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工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前，從源頭開始對可能成為檔案的文件資料進行質量控制，避免有價值的檔案或相關背景信息的流失。奧運工程檔案真實記錄了奧運工程建設的全過程，是確保賽時、賽后使用的重要憑證，是奧運文化遺產的重要組成部分。新奧集團在奧運工程建設過程中，對工程檔案采取的有效措施，切實實現了工程檔案的前端管理，把工程檔案幕后工作轉移到前臺管理工作中，使檔案管理與工程管理工作同步進行，協同作戰。
一、健全檔案網絡，完善制度建設，確保檔案管理的前端控制
1、組織機構、明確責任、落實到人
強大的組織體系、健全的規章制度是檔案管理工作開展的有利保障和依據。針對奧運工程規模龐大、復雜的檔案管理情況，我們首先與北京市檔案局、北京市“2008”工程建設指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業指導聯系，保證檔案的合法與專業。其次在集團內部建立以法人代表為主要領導，部室經理、部室檔案員負責的檔案管理網絡，落實了各總包、監理單位以項目經理、總監為負責人，總工、技術負責人、現場檔案管理員管理的檔案管理網絡，實行層層管理，落實責任。領導負責制的檔案管理網絡，為檔案工作的順利開展提供了堅實有力的組織保障。
2、完善奧運工程檔案新制度
為保證奧運工程檔案高質量、高標準，必須實現與施工進度同步進行的要求，我們向各參建單位轉發了《奧運工程檔案管理指南》、《奧運工程檔案管理實施細則》及《奧運工程檔案檢查標準》等管理辦法，使參建單位檔案管理人員明確奧運工程檔案的特殊要求，做到了有據可依、有據可循。同時編制了《新奧公司奧運工程檔案歸檔范圍和保管期限》、《新奧公司聲像檔案管理辦法》等新制度，并監督、幫助奧運中心區新奧集團各參建單位建立、健全各自的奧運工程檔案管理制度，并要求把這些制度懸掛于墻上，時刻提醒現場施工人員、檔案管理人員保證照章辦事，為高質量完成奧運檔案管理工作提供制度保障。
二、實行動態監管，強化檔案管理與施工管理同步
1、檔案工作計劃與工程施工計劃緊密結合
檔案工作計劃是實現奧運中心區工程檔案整理進度與施工進度同步實施的前提。在實際工作中，要求參建各總包單位根據工程施工進度表，制定各自檔案收集、整理計劃;集團檔案部門與工程部、安全質量部緊密配合，根據中心區總體施工進度、竣工工作安排制訂《竣工工程檔案工作時間安排》，這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結合在一起，把工程后期檔案工作提前到工程管理前臺來做，為檔案及時收集、整理，為保證檔案的齊全、準確，為工程竣工發揮了保障作用。
2、工程分部分項劃分措施，從源頭解決檔案收集問題
奧運中心區工程規模大、工期緊、任務重，交叉施工現象非常嚴重，因此給工程檔案的收集工作帶來困難。但我們發現，工程項目分部分項劃分標準是檔案收集的基礎。如果不清楚工程項目分部分項的劃分，檔案收集就會出現雜亂無序的情況，與施工同步進行便無從談起，因此，要求各總包單位提供工程的分部分項劃分標準，根據分部分項劃分標準，確定檔案的形成時間和收集內容，從源頭上解決檔案收集內容、依據規程、完成時間等問題，使檔案技術人員很快進入收集狀態，有效解決了檔案收集入手難的問題。
3、動態監管保證檔案同步收集
(1)有效的監督檢查是保障同步收集的有力手段
按照施工計劃堅持每周到施工現場一線檢查檔案的收集整理情況，如施工單位何時進場，何時土方開挖，何時物資進場，何時進行相關試驗，哪項工程進行隱蔽，哪天進行分項驗收，哪天進行分部工程驗收等。針對施工進度，集團檔案部門要求施工單位提供相應的設計交底、施工物資進場檢驗記錄、主要材料的試驗記錄、有關測量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗收記錄等檔案文件，真正達到同步管理的目的。
(2)有效監督設計變更通知單整改
工程前期，大量的設計變更通知單不符合《建筑工程資料整理規程》(以下簡稱《規程》)要求，設計單位按照各自單位貫標要求打印的設計變更通知單，只有設計單位自己內部各管理層的簽字，即在這張設計變更通知單上沒有建設單位和施工單位的簽字確認，這樣的設計變更通知單在現場將被視為無效文件，給工程責任各方和結算都將會帶來很大麻煩，檔案部門積極與設計院進行協調，提出按《規程》整改的建議，并在工程實施過程中有效監督其整改。從檔案工作中提出文件形成的不足，實現檔案的前端控制，保證了工程質量與責任。
檔案工作計劃的制定，分部分項的劃分，動態的監督檢查，把施工單位檔案工作量化，增加了可操作性，使檔案管理工作更具針對性，從真正意義上達到同步整理的目的，實現工程檔案的前端控制。
三、建立風險管理機制
1、成立檔案檢查小組，實行全過程把關
在集團網絡制度下，成立檔案檢查小組，由公司副總經理擔任組長，由主管檔案的經理辦公室及與工程前期規劃設計相關的規劃設計部、與工程施工管理關系密切的工程管理部、與工程竣工相關的安全質量部等部室成員組成，有效實行從規劃到竣工的全過程把關。
2、成立檔案驗收小組，保證高質量竣工檔案的移交
為保證工程竣工檔案接收移交工作的順利進行，集團成立檔案驗收小組，編制了《新奧公司建設工程檔案驗收申請表》，在這張表里創新加入監理、業主代表、安全質量部等主要負責工程驗收部門的意見，使檔案業務保持和主要業務人員、業務部室的緊密聯系。在檔案竣工領導小組的共同審核過程中，把與工程實際竣工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案，填寫《新奧集團有限公司奧運工程檔案驗收情況書面告知單》，讓總包單位按檢查要求進一步整改，合格后填寫《檔案移交書》、《移交目錄》等，辦理移交手續，使檔案驗收、移交工作做到程序化，進一步保證了竣工檔案的準確性與完整性，體現了奧運工程檔案的歷史價值。
3、建立檔案防汛應急預案機制，保證施工現場檔案安全
檔案防汛預案管理開創了檔案安全管理先河。奧運工程檔案首先形成、保存于施工現場，由于條件的限制，每年汛期的到來都會對檔案實體安全產生嚴重威脅，為保證現場施工技術文件的完好與安全，集團堅持對施工單位現場檔案室進行檔案安全渡汛檢查。一方面制訂《檔案防汛工作應急預案》，從制度上保證公司檔案和施工現場檔案安全渡汛。另一方面根據北京市氣象局提供的氣象預報資料，提前對現場檔案保管情況進行監督檢查，檢查檔案設施、設備、裝具，檢查各單位檔案防汛預案等。2007年夏季，施工現場雨水倒灌的現象時有發生，然而由于我們提前采取了架高檔案柜，柜上加蓋防雨布等措施，沒有出現一例檔案損毀的現象。此舉提高了檔案人員安全風險意識，實現了檔案安全工作的前端管理。
四、加強檔案培訓，提高檔案管理人員業務水平
1、強化檔案意識
強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用。只有頭腦中有很強的檔案意識，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工資料時注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，最大限度地滿足利用者的需求。為此，我們利用工程檔案例會，第一時間把各級檔案管理辦法、制度及時進行宣貫，強化各級管理人員的檔案意識。
1工程檔案管理概述
工程檔案管理是整個工程建設過程最基礎的工作，主要是通過對工程建設的每一細節進行記錄，并且收集確認工程建設過程中的重要資料。一般來說，在工程建設前要通過決策、設計、審批、確立等環節，隨后是工程的施工、竣工、驗收等部分，然而這些都需要進行準確、真實、詳細的記錄，為工程的預算等具體實施提供參考材料，例如在工程建設的設計中，記錄其設計過程、設計結果會影響項目的預算。同樣，對工程建設中的所使用的材料也需要詳細的記錄。為以后的施工積累經驗，而且還能對出現的問題進行及時的調整或變更。
2工程檔案對建設工程的質量的影響
2．1工程檔案代表了工程建設質量的好壞
