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中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1005-5312（2013）29-0260-01
檔案是高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校中的重要地位。因此，如何搞好高校檔案管理成為當前高校檔案管理者需要不斷探索的重要議題。本文作者結合工作實際，從以下幾個方面分析如何做好高校檔案管理工作。
一、建立完善的高校檔案管理網絡，為檔案管理工作提供組織保障
檔案資料是高校的重要資源，它詳實地反映了一所高校的整個發展歷程，并以多種不同的形式真實而客觀的記載著學校教學及管理過程中的每一個環節，它是每一個教職員工及學生勞動智慧和經驗的結晶，是認識和把握高校發展客觀規律的重要依據，是學校的寶貴資源。檔案管理工作涉及部門和范圍極為廣泛，必須引起廣大教職工的重視，只有在思想上統一認識，才能增強大家的檔案意識，使大家在各自的崗位上都對檔案工作給予高度重視，人人參與，共同做好檔案工作。向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性，舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽，以提高教職工的檔案意識，促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。
要加強對檔案工作的集中統一管理，從組織上保證檔案工作的順利開展，從而實現高校檔案的齊全、完整與規范。遵循“統―領導、統一制度、分級管理”的原則，成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。由高校副校長分管檔案工作，成立檔案室，設立專職檔案管理員，在各院系、圖書館、財務部門、教務處等相關業務部門設置兼職或專職檔案員，形成全校的檔案管理網絡，將檔案管理工作滲透到高校的每個單位和各個環節之中。同時，要明確每個人的職能與職責，明確分工，使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。讓高校每個人都參與進來，通過全員全方位收集相關檔案信息，倡導全體師生支持學校，積極提供有記錄價值的檔案信息，并努力拓寬檔案收集范圍，挖掘高校檔案資源，使檔案內容豐富充實起來。
二、強化高校檔案管理信息化，為高校檔案管理提供技術支撐
隨著社會科技的進步，信息化建設是當前高校檔案管理工作的客觀要求，也是高校檔案工作服務創新和管理創新的重要標志。推進高校檔案館數字化、網絡化和檢索自動化建設，成為各大高校檔案管理工作發展的重要方向，也是高校檔案管理工作取得重要進展的突破口。高校檔案的管理工作繁雜，勞動強度大，重復勞動多。將信息技術與高校檔案管理有機結合，可以讓高校檔案管理工作走上良性發展的軌道。利用現代信息科技提高高校檔案管理工作效率，使高校檔案管理工作從落后的手工操作走向現代化的管理。同時，利用信息化手段將檔案信息及時傳遞至高校各級領導、各教研室和相關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
高校要強化資金投入，完善檔案管理的硬件設施。高校要將數字光纖技術、芯片技術、網絡與監控技術等有效地用于高校檔案信息存儲、歸檔、保管、開發及利用等各工作環節，提高高校檔案信息的存儲能力、傳播速度，實現高校檔案管理效果最優化，充分發揮檔案信息的社會經濟效益。檔案管理工作要從單機管理發展到網絡管理，從案卷、文件目錄管理發展到全文信息化管理，從單一的檔案管理發展到“文檔一體化”管理，努力實現“無紙檔案”與“紙質檔案”相結合，進一步提升其信息化建設步伐。
三、完善檔案管理規章制度，使檔案管理制度化、標準化、規范化
沒有一個嚴格的規章制度，難以保證高校檔案管理工作的順利進行。高校檔案管理人員要以《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》為指導，依據《高等學校檔案管理辦法》的有關要求，根據學校的特點，制定適合自身的檔案管理辦法和實施細則，這是做好學校檔案工作的基礎和保證。抓好檔案管理制度建設，實現高校檔案工作的規范化。從高校檔案管理工作的實際出發，制定一系列檔案管理細則，建立健全檔案收集、立卷歸檔、儲藏保管、開發利用、保密、庫房管理等多項制度，確保高校的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規范化、制度化，并根據形勢發展的需要不斷健全和完善。在制定高校檔案管理工作規章制度和相應的配套考核制度的同時，要把檔案工作任務分解落實到人，明確相關人員的崗位職責。
四、加強檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員專業技能和素質
提高檔案管理人員素質，是推動高校檔案事業發展的關鍵。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作人員。檔案管理人員業務素質水平直接影響到檔案工作的質量，為使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，檔案管理人員就必須具備更高的素質。要盡快在高校檔案管理隊伍中普及現代化的檔案管理知識，改善現有知識結構，新思想、新知識、新技術的培養要進一步加強。要通過多種形式與途徑，提高檔案管理工作者的綜合素質。健全檔案管理工作隊伍，設立專兼職相結合的檔案管理工作組。培養一批具有文化專業知識、專業技術、技能的檔案管理人才，確保檔案管理工作的持續與穩定。要不斷加強檔案管理人員的業務培訓。按照“提高素質、精通業務、規范管理、優質服務”的要求，分階段、有步驟、有計劃、分層次地對檔案管理者進行業務培訓，不斷提高檔案管理者的業務素質，使個人的知識結構和業務水平能夠適應高校檔案建設和發展的需要。檔案管理者自身也要努力學習，開拓眼界，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案管理工作。高校檔案工作者要有高度的政治責任感，要有較高的政策水平，要有嚴格的保密意識。在職業道德素質上，要求檔案工作人員忠于職守，敬業愛崗，熱情服務；默默奉獻，不計名利，耐得住寂寞清貧，甘為人梯；嚴謹務實，認真負責；服從全局，團結協作。
五、充分利用檔案信息資源，積極主動的為高校提供檔案服務
高校檔案是高校教職工勞動智慧的結晶，做好檔案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發檔案信息資源、更好地提供給工作者利用，為高校發的發展服務。高校檔案部門要突出服務這條主線，積極進行檔案利用工作的探索，圍繞高校的中心工作，做好檔案服務工作。檔案管理人員要應主動了解用戶對各類檔案信息的需求。及時了解學校在不同時期和階段的教學、科研的情況，積極主動地深入各教學和行政部門，走訪相關領導與工作人員，有意識地有目地觀察和了解學校各項工作的長遠規劃和近期目標。對學校的工作安排心中有數，了解學校教學、科研、基建等工作環節和活動過程的規律和特點。認真分析掌握這些工作對檔案的需求，同時，根據本校檔案利用情況，分析其利用規律，積極主動地為學校各項工作提供檔案服務。
檔案管理人員要有超前的服務意識，變被動服務為主動服務。通過館藏檔案資料主動、及時、多元化的為學校的各部門提供檔案服務，對于一些難查資料通過點滴線索擴大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進其工作效率的提高。在服務方式上，要充分應用現代信息技術，廣泛利用互聯網、光盤數據庫、聯機檢索等現代信息技術手段，既要充分利用館藏檔案文獻資料，又要營造現代化的信息傳播與交流環境，不斷拓寬信息服務和交流渠道。要采取多種形式，豐富服務的形式，改進服務的手段，努力提供優質、高效的服務，主動的把檔案工作重點與高校中心工作結合起來，讓“死”檔案變成“活”材料，為高校的教學與科研服務。
參考文獻：
[1]安愛君.如何管理“紙質檔案”和“電子檔案”.河北科技圖苑，2008.
