產檔案以紙質材料作為關鍵性的證明材料，以電子檔案資料為輔。房地產檔案紙質材料眾多，如果沒有進行有效的管理，則很難在需要查閱時找到有用的信息，這對房地產檔案管理工作的啟示是要思考如何才能提供更加優質的服務，利于信息需求者快速找到有效信息。總的來說，就是要求房地產檔案工作人員按照所管理的房地產檔案實際情況和特點為出發點，充分考慮客觀需要，強化服務意識，提高服務效率，實現優質服務的工作目標。
3 房地產檔案信息化系統構建
改革開放以來我國的經濟水平大幅度提高，人們對于住房的需求也越來越高，這有力地推動了房地產行業的發展。傳統的房地產檔案管理方式已經不適應當前房地產檔案信息的爆發式擴張，人們需要尋求新的房地產檔案管理方式來提高管理的效率，房地產檔案信息化系統的概念應運而生。
房地產檔案管理信息化是從傳統的紙質檔案管理逐步轉向電子信息管理，旨在通過計算機信息技術實現對房地產數據的系統化和實時化管理，以滿足大量信息的存儲和讀取要求。房地產檔案管理信息化適應了新社會形勢的發展需求，使得房地產檔案的信息化管理更為規范化和法制化，提供給信息需求者更為方便快捷的服務。
建立房地產檔案信息化系統需要做好以下三個方面的內容：一是制定好相關的信息化管理的規章制度。在房地產檔案信息化管理系統中，主要以電子信息為管理對象，而不同于以往的紙質信息管理，因而要制定出對電子信息管理有針對性的規章制度，比如在系統信息錄入和查閱權限的分配上，就要注意制定能夠相互制約和監督的規章制度。二是要積極利用更加先進的技術手段?？茖W技術是不斷發展和技術，隨著社會的進步，人們的需求也在逐步提高，房地產檔案管理者若想提供更加貼合人們需求的服務，就需要采用更加先進的技術手段來進行輔助管理。三是要重視對房地產檔案管理人員的綜合素質培養，特別是對于軟件操作和管理等方面的培訓。房地產檔案管理人員需要不斷學習理論知識和總結實踐經驗，將檔案管理的基礎知識與信息技術知識有機結合，成為掌握專業技術和適應崗位發展需求的專業的房地產檔案管理人才。
參考文獻
[1]陸嫣.房地產權屬檔案管理的問題以及創新策略[J].中小企業管理與科技（上旬刊）.2015（05）.
房地產檔案管理工作涉及重大，檔案管理中存在的問題將阻礙檔案作用的發揮和檔案管理工作的發展，因此，針對這些問題，必須采取有效措施加以完善。本文通過房地產檔案管理的基本內涵、當前房地產檔案管理中存在的問題以及改善房地產檔案管理的對策三個方面展開探討。
1、概述房地產檔案管理
房地產檔案是房屋管理機構在對房地產的建設、使用、管理等工作中形成的具有一定保存價值的文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。房地產檔案是房地產管理部門的日常工作的總結和真實寫照。
房地產檔案具有專業性、動態性和廣泛性的特點，此外房地產管理工作還面臨諸多風險，主要有：突發風險、檔案信息化風險、投資風險和知識產權風險等，對這些風險的研究和防范是提高房地產檔案管理工作的主要內容，風險管理意識是當前檔案管理中比較缺乏的理念，它的推廣對整個檔案管理工作的發展和進步都將產生非常重要的意義。
房地產檔案在解決房產糾紛，科學進行城市規劃，加快舊城改造步伐，查找房屋，推進小區建設，深化住房制度改革發揮了重要的作用，為很多爭議提供了法律依據。房地產檔案管理工作在社會經濟中的作用越來越重要，推動了房地產檔案管理水平的提高，但是，我們肯定成績的同時也要明確房地產檔案管理工作中存在的問題，這是完善和進步的開始。
2、當前房地產檔案管理工作中存在的問題
當前房地產檔案管理中存在的問題主要集中在一下幾個方面：
2.1管理模式陳舊檔案利用率低
我國的檔案管理模式大多還沿用傳統的管理模式，設置檔案部門，手工進行檔案的整理和保管，效率低下且浪費人力資源，檔案查找困難，很難被有效利用，檔案工作的意義得不到發揮，檔案管理水平低下，這都是由于陳舊的檔案管理模式造成的。
2.2房地產檔案的抗風險能力弱
房地產檔案是具有保存價值的文件資料，雖然房地產檔案管理部門采取了一些基本措施，防潮、防火、防蟲、防盜，但是這些遠遠不足以抵御一些突發的自然災害，例如：地震、滑坡、泥石流等，一些突發的風險對房地產檔案的破壞造成的損失是不可估量的，并給財產管理財產理賠以及災后的恢復重建工作帶來諸多的困難，房地產檔案的抗風險能力有待加強。
2.3房地產檔案管理缺乏統一的規范
隨著時代的變遷，不同的工作人員對檔案的收集也不同，房地產檔案的內容和質量也各不相同，而且，房地產檔案管理工作人員的素質也不盡相同，有些人員對房地產檔案管理的認識存在不足，而且沒有一個統一的規范來衡量房地產檔案的質量，這句導致對資料的收集存在不規范或者遺漏的現象，同時，檔案管理中存在的問題也得不到及時的發現和校正，影響檔案管理的水平，也大大降低了檔案的利用價值。
2.4房地產檔案的形式過于單一