現如今對工程項目的質量評價摒棄了傳統的依靠現場檢查和工作人員的個人經驗這種方法。根據《建筑工程施工質量驗收規范》中要求:工程質量驗收合格必須滿足工程檔案驗收合格及工程觀感質量驗收合格。由精確的數據與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應了工程施工質量的高低，對評定工程的質量等級更具有科學性和說服力，從而取代了傳統的方式。
2．2工程檔案管理是保證建設工程質量的重要手段
工程檔案反應的是建筑工程施工的管理水平，而建設工程施工的管理水平最直接的體現就是建設工程質量的好壞，也就是說工程檔案管理是確保建設工程質量的重要手段。工程檔案管理，能夠時刻提醒要按照標準進行工程建設，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時還可以作為一種監控手段對在建工程實行實時控制，保證建設工程質量。
2．3工程檔案是建設工程質量控制的關鍵環節
工程檔案管理是工程項目施工質量的重要保障，作為關鍵部分的工程檔案管理則成為質量控制的關鍵環節。工程檔案是一個文件資料體系，工程檔案管理則是一個動態過程，最終目的是實現檔案的完整化、標準化、系統化、真實化。工程檔案對建設項目質量的監控主要表現在對現場的施工組織和原材料質量的控制。也就是通常所說的“人、材料、機械、方法、環境”五大因素。工程檔案管理通過對這些因素的控制，保證了建設工程質量，成為工程項目質量控制的關鍵環節。
3做好建設工程中的檔案管理的措施
3．1積極開展檔案知識培訓
對企業檔案管理人員進行培訓，使其成為掌握現代科技知識和現代管理知識的復合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學到的知識結合企業的實際情況制定出適合企業的檔案管理方法對企業全員進行培訓，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標準化、常態化，才是提高企業檔案管理水平的重要手段。
3．2嚴格推行持證上崗制度
應嚴格推行持證上崗制度，通過學習及檢驗，對符合要求的人員頒發證書，并給與一定的獎勵，從而激發對檔案管理的積極性、主動性。
3．3完善辦法制度
辦法制度是企業管理的一種機制，是加強企業管理的重要手段，對于加強工程檔案管理也起著同樣的作用。通過制定相關的辦法制度，明確規定檔案管理的組織機構、檔案管理工作人員及相關人員的職責、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時間歸檔、歸檔的質量以及相應的獎懲等。
3．4強化對檔案的宣傳和利用
一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動，如開設檔案相關課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優點，以直觀的方式使企業領導認識到利用工程檔案能夠解決很多問題。二是建立閱覽室，簡化查閱手續，提供優質便捷的檔案查詢服務。三是充分利用現代化手段，建立方便快捷的數字檔案，通過檔案信息化達到資源共享。
3．5實現工程施工與檔案管理的同步進行
在工程項目建設過程中，工程施工與檔案管理的應同步進行。檔案管理人員不應該只坐在辦公室內等資料，而是要參與到項目建設的過程中，了解并掌握施工的進展情況，才能對收集到的工程檔案進行質量鑒定，從而保證檔案資料的準確性和可靠性。
3．6檔案管理科學化增強
隨著科技的發展，工程建設過程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據現場的檢測結果，利用計算機編制而成，提高了數據、圖表的準確度及清晰度。通過掃描技術，形成數字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯網實現檔案資源共享，提高檔案利用率，加強了對紙質檔案的保護。更有利于工程檔案對工程質量的監管作用。
3．7加強現場指導
企業檔案的領導部門要加強對現場的檢查指導工作。企業檔案領導部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個企業檔案管理工作的核心機構。通過不定期的到建筑施工現場對檔案管理人員進行檢查指導，及時發現問題，解決問題，有助于提高現場的檔案管理水平。同時根據現場的實際情況及時修訂完善企業的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業檔案管理的整體水平，一舉兩得。
4結語
總而言之，工程的建設離不開工程檔案的管理，檔案的管理是保證工程建設質量的必要前提，是工程安全實施的關鍵，并且在一定程度上提高了工程建設的效率和質量。
參考文獻:
工程竣工資料是建設工程項目實施過程中各個環節的真實記錄，也是工程歸檔文件的前身，由于其工作量大，涉及面廣，影響因素多，時間性強以及收集時間長等 ，直接或間接地影響著建筑施工企業的經濟效益和發展。
1.工程竣工資料管理的好壞對施工企業經濟效益的影響工程竣工資料的管理周期是同施工周期等效的，其長期性給工程資料的管理工作提出了新的要求：這就勢必要求施工企業設立專職的、合格的資料員負責收集施工過程中的設計變更、技術核定、現場簽證、違約索賠等原始記錄，為確定工程竣工結算奠定堅實的基礎。相反，如果平時資料管理工作不到位，在當今重視證據的法制社會中，其重要性可見一斑，另外工程變更的及時下發與否，現場簽證及時辦理與否，也影響著企業經濟效益。這是因為現代建筑業是多學科、多專業的有機聯系，各專業之間相互聯系、相互制約。如果變更文件不及時下發，經常會導致返工重做和鑿墻打洞，從而增加不必要的開支，影響了施工企業的經濟效益，再加上地下物的不可預見性也導致現場簽證工作不可缺少，而現場簽證是工程結算憑證之一 。
2.工程竣工資料管理的重要性日趨突出
工程資料、檔案是項目建設全過程（從項目立項到竣工驗收）中產生的具有保存價值的與工程建設有關的各類文件資料。隨著國家對工程質量要求的提高，“三控兩管一協調”中的檔案管理已經成為一項專業化的管理項目，每個工程都必須按照建設部等相關規定的要求需要進行整理編制竣工資料，向竣工驗收委員會提交審查并向檔案管理部門移交竣工資料。這是因為編制竣工資料具有以下意義：
2.1 竣工資料是對施工情況的記錄，真實反映了工程施工的全過程，反映了工程的內在質量，特別是對于隱蔽工程和建成后不易檢測的項目更具有唯一的、不可替代的重要價值。隨著國民經濟的發展和交通運輸事業的需要還要對已建公路項目進行改建或擴建，竣工資料則是為建設單位、物業等部門重要的管理參考數據，因此資料整理工作就顯得更加重要。
質量保證資料為質量事故的分析，判斷事故嚴重程度，查找事故發生的根源，確定造成事故的責任人提供可靠真實的依據。因此強調質量保證資料的重要性，將有利于促進工程質量的提高。
2.2 按照建設部頒發的《公路工程竣工驗收辦法》的規定，竣工驗收必須具備的條件之一是：質量監督部門已完成工程質量檢測、檢驗并編寫完成了工程質量鑒定書。工程質量檢驗有質量監督部門負責組織，隱蔽工程和建成后不易檢測的分項、分部工程，應審查施工、監理單位的原始資料。工程建成后首先要報質量監督部門進行竣工驗收前的質量鑒定，質量鑒定合格后才能進行竣工驗收。質量鑒定需要施工、監理單位向質量鑒定部門提交質量保證資料，質量鑒定部門把這些資料是否齊全、真實作為工程質量管理、檢查、評定的一個重要方面。
2.3 竣工資料在整個項目評定和今后物業維修、改建擴建中占有重要的地位。資料整理是一項系統性強、要求高的工作，如果平時不注意保存、收集和積累原始施工記錄、現場檢測數據、來往文檔，將會使今后的工作陷于被動局面。
3 當前竣工資料管理經常存在的問題
3.1 工程質量驗收簽證資料不齊全；
3.2 竣工圖文件編制不夠規范；
3.3 施工驗收原始簽證資料格式不規范；
3.4 施工原始資料書寫不規范；
3.5 施工原始驗收簽證資料填寫不規范；
3.6 資料收集跟蹤、收集管理困難，管理不及時；
3.7 文件、檔案分類及竣工資料編制規則不統一；
3.8 竣工資料編制時間長，效率低，費用高；
3.9 缺少采用信息化的管理手段，檢索效率低；