科技檔案主要指在科研過程中形成的，以文字、影像、圖表、數據等多種形式載體出現的具有保存價值的材料。它是科學技術研究活動的真實記錄，是大學學科建設、專業建設、科學研究及管理經驗的結晶，直接反映了一所大學的學術水平與實力及管理水平，對高校的教學、人才培養及科研工作的可持續性發展起著重要作用。
1.科技檔案是大學科研管理活動的重要保證。科技檔案是進行科研的重要依據，是科研活動的必要條件，建立完整的科研檔案是科研管理規范化、科學化、信息化的重要標志。做好科研檔案管理工作，加強科研檔案管理的標準化、規范化建設，是不斷提高科研管理水平的有效途徑。
2.科技檔案是高?？萍紕撔碌闹匾罁？萍紮n案是高校各種科研活動經驗的結晶，它可以為科技創新提供依據。如科研檔案中專家反饋的意見和建議有助于我們不斷改進科技改革，從而不斷提高科研實力；科技檔案管理部門系統地整理本校已獲得的研究成果， 科學準確地描述研究課題的分布情況和發展趨勢，可使課題的后繼研究人員在相關研究上避免重復勞動，為其深入研究提供切實的信息服務。
3.科技檔案是高校教師科研能力提升的基礎和支撐。加強高?？蒲袡n案管理，是高校教師科研能力提升強有力的支撐。有助于學校在學科、專業建設上形成特色。如在了解教師科研方向及重點后，可以組織、協調相關學科、相近學科的教師在某一個或幾個領域內分工合作，在知識創新上、在新興學科或邊緣學科的發展上出成果，形成自己的特色?？梢悦芮懈咝＝處熍c社會各方面的聯系，促進全社會更好地認識科技成果對推動社會生產力快速發展的巨大貢獻，從而更加尊重科技人員創造性的勞動，并為科技進步、科研環境的改善、科技成果轉化提供有力的支持。
二、地方高?？萍紮n案建設和管理中存在的問題
目前有影響力高校的科技檔案在學?？蒲泄ぷ髦邪l揮了積極的作用，提升了科研的整體管理水平，推動了科技管理的改革，促進了科研水平的提高。但絕大部分地方高校對科技檔案建設沒有引起足夠的重視，主要存在的問題有：
1.科技檔案管理意識薄弱，科技檔案的數量和質量不高。部分高?？萍紝嵙σ逊e累了一定的水平，但科研檔案管理工作并非是學校檔案管理工作中重點，造成科技檔案管理工作投入不夠，大多停留在項目申報材料和結題材料的簡單收集?？蒲兴降奶岣呤且粋€長期漸進的積累過程，眾多地方高校雖經過幾十年的發展，但其科技活動并不多，尤其與地方經濟發展相結合的科技成果較為缺乏，而且科研活動的質量偏低，使得形成科技檔案數量較少且質量不高。
2.科技檔案管理制度不健全，管理缺乏規范性?？萍紮n案管理具有科研管理和檔案管理的雙重特點，但科技檔案管理對科研管理部門來說并不是日常工作的重點，管理人員配備不足，而對于檔案管理部門來說科技檔案只是檔案管理的一個組成部分，用于科技檔案開發和管理上的精力不多，導致科技檔案管理被邊緣化?？萍紮n案建設和管理的制度不夠健全，歸檔的要求、時間、范圍、內容及職責等不明確，科技檔案建設和管理工作不夠規范，隨意性較大。
3.缺乏專業檔案管理人員。由于人事編制不足的因素，地方高校的科研管理部門及學院、系等二層單位均沒有設立專門的科研檔案管理機構。絕大部分地方高?？萍紮n案管理人員是兼職的非專業人員，一方面，管理人員沒有經過專門培訓，缺少檔案管理學的專業知識，不能對資料進行規范地收集、歸檔；另一方面，兼職人員還承擔著許多其他業務工作，難以抽出很多時間和精力潛心鉆研檔案建設和管理工作，導致檔案管理不夠規范。
4.檔案管理信息化建設不足，科技檔案的社會開放功能低效。大多地方高校雖推廣應用檔案管理軟件，但只是限于檔案目錄信息化管理為主，科技檔案還是以紙質為主，處于人工管理狀態。科技檔案的利用，目前還只停留在記錄、保存階段或僅局限于評職稱或者項目結題時提供佐證材料等方面，重保管、輕利用，不能充分發揮地方高?？蒲袡n案服務社會經濟發展的價值。
三、加強地方高?？萍紮n案建設和管理的措施
1.加強科技檔案的認識和領導，轉變思想觀念。正確認識科技檔案的特征與作用是提高科技檔案管理水平的前提。傳統的管理理念往往把科技檔案只作為一種歷史材料保存，基本上只能發揮科技檔案的借閱、查詢、佐證等簡單功能，沒有對科技成果進行有效的歸納和后續整合，嚴重制約了科技成果轉化與產學研的結合。要通過各種媒體做好宣傳工作，使學校領導和各級科技管理人員牢固樹立檔案觀念，充分認識科技檔案工作的重要意義，加強領導，把科技檔案建設和管理工作真正落到實處。
2.健全檔案管理制度，明確管理職責?？萍紮n案管理工作的順利開展需要相應規章制度的規范和約束。學校要按照《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和檔案管理法規，并根據高校自身的實際工作情況，建立健全科技檔案管理工作的各項規章制度，明確檔案管理人員職責和分工， 使得在實際工作中有章可循，確保收集的材料客觀準確、完整連續。此外，學校還應將科技檔案工作納入工作計劃，引入科技檔案管理制度及相關人員的職責范圍的年度業績考核機制。
3.加強檔案管理的技術開發，提升科技檔案的社會服務功能。要充分利用計算機、網絡等技術，開發軟件，建立科技檔案數據庫，使得檔案管理工作更加科學化、規范化，提升科技檔案管理的質量。實現科技檔案管理的科學有效管理，有助于充分挖掘科技檔案潛能，逐步開發科技檔案的情報服務、專題服務、咨詢證明服務等功能，更好地為地方高校教學改革和科學研究服務。強化社會服務意識，加強科研檔案成果轉化，有利促進科研轉化和產學研的結合，提高高校核心競爭力。
近年來，我國檔案事業步入了新的發展時期，各級黨政、事業、單位及機關檔案管理部門，通過對各類檔案、資料收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術的運用，使檔案在處理歷史遺留問題、反映歷史沿革等方面所起的作用越來越明顯，社會各項事業對檔案信息資源的需求日益增大，檔案工作從傳統的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變，已成為一種必須的趨勢。但作為企業，檔案管理工作因無法直接給企業帶來經濟效益，而容易被忽略或不給予足夠的重視，往往“直到用時方恨少”，感覺檔案管理工作重要的時候才強調一下，領導不重視，部門和個人更不重視，企業檔案管理部門處于在夾縫中生存的尷尬狀態，不要說檔案信息資源的開發利用，就連最基本的收集都成為一個難題，在檔案資料的借閱上也經常出現“有借無還”的事情，而檔案管理人員卻因沒有制約權而束手無策。隨著檔案資料在企業改革發展、經營、管理、安全及地區關系方面的利用效果愈加明顯，使檔案管理工作得到日益重視。本文試在檔案工作實施績效考核方面結合本單位情況，闡述個人的一些看法。
1檔案工作實施績效考核的意義
績效考核是現代企業管理模式的主要方式，是企業根據自身特點采取的與之相適應的激勵機制，實行科學的評價體系，對職工的工作、學習、成長、效率、培訓、發展等進行全方位的定量和定性的考核，從而促進改善職工的工作行為，充分發揮職工的潛能和積極性，以求更好地達到工作目標。
科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。檔案作為歷史的真實記錄，在企業管理各項活動中都發揮了很好的憑證、依據、借鑒、參考、史料的作用。將檔案工作納入績效考核管理，可加大檔案工作的督導落實力度，對提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發揮著重要作用。主要體現在五個方面:一管理作用。通過考核辦法的制定和落實，可進一步明確檔案工作的工作目標和工作標準，在工作過程中起到溝通、學習、改進等作用。二激勵作用。通過績效考核的獎優罰劣，改善調整檔案及相關人員工作行為，促使檔案及相關人員更加積極、主動、規范地去完成檔案資料的收集整理、歸檔、借閱及利用工作。三導向作用。以檔案工作規范化為績效考核標準，以考核標準規范工作行為，確立檔案工作方向。四監控作用。通過績效考核，對檔案工作過程、環節、質量及效率等方面進行監督、規定及考評，獲得反饋信息，可有效促進調整和改進檔案工作。五約束作用。將檔案工作納入績效考核，與獎罰掛鉤，可以對機關責任部門和人員起到較好的約束作用，促使其不得不干。同時，也是對檔案工作人員的約束，借閱人員工作的好壞也可以提出，并可進行考核獎罰。