房地產檔案是房屋管理機構在對房地產的建設、使用、管理等工作中形成的具有一定保存價值的文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄。依據定義可以知道，房地產檔案的表現形式文字、圖表、聲像等形式，但是，在具體的管理工作中，房地產檔案的載體就顯得比較單一了，大多為紙質的文字資料，并且對有關事項的記載也存在過于簡單、模棱兩可的現象。一方面是由于其他形式的房產檔案成本相對較高，另一方面，我們在其他形式的檔案管理方面缺少經驗和一些必要的前提支持，在這方面的人才也很缺乏。過于單一的檔案形式不能很好地加載相關信息，也不能有效滿足人們的需求，影響房地產檔案的質量和房地產檔案管理水平的提高。
2.5房地產檔案的后續管理和維護工作面臨諸多困難
房地產檔案形成后要進行驗收才能予以歸檔，不符合驗收標準的不予歸檔。對于存在問題的房地產檔案，退還經辦人員重新修改的工作就面臨很大的困難，另外，房地產檔案中的信息大都是有關聯的，一個地方出錯就要導致很多后面的環節出錯，這些問題修改起來非常繁瑣，工作量很大，操作困難。此外，隨著世間的推移以及現在檔案的生成的速度和數量的加快，房地產檔案的存儲數量急劇增加，以人工處理了的檔案管理方式很難有效、及時的完成相關的檔案管理工作，使得檔案信息存在錯誤，檔案存儲空間不足，維護不到位以及信息難以共享檔案資料得不到有效地利用。規范檔案的后續管理和維護工作也是需要關注的問題。
3、完善房地產檔案管理工作的相關對策
以上為房地產檔案管理工作中存在的主要問題，這些問題已經阻礙了房地產檔案管理工作的有效展開，影響了房地產檔案管理水平的提高，使得檔案管理工作的意義得不到發揮，給社會經濟發展帶來了一定的影響，針對存在的問題，提出以下完善措施：
3.1建立數字化的房地產檔案管理模式
傳統的檔案管理模式已不能適應當前房地產檔案管理的需要，為了更好地管理房地產檔案應該建立起數字化的房地產管理模式。要統籌規劃，運用計算機技術，建立一個產權產籍管理信息系統。數字化的房產管理系統能夠節省很多人力資源，提高檔案管理工作的效率，節省存儲空間，能夠避免很多傳統管理模式下的問題，例如：防潮、防火、防蟲等。此外，數字化的檔案管理信息系統能夠快捷、有效地進行信息共享和檢索，增強檔案的利用率，同時，能夠及時發現檔案中存在的問題，及時進行篩選和修改，及時對檔案信息盡心完善，提高檔案資料的價值。
3.2樹立房地產檔案風險管理意識
目前房地產管理部門對房地產檔案管理中存在的風險并沒有給予足夠的重視。房地產管理工作面臨的諸多風險主要有：突發風險、檔案信息化風險、投資風險和知識產權風險等，將風險意識引入房地產檔案管理工作中來要求管理部門對這些風險進行研究，加深對風險的認識，及時采取措施防范和化解風險。房地產檔案管理中的風險如果不能得到及時的防范和化解，就會給房地產檔案帶來損害，繼而產生的損失是不可估量的。因此，一定要樹立風險意識，深刻認識房地產檔案工作面臨的種種風險，加強風險教育，定期對房地產檔案進行風險評估，對實現信息化的檔案管理系統要防止外部侵害，確保系統運行的安全，保證電子檔案的安全性，提高房地產檔案的抗風險能力。
3.3建立統一的檔案管理標準
房地產檔案需要一個統一的規范來衡量檔案的形成流程和質量，使得檔案管理工作能夠合理的進行，并可以依照規范對一些檔案及時進行清理、檢查和鑒定，以確保檔案的完整性和有用性。
3.4注重檔案管理人才的培養
當前我國房地產檔案管理中從業人員的素質良莠不齊，這也是導致房地產檔案管理水平比較低下的一個重要的原因，基于此，應該加強相關人才的培養，提高檔案管理人員的素質和專業勝任能力，適應當前檔案管理形勢的需要，推動房產管理工作的全面進步，進而給社會經濟的發展帶來積極地影響。另外，數字化的房產檔案管理信息系統對工作人員的計算機技能提出新的要求，管理人員要注重學習，提高自身的業務水平。
3.5豐富房地產檔案的形式
豐富的形式能夠更加生動和完整地記錄相關信息，更好地滿足人們的需要，這方面需要特殊的人才來進行特殊載體檔案資料的生成和保管。另外，也需要制度的支持。
參考文獻：
一、房地產登記檔案管理的特點
房地產登記檔案是指房地產管理機構在管理活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、圖像等不同形式的記錄，是房地產物權登記的成果記載和原始憑證，它反映了房地產物權的設立、變更、轉讓、消滅等情況，包括登記過程中產生的申請、審核、發證等原始資料，是房地產物權登記工作的真實記載和重要依據。
房地產登記檔案管理工作具有以下特點：
1、政策性、專業性強
房地產登記檔案是依據法律、法規和相關政策規定對房地產物權從設立、變更、轉讓等全過程的記錄，合法合規性是其首要特征。同時，登記檔案信息要符合檔案管理的相關專業特征和要求，內容上反映房地產權利狀況和房地位置和面積大小，反映房地產權利狀態的來龍去脈，因而又有很強的專業性。