3.10 無法提供電子版的竣工資料，不能適應信息化要求，資料利用率低；
3.11 工程資料檢查手段落后，工作強度大，效率低。
4 竣工文件的整理落后于主體工程進展的原因
4.1 有些業主、監理和承包單位平時不重視內業資料的整理，往往在工程臨近結束時才開始整理內業資料；
4.2 有些單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式，工程臨近結束時整理起來比較困難；
4.3 工程實施過程中，專業化的施工隊伍調動頻繁，如路基工程的作業隊伍，在進入路面鋪筑時已撤離現場，一旦缺少路基資料不易整理齊全；
4.4 工程管理人員和檔案管理人員對相互的業務不熟悉，交接不方便，內業資料整理過程中的重復返工現象經常出現。
4.5 缺少信息化技術手段進行工程資料的管理、利用和竣工資料的編制。
除了上述主要原因外，其他因素，如各單位的管理水平等，也是決定內業資料整理水平的重要方面?？⒐の募墓芾砗凸こ虄葮I的管理一樣，都是工程建設管理的重要組成部分，在工程內業一開始就應按竣工驗收辦法的要求編排目錄、編制檔號，做到“邊整理、邊歸檔”，達到工程完成，竣工文件編制完成的目的。
5 工程項目管理與工程資料、檔案管理
工程項目管理的核心是“三控兩管一協調”，在工程項目的管理過程中，工程資料和檔案是管理的依據和信息來源，沒有建立工程項目的資料、檔案管理體系，要實現工程項目的核心管理將無從談起，工程資料、檔案管理是貫穿于工程建設的整個生命周期中，傳統的工程資料、檔案管理是基于人工的管理過程，管理效率低下，資料、檔案檢索、查找和利用十分不便，不利于工程資料、檔案的再利用，在編制竣工檔案過程中需要投入大量的人力、物力，編制周期長，工作量大，出錯率高，編制完成的工程檔案基本上只有紙質文檔，無法提供作為信息化基礎的電子文檔資料，很多的資料、檔案都變成了死資料、死檔案。
傳統工程資料、檔案的管理基本上采用手工管理，存在著資料、檔案分類和編制不統一，管理過程紛亂，無法監控，甚至發生資料、檔案丟失的現象。如何解決工程資料、檔案的管理、利用和信息化問題是當前工程主管部門、建設單位、監理單位和施工單位所面對的復雜問題。
6 信息化對工程資料、檔案管理提出了新的要求
信息化的核心就是利用現代網絡技術、通信技術、計算機技術等現代信息技術手段來解決信息的采集、加工、利用的問題，提高我們的信息收集、加工和利用的水平，工程資料、檔案是信息化的對象和核心，傳統的手工方式已遠遠不能滿足現代工程管理信息化的要求，這是目前工程資料、檔案管理面臨的新形式下的課題。于是，隨著市場的需求，適合工程項目資料、檔案管理流程的《工程檔案竣工資料管理系統》出現了。
參考文獻：
[1]夏勤. 工程檔案竣工資料的管理及現代化管理系統[J]. 中外建筑，2013，03：86 -89.
2．重視電子文件歸檔后的檢查驗收和備份工作。檔案人員在接收電子檔案歸檔時，力求全面，發現問題及時與專業人溝通，有效地解決了電子檔案歸檔后的相關工作。此外，檔案部門還定期對電子檔案進行了數據備份，實行異地保存，保證了電子檔案數據和信息的安全。
3．獎罰分明，加大電子檔案歸檔的文明考核力度。2004年8月，院印發《進一步加強規范CAD成品文件及文本電子文件的歸檔要求的通知》，進一步完善和明確了CAD電子文件及電子文本文件的歸檔工作。同時，對電子檔案歸檔存放位置、字型、CAD成品文件的正確命名，以及已經出版的CAD正式成品文件和文本電子文件的管理作出新的規定。檔案部門定期檢查，并把檢查結果納入院月度雙文明考核中，對違規者給予處罰，對執行好的設計人員給以獎勵。4．嚴格保密制度，防止電子檔案的流失。在CAD成品電子文件歸檔工作中，嚴格按照檔案和安全保密條例去做，涉及電子成品文件的調用和轉換、拷貝，采取事先填寫CAD成品調用審批單，實行院領導逐級簽字審批制度。通過一系列電子檔案歸檔管理制度的完善，電力工程設計的電子檔案管理工作，有了長足的的發展。
二、今后工作的對策
為了改進和加強電子檔案歸檔工作的管理，更好地為專業設計工作服務，今后應做好以下幾個方面的工作。
1．取得領導的重視和有關部門的配合。從電子檔案形成的過程看，它既來源于工程設計部門和信息管理部門，也來源于上級領導機關等，其涉及面廣、內容多、專業性強。因此，僅靠檔案人員有難度，需要各級領導和相關部門的支持和通力協作。為此，各級領導要把電子檔案工作同其它工作一起抓，將電子檔案歸檔工作納入領導工作日程，納入工程計劃管理，幫助協調好檔案人員與有關部門的關系。
2．做好宣傳教育工作，增強全員檔案意識。為了更好地把電子文件的歸檔工作落到實處，檔案部門應認真貫徹《科學技術檔案工作條例》和《電子文件歸檔與管理規范》等有關規定，會同有關部門積極開展檔案法規和安全保密條例知識的普及教育工作，使每個專業人員都能明確其在電子檔案歸檔工作中所應承擔的責任和義務，進而形成人人懂檔案、人人管檔案的局面，讓更多的人配合我們搞好電子檔案的歸檔工作。
關鍵詞： 水利工程檔案；安全管理
Key words： hydraulic engineering files；security management
中圖分類號：TU714 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）14-0169-02
0 引言
檔案安全管理，是對檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，使其處于安全狀態。在水利工程建設中由于技術較復雜，參建單位較多，交叉往來的工程技術文件數量龐大，產生了大量的檔案資料，因此提高水利工程建設中檔案管理的安全意識，加強水利工程檔案的安全管理，具有重要意義。
1 加強領導，健全制度
加強組織領導，為做好檔案工作提供堅強保證，強化措施，充分認識檔案工作在的重要地位和作用，切實加強對檔案工作的領導，檔案管理工作離不開領導的重視和支持，把檔案管理工作為一項重要內容來抓，把推動檔案事業發展作為重要職責，加大對檔案工作的支持力度，為檔案事業的發展創造更為良好的條件，提供更為有力的保障。進一步加強和規范檔案管理，促進檔案管理水平上一新的臺階，對檔案管理人員及相關人員提出檔案安全管理要求，牢固樹立安全管理意識，認真抓好檔案工作的落實。
1.1 加強檔案管理人員培訓，做好宣傳教育 水利工程建設中的檔案管理客觀上對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案管理工作人員，專業知識和技能應該更全面。不僅要懂文書檔案，還要懂工程技術檔案，對收集到的檔案進行分類整理。因此，為達到水利工程檔案整理規范化的要求，應對檔案管理人員進行培訓、使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障，另外還要做好檔案安全管理的宣傳教育工作，不斷增強檔案安全管理意識。
1.2 實行檔案安全責任制，責任到人 認真貫徹落實《檔案法》及檔案管理規章制度，將檔案安全工作列入議事日程和工作計劃，確保檔案安全管理工作責任的落實，及時的對水利工程建設中的檔案進行收集、整理、歸檔工作，嚴格審批制度，對于借閱的檔案進行登記。制定檔案管理安全責任制，明確責任，明確各部門分管檔案工作的責任人，把檔案安全管理納入績效考核指標，檔案資料歸檔和安全管理一并進行考核。
1.3 制定安全應急處置預案，加強應對措施 建立健全檔案安全應急處置預案。根據實際情況，制定檔案安全應急處置預案并加以不斷完善，隨時應對可能出現的各種突發性事件。
2 加強檔案庫房的安全管理
檔案庫房確定明確責任人，負責庫房安全工作，嚴格按照國家檔案局的《檔案庫房技術管理暫行規定》要求，堅持貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染及照明管理和檔案保管狀況方面工作。庫房布局合理，檔案排列有序，柜子的排列避免陽光直射，并保持通風良好，加強檔案庫房的技術管理，達到檔案存儲要求的溫濕度，即：溫度控制在14℃-24℃，相對濕度45%-60%，配備溫濕度自動記錄儀器，掌握檔案室內溫濕度變化情況，對檔案室定期進行清潔，使檔案室清潔衛生，配備消防器材，嚴禁存放易燃、易爆物品。定期進行檔案庫房進行安全檢查，做好檢查記錄，要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護設備和現代化管理設備，防止檔案的損壞，發現問題或存在的安全隱患應即使向領導匯報并采取相應的處理措施。