2建立完善檔案管理的責任體系
以績效考核為平臺推進檔案工作的責任化管理，目的在于“分解目標、落實責任”。也就是將文件資料的形成、積累、整理、立卷、利用工作，納入科研、生產、基本建設等單位的工作計劃，納入領導工作議程，納入有關人員的崗位責任制，將檔案工作責任落實到檔案室及各相關人員，可有效提高有關領導和人員的檔案意識。通過實施目標及過程考核，達到實現檔案工作科學化、規范化、制度化管理的目標。
在檔案工作責任體系中，將檔案工作納入相關工作流程當中，起到相互監督與聯系的作用。例如，在外購設備儀器或引進項目時，機關部門以書面通知檔案管理人員參加驗收，并由檔案管理人員會同專業人員對文件材料進行驗收，由設備采購人員負責收集整理，在設備開箱驗收起或安裝調試一個月內向檔案部門歸檔。文件材料不齊全、驗收單上無檔案人員簽字，財務部門不予辦理款項支付手續。通過此種方式，可極力避免原始資料的丟失和遺漏，易于收集第一手資料，亦無形之中對機關管理部門和人員施加必須保證資料齊全和及時上交的壓力，對檔案管理工作的第一步—收集的完整性奠定了堅實的基礎。綜上所述，通過檔案工作責任體系的建立，降低了檔案室工作的被動性，促進達到檔案工作各方面規定要求，減少催交檔案資料等環節，提高了工作效率。
3做好檔案工作的流動性管理
檔案部門的主要任務是檔案材料的整理、管理、投放、傳遞和周轉，是一個流動性的管理過程。檔案管理的根本目的在于檔案利用，工作的最基本要求是保護好檔案資料的完整性。要確保參考價值的文件保存完好以備利用，績效管理就要有的放矢，把握好兩個方面重點，一是文件資料歸檔，二是文件資料借閱，也就是一個“進”和一個“出”兩個環節。
對檔案資料的流動性管理上，通過績效考核可切實起到約束和監督、利用和保護的作用，重點突出嚴格性、規范性、時限性，以及對檔案人員和其他人員的雙方管理，保障檔案工作的順利開展。例如，歸檔的文件材料的質量是檔案質量的先天因素，如歸檔的文件材料應為原件、載體和本身應符合耐久性要求等，因此，在文件材料歸檔前，檔案室人員要嚴格檢查歸檔文件材料是否符合歸檔要求，對于未按照歸檔材料規定及未達到規定要求的，每條扣*分(本分值與該單位部門及人員的績效工資掛鉤)，并采取適當措施進行改正;對違反借閱制度，不按期歸還檔案或資料者，檔案管理部門將下發檔案、資料催還通知單，在規定期限內強行收回，每延誤一天扣績效**分，直至歸還所借檔案。總之，切實抓好檔案資料的“進出口”，是保證檔案資料的完好再利用的重點。
4促進檔案工作發展
檔案工作實施績效考核，是為了適應企業發展形勢需要，對檔案工作作出適時和全面的評價，查找工作中的不足，發現與規范要求的差距，以尋求更為有效的服務新途徑，提高檔案利用的質量和水平，更好地發揮檔案的作用，在企業創造效益的同時，促進檔案事業的發展。
檔案意識是制約檔案事業發展得關鍵性問題?？冃Э己斯ぷ鞯拈_展，可有效促使企業職工轉變檔案觀念，更好地認識檔案工作的重要性。在日常工作中，績效考核作為管理手段，“提醒”資料積累者主動把材料上交檔案室。檔案室在規章制度的“指引”下，對檔案進行科學系統管理，把“死”檔案變成“活”檔案，單位或人員需要時隨時提供，充分發揮檔案的使用價值。實踐證明，績效考核貫穿于檔案管理工作各個環節，與經濟利益掛鉤，嚴格考核，可有效規范檔案工作行為，引領單位部門或機關人員強化檔案意識，提高檔案工作的主動性和檔案利用的質量及水平，為檔案事業的各項工作發展打下堅實的基礎。
參考文獻:
通過不斷的摸索發現，績效管理作為成熟企業有效管理企業的工具，在提升財務管理水平，增強企業發展能力方面，發揮著舉足輕重的作用。如何將績效考核與財務日常管理有效結合，是我公司財務在不斷探索，改進的一項重要任務。
1、財務績效考核管理辦法闡述
《財務績效考核管理辦法》是公司財務為充分發揮績效工資保障及激勵作用的目的，結合日常財務管理工作的實際，分類、逐項執行的考核工具。從會計核算、出納管理、資金收支、會計檔案四大方面，對各項工作的具體要求做出了明確規定，并每月按照固定流程，對財務人員日常工作進行監督考核，以達到提升財務人員能動性，提高財務管理水平的最終目的。
2、《財務績效考核管理辦法》主要內容
2.1、會計核算考核
嚴格執行國網公司《會計核算辦法2009》和公司《會計政策標準》、《會計核算手冊》，規范各單位會計核算，分通用會計、核算會計兩方面對會計核算進行考核。
2.2、出納管理考核要求
2.2.1、銀行對賬專責考核
每兩周核對一次銀行存款科目余額與銀行對賬單，如有未達賬項，應及時提醒對應單位出納完成賬務調整處理，確保銀行存款余額調節表調節相符，并經本部經費會計簽字后報財務資產部資金專責審閱；每月8日下班前報送銀行對賬單紙質末頁，未按質完成績效考核0.5分.
2.2.2、出納日常工作考核
2.2.2.1、應遵照《支付結算辦法》執行，大額資金使用須提前兩個工作日報送填報《大額資金使用計劃申報單》，未提報資金使用計劃將不予付款；應及時完成貨幣資金支付業務，及時查看網銀系統業務辦理是否成功，并對收付憑證及附件單加蓋出納章、收付訖章和附件章，并按月移交給各會計；負責妥善保管現金、有價證券、有關印章、空白支票和收據，做好有關單據、賬冊、報表等會計資料的整理、歸檔工作；負責掌管本單位財務保險柜；負責支票、匯票、發票、收據管理；除了供日常零用支付所需限額以外的現金，公司收到的各種營業款、匯票、支票等，均需在3天內及時存入銀行；不超限額保存現金，不私借、挪用公款，不得“白條”頂替庫存現金，不為其他單位及部門進行支票套現行為；負責保管好U盾，不得隨意外借。未按質完成工作任務，或發生違反財經法規事故的，每項績效考核扣0.5分。
2.2.2.2、所有出納完成以上所列事項，績效考核獎勵1分，扣分至2分封頂.
2.3、會計檔案管理考核
2.3.1、憑證檔案管理時間
一憑證收、付、轉及附件章的蓋章工作應在次月5日前完成；二憑證復核工作應在次月20日之前完成；三憑證打印裝訂工作應在次月月末之前完成；未完成的，相關責任人每人績效考核扣0.5分。
2.3.2、會計賬簿類裝訂、移交要求
應填寫《會計賬簿交接表》。將上年度賬簿裝訂成冊，編寫頁號，加裝封面，附上目錄；各類銀行調節表也應裝訂成冊，編寫頁號，加裝封面，附上目錄，考核期憑證未打印、裝訂，相關責任人每人績效考核扣0.5分。
2.3.3、憑證封套要求
外殼填寫及裝訂要求：憑證類別、年度、月份、起止號、連續號要按檔案管理統一標準進行填寫，每冊厚度為2厘米，未按要求裝訂，相關責任人每人績效考核扣0.5分。
2.3.4、憑證移交時間要求
當年于次次月10日之前移交中心檔案室，并按表內所列內容逐本詳細填寫《憑證移交一覽表》；上上年會計憑證按局檔案室要求在檔案系統錄入檔案要素、統一裝訂后于本年2月底前移交至局檔案室，未按要求移交，相關責任人每人績效考核扣0.5分。
2.3.5、賬簿移交時間要求
上年賬簿在每年3月15日前移交至中心檔案室；上上年會計賬簿、報表、工資冊在每年3月15日前移交至局檔案室，所有歸屬于本部的檔案由本部會計負責移交，各業務單位檔案由各所轄會計負責移交，未按要求移交，相關責任人每人績效考核扣0.5分。
2.3.6、會計檔案管理類績效考核，每月扣分至2分封頂
2.4、相關獎勵要求及考核說明
2.4.1、特殊獎勵說明。因工作需要長期代班工作者，績效考核加1分；凡獲得省公司和省市有關部門或全局性表彰者，當月績效考核加1分；在省級刊物上發表專業性論文，當月績效考核加0.5分。