2、動態性、時效性強
登記檔案形成后，房地產權利和房地情況會隨著產權人的變化、房屋的損壞倒塌以及房屋買賣、交換、繼承、贈與等引起的房地產物權轉移而不斷發生變化。隨著我國經濟和城市發展，房屋的拆除、翻改、擴建、土地分割、合并等變更又不可避免，因而房地產處于不斷轉移和變更之中，具有極強的動態性。為保證檔案信息的真實準確，檔案登記信息必須及時有效地記錄變更情況，從而確保房地產信息是動態的、真實的，使登記檔案成為有效的可利用的“活”檔案。
3、真實準確性強
登記檔案是房地產物權狀態的真實歷史記錄，這種記錄必須與實際相符。記載的權利人、權利范圍必須清楚，能在權利審核和排解權利糾紛中起憑證和參考作用。真實性是登記檔案的生命，也是發揮檔案現實效用的基礎和前提。
二、房地產登記檔案管理存在的
問題及原因分析
1、數據失真、雜亂，準確性難以保證
真實準確是檔案管理工作的基礎，而房地產登記檔案因為牽涉到房地產物權，關系公民的切身權益，也影響著公共管理水平和政府信用，其真實性更為重要。但我國當前房地產登記檔案管理中數據不準確、信息過時、記錄不完整、資料不清晰或檔案管理無序等問題卻較為嚴重。例如，由于兩代個人身份證號碼發生過調整，造成同一主體卻有不同的身份證號碼；或者以軍官證、駕照、護照等其他證件代替身份證；姓名中的生僻字用代號代替等。
2、數據動態性差
數據更新嚴重滯后于實際權屬變化，信息更新不及時，不僅影響登記檔案的真實性，也嚴重影響其時效性。隨著社會不斷發展，我國城市地名、街道名等信息不斷變化，房屋坐落名稱的寫法、稱謂也在發生變化，如果房地產登記檔案不及時更新，很容易造成地名沖突、房產沖突等。
3、信息化程度低
一些地區仍然以紙質檔案記錄為主，未能及時采用信息技術，不僅制約登記檔案的錄入與歸檔，也使得檔案查詢、管理效率很低，更為嚴重的是，難以實現數據聯網和共享，無法在不同區域之間建立統一的登記檔案信息系統，導致辦公效率極低，也制約了公共管理服務水平的提升。
4、電子影像資料不完整
目前的登記檔案介質以紙質為主，較為單一化、平面化，而大批量集中數字化掃描很容易造成一些工作失誤，在實體檔案和數字檔案之間缺乏有效的關聯和協同。
上述問題是由多方面因素導致的，既有客觀方面，也有主觀方面。從客觀方面來看，社會發展水平和信息技術應用水平制約著檔案登記管理水平。從主觀方面來看，檔案管理工作從業人員的專業技能和職業精神有待加強，公共管理水平和服務意識都有待提升。因此，要改善房地產檔案登記管理現狀，解決真實性差和動態性差、效率低、管理水平低等問題，實現高效、協同的信息化管理，就要加強檔案管理系統信息化建設。
三、房地產登記檔案管理信息化的實施
隨著信息技術的發展及推廣應用，房地產檔案信息化管理已成為一種趨勢，信息化管理也是現代檔案管理的必然趨勢，信息化管理也是提高房產檔案管理利用效率重要途徑之一。登記檔案管理信息化建設實施需注意以下幾個方面：
1、通過信息技術開發利用房地產檔案信息，提高檔案管理水平。首先，做好已有房地產檔案資料的收集、歸檔和整理核查工作，再通過實施電腦化管理，將房產檔案資料及時輸入電腦。其次，做好新舊檔案信息之間的銜接與梳理，確保管理系統中的數據是真實、準確、相互對應的。最后，實施信息化管理后所有的數據信息都進行電腦數據和實物之間的同步與對應核準。
2、建立集中統一的檔案管理網絡，規范電子建檔標準。加強對房產檔案工作的集中統一管理與分級負責制度，是房產檔案齊全、完整、規范的重要保證。完善檔案制度建設，做到職責分明、層層把關，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。
3、轉變觀念，超前檔案管理，掌握房產檔案特點，拓寬檔案收集渠道。長期以來，我們對于各類業務檔案的管理工作缺乏超前管理的意識，導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為了保證房產登記檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的各類房產資料建立了檔案收件簿，了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。
4、加強對檔案管理從業人員的培訓。信息化管理客觀上對房產檔案工作人員的素質提出了更高的要求。為達到房產檔案整理規范化的要求，對從業人員要進行培訓，不斷提高其專業技能、計算機操作水平，提升服務意識和職業精神。
5、做好信息安全工作。房地產檔案信息涉及重要的個人信息，也是國家經濟數據的重要來源，因而做好房地產檔案登記信息的機密性，做好網絡安全和信息安全是信息化建設的重要基礎。
四、檔案管理信息化建設的意義