3 加強電子檔案的安全管理
隨著社會信息化建設的快速發展，電子檔案越來越多，電子文件以紙質文件無法比擬的高容量、高利用率加速了信息的高效率流動，充分體現出信息利用的價值。但在現階段電子文件也有其技術上所不可避免的缺點，即其安全性如何來保障，文檔的安全成為信息安全的最核心內容，因此要特別注重加強電子檔案的安全管理，確保電子檔案的安全性和保密性，做好電子文檔的復制、傳輸和使用工作，確保檔案不丟失、不遺漏，在電子文檔安全防護領域，利用電子文檔加密技術對文檔進行管理，加強計算機系統及操作系統的安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，在加強檔案實體安全的同時，要確保檔案信息內容的安全，自覺做好檔案安全保密工作，消除安全隱患，杜絕各類危害檔案安全事故發生。
安全保管好檔案是檔案部門重要的責任，決不能有絲毫麻痹。確保檔案資料的安全是檔案部門的重要職責。水利工程檔案全面具體的記錄了工程建設的全部過程，不僅為工程建成后日常運行管理提供有效依據，還為以后的水利施工建設積累了寶貴的參考資料，是重要的史料資源，因此要做好水利工程建設中的檔案安全管理工作，確保每一份檔案的安全，堅決杜絕泄密事件的發生。切實做好水利工程檔案的安全保管工作，使水利工程檔案更好的為水利建設服務。
參考文獻：
農村飲水安全工程的前期工作,工程建設、建后管理、長久運行機制情況復雜,統計困難。下面先簡單介紹下都勻市農村飲水安全工程現狀及需要檔案管理的幾個因素。
1、都勻市農村飲水安全工程點多面廣,較分散
都勻市人口48.0507萬人,其中農村人口31.4644萬人,全市農村共1000多個村民組,很多村寨除了集鎮周邊,都為單村或單個村組供水工程,所以農村飲水安全工程點多面廣,集中式供水自然寨300多個,分散式供水自然寨600多個,很難管理,時間長了有時施工人員可能連寨子名字都記不住。
2、飲水安全工程大部分地處偏遠地區交通不便
自2005年實施農村飲水安全工程以來,前幾年實施的是鄉鎮及周邊村寨的較大的工程,人口一般在2000―10000人之間,這幾年實施的基本上都是十一五未解決的偏遠的自然寨,人口一般在幾十人到1000人之間,工程較小,難度不大,但是工程地點一般都比較偏遠,有些離縣城有幾十公里,管理困難,有時候一個工程點含7、8個集中供水工程,而且高位水池離水源點2、3公里,去水源點一般都在深山老林,有時候連路都沒有,統計非常困難。
3、飲水安全工程規劃與實施時間隔時間長,信息不容易掌握
我們農村飲水安全工程項目都是5年規劃,經過5年的時間各自然寨都不大不小發生了點變化,有時候是人口變遷,包括自然的從高山搬遷到平地較好的地方,有些是水庫移民,有些是地質災害移民,還有些是農村學校的并校,有些農村學校的消失,有些是城市發展改造向城市周邊農村延伸,特別是都勻近來的棚戶區改造,周邊農村有幾個自然寨都全部拆遷了,工程點不得已改點到其他的地點。所以工程地點、工程點人數都有變更,加大了統計難度,要清楚都勻市那些地方已經實施過農村飲水安全工程,哪些地方還沒實施過農村飲水安全工程,而且這些農村飲水安全工程的運行管理情況如何,得逐一排查,心中得有一本圖冊。
二、農村飲水檔案管理的一些經驗及方法
目前都勻市已實施了300多處農村飲水安全工程(約900多個自然寨),所以通過實踐,我們總結一套農村飲水安全工程檔案管理模式,方便以后工程的建設、管理及下一步的規劃。
首先要給各個工程一個身份證,也就是工程唯一的編碼,一個工程對應一個編碼,方便工程準確快捷的通過編碼將其找出。
其次工程檔案要分批次裝訂,分部分排序。農村飲水安全工程工程量小、數量多,平均投資都在幾萬到五十來萬之間,單個工程很難裝訂成一本,因為一個批次的很多程序都是一起走的,包括資金下達、方案審查、招標、設計、施工、監理、質量監督等有很多相似性,所以很好一起整理,也避免很多重復資料,所以推薦一個批次裝訂,但是在裝訂時要注意裝訂順序,編好號,方便以后查找。由于各個工程檔案在工程的整個建設期內歸檔,收歸檔案的時間較長,未避免檔案遺失,要為每一個資料留出固定的位置,收的時候對號入座,不用每次都重新來排順序。檔案裝訂按照水利部頒發水利工程建設項目文件材料檔案管理,檔案按年度分批次收檔,歸檔范圍與保管期限表包括九部分,但是農村飲水安全項目較小,結合本工程實際經驗,只有其中的幾部分,
1、工程前期工作文件材料(含項目投資計劃、資金文件、批復、會審紀要、實施方案、變更設計及批復、法人建立文件、項目公示);
2、工程建設管理文件材料(即各類設計、施工、監理、設備材料等合同及中標通知書);
3、施工文件材料(項目劃分申請、
報告、及批復、單元工程質量評定表、隱蔽工程驗收簽證、水泥、沙、石、鋼筋、砼砂漿配合比資料、砂漿、砼試件檢測報告、施工日志); 4、監理文件材料(開工申請、開工令、隱蔽工程簽證、中間報量、聯合計量單、完工結算書及支付證書等);
5、工藝、設備材料(含國外引進設備材料)文件材料(管材合格證、設備合格證、招標公告、招標文件、中標通知書、招標文件等);
7、工程運行管理資料(受益戶統計表、移交清單、試運行報告、工程管護制度、管護協議、水質化驗報告等)
8、財務、器材管理文件材料(資金支付資料、財務決算報告等);
9、竣工驗收文件材料(建設管理報告、施工管理報告、監理報告、質量評定報告、審計報告等)
注:第六部分為科研項目文件材料,一般飲水安全工程都沒有,所以不收編,各部分之間推薦用有顏色的紙張加以區分,用封面紙包好,棉線捆好。
然后很重要的一點就是要做好工程情況匯總表,以便查找方便。
最后平時注意資料的搜集整理,做好編號,尤其是工程編碼的編號不要填錯,注意細節處理,由于農村飲水工程檔案使用頻率挺高,最好不要用檔案盒裝,一是檔案盒厚度固定,而資料厚度隨時增加,資料厚度比資料盒小時,太薄的資料會彎曲變形,會打皺折疊,二是超厚檔案盒擠占儲存空間,所以推薦用硬殼紙當封面,用線捆扎封邊,封存時記得取下訂書針、訂書釘等鐵器,以免長時間存放銹蝕污染資料,資料存放處最好放置干燥劑,防止蛀蟲。
三、農村飲水安全工程檔案管理的作用
歸根結底做好農村飲水安全工程檔案管理就是掌握全市農村飲水安全情況的大數據,它有以下幾方面的作用:
1、在工程建設階段,方便建設的工程的管理,如合同管理、質量管理、資金支付管理。
2、在工程竣工驗收階段,以備完成各類檢查、審計及迎接竣工驗收。
3、在工程運行管理階段,保留原始數據,才好掌握工程使用年限、移交工程情況、運行情況、出現的問題等,
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
水運工程檔案是建設工程質量狀況的綜合反映, 是進行工程后續建設的重要參考資料, 是工程質量管理的重要環節, 是提高工程質量的有效手段。水運工程建設期間的檔案管理質量直接關系到工程檔案鑒定、保管、檢索、開發利用以及檔案信息化和管理現代化, 做好建設期間工程檔案管理對水運工程管理具有十分重要的意義。
水運是交通運輸事業（鐵路、公路、水運、民航、管道等5大塊）的重要組成部分，水運工程檔案是在水運工程建設活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據和憑證，是全面反映工程建設竣工情況的真實記錄，是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，對工程質量起著監督和驗證作用，其質量對工程質量和工程使用有著直接和深遠的影響。
1 水運工程檔案管理特點
1.1 工程檔案來源分散，涉及領域廣泛。形成周期長，同時內容繁雜、數量龐大。工程項目的完成要經過項目建議、可行性研究、勘察、設計、建設準備、施工、竣工驗收等多個階段，不僅涉及研究、決策、設計、建設、監理、施工、監督環保等多個部門和企業，還涉及多個專業、多種技術領域是多種技術、工藝的綜合運用。