2.4.2、考核說明。按局績效管理辦法總分為100分要求，績效考核的基準分為95分，考核權重為5分，上述考核最高考核不超過5分，最高獎勵不超過5分。考核結果每月公布，有異議可進行申訴、討論。
3、《財務績效考核管理辦法》的管理流程（以某月為例）
3.1、每月5號12點前人力資源專責收集績效考核評價表及各指標明細數據。
3.2、每月5號下班前人力資源專責匯總績效考核評價表及各指標明細數據，并報相關領導。每月6號下班前相關領導反饋意見，提出對應指標建議。
3.3、每月7號8點人力資源專責將績效考核評價表及各指標明細數據發給各位同志。（等待48小時績效考核申訴時間。）
3.4、如果反饋有異議，各位同志以書面問題與考核方進行指標明細數據核對、申述，考核方在48小時內反饋申述方意見，并重新報送績效考核評價表及各指標明細數據；如果反饋無異議，每月10號上午9點前匯總績效考核評價表及各指標明細數據。
3.5、每月10號上午10點召開績效管理會議，對疑難問題進行說明、評價。六每月11號上午公布績效管理會議評價數據及基礎數據。
一是健全檔案管理制度。按照《企業檔案管理標準》的要求，依據《檔案法》有關規定，切合單位實際，建立健全檔案工作規章制度，對歸檔范圍、保管期限，保密文件收發、存檔、銷毀等環節、程序作出明確規定，并在實際工作中不斷完善，不斷強化檔案的形成、收集、整理過程管理。嚴格落實制度規定，確保檔案安全。堅持制度上墻、措施落地，保證檔案管理沿著制度化、規范化的軌道行進。二是完善溝通協調機制。加強與領導溝通，促使領導強化檔案意識，將檔案管理工作列入企業重要議事日程，做到年初有部署，年底有總結，平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導。加強與工程管理員、技術員溝通，要求及時收集歸檔工程項目資料。加強與部門檔案員溝通，促使業務信息系統與檔案管理系統有機銜接，做到勤收集、勤整理、勤檢查核實，把好收集整理基礎關。三是建立績效考核機制。將檔案工作納入企業績效考核，與獎罰掛鉤，科學制定檔案工作績效考核辦法，細化考核指標，嚴格按照考核辦法對各部門進行考核，加大檔案工作的督導落實力度，充分發揮績效考核對檔案工作的管理、激勵、導向、監控、約束作用，有效提高檔案資料的完整程度和管理水平。建立健全一系列檔案工作機制，確保檔案工作統一領導、統一制度，統一規劃計劃，統一檢查指導和統一培訓交流。
二、 以信息化建設為動力，推進企業檔案管理體系改革
一是加強信息化硬件建設。充分發揮計算機檢索速度快、運算精確度高、存儲信息量大等優勢，優質配備檔案管理計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度。建立并完善企業單位局域網，借助局域網開發網上檔案業務，實行檔案工作網絡化，加強檔案的利用，實現檔案信息資源共享，逐步提升檔案信息化水平。二是加強信息化資源建設。對紙質檔案資料進行收集、篩選、加工，利用計算機、掃描儀等數碼技術對檔案進行無紙化錄入、保存，轉化電子信息形式，便于檢索利用、科學管理。加強電子檔案資料的歸檔工作，完善檔案目錄數據庫建設，進一步開發標準化的檔案管理系統，提高檔案管理工作效率。三是加強信息化管理措施。制定檔案信息化管理標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，確保電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范局域網，完善企業檔案信息網絡，實現企業檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
三、 以規范化管理為準繩，推進企業檔案管理效能增強
一是強化隊伍管理。設立專職檔案員和兼職檔案員，明確檔案管理負責人以及專、兼職檔案員的崗位職責，建立以主管領導掛帥、辦公室全程參與、檔案室具體負責、部門協調聯動的四級檔案管理網絡，實現檔案管理網絡全覆蓋。積極參加檔案管理專業培訓，交流學習先進管理經驗，增強檔案管理責任意識，提高業務素質水平，促使檔案管理工作規范化。注重信息化隊伍建設，加強電子檔案管理的培訓，培養檔案、信息處理復合型人才，熟練掌握、靈活運用電子檔案管理技能。將檔案管理納入綜合績效考核范圍，實行檔案工作成效與檔案人員工資掛鉤，有效提升檔案工作管理水平。二是強化硬件管理。硬件設備管理是檔案管理的基礎，也是保證檔案管理質量的關鍵。專設檔案保管室，配備空調，去濕機、消防器等必備硬件，加強庫房“十防”，配齊電腦、打印機、掃描儀等現代化辦公設施，維護檔案信息化管理系統，做到庫存檔案與系統內電子條目檔案一一對應。三是強化流動管理。檔案管理是一個流動性的管理過程。重點突出嚴格性、規范性、時限性，做好檔案資料歸檔、檔案資料借閱，即“進出口”雙向流動環節。充分發揮績效考核對檔案管理的約束、監督、利用和保護的作用，加強管理人員和閱檔人員的雙方管理，保障檔案工作的順利開展。做到檔案材料管理關口前移，抓好歸檔前檔案材料檢查工作，確保按規定、按要求收集整檔。嚴格執行檔案資料限時借閱制，不按期歸還檔案資料者，及時下發催還通知單，務必在規定期限內強行收回，確保檔案資料完好再利用。
一、實施個人績效檔案管理必要性
在以往的管理實踐中,對員工的考核評價更多地依停留在傳統的人事管理的人事考核階段:在考核指標上,使用的往往是德、能、勤、績考核要素;在考核指標的衡量上,只界定了考核要素和考核標準,沒有量化的績效目標和量化的績效衡量指標,因而更多地需要主管的判斷;在考核指標的設計上,對崗位指標的界定,沒有與組織的戰略與目標有機結合起來,崗位考核不支持組織目標;在考核體制上,把主管對下屬的考核與下級對上級的考核結合起來;在考核方式上,考核具體工作量多于考核工作過程,定性考核多于定量考核,憑印象成份居多,內容不具體、不客觀,在一定程度上存在“吃大鍋飯”、“出工不出力”的現象。它造成的必然結果就是考核過程流于形式,不能成為員工考核管理中有效的激勵和約束手段。
建立對員工科學的價值評價體系,成為目前石油企業人力資源管理需要的迫切解決的課題。經過探索,孤東采油二礦不斷完善對員工個人績效考核管理辦法,通過建立個人永久性績效檔案,把日常工作和表現納入考核內容,使原來每月一次的考核變為隨時考核,注重對日常工作過程的考核,實行每日記檔,使企業員工保持持久的危急感和工作動力。
二、實施個人績效檔案管理的基本框架
個人績效檔案管理法運用目標管理法把員工個人崗位績效考核內容進行細化量化,根據每個員工在完成生產經營總目標中所應承擔的責任,內容分為原油產量、成本控制、崗位職能、日常表現等四部分,以百分制的形式進行打分,實行積累式考核,結果作為每名員工的日?？冃?并為工資獎金、評先樹優、崗位競爭以及晉級晉升提供可靠依據。
在考核的層次上,該礦實行逐級考核的原則,把員工分干部和工人兩個層面進行考核。在干部考核方面,分為機關干部和基層干部兩個考核層,在工人考核方面,分班站長和一般工人兩個考核層。同時,在橫向上把全礦基層干部分為指導員、隊長、副隊長、地質技術員、工程技術員五個類別,工人分為管井工、資料員、維修工、后勤服務人員等四個工種,考核的頻率為每月考核一次,根據考核結果,全礦同系統進行排隊,并以此作為對員工月度績效獎金和年度工作總體評價的主要依據。
在考核內容上,就是把員工的勞動技能、工作質量、行為規范以統一的標準尺度進行量化表現。該礦根據采油礦生產經營任務總目標和員工個人崗位職責,將全礦原油產量、成本指標、思想政治工作指標進行層層分解,對全礦員工分級確定工作目標,并按照本人崗位職責及所承擔的相關責任,細分考核標準,確定考核分值。同時,根據不同崗位及責任大小,分值基數不同,考核項目側重點不同,考核周期也不同,既保證目標統一,又體現崗位特點,真正體現出個人的綜合素質和工作績效。