房地產檔案管理信息化是先進科技手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。
運用現代信息處理技術手段來開發和利用房地產檔案信息資源具有重要作用。首先，能夠有效改變傳統房地產檔案管理以手工處理為主、效率低下、查詢時間長、共享信息差、差錯率明顯等缺陷。其次，能極大提高檔案資源的開發能力和利用效率，大大減少房產檔案管理工作人員的投入，縮短了大量事務的處理時限，不僅降低了成本，而且極大地提高了工作效率，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，顯著提高房產檔案管理的整體水平。再其次，能有效提高公共管理水平，提升行政機構的綜合服務水平。
在我國正在實施遏制房地產價格過快上漲、推動房地產市場健康發展的新形勢下，實施房地產登記檔案管理信息化具有更加重要的意義：
首先，可以為物權確認提供重要依據，有利于維護房地產權利人的合法權益。翔實準確地記載房地產權利和房屋變更記錄是審查并確認產權的重要依據。完備的、科學的產權產籍管理，是實施合法、規范的行政管理、物權管理的基礎，為實施產權保護和維護個人權益提供了可靠的法律保障。
其次，有利于促進房地產市場健康發展。房地產市場的健康發展以明晰的產權歸屬為前提，因而房地產登記檔案管理成為市場運行和發展的基本保障。擁有房屋所有權使權利人在法律保障下行使占有、使用、收益、處分的權利上，房產交易雙方才會有安全感，房地產市場才能安全有序。
第三，維護正常的金融秩序和社會穩定。隨著房產價值的上升，房地產引發的問題也越來越突出，債務糾紛、房產糾紛、刑事案件等呈上升趨勢，通過登記檔案部門出具的物權證明能減少糾紛，避免國家、個人財產受損失，又促進了社會的穩定與和諧。
1 檔案管理體制與房地產行業發展同步
1.1物權法的實施將推動房地產檔案管理的發展
作為保護私有合法財產的一部新型法律，《中華人民共和國物權法》的實施將對房地產檔案工作產生極大的影響。物權法中對住宅七十年使用權到期自動續期的決定是對房地產檔案管理的規范化、科學化的推動。房地產檔案的有無，保管的好壞，記載是否準確、全面，將關系到產權人的切身利益，一個房產權利人擁有了房屋所有權，也就有了在法律保障下行使占有、使用、收益、處分等權利。只有不斷地發展和提高房地產檔案管理的水平，才能很好地保障權利人的權益。
1.2房地產檔案管理將向規范化、標準化的方向發展
房地產產權產籍管理是房地產行政管理的核心與基礎，與房地產市場管理關系密切，各種房地產交易行為最終都要歸結到權屬的確定，只有產權清楚，產籍資料完整，才能確保房地產市場行為合法有效。隨著房地產行業的不斷發展壯大，國家、社會對房地產行業的重視程度不斷提高，房地產行業的規范化、法制化不斷提高。與此同時，房地產檔案管理也將走向規范化、標準化管理。
1.2.1設置管理機構，促進房地產檔案管理規范化發展
檔案管理機構的設置，是房地產檔案管理規范化發展的前提。房地產檔案管理機構的設置不僅僅是檔案館（室）的建設，也是房地產檔案管理部門的事，它關系到檔案房地產檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個功能部門的健全。在完善的機構設置下，人盡其力，物盡其能，房地產檔案管理的規范化發展將成為可能。
1.2.2房地產檔案管理向標準化發展
標準化是提高檔案管理水平和管理質量的重要前提，是房地產檔案管理規范化發展的保障。房地產權屬檔案管理模式規范化，包括檔案館（室）管理工作的規范化、職工業務考核的規范化和房地產權屬檔案管理技術的規范化。具體講就是實現檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個環節的規范化、標準化。
1.2.3逐步實現一體化管理模式
所謂一體化管理，是房地產行政管理部門行政職能科室與具體辦事機構管理分開，涉及對外辦理權屬登記、交易過戶等具體業務，由登記中心一個機構承擔，一個窗口對外。實現一體化管理，就能通過辦理機構之間的溝通協調，準確、快捷地傳遞信息，通過部門配合、環節控制，實現房地產業諸業務間的有機銜接，逐步實現各機構間的信息共享，充分掌握交易、登記信息，同時簡化辦理手續，優化服務，方便服務對象。
2 電子政務環境下實現對房地產檔案的管理成為可能
所謂電子政務，就是政府機構應用現代信息和通信技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優質和全方位的、規范而透明的、符合國際水準的管理和服務。
電子政務主要包括幾個方面：政府間的電子政務、政府對企業的電子政務以及政府對公民的電子政務。政府對公民的電子政務是指政府通過電子網絡系統為公民提供的各種服務。在這樣一個大環境下，房地產權屬登記這一房地產管理活動的重要內容，將可以通過電子系統來完成。由于一切手續都是通過計算機完成，這將使整個房地產檔案的管理發生重大變化。