1.2 工程檔案記錄形式的多樣性。工程內容繁多、形式多樣，也造成了記錄形式的多樣性。各種批文、說明、報告、往來公函等資料以鉛字印刷為主;工程內容、型式、施工工藝、施工進度、竣工結算等資料以圖紙、表格為主；為保證原始記錄的隱蔽記錄、材料檢測記錄等資料以手寫為主。隨著科技發展，為了形象表達工程效果，音像視頻材料也成為工程檔案記錄的一種。
1.3 檔案成果的系統性。水運工程本身是一個復雜的系統工程, 一個水運建設項目會包括不同功能的單項工程, 其設計、施工、監理等資料不僅復雜而且內容繁多, 各單項工程之間既相對獨立又相互聯系, 所以, 水運工程檔案也必然是由若干單項工程檔案有機地組合在一起的, 形成一個配套齊全的完整的檔案體系, 哪一個單項工程的檔案都不可淡化和缺少。
1.4 工程檔案的實用性。水運工程檔案是從工程建設前期開始到工程竣工驗收交付使用全過程的真實、完整記錄。所以, 水運工程檔案在建設時期, 是施工單位施工的工作依據, 也是監理單位對工程建設質量控制、進度控制、投資控制的依據; 在竣工驗收時, 是行政主管部門和工程質量監督部門驗收的依據; 在工程竣工投入使用后, 是運行管理部門調度運用和維修養護工程的依據; 在發生爭議時, 是雙方責任認定或舉證的重要憑據。因此, 工程檔案是水運建設和管理工作中最實用, 最具保存價值的歷史性資料之一。
2 當前水運工程檔案管理存在的問題
2.1 檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水運工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數據記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理質量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業務和工程項目的重要依據，也是水運工程完工后運行管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關的領導和工程管理人員，在思想上普遍對檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠。在管理工作人員少、工作繁雜的情況下，工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應的制度來規范日常系統的管理。
2.2 工作人員缺乏驗收資料的實踐經驗，致使驗收資料整理不夠全面水運工程是系統工程，這一因素決定了建設工程檔案的復雜性、科學性和系統性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。檔案人員對工程檔案缺少管理經驗，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動地從工程項目負責人員那接收移交過來，往往是有多少接多少，往往存在著內容缺項、漏項、簽章手續不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規范等現象。沒有把工程項目同工程技術資料的歸檔有機的結合起來，直接影響了檔案的齊全完整。
2.3 檔案管理體制和制度不健全。目前，部分重點工程建設單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些參建單位雖然有制度規章，但也不健全。
3 加強工程檔案管理的措施
3.1 加強對工程檔案管理的投入。水運工程檔案管理是直接關系到工程的安全運行及發揮效益,是水運工程運行中不可忽視的重要環節。是企業領導應加強對檔案管理人、財、物的投入，加強對檔案工作尤其是檔案基礎建設的領導，強化單位主要負責人的檔案管理現代化意識，樹立責任感，把檔案管理基礎建設放在應有的位置。
3.2 建立和完善檔案管理制度，落實崗位責任制。企業應建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工單位、質檢及監督、審計等部門的實施力度，并制定相應的措施，使檔案部門可以進行有效地監督和制約。同時，建立內部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，年終要有總結，嚴格考核獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。
3.3 提高檔案管理人員的業務素質和工作能力。針對工程檔案管理人員業務水平不高的實際，必須以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。
3.4 重視收集歸檔，不斷提高工程檔案管理效率。工程檔案整理的時間長，為便于管理，減少不必要的重復工作，已經收集整理完成的組卷應妥善保管、及時歸檔。充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，能有效地實現工程檔案的動態管理從而節省大量的人力物力。
3.5 大力開發、利用計算機在水運工程檔案管理中的作用。隨著對計算機的廣泛認知 使計算機在檔案管理中的應用打下了基礎, 也提出了迫切要求。目前, 計算機在設計檔案管理中, 主要進行電子存檔和查閱。電子存檔要求,每項工程完成后,其原始數據、計算結果, 這些內容經設計人員整理后,傳到網上, 由檔案管理人員統一歸檔, 并刻光盤上保存。查閱功能主要指設計人員可能通過網絡查閱設計圖紙、圖書資料目錄, 個人借閱情況等。隨著社會的發展, 計算機在檔案管理中的作用也將進一步深入、廣泛。
4 結束語
近年來，隨著水運工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但是，一些水運工程檔案仍存在著整理速度慢、內容不全、不規范、質量不高等問題。為此科學地進行檔案管理，大力開發水運工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向各部門和社會提供利用，是實現水運工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。
參考文獻：
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我國建設事業在改革開放以來得到迅速發展，與此同時也形成了大量的業內資料即工程檔案。工程檔案是建設活動中形成的原始的，圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。工程檔案管理工作的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
一、 工程檔案資料的內容
1.綜合性文件資料：包括上級批準文件、計劃任務書、規劃、征地、消防、環保、工程地質、水文、等審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料等。
2.土建工程及水、電、設備安裝工程施工資料： 包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄等文件材料；項目的施工組織設計、監理、工程例會紀要、混凝土、砂漿等配合試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。
3.竣工圖：主要包括總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、結構工程竣工圖、給水、排水工程竣工圖、強電弱電工程竣工圖、通風、及其他特殊專業工程竣工圖。
二、 工程檔案管理的意義
工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，在城市建設活動中起著非常重要的作用。
1.工程檔案是積累城市建設經驗，進行城市技術建設技術儲備的手段。工程檔案真實地記錄了建設生產活動的全過程，它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。如果一個城市它擁有質量較高、數量較多的工程檔案資料，在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，城市建設會很多困難。