在考核兌現上,該礦給每人建立了《員工個人績效檔案卡》,較為詳細地記錄員工個人工作績效,主要內容包括個人基本情況、崗位職責、月度考核記錄、年度綜合考評及考核情況、年度鑒定和獎懲情況。采油礦人力資源部門每進行綜合評價和績效分析,填寫員工考核鑒定,作為階段考評的主要依據。
三、個人績效檔案管理運作注意事項
由于個人績效檔案管理類別較多,情況各異,內容復雜,涉及考核的方方面面,其中既有共性的又有個性的,既有常規的又有應急的,在眾多的矛盾當中,該礦抓住主要矛盾,堅持處理好三個關系,做到“四個掛鉤”,確保了績效檔案管理的順利實施。
1、堅持處理好四個關系。一是處理好常規工作和應急工作的關系。對常規工作,該礦按照正常的考核辦法進行管理,對諸如抗洪、搶險、突擊會戰等應急工作,根據工作的性質、應擔負的責任、效果,確定相應的分
轉貼于
值,在原有總分上進行相應地加減,納入到整體考核中去。二是處理好考核的定性與定量的關系。他們結合實際情況,對不易量化的指標,該礦盡可能地轉化為可量化的指標,增強考核的客觀性。如機關服務態度、行為規范、勞動紀律等指標,該礦采取測評的形式,以定量的方式體現出來。三是處理好橫向對比與縱向對比的關系。為了體現不同隊別、不同工種人員的差距,增強可比性,該礦一方面采取同系統、同工種對比排隊的辦法,實行末位淘汰。四是處理好機關與基層的關系。該礦把機關作為一個四級單位,納入到全礦整體考核之中,每月由礦績效考核委員會組織有關組室,在對基層隊進行考核的同時,對機關支部進行考核。機關直屬考核各組室,組室考核到個人。在考核內容上,該礦抓住硬性考核和軟性考核兩個方面,通過細化標準,完善體系,明確層次,實現了考核工作的正常運行。
2、堅持做到“四個掛鉤”。一是與干部選拔任用、工人“三崗制”動態管理掛鉤。年度績效分數列后三位的,實行末位淘汰,空余崗位在全礦范圍內公開招聘。對工人考核:每月考評成績記入本人檔案,作為“三崗制”動態管理的主要依據,工人計獎多少、名次排定位置,一目了然。二是與浮動工資和績效獎金發放掛鉤。該礦規定,干部浮動工資與獎金發放由采油礦統一掌握,機關拿全礦三線平均獎,由機關考核分配到組室,組室根據個人績效考核情況分配到個人。對員工獎金發放,該礦主要實行三次分配,采油礦根據基層隊生產經營指標完成情況進行切塊分配,基層隊再根據班組生產經營指標完成情況切塊到班組,員工根據個人績效分數在班組內進行再分配。三是與個人技術職務、技術等級晉級晉升掛鉤。對干部年度綜合考評為優秀的,優先推薦參加專業技術職務晉升,優先推薦參加專業技術培訓或學歷教育。對工人年度綜合考評為優秀的,優先推薦參加技術培訓。四是與評先樹優掛鉤。該礦把年度績效考評作為評先樹優的主要依據?？荚u優秀的,有資格參加評選,評先樹優工作由“評時爭”變為了“平時爭”,激發了員工立足崗位做貢獻的積極性。
四、實施個人績效考核的預期效果
實施績效檔案管理以來,不僅體現了企業對企業員工的他律要求,而且有效的解決了企業員工自律的內在動力,使組織目標與個人目標達到了有機統一。迫使每名員工要不斷的審視自我、認識自我、評價自我,進而煥發了員工的精神風貌,促進了采油礦各項管理水平的提高。
一是建立科學客觀合理的績效管理機制。實施績效檔案管理,從根本上改變過去那種不全面、不規范、不科學的考核辦法,建立起員工個人跟蹤考核、科學評價機制,為員工進行一系列的獎懲提供了可行依據。
（一）檔案管理觀念落后
在檔案管理工作中，很多人都將其簡單視為檔案的抄錄保管，作為一項事務性工作進行管理，沒有深入理解檔案管理的國家財富作用，忽視了檔案管理對社會的間接經濟效益。部分檔案管理部門檔案管理理念僅僅是不丟失文件、不泄露資料，做好檔案保管工作就是完成對檔案的管理；面對相關檔案管理的領導對檔案管理工作進行監督和檢查時，只需要保證檔案管理設備設施達到要求，這些檔案管理中存在的管理觀念弊端都是影響檔案管理工作發展的思想原因。
（二）檔案管理制度不健全
長期以來，我國的檔案管理工作都缺乏嚴肅細致的檔案管理制度，容易在檔案管理工作中出現各種工作紕漏，也導致檔案管理工作效率低下。首先是檔案管理工作任務分配的不明確，在很多基層檔案管理部門中，甚至出現一人兼職多項工作的現象，又或者是檔案管理部門閑職多、人員冗雜；其次是績效考核的不完善，在檔案管理工作中，很多管理工作都只是形式上的“管理”，由于缺乏必要的考核機制，造成檔案管理人員責任意識不強烈，出現檔案管理工作的表面化和形式化[2]。這些原因都導致檔案管理質量偏低，無法有效發揮檔案的社會作用。
（三）檔案管理手段陳舊
在檔案管理工作上，部分檔案管理部門都沒有對管理人員進行專業化的入職培訓，檔案管理手段也是一味的沿用傳統管理手段，陳舊落后的機械管理手段使得管理人員對檔案管理工作產生枯燥乏味感，不利于檔案管理的質量提升。另一方面，檔案管理設備落后，達不到新時期現代化檔案管理要求，沒有充分發揮信息技術在檔案管理工作中的有利作用，自然無法激發檔案管理人員的工作激情。
二、新時期下提升檔案管理工作質量的措施探討
（一）轉變檔案管理觀念，提高檔案管理意識
有效提升檔案管理工作質量，首要任務就是改變現有檔案管理觀念，端正檔案管理人員對檔案管理的工作態度。首先需要檔案管理部門領導自身轉變檔案管理觀念，重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的監督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態度，增強自身的責任意識，將檔案管理工作當做成一項社會事業認真落實。然后對檔案管理工作人員進行必要的思想教育，讓其從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，增進檔案管理意識，全身心的投入到檔案管理這項社會事業當中。
（二）建立健全檔案管理制度
建立完善的社會檔案管理系統，并輔之以制度保證其順利實施。檔案管理制度應該符合新時期管理要求，與時俱進進行管理制度的改革創新，避免出現檔案管理制度與管理內容的不相符合。第一：明確檔案管理工作任務的劃分。做好檔案管理工作職責劃分，合理分配檔案管理任務，在具體的檔案工作管理中確保做到“各司其職”，確保檔案管理系統“不養閑人、不設閑差”，完善社會檔案管理系統。第二：嚴格績效考核機制的執行。對檔案管理人員實施績效考核制度，讓每個管理人員認識到自己工作對整個檔案管理工作的意義和影響，將績效考核作為一項重要考核標準納入到管理薪酬標準當中。一方面鼓勵工作人員對檔案管理工作的突出成績，肯定優秀員工的工作業績，給予一定的物質獎勵；另一方面，對玩忽職守、無法完成本職工作的工作人員進行思想教育，對給檔案管理單位帶來不影響的工作人員進行懲罰或者辭退。只有認真落實并嚴格執行這一制度，才能確保檔案管理工作的高效有序。
（三）提高檔案管理人員專業素質
在轉變思想后，對檔案管理人員進行必要的專業培訓，實現檔案管理人才的高素質。在新時期下，檔案管理工作不僅是做好檔案的保管，還需要通過各項檔案的管理做好社會檔案信息化建設工作，這就需要檔案管理人才要具備相應的職業能力，并合理運用到工作中。為此，檔案管理部門應帶定期的組織工作人員學習檔案管理知識，并培訓期信息化檔案管理的基本技能，鼓勵工作人員自我發展、不斷進步，讓檔案管理工作在人才的推動下實現信息化檔案管理，提升新時期檔案管理工作質量。
（四）檔案管理的信息化建設
現代企業檔案管理績效考核經濟體制的改革、企業現代化制度的建立、網絡信息化的發展，促使了我們新社會的全面發展，在這個新的環境中，我們的檔案工作也需要跟上步伐，要突出它的重要程度。從公司建立檔案科至今，我們的檔案管理工作從原始正在逐步邁向現代化，我認為現代化檔案管理應具備以下幾點：