在這一形勢下，房地產檔案為了解決電子文件對軟硬環境的依賴性和電子載體的不穩定性，房地產管理業務工作出現同一工作項目或同一案件的文件材料出現不同載體的文件并存的問題，房地產檔案管理將會產生很多新的變化。
3 現代化水平進一步加快，信息共享成為可能
隨著房地產經濟的不斷發展，房地產權屬檔案管理工作變得越來越重要，社會各界對房地產檔案的需求也越來越多，范圍越來越廣，對房地產信息的需求和利用越來越呈現出多樣化，傳統的房地產權屬檔案管理模式、管理手段越來越不適應房地產經濟發展的要求。因此，探索以現代科技發展為重要條件的適應社會發展的檔案管理模式則顯得至關重要。
3.1實現房地產檔案的縮微化、數字化
檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化成電子文件?？s微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件，形成數據庫。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多次、多種形式的輸出，方便文件的隨時查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。
3.2實現房地產檔案的信息化、網絡化
計算機技術和網絡技術的普及應用，為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性：一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低。隨著電子文件和互聯網建設的逐步完善，人們的信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。
3.3實現房地產檔案管理的多元化、智能化
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類門檔。實現檔案管理自動化、智能化能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值。
數字化技術雖然給房地產檔案管理帶來了諸多便利，但是在復雜多變的網絡環境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數字化技術應用過程中，房地產檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運用數字化技術的過程中，應該采取相應的措施保證檔案網絡系統的安全性，使得系統不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進而避免房地產檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個環節、各個方面入手，通過用戶權限的設置、定期備份、升級殺毒軟件以及加強網絡安全防范措施等方法，進一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。
（2）真實性
對于房地產檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產檔案管理數字化中也應該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。
（3）便捷性
通過計算機網絡系統所實現的數字化檔案管理取代了傳統手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數字化技術為房地產檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進行相關信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進行檔案信息的查詢瀏覽，并且不會相互干擾。
（4）可讀性
數字化技術在房地產檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進而保證了檔案的實際價值。
二、房地產檔案管理中數字化的應用策略
1.加強創新型數字化技術人才的培養
首先進行檔案管理工作人員知識結構的調整，培養一支具有先進檔案管理意識和理念的高水平專業的創新型數字化技術人才隊伍，以便對各種專業設施的維護、維修和升級，促進專業設備的順利安全運行。同時通過相關數字化技術知識的培訓，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數字化檔案管理過程中的相關知識。技能和流程，進而提升管理人員的業務能力，促進數字化技術的運用和建設。