2.工程檔案是進行城市規劃工件的基礎。城市規劃就是對城市、或城市中的各種要素，根據城市的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。在城市規劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規劃的重要基礎。
3.工程檔案是城市建設和管理的重要依據。由于經濟和社會的發展城市現代化進程的加快，城市立體化程度越來越高，地下、地上、空間利用率越來越高，除現有的各種管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，面對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案---人的記憶是不行的。工程檔案是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。
4.工程檔案是城市防災、減災和戰后重建的重要依據。2008汶川大地震后的城市基礎設施的搶修、重建，工程檔案發揮了重要作用。
實踐證明，如果能合理、充分利用工程檔案，就可以對城市進行合理開發，保證工程建設的合理設計、施工，充分發揮投資效益。
三、工程檔案的特點
1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。
2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。
3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。
四、 工程檔案管理需要解決的問題
1.檔案材料不完整是建筑工程存在的主要問題。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2.缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.缺乏復合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。
五、 如何做好工程檔案的管理
1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程現場又非常繁忙，施工人員絕大部分集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。業內資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。檔案管理部門應該進一步加強對本行業的檔案管理的法制教育工作。
2.建立健全檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范。建設單位在項目建設初期就應按照國家檔案管理的有關規定，結合實際情況，制定相應的檔案管理、措施。
3.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著建筑業的不斷發展，建筑檔案管理工作的特點是也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員要增強服務意識，更新觀念，提高認識，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，認清檔案工作的意義和重要性，在工作中靈活運用，要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。
4.加強施工管理，強化檔案材料編制工作，嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行會面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。
當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的打打挑戰和激烈的競爭，管理體制必將漸近改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻
為徹底查清城市地下管線狀況，1995年開始中山市政府用兩年的時間對中心城區及其公路干線范圍內的地下管線進行了普查，建立了地下管線數據庫。為了鞏固普查成果，市政府了一系列文件，如《關于加強中山市中心城區管線動態管理的通知》等，對規范全市的地下管線規劃管理、工程建設、竣工測量、信息動態管理以及工程檔案管理作出了具體規定。但在實施過程中由于監管不足等原因還是有很多地下管線工程建設沒有按照規定進行，造成了地下管線數據的缺失，致使建立起來的數據庫不能準確反映地下管線的現狀。
二、依靠制度和機制管理地下管線工程檔案
1、健全的管理制度是開展地下管線工程檔案管理工作的保障
《辦法》頒布實施后，地下管線工程檔案管理得到了市規劃行政主管部門的高度重視。僅在2005年6月市規劃行政主管部門就發出了三個針對地下管線工程管理的文件，如《貫徹建設部通知》等，重申了嚴格執行全市管線工程報建審批、竣工測量、規劃驗收、工程檔案歸檔等各項管理制度，主要內容有：
(1)所有地下管線工程(供水、燃氣、電力、路燈、通信等)建設單位領取《建設工程規劃許可證》后，須在施工現場掛牌施工，接受城管執法局的監督檢查，
(2)所有新建、擴建、改建的地下管線工程必須進行竣工測量，竣工測量成果須經過市規劃局驗收，同時建設單位須按要求辦理管線工程的規劃驗收，取得規劃驗收合格證；
(3)管線工程竣工后，建設單位必須按照《辦法》第十條的相關規定，向市城建檔案館移交管線工程檔案。在工程竣工驗收前，建設單位必須提前通知市城建檔案館對管線工程檔案進行預驗收，
(4)加強對地下管線違章行為的查處。地下管線工程部辦理規劃報建、不進行竣工測量、不辦理規劃驗收、不按規定報送工程檔案的，由市城建檔案館提供違章管線建設單位名單同時報規劃局和市城管執法局進行處理；
(5)加強管線數據信息動態管理。各管線專業單位限期向市城建檔案館報送本專業管網綜合圖(包括電子文件)，同時每年要向市城建檔案館報送專業管線圖，用于修改補充地下管線數據庫信息。
2、長效的協調管理機制是完善地下管線工程檔案管理的基礎
《辦法》的頒布實施雖然使地下管線工程檔案的管理工作有了法規保障和依據，但是各類地下管線的管理分屬不同的單位和權屬部門，在管理上有一定難度?！掇k法》的貫徹落實不只是城建檔案館一個部門的事，而是涉及地下管線工程報建、驗線、規劃驗收、檔案歸檔、管線數據庫數據采集更新等多項規劃管理的業務工作，涉及規劃管理的各個部門和環節，只有將地下管線工作納入規劃管理環節進行綜合管理，各部門共同配合，才能徹底管好地下管線工程。
市城建檔案館積極配合，代規劃行政主管部門整理起草了《關于進一步加強地下管線工程規劃管理通知》的文件并下發，除重申落實已的文件精神的事項和時限外，市規劃行政主管部門加大了地下管線工程規劃批后管理的力度，完善了地下管線工程的驗線、竣工測量和規劃驗收工作，并規定所有建設工程在辦理規劃驗收前，必須先辦理相關的地下管線工程檔案的預驗收和規劃驗收工作，地下管線規劃驗收是工程規劃驗收的前提和必備條件之一。
由于地下管線的權屬單位較多，在管理上存在一定的難度，為了建立長效的地下管線工程管理機制，市城建檔案館建議規劃行政主管部門和城市管理行政執法局兩個部門建立地下管線工程規劃管理聯動機制，通過共同協作，完善地下管線工程建設的監督與管理，保障地下管線各項措施落到實處。
城市管理行政執法局積極響應，多次與規劃管理部門召開協調會，研究地下管線工程管理工作中的協作銜接和溝通，全力支持規劃主管部門的管理措施。城市管理行政執法局還專門制定和下發了《關于做好地下管線建設管理工作的通知》，要求各執法分局加大地下管線工程的巡查執法力度，還特別強調施工現場凡未能出示《建設工程規劃許可證》《挖掘城市道路許可證》《臨時占用城市道路許可證》的管線工程城市管理行政執法局核實情況后將進行處罰。地下管線工程不辦理規劃報建、逾期不進行竣工測量、不辦理規劃驗收、不按規定報送工程檔案的，城市管理行政執法局則按照《城鄉規劃法》《城市地下管線工程檔案管理辦法》等進行處罰，配合規劃主管部門加強地下管線工程的監督和執法。