一、與企業各項活動同步進行，是現代化企業檔案管理的基礎性工作文件是企業各項活動的伴生物。一方面，企業成立以來，按社會需求和自身目標，制定各項決策并付諸實施，科學管理企業，要求企業從決策到落實的各項過程，必須按照一定的程序和標準進行，這些程序和標準規定了各個工作階段相應完成文件。另一方面，市場經濟時代的社會是契約社會，要求企業每一步行動都要留有原始記錄，以便將來有所依據和參考。所以企業運動發展的過程即文件的形成過程。
企業文件的形成與企業各項活動同步進行，根據這一特點，企業文件檔案工作者總結出很多有效的工作方法，如針對科技文件的形成與企業科技、生產活動同步進行的特點，實行“四同步”的管理措施，其總結為“企業在下達生產計劃時，需要提出文件的形成、積累、整理、歸檔的要求；檢查生產進度情況時，需要與查看文件的形成、積累情況同時進行；驗收最終成果時，需要檢查文件完整、準確、系統，能否達到歸檔的要求；工程移交時，需要將整理好的案卷一并移交給建設單位的檔案部門，并雙方辦理移交手續?！?/p>
在文件的形成全過程中，把好文件的質量關，保證企業檔案的完全完整。
二、將部分檔案管理納入合同管理，是現代化企業檔案管理工作的亮點。在經濟社會發展的今天，雙方簽訂合同相互約束，是至關重要的。就建設項目工程來說，合同是約束勘察、設計、施工和監理單位與建設單位的法律依據和紐帶，有了合同，相互就有了法律保障。在勘察、設計合同內容中，提出了需要給建設方檔案部門移交工程的基礎性資料；施工承包方合同中，提出了需要給建設方檔案部門移交工程施工過程中，產生的過程性資料及每個工序的驗收資料。并且有施工過程中文件的質量要求、移交的套數及其驗收時的有關規定，甚至有紙質版和電子版的要求。但在實際工作中，往往造成建設單位檔案部門需花很長時間催收各方資料，給其檔案部門的工作造成相當大的被動。因此，各建設項目應將此項管理工作納入到合同管理之中，在合同中列入相應的條款，約定移交的日期和份數，使檔案人員要有一定的主動權，否則，工程一旦交工，資料不齊全、不完整、文件不符合檔案的要求，檔案人員也束手無策。
三、建立完善的檔案管理體系，是檔案管理工作的一個基礎性工作。首先，應將企業文件資料的形成、積累、整理、統計、利用工作，納入到單位的科研、生產、基礎建設、改建、擴建等相關部門的工作計劃之中；其次是納入到有關部門領導負責人的工作議程中；再次，將此項工作落實到科室及相關人員，這樣，提高了相關領導及人員對檔案的意識。通過這種目標化和責任考核制，可以實現檔案工作規范化、制度化的目標。將檔案工作納入到各個工作流程中，可以起到相互監督與聯系的作用。例如，我公司采購部門為生產二級部門購買了一臺設備，當設備運送到現場，采購部門應以書面形式通知設備管理部門、檔案管理人員、生產使用單位技術人員，一同進行設備開箱驗收，驗收完，參與單位要在驗收單上簽字確認，并由設備管理部門負責收集合格證、說明書、質保書、設備的隨機文件等，在設備安裝調試一個月無任何問題時，設備管理部門應將設備驗收時收集的文件材料及驗收單向檔案部門移交，若文件不齊全，無法與檔案部門人員辦理交接手續。通過這種方式，對檔案收集的完整性奠定了一定的基礎。總之，建立檔案工作體系，降低了檔案工作人員的被動性，同時提高了檔案工作的工作效率。
在為超市開發人事管理信息系統的過程中發現，超市的人事管理同普通企業的人事管理有很大的不同，最大的不同點在于超市的促銷員管理。超市的促銷員具有隊伍龐大、流動性大、合同周期短等特點，這些原因為促銷員的管理帶來了很大的困難，對于這些問題，可以通過開發一套信息系統來解決，利用專門的數據庫和人事管理軟件對促銷員進行科學、統一的管理，可以大大簡化人事部的人工勞動。
一、需求分析
（一）促銷員人事管理分析。根據對超市促銷員管理情況的實際調查，超市人力資源管理中最為繁瑣的一部分就是對于促銷員的管理。促銷員與普通員工有很多不同點。首先超市促銷員工作流動性強，由于不同產品企業的營銷策略不同，不同的時期進駐超市的促銷員數量、工作任務以及薪酬都是不同的，大量的人事信息處于不斷變化之中，給人事的管理帶來了極大的不便。其次就是促銷員上崗和離職頻繁，因為超市的促銷經常會集中在節日前后，促銷人員也就是集中到超市人事部報到或者在完成任務之后注銷。最后，促銷員的勞動合同帶有復雜性，因為促銷員的勞動合同期通常比較短，而有的促銷員還需要多次續約，使得勞動合同的簽訂以及保險和福利的發放很難管理。
（二）系統需求分析。為了解決促銷員人事管理中的問題開發的面向促銷員的人事管理系統，需要解決以下四個問題：
首先，系統應該能夠解決促銷員到超市報到注冊時遇到的問題。
其次，是解決促銷員的基本信息錄入問題。促銷員報到時就需要多次手工填寫基本信息表，再交給各個相關部門，最后還是需要由人事部門將信息輸入數據庫，這種信息的輸入過程十分繁瑣，所以必須解決該問題。
再次，應解決促銷員的勞動合同及相關問題。促銷員的勞動合同較短，在較短的周期后就需要續約，又因為促銷員的人數較多，且合同到期的時間不一致，使得人力資源部門在管理促銷員的勞動合同時遇到了很大的困難。需要系統提供合同到期提醒功能，提醒促銷員和人力資源管理部門及時完成續簽或解除勞動合同。與勞動合同問題類似的問題還有薪酬、保險和福利發放等問題。
最后，促銷員的績效考核問題。由于促銷員的績效考核有著自身的特點，而且人員流動性大要求對于促銷員的績效考核更具有時效性。因此面向促銷員的信息系統就需要采用促銷員特定的績效考核方法以及更加頻繁和及時的考評作業。
二、系統設計原則
（一）系統設計針對服務對象。該系統專門為促銷員以及促銷員的管理者而設計開發。對于促銷員，系統可以提供促銷員進入超市時所需要的超市基本信息查詢以及促銷員面試錄用基本流程的查詢，方便促銷員到各個部門進行面試并辦理各種手續。
（二）軟、硬件結構簡單原則。由于該系統的主要服務對象很有針對性，應用的范圍較少，在同一時間最大訪問量不會超過20人，因此系統的軟件和硬件結果都應該較為簡單，既方便系統的維護，又可以讓系統更加穩定和安全地工作，進而及時、可靠地提供服務。
（三）操作方便、提示清晰原則。此原則主要針對于促銷員的使用來講，因為促銷員的流動性強，而且公司概況查詢功能也主要為促銷員初次了解超市提供信息服務，所以大部分使用該系統的人是沒有使用經驗的。這就要求該系統在設計時充分考慮到操作的簡易性，同時在每一項操作都應該配有適當的文字說明，為操作者提供參考，避免因使用信息系統而帶來更多的麻煩。
三、系統設計
該系統包含公司概況查詢子系統、促銷員檔案管理子系統、績效考核子系統、薪金管理子系統等五個子系統
（一）概況查詢子系統。該系統主要為促銷員第一次進入超市提供幫助，由于促銷員流動性強的特點，該部分十分重要，如果系統能夠為促銷員提供準確的信息服務，可以大大減少新促銷員報到時人事部門的工作量以及促銷員對于概況和業務流程不熟悉所產生的問題。
該子系統的公司概況介紹功能，為促銷員提供最基本的超市信息；公司地圖指示使促銷員能準確的找到所屬的部門以及人事部門的位置；面試流程介紹功能將面試的流程以及每個流程設計的部門、人員、地點以及要注意的問題匯總到系統中，提供給促銷員進行查詢。
（二）招聘培訓子系統。招聘培訓子系統主要的功能就是輔助人事部門進行工作，而具體的招聘、面試以及培訓活動還是由人工完成，信息系統只是提供信息服務。促銷員參加面試前，將個人信息填入信息系統，而后面試官進行調用，并將面試結果輸入到信息系統當中匯總。培訓工作同招聘工作相似。
（三）檔案管理子系統。檔案管理子系統是提高促銷員人事管理效率的重要一環。促銷員初次來到超市，將個人信息填入信息系統，存入人事部的數據庫服務器中。人事部在經過面試后將錄用的員工轉為正式的員工檔案，刪除被淘汰的員工，并建立相應的合同檔案。之后檔案管理轉入日常更新階段，對于每個員工的培訓、獎懲等記錄進行存貯，形成完整的電子檔案體系。對于合同檔案的管理包括合同到期提醒，合同打印等功能。