2.加強檔案資源的規范以及標準體系的建立
只要保證了規范和完整的房地產檔案信息，那么數字化技術的運用才能得到更好的利用，進而實現數字化管理的真正價值和意義。同時還要統一房地產檔案管理的標準和規范，進而充分發揮出數字化檔案管理的價值，否則一些不標準和規范的檔案管理將會對房地產數字化檔案管理建設、發展產生極大的阻礙。
3.建立健全的數據系統
檔案數據庫的建立是數字化技術應用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統的資料功能齊全，進而才能為管理人員提供更快捷的管理服務。首先系統的開發人員將各種房地產檔案導入到數據庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據實際檔案變動和增加及時更新和擴展數據庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關部門制定決策的時候，該數據系統也能為其提供一些真實、全面的有利依據，進而促進相關政府部門更好的提供優質服務。此外，還需要在該數據系統中建立檔案目錄數據庫，也就是進行檔案的編目，以分層級的方式繼續擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數據化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉化為數據化信息的同時也需要運用傳統紙質檔案的形式加以存儲，因為在信號轉換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術限制，可能會出現丟失、損壞等現象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進行檔案管理。
1 存在的問題
1.1 產權檔案的抗風險能力有待提高
房地產的檔案是十分重要的材料，而我國的產權檔案抗風險能力一直較低下。主要原因是受到經濟因素的思想觀念的影響，雖然我的房地產檔案管理部門做好了基本的檔案保護措施，但當遇到一些大型的自然災害或不可抗力因素時，產權檔案的抗風險能力弊病就會立刻凸顯出來。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強大破壞作用，整個汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財產損失和人員傷亡，很多產權檔案已經不復存在，這給后期的財產理賠工作帶來了很大的困難。
1.2 產權檔案具有明顯的時代特征
由于產權檔案所跨越的時間較長，在不同的歷史階段，產權檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現代科技和經濟的發展，我國的產權檔案管理已經發生了很大的變化，產權檔案具有明顯的時代特征。但是，我國產權檔案管理人員的專業性普遍較低，管理人員的業務能力不高，不能及時發現問題，解決問題，材料檔案的不規范問題時常發生。在科技不夠發達的時期，產權檔案是由紙張組成的，且檔案中對于產權的描述過于簡單，通常只有平面結構圖，產權周圍的情況描述較少。
1.3 房地產檔案的形式單一
完整的房地產檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應有一些相關的照片、錄音、重要數據的底版和其他影像資料。但隨著時代的發展，這些資料已經無法滿足人們的需要了，由于房地產檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個管理成本會提高很多。因此，對于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是我們在這方面的人才很少，所以我們要大量培養這樣的人才，以便適應社會發展的需求。
2 加強管理，解決問題
2.1 加強基礎工作
實現檔案數字化是現代房地產檔案管理的主要趨勢。由于這是一項技術活，管理人員需要事先做好材料調查和搜集，對存量房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內容。最后，必須保證檔案資料中內容的清晰，排序也必須符合規定。數字化后，還應對數據質量、圖像質量進行檢查，保證萬無一失。
2.2 建立統一標準
國家檔案局已經針對電子檔案管理制定了相應的標準，這對我國的電子檔案管理起到了很大的規范作用。房地產管理部門也必須結合時代和的行業的特點，制定與本行業檔案管理相關的制度，提高檔案管理的質量和有效性，實現房地產檔案的數字化管理，并逐漸走向現代化，與世界接軌。
2.3 保存雙套檔案