為遏制地下管線工程的違規行為，做到令行禁止，市城建檔案館根據相關文件的精神提供信息，市規劃行政管理部門將不按規定要求辦理地下管線工程竣工測量、規劃驗收、檔案歸檔的管線建設單位違規材料移送城市管理行政執法局進行處理，要求違規單位限期整改。這一舉措對管線建設單位觸動很大，如一家燃氣管道公司在接到整改通知后，在一個月的限期內完成了22項管線工程的驗收和檔案移交工作。
三、積極協助工作，貫徹落實《辦法》及相關管理制度和措施
做好地下管線工程檔案管理的具體工作是城建檔案館的職責。工作中我們認真履行工作職責，主動配合，協助規劃主管部門開展地下管線工程檔案的管理工作。
1、協助規劃管理部門制定落實《辦
法》的管理規定和措施
《辦法》的頒布實施為地下管線工程檔案的管理提供了依據和保障。市城建檔案館掌握時機，主動協助規劃主管部門起草制定貫徹落實《辦法》的管理文件，并認真實施，取得了較好的效果。
由于地下管線管理涉及多個單位和部門，為加強地下管線工程監督管理和執法力度，市城建檔案館建議市規劃建設主管部門與城市管理行政執法局建立地下管線工程規劃管理聯動機制；為及時解決歷史遺留管線工程的建設、驗收、檔案移交等問題，市城建檔案館還連同規劃行政管理部門一起走訪管線建設單位，以座談的形式向他們宣傳有關政策法規，了解他們實際工作中的困難，指導工程檔案的整理，現場解決一些問題。本著為管線單位服務、順利完成管線工程規劃驗收和檔案移交工作的雙贏理念，我們的工作得到了管線建設單位的響應，取得了較好的效果。
2、建立地下管線工程的跟蹤管理機制
為保證《辦法》及相關管理措施的貫徹落實，市城建檔案館建立了地下管線工程實時跟蹤機制，主動承擔地下管線工程的跟蹤任務。市城建檔案館根據市規劃行政主管部門的地下管線工程信息，對在建的管線工程檔案管理進行業務指導及管線竣工測量成果等工程檔案進行預驗收，同時也參加大型管線建設項目的規劃驗收，并將管線工程規劃報建、驗線、竣工測量、規劃驗收、工程檔案移交等信息進行分類、匯總，每月定期在規劃網站上進行公布更新。同時，督促管線建設單位完善工程的竣工測量、規劃驗收及工程檔案移交工作。
高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強的專業性與技術性，要有檔案管理專業的知識和管理經驗，又要有熟悉公路橋梁建設的基本知識，近年來，隨著高速公路工程建設的不斷開展，業務市場競爭十分激烈。為了促使我國高速公路工程合同文件管理的得到有序進行，需具備專業素質高、管理經驗豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設中，仍然比較缺乏合同文件專業檔案管理人才。多數合同文件檔案管理的人員素質不高，缺少較強的工作責任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數檔案管理的人員主要是兼職人員，經常會有輪流上崗的情況發生，是造成整個項目工程合同文件檔案管理較為不規范關鍵，因此，培養合同文件檔案管理的隊伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質是當務之急。
（二）合同文件檔案管理的意識不強
在我國加快高速公路的工程建設的進程中，各承包業務的施工單位競爭十分激烈。部分承包單位為贏得整個工程項目的權，不惜和業主簽下不規范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數承包商在履行合同期間，往往違規辦事，根本沒有按照合同文件要求執行，甚至在出現利益糾紛時，完全拋開合同文件內容，而是通過關系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設工程單位尚未設置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規范的操作流程及管理體系，進而無法及時跟蹤與監督整個工程項目的合同文件檔案動態。
（三）不規范的合同文件檔案
在高速公路的工程施工中，由于各個參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經過甲方業主認同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時，承包商與業主雙方沒有認真分析合同文本，或者對某些條款理解錯誤，對合同的風險評估不夠等，致使最終的合同款項和實際的招投標文本中的相關款項相差甚遠，最終導致合同無法很好的履行，產生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書寫要規范、表格填寫要一致、單位印章要清晰、形成合同時間要統一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應該給予指正和整改后才能接收，針對上述存在的問題，我們必須盡早采取有效可行的改進措施，才能逐步確保規范高速公路建設的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個項目工程的有序進行，避免不必要的合同糾紛。
二、加強高速公路工程合同文件檔案的管理措施
（一）強化合同檔案管理的規范性
高速公路合同文件檔案管理的主要任務是收集、整理、歸檔、入庫各種合同文件，它是項目管理工作的根本，始終貫穿于整個項目工程的各個環節。因此，高速公路工程的技術人員與監理人員，需要與檔案管理人員密切聯系，同時，管理人員必須及時跟蹤工程的施工進度，確保檔案資料的收集完整及準確。另外，工程項目的監理人員也應認真檢查合同文件的內容是否完整、清晰，書寫有無統一、規范以及合同文件上有無雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應的合同文件檔案管理問題的出現。
（二）構建完善的合同文件檔案管理制度
在高速公路的工程建設中，應根據合同協議來明確承包商與業主之間的權利與職責，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設單位構建與完善合同檔案的管理制度，依照國家檔案局頒布的法律和法規，國家的合同法和建筑法以及招標投標法等法律政策認真擬定合同文件，明確合同雙方的權利與義務。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規定，均應承擔相應的法律責任，只有不斷完善工程建設的合同文件檔案，逐步規范工程建設的檔案法規，確保合同檔案的法律性。高速公路的業主單位、設計單位、建設單位、監理單位、國土單位、環保單位、水保單位應該主動提供合同文件作為檔案移交，還應明確規定合同文件的負責人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應努力做好本職工作，分清單位內部各級別之間的關系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時性。合同文件檔案作為工程建設的重要組成部分，負責管理檔案的人員必須學會運用先進的科學理念，不斷完善工程建設的合同檔案管理工作，實施動態管理與實時管理，及時發現、分析及解決存在的管理問題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設單位的合法權益不受損害。
（三）強化合同檔案管理人員的知識培訓