（四）績效考核子系統。績效考核制度可以督促員工的工作效率，提高員工的積極性。該子系統主要分為兩個部分。一部分是考勤部分，由系統直接在指紋考勤機的數據庫中調取，并進行統計分析。另以部分是360度績效反饋考核系統，它可以對促銷員進行全方位的考評，得出科學的績效考核結果，并將結果傳遞給薪酬管理子系統。
（五）薪酬管理子系統。向該系統輸入考勤以及績效考核的數據后，系統會自動根據促銷員的基本情況，按照不同的參數設置計算出促銷員的個人薪酬，并且將工資報表傳送給財務部。由于促銷員的勞動合同變化情況復雜，在實際工作中不同的促銷員發放工資的時間是不同的，因此該子系統提供了薪酬發放提醒功能，系統按照勞動合同信息計算出每個促銷員發放薪酬的時間，并在薪酬計劃發放的日期前五天、前一天分別提醒，保證促銷員薪酬的及時發放。
參考文獻：
[1]李萱.人力資源信息管理網站的設計[J].計算機與數字工程,2007,8:108-111
在財務管理中，必然是存在一定的問題的，但是只要我們抓住重點，并且加以解決，就一定能夠不斷完善財務檔案的管理工作。下面我們就其內部經常出現的問題加以闡述，希望能夠為相關的財務工作人員提供思路，找出解決財務檔案管理問題的方法。
1.對建立財務檔案管理的重視程度還有待提高
企業不僅為國家創造了巨大的經濟財富，還為人們提供了更多的工作機會，因此，企業的根本任務就是創造更大的社會價值以及經濟財富。在這種趨勢下，要想保證企業的不斷發展，就應該加強企業的財務檔案管理，財務檔案是企業在發展過程中各種活動的一種書面表現形式，是一種依據，所以我們應該重視對這方面的管理，這樣才能保證企業在規范合法的環境下運行，并且在市場競爭中占據優勢，甚至是在激烈的國際競爭中占據一席之地，為祖國爭光?？梢娯攧諜n案管理的作用是十分重要的，在各種市場活動中同樣也離不開財務檔案管理的指導性作用，如果我們要想充分促進企業的發展，就應該將這一工作得到充分的重視，只有這樣，我們才能在今后的工作得到順利的發展。但是當前在財務檔案管理工作中面臨的首要問題就是人們的重視程度不夠，甚至是不能形成有效的機制對檔案進行管理，在這種情況下，企業領導如果沒有形成高度的重視，沒有用長遠的眼觀看待問題，那么企業在內部的財務管理中就很難得到發展，進而影響到企業整體發展水平的提升。
2.對相關法律法規的執行不積極
缺乏統一的財務管理標準，自從國家的《檔案法》和《會計檔案管理辦法》頒布實施以來，經過多年的摸索實踐，在財務檔案管理上取得了一定的進步，但從整體的情況來看，許多企業的財務工作人員和管理者仍然對財務檔案管理的認識和相關流程的實行自覺性比較差，導致最后的執行步驟不積極不到位。有些企業對于財務管理工作的認識以為只是銀行業務上的轉賬、匯款等方式，更有許多的管理者根本就不知道財務檔案建設是我國相關法律法規的硬性要求，嚴重阻礙了企業財務檔案管理工作的開展。同時我們還必須清楚的看到，雖然國家立法部門已經為財務檔案管理制定了相應的法律法規，但大都是宏觀上的規定，多流于形式而已。
二、解決當前財務檔案管理工作問題的幾點建議
通過上文的論述，我們對企業的財務檔案管理中存在的問題有了初步的認識，為了避免在今后的工作中不再出現類似的狀況，我們就要找到行之有效的措施加以解決，將這項工作落到實處，要想促進企業的長遠發展，財務檔案管理是其內部源源不斷的動力。
1.制定統一的財務檔案管理標準
在進行財務檔案管理的過程中，一定要遵循相應的管理制度，因為制度是保證工作正常運行的根本，如果我們不能按照制度辦事，就很難對工作的效果具有統一的評判標準。無論是何種工作，相應的規章制度都是起到約束性的作用的，在財務檔案管理中也是如此，制定規范化的、統一的標準是當前財務檔案管理中的首要任務，建立相應的制度能夠確保在工作中具有一定的依據，對企業在發展過程中的財務狀況進行歸檔的整理，同時建立系統性的檔案管理，也方便今后工作中對相關檔案的查找，我們還要對財務檔案加以保護，這樣才能更進一步的加強財務檔案的管理工作，為企業的發展做出貢獻。在進行管理的過程中，還應該注意要將每一項開支明細仔細的進行記錄，留有相應的備案，以便在日后的工作中進行查找。
2.加強管理者重視和財務檔案管理隊伍建設
第一，加強財務檔案管理制度的執行監督，一方面針對教育培訓的實施情況，企業應該要求財務負責人會同相關管理部門對參與培訓的相關管理人員進行嚴格的考核，考核通過的人員才能繼續參與崗位工作，考核不通過的應該給予一定的處罰，并要求繼續參與學習，學習期間待崗，待考核通過以后才能再次上崗工作。另一方面，應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，包括檔案資料收集、分類、入檔、登記等情況，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。第二，將財務檔案管理納入到績效考核當中，企業在績效考核當中，應該將財務檔案管理作為績效考核的重要內容，除了對相關管理人員的工作作出評價和獎懲之外，將考核的結果與管理人員的薪資待遇掛鉤，財務檔案管理工作表現突出的工資待遇按一定幅度上調，表現較差的薪資待遇按一定幅度下調，只有這樣才能讓管理人員充分重視財務檔案管理工作。
3.建立信息化的財務檔案管理體制
中圖分類號：F240 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）10-261-02
醫院各級干部在醫院運營中承擔著多維度的管理職能，是醫院的核心人力資源，干部隊伍整體素質的高低直接影響著醫院的發展方向和戰略目標，因此干部管理是醫院人力資源管理的重要內容。湖北省中西醫結合醫院作為省衛生計生委直屬的公立醫院，于2013年10月正式啟動干部人事制度改革試點工作，試點項目為：任期+競崗+目標管理，目的是探索建立與事業單位改革方向相適應、績效管理相匹配的干部選拔任用機制，形成科學系統的干部人事制度體系。為給干部人事制度改革提供充分的依據，醫院經過積極探索，成功設計并建立干部任期績效檔案庫，實現了干部評價信息的客觀性、全面性和可追溯性。
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，主要內容為個人履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等文件材料，能記錄個人一般信息及成長發展的歷史，但是無法直接體現個人的工作業績，而干部任期績效檔案對干部個人業績有客觀、量化、動態的記錄，可作為人事檔案的有效補充形式。
目前國內建立干部任期績效檔案庫的單位非常少，基本無可借鑒的經驗，筆者所在的湖北省中西醫結合醫院在設計和建立績效檔案庫的過程中，從實際出發，研討并明確建立檔案庫的目的和作用，以此為導向確定建立和管理的原則，創新設計檔案編號，制定合理便捷的管理流程。經過一系列的設計和籌備，全面建成干部任期績效檔案庫，建檔率達100%，正式啟用后運行正常有效。在此，結合我院建立干部任期績效檔案庫的實踐經驗，探討各單位建立任期績效檔案庫的思路和做法，為各單位管理干部評價信息提供可借鑒的經驗。
一、績效檔案庫的設計要點
1.分析目的和作用。檔案作為信息資源，是一種潛在的生產力，其價值體現在為醫院發展大局和群眾健康服務之中{1}。建立干部任期績效檔案庫最終目的是規范和健全干部的管理工作，但是各單位具體情況均不相同，同一家單位在不同發展時期對干部隊伍的管理要求也會不同，所以啟動建檔工作，首先要分析本單位目前干部管理的現狀、優勢和不足、確定本單位建立績效檔案庫的原則和思路。
我院作為干部人事制度改革試點單位，應緊緊圍繞改革試點項目研討建檔的目的和作用，創新性地開展這項工作，為干部人事制度改革積累可復制的經驗。經過調研，首先明確我院干部評價信息現狀和建檔的目的和作用，簡要分析如下：