房產檔案數字化是檔案工作中的新內容，也是新的發展，但我們還有許多問題需要解決，如數字化檔案中信息歸納問題，檔案的執行憑證問題，數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規范化、存儲等方方面面的問題。所以，我們必須根據實際，在相當長的一段時間內，對房地產檔案管理實行雙保險，就是在使用電子計算機保存的同時，還做好紙張檔案儲存，這樣就能保證房地產檔案的安全可靠了。在現代化管理中，我們首先要做好數字化管理，建立相關的房地產檔案信息搜索平臺，讓業主可以方便的搜索到信息；在實現房地產檔案的逐頁掃描，存入微機。在房地產檔案提供利用過程中，只要是關于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應使用觸屏、電腦查看等科學技術，這樣也能減少房地產檔案過多的與外界接觸，保證其安全。
2.4 搞好前期控制
根據我國相關法律，房地產檔案必須是真實、準確的，不得與事實相違背。如果房地產檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么房地產檔案的法律效力就會大大降低，在發揮憑證作用的過程中就會出現證據錯誤和證據不足的問題。為了避免這一問題的發生，房地產檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔前，應該把握好三關：加強文件資料審核的管理。相關人員在進行房地產登記時，一點要嚴格審查當事人的資料完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請人在辦理產權登記過程中，需按照相關規定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。其中，當事人是自然人的，核對好信息后，在身份證復印件上簽好無異議等字樣，并簽字按手??；如果是法人，就應讓法定代表人填好委托書，并加蓋單位公章。只有做好產權的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎；產權資料移交的管理。這是產權資料管理中最重要的環節，檔案在交接過程中，管理人員必須對檔案資料再一次進行檢查。如果發現錯誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收。但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。
2.5 注重人才的培養
我們從房地產檔案未來發展的角度來看，單單只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，因為社會的現代化發展對管理人員的要求也會越來越高。因此，我們必須建設一支具有專業管理能力的人才，應以復合型人才為重點的人才隊伍，實現產權檔案管理的全面進步。數字化房產檔案管理人才必須是全面的人才，只有這樣的人才，才能適應社會經濟的發展，才能積極面對挑戰，解決問題。房產檔案數字化的實施，減少了檔案管理部門的工作量，為社會提供了更便捷的服務，還能有效增強檔案的安全性和可靠性，保護了業主的合法利益。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進房地產檔案管理的發展。
參考文獻：
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中圖分類號：F293.33文獻標識碼：A 文章編號:
1、建設背景
房地產企業的檔案管理是企業諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內容涵蓋了企業內的文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業開發項目由于其規模大、工期長，在開發過程中形成的資料多；特別是其關聯和涉及的專業、部門和單位環節眾多，因此使企業對工程檔案的有效管理成為必要。
《建設部關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號）文中指出，工程檔案是工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強工程質量控制，追究工程質量責任，懲治工作領域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴建等，具有重要作用。
工程檔案包含了項目初期的報建資料、工程預算；項目中期的施工現場記錄；項目后期的竣工資料、工程結算以及項目的銷售合同等。