強化合同檔案管理人員的知識面，是高速公路工程建設開展檔案管理工作的根本。提高專業人才的隊伍建設問題，不斷強化檔案管理人才的知識與技能培訓，同時引進更多素質高、技術性強的專業人才，可利用在職學習、進修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識水平；可以通過參加國家級、省級、市級檔案局檔案館的長期、短期培訓提高業務知識，也可以參加一些大學院校檔案專業的長期脫產在校學習，以加強現有檔案管理人員的素質，同時逐漸增強他們的職業道德和轉變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術與檔案管理的能力，積極引進大量具有豐富管理經驗的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。
（四）注重合同文件檔案的變更文件管理
高速公路項目工程的具體實施中，通常會出現合同變更的情況，這表示承包商可能有會要求業主索賠的行為，已獲得最大的經濟利益。對此，為減少該種情況的發生，在高速公路工程實踐中應對相關的變更合同文件進行仔細的登記，并作詳細記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進度表、更改意見、變更人員會簽名單等都很重要，另外，負責管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時，不要因為它們是變更文件不予以重視收集和整理。檔案工作人員要明確的自己的工作權利與工作職責，完善構建相應的變更合同文件檔案管理體系，以便對合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進行及時跟蹤和動態管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開展。
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
一、檔案管理的基本要求
檔案管理人員應遵守檔案管理的有關法律、法規和規章制度。檔案管理人員在收到歸檔的文件材料后，應及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、驗收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應符合建設部頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001）的要求。歸檔的文件資料，其內容必須準確、齊全完整、真實反映整個建設活動的過程。歸檔的材料應字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續應完備，并應采用碳素墨水、藍黑墨水耐久性強的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫，歸檔裝訂的文件材料應有案卷封面和卷內目錄。
二、目前工程檔案管理普遍存在的問題
（一）工程檔案資料管理制度不健全, 職責沒有落實到位。
目前，部分工程建設單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設立工程檔案管理組織，沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些建設單位雖然制訂，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規范管理工作落到實處。日常工程建設管理中只注重抓工程施工建設，抓“形象工程”，只注意安全生產、工程質量，而忽視了屬于內勤服務范疇的檔案資料管理工作。
（二）管理經費投入不足, 保管條件較差。
建設單位中，只有少數單位有獨立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案“六防”措施上更是難以落實，不利于檔案資料的安全保管。
（三）管理人員專業知識不強, 業務水平不高, 管理欠規范。
建設單位工程檔案資料管理人員只有少數幾個是專職人員，并經過檔案部門的業務培訓，而大部分檔案資料管理人員是臨時調抽，并身兼數職，有的由負責施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規的檔案業務知識培訓，平時又忙于應付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業務學習上花時間、下功夫，檔案業務知識欠缺，管理很難做到規范。往往出現工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設進度相脫節情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規范管理，呈現零散狀態，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。
（四）工程檔案沒有被充分利用。
工程檔案深層價值的挖掘，利用幾乎很少單位能做到。很多檔案中該體現的匯總、分析、統計的數據都沒有實現。建設單位建設的各類似工程不能通過檔案給其他待建工程提供參考，許多項目經歷的事件僅存在于事件發生當時及事件當事人的頭腦中，無法從事件中提煉經驗和教訓。如幾個項目出現類似的工程變更，這說明工程變更僅在項目本身作了縱向管理，卻沒有在建設單位進行橫向的比較管理。
三、科學精致的流程圖保障檔案管理的完整性、高效性以基本建設程序為主線，建立工程檔案管理流程。（詳見附文一）。
四、利用好工程檔案、體現檔案價值
工程檔案不僅是告訴別人我們做了些什么，還應是通過錄入、匯總、統計、分析后，對項目管理起到促進作用。利用工程檔案來控制工程項目建設活動流程及各項業務的規范性，利用檔案來監督、促進工程的建設。
利用工程檔案，除傳統的紙質檔案的查閱方式外，更符合時展、更便捷的是利用工程檔案信息化產生的信息，來使用工程檔案。
1、可以建立工程檔案管理信息平臺，根據建設單位的實際情況及對檔案管理的預期效果，委托軟件開發公司，引進適合的軟件系統，建立工程檔案管理信息平臺。
2、除專業的軟件管理系統外，也可利用日常辦公軟件，例如excel、word等，進行工程檔案管理電子化，便于工程檔案利用。
（1）、以項目為單位，從項目的立項到財務審計完成為止，以資金發生時間為順序，建立項目資金費用表格。填報項目的年度投資計劃、財務年度預算、月度產值、資金實際支付情況（包括工程變更的預算費用）、工程審計情況等內容，為項目的資金計劃編制、成本控制、進度情況、各類報表的填報以及加快工程審計及財務審計提供基礎性資料，便于項目的參與者了解項目的資金等情況。
（2）、建立重要文件的電子版本。
相關職能部門的批復意見：對于項目項建書批復、選址意見、用地預審意見、建設用地許可、可研批復、交評意見、初步設計批復、概算批復、施工圖審查意見、用地批準書、中標通知書、工程規劃許可證、施工許可證、工程界定表、工程移交單等相關職能部門的批復意見進行掃描存檔，以增加檔案的安全性及方便項目其他工作人員查閱使用。
各類報批文本、圖紙、合同、招投標文件、變更聯系單、單位發文等作為項目管理中的重要組成部分，在保存紙質版本的基礎上，同時保存一份電子稿，以增強檔案的安全，便于項目前期調整使用和作為其他項目報批、管理的參考。
五、建設單位工程檔案管理的幾點思考
（一）需要領導的重視。
工程檔案管理是個系統性的工程，只是項目管理的一部分，雖重要，但卻很難產生階段性、象征性的效果，故需要單位領導的重視，需要投入大量人力、物力、財力在項目建設中，進行工程檔案管理，隨著工程建設，完成工程檔案歸檔。
（二）需要各方有互助共贏意識。
工程檔案管理不是一個人的事情，不是專職檔案管理人員全心全意就能達到很好效果，需要各方共同提高認識，共同努力，相互協作完成。
（三）需要各方承擔起響應責任。
建立工程檔案的監督檢查制度，使參與項目的每個人都承擔起相應的檔案歸檔、錄入的責任，要保證檔案原始、及時、準確、完整。在項目考核中，應將工程檔案管理情況作為一項考核內容。
（四）需要提高工程檔案的法律地位。
將工程檔案歸檔、移交作為部分合同款支付的必要條件，且在招標及合同中明確工程檔案歸檔的份數、時間、質量等要求，強化參建第三方的檔案管理責任。
六、課題研究不足之處
1、由于人力、技術所限，未對工程檔案管理信息化進行系統研究。
2、本課題僅就市政工程進行了工程檔案管理流程編制。
附文一