2.明確原則和方法。通過調研分析，基于我院有較完善的績效考核體系，因此有較全面的干部評價信息，對于應完善之處，可在干部人事制度改革中通過頂層設計得以實現。對于任期績效檔案庫，我院希望其能有效地實現信息整合，能夠滿足各部門對信息的需求，充分達成共享，建立一個完整的信息鏈{2}，但是如何將散在于各部門的信息進行整合建檔，應先明確建檔的原則和方法。我院建立績效檔案庫遵循以下三項原則：一是全面性原則，即應建立每位在任干部的任期績效檔案。二是完整性原則，檔案應包含干部任職期間每年的工作業績和獎懲情況。三是便捷性原則，檔案編號和資料歸檔應條理清晰、科學設計檔案編號、方便查找。
3.設計類別和編號。為實現干部任期績效檔案的科學性，我院檔案編號方法如下：一級類目依據醫院干部崗位特點，分為四個類別，即行政管理、臨床（含醫技）管理、護理管理和黨務管理，分別冠以字母簡稱：XG、LG、HG、DG;二級類目參照人事檔案案卷編號中的漢語拼音字母編號法，為干部姓名首拼音字母，與醫院人事檔案編號相同;在同類干部姓名首拼音字母相同時，設計三級類目，為二位制阿拉伯數字，按照任職時間先后進行排序。另外，干部如兼任不同類別管理職務，每類均建立任期績效檔案。我院依據此種方式對全院中層干部進行編號，一般情況下檔案編號由干部類別、姓名組成，編寫格式為：類別―姓名，如：XG-LHJ;出現同類干部姓名首拼音字母相同時，增加三級類目，編寫格式為：類別―姓名―序號，如：XG―LHJ―01。經過一年多的實踐檢驗，我院原創設計的檔案編號方法完全符合《檔案編制規則》中規定的唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性這5項要求。
4.理清內容和要求。建立干部任期績效檔案庫是醫院管理的一項變革和創新，然而在變革和創新的過程中，應制定明確的目標，有計劃、有組織地進行變革，并將這些變革與日常管理工作緊密結合{3}。結合我院工作實際，從任期績效檔案需求出發，經過研究討論，明確歸檔內容為四大類評價信息：一是績效考核類，包含部門月度管理績效考核結果、部門年度管理績效考核結果、科主任月度績效考核結果、中層干部年度考評結果。二是評先獎勵類，包含院級及院級以上獲得的獎項和表彰。三是處分處罰類，包含因違規違紀行為受醫院通報批評以上處分、對負次要及以上責任的三級及以上醫療安全事故、年度不良執業行為的處分。四是其他類，目的是為干部評價信息的擴充提供一個渠道，包含黨政聯席會督辦件明確要求記入績效檔案的事項;醫院紅頭文件明文要求記入績效檔案的事項。
5.確定來源和時限。確定歸檔內容來源的原則為“誰管理、誰負責”，即主管部門負責提供相應的檔案資料，對于存在部門之間交叉的評價信息，應在頂層設計時商議明確。對于不同檔案資料的歸檔時間，我院依據實際情況，明確了每個歸檔材料的上報時限，即：每年的4、7、10和次年的1月上報上一季度的資料;每年的2月上報前一年度資料，上報日期均為以上月份的5日前。
二、績效檔案庫的實現步驟
1.建立方法。首先應確定檔案柜的存放和標識，如單位有條件，可設立專門檔案室，我院因新大樓正在施工，檔案柜暫時放置在獨立的辦公區域里，由檔案管理員專人管理。對于信息變動較大的標識，如《中層干部一覽表》，我院特別定制一面開口的亞克力薄型方盒，內置《中層干部一覽表》，可定期進行更換。其次是確定合適的規格和內容。依據實際情況，我院采用的是塑料檔案盒（31cm×23cm×1.5cm），歸檔資料是用拉桿夾按年度順序存放，為便于區分，對于不同類別干部的檔案資料，采用不同顏色的拉桿夾，XG為黃色、LG為藍色、HG為綠色、DG為紅色。每份檔案均填寫案卷目錄，案卷目錄可打印或用鋼筆正楷填寫，所有歸檔材料，都寫明具體頁數，如需變更或修改時，由檔案管理員注明。
2.管理流程。干部人事檔案管理工作只有認真、規范，才能使干部的人事檔案全面、真實、連續，為開發干部檔案的信息資源、發揮干部的積極作用起到大力的推動作用，為領導發現、培養、提拔、重用干部提供有力的依據{4}。同樣對于干部任期績效檔案的管理，也應科學、規范，我院按照動態性、規范性、安全性原則，制定任期績效檔案庫的管理流程，以維護其正常、高效的運轉。一是收集歸檔流程。設立兼職檔案管理員一名，負責任期績效檔案資料的收集整理、分類編目、歸檔保存，歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，每季度第一月歸檔上一季度資料，每年2月份歸檔上一年度資料，檔案管理員按時更新檔案內容，登記案卷目錄，保證績效檔案資料的連續性和完整性。二是借閱運用流程。任期績效檔案運用時必須嚴格執行借閱制度，職能部門因工作需要借閱，需填寫《借閱檔案申請表》，報分管院長審核，經院長審批后方可借閱。對于借閱的檔案，借閱者應保證檔案的完整及注意安全保密，嚴格按照規定時間返還。三是存檔保管流程。干部任期績效檔案庫管理部門定期（暫定為3年）將績效檔案資料移交給人力資源部，人力資源部按照人事檔案管理要求進行存檔保管，原則上任期績效檔案需保管至干部離職、辭職、調動或退休。
三、建立和管理的經驗體會
1.建立任期績效檔案庫首先要明確目的。建立任期績效檔案庫雖然管理成本不太高，但是各單位決定開展這項工作首先要明確需要達到的目的，再確定建檔的覆蓋面、建立和運行的模式和需要給予的支持，避免運行時出現諸多問題。
2.歸檔內容必須緊密結合實際管理現狀。不同單位干部管理模式和重點均不相同，歸檔內容也要因地制宜。首先，應梳理本單位所有的干部評價信息;其次，依據本單位管理導向，篩選出重要有代表性的評價信息作為歸檔內容。如發現干部評價信息不全面，應依據管理實際，設計并運行新的干部評價體系。
3.以制度的形式將檔案管理工作常態化。檔案管理工作是一個長期、動態的過程，各單位在進行調研論證后，需制定相應的管理制度，將此項工作用制度的形式固化下來，成為一項常態化的工作。
4.與干部人事檔案有關聯但應獨立建檔。干部任期績效檔案不同于干部人事檔案，是現有干部人事檔案的一種有效的補充形式，各單位在設計檔案編號、歸檔內容和管理流程時，要注意既可以有一定的相關性，又同時保持績效檔案庫的獨立性，不能混淆。
5.依據管理導向適時動態調整歸檔內容。建立任期績效檔案庫后，既要嚴格按照制度進行動態、規范的管理，同時應周期性地進行優化和調整，特別是歸檔內容，應依據干部管理導向定期進行動態調整，保證其適宜性。
6.績效檔案需要長期堅持才能更有價值?？冃n案對干部的評價信息是起到整合、優化的作用，雖然這些信息短期內也可以從管理部門中獲取，但是較長的周期，各部門的評價信息就逐漸難以集中，所以干部任期績效檔案需要積淀2～3年，甚至更長時間，才能通過干部績效檔案反映干部不同時期的工作業績。
通過精心設計和規范管理，干部任期績效檔案可以動態、客觀地反映干部履職能力，可作為干部選拔培養、競爭上崗、任用免職等人事管理的重要參考依據，各單位也可通過建立任期績效檔案庫，梳理整合本單位干部評價信息，依據管理需求，開發設計新的干部評價體系，以進一步健全本單位干部業績評價體系?？傊?，建立干部任期績效檔案庫的目的應是規范和健全本單位干部的管理工作，通過干部評價體系的完善促進干部隊伍建設，這才是建立干部任期檔案庫的真正意義和價值所在。
注釋：
{1}李成修，林樂良，于復德，等.醫院綜合檔案的管理與利用[J].中國醫院，2009.13（10）：58-58
{2}趙明娟，孫海霞，王曉冬，淺談醫院檔案信息管理的作用與對策[J].中國醫院管理，2010.30（7）：58-58
{3}李玉紅，淺析綜合性醫院檔案管理運行機制[J].中國衛生標準管理，2015.（01）：11-12
{4}楊小清，橇眨石星，衛生系統干部人事檔案管理的矛盾分析與對策[J].中國民康醫學，2012.24（14）：1783-1784