目前常規的操作方式是，施工方的資料員在項目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對工程建設中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來難度。而且一般施工單位沒有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個部門各個技術人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對資料不熟悉，一些需要相關負責人簽字的單證，終因難以召回當事人，拖延資料整理的進度。
鑒于上述原因，我們引入房地產企業檔案管理系統，并對每個項目委派檔案管理員，對工程檔案進行實時整理，實時歸檔，使得房地產企業的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。
2、房地產企業檔案管理系統的搭建構想
從2010年起，試圖構建一個以工程檔案管理為主，覆蓋房地產企業內部所有類型檔案，縱向是從工程立項開始直到項目竣工銷售結束為止的，綜合檔案管理的系統。做到所有數據由一線資料員實時錄入，由公司檔案管理員進行組卷入庫的管理操作。同時入庫的檔案資料對公司各級人員按權限進入開放利用。
3、什么是房地產企業檔案管理系統
房地產企業檔案管理系統是建立在企業局域網內，提供數據訪問、交換與互操作能力，并通過這個平臺，為企業內部檔案建設、管理利用提供支撐、保障、服務的應用系統。
3.1房地產企業檔案管理系統主要包括：
3.1.1文件管理：此平臺提供給一線檔案管理員，實時錄入已形成的工程資料；可實現多客戶端同時錄入。
3.1.2保存價值的資料在此平臺上，進行組卷。
3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號入庫服務。
3.1.4檔案利用：根據員工所在職位的權限，瀏覽對應開放的檔案，并提拱利用服務。
3.2實現的目標
該系統的應用就是要改變工程檔案傳統的管理模式，實現工程檔案資料的實時整理，實時歸檔，保證了工程檔案的真實性、準確性，防止工程檔案在施工過程中的缺失、遺漏。
3.2.1在系統的“文件管理”，各部門一線的資料員根據工程施工的進度，時實的將施工資料按項目名稱及標段進行錄入，一些單證、圖表可以通過掃描上傳至系統。
3.2.2 公司的檔案管理員對“文件管理”中一線資料員錄入的數據進行鑒定，對于具有保存價值的資料進行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。
3.2.3在每個施工結點，如一個標段結束時，一線資料員將紙質檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質檔案與系統中“檔案管理”內的數據進行逐一核對，帳實統一后，進行檔案的入庫管理，為紙質檔案進行編號入庫，同時在系統中“檔案保管”內為每條數據錄入紙質檔案在檔案庫房內的存放位置。
3.2.4經過入庫管理的檔案可以開放給公司內部人員利用，公司人員根據自己的崗位、級別擁有不同的利用權限，因工作原因需要超出自己權限利用檔案的，可以通過系統的“檔案利用”向公司檔案員申請檔案使用，利用申請會經過該檔案所屬部門領導審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據審批意見，對該檔案進行開放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地產企業對檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒有主動權，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒有補齊資料，而影響了工程的竣工驗收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結算問題，施工方常常扣壓工程檔案，影響檔案移交，導致無法竣工驗收?，F在，使用了檔案管理系統，房地產公司從工程初期就有資料員介入，對檔案進行實時管理，增強了主動性。
3.3.2過去由于房地產公司沒有自己的檔案室，公司人員在辦理業務時總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統，多數資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時間。
3.3.3檔案系統中文書檔案及會計檔案管理的應用
房地產企業除了工程檔案外，還有企業內部的文書檔案以及會計檔案，因此該系統還附加了另外兩個端口，提供給行政及財務部門使用。
文書檔案可以通過系統對企業的收發文、合同進行掃描上傳，方便查詢利用。會計的憑證、帳本、報表等檔案，也可通過系統進行管理及利用。
